robert nouwen; de draad van ariadne in het digitale labyrint. de organisatie van dossieropvolging en...
Post on 21-Jun-2015
317 Views
Preview:
TRANSCRIPT
De draad van Ariadne in De draad van Ariadne in het digitale labyrinthet digitale labyrint
Dr. Robert NouwenDr. Robert NouwenVersie 2012-03-27Versie 2012-03-27
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
InleidingInleiding
SituatieschetsSituatieschets OpdrachtenOpdrachten Plan van Plan van
aanpakaanpak ResultatenResultaten VV&&AA
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Situatieschets Situatieschets
Uitgangspunt = Uitgangspunt = 15.000 dossiers en 15.000 dossiers en 3.000 opvragingen op 3.000 opvragingen op jaarbasisjaarbasis
Ariadne is een Ariadne is een dossieropvolgingssystdossieropvolgingssysteem (RMS)eem (RMS)
Naast Ariadne : Naast Ariadne : Aphrodite, Portunus Aphrodite, Portunus en FMISen FMIS
Doel: vlotte en Doel: vlotte en gerichte controle van gerichte controle van de informatiestromende informatiestromen
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Situatieschets Situatieschets
Archivering is: Archivering is: Het klaarmaken van Het klaarmaken van
dossiers voor het dossiers voor het overbrengen naar overbrengen naar het archief. het archief.
Het afsluiten van Het afsluiten van het dossier in het dossier in Ariadne door de Ariadne door de administratieadministratie
De archivering in De archivering in het archief zelfhet archief zelf
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
+ 10% op 118.000 dossiers
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakProjectenProjecten
Conflict tussen projectwerking en recurrente werking
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
SituatieschetsSituatieschets Circa 800 procescodesCirca 800 procescodes Geen logische Geen logische
organisatieorganisatie Geen kennis/toepassing Geen kennis/toepassing
van internationale van internationale standaarden standaarden
Geen duidelijke Geen duidelijke definiëring van de definiëring van de begrippenbegrippen
Geen eenvormige Geen eenvormige structuur structuur
Geen Geen discipline/bewakingdiscipline/bewaking
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakFase 1Fase 1
Uitzetten van policy Uitzetten van policy en standaardenen standaarden
Vaststellen en Vaststellen en definiëren van de definiëren van de dossieronderwerpen dossieronderwerpen en procescodes, met en procescodes, met een maximum van een maximum van 350350
Bewaartermijnen Bewaartermijnen koppelenkoppelen
Oude procescodes Oude procescodes afsluiten (o.m. Vrije afsluiten (o.m. Vrije processen & Varia)processen & Varia)
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakFase 2 + 3 Fase 2 + 3
Fase 2. Fase 2. Vaststellen en Vaststellen en
definiëren van de definiëren van de metadatametadata
Procedures Procedures Oude procescodes Oude procescodes
afsluitenafsluiten Opleiding & Opleiding &
motiveringmotivering Fase 3. Fase 3.
E-depotE-depot
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpak
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakBevragingBevraging
Bevraging van iedere dienst omtrentBevraging van iedere dienst omtrent Procescodes - projectenProcescodes - projecten BeleidsdomeinenBeleidsdomeinen BewaartermijnenBewaartermijnen Metadata (specifieke eigenschappen)Metadata (specifieke eigenschappen)
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakProcescodeProcescode
Twee ‘soorten’ procescodesTwee ‘soorten’ procescodes Procescode voor algemene Procescode voor algemene
taken/opdrachten door meerdere dienstentaken/opdrachten door meerdere diensten B.v. Overheidsopdrachten B.v. Overheidsopdrachten
Procescode voor specifieke Procescode voor specifieke taken/opdrachten door één diensttaken/opdrachten door één dienst B.v. procescodes HRMB.v. procescodes HRM
Telkens vraag: over welk proces - welk Telkens vraag: over welk proces - welk soort procescode spreken wij?soort procescode spreken wij?
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakProcescodeProcescode
Iedere Iedere procescode wordt procescode wordt gedefinieerd door gedefinieerd door een: een: CodeCode
B.v. B.v. A002-0004A002-0004 DossieronderwerpDossieronderwerp
B.v. B.v. A002-: A002-: organisatieorganisatie
ProcesnaamProcesnaam B.v. B.v. -0004-0004 : :
risicoanalyserisicoanalyse
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakDossieronderwerpenDossieronderwerpen
Verwijst naar alle Verwijst naar alle objecten die op objecten die op éénzelfde zaak éénzelfde zaak betrekking hebbenbetrekking hebben
Ieder Ieder dossieronderwerp dossieronderwerp is éénduidig is éénduidig gedefinieerd gedefinieerd
1. Advies2. Beleid3. Bestuurlijk toezicht4. Dienstmanagement5. Facilitair management6. Financiën7. Financiële tegemoetkomingen8. HRM9. Informatie en communicatie10. Infrastrucutuur11. Juridische zaken12. Overheidsopdrachten13. Procesmanagement14. projectmanagement15. Ruimtelijke ordening16. Vergunningen17. Verkiezingen18. Vertegenwoordiging
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakProcesnamenProcesnamen
Verwijst naar het proces wat is gestartVerwijst naar het proces wat is gestart ISAF spreekt van ISAF spreekt van ActivityActivity De procescodes vervangen de vroegere De procescodes vervangen de vroegere
‘reeksen’‘reeksen’ Indien mogelijk uitgedrukt door Indien mogelijk uitgedrukt door
werkwoordelijke vorm werkwoordelijke vorm Eénduidig gedefinieerd Eénduidig gedefinieerd Eénvormig volgens een vast stramien Eénvormig volgens een vast stramien
gestructureerdgestructureerd Stramien vastgelegd in een procedureStramien vastgelegd in een procedure
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakBewaartermijnenBewaartermijnen
Toekenning zal geautomatiseerd aan de Toekenning zal geautomatiseerd aan de procescodes worden gekoppeldprocescodes worden gekoppeld
Geen onderscheid tussen administratieve Geen onderscheid tussen administratieve en archivalische bewaartermijnen archivalische bewaartermijn
Geen selectieve vernietigingGeen selectieve vernietiging Bewaartermijn start vanaf het ogenblik dat Bewaartermijn start vanaf het ogenblik dat
het dossiers wordt gearchiveerdhet dossiers wordt gearchiveerd Dossiers met beperkte bewaartermijn Dossiers met beperkte bewaartermijn
worden niet lager gearchiveerd en worden niet lager gearchiveerd en automatisch vernietigdautomatisch vernietigd
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakMetadataMetadata
MetadataMetadata Vaste specifieke Vaste specifieke
gegevensgegevens Variabele specifieke Variabele specifieke
gegevensgegevens GeautomatiseerdGeautomatiseerd
Bv. Bv. auteur/behandelaar auteur/behandelaar
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakStukregistratieStukregistratie
Betreft de registratie Betreft de registratie van documentenvan documenten
Gaat om het soort Gaat om het soort document: b.v. brief, document: b.v. brief, nota, enz.nota, enz.
