sales force productivity
Post on 11-Jan-2017
282 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BPJS Sales Force Productivity Discussion Document – 20151215.pptx
1 5 D E C E M B E R 2 0 1 5
BPJS KETENAGAKERJAAN SALES FORCE
PRODUCTIVITY
2 © 2015
DAFTAR ISI
OVERVIEW KONDISI
SAAT INI
STRATEGI SALES FORCE
PRODUCTIVITY UPDATE
PROYEK
3 © 2015
Hingga saat ini, proyek Sales force productivity telah memasuki tahap akhir
TIMELINE PROYEK
1 2 3
Riset Kondisi
Saat ini
Penyusunan
Program Improvement
Check
Point 1
Check
Point 2
In-depth-Interview
Online survey
Survey kantor pelayanan
Perencanaan program
improvement Pembuatan materi
sosialisasi
Pelaksanaan
program training kepada
change agent
Pembuatan laporan akhir
Check
Point 3
Pelaksanaan
Sosialisasi
Analisa data internal
POSISI SAAT INI
4 © 2015
DAFTAR ISI
OVERVIEW KONDISI
SAAT INI
STRATEGI SALES FORCE
PRODUCTIVITY UPDATE
PROYEK
5 © 2015
Berdasarkan hasil riset, terdapat beberapa temuan yang perlu diperbaiki oleh BPJS
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
EXECUTIVE SUMMARY
• Fungsi RO/MO dalam proses bisnis tidak
optimal serta penguasaan terhadap sistem IT
yang belum optimal
• Sizing RO yang akan tumbuh sangat besar
mengikuti jumlah binaan bila tanpa optimalisasi
sistem IT
• Perluasan kepesertaan masih bergantung pada
direct selling oleh MO serta belum adanya sales tools yang customized
• Sistem KPI tidak disesuaikan baik berdasarkan
fungsi RO/MO maupun jenjang karyawan;
sistem kompensasi kurang mendorong motivasi
• MO yang sukses adalah orang yang
knowledgeable dan melakukan prospect planning, sedangkan RO sukses adalah orang
yang agresif dan persistent serta sering
melakukan sosialisasi
K E Y F I N D I N G S I N I T I A L R E C O M M E N D A T I O N
• Memastikan implementasi proses bisnis
RO/MO & optimalisasi sistem IT
• Redefinisi pekerjaan RO dengan optimalisasi
IT agar mengurangi tingkat kebutuhan RO;
Menyusun strategi akuisisi untuk non-PU
• Menerapkan metode agen selain direct selling untuk akuisisi secara wholesale dan
membuat sales tools yang disesuaikan
• Merumuskan kembali KPI dan sistem
kompensasi yang dapat membantu
meningkatkan kinerja RO/MO
• Merekrut RO yang agresif dan persistent serta MO yang knowledgeable serta
merancang program pelatihan kemampuan
planning untuk MO dan sosialisasi yang
efektif untuk RO
6 © 2015
Saat ini, proses bisnis serta peralihan fungsi antara RO dan MO belum berjalan dengan baik
Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting
PERAN RO & MO
P R O S E S B I S N I S M A R K E T I N G O F F I C E R
P R O S E S B I S N I S R E L A T I O N S H I P O F F I C E R
Pengumpulan data
kepesertaan
Menjaga hubungan
baik dengan peserta
Pengelolaan
kepesertaan dan
rekonsiliasi
Pembinaan peserta Membina hubungan
baik dengan mitra Pembinaan RO
Tidak ada coaching, sehingga tidak ada
knowledge transfer
RO hanya fokus
mengejar target iuran,
sehingga hubungan
kurang terjalin
Kurang optimal
menggunakan IT berakibat
80-90% waktu digunakan
rekonsiliasi, sehingga tidak
ada waktu kunjungan
Tidak dekat dengan
mitra, sehingga high level communication
tidak terjalin
Pencarian informasi
dan perencanaan
pekerjaan
Membina hubungan
baik dengan mitra
Pelayanan pendaftaran
kepesertaan baru
Serah terima peserta
dengan RO
Pembinaan MO
Tidak dekat dengan
mitra, sehingga high level communication
tidak terjalin
MO tidak mengenalkan
peserta ke RO, sehingga
hubungannya tidak dekat
Tidak ada coaching, sehingga tidak ada
knowledge transfer
7 © 2015
Sizing RO yang akan tumbuh sangat besar mengikuti jumlah binaan bila tanpa optimalisasi IT
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
PROYEKSI KEBUTUHAN RELATIONSHIP OFFICER TAHUN 2015 – 20181
1Jumlah RO ideal dihitung menggunakan model persamaan regresi linier dari wilayan dengan indeks tingkat pencapaian iuran yang ideal di 2014 2Proyeksi dihitung menggunakan model persamaan penentuan jumlah RO ideal terhadap target iuran 2015-2018, dengan asumsi:
a. Target nasional didistribusikan ke setiap kantor cabang berdasarkan proporsi kontribusi cabang terhadap realisasi iuran di tahun 2014
b. Nilai rata-rata iuran/perusahaan di setiap kantor cabang diasumsikan tidak berubah per tahun 2014
34 43
62
106
512 631
922
1.572
-
500
1.000
1.500
2.000
2.500
-
25
50
75
100
125
2015 2016 2017 2018
Jumlah RO yang dibutuhkan (dalam jumlah personel)
Target Iuran (dalam triliun rupiah)
Target Iuran Jumlah kebutuhan RO
Target iuran akan
meningkat tak terhingga,
seiring menambahnya
jumlah binaan
Peningkatan target iuran
harus diimbangi dengan
peningkatan jumlah RO
8 © 2015
Saat ini, strategi pemasaran BPJS masih terfokus hanya pada metode direct selling
Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting
METODE PERLUASAN & PENGELOLAAN KEPESERTAAN
Metode pemasaran yang
menjadi fokus BPJS Metode pemasaran yang belum
dimanfaatkan secara optimal
DIRECT SELLING
• Fokus utama saat ini
• Dibutuhkan jumlah RO/MO
yang besar untuk mencapai
target 2015-2017
IMPLIKASI
Beban organisasi yang tinggi
dari segi biaya overhead
KONDISI
FUNGSI
Akusisi dan pembinaan peserta/
pemberi kerja melalui RO/MO
INDIRECT CHANNEL
KONDISI
• 2000 channel tidak terutilisasi
• Peran partner tidak jelas
• Skema partnership tidak
mutualisme
• Local partnership belum berjalan
Akusisi peserta/ pemberi kerja
menggunakan channel partner seperti bank
FUNGSI
IMPLIKASI
Potensi kepesertaan dari
channel partner tidak tergarap
secara maksimal
KAMPANYE KOMUNIKASI
NASIONAL
Komunikasi dengan skala
nasional untuk meningkatkan
pengetahuan dan menciptakan
pull factor terhadap BPJS
FUNGSI
KONDISI
IMPLIKASI
Tingkat pengetahuan masyarakat
yang masih rendah & terbatasnya
budget untuk komunikasi nasional
HIGH LEVEL COMMUNICATION
Akusisi peserta/pemberi kerja
melalui kerjasama dengan
institusi pemangku kepentingan
seperti Pemda
FUNGSI
KONDISI
IMPLIKASI
Aktivitas berjalan secara sporadis
tergantung inisiatif kepala
cabang/kepala bidang pemasaran
Pencapaian target yang lebih
sulit karena produktivitas secara
wholesale terabaikan
Kesulitan untuk melakukan akti-
vitas perluasan karena minimnya
ketertarikan dari target pasar
Metode pemasaran yang sudah dilakukan
