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Tableau de tri Police Locale I. Gestion
1. Gestion générale
PL001 Législation
Variantes/synonymes -
Commentaire Dénomination commune pour le code judiciaire, la réglementation communale, les règlements organiques pour le personnel de la police, Règlement de police communal, ordonnances communales.
Depuis 2002 : enregistrement et stockage dans l’ISLP (Consultation des applications fédérales. Moniteur belge)
Argumentation Sont conservées à un niveau supérieur. Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER, quand plus d’application
PL002 Instructions de l’autorité administrative
Variantes/synonymes Instructions de l’autorité supérieure
Circulaires de l’autorité supérieure
Commentaire Circulaires et/ou instructions provenant du Ministère de l’Intérieur, Gouverneur de la Province, etc.
Argumentation En principe, ce sont partout les mêmes documents. Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER, sauf dans les grandes villes provinciales de Bruges, Gand, Anvers, Hasselt, Louvain, Wavre, Liège, Mons, Namur, Arlon et
Bruxelles.
PL003 Instructions de l’autorité judiciaire
Variantes/synonymes -
Commentaire Circulaires et/ou instructions provenant du Ministère de la Justice, Procureur du Roi près la Cour d’Appel, Procureur du Roi, Tribunaux compétents, etc. Argumentation En principe, ce sont partout les mêmes documents. Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative
Tableau de tri 1
Destination définitive A ELIMINER, excepté pour les zones de police locale localisées dans le ressort des parquets généraux de Gand, Anvers, Mons, Liège et Bruxelles.
PL004 Index sur les circulaires/instructions
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation Tous les circulaires qui deviennent du Service Public Fédéral Intérieur ou Justice, sont conservés là. Conserver les indexes/registres au niveau local n’est
pas opportune. Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL005 Règlements de la police locale ou communale
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation Ca concerne seulement les textes des règlements, les dossiers sont traités dans les RAR’s (LP108)
Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER
PL006 Notules et pièces annexes provenant du Collège des Bourgmestre et échevins
Variantes/synonymes - Commentaire Depuis RP: seulement dans les zones unicommunales Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER, sauf si les notules originales de la ville/commune ont été éliminées ou détruites.
Tableau de tri 2
PL007 Notules et pièces annexes provenant du Conseil communal
Variantes/synonymes - Commentaire Depuis RP: seulement dans les zones unicommunales Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER, sauf si les notules originales de la ville/commune ont été éliminées ou détruites, dans ce cas A CONSERVER.
PL008 Notules et pièces annexes provenant du Conseil de Police
Variantes/synonymes - Commentaire Depuis RP : Seulement d’application dans les zones pluricommunales. Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
PL009 Notules et pièces annexes provenant du Collège de Police
Variantes/synonymes -Commentaire Depuis RP : Seulement d’application dans les zones pluricommunales. Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
PL010 Registre des décisions du Collège des Bourgmestre et échevins
Variantes/synonymes Index des décisions du Collège des Bourgmestre et échevins Copies des décisions du Collège Commentaire -
Argumentation Comme il s’agit ici d’une série de grande valeur, l’archiviste inspecteur peut prendre la décision d’en modifier la destination définitive.
Durée de conservation administrative 10 ans
Tableau de tri 3
Destination définitive A ELIMINER
PL011 Notules et pièces annexes provenant des réunions de concertation
Variantes/synonymes - Commentaire -
Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
PL012 Ordres de service
Variantes/synonymes Notes de service – Consignes de service – Instructions – Notes de service internes – Ordres du corps et compléments additionnels - Ordres des opérations
Dans certaines zones il y a une différence entre: Instructions Générales, Ordres permanents de Service, Ordres Administrative, Ordres Administrative Zonale.
Commentaire Ces ordres ou règlements émanent du commissaire de police/chef de corps, chef de service et garantissent le bon fonctionnement de la zone de police
locale. Les Ordres des opérations sont des ordres de service émis pour des occasions spéciales, p. ex. l’Organisation d’un festival (Dour ou Werchter).
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
PL013 Ordres journaliers
Variantes/synonymes Correspondance (pas obligatoire) Circulaires de la police de [x]
Commentaire Communications ou avis particuliers ayant trait à des demandes de collaboration pour la recherche de personnes ou objets disparus, arrêts des recherches, etc. Etaient/Sont diffusées dans le Bulletin Central de Signalement/Bulletin de recherche et d’Information.
Argumentation Ont un caractère éphémère et temporaire. Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 4
PL014 Rapports et pièces annexes adressés au bourgmestre ou au Président du collège de Police
Variantes/synonymes Copies des rapports et pièces relatives au fonctionnement interne de la zone de police (p. ex. : formations du personnel, impositions, ...). Commentaire Rapports administratifs. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
PL015 Rapports au chef de corps
Variantes/synonymes Rapports des décisions.
Commentaire Rapports rédigés à l’occasion d’événements particuliers, arrivée d’officiers, inspecteurs ou agents de quartiers, rapports de mutations dans les bâtiments administratifs.
Avant RP: Rapports au Commissaire en chef
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
PL016 Livres de rapports des tâches effectuées et des observations contrôlées
Variantes/synonymes Cahiers de service, Fiches d’interventions Etats journaliers. Commentaire -
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL017 Rapports et pièces annexes relatives au fonctionnement interne de la zone de police locale
Variantes/synonymes - Commentaire Avant RP: Rapports et pièces annexes relatives au fonctionnement interne du corps de police Argumentation -
Tableau de tri 5
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
PL018 Inconvénients – Documents pour le planning et la justification
Variantes/synonymes -
Commentaire Documents se rapportant au travail du personnel. Dans le cas où la gendarmerie aurait du faire appel à une autre brigade, un rapport motivé est alors rédigé. La même chose vaut également pour les renforts provenant des zones de police contiguës ou de la police fédérale.
