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UNIVERSIDAD DE CARABOBO. FACULTAD DE INGENIERIA.
ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
DE LA EMPRESA PALMA PRODUCTS INTERNACIONAL C.A
Autores: Yamelys Cabalet C.I. 14.161.707 Luis Infante C.I. 14.870.350
VALENCIA, OCTUBRE DE 2006
1
UNIVERSIDAD DE CARABOBO. FACULTAD DE INGENIERIA.
ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
DE LA EMPRESA PALMA PRODUCTS INTERNACIONAL C.A
Trabajo Especial de Grado presentado ante la Ilustre Universidad de
Carabobo para optar al título de Ingeniero Industrial.
Autores: Yamelys Cabalet C.I. 14.161.707 Luis Infante C.I. 14.870.350
VALENCIA, OCTUBRE DE 2006.
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UNIVERSIDAD DE CARABOBO. FACULTAD DE INGENIERIA.
ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL.
CERTIFICADO DE APROBACION.
Nosotros los abajo firmantes, Miembros del Jurado, designados por el
Consejo de Escuela para evaluar el Trabajo Especial de Grado titulado
“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO DE MATERIA PRIMA DE LA EMPRESA PALMA PRODUCTS INTERNACIONAL C.A ”, realizado
por los Brs. Yamelys Cabalet, C.I. 14.161.707, y Luis Infante, C.I. 14.870.350; hacemos constar que hemos revisado y aprobado dicho trabajo.
Firma:
_____________________
Prof. Eduardo Vargas.
Tutor.
________________________ _______________________
Prof. Hermes Carmona. Prof. Yeicy Bermúdez.
Jurado. Jurado.
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UNIVERSIDAD DE CARABOBO. FACULTAD DE INGENIERIA.
ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
DE LA EMPRESA PALMA PRODUCTS INTERNACIONAL C.A AUTORES: Yamelys Cabalet C.I. 14.161.707 Luis Infante C.I.14.870.350
TUTOR:
ING. Eduardo Vargas AÑO: 2006
RESUMEN La presente investigación se refiere a un Sistema de Control y Administración del Almacén de Materia Prima de la Empresa Palma Product Internationals; dicho estudio se basó en la búsqueda de aquellos factores causantes del manejo inapropiado del almacén. Luego se seleccionaron aquellas causas raíces mas importantes de acuerdo a su incidencia en el problema señalado y estas son: Desactualización de los máximos y puntos de reorden de las materias primas, un Nuevo Sistema de Control, Entrenamiento del Personal sobre las Actividades del almacén, Una oficina para el almacenista y la Reevaluación de los Incentivos de la empresa. Basados en dichos factores causantes se plantearon cinco (5) propuestas enfocadas cada una al mejoramiento de la administración del almacén, y estas fueron :Implementación de nuevas políticas de inventarios para determinar los máximos y puntos de reorden de los materiales a través de una simulación, seleccionando aquella política con menor costo y un adecuado nivel de servicio, el diseño de un programa de control que permita un mejor manejo de las materias primas, un programa de entrenamiento al personal sobre actividades del almacén, la construcción de una oficina para el almacenista con el fin de aumentar la eficiencia en horas de trabajo del mismo y la reevaluación del programa de incentivos para los empleados con el fin de aumentar la motivación del personal y por ende su eficiencia en sus actividades. Los costos generados por las propuestas fueron de 1.630.000 Bs. y un ahorro de 3.911.659,79 Bs. /mes con un tiempo de recuperación de la inversión de 15 días. Palabras clave: control, inventario, simulación, cliente.
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INDICE GENERAL
Pagina.
Introducción 1
Capitulo I. Generalidades de la empresa
I.1. Reseña Histórica de la Empresa 4
I.1.1 Reseña Histórica de la Empresa 4
I.1.2 Aspectos Generales de la Empresa 5
I.1.3 Productos que se elaboran 8
I.1.4 Misión 9
I.1.5 Visión 10
I.1.6 Objetivos de la Empresa 10
I.1.7 Demanda 10
I.1.8 Oferta 11
I.1.9 Comercialización 11
I.1.10 Proceso de Planificación 11
I.1,11 Descripción General de las Áreas 12
I.2 Planteamiento del Problema 14
I.2.1 Problema 14
I.2.2 Objetivo de la Investigación 17
I.2.2.1 Objetivo General 17
I.2.2.2 Objetivos Específicos 17
I.2.3 Justificación de la Investigación 17
I.2.4 Alcance de la Investigación 18
I.2.5 Limitaciones 19
Capitulo II. Marco Teórico y Marco Metodológico
II.1 Marco Teórico 21
II.1.2 Antecedentes de la investigación 21
II.2 Bases Teóricas 24
5
II.2.1 La Gestión de Almacenes 24
II.2.2 Principios Básicos del Almacén 26
II.2.3 Los Inventarios 27
II.2.4 La Demanda 29
II.2.5 Sistema Justo a Tiempo 29
II.2.6 Simulación de Procesos con el Software Arena V-5.0 31
II.2.6.1 Módulos Generales 31
II.3 Marco Metodológico 39
II.3.1 Tipo de Investigación 39
II.3.2 Fuentes y Técnicas de Recolección de Información 40
II.3.3 Técnicas de Procesamientos y Análisis de la Información 41
II.3.4 Fases de la Investigación 41
Capitulo III. Análisis y Descripción de la Situación Actual
Descripción de la Situación Actual 44
III.1 Almacén de Materia Prima 45
III.1.1 Control de las Materias Primas 53
III.1.2 Despacho de Materia Prima 53
III.1.3 Mano de Obra 54
III.1.4 Pedido de Materia Prima 54
III.1.5 Recepción de Materia Prima 55
III.1.6 Maquinaria y Equipo 56
Análisis de la Situación Actual
III.2 Análisis del Despacho de Materias Primas 59
III.3 Análisis de la Mano de Obra 63
III.4 Análisis de Pedido de Materia Prima 66
III.5 Análisis de Recepción de Materiales 67
Capitulo I V. Propuesta de Mejoras
IV.1 Propuesta N° 1. Implementación de Políticas de Inventario para 79
la Actualización de los Máximos y Puntos de Reorden de la Materia Prima.
6
IV.2 Propuesta N°2. Establecer un Nuevo Sistema de Control. 84
IV.3 Propuesta N° 3. Diseño de Entrenamiento de Personal sobre 89
Actividades del Almacén de Materia Prima.
IV.4 Propuesta N°4. Construcción de una oficina para el Almacenista. 93
IV.5 Propuesta N°5. Diseño de un Programa de Incentivos. 95
IV.6 Factibilidad de las Propuestas Planteadas 96
IV.6.1 Costos Asociados a las Propuestas Planteadas 96
IV.6.1.1 Costos de Mano de Obra. 96
IV.6.1.2 Costos de Adquisición. 97
IV.6.1.3 Ahorro de la Propuesta Planteada. 97
IV.6.1.4 Tiempo de Recuperación de la Inversión. 99
Conclusiones 101
Recomendaciones 104
Bibliografía 106
Anexos. 109
7
INDICE DE FIGURAS Pagina.
Figura I.1 Plano General de la empresa 10
Figura I.2 Estructura Organizacional de la Empresa 11
Figura III.1 Almacén de Materia Prima 49
Figura III.2 Ubicación de las Materias Primas dentro del Almacén
Según su Incompatibilidad 56
Figura III.14 Diagrama Causa-Efecto 69
Figura IV.10 Ciclo del Entrenamiento 90
INDICE DE GRAFICOS Pagina.
Grafico III.2 Porcentaje de las Materias Primas a Estudiar 50
Grafico III.4 Ingresos de los Productos Vendidos a 52
Grafico III.19 Diagrama de Pareto 77
INDICE DE TABLAS Pagina.
Tabla III.15 Puntuaciones Ponderadas a Cada Causa 71
Tabla III.16 Puntuaciones de Cada Área a Cada Factor 74
Tabla III.17 Ponderaciones Totales de Cada Causa 75
Tabla III.18 Resultados de las Ponderaciones a Cada Causa 76
Tabla IV.6 Políticas de Inventario Obtenidas 82
Tabla IV.7 Costos de Mano de Obra 97
Tabla IV.8 Ahorros Actuales 99
8
INDICE DE CUADROS Pagina.
Cuadro III.3 Ingresos de los Productos Vendidos 51
Cuadro III.5 Cantidad de Materias Primas Codificadas 53
Cuadro III.6 Desactualización del Inventario de Materia Prima 60
Cuadro III.7 Desabastecimiento de Material 61
Cuadro III.8 Retraso en Alimentación del Sistema Computarizado
al inicio de cada Mes 62
Cuadro III.9 Falta de Motivación 63
Cuadro III.10 Condiciones Inapropiadas de Trabajo 64
Cuadro III.11 Retraso del Almacenista en el Cumplimiento de sus
Funciones 65
Cuadro III.12 Retrasos con la Llegada del Pedido de los Materiales
al Almacén 66
Cuadro III.13 Retrasos en la Revisión de los Materiales 67
Cuadro IV.8 Características del Sistema 85
Cuadro IV.9 Subsistemas que Conforman un Sistema 87
Cuadro IV.12 Materiales Requeridos para la Construcción de
una Oficina 94
9
INTRODUCCIÓN
El actual mundo de la globalización y el mercado cambiante ha obligado a las
empresas a elevar su capacidad de adaptación ya que hoy en día esto
significa una ventaja competitiva para las mismas. Estas transformaciones
han sido un paso obligado por la creciente demanda masiva de artículos para
un consumidor cada vez más exigente en la calidad y en el precio de lo que
compra; por lo que las empresas requieren desarrollar diferentes actividades
de control en las mercancías y servicios que se producen.
Es de hacer notar, que el control interno sobre los inventarios es importante,
ya que son el aparato circulatorio de una empresa, y además, proporcionan
la flexibilidad requerida para establecer las políticas de operación, que es de
donde parten las actividades de una empresa. Se establece claramente la
necesidad de mantener un control apropiado y una planificación detallada y
minuciosa en el momento de establecer un adecuado sistema para el control
del inventario.
En tal sentido, el control de inventario requiere ejecutarse con mayor
precisión garantizando, de esta manera, el funcionamiento y productividad de
las empresas; permitiendo registrar con exactitud todos los productos con los
que se cuentan, lo que proporciona una alta resolución de problemas a las
empresas, contribuyendo al logro de objetivos fijados dentro de éstas.
A pesar de esto, existen industrias y comercios que en la actualidad llevan el
control de inventario inadecuado, situación que crea una serie de problemas
en la ejecución de sus procesos como retrasos en las entregas, falta de
precisión, descontrol en el manejo de la mercancía, dificultad en la
preparación de secuencias de material en el almacén, entre otros.
10
Por consiguiente, surgió el interés de realizar una investigación con el
propósito de proponer un sistema de gestión para la administración y control
del inventario de materia prima de la empresa Palma Products Internacional
C.A. El proyecto está estructurado en cuatro (4) capítulos, los cuales se
describen a continuación:
• Capítulo I. Generalidades de la Empresa, además se plantea y formula el
problema de investigación, el objetivo general y los objetivos específicos, la
justificación, alcance y limitaciones.
• Capítulo II. Marco Teórico y Metodológico, referido a los antecedentes de la
investigación, las bases teóricas, tipo de investigación, las fuentes y técnicas
de recolección y análisis de la información, así como las fases de la
investigación.
• Capítulo III. Descripción y Situación Actual de la Empresa, en el que se
describe las áreas y analizan las actividades relacionadas con la temática.
• Capítulo IV. Planteamiento de las Propuesta, comprendido por el
planteamiento de las mejoras y su justificación económica.
11
CAPÍTULO I.
Generalidades de la Empresa.
12
CAPITULO I. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.
I.1.1- RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA.
Palma Products Internacional C.A es una empresa que se encarga de la
fabricación y despacho de una gran gama de productos químicos tales como:
Desinfectantes, desodorantes, desgrasadores, insecticidas, tratamientos de
aguas, lubricantes, anticorrosivos, ácidos, bactericidas, entre otros.
Toda la producción de la empresa esta destinada a dos grandes compañías
que son Dewitt C.A y Chem Cres C.A, las cuales se encargan de todo lo
referente a la venta de los productos, y Palma Products a la elaboración y al
despacho de los mismos.
Se encuentra establecida en el mercado Venezolano desde 1972, con el
nombre de Chem Cres C.A , y desde Mayo de 1992 cambia de nombre a
Palma Products Internacional C.A,.
La empresa ha incursionado en sectores tan complejos como el petróleo y
farmacéutico, la misma se encuentra actualmente en plena etapa de
expansión tratando de ganar una mayor participación en el mercado, ya que
el mismo es altamente exigente, a la raíz de esto se plantea la necesidad de
construir un edificio administrativo, dos tanques y un piso para el área de los
mismos, lo que permitirá a la empresa mayores beneficios de las
potencialidades que posee, logrando así niveles de producción que
satisfagan la actual cartera de clientes al igual que los venideros,
manteniendo los principios de calidad y excelencia en la prestación de
servicios al cliente.
13
I.1.2- ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA.
I.1.2.1- Ubicación.
Se encuentra ubicada exactamente en la Zona Industrial Sur Av. Domingo
Olavaria Galpón 34-A, Valencia Estado Carabobo.
I.1.2.2- Duración y Domicilio Legal.
Tendrá una duración de 50 años, y su domicilio legal se fijó en la ciudad de
Valencia, Estado Carabobo.
I.1.2.3- Plano General de la Empresa. En la figura I.1- se puede
apreciar el plano general de la empresa con sus diferentes áreas
I.1.2.4- Estructura Organizativa. En la figura I.2- se muestra los
cargos existentes en la empresa y el orden de mando de los mismos. I.1.2.5- Infraestructura de la Empresa.
• Área del Terreno: 8.300 m2. y un área de Construcción: 2.200 m2.
I.1.2.6 Capacidad de la Empresa.
• Capacidad Instalada. La capacidad máxima instalada de la planta actualmente es para la
elaboración de 1.643.328 Lts. Anualmente, distribuidos entre los diferentes
productos que se elaboran.
14
Planta de Tratamiento Mantenimient
1 Almacén de Envases y Suministros
1
Área de
Almacén Productos Terminado
2
Almacén Producto
s T i d4
Almacén Muestras
4
Producción y Envasado(Planta 5
Oficina BañOficinaTableros
Electrónico
Almacén de Materias Primas
1
Oficina Planta Alta
Laboratorio Planta Baja
8
Oficina
Oficina
8 9
Aerosole
7Administració
6Recepció
6Bañ Bañ
Comedor
3
Oficina
3 Área de Despach
1
Figura I.1 Plano General de la Empresa.
Fuente: Palma Products International (2006).
15
Una Sola Persona Cubre ambos puestos Personal Contratado a Tiempo Determinado Personal Contratado por las Comercializadoras
Junta Directiva
Gerencia de Operaciones
Aseguramiento de la Calidad
Gerencia de Logística de Operaciones
Gerencia Técnica Control de Calidad
Analistas de Materia
Prima
Jefe de Almacén de PT y Trafico y
Despacho
Jefe de Producción
Jefe Compras y Almacén
AdministradorContador
Analista de Cuentas
Asistente Administración
facturación
Coordinador Recursos Humanos
Almacenista Material de Empaque
Almacenista Materia Prima
Analistas de
producto
Operador Planta de
Tratamiento
Asistente de
Producció
Supervisor de
Formulación
Supervisor de
Envasado
Operador de
Aerosoles
Ayudantes de
Producción
Ayudante de
Mantenim.
Supervisor de
Mantenim.
Analista de Pedidos
Operario de Montacargas
Ayudante de Almacén
Vigilancia
Asesor en Seguridad
Figura I.2 Estructura Organizativa de la Empresa.
Fuente: La Empresa (2006).
16
• Capacidad Utilizada.
El nivel de operatividad de la empresa esta por el orden del 60% de su
capacidad instalada, según datos suministrados por la empresa.
I.1.3- PRODUCTOS QUE SE ELABORAN.
Palma Products cuenta con 150 productos especializados para cubrir
diferentes áreas tanto a nivel industrial como domestico, entre ellos tenemos: (Ver Figura I.3)
• Detergentes.
• Concentrados.
• Desengrasantes industriales.
• Champú para carro.
• Lubricantes.
• Anticorrosivos.
• Tratamientos de Agua.
• Limpiador Multiuso
• Desodorantes.
• Insecticidas
• Ácidos y Bactericidas
17
Figura I.3. Productos que elabora la empresa.
Fuente: Los Autores (2006).
Palma Products Internationals, C.A, en su lucha por mantenerse como una
de las principales empresas lideres en la elaboración de productos para el
mantenimiento industrial esta hacia la ruta de la excelencia en la fabricación
a través de sus procesos de gestión de la calidad con la adquisición de
nuevas tecnologías que permitan estar en la vanguardia del mercado
satisfaciendo las necesidades de los consumidores, cuya exigencias
fomentan que día a día el producto sea cada vez de mejor calidad.
I.1.4- MISIÓN. Ofrecer el servicio en la manufactura de productos químicos de
mantenimiento industrial, contando con un recurso humano calificado y una
gestión operativa integral para garantizar la calidad de los productos,
considerando tiempos óptimos de elaboración, entrega a tiempo y un costo
competitivo dentro de un mercado de seguridad y responsabilidad ambiental.