namun masih membutuhkan perbaikan
9 © 2015
Selain itu, sistem KPI antara RO dan MO masih sama dan tidak berdampak langsung
Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting
KPI RO DAN MO
37%
30,5
0%
25%
7,50
% 20%
47,50
%
25%
7,50%
K P I R O Untuk seluruh level
K P I M O Untuk seluruh level
Keuangan
20% dari Total KPI
JML penerimaan iuran
Pelanggan
17.5% dari Total KPI
Penambahan TK PU baru
15% dari Total KPI
Penambahan
perusahaan baru
Learning
Internal
Learning
Internal
Keuangan
20% Total KPI Jumlah
Penerimaan iuran
Pelanggan
10% total KPI
TK Aktif
10% total KPI
Kepuasan Pelanggan
Variabel KPI RO
dan MO sama
Tidak ada reward & punishment
KPI & insentif antar
divisi sama walaupun
beban kerja berbeda
RO/MO bekerja dalam
tim Penilaian KPI tidak
transparan dan
subjektf
Mutasi tidak diikuti
penyesuaian target
RO/MO tidak merasa
termotivasi RO/MO merasa
manajemen BPJS tidak
adil
Ada beberapa RO yang
hanya bertugas
rekonsiliasi
RO/MO merasa BPJS Pusat
yang terlambat melakukan
pengangkatan Grade
RO/MO merasa target
tahunan tidak feasible
untuk dicapai
K e y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r
SITUASI
AKIBAT
Sumber: IDI, Analisa MarkPlus Consulting
10 © 2015
RO sukses melakukan sosialisasi dan persistent, sedangkan MO knowledgeable, prospect planning
Sumber: Quantitative analysis n=274, Analisa MarkPlus Consulting
12,56
12,82
13,03
13,41
Referensi
Menagih Iuran
Product Knowledge
Sosialisasi
AKTIVITAS RO YANG SUKSES
N=11 (Top 5%)
7,61
10,43
10,69
11,33
11,35
11,72
15,26
21,61
Confident
Network-oriented
Creative
Knowledgable
Adaptable
Discipline
Aggressive
Persistent
SIFAT RO YANG SUKSES
N=11 (Top 5%)
AKTIVITAS DAN SIFAT RELATIONSHIP OFFICER (DALAM %)
10,89
11,81
15,11
Prospect…
Law…
Build…
AKTIVITAS MO YANG SUKSES
N=9 (Top 10%)
13,81
18,55
18,88
19,38
Creative
Adaptable
Network-oriented
Knowledgable
SIFAT MO YANG SUKSES
N=9 (Top10%)
11 © 2015
DAFTAR ISI
OVERVIEW KONDISI
SAAT INI
STRATEGI SALES FORCE
PRODUCTIVITY UPDATE
PROYEK
12 © 2015
Untuk memperbaiki kondisi saat ini, maka dirumuskan 3 strategi utama
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
STRATEGI UTAMA
STRATEGI
PERLUASAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
PENGELOLAAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
SALES FORCE
MANAGEMENT
Pengelolaan berbasis pemanfaatan
IT untuk meredifinisi pekerjaan RO
sehingga dapat melakukan fungsi
relationship
Perluasan dengan pemanfaatan
sistem Agen untuk pencapaian
target yang cenderung semakin
retail
Dukungan melalui sistem
kompensasi, KPI dan pelatihan
untuk pencapaian target
13 © 2015
Strategi pertama yang akan dibahas adalah mengenai perluasan kepesertaan
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
STRATEGI UTAMA
STRATEGI
PERLUASAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
PENGELOLAAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
SALES FORCE
MANAGEMENT
Perluasan dengan pemanfaatan
sistem Agen untuk pencapaian
target yang cenderung semakin
retail
14 © 2015
Saat ini proses bisnis perluasan kepesertaan tidak feasible dalam mencapai target jangka panjang
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
ISU TERKAIT BIDANG PERLUASAN KEPESERTAAN BPJS TK
SITUATION
Sebagian besar perusahaan dengan jumlah
TK/perusahaan yang tinggi telah terdaftar
sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan
1
IMPLICATION
2
Perluasan kepesertaan baru tergantung kepada
pertumbuhan jumlah tenaga kerja dari
perusahaan binaan
Pertumbuhan peserta baru BPJS TK dibatasi
oleh tingkat penyerapan tenaga kerja
perusahaan binaan
MO memiliki peran sebagai pelaksana aktivitas
akuisisi dan selling process yang dilakukan
biasanya bersifat door-to-door 3
Pencapaian target perluasan kepesertaan dari
pasar retail akan membutuhkan MO dalam
jumlah besar yang akan berimplikasi terhadap
tingginya biaya akuisisi per peserta
Potensi pertumbuhan kepesertaan terbesar
dapat diperoleh dari perusahaan skala kecil-
menengah dan BPU
15 © 2015
Akusisi dengan menggunakan agen/ pihak ke-3 dapat menjadi alternatif untuk mencapai target
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SKEMA SIMULASI
SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014
1 Total insentif
% insentif iuran * rata-rata iuran/TK * jumlah TK baru 2 Total gaji MO
Jumlah MO yang dibutuhkan3 * gaji MO 3 Kebutuhan MO dihitung berdasarkan jumlah
kebutuhan agen dengan rasio (1:7) 4 Jumlah agen yang dibutuhkan dihitung dengan
asumsi tingkat efektivitas akuisisi sebesar 50%
Kantor cabang dengan jumlah
TK/perusahaan rendah
MO – PELAKSANA AKUISISI
*Asumsi:
Dari total TK baru, jumlah kontribusi MO
dihitung berdasarkan proporsi MO & RO di
kantor cabang tersebut dengan tingkat
kontribusi yang sama antar personel
Jumlah TK
baru akuisisi
MO 2014* Biaya
Akuisisi
per TK
Total Gaji MO
2014
MO – PENGELOLA AGEN
Jumlah akuisisi
TK baru MO 2014
Total biaya akuisisi
Total
insentif
agen1
Total
gaji MO2
Biaya
Akuisisi
per TK
16 © 2015
Biaya akuisisi dapat berkurang apabila akuisisi di pasar retail dilakukan oleh pihak ketiga
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SIMULASI BIAYA AKUISISI
SKEMA SAAT INI
(MO – pelaksana akuisisi)
Kantor Cabang : Dumai (D03)
Jumlah MO : 2
Jumlah RO : 3
Jumlah Perusahaan Baru : 615
Jumlah TK Baru : 11.420
Jumlah Iuran TK Baru : Rp 386.619.287,-
Avg. TK Baru/Perusahaan : 19
Avg. Iuran Pertama/TK Baru : Rp 33.855
Asumsi
Jumlah TK yang diakuisisi MO 2014 : 4.568*
Biaya Akuisisi
*disesuaikan dengan proporsi jumlah MO terhadap jumlah
MO & RO (2:3)
Total gaji MO (2 orang) 2014 : Rp 243.438.000
Biaya akuisisi/TK baru 2014 : Rp 53.292
SKEMA AGEN
(MO – pengelola agen)
Asumsi
• Efektivitas akuisisi agen = 50% MO
• TK yang perlu diakuisisi = 4.568
• Insentif agen = 10% dari iuran
pertama/TK
• Rasio kebutuhan MO : agen = 1 : 7
Jumlah agen yang diperlukan : 4
Jumlah MO yang diperlukan : 1
Biaya insentif agen : Rp 15.464.771
Biaya gaji MO : Rp 121.719.000
Biaya Akuisisi
Biaya akuisisi/TK : Rp 30.031
SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014
17 © 2015
Biaya akuisisi dapat berkurang apabila akuisisi di pasar retail dilakukan oleh pihak ketiga
