seminar projektdesign / proektmanagement weiterbildendes studium zum / zur projektreferent / -in 24....
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Seminar„Projektdesign“ / „Proektmanagement“
Weiterbildendes Studium zum / zur Projektreferent / -in
24. bis 26. November 2008an der FHM in Bielefeld
Timo F. Timm
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Wer spricht?
• Name: Timo F. Timm
• Alter: 27
• Studium: Medienwirtschaft an der FHM
• Beruf(e): Medienberater, unabhängiger Finanzberater, Existenzgründer
• Themenerfahrung:– FHM (Konzeption & PM, Diplomarbeit)– Adolf Grimme Institut (AGP)– Bertelsmann Stiftung („EQUAL“, SB OWL)– MIKH (WM Bau, En-Kom)– Behörde für Schule und Berufsbildung
Hamburg
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Projektmanagement
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Projektmanagement– Definition –
Ein Projekt ist...
– einmalig (in der Gesamtheit seiner Bedingungen),– beschränkt hinsichtlich der Ressourcen,– zielorientiert,– gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt und– projektspezifisch organisiert.
DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.V. Project Management Body of Knowledge, amerikanisches Project
Management Institute
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Projektmanagement– Definition –
• Nach DIN 69901: „die Gesamtheit von Führungsaufgabe, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes“
• „[...] alle Maßnahmen, um ein Vorhaben in einem interdisziplinären Team zum Erfolg zu führen. Diese Maßnahmen umfassen Methoden, Hilfsmittel, Darstellungen, Werkzeuge sowie ziel- und ergebnisorientierte Verhaltensweisen. Am Ablauf des Vorhabens orientiert, gliedern sich die Maßnahmen in Start-, Planungs-, Steuerungs- und Abschlussaktivitäten. Der Projektleiter begleitet mit seinem Team den Gesamtprozess, bis das Ergebnis vorliegt“ vgl. Mayrshofer/Kröger 1999
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Projektmanagement– Definition –
• Nach DIN 69901: „die Gesamtheit von Führungsaufgabe, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes“
• „[...] alle Maßnahmen, um ein Vorhaben in einem interdisziplinären Team zum Erfolg zu führen. Diese Maßnahmen umfassen Methoden, Hilfsmittel, Darstellungen, Werkzeuge sowie ziel- und ergebnisorientierte Verhaltensweisen. Am Ablauf des Vorhabens orientiert, gliedern sich die Maßnahmen in Start-, Planungs-, Steuerungs- und Abschlussaktivitäten. Der Projektleiter begleitet mit seinem Team den Gesamtprozess, bis das Ergebnis vorliegt“ vgl. Mayrshofer/Kröger 1999
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Zentrale Leitfragen:
• Kann ich das Projekt / den Auftrag mit den mir zur Verfügung stehenden
Mitteln zur rechten Zeit in angemessener Qualität erledigen?• Wann und wie identifiziere ich (mögliche) Probleme und Fehler?• Wie gehen wir mit Fehlern und Problemen um?• Wie lernt mein Unternehmen und wird stetig besser?• Kann ich mich auf festgelegte / standardisierte Prozesse verlassen?• Konzentriere ich mich genügend auf mein Kerngeschäft oder lasse
ich mich durch Kleinigkeiten ablenken?• Woher weiß ich, was der Kunde (wirklich / zusätzlich) will?
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
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Die Aufgabe der strukturierten Abwicklung ist
für das Unternehmen
• Fehler zu vermeiden, • Vollständigkeit zu sichern, • Risiken zu erkennen, • das Projekt zu steuern und • eine lernende Organisation
zu haben,
und für das Projekt
• den Vertrag und Risiken zu
analysieren, • die Verantwortlichkeiten zu definieren, • die Schnittstellen zu beherrschen, • die Durchlaufzeiten zu optimieren und
• den Informationsfluss zu sichern.