18
I.1.5- VISIÓN. Llegar a ser una empresa de clase mundial y líder en la manufactura de
productos químicos de mantenimiento industrial e institucional.
I.1.6- OBJETIVOS DE LA EMPRESA.
• Medir y analizar datos de los procesos para garantizar su control.
• Identificar y cumplir las necesidades, exigencias y requerimientos del cliente
dentro de nuestras posibilidades.
• Garantizar el conocimiento y uso de los productos, así como las herramientas
apropiadas para cubrir las necesidades del mercado y la empresa.
• Desarrollar al personal de acuerdo a las competencias.
• Ser una empresa capaz de alcanzar retos con una estructura dinámica que
promueva inversiones con potenciales de desarrollo y rentabilidad.
• Cultivar un ambiente donde todos sus trabajadores sean capacitados y
motivados a desarrollar sus mas altos potenciales de productividad y
creatividad, para que, quienes laboren en ella mantengan un compromiso de
lealtad y orgullo, alcanzando así, una alta satisfacción de trabajo y una
mejora al sistema de gestión de la calidad.
I.1.7- DEMANDA. Los principales demandantes de este producto son las industrias como
SIDOR y del sector petrolero como PDVSA.
La demanda de los bienes producidos por Palma Products Internationals C.A,
dependerá de la demanda que se tenga en la región de bienes de esta
19
naturaleza. Para ello es importante resaltar la gran posibilidad que ella
posee, e incluso para la demanda insatisfecha, debido a que en primer lugar
ofrece productos de calidad y en segundo lugar a los precios competitivos
con los cuales se producen los bienes.
I.1.8- OFERTA. Esta empresa presenta una competencia directa muy escasa, siendo las más
representativas Nationals Chem Search C.A. ubicada en Maracay,
Venezolana de Químicos C.A. ubicada en Valencia y Cerhfield C.A. ubicada
en Maracay, las demás empresas no son consideradas como competencia
directa ya que son empresas de muy bajo nivel operativo por lo que su
producción no cubre toda la demanda.
Actualmente la empresa se encuentra ubicada en primer lugar, con una
participación del 28% en el mercado a nivel nacional, según datos
suministrados por la empresa.
I.1.9- COMERCIALIZACIÓN.
1. Canales de distribución. La empresa comercializa los productos de
manera directa a través de Chem Cres C.A y Dewitt C.A.
2. Condiciones de venta. La empresa da crédito a 30 días
I.1.10- PROCESO DE PLANIFICACION. El proceso de planificación de la producción se realiza diariamente en horas
de la mañana con una reunión en la cual asisten el jefe de tráfico y
20
despacho, el gerente de operaciones, el jefe de materiales y compras, el jefe
de producción y el coordinador de aseguramiento de la calidad, basándose
en una orden de ventas realizadas por las compañías de Chem Cres y Dewitt
situadas en Caracas y emitida al departamento de tráfico y despacho de la
empresa en horas de la tarde, en la cual se encuentran todos los productos
vendidos y la prioridad de fabricación según las necesidades del cliente.
El jefe de tráfico y despacho revisa el depósito de productos terminados para
verificar la existencia de los productos solicitados, de no poseerlo, genera
necesidades de almacén.
Las necesidades de almacén pasan a ser vales de producción los cuales son
enviados uno para el almacén de materia prima y otro para formulación y
una vez elaborado el producto terminado es llevado a control de calidad para
verificar que este dentro de especificaciones y finalmente es remitido al
almacén de producto terminado.
I.1.11- DESCRIPCION GENERAL DE LAS ÁREAS. El proceso general de la empresa se describe a continuación:
• Recepción de materia prima :
1. Revisar el estado de la mercancía.
2. Comparar las cantidades de materiales que recibe contra los documentos.
3. Codificar materias primas.
21
• Área de producción:
1. Control de calidad materia prima.
2. Revisión de tanques.
3. Prelavado de tanques.
4. Selección de materias primas / forma cuantitativa.
5. Carga de materia prima.
6. Elaboración.
7. Control de calidad.
• Llenado de tanques:
1. Revisión de los envases.
2. Llenado de envases.
3. Control de calidad.
4. Cierre del envase.
5. Etiquetado.
• Almacén:
1. Colocar tapa de seguridad.
2. Revisar paletas.
3. Empaletar.
4. Cargar monta carga.
5. Almacenar.
6.
22
I.2- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
I.2.1- Problema. Los mercados cada vez se vuelven más exigentes, motivo por el cual las
empresas tratan de ser más competitivas, eficaces a un menor costo, para
ello deben mejorar sus procesos productivos. En tal sentido, el acelerado
ritmo de vida que llevan la industria y el comercio hoy día, así como a su
crecimiento, almacenamiento, control y gestión de materiales y productos
requieren moverse al compás que los avances de la tecnología administrativa
moderna y las técnicas más perfeccionadas de producción imponen.
Por consiguiente, los procesos de planificar, implementar y controlar el
eficiente flujo y almacenamiento de materiales e información de origen a
punto de consumo, para satisfacer las necesidades de los clientes; requieren
del estudio y aplicación de las técnicas para la gestión de almacenes, con el
propósito de lograr economías potenciales y aumentar las utilidades de las
empresas. Esta perspectiva, García (2004), comenta que: “permite objetar la
idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de
agregar gastos y disminuir utilidades” (p. 15). Hoy día, se piensa de una
manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control
de inventarios, producción y distribución.
Particularmente, los inventarios cumplen un rol equilibrador en la cadena de
suministros formada cuando ocurre el abastecimiento, la fabricación y
distribución.
23
En la búsqueda en tratar de eliminar uno de los problemas históricos como
es la demora, a lo largo del siglo se han observado a los inventarios como
pequeños tanques permitiendo la separación de los procesos, para así
facilitar la respuesta y control de los mismos, logrando de esta manera tener
una visión segmentada de la organización. Esta nueva perspectiva permitió
que en los años setenta surgieran técnicas (MRP, DRP Y ERP) que fueran
en búsqueda de armonizar los procesos al integrar la planificación de la
producción con la de los inventarios, sin embargo surgen inconvenientes
debido a que estas técnicas no se adaptan fácilmente a los entornos
cambiantes.
Surge entonces en los años ochenta bajo esa misma visión el justo a tiempo
(JIT), respuesta rápida (Quick response), cuya finalidad es facilitar una
adecuada respuesta al cliente haciendo los procesos mas flexibles.
Desde el punto de vista financiero los inventarios implican costos por tener
existencias de materiales, almacenamiento y gestión de inventarios, por lo
cual las tres preguntas que rigen a un sistema de inventario son las
siguientes: ¿Qué?, ¿Cuánto? y ¿Cuándo? pedir, y en base a estos
establecer las políticas de inventarios necesarias.
Según estudios realizados por Esqueda (1996), comenta lo siguiente: “Los
inventarios en Venezuela representan un 54% de los costos de producción”
(p.228), para que las empresas puedan adaptarse a los mercados globales
deben aplicar óptimas técnicas que proporciona la logística y aprovechar
todo el potencial tanto de ubicación marítima, aérea con que cuenta el país,
así como el desarrollo de otros canales no tradicionales como el Internet y
aplicaciones de tecnologías.
24
Actualmente en la empresa Palma Products Internacional C.A existe una
diferencia entre lo que hay en el almacén (físico) y lo que dice el programa
Saint, que utiliza esta compañía para controlar los mismos. La toma física del
inventario se realiza anualmente, momento en que la producción es menor,
de manera que pueda cerrarse el almacén mientras se toman los datos, en el
último realizado en julio de 2005, se detectaron pérdidas de 180 millones de
bolívares, monto que no se supo justificar dentro del costo del producto.
Cabe destacar que la empresa trabaja con un sistema de producción sobre
pedido, dichos pedidos lo realizan dos compañías que son Dewitt y Chem
Cres, que se encargan de todo lo referente a las ventas, mientras que a
Palma Products sólo le corresponde la elaboración y distribución de los
productos.
En 1970 aproximadamente, la empresa no trabajaba contra pedido, por lo
que tenía un nivel de producción diferente al actual y en base a los mismos
se establecieron políticas de inventarios y basados en dichas políticas se
calcularon los niveles de máximos y puntos de reorden de las materias
primas.
Actualmente la situación de la compañía ha cambiado, ya que trabaja contra
pedido lo que significa un cambio en las políticas y en los niveles de máximos
y puntos de reorden y no se ha realizado los estudios adecuados para
actualizarlos, trayendo como consecuencia un alto costo de almacenamiento.
De lo anteriormente expuesto se formula lo siguiente:
¿Que modelo de gestión será apropiado diseñar para la administración y
control del inventario de materia prima de la empresa Palma Products
Internacional C.A?
25
I.2.2 Objetivos de la Investigación.
I.2.2.1 Objetivo General.
Diseñar una propuesta de gestión que permita la eficiencia en la
administración y control de los inventarios en la empresa Palma Products
Internacional C.A
I.2.2.2 Objetivos Específicos.
1. Diagnosticar la situación actual del inventario de materia prima en la empresa
Palma Products Internacional C.A.
2. Analizar el comportamiento de la demanda y de los tiempos de entrega.
3. Establecer políticas de inventarios que permita un mayor control y
administración del inventario.
4. Proponer un modelo de gestión que permita la eficiencia en la administración
y control del inventario de materia prima en la empresa Palma Products
Internacional C.A.
I.2.3- Justificación de la Investigación.
Las empresas hoy en día tienen que mejorar continuamente sus procesos
buscando una mejor forma de trabajar para lograr óptimos resultados, para
así competir en el mercado global que prevalece en la actualidad. En este
sentido ver un sistema productivo de manera amplia, es importante para la
administración y control de los inventarios de materia prima para lograr
disminuir sus costos y satisfacer las necesidades de los clientes.
26
Actualmente en la empresa no cuenta con cálculos de stock actualizados de
máximos y mínimos, se observan diferencias a la hora de revisar los
inventarios entre lo que dice el programa administrativo Saint y lo que
realmente está en existencia en el almacén, traduciéndose en pérdidas
millonarias para la empresa no pudiendo justificarla.
Es por ello, que diseñar una propuesta de gestión para lograr el eficaz control
y administración de los inventarios es vital para la empresa, ya que se
pondría fin a la problemática presente, actualizando los niveles de máximos y
mínimos, búsqueda de indicadores financieros para monitorearlo, no sólo en
el presente sino en el futuro, disminución de los costos relacionados con el
almacén logrando su justificación, estableciendo medidas y procedimientos
para disminuir pérdidas de material, flexibilizar la empresa a los cambios
actuales.
Por otra parte, esta investigación servirá como base teórica para el desarrollo
de nuevas ideas sobre el sistema de gestión de inventario que debe tener las
empresas para adaptarse rápidamente a los mercados.
I. 2.4- Alcance de la Investigación.
Este estudio se realizo en el almacén de Materia Prima de la empresa Palma
Products Internacional C.A y éste maneja 140 materiales lo cual significa una
gran gama de los mismos. Se estudiaron los máximos y puntos de reorden
de las 32 materias primas existentes, y excepto aquellas materias primas a
las que no se tuvieron acceso por órdenes de la empresa.
27
Este estudio trata sobre la aplicación de una sistema de gestión para la
administración y control de los inventarios de materia prima en la empresa
Palma Products Internacional C.A., mediante el cual se obtuvo información a
tiempo real a la hora de hacer la planificación de la producción; lo que le
permitirá a la empresa mayor utilidad, conocimientos precisos sobre los
costos relacionados a los inventarios, mayor poder de adaptarse a los
cambios por la naturaleza de la planificación de producción que se lleva a
cabo en la empresa, mayor poder para satisfacción al cliente, mejor control
administrativo, financiero y además sirve de bases para otras
investigaciones.
I.2.5- Limitaciones.
Para el desarrollo de la investigación se presentan las siguientes
limitaciones:
• El tiempo, ya que se cuenta con 5 meses aproximadamente, debido a que la
empresa necesita propuestas de mejoras lo antes posible sobre los
problemas antes mencionados.
• Falta de información documentada por parte de la empresa.
28
CAPÌTULO II. Marco Teórico y Marco
Metodológico.
29
CAPÍTULO II. II.1- MARCO TEÓRICO.
Según Martínez (1998), el Marco Teórico “pretende precisar y determinar las
ideas que ordenan el proceso de investigación. Constituye un cuerpo de
conceptos generales, lógicamente interconectados, y con marcada referencia
empírica” (p. 69). En este sentido, se presentan los antecedentes de la
investigación y las bases teóricas relacionados con la problemática
abordada. II.1.2- Antecedentes de la Investigación. En este apartado se hace un recuento de investigaciones similares o
conexas que permiten obtener una visión más precisa acerca de los objetivos
planteados. Según Ramírez (2004), los antecedentes de la investigación
permiten “dar al lector toda la información posible acerca de las
investigaciones que se han realizado tanto a nivel nacional como
internacional, sobre el problema que se pretende investigar” (p. 61).
De esta forma, se presentan una serie de trabajos realizados acerca de
sistemas de administración y modelos de gestión para mejorar el control de
inventarios en distintas empresas, así como técnicas de mejora continua
como lo son: Gestión de Almacenes, Inventario de Materia Prima y Sistemas
de Justo a Tiempo, entre otras, que sirven de guía para la realización del
presente Trabajo Especial de Grado.
30
En este sentido, resulta significativo reseñar la investigación de Reyes y
Villarroel (2004), proponen el diseño de un sistema de administración de
inventarios en el almacén general de Smurfit Cartón de Venezuela, división
unión grafica, estableciendo políticas de inventarios y un sistema de logística
para la organización del almacén. Se aplicaron cálculos estimados de
consumo y costos promedios de los repuestos estudiados, para el
comportamiento de las variables involucradas utilizaron métodos
estadísticos.
Las políticas planteadas para el efectivo control de los inventarios fueron
(s,S) y de modelos ingenuos (tr,s,S), se aplico la filosofía de las 5s para el
desarrollo del sistema logístico. En la presente investigación servirá de base
para orientar los aspectos necesarios a considerar en un sistema de gestión
en vías de mejorar la administración y control del inventario de materia prima
de la empresa Palma Products Internacional C.A.
Por su parte, Abi Karam y Wan (2004), realizó una propuesta de políticas de
inventario para una serie de repuestos y materiales clasificados como
críticos, para su desarrollo, se utilizaron métodos estadísticos con el fin de
obtener el comportamiento de la demanda y el tiempo de entrega, luego a
través de la simulación conseguir la demanda en el tiempo de entrega.
Con las políticas planteadas la empresa puede clasificar las existencias en
función de su cantidad y costo, así como la emisión de órdenes de compra
por las cantidades óptimas a su debido tiempo. Estas políticas mencionadas,
se analizaron como guía en la presente investigación para ubicar el material
en el almacén de materia prima de la empresa Palma Products
Internacional, con la finalidad de lograr un mejor control del inventario
31
Asimismo, Araujo y Urbina (2004), en este trabajo se evalúa el impacto
ocasionado por la implantación del nuevo sistema de logística de material
importado “free flow” en la empresa automotriz DaimlerChrysler de
Venezuela, se proponen una serie de mejoras que permiten adaptarlo de la
manera más eficiente al proceso de ensamble de la empresa.
Las herramientas utilizadas para el registro y análisis de la información
fueron hojas de tiempo de trabajos estandarizados, el diagrama de recorrido,
plano de distribución en planta del almacén principal y cámaras fotográficas.
Este trabajo servirá de guía sobre qué aspectos desde el punto de vista
logístico deben considerarse a la hora de incorporar un nuevo material al
almacén de la empresa Palma Products Internacional C.A.
En el mismo orden investigativo, Parra y Gómez (2003), proponen un
Modelo de Gestión con enfoque logístico para empresas que prestan
servicios técnicos. En primera instancia se han estudiado empresas de
servicios técnicos automotrices. Para llegar a la concepción del modelo se
propuso un sistema de variables que permite caracterizar los sistemas de
servicios técnicos con la utilización de expertos, lográndose un análisis
morfológico, único en su tipo hasta el momento, para posteriormente
establecer tipologías de prestación de Servicios Técnicos Automotrices, lo
cual permite estudiar más a fondo este tipo de sistema productivo.
Con todos estos elementos y una minuciosa revisión bibliográfica, los autores
determinaron la propuesta del modelo. En este trabajo se tomó como
referencia el modelo de gestión propuesto, para las mejoras a la gestión del
almacén de materia prima de la empresa seleccionada como caso de
estudio.
32
Igualmente, Terán (2001), plantea mejorar la calidad de servicio al cliente
para la empresa HenKel venezolana en su división de adhesivos comerciales
estudiándolo bajo un proceso logístico. A través del estudio se analizó la
elaboración de pronósticos, aportando modelos objetivos que permitan
aumentar la confiabilidad de los mismos. Con el análisis de inventario se
diseñan herramientas que permiten elaborar una planificación de compras en
cantidades propicias para cubrir las necesidades y requerimientos del
negocio y que proporcionen calidad de servicios a sus clientes. Por medio de
este trabajo se estudió el proceso logístico por el que pasa un material con
vías de mejorar al sistema productivo de la empresa Palma Products
Internacional C.A.
II.2- BASES TEORICAS. De acuerdo con Martinez (1998), las bases teóricas constituyen “el postulado
organizado que permite enunciar con propiedad las variables e hipótesis
cuyo comportamiento deseamos analizar” (p. 70). En atención a esto,
seguidamente se presentan algunos elementos teóricos relacionados con la
gestión de almacenes, inventario de materia prima y sistemas justo a tiempo.