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SIMULASI BIAYA AKUISISI
SKEMA SAAT INI
(MO – pelaksana akuisisi)
Kantor Cabang : Jambi (E00)
Jumlah MO : 3
Jumlah RO : 4
Jumlah Perusahaan Baru : 3.544
Jumlah TK Baru : 61.421
Jumlah Iuran TK Baru : Rp 672.271.273,-
Avg. TK Baru/Perusahaan : 17
Avg. Iuran Pertama/TK Baru : Rp 10.945
Asumsi
Jumlah TK yang diakuisisi MO 2014 : 26.323*
Biaya Akuisisi
*disesuaikan dengan proporsi jumlah MO terhadap jumlah
MO & RO (3:4)
Total gaji MO (3 orang) 2014 : Rp 608.134.000
Biaya akuisisi/TK baru 2014 : Rp 23.103
SKEMA AGEN
(MO – pengelola agen)
Asumsi
• Efektivitas akuisisi agen = 50% MO
• TK yang perlu diakuisisi = 26.323
• Insentif agen = 10% dari iuran
pertama/TK
• Rasio kebutuhan MO : agen = 1 : 7
Jumlah agen yang diperlukan : 6
Jumlah MO yang diperlukan : 1
Biaya insentif agen : Rp 28.811.626
Biaya gaji MO : Rp 202.711.333
Biaya Akuisisi
Biaya akuisisi/TK : Rp 8.795
SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014
18 © 2015
Biaya akuisisi dapat berkurang apabila akuisisi di pasar retail dilakukan oleh pihak ketiga
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SIMULASI BIAYA AKUISISI
SKEMA SAAT INI
(MO – pelaksana akuisisi)
Kantor Cabang : Sulawesi Utara (T00)
Jumlah MO : 3
Jumlah RO : 4
Jumlah Perusahaan Baru : 880
Jumlah TK Baru : 31.692
Jumlah Iuran TK Baru : Rp 418.844.506,-
Avg. TK Baru/perusahaan : 36
Avg. Iuran TK Baru/perusahaan : Rp 13.216
Asumsi
Jumlah TK yang diakuisisi MO 2014 : 13.582*
Biaya Akuisisi
*disesuaikan dengan proporsi jumlah MO terhadap jumlah
MO & RO (3:4)
Total gaji MO (2 orang) 2014 : Rp 478.067.000
Biaya akuisisi/TK baru 2014 : Rp 35.198
SKEMA AGEN
(MO – pengelola agen)
Asumsi
• Efektivitas akuisisi agen = 50% MO
• TK yang perlu diakuisisi = 13.582
• Insentif agen = 10% dari iuran
pertama/TK
• Rasio kebutuhan MO : agen = 1 : 7
Jumlah agen yang diperlukan : 6
Jumlah MO yang diperlukan : 1
Biaya insentif agen : Rp 17.950.479
Biaya gaji MO : Rp 159.355.667
Biaya Akuisisi
Biaya akuisisi/TK : Rp 13.054
SIMULASI BIAYA AKUISISI PESERTA RETAIL BERDASARKAN FY2014
19 © 2015
Desain go to market channel perlu disesuaikan kembali apabila menggunakan third party
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
GO-TO MARKET CHANNEL
Peserta BPU Perusahaan
Skala Kecil
Perusahaan
Skala Menengah
Perusahaan
Skala Besar
Website & Mobile √ √ √ √
SPO √ √ √ √
PTSP √ √ √
Kantor Cabang √ √ √ √
PPOB √ √ √ √
Direct Sales (MO) √ √ √
Direct Sales
(third party) √ √ √
Mobil Keliling √ √
MARKET COVERAGE MATRIX
(Market Segments vs. Acquisition Channels)
Passive Channel
Active Channel
Digital channel Offline channel
Marcomm-supported
High-level supported
√ Prioritas utama Prioritas kedua √
Marcomm-supported
20 © 2015
Dengan skema third party, peran MO menjadi sales manager bagi agen yang bertugas akuisisi
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
MO SEBAGAI SALES MANAGER
SKEMA SAAT INI
Marketing Officer
Calon
peserta
Marketing Officer
Agen Agen Agen
Calon
Peserta
Calon
Peserta
Calon
Peserta
SKEMA THIRD PARTY
Agen yang berperan sebagai tenaga penjual
untuk melakukan customer interaction dan
di-manage oleh marketing officer BPJS TK
MO berperan sebagai tenaga penjual yang
berinteraksi langsung dengan calon peserta
Di setiap kantor cabang minimal
perlu ditempatkan 1 orang MO
21 © 2015
Fungsi managing MO akan mencakup dari perekrutan agen hingga kontrol kinerja agen
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
FUNGSI MO DENGAN SKEMA THIRD PARTY
Melakukan joint business planning bersama third party
Mengontrol performa third party berdasarkan sistem performance management
Mendukung sistem perekrutan
tenaga penjual
Mensosialisasikan skema third party yang dicanangkan
Memberikan pelatihan terkait product knowledge
FUNGSI DAN PERAN MARKETING OFFICER DENGAN SKEMA THIRD PARTY
1
2
3
4
5
22 © 2015
Rekrutmen agen dirancang untuk memperoleh agen yang kreatif dan network-oriented
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SISTEM REKRUTMEN TENAGA PENJUAL 1
W H A T
Agen BPJS Ketenagakerjaan
yang dicari adalah :
KNOWLEDGEABLE
CREATIVE NETWORK- ORIENTED
Mampu menjelaskan
informasi detail &
mudah dipahami serta
dapat menjawab segala
pertanyaan dengan jelas
Mampu berpikir kreatif
dalam mencari solusi
permasalahan dan
memiliki banyak cara
dalam sosialisasi
Mampu membangun
network yang luas dan
mendapatkan prospek
dari koneksinya
W H E R E H O W
Website BPJS
Ketenagakerjaan
Komunikasikan
benefitnya
Media cetak
seperti koran
1
2
3
P S I K O T E S
Tes kepribadian untuk memperoleh
kandidat yang kreatif
B E H A V I O R A L
I N T E V I E W
Untuk mengetahui jaringan yang
dimiliki serta pengetahuiannya
tentang BPJS Ketenagakerjaan
R O L E P L A Y
Untuk menilai cara berjualan
kandidat
23 © 2015
Skema insentif agen juga dibuat progresif untuk menjaga loyalitas dan motivasi berjualan
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SKEMA INSENTIF THIRD PARTY
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Category 1 Category 2 Category 3 Category 4
Pencapaian
Akuisisi TK
% Pencapaian
Target Akuisisi TK
5% iuran
per TK
70%
7.5% dari
iuran per TK
90%
100%
10% dari
iuran per TK
S K E M A I N S E N T I F A G E N T H I R D P A R T Y
2
24 © 2015
Target cabang didistribusikan ke agen individual, namun secara kolektif tanggung jawab MO
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
DISTRIBUSI TARGET MO & AGEN
Distribusi sesuai dengan
jumlah agen dan 30% lebih
tinggi dari beban target MO
Distribusi sesuai
dengan jumlah MO
Target Kepesertaan Baru
Kantor Cabang
Target Kepesertaan Baru
Marketing Officer Target Kepesertaan Baru
Agen
ILUSTRASI
50.000 TK
Target tahunan TK
Baru Kantor Cabang
Target TK Baru
Marketing Officer
25.000 TK/MO
2 MO 10 Agen
3.250 TK/ AGEN
32.500 TK/MO
30%
4
25 © 2015
Kinerja agen akan dinilai berdasarkan parameter pencapaian target bulanan
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
THIRD PARTY’S PERFORMANCE MANAGEMENT
Agen
mengirimkan
hasil bulanan
MO memberikan
target bulanan
Memenuhi
target?
Evaluasi dan
pemberian
peringatan
Agen
mengirimkan
hasil bulanan
Memenuhi
target?
2 bulan
berturut-turut?
