tugas sia ii d3 ak kar
Post on 07-Jul-2018
280 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
1/47
i
LAPORAN KEGIATAN SURVEY
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PROSES PEMBELIAN KREDIT
PT. AMTEK ENGINEERING BATAM
DISUSUN OLEH:
ATIKA PRIMADIKTA 3111311026
FATIMAH KASIM 3111311025
MARINA 3111311020
NURBAINI 3111311003
RETNO MEILIA UTARINI 3111311023
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
POLITEKNIK NEGERI BATAM
TH. 2013-2014
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
2/47
ii
SURAT KETERANGAN SURVEY DARI PERUSAHAAN
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
3/47
iii
SURAT PENGANTAR
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
4/47
iv
DAFTAR ISI
SURAT KETERANGAN SURVEY DARI PERUSAHAAN ................................................ ii
SURAT PENGANTAR ........................................................................................................ iii
BAB I PROFIL PERUSAHAAN .......................................................................................... 1
BAB II STRUKTUR ORGANISASI..................................................................................... 4
BAB III PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT ...................................................................... 5
BAB IV BAGIAN-BAGIAN PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT ..................................... 5
BAB V DOKUMEN DAN CATATAN AKUNTANSI ......................................................... 7
BAB VI PENGENDALIAN INTERNAL ........................................................................... 12
BAB VII NARASI PROSEDUR ......................................................................................... 15
BAB VIII FLOWCHART ................................................................................................... 18
BAB IX ANALISIS PROSEDUR ....................................................................................... 19
BAB X KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................... 22
BAB XI DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 23
LAMPIRAN ....................................................................................................................... 24
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
5/47
1
BAB I
PROFIL PERUSAHAAN
PT. Amtek Engineering Batam adalah perusahaan yang bergerak di bidang metal
stamping dan electronic components assemblies yang berdiri sejak tahun 1997. Pusat
perusahaan ini terletak di Singapura, dengan nama perusahaan Amtek Precision
Technology Pte Ltd . Sebelum melakukan ekspansi dari Singapura ke Batam, Amtek
Precision Technology Pte Ltd mulai beroperasi dengan peralatan yang sederhana seperti
pressed metal machine yang berfungsi untuk mencetak berbagai komponen elektrikal
yang terbuat dari plat besi. Amtek Precision Technology Pte Ltd didirikan oleh Mr. Lai
Fook Kuen pada tahun 1970 dan berkembang pesat dengan ekspansi ke berbagai negara
seperti di Indonesia, Malaysia, Vietnam, Thailand, China dan Republik Ceko. Amtek
Precision Technology Pte Ltd juga mendaftarkan diri ke dalam bursa efek Singapura pada
tahun 2010 untuk meningkatkan sumber pendanaan guna untuk melakukan ekspansi
walaupun tiga tahun sebelumnya pernah mengalami delisting.
Berikut ini merupakan biodata perusahaan PT. Amtek Engineering Batam:
Nama perusahaan : PT. AMTEK ENGINEERING BATAM
Alamat perusahaan : Cammo Industrial Park Blok E No.1, Jl.
Letjen Soeprapto, Batam Center, Indonesia
Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.543.311.3-215.000
Nomor Telepon/Faksimili : 0778 464698/0778 464697
Bidang Usaha : Industri Metal Stamping
Lokasi Proyek : Cammo Industrial Park Blok E No.1 Batam
Tanda Daftar Perusahaan : 041012801801
Keputusan Menteri Kehakiman RI : C-7684.HT.01.01.TH.2000
Luas Lokasi Kawasan Berikat : 20.700 m2
1. Visi dan Misi PT. Amtek Engineering Batam
a. Visi PT. Amtek Engineering Batam
Menjadikan PT. Amtek Engineering Batam sebagai mitra usaha yang
mengutamakan kualitas untuk semua produk dan komponen yang di
kembangkan oleh perusahaan.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
6/47
2
b. Misi PT. Amtek Engineering Batam
Mengarahkan PT. Amtek Engineering Batam sebagai penyalur global yang
terkemuka untuk perusahaan yang memerlukan puncak desain, perkembangan
kualitas dan fabrikasi komponen dan produk.
