sobre auditoria controlo
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SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA
AUDITORIA INTERNA
CAMPUS UNIVERSITÁRIO REITOR JOÃO DAVID FERREIRA LIMA - TRINDADE
CEP: 88040-900 - FLORIANÓPOLIS - SC
TELEFONE (048) 3721-9791 – SITE: www.AUDIN.ufsc.br
E-mail: AUDIN@contato.ufsc.br
___RAINT 2013___
Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna da
Universidade Federal de Santa Catarina
Exercício 2013
Florianópolis, 31 de janeiro de 2014
1
___RAINT 2013___
Equipe da Auditoria Interna – UFSC
Aldo Felipe da Mata – Contador
Ivan Almeida de Azevedo – Contador
João Batista da Silva – Assistente em Administração
Juliana Pires Schulz – Contadora
Caio Humberto Marenda – Assistente em Administração (até 12/2013)
Fernanda Carvalho Rigol – Assistente em Administração (Até 11/2013)
Gabriela Almeida Marcon – Auditora (Até 09/2013)
Patrícia Ferreira Liberato – Técnica em Contabilidade (Até 12/2013)
2
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................................... 4
2 ESTRUTURA E COMPOSIÇÃO DA AUDITORIA INTERNA DA UFSC ............................ 4
3 DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA REALIZADAS ............................ 6
3.1 Atividades de acompanhamento ............................................................................................ 6
3.2 Parecer da Auditoria Interna sobre a Prestação de Contas da UFSC do exercício de 2012 .. 6
3.3. Ordem de Serviço nº 003/2012 - Auditoria em processos de dispensa e inexigibilidade
de licitação e adesão à ata de registro de preços de outros órgãos ......................................... 7
3.4 Ordem de Serviço nº 008/2012 - Auditoria em processos de licitações, dispensas e
contratos do Restaurante Universitário e da Editora da UFSC .............................................. 9
3.5 Ordem de Serviço nº. 001/2013 – Análise da regularidade dos procedimentos adotados
para a elaboração do inventário anual da UFSC .................................................................. 10
3.6 Ordem de Serviço nº. 002/2013 - Análise da regularidade dos processos de concessões,
permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC ........................................... 11
3.7 Ordem de Serviço nº. 003/2013 - Análise da regularidade dos processos de baixa ou
alienação de bens móveis (operações de transferência do direito de propriedade do
material, mediante venda, permuta ou doação) .................................................................... 13
3.8 Ordem de Serviço nº. 004/2013 - Gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade
da UFSC classificados como “Bens de Uso Especial” de propriedade da União ou
locados de terceiros .............................................................................................................. 14
3.9 Ordem de Serviço nº. 005/2012 – Análise dos instrumentos de transferência de recursos
para as fundações de apoio ................................................................................................... 16
3.10 Ordem de Serviço nº. 006/2012 – Análise nos processos licitatórios, dispensas e
inexigibilidades de licitação ................................................................................................. 16
4 REGISTRO QUANTO À IMPLEMENTAÇÃO OU CUMPRIMENTO, AO LONGO DO
EXERCÍCIO, DE RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES EFETUADAS PELOS
ÓRGÃOS DE CONTROLE INTERNO E EXTERNO E PELO CONSELHO DE
CURADORES DA UFSC ........................................................................................................ 16
4.1 Recomendações oriundas da Controladoria Geral da União (CGU) ................................... 16
4.2 Determinações oriundas do Tribunal de Contas da União (TCU) ....................................... 20
4.3 Demandas oriundas de outros órgãos ................................................................................... 24
4.4 Recomendações formuladas pela Auditoria Interna ............................................................ 26
4.5 Decisões e Recomendações do Conselho de Curadores .................................................... 102
3
4.6 Ações relativas a demandas recebidas pela ouvidoria ....................................................... 103
4.7 Ações relativas a denúncias recebidas diretamente pela entidade ..................................... 104
4.8 Obrigações legais da entidade em relação às entidades de previdência privada ................ 104
5 RELATO GERENCIAL SOBRE A GESTÃO, COM BASE NOS TRABALHOS
REALIZADOS ....................................................................................................................... 104
5.1 Processos de dispensa e inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de preços
de outros órgãos ................................................................................................................. 105
5.2 Processos de licitações, dispensas e contratos do Restaurante Universitário e da Editora
da UFSC ............................................................................................................................. 106
5.3 Inventário anual da UFSC .................................................................................................. 111
5.4 Processos de concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC 112
5.5 Processos de baixa ou alienação de bens ........................................................................... 114
5.6 Patrimônio imobiliário de responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de Uso
Especial” de propriedade da União ou locados de terceiros .............................................. 115
5.7 Instrumentos de transferência de recursos para as fundações de apoio ............................. 116
5.8 Processos licitatórios, dispensas e inexigibilidades de licitação ........................................ 116
6 FATOS RELEVANTES DE NATUREZA ADMINISTRATIVA OU ORGANIZACIONAL116
7 DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E CAPACITAÇÃO ........................................ 117
7.1 Informações sobre as ações de capacitação realizadas ...................................................... 117
7.2 Ações de fortalecimento da unidade de auditoria interna .................................................. 120
8 CONCLUSÃO ........................................................................................................................ 120
4
1 INTRODUÇÃO
O Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT) foi elaborado
segundo as normas estabelecidas pela Controladoria Geral da União, previstas nas Instruções
Normativas nº 7, de 29 de dezembro de 2006, e nº 1, de 3 de janeiro de 2007, com suas
posteriores alterações, e contempla as atividades desenvolvidas pela Auditoria Interna da
Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) no exercício de 2013.
Ao longo do exercício de 2013, a Auditoria Interna pautou sua atuação nas
ações previstas no Plano Anual de Atividades de Atividades de Auditoria Interna – PAINT 2013,
tanto nos trabalhos de auditoria realizados como no acompanhamento da implementação das
recomendações da CGU e das determinações do TCU.
Porém, não foi possível executar a totalidade das ações previstas para o
exercício, devido a fatores que influenciaram no andamento dos trabalhos, como a necessidade
de encerramento de trabalhos de auditoria que ficaram pendentes no ano anterior, a realização de
atividades de auditoria solicitadas pela administração central, a análise de processos onde a
administração central identificou indícios de irregularidades e a redução significativa no quadro
de profissionais da AUDIN.
Nos tópicos seguintes, este relatório apresentará a estrutura organizacional e a
composição da Auditoria Interna da UFSC, a descrição das ações de auditoria interna realizadas,
o registro quanto à implementação ou cumprimento de recomendações ou determinações
efetuadas pela CGU e pelo TCU, o relato gerencial sobre a gestão das áreas auditadas, os fatos
relevantes de natureza administrativa ou organizacional com impacto sobre a auditoria interna e
o desenvolvimento institucional e capacitação da auditoria interna, conforme preconiza os
normativos inicialmente citados.
2 ESTRUTURA E COMPOSIÇÃO DA AUDITORIA INTERNA DA UFSC
A unidade de Auditoria Interna da Universidade Federal de Santa Catarina foi
criada pela Resolução do Conselho Universitário n° 04/CUn/2012, de 31 de janeiro de 2002 e
está formalmente subordinada à Reitoria e Vice Reitoria da UFSC, conforme dispõe o artigo 5°
do Regimento da Reitoria da Universidade Federal de Santa Catarina, aprovado pela Resolução
Normativa n.º 28/CUn, 27 de novembro de 2012:
5
Art. 5º A Administração Central, formada pelos Órgãos Executivos Centrais,
compreende a seguinte estrutura organizacional básica:
I – Reitoria e Vice-Reitoria:
a) Gabinete da Reitoria;
b) Auditoria Interna;
c) Secretaria dos Órgãos Deliberativos Centrais;
d) Ouvidoria;
e) Serviço de Informação ao Cidadão;
f) Agência de Comunicação;
g) Assessoria de Imprensa;
h) TV UFSC;
(...)
A estrutura organizacional da Auditoria Interna é composta pelo Auditor Chefe
da unidade (Código de Função CD-4) e por uma Coordenação de Controle e Acompanhamento
(Código de Função FG-1), e todos os servidores da Unidade são subordinados ao Auditor Chefe.
Ao final do exercício de 2013, a equipe da Auditoria Interna estava formada
por quatro profissionais, incluindo o auditor chefe, todos com lotação no Gabinete da Reitoria e
com localização funcional na Auditoria Interna, conforme demonstrado a seguir:
Atividade Principal: Gestão da unidade de auditoria interna:
Servidor: Aldo Felipe da Mata; Cargo: Contador; Função: Auditor Chefe da Auditoria Interna.
Atividade Principal: Monitoramento da implementação das recomendações ou determinações
do Tribunal de Contas da União, da Controladoria Geral da União e das auditorias realizadas
pela Auditoria Interna:
Servidor: João Batista da Silva; Cargo: Assistente em Administração; Função: Coordenador de
Controle e Acompanhamento.
Servidor: Caio Humberto Marenda; Cargo: Assistente em Administração (exoneração em
dezembro de 2013).
Atividade Principal: Execução ou apoio administrativo na execução de ações de auditoria nas
diversas áreas da instituição, previstas no PAINT ou demandadas pela gestão ou pelos órgãos
dos sistemas de controle interno e externo:
Servidora: Gabriela Almeida Marcon; Cargo: Auditora (exoneração em setembro de 2013).
Servidora: Fernanda Carvalho Rigol; Cargo: Assistente em Administração (remoção em outubro
de 2013).
Servidor: Ivan Almeida de Azevedo; Cargo: Contador.
Servidora: Juliana Pires Schulz; Cargo: Contadora.
Servidora: Patrícia Ferreira Liberato; Cargo: Técnica em Contabilidade (remoção em dezembro
6
de 2013).
3 DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA REALIZADAS
No exercício de 2013, além das atividades administrativas próprias da gestão
da unidade de Auditoria Interna, como a elaboração do PAINT do exercício seguinte, do RAINT
do exercício anterior, de reuniões administrativas necessárias à organização da unidade e de
assessoramento aos gestores em assuntos relacionados à área de auditoria, a Auditoria Interna da
UFSC realizou as seguintes ações:
3.1 Atividades de acompanhamento
Os profissionais da Auditoria Interna efetuaram o monitoramento, junto às
unidades acadêmicas e administrativas da UFSC, do atendimento das diligências e da
implementação das recomendações e determinações do Tribunal de Contas da União, da
Controladoria Geral da União e das auditorias realizadas pela própria equipe da Auditoria
Interna.
O Objetivo principal de tal ação é garantir que as unidades respondam as
diligências e atendam as solicitações de auditoria nos prazos determinados, e procedam a
atualização das providências tomadas para sanar as impropriedades ou irregularidades apontadas
tanto pelos órgãos do sistema de controle interno e externo como pela Auditoria Interna.
3.2 Parecer da Auditoria Interna sobre a Prestação de Contas da UFSC do exercício de
2012
A Auditoria Interna emitiu o Parecer nº. 001/2013/AUDIN, referente à
Prestação de Contas Anual da Universidade Federal de Santa Catarina do exercício de 2012,
conforme determinado pela legislação.
O parecer, apensado ao processo nº. 23080.009002/2013-40, abordou os
aspectos relacionados na legislação e concluiu que a prestação de contas anual da Universidade
Federal de Santa Catarina, referente ao exercício de 2012, observadas as ressalvas apontadas no
parecer, estava em condições de ser submetida à apreciação do Conselho de Curadores e do
Conselho Universitário da UFSC, para posteriormente ser enviada ao órgão do sistema de
controle interno do poder executivo federal para análise e ao Tribunal de Contas da União para
julgamento.
7
3.3. Ordem de Serviço nº 003/2012 - Auditoria em processos de dispensa e
inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de preços de outros órgãos
(iniciada em 2012 e encerrada em 2013)
Relatório de Auditoria nº. 003/2012
Área auditada: Gestão de Suprimento de Bens e Serviços
Unidades Auditadas: Universidade Federal de Santa Catarina e Hospital Universitário
Escopo:
Os trabalhos de auditoria foram realizados tomando por base a análise de processos de aquisição
de bens e serviços por dispensa de licitação (artigo 24, incisos I, II e XXI da Lei nº 8.666/93),
inexigibilidade de licitação (artigo 25 da Lei nº 8.666/93) e adesão à ata de registro de preços de
outros órgãos (carona) compreendidos no período de janeiro a junho de 2012.
O escopo dos trabalhos foi desenvolvido da seguinte maneira:
1°) Levantamento dos recursos despendidos com a realização de aquisições (material de
consumo e permanente) e prestação de serviços, via dispensa e inexigibilidade de licitação,
constantes do Sistema de Execução Orçamentária e Financeira – SARF;
2°) Requerimento de relação de adesões a atas de registro de preços de outros órgãos realizadas
pela UFSC e pelo HU. A relação de adesão à ata de registro de preços de outros órgãos ficou
adstrita àquelas informadas pelos Setores de Compras da UFSC e do HU.
3°) Análise em relação à formalidade de processos de dispensa e inexigibilidade selecionados
por amostragem da UFSC e do HU.
4°) Além da análise dos processos físicos, foram consultados os processos constantes do sistema
SPA (processo digital).
Os processos de dispensa (art. 24, incisos I, II e XXI) e inexigibilidade de licitação (art. 25)
foram selecionados por amostragem não estatística.
No que tange as dispensas de licitações para obras e serviços de engenharia (art. 24, inciso I, da
Lei nº 8.666/93), tendo em vista o volume de recursos despendidos (R$ 35.445,44), foi
selecionado apenas 1 processo para análise, levando em consideração o critério da materialidade.
Quanto ao HU, não houve gasto neste período com base no inciso referenciado.
Em relação ao art. 24, inciso II, devido o grande volume de recursos despendidos com dispensa
de licitação, realizou-se a estratificação dos valores compreendidos no intervalo de R$ 500,00 a
R$ 1.000,00 e igual ou acima de R$ 7.000,00. Dessa estratificação aplicou-se o percentual de
10%, o que resultou em 21 processos para a UFSC (R$ 128.798,60) e 6 processos para o HU (R$
30.031,40), os quais foram escolhidos pelos critérios de repetição de fornecedores, de natureza
8
de despesa e de unidades administrativas/acadêmicas.
Quanto ao inciso XXI do art. 24 do mesmo diploma legal, a seleção da amostra levou em
consideração a materialidade, perfazendo um total de 3 processos no montante de R$ 136.471,05
para UFSC. Quanto ao HU, não houve gasto no período com base no inciso referenciado.
Em relação aos processos de adesão a atas de registro de preços de outros órgãos, tendo em vista
que o quantitativo informado de adesões da UFSC foram de 53 aquisições, englobando material
de consumo e permanente, optou-se por analisar 5 processos escolhidos de forma aleatória. Em
relação ao HU, foram encaminhados um total de 4 processos, que foram analisados em sua
totalidade.
Os quadros a seguir demonstram os quantitativos e valores de processos de dispensa e
inexigibilidade de licitação no período de análise (1º semestre de 2012) e a amostra selecionada
para a UFSC e para o HU.
e amostra dos processos de dispensa e inexigibilidade na UFSC: Quantitativo e valor da
população
Descrição Itens Valor R$ %
Processos de dispensa (art. 24, inciso I) 3 35.445,44 100
Amostra selecionada 1 14.960,00 42,21
Processos de dispensa (art. 24, inciso II) 743 1.521.012,50 100
Amostra selecionada 21 128.798,60 8,47
Processos de dispensa (art. 24, inciso XXI) 31 297.105,16 100
Amostra selecionada 3 136.471,05 45,93
Processos de inexigibilidade (art. 25) 51 15.226.411,21 100
Amostra selecionada 5 790.797,40 5,19
Quantitativo e valor da população e amostra dos processos de dispensa e inexigibilidade no HU:
Descrição Itens Valor R$ %
Processos de dispensa (art. 24, inciso I) - - -
Amostra selecionada - - -
Processos de dispensa (art. 24, inciso II) 251 468.242,21 100
Amostra selecionada 6 30.031,40 6,41
Processos de dispensa (art. 24, inciso XXI) - - -
Amostra selecionada - - -
Processos de inexigibilidade (art. 25) 9 422.165,63 100
Amostra selecionada 1 22.060,00 5,23
Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram iniciados em 21/09/2012 e concluídos em
19/04/2013.
9
Equipe Técnica:
Juliana Pires Schulz – Contadora
Patrícia Ferreira Liberato - Técnica em Contabilidade
3.4 Ordem de Serviço nº 008/2012 - Auditoria em processos de licitações, dispensas e
contratos do Restaurante Universitário e da Editora da UFSC
(iniciada em 2012 e encerrada em 2013)
Relatório de Auditoria nº. 008/2012
Área auditada: Gestão de Suprimento de Bens e Serviços
Unidades Auditadas: Restaurante Universitário e Editora da UFSC
Escopo:
Esta ação de auditoria não constou do PAINT 2012. Foi solicitada pelo Gabinete da Reitoria
através do Memorando nº 43/2012/GR, datado de 7 de dezembro de 2012, visando ao
aprimoramento dos controles da gestão no Restaurante Universitário (RU) e na Editora da UFSC
(EDUFSC).
O Memorando nº 43/2012 /GR/UFSC apresentou a demanda quanto ao aprimoramento do
controle da gestão nos processos de licitações, dispensas e contratos do RU e da Editora da
UFSC referentes ao exercício de 2012.
O escopo, estruturado em procedimentos com enfoque técnico e sistemático, foi executado por
meio de acompanhamento de processos, avaliação do desempenho e proposição de ações
corretivas.
Os trabalhos foram realizados em observância às diretrizes e normas estabelecidas pelo Sistema
de Controle Interno do Poder Executivo Federal, constantes da Instrução Normativa n. 01/2001
da Secretaria Federal de Controle Interno, bem como a legislação pertinente à matéria auditada,
especialmente, as Leis 10.520/02; 8.666/93; 8958/94; 12.527/11; 9.784/99; 101/2000; Decreto n.
5.450/2005.
Os exames foram executados por amostragem não estatística, alicerçada no julgamento dos
auditores, com base em critérios de relevância, materialidade e incidência, em razão das diversas
modalidades de contratação e os diversos contratos existentes. Foram selecionados elementos da
população típicos e representativos do conjunto, a fim de propiciar informação precisa, passível
de generalização.
Os gastos diretos da Universidade Federal de Santa Catarina com material de consumo, de
acordo com dados extraídos do Portal da Transparência do Governo Federal, somam R$
9.162.352,52 (nove milhões cento e sessenta e dois mil trezentos e cinquenta e dois reais e
10
cinquenta e dois centavos).
No tocante ao Restaurante Universitário – RU (UGR 153429) foi selecionada uma amostra, a
partir da relação de empenhos da unidade gestora responsável – UGR referente ao ano de 2012.
No que concerne à Editora UFSC, o núcleo desta ação de auditoria é o contrato n. 55/2011,
celebrado diretamente, em março de 2011, com a Fundação de Amparo à Pesquisa e Extensão
Universitária (FAPEU), processo autuado sob o n. 23080.0032455/2009-93, com o propósito de
execução do projeto/convênio n. 029/2011, o qual envolve a publicação, divulgação e
comercialização de livros da Editora UFSC.
De acordo com dados extraídos do Portal da Transparência do Governo Federal, a União
transferiu à Fundação de Amparo à Pesquisa e Extensão Universitária – FAPEU, durante o
exercício de 2012, divididos entre investimentos e despesas correntes, o montante de R$
70.995.771,19 (setenta milhões novecentos e noventa e cinco mil setecentos e setenta e um reais
e dezenove centavos).
Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram iniciados em 12/12/2012 e concluídos em
07/03/2013.
Equipe Técnica:
Gabriela Almeida Marcon - Auditora
Ivan Almeida de Azevedo – Contador
Fernanda Carvalho Rigol – Assistente em Administração
3.5 Ordem de Serviço nº. 001/2013 – Análise da regularidade dos procedimentos
adotados para a elaboração do inventário anual da UFSC
Relatório de Auditoria nº. 001/2013
Área auditada: Gestão Patrimonial
Unidades Auditadas: Pró-Reitoria de Infraestrutura – PROINFRA e Departamento de Gestão
Patrimonial – DGP
Escopo:
Exame documental e dos procedimentos adotados para a elaboração do inventário físico e
financeiro anual da Instituição referente ao exercício de 2012, tendo por objetivo avaliar e emitir
opinião sobre a regularidade dos procedimentos adotados para a elaboração do inventário anual
da UFSC.
A Auditoria fundamentou-se nas determinações da legislação pertinente ao inventário, em
especial ao que preconiza a Lei nº 4.320/64, a Portaria STN nº 664, de 30 de novembro de 2010,
11
a Resolução SFC nº 1129/2008, a Instrução Normativa/SEDAP n° 205/1988, a Portaria
Normativa n° 007/GR/2007 e o Acórdão do TCU nº 2.589/2012 – Plenário (item 9.4).
Em 10/04/2013 a equipe de auditoria reuniu-se com o Diretor do Departamento de Gestão
Patrimonial (DGP) a fim de verificar quais os trabalhos realizados para a elaboração do
inventário físico e financeiro dos bens móveis referente ao período em exame.
Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram desenvolvidos no período de 08 a 17 de abril de
2013.
Equipe Técnica:
Juliana Pires Schulz – Contadora
Patrícia Ferreira Liberato - Técnica em Contabilidade
3.6 Ordem de Serviço nº. 002/2013 - Análise da regularidade dos processos de
concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC
Relatório de Auditoria nº. 002/2013
Área auditada: Gestão de Suprimento de Bens e Serviços
Unidades Auditadas: Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN), Pró-Reitoria de
Administração (PROAD) e Secretaria de Cultura (SECULT)
Escopo:
Os exames foram realizados por amostragem, considerando materialidade, relevância, grau de
risco e outros fatores detectados pelos técnicos. O critério utilizado para seleção da amostra, por
julgamento, foi aleatório simples, de modo que todos os elementos da população tiveram a
mesma chance de serem escolhidos. Observou-se, contudo, as atividades mais comumente
exercidas pelos cessionários, considerando-se o elevado número de lanchonetes e serviços de
reprografia dispersos pelo campus.
O escopo desta auditoria está centrado, sobretudo, na verificação de regularidade do
procedimento licitatório ou de dispensa/inexigibilidade; de pagamentos efetuados à UFSC; bem
como na análise de regularidade da formalização dos contratos de concessão de espaço público,
cláusulas contratuais – se contêm, por exemplo, as cláusulas obrigatórias conforme legislação
pertinente.
Ademais, foram abrangidos, ainda, os procedimentos de autorização de uso de espaço físico, a
fim de verificar se a prática institucional obedece a Resolução Normativa n° 04/CC/2010,
Resolução nº 095/CC/1997, Resolução Normativa n°. 05/CC/2010 e Portaria n° 26/GR/2009,
que tratam da matéria.
12
À guisa de ilustração da relevância deste trabalho, pesquisando no Portal Transparência do
Governo Federal, constatou-se que as receitas patrimoniais correntes da UFSC no exercício de
2012 atingiram o montante de R$ 2.935.688,35 (dois milhões novecentos e trinta e cinco mil
seiscentos e oitenta e oito reais e trinta e cinco centavos), dos quais R$ 1.699.895,94 (um milhão
seiscentos e noventa e nove mil oitocentos e noventa e cinco reais e noventa e quatro centavos)
referem-se à cessão onerosa de uso de bens imóveis (“aluguéis”).
As receitas oriundas de aluguéis são registradas no SIAFI na conta contábil n. 413110000, as
taxas de ocupação são registradas na conta contábil n. 413153000. Os códigos SIAFI das receitas
de aluguéis e taxas de ocupação são, respectivamente, 28802 e 28804. Na rubrica de taxas de
ocupação foram arrecadados no exercício de 2012, conforme dados extraídos do SIAFI, R$
157.381,03 (cento e cinquenta e sete mil trezentos e oitenta e um reais e três centavos).
Consoante a Resolução n. 04/CC/2010, artigo 6º, o recolhimento de valores relativos às
autorizações para uso de espaços físicos deve ser efetuado, mediante Guia de Recolhimento da
União, natureza da receita 13153000 – Taxa de Ocupação de Outros Imóveis, do Plano de
Contas da União.
O artigo 22 da Lei Federal 9.636/98, regulamentado pelo artigo 14 do Decreto 3.725/2001,
possibilita que o poder público autorize, pela permissão de uso, a utilização de áreas de domínio
da União, a título precário, para a realização de eventos de curta duração, de natureza recreativa,
esportiva, cultural, religiosa ou educacional. A Lei 6.120/74, que é específica em relação às
instituições federais de ensino, determina, em seu artigo 5º que em nenhuma hipótese será
permitida a doação ou cessão gratuita, a qualquer título, de bens imóveis no âmbito destas
instituições. E o artigo 1º, III, do Decreto n. 99.509/90 estabelece vedação, aos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, bem assim às
empresas públicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas, direta ou
indiretamente, pela União, à realização em favor de clubes ou outras sociedades civis, de caráter
social ou esportivo, inclusive os que congreguem os respectivos servidores ou empregados e seus
familiares de cessão, a título gratuito, de bens móveis e imóveis.
Foram selecionados na amostra contratos de concessão de uso de espaço físico e contratos de
autorização e cessão temporária para uso de espaço físico. Foi verificado, também, se há
documentação formal para cessão de espaço físico para uso por feiras de produtos artesanais,
antiguidades e produtos orgânicos, bem como de pontos de água por lavadores de veículos no
interior da UFSC.
A auditoria observou, sobretudo, as Leis n. 4.320/64, 8.666/93, 9.636/99 e 6.120/74; Lei
Complementar n. 101/00; Decretos n. 3.725/01, n. 99.509/90; Portaria Normativa n.
13
03/GR/2011; Resolução Normativa n. 04/CC/2010; Resolução n. 095/CC/1997; Resolução
Normativa n. 05/CC/2010; e Portaria n. 26/GR/2009, que tratam da matéria.
Foram utilizados os sistemas Comprasnet, SIASG, SIAFI do Governo Federal, e, MATL e SARF
da UFSC.
Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram desenvolvidos no período de 05/04/2013 a
23/05/2013.
Equipe Técnica:
Ivan Almeida de Azevedo – Contador
Gabriela Almeida Marcon – Auditora
Fernanda Carvalho Rigol – Assistente em Administração
3.7 Ordem de Serviço nº. 003/2013 - Análise da regularidade dos processos de baixa ou
alienação de bens móveis (operações de transferência do direito de propriedade do
material, mediante venda, permuta ou doação)
Relatório de Auditoria nº. 003/2013
Área auditada: Gestão Patrimonial
Unidades Auditadas: UFSC e HU
Escopo:
Realização de auditoria referente à baixa de bens móveis pela Instituição, tomando por base os
exercícios de 2012 e 2013.
Os trabalhos de auditoria tiveram como objetivos específicos: avaliar e emitir opinião sobre os
controles internos relativos ao Departamento de Gestão Patrimonial – DGP e especificamente,
sobre o tema da auditoria que são os processos de doação de bens móveis de forma amostral.
A avaliação dos controles internos ficou adstrita ao ambiente interno e as atividades de controle.
A Auditoria fundamentou-se nas determinações da legislação pertinente ao tema: Lei n°
8.666/93, Decreto n° 99.658/90, Instrução Normativa da Secretaria da Administração Pública
(SEDAP) n° 205/88, Instrução Normativa SEDAP n° 143/83, Portaria n° 007/GR/2007, além de
consulta às normas e aos manuais internos de outras Instituições Federais de Ensino.
Em 14/05/2013 a equipe de auditoria reuniu-se com o Diretor do DGP a fim de aplicar
questionário constante da Solicitação de Auditoria n° 032013-01. A resposta formal da
solicitação foi encaminhada em momento posterior, sendo seu conteúdo descrito neste relatório.
Em relação a amostra, foram consultados em 13/05/2013, no Sistema de Informações
Patrimoniais - SIP, os termos de baixa/doação de material permanente do período de 01/07/2012
à 31/12/2012, que resultou em 149 processos de baixa/doação com valor total de R$
14
4.948.719,14. O critério de seleção foi de 10% (15 termos) escolhidos por amostragem
probabilística sistemática, resultando em 9 processos para análise.
Ainda, foi consultada no SIAFI a conta 5.2.3.1.2.01.04, referentes às doações efetuadas no
primeiro semestre de 2013, o que resultou num montante de R$ 231.971,15. Deste montante,
foram selecionados 3 processos, levando em consideração o critério de materialidade.
Para análise dos processos foram considerados o trâmite processual, a legalidade do ato e a
motivação da baixa/doação patrimonial.
Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram desenvolvidos no período de 07/06/2013 a
10/09/2013.
Equipe Técnica:
Juliana Pires Schulz – Contadora
Patrícia Ferreira Liberato – Técnica em Contabilidade
Caio Humberto Marenda – Assistente em Administração
3.8 Ordem de Serviço nº. 004/2013 - Gestão do patrimônio imobiliário de
responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de Uso Especial” de propriedade da
União ou locados de terceiros
Relatório de Auditoria nº. 004/2013
Área auditada: Gestão Patrimonial
Unidades Auditadas: Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN) e Pró-Reitoria
de Administração (PROAD)
Escopo:
Os trabalhos foram realizados por meio de testes, análises e consolidação de informações
coletadas, em observância às diretrizes e normas estabelecidas pelo Sistema de Controle Interno
do Poder Executivo Federal.
O escopo esteve centrado na avaliação objetiva da gestão do patrimônio imobiliário de
responsabilidade desta Universidade Federal (26246) classificados como “Bens de Uso Especial”
de propriedade da União ou locados de terceiros. Os exames contemplaram as seguintes questões
de auditoria:
- suficiência da estrutura de pessoal da unidade para bem gerir os bens imóveis sob sua
responsabilidade, da União, próprios ou locado de terceiros;
- existência de estrutura tecnológica para realizar a gestão do patrimônio imobiliário;
- correção e completude dos registros dos imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de
Uso Especial da União – SPIUnet;
15
- análise comparativa dos gastos realizados com a manutenção dos imóveis próprios e da União e
com os gastos para a manutenção de imóveis locados de terceiros;
- regularidade dos processos de locação de imóveis de terceiros, principalmente em relação à
adequação dos preços contratuais dos aluguéis aos valores de mercado;
- indenização, pelos locadores, das benfeitorias úteis e necessárias realizadas no exercício pelos
entes públicos locatários nos termos do art. 35 da Lei n. 8.245/91;
- existência de segregação contábil para distinção dos registros relativos às despesas com locação
de imóveis para uso de servidores; locação de imóveis para uso do órgão, unidade ou
subunidade; manutenção dos imóveis próprios e da União; manutenção dos imóveis locados de
terceiros privados ou de outras esferas públicas; manutenção dos imóveis locados de outros
órgãos e entidades da Administração.
Os exames foram realizados considerando a materialidade, relevância e grau de risco detectado
pelos técnicos. Partiu-se da verificação de que os valores dos bens imóveis sofreram importantes
variações no período compreendido entre dezembro de 2004 a maio de 2013. Elaboraram-se os
trabalhos a partir da estratificação da conta “bens imóveis” em dois grupos: grupo de bens
imóveis com registro imobiliário patrimonial (RIP), para o qual se verificou 100% dos bens, e
grupo de bens imóveis sem registros imobiliários patrimoniais.
O grupo de bens sem registro imobiliários patrimoniais é representado pelas contas contábeis:
“Edifícios”, “Estudos e Projetos”, “Obras em Andamento”, “Instalações” e “Bens Imóveis a
Classificar”. Utilizou-se como critério para os exames o julgamento das ocorrências mais
significativas no período.
Na direção de aprofundar os trabalhos, oportunizaram-se os exames de todos os contratos
vigentes no exercício em curso de imóveis locados de terceiros a conta contábil “Locação de
Imóveis”.
Os trabalhos desta auditoria observaram, sobretudo, as Leis n. 4.320/64, 6.015/73, 6.120/74,
9.636/98; artigos 98 a 103 do Código Civil de 2002 (Lei 10.406/02); Lei n.8.245/91; Lei
Complementar n. 101/00 (LRF); Decreto-Lei n. 9.760/46; Decreto-Lei n. 2.398/87; Decreto n.
99.672/90; Portaria STN n. 833, de 16 de dezembro de 2011; Portaria-Conjunta n. 1.110, de 19
de novembro de 1991; Portaria SPU n. 206, de 08 de dezembro de 2000; Portaria SPU n.
241/2009; Manual do SPIUnet; Manual do SIAFI.
Os sistemas utilizados para coleta de dados institucionais foram ADRH/UFSC; SARF/UFSC;
SIAFI Gerencial; SIAFI Operacional e SPIUnet.
Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram desenvolvidos no período de 29/05/2013 a
31/07/2013
16
Equipe Técnica:
Ivan Almeida de Azevedo - Contador
Gabriela Almeida Marcon – Auditora
Fernanda Carvalho Rigol – Assistente em Administração
3.9 Ordem de Serviço nº. 005/2012 – Análise dos instrumentos de transferência de
recursos para as fundações de apoio
(Trabalho de auditoria em andamento ao final do exercício de 201, com encerramento previsto
para fevereiro de 2014).
3.10 Ordem de Serviço nº. 006/2012 – Análise nos processos licitatórios, dispensas e
inexigibilidades de licitação
(Trabalho de auditoria em andamento ao final do exercício de 2013, com encerramento previsto
para fevereiro de 2014).
4 REGISTRO QUANTO À IMPLEMENTAÇÃO OU CUMPRIMENTO, AO
LONGO DO EXERCÍCIO, DE RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES
EFETUADAS PELOS ÓRGÃOS DE CONTROLE INTERNO E EXTERNO E PELO
CONSELHO DE CURADORES DA UFSC
4.1 Recomendações oriundas da Controladoria Geral da União (CGU)
No mês de agosto de 2013, a Controladoria-Regional da União no Estado de
Santa Catarina (CGU-R/SC) enviou para a UFSC a Nota Técnica 27009 com o registro das
pendências dos Relatórios de Auditoria Anual de Contas nos
224886, 243915, 243975,
201108926, 201108948, 201203109 e 201203151, referentes às contas dos exercícios de 2008 a
2011. Foi solicitado que os respectivos Planos de Providências fossem preenchidos, onde
deveriam ser informadas as providências adotadas pela UFSC para atendimento das
recomendações apontadas nos relatórios. No final do mês de setembro de 2013 foi enviado à
CGU, por meio do Ofício nº 964/2013/GR, os Planos de Providências devidamente preenchidos.
Em 18/12/2013, por meio da Nota Técnica 36663, a CGU-R/SC apresentou
uma nova atualização do Plano de Providências, com 118 recomendações ainda pendentes de
17
atendimento na sua plenitude pelos diversos setores da UFSC. A CGU-R/SC não definiu prazo
para resposta às recomendações pendentes, mas solicitou esforço para o atendimento destas
recomendações, dado o lapso de tempo já transcorrido desde a emissão da maioria delas. Em
19/12/2013, por meio de mensagem eletrônica, a AUDIN enviou cópia da Nota Técnica 36663 a
todos os gestores envolvidos, para conhecimento e encaminhamentos que julgassem necessários.
Além dos acompanhamentos dos Planos de Providências dos Relatórios de
Auditoria Anual de Contas, em 2013 a CGU-R/SC realizou outros trabalhos de auditoria,
específicas em algumas áreas, cujos detalhamentos são apresentados a seguir:
a) Ordem de Serviço 201315211 – Auditoria no Termo de Cooperação nº 16912 – FEPESE.
O Ofício nº 29.333/2013/CGU-R/SC de 25/9/2013, foi enviado à UFSC,
informando sobre o início dos trabalhos. 3 (três) Solicitações de Auditoria foram emitidas. As
respostas foram formalizadas com a emissão do Ofício nº 996/2013/GR, de 07/10/2013, não
restando pendências. Não houve encaminhamento de relatório à UFSC.
b) Ordem de Serviço 201313794 – Trilhas de Auditoria de Pessoal e Atividades e
Atividades Remuneradas - DE.
Em 2013 foram apresentadas as SAs 201313794, 01, 02 e 04 na área de
Pessoal. As respostas foram encaminhadas à CGU/R-SC por meio dos ofícios nº 841, 1031 e
1266/2013/GR, não restando pendências. Não houve encaminhamento de relatório à UFSC.
c) Ordem de Serviço 201313803 – Auditoria no Pregão Eletrônico nº 70/2012 – Próteses
Auditivas.