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL019 Dossiers concernant la (re)organisation, tâches et missions de la zone de police locale
Variantes/synonymes Pièces concernant l’organisation et la composition du corps Pièces concernant le cadre et les règlements organiques et corporels
Commentaire -
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
PL020 Procès verbaux du Conseil zonal de sécurité
Variantes/synonymes Avant RP: Procès-verbaux de concertation entre la police locale et la gendarmerie
Rapports des problèmes concernant la collaboration entre la police locale et la gendarmerie
Disfonctionnements
Commentaire -
Argumentation Une copie sera livrée à la Province et au CGL Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 6
PL021 Procès-verbaux et pièces annexes du Conseil de Prévention
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL022 Procès-verbaux et pièces annexes de la concertation pentagonale
Variantes/synonymes Avant 1995: Procès-verbaux et pièces annexes de la concertation provinciale Commentaire - Argumentation Sont conservées au niveau de la Province Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL023 Procès-verbaux et pièces annexes des concertations de recherche par arrondissement judiciaire
Variantes/synonymes Rapports des réunions entre la section spéciale de recherche et les autres services de recherche du parquet. Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL024 Correspondance avec les représentants des structures de liaison de la police fédérale (niveau de l’arrondissement judiciaire)
Variantes/synonymes -
Commentaire Représentants des structures de liaison de l’Arrondissement judiciaire de la police fédérale = le directeur coordinateur administratif (Dirco) en le directeur judiciaire (Dirjud).
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans
Tableau de tri 7
Destination définitive A CONSERVER
PL025 Plans zonal de sécurité
Variantes/synonymes -
Commentaire Avant RP : contrats de sécurité (contient entre autres une note de projet, une note d’évaluation, de la correspondance et des rapports sur divers projets, de l’information sur les budgets disponibles, etc.)
Chartes de sécurité ZIP
Accords de collaboration police communale Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL026 Accords de protocole
Variantes/synonymes Pièces concernant les structures de collaboration avec d’autres services de sécurité
Commentaire P. ex. Accords de collaboration entre la police fédérale et la police locale, le Palais royale et la police locale Bruxelles-Ixelles, … Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 8
2. Gestion administrative
PL027 Correspondance
Variantes/synonymes -Commentaire Il s’agit ici de la correspondance générale (classée chronologiquement ou thématiquement) considérée comme correspondance de routine.
Argumentation Si la série de correspondance est rangée chronologiquement, elle sera alors conservée. Dans les cas où les lettres rejoignent directement le dossier correspondant, la série sera dès lors éliminée vu qu’il s’agit alors de doubles. Les originaux restent conservés dans les dossiers. Le classement ou l’archivage de la correspondance peut aussi se faire de manière thématique (par fardes sujettes), sans conserver un quelconque classement chronologique. Dans ce cas, l’archiviste inspecteur effectuera un tri selon une appréciation.
Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Correspondance)
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER, si la série est classée chronologiquement.
PL028 Registre de la correspondance
Variantes/synonymes Indicateur de la correspondance
Commentaire Dans certaines zones, une distinction est opérée entre le courrier entrant et le courrier sortant, entre le courrier judiciaire entrant et le courrier administratif entrant, la correspondance de routine, etc.
Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Correspondance) Argumentation Dans le cas où la correspondance serait seulement enregistrée dans un seul registre et où la série chronologique subsiste, les deux séries sont conservées. Dans le cas où les lettres rejoindraient directement les dossiers, le registre peut être éliminé.
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL029 Télex et fax
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER, si la série est classée chronologiquement.
Tableau de tri 9
PL030 E-mail (imprimés) et pièces jointes
Variantes/synonymes Poste électronique, Mails, courriels Commentaire -
Argumentation Ils peuvent être conservés s’ils sont centralisés pour leur conservation. Si ce n’est pas le cas, ils sont directement joints au dossier correspondant et y seront conservés.
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER, si la série est classée chronologiquement.
PL031 Registre des appels d’urgence
Variantes/synonymes Listes des appels d’urgence aux numéros 101, 906, Appels 906/101 Commentaire -
Argumentation L’information (suites de la conversation, notices succinctes, etc.) peut être trouvée dans les dossiers correspondant. Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL032 Registre des appels téléphoniques
Variantes/synonymes Index des appels téléphoniques Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL033 Registre des justifications des conversations téléphoniques
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation -
Tableau de tri 10
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL034 Bordereaux d’envoi des procès-verbaux
Variantes/synonymes Livre d’envois Agendas des PV envoyés (au Procureur du Roi ou officiers du Ministère public près des tribunaux de police)
Commentaire Ce document donne la suite réservée au procès verbal : envoi au Procureur, devoirs d’enquête ou de recherche, ministère public, etc.
Argumentation - Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A ELIMINER
PL035 Registre des rondes journalières
Variantes/synonymes Registre tenu pour l’inscription des rondes (des équipes sur le terrain) Commentaire Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Intervention) Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL036 Etats mensuels des accidents de roulage
Variantes/synonymes Bordereaux mensuels des accidents de la route destinés à l’Institut National de Statistiques Commentaire Rédigés pour l’Institut National des Statistiques
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 11
PL037 Formulaires avec reçus d’accords à l’amiable, extraits du casier judiciaire, décisions sans appel
Variantes/synonymes - Commentaire -
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL038 Formulaires pour les procès verbaux
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL039 Formulaires avec attestation des objets perdus
Variantes/synonymes Attestations libres pour la perte d’objets Commentaire -
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL040 Registre d’emprunt des radios portables
Variantes/synonymes -Commentaire Contient les noms des agents qui ont emprunté et remis une radio portable (talkie-walkie) Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 12
3. Gestion du personnel
PL041 Documents concernant la gestion du personnel
Variantes/synonymes Législation en rapport avec le statut du personnel, temps de travail, sécurité sociale, conditions d’admission, demandes de temps partiel mutations internes, formations que l’on peut suivre suite à une réglementation interne sont également inclus les documents relatifs aux vêtements de travail (modèles, cahiers des charges et conformité)
Commentaire - Argumentation Avant 2001(Réforme des Polices): A CONSERVER pour les chefs-lieu de provinces. Après 2001: prendre contact avec l’archiviste inspecteur compétant pour autant qu’il s’agisse d’une série complète.
