sharepoint taxonomy and metadata 11-19-09

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Describes taxonomy and metadata implementation in SharePoint 2007, including other findability topics such as search, navigation and 3rd party add-ons.

TRANSCRIPT

SharePoint 2007  Information Architecture 

Integrating taxonomy & metadata 

Jeff Carr, Stephanie Lemieux Earley & Associates 

Taxonomy Bootcamp November, 2009 

2

SharePoint is very easy to implement badly 

Typical SharePoint Projects 3

Biz Reqs  Implementtttttttttttttttttttttttttttttttttt 

Implement  Business Req’s  Implement 

Business Req’s  Implement 

Examples courtesy of Lulu Pachuau: http://www.slideshare.net/LuluP/information‐architecture‐and‐sharepoint 

Where is the information architecture?!

Requirements Research 

Use Cases & Personas 

Site Map & Navigation 

Wireframes 

Taxonomy 

Content Modeling/Metadata 

Prototyping/Testing 

The IA Process 

© Earley & Associates 2009

For SharePoint

Good IA needs a system that: 

  Supports control & standards   Has user friendly interfaces (esp. tagging)   Understands relationships 

 Hierarchy  Synonyms  Associations 

  Manages metadata & taxonomy values 

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© Earley & Associates 2009

Before we start… some basics 

Site Collections  Collection of sites Primary source of main navigation 

Sites Container for lists/libraries Primary source of “quick launch” navigation 

Lists Libraries 

List: Basic unit of storage, collection of items Library: advanced list 

6

Columns & content types 

Lists 

Content  Types 

Collection of columns Associated policies, workflow, templates 

Columns  Individual metadata item Can reference lists or other data sources 

7

8

Boundaries & Inheritance 

Content types inherit from parents 

Content types are specific to a site collection 

More about columns 

  Different kinds…   Date  Number  Free text  Controlled list  (a.k.a Lookup) 

 Etc. 

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You can also create custom column types 

© Earley & Associates 2009

Content display 10

© Earley & Associates 2009

Advanced search (OOTB) 11

Full text keywords 

Extended metadata properties 

© Earley & Associates 2009

Navigation 12

All navigation approaches are configurable (largely) Quick launch shows “current site” 

elements 

Top‐level navigation shows sub sites and peers 

© Earley & Associates 2009

Strengths 

  Easy to create new structures   Navigation is largely automatic   Easy to create metadata and connect to LOB systems 

  Many ways to consume content   Office integration 

 Document information panel  Property propagation 

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© Earley & Associates 2009

Weaknesses 

  Very physical architecture   Content types and columns scoped to site collections 

  No metadata/taxonomy management  No referential integrity 

  No hierarchical metadata …or any kind of relationships! 

  OOTB search reflects all limitations 

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Topics Architecture Accounting Construction Engineering Civil Mechanical Environment Finance

© Earley & Associates 2009

No hierarchy 

  Metadata can only be tagged and stored as flat controlled vocabulary – no hierarchy possible  

Regions 

•  Asia Pacific •  EMEA •  Latin America •  North America 

Countries 

•  Cambodia •  Canada •  Chad •  China •  Columbia •  Croatia 

Geographic regions 

•  Asia Pacific •  China •  Japan 

•  Europe •  France •  Switzerland 

Possible Possible Not Possible

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© Earley & Associates 2009

Native thesaurus 

  Expansions  (a.k.a synonyms)  E.g. HR = Human Resources = Employee Relations 

  Replacements  (a.k.a. use)  E.g. for NTK or W2K use Windows 2000 

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<XML ID="Microsoft Search Thesaurus"> <thesaurus xmlns="x-schema:tsSchema.xml"> <expansion> <sub>human resources</sub>

<sub>hr</sub> <sub>employee relations</sub>

</expansion> </thesaurus> </XML>

<XML ID="Microsoft Search Thesaurus"> <thesaurus xmlns="x-schema:tsSchema.xml">

<replacement> <pat>NT5</pat> <pat>W2K</pat> <sub>Windows 2000</sub> </replacement>

</thesaurus> </XML> No ability to store any other types of relationships (e.g. Associative) 

© Earley & Associates 2009

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Q: I have SharePoint, but I still want good findability. What are my options? 

a) Pray b) Ace OOTB IA features c) Customize d) Buy 3rd party add‐ons 

Improving navigation 

  List views   RSS feeds   Pre‐constructed searches that look like navigation   E.g. Content query web part with XSLT 

  Faceted navigation 

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© Earley & Associates 2009

Improving tagging 

  Automate some tagging  (workflow or event handler)  Location  User profile 

  Custom tagging interface   Cascading list add‐on   Taxonomy management tool connector   Auto‐tagging tools 

19

Here’s the thing about tools…!