A CGU apresentou à UFSC as SAs 201313794/01 a 201313794/07,
posteriormente renumeradas para 201313803/01 a 201313803/07, todas de responsabilidade do
Hospital Universitário. As manifestações do HU foram repassadas à CGU via Ofícios emitidos
pelo GR, nos
893, 997, 1119, 1154, 1195 e 1212/2013, não restando pendências. Não houve
encaminhamento de relatório à UFSC.
d) Ordem de Serviço 201216752 – Auditoria envolvendo a fiscalização e acompanhamento
do Contrato nº 262/2011 (gestão ambiental das obras de duplicação da BR-386/RS) a cargo
do fiscal designado pela UFSC.
Em 25/02/2013 a CGU apresentou à UFSC a SA 201216752/04, cuja resposta
foi enviada por meio do Ofício 142/2013/GR, de 08/03/2013, não restando pendências. Não
houve encaminhamento de relatório à UFSC.
18
e) Ordem de Serviço 201216752 – Auditoria Limite Constitucional Remuneratório.
A CGU apresentou à UFSC a SA 201216752/05, cuja resposta foi enviada à
CGU por meio do Ofício nº 325/2013/GR, de 03/06/2013.
O Relatório Preliminar de Auditoria 201216752 foi encaminhado à UFSC junto
com o Ofício nº 18371/2013/CGU-R/SC de 21/06/2013. Foi encaminhado Ofício nº
689/2013/GR de 02/08/2013, com a manifestação da UFSC ao relatório preliminar.
O Relatório Definitivo de Auditoria 201216752 foi encaminhado à UFSC junto
com o Ofício nº 29532/2013/CGU-R/SC de 27/09/2013. Foi encaminhado Ofício nº
1100/2013/GR de 30/10/2013, com a manifestação da UFSC ao relatório definitivo.
Não há pendências, aguardando manifestação da CGU sobre a resposta da
UFSC.
f) Ordem de Serviço 201216989 – Auditoria no Termo de Cooperação Mútua nº 373/2010
(Processo nº 50600.015398/2009-34).
Por meio do Ofício nº 38927/2013/CGU-R/SC, de dezembro de 2013, a CGU-
R/SC comunicou à UFSC o início dos trabalhos de Auditoria do Termo de Cooperação Mútua nº
373/2010 (DNIT x UFSC). Em 2013 foi emitida a SA 201316989/04, devidamente respondida
por meio do Ofício nº 001/2014/DFO-PROPLAN, de 02/01/2014, não restando pendências.
g) Ordem de Serviço 201115131 – Contratação de Obras e Serviços de Engenharia de
Pequena Monta.
Em 02/07/2013 a CGU-R/SC enviou à UFSC o Ofício nº 19594/2013/CGU-
R/SC, junto com o Relatório Preliminar de Auditoria, cuja resposta foi encaminhada em
12/08/2013 por meio do Ofício nº 705/2013/GR, no qual a manifestação foi no sentido de que a
UFSC aguardará a emissão do relatório definitivo por parte da CGU-R/SC para aprofundar a
análise dos fatos levantados e tomar as providências que atendam às recomendações propostas
pelos auditores, quando pertinentes.
O Relatório Definitivo ainda não foi encaminhado à UFSC.
h) Ordens de Serviço 227792/227676 – Demanda de Ofício 4800/2013/CGU-R/SC de
20/02/2013 - Solicita informações sobre providências adotadas para recomendações dos
Relatórios 227792 e 227676, e respectivas notas de auditoria.
As informações sobre providências adotadas pela UFSC foram encaminhadas à
CGU-R/SC por meio do Ofício 150/2013/GR, de 13/03/2013, complementadas por meio do
19
Ofício nº 209/2013/GR, de 08/04/2013 não restando pendências.
i) Ordens de Serviço 201316284 (UFSC) e 201316271 (HU) – Auditoria de
Acompanhamento da Gestão.
O Ofício nº 31.890/CGU-R/SC, de 17/10/2013, que informa sobre o início dos
trabalhos de Auditoria de Acompanhamento na UFSC foi recebido no GR em 25/10/2013.
Durante os trabalhos de campo, a CGU-R/SC emitiu 19 Solicitações de
Auditoria, 14 direcionadas à UFSC e 5 ao HU.
Todas as respostas enviadas aos auditores, das mais variadas formas, foram
formalizadas pela AUDIN junto à CGU por meio do Ofício nº 016/AUDIN2013 de 28/11/2013,
não restando pendências.
j) Ordens de Serviço 201115148 e 20115315 – auditoria de acompanhamento da gestão na
área de pessoal relativa ao exercício 2011 - controle de frequência e gestão do plantão
hospitalar.
O Ofício nº 21548/2013/CGU-R/SC de 19/07/2013, recebido na UFSC em
23/07/2013, comunica a retomada dos exames de auditoria referentes às Ordens de Serviço
201115148 e 201115315 de que trata o Ofício nº 27.461/2011/CGU-R/SC.
Foram emitidas as seguintes Solicitações de Auditoria:
- 201115315/02 - respondida por meio do Ofício nº 734/2013/GR de 15/08/2013;
- 201115148/03 - respondida por meio do Ofício nº 798/2013/GR de 22/08/2013.
- 201115148/04 - respondida por meio do Ofício nº 942/2013/GR de 24/09/2013, e resposta
complementada pelo Ofício nº 1215/2013/GR de 02/12/2013;
- 201115315/03 - respondida por meio do Ofício nº 936/2013/GR de 23/09/2013;
O Relatório Preliminar de Auditoria de Acompanhamento de Gestão, referente
à Ordem de Serviço 201115315 foi encaminhado à UFSC em 07/10/2013, acompanhado do
Ofício nº 30530/2013/CGU-R/SC. A manifestação da UFSC sobre o conteúdo do Relatório
Preliminar foi encaminhada à CGU-R/SC via Ofício nº 1035/2013/GR de 17/10/2013. Não há
pendências.
k) Ordem de Serviço 201315735 – Auditoria de Avaliação do PAINT 2014
A CGU emitiu uma Nota de Auditoria de nº 201315735/01, de 20/12/2013, por
meio do qual foi constatado que o PAINT 2014 teve aderência parcial aos normativos que
norteiam a sua elaboração, ensejando ajustes.
Após análise da versão final do PAINT 2014, a CGU encaminhou à UFSC o
20
Ofício nº 293/2014/CGU-R/SC-PR, de 07/01/2014, informando que foi efetuada a verificação da
versão final do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT para o exercício de
2014, e considerou que a versão modificada atende às normas e orientações pertinentes e está em
condições de ser submetida à aprovação e posterior encaminhamento, conforme estabelecido nos
artigos 6º e 7º, respectivamente, da referida IN CGU 07/2006.
l) Ordem de Serviço 201215672 – Estrutura e Atuação da Auditoria Interna
A CGU emitiu duas Solicitações de Auditoria, sob nos
201215672/01 e
201215672/02, sendo respondidas por meio dos Ofícios nos
1249/2013/GR e 1261/2013/GR.
4.2 Determinações oriundas do Tribunal de Contas da União (TCU)
Neste item estão relacionadas as informações sobre o tratamento dado aos
relatórios, acórdãos e demais diligências, que foram levados ao conhecimento da Auditoria
Interna. Os acompanhamentos foram realizados em contatos permanentes com os gestores, por
meio presencial, telefonemas, mensagens eletrônicas e expedientes da AUDIN.
Os problemas encontrados dizem respeito aos casos em que as diligências
(principalmente na área de pessoal) deixam de chegar ao conhecimento da Auditoria Interna,
tampouco as informações sobre o cumprimento destas, dificultando o acompanhamento pelos
técnicos da AUDIN. Em alguns casos, a AUDIN é cientificada sobre as diligências após os
prazos estarem se esgotando, ou por meio de reiterações por parte do TCU.
Deste modo, a AUDIN vem reiterando aos gestores que busquem soluções para
o problema, criando rotinas e controles internos administrativos que facilitem o
acompanhamento, por parte da Auditoria Interna e da própria unidade, das diligências do TCU,
principalmente as diligências dirigidas diretamente aos gestores sem passar pelo Gabinete da
Reitoria.
A seguir elencamos as diligências do TCU à UFSC, e as providências adotadas
pela UFSC para atendê-las.
a) Acórdãos sobre apreciação de atos de concessão de aposentadorias e pensões:
Os Acórdãos da área de pessoal, em sua maioria, estão sendo
encaminhados pela SEFIP diretamente ao DAP/SEGESP, e as respostas são encaminhadas à
SEFIP pelo próprio DAP, com posterior comunicação à AUDIN sobre os expedientes emitidos
para resposta às Determinações dos Acórdãos do TCU.
No Relatório de Gestão 2013 constam as manifestações do gestor de
21
pessoal sobre os encaminhamentos dados a cada Acórdão.
Segue a relação de Acórdãos recebidos em 2013, que foram encaminhados
pelo DAP/SEGESP à AUDIN para ciência e registro.
236/2013 - 2ªc Aposentadoria
590/2013 - 2ªc Pensão
761/2013 - 1ªc Aposentadoria
762/2013 - 2ªc Aposentadoria
767/2013 - 2ªc Aposentadoria
772/2013 - 1ªc Aposentadoria
971/2013 - 2ªc Aposentadoria
993/2013 - 2ªc Pensão
1058/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame
1139/2013 - 2ªc Aposentadoria
1140/2013 - 2ªC Aposentadoria
1143/2013 - 2ªC Aposentadoria
1144/2013 - 2ªC Aposentadoria
1146/2013 - 2ªC Aposentadoria
1150/2013 - 2ªC Pensão
1205/2013 - 2ªc Aposentadoria - Embargos de Declaração Ac. 7588/2012-2ªc
1295/2013 - 1ªc Aposentadoria - Acompanhamento das determinações exaradas no
Ac. 882/2006-TCU/1ªc.
1726/2013 - 2ªc Aposentadoria
1728/2013 - 2ªc Aposentadoria
1804/2013 - 2ªc Aposentadoria
2487/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 2900/2011-2ªc
2496/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 221/2012-2ªc
2499/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 8686/2011-2ªc
2556/2013 - 2ªc Aposentadoria
2558/2013 - 2ªc Aposentadoria
2588/2013 - 1ªc Aposentadoria
2616/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 217/2012-2ªc
2618/2013 - 2ªc Pensão Civil
2619/2013 - 2ªc Pensão Civil - Pedido de Reexame - Ac. 9222/2012-2ªc
2870/2013 - 1ªc Aposentadoria
2968/2013 - 2ªc Aposentadoria
22
2995/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 5800/2011-2ªc
2996/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 11888/2011-2ªc
2998/2013 - 2.ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 11893/2011-2ªc
2999/2013 - 2.ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 11960/2011-2ªc
3006/2013 - 2.ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 11189/2011-2ªc
3322/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Acórdão 210/2012-2ªc
3337/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Acórdão 950/2012-2ªc
3499/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Acórdão 3.191/2012-2ªc
3651/2013 - 2ªc Aposentadoria
4157/2013 - 1ªc Monitoramento (em aposentadoria)
4612/2013 - 1ªc Aposentadoria
b) Acórdão nº 1097/2013 - Plenário - Apreciação de Relatório de Auditoria (avaliação dos
controles internos na área de licitações e contratos do HU)
O referido acórdão foi enviado à UFSC para conhecimento, por meio do Ofício
nº 0258/2013-TCU/SECEX-SC, de 10/05/2013. As recomendações, direcionadas ao Hospital
Universitário Polydoro Ernani de São Thiago, estão registradas nos itens 9.1.1 a 9.1.14.
As providências tomadas constam do Relatório de Gestão da UFSC do ano de 2013.
c) Acórdão nº 2900/2012 - Plenário - Apreciação de Relatório de Auditoria (com vistas a
avaliar a legalidade da acumulação de cargos públicos ocupados por servidores públicos
federais vinculados à UFSC.
No Ofício 0822/2012-TCU/SECEX-SC, de 01/11/2012 foi determinado à
UFSC a adoção, no prazo de 90 dias, das medidas previstas nos itens 9.2.1, 9.2.2, 9.2.3 e 9.2.4,
bem como a observância das recomendações dos itens 9.3.1 e 9.3.2.
Mediante o encaminhamento ao TCU do Ofício nº 108/2013/GR, de
20/02/2013, a UFSC solicitou prorrogação de prazo para resposta à diligência do Ofício
0822/2012-TCU/SECEX-SC.
O pedido de prorrogação foi apreciado pelo TCU no Acórdão 469/2013-TCU-
Plenário e concedido prazo adicional de 90 dias.
Em 04/07/2013 o TCU emitiu o Ofício nº 0421/2013-TCU/SECEX-SC,
reiterando os termos do item 9.2 do Acórdão nº 2900/2012-TCU-Plenário. Junto com essa
diligência, foram apresentadas informações complementares.
A manifestação da UFSC deu-se por meio do Ofício nº 692/2013/GR, de
07/08/2013, cujas informações foram prestadas pela comissão designada pela Portaria nº
23
2031/2012/GR.
Por meio do Ofício nº 0682/2013-TCU/SECEX, de 21/10/2013, o TCU solicita
informações sobre as conclusões e providências adotadas para implementação das
recomendações contidas nos itens 9.2 e 9.3 do Acórdão nº 2900-TCU-Plenário. A resposta da
UFSC foi encaminhada pelo Ofício nº 1205/2013/GR de 28/11/2013.
Não restam pendências.
d) Acórdão nº 2.731/2008-TCU-Plenário – monitoramento e avaliação do impacto da
modificação da legislação de referência (Lei 8.958/1994, alterada pela Lei 12.349/2010, e o
Decreto 7.423/2010) no relacionamento entre as IFES e as fundações de apoio.
Foi encaminhado à UFSC o Ofício nº 0368/2013-TCU/SecexEduc, de
22/07/2013, comunicando sobre o início dos trabalhos de fiscalização, na modalidade
monitoramento, em instituições federais de ensino superior (Ifes) e suas respectivas fundações de
apoio. Foi solicitada a disponibilização de informações e documentos, que foram diretamente
repassados aos auditores do TCU.
Em 20/08/2013 foi emitido o Ofício de Requisição 02-394/2013, solicitando
informações e documentos. Os documentos e informações foram disponibilizados por meio do
Ofício nº 0799/2013/GR, de 23/08/2013.
Em 050/9/2013 a Secretaria de Aperfeiçoamento Institucional da UFSC
encaminhou mensagem eletrônica ao auditor responsável pelos trabalhos, disponibilizando a
documentação solicitada no Ofício nº 0368/2013-TCU/SecexEduc.
Não há pendências.
e) Acórdão nº 2589/2012-Plenário – apreciação do processo de prestação de contas –
exercício de 2010 – da UFSC
Por meio do Ofício nº 753/2012-TCU/SECEX-SC a UFSC tomou ciência do
Acórdão nº 2589/2012-TCU-Plenário, que determinou à UFSC (item 9.4) que no prazo de 180
dias apresentasse ao TCU os inventários atualizados dos bens móveis e imóveis.
Junto com essa diligência do TCU, deu entrada na UFSC o Ofício nº
236/2012/AECI/GM-MEC, de 19/10/2012, do Assessor Especial de Controle Interno do
Ministério da Educação, para conhecimento e adoção das providências cabíveis sobre a
diligência do TCU.
A UFSC encaminhou à SECEX-TCU o Ofício nº 220/2013/GR de 16/04/2013,
com informações sobre as providências adotadas pela UFSC e solicitando prorrogação de prazo
por mais 45 dias para elaboração do inventário objeto da determinação do item 9.4 do Acórdão
24
nº 2589/2012-TCU-Plenário.
Em 03/06/2013/2013 a UFSC encaminhou o Ofício nº 326/2013/GR à SECEX-
TCU, apresentando um plano de execução das atividades de inventário da UFSC referente ao
exercício de 2012 e cronograma de prazos.
Por fim, o TCU prolatou o Acórdão nº 2.365/2013-TCU-Plenário, fixando a
data de 31/05/2014 para que a UFSC cumpra a determinação contida no item 9.4 do Acórdão nº
2589/2012-Plenário. O Acórdão foi encaminhado à UFSC por meio do Ofício nº 0604/2013-
TCU/SECEX-SC, de 06/09/2013.
f) Ofício de Requisição 1-538/2013-TCU/Secex-SC – Levantamento na área da Assistência
Hospitalar
O referido expediente, datado de 15/08/2013 foi respondido por meio do Ofício
nº 257/DG/HU/2013, de 02/09/2013, não restando pendências.
g) Questionário Perfil de Governança de Pessoal 2013 – solicitação de preenchimento.
Demanda à UFSC por meio do Aviso nº 549-GP/TCU, de 05/04/2013. O
formulário foi preenchido online e encaminhado por meio do Ofício nº 341/2013/GR, de
05/06/2013.
h) Questionário Perfil de Governança das Aquisições – Ciclo 2013 - solicitação de
preenchimento.
Demanda à UFSC por meio do Ofício nº 2592/2013-TCU/Selog, de
13/11/2013. Em 02/12/2013 a AUDIN encaminhou Memorando nº 111/AUDIN/UFSC/2013 à
PROAD para preenchimento do questionário.
4.3 Demandas oriundas de outros órgãos
As demandas recebidas em 2013, oriundas de outros órgãos foram as seguintes:
a) Mensagem eletrônica da Corregedoria-Setorial do Ministério da Educação, datada de
04/04/2013 – assunto: Solicita informações sobre providências adotadas para
recomendações dos Relatórios 227792 e 227676 da Controladoria Regional da União no
Estado de Santa Catarina.
O Corregedor-Setorial do Ministério da Educação solicitou que a UFSC
informasse quais as providências adotadas pela UFSC para dar cumprimento às recomendações
25
constantes dos Relatórios de Auditoria 227676 e 227792. A UFSC se manifestou nos Ofícios
205/2013/GR e 212/2013/GR, DE 05/04 e 09/04/2013, respectivamente, não havendo
pendências.
b) Ofício nº 8011/2013-GABPR3-DCE – Demanda do Ministério Público Federal -
Procuradoria da República em Santa Catarina - assunto: Inquérito Civil nº
1.33.000.000050/2008-56 - Solicita informações sobre providências adotadas para
recomendações dos Relatórios 227792 e 227676 da Controladoria Regional da União no
Estado de Santa Catarina.
Foi autuado o Processo nº 23080.068149/2013-71, encaminhado à AUDIN
para levantamento prévio sobre as providências adotadas pelos gestores com relação às
recomendações dos relatórios das Ordens de Serviço 227792 e 227676 e respectivas Notas de
Auditorias, oriundas da CGU-R/SC.
A AUDIN efetuou o levantamento e encaminhou ao Chefe de Gabinete da
Reitoria para que este desse os devidos encaminhamentos às outras unidades administrativas
envolvidas, visando possíveis atualizações das informações, para posterior encaminhamento da
resposta ao MPF.
c) Ofício nº 590/2013 – CGLNES/GAB/SESu/MEC-mrc – Processo 00190.007423/2013-93 –
Acompanhamento de 5 (cinco) processos administrativos disciplinares em curso na UFSC.
Em 02/07/2013 a AUDIN recebeu mensagem eletrônica do Gabinete da
Reitoria, com os seguintes anexos: a) Ofício nº 590/2013 – CGLNES/GAB/SESu/MEC-mrc de
10/06/2013; b) Ofício nº 16139/2013/CSMEC/CORAS/CRG/CGU-R, de 31/05/2013; e c) Ofício
nº 16291/2013/CSMEC/CORAS/CRG/CGU-PR, de 31/05/2013.
Os documentos trataram de pedido de esclarecimentos à UFSC a respeito dos
processos administrativos disciplinares autuados sob nos
23080.012448/2013-51,
23080.012451/2013-75, 23080.012446/2013-62, 23080.053801/2011-91 e 23080.012447/2013-
15.
A AUDIN apresentou as informações ao Gabinete da Reitoria em 02/07/2013,
resultado de monitoramento da AUDIN efetuado em junho/2013 junto à SEAI e Procuradoria. A
AUDIN indicou que estas informações fossem repassadas ao Secretário de Educação Superior,
c/c ao Corregedor-Setorial do Ministério da Educação.
A AUDIN sugeriu que as informações fossem atualizadas antes do
encaminhamento da resposta, e que o Gabinete da Reitoria procedesse a anexação das Portarias
de instauração de Sindicância nº 591, 702, 729, 948, 949, 950 e 951/2013/GR.
26
A AUDIN lembrou ao GR sobre a necessidade de cadastramento de alguns
processos junto ao Sistema CGU/PAD, conforme solicitação do item 6 do Ofício nº
16291/2013/CSMEC/CORAS/CRG/CGU-PR.
4.4 Recomendações formuladas pela Auditoria Interna
A partir das ações de auditoria desenvolvidas pelos técnicos da AUDIN em
2013, foram formuladas recomendações que visam o aprimoramento da gestão, a partir das
irregularidades encontradas nos exames de auditoria.
Os relatórios com o resultado de cada auditoria, juntamente com os planos de
providências, foram enviados aos setores responsáveis, para manifestação e implementação das
recomendações. A partir de então, os acompanhamentos foram realizados por meio de contato
permanente com os gestores, por meio presencial, telefonemas, mensagens eletrônicas e
expedientes da AUDIN.
Porém, alguns Planos de Providências não foram preenchidos e devolvidos à
AUDIN. Outros foram apresentados fora dos prazos estabelecidos. Estes atrasos prejudicaram o
acompanhamento e análise da Auditoria Interna sobre as providências adotadas ou a serem
adotadas pelos gestores.
Detalha-se a seguir as constatações e as recomendações formuladas pela
AUDIN, com a manifestação dos gestores e análise da AUDIN.
a) Relatório de Auditoria nº 003/2012 - Auditoria em processos de dispensa e
inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de preços de outros órgãos
(iniciada em 2012 e encerrada em 2013)
Comunicação Expedida Memorando nº 051/2013/AUDIN – 6/6/2013
Memorando nº. 052/2013/AUDIN– 6/6/2013
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD) e Hospital Universitário
(HU)
Item do Relatório de Auditoria 1 – Constatação (001) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância das formalidades devidas à instrução processual de
dispensas de licitação – ARTIGO 24, INCISO I e II, com relação
a: ausência de projeto básico; numeração incompleta das páginas;
ausência de pedido formalizado a compra ou serviço; ausência de
justificativa para a aquisição/serviço; ausência de apresentação de
três orçamentos, nota fiscal divergente da solicitação de nota de
empenho.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se o contínuo aprimoramento das formalidades
processuais de acordo com o entendimento do Tribunal de Contas
da União, em Revista de Licitações & Contratos. Salienta-se que a
Administração deverá apresentar não apenas a justificativa do preço,
27
mas também evidenciar a origem do processo, ou seja, informação
do requerente sobre os motivos da solicitação, esclarecer os
pressupostos da ausência de licitação, a escolha de um determinado
contratante e de uma proposta específica. Tendo em vista que a
dispensa de licitação é exceção à regra de licitar, entendemos que a
motivação para sua realização deve ser clara e suficiente para
justificar sua utilização.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Primeiramente, vale destacar que a instrução dos processos de compra por dispensa ou inexigibilidade de licitação
é parcialmente centralizada na instituição. As aquisições de material de consumo e permanente, baseadas nos
artigos 24 e 25 da Lei 8666/1993 são instruídas pelo Departamento de Compras e licitações(DCL) vinculado à
PROAD. Já os processos de aquisição de materiais de serviço por dispensa ou inexigibilidade não são
centralizados, ficando a cargo do órgão demandante (Centros de Ensino, Campi e demais unidades administrativas
que recebem duodécimo) a instrução dos respectivos processos.
Com o objetivo de conferir aos processos de dispensa de licitação requisitos para o atendimento aos critérios de
formalidade, o DCL iniciou no exercício de 2012 um trabalho de criação e institucionalização de rotinas, que
culminou em documentos denominados “check-lists”, que foram elaborados à luz das normativas vigentes e das
orientações dos órgãos de controle, e onde se procurou pontuar todas as peças necessárias, de acordo com as
exigências pertinentes a cada artigo e inciso, elaboradas para a verificação nos processos relativos aos artigos 24
(incisos II e XXI) e 25 (inciso I) da Lei 8666/1993.
Análise preliminar do DCL referente à adoção desta rotina de verificação aponta para os seguintes benefícios: a)
padronização dos processos, b) orientação ao servidor que instrui o processo, c) facilidade no controle e na
verificação dos processos por parte dos órgãos de controle, d) correta instrução dos processos.
No entanto, a adoção da inserção e verificação dos itens constantes nos check-lists pelos servidores que executam
as atividades ligadas à realização dos pedidos de compra no DCL, restringiu-se à compra de materiais de
consumo e permanentes cujos pedidos são encaminhados ao DCL.
As mudanças nos processos de aquisição, a descentralização dos processos de dispensa e inexigibilidade na
natureza serviços, a migração para o sistema digital, a grande rotatividade dos agentes ligados às compras, a falta
de definição de rotinas e mapeamento de processos e o desconhecimento dos usuários foram diagnosticados pelo
DCL, como sendo um dos principais motivos das inconsistências encontradas pela Audin. Neste sentido, o DCL
irá sugerir através de memorando, à PROAD, a inclusão de rotinas de verificação nos outros departamentos e
unidades que tenham autonomia para conduzir estes tipos de processos, bem como que deva ser realizada a
gradativa centralização dos processos de dispensa e inexibilidade de natureza serviço pelo Departamento
de Projetos e Convênios.
Com relação ao empenho 201204836, realmente não localizamos a solicitação digital, que deveria ter sido
realizada e/ou verificada pelo servidor que realizou o empenho. No entanto, a motivação para a realização do
empenho foi o término da vigência do pregão 046/2011, antes da finalização de novo processo, que culminou no
pregão 122/2012. Como o papel higiênico é um item indispensável, necessário a manutenção das condições de
higiene, deu-se necessária a compra por dispensa de licitação. A pesquisa de preços também foi realizada, em que
pese a não inclusão em solicitação/processo digital, porém não conseguimos obtê-los, pois o servidor que realizou
a pesquisa e empenho não está mais lotado no setor, tentamos contato por telefone e por e-mail, mas não
obtivemos sucesso. Gostaríamos de ressaltar que este foi um caso atípico, ocorrido na fase de migração dos
processos físicos para os digitais, e que o DCL está observando com rigor todas as formalidades necessárias e a
inclusão do número das respectivas solicitações digitais em todos os empenhos realizados.
Em relação ao empenho n° 201203878 (processo n° 018855/2012-91) o Diretor do Departamento de
Fiscalização de Obras manifestou-se por meio do Memorando n° 012/2013/DFO-PROPLAN, em 4/07/2013:
Na fase de solicitação dos orçamentos foram encaminhadas às empresas as informações necessárias e suficientes
para caracterizar o serviço e subsidiar a elaboração das propostas, conforme podemos verificar nos e-mail
(páginas n° 16 a 21 do processo nº 23080.018855/2012-91) onde os arquivos foram encaminhados em anexo.
Porém o conteúdo impresso destes anexos, equivocadamente, não foi juntado aos autos do processo, apenas
arquivados no setor em pasta destindada a documentação deste serviço. Estamos juntado estes documentos às
páginas nº 39 a 41 do processo nº 23080.018855/2012-91.
Prazo para implementação das recomendações
23/08/2013
Análise da Auditoria Interna
28
De modo geral, o gestor apresenta as providências que foram e serão tomadas para sanar as inconformidades
verificadas no relatório. Porém, por se tratar de providência que visa o aperfeiçoamento de procedimentos, reitera-
se a recomendação e esta será monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de
providências.
Especificamente em relação à constatação do empenho n° 2012032878, verifica-se que a recomendação foi
atendida, tendo em vista que os documentos que não compunham o processo foram incluídos aos autos.
Item do Relatório de Auditoria 1 – Constatação (001) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (001)
Descrição da Recomendação Atentar ao que preconiza a Instrução Normativa n° 205/88 em
relação ao recebimento de material pela Instituição.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O DCL encaminhou a referida instrução normativa e orientou a leitura atenta e observância das normas a todos os
servidores lotados no departamento. Sugerimos à PROAD que adote a mesma providência, encaminhando via
memorando circular a todas as unidades administrativas.
Prazo para implementação das recomendações
Não informado
Análise da Auditoria Interna
O gestor informa que encaminhou a instrução normativa aos servidores do DCL. Porém, por se tratar de
providência que visa o aperfeiçoamento de procedimento, reitera-se a recomendação e esta será monitorada
quando da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.
Item do Relatório de Auditoria 1 – Constatação (001) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem Constatação (001)
Descrição da Recomendação
Que a Administração verifique a motivação para o recebimento do
material divergente da solicitação de nota de empenho, sendo que,
havendo comprovação de recebimento indevido seja providenciada
a correção da situação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Com relação ao empenho 201204836, verificou-se que o material recebido está em conformidade com o
empenhado, apesar da divergência na especificação. No empenho, a especificação do material é a seguinte: papel
higiênico, rolão med 10X500 mts, branco luxo, compactado. A unidade 10 na verdade representa o número de
rolos por fardo. Ou seja, solicitou-se no empenho 188 fardos com 10 rolos a R$4,25 o rolo, totalizando R$
7.990,00. Já na entrega foram recebidos 235 fados com 8 rolos cada,totalizando 1880 rolos, e o valor de R$34,00
é o valor do fardo, não do rolo. Dividindo-se R$ 34,00 por 8, temos R$ 4,25, ou seja, o valor do rolo e a
quantidade entregue são as mesmas, porém a catalogação estava parcialmente incorreta, pois sugere que 10X500
seja a medida do rolo, quando na verdade é a quantidade de rolos por fardo, e o fornecedor que realizou a entrega
forneceu fardos em quantitativo distinto do empenho. Portanto, considera-se que não houve prejuízo e, portanto
não existe motivação para correção da situação.
Prazo para implementação das recomendações
Não informado
Análise da Auditoria Interna
Recomendação atendida, tendo em vista o esclarecimento do DCL relativo a especificação do produto.
Item do Relatório de Auditoria 2 – Constatação (002) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância das formalidades devidas à instrução processual de
dispensas de licitação – artigo 24, inciso XXI, com relação a:
informações incompletas no projeto de pesquisa e ausência de cópia
de publicação do extrato da dispensa de licitação no DOU.
Descrição da Recomendação
Reiteramos a necessidade do contínuo aprimoramento dos
procedimentos recomendados pelo TCU em relação a dispensa e
inexigibilidade de licitação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
29
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O setor que realiza os empenhos das dispensas motivadas pelo art. 24 XXI é o DCL.
Neste setor, adotou-se em 2012 check-list para a verificação da conformidade da instrução dos processos de
dispensa no referido artigo. Neste check-list, no item 3, há a seguinte pergunta: Para compras específicas para
projetos de pesquisa, com recursos concedidos por instituições de fomento à pesquisa credenciadas pelo
CNPq, foram anexados à portaria, o projeto e a carta de aprovação da Pró-Reitoria de Pós-Graduação? No entanto, neste momento, somente se observa a inserção da peça (projeto de pesquisa), pois entende-se que o
DCL não é competente para realizar qualquer tipo de análise referente ao projeto. Sendo assim, o DCL
encaminhou, através do memorando 124/DCL/2013, solicitação de verificação das inconsistências à PROPG,
setor que instrui o processo antes que seja encaminhado ao DCL, solicitando que as informações solicitadas pela
Audin sejam observadas e sugerindo, ainda, a adoção de check-list para verificação da conformidade dos projetos.
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
O gestor cientificou o setor responsável da constatação e recomendação efetuada por esta auditoria, bem como
reafirmou a necessidade de utilização do check-list, ou seja, houve providências para sanar o problema nos
próximos processos. Sendo assim, considera-se que a recomendação foi atendida, todavia será monitorada quando
da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.
Item do Relatório de Auditoria 3.1 – Constatação (003) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação –
ACECO TI LTDA.
Descrição da Recomendação Que a administração da UFSC atente ao que recomenda o art. 26 da
Lei n° 8.666/93 em relação à justificativa do preço.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O DCL informa que todos os processos de inexigibilidade de material de consumo e permanente, conduzidos após
a adoção do check-list de inexigibilidade, a pesquisa de preços já está sendo exigida, conforme item 5 do referido
documento. Porém, estamos encontrando muitas dificuldades em cobrar esta documentação, pois os servidores
que instruem os processos alegam que a empresa:
1) não tem estes documentos,
2) não quer fornecer, pois vai contra a sua política (divulgação de notas emitidas para outros clientes) ou ainda,
3) entendem ser uma cobrança desnecessária.
Porém, para os processos de uma inexigibilidade de serviços, que não são conduzidos pelo DCL, acreditamos que
não há ainda uma conferência e padronização de procedimentos, devido a descentralização dos processos.
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida, haja vista que o DCL respondeu a constatação, enquanto o setor competente
(contratação do serviço por inexigibilidade) não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a PROAD informe
aos setores que realizam contratação de serviços por inexigibilidade, sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna para os próximos processos. Sendo assim, considera-se que a recomendação foi atendida,
todavia será monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.
Item do Relatório de Auditoria 3.1 – Constatação (003) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (003)
Descrição da Recomendação
Que a administração da UFSC faça constar nos autos às publicações
dos extratos de inexigibilidade dentro do prazo conforme determina
a Lei de Licitações e Contratos Administrativos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O DCL informa que irá observar com rigor a inserção da peça referente à publicação no sistema bem como o
prazo para eficácia dos atos.
30
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida, haja vista que o DCL respondeu a constatação, enquanto o setor competente
(contratação do serviço por inexigibilidade) não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a PROAD informe
aos setores que realizam contratação de serviços por inexigibilidade, sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna para os próximos processos. Sendo assim, a recomendação será monitorada quando da
realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.
Item do Relatório de Auditoria 3.2 – Constatação (004) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação –
Esfera Produções Artísticas Ltda.
Descrição da Recomendação
Que seja emitida errata de publicação no DOU da contratação por
dispensa de licitação da Empresa Esfera Produções Artísticas Ltda.,
em conformidade com o art. 26, caput, da Lei nº 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Solicitar retorno do DSG.
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida. Que a PROAD analise e tome providências em relação a recomendação feita
pela Auditoria Interna.
Item do Relatório de Auditoria 3.2 – Constatação (004) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (004)
Descrição da Recomendação
Para as próximas contratações, que a Administração providencie a
apresentação de orçamentos detalhados, conforme prevê o artigo
7°, § 2º, inciso II da Lei de Licitações e contratos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Solicitar retorno do DSG
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida visto que o setor competente não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a
PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna.
Item do Relatório de Auditoria 3.2 – Constatação (004) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem Constatação (004)
Descrição da Recomendação
Para as próximas contratações, que a Administração inclua nos
autos o termo de contrato de prestação de serviços, conforme o
artigo 62 da Lei nº 8.666/93: o instrumento de contrato é obrigatório
nos casos de concorrência e de tomada de preços, bem como nas
dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos
nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos
demais em que a Administração puder substituí-lo por outros
instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de
despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
31
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Solicitar retorno do DSG
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida visto que o setor competente não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a
PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna.
Item do Relatório de Auditoria 3.2 – Constatação (004) – Recomendação (004)
Descrição da Constatação Idem Constatação (004)
Descrição da Recomendação
Para as próximas contratações, seja observada a correta aplicação do
dispositivo legal, quando das contratações por inexigibilidade de
licitação, em especial, o art. 25, inciso III. Estando afastadas as
premissas para contratação direta, a Administração deverá observar
a regra da contratação por licitação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Solicitar retorno do DSG
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida visto que o setor competente não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a
PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna.
Item do Relatório de Auditoria 3.2 – Constatação (004) – Recomendação (005)
Descrição da Constatação Idem Constatação (004)
Descrição da Recomendação
Para as próximas contratações, que só ocorra pagamento após a
prestação de serviço, ou seja, a liquidação da despesa é que permite
à Administração reconhecer a dívida como líquida e certa, surgindo
daí a obrigação de pagamento, desde que as cláusulas contratadas
tenham sido cumpridas.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Solicitar retorno do DSG
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida visto que o setor competente não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a
PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna.
Item do Relatório de Auditoria 3.4 – Constatação (005) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação –
Banco do Brasil SA em relação à: indicação de marca na
justificativa técnica.