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
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• SMARTE Ziele
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
SMART
1. Spezifisch / konkret
2. Selbst initiierbar
3. Simpel
Messbar
1. Aktionsauslösend
2. Aktiv beeinflussbar
3. Attraktiv
Realistisch
1. Terminiert
2. Timing
3. Total positiv
Specific
Measurable
Achievable
Realistic
Time-related
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SMARTE Ziele
1. Den Marktanteil im Bereich Wärmedämmung auf 40% steigern bis Dezember 2010.
2. Umsatzzuwachs erzielen von 10% bis zum 1.1.2009.
3. Alle Mitarbeiter in min. zwei Themenbereichen weiterbilden lassen (nachgewiesene Fachkenntnis) bis August 2009.
4. 3 neue internationale Kooperationspartner gewinnen (gemeinsame Projekte, Aufträge oder Kooperationsvertrag) bis Juli 2011.
5. Förderung Online-Marketing: Mehr als X-tausend Besucher pro Woche auf unseren Internetseiten / min. X Direktkontakte über den Online-Auftritt generieren bis Ende 2008.
6. Verbindliche Verfahrensstandards für X und Y einführen bis Oktober 2008 (definieren, dokumentieren, kontrollieren) Qualitätsmanagement
7. Führende Kompetenz / Wissensbasis im Bereich Wärmedämmung entwickeln bis Anfang 2012.
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, ZieleBeispiel
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Projektmanagement– Systematik & Modelle –
Ein Projekt unterteilt sich (min.) in folgende Phasen:
• die Projektdefinition,• die Projektplanung (gleichzeitig auch ein Zielbereich des
Projektmanagements),• die Projektdurchführung und -kontrolle,• der Projektabschluss (oder ggf. auch ein Projektabbruch).
Projekt-Definition
Projekt-Planung
Projekt-Durchführung &
Kontrolle
Projekt-Abschluss
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Projektmanagement– Systematik & Modelle –
Magisches Dreieck des Projektmanagements
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Projektmanagement – Methoden und Werkzeuge –
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Projektmanagement– Literatur –
Organisationen• Project Management Institute (PMI) • International Project Management Association (IPMA)
• Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (IPMA / GPM)• PRINCE2 (PRINCE2)
andere Quellen• Projektmanagement-Fibel Leitfaden zur methodischen Abwicklung von Projekten inkl. Glossar• pmqs.de Wissensplattform Projektmanagement und Qualitätssicherung• Projekt und Management Portal mit News, Forum, Lexikon• IT-Projektmanagement-Vorlagen zum Download kostenlos, deutsch• PM-Handbuch.com Kostenloser PM-Leitfaden mit Formularvorlagen, Downloads, Checklisten etc.• Projektmanagementhandbuch - phasenorientierte Darstellung aller projektrelevanten Aktivitäten mit
Downloads• IPPM-Modell Das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell, samt hinterlegter Methoden
und Tools, bietet die Möglichkeit Prozesse und Projekte effizient zu gestalten.• ProKat. Das Projektmanagement und Claim Management Portal, deutschsprachig• Checklistensammlung Projektmanagement• Tenstep-Projektmanagement-Methodik und PM-Prozesse (teilweise kostenpflichtig)• Arbeitsplattform Projektmangement öffentliche Verwaltung CH• Competence-Site Artikel, Diskussionsbeiträge, Jobangebote• XING allgemeine Netzwerkplattform mit PM-Forum• Institut für Projektmanagement Prof. Dr. Reschke Expertentagungen und Seminare speziell im
Themenfeld Projektmanagement• Marktübersicht Projektmanagementsoftware• Praktische Infos zum operativen Projektmanagement - http://www.kmu-blog.info/
organisationsentwicklung/projektmanagement/
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Projektmanagement– Literatur –
Magazine• Projektmagazin.de Projektmagazin (teilweise kostenpflichtig)• Projektmanagement aktuell GPM-Mitgliedermagazin (teilweise kostenpflichtig)• Projektmanagement-Fachartikel Firmenseite 11:55 PM consultants GmbH], mit Fachartikelarchiv zu
ausgewählten Themen aus dem Projektmanagement und Claim ManagementBlogs [Bearbeiten]
• PM-Blog.com Projektmanagement Blog mit pragmatischen Anregungen, Tipps und Erfahrungsberichten (von den Machern von PM-Handbuch.com)
• Jahooda Plattform für Projekt- und Prozessmanagement. Ziel ist es, den überbetrieblichen Austausch auf dem aktuellen Stand des Wissens zu fördern.