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL042 Dossiers du personnel des officiers de la police administrative ou de la police judiciaire
Variantes/synonymes Dossiers généraux engagement, préavis, formations, promotions, distinctions, accidents, etc. Autre type: 'Dossiers des étrangers'
Commentaire Contient des documents se rapportant aux sollicitations, nominations, promotions, augmentations de salaires, voyages, utilisation de voiture de service et autres avantages en nature, absences pour maladie ou disponibilité, discipline, formations, pension, etc.) Depuis la RP, il est distingué 23 sous dossiers : Administration ; Instruction de base ; Dossier de stage ; Formation continue ; Formation liée à une promotion ; Formations fonctionnelles ; Autres brevets, diplômes et attestation de formation ; Mobilité ; Affectation temporaire; Mutation ; Carrière ; Congés; Insignes d’honneur, etc. Evaluations ; Peines pas encore exécutées ; Mesures d’ordre ; Profil médical ; Sélection médicale Fiches d’inscription des congés de maladie, Disponibilité ; Documents de dispenses médicales ; Accidents du travail ; Divers.
Zones unicommunales: les communes sont responsables de la gestion des dossiers du personnel : un exemplaire à la commune (original), un à la zone de police locale. Zones pluricommunales, ont personnalité juridique : Dossiers du personnel sont conservés dans les Polices locales
Les parties du dossiers personnel concernant le statut pécuniaire sont transmises au SSGPI (Secrétariat de la police intégrée structurée à deux niveaux). Ces documents reviennent ensuite dans les zones de la police locale d’origine. Dans le cas d’un licenciement ou d’une démission définitive, le service dont dépendait la personne conserve son dossier complet pendant 5 ans. Après ce terme, le dossier est versé aux archives du Directorat-général de la Direction générale du personnel, au secrétaire communal ou au secrétaire du Conseil de Police (DécisionDino/UBPol du 28/12/2001, Chapitre III, Titre 2, art. II,7). Le dossier du chef de corps de la zone de police locale est conservé chez le Bourgmestre ou le Président du Conseil de Police pendant 5 ans suivant le licenciement ou la démission définitive.
Argumentation Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de la signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; Dossiers de personnes désignées dans des circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; Personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces sans intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Voir : MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Bruxelles, Archives Générales du Royaume, 1990, pp. 10-19 (Miscellanea Archivistica Studia, 7).
Durée de conservation administrative 110 ans après la date de naissance. Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 13
PL043 Dossiers du personnel Calog
Variantes/synonymes Dossiers généraux engagement, préavis, formations, promotions, distinctions, accidents, etc. Autre type: 'Dossiers des étrangers'
Commentaire Contient des documents se rapportant aux sollicitations, nominations, promotions, augmentations de salaires, voyages, utilisation de voiture de service et autres avantages en nature, absences pour maladie ou disponibilité, discipline, formations, pension, etc.) Depuis la RP, il est distingué 23 sous dossiers : Administration ; Instruction de base ; Dossier de stage ; Formation continue ; Formation liée à une promotion ; Formations fonctionnelles ; Autres brevets, diplômes et attestation de formation ; Mobilité ; Affectation temporaire; Mutation ; Carrière ; Congés; insignes d’honneur, etc. Evaluations ; Peines pas encore exécutées ; Mesures d’ordre ; Profil médical ; Sélection médicale Fiches d’inscription des congés de maladie, Disponibilité ; Documents de dispenses médicales ; Accidents du travail ; Divers.
Zones unicommunales: les communes sont responsables de la gestion des dossiers du personnel : un exemplaire à la commune (original), un à la zone de police locale. Zones pluricommunales, ont personnalité juridique : Dossiers du personnel sont conservés dans les Polices locales.
Les parties du dossiers personnel concernant le statut pécuniaire sont transmises au SSGPI (Secrétariat de la police intégrée structurée à deux niveaux). Ces documents reviennent ensuite dans les zones de la police locale d’origine. Dans le cas d’un licenciement ou d’une démission définitive, le service dont dépendait la personne conserve son dossier complet pendant 5 ans. Après ce terme, le dossier est versé aux archives du Directorat-général de la Direction générale du personnel, au secrétaire communal ou au secrétaire du Conseil de Police (DécisionDino/UBPol du 28/12/2001, Chapitre III, Titre 2, art. II,7). Le dossier du chef de corps de la zone de police locale est conservé chez le Bourgmestre ou le Président du Conseil de Police pendant 5 ans suivant le licenciement ou la démission définitive.
Argumentation Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de la signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; dossiers de personnes désignées dans des circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces sans intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Voir : MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Bruxelles, Archives Générales du Royaume, 1990, pp. 10-19 (Miscellanea Archivistica Studia, 7).
Durée de conservation administrative 110 ans après la date de naissance. Destination définitive A CONSERVER
PL044 Dossiers disciplinaires
Variantes/synonymes -
Commentaire Ces dossiers peuvent former une série à part des dossiers du personnel. Dans ce cas, ils sont A CONSERVER. S’ils sont partis intégrante des dossiers du personnel, les critères de sélection des dossiers du personnel sont d’application. (Voir PL 42)
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
PL045 Dossiers relatifs au personnel de police temporaire
Variantes/synonymes Dossiers généraux concernant le personnel de police temporaire ou auxiliaire
Tableau de tri 14
Commentaire -Argumentation Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de
la signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; Dossiers de personnes désignées dans des circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; Personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces sans intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Zie: MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Miscellanea Archivistica Studia 7, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1990, pp. 10-19.
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL046 Dossiers concernant les examens et recrutements
Variantes/synonymes - Commentaire Ces dossiers comprennent des lettres de motivations, des copies des examens
Datent d’avant la réforme de police. Fut ensuite organisé par la police fédérale en collaboration avec les écoles de police (mobilité externe). Certains postes vacants sont remplis par mobilité interne; l’information ad hoc est jointe au dossier du personnel.
Argumentation Durée de conservation administrative 5 ans
Destination définitive A CONSERVER (après sélection)
PL047 Listes de corps
Variantes/synonymes -
Commentaire Liste de corps avec la composition complète du corps à un moment donné. Argumentation -
Durée de conservation administrative 10 ans
Destination définitive A CONSERVER
PL048 Registres de présences
Variantes/synonymes Listes de présences Commentaire -
Argumentation -
Tableau de tri 15
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL049 Etats relatifs à la régulation des congés, détachements, abandons de poste, missions, permanences, prestations particulières, etc.
