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SAP Invoice Management by OpenText
Silvia Populin – SAP Italia
8 maggio 2014
Tipici ostacoli all’efficienza delle operazioni di contabilità fornitori (AP)
� Scarse relazioni con i fornitori
� Eccessivo costo per fattura
� Difficoltà nella preparazione dei ratei
� Frammentati e inefficienti
� Basati su procedure cartacee e ad a elevata intensità di lavoro manuale
� Mancanza di Alto costo delle
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� Sistemi autonomi frammentati
� Nessuna gestione di workflow
� Nessuna integrazione con la contabilità generale o la contabilità clienti
� Inadeguatezza deicontrolli sui processi AP (rischio di mancata conformità)
� Limitata visibilità delle passività
� Nessuna informazioni utile sui colli di bottiglia nei processi
standardizzazione Alto costo delle
operazioni finanziarie
Scarse relazioni con i
fornitori
� Abitudini di pagamento omogenee nelle varie nazioni e organizzazioni
� Approccio collaborativo in fase di pagamenti e contenziosi
� Standardizzazione e maggiore automazione
� Snellire i processi manuali, basati su carta
� Workflow che riducono al minimo i tempi di verifica e riconciliazione
Operazioni
efficienti
Come ottimizzare il processo di fatturazione della contabilità fornitori
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� Sistemi e processi integrati
� Risolvere la disomogeneità tecnologica
� Semplicità dell’applicazione in termini di manutenzione, aggiornamento e utilizzo
� Visibilità generale nelle passività
� Visibilità generale nei colli di bottiglia dei processi
riconciliazioneefficienti Costi ridotti
Miglioramento delle
relazioni con i fornitori
I processi manuali di gestione delle fatture assorbono risorse
Elaborazione manuale delle fattureUn grave rischio di inefficienza per l’azienda
� Processi inefficienti e ad
elevata intensità di lavoro
� Incapacità di ottimizzare il
cash-flow e le relazioni con i
� Ricerca dei dati storici dispendiosa
in termini di tempo
� Comunicazioni con i fornitori
lunghe e laboriose
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cash-flow e le relazioni con i
fornitori
� Incapacità di migliorare la
trasparenza generale
dell’azienda
� La mancanza di controllo sui
processi introduce un rischio
per la conformità
lunghe e laboriose
� Documentazione e altre richieste di
ulteriori informazioni
� Inoltro manuale
� Monitoraggio e aggiornamenti
ad elevata intensità di lavoro
� Scalabilità limitata dall’organico
SAP Invoice ManagementGestione automatizzata delle fatture, dalla carta alla scrittura contabile
FatturaRiconoscimento
Collaborazionee monitoraggio
FatturaCompletamento
FatturaVerifica
Pagamento
Verificare e Gestione ApprovareTrasformare
Posta in arrivo
(posta o fax in entrata)
Preparare Pagare
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* o altro repository con certificazione SAP ArchiveLink
CommentoWorkflow Registrare fatture
Opzione OCRper SAP InvoiceManagement
ERP (FI/AP)
SAP Invoice Management
Verificare e completare
Gestione delle eccezioni
Approvare
Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione
Trasformare
OCR
Validazione
SAP Archiving by OpenText*
Scansione
Archiviazione
Preparare Pagare
PagamentoRiconoscimento fatture
Verifica fatture passive
SAP Business Suite
Molteplici canali di ingresso dei documenti
ERP
SRM
EDIPDF/e-mail
Hub e portali
HUBHUB
HUB
Validazione della firma digitale
Fornitore