2. Kegiatan Operasional PT. Amtek Engineering Batam
Kegiatan operasional yang dilakukan oleh PT. Amtek Engineering Batam antara
lain:
a. Prototyping & Batch Run Production
Kegiatan ini merupakan pembuatan sampel atau contoh dari produk yang
diusulkan ataupun didesain pelanggan. Setelah prototype atau contoh telah
berhasil diproduksi maka akan menunggu keputusan pelanggan apakah akan
dilakukan produksi secara massal (mass production) atau tidak.
b. Precision Metal Stamping
Kegiatan melakukan pencetakan terhadap material yang berupa besi atau baja,
aluminium, timah dan lain-lain menjadi produk setengah jadi yang akan
dijadikan sebagai komponen-komponen dalam barang elektronik.
c. Decorative Metal Finishing
Kegiatan proses tambahan terhadap produk setengah jadi yang terbuat dari
bahan baku besi atau baja dan lain-lain. Proses tambahan ini berupa spraying,
silk screening, powder coating, platting dan painting.
d.
Computer Casing & Manufacturing
Proses pembuatan kerangka computer, router, server, hard disk, dan produk
elektronik sejenis dari bahan baku menjadi barang setengah jadi. Kegiatan
pada proses ini menghasilkan bagian-bagian yang akan digunakan proses
selanjutnya yaitu product assembly dari bahan baku besi atau baja dan lain-
lain.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
7/47
3
e. Product Assembly
Kegiatan memasangkan semua komponen-komponen yang akhirnya akan
menjadi barang jadi maupun barang setengah jadi. Kegiatan ini berupa
pemasangan screw atau nut , pin, fan, connector, lable, cable, switch dan lain
lain sehingga menjadi finished good berdasarkan permintaan pelanggan.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
8/47
4
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI
1. Departemen Pembelian (Purchasing)
Tanggung jawab Bagian ini adalah mencari dan membeli bahan baku yang sesuaidengan kebutuhan produksi dan bernegosiasi harga, mempererat hubungan bisnis
antar penyedia bahan baku.
2. Departemen Logistik (Penerimaan Barang)
Tanggung jawab Bagian ini adalah mengoptimalkan penggunaan tempat
penyimpanan persediaan dan memperbarui metode penangangan bahan baku, dan
meningkatkan produktifitas kerja, memastikan kegiatan pengiriman, pengeluaran,
dan penerimaan barang dapat berjalan lancar.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
9/47
5
BAB III
PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT
A. Proses Pembelian Kredit
1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat
perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3.
Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok
yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan,
mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4.
Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan
mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan
barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
10/47
5
B. Skema Proses Pembelian Kredit
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
11/47
5
BAB IV
BAGIAN-BAGIAN PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT
A. Bagian-bagian yang terkait
1. Bagian Pembelian
Fungsinya :
a. Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang
b. Menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
c.
Mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih
Job Description:
a.
Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang
ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang
tepat, serta jumlah dan mutu yang tepat pula
b. Membantu pemilihan bahan-bahan dengan melakukan penyelidikan.
c. Melaksanakan usaha-usaha pencarian paling sedikit t iga sumber supply
d.
Mempengaruhi tingkat persediaan terendah.
e. Menjaga hubungan baik dengan suplier.
f.
Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi
lainnya dalam perusahaan.
g. Meneliti keadaan perdagangan pasar.
h. Membeli seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan tepat waktu
sehingga tidak menganggu rencana produksi dari perusahaan tersebut.
2. Bagian Penerimaan Barang
Fungsinya:
a. Bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaaan terhadap jenis, mutu, dan
kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menetukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan
b. Bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari
transaksi retur penjualan
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
12/47
6
Job Description:
a. Melaksanakan tata administrasi penerimaan dan pengeluaran barang dari dan
ke gudang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan.
b. Memberikan pengarahan kepada kepala bagian gudang, seperti melaksanakan
tata penyimpanan barang di gudang, menjaga keamanan, kebersihan dan
ketertiban gudang serta melakukan stock opname secara berkala sesuai yang
telah ditetapkan.
c.
Memeriksa dan memonitor terus menerus hasil pelaksanaan tugas bawahannya
dan memberikan pengarahan kepada bawahannya.
d. Mencocokkan tingkat stock yng tertera dalam kartu meja dengan yang ada
pada kartu gudang.
e. Mengajukan permintaan penambahan stock kepada direktur utama. Menjamin
kerjasama yang konstruktif dengan bawahan, atasan, rekan kerja dan pihak
luar yang relevan.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
13/47
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
14/47
8
c. Surat Pesanan Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih.
Setelah melakukan pemilihan pemasok, maka fungsi pembelian akan membuat
Surat Pesanan Pembelian rangkap 4. Dokumen lembar 1 akan dikirimkan
kepada supplier, lembar 2 akan dikirimkan ke bagian gudang, lembar 3 akan
dikirimkan ke bagian keuangan, dan lembar 4 akan disimpan sebagai arsip.
Dokumen ini berisi keterangan mengenai nama dan alamat pemasok, nama,
jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta, tanggal paling lambat
penerimaan barang yang dipesan serta syarat pembayaran dan syarat
penyerahan barang.
Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:
a. Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok,
dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian,
serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti
tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Tembusan bagi unit peminta barang
Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang
dimintanya telah dipesan,
c. Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu
yang telah ditetapkan.
d. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
pemasok.
e.
Tembusan fungsi penerimaan
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
15/47
9
Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang
yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut.
f. Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu
dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
d.
Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang
yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan
kuantitas seperti yang tercantum dalam surat pesanan pembelian.
Laporan Penerimaan Barang dibuat sebanyak 2 rangkap. Lembar 1 akan
disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar 2 dikirim ke bagian keuangan
beserta faktur yang diterima ketika barang diterima.
Dokumen ini berisi keterangan mengenai tanggal penerimaan barang, nomor
order pembelian yang bersangkutan, nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas
barang yang diterima, serta catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok
tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dan sebagainya.
e. Surat Perubahan Pesanan Pembelian
Dokumen ini dibuat ketika diperlukan perubahan terhadap isi surat pesanan
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian
(substitusi), atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau
bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara
resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. Surat perubahan
pesanan pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan
dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat pesanan
pembelian, yaitu sebanyak 4 rangkap.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
16/47
10
Dokumen lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier, lembar 2 akan dikirimkan
ke bagian gudang, lembar 3 akan dikirimkan ke bagian keuangan, dan lembar 4
akan disimpan sebagai arsip.
Dokumen ini berisi keterangan mengenai nama dan alamat pemasok, pesanan
pembelian yang lalu serta perubahan pesanan pembelian, nama, jenis, tipe,
kuantitas dan kualitas barang yang diminta.
f. Faktur Dari Pemasok
Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis, kuantitas, dan
harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok. Biasanya
diterima bersamaan dengan datangnya barang ke fungsi penerimaan barang.
Faktur diterima oleh bagian keuangan dari fungsi penerimaan barang beserta
lembar 2 Laporan Penerimaan Barang.
Faktur berisi rincian barang / jasa dengan harga sesuai Surat Pesanan
Pembelian, tidak boleh berubah walaupun misalkan harga tersebut telah
mengalami kenaikan dari pemasok.
B.
Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian:
1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
register bukti kas keluar.
2.
Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
jurnal pembelian.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
17/47
11
3. Buku pembantu utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok
adalah buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan
menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang
adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file).
4.
Buku pembantu persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, buku pembantu persediaan ini digunakan
untuk mencatat cost persediaan yang dibeli.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
18/47
12
BAB VI
PENGENDALIAN INTERNAL
A. Organisasi
1. Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern
dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Pemisahaan kedua fungsi ini akan
mengurangi resiko diterimanya barang yang:
a. Tidak dipesan oleh perusahaan.
b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang
dipesan oleh perusahaan.
c. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order
pembelian.
2. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang
Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan masing-masing
kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi
penerimaan barang dan pesediaan barang yang disimpan ke gudang dijamin
ketelitian dan keandalannya.
3. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara
lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang
mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek keetelitian dan
keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.
B.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang
disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang
langsung pakai.
2.
Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebihtinggi.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
19/47
13
Surat order pembelian merupakan awal transaksi permintaan barang. Dengan surat
order pembelian inilah perusahaan memulai proses permintaan barang yang akan
berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban
perusahaan kepada pihak luar. Dan untuk mengurangi diterimanya barang dan
timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
4. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan
akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.
C. Praktik yang sehat
1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2.
Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam
perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut tersebut
dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memilki wewenang untuk
menggunakan formulir tersebut.
3. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
4.
Pemasok harus dipilih berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang
diterima dari berbagai pemasok.
5. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
6. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai
pemasok.
7. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah
menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
8. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok
dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang
dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang
diterima dari pemasok denan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
serta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
20/47
14
9. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian
dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
21/47
15
BAB VII
NARASI PROSEDUR
A. Bagian Pembelian
1. Menerima Quotation (Q) dari Supplier melalui Email.
2. Melakukan seleksi supplier berdasarkan kriteria sbb:
a. Purchase Requisition
b. Unit
c. Real Time
d. MOD
e. Term of Payment
3. Jika tidak memenuhi kriteria, mencari Supplier lainnya, jika memenuhi kriteria,
misalnya satu Supplier, lanjut ke tahap berikutnya.
4. Mendistribusikan Quotation yang memenuhi kriteria ke Department Indirect
(DI) melalui email.
Menunggu Purchase Requisition yang diterbitkan oleh Departtment Indirect
5. Menerima Purchase Requisition (otorisasi) dan Quotation dari Department
Indirect
6. Memberikan Stamp pada Purchase Requisition (otorisasi)
7.