Descrição da Recomendação
Para as próximas contratações, que o responsável abstenha-se de
destacar determinada marca de produto, ou seja, que a justificativa
técnica seja fundamentada exclusivamente na necessidade da
Administração, atendendo ao que preconiza o artigo 25, inciso I da
Lei n° 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
32
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O DCL descreve que irá informar aos servidores lotados no departamento que observem se há menção à marca em
processos de inexigibilidade, devolvendo o processo em caso de verificação de ocorrência, para ajustes pelo
requerente.
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida, haja vista que somente o DCL respondeu a constatação. Recomendação
reiterada. Que a PROAD informe aos setores que realizam contratação de serviços por inexigibilidade, sobre a
constatação e recomendação da Auditoria Interna para os próximos processos. Sendo assim, a recomendação será
monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.
Item do Relatório de Auditoria 3.5 – Constatação (006) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação -
Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos em relação à:
fundamentação da inexigibilidade e a justificativa de preço para os
serviços não exclusivos.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que Administração reveja os próximos contratos e
aditivos a serem firmados com a Empresa Brasileira de Correios e
Telégrafos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Solicitar retorno do DPC
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida visto que o setor competente não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a
PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna.
Item do Relatório de Auditoria 3.6 – Constatação (007) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância de formalidade processual, quanto à Inexigibilidade
de licitação - Empresa Brasil de Comunicação SA – EBC em
relação à: justificativa do preço.
Descrição da Recomendação
Para as próximas contratações ou eventuais aditivos ao contrato,
recomenda-se à inclusão nos autos, de tabela com valores pagos em
anos anteriores, a fim de possibilitar uma estimativa real do valor
global a ser contratado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida visto que o setor competente não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a
PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna.
Item do Relatório de Auditoria 4 – Constatação (008) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância das formalidades às adesões às atas de registro de
preços em relação à: cópia da ata de registro de preços e do termo de
homologação; termo de referência e ausência controle
informatizado.
33
Descrição da Recomendação
Recomenda-se o aprimoramento das formalidades processuais, bem
como solicitar a inclusão de campo específico para identificar que se
trata de aquisição ou prestação de serviço por “carona”, a fim de
possibilitar a emissão de relatórios diretamente no SARF.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O DCL informa que está em constante aprimoramento das formalidades processuais e que será solicitado ao
SETIC a inclusão de campo específico para identificação dos processos de adesão.
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
A efetividade da recomendação será monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do
plano de providências.
Item do Relatório de Auditoria 4 – Constatação (008) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (008)
Descrição da Recomendação
Que a Administração atualize a Portaria n° 100/PROINFRA/2011, a
fim de atender a todos os requisitos formais, em especial, a inclusão
do Termo de Referência nos processos de Adesão à ata de Registro
de preço, estando em conformidade com o que preconiza o Acórdão
2.764/2010 – TCU, plenário.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O DCL informa que, após a promulgação do Decreto que regulamenta o SRP, logo iniciou tratativas para
atualização da Portaria 100, através do encaminhamento de sugestão de nova portaria à PROAD, cuja sugestão foi
acatada e culminou na emissão da Portaria 1/PROAD/2013. No Entanto, a referida Portaria não solicita
explicitamente o TR, apesar de exigir o Edital, que geralmente já vem com o TR anexo. Porém, para tornar a
exigência explícita, o DCL informa que irá solicitar à PROAD alteração da Portaria Normativa 1/PROAD/2013.
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A efetividade da recomendação será monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do
plano de providências.
Item do Relatório de Auditoria 5 – Constatação (009) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Fracionamento de aquisição de bens e/ou prestação de serviços -
ARTIGO 24, INCISO II.
Descrição da Recomendação
Centralize, o quanto for possível, não só as compras (material
permanente e consumo), mas também as contratações de serviços
realizadas com fundamento no art. 24, inciso II, da Lei n° 8.666/93,
visando evitar o fracionamento de despesas.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Sugiro a PROAD retornar
Prazo para implementação das recomendações
--
Análise da Auditoria Interna
A recomendação não foi atendida visto que o setor competente não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a
PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a constatação e recomendação da
Auditoria Interna.
34
Item do Relatório de Auditoria 5 – Constatação (009) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (009)
Descrição da Recomendação
Envide esforços no sentido de adotar a modalidade licitatória
compatível com a previsão anual de consumo, de modo a impedir
aquisições por dispensa de licitação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O DCL informa que vem tentando de várias maneiras educar os requerentes e instituir a cultura do planejamento,
como por exemplo, com a divulgação do manual e do calendários de compras. No entanto, ainda temos falta de
retorno de muitas unidades, que não encaminham os pedidos nos prazos solicitados, e depois solicitam dispensa e
anotam que o não atendimento da solicitação irá acatar prejuízos como a não realização de aulas práticas. Neste
momento, ficamos num impasse entre atender e ultrapassar o limite estabelecido para dispensa (que está defasado
para material permanente, por exemplo, é muito limitado) ou deixar que prejuízos maiores ocorram pelo não
atendimento.
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
Item do Relatório de Auditoria 5 – Constatação (009) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem Constatação (009)
Descrição da Recomendação
Estabeleça controles internos administrativos, de modo que a
dispensa de licitação seja utilizada somente em último caso, e
somente após o requerente (unidades acadêmicas e administrativas)
terem consultado formalmente o Departamento de Compras e
Licitação (DCL), o Departamento de Serviços Gerais (DSG), sobre
as disponibilidades em estoque, atas de registro de preços e
contratos de prestação de serviços em vigor.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
Quanto às compras de material permanente e de consumo, o DCL informa que irá solicitar ao SETIC o bloqueio
do sistema, por natureza de despesa e exercício, para que não ultrapasse os limites legais. Ainda, informa que
desde 01.08.12 já solicitou ao SETIC que disponibilize no sistema, na consulta de saldo de registro de preços, a
consulta por item, para facilitar a consulta de ARP’S vigentes, porém até o momento não fomos atendidos, apesar
de diversas reiterações da solicitação.
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
O DCL informou as providências que vem sendo tomadas para sanar o problema, bem como informa a solicitação
feita ao SETIC, a qual ainda não foi atendida.
Em relação aos serviços, não foram informadas as providências que vem sendo tomadas pela Instituição.
Recomendação reiterada. Que a PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a
constatação e recomendação da Auditoria Interna.
Item do Relatório de Auditoria 5 – Constatação (009) – Recomendação (004)
Descrição da Constatação Idem Constatação (009)
Descrição da Recomendação
Dê preferência à utilização do Sistema de Registro de Preços. De
acordo com o art. 2° do Decreto n° 3.931/01: “Será adotado,
preferencialmente, o SRP nas seguintes hipóteses: [...] IV - quando
pela natureza do objeto não for possível definir previamente o
quantitativo a ser demandado pela Administração”.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
35
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:
O DCL informa que está dando preferência ao uso do sistema de Registro de Preços, em conformidade com o
Decreto 7892/2013, que substitui o Decreto 3931/2001.
Prazo para implementação das recomendações
30/08/2013
Análise da Auditoria Interna
A Auditoria Interna compreende o esforço da Instituição em realizar preferencialmente o SRP. De qualquer
forma, por tratar-se de providência contínua, a recomendação será monitorada quando da realização de auditorias
futuras ou atualização do plano de providências.
Item do Relatório de Auditoria 6 – Constatação (010) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância das formalidades devidas à instrução processual de
dispensas de licitação - artigo 24, inciso II - em relação à:
numeração incompleta de páginas e ausência de justificativa para a
dispensa.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se o contínuo aprimoramento das formalidades
processuais de acordo com o entendimento do Tribunal de Contas
da União, em Revista de Licitações & Contratos. Salienta-se que a
Administração deverá apresentar não apenas a justificativa do preço,
mas também evidenciar a origem do processo, ou seja, informação
do requerente sobre os motivos da solicitação, esclarecer os
pressupostos da ausência de licitação, a escolha de um determinado
contratante e de uma proposta específica. Tendo em vista que a
dispensa de licitação é exceção à regra (licitação), entende-se que a
motivação para sua realização deve ser clara e suficiente para
justificar sua utilização.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
HU
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação do HU em 14/08/2013 por meio do Memorando nº 153/2013/DA-HU:
a) Quanto a numeração incompleta de páginas do processo referente a nota de empenho nº201201447, informa-se
que tal prática não era contemplada nos processos de dispensa de licitação, contudo, visando uma melhor
organização e controle desses processos , já há uma orientação para que o procedimento seja adotado em todos os
processos de aquisição na modalidade de pauta.
b) Quanto à ausência de justificativa para dispensa de licitação referente as notas de empenho nº201200348 e
nº201200886, informa se que há uma pratica rotineira de devoluções de processos à origem para uma melhor
instrução dos mesmos, isto é, justificativa detalhada da necessidade de contratação direta. No entanto, reconhece-
se que tal prática não foi adotada nos processos objeto dessa auditoria. Informa-se ainda, que para uma melhor
orientação dos usuários quanto a forma correta para encaminhamento dos pedidos de compras por meio de
dispensa, tem-se buscado estreitar os canais de comunicação com os diferentes setores do hospital universitário –
HU, bem como, efetuado modificações no modelo do pedido de compras que são disponibilizado na página do
HU. Uma das modificações está, exatamente, no campo destinado a justificativa da aquisição, confundindo, na
maioria das vezes, com espaço para relatar a aplicação do material ou necessidade do serviço. Para corrigir tal
equívoco o campo Justificativa de aquisição – está sendo substituído por: Justificativa da necessidade de
aquisição emergencial e motivo de não inclusão do item em processo licitatório.
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
Item do Relatório de Auditoria 7 – Constatação (011) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação da
Empresa GE Healthcare do Brasil Ltda. em relação à: justificativa
de preço e prazo de publicação no DOU.
Descrição da Recomendação Que a Administração atenda o previsto no artigo 26 em relação à
publicação da dispensa a fim de promover a eficácia dos atos.
36
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
HU
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação do HU em 14/08/2013 por meio do Memorando nº 153/2013/DA-HU:
a) Quanto ao descumprimento do prazo de cinco dias para a publicação no Diário Oficial da União – DOU,
informa-se que há uma preocupação desta área com o atendimento que preconiza o art.26 da Lei nº 8666/93 em
relação à publicação de inexigibilidade de licitação que visam promover a eficácia dos atos, no entanto,
reconhece-se que tal procedimento não foi adotado no processo objeto da análise desta auditoria. Informa-se
ainda, que apesar de não haver motivos concretos que justifiquem tal falha, observou-se, nas páginas 37 e 38 do
referido processo, uma ausência de encaminhamentos. Isto é, houve um trâmite no dia 11/julho/2011 do diretor de
administração ao chefe da divisão, no entanto, não consta o encaminhamento deste último, ao servidor que
realizou a tarefa, apontando assim, para uma possível falha administrativa no encaminhamento do processo, que,
nosso entendimento resultou no atraso na publicação do mesmo. b) Quanto a inobservância da justificativa de
preços, apesar das dificuldades de conciliar o pleno cumprimento das exigências legais para a efetivação das
inexigibilidades com os prazos que atendam as necessidades do hospital universitário, há um esforço de toda a
equipe na busca pelo contínuo aprimoramento das formalidades processuais conforme determinações legais.
Ressaltamos, no entanto, que as dificuldades são principalmente concernentes a falta de interesse das empresas
que detém exclusividade no fornecimento de um determinado item em prestar informações quanto ao preço por
elas praticado com outras organizações. Neste sentido, esclarece-se que a falta de informação, aliada as
especifidades do HU, que exige agilidade nas suas aquisições, à falta de legislação punitiva a estas empresas, bem
como a falta de pessoal na área de suprimento do HU que viabilize uma ampla consulta a outras fontes, são
fatores que dificultam, significativamente, o cumprimento das formalidades das aquisições por inexigibilidade de
licitação.
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
Item do Relatório de Auditoria 7 – Constatação (011) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (011)
Descrição da Recomendação
Em que pese a empresa ter alegado confidencialidade quanto à
informação de contratos com outros órgãos, recomenda-se que a
Administração do HU pesquise em hospitais públicos ou privados,
possíveis contratos semelhantes com a GE Healthcare, no sentido de
obter parâmetros de preço compatíveis com o mercado. Após
consulta aos órgãos, que a Administração do HU inclua nos autos a
verificação supracitada, visando atender ao disposto na Lei n°
8.666/93. Nesse sentido dispôs a Controladoria-Geral da União e
Advocacia Geral da União.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação do HU em 14/08/2013 por meio do Memorando nº 153/2013/DA-HU:
a) Quanto ao descumprimento do prazo de cinco dias para a publicação no Diário Oficial da União – DOU,
informa-se que há uma preocupação desta área com o atendimento que preconiza o art.26 da Lei nº 8666/93 em
relação à publicação de inexigibilidade de licitação que visam promover a eficácia dos atos, no entanto,
reconhece-se que tal procedimento não foi adotado no processo objeto da análise desta auditoria. Informa-se
ainda, que apesar de não haver motivos concretos que justifiquem tal falha, observou-se, nas páginas 37 e 38 do
referido processo, uma ausência de encaminhamentos. Isto é, houve um trâmite no dia 11/julho/2011 do diretor de
administração ao chefe da divisão, no entanto, não consta o encaminhamento deste último, ao servidor que
realizou a tarefa, apontando assim, para uma possível falha administrativa no encaminhamento do processo, que,
nosso entendimento resultou no atraso na publicação do mesmo. b) Quanto a inobservância da justificativa de
preços, apesar das dificuldades de conciliar o pleno cumprimento das exigências legais para a efetivação das
inexigibilidades com os prazos que atendam as necessidades do hospital universitário, há um esforço de toda a
equipe na busca pelo contínuo aprimoramento das formalidades processuais conforme determinações legais.
Ressaltamos, no entanto, que as dificuldades são principalmente concernentes a falta de interesse das empresas
que detém exclusividade no fornecimento de um determinado item em prestar informações quanto ao preço por
elas praticado com outras organizações. Neste sentido, esclarece-se que a falta de informação, aliada as
especifidades do HU, que exige agilidade nas suas aquisições, à falta de legislação punitiva a estas empresas, bem
como a falta de pessoal na área de suprimento do HU que viabilize uma ampla consulta a outras fontes, são
37
fatores que dificultam, significativamente, o cumprimento das formalidades das aquisições por inexigibilidade de
licitação.
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
Item do Relatório de Auditoria 8 – Constatação (012) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inobservância das formalidades às adesões às atas de registro de
preços em relação à: cópias da ata de registro de preços e do termo
de homologação; termo de referência e ausência de controle
informatizado.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se o aprimoramento das formalidades processuais, bem
como a solicitação ao setor competente para a inclusão de campo
específico para identificar aquisição de material ou contratação de
serviço por “carona”, a fim de possibilitar a emissão de relatórios
diretamente no SARF.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
HU
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Memorando nº153/2013/DA-HU:
Quanto a inobservância das formalidades às adesões às atas de registro de preços nos processos objeto de análise
desta auditoria, informa-se que já há uma orientação no sentido de observar todas as constatações registradas e
atender as recomendações utilizando o check-list proposto. Além disso, conforme orientação desta auditoria,
solicitar-se-à ao setor competente a inclusão de campo específico para identificar aquisição de material ou
contratação de serviço por “carona”, a fim de possibilitar a emissão de relatórios diretamente no SARF.
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
Item do Relatório de Auditoria 9 – Constatação (013) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Fracionamento de aquisição de bens e/ou prestação de serviços -
ARTIGO 24, INCISO II.
Descrição da Recomendação
Que a Direção do HU envide esforços no sentido de adotar a
modalidade licitatória compatível com a previsão anual de consumo,
de modo a impedir aquisições por dispensa de licitação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
HU
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação do HU em 14/08/2013 por meio do Memorando nº 153/2013/DA-HU:
Quanto ao fracionamento de aquisições e/ou prestação de serviços – Lei 8666/93, artigo 24, inciso II, informa-se
que apesar de todos os esforços para orientar os usuários quanto a importância do planejamento e da inclusão dos
itens em processo licitatório, evitar as contratações diretas, ainda consiste num grande desafio para o HU/UFSC.
Há, por exemplo, uma grande quantidade de material padronizado, que por diferentes motivos, não são
contemplados nos processos licitatórios, resultando na repetição dos mesmos e consequentemente, em compras
por dispensa de licitação. Dentre os fatores que interferem no sucesso dos processos licitatórios, destaca-se: Preço
acima do valor estimado e complexo e moroso processo de análise das propostas e das amostras. Quanto à
aquisição de materiais não padronizados (itens novos) e contratação de serviços, as justificativas para dispensa de
licitação, frequentemente, referem-se as urgências inerentes a uma organização hospitalar aliada a falta de tempo
hábil para realização dos processos licitatórios.
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
38
Item do Relatório de Auditoria 10 – Constatação (014) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Inadequação relacionada ao Sistema de Processos Administrativos
(SPA) – UFSC e HU.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se a adoção de certificação digital compatível com a
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou que os
responsáveis pelos documentos façam sua inclusão no SPA, de
modo a assegurar a origem e o signatário. Consigna-se que é
possível, para os agentes que possuam certificação (ex. Pró-
Reitores, Pregoeiros, Procuradores), a assinatura digital no SPA.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e HU
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação do HU em 14/08/2013 por meio do Memorando nº 153/2013/DA-HU:
Apenas dois diretores desta instituição, o coordenador de administração e os pregoeiros possuem certificação
digital. Acataremos a recomendação, providenciaremos que todos os diretores possuam o seu certificado digital.
Outrossim, informamos que enviamos o memorando 022/HU/DA/2013 a Superintendência de Governança
Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação(SETIC) afim de verificar a possibilidade de
disponibilização de certificação digital a todos os servidores deste Hospital Universitário(HU).
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
Item do Relatório de Auditoria 10 – Constatação (014) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (014)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração oriente as unidades a utilizarem
preferencialmente o SPA, com a inclusão de todos os documentos
no sistema eletrônico.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e HU
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Manifestação do HU em 14/08/2013 por meio do Memorando nº 153/2013/DA-HU:
– Informamos que estamos tomando providências visando a implementação definitiva do Sistema de Processos
Administrativos(SPA) no âmbito deste HU. Neste exercício foram ministrados 3(três) cursos com o intuito de
capacitar os servidores para a utilização desta tecnologia. No mês de novembro próximo está programado mais
um curso de igual conteúdo. Portanto, a partir de 1º de janeiro de 2014 será exigido pela administração que todas
as unidades utilizem o SPA, tanto a tramitação quanto a inclusão de documentos, assegurando desta forma que o
processo digitalizado esteja em conformidade com os documentos constantes no processo físico.
Prazo para implementação das recomendações
Análise da Auditoria Interna
b) Relatório de Auditoria nº 008/2012 - Auditoria em processos de licitações, dispensas e
contratos do Restaurante Universitário e da Editora da UFSC
(iniciada em 2012 e encerrada em 2013)
Comunicação Expedida Memorando nº. 028/2013/AUDIN – 15/04/2013
Memorando nº. 029/2013/AUDIN – 15/04/2013
39
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação
Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE) e Editora UFSC
(EdUFSC)
Item do Relatório de Auditoria 2.7 – Constatação (001) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Não consta dos autos o extrato de publicação do contrato 055/2011
no Diário Oficial da União.
Descrição da Recomendação Junte-se aos autos o extrato de publicação do contrato na imprensa
oficial.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Foi encaminhado extrato do contrato n. 55/2011, publicado no Diário Oficial da União de 13/06/2011.
Prazo para implementação das recomendações
Atendida
Item do Relatório de Auditoria 2.8 – Constatação (002) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
No tocante à aprovação prévia do Conselho de Curadores, observa-
se que o parecer foi lavrado pelo relator em 15.03.2011, e, antes de
ser submetido ao conselho, foi homologado ad referendum pelo
presidente, em 29.03.2011, mesma data em que foi firmado o
contrato a que se referia. Apenas em 31.05.2011, mais de dois
meses após a celebração do pacto com a entidade de apoio, foram a
minuta, o parecer e a aprovação ad referendum submetidos e
homologados pelo Conselho de Curadores.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o Conselho de Curadores analise previamente as
minutas dos contratos que lhes são submetidos, a fim de dar estrito
cumprimento ao disposto no artigo 27, IV, do Estatuto da
Universidade Federal de Santa Catarina e §2º do artigo 6º do
Decreto n. 7.423/2010.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da EdUFSC:
Encaminhamos a referida constatação/recomendação da AUDIN ao Conselho de Curadores da UFSC para que
tomem as providências cabíveis a fim de dar estrito cumprimento ao disposto no artigo 27, IV, do Estatuto da
Universidade Federal de Santa Catarina e § 2 do artigo 6º do Decreto n. 7.4232010, conforme orientação desta
auditoria interna.(Mem. n. 035/DE/2013 de 08 de maio de 2013).
Prazo para implementação das recomendações
Atendida
Item do Relatório de Auditoria 2.9 – Constatação (003) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Após a celebração do primeiro termo aditivo ao contrato n.
0055/2011, prorrogando sua vigência em mais doze meses, não se
verifica a correspondente alteração no plano de trabalho
inicialmente apresentado. O plano de trabalho deve corresponder
fielmente à execução do objeto. Os projetos desenvolvidos com as
fundações de apoio devem ser baseados em planos de trabalho bem
delineados, conforme o disposto no §1º do artigo 6º do Decreto n.
7.423/2010, e, artigo 116 da Lei n. 8.666/93.
Descrição da Recomendação
Juntar aos autos alteração do plano de trabalho em função da
prorrogação de prazo em doze meses pela celebração do primeiro
termo aditivo.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
40
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Efetuaremos a devida alteração no Plano de Trabalho relativa a primeira prorrogação de prao em 12 (doze) meses.
Posteriormente, este será juntado aos autos
Manifestação da Unidade em 29/05/2013:
O primeiro termo aditivo teve parecer favorável (nº 718/EB/PG2011) do senhor Procurador Federal Walter
Backes, aprovado pelo então Procurador Chefe, Sr. Nilto Parma; e ratificado pelo Pró-Reitor de Pesquisa e
Extensão em Exercício, Professor Jorge Mário Campagnolo. (fls. 137, 138, 139, 140 - Processo num.
23080.032455/2009-93).
Prazo para implementação das recomendações
31/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 2.10 – Constatação (004) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Os termos aditivos 01 e 02 não foram submetidos à aprovação do
Conselho de Curadores da instituição, em contrariedade ao disposto
no artigo 27, IV, do Estatuto da UFSC e §2º do artigo 6º do Decreto
n. 7.423/2010.
Descrição da Recomendação Recomenda-se que os termos aditivos sejam submetidos à análise
do Conselho de Curadores, conforme Estatuto desta Instituição.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Os termos aditivos 1 e 2 serão encaminhados ao Conselho de Curadores da UFSC para então serem submetidos à
sua análise, conforme o que determina o Estatuto da UFSC.
Manifestação da Unidade em 29/05/2013:
O primeiro termo aditivo teve parecer favorável (nº 718/EB/PG2011) do senhor Procurador Federal Walter
Backes, aprovado pelo então Procurador Chefe, Sr. Nilto Parma; e ratificado pelo Pró-Reitor de Pesquisa e
Extensão em Exercício, Professor Jorge Mário Campagnolo. (fls. 137, 138, 139, 140 - Processo num.
23080.032455/2009-93).
O segundo termo aditivo teve parecer favorável do Sr. Procurador Federal Walter Backes. Parecer este ratificado
pelo Pró-Reitor de Extensão da UFSC, Prof. Edison da Rosa e aprovado, por unanimidade, pelo Egregio
Conselho de Curadores da UFSC. (fls 165 e 166 - Processo num. 23080.032455/2009-93).
Prazo para implementação das recomendações
31/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 2.11 – Constatação (005) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Quanto ao Plano de Trabalho relativo ao projeto n. 029/2011, objeto
do contrato n. 55/2011, este não atende aos requisitos legais
dispostos no artigo 116 da Lei n. 8.666/93 e §1º do artigo 6º do
Decreto 7.423/10.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o plano de trabalho seja o espelho do que se
pretende executar e observe estritamente as exigências legais quanto
ao seu conteúdo.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Efetuaremos as devidas alterações no Plano de Trabalho a fim de que este esteja de acordo com os requisitos
legais dispostos no artigo 116 da Lei n. 8666/93 e § 1 do artigo 6º do Decreto 7423/10.
Manifestação da Unidade em 29/05/2013:
41
O Plano de Trabalho está detalhado nas folhas 03/20 do Projeto de Extensão da Editora (Processo num.
23080.032455/2009-93).
Prazo para implementação das recomendações
31/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 2.12 – Constatação (006) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
O plano de trabalho juntado às fls. 170-172, referente à adequação
em função da celebração do segundo termo aditivo, não atende às
exigências legais, porquanto não espelha, pormenorizadamente, as
etapas, metas e objetivos propostos. Tampouco se verifica
estimativa da arrecadação mensal, a fim de evidenciar planejamento
na execução do projeto. Também o entendimento consolidado pelo
TCU impõe a elaboração prévia e detalhada de plano de trabalho.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o plano de trabalho contenha a clara descrição
do objeto a ser executado, das etapas e metas previstas, dos recursos
envolvidos, dos participantes vinculados, em atenção ao disposto
nos artigos 116 da Lei n. 8.666/93, §1º do artigo 6º do Decreto n.
7.423/2010, bem como artigo 37 da Constituição Federal, que trata
dos princípios da Administração Pública.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Serão efetuadas as devidas alterações de modo que o Plano de Trabalho contenha a clara descrição do objeto a ser
executado, as etapas e metas previstas, recursos envolvidos, participantes vinculados, conforme determina a
legislação.
Manifestação da Unidade em 29/05/2013:
O primeiro termo aditivo teve parecer favorável (nº 718/EB/PG2011) do senhor Procurador Federal Walter
Backes, aprovado pelo então Procurador Chefe, Sr. Nilto Parma; e ratificado pelo Pró-Reitor de Pesquisa e
Extensão em Exercício, Professor Jorge Mário Campagnolo. (fls. 137, 138, 139, 140 - Processo num.
23080.032455/2009-93).
O segundo termo aditivo teve parecer favorável do Sr. Procurador Federal Walter Backes. Parecer este ratificado
pelo Pró-Reitor de Extensão da UFSC, Prof. Edison da Rosa e aprovado, por unanimidade, pelo Egregio
Conselho de Curadores da UFSC. (fls 165 e 166 - Processo num. 23080.032455/2009-93).
Prazo para implementação das recomendações
31/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 2.13 – Constatação (007) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Não consta do Plano de Trabalho apresentado e aprovado, tampouco
da alteração posterior – a qual não foi submetida à aprovação do
Conselho Superior da UFSC, indicação de quais e quantos sejam os
participantes no projeto vinculados à instituição apoiada, de modo
que não está satisfeita a exigência disposta no artigo 6º, §3º, do
Decreto n. 7.423/2010. Importante destacar, nesse tocante, que no
mínimo de 2/3 de participantes vinculados à instituição apoiada não
se incluem participantes externos vinculados a empresas
contratadas. Não se verifica justificativa expressa para adoção de
outra proporção permitida pela legislação.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que, em observância à legislação de regência, os
projetos desenvolvidos mediante convênios/contratos com
fundações de apoio envolvam no mínimo 2/3 de pessoas vinculadas
à instituição apoiada, e, que tal esteja detalhado no plano de
trabalho aprovado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
42
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Serão efetuadas as devidas alterações no Plano de Trabalho, dando conta da indicação de quais e quantos sejam os
participantes do projeto vinculados à instituição apoiada, obedecendo-se o limite de no mínimo 2/3 de
oartucuoabtes estejam vinculados à instituição apoiada.
Manifestação da Unidade em 29/05/2013:
O Plano de Trabalho está detalhado nas folhas 03/20 do Projeto de Extensão da Editora (Processo num.
23080.032455/2009-93).
O primeiro termo aditivo teve parecer favorável (nº 718/EB/PG2011) do senhor Procurador Federal Walter
Backes, aprovado pelo então Procurador Chefe, Sr. Nilto Parma; e ratificado pelo Pró-Reitor de Pesquisa e
Extensão em Exercício, Professor Jorge Mário Campagnolo. (fls. 137, 138, 139, 140 - Processo num.
23080.032455/2009-93).
O segundo termo aditivo teve parecer favorável do Sr. Procurador Federal Walter Backes. Parecer este ratificado
pelo Pró-Reitor de Extensão da UFSC, Prof. Edison da Rosa e aprovado, por unanimidade, pelo Egregio
Conselho de Curadores da UFSC. (fls 165 e 166 - Processo num. 23080.032455/2009-93).
Prazo para implementação das recomendações
31/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 2.14 – Constatação (008) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Não está clara no contrato n. 0055/2011 firmado, tampouco no
plano de contrato, a forma de remuneração da fundação de apoio
pelos serviços prestados, tampouco a estimativa do montante de
recursos arrecadado periodicamente, de modo que não atende o
disposto no artigo 6º do Decreto n. 7.423/2010 e 6º da Lei nº 8.958,
de 1994.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o plano de trabalho, anexo ao contrato
celebrado, detalhe os recursos da instituição apoiada envolvidos,
com os ressarcimentos pertinentes, nos termos da legislação em
vigor.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Estamos encaminhando em anexo uma cópia do documento denominado “Ficha de Cadastro de Projetos” que
indica ser de 5% o valor da Taxa de administração relativa aos serviços prestados pela Fundação de Apoio.
Serão efetuadas as aterações necessárias no Plano de Trabalho para que este indique, de maneira clara e
detalhada, os recursos da instituição apoiada envolvidos, com os ressarcimentos pertinentes, nos termos da
legislação em vigor.
Manifestação da Unidade em 29/05/2013:
Encaminhamos a AUDIN uma cópia do documento denominado “Ficha de Cadastro de Projetos” que indica ser
de 5% o valor da Taxa de administração relativa aos serviços prestados pela Fundação de Apoio.
Os recursos da instituição apoiada envolvidos estão detalhados no Plano de Trabalho do Projeto (fl. 19 - Processo
num. 23080.032455/2009-93).
Prazo para implementação das recomendações
31/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 2.15 – Constatação (009) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Os participantes vinculados à instituição apoiada e autorizados a
participar do projeto, na forma das normas próprias da referida
instituição, não estão identificados no plano de trabalho por seus
registros funcionais (na hipótese de docentes ou servidores técnico-
administrativos), não foi informado no plano de trabalho se houve
ou não a concessão de bolsas, tampouco seus valores, caso
existentes.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se a indicação no plano de trabalho dos participantes
vinculados ao projeto, identificados por seus registros funcionais, e,
pagamentos devidos, de forma individualizada, observando o artigo
6º, §1º, III e IV, do Decreto n. 7.423/2010.
43
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Serão indicados no Plano de Trabalho os participantes vinculados ao projeto, com a devida identificação de
registros funcionais e pagamentos devidos, de forma individualizada, conforme recomendação desta Auditoria.
Manifestação da Unidade em 29/05/2013:
A indicação dos recursos humanos está descrita nas páginas 13/15 do referido Projeto (Processo num.
23080.032455/2009-93) O pagamento, quando ocorre, se dá de acordo com a necessidade do projeto (revisão,
tradução, editoração, participação de feira de livros) e tem seu registro nos arquivos da FAPEU, nos termos do
contrato num 055/2011.
Prazo para implementação das recomendações
31/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 2.16 – Constatação (010) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se à fl. 62 dos autos que há contratação de estagiários para
atuação no projeto apoiado. Não há no plano de trabalho, tampouco
está nos autos, a relação de estudantes bolsistas contratados pela
Universidade e/ou pela entidade de apoio, vinculados ao projeto n.
0029/2011, executado mediante o contrato n. 0055/2011. A
participação de estudantes nos projetos deve ser incentivada, nos
termos da legislação. Caso, entretanto, a participação ocorra como
modalidade de extensão, deverá ser observada a Lei n. 11.788/2008,
a qual dispõe sobre o estágio dos estudantes, conforme
normatização da própria UFSC.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se juntar aos autos relação dos estagiários vinculados
ao projeto e comprovação de contratação nos termos da legislação
de regência.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
A contratação de estigários se dá de acordo com as regras do SIARE, sistema de registro de estágios da base de
dados da UFSC.
Os estagiários não estão nominalmente descritos no Plano de Trabalho devido à grande rotatividade dos mesmos
junto ao projeto. Estes são substituídos por outros alunos tão logo optem pelo seu desligamento do projeto. Será
juntada aos autos a relação dos estagiários atualmente ligados ao projeto, bem como os respectivos termos de
estágio.
Prazo para implementação das recomendações
10/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 2.17 – Constatação (011) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Consta da cláusula primeira do contrato n. 55/2011, que trata de seu
objeto, a seguinte descrição: “prestação de serviços pela FAPEU no
apoio à execução do projeto de extensão ‘Editora da UFSC’,
conforme plano de trabalho e projetos anexos”. Ocorre que, em
função da vagueza e insuficiência do Plano de Trabalho
apresentado, não se tem a clara definição do objeto e suas
implicações, o que contraria o disposto no parágrafo único do artigo
8º e artigo 9º, I, do Decreto n. 7.243/10, o qual regulamenta a Lei n.
8.958/94, que dispõe sobre as relações entre as instituições federais
de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e as
fundações de apoio, bem como, em certa medida, a Orientação
Normativa AGU n. 14, a qual deve ser observada no caso em tela.
Descrição da Recomendação Recomenda-se a clara definição do objeto contratual, descrevendo-
44
se o projeto de ensino, pesquisa e extensão ou de desenvolvimento
institucional, científico e tecnológico a ser realizado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Será anexada aos autos a clara definição do objeto contratual, contendo a descrição do projeto de extensão a ser
realizado.
Manifestação da unidade em 29/05/2013:
O Plano de trabalho está detalhado nas folhas 03/20 do Projeto de Extensão da Editora (Processo num.
23080.032455/2009-93).
Prazo para implementação das recomendações
17/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 3.1 – Constatação (012) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Da análise dos autos em apreço, não se verifica a fiscalização pela
UFSC da composição das equipes do projeto, a fim de observar o
cumprimento das disposições da Administração Pública Federal que
vedam o nepotismo, nos termos do §11 do artigo 6º do Decreto n.
7.423/2010.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o plano de trabalho indique os participantes
vinculados ao projeto, a percepção ou não de bolsas, bem como que
o fiscal designado para o contrato observe, conforme determina a
legislação pertinente, a composição das equipes de trabalho.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
Serão apresentadas as alterações ao plano de trabalho de modo que indiquem a composição de participantes
vinculados ao projeto, a percepção ou não de bolsas, conforme recomendação desta auditoria. Será encaminhado
ao fiscal do contrato um memorando solicitando especial atenção à fiscalização da composição das equipes de
trabalho conforme a recomendação desta auditoria.
Manifestação da Unidade em 29/05/2013: O Plano de trabalho está detalhado nas folhas 03/20 do Projeto de
Extensão da Editora (Processo num. 23080.032455/2009-93).
Foi encaminhado ao fiscal do contrato (memorando anexo) solicitando especial atenção à fiscalização da
composição das equipes de trabalho conforme a recomendação desta auditoria.
Prazo para implementação das recomendações
31/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 3.2 – Constatação (013) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Não foram juntados aos autos comprovantes de que, efetivamente,
parte dos ganhos econômicos do projeto tenham sido incorporados à
conta dos recursos próprios da UFSC, conforme determina o §13 do
artigo 6º do Decreto n. 7.423/2010.
Descrição da Recomendação Recomenda-se a juntada aos autos do comprovante de transferência
dos recursos à conta única.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
A unidade enviou comprovantes de transferências de recursos à conta única.
Prazo para implementação das recomendações
45
Atendida.
Item do Relatório de Auditoria 3.4 – Constatação (014) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que a EdUFSC comercializa livros através de livraria
virtual , cujo suporte é fornecido pelo serviço de hospedagem de
lojas virtuais Correios Net Shopping , em que os pagamentos podem
ser realizados mediante cartões de crédito bandeira VISA. Em
resposta à SA082012-4, a Editora UFSC observa que o documento
que acompanha a mercadoria dispõe “sem valor fiscal”. Constata-se,
portanto, que UFSC e FAPEU, apesar de atentar-se para o assunto,
ainda não encontraram tratamento adequado para a questão
tributária, porventura incidente sobre a arrecadação proveniente do
comércio e serviços prestados pela EdUFSC.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que sejam observadas as questões tributárias e o
tratamento adequado a ser conferido ao comércio eletrônico de
livros e serviços de intermediação, caso não se enquadrem as
atividades na imunidade constitucional no tocante aos impostos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Manifestação da Unidade:
No dia 18 de abril de 2013 foi encaminhado à FAPEU o Mem.n. 027/DE/2013, que solicita esclarecimentos sobre
sua condição de atender às necessidades tributárias decorrentes das atividades do projeto da EdUFSC.