Software [Bearbeiten]• PM-Software (ext.) Ext. Liste, da die interne gelöscht wurde. (Siehe Diskussion)
...
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Projektmanagement – Kompetenzprofile –
Welche Kompetenzen benötigen Projektmanager(in) und
Projektreferent(in)?
• Fachkompetenz• Methodische Kompetenz• Personale Kompetenz• Soziale Kompetenz
Kompetenzkonzepte, siehe: http://www.wi3.uni-erlangen.de/100.0.html
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Wissensmanagement
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Wissensmanagement– Relevanz –
„Wissensprobleme“ in Unternehmen:
• Ø 3-5 % der Dokumente in einem Unternehmen sind nicht auffindbar.
• Ø 80 % des Wissens in einem Unternehmen ist personengebunden, wobei nur 4 % des Wissens in strukturierter Form vorliegen.
• In Deutschland waren lediglich 10 % der Unternehmen in der Lage, durch ein Dokumentenmanagementsystem ihr Informationsmanagement zu verbessern.
• Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 2,44 Std. / Woche mit derSuche nach Dokumenten, wodurch bei 1.000 Mitarbeitern Kosten in Höhe von 3,74 Mio Euro / Jahr entstehen. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 3,45 Std. / Woche mit der Sichtung und Verteilung von E-Mails, was wiederum bei 1.000 Mitarbeitern ca. 5,29 Mio. Euro / Jahr an Kosten verursacht.
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Wissensmanagement– Systematik & Modelle –
In der Praxis sollten Top-down- & Bottom-up-Ansätze kombiniert werden
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Wissensmanagement– Definition –
Wissensmanagement (engl. knowledge management)
• Identifizierung, Nutzbarmachung und Management der Nutzung des expliziten und impliziten Wissens im Unternehmen
• Notwendigkeit einer Organisationskultur der Transparenz und Weitergabe von Wissen erforderlich, um auch das latente Wissen der Mitarbeiter (Erfahrungswissen, "tacit knowledge") zu nutzen
Explizites Wissen
Implizites Wissen / tacit knowledge
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Wissensmanagement– Systematik & Modelle –
Der Wissenskreislauf
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Wissensmanagement– Systematik & Modelle –
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Wissensmanagement– Methoden & Werkzeuge –
• Lessons Learned -> best practice• Manöverkritik -> Feedback• Pausenraum / „Flurfunk“• Lerntag• Dialog• Kommunikationsforum• ...
• Story telling
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Qualitätsmanagement
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Qualitätsmanagement– Relevanz –
Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt:
"Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest,
steig ab."
Was tun wir hingegen im Berufsleben?
1. Wir besorgen eine stärkere Peitsche.
2. Wir wechseln die Reiter.
3. Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten."
4. Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.
5. Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.
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Qualitätsmanagement– Relevanz –
6. Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde.
7. Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben.
8. Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen.
9. Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an.
10.Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist. 11.Wir kaufen Leute von ausserhalb ein, um das tote Pferd zu reiten.
12.Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden.
13.Wir erklären: "Kein Pferd kann so tot sein, dass man es nicht noch schlagen könnte."
14.Wir machen zusätzliche Mittel locker, um die Leistung des Pferdes zu erhöhen.
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Qualitätsmanagement– Relevanz –
15. Wir machen eine Studie, um zu sehen, ob es billigere Berater gibt.
16. Wir kaufen etwas zu, das tote Pferde schneller laufen lässt.
17. Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist.
18. Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden.
19. Wir überarbeiten die Leistungsbedingungen für Pferde.
20. Wir richten einen unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.
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Qualitätsmanagement– Definition –
• Qualitätsmanagement oder QM bezeichnet grundsätzlich alle organisierten Maßnahmen, die der Verbesserung von Produkten, Prozessen oder Leistungen jeglicher Art dienen.
EFQM und ISO 9001• Die bekanntesten Qualitätsmanagementmodelle sind das
EFQM-Modell sowie die ISO 9001, die beide Schnittmengen in der Prozessorientierung haben.
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Qualitätsmanagement– Systematik & Modelle –
Wertschöpfungskette und Prozesslandkarte
Prozess X
Prozess Y
Prozess Z
Kern-
Kern-
Kern-
Unterstützungs-Prozess 2
Unterstützungs-Prozess 1
Unterstützungs-Prozess 4
Unterstützungs-Prozess 3
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Qualitätsmanagement– Systematik & Modelle –
Der Deming-Zyklus / PDCA-Kreis
Verbesserung der Prozesse im Projekt / Unternehmen (KVP)
Effizienz, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
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Qualitätsmanagement– Systematik & Modelle –
Ziel(e) definieren & priorisieren
Informationen sammeln & planen
Eigene Bedürfnisse erkennen
Entscheidungen treffen & handeln
Ergebnisse
überprüfen
Abweichungen & Änderungen korrigieren
PDCA: Plan-Do-Check-Act
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Qualitätsmanagement– Systematik & Modelle –
Westroute nach Indien entdecken
Studium alter Karten
Neugier? Ruhm? Profit?
Bittstellerei und Werbung; Expeditionsstart: 3.8.1492
12.10.1492: Landung auf den Bahamas
Fehlschlag? Oder Erfolg?
Beispiel: Das Ei des Kolumbus...
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Qualitätsmanagement– Methoden & Werkzeuge –
Die 7 Werkzeuge von Ishikawa
• Fehlersammelliste• Histogramm• Qualitätsregelkarte• Pareto-Diagramm• Korrelationsdiagramm• Brainstorming• Ursache-Wirkungs-Diagramm
http://www-classic.uni-graz.at/inmwww/NEU/lehre/pdf/Ebner_Ornig_7Qualitaetswerkzeuge.pdf
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Medien & Neue Medien
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Medien & Neue Medien– Definition–
• Medien (eigtl. Kommunikationasmittel im Allg.) meist im Sinne der Massenmedien verwendet (ein Sender viele Empfänger)
• Der Begriff Neue Medien (Neue Dienste) bezeichnet neue Medientechniken oder neue Medien und taucht immer wieder im Wandel der Zeit auf (vom Radio über das Fernsehen, Videotext).
• Heutzutage überwiegend gebraucht für digitale Medien
• Klassifikation / Typisierung nach
– Zeitabhängigkeit
– Technischer Übertragungsweg
– Angesprochene Sinne
– Grad der Öffentlichkeit
– Richtung (einseitig, wechselseitig)
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Medien & Neue Medien– Definition–
Funktionen der Medien:
• Informationsvermittlung (Gatekeeper-Fkt.)• Meinungsbildung / Manipulation• Kommunikation (Informationsaustausch) über Zeit, Raum,
Wahrnehmungsformen und Beteiligungsformen hinweg• Unterhaltung• Aktivierung / Interaktion (commerce)• Kontrolle (Vierte Gewalt)• Struktur & Transparenz („Meta-Katalog“)
Merke: Ein Medium ist ein Werkzeug und demnach immer nur so effektiv und effizient wie das Talent seines Nutzers dies zulässt!
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Medien & Neue Medien– RSS –
RSS = Rich Site Summary oder Really Simple Syndiaction(Reichhaltige Seitenzusammenfassung bzw. „wirklich einfache Verbreitung“)
RSS speichert in XML basierten-Dateien die Inhalte und Metainformationen einer Internetseite, d. h. konkret: Die Fassade ins Kröpfchen & die Informationen ins Töpfchen!