II.2.1- La Gestión de Almacenes. Un almacén es un espacio físico donde se acumulan las materias primas,
productos semielaborados, productos acabados u otros elementos a la
espera de su utilización en el proceso productivo o de su entrega al cliente.
Al respecto, Ferrero (2003), explica que las empresas necesitan acumular
mercancías durante un período de tiempo:
33
• Evidentemente no es posible predecir con total certeza la demanda de
mercado, ni adaptar la producción automáticamente a sus variaciones a un
costo razonable, ni asegurar que no habrá ningún problema con los
suministros. Por ello la empresa mantiene una serie de inventarios en los
diferentes almacenes para evitar alteraciones en el ritmo de producción o no
poder satisfacer las necesidades de los clientes.
• En algunas ocasiones la empresa realiza compras de gran volumen para
obtener descuento en el precio lo cual obliga a llenar los almacenes.
• Existen determinados productos que por sus características necesitan un
tiempo de maduración previo a su consumo.
La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes
depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de
la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos
fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura
y de la programación de la producción. No obstante, como lo señala García
(2004), para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son
comunes a todo tipo de almacenes:
1. Recepción de materiales en el almacén.
2. Registro de entradas y salidas del almacén.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacén.
5. Despacho de materiales.
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios
y de contabilidad.
34
II.2.2- Principios básicos del almacén.
Los siguientes principios según García Cantu (2004), son básicos para todo
tipo de almacén:
1. “La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.
2. El personal de cada almacén debe ser asignados a funciones especializadas,
hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, despacho
y de ayuda en el control de inventarios.
3. Debe existir una sola puerta, o bien una entrada y otra de salida, y ambas
bajo control.
4. Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.
5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los
movimientos diarios de entrada y salida del almacén y a programación y
control de producción de las existencias.
6. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre
común y conocido de compras, control de inventarios y producción.
7. La información debe estar codificada cuando sea posible.
8. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e
identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una
nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando
haya de buscarse.
9. Los inventarios físicos deben hacerse por personal ajeno al almacén
10. Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la
documentación autorizada según un sistema establecido.
11. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esta
asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia.
35
12. Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se
necesiten.
13. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible
14. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
15. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones
de operación.” (p.18-19)
II.2.3- Los Inventarios.
En investigaciones tomadas de Díaz (1999), señala que: “los inventarios o
stocks son la cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia
en un momento dado” (p. 3).
Los inventarios pueden ser de los siguientes tipos: materia prima o insumos,
materia semielaborada o productos en proceso, productos terminados y
materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos.
De acuerdo a su naturaleza, las empresas harán más énfasis en algunos de
estos inventarios. Por ejemplo, una distribuidora sólo tendrá inventarios de
productos terminados; mientras que un fabricante de cerveza que posea
unos veinte artículos de materia prima tendrá más de diez mil tipos diferentes
de piezas y repuestos.
La gestión de los inventarios implica dos costos básicos:
1. Costos de penalización por inexistencia de los materiales. Estos costos son
proporcionales a la producción o a las ventas perdidas por inexistencia del
material. Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material
36
produce problemas de seguridad o pérdida de imagen, como es el caso de
compañías de servicio en las que se produce una degradación de
disponibilidad o seguridad como consecuencia de la falta del material. Así por
ejemplo, una hora de parada por carencia de un repuesto en una planta de
laminación siderúrgica de tamaño mediano puede representar más de diez
mil dólares en ventas perdidas, sin considerar la pérdida de confianza de los
clientes que no reciben el pedido a tiempo.
2. Costos de almacenamiento y de gestión de inventarios, que representan
costos tanto en capital inmovilizado como en costos de gestión física y
administrativa de estos inventarios.
Cabe destacar que los inventarios de proceso o de distribución, también
llamados inventarios de tubería o de pipe-line, son las materias primas, en
proceso o terminadas, que están siendo convertidas o transportadas en el
proceso productivo. Algunos ejemplos son: barras de acero en laminación,
cerveza en maduración y productos terminados transportados en camiones
rumbo a sus usuarios finales. Son producto, fundamentalmente, del diseño
del sistema productivo y de la red de comercialización o logística.
De acuerdo con Hodson (1996), el inventario de materia prima representa
toda aquella materia prima sin procesar, las cuales necesitan una mayor
elaboración o transformación para convertirlos en parte de un producto final.
Algunos ejemplos son los materiales procesados para uso general como:
acero, madera o sustancias químicas y similares.
37
II.2.4 La Demanda.
De acuerdo con Díaz (1999), “el concepto de demanda es similar al de
consumo, pero a diferencia de éste, se refiere a la cantidad de unidades
solicitadas y no a las despachadas” (p. 15).
Si existe suficiente inventario, el consumo es igual a la demanda, ya que
cada unidad solicitada es despachada. Si se presenta una ruptura de
inventario y durante ese período se requieren materiales, la demanda será
superior al consumo. En este caso, puede ocurrir que el cliente decida retirar
la demanda (caso común en el comercio) o que el cliente solicite que la
demanda no satisfecha le sea atendida al ocurrir la próxima recepción.
Normalmente, se prefiere calcular los inventarios de seguridad usando la
demanda en lugar del consumo, bajo el principio de que la demanda
representa las necesidades reales de los usuarios.
II.2.5- Sistema Justo a Tiempo. De acuerdo con Hodson (1996), lo describe como: “un proceso para lograr
mejoras continuas por medio de la eliminación sistemática del desperdicio y
de la variabilidad. Abarca no solo técnicas de control de producción, sino
también, los programas de control de calidad total, la capacitación de los
empleados y las iniciativas involucradas” (p.36).
38
El sistema de producción Justo a Tiempo tiene como fin primordial aumentar
el beneficio por medio de la reducción de costos, así como otros objetivos
orientados en:
• Control cuantitativo, al permitir la adaptación, en cantidad y variedad, a las
fluctuaciones diarias y mensuales de la demanda.
• Calidad asegurada, al tenerse la certeza de que cada proceso únicamente
proporciona al proceso siguiente unidades en buen estado.
• Respeto a la dimensión humana en cuanto el sistema utiliza recursos
humanos para alcanzar sus objetivos de costos.
De acuerdo con Domingos Machuca y otros (1994) expresan que: “para
hacer eficiente el sistema de producción se puede aplicar la teoría de los
cinco ceros como son:
• Cero defectos: los defectos causan excesos de costos e irregularidades que
acaban traduciéndose en stocks.
• Cero averías: las averías proporcionan retrasos y paradas en la producción.
• Cero stocks: en toda cadena logística.
• Cero plazos: para dar un servicio adecuado al cliente y evitar que se
acumulen stocks en algún tramo del conducto logístico.
• Cero papeles se refiere a la importancia en la rapidez y calidad de la
información para poder reaccionar en cualquier momento.”(p.32).
39
II.2.6- Simulación de procesos con el software ARENA V5.0: El software Arena contiene distintos tipos de módulos para el modelado de
sistemas; dichos módulos relacionan entre sí la información que proporciona
la persona que crea el modelo.
Arena es un software que permite la simulación de procesos de manufactura,
los cuales generalmente poseen una entrada y una salida. Para esto, el
software Arena contiene módulos que se interconectan entre sí formando
rutas por las cuales fluye la información. Para comprender el software es
importante aclarar algunos conceptos; por esta razón, a continuación se
explican algunos de los elementos más utilizados en el modelo.
II.2.6.1- Módulos generales:
Entidades (Entitys):
Las entidades pueden ser cosas, personas, productos u objetos que entran,
son procesados y salen del sistema. En este módulo de datos se definen los
varios tipos de entidades y sus dibujos iniciales de una simulación. Se
pueden asignar distintos costos como los costos iniciales de la información,
el costo de espera de una entidad, etc.
Las aplicaciones típicas son:
Artículos que son producidos o ensamblados (las piezas, productos).
Documentos (formatos, correos electrónicos, faxes, informes).
Gente que se mueve en un modelo (los clientes, los trabajadores).
40
Asignar (Assign)
Este módulo se utiliza para asignar nuevos valores a las variables,
cualidades a las entidades, tipos de entidades, imágenes a las entidades, u
otras variables al sistema. Las asignaciones múltiples se pueden hacer con
un solo módulo Assign.
Es importante mencionar que estos módulos pueden generar atributos,
variables, dibujos, etc.
• Atributos (Attributes): Los atributos son características que se asocian a las
entidades y continúan con ellas a través del sistema. Los atributos se
conocen también como variables locales.
• Variables (Variables): Una variable es una pieza de información que define
el estado del sistema. No son estáticas por lo cual pueden producir
alteraciones en el transcurso de la simulación. Las variables se conocen
también como variables globales.
Las aplicaciones típicas de este modulo son:
Agregar un dibujo específico, valor o nombre a una entidad.
Agregar un sistema de secuencias a una entidad.
Generar una variable que modifique el sistema en un momento
determinado.
41
Recursos (Resources).
Este módulo de datos define los recursos en el sistema de la simulación,
incluyendo costo de la información y la disponibilidad del recurso. Los
recursos pueden tener una capacidad fija, que no varíe sobre el
funcionamiento de simulación, o pueden funcionar basados en un horario.
Las fallas y los estados del recurso también se pueden especificar en este
módulo.
Las aplicaciones típicas son:
Equipos (maquinaria, línea, caja registrador).
Gente (administrativa, vendedores, operadores).
Horarios (Schedule).
Este módulo de datos se puede utilizar conjuntamente con el módulo de
Resource para definir un horario de funcionamiento de un recurso o con el
módulo de Create para definir un horario de llegadas. Además, un horario
puede ser utilizado y referido el factor retraso basado en el tiempo de la
simulación.
Las aplicaciones típicas son:
Horario típico del trabajo, incluyendo descenso.
Para los patrones de la interrupción del personal.
Para el volumen de clientes que llegan a la tienda.
42
Sistemas (Set).
Este módulo de datos define varios tipos de sistemas, incluyendo recurso,
tipo de entidades, tipos de secuencias, etc. Los sistemas del recurso se
pueden utilizar en los módulos Process.
Las aplicaciones típicas son:
Máquinas que pueden realizar las mismas operaciones en la fabricación.
Supervisores, vendedores de comprobación en tienda.
Vendedores de un envío, recepcionistas de la oficina.
II.2.6.2- MÓDULOS DE PROCESOS:
Crear (Create)
Este módulo se conoce como el punto de partida para las entidades en un
modelo de la simulación. Las entidades se crean usando un horario, o se
basan en un tiempo entre llegadas. Las entidades, entonces, salen del
módulo para comenzar a ser procesadas a través del sistema. El tipo de
entidad se especifica en este módulo.
Las aplicaciones típicas son:
En el comienzo de una producción de partes en una línea.
Llegada de documentos (orden, cheque) en un proceso de negocios.
Llegada de clientes a un proceso de servicios (tienda al por menor,
restaurante, información de escritorio).
43
• Proceso (Process)
Este módulo se conoce como el método de proceso principal en la
simulación. Las opciones para agarrar y lanzar restricciones al recurso están
disponibles. Además, existe la opción para utilizar un sub-modelo. En el
módulo del proceso se asigna el tiempo de proceso a la entidad y se puede
considerar para ser de valor añadido, no-valor añadido, transferencia,
espera, u otra.
Las aplicaciones típicas son:
Máquina que trabaja una parte.
Servir a un cliente.
Decisión (Decide)
Este módulo permite procedimientos de toma de decisión en el sistema.
Incluye opciones para tomar las decisiones basadas en una o más
condiciones (si es blanco o negro por ejemplo) o basada en una o más
probabilidades (el 75% verdad; el 25% falso).
Las condiciones se pueden basar en los valores de la cualidad (atributos,
prioridad), los valores variables (número asignado), el tipo de la entidad, o
una expresión (cola del proceso).
44
Existen dos salidas del módulo Decide, un punto de la salida para las
entidades de la condición verdadera y otra para las entidades de la condición
falsa, esto sucede cuando es bidireccional.
Cuando se especifica la probabilidad o la condición de N-maneras, los puntos
múltiples de la salida se demuestran para cada condición o probabilidad y
una sola salida que especifica lo falso.
Las aplicaciones típicas son:
Envían una pieza dañada para reparación.
Aceptada Vs. rechazados en cheques recibidos.
Enviar a clientes de prioridad a un proceso dedicado a ellos.
Agrupa (Batch)
Este módulo se conoce como el mecanismo que agrupa dentro del modelo
de la simulación. Los Batch pueden estar agrupados permanentemente o
temporalmente.
Los Batch temporales se deben separar más adelante usando el módulo
Separate. Los Batch pueden hacerse con cualquier número especificado de
entidades que entran o se pueden unir basándose en una cualidad. Las
entidades que llegan el módulo Batch se colocan en una cola hasta que el
número requerido de entidades se ha acumulado. Una vez que esté
acumulada, se crea una entidad representativa nueva.
45
Las aplicaciones típicas son:
Recoger un número de piezas antes de comenzar a procesar.
Volver a juntar copias previamente separadas.
Separador (Separate)
Este módulo puede ser utilizado para copiar una entidad entrante en
entidades múltiples, o dividir una entidad previamente juntada por un batch.
Cuando se divide el Batch existente, la entidad representativa temporal que
fue formada se separa y se recuperan las entidades originales que formaron
el grupo. Las entidades salen de forma secuencial del módulo, en el mismo
orden en el cual fueron agregados originalmente al Batch.
Al duplicar entidades, el número especificado de copias se hace y se envía
fuera del módulo, la entidad original también sale del módulo.
Las aplicaciones típicas son:
Enviar entidades individuales para representar las cajas quitadas de
un Container.
Separar un sistema previamente hecho por lotes de documentos.
46
• Grabar (Record)
Este módulo se utiliza para recoger estadísticas en el modelo de la
simulación. El tiempo entre las salidas a través del módulo, la estadística de
la entidad (tiempo, costo, etc.), las observaciones generales, y la estadística
del intervalo (de un cierto grupo fecha/hora al tiempo actual de la simulación)
son estadísticas que se pueden capturar con este módulo. También está
disponible un tipo de conteo estadístico.
Las aplicaciones típicas son:
Recoger el número de los trabajos terminados cada hora.
Cuántas órdenes han sido realizadas más tarde de lo debido.
Cola (Queue).
Este módulo de datos se puede utilizar para cambiar la regla de ranking para
una cola especificada. La regla de ranking por defecto para todas las colas
es: primero en entrar, primero en salir (FIFO), salvo especificación de lo
contrario en este módulo. Hay un campo adicional que permite que la cola
sea definida como compartida.
Las aplicaciones típicas son:
Trabajo en espera de un recurso en un módulo de proceso.
47
Salida (Dispose)
Este módulo se conoce como el punto final para las entidades en el modelo
de la simulación. Las estadísticas de la entidad pueden ser registradas antes
de que se disponga la entidad.
Las aplicaciones típicas son:
Partes dejan el modelo.
Término de los clientes del proceso.
II.3- MARCO METODOLÓGICO.
II.3.1- Tipo de Investigación. La presente investigación estuvo enmarcada dentro de la modalidad de
denominada proyecto factible. En el Manual de Trabajos de Grado de
Especialización y Maestría y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica
Experimental Libertador UPEL (2006), define al proyecto factible como “la
elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable a un problema
de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo
social” (p. 16).
La propuesta se corresponde con una investigación de campo de carácter
descriptivo, según Arias (1997), define la investigación de campo “es el
análisis sistemático de problemas con el propósito de describirlos, explicar
sus causas y efectos, entender su naturaleza y factores constituyentes o
predecir su ocurrencia” (p. 5).
48
Por su naturaleza descriptiva, tuvo como propósito dar a conocer una
información, un hecho, fenómeno o grupo con el fin de establecer estructuras
o comportamientos, en este sentido Tamayo (1997), afirma que: “la
investigación descriptiva trabaja sobre realidades de hechos y su
característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta”
(p.54)
En tal sentido, el diseño de un sistema de gestión que permita la eficiencia y
control en la administración del inventario en la empresa Palma Products
Internacional C.A, responde a una necesidad detectada y descrita tal cual fue
percibida en el lugar de los acontecimientos.
II.3.2- Fuentes y Técnicas de Recolección de Información.
Las fuentes utilizadas para la recolección de la información fueron primarias y
secundarias. Dentro de las fuentes primarias a utilizar se tiene la observación
directa al personal que labora en la empresa y a los procesos que se realizan
en la misma, se aplicaron entrevistas no estructuradas para la recopilación
de la información, así como discusiones grupales determinadas por
reuniones de carácter formal e informal para obtener información de la
situación actual y diferentes puntos de vista sobre la problemática existente.
Las fuentes de información secundarias están conformadas por información
procesada de libros y de investigaciones de tesis, manuales, revistas
especializadas, proyectos y paginas de Internet mediante el cual se extraerá
toda la información pertinente al tema a investigación.
49
II.3.3- Técnicas de Procesamiento y Análisis de la Información. El procesamiento y análisis de la información se realizó en base a la
recolección de los datos obtenidos en la empresa Palma Products
Internacional C.A. en relación a la gestión de almacenes y el control de
inventario de materia prima; de esta manera, se implementaron técnicas para
presentar toda la información pertinente con el fin de observar más clara la
situación planteada y responder satisfactoriamente las preguntas formuladas
en el trabajo de investigación.