Prazo para implementação das recomendações
10/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 3.5 – Constatação (015) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Da resposta apresentada pela EdUFSC à SA082012-4 extrai-se que
“tampouco a EdUFSC ou a FAPEU emite nota fiscal para a
finalidade da venda dos livros aqui produzidos” . A despeito das
discussões acerca da questão tributária, é de se ver que a imunidade
tributária não afasta a obrigatoriedade da emissão de notas fiscais na
comercialização de mercadorias, sendo esta uma obrigação
acessória, que, em direito tributário, é autônoma, assim já decidido
pelo Egrégio Supremo Tribunal Federal e pelo Tribunal de Contas
da União.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se o cumprimento das obrigações tributárias acessórias
(emissão de NF, entrega de GIA, por exemplo) na forma da
legislação pertinente.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
No dia 18 de abril de 2013 foi encaminhado à FAPEU o Mem. n. 027/DE/2013, que solicita esclarecimentos
sobre sua condição de atender às necessidades tributárias decorrentes das atividades do projeto da EdUFSC.
Prazo para implementação das recomendações
10/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 3.7 – Constatação (016) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que o objeto principal da FAPEU (CNAE) registrado
perante a Receita Federal do Brasil – RFB é “72.10-0-00 – Pesquisa
e desenvolvimento experimental de ciências físicas e naturais”. Em
documento “sem valor fiscal” emitido pela EdUFSC consta o CNPJ
da FAPEU. E os valores percebidos em função da comercialização
de livros ingressam diretamente em conta bancária em nome da
FAPEU. Comprova efetivo comércio a movimentação de extratos
46
bancários em nome da Fundação e repasses financeiros à UFSC,
acompanhados pela EdUFSC. Ressalte-se que, acordo com a
cláusula segunda do contrato n. 055/2011, no ponto em que traz as
obrigações da contratada, inciso III, deixa assente que cabe à
FAPEU “assumir as obrigações salariais, encargos de natureza
trabalhista, previdenciária, decorrente da utilização de recursos
humanos no trabalho, bem como todos os ônus tributários ou
extraordinários que incidam sobre o presente Termo de Contrato”
(grifou-se). O cadastro da FAPEU perante RFB, tal como consta
atualmente, não contempla prestação de serviços em projetos da
natureza do 029/2011, cuja realização envolve produção, comércio e
distribuição de livros, realização de eventos e intermediação na
aquisição e alienação de direitos autorais.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no tocante ao cumprimento dos
requisitos a fim de possibilitar a regular emissão de documento
fiscal hábil ao comércio e distribuição de livros, nos moldes do
Projeto n. 029/2011.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
No dia 18 de abril de 2013 foi encaminhado à FAPEU o Mem. n. 027/DE/2013, que solicita esclarecimentos
sobre sua condição de atender às necessidades tributárias decorrentes das atividades do projeto da EdUFSC.
Prazo para implementação das recomendações
10/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 3.10 – Constatação (017) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que a solicitação de empenho n. 201212593, pela UGR
153430 (PROPG), no valor de R$ 181.125,00 (cento e oitenta e um
mil cento e vinte e cinco reais), referente a itens de interesse da
EdUFSC na ata de registro de preços n. 524/242/2012, data de
30/11/2012, o empenho respectivo (2012NE805805) foi digitado
pelo Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF em
03/12/2012 , isto é, antes de assinada e publicada a ata de registro
de preços, contrariando o disposto no artigo 10 do Decreto n. 3.931
de 19 de setembro de 2001, segundo o qual a ata de registro de
preços terá efeito de compromisso de fornecimento nas condições
estabelecidas após assinatura e cumpridos os requisitos de
publicidade . Observa-se que no SIAFI operacional, foi informada a
validade da ata de 30/11/2012 a 29/11/2013, e, como data da
assinatura o dia 30/11/2012, o que não corresponde aos documentos
constantes do processo de pregão n. 23080.043922/2012-14.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se observar o disposto na legislação pertinente,
empenhando-se os recursos após o cumprimento dos requisitos de
publicidade.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
No dia 08 de maio de 2013 foi encaminhado à PROPG o Mem. n. 036/DE/2013, informando da constatação e
recomendação da AUDIN quanto aos procedimentos relativos ao empenho n. 2012112593, pela UGR 153430
(PROPG).
Prazo para implementação das recomendações
Atendida
Item do Relatório de Auditoria 3.10 – Constatação (017) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (017)
47
Descrição da Recomendação
Recomenda-se rever as informações digitadas no SIAFI sobre o
prazo de validade e data de assinatura da ata, para que haja
congruência com a documentação constante do processo de pregão
em apreço.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
No dia 08 de maio de 2013 foi encaminhado à PROPG o Mem. n. 036/DE/2013, informando da constatação e
recomendação da AUDIN quanto aos procedimentos relativos ao empenho n. 2012112593, pela UGR 153430
(PROPG).
Prazo para implementação das recomendações
10/05/2013
Item do Relatório de Auditoria 3.12 – Constatação (018) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Dos extratos fornecidos pela EdUFSC da conta corrente n. 204411-
0, agência n. 3582-3, banco do brasil, exclusiva para a percepção
dos valores atinentes à comercialização dos livros, verifica-se que
há saldos em conta no fim dos meses, não sendo repassados
integralmente os valores à UFSC. Há também aplicações financeiras
realizadas com recursos oriundos do Projeto 029/2011.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no tocante ao acompanhamento
dos valores transferidos em comparação com os arrecadados mês a
mês pelo projeto, a fim de respeitar a subcláusula primeira da
cláusula sexta do contrato 055/2011.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
A EdUFSC encaminhou à SEGESP em 30 de abril de 2013 (Mem. n. 033/DE/2013) o pedido de designação de
um profissional com formação em contabilidade para atuar na EdUFSC afim de aprimorar o acompanhamento
dos valores transferidos e demais atividades relacionadas ao controle financeiro (registros, relatórios). Segue
documento em anexo. A EdUFSC encaminhou à FAPEU (Mem. 037/DE/2013) solicitando que sejam tomadas as
providências cabíveis.
Prazo para implementação das recomendações
Atendida
Item do Relatório de Auditoria 3.13 – Constatação (019) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
A competência de estornos não está dentro do próprio mês em que
ocorreu o fato determinante da inconsistência. Por exemplo, foram
estornados R$8.322,75 em 30.11.2012, referentes a lançamento
n.110 do dia 16.09.2011.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores no tocante às razões que
motivaram a realização dos estornos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
A EdUFSC encaminhou à SEGESP em 30 de abril de 2013 (Mem. n. 033/DE/2013) o pedido de designação de
um profissional com formação em contabilidade para atuar na EdUFSC afim de aprimorar o acompanhamento
dos valores transferidos e demais atividades relacionadas ao controle financeiro (registros, relatórios). Segue
documento em anexo. A EdUFSC encaminhou à FAPEU (Mem. 037/DE/2013) solicitando que sejam tomadas as
providências cabíveis.
Prazo para implementação das recomendações
48
Atendida
Item do Relatório de Auditoria 3.14 – Constatação (020) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que a FAPEU, em resposta via e-mail enviada em 06 de
março de 2013 afirma que para os fins do projeto 029/11 utiliza-se a
conta BB agência 3582-3 CC 204.411-0; para os fins do projeto
antecessor n. 024/11 de mesmo objeto (EdUFSC), utilizava-se a
conta BB agência 3582-3 CC 270.675-x. Antes de 2011, na vigência
do projeto 023/91, utilizava-se a conta BB agência 3582-3 CC
203.142-6. Até a presente data a UFSC continua realizando
pagamentos referentes ao projeto n. 029/11 à FAPEU através da
conta BB agência 3582-3 CC 203.142-6, desvinculada, a princípio,
do referido projeto. Ademais, analisando a contabilidade do projeto
realizada pela fundação de apoio contratada, observa-se que são
recebidos recursos oriundos da venda de livros da EdUFSC em
outra conta, qual seja, BB agência 3582-3 CC 613.109-3.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que sejam concentradas as movimentações referentes
ao projeto n. 029/2011 em sua respectiva conta vinculada, qual seja,
BB agência 3582-3 CC 204.411-0.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
EdUFSC
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
A EdUFSC encaminhou à FAPEU (mem. 037/DE/2013) solicitando que sejam tomadas as providências para que
a movimentação financeira do projeto seja concentrada na conta vinculada BB agência 3582-3 CC 204411-0.
Prazo para implementação das recomendações
Atendida
Item do Relatório de Auditoria 4.5 – Constatação (021) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Os métodos de gerência da venda e distribuição dos passes e do
controle da arrecadação são mecânicos, fragilizando o processo.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para possível implantação de
sistema automatizado de controle.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.6 – Constatação (022) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Observa-se falta de segurança na conservação dos passes e valores,
os quais são mantidos em um armário de madeira, fechado com um
cadeado.
Descrição da Recomendação Implementar mais segurança à conservação dos passes e valores
arrecadados e mantidos pelo RU.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.7 – Constatação (023) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Os passes confeccionados em papel pela Imprensa Universitária,
apesar dos cuidados tomados, são facilmente falsificáveis.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para possível implantação de
sistema automatizado de controle.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
49
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.3 – Constatação (024) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
O sistema SPA/UFSC não satisfaz os requisitos da ICP – Brasil, de
modo que os documentos nele inseridos sem correspondência entre
usuário e signatário; sem assinatura ou sem certificação digital, não
podem ser considerados originais para todos os efeitos legais.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se a adoção de certificação digital compatível com a
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou que os
responsáveis pelos documentos façam sua inclusão no SPA, de
modo a assegurar a origem e o signatário.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.4 – Constatação (025) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Quanto aos processos n. 23080.012960/2012-17;
23080.016908/2012-30; e, 23080.00780/2012-92, os quais tramitam
no SPA, observa-se que não estão autuados em sequencia correta, e,
há documentos inseridos repetidamente sem sequência, o que
prejudica o ordenamento lógico do processo. A autuação dos
processos administrativos deve ser devidamente ordenada, a fim de
viabilizar a compreensão de suas etapas. É, à guisa de ilustração, a
Orientação Normativa n. 02/2009 da AGU: "Os instrumentos dos
contratos, convênios e demais ajustes, bem como os respectivos
aditivos, devem integrar um único processo administrativo,
devidamente autuado em sequência cronológica, numerado,
rubricado, contendo cada volume os respectivos termos de abertura
e encerramento".
Descrição da Recomendação Recomenda-se que a autuação dos processos siga o disposto na
Portaria Normativa SLTI/MPOG n. 5/2002.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.5 – Constatação (026) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
No que concerne aos processos n. 23080.012960/2012-17;
23080.016908/2012-30; e, 23080.035758/2011-82, referentes a
pregão eletrônico, em trâmite no SPA, verificou-se a ausência de
justificativa expressa da necessidade de contratação, pela autoridade
competente, nos moldes dos artigos 3º, I, da Lei n. 10.520/02; 9º,
III, §1º e 30, I, do Decreto n. 5.450/05 e artigo 2º, caput e parágrafo
único, VII, da Lei n. 9.784/99.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a autoridade competente, na fase preparatória do
pregão, apresente justificativa da necessidade da contratação, a qual
deve instruir o procedimento licitatório, para que se tenha clareza na
indicação dos pressupostos de fato e de direito determinantes da
decisão.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.6 – Constatação (027) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Quanto ao processo n. 23080.00780/2012-92, que tramita via SPA,
observa-se que é referente à contratação direta de alimentação para
cerca de 250 estudantes matriculados no curso de engenharia de
materiais, com supedâneo no artigo 24, IV, da Lei n. 8.666/93, sob o
argumento de que o curso referido possui regime trimestral e,
50
portanto, calendário acadêmico mais extenso e diferenciado dos
demais cursos de graduação, alcançando o mês de fevereiro, e, em
virtude de necessidade de treinamento decorrente da aquisição de
novos equipamentos o Restaurante Universitário não poderia
atender à demanda do curso de engenharia de materiais no início de
2012, iniciando suas atividades apenas em março. Observa-se,
porém, que é exigível que a situação adversa, dada como de
emergência ou de calamidade pública, não se tenha originado, total
ou parcialmente, da falta de planejamento, da desídia administrativa
ou da má gestão dos recursos disponíveis, ou seja, que não possa,
em alguma medida, ser atribuída à culpa ou dolo do agente público
que tinha o dever de agir para prevenir a ocorrência de tal situação.
O artigo 24, IV, da Lei n. 8.666/93 cuida de situações
verdadeiramente imprevistas pela Administração. É este o
entendimento prevalente na Corte de Contas da União e veiculado
pela Advocacia Geral da União.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que as contratações da Administração obedeçam a
rigoroso planejamento, que abarque as situações previsíveis, como,
de fato, o são as variações dos calendários acadêmicos, em função
da adoção dos regimes trimestral ou semestral, sob pena de, na
forma da lei, ser o mau gestor/planejador responsabilizado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.7 – Constatação (028) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Dos autos n. 23080.00780/2012-92, em trâmite via SPA, não consta
cópia do contrato firmado, mediante dispensa de licitação motivada
no inciso IV do artigo 24 da Lei n. 8.666/93, com a empresa Dante
Ramildo da Silva Ltda. EPP, nem da portaria de indicação do fiscal.
Tampouco constam desses autos n. 23080.00780/2012-92 as
comprovações referentes à regularidade fiscal federal (art. 193, Lei
5.172/66), com a Seguridade Social (INSS - art. 195, §3°, CF 1988)
e certificado de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo
de Serviço (FGTS – art. 2°, Lei 9.012/95), todavia, verificou-se que
tais documentos encontram-se juntados ao processo de pagamento
n. 23080.003149/2012-45.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os documentos mencionados (cópia do contrato
firmado; cópia da portaria de designação do fiscal; e, cópias dos
comprovantes de regularidade requeridos) sejam juntados aos autos
do processo n. 23080.00780/2012-92.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.8 – Constatação (029) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
No tocante aos autos n. 23080.00780/2012-92, não se verifica a
juntada dos documentos comprobatórios de inexistência de eventual
proibição para contratar com a Administração (declaração de
regularidade SICAF/SIASG), além da declaração da Lei 9.854/99
(cumprimento do artigo 7º, XXXIII, da CF/88), tampouco consta a
referida documentação do processo de pagamento n.
23080.003149/2012-45.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se sejam instruídos os processos de licitação
dispensável com as comprovações referentes à regularidade fiscal
federal (art. 193, CTN); com o FGTS (art. 2º da Lei n. 9.012/95);
com a Seguridade Social (INSS, art. 195, §3º, CF/88), bem como
regularidade perante o SICAF e declaração de cumprimento do
disposto no artigo 7º, XXXIII, da CF/88, a qual passou a ser exigida
51
pela Lei n. 9.854/99.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.9 – Constatação (030) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Quanto aos processos de pagamento relativos às licitações
dispensadas com fundamento no artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93
autuados sob os n. 23080.024721/2012-18; n. 23080.053498/2012-
16; n. 23080.037719/2012-09; n. 23080.048285/2012-64; n.
23080.041022/2012-24, n. 23080.024029/2012-81;
n.23080.051281/2012-63; n. 23080.051285/2012-41; n.
23080.0250096/2012-13; n. 23080.025095/2012-79; n.
23080.051279/2012-94; e n. 23080. 041929/2012-93 observa-se que
as aquisições referem-se a parcelas de maior vulto que poderiam ser
realizadas de uma só vez, consubstanciando fracionamento de
despesas, o que é inadmissível nos termos da Lei n. 8.666/93 e do
entendimento consolidado pelo TCU. É pacífico o entendimento da
Corte de Contas no sentido de que as compras devem ser
programadas para todo o exercício financeiro, observando o
princípio da anualidade do orçamento. Não é possível aplicar o
permissivo do artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93, quando a
necessidade decorra, sobretudo, da falta de planejamento dos
gestores.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se evitar a fragmentação de despesas, caracterizada por
aquisições frequentes dos mesmos produtos ou realização
sistemática de serviços da mesma natureza em processos distintos,
que possam ser realizados de uma só vez, cujo somatório de valores
globais extrapole o limite previsto a dispensa de licitação a que se
referem os incisos I e II do art. 24 da Lei n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.10 – Constatação (031) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Não se verifica nos processos n.23080.024721/2012-18, n.
23080.053498/2012-16, n. 23080.041929/2012-93, n.
23080.029693/2012-17, e n. 23080.004601/2012-96, a elaboração,
pela Administração, de especificação do objeto, e, nas hipóteses de
aquisição de material, das unidades e quantidades a serem
adquiridas.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o processo seja instruído com documento
simplificado que contenha as especificações do objeto e a
quantidade demandada, ainda que estimada, conforme artigo 14 da
Lei n. 8.666/93, observadas as demais diretrizes do artigo 15 da Lei
n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.12 – Constatação (032) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Observa-se que, em regra, não constam dos processos de
contratação (referentes a criação, expansão ou aperfeiçoamento de
ação governamental) a estimativa do impacto orçamentário
financeiro da despesa prevista no artigo 16, I, da LC 101/00 e a
declaração prevista no artigo 16, II, do mesmo diploma.
Descrição da Recomendação A criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que
52
acarrete aumento da despesa, como, por exemplo, a assistência ao
estudante do ensino superior (ação 4002 do PPA 2012-2015), deve
vir acompanhada de estimativa do impacto orçamentário-financeiro
no exercício em que deva vigorar nos subsequentes, se for o caso;
além de declaração do ordenador da despesa de que o aumento tem
adequação orçamentária e financeira com a LOA.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.13 – Constatação (033) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Quanto aos autos n. 23080.035758/2011-82, referente ao Pregão
243/2011, para contratação de empresa fornecedora de refeições ao
campus de Curitibanos/SC, verificou-se que a pesquisa de preços
praticados pelo mercado do ramo do objeto da licitação realizada,
para o fim de composição do termo de referência, não satisfaz a
determinação legal, conforme apontamento no relatório.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se a adequada elaboração e supervisão do termo de
referência, observando as disposições legais pertinentes e a
Orientação n. 34 da PF/UFSC, uma vez que consiste em documento
basilar para a ocorrência do certame, porque possibilita a avaliação
do custo pela Administração.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.15 – Constatação (034) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que, no tocante aos autos n. 23080.035758/2011-82,
referentes ao certame e à contratação do fornecedor de refeições aos
alunos para o campus de Curitibanos “Refeivel Comércio de
Refeições Ltda.”, e, aos autos n. 23080.045177/2011-59, referentes
ao certame e à contratação de fornecedor de alimentação aos alunos
do campus de Joinville “Santos Lanchonete e Restaurante Ltda.
ME”, verifica-se que não há nos respectivos contratos cláusula
obrigatória prevendo o reconhecimento dos direitos da
Administração, em caso de rescisão administrativa prevista no art.
77 da Lei n. 8.666/93, tampouco as hipóteses de rescisão.
Descrição da Recomendação Recomenda-se, quando da formalização dos contratos, observar o
disposto no artigo 55 da Lei n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.3 – Constatação (035) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Constata-se, como regra geral nos processos de pagamento das
contratações diretas por dispensabilidade de licitação
consubstanciadas no artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93, com
requerimento proveniente do Restaurante Universitário, que deles
não documento simplificado contendo, além da quantidade estimada
do objeto, as especificações do mesmo, observadas as demais
diretrizes do art. 15 da Lei 8.666/93. Ademais, não contêm
motivação justa e específica, com indicação dos fatos e dos
fundamentos jurídicos, para as dispensabilidades.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os processos de aquisição direta de
produtos/serviços contenham documento simplificado com
especificações detalhadas do objeto e sua quantidade estimada,
observadas as demais diretrizes do artigo 15 da Lei n. 8.666/93, bem
53
como justificativa fundamentada da necessidade, nos casos de
dispensabilidade (artigo 24 da Lei n. 8.666/93).
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.4 – Constatação (036) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Quanto aos autos n. 23080.004604/2012-20, referentes ao processo
de pagamento da solicitação de empenho n. 201201084, natureza da
despesa 3390322, sendo fornecedor Compasso Comercial LTDA.
ME., verifica-se a aquisição de quatro unidades de Porta papel
toalha, no valor unitário de R$29,00 (vinte e nove reais), totalizando
R$116,00 (cento e dezesseis reais). O empenho foi digitado em
13.03.2012, sendo a nota fiscal emitida em 28.03.2012, e, o ateste
aposto na nota também em 28.03.2012, indicando que, apenas nesta
data foram recebidas as mercadorias. Além de não haver três
orçamentos juntados aos referidos autos, mas apenas dois , ocorre
que, em 14.03.2012, apenas um dia após a digitação do empenho,
iniciou a vigência da ata de registro de preços n. 008/004/2012 ,
resultante do pregão n. 004/2012 , sendo o valor unitário para a
aquisição de porta papel toalha ofertado pelo vencedor do certame
de R$15,00 (quinze reais). A justificativa para a aquisição direta do
item está centrada no fato de que foram construídos dois banheiros
na área externa ao Restaurante Universitário. Em virtude da
proximidade da abertura do RU, por não ter em estoque no
almoxarifado central da UFSC, tiveram de ser adquiridos por meio
da aplicação do artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a gestão observe os princípios insculpidos no
artigo 37, caput, da Constituição e artigo 3º da Lei n. 8.666/93,
procurando, na tutela do interesse público, obter a proposta mais
vantajosa para a Administração. As contratações/aquisições devem
ser planejadas, a fim de que não haja prejuízo ao erário, sob pena de
responsabilização do gestor que tenha dado causa.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.5 – Constatação (037) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ainda no tocante aos autos n. 23080.004604/2012-20, referentes ao
processo de pagamento da solicitação de empenho n. 201201084,
natureza da despesa 3390322, sendo fornecedor “Compasso
Comercial LTDA. ME.”, verifica-se que não há documento
simplificado contendo as especificações e a quantidade estimada do
objeto, conforme as diretrizes do art. 15 da Lei 8.666/93. Neste
caso, não se pode aferir, com satisfatório grau de certeza, a
necessidade de aquisição direta das lixeiras com sendo quatro “com
pedal” e duas do tipo “vai-vem”. Isso porque, do mesmo modo
como exposto na Constatação (035), havia pregão em andamento,
autuado em 07/12/2011, para a compra de itens da mesma espécie.
A ata n. 009/004/2012 , registra preço para a compra de lixeira
plástica com pedal, cor branca, capacidade para 13 litros, formato
redondo e balde interno removível, no valor registrado de R$22,14
(vinte e dois reais e quatorze centavos), vigente a partir de
14.03.2012, ou seja, apenas um dia depois da digitação do empenho
800525, relativo aos autos de pagamento suso referidos, por meio
do qual as lixeiras com pedal para banheiro foram adquiridas pelo
valor de R$ 31,00 (trinta e um reais) cada. Ainda, a ata
005/004/2012 , vigente a partir de 14.03.2012 – resultante do
mesmo pregão 004/2012, registra preço para aquisição de lixeiras
54
com tampa basculante (tipo “vai-vem”), com capacidade para 50
litros, na quantidade de 20 (vinte) unidades, pelo valor unitário de
R$25,00 (vinte e cinco reais), inferior também, portanto, aos
R$38,00 (trinta e oito reais) pagos por cada uma das duas lixeiras
adquiridas diretamente do fornecedor ‘Compasso Comercial Ltda.’.
A nota fiscal foi emitida e o ateste nela aposto somente em
28.03.2012. A aquisição direta, com supedâneo no artigo 24, II, da
Lei n. 8.666/93, dos mesmos produtos por valores superiores aos
registrados em ata de registro de preços, cuja vigência iniciou um
dia após o empenho e quatorze dias antes da emissão da nota fiscal,
evidencia falta de planejamento.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a gestão observe os princípios insculpidos no
artigo 37, caput, da Constituição e artigo 3º da Lei n. 8.666/93,
procurando, na tutela do interesse público, obter a proposta mais
vantajosa para a Administração. As contratações/aquisições devem
ser planejadas, a fim de que não haja prejuízo ao erário, sob pena de
responsabilização do gestor que tenha dado causa.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.6 – Constatação (038) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
No que concerne aos autos n. 23080.051281/2012-63, relativos ao
processo de pagamento da solicitação de empenho n. 201209927,
referente à aquisição direta, com supedâneo no artigo 24, II, da Lei
n. 8.666/93, de 250 unidades de esponja dupla face de fibra sintética
para higienização de utensílios no Restaurante Universitário,
observa-se que a justificativa apresentada à fl. 02, datada de
08.11.2012, é insuficiente e, de qualquer forma, não se sustenta.
Foram adquiridas diretamente do fornecedor ‘Compasso Comercial
Ltda. ME.’ 250 (duzentas e cinquenta) unidades de esponja dupla
face de fibra sintética ao valor unitário de R$0,80 (oitenta centavos)
totalizando R$200,00 (duzentos reais). O empenho 804236 foi
digitado em 09.11.2012 (nove de novembro de dois mil e doze).
Ocorre que há ata de registro de preços n.139/122/2012 vigente
desde 31.07.2012 (trinta e um de julho de dois mil e doze), com
prazo de doze meses, para o mesmo produto, na quantidade de
11.200 unidades, resultante do pregão eletrônico n. 122/2012, em
que cada esponja foi ofertada por R$0,27 (vinte e sete centavos)
pela empresa ‘Valmira Ferreira dos Santos Regly ME.’.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a gestão respeite os certames licitatórios,
observe os princípios insculpidos no artigo 37, caput, da
Constituição e artigo 3º da Lei n. 8.666/93. O pregão eletrônico
deve ser, nos termos do artigo 4º do Decreto 5.450/05, a modalidade
preferencial para a aquisição de bens e serviços comuns.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.7 – Constatação (039) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que, compulsando os autos do processo de pagamento n.
23080.025096/2012-13, o Restaurante Universitário adquiriu, em
18.06.2012 , por meio de contratação direta motivada no artigo 24,
II, da Lei n. 8.666/93, cinco pacotes de algodão contendo 500g
(quinhentos gramas) cada, no valor de R$ 30,00 (trinta reais) por
pacote, ao argumento de que necessitava manter um kit de primeiros
socorros para uso de servidores caso, eventualmente, ocorram
pequenos ferimentos em serviço , sendo fornecedora a empresa
“Compasso Comercial Ltda. ME”. Ocorre que em 26.04.2012
55
passou a viger a ata de registro de preços n. 034/052/2012,
resultante do pregão n. 052/2012, em que foi registrada a oferta do
fornecedor “G. Gotozzulo e Cia Ltda.”, para a aquisição de pacote
de 1kg (um quilo) de algodão hidrófilo, quantidade cinquenta
unidades, no valor unitário de R$15,59 (quinze reais e cinquenta e
nove centavos). Havia, portanto, registro de preço quase 50%
inferior para o dobro de produto.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que seja respeitada a obrigatoriedade da licitação,
evitando-se preterição de concorrentes, sobrepreço e fracionamento
de despesas. O pregão eletrônico deve ser, nos termos do artigo 4º
do Decreto 5.450/05, a modalidade preferencial para a aquisição de
bens e serviços comuns.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.8 – Constatação (040) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Observa-se, quanto ao processo de pagamento n.
23080.003149/2012-45 que consta da fl. 07 dos referidos autos que
o mesmo foi devolvido, em 07/03/2012, pelo Departamento de
Contabilidade e Finanças – DCF ao Restaurante Universitário – RU,
pelos seguintes motivos: “Não se pode pagar nota fiscal de venda
(produto) com empenho de serviço. Valor da nota fiscal não confere
com o valor do empenho”.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para que o empenho esteja de
acordo com a natureza da despesa.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.9 – Constatação (041) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
No tocante ao à aquisição direta de água sanitária, por meio de
dispensabilidade com fundamento em pequeno valor, processos n.
23080.024029/2012-81, 23080.025094/2012-24, do fornecedor
“Compasso Comercial Ltda. ME”, verifica-se que a justificativa não
é adequada, uma vez que não basta a necessidade para ensejar a
contratação direta, pois é imprescindível que haja planejamento
anual das compras, evitando-se o fracionamento de despesas.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que as compras sejam planejadas, para que não seja
adotado o procedimento do artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93 sempre
que faltem produtos de uso rotineiro na instituição. As compras
devem ser planejadas pela gestão, e, o planejamento do exercício
deve observar o princípio da anualidade do orçamento.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.10 – Constatação (042) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se, no tocante aos autos n. 23080.0534981/2012-12;
23080.041.022/2012-24; 23080.037719/2012-09, referentes à
aquisição mediante contratação direta (artigo 24, II, da Lei n.
8.666/93) de produtos para lavação de louças e limpeza de fornos no
Restaurante Universitário, que a justificativa para tal procedimento
está centrada na realização de testes de vários produtos para
“verificar sua aprovação no processo de lavagem”, o que não é
admissível.
Descrição da Recomendação Recomenda-se que não seja banalizado o procedimento de
56
dispensabilidade da licitação por pequeno valor, devendo ocorrer
apenas em situações justificadas, em que não seja possível a
aquisição por pregão eletrônico, sem que sejam fracionadas as
compras, para que não se configure burla ao princípio da
obrigatoriedade da licitação, previsto no artigo 37, XXI, da
Constituição Federal.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013
Prazo para implementação das recomendações
Item do Relatório de Auditoria 6.11 – Constatação (043) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Observam-se diversas dispensas de licitação com arrimo no artigo
24, II, da Lei n. 8.666/93 para consertos de fornos, mesas de inox,
protetores salivares, etc. O Restaurante Universitário, em alguns
casos (ex. 23080.009161/2012-63; 23080.003006/2012-33) realiza
sucessiva dispensas para consertos de mesma natureza que, se
somadas, excedem o limite previsto para a espécie na legislação de
regência, qual seja, R$ 8.000,00 (oito mil reais). Nesse sentido,
deveria haver ata de registro de preços para a contratação desses
serviços quando necessário.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para a realização de estudos a
fim de viabilizar o registro de preço de serviços de manutenção,
uma vez que, em função da demanda pelo uso dos equipamentos e
mobiliário, reiteradamente, é necessária a reparação e manutenção
dos mesmos, ocorrendo fracionamento nos diversos centros.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.12 – Constatação (044) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se, como regra, nos processos de pagamento de dispensa de
serviços pelo permissivo do artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93 (v.g.
autos n.23080.048284/2012-10; 23080.025115/2012-10;
23080.003006/2012-33; 23080.009161/2012-63;
23080.056652/2012-01; 23080.013663/2012-99; entre outros), a
ausência de orçamento detalhado, demonstrando a exata
composição do preço, contemplando as especificidades do objeto, a
fim de aferir a regularidade de sua formação.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os orçamentos sejam detalhados, contendo
especificações do serviço a ser realizado (por exemplo: se haverá
troca de peças, seu valor, quantidade estimada de horas de trabalho,
etc.), a fim de que se possa aferir, concretamente, a similitude das
cotações e a formação dos preços.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.13 – Constatação (045) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Observa-se, no que tange aos processos de pagamento n.
23080.003006/2012-36 e 23080.009161/2012-63, referentes a
retrabalho nas mesas em aço inox (protetor salivar, passa pratos), da
marca “Brascook”, a justificativa para a aquisição direta não se
57
sustenta, tendo em vista que em meses consecutivos (fevereiro de
2012 e março de 2012) foi realizado o mesmo serviço, contratada a
mesma empresa (Brascook, CNPJ n. 10.157.405/001-10) e pago o
mesmo valor pelos consertos, qual seja R$4.900,00 (quatro mil e
novecentos reais), do que se infere a ocorrência de fracionamento
nas contratações.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se seja observado o princípio da obrigatoriedade da
licitação, não se realizando contratações diretas que consubstanciem
fracionamento de despesa para enquadramento na hipótese de
dispensa por pequeno valor, uma vez que tal prática é contrária à
legislação e condenada pelo Tribunal de Contas da União.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.14 – Constatação (046) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que, no tocante aos autos n. 23080.051288/2012-85,
referentes à aquisição por contratação direta dos itens “eletro boia”
e “selo mecânico”, sendo fornecedora a sociedade “Compasso
Comercial LTDA – ME”, valor da contratação R$ 446,00
(quatrocentos e quarenta e seis reais), não constam três orçamentos.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que sejam elaborados três orçamentos conforme
entendimento do TCU, com empresas que trabalhem no mesmo
ramo do objeto a ser contratado, a fim de respaldar as contratações
diretas de bens/serviços.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.15 – Constatação (047) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que há diversos orçamentos prévios – com objetivo de
analisar o preço praticado no mercado, justificando-se o preço
contratado mediante dispensa de certame licitatório – emitidos por
fornecedores cujo CNAE não corresponde ao objeto da contratação,
conforme se corrobora às fls. 243-251 dos autos desta auditoria.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se, tendo em vista que a realização de três orçamentos
busca respaldar a higidez e a regularidade das contratações
realizadas, que as cotações sejam obtidas de
comerciantes/prestadores especializados e/ou do ramo, para que se
obtenham preços competitivos e mais vantajosos para a
Administração.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.16 – Constatação (048) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Verifica-se que as notas fiscais referentes aos processos de
pagamento n. 23080.056098/2012-54; 23080.060922/201271 –
relativas a transporte de valores, sendo fornecedor “Brink’s
Segurança e Transporte de Valores Ltda.” –, foram pagas por meio
de um empenho ordinário, todavia, de forma parcelada, como se
empenho estimativo fosse, violando as normas que regem a
execução do orçamento.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para que, conforme a
legislação, a modalidade dos empenhos corresponda à forma de
pagamento planejada, como, por exemplo, no tocante às dispensas
com fundamento no artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93, utilize-se o
58
empenho ordinário, liquidando-se o valor devido e já conhecido de
uma só vez.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.17 – Constatação (049) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
No tocante à contratação direta do serviço de “transporte de
numerário/ moeda e/ou outros valores em invólucros lacrados do
Restaurante Universitário para a o Banco do Brasil - agência
Trindade”, sendo fornecedor “Brink’s Seg. e Transporte de Valores
Ltda.”, com fundamento no permissivo do artigo 24, II, da Lei n.
8.666/93, observa-se a ocorrência de fracionamento de despesas.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que seja respeitado o limite previsto para dispensa
por pequeno valor, qual seja, 10% do valor previsto para a
modalidade convite que, no caso de serviços diversos e compras, é
de até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), e, seja seguida a orientação
do TCU, no sentido de que as compras devem ser planejadas pela
gestão, e, o planejamento do exercício deve observar o princípio da
anualidade do orçamento.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.18 – Constatação (050) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Há divergência entre as receitas obtidas com a venda de passes do
Restaurante Universitário (RU) registradas nos boletins de controle
da venda de passes do próprio RU e os valores (em reais)
respectivos digitados no SIAFI, em todos os meses do ano 2012,
exceto janeiro/2012.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no tocante às inconsistências de
saldos entre SIAFI e Boletins de vendas de passes do RU, e,
melhora dos controles internos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.19 – Constatação (051) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Constatam-se divergências na movimentação dos estoques do RU
registrados no SIAFI e nos boletins de estoque fornecidos pelo
almoxarifado do RU durante os meses do ano de 2012, com
destaque para os meses de março e abril de 2012, o que demonstra
fragilidade nos controles internos, conforme tabelas juntadas à fl.
470 dos autos desta auditoria.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no que concerne à
movimentação dos estoques do RU, para que o registro da
movimentação mensal dos estoques no SIAFI corresponda à
realidade.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.20.4 – Constatação (052) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Observa-se que não foi juntado comprovante de manutenção das
condições exigidas na habilitação, quando das prorrogações do
contrato.
59
Descrição da Recomendação Junte-se aos autos documentação comprobatória de manutenção das
condições exigidas na habilitação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.20.5 – Constatação (053) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Observa-se realização de despesa sem prévio empenho. No tocante
aos processos de pagamento n. 23080.035034/2012-10, verifica-se
que o empenho n. 2012NE802571 foi lançado em 24 de agosto de
2012, ocorre que a nota fiscal n. 00000119, constante dos autos
mencionados, foi emitida em 01/08/2012. Mesma constatação é
cabível no que se refere ao processo de pagamento n.
