session 36 johanna karlsson

PENG – Prioritering Efter NyttoGrunder

Johanna Karlsson

E-post: johanna.karlsson@sweco.se

Telefon: 08-695 63 28

PENG-modellen• Nytto- och kostnadsvärderingsanalys

• PENG - 1995 - enkel metod saknades

0

20

40

60

80

Snittnytta av Vinstprojektet perår

PENG:s resultat

Genomsnittliga nyttan per år över nyttoperioden, mätt i SEK

0

20

40

60

80

Snittnytta av Vinstprojektet perår

PENG – en ROI-modell

I förhållande till andra ROI-modeller såsom exempelvis Gartners TVO-modell, EVA eller VM kräver PENG:

•Mindre tidsåtgång

Värderar även mjuka och svåra nyttor

Enkel

Lättkommunicerad

Trovärdig

Unikt med PENG-modellen:

Varför PENG-analysera?•Hur stor är/blir nyttan?•Vad består den av?•Vad är viktigt att genomföra?•Är ”vi” överens om vad som skapar nytta?•Kan nyttan ökas?•Hur ska vi säkerställa nyttan?•Hur stor är hela kostnaden för nyttan?

När PENG-analys?

•Helheten i verksamheten•Alla typer av investeringar

ITOrganisationsförändringarNysatsningar

•Bättre så tidigt som möjligt•När ”mjuka” nyttor finns•För bättre genomförande

Exempel PENG-analysobjekto Infrastruktur o Företagssammanslagningo Elektronisk handel o Front Office o Digital röntgen o Intranäto Verksamhetsutveckling o Elektroniska recepto Call Center o Data Warehouseo Datalager o Journalsystemo Brandvarnare o Kunddatabaso Vårdadministrativt system o Fastighetsdatasystemo Ärendehantering o Utveckling av fastighetskvartero Behörighetssystem o Riskanalyso Marknadssystem o Nyckelfri hemtjänsto Projektpärmsystem o Ekonomisystemo Kunskapsdatabas o Medborgarterminalero Affärssystem o ECDL-körkorteto CAD-system o Windows XPo Minskning av långtidssjuka o GISo Workflow-system o Operationsplaneringo Skadereglering o Yrkestrafiktillståndo Globalt nätverk o CRMo Övervakningssystem o Videokonferensutrustningo Basplattform o Organisationsförändringo Om- och tillbyggnad o Passersystem

Vi är många som använder PENG…Städer/Kommunero Asker kommune, Norgeo Borlänge kommuno Bromma, Hässelby,

Vällingby, Hägersten,Liljeholmen, Farsta stadsdelsförvaltningar

o Eslövs kommuno Eskilstuna kommuno Göteborgs stado Halmstads kommuno Hässelby stadsdelsförv.o Malmö stado Marks kommuno Nacka kommuno Skellefteå kommuno Sollentuna kommuno Stockholms stado Sundsvalls kommuno Södertälje kommuno Täby kommuno Uppsala kommuno Älvsbyns kommuno Östersunds kommun

Universitet/Högskoloro Handelshögskolan Stockholmo Högskolan i Gävleo Högskolan i Kalmaro Internat Handelshögskolan

i Jönköpingo Karlstads universiteto Kungl Tekniska Högskolan o Laurea univ. Finlando Luleå Tekniska universiteto Lunds universiteto Lärarhögskolano Mittuniversiteteto Sthlms universiteto Uppsala universiteto Örebro universitet

Landsting/Regionero Kalmar läns landstingo Landstinget Sörmlando Landstinget Västmanlando Landstinget Värmlando Västernorrl. läns landstingo Västra Götalandsregioneno Norrbottens läns landstingo Stockholms läns landstingo Uppsala läns landstingo Örebro läns landstingo Landstinget i Östergötland

Sjukhuso Akadem. sjukhuset Uppsalao Härnösands sjukhuso Karolinska sjukhuseto Sundsvalls sjukhuso Södersjukhuset Stockholmo Södra Älvsborgs sjukhuso Örnsköldsviks sjukhuso Östersunds sjukhuso Univ. sjukhuset Linköping

Vi är många som använder PENG…o Utrikesdepartementeto Verket för Högskoleserviceo Vägverket

Företago Alecta ABo Carelink ABo Cementao DeLavalo Devenator/AstraZenecao Ericsson ABo Swedbank o Handelsbankeno NCC ABo Oden entrepr. anläggn. ABo Sandvik ABo Scancem ABo Scaniao Skandia

o Skanovao Skanska Sverige ABo Skånemejerier ABo Sweco Sverige ABo TeliaSonera ABo Vattenfall ABo Praktikertjänst ABo Kvadrat AB