Tomando como base la información encontrada a través del marco teórico,
se trataron estadísticamente los datos para las respectivas propuestas, cuyos
resultados se obtuvieron principalmente de forma manual y por el uso de
computadoras.
II.3.4- Fases de la Investigación. Fase I: Revisión del Material Bibliográfico.
En esta fase se seleccionó todo el material necesario para el desarrollo de la
investigación como libros, trabajos ya realizados, revistas, información de
Internet, que tienen que ver con aspectos relacionados con la gestión y
gerencias de inventarios, entre otros, procediendo al análisis de todo el
fundamento teórico.
Fase II: Diagnóstico de la Situación Actual. Para el desarrollo de esta fase se realizaron contactos directos con la
empresa a través de las visitas, la observación directa a los procesos,
50
preguntas a todas las personas involucradas con entrevistas, cuestionarios y
asesorías necesarias. Cabe destacar que en esta fase también involucró la
realización de la simulación para obtener las políticas de inventario.
Fase III: Análisis. A través de los datos obtenidos de la situación actual se procedió al análisis
específico de los productos que tienen mayor demanda, distribución y
localización, flujo del material desde su llegada hasta su despacho, gestión
del almacén, detectando las fortalezas y debilidades para así generar las
alternativas de solución.
Fase IV: Diseño y Evaluación. En esta fase se seleccionó la mejor alternativa en base al estudio realizado y
se evaluó con respecto a su verificación económica en base a un estudio de
costos que para poder sustentar su factibilidad y posterior implemento por
parte de la empresa.
51
CAPÍTULO III DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LA
SITUACIÓN ACTUAL.
52
CAPÍTULO III.
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL. Palma Products International C.A. es una empresa que fabrica contra
pedido, como se mencionó anteriormente. Diariamente en horas de la tarde
el Departamento de Ventas de Caracas envía a la empresa vía fax, una lista
de los productos vendidos. La lista contiene los destinos de los productos,
los cuales están ordenados según la prioridad del cliente. En base a esta
prioridad, se planifica la producción diaria mediante una reunión realizada
en las primeras horas de la mañana.
La empresa mantiene cierta reserva de los artículos que mas se solicitan,
(aproximadamente 7) como producto en proceso, listos para envasarlos y
despacharlos, en el momento de su demanda.
El almacén de productos terminados igualmente maneja cierto stock,
alrededor de 2 de cada uno de los 16 productos finales diferentes en
presentaciones de: tambores de 208 Lts., envases de (½ , 1 y 4) Lts.,
Aerosoles de (440 y 500) cc. entre otros que son los que mas se demandan,
lo que seria un total de 32 artículos disponibles para su venta.
A continuación se describe el Almacén de materia prima, y para conocer de
manera explicita y detallada el proceso del mismo, se dividió en seis etapas
las cuales se explicaran posteriormente por separado.
53
III.1- ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS Este almacén (Ver Figura III.1) maneja una amplia cantidad de materias primas
tanto Nacionales como Importadas, las cuales suman alrededor de
cientocuarenta (140) materiales.
Figura III. 1 Almacén de Materia Prima.
En lo que respecta a las materias primas hay que hacer hincapié que la
empresa aprobó solo el estudio de los productos terminados que más se
demandan o venden los cuales representan 14 productos finales y para la
elaboración de los mismos, se requieren 32 materias primas.
La investigación se basará solo en esas 32 materias primas ya que las
mismas representan el 23 % como se muestra en el Grafico III.2.
54
Grafico III.2. Porcentaje de Materias Primas a Estudia.
77%
23%
Materias Primas a Estudiar
Materias Primas Restantes
Fuente: Los Autores (2006)
El siguiente Cuadro III.3 muestra los productos más vendidos semanalmente
con su respectiva presentación, igualmente la demanda en litros y su precio
unitario.
Posteriormente se muestran en el Grafico III.4 los ingresos devengados por
la empresa semanalmente por los productos mas vendidos.
55
Cuadro III.3 Ingresos de los productos vendidos.
PRODUCTO
PRESENTACIÓN
(Lts)
PRECIO UNIT.
( Bs/Lts)
DEMANDA (Lts/Sem).
TOTAL
(Bs/Sem).
Chempride Paila de 18,9 10813,650 413 4.466.037,77
Formula 158 Tambor 208 1671,259 676 1.129.771,5
Fiesta
Aroma Floral
Tambor 208
1692,307
3078
5.208.923,07
Chemtem L Tambor 208 4653,846 400 1.861.538,46
Chem Super
Wash
Tambor 208
4062,5
736
2.990.000
Red
Degreaser
Tambor 208 2929,807 3722 10.904.744,23
Formula 300 Tambor 208 11.057.692 1287 14.231.250
Super Solve Tambor 208 8653,846 1989 17.212.500
Junter Tambor 208 4086,538 652 2.664.423.07
Biorange
Safe 20
Tambor 208
12019,230
360
4.326.923,07
Chem Corex Tambor 208 8173,076 360 2.942.307,69
Chem Plus L Tambor 208 3653,846 250 913.461,53
Formula 125 Paila de 18,9 23809,523 392 9.333.333,33
Aroma Floral
lavanda
Paila de 18,9 16507,936 360 5.942.857,14
Fuente: La empresa (2006).
56
Gráficamente se puede apreciar que el porcentaje de los 14 productos más
vendidos semanalmente y en los cuales se basará el estudio, generan una
ganancia del 70% aproximadamente de todos los productos que produce la
empresa como se muestra en el grafico III.4:
Grafico III.4 Ingresos de los productos vendidos.
Fuente: Los Autores (2006)
Cabe destacar que por motivos de seguridad de la empresa cada uno de los
materiales están codificados como se muestra a continuación: (Ver Cuadro III.5)
70%
30%
Ingresos de los Productos mas VendidosIngresos de los productos restantes
57
Cuadro III.5. Cantidad de Materiales Codificados
1. 001X 2. 002X 3. 003X 4. 004X 5. 005X 6. 006X 7. 007X 8. 008X
9. 009X 10. 0010X
11. 0011X
12. 0012X
13. 0013X
14. 0014X
15. 0015X
16. 0016X
17. 0017X 18. 0018X 19. 0019X 20. 0020X 21. 0021X 22. 0022X 23. 0023X 24. 0024X
25. 0025X 26. 0026X 27. 0027X 28. 0028X 29. 0029X 30. 0030X 31. 0031X 32. 0032X
Fuente: Los autores (2006).
Estas materias primas vienen en estado líquido y sólido (polvos), en
presentaciones de:
- Sólido : Las materias primas son recibidas en :
1-.Sacos de 25 Kg.
58
2-. Tambores de 208 Kg.
3-. En envases de 22.7 Kg.
- Líquido: Las materias primas son
recibidas en pailas (cuñetes) de
20 Kg.
59
Las mismas están ubicadas dentro del almacén según su incompatibilidad,
(Ver Figura III.2) y están divididas de la siguiente manera:
No Inflamable.
Inflamable.
Ácidos.
Solventes.
Solventes Colorados.
Solución Amoniacal. Amonio.
Colorante.
Concentrado de Aerosol y Crema.
Sales Inorgánicas.
Formol.
Otros polvos.
1
No Inflamable
Inflamable
Ácido
Solventes Clorados
Solución Amoniacal.
Amonio
Colorante
Concentrados de Aerosol y Crema
Sales Inorgánicas
Sales Orgánica
Otros Polvos
Área del Almacenista
Formol
14-A
SECCIÓN 13
SECCIÓN 17
SECCIÓN 22
SECCIÓN 21
S.20 SALIDA
DE
ENTRADA
S. 23A
SECCIÓN 18
SECCIÓN 19
S.20A
SECCIÓN 4
SECCIÓN 5
SECCIÓN 3 SECCIÓN 2 SECCIÓN 1
SECCIÓN 6
SECCIÓN 7
SECCIÓN 5
SECCIÓN 9 SECCIÓN 8 SECCIÓN 10
SECCIÓN 11
S.16B S.16A
SECCIÓN 15
15- A
SECCIÓN 14
12-A
SECCIÓN 12
PASILLO B
PASILLO A
PAS I LLO
C
LEYENDA Figura III.2 Plano General y Ubicación de las materias primas en el almacén según su incompatibilidad.
Fuente: Palma Products International (2002) MEDIDAS
- Ancho19,91 mts - Largo 17,58 mts. - Sin Escala.
53
La misma cuenta con un área de 350 m2 distribuidos de la siguiente manera:
6,8644 m2 ( 1,961%) para el área de trabajo del almacenista .
130,418 m2 ( 37,262%) para la distribución de los pasillos.
187,72 m2 (60,776%) para la colocación de los materiales en los
racks (Ver Figura III.2).
El control de los materiales es llevado manualmente y a través del sistema
Saint por el almacenista y el área de Producción respectivamente.
III.1.1 CONTROL DE LAS MATERIAS PRIMAS. Cada uno de los materiales que existen en el almacén se manejan por lote,
es decir, al momento de la entrada de cualquier materia prima se crea un
numero de lote, dicho numero se forma de acuerdo a la fecha de llegada de
cada material, el mes y año, y paralelamente se le coloca un formato de
control, en el cual estará el numero de lote creado y el mismo esta ubicado
en la parte superior de las diferentes presentaciones (tambor, paila, sacos,
envases), dentro de un protector plástico transparente. Se coloca un formato
por cada lote creado de materia prima. (Ver Anexo III.3)
III.1.2 DESPACHO DE MATERIAS PRIMAS.
El departamento de Producción emite una solicitud de material (es)
(Vale de consumo) al almacén de materia prima. Dicho vale de consumo
contiene el producto a elaborar en forma codificada y las cantidades
necesarias de materiales.
54
Una vez recibida la solicitud de materias primas, se procede al envío de
dichos materiales al área de Producción de acuerdo a su prioridad y al ser
devueltos los mismos el almacenista procede a pesarlos y a llenar el Formato
de Control, indicando peso final y discrepancias; y luego se colocan en su
respectivo lugar.
III.1.3 MANO DE OBRA. Existe una persona (almacenista) que labora en el almacén en un área de
trabajo 6.864 m2 entre sus funciones se mencionan:
1. Recibir y almacenar las materias primas.
2. Suministrar las materias primas a Producción, llenando el formato de
Control de Materia Prima, en el cual indica: fecha, peso inicial, peso final
y discrepancias.
3. Almacenar las materias primas en la sección correspondiente, según
instructivo de Seguridad Industrial.
4. Clasificar, recibir y registrar diariamente la materia prima devuelta por
producción.
5. Mantener ordenado el almacén de Materia Prima.
6. Cargar el sistema Saint con todas las entradas de materia prima.
7. Realizar otras actividades consonas con el cargo.
III.1.4 PEDIDO DE LAS MATERIAS PRIMAS. El proceso de pedido de los materiales se describe a continuación:
El almacenista de manera informal va anotando en un cuaderno la(s)
materia(s) prima(s) que en ese día llegan a su mínimo y en horas de la tarde
55
procede a realizar la requisición de compra correspondiente y luego se lo
suministra a su jefe (Jefe de Materiales y Compras).
Este a su vez, de acuerdo a las especificaciones y cantidades de lo que se
desee, solicita las cotizaciones a sus diferentes proveedores. Una vez
recibidas por lo menos dos ofertas se realiza un análisis del precio unitario y
finalmente se emite una orden de compra al proveedor seleccionado. Cabe
destacar que antes de enviar la orden de compra al proveedor escogido,
debe ser aprobada y firmada por el Gerente en aproximadamente 4 horas.
III.1.5 RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS. La empresa realiza el siguiente proceso para la recepción de materiales:
1. Revisión de las Materias Primas:
El almacenista chequea que el número de lote del proveedor coincida con el
pedido del material, y que las cantidades sean las mismas.
2. Creación de una Orden de Recepción de Materia Prima:
En esta etapa el almacenista procede a realizar una orden de recepción de
los materiales en la cual indicará la cantidad de materia prima, fecha de
entrega, hora y proveedor; luego dicha orden la presenta a Control de
Calidad.(Ver anexo III.4).
3. Verificación de las Condiciones de las Materias Primas:
Control de Calidad chequea que las Materias Primas entregadas cumplan
con sus especificaciones o que estén dentro de sus parámetros; en caso de
estarlo se emite la requisición al almacenista con el sello de Aprobado, de lo
contrario tendrá un sello de Rechazado.
56
4. Proceso de Pesado, Colocación de Etiquetas y Ubicación en el
Almacén:
En esta etapa el almacenista procede a pesar las materias primas y llenar el
Formato de Control para indicar el peso inicial. Luego el almacenista procede
basándose en un manual de la empresa (Ver Anexo III.5) el cual indica la
ubicación de las mismas dependiendo de sus características, coloca la
etiqueta y el color correspondiente.
III.1.6 MAQUINARIAS Y EQUIPOS.
Para el funcionamiento del almacén se requieren ciertos equipos y
maquinarias, los cuales mencionamos a continuación:
• MONTACARGAS. Se utiliza para el traslado y almacenamiento
de las materias Primas. Sus
características son:
Marca: TOYOTA.
Modelo: 6FGU15.
Capacidad Máxima: 5000 Kg.
Utiliza gas y gasolina
Unidad de Medida: Kilogramos.
57
• BALANZA ELECTRÓNICA.
Utilizada para el pesado de los materiales en
el momento de su recepción o despacho. Sus
características son las siguientes:
Marca: AND
Modelo: AD-4321.
Capacidad máxima 2000 Kg.
Unidad de medida: Kg.
• COMPUTADORA. Empleado para llevar el control de las
materias primas, a través del Sistema Saint.
Las características son:
Marca: IBM. Modelo: Pentium III.
58
• PALETAS. Las materias primas son colocadas encimas
de ellas para ser trasladadas con el
montacargas. Sus características son:
Miden (1, 20 m *1, 20 m).
De 2 vías.
Elaboradas de Madera
• RACK (ESTANTES). Son utilizados para colocar todas las materias
primas. Las características son:
Miden (3.65 m * 2.87 m * 1 m).
Fabricadas de Hierro.
59
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL.
Para la búsqueda de la causa raíz de los problemas observados en el almacén, que ocasionan el inadecuado
manejo del inventario de materia prima y que a su vez generan perdidas económicas a la empresa, se empleó la Técnica del Árbol del Porqué, también conocida como la Técnica de los Porqués para determinar la causa real de los problemas planteados y luego plasmarlos en un diagrama Causa-Efecto (Espina de Pescado), la cual es una
técnica gráfica ampliamente utilizada para apreciar claramente el problema y los posibles factores que lo ocasionan.
Una vez conocidas las causas, se utilizó el Método de Comparación por Puntos para seleccionar las más influyentes de la problemática planteada y posteriormente representar las mismas en un diagrama de Pareto para
poder estudiar el 80% de las causas que los provocan. El estudio se efectuó analizando individualmente los problemas presentes en el Despacho de Materias Primas, Mano de Obra, Pedido de Materiales y Recepción de
Materias Primas por influir éstos en el inadecuado manejo del inventario.
III.2 Análisis del Despacho de Materias Primas.
Para el análisis del Despacho de Materias Primas se emplearon una serie de preguntas (Técnica de los Porqués) a cada problema hallado en el mismo que incida en el inadecuado manejo del inventario, los cuales se exponen a
continuación: Desactualización del Inventario de Físico de los Materiales (Ver Cuadro III.6).
Desabastecimiento de Materiales. (Ver Cuadro III.7).
Retrasos en Alimentación del Sistema Computarizado al Inicio de cada Mes. (Ver Cuadro III.8).
Cuadro III.6- Desactualización del Inventario de Físico de los Materiales.
Desactualización del Inventario Físico de los Materiales
No se pesan diariamente
No son devueltas por producción después de ser utilizadas
¿Por qué?
¿Por qué??
Son empleadas varias veces por semana.
¿Por qué??
¿Por qué?
Son usados los mismos en la elaboración de diferentes productos
Causa Raíz
60
Fuente: Los Autores (2006).
Cuadro III.7 Desabastecimiento de Materiales.
D b t i i t d M t i l
Falta de los mismos
Los puntos de reorden fueron modificados sin el estudio
No se tomaron en cuenta los movimientos de los materiales en los últimos años
Se excedieron los puntos de reorden de los materiales
¿Por qué??
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué??
Desactualización de los Máximos y Puntos de Reorden de las Materias
61
Fuente: Los Autores (2006).
Cuadro III.8 Retrasos en Alimentación del Sistema Computarizado al Inicio
de cada Mes.
Retrasos en Alimentación del Sistema Computarizado al Inicio de cada Mes.
No se puede alimentar el Sistema hasta que no se cierre el mes
El Sistema trabaja de esa manera y se tarda 15 días aproximadamente Administración en realizarse dicho cierre.
No lo permite el Sistema Saint
¿Por qué?
¿Por qué??
¿Por qué??
¿Por qué?
Administración tarda ese tiempo en trámites tributarios y toda la parte contable y el Sistema no permite alimentarlo
hasta que no se realice el cierre el mes.
Falta de un Nuevo Sistema de Control.
62
Fuente: Los Autores (2006).
III.3 Análisis de la Mano de Obra. Este analisis se basó en los siguientes problemas:
Falta de Motivación. (Ver Cuadro III.9).