23080.012606/2012-92, uma vez que se verifica o lançamento do
empenho n. 2012NE800866 em 04 de abril de 2012, todavia a nota
fiscal n. 00000103, para cuja liquidação foi utilizado, foi emitida em
03 de abril de 2012.
Descrição da Recomendação Recomenda-se observar a vedação expressa no artigo 60 da Lei n.
4.320/64.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.21.3 – Constatação (054) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Não se observa justificativa nos autos para o preço unitário de
referência das refeições, tampouco orçamentos a comprovar a
conformidade do valor apresentado.
Descrição da Recomendação Junte-se aos autos planilha de custos e justificativa para o valor de
referência estabelecido no certame.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.21.4 – Constatação (055) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Observa-se reiterados atrasos no adimplemento das contraprestações
desde o primeiro ano do contrato.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no que concerne aos reiterados
atrasos no adimplemento das contraprestações, sobretudo, quando
da análise de conveniência e oportunidade da renovação do
contrato.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.21.5 – Constatação (056) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Emissão sistemática de empenho, para os fins de consignar créditos
para pagamentos das refeições fornecidas por NL Comércio de
Alimentos Ltda. ME. utilizando-se da modalidade de licitação e
artigo "NÃO SE APLICA", não prevista para a Lei nº 8.666/93.
Descrição da Recomendação Atender ao disposto na Lei n. 8.666/93 quando do registro dos
empenhos na modalidade de licitação/contratação adequada.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
60
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.21.6 – Constatação (057) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Os critérios de julgamento estabelecidos na licitação não se
adequam ao que se pretende com a contratação, a fim de obter a
proposta mais vantajosa à Administração. Em licitação futura o
valor das refeições fornecidas deverá ser posto em disputa, a fim de
viabilizar a contratação da proposta mais favorável à
Administração, permitindo, ainda, escorreito enquadramento na Lei
n. 8.666/93.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o contrato não seja mais prorrogado, uma vez
que os critérios da concorrência não foram os mais adequados à
hipótese.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PRAE
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.
c) Relatório de Auditoria nº. 001/2013 – Análise da regularidade dos procedimentos
adotados para a elaboração do inventário anual da UFSC
Comunicação Expedida Memorando nº. 054/2013/AUDIN– 19/06/2013
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria Constatação (001) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de execução de inventário físico e financeiro do exercício
de 2012.
Descrição da Recomendação
Que as providências relatadas pelo DGP sejam efetivamente
adotadas, sendo que verifique a possibilidade de, por meio de um
maior quantitativo de pessoal, executando e coordenando as
atividades de Inventário concomitantemente nas unidades, para que
a realização deste não ultrapasse o exercício de 2013.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria (Preliminar):
Em 23/05/2013, o Departamento de Gestão Patrimonial enviou o Memorando nº 71/DGP/PROAD/2013,
encaminhando o plano de execução do inventário. Após a emissão do Relatório Definitivo, a unidade não se
manifestou.
Manifestação da AUDIN
O Acórdão 2.365/2013 TCU – Plenário fixou a data de 31/05/2014 para que a UFSC apresente o inventário
(conforme item 9.4 do Acórdão 2.589/2012 TCU – Plenário).
Item do Relatório de Auditoria Constatação (001) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (001)
Descrição da Recomendação
Que a Administração realize o inventário anual dos bens móveis o
mais breve possível, haja vista que a ausência é situação reincidente
e que infringe a legislação em vigor.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria (Preliminar):
Em 23/05/2013, o Departamento de Gestão Patrimonial enviou o Memorando nº 71/DGP/PROAD/2013,
encaminhando o plano de execução do inventário. Após a emissão do Relatório Definitivo, a unidade não se
manifestou.
61
Manifestação da AUDIN
O Acórdão 2.365/2013 TCU – Plenário fixou a data de 31/05/2014 para que a UFSC apresente o inventário
(conforme item 9.4 do Acórdão 2.589/2012 TCU – Plenário).
Item do Relatório de Auditoria Constatação (001) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem Constatação (001)
Descrição da Recomendação Que todas as pendências relativas ao sistema informatizado sejam
imediata e efetivamente solucionadas junto à empresa contratada.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não foi respondido pela Unidade, sendo reiterado por email em 17/12/2013.
d) Relatório de Auditoria nº. 002/2013 - Análise da regularidade dos processos de
concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC
Comunicação Expedida
Memorando nº. 056/2013/AUDIN – 28/06/2013, Memorando nº
057/2013/AUDIN – 28/06/2013, Memorando nº 058/2013/AUDIN
– 28/06/2013; Memorando nº 059/2013/AUDIN – 28/06/2013.
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD), Pró-Reitoria de
Planejamento e Orçamento (PROPLAN), Gabinete da Reitoria (GR)
e Secretaria de Cultura (SECULT).
Item do Relatório de Auditoria Constatação (001) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Falta de regulamentação específica para eventos externos no bojo da
Resolução Normativa 04/CC/10.
Descrição da Recomendação Aprimorar o normativo vigente no que tange aos eventos externos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
GR e SECULT
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (002) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Desconhecimento das Resoluções Normativas n. 04/CC/2010 e
05/CC/2010. O DPC informa, em resposta à SA022013-3, que até o
presente momento não se inteirou do disposto nas resoluções
mencionadas
Descrição da Recomendação Observar o disposto nas Resoluções Normativas n. 04/CC/2010 e
05/CC/2010.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC informa que está ciente do conteúdo das referidas Resoluções Normativas e as aplicará no que couber.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (003) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de procedimento normatizado para autorização e
permissão de uso eventual e transitório dos espaços físicos nas
unidades acadêmicas.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de normatizar,
através de regulamentação interna, os procedimentos para
autorização e permissão de uso eventual e transitório do espaço
físico por terceiros.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
GR
62
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (004) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Fragilidades na Comunicação da PROAD com os Centros de Ensino
no tocante às autorizações para uso eventual de salas e auditórios
em cursos e concursos.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para que a PROAD esteja
sempre atenta aos eventos externos de médias e grandes proporções
no campus que venham a ser autorizados pelos centros de
ensino/unidades universitárias, a fim de que não haja conflito de
atribuições e responsabilidades.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (005) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Fragilidades na Comunicação entre DCF e DPC com relação aos
processos de concessão.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o Departamento de Contabilidade e Finanças
mantenha-se informado e realize o controle do ingresso das receitas
oriundas dos contratos de concessão de espaços físicos da UFSC,
verificando a conformidade dos relatórios do DPC com os registros
do SIAFI.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
PROPLAN: Temos a informar, para ambas as constatações, já foram tomadas as iniciativas de resolução desse
fluxo estabelecendo a rotina de controle contábil e financeiro. Os novos pagamentos serão cobrados pelo
DCP/PROAD por meio de GRU, permitindo a identificação automática pelo DCP/PROPLAN e, assim, o devido
controle do ingresso das receitas. Em relação aos atuais pagamentos está implementada a rotina de conferência
por relatório contábil, emitido pelo DCP/PROPLAN ao DCF/PROPLAN. PROAD: O DPC entrou em contato
com o DCF e marcou reunião para discutir o assunto.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (006) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Fragmentação da emissão de documentos de arrecadação entre o
DCF e o DPC.
Descrição da Recomendação Centralizar a emissão de documentos de arrecadação em uma única
unidade a fim de otimizar o controle interno.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
PROPLAN: Tendo em vista a gestão descentralizada dos espaços da UFSC, atualmente a emissão dos boletos de
taxas de ocupação de imóveis é realizadas pelas unidades que gerem seus espaços. Todavia, será verificada a
possibilidade das unidades encaminharem ao DCF cópia do boleto emitido, para acompanhamento da
arrecadação.
PROAD: O DPC entrou em contato com o DCF e marcou reunião para discutir o assunto.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (007) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Uso irregular do espaço físico do Centro de Convivência e da antiga
banca de revistas/jornais em frente ao centro de Convivência,
provocando riscos patrimonial e pessoal.
Descrição da Recomendação Dar destinação adequada às áreas e/ou adotar medidas que impeçam
o uso irregular e a depredação do prédio por terceiros
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
GR e PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade.
63
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em ago/2013
Memorando nº 79/2013/PROPLAN: Esclarecemos que o Espaço do Centro de Convivência e Educação
Continuada, bem como seu entorno é objeto de atenção da atual gestão da UFSC, desde o início. Exemplo disso
foi o processo de revitalização inicial do Convivência para abrigar a SEPEX 2012. Na ocasião, o espaço estava
completamente abandonado e desprovido de condições de utilização. Em 2012,portanto, reparos iniciais foram
realizados como limpeza(retirada de 3 caminhões de lixo e entulhos), pintura, recuperação de janelas, entre
outros. Após a realização da SEPEX, o primeiro espaço de convivência a ser ocupado foi a Sala do Diretório
Central dos Estudantes, além da já existente agência dos Correios. Após um importante movimento de discussão
dos estudantes, foi possível definir a ocupação do Convivência e, atualmente, estamos na fase de elaboração dos
projetos de reforma, conforme ocupação pactuada. A ocupação do Convivência atenderá, em princípio, as
seguintes demandas: DCE, AGECOM, Laboratórios de Ensino, temporários(até que se conclua a obra do novo
prédio do CCE) para o Curso de Cinema e Artes Cênicas, Galeria de Arte e Espaço de Convivência para
Comunidade. Importante ressaltar que este espaço, além de seu caráter histórico de vinculação aos movimentos
estudantil e docente, também possui valioso potencial de reorganização das estratégias de permanência na UFSC,
que se inscrevem no campo de convivência, da cultura, das artes, da organização política estudantil, além de
possibilitar a articulação com o ensino a pesquisa e a extensão em todas estas áreas, bem como de acolher – ainda
que de forma transitória – setores da administração que repercutem a vida acadêmica em seu movimento, como a
Agência de Comunicação(AGECOM), cujo espaço original deverá ser destinado a laboratórios, por imperiosa
demanda, permitindo sua integração ao “Novo Convivência”, com o espaço devidamente adaptado e reformado
para este fim. Salientamos ainda o que orienta as decisões de ocupação dos espaços da UFSC, ou seja, garantir o
uso de bens públicos para as finalidades a que se destinam, onde as dependências da UFSC são usadas, sobretudo
em atividades voltadas ao ensino, à pesquisa e à extensão, em atendimento aos preceitos da Universidade.
Prazo para implementação das recomendações
O início das obras está previsto para o primeiro semestre de 2014.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (008) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de registro dos contratos de concessão de espaço físico no
SIASG/SICON. O SICON, Sistema de Gestão de Contratos, é o
subsistema do SIASG responsável pelo registro e acompanhamento
dos contratos firmados pela Administração Pública Federal. Não há
efetivo acompanhamento da execução contratual registrado no
SIASG/SICON, em contrariedade ao disposto nos artigos 17 e 101
da Lei n. 12.708/12 (LDO 2013) .
Descrição da Recomendação Disponibilizar no SIASG/SICON os contratos firmados pela UFSC
e o acompanhamento da execução contratual.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC está buscando regularizar o cadastro dos contratos de concessão no SIASG/SICON. Todos os novos
contratos serão, a partir desta data, cadastrados e os contratos vigentes serão cadastrados nos próximos dois
meses.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (009) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Falta de vinculação do fiscal do contrato no SIASG/SICON. De
modo geral, os fiscais formalmente designados por portaria não
estão vinculados aos respectivos contratos fiscalizados no módulo
destinado à gestão de contratos no SIASG/SICON.
Descrição da Recomendação Designar formalmente, por portaria, o Fiscal de Contrato e vinculá-
lo no SIASG/SICON.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
A medida que os contratos de concessão vão sendo cadastrados no SIASG/SICON, seus respectivos fiscais serão
vinculados ao sistema.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (010) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Desconhecimento do módulo de gestão e fiscalização dos contratos
do SIASG/SICON. Em resposta ao questionário enviado com a
SA022013-8, o fiscal designado para o contrato n. 361/2011,
constante da amostra desta auditoria, assinalou que desconhece o
módulo do SIASG destinado à gestão e fiscalização dos contratos .
64
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os fiscais dos contratos recebam
treinamento/capacitação adequados ao exercício das atividades e
acompanhamento e fiscalização. E, sobretudo, que tomem
conhecimento das ferramentas existentes para auxiliar o registro de
ocorrências, conferindo maior eficácia e publicidade à sua atuação
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Atualmente o DPC está trabalhando na elaboração de uma capacitação para os fiscais, que será oferecida em
parceria com a SEGESP, cujas negociações informais já começaram.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (011) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
O termo de autorização temporária para uso, com exclusividade, da
fortaleza de ratones nº 093/2011 foi firmado em 06 de junho de
2011 pelo então Pró-Reitor de Infraestrutura, e que deveria ter sido
celebrado pelo Secretário de Cultura e Arte.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que as autorizações para uso eventual e transitório
das fortalezas sejam acompanhadas pelo Secretário de Cultura, nos
termos da Portaria Normativa n. 03/GR/2011.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e SECULT
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação das unidades.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (012) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Desrespeito ao prazo legal de publicação dos contratos. Santander.
Contrato n. 243/2003. Verifica-se às fls. 181/182 que o extrato do
contrato foi publicado no Diário Oficial da União – DOU
aproximadamente dois anos após a efetiva assinatura, extrapolando,
notadamente, o prazo estabelecido no artigo 61, parágrafo único, da
Lei n. 8.666/93.
Descrição da Recomendação
Todos os contratos devem ser publicados nos termos do artigo 61 da
Lei n. 8.666/93, respeitando-se o prazo estabelecido em seu
parágrafo único
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC está ciente de sua responsabilidade de publicar os contratos dentro do prazo estabelecido pela Lei
8.666/93 e busca sempre cumpri-la. O caso mencionado é um contrato assinado em 2003 e que foi publicado em
2005, período em que os contratos de concessão de uso estiveram sob a gestão da Pró-Reitoria de Assuntos
Estudantis. De todo modo, a PRAE, percebendo sua falha quanto ao cumprimento do prazo de publicação, buscou
imediatamente corrigi-la dando a devida publicidade ao ato.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (013) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de publicação do extrato contrato no DOU. AAHU.
Contrato n. 062/2008. Não consta dos autos n. 23080.057975/2007-
47 o comprovante da publicação do extrato do contrato no Diário
Oficial da União – DOU
Descrição da Recomendação
Todos os contratos devem ser publicados nos termos do artigo 61 da
Lei n. 8.666/93, sob pena de ineficácia. Junte-se aos autos o
comprovante de publicação
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC providenciou a publicação do contrato 062/2008 (AAHU), publicado no DOU no dia 7/6/2013, página
100, e devidamente apensado ao processo original.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (014) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de publicação do extrato do contrato no DOU.
FEESC/Livros & Livros (Contrato n. 408/2003); CEF (Contrato n.
65
086/1996); CERTI (Contrato n. 0351/1999).
Descrição da Recomendação
Todos os contratos devem ser publicados nos termos do artigo 61 da
Lei n. 8.666/93, sob pena de ineficácia. Junte-se aos autos o
comprovante de publicação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação -
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC providenciou a publicação dos contratos 408/2003 (Livraria FEESC), 086/1996 (CEF) e 351/1999 (Certi),
publicados no DOU no dia 7/6/2013, página 100, e devidamente apensados aos processos originais.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (015) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de publicação no DOU do extrato dos termos aditivos
referentes ao Contrato n. 086/1999 que tem por objeto a concessão
de uso de espaço físico para a Caixa Econômica Federal – CEF.
Descrição da Recomendação
Todos os contratos, bem como seus termos aditivos devem ser
publicados nos termos do artigo 61 da Lei n. 8.666/93, sob pena de
ineficácia. Junte-se aos autos o comprovante de publicação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC providenciou a publicação dos termos aditivos 1 e 2 do contrato 086/1999 (CEF), publicados no DOU no
dia 10/6/2013, página 107, e devidamente apensado ao processo original. O termo aditivo 3 havia sido publicado
no DOU no dia 23/11/2010, página 83, apesar de não ter sido anexada no processo, o que já foi providenciado.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (016) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de inserção do termo aditivo 01 ao contrato n. 015/2012
firmado com a concessionária Angelis Aurea nos autos n.
23080.029251/2011-90, que tramitam via SPA.
Descrição da Recomendação
Junte-se aos autos o termo aditivo 01 ao Contrato n. 015/2012
(firmado para prorrogação do prazo da concessão do espaço físico
para exploração de lanchonete celebrado com Angelis Aurea de
Souza – ME, inscrita no CNPJ sob o n. 11.304.935/0001-88).
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O termo aditivo 1 ao contrato 015/2012 não se encontrava ainda nos autos do processo por uma falha
administrativa já sanada.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (017) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de Menção ao Reconhecimento dos Direitos da
Administração nas hipóteses que ensejam rescisão (Cláusula
obrigatória – Artigos 55 e 77 da Lei n. 8.666/93). Não se verifica
nos contratos n. 368/2012 (Lanchonete Setúbal – autos n.
23080.004961/2012-98); n. 0351/1999 (Fundação CERTI – autos n.
23080.007470/1998-25); n. 361/2011 (Lanchonete Martarello –
autos n. 23080.024480/2011-18); n. 367/2012 (Lanchonete Nazário
– autos n. 23080.002155/2012-85) e n. 374/2003 (Fundação José
Boiteux – autos n. 23080.014327/2003-72) a presença de cláusula
obrigatória, qual seja, o reconhecimento dos direitos da
Administração, em caso de rescisão administrativa prevista no art.
77 da Lei n. 8.666/93
Descrição da Recomendação Fazer constar dos próximos contratos as cláusulas obrigatórias
previstas no artigo 55 da Lei n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC está ciente da necessidade de inclusão das cláusulas obrigatórias estabelecidas pela Lei 8.666/93 e cuidará
para sua inclusão em todos os contratos futuros.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (018) – Recomendação (001)
66
Descrição da Constatação
Contraprestação. Associação Amigos do HU, Contrato 62/2008 . A
cláusula Sexta do Contrato 62/2008, autos 23080.057975/2007-47,
que disciplina o pagamento não é clara em relação ao valor cobrado
pelo cessão do espaço de 13 m2 localizado no centro de Cultura e
Eventos.
Descrição da Recomendação
A lei n. 6.120/74 e o decreto n. 99.509/90 vedam a cessão de espaço
físico de forma gratuita nas dependências de instituição federal de
ensino. Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à
contraprestação da AAHU.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC solicitou à Associação Amigos do HU por meio de Ofício 56/DPC/PROAD/2013 o cumprimento da
cláusula de contraprestação do contrato 062/2008, sem o qual novo contrato não será firmado.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (019) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Contraprestação. Fundação CERTI, Contrato n. 361/1999.
Concessão de espaço físico a título oneroso sem comprovação de
adequação do valor acordado com o mercado. A Cláusula terceira
do contrato n. 351/1999, autos n. 23080.007470/1998-25 – que
disciplina a remuneração pela cessão onerosa de uso de “uma área
de 1.004m², situada no Campus Universitário, a qual vem sendo
utilizada pela cessionária mediante a edificação de sua sede em 04
(quatro) pavimentos compreendendo uma área construída de
3.250m², acrescida de 151m² de área construída correspondente a
uma casa de máquinas” – não é clara em relação à contraprestação
cobrada pela cessão. Não há valor estabelecido para as construções
a fim de ser amortizado ao longo prazo da concessão .
Descrição da Recomendação
A lei n. 6.120/74 e o decreto n. 99.509/90 vedam a cessão de espaço
físico de forma gratuita nas dependências de instituição federal de
ensino. Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à
contraprestação da CERTI.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (020) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Falta de instrumento de contrato. CEI Flor do Campus. SINTUFSC.
Grupo Escoteiro Desterro. Livros e Livros no CFH. APUFSC. Em
resposta à SA022013-2, por meio da Correspondência
52/DPC/PROAD/2013 , o Departamento de Projetos, Contratos e
Convênios – DPC informou que desconhece a existência de
processo e contrato para a cessão dos espaços físicos referidos, não
havendo informação sobre formalização e pagamentos, em
desacordo com o disposto nos artigos 2º,§4º; e 5º da Lei n. 6.120/74
e Lei n. 8.666/93. A PROAD não possui arquivo dos contratos de
concessão de espaço físico celebrados entre UFSC e CEI Flor do
Campus, Grupo Escoteiro Desterro, Livros & Livros CFH,
APUFSC ou SINTUFSC.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores responsáveis examinem a pertinência
e regularizem a ocupação dos espaços físicos atualmente ocupados
por CEI Flor do Campus, SINTUFSC, Grupo Escoteiro Desterro,
Livros e Livros do CFH. Deve-se atentar para o disposto no artigo
5º da Lei n. 6.120/74, que dispõe sobre a alienação de bens imóveis
de instituições federais de ensino e dá outras providências, e, para o
que preconiza a Lei n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
67
O DPC informa que a regularização da utilização dos espaços atualmente sem contrato está sendo tratada
diretamente pelo Gabinete da Reitoria.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (020) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (020)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o DPC/PROAD tome providências no tocante à
contratação com a APUFSC, considerando que o local atualmente
ocupado não se encontra regulado por qualquer instrumento
contratual e o contrato existente, firmado em 2000, referente à área
de 300m² para construção de nova sede nas imediações do CCE,
nunca produziu efeitos e o respectivo processo já estava arquivado
definitivamente quando solicitado por esta unidade de auditoria
interna.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC informa que a regularização da utilização dos espaços atualmente sem contrato está sendo tratada
diretamente pelo Gabinete da Reitoria.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (021) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Impropriedades identificadas na ocupação de espaço da UFSC por
terceiro. Livraria Livros & Livros. Concessão de uso de espaço
físico a título oneroso sem contrato (mediante ajuste verbal), por
prazo indeterminado, sem comprovação de adequação do valor
acordado com o valor de mercado. Violação aos princípios da
licitação, da isonomia e da impessoalidade. Verifica-se que não foi
realizado certame licitatório (na modalidade de concorrência) para
ocupação do espaço físico do saguão do CFH com finalidade de
exploração econômica do comércio de livros. Não há processo
autuado, tampouco termo de concessão formalizado, celebrado entre
Livros & Livros (Daniel Mayer – ME, inscrito no CNPJ sob o n.
80.694.243/0001-06) e a Direção do CFH. Não há verificação
periódica da regularidade fiscal do concessionário. Não há clara
definição da remuneração pelo uso do espaço. Não há pesquisa de
mercado para aferir qual seria o valor adequado para a
contraprestação. Não foi estipulado prazo determinado para término
da concessão, que se protrai indefinidamente desde 1990. Não há
registro concentrado das ocorrências do contrato.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se a regularização da ocupação do espaço físico
atualmente “concedido” à Livraria Livros & Livros no saguão do
CFH, respeitando-se o disposto no artigo 37, XXI, da CF/88 e a Lei
n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (022) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Uso de bens públicos por instituição privada de ensino. CEI Flor do
Campus. A despeito de ser instituição sem fins lucrativos, observa-
se que o Centro Educacional Infantil Flor do Campus utiliza-se de
espaço físico da UFSC de forma irregular, bem como da
oportunidade de estar localizado no interior do campus, sem
qualquer contraprestação.
Descrição da Recomendação
Verificar a pertinência da permanência da entidade nas áreas desta
instituição (considerando o Plano de Desenvolvimento
Institucional), bem como a regularização da concessão do espaço
físico, a fim de que seja respeitada a legislação vigente, sobretudo,
Leis n. 6.120/74 e 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
68
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (023) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Flor do Campus. Morosidade nos trâmites de regularização
23080.036366/2008-35. Os referidos autos encontram-se em trâmite
desde 19.08.2008 . Atualmente estão apensados aos autos n.
23080.032738/2011-50, ambos tratam da situação do
funcionamento do CEI Flor do Campus no espaço físico da UFSC.
Verifica-se que ao menos desde 2008 – há mais de cinco anos,
portanto – tem-se inequívoca ciência da irregularidade da utilização
do espaço.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção quanto à tramitação do processo e que
sejam tomadas as providências que atendam ao posicionamento
esposado pela Procuradoria Federal junto à UFSC.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e GR
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (024) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de celebração de termo de autorização/permissão para uso
eventual dos espaços físicos de cursos/eventos e concursos nos
centros de ensino/unidades universitárias .
Descrição da Recomendação
Formalizar e autuar devidamente as autorizações para concessão de
espaço físico, respeitando-se, no tocante à celebração dos termos, a
atribuição da autoridade nos termos da Portaria Normativa n.
03/GR/2011 e o artigo 2º da Lei n. 9.784/99.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
GR e PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (025) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de prévia publicidade, pelas unidades acadêmicas, das
datas disponíveis para cessão de uso eventual e transitório por
terceiros para cursos/concursos e processos seletivos.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para a realização de um
planejamento prévio do uso dos espaços físicos a fim de possibilitar
com antecedência a ampla divulgação das datas disponíveis para
cessão de uso eventual e transitório a terceiros, em atenção aos
princípios constitucionais da administração pública e à Lei de
Acesso à Informação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, SECULT e PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD e SECULT por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (026) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
CTC. Autorizações concedidas por servidor sem atribuição para
tanto, nos termos da Portaria Normativa n. 03/GR de 28 de junho de
2011. Em resposta à SA022013-21 , o CTC encaminhou cópias de
ofícios enviados por entes promotores de eventos e comprovantes
de recolhimento de taxas de ocupação mediante GRU. Verifica-se
que não há autuação de processo para o fim de autorizações do uso
do espaço físico e o “de acordo” é concedido por servidor designado
pela Portaria n. 1574/GR/2010 para gerência e manutenção dos
espaços, não pelo Diretor do centro – em desconformidade,
portanto, com o disposto na Portaria Normativa n. 03/GR/2011 (Art.
22, I).
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Descrição da Recomendação Recomenda-se que as autorizações sejam concedidas pelo Diretor
do centro nos termos da Portaria Normativa n. 03/GR/2011.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (027) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Falta de efetiva fiscalização e acompanhamento das autorizações de
uso de espaços físicos nas unidades universitárias/centros de ensino.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para a adoção de procedimento
padronizado no âmbito da instituição para acompanhamento dos
termos de autorização e permissão para uso eventual e transitório de
espaço físico, a fim de aperfeiçoar o controle interno.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
SECULT e PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Constatação (028) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de comprovação do valor de mercado estabelecido como
contraprestação pela locação objeto do contrato n. 022/2009.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se juntar aos autos os documentos comprobatórios dos
valores estabelecidos como contraprestação do aluguel.
ATENDIDA
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Consta do processo 23080.000161/2005-79, do contrato 022/2009, em sua folha 55, avaliação feita pela
imobiliária Dalton Andrade Imóveis.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (029) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Conflito de atribuições para firmar termos de autorização e
permissão de uso de espaço físico no Centro de Cultura e Eventos.
Os termos de autorização celebrados pela UFSC com a Associação
Brasileira de Enfermagem (2012RA075880) e a Fundação
Universidade do Estado de Santa Catarina (2012RA050544) foram
firmados pelo então Diretor do Centro de Cultura e Eventos,
contrariando o disposto na Portaria Normativa n. 03/GR/2011, que
estabelece ser atribuição do Secretário de Cultura.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os termos de autorização e permissão para uso
eventual e transitório dos espaços físicos sob responsabilidade do
Centro de Cultura e Evento sejam firmados pelo Secretário de
Cultura, de conformidade com a delegação de atribuições
formalizada na Portaria Normativa n. 03/GR/2011.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e SECULT
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (030) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Uso do SPIUnet. Relatório CGU 201108926. Fragilidades nos
controles relativos às informações contidas no Sistema de
Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUNet
sobre Bens de Uso Especial da União sob a responsabilidade da
Unidade. Não se verifica o adequado lançamento no SPIUnet de
informações sobre os imóveis da UFSC. O patrimônio atualiza o
sistema esporadicamente quando recebe dados para tanto. O DGP
não possui rotinas ligadas à gestão de imóveis.
O Relatório CGU-R/SC 201108926 já apontava fragilidades nos
70
controles relativos às informações contidas no SPIUnet sobre bens
de uso especial da União, e, recomendava à UFSC “Programar e
realizar um levantamento de todos os seus imóveis para fins de
adequação do SPIUnet, procedendo caso a caso, ao seu devido
lançamento e avaliação e atualização das benfeitorias”. Segundo
análise da Secretaria Federal de Controle Interno – SFC em
09.05.2012, por ocasião da avaliação da gestão 2011, a
recomendação transcrita foi apenas parcialmente atendida.
Descrição da Recomendação
Diligenciar a fim de adequar as informações sobre os imóveis da
UFSC ao disposto na Portaria n. 206/2000, para melhor gestão do
patrimônio imobiliário
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e GR
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação das unidades. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (031) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de sistemática e normatização quanto à fiscalização de
contratos no âmbito da Instituição. Necessidade de instruções
devidamente formalizadas . Persiste a falta de formalização e
padronização dos procedimentos a serem adotados no âmbito da
UFSC pelos fiscais designados para acompanhamento dos contratos,
descumprindo a recomendação da constatação 2.1.3.1 do Relatório
de Auditoria da Gestão CGU-R/SC 2007 e 4.2.4.1 do Relatório de
Auditoria Anual de Contas CGU-R/SC 2008.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de normatizar os
procedimentos de fiscalização de contratos a serem adotados no
âmbito da instituição.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Desde o início do presente ano, o DPC encaminha aos fiscais de todos os novos contratos cópia da Portaria
Normativa 37/GR/2012, de 24 de abril de 2012, que estabelece as normas para a fiscalização de contratos no
âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina. No entanto, o Departamento reconhece que o procedimento
adotado é insuficiente para fazer que a boa prática da fiscalização seja adotada de forma homogênea em todos os
contratos. O DPC entende ser necessária a distribuição do documento aos fiscais daqueles contratos celebrados
em anos anteriores e que ainda estão vigentes, além da capacitação de todos os fiscais e da abertura de um canal
para a troca de informações entre os fiscais e o Departamento.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (032) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Falta de efetiva fiscalização pelo fiscal do contrato de concessão.
Em resposta à SA022013-8, verificou-se que não há efetivo
acompanhamento dos contratos pelo fiscal designado por portaria,
em desrespeito aos §§1º e 2º do art. 67 da Lei 8.666/93, e, Acórdãos
TCU nº 887/2010 - 2ª Câmara e nº 1.061/2010 - 1ª Câmara. O
Departamento de Projetos, Convênios e Contratos – DPC
atualmente (antes a PRAE ) concentra a atribuição de acompanhar o
andamento de todos os contratos, enviando, quando cabível,
correspondências quando do inadimplemento/atraso de parcelas de
condomínio/água/luz/contraprestação . Não há efetiva participação
dos fiscais.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o Fiscal de Contrato acompanhe efetivamente a
execução do contrato, adotando as medidas previstas na legislação e
medindo os serviços executados para o posterior pagamento,
conforme §§1º e 2º do art. 67 da Lei 8.666/93, e Acórdãos TCU nº
887/2010-2ª Câmara e nº 1.061/2010 - 1ª Câmara.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Conforme constatado pela AUDIN, o DPC tem a prática de exercer as atividades inerentes às atribuições dos
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fiscais e reconhece a nocividade da prática, sobrecarregando um setor que não é destinado a tal fim. Por esse
motivo, e atendendo as disposições mencionadas no relatório de auditoria, a partir da presente data o
Departamento encaminhará todas demandas aos fiscais.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (033) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Comprovação da compatibilidade dos valores com a prática de
mercado. Não há nos autos, em regra geral, dos processos de
concessão de uso de espaço físico pesquisas a comprovar a
compatibilidade dos valores de referência estabelecidos com os
praticados atualmente no mercado da região.
Descrição da Recomendação
Juntar aos autos e/ou realizar, quando da elaboração de novos
editais, pesquisa de mercado a fim de estabelecer os valores de
referência para licitar os espaços físicos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC reconhece que os processos licitatórios abertos até maio de 2012 não apresentavam pesquisas de preços,
sendo a oferta mínima apresentada pelo gestor apenas uma variação para baixo do valor praticado no contrato
anterior. Com a criação do Departamento em junho de 2012, percebeu-se a necessidade de realização de pesquisa
de preços de modo a compatibilizar os preços praticados na UFSC com os preços praticados no mercado da
região. Desde então, todos os processos licitatórios abertos pelo Departamento apresentam pesquisas dos preços
dos imóveis comerciais da região feitas em sítios eletrônicos das respectivas imobiliárias.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (034) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de comprovação da regularidade dos pagamentos
pactuados nos contratos, mês a mês, nas respectivas competências,
juntados aos processos. Não constam dos autos dos processos de
concessão onerosa de espaço físico, de modo geral, os
comprovantes de recolhimento dos valores ajustados nos contratos
(contraprestação; água; luz; condomínio). Inclusive, do Ofício n.
75/DeAE/PRAE/05, juntado à fl. 133 dos autos n.
23080.06976/2004-81, depreende-se que a gestão não mantinha
todos os comprovantes pretéritos organizados em arquivo. Não se
extrai da análise dos autos dos processos remetidos indicativo de
que tal situação tenha se modificado. O controle da arrecadação não
é realizado pelo DCF, conforme Memorando n. 003/2013/DCF/DIR
.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os comprovantes dos recolhimentos efetuados
mês a mês sejam juntados aos processos respectivos e que a gestão
mantenha arquivo organizado contendo os comprovantes dos
pagamentos efetuados em favor da UFSC pelos concessionários.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
A partir da presente data o DPC incluirá a comprovação dos pagamentos nos respectivos processos e atualizará,
até o final do presente mês, todos os contratos vigentes.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (035) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Falhas no controle de arrecadação de receita própria .
Impropriedade da forma de recolhimento. Não utilização de GRU
para recolhimento dos valores referentes à ocupação de imóveis;
juros e multas por atraso.
Descrição da Recomendação
Implementar o recolhimento parametrizado por meio de GRU. O
Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF deveria estar a
par do controle das receitas.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
PROPLAN: Temos a informar que já foram tomadas as iniciativas de resolução desse fluxo estabelecendo a
rotina de controle contábil e financeiro. Os novos pagamentos serão cobrados pelo DCP/PROAD por meio de
GRU, permitindo a identificação automática pelo DCP/PROPLAN e, assim, o devido controle do ingresso das
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receitas. Em relação aos atuais pagamentos está implementada a rotina de conferência por relatório contábil,
emitido pelo DCP/PROPLAN ao DCF/PROPLAN.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em ago/2013
Memorando nº 79/2013/PROPLAN: Segundo o DPC/PROAD já se iniciaram procedimentos para resolução
deste fluxo estabelecendo a rotina de controle contábil e financeiro. Os novos pagamentos serão cobrados pelo
DPC/PROAD por meio de GRU, permitindo a identificação automática pelo DCF/PROPLAN e, assim, o devido
controle do ingresso nas receitas.
Prazo para implementação das recomendações
Depende das ações do DCP/PROAD, o DCF garantirá o controle a partir da data estipulada pelo DPC.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (036) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Falhas no controle de arrecadação de receita própria. Divergências
nas receitas registrados no SIAFI e nos controles internos realizados
pelo Departamento de Projetos, Contratos e Convênios – DPC.
Controle sobre transações . Quanto aos valores recolhidos mês a
mês pelos concessionários de espaço físico da UFSC, verifica-se, na
tabela abaixo, que o registrado pela contabilidade (DCF) no SIAFI,
não se coaduna com as receitas dispostas no controle efetuado pelo
DPC, com base nos pagamentos estabelecidos nos termos de
contrato celebrados
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no tocante às inconsistências de
saldos verificadas entre as receitas apuradas pelo DPC e os registros
do SIAFI, e, melhora dos controles internos, sobretudo, no que
concerne aos atrasos de pagamento das contraprestações.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD,PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
PROPLAN: Ratificamos as informações apresentadas para as Constatações 005 e 035 que proporcionarão maior
controle no processo.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (037) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Receitas superestimadas. Classificação imprópria de receitas.
Violação dos princípios contábeis da competência e da prudência
(separação das contas). Lançamento conjunto do ressarcimento de
despesas com condomínio/água/energia elétrica e dívida como
aluguéis com código 28802 (conta contábil: 413110000 - aluguéis).