Övrigao Apoteket o AFAo Bankgirocentraleno Brandförsvaret,Stockholmo Folktandvården Skåneo Göteborgs hamno Posten Sverigeo Stockholm Vatteno Sveriges Radioo Systembolageto Trygg-Hansa

Myndighetero Arbetsförmedlingen (AMS)o Banverketo CSMo Försvarsmakteno Försvarets Materielverk (FMV)o Lantmäterieto Migrationsverketo PRVo PPMo Riksgäldskontoreto Försäkringskassano Regeringskanslieto Rikspolisstyrelseno Skatteverketo Statskontoreto Socialstyrelseno Tullverket

Beslut om PENG-analys, exempel

Stockholm Stad,Södertälje kommun,Vattenfall Utveckling,Verva, LandstingetVästmanland,Skatteverket,Skanska, NCC….

PENG-analysexempelSkånemejerier: En organisations-förändring rörande produktionen och logistiken undersöktes map lönsamheten Södertälje kommun:

Som ett led i e-Södertälje undersöktes lönsamheten att införa en Skol-IT- satsningInför införandet av ett webbaserat lönesystem för alla anställda i kommunenInför upphandling av ett kommunöver-gripande dokument- och ärendehanterings-system

PENG-analysexempel•Lantmäteriet, Stockholm Stad, Sollentuna kommun: Ny infrastruktur för geodata för landet respektive kommunen

•Hemtjänsten:Införande av handdatorer för personalenNyckelfri hemtjänst

PENG-analysexempel• Stockholm Stad:

Navigeringsstöd för synskadadeFörtroendemannaregister

• Brandnämnden: Beslut om fungerande brandvarnare i alla lägenheter i Stockholm?

PENG-analysexempel• Landstinget i Östergötland:

Ny-, om- och tillbyggnads- samt renoveringsprojektPassersystemRörpost

Hur genomförs PENG?Förberedelsemöte/samtal med

uppdragsgivaren

(3-) 4 halvdagar, helst under en kalendermånad

5-8 verksamhetskunniga personer ska delta

ArbetsgångFörberedelsefasen

1. Bestäm syftet2. Skapa insikt3. Bestäm och avgränsa objektet (Processer/System)4. Beskriv objektet

Genomförandefasen5. Identifiera Nyttoeffekter6. Strukturera Nyttoeffekter7. Värdera Nyttoeffekterna8. Beräkna kostnaderna för Nyttan

Kvalitetssäkringsfasen9. Kvalitetssäkra (Hinder)

10. Beräkna Nettonyttan/Fastställ hemtagningsansvar

Deltagare

•5-8 personer•Ska kunna verksamheten•Minst två i beslutsmässig ställning•Ska ha förmåga och ”våga” göra värderingar•IT ska vara representerad•Alla ska kunna avsätta erforderlig tid•Minst en bör vara konstruktivt ifrågasättande

R

ArbetsgångFörberedelsefasen

1. Bestäm syftet2. Skapa insikt3. Bestäm och avgränsa objektet (Processer/System)4. Beskriv objektet

Genomförandefasen5. Identifiera Nyttoeffekter6. Strukturera Nyttoeffekter7. Värdera Nyttoeffekterna8. Beräkna kostnaderna för Nyttan

Kvalitetssäkringsfasen9. Kvalitetssäkra (Hinder)

10. Beräkna Nettonyttan/Fastställ hemtagningsansvar

Källa: Marval Itil-IT Infrastructure library, OGC, Office of Government Commerce

Andel av Bidrag tillinvestering framgång

(nytta)

Människor 2% 20%Processer 2% 15%Organisation 2% 10%Kultur 1% 20%Ledarskap 1% 10%Info (data) 10% 15%Teknik 82% 10%

ArbetsgångFörberedelsefasen

1. Bestäm syftet2. Skapa insikt3. Bestäm och avgränsa objektet (Processer/System)4. Beskriv objektet

Genomförandefasen5. Identifiera Nyttoeffekter6. Strukturera Nyttoeffekter7. Värdera Nyttoeffekterna8. Beräkna kostnaderna för Nyttan

Kvalitetssäkringsfasen9. Kvalitetssäkra (Hinder)

10. Beräkna Nettonyttan/Fastställ hemtagningsansvar

Ordning och reda

Nyttostruktur: kommersiell verksamhet

Högre intäkter

Lägre kostnader

Högre lönsamhet

Nyttostruktur: offentlig verksamhet

Ökad intern nytta(kommun,myndighet,

sjukhus etc)