Somit übermittelt eine RSS-Datei den reinen Inhalt einer Internetseite, nicht deren Darstellungsform (Layout). Der Inhalt kann in anderen Seiten automatisch integriert oder mit speziellen Programmen angesehen werden.
Lösung von Inhalt und Form
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Medien & Neue Medien– RSS –
Anzeige mit der entsprechenden Software
RSS-DarstellungUrsprüngliche Internetseite
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Medien & Neue Medien– RSS –
Feed = Fütterung, Versorgung, Speisung
News-Feeds = Kontinuierliche Nachrichtenströme
RSS-Feeds oder auch RSS-News-Feeds sind demnach kontinuierliche Ströme aus RSS-Daten.
Sie werden überwiegend (aber bei weitem nicht nur) in Weblogs angeboten und transportieren somit den Inhalt des Weblogs ohne unnötigen grafischen Ballast.
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Medien & Neue Medien– RSS –
Rundfunk-SenderRundfunk-
Sender
Radio vs. RSS
Rundfunk-Sender
Sendeantenne
Radio Radio Radio
94,1 Mhz 96,6 Mhz 95,4 Mhz
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Medien & Neue Medien– RSS –
WeblogWeblog
Rundfunk-SenderRundfunk-
Sender
Radio vs. RSS
Rundfunk-Sender
Sendeantenne
Radio Radio Radio
94,1 Mhz 96,6 Mhz 95,4 Mhz
Weblog
RSS-Feed
XML-Daten
Feedreader Feedreader Feed readerFeed
Online-Anbindung
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Medien & Neue Medien– RSS –
Weblog-/RSS-Verzeichnisse:
• www.technorati.com
• www.google.de/blogsearch?hl=de
• www.rss-nachrichten.de
• www.rss-verzeichnis.de
• www.rss-verzeichnis.net
• www.blogpulse.com
• www.blogscout.de
• ...
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Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0
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Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0
A Brief Summary of the Evolution of the Internet
Memex Conceived
1945
WWWCreated
1989
MosaicCreated
1993
A Mathematical
Theory of Communication
1948
Packet Switching Invented
1964
SiliconChip1958
First Vast ComputerNetwork
Envisioned1962
ARPANET1969
TCP/IPCreated
1972
InternetNamed
and Goes
TCP/IP1984
HypertextInvented
1965
Age ofeCommerce
Begins1995
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Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0
• To get a market of 50 Million People Participating:• Radio took 38 years • TV took 13 years• Once it was open to the General Public, The Internet made
to the 50 million person audience mark in just 4 years!!!
• http://www.ecommerce.gov/emerging.htm
– Released on April 15, 1998
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Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0
By September 2002
The Internet Reached TwoImportant Milestones:
Netsizer.com – from Telcordia
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Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0
• Revolution im virtuellen Netzwerk– Social software / Social Media als Ausprägungen des Web
2.0– Nutzer werden zu Anbietern– Ein neues, einflussreiches Presseorgan entsteht– Interessengruppen sammeln sich– „Mashups“ grassieren– Das Geschäft mit der Aufmerksamkeit wird vergoldet– Deutschland hinkt im internationalen Vgl. hinterher
Das Internet wird „begehbar“; man trifft sich...
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Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0
Modellierung der realen Welt im Internet (natürlicher Prozess der Vernetzung)
- Abbildung von Geschäftsmodellen und Entwicklung neuer Geschäftsmodelle (Synergien, global village, Medienkonvergenz, Automatisierung)
- Innovationskraft (schnellere Innovationszyklen, logische Folge der vernetzten Innovation und Intelligenz, user generated content, Wegfall der physischen Intermediäre, ...)
- Jeder wird zum Sender / Massenkommunikator
- Informationsflut bringt neue Strukturen hervor (Meta-Ebene), Weg zur Strukturgesellschaft, ...