Evaluasi dan
pemberian
peringatan
Pemutusan
kontrak agen
Mendapatkan
agen baru
1 bulan sekali 1 bulan sekali
YA
TIDAK
YA
TIDAK
YA
TIDAK
Third Party Performance management
• Target masing-masing agen
diberikan oleh MO yang
bertanggung jawab atas
agen tersebut
• Evaluasi dilakukan satu
bulan sekali
• Pemberian peringatan
diberikan setiap agen tidak
mencapai target pada bulan
berjalan
• Pemutusan kontrak
dilakukan bila agen tidak
mampu mencapai target
bulanan yang diberikan
5
26 © 2015
KPI perlu dirancang kembali dengan fokus pada fungsi perluasan dan berbasis aktivitas
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
KPI Marketing Officer
KATEGORI
SALES
NON-SALES
DEVELOPMENT
KPI Marketing Officer BARU KPI Marketing Officer 2015
Penambahan perusahaan baru
Jumlah penerimaan iuran per program
Penambahan TK baru penerima upah
Penambahan TK baru bukan penerima upah
Indeks kepuasan peserta BPJS TK
% penyelesaian program kerja
Pemenuhan rencana pengembangan individu
Penyelesaian modul e-learning
% jumlah company visit dari target
% jumlah sosialisasi PWBD dari target
Utilisasi EPS
Utilisasi e-saldo & BPJSTK mobile
Utilisasi SIPP
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Penambahan perusahaan baru*
Jumlah penerimaan iuran
Penambahan TK baru PU dari perusahaan baru
- Direct channel
- Indirect channel
Penambahan TK baru BPU (Madya & Pratama)
Pemenuhan rencana pengembangan individu
Penyelesaian modul e-learning
Tingkat utilisasi channel partner**
1
2
3
4
5
6
8
9
Success rate konversi data potensi/perusahaan baru
**Pengukuran secara kualitatif (baik/cukup/kurang) *Bobot lebih relatif rendah
Integritas dan validitas data kepesertaan 7
5
27 © 2015
Strategi kedua adalah mengenai pengelolaan kepesertaan melalui RO
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
STRATEGI UTAMA
STRATEGI
PERLUASAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
SALES FORCE
MANAGEMENT
STRATEGI
PENGELOLAAN
KEPESERTAAN
Pengelolaan berbasis pemanfaatan
IT untuk meredifinisi pekerjaan RO
sehingga dapat melakukan fungsi
relationship
28 © 2015
Proses bisnis RO saat ini tidak feasible untuk memenuhi target iuran di masa mendatang
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
ISU TERKAIT BIDANG PERLUASAN KEPESERTAAN BPJS TK
Target iuran akan meningkat tak
terhingga, seiring bertambahnya jumlah
binaan RO
Pembagian kerja RO dan PMAP tidak
terlaksana dengan baik
Untuk mencapai target iuran pada tahun
2018, jumlah RO perlu ditingkatkan
hingga lebih dari 1500 pekerja
RO tidak memiliki waktu yang cukup
untuk menjaga hubungan dengan
binaannya
Penggunaan sistem IT belum optimal,
secara internal maupun eksternal
Sistem IT yang ada tidak mengurangi
beban pekerjaan RO
1
2
3
SITUASI IMPLIKASI
29 © 2015
Dengan implementasi sistem IT, peningkatan target RO yang signifikan akan terakomodasi
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SISTEM IT
360◦ Marketing
Business Process
IT System
REGISTRASI REKONSILIASI
DATABASE PERUSAHAAN POTENSIAL DATABASE BINAAN
PERENCANAAN RO/MO PENCAPAIAN INDIVIDUAL RO/MO
• Membantu calon TK untuk mendaftar secara mandiri
• Mengurangi beban MO dalam melakukan pendaftaran
• Meningkatkan kesadaran peserta terkait account BPJS
yang dimiliki
• Membantu MO untuk mengakses database
perusahaan potensi secara praktis dan real time
• MO dapat mengakses info terbaru secara
nasional
• Menawarkan real-time access berkaitan dengan
perencanaan dan informasi yang dimiliki RO dan MO
yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan
• Dashboard yang menunjukkan pencapaian
individual seluruh RO/MO
• Terdapat data historis yang dapat memperlihatkan
performa RO/MO dan mengetahui apakah layak
memperoleh peningkatan grade
• Rekonsiliasi dapat dilakukan oleh perusahaan
binaan, sehingga mengurangi beban RO
• Interface yang dihadapi binaan dengan RO harus
sama untuk mempermudah proses edukasi
• Membantu RO untuk mengakses info
mengenai binaannya secara real time (gaji dan jumlah pegawai)
30 © 2015
Sistem IT akan mensubstitusi peran RO terhadap perusahaan skala kecil dan menengah
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
FOKUS PERAN RO
Perusahaan
Skala Kecil
Perusahaan
Skala Menengah
Perusahaan
Skala Besar
RO saat ini √ √ √
RO masa depan √
Optimized IT √ √ √
FOKUS PERAN RO SAAT INI vs MASA DEPAN
FUNGSI RELATIONSHIP OFFICER FUNGSI SISTEM IT
Fokus kepada pembinaan hubungan dan
sosialisasi perusahaan skala besar
Membantu pendekatan kepada
perusahaan-perusahaan dengan
kolektibilitas rendah
Menjadi jembatan informasi kepada MO
untuk calon perusahaan dari perusahaan
binaan
Mengambil alih hampir seluruh fungsi
rekonsiliasi dari pekerjaan RO sebelumnya
Memberikan informasi, memberikan
jawaban dan tata cara pelaporan kepada
perusahaan binaan
Menjadi tulang pungung informasi yang
mencatat perencanaan dan performance management dari RO
31 © 2015
Sehingga beban RO menurun dan dapat fokus membina hubungan dengan perusahaan platinum
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
JUMLAH SOSIALISASI PER TAHUN SAAT UTILISASI SISTEM IT SUDAH IDEAL
WAKTU TRANSPORT
35’
20’
60’
50’
TIN
GK
AT K
EM
AC
ETA
N
TINGKAT
KEPADATAN KANTOR
A L O K A S I W A K T U / P E R U S A H A A N
WAKTU KUNJUNGAN
2 JAM / PERUSAHAAN
J U M L A H K U N J U N G A N / B U L A N
8 JAM
KERJA
22 HARI
KERJA
ALOKASI
WAKTU/
PERUSAHAAN
JUMLAH RO
OPTIMAL
/DAERAH
246756
64512
16284 20208 3288
Jawa-Bali Sumatra Sulawesi Kalimantan Papua
J U M L A H C O M P A N Y V I S I T
P E R T A H U N
Company visit
351.048
32 © 2015
Berikut ini adalah contoh perhitungan di Kantor Cabang Gatot Subroto
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
CONTOH PERHITUNGAN JUMLAH COMPANY VISIT IDEAL
J U M L A H K U N J U N G A N / B U L A N = 5 4 5
8 JAM
KERJA
22 HARI
KERJA
ALOKASI
WAKTU/ PERUSAHAAN
2 jam 35 menit
JUMLAH RO
OPTIMAL
Gatsu
8 orang
KANTOR CABANG : J0P / UTAMA A / Gatot Subroto / Jawa
WAKTU TRANSPORT
35’
20’
60’
50’ TIN
GK
AT
KEM
AC
ETA
N
TINGKAT
KEPADATAN KANTOR
A L O K A S I W A K T U / P E R U S A H A A N = 2 j a m 3 5 m e n i t
WAKTU
KUNJUNGAN
2 JAM
Waktu transport Kacab
Gatsu 35 menit karena
padat akan perkantoran
dan tingkat
kemacetannya tinggi
1
2
6.540 Company visit
Dalam 1 tahun Kantor
Cabang Gatot Subroto dapat
melakukan :
33 © 2015
Saat ini sistem IT BPJS Ketenagakerjaan sudah tersedia, namun belum diutilisasi secara optimal
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
STRATEGI PENINGKATAN PENGGUNAAN SISTEM IT
P E N G G U N A A N I N T E R N A L
P E N G G U N A A N E K S T E R N A L
1 Penambahan variabel penggunaan sistem IT pada
KPI RO
Program pelatihan sistem IT kepada RO
Menyediakan tools edukasi RO
Sosialisasi Internal mengenai pentingnya
penggunaan sistem IT
2
3
5 Marketing communication mengenai penggunaan
sistem IT
Upaya untuk meningkatkan penggunaan sistem IT :
4
34 © 2015
Penambahan KPI terkait utilisasi sistem IT akan mendorong penggunaannya oleh RO
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
KPI Relationship Officer
KATEGORI KPI Relationship Officer BARU KPI Relationship Officer 2015
Pemenuhan rencana pengembangan individu
Penyelesaian modul e-learning
19
20
Pemenuhan rencana pengembangan individu
Penyelesaian modul e-learning
12
13
1
Jumlah penerimaan iuran per program 1
Perusahaan aktif bayar iuran tepat waktu 2
Jumlah penerimaan iuran terhadap
penerimaan iuran dan piutang 3
Penambahan TK baru penerima upah 4
Penambahan perusahaan baru 5
Jumlah TK aktif total 6
7 % IBR total
Indeks kepuasan peserta BPJS TK 8
Tingkat efektivitas dan efisiensi bidang 9
Integritas dan validitas data kepesertaan 10
Brand equity 11
Utilisasi EPS, e-saldo, BPJSTK mobile, & SIPP 12 13 14
% penyelesaian program kerja 15
% jumlah pengiriman SPI 1 & SPI 2 tepat waktu 16 17
% jumlah company visit yang dari target 18
Penambahan TK baru PU dari
perusahaan binaan
Jumlah perusahaan baru yang direferensikan
kepada MO dari perusahaan binaan
Jumlah penerimaan iuran 1
Kolektibilitas iuran
- Jumlah iuran/potensi iuran
- Perusahaan aktif bayar iuran
2
5
3
SALES
NON-SALES
DEVELOPMENT
% jumlah sosialisasi per segmen dari target
Tingkat utilisasi SIPP
6
7
8
% rata-rata IBR
% jumlah pengiriman SP:
- Perusahaan menunggak
- Perusahaan daftar sebagian
10
Integritas dan validitas data kepesertaan 11
Jumlah TK aktif 4
Penerbitan SP 1 dan SP 2 tepat waktu 9
35 © 2015
Namun tidak semua RO familiar dengan system IT, sehingga user guide harus dibuat user friendly
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
IT SYSTEM USER GUIDE 2
1.1.1 Data Potensi
1.1.1.1 Data Potensi Home 1. Klik menu perluasan -> perluasan
home 2. Isi account name atau opportunity 3. Pilih drop-down list opportunity
type 4. Klik tombol GO
1.1.1.2 Pencarian Data Potensi
1. Klik menu perluasan -> Data
potensi
2. Klik tombol query 3. Pilih salah satu field pada list table
data potensi binaan
4. Isi data yang di cari
5. Klik tombol GO
SKENARIO 1
1.1.1 Data Potensi
1.1.1.1 Data Potensi Home 1. Klik menu perluasan -> perluasan
home 2. Isi account name atau opportunity 3. Pilih drop-down list opportunity
type 4. Klik tombol GO
E X I S T I N G U S E R G U I D E P R O P O S E D U S E R G U I D E
Dilengkapi
dengan
visual
Buat dalam
beberapa
skenario
Gunakan
Bahasa yang
user friendly
36 © 2015
Selain itu, pelatihan juga diperlukan agar RO mampu menggunakan dan mensosialisasikan SIPP
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
IT USAGE TRAINING
Initial
Condition In-Class Training Post-Class Assessment
Desired
Condition
RO belum pernah
menggunakan SIPP
RO belum memahami
sosialisasi SIPP bagi
peserta binaan
RO tidak menggunakan
secara rutin
Computer
Based Tutorial
Policies and
Procedures
manual
Interactive
Presentation
Role Play
Simulation
Project Assignment di minggu pertama
Weekly & monthly monitoring
Quarterly evaluation
terhadap hasil
implementasi SIPP
RO memahami
penggunaan SIPP dalam
mengelola peserta
binaan
RO menggunakan SIPP
secara rutin dalam
rekonsiliasi peserta
binaan
RO mampu
mensosialisasikan cara
penggunaan SIPP
kepada peserta binaan
Basic Product
Knowledge : SIPP
Cara Sosialisasi SIPP
kepada Perusahaan
Binaan
3
Materi Pelatihan :
Metodologi Pelatihan :
1 2
37 © 2015
Komunikasi harus dirancang sequencial untuk menjaga momentum internal & eksternal
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
ROADMAP SOSIALISASI INTERNAL & MARKETING COMMUNICATION BPJS KETENAGAKERJAAN
MO
MEN
TUM
SOSIALISASI INTERNAL
4,5
F A S E M A R C O M M
I N T R O D U K S I E D U K A S I M O T I V A S I PEMELIHARAAN
INTRO
DUKSI E D U K A S I IMPLEMENTASI PENGAWASAN
S O S I A L I S A S I I N T E R N A L
IT USER GUIDE
TRAINING IT
SOSIALISASI TERPUSAT
COACHING
POSTER
MOTIVATIONAL PROGRAM
CALL CENTER
EVALUASI
ADVERTORIAL
EMAIL BLAST
SOSIALISASI
EVENT
WAKTU
FORUM
SOCIAL MEDIA
TVC VIDEO TUTORIAL
WEBSITE
ADVERTORIAL
SOCIAL MEDIA
ACTIVATION PROGRAM
EVENT
KAMPANYE PEMERINTAH
BILLBOARD
SOSIALISASI
RADIO AD
38 © 2015
Media komunikasi internal dirancang untuk membiasakan RO terkait sosialisasi sistem IT
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
DETAIL SETIAP FASE SOSIALISASI INTERNAL 4
F A S E I N T R O D U K S I F A S E E D U K A S I
F A S E I M P L E M E N T A S I
Kampanye Internal
Konten sosialisasi memperkenalkan tentang
sistem IT yang dimiliki BPJS Ketenagakerjaan.
Sosialisasi dapat dilakukan melalui Intranet,
Email, dan Sosial.
Sosialisasi Terpusat
Coaching
Sosialisasi benefit penggunaan sistem IT yang
melibatkan manajemen terpusat, diharapkan dapat
memperoleh momentum yang lebih tinggi.
Pelatihan intensif bagi RO senior yang sulit
menggunakan teknologi baru.
Motivational Program
Motivational program yang mengajak RO/MO
menggunakan sistem IT, seperti “Techie
RO/MO of The Month”.
Call Center
Operator 24 jam yang dapat membantu
RO/MO dalam melakukan kegiatan operasional
terkait sistem IT.
1
F A S E P E N G A W A S A N
Evaluasi
Tahap penilaian semua corcomm dengan
menggunakan KPI masing-masing yang
dilengkapi dengan perbaikan di masa
mendatang.
4
3
2
Poster
Berisi ajakan membiasakan diri menggunakan
sistem IT dan memotivasi sosialisasi sistem IT
kepada binaan.
39 © 2015
Untuk menjalankan sosialisasi internal yang efektif, perlu implementasi strategi yang tepat
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
STRATEGI SOSIALISASI INTERNAL
Pakai media yang paling efektif
digunakan oleh RO/MO
Gunakan bahasa yang familiar
bagi RO/MO
1
2
3
INTRANET - iKnow
Tulang punggung dari segala
repositori perusahaan, sehingga akan
selalu diakses oleh RO/MO
POSTER
Menempelkan poster yang berisi
ajakan menggunakan system IT
Memasukkan email reminder secara
konstan cukup memberikan efek
kepada para RO/MO
SOSIAL RO/MO lebih percaya jika hal yang
disosialisasikan sama dengan yang
didengar dari koleganya, sehingga
sebaiknya terdapat tim ambassador yang
bertugas menyampaikan kampanye
secara individual ke setiap RO/MO.
Hidup lebih mudah
dengan SIPP Sudahkan Anda sosialisasi
SIPP kepada binaan ?
Gunakan SIPP untuk kurangi
beban kerja Anda
Komunikasikan kampanye
dengan frekuensi yang cukup
tinggi
Komunikasikan kampanye pada saat yang tepat dengan momentum yang pas :
Saat
melakukan
rekonsiliasi
Saat mengakses
database
perusahaan binaan
Saat akan
menginput
IBR
4
40 © 2015
Strategi yang diajukan telah terbukti efektif dan mudah diimplementasikan
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
STRATEGI SOSIALISASI INTERNAL
Sosialisasikan success story & komunikasikan objektif
peningkatan penggunaan
sistem IT
5
4
Sosialisasikan dengan konten
bahwa hal tersebut dapat
dicapai (achievable & feasible)
T E S T I M O N I A L
Testimonial dapat diberikan dari RO
sukses yang mengimplementasikan
system IT dan membagikan
kenyamanan yang diperoleh
Setelah menggunakan SIPP, saya dapat
mencapai target setiap bulannya
tanpa lembur
O B J E K T I F
Edukasi RO/MO dengan benefit dan
objektif penggunaan system IT dapat
meningkatkan keinginan RO/MO
dalam penggunaan system IT
4
S I M U L A S I
Komunikasikan komparasi
penggunaan sistem manual dengan
system IT. Komparasi dapat dilakukan
dalam berbagai aspek seperti aspek
biaya, aspek waktu, aspek efek
jangka panjang, dll
P R O S E S B I S N I S Y A N G
D I A N J U R K A N
Komunikasikan langkah-langkah
yang perlu dilakukan agar
penggunaan system IT dapat
dijalankan efektif dan efisien
41 © 2015
Selain itu, agency brief sosialisasi internal dirancang untuk memastikan keberhasilan eksekusi
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
AGENCY BRIEF SOSIALISASI INTERNAL BPJS KETENAGAKERJAAN 4
TARGET
KOMUNIKASI 2 Marketing Officer (segala level)
1 Relationship Officer (segala level)
POSITIONING
1 Frame of Reference: SIPP mudah dan andal
2 Point of Differentiation: Cepat, Terjamin, Aman
3 Reason to Believe: Dapat mengurangi beban kerja RO dan MO
TUJUAN
KONTEN
PESAN 2
1 SIPP adalah aplikasi BPJS Ketenagakerjaan yang mudah diakses dan dioperasikan
SIPP dapat diakses dimanapun dan kapanpun
BPJS Ketenagakerjaan dapat memberikan work-life balance kepada para RO 3
TONALITY 2 Praktis
1 Mudah
3 Modern
5 Mobile
4 Peduli pada pekerja
1 Memperkenalkan seluruh system IT yang dimiliki BPJS Ketenagakerjaan
Mengedukasi cara penggunaan dan keuntungan aplikasi system IT
Mengedukasi RO untuk sosialisasi sistem IT kepada binaan
2
3
42 © 2015
Sehingga, perlu dirancang beberapa syarat eksekusi sosialisasi internal
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
AGENCY BRIEF SOSIALISASI INTERNAL BPJS KETENAGAKERJAAN 4
S Y A R A T E K S E K U S I
P O S T E R
Menggambarkan kemudahan
penggunaan sistem IT BPJS
Ketenagakerjaan
Berisi testimonial dari RO/MO
yang sukses implementasi
sistem IT
Poster dibuat sesederhana
mungkin
M O T I V A T I O N A L P R O G R A M
Dilokalisasi dan menyesuaikan
trend di kantor cabang masing-
masing
Melibatkan seluruh RO/MO dari
segala level
Hadiahnya dapat berupa
recognition dan nonmonetary reward
S O S I A L I S A S I
Melibatkan success profile sebagai pembicara agar dapat
menginspirasi
Menunjukkan simulasi perhitungan
perbandingan menggunakan sistem
IT dan manual
Dilakukan secara berkala di
kantor cabang masing-masing
43 © 2015
Berikut ini adalah contoh poster yang memotivasi penggunaan sistem IT
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
CONTOH SOSIALISASI INTERNAL 4
ILUSTRASI
HIDUP LEBIH MUDAH
DENGAN SIPP
S U D A H K A H A N D A . . .