Variantes/synonymes Etats de prestations Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL050 Pièces concernant la pointeuse
Variantes/synonymes -
Commentaire -
Argumentation -
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL051 Modèles 9bis
Variantes/synonymes Etats des frais de repas, nuitées et indemnités de week-end du personnel. Commentaire -
Argumentation -
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL052 Dossiers relatifs aux plaintes contre le personnel
Variantes/synonymes - Commentaire Dossiers qui viennent du Service Controle Interne
Tableau de tri 16
Argumentation - Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A CONSERVER
PL053 Registre des plaintes contre le personnel
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL054 Questionnaire général annuel du Parquet, avec aperçu du personnel, du matériel et du fonctionnement
Variantes/synonymes Aperçus des activités
Commentaire Les résultats de ces questionnaires sont des statistiques destinées à l’usage du parquet avec un aperçu du personnel, du matériel, des activités des corps ou zones de police locale. Dans certains services, les questions et les réponses sont conservées ensemble.
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL055 Pièces concernant les statistiques et les aperçus des activités
Variantes/synonymes Aperçus des activités Commentaire Dans certains services, les questions et les réponses sont conservées ensemble Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 17
PL056 Rapports mensuels
Variantes/synonymes -
Commentaire Il s’agit de rapports synthétiques rédigés à l’intention du Parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel et des activités d’un corps de police ou d’une zone de police locale pendant une période d’un mois.
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL057 Rapports annuels et pièces annexes préparatoires
Variantes/synonymes -
Commentaire Il s’agit de rapports synthétiques rédigés à l’intention du Parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel et des activités d’un corps de police ou d’une zone de police locale pendant une période d’un an.
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL058 Notules et pièces annexes du Comité syndical de base
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 18
PL059 Notules et pièces annexes du Comité pour la prévention et la protection au travail
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
PL060 Notules et pièces annexes du Comité d’accompagnement du Personnel
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 19
4. Gestion financière et matérielle
PL061 Propositions de budget
Variantes/synonymes -
Commentaire Ces propositions sont rédigées par les zones de police locale et sont discutées ensuite au Conseil de Police. La majorité des documents qui résultent de la gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Depuis la réforme des polices: receveur communal ou receveur régional).
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL062 Budgets et modifications de budgets de la Police
Variantes/synonymes -
Commentaire Le budget de la police est depuis la réforme des polices une série particulière et ne fait plus partie depuis lors du budget communal. La majorité des documents qui résultent de la gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Depuis la réforme des polices: receveur communal ou receveur régional).
Argumentation Également conservée à la Province. Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A CONSERVER
PL063 Pièces concernant la gestion du budget (plannings budgétaires, crédits d’ordonnancement, crédits locaux, etc.)
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 20
PL064 Factures entrantes et justificatifs attenants
Variantes/synonymes Factures et documents annexes comme bons de commandes, notes de crédit, reçus et factures.
Commentaire La majorité des documents qui résultent de la gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant RP: receveur communal ou receveur régional).
Argumentation - Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A ELIMINER
PL065 Factures sortantes et justificatifs attenants
Variantes/synonymes - Commentaire Contient également des quittances et des mandats de paiement. Argumentation - Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A ELIMINER
PL066 Livres de caisse
Variantes/synonymes -
Commentaire Il s’agit d’un livre journalier dans lequel on indique les recettes et/ou les dépenses. La majorité des documents qui résultent de la gestion financière de la zone de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant RP: receveur communal ou receveur régional).
Argumentation - Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A ELIMINER
PL067 Grands livres
Variantes/synonymes -
Commentaire Registre dans lequel se trouvent inscrits la composition des biens, les dettes et le patrimoine, ainsi que les modifications, par article budgétaire. Il contient également les recettes et/ou dépenses par poste ou sous-poste budgétaire.
Tableau de tri 21
Argumentation - Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A CONSERVER
PL068 Comptes annuels et les annexes
Variantes/synonymes Compte de l’année Compte final
Commentaire La majorité des documents qui résultent de la gestion financière de la zone de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant PHV: Receveur communal ou receveur régional). Le receveur communal ou le comptable rédige le compte annuel (compte de l’année ou compte de l’année de service). C’est la justification des remboursements et des créances et de certaines dépenses. Les “Annexes au compte annuel” sont incluses. Ils forment la balance des profits et des pertes et le rapport annuel des comptes. A côté, il reste encore le compte final qui est rédigé lorsque la fonction est transmise. Il s’agit d’un inventaire des valeurs, effets, registres, livres, meubles, matériel et autres objets.
Argumentation Les comptes provenant des communes (et les comptes provenant du budget de la police) sont également conservés à la Province. Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A CONSERVER
PL069 Rapport d’audit
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A CONSERVER
PL070 Extraits de compte banque ou de compte PC
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans
Tableau de tri 22
Destination définitive A ELIMINER
PL071 Inventaire du patrimoine
Variantes/synonymes Inventaire du matériel Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 30 ans
Destination définitive A CONSERVER
PL072 Dossiers concernant le patrimoine en gestion propre
Variantes/synonymes -
-
Commentaire Ces dossiers comprennent les subdivisions suivantes : Dossiers relatifs au planning et à la recherche publique, Adjudications, Cahiers de charge (avec les spécifications administratives et techniques), les états de mesurage et les plans définitifs, les conditions générales d’adjudication, adjudication du travail, contrats ou engagements des travaux, Dossiers relatifs à l’exécution des travaux.
Argumentation Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (après sélection)
PL073 Dossiers relatifs à l’achat de biens matériels
Variantes/synonymes -Commentaire Un tel dossier comprend des bons de commande, bons d’habillement, factures relatives à l’achat des biens matériels.
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL074 Demandes de travaux
Variantes/synonymes Ordres de travaux Commentaire -
Tableau de tri 23
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL075 Ordres de travaux pour l’entretien des véhicules
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL076 Feuilles de parcours des véhicules
Variantes/synonymes Livres de bord, livres de radio Commentaire -
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL077 Rapports concernant l’emploi d’armes à feu
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
PL078 Rapports d’inspection des dépôts de munitions, inventaires, fiches d’inventaire, fiches techniques
Variantes/synonymes -
Tableau de tri 24
Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL079 Documents et procès-verbaux d’enquêtes administratives à propos du matériel
Variantes/synonymes - Commentaire Dans le cas d’accidents, vols, pertes ou dégradations. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL080 Dossiers incendie et évacuation
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL081 Rapports techniques
Variantes/synonymes -
Commentaire Ce sont les rapports rédigés pour le parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel, et du travail du corps de police ou de la zone de police locale.
