umfrage 2017...benutzte dokumente liegen immerhin bei 49% der mitarbeiter schon digital vor....
Post on 16-Aug-2020
0 Views
Preview:
TRANSCRIPT
So (wenig) digital arbeiten Immobilien verwaltungen
Umfrage 2017
2
EinleitungDie Digitalisierung ist in aller Munde, doch wie
weit wurde sie tatsächlich schon in den Un-
ternehmen umgesetzt? Wie nähern sich kleine
Unternehmen und speziellere Branchen wie
Immobilienverwaltungen diesem Thema? Wir
wollten herausfinden, welche Schritte sie be-
reits in Richtung Digitalisierung unternommen
haben und welche Potenziale es gibt.
Dazu haben wir bei den Immobilienverwal-
tungen nachgefragt. Für knapp drei Viertel ist
die Digitalisierung zwar ein relevantes The-
ma, aber nur 6% haben auch jemand, der sich
speziell darum kümmert und 86% stellen da-
für kein eigenes Budget zur Verfügung. Nicht
verwunderlich, dass es bei diesem Thema noch
viel „Luft nach oben“ gibt.
INHALTSEITE 3 Ziele und Rahmendaten
SEITE 4Mangelhafte Voraussetzungen SEITE 5Unterschiedlichste Vorstellungen
SEITE 6Nutzen und Einsparpotenziale
SEITE 7Standards am ehesten digital
SEITE 8Fazit
UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN
LEISTUNG WAR GESTERN, PERFORMANCE IST HEUTE
33
UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN
1. IMMOBILIENVERWALTUNGEN IM
DIGITALEN FOKUS
ZIEL UNSERER UMFRAGE
Der digitale Wandel scheint in aller
Munde, doch wie gehen speziellere
Branchen wie Immobilienverwaltungen
mit diesen Herausforderungen um? Wir
wollten mit unserer Umfrage herausfin-
den,
• welchen Stellenwert die Digitalisie-
rung bei den Immobilienverwaltern hat,
• welchen Nutzen sie sich davon für
ihre konkreten Aufgaben erhoffen,
• welche Maßnahmen bereits umge-
setzt wurden oder konkret geplant sind,
• wo die Befragten selbst Optimie-
rungspotenziale sehen,
• und wie die Rahmenbedingungen
dafür aussehen.
RAHMENDATEN DER UMFRAGE
Begriffsdefinition
Damit alle Teilnehmer unter dem Be-
griff Digitalisierung dasselbe verstehen,
haben wir den Begriff kurz erläutert: Wir
verstehen darunter alle Veränderungen,
die auf neuen Technologien, digitalen
Geräten, dem Internet und moderner
Telekommunikationstechnik basieren.
Weitere Kriterien sind eine starke Ver-
netzung und intelligente, verzahnte
Systeme. Die Digitalisierung beginnt
für unser Verständnis deshalb bereits
bei einem digitalisierten Posteingang.
Denn: Je mehr Abläufe in Immobilien-
verwaltungen digital abgebildet werden,
desto flexibler und effizienter können
Verwalter auf Wünsche von Mietern und
Eigentümern eingehen.
Teilnehmer
An unserer Umfrage haben 238 Immobi-
lienverwalter im August und September
2017 teilgenommen. Wie erwartet sind
die Immobilienverwaltungen eher kleine
Unternehmen: 50 % arbeiten in Unter-
nehmen mit maximal 5 Mitarbeitern, sie
zählen also zu den Kleinstunternehmen.
Nur 13 % der teilnehmenden Verwal-
tungen haben mehr als 50 Angestellte,
gehören damit also quasi zu den „Bran-
chenriesen“.
Es überrascht nicht, dass die Unterneh-
mensgröße mit der Anzahl der verwalte-
ten Gebäudeeinheiten korreliert.
2. DIE WICHTIGSTEN UMFRAGEER-
GEBNISSE IM ÜBERBLICK
DIGITALISIERUNG IST RELEVANT
Für 70% der befragten Immobilienver-
walter ist Digitalisierung ein relevantes
Thema. Bei den Unternehmen mit über
50 Mitarbeitern sind es sogar 87%, die
dieser Aussage zustimmen.
LEISTUNG WAR GESTERN, PERFORMANCE IST HEUTE
4
UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN
Allerdings ist es ein sehr weitgefasstes
Feld und reicht von digitalen Akten oder
Archivierungssystemen, digitaler Zäh-
lererfassung bis hin zum Schriftverkehr
mit Handwerkern per E-Mail.
MANGELHAFTE VORAUSSETZUNGEN
Die Chancen, die die Digitalisierung den
Unternehmen bieten kann, werden bis-
lang allerdings noch nicht ausreichend
wahrgenommen. Denn derzeit sind
personelle oder finanzielle Investitionen
in den digitalen Wandel gering. Lediglich
6% der befragten Immobilienverwaltun-
gen haben einen IT-Verantwortlichen
(13%) oder gar Digitalisierungsbeauf-
tragten (6%), der sich darum kümmert,
digitale Projekte voranzutreiben. Bei den
meisten Unternehmen (68%) erledigt
dies der Geschäftsführer nebenbei.