SOSIALISASI SISTEM ONLINE?
MEMASTIKAN BINAAN/CALON SUDAH BISA MENGGUNAKAN?
MENGINGATKAN KEMBALI UNTUK MENGGUNAKAN SISTEM
ONLINE?
“Sosialisasi SIPP kepada perusahaan binaan membuat
pencapaian target saya
150% tanpa lembur”
44 © 2015
Sedangkan marcomm eksternal dirancang untuk mendorong binaan menggunakan sistem IT
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
DETAIL MARKETING COMMUNICATION SETIAP FASE 5
F A S E I N T R O D U K S I F A S E E D U K A S I
Forum
Social Media
Menyebarkan pada forum dan blog mengenai
BPJS Ketenagakerjaan. Hal ini akan membuat
kesan segala benefit sudah terbukti dan dirasakan
masyarakat.
Post infografik yang menggambarkan benefit
BPJS ketenagakerjaan beserta testimonial
Advertorial
Iklan pada media cetak yang berisi perkenalan
SIPP dan sistem IT BPJS lainnya
Sosialisasi
Sosialisasi intensif dengan mengenalkan sistem
IT BPJS
Event
Acara yang diadakan untuk mensosialisasikan
benefit yang diperoleh segmen PU dari BPJS
Ketenagakerjaan. Acara ini sebaiknya diadakan
bersama pemerintah dan membahas mengenai
pentingnya hak tenaga kerja.
Email Blast
Mengirimkan email berkala kepada para binaan
untuk menggunakan SIPP untuk rekonsiliasi
1 2
TVC
Video Tutorial
Penyiaran iklan yang mengedukasi benefit BPJS
Ketenagakerjaan dan simulasi pendaftaran
menggunakan sistem IT
Video yang menunjukkan kemudahan dan cara
penggunaan system IT BPJS Ketenagakerjaan
Website
Menampilkan pada website mengenai prosedur
pendaftaran BPJS melalui sistem online
45 © 2015
Hal yang dikomunikasikan adalah ajakan dan keuntungan penggunaan sistem IT
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
DETAIL MARKETING COMMUNICATION SETIAP FASE 5
F A S E M O T I V A S I F A S E P E M E L I H A R A A N
Event
Acara yang diadakan untuk mensosialisasikan
kemudahan penggunaan SIPP. Akan lebih baik
jika memuat success story yang menunjukkan
life-changing events.
Kampanye dgn Pemerintah
Kampanye ini akan lebih bermanfaat karena
keterlibatan Pemerintah menunjukkan
komitmen lebih untuk melayani rakyat.
Billboard
Pesan yang ingin disampaikan adalah
kemudahan penggunaan SIPP, contohnya
nenek yang sedang mendaftar BPJS online
3 4
Social Media
Post testimonial kepraktisan penggunaan sistem
IT BPJS Ketenagakerjaan
Advertorial
Iklan pada media cetak yang berisi ajakan
menggunakan SIPP dan sistem IT BPJS lainnya
Sosialisasi
Sosialisasi untuk mengingatkan dan
mempertahankan penggunaan sistem IT
kepada para binaan
Radio Ad
Testimonial peserta BPJS melakukan
pendaftaran dan rekonsiliasi menggunakan
SIPP dan sistem IT BPJS lainnya
46 © 2015
Agency brief markom dirancang untuk 2 segmen yaitu BPU dan PU
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
AGENCY BRIEF MARKOM BPJS KETENAGAKERJAAN UNTUK SEGMEN PU 5
POSITIONING
1 Frame of Reference: SIPP mudah dan andal
2 Point of Differentiation: Cepat, Terjamin, Aman
3 Reason to Believe: User-friendly application dan menyederhanakan birokrasi BPJS Ketenagakerjaan
TUJUAN 1 Mengedukasi keuntungan dan cara penggunaan SIPP bagi para perusahaan binaan
2 Meningkatkan awareness binaan mengenai SIPP
KONTEN
PESAN 2
1 SIPP adalah aplikasi BPJS Ketenagakerjaan yang mudah diakses dan dioperasikan
BPJS Ketenagakerjaan akan memberikan birokrasi yang lebih sederhana bagi para binaan
TONALITY 2 Modern
1 Aman
3 Sederhana & bersih
TARGET
KOMUNIKASI 2 Divisi IT perusahaan binaan
1 Divisi HR perusahaan binaan
SYARAT
EKSEKUSI 2
1 Menggunakan model yang ada pada segmennya, misalnya HRD perusahaan
Menunjukkan interface SIPP dan menunjukkan kegunaan cara operasinya
Menunjukkan situasi di perkantoran 3
47 © 2015
Untuk segmen PU, eksekusi markom perlu dirancang dengan sesuai kapasitas edukasinya