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 25
PL082 Dossiers relatifs à l’introduction de systèmes informatiques
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL083 Notes et pièces diverses provenant de groupes de travail ou projets divers
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 26
5. Communication avec le citoyen
PL084 Dossiers relatifs à la communication
Variantes/synonymes -
Commentaire Dossiers provenant du médiateur ou du porte-parole (dans certains cas, le chef de corps) ou publications propres (journal d’unité), fardes de presse, dépliant informatif pour le citoyen, … ).
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 27
III. Tâches de la police administrative
1. Suivi administratif
PL085 Agenda des actes administratifs délivrés
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL086 Dossiers concernant les projets prévention
Variantes/synonymes -
Commentaire Ces dossiers peuvent avoir les objets suivants : SOS Peste, 'L’enfant et l’étranger', 'Résistance des seniors', 'Prévention de la drogue dans l’enseignement ‘primaire', …
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL087 Dossiers concernant la prévention des crimes
Variantes/synonymes -
Commentaire Contient les règlements des primes, rapports et avis sur la protection contre le vol, pièces relatives au contrôle des habitations pendant les vacances, Gravage des vélos, correspondance au sujet de la techno-prévention, formulaires de demande d’alarmes et redevances
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL088 Dossiers concernant les interventions juridiques et sociales
Tableau de tri 28
Variantes/synonymes -
Commentaire Ce sont des dossiers traitant des médiations entre voisins, médiations familiales, aperçus des visites qui ne viennent pas d'Antennes de Justice.
Argumentation -
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage 1/10)
PL089 Pièces concernant les avis motivés pour la délivrance des certificats de bonne vie et mœ urs
Variantes/synonymes -
Commentaire Il y a deux sortes de “certificats de bonne vie et mœ urs”. Ils sont délivrés au demandeur par les services communaux. Si cela concerne un certificat de type 2, le chef de corps remet un avis qui est conservé à la zone de police locale.
Argumentation - Durée de conservation administrative 2 ans après le décès de l’intéressé. Destination définitive A ELIMINER
PL090 Registre de remise des certificats de bonne vie et mœ urs
Variantes/synonymes Index des remises des certificats de bonne vie et mœ urs
Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 2 ans après le décès de l’intéressé. Destination définitive A ELIMINER
PL091 Dossiers relatifs aux recherches effectuées dans le cadre du registre de population ou des étrangers
Variantes/synonymes -Commentaire - Argumentation Le 'registre de population et des étrangers' est conservé par les services communaux. Durée de conservation administrative 2 ans après le décès de l’intéressé. Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 29
PL092 Casier judiciaire communal
Variantes/synonymes Registre des condamnations, Casier judiciaire communal Commentaire -Argumentation Certaines brigades conservent le casier judiciaire comme archives ou comme documentation. Dans ce cas, seul le personnel civil est autorisé à effectuer cette tâche. Depuis 1995 le Casier judiciaire communal est tenu par les services communaux.
Durée de conservation administrative Pas d’application Destination définitive A ELIMINER
PL093 Récépissé d’extraits du Casier judiciaire
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 2 ans Destination définitive A ELIMINER
PL094 Pièces concernant les naturalisations ou les choix de nationalité
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL095 Registre de perception immédiate
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation -
Tableau de tri 30
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL096 Registre des sommes consignées
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL097 Pièces concernant les sommes consignées
Variantes/synonymes -
Commentaire Le paiement d’une somme pour une éventuelle caution ultérieure afin de recouvrir les frais de justice. Dans le cas d’une infraction au code de roulage et au refus du paiement immédiat, le véhicule peut alors être saisi.
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL098 Formulaires de perception immédiate
Variantes/synonymes (Doubles des) contraventions.
Commentaire Pour les infractions de roulages qui peuvent être réglées à l’aide de timbres fiscaux. La procédure complète comprend-les ‘carnets de justification, registres, tableaux résumés, carnets de conclusions'.
Argumentation -
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL099 Pièces relatives au congé pour enterrement, incinération et déterrement
Variantes/synonymes Annonces de déterrement et de ré inhumation
Tableau de tri 31
Commentaire La déclaration d’un PV peut être faite par fax ou par téléphone. Le Ministère public donne le pouvoir à l’officier de l’état civil. Argumentation - Durée de conservation administrative Pas d’application. Destination définitive A ELIMINER
PL100 Recherche de domicile
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL101 Registre de déclaration de vol, objets perdus et trouvés et perte de carte d’identité
Variantes/synonymes Registre des objets, Registre tenu pour l’inscription des objets perdus Index des déclarations de vols, objets perdus et trouvés et perte de carte d’identité Commentaire En cas de perte de carte d’identité, on remet une Attestation provisoire de remplacement, de perte
Argumentation Quelques exemplaires sont A CONSERVER comme exemple. Durée de conservation administrative 1 an Destination définitive A ELIMINER
PL102 Pièces concernant la réception des objets perdus et trouvés
Variantes/synonymes Déclarations administratives Dossiers relatifs aux déclarations Commentaire La zone de police locale tient le récépissé, mais c’est la commune qui est responsable de la conservation des objets.
Argumentation Durée de conservation administrative 1 an Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 32
PL103 Pièces concernant la restitution de biens confisqués
Variantes/synonymes -
Commentaire Dans certaines zones, Le chef de corps et le bourgmestre concluent un accord écrit qui est présenté au Gouverneur de la Province. Ce document détermine les responsabilités de chacun.
Argumentation - Durée de conservation administrative 1 an Destination définitive A ELIMINER
PL104 Exploits d’huissiers
Variantes/synonymes -Commentaire Retourne chez l’huissier dès que le délai de conservation administrative est terminé. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL105 Dossiers des demandes et/ou autorisations de détention d’armes et pièces annexes
Variantes/synonymes -
Commentaire Détention d’arme = autorisation d’achat d’armes à feu de défense. Pour cela, le demandeur reçoit une autorisation qui lui est délivrée après une enquête de moralité effectuée par la police. Les noms des intéressés sont conservés dans un registre et sur fiches ("Registre local des armes : PL155") par le commissaire de police ou le commandant de la Brigade de gendarmerie (dans le cas où il n’y aurait pas de commissaire de police) (= immatriculation). Les données sont transmises au Registre central des armes. Anciennement: Service général d’appui policier).