Condiciones Inapropiadas de Trabajo.( Ver Cuadro III.10).
Retrasos del Almacenista en el Cumplimientos de Funciones. (Ver Cuadro III.11).
Cuadro III.9 Falta de Motivación.
Falta de Motivación.
No les gusta a los empleados los estímulos e incentivos impartidos por la empresa
¿Por qué?
¿Por qué??
Reevaluación de los incentivos por
No es lo que en realidad desean.
No cuenta la empresa con el presupuesto necesarios actualmente
¿Por qué?
Falta de Motivación.
No les gusta a los empleados los estímulos e incentivos impartidos por la empresa
¿Por qué?
¿Por qué??
63
Fuente: Los Autores (2006).
Cuadro III.10 Condiciones inapropiadas de Trabajo.
No posee la temperatura adecuada el área de trabajo, los equipos tales como la computadora, impresora y
artículos de oficina se encuentran desprotegidos del polvo, no existe iluminación cerca, al igual que están
expuestos a enfermedades.
¿Por qué??
¿Por qué?
No posee la temperatura adecuada el área de trabajo, los equipos tales como la computadora, impresora y
artículos de oficina se encuentran desprotegidos del polvo, no existe iluminación cerca, al igual que están
expuestos a enfermedades.
Condiciones Inapropiadas de Trabajo.
¿Por qué?
Falta de una Oficina para el almacenista
No posee un lugar de trabajo adecuado
No es un área de trabajo cerrada lo que provoca que estén expuestos al polvo, al humo del
montacargas, al ruido y a la inhalación de los olores producidos por la cercanía al área de Producción
¿Por qué??
¿Por qué?
64
Fuente: Los Autores (2006). Cuadro III.11 Retrasos del Almacenista en el Cumplimiento de sus
Funciones.
Fuente: Los Autores (2006).
Falta de Presupuesto
¿Por qué??
Falta de personal.
Retrasos del Almacenista en el Cumplimientos de Funciones.
No tiene suficiente tiempo
La asignación de nuevas obligaciones y solo existe una sola persona para controlar el almacén
¿Por qué??
¿Por qué?
65
III.4 Análisis del Pedido de Materia Prima. Se consideró en este proceso el siguiente problema:
Retrasos con la Llegada del Pedido de los Materiales al Almacén. (Ver Cuadro III.12).
Cuadro III.12 Retrasos con la Llegada del Pedido de los Materiales al Almacén.
Retrasos con la Llegada del Pedido de los Materiales al Almacén.
Problemas con los proveedores.
¿Por qué?
¿Por qué??
La empresa vende a crédito de 30 días y ocurren retrasos a veces en dichos pagos, por lo que la
compañía no puede cancelar a tiempo.
No cancelan sus deudas con los mismos a tiempo.
¿Por qué??
Falta de mayor Liquidez de la Empresa.
66
Fuente: Los Autores (2006).
III.5 Análisis de la Recepción de Materiales. Retrasos en la Revisión de los Materiales. (Ver Cuadro III.13).
Cuadro III.13 Retrasos en la Revisión de los Materiales.
Falta de personal capacitado sobre actividades del almacén.
Nadie está entrenado para suplantarlo.
¿Por qué?
La empresa prefiere esperar la llegada del almacenista.
¿Por qué??
Retrasos en la Revisión de los Materiales.
No existe nadie que pueda realizar dicha revisión una vez que el almacenista falta al trabajo.
¿Por qué??
67
Fuente: Los Autores (2006). Luego de analizar los problemas basados en la Técnica de los Porqués se
citan las causas más importantes que inciden en el inadecuado manejo del
almacén de materias primas las cuales son (Ver Cuadro III.14) :
1. Incumplimiento del Procedimiento de Entrega de Materiales por parte
de Producción.
2. Desactualización de los Máximos y Puntos de reorden de las Materias
Primas.
3. Falta de un Nuevo Sistema de Control.
4. Reevaluación de Incentivos por parte de la Empresa.
5. Falta de una Oficina para el almacenista.
6. Falta de Personal.
7. Falta de mayor Liquidez de la Empresa.
8. Falta de Personal Capacitado.
68
Figura III.14 Diagrama Causa – Efecto de los factores mas importantes en el manejo inadecuado del almacén.
Proceso del Despacho de Materias Primas.
Proceso de Pedido de Materia Prima.
Proceso de la Mano de Obra.
Proceso de Recepción de Materiales.
Incumplimiento del
Procedimiento de
Entrega de materiales por
Producción.
Falta de un Nuevo Sistema de Control
Reevaluación de Incentivos por parte de la Empresa
Falta de una Oficina para
el almacenista.
Falta de Personal
Falta de mayor Liquidez de la Empresa
Falta de Personal Capacitado.
Inadecuado Manejo Del
Inventario
Desactualización de losMáximos y Puntos de
Reorden de las Materias Primas.
Fuente: Los Autores (2006).
69
Se empleó para el presente análisis el método de comparación por puntos
para obtener una selección de las causas más influyentes encontradas
anteriormente en el problema planteado. Para ello, se llevó a cabo lo
siguiente:
1. Asignación de Puntuaciones de acuerdo a su importancia o incidencia en el problema.
Se colocó una puntuación de escala de 0 – 10 a cada factor hallado de
acuerdo a su influencia en el inadecuado manejo del almacén de materias
primas. (Ver Tabla III.15).
Tabla III.15 Puntaciones Ponderadas a cada causa.
FACTORES
PUNTOS
Desactualización de los Máximos y Puntos de Reorden de las materias primas.
9
Nuevo Sistema de Control.
8
Entrenamiento del Personal sobre Actividades del Almacén. 7
Una Oficina para el Almacenista.
6
Incentivos de la Empresa
5
Mayor Liquidez de la Empresa.
4
Falta de Personal.
3
Incumplimiento del Procedimiento de Entrega de materias primas por Producción.
2
Fuente: Los Autores (2006).
70
El orden en la asignación de los puntos a cada factor se efectúo de acuerdo
a su importancia en el inapropiado manejo del almacén de la siguiente
manera:
• Desactualización de los Máximos y Puntos de Reorden de las materias primas. Es importante para cualquiera empresa mantener
un stock adecuado o necesario de manera de cumplir con las
necesidades de demanda sin caer en excesos ni escasez. • Sistema de Control. Un eficaz sistema de control que se encargue
de todos los movimientos de las materias primas es esencial para una
buena administración de los almacenes.
• Entrenamiento del personal en Actividades relacionadas con el Almacén. Es necesario en toda empresa contar con un personal
capacitado con todas las herramientas necesarias en el momento que
se requiera. Flippo (1970), expresa lo siguiente: “El entrenamiento es
el acto de aumentar el conocimiento y la pericia de un empleado para
el desarrollo de determinado cargo o trabajo”. (p.236)
• Un lugar de Trabajo Adecuado. Es importante tener un lugar de
trabajo apropiado para poder cumplir de la mejor manera con las
obligaciones impartidas por la empresa. Howthorne dice que:
“Mejores condiciones de trabajo conducen a unos mejores resultados
en la eficiencia de las horas de trabajo del empleado”
• Incentivos de una Empresa. Un personal que recibe incentivos que
lo motiven lograran que este trabaje más a gusto y de la mejor
manera. Chiavenato (2001), comenta que: “El equilibrio
71
organizacional refleja el éxito de la organización en remunerar a sus
empleados con incentivos adecuados y motivarlos a seguir
contribuyendo para la empresa.” (p. 118)
• Liquidez de una Empresa. Para cualquiera empresa contar con un
buen capital de dinero es imprescindible para un buen funcionamiento
de la misma.
• Mano de Obra. El personal necesario en un lugar de trabajo logrará
un buen desempeño de las actividades.
• Cumplimientos de los Procedimientos. El cumplimiento de todos
los procedimientos es necesario para el desempeño de las
obligaciones.
2. Asignación de Puntuaciones a los factores de acuerdo al juicio de cada área
involucrada con el almacén.
Se realizó una encuesta de escala comprendida entre 0 – 100 puntos a 6 (seis) personas distribuidas en cada área o sector implicados directamente con el almacén de materias primas.
Cada persona asignó un puntaje según su influencia con el problema planteado a juicio propio, luego se realizó la sumatoria de todo el puntaje obtenido. (Ver Tabla III.16).
Tabla III.16 Puntuaciones de cada área a cada factor.
72
FACTORES
PUNTOS
Desactualización de los Máximos y Puntos de Reorden de las materias primas.
ΣX1 : 580
Nuevo Sistema de Control.
ΣX2 : 558
Entrenamiento del Personal sobre Actividades del Almacén. ΣX3 : 512 Una Oficina para el Almacenista.
ΣX5 : 497
Incentivos de la Empresa ΣX6 : 436
Mayor Liquidez de la Empresa.
ΣX7 :411
Falta de Personal.
ΣX8 : 395
Incumplimiento del Procedimiento de Entrega de materias primas por Producción.
ΣX9 : 313
Fuente: Los Autores (2006).
Luego con dicha sumatoria de cada factor ponderado se procedió a
multiplicarla con el puntaje asignado anteriormente a cada factor, para
obtener un total de puntuaciones ponderadas de cada causa raíz; el
resultado se muestra en la Tabla III.17.
73
Tabla III.17 Tabla de Ponderaciones Totales de cada causa.
Fuente: Los Autores (2006).
El resultado de las ponderaciones realizadas a cada factor que incide en el inadecuado manejo del inventario se
muestra en la Tabla III.18.
FACTORES
PONDERACIÓN
PUNTOS
TOTAL
Desactualización de los Máximos y Puntos de Reorden de las materias
primas.
9
ΣX1 : 580 9*ΣX1
Nuevo Sistema de Control.
8
ΣX2 : 558 8*ΣX2
Entrenamiento del Personal sobre Actividades del Almacén.
7
ΣX3 : 512 7*ΣX3
Una Oficina para el Almacenista.
6
ΣX5 : 497 6*ΣX5
Incentivos de la Empresa
5
ΣX6 : 436 5*ΣX6
Mayor Liquidez de la Empresa.
4
ΣX7 :411 4*ΣX7
Falta de Personal.
3
ΣX8 : 395 3*ΣX8
Incumplimiento del Procedimiento de Entrega de materias primas por
Producción.
2
ΣX9 : 395 2*ΣX9
74
Tabla III.18 Tabla de Resultados de las Ponderaciones a cada causa.
Fuente: Los Autores (2006).
Finalmente se plasmó la información obtenida en un diagrama de pareto para conseguir el 80% de las causas más
importantes del problema mencionado. (Ver Gráfico III.19).
Por medio del diagrama de pareto se demuestran que las causas mas
importantes son las siguientes:
1. Desactualización de los Máximos y Puntos de Reorden de las
materias primas.
2. Nuevo Sistema de Control.
3. Entrenamiento del Personal sobre Actividades del Almacén.
4. Una Oficina para el Almacenista.
5. Incentivos de la empresa.
FACTORES
TOTALES
PORCENTAJE
(%)
Desactualización de los Máximos y Puntos de Reorden de las materias primas.
5220
23,851
Nuevo Sistema de Control.
4464
20,397
Entrenamiento del Personal sobre Actividades del Almacén.
3584
16,376
Una Oficina para el Almacenista.
2982
13,625
Incentivos de la Empresa
2180
9,961
Mayor Liquidez de la Empresa.
1644
7,511
Falta de Personal.
1185
5,414
Incumplimiento del Procedimiento de Entrega de materias primas por
Producción.
626
2,860
75
Gráfico III.19. Diagrama de Pareto de los Factores Causantes del
Desabastecimiento de Materiales.
44,248
23,851
10097,13591,721
84,21
74,249
60,624
0
5000
10000
15000
20000
1 2 3 4 5 6 7 8
Causas
Punt
aje
0
20
40
60
80
100
Porc
enta
je d
e la
s ca
usas
Fuente: Los Autores (2006).
Causas: 1. Desactualización de los máximos y puntos de reorden de las
materias primas.
2. Nuevo Sistema de Control.
3. Entrenamiento del personal sobre actividades del almacén.
4. Una oficina para el almacenista.
5. Incentivos de la empresa.
6. Mayor liquidez de la empresa.
7. Falta de personal.
8. Incumplimiento del procedimiento de materiales por producción.
76
CAPÍTULO IV.
PROPUESTAS DE
MEJORAS.
77
CAPÍTULO IV. PROPUESTAS DE MEJORAS.
Este capítulo tratará acerca del planteamiento de mejoras al manejo inadecuado del almacén de materias primas
basadas en las causas importantes o influyentes encontradas en el capitulo anterior, cuando se aplicó la técnica de los Porqués a cada problema hallado en el almacén y así encontrar los factores que inciden al problema
mencionado, con el fin de eliminarlas o reducirlas y conseguir la mejora el mismo.
Se presentarán cinco (5) propuestas a cada una de las causas raíces analizadas, ya que las mismas suman mas del 80% de los factores que inciden en el problema del almacén, enfocadas cada una de ellas a procurar la solución
del problema.
Cada una de estas propuestas se describe a continuación.
IV.1 PROPUESTA N°1. Implementación de políticas de inventarios para actualización de los máximos y puntos de reorden de las materias primas. Para que la empresa pueda enviar el producto final al usuario es necesario
que toda la materia prima se encuentre al momento de formular el producto,
es por ello que se plantea establecer políticas de inventarios acordes con las
necesidades actuales de demanda y del nivel de servicio con que la empresa
está dispuesta a ofrecer para garantizar la producción final encontrando los
materiales para el momento en que son requeridos.
La demanda de productos no es deterministica al igual que el consumo de
materiales, por esta razón no se conoce con exactitud su valor, por tanto, no
es posible adoptar para el establecimiento de políticas de inventarios los
modelos teóricos comúnmente usados, tampoco se adoptan los sistemas
MRP de demanda dependiente por que la empresa trabaja contra pedido, es
78
decir, no realiza una programación de la producción anticipada si no justo
después que ocurre la solicitud.
Es por tal motivo que se utiliza como herramienta la simulación, ya que
permite investigar mediante experimentos situaciones reales existentes, para
así tomar decisiones de acuerdo a la realidad simulada.
Para utilizar esta herramienta se hizo uso del programa arena 5.0 cuyos
pasos para su desarrollo se describe a continuación:
1. Recolección de la información : La empresa suministro toda la data
referente a la llegada de pedidos de cada producto terminado así como la
proporción de materia prima utilizada debidamente codificada por
protección a los datos de la empresa desde agosto 2005 hasta agosto de
2006, cuya información fue necesaria para determinar expresiones
estadísticas que se adapten a los datos de tiempos entre llegada de
pedidos y las cantidades de materia prima requerida por cada producto,
en el anexo IV.1 se muestra toda la información inicial necesaria para
alimentar al programa y así encontrar las expresiones probabilísticas
correspondientes.
2. Elaboración del modelo de simulación: A través del programa de
simulación Arena 5.0 se construyó un esquema que simula el
comportamiento no exacto pero si aproximado de la realidad, a partir de
la entrada de datos iniciales con la cual se modela el proceso de
consumo y reposición para cada materia prima dándole un orden lógico
de acuerdo a suposiciones tomadas de la situación real. En el anexo IV.2
se explican estas consideraciones y en cuanto al esquema y sus
elementos se puede observar el anexo IV.3.
79
3. Operación del modelo: Una vez que se añade al esquema la
información inicial como tiempos de procesos, costos aproximados,
comportamientos probabilísticos, tomados de la realidad a través de la
empresa y ajustándolos a los recursos del programa, se da paso a la
operación del modelo con lo cual se realizan varios experimentos para
verificar que lo reflejado por el modelo sea lo que realmente ocurre.
Se estableció como parámetro la longitud de replicación igual a
doscientos cuarenta (240) días lo que equivale a un (1) año, con cinco (5)
días la cual representa una (1) semana.
4. Análisis de los resultados de simulación: Se analizan a través de los
resultados obtenidos en la corrida del modelo con lo cual se determina la
mejor alternativa, observando el comportamiento de la variable critica
considerada, como se muestra en el anexo IV.4 .
5. Criterio de selección: Una vez obtenidos los resultados para seleccionar
la mejor alternativa se observa como variable critica el costo total mínimo
esperado, con un nivel de servicio apropiado durante cada período, a
medida que se le suministran al modelo los valores de entrada (Q optimo,
punto de reorden, costos etc.) y después de abarcar distintos escenarios
que pudiera presentarse en el sistema real, se obtiene la política óptima a
proponer para cada materia prima ver anexo IV.5.
6. En la tabla IV.6 que se presenta a continuación los resultados obtenidos
que se proponen como política de inventario para las materias primas
utilizadas por la empresa, cabe destacar que la revisión debe hacerse
continuamente para garantizar que la orden se realice en momento
indicado.
80
Tabla IV.6 Políticas de inventario obtenidas.