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
AGENCY BRIEF MARKOM BPJS KETENAGAKERJAAN UNTUK SEGMEN BPU 5
POSITIONING
1 Frame of Reference: SIPP mudah dan andal
2 Point of Differentiation: Cepat, Terjamin, Aman
3 Reason to Believe: User-friendly application.
TUJUAN 1 Mengedukasi keuntungan dan cara penggunaan SIPP bagi para binaan BPU
2 Meningkatkan awareness binaan mengenai SIPP
KONTEN
PESAN 2
1 SIPP adalah aplikasi BPJS Ketenagakerjaan yang mudah diakses dan dioperasikan
BPJS Ketenagakerjaan mengedukasi segala kalangan untuk merasakan dunia online
TONALITY 2 Kekeluargaan
1 Aman
3 Peduli
TARGET
KOMUNIKASI 2 Pekerja mandiri
1 Tukang ojek
3 Wiraswasta
5 dll
4 Pedagang
SYARAT
EKSEKUSI 2
1 Menggunakan model yang ada pada segmennya, misalnya tukang ojek, orang tua, dll.
Menunjukkan interface SIPP dan menunjukkan kegunaan cara operasinya
Mencakup testimonial dari pengguna system IT BPJS Ketenagakerjaan 3
Membahas mengenai life-changing event 4
48 © 2015
Strategi ketiga adalah mengenai strategi sales force management yang menjadi pendukung
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
STRATEGI UTAMA
STRATEGI
PERLUASAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
PENGELOLAAN
KEPESERTAAN
STRATEGI
SALES FORCE
MANAGEMENT
Dukungan melalui sistem
kompensasi, KPI dan pelatihan
untuk pencapaian target
49 © 2015
Perbaikan juga perlu dilakukan pada aspek pengelolaan kinerja, rekrutmen, dan pelatihan
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
ISU TERKAIT PERFORMANCE MANAGEMENT, RECRUITMENT, & TRAINING
SITUATION IMPLICATION
Sistem performance management kurang
memotivasi dan belum terdapat sistem reward & punishment
MO & RO tidak terdorong untuk mencapai
target karena minimnya apresiasi dan
konsekuensi apabila tidak mencapai target
Profil spesifik untuk RO & MO belum dijadikan
sebagai kriteria dalam perekrutan
Hanya sebagian kecil dari RO dan MO yang
memiliki profil success traits
1
2
Program pelatihan tidak disesuaikan dengan
critical task dari RO dan MO
Hanya sebagian kecil dari RO dan MO
melaksanakan aktivitas yang menunjang
kesuksesan dalam pencapaian target 3
50 © 2015
Pertama, sistem penentuan target kepesertaan dan iuran harus disesuaikan
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
MEKANISMEN PEMBAGIAN TARGET
P E N E N T U A N T A R G E T K E P E S E R T A A N B A R U D A N I U R A N
B P J S T K
Target kepesertaan baru perlu dipastikan untuk diturunkan hingga level individu serta dibebankan
lebih tinggi pada tenaga perluasan untuk memastikan berjalannya proses bisnis yang telah dirancang
Target Kepesertaan
Baru BPJS TK
Target Kepesertaan
Baru Tingkat Wilayah
Target Kepesertaan
Baru Kantor Cabang
Target Kepesertaan
Baru Marketing Officer
Target Kepesertaan
Baru Relationship Officer
70%
30%
Target Iuran Tingkat
Wilayah
Target Iuran Kantor
Cabang
Agen
Agen
Pembagian antar RO Mengikuti peraturan KepDir nomor:
347/092013 yang berlaku saat ini
Relationship Officer
Relationship Officer
51 © 2015
Kompensasi variabel dikategorikan menjadi insentif u/ KPI sales & kickers u/ KPI keseluruhan
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
INCENTIVES & KICKERS SCHEME
SALES
NON-SALES
DEVELOPMENT
MARKETING
OFFICER
INCENTIVE
ACTIVITY SALES
NON-SALES
DEVELOPMENT
KICKERS
ACTIVITY KICKERS
ACTIVITY
INCENTIVE
ACTIVITY
PROMOTION
SCORE
PROMOTION
SCORE
RELATIONSHIP
OFFICER MARKETING
OFFICER
RELATIONSHIP
OFFICER
80% 20 %
50% 50%
Non insentif/Kickers (1 tahun sekali)
Insentif
(3 bulan sekali)
Sebagai hunter, MO berorientasi kepada pencapaian jumlah
peserta, sehingga proporsi insentif yang diberikan MO lebih
besar dibanding RO.
Proses membina hubungan baik yang dilakukan RO kepada
peserta berjalan lebih lama dibanding MO, sehingga RO
mendapat proporsi kickers yang lebih tinggi dibanding MO
52 © 2015
Besaran insentif/kickers disesuaikan berdasarkan tingkat pencapaian KPI sales/KPI total
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
INCENTIVE & KPI CORRELATION
Kickers (setiap 1 tahun)
Incentives (setiap 3 bulan)
% of Earned
Incentives/Kickers
% KPI
Achievement
90
80
100
90
110
100
130
150
90% 80% 80% 110% Achievement
of sales-related
KPI
Achievement
of Total KPI
% incentives 80 0 0 100
100% 80% 70% 110%
AVG 90%
% Kickers 80
53 © 2015
Sistem reward & punishment perlu diberlakukan untuk menjaga motivasi dari personel
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SISTEM REWARD & PUNISHMENT
Penetapan
KPI dan
target
Sosialisasi
KPI individu
Mencapai
total score
KPI 750?
Promosi
Jabatan
TIDAK
YA
TIDAK
Individu
mencapai KPI?
Penilaian dan
Coaching
Pemberian
mahkota dan
presentasi
Individu
mencapai KPI?
Penilaian dan
Coaching
Pemberian
mahkota dan
presentasi
Individu
mencapai KPI?
Penilaian dan
Coaching
Pemberian
mahkota dan
presentasi
Individu
mencapai KPI?
Penilaian dan
Coaching
Pemberian
mahkota dan
presentasi
Dilakukan selama 3 bulan sekali
YA
TIDAK
YA
TIDAK
YA
TIDAK
YA
Pemberian
kickers
54 © 2015
Untuk dapat dipromosikan, MO & RO harus memenuhi kriteria akumulasi minimal 2 tahun
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
PROMOTION CRITERIA
Tahun ke-1 Tahun ke-2
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
*Asumsi: poin maksimal yang dapat diraih sebanyak 100 poin tiap periode
Promosi hanya dilakukan pada akhir tahun
(Kriteria tidak
terpenuhi)
75 75 75 75 100 75 75 75 75
Memenuhi
kriteria
PROMOSI TOTAL
POIN
75 75 75 100 75 75 75
90 90 90 100 100 90 90 100
750 > PROMOSI
750
625
750 TIDAK
PROMOSI
KETENTUAN TOTAL POIN
AKHIR TAHUN
400
400
> PERTIMBANGAN
PENGURANGAN
LEVEL JABATAN
55 © 2015
Sistem punishment dirancang untuk menimbulkan hukuman sosial dalam lingkungan kerja
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SISTEM PUNISHMENT RO DAN MO
P E M A K A I A N A T R I B U T M E M P R E S E N T A S I K A N
P E R E N C A N A A N 3 B U L A N 1 2
Memberikan “mahkota” kepada RO/ MO yang tidak
mencapai target di masing-masing kantor cabang
• “Mahkota” harus digunakan di dalam kantor dalam
periode 3 bulan hingga RO/ MO tersebut
memperbaiki kinerja
Membuat perencanaan detail selama 3 bulan ke depan
kepada Kabid Pemasaran dan seluruh RO/ MO, isi
rencana meliputi:
• Rencana prioritas periode selanjutnya
• Kelemahan diri dan rencana untuk perbaikan
• Kebutuhan dukungan yang diharapkan A C A R A P E N O B A T A N
Dilakukan oleh Kabid pemasaran/ Kacab dan
disaksikan oleh seluruh karyawan cabang
56 © 2015
RO/MO yang sukses memiliki beberapa sifat tertentu yang menjadi dasar recruitment
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SUCCESS TRAITS
7,61
10,43
10,69
11,33
11,35
11,72
15,26
21,61
Confident
Network-oriented
Creative
Knowledgable
Adaptable
Discipline
Aggressive
Persistent
SIFAT RO YANG SUKSES
N=11
(dalam %)
4,76
4,76
8,39
11,46
13,81
18,55
18,88
19,38
Aggressive
Confident
Discipline
Persistent
Creative
Adaptable
Network-oriented
Knowledgeable
SIFAT MO YANG SUKSES
N=9
(dalam %)
AGRESSIVE
PERSISTENT
• RO yang melakukan pendekatan dengan cara apapun
• RO yang terbiasa melakukan pendekatan yang terus
menerus untuk menagih iuran
• RO yang tidak keberatan untuk melakukan usaha
extra demi mencapai target
• RO yang selalu ingin meningkatkan kemampuan
untuk mendukung kinerja sehari-hari
• RO yang sudah terbiasa melakukan perencanaan
dalam bekerja
• RO yang dapat bekerja dengan baik meski tidak
diawasi langsung dari atasan
DISCIPLINE
Specific successful traits Common successful traits
KNOWLEDGEABLE
NETWORK-ORIENTED
CREATIVE
• MO yang mampu menjelaskan informasi detail
dan mudah dipahami