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL106 Pièces concernant les enquêtes de moralité
Variantes/synonymes -
Commentaire Depuis 1995 l’enquête de moralité n’est plus effectuée que sur demande du pouvoir judiciaire dans des affaires non pénales et un certain nombre d’enquêtes concernent des candidats à la magistrature, service de police, surveillance des détectives privés, loi sur les armes, membres de jury de cour d’assises. Depuis 1999, une enquête de moralité est également effectuée pour la délivrance d’un port d’arme. (Voir PL 105). Elle est conservée avec l’apostille ou le
Tableau de tri 33
PV. Argumentation - Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A ELIMINER
PL107 Registre local des armes
Variantes/synonymes -
Commentaire A coté du registre, se trouvent également les formulaires qui doivent être rempli lors de l’achat ou de la vente d’armes (="Modèle Nr. 9" of "Avis de transmission d’armes de sport ou de chasse", "Modèle Nr. 4") Argumentation - Durée de conservation administrative 2 ans après le décès de l’intéressé. Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 34
2. Ordre public
PL108 Rapports d’information Administratives (RAR)
Variantes/synonymes Formulaires Administratives
Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL109 Registre des arrestations
Variantes/synonymes Dossiers concernant les arrestations administratives
Livre amigo
Commentaire -Argumentation -
Durée de conservation administrative 10 ans après la date de clôture du registre Destination définitive A ELIMINER
PL110 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la police des animaux et pièces annexes
Variantes/synonymes -Commentaire Police des animaux : protection des animaux, détention de chiens, de pigeons voyageurs, chasse et pêche, petits animaux (p. ex.: ruches), etc. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL111 Registre tenu relativement à la délivrance d’autorisations de détention de pigeons voyageurs
Variantes/synonymes - Commentaire -
Tableau de tri 35
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
PL112 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives aux nuisances sonores et pièces annexes
Variantes/synonymes - Commentaire Nuisances sonores : cloches, animaux, haut-parleurs, alarmes, feus d’artifices, sérénades, etc. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL113 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la boisson et pièces annexes
Variantes/synonymes -
Commentaire Dans les dossiers, on trouve entre autres : liste des cafés; autorisation d’exploiter; attestation de moralité; Pièces concernant le contrôle sur l’emploi de serveurs, heures de fermeture et boissons vendues, etc. Ce dossier est établi lors de l’ouverture d’un café et porte le nom de l’établissement. Lorsque l’établissement est repris par un autre exploitant, le dossier reste gardé.
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL114 Dossiers des demandes et/ou autorisations pour des festivités publiques, représentations et manifestations sportives et pièces annexes
Variantes/synonymes -
Commentaire Festivités publiques, représentations et manifestations sportives : marchés, foires foraines (kermesses), fêtes, concerts, représentations musicales ou théâtrales, dancings, cinémas, carnaval, lunaparcs, concours sportifs, etc. En bref, manifestations pouvant attirer un grand nombre de personnes et où l’ordre public et la tranquillité peuvent être perturbés. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
Tableau de tri 36
PL115 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à des manifestations et pièces annexes
Variantes/synonymes - Commentaire Manifestations : Réunions, meetings, cortèges, manifestations, grèves, processions, attroupements, etc. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL116 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la presse, propagande et publicité et pièces annexes Variantes/synonymes -
Commentaire Presse, propagande et publicité : vente de journaux, cartes de presse, inscriptions sur des bâtiments ou sur la voie publique, panneaux et caravane publicitaires, diffusion de pamphlets sur la voie publique
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL117 Dossiers relatifs aux autorisations d’occuper la voie publique
Variantes/synonymes -
Commentaire Placement de distributeurs automatiques divers, chaises et tables, étalages de magasins, etc. La police est avertie de l’occupation de la voie publique et examine les éventuels inconvénients. Un dossier est ouvert par demandeur. Le contrôle est annuel et une autorisation est délivrée qui peut éventuellement être retirée. Une taxe communale est payée pour ce faire.
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL118 Dossiers relatifs aux courses à vélos et championnats de football
Variantes/synonymes -
Commentaire Une farde est ouverte par manifestation. Elle comprend des actes comme les protocoles d’accords, le nombre de spectateurs attendus, le niveau de risque du match, le nombre d’hommes présents. Argumentation -
Tableau de tri 37
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL119 Dossiers concernant les demandes et/ou autorisations relatives au commerce et collectes et pièces annexes
Variantes/synonymes -
Commentaire Commerce et collectes : démarchage; commerce ambulant; collectes; tombolas; contrôle des poids et mesures et monnaies; réglementation et contrôles des marchés; sécurité; etc. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL120 Dossiers concernant les demandes et/ou autorisations relatives à la mobilisation et pièces annexes
Variantes/synonymes - Commentaire Mobilisation : mobilisations civiles en temps de paix (lors de catastrophes) of mobilisation de la garde civile, gendarmerie ou armée par le bourgmestre. Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL121 Pièces concernant l’autorisation de l’administration communale à l’égard de civils individuels
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 38
3. Sécurité publique
PL122 Dossiers relatifs au contrôle des taxis
Variantes/synonymes - Commentaire Il s’agit d’un contrôle semestriel destiné à voir si la réglementation communale sur les taxis est observée. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL123 Dossiers concernant la coordination et l’organisation d’actions relatives au trafic routier en collaboration avec d’autres services
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL124 Dossiers concernant l’état du trafic routier dans une ville ou une commune
Variantes/synonymes Dossiers 'Trafic point noir' Commentaire Contient un plan, un dessin ou une information par rue avec toutes les données concernant l’état du trafic (carrefour, marquage au sol, etc.).
Argumentation -Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL125 Documents concernant les points de contrôle ou prioritaires
Variantes/synonymes -
Commentaire Contient de l’information sur certains points de la zone de police qui méritent une attention ou un contrôle particulier, p. ex. Une rue ou une place où les autos sont mal stationnées.
Tableau de tri 39
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL126 Demandes pour le placement de panneaux de signalisation
Variantes/synonymes -
Commentaire Fait en trois exemplaires : un exemplaire reste au service de police, un exemplaire est envoyé au citoyen, le troisième exemplaire est envoyé à l’administration communale.