- Nutzer werden zu Anbietern (user generated content)! Social media / social software
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TEIL II
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Auftakt
Was tun, wenn’s mal brennt im Projekt?
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Auftakt
Oder: Wie Unternehmer “tote Pferde” zu reiten pflegen…
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Auftakt
Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt:
"Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab."
Wir Unternehmer sind da ganz anders…
10. Wir besorgen eine stärkere Peitsche.
09. Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten."
08. Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.
07. Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.
06. Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an.
05. Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist.
04. Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden.
03. Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden.
02. Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.
01. Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist.
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Agenda
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele (30 min.)
II. Praxis: Eigene Projektsituation definieren (10 min.)
III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer – eine Auswahl (70 min.)
IV. Ergebnis-Diskussion und Ausblick (10 min.)
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Projektmanagement … theoretisch ein weites Feld
• Beschrieben, broschiert, strukturiert, formalisiert vs. Praxisnähe / Umsetzbarkeit• Breitband-Standardsoftware und Branchenlösungen vs. Individuelle Probleme• Ist interdisziplinär: Wissensman., Qualitätsman., Unt.kultur, Führung, Controlling, …
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
Die Frage ist nicht, ob es idyllisch aussieht,
sondern, wie Sie trockenen Fußes
über das Wasser kommen!
Make or buy!
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I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
Was ist Projektmananagement?
Persönliche Situation (Eigene Projekte,
Fragestellungen,…)Methoden & Werkzeuge
Anwendung!
Wirklicher Nutzen
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Vom Wissen allein, bewegt sich kein Stein!
Informationen können stets nur eine Handlungsaufforderung sein.
Man lernt, um das Gelernte zu leben / anzuwenden.
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
61
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
62
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
63
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
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"Perfektion der Mittel und Konfusion der Ziele
kennzeichnen meiner Ansicht nach unsere Arbeit."Albert Einstein
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
Und ohne Ziel ist jeder Weg der falsche…
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Worüber wir hier sprechen…
Ein paar Definitionen
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
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Ein Projekt ist...
– einmalig (in der Gesamtheit seiner Bedingungen),– beschränkt hinsichtlich der Ressourcen,– zielorientiert,– gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt und– projektspezifisch organisiert.
DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.V. Project Management Body of Knowledge, amerikanisches Project
Management Institute
I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
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Projektmanagement
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III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
1. Wertschöpfungskette & Prozessmodell
2. Pareto-Prinzip
3. Eisenhower-Matrix
4. SWOT-Analyse
5. 15-Punkte-Plan
6. 360°-Feedback
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1. Wertschöpfungskette und Prozesslandkarte
Prozess X
Prozess Y
Prozess Z
Kern-
Kern-
Kern-
Unterstützungs-Prozess 2
Unterstützungs-Prozess 1
Unterstützungs-Prozess 4
Unterstützungs-Prozess 3
III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
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bYsonus – Hörproduktions-Studio
Hör-Produktion
Kunden-betreuung
Management(Auftrags-Koordination, strategische Entwicklung,
Qualitätssicherung, Sprecherakquise und -ausbildung, Wissensmanagement)
Verwaltung(Korrespondenz, GuV,
Verbrauchsmaterial, Dokumentation)
Technik(Studiotechnik, Software,
Sprecherprofile, Archivierung, Entwicklung)
Auftrags-Definition
Marketing (Online-Werbung, Mailings, Word to mouth, Newsletter, Showreel, inhaltliche Beiträge,
Guerilla-Marketing)
Konzeption & Planung
Pre-Production &
Abnahme
Produktion & Postprod.
Abnahme & Lieferung
Newsletter & RSS
Textlektorat / Redaktion
Sprecher-auswahl
Status-berichte
After-Sales-Betreuung
• Podcasts• e-learning• Hörbücher• Wirtschafts- literatur- abstracts• …
Verkauf v. Qualität
Empfehl. / mehr Aufträge
III. Projektmanagement-WerkzeugkofferBeispiel
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Projektmanagement
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III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
• Pareto: Italienischer Ökonom (1848-1923)• Entdeckte den statistischen Zusammenhang zwischen vielen großen und wenigen
kleinen statistischen Werten• Lässt sich in nahezu allen Lebenslagen anwenden• Unterstützt das persönliche Zeitmanagement und kann zu höherer Effizienz und
Kosteneinsparungen beitragen!