• MO yang mampu menjawab segala
pertanyaan dengan jelas
• MO yang mampu membangun network yang luas
• MO yang sering mendapatkan kepesertaan dari
koneksi yang saya miliki
• MO yang mampu berpikir kreatif dalam
mencari solusi permasalahan
• MO yang memiliki banyak cara dalam
melakukan sosialisasi produk
57 © 2015
Proses rekrutmen perlu disesuaikan untuk dapat mengidentifikasi profil sukses tersebut
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
RECRUITMENT PROCESS
TALENT
POOL
Kandidat
Karyawan
BPJS TK
Kandidat
Staf
Pemasaran
Kandidat
Relationship Officer
Kandidat
Marketing Officer
SELECTED TRAITS ASSESSMENT METHOD
Profil COMPASS
Adaptable
Sociable
1
2
PROSES REKRUTMEN RO & MO
Relationship Officer
Agresif
Persisten
1
2
Disiplin 3
Knowledgeable
Network-oriented
1
2
Kreatif 3
Marketing Officer
• Online test • Confirmatory test • Psikotest & English test • Leaderless group discussion
Psikologis interview
& personality assessment*
√
√
√
√
√
√ = metode existing = metode yang disesuaikan kembali *
• User interview • Behavioral interview* • Case interview (MO)*
√
58 © 2015
Secara umum, staf pemasaran harus memiliki profil personality “extraversion” dan “perceiving”
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
PERSONALITY ASSESSMENT
E
I
Extraversion
Introversion
S
N
S e n s i n g
I n t u i t i o n
T
F
T h i n k i n g
F e e l i n g
J
P
J u d g i n g
Perceiving
“Outgoing”
“People person”
or
“Reserved”
“Prefer alone”
or
“Pragmatic”
“Experience matters”
or
“Conceptual”
“Thinker”
or
“Analytical”
“Logical”
or
“Compassionate”
“Caring”
or
“Planner”
“Decisive”
or
“Flexible”
“Adaptive”
or
E S/N T/F P
“Sociable” “Adaptable”
MBTI® PERSONALITY ASSESSMENT
tidak ditentukan secara spesifik
REQUIRED
PERSONALITY
59 © 2015
Selain itu, untuk mengidentifikasi traits khusus RO dan MO diperlukan pendekatan berbeda
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SELEKSI RO & MO
AGRESSIVE
PERSISTENCE
• Suara Keras
• Berbicara dengan cepat dan mendominasi
• Jujur menyampaikan ketidaksukaan
• Umumnya lebih tegang
• Berpikir secara emosional
• Perduli terhadap pencapaian target/ tujuan pribadi
CIRI KARAKTER CIRI BICARA
• Tenang
• Mengarahkan ke solusi
• Pantang menyerah
• Memiliki banyak ide/ cara untuk mencapai tujuan
• Bersedia melakukan hal-hal diluar pekerjaan demi
tercapainya tujuan
KNOWLEDGEABLE
• Jawaban yang diberikan memiliki kepastian
• Mengesankan banyak pengetahuan
• Kadang ingin membenarkan jawaban orang
lain
• Memiliki rasa ingin tahu yang besar
• Senang mencari informasi baik melalui bacaan/
mendengarkan orang
• Mengetahui tren yang terjadi saat ini
NETWORK- ORIENTED
• Tenang
• Gaya bicara menarik
• Mengikuti/ menyesuaikan gaya lawan bicara
• Memiliki banyak kenalan di berbagai level
• Menarik dan diterima di berbagai kalangan
• Dapat memikirkan kolega yang tepat untuk
membantu pekerjaan dengan cepat
60 © 2015
Berikut adalah contoh untuk pelaksanaan interview RO/ MO
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SELEKSI RO & MO
B E H A V I O R A L I N T E R V I E W C A S E I N T E R V I E W
“Ceritakan kepada saya, bagaimana anda mengatasi persoalan sulit yang pernah dihadapi?”
“Pada saat itu, saya memiliki target sebesar xxx yang tidak mungkin dicapai oleh saya pada akhir tahun. Saya selalu ingin mencapai apapun target yang telah diterapkan, untuk itu saya membuat suatu planning sederhana yang memetakan calon-calon pelanggan saya berdasarkan kemungkinan untuk mendapatkan proyek Dari hasil planning tersebut, saya hanya mendekati calon pelanggan yang memiliki kemungkinan diatas 80%, sehingga saya bisa terus berhubungan dekat dengan calon pelanggan tersebut setiap hari Hasil dari upaya saya, target saya terlampaui pada akhir tahun dan bahkan menjadi salah satu karyawan terbaik”
JAWABAN
Cara mencari tipe RO yang diinginkan dengan cara bagaimana
mereka merespon pertanyaan behavior yang diberikan
Karyawan diatas memiliki kecendrungan agresif dan
persistance
Cara mencari tipe MO yang diinginkan dengan cara
memberikan case study kepada calon karyawan dan
bagaimana cara pemecahan masalahnya
Terdapat situasi dimana anda diminta untuk mencari data mengenai situasi industri di wilayah anda, namun akses jalan tertutup karena banjir, internet tidak berfungsi!.
Pertama saya akan keluar untuk mencari informasi kepada kerabat-kerabat saya yang kebetulan bergerak pada industry tersebut, sedangan untuk hard data, saya akan memanfaatkan kumpulan koran-koran yang akan saya bentuk kliping untuk diserahkan kepada bos saya.
JAWABAN
61 © 2015
Aktivitas yang dilakukan RO/MO sukses akan menjadi dasar penentuan program pelatihan
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
SUCCESS ACTIVITY
3,16
3,45
3,47
3,86
4,35
7,20
10,91
11,79
12,56
12,82
13,03
13,41
Hubungan High Level
Administrasi
Verifikasi dokumen
Information Point
Kunjungan Perusahaan
Validasi Perusahaan
Penagihan dari Channel
Update Gaji Peserta
Referensi
Menagih Iuran
Product Knowledge
Sosialisasi
AKTIVITAS RO YANG SUKSES
N=11
(dalam %)
3,15
4,32
7,64
7,66
8,84
9,79
10,22
10,55
10,89
11,81
15,11
Build Relationship
Third Party Selling
Lobby Selling
Information Point
Administrative
Follow up
Socialization Campaign
Educational Selling
Prospect Planning
Law enforcement
Build Suspect Database
AKTIVITAS MO YANG SUKSES
N=9
(dalam %)
Key success activities Hygiene factors
62 © 2015
Program pelatihan juga akan disesuaikan berdasarkan fokus dari setiap role
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
PROGRAM PELATIHAN
BASIC TRAINING • Law Enforcement Utilization
• Basic Prospect Planning
CHANNEL
PLANNING
• Sales Force Management
• Managing Change Through
Sales Force: An Introduction
• Evaluating The Sales Force
Performance
PROGRAM PELATIHAN RO & MO BERDASARKAN SUCCESS ACTIVITIES & RESPONSIBILITIES
BASIC TRAINING • Product Knowledge
Enrichment
• Socialization: An Overview
SOCIALIZATION
& RELATIONSHIP
• Managing & developing
key account
• Effective socialization for
key account
COMMUNICATION • High level communication
• Approach & selling skill COMMUNICATION • High level communication
MARKETING
OFFICER RELATIONSHIP
OFFICER
63 © 2015
Program pelatihan pada 21-22 Desember akan mengikuti hasil dari Sales Force Productivity
SILABUS TRAINING
SESSION HARI 1 HARI 2
1
08.00-09.00
Sosialisasi Sales Force
Productivity Sales Force Management
1
09.00-10.00
Approaching &
Selling Skill
10.00-10.15 Coffee Break
2
10.15-12.00
Approaching &
Selling Skill Developing Key Account
12.00-13.00 Lunch Break
3
13.00-14.00
High Level
Communication Managing Key Account
14.00-15.15 Coffee Break
4
15.15-17.00 Class Activity
Effective Socialization
for Key Account
64 © 2015
Seluruh aktifitas dalam program sales force productivity diharapkan dapat berjalan di 2016
Sumber: Analisa MarkPlus Consulting
TIMELINE IMPLEMENTASI PROGRAM
2016 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Dec
STRATEGI PERLUASAN KEPESERTAAN
Penentuan mekanisme agen
Sosialisasi mekanisme agen kepada MO
Perekrutan dan pelatihan agen
Penggunaan agen secara penuh
STRATEGI PENGELOLAAN KEPESERTAAN
Perbaikan IT user guide
Sosialisasi dan Training IT
Sosialisasi internal
• Fase Introduksi dan edukasi
• Fase implementasi
• Fase pengawasan
Marketing communication
• Fase introduksi
• Fase edukasi
• Fase motivasi
• Fase pemeliharaan
STRATEGI SALES FORCE MANAGEMENT
Penentuan dan penetapan target dan skema insentif
Penetapan skema reward & punishment
Rekrutmen dan pelatihan RO & MO sesuai dengan
successful traits dan aktifitas
65 © 2015
top related