Cloud/Ariba network
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Opzione OCRper SAP InvoiceManagement SAP Invoice Management ERP (FI/AP)
Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione
$€Y
Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione Pagare
ad es. SAP Archiving by OpenText
Archiviazione e visualizzazione di documenti
SRM
EDI
Fax
FAX Scansionedocumento
ad es. SAP
Archiving -
Enterprise
Scan
Carta
I vantaggi di SAP Invoice Management per l’organizzazione
Semplificare e ottimizzare l’intero processo di gestione delle fatture
� Consentire rendiconti finanziari
più accurati grazie alla
completa visibilità
� Creare efficienze grazie a un processo
snellito e automatizzato che prevede
approvazioni
� Migliorare la gestione del capitale circolante
Migliorare i processi aziendali e ridurre i rischi per la conformità
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completa visibilità
� Separare le funzioni attraverso
il controllo del workflow
� Monitorare tutte le fasi del
processo di fatturazione
� Fornire un audit trail completo
� Migliorare la gestione del capitale circolante
attraverso una migliore visibilità sui
fabbisogni di cassa
� Abbattere i costi grazie all’estrazione
automatizzata dei dati, l’automazione dei
processi e il controllo
� Ridurre i costosi errori manuali
� Ottimizzare l’utilizzo degli sconti di cassa,
inclusa la scontistica dinamica
Supportare le organizzazioni distribuite
Centro servizi condivisiImpiegato AP in Asia� Inoltra all’acquirente negli USA
� Inoltra all’approvatore in Argentina
Fattura ricevuta a Londra, UK� Viene scansionata
� Avvio del workflow in SSC in Asia
1L’acquirente
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L’acquirente
negli USArisolve l’eccezione 2
L’approvatore in Argentina dà l’OK
3
Snellire le operazioni di contabilità fornitori con l’OCR
Costi ridotti
� Minori costi del personale dedicati alla digitazione manuale
� Knowledge base integrata con supporto “pronto all’uso” per oltre 25
paesi e supporto di base per 80 paesi aggiuntivi
Migliorequalità dei dati
� Combinando l’OCR con la verifica manuale dei dati si riducono al
minimo gli errori
� Le procedure automatizzate estraggono una maggior quantità di dati
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qualità dei dati� Le procedure automatizzate estraggono una maggior quantità di dati
aziendali
Maggioreefficienza
� Possibilità di elaborare qualsiasi volume di fatture nei tempi
desiderati
� Le fatture prive di errori OCR vengono automaticamente inoltrate
all’elaborazione
La sicurezza della conformità
� Controlli di conformità basati su dati estratti dalle fatture
� Dati più precisi consentono l’introduzione di un maggior numero di
regole aziendali
Elaborazione dei documenti: Validazione OCR
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Alta produttività nella
gestione delle eccezioni
OCR grazie a viste
sincronizzate di immagini
e dati
Riconoscere
“10/24/08”
Formato(USA)Valido
24.10.2008
Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione
SAP Invoice Management OCR OptionRiconoscimento automatizzato di fatture cartacee
Analizzare Estrarre Normalizzare Verificare
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IMPIEGATO: 12
DATA DI
SPEDIZIONE
DATA ORDINE
30/10/02
24/10/02
CODICE COPERTURA
PA
3 Data
Parola
Numero
Data ordine
= “10/24/08”
Formato(USA)
Giorno = 24
Mese =
ottobre
Anno = 2008
24.10.2008
Valido
periodo
?