Melakukan review terhadap Purchase Requisition (otorisasi) dan Quotation
8. Melakukan input nomor Purchase Requisition (otorisasi), nama Supplier, Sistem
pengiriman barang, purchasing group, organisasi dept yang meminta barang ke
system SAP (System Application Product)
9. Menerbitkan Purchase Order by system SAP (System Application Product)
10.
Meminta otorisasi dari Manager Purchasing sebagai persetujuan.
11. Mendistribusikan Purchase Order (otorisasi) ke Supplier dan ke Department
Purchasing
12. Melakukan konfirmasi Purchase Order (otorisasi) ke Supplier melalui email,
jika sudah diterima lanjut ke tahap berikutnya.
13.
Mendistribusikan softcopy Purchase Order (otorisasi) ke arsip (folder email)
dan hardcopy Purchase Requisition (otorisasi) dan Quotation ke Arsip
Permanen. Menunggu barang datang
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
22/47
16
B.
Department Indirect
1. Menerima Quotation dari Department Purchasing melalui email
2.
Menerbitkan Purchase Requestation (Purchase Requisition)
3. Meminta otorisasi persetujuan kepada:
a. Head of Department (HOD) Department Indirect (DI)
b. Director General Manager (DGM) atau Operational Manager (OM)
4. Jika tidak disetujui, dikembalikan ke Department Indirect (DI), jika disetujui
ke tahap berikutnya.
5. Meminta Stamp ke Department Accounting
6. Mendistribusikan Purchase Requisition (otorisasi) dan Quotation ke Department
Purchasing – Hardcopy sedangkan softcopy Purchase Requisition disimpan di
system.
Menunggu barang datang
7. Mendapatkan informasi dari Department Logistik bahwa barang sudah diterima
8. Mengambil barang langsung ke Department Logistik dan mengotorisasi
Delivery Order (Otorisasi) oleh Department Logistik
C. Bagian Logistik
1.
Apabila barang datang, bagian logistik mengecek barang beserta Delivery
Order, Invoice dan Purchase Order yang dibawa oleh supplier (mengecek
quantity dan kondisi sesuai Purchase Order)
2. Apabila barang tidak sesuai, maka adanya retur langsung ke supplier. Jika
barang sesuai maka Delivery Order ditandatangani
3. Medistribusikan Purchase Order dan Delivery Order (Otorisasi) ke arsip
sementara.
4.
Pihak logistik menginformasikan kepada Department Indirect yang tercantum
pada Purchase Order, untuk mengambil barang ke Departement Logistik.
5.
Delivery Order (otorisasi) digandakan, lembar asli didistribusikan ke
Department Accounting dan Lembar copy didistribusikan sebagai arsip
permanen.
6. Menginput Delivery Order (Otorisasi) ke dalam system SAP sebagai Goods
Received (GR)
7.
Invoice dan Purchase Order - Hardcopy diserahkan ke Department Accounting.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
23/47
18
BAB VIII
FLOWCHART
Barang
Barang
Keterangan :
Q : Quotation
PR : Purchase Requisition
PO : Purchase Order
DO : Delivery Order
GR : Goods Received
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
24/47
19
BAB IX
ANALISIS PROSEDUR
Berdasarkan analisis penulis ada pun :
A. Bagian dan Fungsi
1. Fungsi pada Bagian Pembelian di perusahaan sudah cukup berjalan baik
dikarenakan adanya pemisahan fungsi pencarian harga, penerbitan PO (Purchase
Order) dan sistem otorisasi.
2. Fungsi pada Bagian Permintaan Barang di perusahaan sudah berjalan dengan baik
dikarenakan adanya pemisahan fungsi pada permintaan penawaran harga dengan
fungsi permintaan barang.
3.
Fungsi pada Bagian Penerimaan Barang di perusahaan kurang berjalan dengan
baik, dikarenakan tidak adanya tembusan yang diserahkan dari Bagian Permintaan
Barang dan Bagian Pembelian.
B. Dokumen
1.
Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
Surat permintaan pembelian diterima dari bagian permintaan barang (indirect)
dalam hardcopy Purchase Requisition (otorisasi) rangkap 1. Dalam hal ini
menurut analisis penulis dokumen tersebut belum berjalan dengan baik
dikarenakan dalam pendistribusian dokumen tersebut hanya kepada Bagian
Pembelian tidak adanya pendistribusian ke Bagian Penerimaan Barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (Quotation)
Surat Permintaan Penawaran Harga (Quotation) diterima dari Supplier melalui
email. Quotation lembar 1 didistribusikan ke Bagian Indirect untuk penerbitan
Purchase Requisition. Quotation kemudian didistribusikan kembali dari Bagian
Indirect untuk penerbitan Purchase Order. Quotation lembar 1 diarsip permanen
oleh Bagian Pembelian.