Projektbeispiel: “must have" vor "nice to have"
Eine Abwägung der "must have" und "nice to have" Funktionalitäten beeinflusst
entscheidend die Dimensionen Qualität, Zeit und Kosten.
Denn: 80% der Funktionalität erfordern nur 20% des Aufwandes!
Im Umkehrschluss erfordern die restlichen 20% Funktionalität 80% des Aufwandes!
2. Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel)
73
III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
74
• 20 % der eingesetzten Zeit bringt 80 % der Ergebnisse (Zeitmanagement)• 20 % Aufwand bringen 80 % Ergebnis, die restlichen 20 % des Ergebnisses brauchen aber 80 % des gesamten
Aufwandes. • In einem Unternehmen werden 80 % des Umsatzes mit 20 % der Kunden erzielt. • Werte im Lager eines Industrieunternehmens: Viele Schrauben etc., die nicht viel kosten, aber wenige sehr
teure Zukaufsartikel. • In einem durchschnittlichen Haushalt verursachen 20 % der Kostenpositionen 80 % der Kosten. • In einer Wohnung weisen 20 % des Teppichs 80 % der Gesamtabnutzung auf. • 80 % eines Textes werden mit 20 % der Wörter bestritten (z.B. der, die, das usw.).• Viele kleine Dörfer mit wenig Einwohnern, die Masse der Menschen wohnt aber in wenigen großen Städten. • 75 % des Welthandels finden unter 25 % der Menschen statt. • Ankunftszeiten und Paketgrößen in Netzwerken, insbesondere WWW, da hier Nutzerbedenkzeiten zu beachten sind.• Die Pareto-Verteilung wird in der Versicherungs- und Finanzmathematik zur Modellierung von extremen Ereignissen
(z.B. Großschäden, starke Kursveränderungen von Aktien) eingesetzt. • 80 % aller Supportanfragen im Internet beziehen sich immer wieder auf die gleichen 20 % (oder weniger) der
Problemstellungen.
III. Projektmanagement-WerkzeugkofferBeispiel
75
Projektmanagement
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III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
3. Die Eisenhower-Matrix (ABC-Regel)
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Delegation: An Interne oder Externe möglich (z. B. Forschungsaufträge, Beratungsleistungen, externes Feedback, PR, …)
III. Projektmanagement-WerkzeugkofferBeispiel
- Marktrecherche / Infor-mationsbeschaffung zu …- Verwaltung von …- …
- Qualitätsmanagement einführen- Kooperationen aufbauen- Produktentwicklung Z
- Marketingaktion Y- Kundenbetreuung X- Projekt A, B, C
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Projektmanagement
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III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
2+3. Eisenhower-Pareto
80
III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
4. Die SWOT-Analyse
Interne Einflüsse(aus dem Unternehmen)
Externe Einflüsse(von der Umwelt)
nützlich gefährlichFür Zielerreichung
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III. Projektmanagement-WerkzeugkofferBeispiel
82
III. Projektmanagement-WerkzeugkofferBeispiel
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Projektmanagement
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III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
Der 15 Punkte-Plan (Find your USP)
Ziel-Argumentation: “15 Gründe, warum ich bzw. mein Unternehmen [dort] sein sollte.”