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL127 Pièces relatives aux classes de formation au trafic pour mineurs
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL128 Rapports concernant l’état de la voie publique
Variantes/synonymes -
Commentaire L’agent de quartier dresse un rapport lorsque la voie publique est endommagée (p. ex. : éclairage, revêtement) qui est ensuite envoyé au service Des travaux publics. Le rapport conservé au bureau de police est un double. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL129 Pièces concernant la déclaration de véhicule
Tableau de tri 40
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL130 Registre des retraits de permis de conduire
Variantes/synonymes Registre des déchéances de permis de conduire, registre des interdictions de conduire Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL131 Pièces relatives aux tests et aux analyses d’haleine
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation -
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL132 Procès-verbaux administratifs pour travaux de (re)construction
Variantes/synonymes -
Commentaire Ce sont des PV dressés par les agents de quartier pendant et après des travaux de (re)construction. Ils sont dressés en double exemplaire : l’un reste au bureau de police, l’autre est envoyé au service des travaux publics.
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 41
PL133 Dossiers relatifs au contrôle des chambres en tant que logement
Variantes/synonymes - Commentaire Contrôle unique destiné à vérifier la conformité de la maison aux normes de sécurité et d’hygiène. Une plainte est toujours suivie d’un contrôle. Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL134 Dossiers relatifs à la sécurité incendie
Variantes/synonymes -
Commentaire Ces dossiers peuvent contenir des arrêtés spécifiques, aperçus et dossiers élagués relatifs à la sécurité contre l’incendie de maisons et autres plans d’urgence ou plans catastrophes pour lesquels les pompiers ne sont pas concernés. Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL135 Dossiers relatifs aux renseignements concernant les voyageurs, les logis
Variantes/synonymes - Commentaire Bulletins de renseignements
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
Tableau de tri 42
PL136 Documents de contrôle des voyageurs dans les hôtels
Variantes/synonymes -Commentaire Documents remplis par le patron de l’hôtel. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL137 Registre des logements
Variantes/synonymes Livres de logement Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 43
4. Morale publique
PL138 Dossiers relatifs à la mendicité
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)
PL139 Dossiers concernant la prostitution, les loteries, l’ivresse, l’usage de drogues, les publications licencieuses
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation A CONSERVER: toutes les pièces d’avant 1951, après 1951: effectuer une sélection Ces dossiers contiennent dans certains cas la correspondance échangée dans le cadre du dossier.
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (avant 1951 ; après 1951 : échantillonnage)
Tableau de tri 44
III. Tâches de la police judiciaire
PL140 Index des usines
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL141 Pièces concernant la gestion de systèmes d’alarme
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL142 Accusé de dépôt
Variantes/synonymes Récépissé de pièces à conviction Commentaire Est joint au PV lorsque celui-ci est envoyé au greffe. Argumentation Le récépissé est souvent joint au PV Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A ELIMINER
PL143 Dossiers de principe
Variantes/synonymes -
Commentaire Dossiers constitué au sujet de jurisprudence spécifique. Ici se trouvent, par exemple, des jugements relatifs aux combats de coqs ou de la documentation sur des thèmes intéressant la police.
Tableau de tri 45
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER
PL144 Dossiers relatifs aux arrestations judiciaires
Variantes/synonymes Dossiers judiciaires Commentaire Ces dossiers contiennent, dans certains cas, la correspondance relative au dossier.
Argumentation -
Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A ELIMINER
PL145 Livres d’interrogatoires
Variantes/synonymes Pièces concernant les interrogatoires
Livre d’interrogatoires Commentaire Sont souvent accrochés aux PV. Argumentation Quelques exemplaires A CONSERVER comme exemple Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL146 Dossiers concernant les sanctions administratives dans les communes
Variantes/synonymes -
Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum) Destination définitive A CONSERVER (sélection)
PL147 Rapports d’informations judiciaires
Tableau de tri 46
Variantes/synonymes Documents RIJ Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum) Destination définitive A ELIMINER
PL148 Traitements Policiers Autonomes
Variantes/synonymes -
Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A ELIMINER
PL149 Procès-verbaux simplifiés
Variantes/synonymes Enregistrements simplifiés
Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A ELIMINER
PL150 Procès-verbaux des infractions en matière de roulage
Variantes/synonymes Procès-verbaux initiaux
Procès-verbaux de fait contre X (p. ex. : en cas de délits de fuite, vols d’automobiles).
Commentaire Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès-verbaux initiaux : procès-verbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite donnée à l’affaire, on dresse un procès-verbal subséquent qui renvoie au procès-verbal initial à l’aide d’une numérotation unique.
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP
Argumentation Sont conservés au Parquet.
Tableau de tri 47
Durée de conservation administrative 5 ans (Le délai de prescription est 5 ans au maximum selon le code pénal)
Destination définitive A ELIMINER
PL151 Procès-verbaux des accidents avec uniquement des dégâts matériels
Variantes/synonymes Procès-verbaux initiaux
Procès-verbaux de fait contre X (p. ex. : en cas de délits de fuite, vols d’automobiles).
Commentaire Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès-verbaux initiaux : procès-verbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite donnée à l’affaire, on dresse un procès-verbal subséquent qui renvoie au procès-verbal initial à l’aide d’une numérotation unique.
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP
Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum) Destination définitive A ELIMINER
PL152 Procès-verbaux des accidents avec des dommages corporels
Variantes/synonymes Procès-verbaux initiaux
Procès-verbaux de fait contre X (p. ex. : en cas de délits de fuite, vols d’automobiles).
Commentaire Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès- verbaux initiaux : procès-verbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite donnée à l’affaire, on dresse un procès-verbal subséquent qui renvoie au procès-verbal initial à l’aide d’une numérotation unique.
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP
Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum) Destination définitive A ELIMINER
PL153 Registre des procès-verbaux roulage
Variantes/synonymes - Commentaire Registre d’inscription in extenso des procès rédigés pour faute au code de roulage. Argumentation -
Tableau de tri 48
Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL154 Procès verbaux judiciaires pour des faits de non-roulage
Variantes/synonymes Copies des Procès-verbaux
Commentaire Dans cette série se trouvent deux sortes de procès-verbaux : l’initial et le subséquent. Seulement dans le cas où une suite serait donnée à un fait, un procès-verbal subséquent est dressé, dont le lien avec le procès-verbal initial est fait par l’emploi d’une numérotation unique. Une troisième série reprend les procès-verbaux dressés sur ordre (voir ‘Apostilles’).
