un plan de classement pour la production documentaire : conception, adaptation, utilisation

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Un plan de classement pour la production documentaire :

conception, adaptation, utilisation.

Retour d'expérience.

Forum des archivistes, Troyes1er avril 2016

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Sommaire

Une trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillaisUne trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillais11

Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?22

Un plan de classement qui évolue vers d'autres usagesUn plan de classement qui évolue vers d'autres usages33

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1. Une trame née d'une collaboration avant d'être adaptée au contexte marseillais

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Le travail de groupe (1/3)

Les usages :– organisation des documents stockés en GED– construction des arborescences bureautiques

Le périmètre :– compétences spécifiques des communes (état civil,

urbanisme, culture, etc.) et en particulier des communes constituant le groupe de travail

– compétences fonctionnelles communes à toutes les collectivités territoriales

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Le travail de groupe (2/3)

Méthodologie– Pour quoi faire ? Pour qui ? ⇒ Motivations– Qui ? ⇒ Fonctionnement du groupe de travail– Quoi ? ⇒ Périmètre de compétences abordées– Comment ?⇒ identification des grands domaines de compétences

⇒ recensement des missions : outils⇒ présentation du plan de classement

Difficultés rencontrées : connaissance insuffisante de certaines compétences, taille de la commune, influence des organigrammes

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Le travail de groupe (3/3)

La production du groupe de travail :– une trame de plan de classement transversal à

adapter à sa commune– un guide méthodologique donnant quelques pistes

pour l'adaptation

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L'adaptation locale

Pour quels usages ?Classement dans une arborescence des documents numériques qu'ils soient interfacés avec des applications métier ou accessibles directement par l'utilisateur – prédominance de la GED même si rare déclinaison bureautique

Développement de l'arborescenceÉvolution de l'arborescence au gré des intégrations de contenus dans la GEDÉvolution des pratiques : du plan de classement pur à la prise en compte des métadonnées

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L'adaptation localeDéclinaison en GED :cf arborescence

Lacunes identifiées :– insertion des documents de

fonctionnement des services (ex : rapports d'activité)

– transversalité complète sur certaines procédures(ex : marchés)

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2. Quelle(s) vision(s) au quotidien pour les utilisateurs ?

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2.1. Documents liés à une application

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Vue depuis l'application RH

Structuration de la production ⇒ Vocabulaire commun ⇒ Décloisonnement

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Affichage du documentdans l'application

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13

Vue dans l'entrepôt

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Affichage du document dans l'entrepôt

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15

Zoom sur une partie des métadonnéesassociées au document

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2.2. Documents non liés à une application

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Les notes du DGSaccessibles depuis l'intranet

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En pointant vers l'entrepôt

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3. Un plan de classement

qui évolue vers d'autres usages

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Une déclinaison multiforme dans différents outils

Influence très marquée du plan de classement dans le vocabulaire ou dans l'angle d'approche retenu dans les réalisations suivantes :– Intranet– plan d'urbanisation du système d'information– classement de la documentation des projets

informatiques

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Intranet : la mise en place d'un menu ouvertement inspiré du plan de classement

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Plan d'urbanisationdu système d'information de la Ville : du général au

particulier

Des « quartiers » pour unou plusieurs domaines de compétence communale

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Plan d'urbanisation du SI

Des « quartiers » eux-mêmes découpés en « îlots »

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Plan d'urbanisation du SI

Des « îlots » regroupant des dénominations claires d'applications

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Plan d'urbanisation du SI

Chaque application étant ensuite définie et liée vers la documentation

technique associée

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Documentation informatiquedes projets

Toute la documentation technique des projets informatiques étant organisée de façon

similaire...

...dans une arborescence proche de celle du plan de

classement transversal

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Documentation informatique des projets

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Documentation informatique des projets

A quoi cela ressemblait avant...

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Conclusion

Le plan de classement n'est pas une fin en soi.Souplesse apportée par l'utilisation des

métadonnées.

Alors, pourrait-on s'en passer ?- permet accès à des ressources hors application

- développement d'un vocabulaire commun- décloisonnement de la vision des services