Analyseinstrument zur Zielfindung und Priorisierung sowie zur Standortbestimmung
Beleuchtet (möglichst) alle Perspektiven auf ein Thema
Dient als Checkliste / Fahrplan in der Kommunikation mit den Betroffenen
Leitet über zu den notwendigen Schritten der Ziel-Realisierung (SOLL / IST-Vergleich)
Ermutigung dazu, Stellung zu beziehen und diese zu weiter zu entwickeln bzw. zu verteidigen
85
III. Projektmanagement-WerkzeugkofferBeispiel
Unser 15 Punkte-Plan “warum wir Marktführer sein sollten”
1. Unsere Dienstleistungen / Produkte sind qualitativ besser als die der
Konkurrenten
2. Wir sind wiederholt Wachstumssieger
3. Wir haben diverse Auszeichnungen und Preise erhalten
4. Unsere Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Wissensstand
5. Wir haben sehr geringe Kostenstrukturen / hervorragende Lieferanten
6. Wir haben Kooperationspartner auf höchster Ebene, die uns fördern
7. Wir sind etabliert und seit X Jahren am Markt vertreten
8. Wir treten als dynamisches, innovatives Unternehmen auf
9. –
10. –
…
86
III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
Der 15 Punkte-Plan (Find your USP)
• Es empfiehlt sich eine eigene kritische Stellungnahme sowie eine Gewichtung
der einzelnen Argumente vorzunehmen (aus 15 Punkten können gut und gern in
der finalen Verhandlung 5 geworden sein, die dafür aber unumstößlich sind).
• Bereits wenige Argumente können ausreichen, wenn sie stichhaltig sind.
• Die Vielfalt an Argumenten bringt Ihnen weitere Ideen und neue Perspektiven.
• Das Prinzip lässt sich auf alle persönlichen und beruflichen Ziele anwenden,
beispielsweise auch auf Gehaltsverhandlungen etc.
• Ein Mangel an ausreichenden stichhaltigen Argumenten kann genutzt werden,
um mögliche, notwendige oder erstrebenswerte Gründe anzuführen, auf die man
aktiv hinarbeitet!
• Nutzen Sie auch diese Liste für ein 360°-Feedback, um sie / sich zu
entwickeln!
87
Projektmanagement
88
III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
360°-Feedback
Als Person oder Unternehmen
Andere Sichtweisen sammeln (sachdienliche Hinweise zur Ergreifung der Wahrheit)
Partizipation & Wertschätzung
Meinungen statt Mutmaßungen
(Transaktions)kosten verringern
Zur Durchsetzung von Geschäftsentscheidungen
Zur Bewertung von Ideen und Konzepten
Zur Qualitätsverbesserung
Zur Verbesserung der Unternehmenskultur
89
III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
360°-Feedback
Was ist unseren Kunden wichtig? / Was können wir verbessern?
Herrscht eine transparente Kommunikationskultur? / Was sollte anders sein?
Wie wirkt das Unternehmen nach innen / außen?
Was können wir gut / woran müssen wir arbeiten?
Sollten wir die Kooperation mit X oder Y eingehen?
Investieren wir hier, dort, gar nicht oder stärken wir unseren “Burggraben”?
Was haben wir aus dem letzten (Kooperations)Projekt gelernt?
Wie kann die Unternehmensführung besser dem Unternehmen “dienen”? (Management als Dienstleistung und Unterstützungsprozess!)
Passen die Unternehmensziele zu den persönlichen Zielen der Beteiligten?
Was sind unsere Alleinstellungsmerkmale?
Beispiel
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III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
360°-Feedback – Umsetzung
Umfragen (online oder im Rahmen gewohnter Kontaktpflege in Kurzform)
Offenes Forum (transparente Diskussionsplattform für ALLE Anspruchsgruppen mit relevanten Themen und aktuellen Fragestellungen)
Auswertungsgespräch zum Abschluss eines Projektes (gegenseitiges Feedback inkl. Aufnahme in die Dokumentation / lessons learned)
Anonymes Forum als “Kummerkasten” für konstruktive Vorschläge vs. öffentliches Weblog (Frage der Unternehmenskultur)
Thematisierung in Gesprächsroutinen
! Wichtig: Feedback-Regeln beachten !
91
Vielen Dank!
Vielen Dank!
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