stroomlijn processen in een digitale wereld

BEHEER PROCESSEN IN EEN DIGITALE WERELD

STROOMLIJN

WAAR PAPIER EN DIGITAAL ELKAAR ONTMOETEN, LIGGEN KANSEN VOOR WORKFLOW EFFICIENCY

We weten allemaal dat...

DIGITALE PROCESSEN HET INFORMATIETRAJECT STROOMLIJNEN

ZE STELLEN MENSEN IN STAAT SNELLER EN SLIMMER TE WERKENMaar we weten ook dat...

VEEL ORGANISATIES NOG STEEDS GEBRUIKMAKEN VAN PAPIEREN DOCUMENTEN BINNEN HUN WERKPROCESSEN.En dat kan onnodige problemen veroorzaken...

1 Bridging the Information Worker Productivity Gap, IDC Whitepaper, 2012

van de totale tijd van medewerkers wordt besteed aan het oplossen van problemen en uitvoeren van tijdrovende taken die het gevolg zijn van papieren documenten1.

7%

25% Een kwart van die tijd gaat verloren door tevergeefs zoeken naar en kopiëren van documenten1.

1 Bridging the Information Worker Productivity Gap, IDC Whitepaper, 2012

ALS WE KIJKEN HOE PAPIEREN DOCUMENTEN IN ORGANISATIES HUN INTREDE DOEN,zijn de volgende voorbeelden ongetwijfeld herkenbaar…

U moet documenten fysiek bewaren of kunnen overleggen om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving – beleidsnota’s, procedures, contracten, etc.

Of … u heeft een fysieke handtekening nodig – op documenten bij indiensttreding van nieuwe medewerkers, urenverantwoordingen, ziekmeldingen, vakantieaanvragen, personeelsdossiers

Wellicht dient u formulieren handmatig in te vullen - onkostendeclaraties, servicerapporten, contactgegevens van klanten, enquêteformulieren.

Of misschien heeft u altijd al papier gebruikt…

ERVARINGEN MET ANDERE ORGANISATIES TONEN AAN DAT PAPIER GEEN PROBLEMEN HOEFT OP TE LEVEREN.

Hier zijn vijf vragen om u te helpen met het in kaart brengen van mogelijke knelpunten...?

Postkamer

Klantenservice

Logistiek

Distributie

Finance

HR

Verkoop & Marketing

Binnen uw organisatie...

Hoeveel tijd gaat verloren met het verwerken van papieren documenten of het handmatig invoeren van informatie?Denk eens aan al die situaties waarin medewerkers nog steeds gegevens overtypen van gedrukte formulieren of van de ene set elektronische documenten naar de andere. Waar komt dit het vaakst voor en waar kunnen deze medewerkers beter gebruikmaken van hun tijd?

1

Hoeveel fouten zijn het resultaat van overtypen van gegevens?Van betalingen aan leveranciers, factureren van klanten tot contracten – dit is een grote uitdaging wanneer het gaat om productiviteit en naleving van wet- en regelgeving.

Meet u op dit moment hoeveel vragen, mutaties en afwijzingen zich voordoen binnen uw bedrijfsprocessen?

2

Hoeveel documenten raken zoek binnen uw processen?Dit is niet gemakkelijk te monitoren, maar u krijgt een idee door het meten en volgen van antwoorden op vragen van derden, vertragingen bij goedkeuringen en van afwijzingen binnen uw bedrijfsprocessen.

3

Hoe moeilijk is het om papieren informatie te volgen, te delen en weer terug te vinden?Kijk naar symptomen die zich kunnen voordoen als sommige aspecten van klantenservice later aandacht krijgen. Mobiele werkers en medewerkers die op locatie werken hebben wellicht meer tijd nodig om essentiële documenten goed te keuren, zoals contracten en budgets.

Management, de afdeling Finance en administratieve medewerkers kunnen tijd verliezen met het verkrijgen van antwoorden, bevestigingen en handtekeningen. Stressvolle en kostbare audits kunnen ook problemen aan het licht brengen bij het controleren van wie, wat en waarom heeft gewijzigd.

4

Hoeveel kostbare ruimte wordt ingenomen door het papieren archief?Kijk eens welke afdelingen binnen uw organisatie nog steeds papier bewaren en hoelang deze documenten worden bewaard. Is deze informatie ook op andere manieren op te slaan en nog steeds conform wettelijke eisen? Kunt u de papieren documenten digitaliseren en centraal opslaan? Wat kunt u doen met de ruimte (en tijd) die beschikbaar komt?

5

En hier zijn zes voorbeelden van hoe u in positief opzicht verschil kunt maken…

e.g.

Gebruik intelligente scantechnologie om informatie op papier snel en nauwkeurig te digitaliseren en te integreren binnen uw documentmanagementsysteem. Dit is een essentiële stap in procesautomatisering – in de meeste gevallen zorgt deze technologie dat uw medewerkers niet langer informatie van het ene document dienen over te typen in een andere document.

