sistem perakaunan berkomputer standad kerajaan … artikel/ak0503-semak bil invois dengan... ·...

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 1/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 1

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untuk proses semakan bil/invois bagi pesanan tempatan nota minta, pesanan tempatan manual, inden kerja dan waran perjalanan udara awam bagi jenis bayaran bukan pukal auto dan bukan pukal manual bagi membolehkan baucar bayaran disediakan.

2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 5 (Bil Invois dengan Pesanan Tempatan).

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 2/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 2

2.2 Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 3/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 3

2.3 Klik butang dan medan Jab, PTJ dan tahun akan dipaparkan secara auto. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

2.4 Carian bil/invois dengan pesanan tempatan nota minta yang lebih spesifik boleh dibuat melalui status dokumen (belum disemak), tarikh, nombor dokumen atau tahun.

2.5 Medan Jab dan PTJ akan dipaparkan secara auto mengikut id pengguna di

Modul Sekuriti.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 4/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 4

2.6 Medan tahun akan memaparkan tahun semasa tetapi masih boleh diedit .

2.7 Klik butang dan pilih rekod yang dipaparkan untuk proses semakan dengan klik butang atau klik dua kali pada rekod berkenaan.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 5/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 5

2.8 Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 6/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 6

2.9 Pegawai penyemak perlu klik butang untuk menyemak bagi memastikan amaun invois adalah sama dengan amaun di charge line.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 7/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 7

2.10 Sekiranya terdapat edit yang perlu dilakukan pada charge line hanya Edit

Osol sahaja yang dibenarkan. Laporan harian dan skrin seperti paparan dibawah dapat dilihat sebelum proses edit osol. (Bagi kes Osol di Pesanan Tempatan salah caj dengan syarat belum semak di skrin ini.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 8/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 8

2.11 Klik pada Butang Edit Osol dan mesej berikut dipaparkan – ‘Adakah Anda

Pasti Untuk Edit Kod OSOL?’. Sekiranya ‘Ya’, klik ‘Ya’.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 9/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 9

2.12 Paparan akan terus ke medan Kod Barang dimana Kod OSOL yang baru dengan CTL+L pada medan tersebut dan buat pilihan OSOL yang baru dan klik Simpan. Skrin yang dipaparkan seperti di bawah.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 10/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 10

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 11/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 11

2.13 Buat Pertanyaan pada medan Belum Semak dan buat pilihan seperti paparan dibawah.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 12/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 12

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 13/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 13

2.13 Klik butang Info. Butang info ini telah ditambah dalam penambahbaikan baru bagi menyemak dokumen sokongan dan terdapat tambahan senarai di bil. 30 untuk lain-lain dokumen (kegunaan kolum ini sekiranya ada tambahan dokumen sokongan yang tiada dalam info maka tandakan di kotak ‘lain-lain dokumen’ dan isikan dokumen tersebut di ruangan kosong yang disediakan). Butang cetak ditambah bagi kegunaan pengguna sekiranya diperlukan untuk dikemukakan bersama semasa menyediakan baucer bayaran. Klik butang Keluar dan paparan skrin seperti dibawah. .

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 14/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 14

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 15/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 15

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 16/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 16

2.14 Sekiranya pegawai penyemak berpuas hati butiran bil/invois dengan

pesanan tempatan nota minta adalah betul klik butang untuk proses kelulusan seterusnya seperti paparan dibawah.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 17/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 17

2.1.5 Kemudian satu mesej seperti dibawah akan terpapar bagi mengabung

pembayaran tersebut dengan syarat pembekal adalah pembekal yang sama bagi tujuan penyediaan baucar bayaran. Pilih ’Ya’ sekiranya pembayaran ingin digabungkan dan ’Tidak’ untuk sebaliknya.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 18/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 18

2.16 Mesej terpapar setelah semak tamat seperti di skrin bawah.

2.17 Proses Semak tamat. Di skrin di butang 5 dan butang 8 untuk Daftar

Bayaran tanpa PT hanya proses penyediaan dan semakan sahaja manakala proses lulus pada skrin terdahulu tidak terpakai bagi penambahbaikan baru.

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

RUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 19/19

KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 19

2.18 Selepas disimpan Laporan Harian Buku Vot menunjukkan edit osol telah

mengemakini peruntukan yang terlibat seperti paparan dibawah.

2.19 Langkah yang sama perlu diulangi untuk menyemak bil/invois bagi pesanan tempatan manual, inden kerja dan waran perjalanan udara awam bagi jenis bayaran bukan pukal auto dan bukan pukal manual.