Stolze 86% haben kein eigenes perso-
nelles, finanzielles und zeitliches Bud-
get zur Verfügung, um digitale Projekte
voranzutreiben. Nur 13% planen zumin-
dest mit einem projektbezogenen Bud-
get oder mit Gesamtbudgets zwischen
3.000 Euro bis zu 100.000 Euro.
Dies ist aber eher in den Unternehmen
über 50 Mitarbeiter der Fall, hier gaben
immerhin 48% dieser Unternehmen
an, dafür über ein spezielles Budget zu
verfügen.
4
LEISTUNG WAR GESTERN, PERFORMANCE IST HEUTE
55
UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN
UNTERSCHIEDLICHSTE VORSTELLUN-
GEN ÜBER DIGITALISIERUNG
Die Digitalisierung ist bei den Verwal-
tern noch nicht weit vorangeschritten.
Was in anderen Branchen schon lange
zum Standard gehört, ist hier noch Zu-
kunftsmusik: Für 46% der Befragten be-
ginnt der Digitalisierungsprozess schon
damit, mit Mietern und Eigentümern per
E-Mail zu kommunizieren und nur für
17% mit einem Dokumentenmanage-
ment-System.
ERP-SOFTWARE MEIST VORHANDEN
64% der befragten Immobilienverwal-
tungen setzen aber bereits eine sog.
ERP-Software ein, um sich die Arbeit zu
erleichtern. Immerhin 36% verzichten
also noch auf diese Unterstützung bei
ihren Geschäftsprozessen. Sie erledigen
die anfallenden Arbeiten beispielsweise
für Mietverwaltung, Buchhaltung oder
Abrechnungen also meist ohne darauf
spezialisierte Softwaresysteme.
NUTZENASPEKTE DER DIGITALISIE-
RUNG
Überraschenderweise messen 38% über-
haupt nicht, ob die bisherigen digitalen
Maßnahmen schon erfolgreich waren.
LEISTUNG WAR GESTERN, PERFORMANCE IST HEUTE
66
UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN
Den Nutzen der eigenen Digitalisie-
rungsmaßnahmen sahen die meisten
Umfrageteilnehmer aber sehr deutlich.
Die Mehrheit konnte dadurch Kosten
und Verwaltungsaufwand (58%) senken,
das eigene Image (46%) und die Zufrie-
denheit der Mieter und Eigentümer ver-
bessern (46%) oder Vorgänge schneller
bearbeiten, z.B. die Reaktionszeiten
auf Schadensmeldungen senken (62%).
Neues, qualifiziertes Personal konnten
57% mit diesen Maßnahmen aber noch
nicht gewinnen.
Immerhin 17% sparen bei laufenden
Kosten wie Papier und Porto und be-
merken, dass sie für Routineaufgaben
wie Buchhaltung oder Zahlungsverkehr
weniger Zeit brauchen (13%). Nur 3%
haben durch die Digitalisierung zusätz-
liche Services aufgebaut und nur 4%
konnten dank der Einsparungen mehr
Objekte und Wohneinheiten betreuen.
Bei 9% sank immerhin die Auslastung
der Mitarbeiter.
LEISTUNG WAR GESTERN, PERFORMANCE IST HEUTE
77
UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN
STANDARDPROZESSE AM EHESTEN
DIGITAL
Es sind meist einfachere digitale Pro-
zesse oder Standards, die bisher schon
umgesetzt wurden. Geschäftsführer
führten bereits eine professionelle Ver-
waltungssoftware ein (35%) und nutzen
schon mobile Endgeräte wie Tablets
oder Smartphones (28%).
Die Fachabteilungen verantworten di-
gitale Routineaufgaben, wie z.B. digita-
lisierte Rechnungen oder Eingangspost
(35%), kümmern sich bereits jetzt um
ein digitales Archiv oder ein Dokumen-
tenmanagement-System (32%). Häufig
benutzte Dokumente liegen immerhin
bei 49% der Mitarbeiter schon digital
vor. Umfassendere digitale Anwen-
dungen bzw. Prozesse gibt es häufig
LEISTUNG WAR GESTERN, PERFORMANCE IST HEUTE
88
UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN
noch nicht: In 60% der Fälle werden
den Kunden keine Dokumente über ein
Kundenportal zur Verfügung gestellt.
76% nutzen keine verzahnten Systeme
wie Cloudsoftware und -services. Bei
70% gibt es noch keine Apps z.B. für die
Wohnungsübergabe oder für Handwer-
kereinsätze.
