thai oil public co.ltd. sustainability report...sustainability report identify material issues:...

THAI OIL PUBLIC CO.LTD. Sustainability Report

November 2016

2009

2015 2016

2017

2014

2013

2012

2010

2018

CSR

CSR

SD

SD

SR

SR SR

SR Future

2011

Sustainability Report Journey

3

Talking Points

Global Reporting Initiatives (GRI)

Reporting Process

I II

4

Talking Points

Global Reporting Initiatives (GRI)

Reporting Process

I II

5

GRI: Global Reporting Initiative

6

7

Reporting objectives

GRI revolutions

8

G3.1 G4 GRI Standard

Oct 2016 Official by 2018

May 2013 2011

https://www.globalreporting.org/resourcelibrary/Ready-to-Report-SME-booklet-online.pdf

Ready to Report? Introducing sustainability reporting for SMEs

G4 Focus

10

o Report on what really matters and where it matters

o Material topics are more important than “showing that you are ready to disclose indicators”

o Move sustainability reporting to strategic level

GRI recommends that :

o Report published after 31 December 2015 should be prepared in accordance with the G4 Guideline

o However, the G4 Guidelines will remain valid for reports published until 31 December 2017

11

Compliance

Economic Performance

12

The report should cover Aspects that: • Reflect the organizations’ significant economic, environmental

and social impacts; • Substantively influence the assessments and decisions of stakeholders

Safety

Global Warming

Spills

Local hiring

Community Development

Employee Engagement

GMOs

Indigenous People

< 100 pages

?

WHAT to report : Materiality Assessment

Information and Data Collection

Third Party Verification

Sustainability Report

Identify material issues:

• Business strategic direction

• Corporate risk profile

• GRI and DJSI

• Global trends

• Benchmarking

with peers

• External

stakeholder view

• 2014-2015

Materiality Issues

Prioritize the material issues:

• Significant of economic, environmental and social impact on Thaioil business

• Influence of stakeholder assessment and decision on Thaioil

Review and agree on the priority of the material issues with managers from all relevant functions.

Final approve material issues by highest governance body

Validation Prioritization Identification

13

WHAT to report : Materiality Assessment

Step 4: Significance to Stakeholders

• Stakeholder interests: frequency of issues raised

Step 3: Significance to Organization

• Enterprise risk criteria: Economic, Environment, Social

Step 1: Internal Engagements

Step 2: External Interviews with 5 stakeholders & Global trends & Peer review

• Selective stakeholder interview: Investor, Suppliers, Customer, and Sustainability Expert

• Key global trends from international sustainability experts

High Significant

Medium Significant

Not Report

Disclosed in Sustainability Report (indicator, target, third party)

Disclosed on Thaioil Website

Not disclosed. Data is maintained for specific inquiry only

WHAT to report : Materiality Assessment

Stakeholder Criteria

1ไมเ่คยไดรั้บการสอบถามในประเด็นนี้จากผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยี ไมแ่น่ใจวา่เคย

ไดรั้บการสอบถามในประเด็นนี้จากผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีหรอืไม่

2เคยไดรั้บการสอบถามจากผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยี แตม่กีลุม่ผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีที่

สนใจเฉพาะกลุม่

3เคยไดรั้บการสอบถามจากผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยี แตม่กีลุม่ผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีที่

สนใจมากกวา่ 1 กลุม่

4ผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีเคยยกประเด็นนี้มากกวา่ 1 คร ัง้ และมกีลุม่ผูม้สีว่นไดส้ว่น

เสยีทีส่นใจมากกวา่ 1 กลุม่

5ผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีมคีวามสนใจในประเด็นนี้เกอืบทุกคร ัง้ทีพ่บ และมกีลุม่ผูม้ ี