Producto Costo (Bs/año)
Nivel de servicio (Ns)
Q optima Punto de Reorden
001X 1932740,48 0,665 390,9 70002X 4190748,59 0,729 624 450003X 30840040,6 0,64 7904 4160004X 1801506,75 0,75 308,7 100005X 443236,52 0,915 97,8 20006X 798813,453 0,99 226,9 60007X 17169863 0,923 3120 2080008X 59457,635 0,99 3120 208009X 2006323,71 0,655 208 500010X 42513,8925 0,99 1040 500011X 2875145,91 0,794 434,9 3000012X 655609,213 0,815 104 300013X 1098316,75 0,801 208 600014X 605437,684 0,9 122,9 200015X 2190735,05 0,833 453,8 1500016X 1524899,46 0,874 268 1000017X 1524899,46 0,874 268 1000018X 1645017,69 0,89 208 1000019X 822066,738 0,846 141,9 40
Producto
Costo (Bs/año)
Nivel de servicio (Ns)
Q optima
Punto de Reorden
0020X 560072,982 0,832 141,9 18 0021X 9106524,32 0,727 2496 1800 0022X 1334173,42 0,875 208 100
(Continua en la siguiente)
81
0023X 951092,878 0,85 78,9 30 0024X 1471830,4 0,99 580 30 0025X 2332462,82 0,81 245,8 200 0026X 1253336,18 0,65 208 50 0027X 2229569,08 0,855 372 150 0028X 6821036,45 0,99 1474,9 300 0029X 1141905,3 0,87 164 80 0030X 3983334,87 0,953 520 500 0031X 6287741,66 0,782 800 1040 0032X 2251623,85 0,738 372 200
Fuente: los autores (2006).
Debido a que los datos de demanda suministrados al modelo corresponden
al año pasado, se supone que tendrá el mismo comportamiento para el año
en curso hasta julio del año siguiente.
Al programa se le suministro la expresión de costo total como puede
observarse en el anexo IV.7.
Para determinar la mejor política se evaluó el costo total mínimo con un cierto
nivel de servicio deseado con el fin de disminuir las unidades que pudieran
caer en escasez.
IV.2 PROPUESTA N°2.- Establecer un Nuevo sistema de Control.
El análisis llevado a cabo anteriormente para diagnosticar la causa raíz en el proceso de despacho de materiales evidenció, el retraso en la alimentación del sistema con todas las entradas y descargas de los materiales debido a
que el sistema Saint, no permite actualizarlo diariamente hasta no realizarse el cierre del mes, y para Administración realizar dicho cierre le toma aproximadamente 18 días , provocando una desactualización del inventario de las
materias primas ya que no se conoce con claridad durante ese tiempo la cantidad de materiales existentes en el almacén.
Igualmente el sistema Saint no permite conocer la cantidad actual diaria de materias primas ya que todos los
consumos realizados son restados de la cantidad de materiales del mes anterior al final de cada mes, entre otras cosas, que se harán mención a lo largo de este capítulo.
82
Un sistema según (1996) es: ”cualquier conjunto interdependiente y correlacionado que satisfaga un propósito, es decir, que desempeñe una funcion, mediante la transformación de entradas en salidas, al tiempo que logra o intenta
lograr una o mas metas u objetivos” (p.10.3); el sistema en estudio, representa el Control de las Materias Primas del almacén.
Un sistema esta conformado por subsistemas los cuales según Martínez (2005) “representan un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentra estructuralmente y funcionalmente, dentro de un sistema mayor y que posee sus
propias características” (p.70). Todo sistema debe poseer lo siguiente: (Ver Cuadro IV.8).
Cuadro IV.8 Características de un Sistema.
Fuente: Manual del Ingeniero (1996).
Entradas: Gente, cosas, información para iniciar el proceso.
Proceso: Operaciones unitarias, pasos y flujos para convertir las entradas en salidas.
Salidas: Resultados deseables e indeseables del proceso (logros, propósito).
Los subsistemas que conforman al sistema son los mencionan y se explican a continuación: (Ver Cuadro IV.9).
1. Subsistema N°1. El almacén de materiales.
Entradas :
Entrada de materiales.
Proveedor.
Nombre de la materia prima.
Código.
Lote.
Máximo de la materia prima.
Punto de reorden.
Proceso. Procesamiento de datos de entrada.
Salidas. Cantidad actual disponible por :
Materia Prima.
Proveedor.
Lote.
2. Subsistema N°2. Producción.
ENTRADAS SALIDAS
PROCESO
83
Entradas:
Componentes y cantidades de las materias primas para elaboración de cada producto
terminado.
Cantidad a producir de productos terminados (vale de consumo).
Suministro de los materiales requeridos para dicha elaboración.
Proceso. Descargas de los materiales utilizados.
Salidas. Cantidad actual de las materias primas luego de ajustes por entrada / salida de las mismas.
3. Subsistema N°3. Administración.
Entradas :
Cantidades utilizadas de materiales durante el mes. Costos por materia prima (compra). Impuestos sobre al renta (ISLR).
Proceso. Ajustes de datos.
Salidas. Cantidad disponible de materia prima para el mes siguiente.
Cuadro IV.9 Subsistemas que conforman al Sistema.
Fuente: Los autores (2006).
Las interrelaciones de los subsistemas vienen dadas de la siguiente manera:
1) Entre los subsistemas Almacén de materiales y Producción.
SISTEMA
Subsistemas
84
Falta o escasez de materias primas afecta la elaboración de los productos y por ende la entrega del
mismo al cliente en el tiempo establecido.
Errores producidos al momento de las descargas por Producción afectan la cantidad actual de los
materiales manejada por el almacén.
Errores de pesaje al momento de entregas de las materias primas afectarán el inventario físico de las
mismas.
2) Entre los subsistemas Almacén de materias y Administración.
Errores en la cantidad actual de materias primas afectará cierre del mes.
Obtener información al momento de recibir una orden de Venta de Caracas, si podrá elaborarse o no
dicho producto, es decir, si se cuenta con los materiales necesarios.
3) Entre los subsistemas entre Producción y Administración.
Permitir al momento de recibir una orden de Venta de Caracas conocer si puede elaborarse el producto o
no, es decir, si se cuenta con la disponibilidad de los tanques de producción para producir dicho producto.
Obtener información en línea, es decir, que no requiera de cierres mensuales que permita trabajar
paralelamente Producción y Administración.
IV.3 PROPUESTA N°3. Diseño de entrenamiento del personal sobre actividades del almacén de materias primas.
Analizando el proceso de la mano de obra del almacén se evidenció que uno de los factores causantes del
problema mencionado, es la ausencia de un personal entrenado acerca de las actividades del almacén, es decir, que esté capacitado para cuando sea necesario o cuando la empresa lo requiera. Esta propuesta consiste en el
diseño paso a paso de como debe ser el entrenamiento del personal acerca de las actividades del almacén de materiales.
Según la National Industrial Conference Board el propósito del entrenamiento es ayudar a alcanzar los objetivos de
la empresa, proporcionando oportunidades a los empleados de todos los niveles para obtener el conocimiento, la práctica y la conducta requeridos por la organización. El ciclo del entrenamiento es el siguiente ( Ver figura
IV.10) :
Figura IV.10 Ciclo del Entrenamiento. Entrada Proceso Salida
Retroalimentación
Necesidades De
Entrenamiento
Programación Del
Entrenamiento
Ejecución Del
Entrenamient
Evaluación De los
Resultados
85
Fuente: Idalberto Chiavenato (2001).
1. Inventario de las necesidades de entrenamiento: Se pudo detectar
mediante la observación directa atrasos en la recepción de materias primas
provocando acumulación de los mismos en la entrada del almacén,
igualmente demoras en la alimentación del sistema con dichas entradas
causando desactualización de los materiales debido a la falta de una
persona que pueda encargarse de las actividades del mismo, una vez que
el almacenista no pueda ejecutar las tareas por diferentes motivos tales
como : enfermedad, ausencia , vacaciones, etc. o cuando la empresa lo
requiera.
2. Programación del entrenamiento: Los elementos principales de un
programa de entrenamiento pueden expresarse como : (ver anexo IV.11)
• A quién debe entrenarse. En está etapa la empresa debe seleccionar
la(s) persona(s) que debería(n) conocer sobre las actividades del
almacén, tomando en cuenta para dicha selección las habilidades,
conocimientos, actitudes y comportamientos, y las características de
personalidad para el desempeño del cargo, que en este caso seria
encargarse del almacén de materiales.
• Quién debe entrenar: La empresa debe escoger quien será el entrenador
o instructor capacitado para dictar el entrenamiento, el cual podría ser
personal de la misma empresa o contratar a personas de afuera.
86
• Acerca de qué entrenar: El contenido del entrenamiento debe ser aquel
que proporcione los conocimientos necesarios para el manejo y buen
funcionamiento del almacén.
• Donde entrenar: Selección del lugar donde se efectuará el de
entrenamiento.
• Cómo entrenar: Elección sobre el método de enseñanza para la
transmisión de estos conocimientos, es decir, recursos audiovisuales,
equipos y herramientas, manuales y materiales necesarios.
• Cuándo entrenar: Época del entrenamiento y horario.
• Cuánto entrenar: Duración del adiestramiento.
3. Ejecución del entrenamiento: La ejecución del entrenamiento depende de
los siguientes factores:
• Adecuación del programa de entrenamiento a las necesidades de la
empresa: La decisión de establecer programas de entrenamiento
depende de la necesidad de mejorar el desempeño de los empleados y
debe ser la solución a la necesidad diagnosticada, como seria la ausencia
de personal entrenado en las actividades del almacén.
• Calidad del material de entrenamiento presentado: El material de
enseñanza debe ser planeado y con los recursos necesarios para el
entendimiento de lo que se quiere transmitir.
87
• Cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa: Es necesario la
participación de todo el personal posible así como jefes y supervisores y
además de un costo debe considerarse una inversión que capitalizará
dividendos a mediano y largo plazo.
• Calidad y preparación de los instructores: El éxito del entrenamiento
dependerá del interés y esfuerzo de los instructores y por ello debe ser
muy importante la selección de los mismos.
• Calidad de los aprendices: La calidad de los aprendices influye de
manera sustancial en los resultados del programa y esté depende de la
selección adecuada del personal a entrenar en función de la forma y el
contenido del entrenamiento.
4. Evaluación de los resultados: Es la etapa final del entrenamiento y para
conocer el alcance de los conocimientos adquiridos se aplicará una prueba
de selección.
La evaluación de la eficacia del programa puede hacerse de la siguiente
manera:
• Reducción de los retrasos al momento de la recepción de los
materiales y alimentación del computador con dichas entradas.
• Aumento en la eficiencia
• Disminución del ausentismo.
• Elevación de los conocimientos del personal.
• Reducción del ciclo de la producción.
• Aumento de las habilidades del personal.
88
IV.4 PROPUESTAS N°4. Construcción de una oficina para el almacenista.
El estudio realizado en el proceso de mano de obra generó que una de las
causas raíces en este proceso fue la falta de una oficina para el almacenista,
con el fin de tener un lugar apropiado de trabajo con la finalidad de aumentar
la eficiencia en las horas de trabajo del almacenista, ya que en un lugar
propicio el empleado trabaja mejor.
Esta propuesta se basa en la construcción de una oficina para el almacenista
evitando la presencia de polvo en los equipos, igualmente mejorar sus
condiciones de trabajo como son: iluminación, ruido y condiciones
atmosféricas.
Para ello se realizaron una serie de cotizaciones en el mercado hasta
obtener los mejores precios de los materiales necesarios para la fabricación
de la oficina, igualmente consultando con personas especializadas para
conocer la duración de dicha construcción.
Esta oficina estará ubicada en el lugar de trabajo actual del almacenista, se
seleccionó esta área ya que es la única disponible dentro del almacén la
cual consta de un área de 6,8644 m2.
Los materiales requeridos para la elaboración de la oficina son:(Ver
CuadroIV.12)
89
Cuadro IV.12 Materiales requeridos para la construcción de la oficina.
CANT.
DESCRIPCIÓN PRECIO
UNIT.(Bs)
TOTAL
8 Laminas yeso elpreca 4’ x 8’ x 3’/8’’ 24.122.81 192.982.46
10 Paral 2-1/2’’ x 2.49 grueso 8.333.33 83.333.33
6 Riel 2-1/2’’ x 3.05 grueso 8.771.93 52.631.58
1 Cuñete elpreca fácil * lijado T / B 48.245.61 48.245.61
1 Cinta 75 ml P/ Uniones 10.526.32 10.526.32
500 Tornillos 1 x 6 P/ Lamina 61.40 30.701.75
100 Tornillo 7/16’’ x 6’’ P / Metal 52.63 5.263.16
100 Puntilla ¾’’ x 5/16’’ 87.72 8.771.93
1 Marco de hierro derecho 0.80x2.10x2 43.859.65 43.859.65
1 Puerta virola 0.79x2.08x4cm madera 65.789.65 65.789.47
1 Cerradura gater/cajá 008S/ S econom. 25.263.16 25.263.16
1 Lámpara especulante Elec. 2’’ x 32’’ Sup. 175.438.6 175.438.60
2 Natural principal aluminio 3, 66 8.771.93 17.543.86
5 Natural secundaria aluminio 1,21 3.508.77 17.543.86
2 Natural ángulo aluminio 3,66 mts. 7.017.54 14.035.09
4 Lamina cielo yeso natural 0,61m x 1,2 m 10.087.72 40.350.88
100 Clavos P / Cielo acero liso ¾’’ P/CI 43.86 4.385.96
50 Remache 1 /8 cielo rasos (4 –3) 61.40 3.070.18
1 Alambre P / Cielo calibre 18 rollos 3.070.18 3.070.18
1 Aire acondicionado 400000 400000
90
Fuente: Aluvenca (2006).
La nueva área de trabajo para el almacenista por ser un espacio cerrado permitirá un mejor desenvolvimiento en sus actividades laborales debido a que se disminuye el ruido ocasionado por el montacargas, al igual que el humo
emanado por el mismo, el calor dentro del almacén y los olores inhalados por la cercanía de Producción se eliminarán.
La distribución actual y la propuesta se ilustran en los cuadros IV.13 e IV.14 respectivamente.
IV. 5 PROPUESTA N°5. Diseño de un Programa de Incentivos.
Toda empresa comercial ya sea grande o pequeña debe contar con una política empresarial que contemple un programa de incentivos para los empleados.
Esta propuesta modificara el diseño del programa de incentivos de la empresa procurando la aproximación de los
objetivos de cada empleado con los propósitos de la compañía y en la medida en que se logre esa aproximación, se ha de hablar de eficiencia; ya que si la eficiencia económica es alcanzar el objetivo a un mínimo gasto de recursos, entonces el mínimo gasto de horas – hombre en este caso, se logra cuando los empleados están comprometidos
con los objetivos de la empresa.
Para dicha modificación, se realizó una reunión con los empleados del área
de producción y envasado al igual que con el almacenista para conocer sus
expectativas y lo que opinan de los actuales incentivos de la compañía.
Se compiló toda está información y basados en la misma, se evidenció que
los incentivos que más motivarían a los empleados serian: (Ver Anexo IV.15).
Hay que hacer hincapié en lo que respecta al aumento salarial en el punto del 10% por evaluación, es decir, que se
aplique dicha evaluación de la manera más honesta y acorde con la realidad según el desempeño laboral del empleado evitando así desacuerdos o desmotivación en los mismos.
Con cada una de las propuestas planteadas se espera lograr mejorar bien sea disminuyendo o eliminando cada una
de las causas raíces, y así por ende el mejoramiento del manejo del almacén de materias primas.
IV.6 FACTIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS PLANTEADAS.
La realización de todo proyecto debe contar con un estudio de factibilidad lo
cual representa una de las partes más importantes, ya que se conocerá si
podrá obtenerse los objetivos deseados. La factibilidad se refiere a la
disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos
planteados, es más de tipo cuantitativo.
91
IV.6.1 COSTOS ASOCIADOS A LAS PROPUESTAS PLANTEADAS. IV.6.1.1 Costo de mano de obra. Los costos por mano de obra para la
construcción de la oficina para el almacenista, se muestran a continuación en
la tabla IV.7.
Tabla IV.7 Costo de mano de obra.
Fuente: Aluvenca (2006).
El tiempo de elaboración de dicha oficina es de dos (2) días
aproximadamente lo que seria un total de 250.000 Bs., los mismos están
sujetos a aumentos de acuerdo a la inflación del país.
IV.6.1.2 Costo de adquisición. Para la construcción de la oficina se
requieren una serie de materiales, cada uno de los cuales mencionados
anteriormente en la propuesta N°4 de este capitulo y los cuales representan
un costo total de 1.360.000 Bs.
Igualmente existen costos por adquisición por el material de apoyo (hojas,
guías, formatos) para el entrenamiento del personal sobre actividades de la
empresa y representan 20.000 Bs, para un total de 5 personas.
Estos costos están sujetos a aumentos dependiendo de la situación actual
del país.
IV.6.1.3 Ahorro de las propuestas planteadas.
Concepto Bs. / Día.
Albañil 125.000
92
De acuerdo a información suministrada por la empresa el programa Saint nos
da la información del inventario promedio que se obtuvo desde agosto 2005
hasta agosto 2006 sobre las materias primas analizadas en la búsqueda de
evaluar el impacto económico de la propuesta se hace este análisis
calculando el ahorro que tiene la implantación de la nueva política en función
de los costos de poseer el inventario. Para la implantación de las nuevas
políticas no se necesita ninguna inversión solo se propone iniciarla con el
punto de reorden y cuando se vaya a realizar el pedido se realiza con la
cantidad Q planteada.
Tabla IV.8 Ahorros actuales y Ahorros propuestos.
Prod.