HOHES DIGITALES POTENZIAL
Eines verbindet sowohl die kleinen
Verwaltungen mit den „Großen“ in der
Branche: Stolze 80% aller Verwalter
sehen Verbesserungspotenzial bei ihren
digitalen Prozessen. Genannt wurden
z.B. mehr Schnittstellen zwischen ver-
schiedenen Systemen, mobile Anwen-
dungen vor Ort für Handwerker und
Mieter, automatisierte Routinevorgänge
und Cloud-Lösungen.
3. FAZIT
75% der an der Umfrage teilnehmenden
Immobilienverwaltungen sind kleine
Unternehmen bis 15 Mitarbeiter. Daher
verwundert es nicht, dass das schwierige
Thema Digitalisierung diese Unterneh-
men bisher noch wenig durchdrungen
hat. Zwar sehen die meisten Firmen die
Notwendigkeit, die eigene Digitalisie-
rung in Angriff zu nehmen. Und es gibt
auch viele praktische und innovative
Ideen, um sich das eigene „Arbeits-
leben“ leichter zu machen. Allerdings
konnten die Verwaltungen bisher nicht
die Voraussetzungen dafür schaffen,
denn nur wenige haben jemand, der die-
se Prozesse auch vorantreibt. Das haben
in der Regel nur größere Firmen. Oft be-
schäftigt sich der Geschäftsführer oder
Inhaber nebenher mit diesem Thema
– ist aber sicherlich in den allermeisten
Fällen kein Spezialist dafür. Auch ein
finanzielles oder zeitliches Budget haben
nur wenige Unternehmen.
Daher ist der Erfolg bisheriger Maßnah-
men auch eher gering: zwar konnten
die Verwaltungen dank der bisherigen
Maßnahmen schon Kosten sparen und
Vorgänge schneller bearbeiten. Dadurch
sind die Kunden wie Mieter und Eigen-
tümer zufriedener und das eigene Image
hat sich verbessert. Ausbaufähig sind
aber weiterhin finanzielle und personelle
Aspekte wie neue Mitarbeiter gewinnen
und zusätzliche Objekte akquirieren.
Insgesamt gesehen ist die Digitalisie-
rung in den Immobilienverwaltungen
noch nicht weit vorangeschritten. Bis-
lang wurden eher Standardprozes-
se digitalisiert und Standardsoftware
LEISTUNG WAR GESTERN, PERFORMANCE IST HEUTE
99
UMFRAGE 2017: SO (WENIG) DIGITAL ARBEITEN IMMOBILIENVERWALTUNGEN
genutzt. In den seltensten Fällen sind
automatisierte Schnittstellen zwischen
verschiedenen Systemen vorhanden, die
Routineaufgaben erleichtern könnten.
Die bisherigen Systeme sind in der Regel
auch nicht mit weiteren Services wie
mobilen Apps oder Cloud-Anwendungen
verzahnt.
Die teilnehmenden Verwaltungen wün-
schen sich unter anderem ganzheitliche
Anwendungen, um Abläufe zu verein-
fachen und durchgängig bearbeiten zu
können. Gerade hier sehen die Um-
frageteilnehmer viel Potenzial für die
Zukunft.
MENSCHEN, die DAS RICHTIGE TUN
Wir sind davon überzeugt, dass es
die Menschen in einem Unterneh-
men sind, die nachhaltigen Erfolg
und Wettbewerbsfähigkeit möglich
machen. Denn sie sind es, die auf
Augenhöhe mit Kunden agieren und
durch ihre Kompetenz Mehrwert ge-
nerieren. Als Anbieter für integrierte
Unternehmens- und Arbeitsplatz-
lösungen stellen wir daher den Mit-
arbeiter ins Zentrum unternehme-
rischen Denkens und Handelns. Mit
dieser Grundphilosophie entwickeln
wir unser einzigartiges Angebot aus
Software, Inhalten, Weiterbildung
und Beratung, die Menschen dabei
unterstützen, mit ihrem Wissen und
ihren Fähigkeiten nachhaltig zum
Unternehmenserfolg beizutragen.
© 2017 Haufe
MENSCHEN, die DAS RICHTIGE TUN
Wir sind davon überzeugt, dass es die Menschen in einem
Unternehmen sind, die nachhaltigen Erfolg und Wettbewerbs-
fähigkeit möglich machen. Denn sie sind es, die auf Augenhöhe
mit Kunden agieren und durch ihre Kompetenz Mehrwert
generieren. Als Anbieter für integrierte Unternehmens- und
Arbeitsplatzlösungen stellen wir daher den Mitarbeiter ins
Zentrum unternehmerischen Denkens und Handelns. Mit dieser
Grundphilosophie entwickeln wir unser einzigartiges Angebot aus
Software, Inhalten, Weiterbildung und Beratung, die Menschen
dabei unterstützen, mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten
nachhaltig zum Unternehmenserfolg beizutragen.
JETZT INFORMIEREN
00800 55 99 55 00
kontakt@haufe.com
www.haufe.com
© CORBIS
top related