สว่นไดส้ว่นเสยีทีส่นใจมากกวา่ 1 กลุม่

WHAT to report : Materiality Assessment

Asset Target Net Profit

1มูลค่าทรัพย์สินเสียหาย

<400,000 บาท

เกิดความเสียหายกระทบน้อย

กวา่ 1% ของเป้าหมาย

ก าไรสุทธิลดลง <1%

2เสียหาย 400,000 บาท –

4,000,000 บาท

กระทบ 1-5% ของเป้าหมาย ลดลง 1 – 2.5%

3เสียหาย 4,000,000 บาท –

40,000,000 บาท

กระทบ 5-15% ของเป้าหมาย ลดลง 2.5 - 5%

4เสียหาย 40,000,000 บาท –

400,000,000 บาท

กระทบ 15-25% ของเป้าหมาย ลดลง 5 - 10%

5 เสียหาย > 400,000,000 บาท กระทบ 25% ของเป้าหมาย ลดลง >10%

Economic Criteria

WHAT to report : Materiality Assessment

1

2

3

4

5

เกิดความเสียหายต่อสภาพแวดล้อมอย่างรุนแรง บริษัทต้องใช้ทรัพยากรและเวลาเป็นจ านวนมากเพ่ือกอบกู้

กลับคืนสู่สภาพเดิม หรือมีความผิดตามกฎหมายหลายประเด็นหรือเกิดมีความยุง่ยากต่อชมุชนในวงกว้าง

เกิดความเสียหายต่อสภาพแวดล้อมรุนแรงมากหรือส่งผลต่อสภาพแวดล้อมของชุมชนอย่างรุนแรงเป็นวง

กว้างมีผลเสียหายต่อการด าเนินธุรกิจ บริษัทต้องใช้ทรัพยากรและเวลาเป็นจ านวนมากเพ่ือ สร้างสัมพันธ์และท า

ความเข้าใจกบัชมุชนตลอดจนมีการควบคุมจากเจ้าหน้าที่ส่วนราชการ

Environment Criteria

ส่งผลต่อสภาพแวดล้อมภายในรัว้โรงกล่ันหรือภายในระบบเล็กน้อย

มีการปนเป้ือนในวงกว้างส่งผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมชัว่ขณะ มีความผดิตามกฎหมายเฉพาะหรือได้รับค า

ร้องทกุข์เฉพาะเร่ือง

เสียหายต่อสภาพแวดล้อมและชุมชนมีความผดิตามกฎหมายซ า้ หรือได้รับค าร้องทกุข์หลายครัง้ในเร่ืองเดิม

WHAT to report : Materiality Assessment

People Reputation

1มีการบาดเจ็บเล็กน้อยในระดบัปฐมพยาบาล (FAC) หรือ

เจ็บป่วยเล็กน้อย

อาจเป็นทีส่นใจของสาธารณชน แต่ไม่ส่งผลกระทบใดๆ ต่อ

สาธารณชน

2มีการบาดเจ็บทีต้่องได้รับการรักษาทางการแพทย์ (MTC)

หรือ เจ็บป่วยต้องพักรักษาตัว 2-3 วัน (LTI, LWC)

มีผลให้เสียช่ือเสียงในระดบัภมิูภาคหรือระดบัท้องถ่ิน ส่ือ

ท้องถิ่นให้ความสนใจและอาจจะส่งผลต่อการดาเนินธุรกิจ

3

มีการบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยทีรุ่นแรงต้องพักรักษาตัวระยะ

ยาว

มีผลให้เสียช่ือเสียงในระดับภูมิภาคหรือระดับท้องถิ่น และ

มีข่าวในเชิงลบปรากฏในหนงัสือพิมพ์ท้องถ่ิน ส่งผลให้ชุมชน

ท้องถิ่นมีปฏกิิริยาต่อต้าน

4ทพุพลภาพหรือเสียชีวติ 1-3 คน มีผลให้เสียช่ือเสียงระดับประเทศและมีข่าวในเชิงลบปรากฏ