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Traitement. Procès-verbaux judiciaires)
Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 20 à max.:30 ans (Le délai de prescription est 30 ans au maximum selon le Code Pénal) Destination définitive A ELIMINER
PL155 Registre des procès verbaux judiciaires pour des faits de non-roulage
Variantes/synonymes - Commentaire Registre d’inscription in extenso des procès-verbaux rédigés pour des faits judiciaires qui ne tombent pas sous le code de roulage. Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL156 Apostilles
Variantes/synonymes Procès-verbaux dressés sur ordre Commentaire Les apostilles sont des tâches supplémentaires venant du Procureur du Roi, l’auditeur du travail, le juge d’instruction, le juge de la jeunesse ou l’Auditeur
militaire au sujet de faits pénaux mentionnés dont un dossier est déjà ouvert au parquet. A côté, il y a aussi les recherches de naturalisation, recours en grâce, réhabilitations et attestations de moralité.
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP
Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 20 à 30 ans ( Le délai de prescription est 30 ans au maximum selon le Code Pénal) Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 49
PL157 Registre des Apostilles
Variantes/synonymes - Commentaire Registre des procès-verbaux dressés sur ordre
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance. Apostilles)
Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER
PL158 Index sur les procès-verbaux
Variantes/synonymes -
Commentaire Alphabétique : Par année et par personne sont repris tous les PV établi. L’index contient le nom de la victime, de l’accusé, du rédacteur et le numéro du PV. Chronologique : Indication, par jour, de tous les PV rédigés. L’index contient le nom de la victime, de l’accusé, du rédacteur et le numéro du PV
Argumentation -
Durée de conservation administrative Pas d’application. Destination définitive A ELIMINER (obligatoire : Loi sur la protection de la vie privée)
PL159 Fiches des noms présents dans les procès-verbaux
Variantes/synonymes - Commentaire Contient le nom des personnes, leur adresse et les différents PV qui ont été établi sur elle avec une courte description. Argumentation - Durée de conservation administrative Pas d’application Destination définitive A ELIMINER (obligatoire : Loi sur la protection de la vie privée)
PL160 Pièces relatives au fonctionnement de la “Maison d’arrêt’/cellule de passage
Variantes/synonymes -
Commentaire Ce sont des rapports et des informations : Etats de frais et comptes; frais d’entretien; recours en grâce; libérations conditionnelles; décès; successions; rapports annuels et statistique générale; pro Deo.
Tableau de tri 50
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL161 Registre des enfermements dans la prison ou la cellule de la police Variantes/synonymes Rôle
Commentaire Peut comprendre deux registres: registre des détentions administratives (p. ex. : pour ivresse sur la voie publique) et un registre pour les détentions judiciaires (pour détention temporaire à la demande de mise à disposition du Procureur du Roi).
Consultable par le système SIDIS (système des institutions pénitentiaires: contient le signalement des détenus, moment de l’internement, régime, prévision de libération, transfert vers une autre prison) permet la consultation en ligne des données.
Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL162 Bulletins de service
Variantes/synonymes Fiches sécurité Consigne des Patrouilles (alors, hors du cadre des ZIP)
Rapports d’intervention
Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
PL163 Pièces relatives à l’analyse de la criminalité
Variantes/synonymes -
Commentaire Contient le Moniteur de sécurité (mode d’emploi, notes du moniteur de sécurité local et national), Rapports du Service général d’Appui policier (statistiques à différents niveaux d’analyse), rapports du service de Prévention à propos des analyses. La Police fédérale en est le destinataire.
Consultable dans l’ ISLP (Consultation des applications fédérales. Banque de données Nationales criminelles.)
Argumentation Réalisé et conservé par la Police fédérale.
Tableau de tri 51
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
Tableau de tri 52
IV. Documentation
LP164 Bulletin de Recherche et d’Information (BRI)
Variantes/synonymes Avis de recherche, Bulletins de signalement, Avis BCS.
SDI-bulletins (Service des disparitions inquiétantes), Bulletin Central de Signalement Commentaire -
Argumentation Les Archives de l’État essayeront d’avoir une série complète A CONSERVER aux Archives générales du Royaume: chaque zone ne doit pas donc en conserver une série.
Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
LP165 Bulletin local de signalement
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER
LP166 Dossiers concernant des sujets spécifiques de nature judiciaire
Variantes/synonymes -
Commentaire Dans certains cas, cela peut se faire autour d’un thème 'sensible' comme les gitans et la problématique des étrangers, crimes graves, drogue, etc. Un dossier est créé dans lequel toute l’information est réunie.
Argumentation - Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 53
LP167 Plan catastrophe pour les sites SEVESO
Variantes/synonymes -
Commentaire Plans catastrophes élaborés par le Ministère de l’Intérieur en prévision de catastrophe dans les sites ayant un haut risque de calamités. (p. ex. : Centrale atomique Doel, ...). Ces plans sont réalisés par la province (Service Sécurité) qui envoie une copie à la zone de police locale.
Argumentation Sont réalisés et conservés à la Province. Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
LP168 Information douce
Variantes/synonymes - Commentaire Informations rassemblées par la police mais qui n’est pas fiable à 100% ou qui n’est pas vérifiée. Argumentation Est gérée par les carrefours d’informations de l’arrondissement (CIA), mais ne se trouve pas encore dans le même fichier que les documents RIJ. Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER
LP169 Rapports du Service général d’Appui policier
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP170 Pièces relatives à des avertissements contrôlés
Variantes/synonymes Avertissements étrangers Commentaire Ce sont des avertissements provenant d’autres corps de police.
Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans
Tableau de tri 54
Destination définitive A CONSERVER
LP171 Périodiques professionnels
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP172 Ouvrages de référence
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP173 Documentation relatives au fonctionnement de la police
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP174 Pièces concernant les informations et avis judiciaires
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation -
Tableau de tri 55
Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP175 Procès-verbaux et pièces diverses du Conseil de gestion de l’Académie de Police
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP176 Documentation relative à la vie du corps même (photos, coupures de presse)
Variantes/synonymes - Commentaire Photos du corps de police locale Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP177 Bulletins d’information
Variantes/synonymes Revue d’information Commentaire -
Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP178 Revues de presse
Variantes/synonymes - Commentaire -
Tableau de tri 56
Argumentation -
Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
LP181 Annuaire du Personnel
Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER
Tableau de tri 57
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