sì no
Export
Digita-
zione
manuale
Convertire pixel in caratteri
Trovare entità significative e taggarle
Trovare la data corretta tra tutte le alternative rilevate
Scomporre la stringa in unità secondarie e riformattare se
necessario
Effettuare un controllo a fronte di regole aziendali e di
plausibilità
Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione
SAP Invoice Management by OpenText Riconciliazione automatizzata delle fatture
� I campi dati incompleti vengono
�Basato sul campo dati fattura
�Pagamento autorizzato solo dopo
�Oltre 30 regole configurabili di
� Inoltra automaticamente per
Verificare e completare
Verificareduplicati
Controllo conregole aziendali
Approvare Pagare
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incompleti vengono inoltrati automaticamente per la compilazione
� I metadati formattati in modo errato vengono inoltrati per la correzione
� I metadati non coerenti vengono inoltrati per la correzione
dati fattura
�Ruolo speciale per analista duplicati
�Variabili facilmente modificabili
�Disponibilità di fattura precedente per confronto
�Rilevamento anticipato
autorizzato solo dopo risoluzione
�Permette di sfruttare tutti gli sconti
configurabili di OdA/fatture
�Oltre 15 regole configurabili di fatture non OdA
�Collaborazione per la risoluzione
�Disponibili in versione localizzata
�Supporta la registrazione contabile diretta
automaticamente per la codifica, validazione e approvazione del conto
� Inoltro delle approvazioni configurabile
�Approvazione a livello di singola unità per fatture OdAsenza entrata merci
Monitorare
Utenti focalizzati sull’elaborazione delle eccezioni
Collaborazione efficiente
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Accesso con un clic alle
informazioni d’appoggio
Raggruppamento intuitivo dei problemi di fatturazione
Elaborazione dei documenti – Controllo dei duplicati
Veste grafica SAP
già nota
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Correzione e validazione
immediate dei dati
Rilevamento anticipato e
automatico dei duplicati
Elaborazione delle eccezioni – Discrepanza di prezzo
Accesso con un clic alle
informazioni d’appoggio
Gestione delle eccezioni
basato su best practice
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Opzioni di processo
basate sui ruoli
Storico processicompleto
Trasparenza dell’inoltro
basato sui ruoli
Approvazione delle fatture con assegnazione delle informazioni contabili
Facilità di delegaper la
Un clic per avere
informazioni aggiuntive
Informazioni concise,
facilmente intelligibili
Approvazione in portale UI
preferenziale o SAPGUI
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per la contabilizza-
zione
Storico approvazioni immediato
Un clic per approvare o respingere
Validazionedati
immediata
Report di Aging
Raggruppa-mento per ruolo
o per tipo di
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“Chisi occupa
attualmente del problema di
fatturazione?”
o per tipo di documento
Doppio clic per ottenere tutti i
dettagli
Indicatori chiave di processo immediati
Passivo totale
Rapporto di E-invoicing
Criteri di filtro
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Voci aperte
Tassi di eccezione
Tipologia di verifica fattura
Principali fornitori
Reportistica immediata: Il cruscotto dei KPI
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Valori aggregati dei KPI
ERP con integrazione diretta
Tendenza mensile
FiltroDrill
down
SAP Invoice Management by OpenText Ottimizzazione dei processi
Problema affrontato SAP Invoice Management Valore ottenuto
Conformità - Controllo dei processi di contabilità fornitori
� Processo guidato dal sistema basato su regole aziendali preconfigurate
� Reportistica di processo avanzata
� Audit trail completo
Eccessivo costo per fattura
� Eliminazione degli errori di inserimento dati e delle fatture duplicate
� Ritardi evitati grazie alle approvazioni
� Ottimizzato per le operazioni dei servizi condivisi
� Ridurre il costo Contabilità Fornitori
� Strutturare l’uso dello sconto di cassa
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condivisi
Limitata visibilità delle passività
� Stato di tutte le fatture ricevute visibile in una sola schermata
� Migliorare il cash flow
� Fatture accurate e controllo dei processi
Difficoltà nella preparazione dei ratei
� Ratei di fatturazione determinati senza operazioni aggiuntive tramite la reportistica dei passivi
� Riduzione dei cicli di chiusura
Scarse relazioni con i fornitori
� Fatture elaborate in modo accurato e sollecito
� Pagamenti dei fornitori attivati con puntualità
� Eliminazione dei costi aggiuntivi e dei reclami dei fornitori
� Negoziare migliori condizioni di prezzi e pagamenti
� Miglioramento del giudizio di solvibilità
Thank You!
Silvia PopulinExpert Solution, Presales EPM/Finance
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