DCF. DPC.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para classificação imprópria no
SIAFI do ressarcimento de despesas com água/luz e condomínio
como receitas de concessão onerosa de espaço físico. Adequar o
tratamento dos valores a receber (direitos da administração),
receitas e despesas de forma a respeitar os princípios contábeis da
competência e prudência (separação das contas) a fim de validar as
informações à real ocorrência dos atos e fatos gerados pelos
contratos de concessão de uso de espaço físico à UFSC.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Para atender a recomendação prevista nesta constatação, a PROPLAN encampará ações conjuntas entre COPLAN
e DCF e DGO para projetar a colocação de medidores individuais e, após, apurar as receitas que não se referem à
receita própria.
Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em ago/2013
Memorando nº 79/2013/PROPLAN: Para atender a recomendação prevista nesta constatação, a PROPLAN
encampará ações conjuntas entre COPLAN e DCF e DGO para projetar a colocação de medidores individuais e,
após, apurar as receitas que não se referem à receita própria.
Prazo para implementação das recomendações
A implementação depende da estruturação dos setores responsáveis. Primeiro Semestre de 2014.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (038) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Falhas no controle de arrecadação da receita própria. Espaços
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ocupados de forma irregular, os quais não contabilizam receitas.
Indícios de receitas sem ingresso na conta única do Tesouro
Nacional. Concessão Livraria Livros & Livros CFH.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de regularizar as
áreas ocupadas e o controle da arrecadação da receita própria.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
PROAD: O DPC informa que a regularização da utilização dos espaços atualmente sem contrato está sendo
tratada diretamente pelo Gabinete da Reitoria.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (039) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Reiterados atrasos no pagamento das prestações relativas à água, ao
condomínio e à luz: Mini Kalzone. Incidência de pagamento de
juros, multas e correções monetárias. No tocante ao contrato n.
403/2004 (autos n. 23080.006976/2004-81) firmado com a empresa
Armazém do Sabor de Salgado e Doce Ltda. ME (Mini Kalzone
UFSC), ocupante de espaço no Centro de Cultura e Eventos da
UFSC, verifica-se que há reiteração de atrasos para pagamento das
prestações referentes à água, luz, energia elétrica nos anos de 2009,
2010 e 2011, tendo permanecido em aberto por três meses
consecutivos. Não há indicativo de que as multas e os juros tenham
sido recolhidos por meio de GRU
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que sejam aplicadas as penalidades previstas no
contrato de concessão, não podendo as prestações de água, luz e
condomínio permanecerem em aberto por mais de três meses
consecutivos sob pena de rescisão contratual.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC informa que controla e aplica as multas quando há atraso nos pagamentos como poderá ser verificado nos
comprovantes de pagamentos a serem inseridos no processo.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (040) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Reiterados atrasos no pagamento das prestações relativas à água, ao
condomínio e à luz: Santander. Incidência de pagamento de juros,
multas e correções monetárias. No tocante ao contrato de concessão
de uso de espaço físico n. 243/2003 (autos n. 23080.027350/2002-
46) firmado com o Banco Santander S.A., ocupante de área no
Centro de Cultura e Eventos da UFSC, verifica-se que há reiteração
de atrasos no adimplemento de prestações de condomínio, água e
luz, nos anos de 2009, 2010 e 2011. Não há indicativo de que as
multas e os juros tenham sido recolhidos por meio de GRU.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que sejam aplicadas as penalidades previstas no
contrato de concessão, não podendo as prestações de água, luz e
condomínio permanecerem em aberto por mais de três meses
consecutivos sob pena de rescisão contratual.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (041) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Reiterados atrasos no pagamento das prestações relativas à água, ao
condomínio e à luz: ColorSystem. Incidência de pagamento de
juros, multas e correções monetárias. Extrai-se dos autos n.
23080.006977/2004-25, referentes ao contrato de concessão de
espaço físico n. 0344/2004, que há reiterados atrasos de pagamento
das faturas de água, luz e condomínio. Não há indicativo de que
multas e juros contratualmente previstos tenham sido recolhidos
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mediante GRU.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que sejam aplicadas as penalidades previstas no
contrato de concessão, não podendo as prestações de água, luz e
condomínio permanecerem em aberto por mais de três meses
consecutivos sob pena de rescisão contratual
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (042) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Registro de Patrimônio do Centro de Cultura e Eventos. Constata-se
que os bens móveis do Centro de Cultura e Eventos estão
registrados sob responsabilidade do antigo diretor do departamento,
o servidor Luiz Roberto Barbosa (SIAPE 51587), o qual não mais se
encontra vinculado ao referido centro.
Descrição da Recomendação
Os bens móveis do Centro de Cultura e Eventos devem ser
transferidos para o patrimônio do atual diretor ou responsável
vinculado ao centro.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (043) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Desconhecimento do DPC de prestação de contas e/ou comprovação
do repasse de valores da AAHU à UFSC decorrentes da exploração
da área objeto do contrato 062/2008.
Descrição da Recomendação Dar cumprimento à cláusula sexta do contrato n. 062/2008
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC solicitou à Associação Amigos do HU por meio do Ofício56/DPC/PROAD/2013 o cumprimento da
cláusula de contraprestação do contrato 062/2008, sem o qual novo contrato não será firmado.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (044) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inconsistências no registro do patrimônio mobiliário do Centro de
Cultura e Eventos. Tombamento das poltronas do Auditório
Guarapuvu.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se a revisão dos registros de patrimônio mobiliário do
Centro de Cultura e Eventos, a fim de sanar a inconsistência
verificada
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e SECULT
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação das unidades. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (045) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Valor da contraprestação mensal ofertada por Martarello & Cia Ltda
ME. Autos n. 23080.024480/2011-18. Verifica-se que o edital da
concorrência estabelece como referência para a contraprestação
mensal pela concessão de uso do espaço físico de 61,74m² com
finalidade de exploração de bar/lanchonete o valor de R$100,00 . A
licitante vencedora ofertou R$110,00 . Compulsando os autos, não
se verifica a juntada de qualquer documentação comprobatória da
pesquisa de preços realizada na região .
Descrição da Recomendação Juntar aos autos comprovação dos valores de referência
estabelecidos nos editais.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
75
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC reconhece que os processos licitatórios abertos até maio de 2012 não apresentavam pesquisas de preços,
sendo a oferta mínima apresentada pelo gestor apenas uma variação para baixo do valor praticado no contrato
anterior. Com a criação do Departamento em junho de 2012, percebeu-se a necessidade de realização de pesquisa
de preços de modo a compatibilizar os preços praticados na UFSC com os preços praticados no mercado da
região. Desde então, todos os processos licitatórios abertos pelo Departamento apresentam pesquisas dos preços
dos imóveis comerciais da região feitas em sítios eletrônicos das respectivas imobiliárias.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (046) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de comprovação da adequação ao mercado dos valores
pagos à UFSC por Caixa Econômica Federal – CEF (Contrato n.
086/1996); FUNJAB (Contrato n. 374/03), e, Araújo, S S &
Zapelini Odontológos Ltda. (contrato n. 0153/2008) a título de
remuneração por concessão onerosa de uso de espaço físico.
Descrição da Recomendação
Juntar aos autos comprovação da adequação ao mercado local dos
valores pactuados a título de remuneração pela concessão de uso do
espaço físico
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (046) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (046)
Descrição da Recomendação
Sem descurar do manifesto interesse da comunidade universitária
em manter no Campus instituição bancária oficial, verificar a
conformidade da contraprestação com o mercado local, bem como a
possibilidade de atualização dos valores recolhidos mensalmente
pela Caixa Econômica Federal – CEF, considerando a totalidade da
área atualmente ocupada pela instituição financeira.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (047) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
CSE. Autorização para pernoite de estudantes em salas de aula do
Campus. Verifica-se que o Centro Socioeconômico já abrigou
estudantes participantes de congressos, mediante solicitação da
Gestão da Universidade, para que pernoitassem em salas de aula
durante a realização dos eventos acadêmicos . Não há qualquer
documentação formal deste tipo de uso do espaço físico. Não há
efetivo controle dos participantes dos congressos, tampouco
fiscalização das atividades noturnas no campus, o que pode
acarretar sérias implicações no tocante à responsabilidade da
universidade por danos causados ao patrimônio público e à saúde e
segurança pessoal dos acadêmicos. Não se verifica legislação
interna que regule essa espécie de evento. Não há notícia do
recolhimento de taxas de ocupação pelos organizadores desses
eventos.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à regulamentação e
fiscalização da cessão de espaço físico para abrigo de acadêmicos
de outras instituições participantes de congressos.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação:
PROAD, GR e PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação das unidades. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (048) – Recomendação (001)
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Descrição da Constatação
Irregularidade na forma de remuneração pelo uso eventual e
transitório do espaço físico do CSE. Cursos e Concursos realizados
pela FEPESE. Indícios de recolhimento de taxa em conta de
titularidade da Fundação para uso do Centro. Ausência de
pagamento mediante GRU à Conta Única do Tesouro Nacional.
Descrição da Recomendação Recomenda-se que os pagamentos sejam realizados mediante GRU
diretamente à Conta Única do Tesouro Nacional.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação das unidades. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (049) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Fiscais dos Contratos. Segregação de Funções . Contrato n.
0122/2010 (Josue Farias Dal Degan – ME). Portaria n.
122/CARC/2010. Verifica-se que o fiscal designado para
acompanhar o contrato de concessão de espaço físico referido é
também Coordenador de Apoio Administrativo de unidade
universitária .
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para que seja realizada efetiva
fiscalização.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Os fiscais dos contratos de concessão são indicados pelo diretor da unidade demandante.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (050) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Indícios de irregularidades identificados na ocupação de espaço
físico por terceiros Feiras. Ambulantes. Verifica-se in loco que
diversas áreas do campus são reiteradamente exploradas por
feirantes, os quais comercializam diversas mercadorias (como, por
exemplo, livros, CDs, calçados, lenços, rendas, biscoitos, pedras,
metais e bijuterias), sem que haja regulação e autorização formal
para tanto. Não há controle da qualidade e regularidade dos bens
oferecidos à comunidade, sequer fiscalização, o que põe em risco o
patrimônio da instituição, bem como a saúde e segurança de
estudantes, servidores técnicos, docentes e demais membros da
comunidade acadêmica. Não se verifica indícios de controle
documental ou empírico dos sujeitos que se utilizam dos espaços da
universidade e auferem vantagens econômicas devido à franca
inserção no meio acadêmico. Deve haver interesse e utilidade
públicos subjacentes aos projetos e programas desenvolvidos na
esfera institucional. Não há comprovação da regularidade formal,
tampouco de justificativa para adequação de tais atividades ao PDI
da instituição
Descrição da Recomendação
Realizar levantamento da exploração comercial por feirantes e
ambulantes no interior do campus e promover a regularização,
atentando para o interesse institucional e os ditames da Lei n.
8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e GR
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação das unidades. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (051) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Impropriedades identificados na ocupação do espaço físico
acadêmico. Lavadores de carros. “Projeto” organizado sem as
formalidades legais. Utilização de ponteiras de água custeadas pela
UFSC e coletes com o brasão da instituição. Ausência de normativo
interno que estabeleça a taxa de uso adequada. Não foi apresentada
77
a esta unidade de auditoria a documentação relativa à autorização do
uso do espaço físico por lavadores de carros, os quais se valem da
estrutura universitária e de seus frequentadores para auferir
rendimentos. Não foi apresentada justificativa formal da adequação
de tal atividade ao interesse e às finalidades institucionais, de
conformidade com o PDI 2010-2014 da instituição . Diligenciando
no SIAFI evidenciou-se que, conforme informações prestadas pela
PRAE , há recolhimento de taxa no valor de R$40,00 à conta única
do tesouro nacional, identificado pelo CPF dos recolhedores, a qual
é classificada no código 28802 (aluguéis). Todavia, o pagamento
não é regularmente efetuado pelos lavadores cadastrados (do SIAFI
não consta recolhimentos mês a mês) e sequer existe qualquer
normativo que estabeleça o valor adequado, sua periodicidade. Não
há estudos que comprovem o impacto da atividade em relação aos
gastos incorridos pela UFSC com o consumo de água e energia
elétrica.
Descrição da Recomendação
Realizar levantamento da exploração comercial de lavação de
veículos dentro do campus e promover, se for o caso, a
regularização da atividade, atentando para a existência ou não de
interesse institucional, ao princípio constitucional da licitação,
corolário da isonomia, bem como aos ditames das Leis n. 6.120/74,
8.666/93 e 4.320/64.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (051) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (051)
Descrição da Recomendação
Atentar para o fato de que o credenciamento de agentes para atuar
no interior do campus, com anuência e fornecimento de subsídios
pela instituição, atrai o dever de acompanhamento e fiscalização, e,
por conseguinte, enseja responsabilidade civil da Administração por
eventuais danos causados a terceiros (estudantes, servidores ou
quaisquer outros usuários), uma vez que induz o administrado a
pensar que está confiando seu patrimônio a prestador de serviço
controlado diretamente pela instituição pública
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (052) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Cartazes sem qualquer autorização e avarias no espaço físico da
UFSC. Verifica-se, mediante inspeção in loco, que há diversos
centros com cartazes colados diretamente nas paredes, acarretando
avarias ao patrimônio da instituição, sobretudo, na parte externa do
Centro de Educação e Convivência Social, conforme se observa nas
fotografias anexas. De acordo com a Portaria n.0565/GR/87, a
fixação de cartazes e publicidade deve ser devidamente autorizada.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção da gestão quanto ao mau uso dos espaços, e
incremento da fiscalização quanto à fixação de cartazes em locais
não autorizados
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD e GR
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação das unidades. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (053) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação DPC. Ausência de segregação de funções. EMCATUR – Contrato
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n. 012/2012. Verifica-se que o fiscal designado para acompanhar o
contrato de concessão de espaço físico referido é também Diretor do
Departamento de Projetos, Contratos e Convênios. É necessário que
o fiscal do contrato não seja gestor, a fim de respeitar-se a
necessária segregação de funções, para que haja isenção no
acompanhamento da execução contratual, em observância ao
disposto no artigo 67 da Lei n. 8.666/93 e em atenção ao princípio
da eficiência, expresso no artigo 37 da CF/88 desde a Emenda
Constitucional n. 19/98. O fiscal possui atuação mais focal,
especializada, de gerar informações para o gestor, em regra,
generalista.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para o princípio da segregação
de funções e para que seja realizada efetiva fiscalização
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O Diretor do DPC solicitou sua substituição por meio do memorando MEM 86/DPC/PROAD/2013, encaminhado
ao Diretor do Departamento de Cultura e Eventos/SECULT para indicação de novo fiscal.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (054) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Reprografia. Concessão de uso de espaço físico a título oneroso
sem comprovação da adequação do valor acordado ao praticado
pelo mercado. Discrepância entre os valores acordados entre UFSC
e A4 Digital Print e os valores praticados pela UFSC com os demais
concessionários de reprografia.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores com relação aos valores
praticados nesses contratos de concessão de uso de espaço físico
para fins de compatibilização com a realidade do mercado
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (055) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Dívida. Feldman & Cia Ltda. ME. Contrato n. 070/2011. De acordo
com a planilha apresentada pelo Departamento de Projetos
Contratos e Convênios – DPC em resposta à SA022013-3, há uma
dívida pendente do contrato n. 070/2011 de cerca de R$ 8.347,52
(oito mil trezentos e quarenta e sete reais e cinquenta e dois
centavos). No sistema MATL, observa-se que está registrado o
montante de R$9.357,96 (nove mil trezentos e cinquenta e sete reais
e noventa e seis centavos) . Verifica-se, ainda, que o concessionário,
inscrito no CNPJ sob o n. 82.811.761/0001-98, possui outro
contrato de concessão de uso de espaço físico para exploração de
reprografia na UFSC, qual seja, o de n. 031/2009, no Colégio de
Aplicação.
Descrição da Recomendação
Apurar imediatamente os valores não pagos pelo concessionário
com base no contrato e adotar as medidas para a cobrança
administrativa e/ou judicial, se for o caso, dos valores devidos, sob
pena de responsabilização daqueles que derem causa à omissão ou
morosidade na execução.
Providência:
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O processo 23080.009695/200641, do contrato 070/2011, foi encaminhado à Procuradoria Federal/UFSC para
providências quanto ao não pagamento da dívida em 7/12/2011. O contrato 031/2009, de concessão de espaço
físico no Colégio de Aplicação teve sua vigência expirada em 8/3/2012. Portanto, as providências quanto à
inadimplência foram tomadas pelo setor responsável pelo contrato (na época, a PRAE) tempestivamente.
Item do Relatório de Auditoria Constatação (056) – Recomendação (001)
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Descrição da Constatação
Contraprestação. Associação Amigos do Hospital Universitário –
AAHU. Contrato n. 098/2008 . Concessão de uso remunerado de
área de 345m² para fins de instalação de sede administrativa
mediante edificação, às suas expensas, de um prédio com área de
638,75m² . Verifica-se da análise das cláusulas contratuais que o
prazo de vigência da concessão para uso de espaço físico é de 15
(quinze) anos contados da data da assinatura do instrumento, qual
seja, 30 de junho de 2008 . Não há valor estabelecido para as
construções a fim de ser amortizado ao longo do período ajustado,
para fins de contabilização.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à contraprestação do
contrato n. 098/2008.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
O DPC informa que, apesar de não haver pagamento de contrapartida pecuniária à UFSC por parte da Associação
Amigos do HU, de acordo com a Cláusula Sexta do contrato 098/2008, "(...) além da edificação a ser construída
que passará a integra o patrimônio da UFSC vencido o prazo de sua vigência, a AAHU cederá uma área de
184.60m² (...) para utilização exclusiva do Hospital Universitário". Dessa forma, não há cessão gratuita do espaço.
e) Relatório de Auditoria nº. 003/2013 - Análise da regularidade dos processos de baixa ou
alienação de bens móveis (operações de transferência do direito de propriedade do
material, mediante venda, permuta ou doação)
Informação da AUDIN: Não houve manifestação quanto ao Plano de Providências por parte da unidade auditada,
haja vista que o prazo para encaminhamento ainda está em curso.
Comunicação Expedida Memorando nº. 118/2013/AUDIN – 19/12/2013 e Memorando nº.
119/2013/AUDIN – 19/12/2013.
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 1 - Constatação (001) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Quadro de pessoal insuficiente para o tratamento de questões
referentes à baixa de bens.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no que tange a baixa de bens,
aumentando, se necessário, o quadro de servidores para gerir tal
atribuição.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 2 - Constatação (002) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Atividades próprias de servidores efetivos sendo executadas por
estagiários/bolsistas no Departamento de Gestão Patrimonial.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para o dimensionamento da
necessidade de profissionais para o pleno desenvolvimento das
atividades do DGP.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 3 - Constatação (003) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de servidor ou de terceirização de serviço, vinculado
exclusivamente ao DGP, para executar as atividades de motorista na
entrega e recolhimento de bens.
80
Descrição da Recomendação
Que a Administração dote o DGP com servidor(s) ou contrate
serviço terceirizado que realize as atividades de entrega e
recolhimento dos bens com efetividade.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 4 - Constatação (004) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Fragilidades nos controles e acompanhamento das atividades
inerentes à Administração Patrimonial, em especial no tocante à
baixa de bens móveis.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração formalize um instrumento com
vistas a subsidiar as atribuições administrativas do DGP, de modo a
melhorar e sistematizar a execução das tarefas referente à baixa de
bens móveis.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 5 - Constatação (005) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Vazamentos no interior do prédio do DGP e precariedade no acesso
externo.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração proceda a resolução dos
problemas de vazamentos no interior do DGP, com vistas à
segurança das pessoas e à preservação dos bens que estão sob sua
guarda.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 5 - Constatação (005) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (005)
Descrição da Recomendação Recomenda-se que Administração melhore as condições do acesso
externo do DGP.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 6 - Constatação (006) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Veículos abandonados no pátio do DGP.
Descrição da Recomendação
Que a Administração proceda à destinação apropriada dos veículos
que se localizam no pátio do DGP e informe a esta AUDIN quais as
providencias que efetivamente estão sendo tomadas para a resolução
do apontado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 7 - Constatação (007) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Armazenamento inadequado de bens patrimoniais inservíveis.
Descrição da Recomendação
Em relação aos bens armazenados no galpão da carpintaria, que o
DGP proceda à classificação (art. 3°, parágrafo único, do Decreto n°
99.658/90), constituindo comissão para avaliação dos bens,
formação de grupos de acordo com a classificação e características,
a fim de dar a correta destinação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 7 - Constatação (007) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (007)
Descrição da Recomendação
Que o desfazimento se realize mediante alienação (venda, permuta
ou doação) de acordo com a oportunidade e conveniência da
Administração, expressamente justificada.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
81
Item do Relatório de Auditoria 7 - Constatação (007) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem Constatação (007)
Descrição da Recomendação
Que a Administração oriente as unidades quanto ao correto
encaminhamento dos bens ao DGP quando considerados
inservíveis, classificando-os como: ocioso, recuperável,
antieconômico e irrecuperável, em atendimento ao parágrafo único
do art. 3º do Decreto n° 99.658/90 e que o setor responsável os
receba somente com essas condições, além de organizá-los e
armazená-los de forma apropriada visando a sua conservação em
conformidade com o item 4 da IN nº 205/88.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 7 - Constatação (007) – Recomendação (004)
Descrição da Constatação Idem Constatação (007)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração verifique a possibilidade dos
setores da UFSC e do HU informarem em meio eletrônico os bens
ociosos (inclusão de informações do bem, localização, fotos, etc.)
que se encontram em bom estado de funcionamento. Desta forma
outras unidades poderiam ser beneficiadas, requisitando-os de
acordo com a necessidade. Tal medida resultaria em aproveitamento
dos materiais e redução de custos com compras de bens que a
Instituição já possui, conforme expressa previsão legal no art. 9º,
inciso IX da Portaria n° 007/GR/2007.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 7 - Constatação (007) – Recomendação (005)
Descrição da Constatação Idem Constatação (007)
Descrição da Recomendação
Na impossibilidade de aproveitamento interno, recomenda-se que a
Administração disponibilize os bens considerados como ocioso,
recuperável ou antieconômico para outros órgãos ou entidades da
Administração Pública, nos termos dos incisos I e II do Art. 15 do
Decreto n° 99.658/90.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 7 - Constatação (007) – Recomendação (006)
Descrição da Constatação Idem Constatação (007)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração atenda ao que preconiza o
artigo 5º do Decreto n° 99.658/90 em relação aos
microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e
demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-
parte ou componentes. Ou seja, que informe a Secretaria de
Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão a existência de bens a serem
desfeitos e sua respectiva classificação, na tentativa de
disponibilizá-los ao Programa de Inclusão Digital do Governo
Federal. Para isso, que sejam seguidas as orientações para
desfazimento de materiais de informática constantes do portal de
compras do governo federal.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 8.1 - Constatação (008) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Baixa contábil no SIAFI de bens móveis que continuam ativos no
sistema SIP, relativos aos bens utilizados nos polos de ensino a
distância (Processo nº 23080.007602/2011-10 – Universidade
Aberta do Brasil).
Descrição da Recomendação Que o Departamento de Contabilidade e Finanças proceda ao
estorno do lançamento realizado pelo documento contábil n°
82
2012/752, datado de 03/07/2012. Recomenda-se ainda, que o DCF
verifique se os demais processos listados encontram-se na mesma
situação e regularize-os se for caso (quadro 5 e demais processo
UAB citados na nota de rodapé 22 do Relatório de Auditoria n°.
032013).
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 8.2 - Constatação (009) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de documento formal para mantença dos bens no polo de
ensino à distância (Processo nº 23080.007602/2011-10 –
Universidade Aberta do Brasil).
Descrição da Recomendação
Por não haver instrumento formal para mantença dos bens no polo
de ensino à distância, que a Administração proceda a regularização
da situação nos termos do Art. 132 da Portaria nº 007/GR/2007 ou
Art. 15 do Decreto nº 99.658/90 (com redação alterada pelo Decreto
nº 6.087/2007) e em conformidade com o Instrumento de convênio.
Recomenda-se ainda, que a Administração verifique se os demais
processos listados encontram-se na mesma situação e regularize-os.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.2 - Constatação (010) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Doação de bens à instituição filantrópica de utilidade pública
municipal (Processo nº 23080.037939/2010-62 - Instituição
Filantrópica Príncipe da Paz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores atentem que, quando da realização
de doações, estas só ocorram para Instituições Filantrópicas
reconhecidas como de utilidade pública pelo Governo Federal, em
conformidade ao que preconiza o Art. 15 do Decreto n°
99.658/1990.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.3 - Constatação (011) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de classificação dos bens (Processo nº
23080.037939/2010-62 - Instituição Filantrópica Príncipe da Paz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores procedam à correta classificação dos
bens (art. 3°, parágrafo único do Decreto n° 99.658/90),
constituindo Comissão Permanente de Patrimônio Mobiliário, nos
termos da Portaria n° 007/GR/2007, além de organizá-los e
armazená-los de forma apropriada visando a sua conservação,
aplicando no que couber, o item 4 da Instrução Normativa nº
205/88. Na hipótese da impossibilidade da classificação dos bens
pela comissão, que se recorra a unidades no âmbito da Instituição
com conhecimento técnico e suficiente para a questão.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.3 - Constatação (011) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (011)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores atendam ao previsto no Art. 15 do
Decreto n° 99.658/1990, o qual preconiza que as doações para
Instituições Filantrópicas só podem ocorrer se os bens forem
classificados como antieconômico ou irrecuperável.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.3 - Constatação (011) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem Constatação (011)
Descrição da Recomendação Que a Administração oriente as unidades quanto ao correto
encaminhamento dos bens ao DGP quando considerados
83
inservíveis, em atendimento ao parágrafo único do art. 3º do
Decreto n° 99.658/1990.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.4 - Constatação (012) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de justificativa pela opção de doação (Processo nº
23080.037939/2010-62 - Instituição Filantrópica Príncipe da Paz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se aos gestores que, quando da realização de doações
atentem ao que preconiza o caput e o inciso II, alínea “a” do art. 17
da Lei nº 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.5 - Constatação (013) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de avaliação do ativo a valores atuais (Processo nº
23080.037939/2010-62 - Instituição Filantrópica Príncipe da Paz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se aos gestores, nos casos de alienação, a avaliação dos
bens em conformidade com os preços atualizados de mercado (Art.
7° do Decreto n° 99.658/1990).
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.6 - Constatação (014) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de divulgação dos bens disponíveis para reaproveitamento
(Processo nº 23080.037939/2010-62 - Instituição Filantrópica
Príncipe da Paz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração verifique a possibilidade dos
setores da UFSC e do HU informarem em meio eletrônico os bens
ociosos (inclusão de informações do bem, localização, fotos, etc.)
que se encontram em bom estado de funcionamento. Desta forma
outras unidades poderiam ser beneficiadas, requisitando-os de
acordo com a necessidade. Tal medida resultaria em aproveitamento
dos materiais e redução de custos com compras de bens que a
Instituição já possui, conforme expressa previsão legal no art. 9º,
inciso IX da Portaria n° 007/GR/2007.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.6 - Constatação (014) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (014)
Descrição da Recomendação
Na impossibilidade de aproveitamento interno, recomenda-se que a
Administração disponibilize os bens considerados como ocioso,
recuperável ou antieconômico para outros órgãos ou entidades da
Administração Pública, nos termos dos incisos I e II do Art. 15 do
Decreto n° 99.658/90.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.6 - Constatação (014) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem constatação (014)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração atenda ao que preconiza o
artigo 5º do Decreto n° 99.658/90 em relação aos
microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e
demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-
parte ou componentes. Ou seja, que informe a Secretaria de
Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão a existência de bens a serem
desfeitos e sua respectiva classificação, na tentativa de
disponibilizá-los ao Programa de Inclusão Digital do Governo
Federal. Para isso, que sejam seguidas as orientações para
desfazimento de materiais de informática constantes do portal de
84
compras do governo federal.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.7 - Constatação (015) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Declaração genérica de recebimento dos bens e falta de
formalização dos Termos de Doação, mediante assinatura das partes
(Processo nº 23080.037939/2010-62 - Instituição Filantrópica
Príncipe da Paz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores atendam ao que preconiza o art. 140,
inciso V da Portaria n° 007/GR/2007: entrega do bem ao donatário,
mediante a aposição do carimbo de recebimento no verso da via do
respectivo contrato.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.8 - Constatação (016) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de apreciação do processo de doação pelo Plenário do
Conselho de Curadores (Processo nº 23080.037939/2010-62 -
Instituição Filantrópica Príncipe da Paz).
Descrição da Recomendação Que o processo em tela seja apreciado pelo Plenário do Conselho de
Curadores conforme preceitua o Regimento deste órgão colegiado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.9 - Constatação (017) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Existência de ilegalidades em relação à doação de bens para a
Instituição Filantrópica Cristã Príncipe da Paz (Processo nº
23080.037939/2010-62).
Descrição da Recomendação
Que a Administração verifique a conveniência e oportunidade, de
proceder à apuração de responsabilidade em função da
inobservância dos normativos vigentes, tendo em vista as diversas
ilegalidades levantadas.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 10.9 - Constatação (017) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (017)
Descrição da Recomendação
Que a Administração atualize, aprimore e zele pelo cumprimento da
Portaria nº 007/GR/2007, dispendendo especial atenção aos
procedimentos de baixa e doação de bens móveis.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.1 - Constatação (018) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Doação de bens à instituição filantrópica de utilidade pública
municipal (Processo nº 23080.040277/2011-99 e n°
23080.032368/2012-31 - Sociedade de Assistência Social e
Educacional “O Bom Samaritano”).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores atentem que, quando da realização
de doações, estas só ocorram para Instituições Filantrópicas
reconhecidas como de utilidade pública pelo Governo Federal, em
conformidade ao que preconiza o Art. 15 do Decreto n°
99.658/1990.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.2 - Constatação (019) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de classificação dos bens (Processo nº
23080.040277/2011-99 e n° 23080.032368/2012-31 - Sociedade de
Assistência Social e Educacional “O Bom Samaritano”).
85
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores procedam à correta classificação dos
bens (art. 3°, parágrafo único do Decreto n° 99.658/90),
constituindo Comissão Permanente de Patrimônio Mobiliário, nos
termos da Portaria n° 007/GR/2007, além de organizá-los e
armazená-los de forma apropriada visando a sua conservação,
aplicando no que couber, o item 4 da Instrução Normativa nº
205/88. Na hipótese da impossibilidade da classificação dos bens
pela comissão, que se recorra a unidades no âmbito da Instituição
com conhecimento técnico e suficiente para a questão.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.2 - Constatação (019) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (019)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores atendam ao previsto no Art. 15 do
Decreto n° 99.658/1990, o qual preconiza que as doações para
Instituições Filantrópicas só podem ocorrer se os bens forem
classificados como antieconômico ou irrecuperável.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.2 - Constatação (019) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem constatação (019)
Descrição da Recomendação
Que a Administração oriente as unidades quanto ao correto
encaminhamento dos bens ao DGP quando considerados
inservíveis, em atendimento ao parágrafo único do art. 3º do
Decreto n° 99.658/1990.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.3 - Constatação (020) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de justificativa pela opção de doação (Processo nº
23080.040277/2011-99 e n° 23080.032368/2012-31 - Sociedade de
Assistência Social e Educacional “O Bom Samaritano”).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se aos gestores que, quando da realização de doações
atentem ao que preconiza o caput e o inciso II, alínea “a” do art. 17
da Lei nº 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.4 - Constatação (021) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de avaliação do ativo a valores atuais (Processo nº
23080.040277/2011-99 e n° 23080.032368/2012-31 - Sociedade de
Assistência Social e Educacional “O Bom Samaritano”).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se aos gestores, nos casos de alienação, a avaliação dos
bens em conformidade com os preços atualizados de mercado (Art.
7° do Decreto n° 99.658/1990).
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.5 - Constatação (022) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de divulgação dos bens disponíveis para reaproveitamento
(Processo nº 23080.040277/2011-99 e n° 23080.032368/2012-31 -
Sociedade de Assistência Social e Educacional “O Bom
Samaritano”).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração verifique a possibilidade dos
setores da UFSC e do HU informarem em meio eletrônico os bens
ociosos (inclusão de informações do bem, localização, fotos, etc.)
que se encontram em bom estado de funcionamento. Desta forma
outras unidades poderiam ser beneficiadas, requisitando-os de
acordo com a necessidade. Tal medida resultaria em aproveitamento
dos materiais e redução de custos com compras de bens que a
86
Instituição já possui, conforme expressa previsão legal no art. 9º,
inciso IX da Portaria n° 007/GR/2007.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.5 - Constatação (022) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (022)
Descrição da Recomendação
Na impossibilidade de aproveitamento interno, recomenda-se que a
Administração disponibilize os bens considerados como ocioso,
recuperável ou antieconômico para outros órgãos ou entidades da
Administração Pública, nos termos dos incisos I e II do Art. 15 do
Decreto n° 99.658/90.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.5 - Constatação (022) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem constatação (022)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração atenda ao que preconiza o
artigo 5º do Decreto n° 99.658/90 em relação aos
microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e
demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-
parte ou componentes. Ou seja, que informe a Secretaria de
Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão a existência de bens a serem
desfeitos e sua respectiva classificação, na tentativa de
disponibilizá-los ao Programa de Inclusão Digital do Governo
Federal. Para isso, que sejam seguidas as orientações para
desfazimento de materiais de informática constantes do portal de
compras do governo federal.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.6 - Constatação (023) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de documento que ateste o recebimento dos bens pela
donatária e falta de formalização dos Termos de Doação, mediante
assinatura das partes (Processo nº 23080.040277/2011-99 e n°
23080.032368/2012-31 - Sociedade de Assistência Social e
Educacional “O Bom Samaritano”).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores atendam ao que preconiza o art. 140,
inciso V da Portaria n° 007/GR/2007: entrega do bem ao donatário,
mediante a aposição do carimbo de recebimento no verso da via do
respectivo contrato.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.7 - Constatação (024) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de apreciação do processo de doação pelo Plenário do
Conselho de Curadores (Processo nº 23080.040277/2011-99 e n°
23080.032368/2012-31 - Sociedade de Assistência Social e
Educacional “O Bom Samaritano”).
Descrição da Recomendação
Que o processo n° 23080.040277/2011-99 seja apreciado pelo
Plenário do Conselho de Curadores conforme preceitua o
Regimento deste órgão colegiado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.10 - Constatação (025) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Existência de ilegalidades em relação à doação de bens para a
Sociedade de Assistência Social e Educacional “O Bom
Samaritano” (Processos nº 23080.040277/2011-99 e n°
23080.032368/2012-31).
87
Descrição da Recomendação
Que a Administração verifique a conveniência e oportunidade, de
proceder à apuração de responsabilidade em função da
inobservância dos normativos vigentes, tendo em vista as diversas
ilegalidades levantadas nos processos 23080.040277/2011-99 e n°
23080.032368/2012-31.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.10 - Constatação (025) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (025)
Descrição da Recomendação
Que a Administração atualize, aprimore e zele pelo cumprimento da
Portaria nº 007/GR/2007, dispendendo especial atenção aos
procedimentos de baixa e doação de bens móveis.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 11.10 - Constatação (025) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem constatação (025)
Descrição da Recomendação
Que o processo n° 23080.032368/2012-31 seja apreciado pelo
Plenário do Conselho de Curadores conforme preceitua o
Regimento deste órgão colegiado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 12.1 - Constatação (026) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Baixa de bem sem classificação e ausência de termo circunstanciado
administrativo - Processo nº 23080.044859/2011-44, Processo nº
23080.022102/2011-08 e Processo 23080.001562/2013-58.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se às unidades que, em caso de extravio ou dano a bem
público de pequeno valor (preço de mercado para aquisição ou
reparação do bem, valor até R$ 8.000,00 – art. 24, inciso II, da Lei
n° 8.666/93), procedam à abertura de Termo Circunstanciado
Administrativo – TCA (Instrução Normativa CGU n° 4, de 17 de
fevereiro de 2009).