What’s the difference between an add‐on, a connector and a full  3rd party tool? 

Connectors 

  Taxonomy management tool (or other) as source for metadata and search UI  Smartlogic (www.smartlogic.com)  Synaptica (www.synapticacentral.com/)  Wordmap (www.wordmap.com)  SchemaLogic (www.schemalogic.com)  MetaVis (www.metavistech.com) 

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© Earley & Associates 2009

The underlying issue 

You can’t change the basic data structure in SharePoint (i.e. no relationships) 

$      Add‐on – mimic hierarchy, enhance UI  $$ Connector – outsource structure 

                     Or 

$$$ 3rd party tool 

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© Earley & Associates 2009

Cascading list add‐on 23

http://sharepointsnippets.com/post/2009/01/Cascading-Dropdown---Configuration.aspx © Earley & Associates 2009

Tagging add‐on/tool 

   Add‐on         Taxo. Mgt. Tool 

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E.g. from Wordmap www.kwizcom.com

 Auto‐tagging 25

E.g. from SmartLogic © Earley & Associates 2009

Improving search 

  Managed properties/metadata mapping   Relevant content near the “top”   Authoritative pages/URL removal   Canned (“saved”) searches   Best bets   Faceted search add‐on or connector 

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© Earley & Associates 2009

Add‐on: Codeplex faceted search 

  Free, but leverages SharePoint structure, so limited to flat lists 

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Connector: SmartLogic e.g.  28

Refine / Suggest with preferred terms and relationships 

© Earley & Associates 2009

Connector: SchemaLogic e.g. 29

Model content types & metadata outside SharePoint 

How much do you need? 30

MOSS OOTB 

Advanced search, limited configuration Navigation based on site architecture 

Basic add‐on Better UI for search or tagging Basic faceted search (no/limited hierarchy) 

Connector Taxonomy‐driven faceted search BT/NT thesaurus Auto‐tagging 

External search tool Fully flexible UX Deep indexing Configurable search 

© Earley & Associates 2009

What to expect in 2010 

  Auto tagging   Hierarchical metadata   Centralized metadata store   Metadata‐based navigation   Social tagging standard for all content and sites   Search faceting and ranking manipulation 

(blog post on 2010 metadata management: 

http://www.earley.com/blog/metadata‐and‐taxonomy‐management‐sharepoint‐2010) 

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Conclusions 

  Don’t skip IA process just because it’s SharePoint   Master OOTB features first   Keep your eye on consistency across sites, site collections through governance 

  Select tools based on high‐value requirements 

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© Earley & Associates 2009

Resources 

  Free four part series on improving search and IA  www.earley.com/webinars/jumpstarts/sharepoint‐search‐and‐information‐architecture 

  Codeplex: www.codeplex.com   WSS Demo (Metadata and Content Types) 

www.wssdemo.com/Pages/metadata.aspx   Shawn Shell: CMS Watch SharePoint Analyst & 

Consultant (also co‐author of this session)   www.consejoinc.com (blog: http://blog.consejoinc.com/)   www.cmswatch.com/SharePoint/Report/ 

© Earley & Associates 2009

Tool list 

 Smartlogic (www.smartlogic.com) ‐ taxo  Synaptica (www.synapticacentral.com/) ‐ taxo  Wordmap (www.wordmap.com) ‐ taxo  SchemaLogic (www.schemalogic.com) ‐ taxo  MetaVis (www.metavistech.com)   Ontolica (www.ontolica.com) ‐ search  Concept Searching (www.conceptsearching.com)  Cogniva (www.cogniva.ca) ‐ tagging  SharePart XXL (www.sharepartxxl.com) ‐ tagging  Kwizcom (www.kwizcom.com) ‐ tagging 

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© Earley & Associates 2009

SHAREPOINT INFORMATION ARCHITECTURE 

Taxonomy Bootcamp 2009

Stephanie Lemieux (stephanie@earley.com) Jeff Carr (jeff@earley.com) Earley & Associates www.earley.com

Photo credits: http://www.flickr.com/photos/urbancityarch/3921454758/

© 2009

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