Invent. promedio
Actual (unid)
Invent. promedio Propuesto
(unid)
Costo actual
Bs./año
Costo
propuesto Bs./año
Ahorro Bs./año
001X 594.189 201,924 3263238,45 1108950,45 2154288 002X 856.12 669,072 4602899,22 3597242,19 1005657,03 003X 4225.6 5285,322 21551541,2 26956369,5 -5404828,27 004X 150.56 147,53 855161,227 837951,221 17210,0061 005X 70.9 63,286 326023,157 291011,305 35011,8521 006X 185.64 155,094 865002,575 722671,35 142331,225 007X 256.9 2278,316 15154995,5 13440198 1714797,47 008X 1765 1775,132 8390006,93 8438169,84 -48162,9179 009X 254.96 122,702 3019222,3 1453030,34 1566191,96 0010X 658.9 550,604 3267768,95 2730682,44 537086,518 0011X 439.2 414,268 2152144,12 2029973,68 122170,44 0012X 104 57,586 506655,24 280540,852 226114,388 0013X 260 148,61 1280460,48 731881,661 548578,819
93
0014X 90.56 71,678 517500,846 409600,548 107900,298 0015X 458 305,228 2329610,13 1552537,64 777072,486 0016X 301.5 201,884 1654712,92 1107993,58 546719,345 0017X 169.3 133,406 841195,357 662850,016 178345,34 0018X 180,6 161,516 1896529,51 1696123,25 200406,252 0019X 104 78,52 592862,213 447610,971 145251,242 0020X 65,3 61,2 327764,208 307184,832 20579,376 0021X 155,5 2240,94 7500447,02 11201633,9 -3701186,93 0022X 204,6 181,732 1039266,52 923108,421 116158,097 0023X 80 57,36 602601,6 432065,347 170536,253 0024X 250,6 218,454 1310523,18 1142414,32 168108,851 0025X 98,6 66,642 523606,82 353896,61 169710,211 0026X 150,9 250,644 886426,438 1472349,03 -585922,588 0027X 620,6 930,81 2908725,51 4362666,45 -1453940,93
Prod.
Invent. promedio
Actual (unid)
Invent. promedio Propuesto
(unid)
Costo actual
Bs./año
Costo
propuesto Bs./año
Ahorro Bs./año
0029X 250 140,07 1216337,1 681489,35 534847,75 0030X 789,9 613,15 3949852,19 3069520,75 880331,442 0031X 1456 1126,37 6750869,8 5222511,82 1528357,98 0032X 523 331,446 2460658,93 1559417,9 901241,035
Fuente: Los autores (2006).
El análisis dio como resultado un ahorro de 3.911.659,79 Bs/mes.
IV.6.1.4 Tiempo de Recuperación de la Inversión. (T.R.I.). Según el Manual de Ingenieros (1996) dice que: “La recuperación de la
inversión es el numero de periodos que se requieren para que los beneficios
(Continua en la siguiente)
94
acumulativos igualen los costos acumulativos” (p.9.17), y se calcula de la
siguiente manera:
T.R.I. = Costo total de las propuestas. Ahorros netos.
T.R.I. = ___1.630.000 Bs______ 3.911.659,79 Bs / mes; T.R.I. = 0,416 < 0,5 (15 días).
La recuperación de la inversión será en 15 días aproximadamente, lo que
quiere decir, que una vez transcurridos ese tiempo la empresa comenzara a
obtener una ganancia de 3.911.659,79 Bs / mes. Con cada una de las propuestas planteadas se lograra mejorar la
administración del almacén de materias primas, debido a que las mismas,
están enfocadas a solucionar los principales factores causantes problema
mencionado.
95
CONCLUSIONES.
Por medio de está investigación se realizaron una series de propuestas
enfocadas cada una de ellas a mejorar el manejo del almacén de materias
primas de la empresa llevando a cabo ciertos pasos para lograr el objetivo, el
cual es el buen funcionamiento de todas las actividades del almacén de
materiales.
Inicialmente se procedió a ejecutar un análisis de la situación actual para
conocer los problemas existentes en el área, posteriormente se hallaron las
causas raíces a cada uno de los problemas encontrados las cuales son:
• Incumplimiento del procedimiento de Entrega de materiales por parte de
Producción.
• Desactualización de los Máximos y Puntos de Reorden de las materias
primas.
• Un nuevo Sistema de Control.
96
• Reevaluación de los Incentivos de la empresa.
• Ausencia de una oficina para el Almacenista.
• Falta de Personal.
• Falta de mayor Liquidez de la empresa.
• Falta de Personal Capacitado.
Luego se realizó una selección de cada uno de los factores hallados de
acuerdo a su importancia o incidencia en el problema mencionado los cuales
son los siguientes:
1. Desactualización de los máximos y puntos de reorden de las
materias primas.
2. Un nuevo sistema de control.
3. Ausencia de personal capacitado sobre actividades del almacén.
4. Falta de una oficina para el almacenista.
5. Reevaluación de los incentivos de la empresa.
Se plantearon unas series de propuestas a cada uno de los factores
mencionados anteriormente basadas en el mejoramiento del almacén, y
estas fueron:
97
1. Actualización de los máximos y mínimos de las 32 materias primas
en estudio y así obtener la cantidad necesaria de los mismo, sin
recurrir a excesos, ni escasez.
2. Diseño de un nuevo Sistema de Control, que permita a la empresa
conocer con exactitud la cantidad actualizada de materiales
existentes dentro del almacén y estar al tanto al momento de
elaborar un producto, si se puede producir o no.
3. Diseño de un Programa de Entrenamiento para el personal sobre
actividades del almacén permitiendo así cuando sea necesario,
contar con un personal multifuncional, evitando retrasos en las
actividades.
4. Construcción de una oficina para el almacenista, logrando el
mejoramiento de sus actividades labores ya que tendrá un lugar de
trabajo apropiado.
5. Reevaluación del Programa de Incentivos para los empleados, para
lograr la motivación de los mismos y lograr mejorar la eficiencia de
cada trabajador.
De cada una de las propuestas planteadas de obtuvieron unos costos de
1.630.000 Bs, generando una ganancia de 3.911.659,79 Bs/ mes.
Se espera que con la implementación de cada una de las propuestas se
logre nuestro objetivo como fue la mejora al manejo inadecuado del almacén
de materias primas.
98
RECOMENDACIONES. Se presentan a continuación algunas sugerencias las cuales complementarán junto con las propuestas planteadas
un adecuado manejo del almacén, y estas serian:
• Implantar el sistema Profit Plus ya que el mismo se ajusta a las
necesidades de la empresa.
• Para la implementación de dicho sistema se requiere :
Computador Pentium IV 1.2 MHZ o superior.
512 MB de memória RAM o superior.
Monitor SVGA color.
Espacio libre en disco duro : 1 GB.
Microsoft Windows 98, NT Workstation 4.0 o Windows 2000
Profesional o Windows XP Profesional Instalado.
Microsoft SQL Sever 2000 con service Pack 3, con manejador de
base de datos en el servidor.
99
• Impartir cursos de capacitación al personal que va a utilizar el sistema
Profit Plus para un mejor manejo del mismo.
• Establecer las políticas de inventario planteadas en las propuestas a
todas las materias primas que maneja el almacén, para establecer
nuevos máximos y puntos de reorden de los mismos.
• Realizar un estudio a las materias primas restantes para conocer si existe
obsolescencia de las mismas.
• Pagar un salario acorde con el trabajo que desempeña el empleado
dentro de la empresa, es decir, que si el trabajador realiza el trabajo de 3
personas, se le pague en base a dichos trabajos.
• Colocar balanzas iguales en las áreas de Producción y en el almacén de
materias primas, para evitar discrepancias o diferencias al momento del
pesaje de los materiales.
• Chequear que sean pesadas todas las materias primas al momento de su
llegada, para verificar que lleguen con el peso y cantidad específico.
• Llevar un control de las diferencias halladas entre Producción y el
almacén al momento del pesaje de las materias primas, es decir, conocer
con certeza que causó dichas discrepancias para poder así, ser
justificadas.
• Implementar esta investigación sobre las mejoras del almacén lo antes
posible, para evitar posibles cambios en los costos y rentabilidad de las
mismos.
100
BIBLIOGRAFIA.
• Abi Karam y Wan (2004). Propuesta de un Sistema de Políticas de
Inventario (Caso: ALBECA, Almacén de Repuestos). Valencia:
Facultad de Ingeniería de la Universidad de Carabobo.
• Araujo y Urbina (2004). Mejoras al Sistema Logístico de Material
Importado en el Almacén de una Empresa Automotriz. Valencia:
Facultad de Ingeniería de la Universidad de Carabobo.
• Arias, F. (1997). El Proyecto de Investigación. Guía para su
Elaboración. Caracas, Venezuela: Episteme.
• Díaz, A. (1999). Gerencia de Inventarios. Caracas: Ediciones IESA.
• Domínguez, M y otros (1994). Dirección de operaciones: aspectos
101
tácticos y operativos en la producción de servicios. Madrid: Ediciones
McGraw-Hill.
• Esqueda, P. y otros (1996). Competitividad de los proveedores de
PDVSA. Papel de trabajo IESA.
• García, A. (2004). Almacenes. Planeación, Organización y Control.
México: Editorial Trillas.
• Hodson, W. (1996). Manual del Ingeniero Industrial. Tomo II. Cuarta
edición. México: McGraw-Hill.
• Parra y Gómez (2003). Propuesta de un Modelo de Gestión con
Enfoque Logístico para el Sistema de Servicios Técnicos. Cuba:
Universidad de Matanzas.
• Ramírez, T. (2004). Cómo Realizar un Proyecto de Investigación.
Caracas, Venezuela: Editorial Panapo, C.A.
• Tamayo y Tamayo, M (1997). El Proceso de la Investigación Científica.
Tercera Edición. México, DF: Editorial Limusa.
• Terán (2001). Evaluación del Proceso Logístico, de Planificación y de
Control de Inventarios. Universidad Simón Bolívar.
102
• Universidad Nacional Abierta (1998). Técnicas de Documentación e
Investigación. Caracas: Publicaciones de la UNA.
• Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2006). Manual de
Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales.
Caracas, Venezuela: FEDUPEL.
• Villarroel (2004). Diseño de un Sistema de Administración de
Inventarios (Caso Smurfit Cartón de Venezuela, Almacén General).
Valencia: Facultad de Ingeniería de la Universidad de Carabobo.
• Flippo (1970). Princípios de Administração de Pessoal. San Paulo.
• Chiavenato, I. (2001). Administrassem de Recursos Humanos. Quinta
Edicion. Los Angeles, Califórnia.
• Universidad Nacional Abierta UNA (2005).Introducción a la Ingeniería
de Sistemas.Caracas, Venezuela.
103
ANEXOS
111
Anexo III.3 Formato de Control de materias primas.
CONTROL DE MATERIA PRIMA
LOTE DEL MATERIAL______________
CODIGO DEL PRODUCTO_________________
STOCK MINIMO ____________ STOCK MAXIMO___________
Fuente: Palma Products International (2006).
FECHA ORDEN DE PROD. C/SOLIC. TOTAL DIF. OBS.
112
Anexo III.4 Formato de Recepción de materias primas.
Recepción de materias primas.
Figura N°9
Fuente: Palma Products International (2006)
PALMA PRODUCTS INTERNATIONAL C.A RECEPCIÓN DE MATERIALES E INSUMOS ENTRADA / RECEPCIÓN
NUMERO: ________________
FECHA: ________________
GUIA / FACTURA: ________________
PROVEEDOR:______________________________________________
BODEGA:
LN CODIGO DESCRPCION O/C RECIBIDO LOTE RECIBIDO: APROBADO: JEFE MATERIALES. CONTROL DE CALIDAD
113
Anexo III.5 Manual de materiales .
ETIQUETAS DE SEGURIDAD.
UBICACIÓN EN EL ALMACÉN.
Combustible Irritante 3 B Combustible 3 B Combustible 7 Inflamable Irritante 3 A Inflamable Irritante Tóxico 3 A Irritante 21 A Irritante Combustible 3 B Irritante Inflamable 3 B Irritante Inflamable 3 B Irritante Inflamable 3 B Tóxico Corrosivo 13 Tóxico Corrosivo 13 Tóxico 13 Corrosivo 14 A Corrosivo Inflamable 13 Corrosivo 13 Corrosivo 13 Irritante 6 Tóxico Corrosivo 6 Irritante 14 Irritante 4 Irritante 2 B Irritante 23 Corrosivo 21 A Tóxico 12 Tóxico 16 Irritante 11 Tóxico Irritante 11 Corrosivo Tóxico 10 Estable No Reactivo 09 Irritante Corrosivo 21 A Irritante Corrosivo 15 Combustible No Inflamable 5 Corrosivo Tóxico 7 Irritante Corrosivo 18
Fuente: La empresa (2004).