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 12.1 - Constatação (026) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (026)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que o DGP oriente às unidades quanto ao zelo e
cuidado dos bens, posto que todo servidor público poderá ser
chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que
lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que,
dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não
sob sua guarda.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 12.1 - Constatação (026) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem constatação (026)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração adote procedimento padrão
para a baixa de bens móveis, utilizando de formulários específicos
com base na legislação pertinente (Artigos 141 a 145 da Portaria n°
007/GR/2007). Importante ressaltar que as unidades sejam
informadas do procedimento, bem como o DGP somente receba os
bens mediante o correto preenchimento dos formulários.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 12.1 - Constatação (026) – Recomendação (004)
Descrição da Constatação Idem constatação (026)
88
Descrição da Recomendação
Que a Administração oriente as unidades quanto ao correto
encaminhamento dos bens ao DGP quando considerados
inservíveis, em atendimento ao parágrafo único do art. 3º do
Decreto n° 99.658/1990.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 12.1 - Constatação (026) – Recomendação (005)
Descrição da Constatação Idem constatação (026)
Descrição da Recomendação
Que seja instituída comissão permanente de patrimônio mobiliário
para proceder à classificação de bens que venham a ser
considerados inservíveis pelas unidades, de modo a ratificar a
situação real em que se encontram (ocioso, recuperável,
antieconômico ou irrecuperável). E, na hipótese da impossibilidade
da classificação dos bens pela comissão, que se recorra a unidades
no âmbito da Instituição com conhecimento técnico e suficiente
para a questão.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 13 - Constatação (027) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Falta de controle dos bens doados/transferidos à Universidade
Federal da Fronteira Sul – UFFS, ausência de apreciação pelo
Plenário do Conselho de Curadores e transferência de bens sem a
devida formalização (Processo n° 23080.013761/2011-45 e n°
23080.013651/2012-64).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se juntar ao processo digital nº 23080.013761/2011-45
os respectivos termos de doação/transferência, devidamente
assinados pelas partes.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 13 - Constatação (027) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (027)
Descrição da Recomendação
Quanto ao processo nº 23080.013651/2012-64, apesar dos termos de
doação/transferência já constarem do processo digital, recomenda-
se que estes sejam devidamente assinados e juntados ao processo
digital, bem como seja realizada a apreciação da
doação/transferência dos bens por parte do Conselho de Curadores.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 13 - Constatação (027) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem constatação (027)
Descrição da Recomendação
Que a Administração adote providências no sentido de corrigir as
divergências apontadas, referente aos bens que estão sob a posse da
UFFS advindos da UFSC, formalizando as doações para a
Instituição, inclusive dos bens que não constaram de nenhum
processo da UFSC.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 13 - Constatação (027) – Recomendação (004)
Descrição da Constatação Idem constatação (027)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que, caso se proceda a nova doação para sanar as
divergências, que seja observado o Regimento Interno do Conselho
de Curadores, no que tange à apreciação dos processos de
doação/transferência de bens da UFSC por este Órgão Colegiado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
89
Item do Relatório de Auditoria 14.2 - Constatação (028) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de avaliação do ativo a valores reais e de classificação dos
bens doados (Processo nº 23080.028705/2012-96 - Escola Básica
Docilício Vieira da Luz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores procedam à correta classificação dos
bens (art. 3°, parágrafo único do Decreto n° 99.658/90),
constituindo Comissão Permanente de Patrimônio Mobiliário, nos
termos da Portaria n° 007/GR/2007, além de organizá-los e
armazená-los de forma apropriada visando a sua conservação,
aplicando no que couber, o item 4 da Instrução Normativa nº
205/88. Na hipótese da impossibilidade da classificação dos bens
pela comissão, que se recorra a unidades no âmbito da Instituição
com conhecimento técnico e suficiente para a questão.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.2 - Constatação (028) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (028)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores atendam ao previsto no Art. 15 do
Decreto n° 99.658/1990, o qual preconiza que as doações para
Municípios mais carentes só podem ocorrer se os bens forem
classificados como antieconômico.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.2 - Constatação (028) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem constatação (028)
Descrição da Recomendação
Que a Administração oriente as unidades quanto ao correto
encaminhamento dos bens ao DGP quando considerados
inservíveis, em atendimento ao parágrafo único do art. 3º do
Decreto n° 99.658/1990.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.2 - Constatação (028) – Recomendação (004)
Descrição da Constatação Idem constatação (028)
Descrição da Recomendação
Recomenda-se aos gestores, nos casos de alienação, a avaliação dos
bens em conformidade com os preços atualizados de mercado (Art.
7° do Decreto n° 99.658/1990).
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.3 - Constatação (029) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de justificativa pela opção de doação (Processo nº
23080.028705/2012-96 - Escola Básica Docilício Vieira da Luz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se aos gestores que, quando da realização de doações
atentem ao que preconiza o caput e o inciso II, alínea “a” do art. 17
da Lei nº 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.4 - Constatação (030) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de apreciação da doação pelo Plenário do Conselho de
Curadores (Processo nº 23080.028705/2012-96 - Escola Básica
Docilício Vieira da Luz).
Descrição da Recomendação Que o processo em tela seja apreciado pelo Plenário do Conselho de
Curadores conforme preceitua o Regimento deste órgão colegiado.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.5 - Constatação (031) – Recomendação (001)
90
Descrição da Constatação Ausência do termo de doação no processo (Processo nº
23080.028705/2012-96 - Escola Básica Docilício Vieira da Luz).
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que os gestores atendam ao que preconiza o art. 140,
inciso V da Portaria n° 007/GR/2007: entrega do bem ao donatário,
mediante a aposição do carimbo de recebimento no verso da via do
respectivo contrato.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.6 - Constatação (032) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de solicitação de baixa contábil (Processo nº
23080.028705/2012-96 - Escola Básica Docilício Vieira da Luz).
Descrição da Recomendação
Que a Administração diligencie junto ao DGP e DCF a fim de
verificar a situação contábil dos bens referentes ao processo n°
23080.028705/2012-96 no sentido de proceder à conciliação
patrimonial.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.7 - Constatação (033) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Existência de ilegalidades nos controles referentes à doação para a
Escola Básica Docilício Vieira da Luz (Processo nº
23080.028705/2012-96).
Descrição da Recomendação
Que a Administração verifique a conveniência e oportunidade, de
proceder à apuração de responsabilidade em função da
inobservância dos normativos vigentes, tendo em vista as diversas
ilegalidades levantadas.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 14.7 - Constatação (033) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem constatação (033)
Descrição da Recomendação
Que a Administração atualize, aprimore e zele pelo cumprimento da
Portaria nº 007/GR/2007, dispendendo especial atenção aos
procedimentos de baixa e doação de bens móveis.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
Item do Relatório de Auditoria 16 - Constatação (034) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inconsistências no tocante à baixa do patrimônio de Veículo Ford,
modelo Versailles, com Placa LXV 3487 (processo n°
23080.062252/2012-27).
Descrição da Recomendação
Considerando a ausência de documentos que justifiquem a baixa,
recomenda-se que a Administração reveja a situação ocorrida, visto
que o desfazimento de bem do Patrimônio Público só pode ser
realizado após concluída a apuração dos fatos, conforme preconiza a
IN nº 205/88 SEDAP/PR. Desta forma, que a Administração
diligencie junto ao setor responsável a fim de proceder a abertura de
sindicância ou Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) para
apuração dos fatos, procedendo a regularização da baixa contábil e
patrimonial, tendo em vista que o veículo ainda se encontra no pátio
do DGP.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD)
91
f) Relatório de Auditoria nº. 004/2013 - Gestão do patrimônio imobiliário de
responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de Uso Especial” de propriedade da
União ou locados de terceiros
Comunicação Expedida
Memorando nº. 083/2013/AUDIN – 25/09/2013, Memorando nº.
084/2013/AUDIN – 25/09/2013, Memorando nº. 085/2013/AUDIN
– 25/09/2013.
Nome da unidade interna da UJ
destinatária da recomendação
Pró-Reitoria de Administração (PROAD) e Pró-Reitoria de
Planejamento e Orçamento (PROPLAN)
Item do Relatório de Auditoria 2.6 - Constatação (001) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Quadro de pessoal do Departamento de Gestão Patrimonial DGP.
Desconformidade dos dados do Sistema ADRH/UFSC com as
informações prestadas em resposta à SA042013-1 no tocante ao
número de servidores.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que a Administração regularize as informações do
quadro de servidores no sistema ADRH/UFSC, de modo a
representar a realidade do departamento.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.7 - Constatação (002) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação DGP. Carência de Servidores. Atividades próprias de servidores
efetivos sendo executadas por estagiários bolsistas.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à aludida carência de
servidores concursados.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.8 - Constatação (003) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de formalização da distribuição de atividades no DGP.
Descrição da Recomendação Formalizar, especificadamente, as atribuições e competências dos
servidores e setores do DGP.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.10 - Constatação (004) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Delegação de poderes e definição de responsabilidades. Conflito de
Atribuições. PROAD/PROPLAN. Portaria n. 0418/GR/2001
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para a definição e atribuição de
responsabilidades, a fim de evitar conflitos de atribuições e
consequente fragilidade na gestão do patrimônio imobiliário.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.11 - Constatação (005) – Recomendação (001)
92
Descrição da Constatação
Ausência de designação de responsável específico para tratamento
do Patrimônio Imobiliário da Unidade (UG 153163). Concentração
de atribuições e conhecimentos em um único servidor.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para com o inventário e a
gestão do patrimônio imobiliário, capacitando-se os servidores para
gestão dos imóveis e, criando, se conveniente e oportuno, estrutura
específica para concentrar tais atribuições.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.12 - Constatação (006) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Falta de capacitação dos servidores da área para a gestão dos
controles internos patrimoniais relativos a imóveis. Ausência de
capacitação e de treinamento dos servidores da área de controle de
bens imóveis. Falta de pessoal treinado responsável pela atualização
das informações no SPIUnet. Inexistência de adoção de medidas
com o objetivo de evitar que no SPIUnet sejam inseridas e/ou
mantidas informações incorretas, incompletas e/ou desatualizadas.
Descrição da Recomendação
A gestão deve promover treinamento e capacitação dos servidores
da área de controle de bens imóveis para a execução de rotinas de
inclusão de informações pertinentes nos Sistemas SPIUnet e SIAFI.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.13 - Constatação (007) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Falta de estrutura tecnológica para gerir os bens imóveis da unidade.
Descrição da Recomendação
Os gestores devem promover a estruturação tecnológica do
departamento de gestão patrimonial, a fim de possibilitar a
otimização da administração do patrimônio imobiliário.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.14 - Constatação (008) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Sistema informatizado incapaz de atender às necessidades do
Departamento de Gestão Patrimonial. Verifica-se através do
Memorando n. 74/DGP/PROAD/2013 que o sistema SIP não atende
às necessidades da gestão do patrimônio imobiliário.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de prover o
Departamento de Gestão Patrimonial dos mecanismos e tecnologias
necessários à execução de suas tarefas.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.15 - Constatação (009) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Operacionalização dos sistemas. Razoabilidade das reavaliações.
Inexiste no SPIUnet fácil acesso ao histórico das avaliações,
apresentando o sistema na página do RIP de utilização apenas os
dados da última avaliação.
Descrição da Recomendação Recomenda-se que os servidores que alimentem o SPIUnet
detenham conhecimentos de operacionalização do SIAFI.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
93
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 2.16 - Constatação (010) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Transparência Ativa. DGP. Carência de Informações no Site da
PROAD/UFSC.
Descrição da Recomendação Disponibilizar na página do DGP na internet informações sobre
“FAQ”, “Apoio/Inventário” e “Organograma”.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 3.1 - Constatação (011) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Fragilidades nos controles e rotinas de gestão dos bens imóveis na
UFSC. Processo de trabalho não formalizado.
Descrição da Recomendação
Organizar, formalizar e divulgar a rotina interna de gestão de bens
imóveis com as atribuições e o fluxo de subsídios bem definidos
para que os registros e informações mantenham-se atualizados,
incluindo aqueles referentes às condições de manutenção dos
imóveis.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 3.2 - Constatação (012) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de rotinas para averiguação periódica da consistência dos
registros contábeis referentes ao patrimônio imobiliário. Ausência
de rotinas para a verificação do vencimento da data de validade de
avaliação dos imóveis. Ausência de instruções devidamente
formalizadas.
Descrição da Recomendação
Priorizar atenção aos lançamentos realizados no SPIUnet, pois os
mesmos constam da conformidade diária. “A conformidade diária é
um instrumento de controle interno, que consiste na verificação
diária, feita pela própria UG, da correspondência entre a
documentação comprobatória das operações e os respectivos
lançamentos contábeis registrados no SIAFI. Esse procedimento é
de responsabilidade do ordenador de despesa ou servidor
formalmente designado para a prática de atos de gestão” .
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 3.3 - Constatação (013) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de rotinas de programação e acompanhamento da
manutenção dos imóveis. Ausência de rotinas com o objetivo de
diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os
imóveis sob responsabilidade da UFSC, de forma a identificar
possíveis problemas e propor soluções.
Descrição da Recomendação
Atenção dos gestores para o estabelecimento de rotinas
formalizadas para programação e acompanhamento da manutenção
dos imóveis, visando diagnosticar periodicamente a situação em que
se encontram, evitando-se problemas.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
94
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 3.4 - Constatação (014) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inexistência de servidores designados formalmente para realizar
vistorias. Inexistência de cronograma de vistoria instituído
formalmente. Inexistência de rotina de vistoria de modo a garantir
que os imóveis sejam ocupados apenas por pessoas autorizadas e de
acordo com as finalidades institucionais. Inexistência de check-list
padrão para execução de vistorias.
Descrição da Recomendação
Promover ações de controle, fiscalização e manutenção dos imóveis
da UFSC utilizados em serviço, assim como estabelecer as normas
de utilização e racionalização dos imóveis utilizados pela
Universidade Federal de Santa Catarina.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.4 - Constatação (015) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Fragilidades nos controles relativos às informações contidas no
Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União -
SPIUnet sobre Bens de Uso Especial da União sob a
responsabilidade da Unidade.
Descrição da Recomendação
Diligenciar a fim de adequar as informações sobre os imóveis da
UFSC ao disposto na Portaria n. 206/2000, para melhor gestão do
patrimônio imobiliário.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.5 - Constatação (016) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Execução morosa de procedimentos visando ao registro definitivo
em cartório dos imóveis da Unidade (26246).
Descrição da Recomendação
A gestão deve dar prosseguimento ao andamento dos processos de
registros dos bens imóveis junto à Superintendência do Patrimônio
da União em Santa Catarina.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.5 - Constatação (016) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (016)
Descrição da Recomendação
Quanto à gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade
desta unidade, a gestão deve registrar os bens de propriedade da
União ou locado de terceiros, classificados como "Bens de Uso
Especial" no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso
Especial da União - SPIUnet, atentando ao regime de utilização do
imóvel formalizado com a União e a situação em que se encontra o
processo de regularização do imóvel.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.5 - Constatação (016) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem Constatação (016)
Descrição da Recomendação Proceder à regularização da situação dos imóveis da UFSC perante
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a serventia registral de imóveis competente.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.6 - Constatação (017) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Inexistência de Inventário Patrimonial de Bens Imóveis no âmbito
da UFSC.
Descrição da Recomendação Realizar inventários de bens imóveis como forma de avaliar a
atualização periódica dos registros no SPIUnet.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.6 - Constatação (017) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (017)
Descrição da Recomendação
Programar uma rotina para a realização de inventários periódicos de
bens imóveis como forma de avaliar as condições dos imóveis e a
consistência dos registros patrimoniais cadastrais no SPIUnet, bem
como dos registros contábeis.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.7 - Constatação (018) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Inexistência de Plano de Manutenção Predial.
Descrição da Recomendação
Elaborar plano de manutenção predial com o objetivo de
diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os
imóveis sob responsabilidade da instituição visando à propositura de
soluções.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.8 - Constatação (019) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Incompletude dos registros no SPIUnet. Há imóveis sem RIP e
faltam registros de benfeitorias e ajustes de áreas construídas no
SPIUnet.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores para o levantamento dos
imóveis, suas benfeitorias e acessões, a fim de que sejam lançados
no SPIUnet. Apresentar justificativa para o não registro dos imóveis
no SPIUnet e diligenciar as medidas cabíveis para regularização.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.13 - Constatação (020) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inexecução de Procedimentos de Registros de Imóveis para áreas
transferidas à UFSC. Acordo de Cooperação entre UFSC e a
SAPIENS PARQUE S.A – processo. 23080.059458/2008-93.
Convênio 0270/2009.
Descrição da Recomendação Atenção aos gestores, no sentido de diligenciar junto aos setores
responsáveis da UFSC, a lavratura das escrituras e o respectivo
96
registro na matricula do imóvel das áreas doadas pela SAPIENS
PARQUE S.A, sob o risco do descumprimento das cláusulas
contratuais do Acordo de Cooperação, processo
23080.059458/2008-93, descumprimento do Princípio da
Oportunidade e consequente inconsistência nos registros dos
Sistemas SPIUnet, SIAFI e Balanço Patrimonial da UFSC.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 4.15 - Constatação (021) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Conservação e integridade das escrituras e matriculas dos imóveis
de uso da UFSC.
Descrição da Recomendação
Adotar boas práticas de conservação de documentos com a
finalidade de preservar as informações, assegurar a integridade
física dos suportes e qualidade do acesso às informações, de
maneira a corroborar com o §3º do art. 7º da Lei Nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, diploma pelo qual se consideram permanentes os
conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.5 - Constatação (022) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Saldo de contas de imóveis de uso especial não registrados no
SPIUnet. Verifica-se que há saldo em contas patrimoniais sem RIP,
conforme tabela.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de verificar os
saldos, depurar possíveis inconsistências e realizar a baixa e
atualização no SPIUnet.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.6 - Constatação (023) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Imóveis sem RIP. Conta Contábil 14.211.01.00 – Edifícios. A
UFSC possui, de acordo com levantamento realizado no SIAFI
Gerencial expresso em tabela abaixo, saldo referente a edificações
sem registro no SPIUnet, lançados diretamente no SIAFI.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de desvincular os
imóveis de Cerro Largo/RS ocupados pela UFFS da contabilidade
na UFSC no SIAFI. O DGP deve enviar do DCF documentação
solicitando a baixa, conforme aprovação do Conselho de Curadores
através da Resolução n. 174/CC/2011 .
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.6 - Constatação (023) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (023)
Descrição da Recomendação Regularizar a transferência do imóvel “Edifício Santa Clara” para a
UFSC, cadastrando-o no SPIUnet.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
97
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.9 - Constatação (024) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inconsistência dos registros. Defasagem dos valores dos imóveis de
uso especial contabilizados da UFSC em relação ao valor real de
mercado.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de promover
levantamento do valor do m² na região e da avaliação adequada no
SPIUnet, a fim de sanar inconsistências nos registros e distorções no
balanço patrimonial da unidade, e consequente, impacto no Balanço
Geral da União. Além disso, a incorreção dos registros malfere o
princípio contábil da oportunidade, que vela pela tempestividade e
integridade dos registros do patrimônio e suas mutações.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.10 - Constatação (025) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Imóveis sem RIP. Edifícios. Aquisição de prédio mediante empenho
estimativo no valor parcial e consequente empenho de contrato
continuado. Processo n. 23080.049640/2012-12. Contrato
0487/2012. Fornecedor CNPJ n. 80.656.689/0001-46. Natureza da
Despesa 45906101 . Ausência de inclusão em restos a pagar.
Essência sobre a forma.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que sejam observadas as disposições da Lei n.
4.320/64 e da Lei Complementar n. 101/00, respeitando-se as etapas
de planejamento, sob pena de responsabilização, pois a prática
constatada induz a transferência de despesas da competência de
determinado exercício financeiro para o subsequente, onerando o
orçamento deste com despesas do ano anterior.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.11 - Constatação (026) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de segregação de funções. Fiscal e Gestor. Portaria n.
487/CCF/2012. Contrato 0487/2012.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para que haja respeito à
separação das atribuições de gestor e fiscal.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.13 - Constatação (027) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de depreciação dos edifícios.
Descrição da Recomendação
Por ter vida útil limitada, os edifícios são ativos depreciáveis, de
modo que devem respeitar às normas da NBCT 16.9, relativas à
depreciação.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
98
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.15 - Constatação (028) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Não correspondência do valor do imóvel no RIP de utilização e RIP
do imóvel. Divergências entre área de terreno e área construída.
Descrição da Recomendação
Que se implante uma rotina de acompanhamento de reavaliações de
imóveis sob responsabilidade da Universidade Federal de Santa
Catarina. Para o caso específico do imóvel localizado na Travessa
Ratcliff, revisar a documentação do imóvel e corrigir as falhas de
operacionalização do sistema SPIUnet, a fim de termos uma
razoabilidade nos lançamentos na conta de bens imóveis do Ativo
da UFSC.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.17 - Constatação (029) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Conta Contábil n. 14.211.80.00 – Estudos e Projetos. Lançamentos
cuja natureza da despesa não se coaduna com função da conta. A
conta intitulada “Estudos e Projetos” é provisória, e, de acordo com
o Manual do SIAFI, tem por função registrar valores relativos a
estudos e projetos, englobando limpeza do terreno, serviços
topográficos, sondagens de reconhecimento, terraplanagem,
drenagens, instalações provisórias como galpões, instalações
elétricas e hidráulicas, durante as obras.
Descrição da Recomendação Depurar os lançamentos e reavaliá-los para adequação à natureza
própria dos convênios.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 5.18 - Constatação (030) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Bens Imóveis a Classificar. Natureza da despesa não confere com
lançamento digitado. Verifica-se que a Conta Contábil n.
1.4.2.1.1.98.00 – que tem por função é registrar os valores relativos
aos bens imóveis, cuja classificação esta pendente por algum
motivo, geralmente a sua identificação ou legalização e registro –
acumula saldos no SIAFI a partir de janeiro de 2013.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de classificar
adequadamente os lançamentos contábeis de acordo com a natureza
da operação, pois há indicativos de se tratar os lançamentos
efetuados em “Bens Imóveis a Classificar” (14.211.98.00) de
“Obras em Andamento” (14.211.91.00).
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.3 - Constatação (031) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Obras em andamento. Saldos a maior registrados na contabilidade.
Conforme resposta da SA042013-12, por meio do Memorando
nº63/2013/PROPLAN, o valor total dos contratos referentes às
obras em andamento é de R$ 21.418.984,67. Da análise do sistema
SIAFI à conta 14.211.91.00 verifica-se um saldo de R$ R$
134.176.866,18 até o mês de maio de 2013.
Descrição da Recomendação
Atenção dos gestores para a conta Obras em Andamento (Conta
Provisória), detalhadas pela inscrição genérica (conta corrente 999)
acumulando todos os gastos até a conclusão da obra. Caso a obra
venha a integrar o patrimônio da UFSC, de forma a incorporar aos
99
imóveis de uso especial, deverão ter os seus saldos baixados, no
SIAFI, e após a baixa deverão ser atualizados/registrados pelo
SPIUnet.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.6 - Constatação (032) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Quanto aos Critérios Norteadores da Avaliação. Quanto aos
critérios norteadores da avaliação dos bens imóveis de uso especial
(custo histórico x valor de mercado), não se mantém a regular
avaliação de bens por parte da UFSC, de modo que a recomendação
é de avaliação a cada quatro anos.
Descrição da Recomendação
As avaliações ou reavaliações dos imóveis cadastrados devem ser
periodicamente realizadas/revisadas pela UFSC, a fim de que os
valores apurados estejam em consonância com o mercado
imobiliário.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.7 - Constatação (033) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Ausência de demonstrativos a evidenciar os principais critérios
adotados para reavaliação/valorização/desvalorização dos imóveis
sob responsabilidade da UFSC.
Descrição da Recomendação Manter demonstrativos a evidenciar os principais critérios adotados
para reavaliação/valorização/desvalorização dos imóveis.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.8 - Constatação (034) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Periodicidade das avaliações/reavaliações dos imóveis sob
responsabilidade da UFSC. Preenchimento incorreto do SPIUnet.
Distorção de informações. Alteração do campo “Dados do Imóvel”
no “RIP do imóvel” ao invés de “Dados da Avaliação” no “RIP de
Utilização”.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se a atualização tanto do RIP do imóvel quanto dos RIP
de utilização, uma vez que as informações de ambos devem ser
coerentes entre si, sobretudo, quanto ao valor do m².
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.8 - Constatação (034) – Recomendação (002)
Descrição da Constatação Idem Constatação (034)
Descrição da Recomendação Refazer dados do imóvel a fim de evitar inconsistências.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.8 - Constatação (034) – Recomendação (003)
Descrição da Constatação Idem Constatação (034)
100
Descrição da Recomendação Providenciar avaliação do m² do terreno.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.10 - Constatação (035) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Inconsistência no SPIUnet. Imóveis com um único RIP de
utilização. Divergência de valor do m2 entre o RIP do imóvel e o
RIP de utilização.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se atenção dos gestores a fim de sanar as
inconsistências apontadas, uma vez que a integração dos sistemas
SIAFI e SPIUnet dá-se com base no RIP de utilização. Os valores
apresentados em „Dados do Imóvel‟ e „Dados da Avaliação‟, em
regra, coincidem quando o imóvel possui apenas um RIP de
utilização.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 6.11 - Constatação (036) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Imóveis com data de avaliação vencida.
Descrição da Recomendação
Aplicar as atualizações também ao RIP de Utilização. A utilização
atualizada passa automaticamente a herdar os dados mais atuais do
imóvel. O usuário ao confirmar as atualizações aciona também a
atualização do lançamento no SIAFI.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 7.2 - Constatação (037) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Ausência de Separação Patrimonial entre UFSC e HU.
Inobservância dos termos da Portaria MPOG/MEC n. 04/2008.
Descrição da Recomendação
Adequar o Sistema de Gestão Patrimonial (SIP) observando os
termos da Portaria MPOG/MEC nº 04/2008 oportunizando a
adequada separação patrimonial e o necessário suporte às
demonstrações contábeis. Cabe também atenção especial, por parte
dos gestores, no sentido de registrar no sistema SPIUnet os imóveis
de uso especial utilizados pelo Hospital Universitário, evidenciando
o valor do imóvel para sua respectiva utilização e consequente
registro no SIAFI. Para tanto, deve-se criar um novo RIP de
utilização com a área do HU e jurisdicionar-se sua área a UG
própria.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD, PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 8.3 - Constatação (038) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Particularização do objeto. Ausência de menção ao endereço do
imóvel na cláusula que trata do objeto nos contratos n. 0426/2012 e
0425/2012.
Descrição da Recomendação Recomenda-se que a cláusula que trata do objeto seja alterada para
contemplar o endereço do imóvel.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
101
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 8.4 - Constatação (039) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Cláusula necessária. Ausência. Contratos n. 0176/2011; n.
0426/2012, n. 445/2012 e n. 202/2011. Artigo 55, VII, da Lei n.
8.666/93 combinado com o artigo 22, V, da Lei n. 8.245/91.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que conste dos contratos cláusula que atenda ao
previsto no artigo 22, V, da Lei n. 8.245/91 c/c artigo 55, VII, da
Lei n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 8.5 - Constatação (040) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Cláusula necessária. Ausência. Contratos n. 426/2012; 202/2011;
176/2011 e 445/2012. Artigo 55, VII, da Lei n. 8.666/93 combinado
com o artigo 22, IV, da Lei n. 8.245/91.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que conste dos contratos cláusula que atenda ao
previsto no artigo 22, IV, da Lei n. 8.245/91 c/c artigo 55, VII, da
Lei n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 8.6 - Constatação (041) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Cláusula necessária. Ausência. Contrato n. 0445/2012. Artigo 55,
VII, da Lei n. 8.666/93 combinado com o artigo 22, VI, da Lei n.
8.245/91.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que conste dos contratos cláusula que atenda ao
previsto no artigo 22, VI, da Lei n. 8.245/91 c/c artigo 55, VII, da
Lei n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 8.7 - Constatação (042) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Cláusula necessária. Ausência. Contratos n. 426/2012 e 445/2012.
Artigo 55, VII, da Lei n. 8.666/93 combinado com o artigo 22, II, da
Lei n. 8.245/91.
Descrição da Recomendação
Recomenda-se que conste dos contratos cláusula que atenda ao
previsto no artigo 22, II, da Lei n. 8.245/91 c/c artigo 55, VII, da Lei
n. 8.666/93.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 8.9 - Constatação (043) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação Segregação de Funções . Fiscal e Gestor. Portaria n. 426/CCF/2012
. Contrato n. 0426/2012. Curitibanos. Diretor de Centro.
Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para que haja respeito à
separação das atribuições de gestor e fiscal.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROAD
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Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
Item do Relatório de Auditoria 10.3 - Constatação (044) – Recomendação (001)
Descrição da Constatação
Manutenção de bens próprios e locados de terceiros. Segregação
contábil. Ausência. Verifica-se que não há movimento da conta
1.4.2.1.1.93.00 – “Benfeitorias em Propriedades de Terceiros”, o
que permite inferir que não há segregação contábil dos gastos com
manutenção de bens imóveis próprios e locados de terceiros.
Descrição da Recomendação
Na ocorrência de benfeitorias em imóveis de terceiros, evidenciar o
registro à conta 1.4.2.1.1.93.00, para que haja controle necessário da
gestão quanto à amortização e eventual indenização.
Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação
PROPLAN
Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria
Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.
g) Relatório de Auditoria nº. 005/2012 – Análise dos instrumentos de transferência de
recursos para as fundações de apoio
Os trabalhos de auditoria foram iniciados em 2013 e não foram concluídos até o encerramento
deste relatório (previsão de conclusão para o mês de fevereiro de 2013).
h) Relatório de Auditoria nº. 006/2012 – Análise nos processos licitatórios, dispensas e
inexigibilidades de licitação
Os trabalhos de auditoria foram iniciados em 2013 e não foram concluídos até o encerramento
deste relatório (previsão de conclusão para o mês de fevereiro de 2013).
4.5 Decisões e Recomendações do Conselho de Curadores
A Auditoria Interna enviou expediente à Secretaria dos Órgãos Deliberativos
Centrais solicitando informações relativas à implementação ou cumprimento das recomendações
e decisões, no exercício de 2013, dos Órgãos Deliberativos Centrais da Universidade Federal de
Santa Catarina. Em resposta eletrônica, a AUDIN foi informada que os Conselhos encontram-se
em recesso regimental até o dia 31/01/2014, comprometendo-se a repassar as informações à
AUDIN tão logo retornem as atividades.
Desta forma, este item do RAINT será disponibilizado posteriormente, se
houver necessidade.
103
4.6 Ações relativas a demandas recebidas pela ouvidoria
Instada a se manifestar, a Ouvidoria da UFSC apresentou as seguintes
informações:
A Universidade Federal de Santa Catarina possui ouvidoria própria, instituída
pela Portaria nº 671/GR/96 de 28 de maio de 1996, se constituindo em um canal oficial de
recebimento de críticas, reclamações, sugestões e elogios da comunidade interna e externa da
UFSC, funcionando diariamente, de segunda à sexta-feira, com atendimento presencial das
07h30min às 12h00min e das 14h00min às 18h00min e vinte quatro horas pela internet ou fax.
A Ouvidoria é responsável também pelo Balcão de Informação, local de
atendimento e informação aos usuários que procuram qualquer tipo de informação sobre a
universidade.
Dentre as obrigações estatutárias, a Ouvidoria desenvolveu todas as atividades
a ela inerentes pautadas no respeito, no comprometimento e na ética a qual está submetida.
Os elogios, críticas e sugestões recebidos na Ouvidoria são encaminhadas as
unidades relacionadas, quando a Ouvidoria presta toda orientação necessária a quem a procura,
encaminhando as demandas e cobrando respostas.
Dentre as demandas recebidas estão assuntos relacionados com as atividades
realizadas pela UFSC de ensino, pesquisa e extensão, destacando-se as relacionadas com o
atendimento do Hospital Universitário, da Farmácia Escola, de Segurança, de desrespeito às
normas de trânsito, da iluminação externa, do Restaurante Universitário, da Biblioteca, das festas
realizadas no campus, da falta de professores, da falta de salas de aulas, de estacionamentos
insuficientes, etc. Também são constantes demandas relacionadas com desentendimentos de
alunos com professores, principalmente com relação à problemas na correção de provas e a
maneira como que são tratados.
No exercício de 2013, a Ouvidoria da UFSC recebeu um total de 968
demandas, que foram encaminhadas para os setores competentes. Salienta-se que a Ouvidoria
estabelece prazo para que as unidades encaminhem suas respostas, o que algumas vezes não é
obedecido, não existindo mecanismo que obrigue a unidade a responder as demandas.
Há que se informar ainda que as demandas relacionadas abrangem somente as
demandas que viraram “processo de Ouvidoria” e foram encaminhadas às respectivas Unidades.
Foram efetuados diversos outros atendimentos, principalmente atendimento pessoal que não
estão inseridos neste relatório. Foram atendidos pessoalmente em 2013, 1.456 pessoas na
Ouvidoria 1.456 pessoas e 2.084 no Balcão.
Para o bom atendimento e da prestação de serviço de excelência, há a
104
necessidade da lotação de um Auxiliar Administrativo na Ouvidoria, haja vista a quantidade de
trabalho diário, que muitas vezes impede o Ouvidor de participar de eventos de suma
importância para as atividades da Ouvidoria.
4.7 Ações relativas a denúncias recebidas diretamente pela entidade
No ano de 2013 não houve denúncia recebida diretamente pela Auditoria
Interna da UFSC. As demandas direcionadas à Ouvidoria estão relacionadas no item anterior.
4.8 Obrigações legais da entidade em relação às entidades de previdência privada
A UFSC não possui obrigações legais com entidades de previdência privada.
5 RELATO GERENCIAL SOBRE A GESTÃO, COM BASE NOS TRABALHOS
REALIZADOS
Conforme descrito no item 3 deste relatório, as áreas onde a Auditoria Interna
realizou ações de auditoria no ano de 2013 foram as seguintes:
a) Processos de dispensa e inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de preços de
outros órgãos;
b) Processos de licitações, dispensas e contratos do Restaurante Universitário e da Editora da
UFSC;
c) Inventário anual da UFSC;
d) Processos de concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC;
e) Processos de baixa ou alienação de bens;
f) Patrimônio imobiliário de responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de Uso
Especial” de propriedade da União ou locados de terceiros;
g) Instrumentos de transferência de recursos para as fundações de apoio;
h) Processos licitatórios, dispensas e inexigibilidades de licitação.
Com base nos exames realizados, considerando os escopos que orientaram as
ações, as equipes designadas para a execução dos trabalhos emitiu sua opinião a partir das
evidências encontradas em cada área, que geraram recomendações aos gestores objetivando
105
fortalecer e aprimorar os sistemas de controle, também constantes do presente relatório de
atividades. A seguir, apresenta-se o relato gerencial de cada área auditada.
5.1 Processos de dispensa e inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de
preços de outros órgãos
O relatório de auditoria 032012 acerca dos processos de dispensa de licitação,
com fulcro no artigo 24, incisos I, II e XXI e, artigo 25 da Lei nº 8.666/93, adesão de atas de
registro de preços e atos decorrentes resultou em constatações, informações e recomendações
para a Administração da UFSC e para a Direção do HU.
No que se refere à UFSC foi observada a reincidência de algumas constatações,
já apontadas em relatórios anteriores. O relatório denotou em relação às dispensas:
inconsistências formais dos processos, como ausência de pedido e justificativa para a contratação
direta e que o planejamento das necessidades de materiais e de serviços dos diversos setores da
Instituição ainda necessita de melhorias, em que pesem os esforços despendidos para a
centralização de compras com a existência do Departamento de Compras e Licitações, criado
para essa finalidade. Em relação aos serviços, a estrutura departamentalizada da UFSC, devido
às singularidades dos centros de ensino e situações imprevistas, dificulta as contratações de
forma global. No entanto, reafirma-se a necessidade que esforços sejam despendidos nesse
sentido, visto que a compra fracionada infringe a legislação vigente. Em relação às
inexigibilidades selecionadas por amostragem verificou-se falhas formais, contratação de objeto,
que não se encontra dentro das características de inexigibilidade, ou seja, inviabilidade de
competição. No tocante às adesões a atas de registro de preços observou-se que há necessidade
de aprimoramento formal, tendo por base o Acórdão n° 2.764/2010 – Plenário TCU.
Em relação ao HU, o relatório demonstra que a diversidade e especificidade
das aquisições e serviços dificultam a aplicação de licitação na demanda necessária. Entretanto,
apesar do aspecto peculiar de suas atividades, reafirma-se o entendimento de que a licitação é a
regra e a dispensa sua exceção. As inconsistências verificadas foram de formalidades dos
processos analisados por amostragem e a ausência de justificativa de preço referente ao processo
de inexigibilidade verificado.