Ökad extern nytta(allmänhet, företag,

patienter, anhöriga etc)

Ökad samhällsnytta(demokrati, miljö,

skatter etc)

Ökad bruttonytta

ArbetsgångFörberedelsefasen

1. Bestäm syftet2. Skapa insikt3. Bestäm och avgränsa objektet (Processer/System)4. Beskriv objektet

Genomförandefasen5. Identifiera Nyttoeffekter6. Strukturera Nyttoeffekter7. Värdera Nyttoeffekterna8. Beräkna kostnaderna för Nyttan

Kvalitetssäkringsfasen9. Kvalitetssäkra (Hinder)

10. Beräkna Nettonyttan/Fastställ hemtagningsansvar

Allt värderas i pengar

Klassificering av Nyttoeffekter

Svårvärderad

Indirekt resultatpåverkande

Direkt resultatpåverkande

R

Nyttostapel15

3Svårvärderadnytta

7Indirekt Netto-resultat- nytta 12påverkandenyttaDirekt 5 3resultat-påverkande Kostnad förnytta nyttan

Nyttofaktor = Bruttonytta/Kostnad15/3 = 5

ArbetsgångFörberedelsefasen

1. Bestäm syftet2. Skapa insikt3. Bestäm och avgränsa objektet (Processer/System)4. Beskriv objektet

Genomförandefasen5. Identifiera Nyttoeffekter6. Strukturera Nyttoeffekter7. Värdera Nyttoeffekterna8. Beräkna kostnaderna för Nyttan

Kvalitetssäkringsfasen9. Kvalitetssäkra (Hinder)

10. Beräkna Nettonyttan/Fastställ hemtagningsansvar

Kostnader och hinder•Inga glädjekalkyler!•Hinder (mot nyttan) måste elimineras!

ArbetsgångFörberedelsefasen

1. Bestäm syftet2. Skapa insikt3. Bestäm och avgränsa objektet (Processer/System)4. Beskriv objektet

Genomförandefasen5. Identifiera Nyttoeffekter6. Strukturera Nyttoeffekter7. Värdera Nyttoeffekterna8. Beräkna kostnaderna för Nyttan

Kvalitetssäkringsfasen9. Kvalitetssäkra (Hinder)

10. Beräkna Nettonyttan/Fastställ hemtagningsansvar

Traditionell projektuppföljning

NyttoperiodHemtagningsuppföljning

Tidsaxel

Idé och förstudie

Utveckling Imple-mentering

Uppfölj-ning avprojekt-arbetet

Nytto-värderingmed PENG

Hemtagningsprojekt

(Uppföljning av att nyttan inkasseras)

Samband mellan traditionell projekt-uppföljning och hemtagningsprojekt

Resultat av en nyttovärderingSynliga resultat

Nyttostapel

Nyttostruktur

Dokumentation av värderingarna

Hindersanalysen

Hemtagnings-ansvar/projekt

Osynliga resultatFörstärker samsynen om vad som ökar nyttan

Förbättrar kommuni-kationen mellan verksamhet och IT

Hjälper deltagarna att förbättra verksamheten

Effekter av en PENG-analys

* Bättre beslutsunderlag* Strukturerade mål som ger måluppfyllelse

* Ett nytt synsätt med helhetssyn* Fokus på det viktigaste i verksamheten* Ledningsengagemang* Bättre kommunikation mellan V och IT* Brister i processkunskap visas

* Bättre kravspecifikation och genomförande

* Bättre underlag för uppföljning

FÖR-PENG

• 1-2 deltagare

• För kunden tar det en halvdag + lite förberedelser

FÖR-PENG:s resultat

1.Kör!2.Gör riktig PENG-analys!3.Undersök mer (process-

beskrivning eller förstudie)!4.Lägg på is!

Trender och framtid?

Trender och framtid

•Ökade krav på verksamhetskunnande• Ökat fokus på nyttan• Tekniken ska stödja verksamheten• Nyttan får ökad status

Trender och framtid?

•Fler organisationer anammar PENG•Fler organisationer kräver nyttoanalys före beslut om investering eller förändring•Fler politiker kräver nyttoanalys som delav beslutsunderlag

Trender och framtid?

Fler vill nyttovärdera pga önskan att:•öka nyttan

•få bättre genomförande•få hemtagningsverktyg

Trender och framtid?• PENG-analyserna tenderar att bli mer och mer komplexa

•ISO-certifiering, när?

STOPP?

Frågor?

E-post: johanna.karlsson@sweco.se

Telefon: 08-695 63 28