1

Deel de juiste informatie met de juiste mensen op de juiste positiesHanteer beleidsnormen om te waarborgen dat informatie uitsluitend naar de juiste personen kan worden verzonden en beveiligd wordt bewaard. Automatisering kan helpen dit beleid af te dwingen en compliance te bevorderen.

2

Monitor en volg eenvoudig de status van documenten binnen uw processen.Gebruik krachtige, gebruiksvriendelijke software voor informatiebeheer en combineer dit met slimme scantechnologie om processen te versnellen: verwerking van facturen, klantregistratie, HR-accorderingen en alle overige administratieve taken. Medewerkers zien direct welk documenten zich in een goedkeurings- of bewerkingsproces bevinden – en wat de afhandeling vertraagt.

3

Direct vinden en oproepen van de relevante informatie die u nodig heeftZodra digitalisering en verwerking van informatie effectief plaatsvinden, kunt u de toegang tot elk type informatie versnellen. Intuïtief zoeken (via metagegevens en niet alleen bestandsnamen) kan worden toegepast bij:

• Leverancierscontracten en betalingen• Personeelsdossiers• Beleidsdocumenten• Correspondentie, leveringen en overeenkomsten met klanten

4

Geen onnodige opslag van papier Archiefkasten kunnen veel ruimte in beslag nemen. Door het digitaliseren van belangrijke documenten te automatiseren, kunt u de behoefte aan fysieke archieven verminderen of wegnemen en zo kostbare ruimten en middelen vrijmaken.

5

Verbeter de transparantie en verklein zakelijke risico’sSoftware voor digitalisatie en beheer van informatie kan bij veel bedrijfsprocessen een groot verschil uitmaken voor de transparantie. Denk bijvoorbeeld aan betalingen aan leveranciers: het gemakkelijk kunnen volgen van wijzigingen aan een factuur gedurende de hele historie met daarbij snelle toegang tot ondersteunende documentatie, verbetert het controletraject en vermindert de werkdruk bij de afdeling Finance.

6

WIJ HELPEN ORGANISATIES TE TRANSFORMEREN, ONGEACHT HUN ACTIVITEITEN EN OMVANG…...en dat kunnen wij ook voor u doen.

Wij zorgen voor naadloze integratie van papieren en digitale workflows – met geautomatiseerde gegevensregistratie, opslag en distributie – om prestaties in bedrijfsvoering te verhogen.

WAT UW VOLGENDE STAP BIJ HET MODERNISEREN VAN WERKPROCESSEN OOK IS, WIJ KUNNEN U HELPEN OM VERDER TE GAAN.

“”De volgende ervaringen van klanten laten zien hoe kleine veranderingen een grote invloed kunnen hebben…

“”Wij zijn van een printprobleem naar een totaaloplossing in documentverwerking gegaan.

BERNARD ZOMER EN HARMEN JAN VELDHUISICT-AFDELING, ENERGIEWACHT

“”We kunnen de facturen niet alleen sneller, duurzamer en goedkoper versturen, we hebben ook een stuk gereedschap in handen dat we flexibel voor allerlei documentstromen kunnen inzetten. Daarmee zijn we klaar voor de toekomst.

PETER VAN DUIJNHOVEN PROJECTMANAGER, ENEXIS

“”Met de oplossing van Canon hebben we de aanmaak, verwerking en controle van polisdocumenten en correspondentie volledig gedigitaliseerd. Dit levert ons een performancewinst op van gemiddeld 20 minuten per polis. De werkwijze geeft meer eenheid in huisstijl en documenten voldoen altijd aan het Keurmerk Klantgericht Verzekeren (KKV). De koppeling aan administratiesystemen zorgt dat gegevens altijd kloppen.

HENK BUESINKTEAMLEIDER BACKOFFICE, ERASMUS LEVEN

“”Dankzij Canon draait ons crediteurensysteem goed en verwerken we de facturen 40% sneller dan voorheen. Door de verwerkingstijd met 40 uur terug te dringen, besparen we jaarlijks rond de € 25 – 30.000.

BERT RIJKMANSDIRECTEUR INFORMATIE EN COMMUNICATIE, VAN DILLEWIJN GROUP

HOE KUNNEN WIJ U HELPEN?

© Canon Europa N.V. 2014

Als er onderwerpen zijn die uw aandacht hebben en die u graag wilt bespreken of als u een afspraak wilt maken, neem dan contact met ons op via 073-6815517.

Of vraag een van onze experts contact met u op te nemen en u te informeren hoe wij kunnen helpen met uw processen voor informatie- en documentbeheer.

Neem contact op

Meer informatie treft u aan op canon.nl/kantoor onder Optimaliseren van werkprocessen