Notou-se também que o sistema implementado (SPA) carece de efetiva
atenção, seja na orientação às unidades para sua utilização, seja na adoção da certificação digital
para os documentos incluídos no sistema.
Por fim, ressalta-se para o planejamento, a execução e o controle adequados às
necessidades dos diversos setores, por meio da consolidação das estimativas, a fim de que resulte
106
na realização das licitações nas modalidades adequadas aos valores previstos.
5.2 Processos de licitações, dispensas e contratos do Restaurante Universitário e da
Editora da UFSC
EDITORA UFSC
Especificamente em relação ao ambiente encontrado, a equipe de auditoria
verificou, na Editora UFSC, que os serviços gráficos são executados por empresas terceirizadas,
escolhidas legalmente mediante a realização de processos licitatórios. Quando indagada sobre a
possibilidade de utilizar os serviços gráficos da Imprensa Universitária (IU), a Editora
pronunciou-se afirmando que os prazos e os serviços oferecidos pela IU não apresentam a
qualidade desejada, mesmo para as séries didática e geral. De outro lado, a Imprensa
Universitária manifestou-se afirmando que, para atender aos serviços da Editora, haveria a
necessidade de investimentos, principalmente na modernização do parque gráfico, com o
incremento de novos equipamentos.
Em relação aos contratos da Editora, a auditoria analisou o contrato que a
UFSC mantém com a com a Fundação de Amparo à Pesquisa e Extensão Universitária (FAPEU)
para prestação de serviços no apoio à execução do projeto de extensão. Ao analisar a
formalização e a execução deste contrato, a auditoria deparou-se com várias constatações.
Quanto a formalização deste contrato, as constatações referem-se à ausência de
comprovante de publicidade do contrato no processo, à assinatura e vigência do termo anterior à
aprovação prévia no Conselho de Curadores e à elaboração do plano de trabalho que gerou tal
contratação, que não atende aos requisitos legais. O plano de trabalho não contempla as etapas,
metas e objetivos propostos, a indicação de quais e quantos sejam os participantes, a forma de
remuneração da fundação de apoio pelos serviços, a estimativa do montante de recursos
arrecadados periodicamente, a indicação dos participantes vinculados à UFSC, nem a relação de
estudantes bolsistas contratados pela Universidade para execução do contrato.
Ao analisar a execução do contrato, a equipe de auditoria verificou que não há,
por parte da UFSC, a fiscalização da composição das equipes do projeto, a fim de observar o
cumprimento das disposições da Administração Pública Federal e que não foram juntados aos
autos comprovantes de que, efetivamente, parte dos ganhos econômicos do projeto tenham sido
incorporados à conta dos recursos próprios da UFSC. No tocante a comercialização dos livros,
observou-se que o documento que acompanha a mercadoria não tem valor fiscal e que a UFSC e
a FAPEU ainda não encontraram tratamento adequado para a questão tributária, porventura
107
incidente sobre a arrecadação proveniente do comércio e serviços prestados pela Editora.
Ainda com relação à execução do contrato, a auditoria verificou que o cadastro
da FAPEU perante Receita Federal do Brasil (RFB), tal como consta atualmente, não contempla
prestação de serviços em projetos desta natureza, cuja realização envolve a produção, o comércio
e a distribuição de livros, bem como a realização de eventos e a intermediação na aquisição e
alienação de direitos autorais. Constatou-se, também, que a FAPEU utiliza diversas contas
correntes para a movimentação de recursos provenientes da comercialização dos livros, que há
saldos em conta no fim dos meses, não sendo repassados integralmente os valores à UFSC, e que
os estornos de receitas não estão dentro do próprio mês em que ocorreu o fato determinante da
inconsistência.
Para encerrar os trabalhos de auditoria na Editora UFSC, foi verificada a Ata
de Registro de Preços que a UFSC mantém para a prestação de serviços gráficos. Nesta análise, a
equipe de auditoria observou que foi digitado empenho antes de assinada e publicada a ata de
registro de preços, contrariando o disposto no artigo 10 do Decreto n. 3.931 de 19 de setembro
de 2001.
RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO
Ao analisar o ambiente interno do Restaurante Universitário (RU), a equipe de
auditoria direcionou o foco para a segurança na confecção, guarda e venda dos passes, e
constatou que:
- Os métodos de gerência da venda e distribuição dos passes, e do controle da arrecadação, são
mecânicos, fragilizando o processo. Segundo a Direção do RU, frequentemente ocorrem
discrepâncias entre o número de passes contados manualmente e o número de passagens
registrado nas catracas.
- Falta de segurança na conservação dos passes e valores, os quais são mantidos em um armário
de madeira, fechado com um cadeado.
- Os passes são confeccionados em papel pela Imprensa Universitária, que apesar dos cuidados
tomados, podem ser facilmente falsificados.
Com relação à formalização dos processos do RU para a contratação de
serviços e para a aquisição de materiais, seja por licitação ou por dispensa ou inexigibilidade de
licitação, os trabalhos de auditoria identificaram que:
- O sistema SPA/UFSC não satisfaz os requisitos da ICP – Brasil, de modo que os documentos
nele inseridos sem correspondência entre usuário e signatário, sem assinatura ou sem certificação
digital, não podem ser considerados originais para todos os efeitos legais.
- Alguns processos não estão autuados de forma ordenada.
108
- Em alguns processos verificou-se a ausência de justificativa expressa da necessidade de
contratação, pela autoridade competente, nos moldes da legislação.
- O processo referente à contratação direta de alimentação para os estudantes do curso de
engenharia de materiais decorreu de falta de planejamento, pois não deveria ter sido dispensado
de licitação, sob o argumento de que o curso referido possui regime trimestral.
- Dos autos do processo nº 23080.00780/2012-92 não consta cópia do contrato firmado, nem da
portaria de indicação do fiscal, as comprovações referentes à regularidade fiscal, nem se
identificou a juntada dos documentos comprobatórios de inexistência de eventual proibição para
contratar com a Administração.
- Vários processos de pagamento relativos às licitações dispensadas com fundamento no artigo
24, II, da Lei n. 8.666/93 referem-se a contratações que poderiam ser realizadas de uma só vez,
consubstanciando fracionamento de despesas. A legislação veda a contratação por dispensa de
licitação, fundamentada em pequeno valor, quando o somatório dos gastos realizados ao longo
do exercício com determinada despesa supera o limite imposto pelo dispositivo legal.
- Alguns processos de dispensa de licitação não contêm a especificação do objeto e as unidades e
quantidades a serem adquiridas.
- Não consta dos processos de contratação a estimativa do impacto orçamentário financeiro da
despesa.
- Quanto ao processo para a contratação de empresa fornecedora de refeições ao campus de
Curitibanos, ao analisar a pesquisa de preços praticados pelo mercado, verificou-se que os
orçamentos apresentados não servem para o fim de estabelecer a estimativa do custo do objeto
no termo de referência, pois os documentos apresentam a mesma formatação, os mesmos termos
e caracteres, os signatários possuem o mesmo sobrenome e a diferença entre o preço unitário de
cada um deles é de apenas cinco centavos.
- Nos processos referentes à contratação de refeições aos alunos para os campi de Curitibanos e
Joinville, verificou-se que não há nos respectivos contratos cláusula obrigatória prevendo o
reconhecimento dos direitos da Administração, em caso de rescisão administrativa.
Com relação à execução dos processos do RU para a contratação de serviços e
para a aquisição de materiais, seja por licitação ou por dispensa ou inexigibilidade de licitação,
os trabalhos de auditoria identificaram que:
- Como regra geral nos processos de pagamento das contratações diretas por dispensa de
licitação não consta a quantidade estimada do objeto, as especificações, nem contêm motivação
justa e específica, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, para justificar as
dispensas.
- Aquisição de porta papel toalha por dispensa de licitação, da empresa Compasso Comercial
109
Ltda, com apenas dois orçamentos e com valor unitário 193 % superior ao registrado em ata de
registro de preços, que entrou em vigência apenas um dia após a emissão da nota de empenho.
- Aquisição de lixeiras por dispensa de licitação, da empresa Compasso Comercial Ltda, sem
constar dos autos documento contendo as especificações e a quantidade estimada do objeto, e
com valor unitário superior ao registrado em ata de registro de preços, que entrou em vigência
apenas um dia após a emissão da nota de empenho.
- Aquisição de esponja dupla face de fibra sintética para higienização de utensílios por dispensa
de licitação, da empresa Compasso Comercial Ltda, com justificativa insuficiente e em valor
unitário superior ao registrado em ata de registro de preços vigente na época da aquisição.
- Aquisição de algodão por dispensa de licitação, da empresa Compasso Comercial Ltda, quando
havia registro de preço por valor 50% inferior para embalagem contendo o dobro de produto.
- Processo de pagamento devolvido pelo Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF ao
Restaurante Universitário – RU, pelos motivos de não se poder pagar nota fiscal de venda
(produto) com empenho de serviço e o valor da nota fiscal não conferir com o valor do empenho.
- Aquisição direta de água sanitária do fornecedor Compasso Comercial Ltda, com justificativa
inadequada, pois não basta a necessidade para ensejar a contratação direta, sendo imprescindível
que haja planejamento anual das compras, evitando-se o fracionamento de despesas.
- Aquisição mediante contratação direta de produtos para lavação de louças e limpeza de fornos,
com justificativa centrada na realização de testes para aprovação de vários produtos, o que
caracteriza a preferência por determinada marca. Este fato foi confirmado quando da reiterada
contratação direta para aquisição desses produtos durante os meses consecutivos, cuja soma dos
valores ultrapassa o limite permitido para a dispensa, configurando também o fracionamento de
compra.
- A UFSC, de modo geral, não possui ata de registro de preços vigente para serviços de
manutenção e reparação de equipamentos, o que enseja eventual contratação direta dos mesmos,
sendo realizas sucessivas dispensas para consertos de mesma natureza que, se somadas, excedem
o limite de R$ 8.000,00.
- Ausência de orçamento detalhado, como regra, que demostre a exata composição do preço,
contemplando as especificidades do objeto, a fim de aferir a regularidade de sua formação, em
processos de dispensa de licitação.
- Os processos de pagamento referentes a retrabalho nas mesas em aço inox (protetor salivar,
passa pratos), da marca “Brascook”, sem justificativa suficiente para dispensar a licitação, tendo
em vista que em meses consecutivos foi realizado o mesmo serviço, contratada a mesma empresa
e pago o mesmo valor pelos consertos, o que se infere a ocorrência de fracionamento nas
contratações.
110
- Aquisição por contratação direta dos itens “eletro boia” e “selo mecânico”, sendo fornecedora a
empresa Compasso Comercial Ltda, sem os três orçamentos, pois um orçamento não é pertinente
ao objeto contratado.
- Vários processos de dispensa de licitação cujos orçamentos prévios, com o objetivo de analisar
o preço praticado no mercado, foram emitidos por fornecedores cujo CNAE não corresponde ao
objeto da contratação.
- Notas fiscais referentes aos processos de pagamento relativos a transporte de valores, sendo
fornecedora a empresa Brink’s Segurança e Transporte de Valores Ltda, pagas por meio de um
empenho ordinário de forma parcelada, como se empenho estimativo fosse, violando as normas
que regem a execução do orçamento.
- Contratação direta do serviço de transporte de valores, sendo fornecedora a empresa Brink’s
Segurança e Transporte de Valores Ltda, com a ocorrência de fracionamento de despesas, pois os
valores pagos, durante o exercício de 2012, superaram o limite previsto em lei para a dispensa de
licitação com base no pequeno valor.
- Divergência entre as receitas obtidas com a venda de passes do RU registradas nos boletins de
controle da venda e os valores respectivos digitados no SIAFI.
-Divergências na movimentação dos estoques do RU registrados no SIAFI Operacional e nos
boletins de estoque fornecidos pelo almoxarifado do RU.
- Não consta do processo comprovante de manutenção das condições exigidas na habilitação,
quando das prorrogações do contrato com a empresa que fornece refeições no jantar e nos finais
de semana.
- Realização de despesa sem prévio empenho, prática esta vedada pela legislação.
- Ausência nos autos do processo para contratação de empresa para fornecimento de refeições no
Centro de Ciências Agrárias (CCA), de justificativa ou orçamentos que comprovem o preço
unitário de referência das refeições.
- Reiterados atrasos no adimplemento das contraprestações devidas pela empresa fornecedora de
refeições para o CCA.
- Emissão sistemática de empenho para pagamentos das refeições fornecidas pela empresa
fornecedora de refeições para o CCA, utilizando-se da modalidade de licitação e artigo não
previstos na legislação.
- Critério de julgamento da licitação que não atende a complexidade do objeto contratado e que
nãos e configura como mais vantajoso para a UFSC, relativo ao contrato com a empresa que
fornece refeições para o CCA.
111
5.3 Inventário anual da UFSC
Ao realizar os trabalhos de auditoria, foi constatado o não cumprimento da Lei
n.º 4.320/64 e das demais normas que versam sobre o inventário de bens, razão pela qual foi
reiterada a recomendação para que a UFSC realize o inventário físico e financeiro anual dos bens
constantes do seu patrimônio.
A justificativa apresentada pelos gestores demonstrou esforços a serem
despendidos com vistas a sanar a falta de elaboração do inventário da UFSC, deixando claras as
medidas e/ou procedimentos que estão sendo adotados para eliminação do problema, no entanto,
a resolução é intempestiva em relação à execução do inventário de 2012, uma vez que a previsão
para o término dos trabalhos é maio de 2014.
A escolha por implantar uma metodologia de trabalho por etapas busca
solucionar a falta de inventário da UFSC, que tem sido ocasionada por diversos fatores como:
ausência de um planejamento sólido por parte da Administração; comissões de inventário
designadas somente ao final do exercício; falta de comprometimento e sensibilização de alguns
agentes seccionais; insuficiência de orientação (memorando circulares, manuais de
procedimentos, orientações e outros); pedido pelas seccionais de prorrogação de prazo; sistema
informatizado contratado pela UFSC que apresenta diversas inconsistências.
Os apontamentos acima transcritos confirmam alguns dos problemas
enfrentados atualmente, sendo, portanto, reincidentes. Um deles refere-se ao Sistema
informatizado (SIP) o qual vem apresentando problemas desde sua implantação.
A realização do inventário físico é prerrogativa legislação para órgãos e
entidades da Administração Pública e visa corrigir eventuais falhas nas operações patrimoniais
ocorridas de um exercício para o outro. Para que o Inventário da UFSC seja realizado com maior
brevidade, de preferência sem ultrapassar o exercício de 2013, um maior quantitativo de pessoal
capacitado do DGP deve ser envolvido no acompanhamento dos agentes seccionais para a
realização dos inventários setoriais.
Ressalta-se a necessidade de atenção efetiva e providencias para solução mais
imediata, haja vista que o problema é reincidente e já ter sido motivo de determinação de prazo
pelo TCU.
Além disso, é oportuno colocar que somente com o inventário físico será
possível realizar uma situação financeira fidedigna dos bens patrimoniais da Universidade, ou
seja, este reflete diretamente na situação contábil e financeira.
112
5.4 Processos de concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da
UFSC
Os exames efetuados demonstraram fragilidades nos controles, tanto no
ambiente interno dos setores, quanto na formalização e na execução dos processos que foram
alvos desta auditoria.
Especificamente em relação ao ambiente encontrado, a equipe de auditoria
verificou a falta de regulamentação específica para eventos externos nas dependências da UFSC,
desconhecimento pelos gestores da área de Projetos, Contratos e Convênios do conteúdo das
Resoluções Normativas n. 04/CC/2010 e 05/CC/2010, ausência de procedimento normatizado
para autorização e permissão de uso eventual e transitório dos espaços físicos nas unidades
acadêmicas, fragilidades na Comunicação da Pró-Reitoria de Administração com os Centros de
Ensino no tocante às autorizações para uso eventual de salas e auditórios em cursos e concursos,
fragilidades na comunicação entre o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios e o
Departamento de Contabilidade e Finanças DPC em relação ao controle das receitas e saldos
advindos dos contratos de concessão de espaços físicos, fragmentação da emissão de documentos
de arrecadação em relação a arrecadação das receitas oriundas da concessão onerosa dos espaços
físicos e o risco pessoal e patrimonial decorrente do uso irregular dos espaços físicos do Centro
de Educação Continuada e Convivência Social e da antiga banca de revistas localizada nas
imediações do referido centro.
Quanto à formalização das concessões e autorizações de uso de espaço físico
por terceiros nos campi da UFSC, a equipe identificou a ausência de registro dos contratos de
concessão de espaço físico no SIASG/SICON, assim como a falta de vinculação do fiscal e o
desconhecimento dos mesmos da existência de módulo específico para gestão e fiscalização dos
contratos nestes sistemas. A auditoria verificou, também, que houve a celebração de termo de
autorização de uso da área das Fortalezas por autoridade que não possui atribuição normativa
para tanto, o descumprimento das disposições sobre publicação dos contratos administrativos no
Diário Oficial da União, a ausência de inserção de documentos nos autos, a ausência de menção
ao reconhecimento dos direitos da Administração nas hipóteses que ensejam rescisão contratual,
a falta de objetividade e de comprovação da adequação ao mercado no tocante à contraprestação
prevista em alguns contratos, o uso de bens públicos por instituições privadas e concessões de
uso de espaço físico por prazo indeterminado sem o devido instrumento contratual.
Ainda com relação à formalização, foi verificada a ausência de numeração no
contrato firmado com APUFSC em 2000, bem como ausência de menção ao processo
administrativo que lhe deu origem, a ausência de fiscal designado para acompanhamento do
113
contrato com a APUFSC, a morosidade nos trâmites do processo de regularização solicitado pela
CEI Flor do Campus. Quanto às autorizações/permissões para uso eventual dos espaços físicos
de cursos/eventos e concursos nos centros de ensino, contatou-se a ausência de celebração de
termo de autorização/permissão, ausência de prévia publicidade, pelas unidades acadêmicas, das
datas disponíveis para cessão de uso eventual e transitório por terceiros, autorizações concedidas
por servidor sem atribuição para tanto, nos termos da Portaria Normativa n. 03/GR de 28 de
junho de 2011, falta de efetiva fiscalização e acompanhamento das autorizações de uso de
espaços físicos nas unidades universitárias/centros de ensino e conflito de atribuições para firmar
termos de autorização e permissão de uso de espaço físico no Centro de Cultura e Eventos.
Ao analisar a execução das concessões e autorizações eventuais, a equipe de
auditoria verificou fragilidades nos controles relativos às informações contidas no Sistema de
Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUNet sobre Bens de Uso Especial da
União sob a responsabilidade da UFSC, a ausência de sistemática e normatização quanto à
fiscalização de contratos, a falta de efetiva fiscalização pelo fiscal do contrato de concessão, a
ausência de comprovação nos autos dos processos de concessão de uso de espaço físico por
terceiros da compatibilidade dos valores com a prática de mercado, falhas no controle de
arrecadação de receita própria, decorrentes, sobretudo, da impropriedade da forma de
recolhimento, a ausência de comprovação da regularidade dos pagamentos pactuados nos
contratos, mês a mês, nas respectivas competências, divergências nas receitas registrados no
SIAFI e nos controles internos realizados pelo Departamento de Projetos, Contratos e Convênios
– DPC e a existência de receitas superestimadas, em decorrência da classificação imprópria de
receitas, mediante violação dos princípios contábeis da competência e da prudência (separação
das contas.
A análise da execução demonstrou, também, desconhecimento do DPC de
prestação de contas e/ou comprovação do repasse de valores da Associação dos Amigos do
Hospital Universitário à UFSC decorrentes da exploração da área objeto do contrato 062/2008,
reiterados atrasos no pagamento das prestações relativas à água, ao condomínio e à luz dos
contratos nºs 403/2004, 243/2003 e 344/2004, inconsistência nos registros de patrimônio do
Departamento de Cultura e Eventos, evidência de autorização para pernoite de estudantes em
salas de aula do campus localizadas no Centro Socioeconômico - CSE, irregularidade na forma
de remuneração pelo uso eventual e transitório do espaço físico do CSE no tocante aos cursos e
concursos realizados pela Fundação de Estudos e Pesquisas Socioeconômicos -FEPESE,
havendo indícios de recolhimento de taxa em conta de titularidade da fundação para uso do
centro, ao invés de remuneração mediante GRU à Conta Única do Tesouro Nacional, ausência de
segregação de funções, com gestores designados para função de fiscal de contrato, indícios de
114
informalidade, e consequente irregularidade, na ocupação do espaço por feirantes, ocupação de
espaço por lavadores de carros mediante utilização de energia elétrica e ponteiras de água
custeadas pela UFSC, sem a devida formalização e normatização, com pagamento de taxa fixada
sem previsão normativa, fixação de cartazes pelo campus sem autorização dos responsáveis
pelos centros, em desacordo com portaria vigente sobre o tema e constatação de dívida para com
a UFSC decorrente do contrato de concessão celebrado com a empresa Feldman & Cia Ltda.
5.5 Processos de baixa ou alienação de bens
De uma análise geral verifica-se que a UFSC não apresenta um padrão
adequado de controle e descarte de materiais permanentes, uma vez que os processos analisados
demonstraram inconsistências processuais e de procedimentos. Essa situação ficou demonstrada
pela ausência de classificação e avaliação dos bens, volume grande de doações realizadas para a
mesma instituição, impossibilidade de comprovação que os bens doados foram de fato entregues
e conferidos com os termos de doação, materiais descartados como sucata, falta de zelo e
extravio de bens, entre outros. Os problemas verificados também demonstram falta de
planejamento e tomam maior vulto em decorrência da ausência de inventário na Instituição.
Da análise do ambiente interno, a equipe de auditoria constatou que a área de
gestão patrimonial da UFSC apresentava fragilidades nos controles administrativos referentes às
baixas de bens móveis, quadro de pessoal insuficiente para a execução das atividades e
condições inadequadas de armazenamento dos bens patrimoniais inservíveis.
Quanto aos bens da UFSC utilizados nos polos de ensino a distância,
constatou-se em relação a amostra, a baixa contábil de bens que continuam ativos no sistema
patrimonial e a ausência de documento formal para a mantença dos bens no respectivo polo.
Com relação à análise dos processos de doações de bens para outras entidades,
na amostra selecionada, a auditoria constatou ilegalidades, como a doação de bens para
instituições filantrópicas de utilidade pública municipal, a ausência de classificação dos bens, a
ausência de justificativa para a opção de doação, a ausência de avaliação dos bens em valores
atualizados, a ausência de divulgação dos bens disponíveis para reaproveitamento, a falta de
formalização dos termos de doação e a ausência de comprovação de que a doação dos bens foi
aprovada pelo plenário do Conselho de Curadores da UFSC.
Quanto à transferência de bens para a Universidade Federal da Fronteira Sul, a
auditoria foi realizada também de forma amostral, e foi constatado que não houve o devido
controle dos bens transferidos, não houve a apreciação pelo Plenário do Conselho de Curadores e
foram transferidos bens sem a devida formalização.
115
Em outros processos da amostra selecionada, verificaram-se inconsistências
nos registros de baixa patrimonial, ausência de prévia classificação dos bens e de elaboração de
termo circunstanciado administrativo.
5.6 Patrimônio imobiliário de responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de
Uso Especial” de propriedade da União ou locados de terceiros
Da análise do ambiente interno, a equipe de auditoria constatou que a área de
gestão patrimonial da UFSC não está organizada para gerir o patrimônio imobiliário, pois não
possui em sua estrutura a formalização desta atribuição, com a definição de rotinas e de
controles, nem a designação de profissionais devidamente capacitados para desempenhar tal
atividade. Ainda neste aspecto de análise, a equipe verificou a insuficiência da estrutura
tecnológica para realizar a gestão do patrimônio imobiliário.
Outra fragilidade constatada pela auditoria diz respeito aos registros dos
imóveis. Neste aspecto, a auditoria verificou a inexistência de procedimentos para a inclusão de
informações completas e confiáveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial
da União (SPIUnet), a inexecução e a morosidade nos atos de registro definitivo em cartório, a
guarda e conservação inadequada das escrituras existentes e a inexistência de inventário
patrimonial dos bens.
Com relação à análise dos registros contábeis, foi verificado que existe
defasagem entre os valores contabilizados e os valores de mercado, ausência de lançamento das
depreciações, lançamentos em contas cuja natureza da despesa não se coaduna com a função da
conta, registros de imóveis sem o devido Registro de Inventário Patrimonial (RIP) e imóveis
onde não há correspondência entre o valor do imóvel no RIP de utilização e no RIP do imóvel.
Ainda com relação aos registros e lançamentos nos sistemas, os exames
apontaram que há saldos a maior na conta Obras em Andamento e não se evidenciam os
critérios adotados para reavaliação/valorização/desvalorização dos imóveis sob a
responsabilidade da UFSC. Há ocorrência, também, de preenchimento incorreto de dados no
SPIUNet e irregularidade na periodicidade das avaliações e reavaliações dos imóveis, inclusive
alguns com data de avaliação vencida.
No trabalho realizado, destacou-se a necessidade de separação dos bens sob a
responsabilidade da UFSC e do Hospital Universitário, em atendimento aos termos da Portaria
MPOG/MEC n. 04/2008.
Nos processos de locação de imóveis de terceiros, integrante também do
escopo da auditoria, foi verificada a ausência de cláusulas necessárias aos contratos de locação, a
116
ausência de segregação de função entre o gestor e o fiscal de contrato, e a falta de segregação
contábil dos gastos com manutenção de bens imóveis próprios e locados de terceiros.
5.7 Instrumentos de transferência de recursos para as fundações de apoio
Os exames referentes a este trabalho de auditoria encontram-se em andamento
na data de fechamento do presente relatório, não sendo possível, desta forma, emitir opinião
sobre a área auditada.
5.8 Processos licitatórios, dispensas e inexigibilidades de licitação
Os exames referentes a este trabalho de auditoria encontram-se em andamento
na data de fechamento do presente relatório, não sendo possível, desta forma, emitir opinião
sobre a área auditada.
6 FATOS RELEVANTES DE NATUREZA ADMINISTRATIVA OU
ORGANIZACIONAL
O fato de natureza administrativa e organizacional que teve impacto no
desenvolvimento dos trabalhos de auditoria no ano de 2013 foi a constante alteração no quadro
de profissionais da Auditoria Interna, o que prejudicou a consecução da totalidade dos trabalhos
previstos no PAINT. As alterações foram as seguintes:
a) No início de 2013 uma servidora, ocupante do cargo de Técnico em Contabilidade, reduziu a
jornada de trabalho para 30 horas, com a respectiva redução salarial, na forma da lei.
b) No mês de setembro de 2013 uma servidora, única ocupante do cargo de Auditor, solicitou
exoneração do cargo e não foi substituída até o final do exercício. Este cargo está vago,
aguardando a realização do concurso público que está marcado para janeiro de 2014.
c) No mês de outubro de 2013 uma servidora, ocupante do cargo de Assistente em
Administração, entrou em licença médica, posteriormente foi removida para outro setor da
universidade e não foi substituída até o final do exercício. Esta vaga deverá ser preenchida com a
realização do concurso público que está marcado para janeiro de 2014.
d) No mês de outubro de 2013 uma servidora, ocupante do cargo de Técnico em Contabilidade,
entrou em licença médica e não retornou ao trabalho até o final de 2013. Não há definição para a
substituição.
e) No mês de dezembro de 2013 um servidor, ocupante do cargo de Assistente em
117
Administração, solicitou exoneração do cargo e não foi substituído até o final do exercício. Este
cargo está vago, aguardando a realização do concurso público que está marcado para janeiro de
2014.
Outro fator digno de destaque foi a demanda oriunda do Gabinete da Reitoria
da UFSC, não prevista no PAINT. O Gabinete solicitou análise e manifestação da Auditoria
Interna sobre os processos de doação de bens e sobre os contratos firmados com a Fundação de
Apoio, referentes a projetos de extensão. Os processos analisados foram:
a) Processos de doação de bens:
Processo nº 23080. 001726/2011-83
Processo nº 23080.002040/2007-23
Processo nº 23080.003389/2010-88
Processo nº 23080.003396/2010-80
Processo nº 23080.037097/2010-49
Processo nº 23080.010489/2012-22
Processo nº 23080.032368/2012-31
Processo nº 23080.032761/2011-44
Processo nº 23080.013651/2012-64
Processo nº 23080.013761/2011-45
b) Contratos firmados com a Fundação de Apoio:
Processo nº 23080.041265/2012-62
Processo nº 23080.041897/2012-26
Processo nº 23080.044101/2011-14
Processo nº 23080.040012/2010-18.
7 DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E CAPACITAÇÃO
7.1 Informações sobre as ações de capacitação realizadas
No ano de 2013 os servidores da Auditoria Interna, sempre que possível, foram
incentivados em participar de treinamentos, cursos de capacitação ou eventos relacionados à área
de auditoria interna governamental ou que tinham conteúdo que orientasse os trabalhos de
auditoria nas ações previstas no planejamento anual. Como resultado destas ações, obteve-se o
aprimoramento profissional da equipe, demonstrada na melhoria da qualidade das ações de
auditoria desenvolvidas no exercício e na interação com profissionais de outras instituições
públicas de ensino.
118
Detalham-se, a seguir, os eventos de capacitação que tiveram a participação
dos servidores da Auditoria Interna:
Evento: Curso Auditoria e Controles Internos Governamentais
Participantes: Caio Humberto Marenda e Juliana Pires Schulz
Data: 30/09/2013 a 04/10/2013 - Local: Camboriú/SC - Carga horária: 40 horas
Realização: Associação Brasileira de Orçamento Público - ABOP
Evento: Curso Controle e Auditoria Interna
Participantes: Caio Humberto Marenda, Juliana Pires Schulz, Fernanda Carvalho Rigol, Patrícia
Ferreira Liberato, Ivan Almeida de Azevedo, Gabriela Almeida Marcon
Data: 02/05/2013 a 13/06/2013 - Local: A distância - Carga horária: 40 horas
Realização: Escola de Administração Fazendária - ESAF
Evento: Curso Liderança no Desenvolvimento da Cultura e Inovação na UFSC
Participantes: Caio Humberto Marenda, Juliana Pires Schulz, Fernanda Carvalho Rigol, Patrícia
Ferreira Liberato, Ivan Almeida de Azevedo, Gabriela Almeida Marcon
Data: 07/05/2013 a 09/07/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 32 horas
Realização: Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGESP/UFSC
Evento: Treinamento Governança de Pessoal: Aperfeiçoando o Desempenho da
Administração Pública
Participante: João Batista da Silva
Data: 15/05/2013 - Local: Brasília/DF - Carga horária: 3 horas
Realização: Tribunal de Contas da União – TCU
Evento: 38º FONAI-MEC - Fórum Técnico das Auditorias Internas do Ministério da
Educação
Participante: Aldo Felipe da Mata
Data: 08/05/2013 a 10/05/2013 - Local: São Paulo/SP - Carga horária: 24 horas
Realização: Associação FONAI-MEC
Evento: 39º FONAI-MEC - Fórum Técnico das Auditorias Internas do Ministério da
Educação
Participantes: João Batista da Silva e Ivan Almeida de Azevedo
119
Data: 04/11/2013 a 08/11/2013 - Local: Goiânia/GO - Carga horária: 40 horas
Realização: Associação FONAI-MEC
Evento: Curso Gestão da segurança da Informação – NBR 27001 e NBR 27002
Participantes: João Batista da Silva e Ivan Almeida de Azevedo
Data: 10/06/2013 a 14/06/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 40 horas
Realização: Escola Superior de Redes RNP
Evento: 9º Congresso Catarinense de Secretários de Finanças, Contadores Públicos e
Controladores Internos Municipais e Fórum de Contabilidade Aplicada no Setor Público e
Gestão Fiscal Responsável
Participante: Ivan Almeida de Azevedo
Data: 07/05/2013 a 09/05/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 20 horas
Realização: Federação Catarinense de Municípios - FECAM; Conselho Federal de Contabilidade
- CFC; Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina - CRC SC e Associações de
Municípios/SC.
Evento: Curso Estresse e Trabalho
Participante: Fernanda Carvalho Rigol
Data: 03/05/2013 a 20/05/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 32 horas
Realização: Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGESP/UFSC
Evento: Curso Moodle: Funcionalidades Básicas para Cursos de Capacitação
Participante: Fernanda Carvalho Rigol
Data: 28/05/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 4 horas
Realização: Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGESP/UFSC
Evento: Curso Excel para o Ambiente de Trabalho - Versão Excel 2007
Participante: Fernanda Carvalho Rigol
Data: 06/05/2013 a 23/06/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 36 horas
Realização: Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGESP/UFSC
Evento: Curso Integração ao Ambiente Institucional - UFSC
Participante: Fernanda Carvalho Rigol
Data: 17/06/2013 a 23/07/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 40 horas
120
Realização: Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGESP/UFSC
Evento: Curso Informática Básica
Participante: Fernanda Carvalho Rigol
Data: 03/09/2013 a 23/09/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 20 horas
Realização: Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGESP/UFSC
Evento: Curso Word para o Ambiente de Trabalho
Participante: Fernanda Carvalho Rigol
Data: 05/08/2013 a 29/09/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 36 horas
Realização: Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGESP/UFSC
7.2 Ações de fortalecimento da unidade de auditoria interna
No exercício de 2013 não foram implementadas ações que objetivassem o
fortalecimento da auditoria interna, tais como revisão de normativos internos de auditoria,
redesenhos organizacionais e aquisição ou desenvolvimento de metodologias e softwares
aplicados às ações de auditoria.
Porém, a AUDIN apresentou à Superintendência de Governança Eletrônica e
Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC/UFSC), a intenção de se implantar um
“Sistema de Informações de Auditoria”, com o intuito de monitorar com mais precisão as
recomendações e determinações dos órgãos de controle e das auditorias internas, possibilitando a
geração de informações para subsidiar as atividades de auditoria interna e atender as demandas
dos órgãos de controle interno e externo. O sistema deverá permitir a participação dos gestores
responsáveis pelas unidades da UFSC e manter atualizada uma biblioteca com informações que
permitam a geração de relatórios e a criação de formulários necessários à execução das
atividades de auditoria, além de gerar uma agenda de atendimento dos planos de providências.
8 CONCLUSÃO
As atividades da unidade de Auditoria Interna da Universidade Federal de
Santa Catarina, no ano de 2013, foram balizadas pelo compromisso de agregar valor à gestão das
diversas áreas da instituição, atentando sempre para o cumprimento dos princípios que regem a
atuação da administração pública.
Apesar da diminuição significativa no quadro de profissionais, a equipe de
121
profissionais da AUDIN procurou dar consequência às atividades previstas no PAINT. Porém,
alguns trabalhos ficaram prejudicados nos prazos propostos, para que se pudesse manter a
qualidade e a profundidade de análise dos exames que foram possíveis de realizar.
Registre-se, também, que muitas das áreas auditadas ainda não haviam sido
submetidas à auditoria interna. Este fato contribuiu para que os cronogramas não pudessem ser
atendidos, pois houve dificuldade na busca de informações e a situação encontrada demonstrou
demasiada fragilidade nos controles internos administrativos.
Com relação à área de acompanhamento dos resultados das auditorias e nos
prazos dos diligenciamentos, a exoneração de um profissional não permitiu à AUDIN
estabelecer uma agenda que permitisse um maior controle sobre o cumprimento do que é
recomendado, principalmente pelas auditoria da AUDIN.
Devido a crescente demanda, principalmente advindas do TCU e da CGU, e
com a qualificação dos trabalhos de auditoria interna, há a necessidade do acompanhamento
permanente. Pretende-se aperfeiçoar esta área, com a adoção de programas que utilizem
tecnologia da informação e com a constante capacitação, tanto da equipe de auditoria, quanto dos
gestores.
Por fim, em que pesem as dificuldades que possam ter sido encontradas no
decorrer do exercício, observou-se que os trabalhos de auditoria interna demonstraram aos
gestores a necessidade de implementação e de aperfeiçoamento dos controles institucionais.
Florianópolis, 31 de janeiro de 2014.
Aldo Felipe da Mata
Auditor Chefe da Auditoria Interna
Portaria 1231/2012/GR/UFSC
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