3. Surat Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Menurut analisis penulis, pendistribusian Surat Pesanan Pembelian (PurchaseOrder) yang ada pada perusahaan belum berjalan dengan baik dikarenakan tidak
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
25/47
20
adanya tembusan kepada Bagian lain. Purchase Order diserahkan bersama dengan
barang dari Supplier di Bagian Penerimaan Barang.
4. Laporan Penerimaan Barang (Delivery Order)
Pada perusahaan, Barang yang telah diterima di Bagian Penerimaan Barang
dengan mengotorisasi Delivery Order dan Barang diterima oleh Bagian
Penerimaan Barang akan mengotorisasi kembali Delivery Order tersebut dan
mencetak kembali sebagai Bukti Penerimaan Barang untuk di arsip Bagian
Penerimaan Barang. Menurut analasis penulis, dalam hal tersebut kurang berjalan
dengan baik dikarenakan tidak adanya tembusan Delivery Order untuk Bagian
Penerimaan Barang dan Bagian Pembelian.
C. Aspek Pengendalian Internalnya
1. Organisasi
Dalam analisis penulis, dalam pengendalian internal sudah berjalan dengan baik
karena pemisahan adanya pemisahan fungsi pada setiap bagian pada proses
pembelian.
2.
Sistem Otorisasi dan Pencatatan
a) Surat Penawaran Permintaan Harga
Dalam analisis penulis, sistem otorisasi pada dokumen surat permintaan
pembelian kurang berjalan dengan baik dikarenakan tidak adanya otorisasi
yang dilakukan pada Bagian Permintaan Pembelian (Indirect).
b) Surat Permintaan Pembelian
Sistem otorisasi pada Surat Permintaan Pembelian, menurut analisis penulis
sudah berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur pembelian yang baik.
c) Surat Pesanan Pembelian
Sistem otorisasi pada Surat Pesanan Pembelian menurut analisis penulis
sudah berjalan dengan baik karena sistem otorisasi dilakukan langsung oleh
atasan Bagian Pembelian.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
26/47
21
d) Laporan Penerimaan Barang
Sistem otorisasi pada dokumen ini menurut analisis penulis sudah berjalan
dngan baik, dikarenakan otorisasi dilakukan lamgsung terhadap fungsi
permintaan pembelian sehingga langsung dipertanggungjawabkan.
3. Praktik yang sehat
Dalam analisis penulis, proses pembelian kredit sudah bisa dikatakan cukup sehat
karena dokumen yang digunakan dalam perusahaan bernomor urut
dipertanggungjawabkan oleh setiap Bagian. Namun kurang adanya tembusan
pada dokumen dapat penulis simpulkan kurang berjalan dengan baik.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
27/47
22
BAB X
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
PT. Amtek Engineering merupakan perusahaan manufaktur yang cukup besar di Kota
Batam. Sebagai perusahaan besar tentu pengendalian internal perusahaan yang dimiliki
oleh perusahaan haruslah baik. Berdasarkan analisis penulis, setelah melakukan survey,
penulis dapat menyimpulkan bahwa dalam prosedur pembelian kredit sudah dapat
dikatakan cukup berjalan dengan baik, sistem otorisasi yang diterapkan dengan cukup
baik, serta praktik yang sehat yang diterapkan oleh prosedur perusahaan.
Namun, terdapat kelemahan dalam prosedur pembelian kredit pada perusahaan,
seperti yang telah penulis jelaskan didalam analisa dokumen bahwa tidak adanya
tembusan dokumen yang diserahkan kepada Bagian terkait (Laporan Penerimaan Barang
pada Bagian Penerimaan Barang/Indirect).
B. Saran
Berdasarkan analisis penulis, penulis menyarankan agar perusahaan memberikantembusan dokumen pada setiap Bagian. Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya
kesalahan yang terjadi pada dokumen tersebut.
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
28/47
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
29/47
24
LAMPIRAN
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
30/47
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
31/47
26
2. Quotation
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
32/47
27
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
33/47
28
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
34/47
29
3. Purchase Order
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
35/47
30
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
36/47
31
4. Delivery Order
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
37/47
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
38/47
33
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
39/47
34
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
40/47
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
41/47
36
B. Foto bersama staff perusahaan yang disurvey
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
42/47
37
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
43/47
38
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
44/47
39
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
45/47
40
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
46/47
41
-
8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar
47/47
top related