Gaat niet om de aard Gaat niet om de aard of de inhoud van het of de inhoud van het document: b.v. document: b.v. vormingsaanbod, enz.vormingsaanbod, enz.
Lijst met Lijst met gedefinieerde termengedefinieerde termen
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpakBeleidsdomeinenBeleidsdomeinen Te onderscheiden Te onderscheiden
van politieke van politieke bevoegdhedenbevoegdheden
Per beleidsdomein Per beleidsdomein kan men gebruik kan men gebruik maken van maken van meerdere meerdere procescodesprocescodes
Lijst met Lijst met gedefinieerde gedefinieerde termentermen
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Plan van aanpakPlan van aanpak PolicyPolicy
Welke draaiboek wordt gevolgd voor Welke draaiboek wordt gevolgd voor het aanmaken van nieuwe het aanmaken van nieuwe procescodes?procescodes?
Welke draaiboek wordt gevolgd voor Welke draaiboek wordt gevolgd voor het aanmaken van nieuwe metadata het aanmaken van nieuwe metadata - trefwoorden?- trefwoorden?
ImplementatieImplementatie CommunicatieCommunicatie
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Doel Doel
Verhoging Verhoging rendementrendement Management van Management van
dossiervorming & dossiervorming & archiveringarchivering
Management van Management van de archiefruimtede archiefruimte
E-depotE-depot Voorlopige Voorlopige
resultatenresultaten
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
0
5000
10000
15000
20000
Aangeboden
Gearchiveerd
Verschil
Aangeboden 12625108251190512723114941572618023 6424 13607
Gearchiveerd 123371042411624120711073710899 6442 2020 6516
Verschil 288 401 281 652 757 4827 11581 4404 7091
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
De opbouw van de achterstand is duidelijk begonnen in 2008. Rekening houdend met de huidige tellingen moet de opgelopen achterstand in dit stadium van de analyse worden verklaard door de vier volgende factoren: - het personeelsbestand van het archief sterk is teruggevallen- een versneld archiveren naar aanleiding van de reorganisatie in 2009 - een onzorgvuldig archiveren- het verzenden van dossiers naar het archief die hier eigenlijk niet thuishoren
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Toename dossiers per klant_2011
0%19%
31%
9%
8%
7%
26%
0%Staf
Mens
Ruimte
Financiën
HRM
Facilitair
Gouverneur
Onderwijs
Op het eerste gezicht relatief evenwichtige verdeling waarbij opvalt dat de Diensten van de gouverneur, Directie Mens en Directie Ruimte het grootste aantal dossiers hebben afgesloten en aangeboden om te archiveren.
De stafdiensten van de griffier hebben daarentegen nauwelijks dossiers aangeboden om te archiveren.
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Gearchiveerde dossiers/klant_2011
5%
80%
2%
7%
6%
0%0% 0%
Staf
Mens
Ruimte
Financiën
HRM
Facilitair
Gouverneur
Onderwijs
Directie Ruimte: tegenover 31% van de aangeboden dossiers staat 80% van het aantal gearchiveerde dossiers. In 2010 nam de Directie Mens met 73% van het aantal gearchiveerde dossiers nog de ‘leidende’ positie.
Deze cijfers kunnen worden verklaard - door een toevalligheid ten gevolge van de opgelopen achterstand. - door een onvoldoende gestructureerde archiveringspolitiek
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Toename dossiers per jaar per klant_Samenvatting
0
1000
2000
3000
4000
2007 417 954 755 755 232 374 2617
2008 1693 532 1010 873 298 1053 2034
2009 562 2503 2038 669 279 864 2227
2010 35 956 1768 1229 399 996 521
2011 50 2255 3734 1009 893 776 3081
Staf Mens Ruimte Financiën HRM Facilitair Gouverneur
Ongestrucureerde archivering vooral op te merken bij Staf, Mens, Ruimte en Diensten van de gouverneur
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
Gearchiveerde dossiers/procescode_2011
0%
44%
0%
0%10%0%
37%
0%
7% 1%1%
VP Pro&PR
Fin T Vergun
Financ Bel&Con
PersOnd Regl
Aldo DienstM
PersProv
04/13/23 STRAP PAL 2010-2012
V&AV&A
????????????????????????????????????????????????????????
top related