ในหนงัสือพิมพ์ เกิดปฏกิิริยาต่อต้านทัว่ไป หรือถกูยดึใบอนญุาต

5 ทพุพลภาพหรือเสียชีวติมากกว่า 3 คน มีผลให้เสียช่ือเสียงระดับนานาประเทศ

Social Criteria

WHAT to report : Materiality Assessment

Corporate Governance

Anti-corruption

Code of Conduct

Governance Structure

Our Employees

Talent Attraction & Retention

Capability Development

Knowledge Management

Human Rights

Occupational Health and Safety

Process Safety

Personal Safety

Occupational Health Management

Emergency and Crisis Management

Our well being People well being Environment well being

Value Chain Management

Supply Chain Management

Crude and Feed-stock Management

Customer Relationship Management

Our Community and Society

Corporate Social Responsibility

Community Engagement

Environmental Management

Regulatory Compliance

Air Emission: NOx, SOx, VOCx

Waste Management

Spills Prevention

Climate Change and Energy Efficiency

Process Improvement (HMR)

Resources efficiency

Water Supply Management

19

23 Material Issues

TOP: Materiality Matrix 2016

7 Material Groups

20

WHERE to report: Impact Boundary

Within the organization • For impact that make a topic relevant can

occur within the organization, refer to the group of entities that are reported in Financial Report

Outside the organization – Supply Chain • For impact that make a topic relevant can

occur, organization should attempt to capture the instances where a relevant impact occurs.

Boundaries need to be defined for EACH

relevant material aspect

Stakeholders’ inputs help determine boundaries as

well as the level of impact.

Criteria for Impact Boundary

• Within Thaioil Group

– Companies that generate significant impacts over financial and operating

policies and practices and/or

– Companies that generate significant sustainability impacts either actual or

potential

– Accessible to the information, e.g. performance

• Outside Thaioil Group

– Group of entities, e.g. supplier, contractor, customer, community, that cause

significant impact to Thaioil

– Group of entities that receive the impacts caused by Thaioil

WHERE to report: Impact Boundary

22

TOP: Report Boundary

GRI G4 Service

23

GRI uses the disclosure labels to verify that the locations of disclosures as referenced in the Content Index are accurate. (3,500 – 4,500 Euro)

This fee-based service checks that disclosures G4-17 to G4-27 are located in the report as stated

in the GRI index accurately. (2,400 Euro)

24

Talking Points

Global Reporting Initiatives (GRI)

Reporting Process

I II

25

Talking Points

Reporting Process

II

Consultancy

Planning

Engaging

Data and Content

Assurance

Artwork

Translation

Production & Distribution

1

2

3

4

5

6

7

8

Term of Reference

1 Consultancy

Role & Responsibility

1 Consultancy

Consultant TOP

GRI guideline Technical support

Materiality Leading Input

Engagement Leading Support

Content Write-up or technical review

Write-up / Editing & Integrating

WHO: identifying owners

MA – Internal Attendees

2 Planning

20 sections

29

Insight & top-down

Aspect

Owners EVP-O EVP-S EVP-C EVP-R EVP-F AEP-G

Economic 1 Business growth X X 2 Local procurement X 3 Local hiring X 4 Social investment X Environment 5 Climate strategy X 6 Material and energy use X 7 Water resource management X 8 Biodiversity X 9 Air emissions X

10 Effluent, waste and spill X 11 Environmental compliance and expenditure X X 12 Supplier assessment X X 13 Grievance X X Society

14 Occupational health and safety X 15 Employment management X 16 Human capital development X 17 Staff diversity X 18 Integration of SD into investment decision X 19 Human rights risk management X X 20 Local community impact management X 21 Anti-corruption X 22 Public policy advocacy X 23 Anti-trust X 24 Code of conduct/anti-corruption and compliance X 25 Safe and environmental friendly products X X 26 Customer privacy and relationship mgt X

31

Work Plan 2016 2017

Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr

Materiality Assessment

Content write-up & Data Collection

External assurance by 3rd party

Layout & Artwork

Production

Distribution

HOW & WHEN 2 Planning

32

SD Work Plan

GRI G4 Briefing

Stakeholder Identification

Materiality Assessment Methodology

3 Engaging

Content write-up and Data collection

Thai Oil’s practice:

#1 Cross functional owners and VPs for overall process

> Each owner

#2 Each owner > Cross functional VPs for validation

3 Engaging

Corporate Governance

Anti-corruption

Code of Conduct

Governance Structure

Our Employees

Talent Attraction & Retention

Capability Development

Knowledge Management

Human Rights

Occupational Health and Safety

Process Safety

Personal Safety

Occupational Health Management

Emergency and Crisis Management

Our well being People well being Environment well being

Value Chain Management

Supply Chain Management

Crude and Feed-stock Management

Customer Relationship Management

Our Community and Society

Corporate Social Responsibility

Community Engagement

Environmental Management

Regulatory Compliance

Air Emission: NOx, SOx, VOCx

Waste Management

Spills Prevention

Climate Change and Energy Efficiency

Process Improvement (HMR)

Resources efficiency

Water Supply Management

34

23 Material Issues

7 Material Groups

4 Data and Content : WHAT to report

36

4 Data and Content

37

4 Data and Content

38

• Sustainability Context & Stakeholder Inclusiveness

• Commitment / Goal / Target

• Management Approach

• Policy

• Strategy

• Action plan & timeline (roadmap)

• Monitor and follow-up (governance)

• Result (indicator)

• Key Performance & Case Study

First, imagine what kind of content should be in each aspect. “CONTENT STRUCTURE”

4 Data and Content : TOP’s storytelling practice

39

4 Data and Content : TOP’s practice

Second, imagine what your report will look like. “CONTENT TEMPLATE”

40

41

42

45

Third, list all data we need to report. “DATA COLLECTION” by owners and by indicators

4 Data and Content : TOP’s practice

Corporate Governance

Anti-corruption

Code of Conduct

Governance Structure

Our Employees

Talent Attraction & Retention

Capability Development

Knowledge Management

Human Rights

Occupational Health and Safety

Process Safety

Personal Safety

Occupational Health Management

Emergency and Crisis Management

Our well being People well being Environment well being

Value Chain Management

Supply Chain Management

Crude and Feed-stock Management

Customer Relationship Management

Our Community and Society

Corporate Social Responsibility

Community Engagement

Environmental Management

Regulatory Compliance

Air Emission: NOx, SOx, VOCx

Waste Management

Spills Prevention

Climate Change and Energy Efficiency

Process Improvement (HMR)

Resources efficiency

Water Supply Management

46

23 Material Issues

7 Chapters

4 Data and Content : TOP’s practice

Forth, integrating the whole report > “TABLE OF CONTENTS”

Thaioil at a Glance (4 pages)

Message from the CEO (2 pages)

About This Report (2 page)

Sustainability of Thaioil Group (8 pages)

• Thaioil sustainability context (inc stakeholders + materiality)

• Thaioil business strategy

• Sustainability management

• Sustainability policy & roadmap of Thaioil

I: Our well-being (10 pages)

• Corporate Governance,

• Human Resource Management

• Occupational Health and Safety

WE: People well-being (10 pages)

• Community and Society

• Supply Chain Management

• Customers

WORLD: Environment well-being (10 pages)

• Environmental Management

(EMS and Eco-efficiency)

• Climate Change & Energy

• Spills Prevention

• Water Management

Performance Summary (4 pages) – boundary mapping

Awards & Recognitions (1 page)

Statement of external assurance (2 pages)

GRI Content Index & UNGC COP (3 pages)

Survey of Readers’ Opinion (1 page)

4 Data and Content : TOP’s practice

“TABLE OF CONTENTS”

4 Data and Content

Fifth, set a flexible timeline and buffer zone “DRAFT and EDIT”

Artwork การจัดจา้งผูรั้บเหมาส าหรับออกแบบและผลติ 5

Artwork การตรวจและแกไ้ข layout 5

Artwork การแปลงขอ้ความเป็นกราฟฟิค 5

Artwork การพสิจูน์อกัษร 5

Technical term

Translation 6

Time

Production & distribution

- Color prove before production is a must - One month - Distribution in AGM

7

• Benefit : transparency and accuracy of reported data

: data management system improvement

Assurance

Indicators TOP TLB TPX TP LABIX TOPSPP

QMEV EN3 Energy consumption

EN8 Water withdrawal

EN15 GHG scope1

EN16 GHG scope2

EN21 NOX,SOX,VOC

EN22 Water discharge

EN23 Waste

MMLR EN24 Spill (marine & land) QMOS LA6 Safety

Thai Oil practice:

8

56

58

Thank you