114
ANEXO VI.1 ANALISIS DE DATOS DE VARIABLES CONSIDERADAS PARA EL ESTUDIO. Consumo de materia prima 1
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, 0.999,
0.500, 127.999,
0.654, 255.000,
0.885, 382.000,
0.923, 509.001,
0.923, 636.001)
Data Summary
Number of Data Points = 26
Min Data Value = 1
Max Data Value = 636
Sample Mean = 179
Sample Std Dev = 187
Histogram Summary
Histogram Range = 0.999 to 636
Number of Intervals = 5
115
Consumo de materia prima 2
Distribution Summary
Distribution: Weibull
Expression: -0.001 + WEIB(45.2, 0.416)
Square Error: 0.104127
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.247
Corresponding p-value > 0.15
Data Summary
Number of Data Points = 19
Min Data Value = 0
Max Data Value = 356
Sample Mean = 91.8
Sample Std Dev = 106
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 356
Number of Intervals = 5
116
Consumo de materia prima 3
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, 380.999,
0.389, 5718.856,
0.870, 11056.714,
0.963, 16394.571,
0.963, 21732.429,
0.981, 27070.286,
0.981, 32408.144,
0.981, 37746.001)
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 381
Max Data Value = 3.77e+004
Sample Mean = 7.37e+003
Sample Std Dev = 5.98e+003
Histogram Summary
Histogram Range = 381 to 3.77e+004
Number of Intervals = 7
117
Consumo de materia prima 4
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.741, 214.571,
0.907, 429.142,
0.963, 643.714,
0.963, 858.286,
0.963, 1072.858,
0.981, 1287.429,
0.981, 1502.001)
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 0
Max Data Value = 1.5e+003
Sample Mean = 147
Sample Std Dev = 278
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 1.5e+003
Number of Intervals = 7
118
Consumo de materia prima 5
Distribution Summary
Distribution: Gamma
Expression: -0.5 + GAMM(3.75, 2.1)
Square Error: 0.020100
Chi Square Test
Number of intervals = 7
Degrees of freedom = 4
Test Statistic = 7.35
Corresponding p-value = 0.127
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 0
Max Data Value = 51
Sample Mean = 7.37
Sample Std Dev = 7.19
Histogram Summary
Histogram Range = -0.5 to 51.5
Number of Intervals = 52
119
Consumo de materia prima 6
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, 1.999,
0.537, 37.856,
0.907, 73.714,
0.981, 109.571,
0.981, 145.429,
0.981, 181.286,
0.981, 217.144,
0.981, 253.001)
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 2
Max Data Value = 253
Sample Mean = 41.1
Sample Std Dev = 35.7
Histogram Summary
Histogram Range = 2 to 253
Number of Intervals = 7
120
Consumo de materia prima 7
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.364, 1621.571,
0.709, 3243.142,
0.800, 4864.714,
0.927, 6486.286,
0.945, 8107.858,
0.982, 9729.429,
0.982, 11351.001)
Data Summary
Number of Data Points = 55
Min Data Value = 0
Max Data Value = 1.14e+004
Sample Mean = 2.84e+003
Sample Std Dev = 2.38e+003
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 1.14e+004
Number of Intervals = 7
121
Consumo de materia prima 8
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.520, 85.285,
0.560, 170.571,
0.760, 255.857,
0.900, 341.143,
0.920, 426.429,
0.940, 511.715,
0.940, 597.001)
Data Summary
Number of Data Points = 50
Min Data Value = 0
Max Data Value = 597
Sample Mean = 146
Sample Std Dev = 173
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 597
Number of Intervals = 7
122
Consumo de materia prima 9
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.535, 59.333,
0.651, 118.666,
0.860, 178.000,
0.930, 237.334,
0.930, 296.667,
0.930, 356.001)
Data Summary
Number of Data Points = 43
Min Data Value = 0
Max Data Value = 356
Sample Mean = 85.7
Sample Std Dev = 100
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 356
Number of Intervals = 6
123
Consumo de materia prima 10
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.500,
0.122, 0.500,
0.327, 1.500,
0.490, 9.500,
0.551, 28.500,
0.551, 29.500,
0.551, 30.500,
0.551, 31.500,
0.653, 32.500,
0.694, 38.500,
0.694, 39.500,
0.735, 40.500,
0.755, 41.500,
0.755, 42.500,
0.755, 43.500,
0.776, 44.500,
124
0.816, 45.500,
0.816, 46.500,
0.837, 47.500,
0.857, 48.500,
0.878, 49.500)
Data Summary
Number of Data Points = 49
Min Data Value = 0
Max Data Value = 98
Sample Mean = 24.5
Sample Std Dev = 28.4
Histogram Summary
Histogram Range = -0.5 to 98.5
Number of Intervals = 99
125
Consumo de materia prima 11
Distribution Summary
Distribution: Exponential
Expression: 6 + EXPO(167)
Square Error: 0.003044
Chi Square Test
Number of intervals = 3
Degrees of freedom = 1
Test Statistic = 1.84
Corresponding p-value = 0.194
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.118
Corresponding p-value > 0.15
126
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 6
Max Data Value = 1.23e+003
Sample Mean = 173
Sample Std Dev = 222
Histogram Summary
Histogram Range = 6 to 1.23e+003
Number of Intervals = 7
127
Consumo de materia prima 12
Distribution: Exponential
Expression: 0.5 + EXPO(14.8)
Square Error: 0.010534
Chi Square Test
Number of intervals = 8
Degrees of freedom = 6
Test Statistic = 2.41
Corresponding p-value > 0.75
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 1
Max Data Value = 76
Sample Mean = 15.3
Sample Std Dev = 16.8
Histogram Summary
Histogram Range = 0.5 to 76.5
Number of Intervals = 76
128
Consumo de materia prima 13
Distribution Summary
Distribution: Exponential
Expression: 0.999 + EXPO(35.7)
Square Error: 0.009102
Chi Square Test
Number of intervals = 4
Degrees of freedom = 2
Test Statistic = 1.93
Corresponding p-value = 0.403
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.0775
Corresponding p-value > 0.15
129
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 1
Max Data Value = 185
Sample Mean = 36.7
Sample Std Dev = 33.8
Histogram Summary
Histogram Range = 0.999 to 185
Number of Intervals = 7
130
Consumo de materia prima 14
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, 1.500,
0.200, 2.500,
0.267, 3.500,
0.267, 4.500,
0.333, 5.500,
0.400, 6.500,
0.600, 7.500,
0.667, 11.500,
0.667, 12.500,
0.733, 13.500,
0.733, 14.500,
0.800, 15.500,
0.867, 20.500,
0.867, 21.500,
0.867, 22.500,
0.867, 23.500,
131
0.867, 24.500,
0.867, 25.500,
0.867, 26.500)
Data Summary
Number of Data Points = 15
Min Data Value = 2
Max Data Value = 29
Sample Mean = 10.3
Sample Std Dev = 9.13
Histogram Summary
Histogram Range = 1.5 to 29.5
Number of Intervals = 28
132
Consumo de materia prima 15
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.745, 175.999,
0.941, 352.000,
0.980, 528.000,
0.980, 704.000,
0.980, 880.000,
0.980, 1056.001,
0.980, 1232.001)
Data Summary
Number of Data Points = 51
Min Data Value = 0
Max Data Value = 1.23e+003
Sample Mean = 125
Sample Std Dev = 196
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 1.23e+003
Number of Intervals = 7
133
Consumo de materia prima 16
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.592, 64.999,
0.816, 130.000,
0.816, 195.000,
0.918, 260.000,
0.959, 325.000,
0.980, 390.001,
0.980, 455.001)
Data Summary
Number of Data Points = 49
Min Data Value = 0
Max Data Value = 455
Sample Mean = 76.7
Sample Std Dev = 107
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 455
Number of Intervals = 7
134
Consumo de materia prima 17
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.592, 64.999,
0.816, 130.000,
0.816, 195.000,
0.918, 260.000,
0.959, 325.000,
0.980, 390.001,
0.980, 455.001)
Data Summary
Number of Data Points = 49
Min Data Value = 0
Max Data Value = 455
Sample Mean = 76.7
Sample Std Dev = 107
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 455
Number of Intervals = 7
135
Consumo de materia prima 18
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, 1.999,
0.962, 148.428,
0.981, 294.857,
0.981, 441.286,
0.981, 587.714,
0.981, 734.143,
0.981, 880.572,
0.981, 1027.001)
Data Summary
Number of Data Points = 53
Min Data Value = 2
Max Data Value = 1.03e+003
Sample Mean = 75.3
Sample Std Dev = 139
Histogram Summary
Histogram Range = 2 to 1.03e+003
Number of Intervals = 7
136
Consumo de materia prima 19
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.500,
0.113, 0.500,
0.226, 1.500,
0.358, 5.500,
0.415, 6.500,
0.453, 7.500,
0.472, 8.500,
0.491, 9.500,
0.491, 10.500,
0.585, 11.500,
0.698, 22.500,
0.717, 23.500,
0.792, 41.500,
0.792, 42.500,
0.792, 43.500,
137
0.830, 44.500,
0.830, 45.500,
0.906, 52.500,
0.925, 57.500,
0.943, 58.500,
0.981, 89.500)
Data Summary
Number of Data Points = 53
Min Data Value = 0
Max Data Value = 89
Sample Mean = 19.5
Sample Std Dev = 21.8
Histogram Summary
Histogram Range = -0.5 to 89.5
Number of Intervals = 90
138
Consumo de materia prima 20
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.500,
0.113, 0.500,
0.226, 1.500,
0.415, 6.500,
0.453, 7.500,
0.472, 8.500,
0.472, 9.500,
0.491, 10.500,
0.660, 21.500,
0.698, 22.500,
0.717, 23.500,
0.755, 38.500,
0.792, 39.500,
0.792, 40.500,
0.792, 41.500,
0.792, 42.500,
139
0.792, 43.500,
0.887, 50.500,
0.906, 51.500,
0.906, 52.500,
0.925, 53.500,
0.981, 68.500,
0.981, 69.500)
Data Summary
Number of Data Points = 53
Min Data Value = 0
Max Data Value = 89
Sample Mean = 19.4
Sample Std Dev = 21.8
Histogram Summary
Histogram Range = -0.5 to 89.5
Number of Intervals = 90
140
Consumo de materia prima 21
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.604, 1146.571,
0.717, 2293.142,
0.755, 3439.714,
0.887, 4586.286,
0.943, 5732.858,
0.981, 6879.429,
0.981, 8026.001)
Data Summary
Number of Data Points = 53
Min Data Value = 0
Max Data Value = 8.03e+003
Sample Mean = 1.75e+003
Sample Std Dev = 1.98e+003
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 8.03e+003
Number of Intervals = 7
141
Consumo de materia prima 22
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.778, 63.714,
0.889, 127.428,
0.944, 191.143,
0.944, 254.857,
0.963, 318.572,
0.963, 382.286,
0.963, 446.001)
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 0
Max Data Value = 446
Sample Mean = 54.1
Sample Std Dev = 90.7
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 446
Number of Intervals = 7
142
Consumo de materia prima 23
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.778, 31.856,
0.889, 63.714,
0.944, 95.571,
0.944, 127.429,
0.963, 159.286,
0.963, 191.144,
0.963, 223.001)
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 0
Max Data Value = 223
Sample Mean = 27.1
Sample Std Dev = 45.4
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 223
Number of Intervals = 7
143
Consumo de materia prima 24
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.778, 19.714,
0.889, 39.428,
0.944, 59.143,
0.944, 78.857,
0.963, 98.572,
0.963, 118.286,
0.963, 138.001)
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 0
Max Data Value = 138
Sample Mean = 16.8
Sample Std Dev = 28.1
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 138
Number of Intervals = 7
144
Consumo de materia prima 25
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.981, 303.571,
0.981, 607.142,
0.981, 910.714,
0.981, 1214.286,
0.981, 1517.858,
0.981, 1821.429,
0.981, 2125.001)
Data Summary
Number of Data Points = 52
Min Data Value = 0
Max Data Value = 2.13e+003
Sample Mean = 103
Sample Std Dev = 294
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 2.13e+003
Number of Intervals = 7
145
Consumo de materia prima 26
Distribution Summary
Distribution: Empirical
Expression: CONT or DISC (0.000, -0.001,
0.980, 134.285,
0.980, 268.571,
0.980, 402.857,
0.980, 537.143,
0.980, 671.429,
0.980, 805.715,
0.980, 940.001)
Data Summary
Number of Data Points = 51
Min Data Value = 0
Max Data Value = 940
Sample Mean = 46.6
Sample Std Dev = 131
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 940
Number of Intervals = 7
146
Consumo de materia prima 27
Distribution Summary
Distribution: Uniform
Expression: UNIF(72, 240)
Square Error: 0.000000
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.2
Corresponding p-value > 0.15
Data Summary
Number of Data Points = 5
Min Data Value = 72
Max Data Value = 240
Sample Mean = 154
Sample Std Dev = 62.9
Histogram Summary
Histogram Range = 72 to 240
Number of Intervals = 5
147
Consumo de materia prima 28
Distribution Summary
Distribution: Exponential
Expression: 2 + EXPO(105)
Square Error: 0.000865
Chi Square Test
Number of intervals = 4
Degrees of freedom = 2
Test Statistic = 0.158
Corresponding p-value > 0.75
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.0655
Corresponding p-value > 0.15
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 2
Max Data Value = 444
Sample Mean = 107
Sample Std Dev = 103
Histogram Summary
Histogram Range = 2 to 444
Number of Intervals = 7
148
Consumo de materia prima 29
Distribution Summary
Distribution: Exponential
Expression: 0.999 + EXPO(38)
Square Error: 0.004171
Chi Square Test
Number of intervals = 3
Degrees of freedom = 1
Test Statistic = 0.494
Corresponding p-value = 0.489
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.0584
Corresponding p-value > 0.15
Data Summary
Number of Data Points = 41
Min Data Value = 1
Max Data Value = 181
Sample Mean = 39
Sample Std Dev = 37.2
Histogram Summary
Histogram Range = 0.999 to 181
Number of Intervals = 6
149
Consumo de materia prima 30
Distribution: Exponential
Expression: -0.001 + EXPO(237)
Square Error: 0.019907
Chi Square Test
Number of intervals = 4
Degrees of freedom = 2
Test Statistic = 3.4
Corresponding p-value = 0.198
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.141
Corresponding p-value > 0.15
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 0
Max Data Value = 988
Sample Mean = 237
Sample Std Dev = 270
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 988
Number of Intervals = 7
150
Consumo de materia prima 31
Distribution Summary
Distribution: Weibull
Expression: 25 + WEIB(136, 0.531)
Square Error: 0.014321
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.132
Corresponding p-value > 0.15
Data Summary
Number of Data Points = 17
Min Data Value = 25
Max Data Value = 933
Sample Mean = 245
Sample Std Dev = 310
Histogram Summary
Histogram Range = 25 to 933
Number of Intervals = 5
151
Consumo de materia prima 32
Distribution Summary
Distribution: Exponential
Expression: -0.001 + EXPO(126)
Square Error: 0.010490
Chi Square Test
Number of intervals = 4
Degrees of freedom = 2
Test Statistic = 4.19
Corresponding p-value = 0.134
Kolmogorov-Smirnov Test
Test Statistic = 0.0905
Corresponding p-value > 0.15
Data Summary
Number of Data Points = 54
Min Data Value = 0
Max Data Value = 643
Sample Mean = 126
Sample Std Dev = 144
Histogram Summary
Histogram Range = -0.001 to 643
Number of Intervals = 7
152
Anexo IV.2 Supuestos adoptados para la realización de los modelos.
Luego de recolectar y organizar los datos, se fijaron los siguientes
supuestos
• La reposición del inventario de materias primas se realiza de manera
inmediata, es decir, las cantidades ordenadas llegan todas al mismo
tiempo al almacén, por lo que la tasa de reposición es infinita.
• La simulación se inicia con un valor de inventario en mano igual a la
cantidad por orden realizada, por lo que al número de órdenes que resulte
de la simulación se le suma uno correspondiente al hecho de iniciar con
ese nivel de inventario.
• Se realizo para este estudio una longitud de replicación igual a 240 días
(días hábiles al año), con 5 días a la semana (días laborables).
• El tiempo de entrega de la materia prima por parte de los proveedores, se
optó por llegar a un acuerdo con el personal de compras en los tiempos
mínimos, máximos y moda, y de esta manera crear una distribución
triangular.
111
Anexo IV.3 Modelo de Simulación para las Materias Primas.
Inicio del mesdemandadaCantidad
Se incurre en escasez?True
Fals eNo hay escasez
Hay escasez
Se ordena?True
False
Fin
Se ordenaentrega
Tiempo deorden?
Hay escasez al llegar laTrue
Fals e de inventarioNo hubo quiebra
escasezCiclos sin
escasez?Se repone toda la
True
Fals e
escasezSe repuso toda la
toda la escasezNo se repuso No de ciclos
No de ordenes
0
0
00
0
0
0
0
0
0
0
7 8
1
3
5
4
9
2
126
1514
10
1
13
11
16Fuente: Los Autores (2006) 150
112
Anexo IV.3 Esquema y explicación del modelo de simulación
1. DIAGRAMA DEL MODELO DE SIMULACION:
El propósito de realizar este modelo es evaluar los costos de posesión y de
ordenamientos generados en un año de actividades de almacenamiento de
materias primas con el fin de evaluar el impacto de las propuestas sugeridas
en el sistema y permitir la selección del mejor escenario.
• Modulo 1: create (Inicio de la semana). Se genera cada semana.
• Modulo 2: assign (Cantidad demandada). Se determina la cantidad
demandada de materias primas, la cantidad ordenada y el punto de
reorden.
• Modulo 3: decide (Se incurre en escasez?). Se verifica si se incurre en
escasez en la semana comprobando si la demanda semanal es superior al
inventario en mano. Si es afirmativo la entidad pasara al modulo 4, si no
pasara al modulo 5.
• Modulo 4: assign (Hay escasez). Se determina el valor de la escasez,
inventario total y el inventario en mano toma valor cero cuando suceda.
• Modulo 5: assign (No hay escasez). Se determina el valor del inventario
total e inventario en mano disminuyendo a ambos la demanda semanal.
• Modelo 6: decide (Se ordena?). Se verifica si el inventario total es mayor al
punto de reorden. Si es afirmativo la entidad pasara al modulo 7, si no
pasara al modulo 8.
• Modulo 7: record (No de ordenes). Se cuentan las órdenes realizadas.
113
• Modulo 8: assign (Se ordena). Se le adiciona el número de cantidad
ordenada al inventario total.
• Modulo 9: process (Tiempo de entrega). La entidad espera por la entrega
de la materia prima del proveedor).
• Modulo 10: decide (Hay escasez al llegar la orden?). Se verifica si la
escasez es mayor a 0. Si es afirmativo la entidad pasara al modulo 11, si
no pasara al modulo 14.
• Modulo 11: decide (Se repone toda la escasez?). Se verifica si la cantidad
ordenada es mayor o igual a la escasez. Si es afirmativo la entidad pasara
al modulo 12, si no pasara al modulo 13.
• Modulo 12: assign (Se repuso toda la escasez). Se determina el inventario
en mano restándole a la cantidad demandada la escasez, y la escasez
toma valor cero cuando esto suceda.
• Modulo 13: assign (No se repuso toda la escasez). Se determina la
escasez restándole la cantidad ordenada.
• Modulo 14: assign (No hubo quiebra de inventario). Se determina el
inventario en mano adicionándole la cantidad ordenada.
• Modulo 15: record (Ciclos sin escasez). Se cuentan los ciclos en los que no
se incurrió en escasez.
• Modulo 16: record (No de ciclos). Se cuentan todos los ciclos que se
generaron durante la simulación.
114
• Modulo 17: dispose (llamado fin). Representa el final del proceso. Se utiliza
para registrar datos estadísticos de las entidades y para destruir las
mismas.
Anexo IV.4 Análisis de los resultados de la simulación para cada materia prima Resultados:
Materia prima 1
costo total Ns Q pto reord
1932740,48 0,665 390,9 70
1945604,74 0,63 390,9 30
2054633,97 0,65 390,9 100
1684810,26 0,2 450,6 30
1655421 0,02 312 30
Materia prima 2
costo total Ns Q pto reord
5465328,51 0,5675 1040 450
6399885,78 0,552 1040 600
6547085,91 0,72 1456 450
5680569,88 0,621 1040 500
4190748,59 0,729 624 450
4837786,08 0,616 520 450
115
Materia prima 3
costo total Ns Q pto reord
33037329,4 0,774 8320 4160
30840040,6 0,64 7904 4160
44996854 0,2675 5200 4160
34109342,8 0,6525 9360 4160
27927122,3 0,5225 7904 3120
34435982 0,82 7904 5200
Materia prima 4
costo total Ns Q pto reord
1867815,97 0,702 368,7 100
1752837,64 0,42 368,7 50
2183309,77 0,85 368,7 150
2228133,89 0,8885 428,8 100
1801506,75 0,75 308,7 100
1774619,59 0,58 208 100
Materia prima 5
costo total Ns Q pto reord
603725,514 0,99 97,8 50
443236,52 0,915 97,8 20
447217,11 0,8875 60 20
533259,557 0,99 157,8 20
116
Materia prima 6
costo total Ns Q pto reord
798813,453 0,99 226,9 60
897688,314 0,6232 226,9 30
1190212,1 0,99 226,9 90
1034869,09 0,9575 208 60
1028715,86 0,9575 245,9 60
Materia prima 7
Costo total Ns Q pto reord
10968230,8 0,58875 2080 1200
13432832 0,62 3120 1200
17169863 0,923 3120 2080
18358691,7 0,91166667 3744 2080
19608526,7 0,93733333 2496 2080
Materia prima 8
costo total Ns Q pto reord
408482,38 0,99 416 208
408495,005 0,99 312 208
327163,925 0,99 520 208
205563,505 0,99 1040 208
59457,635 0,99 3120 208
61711,9433 0,99 4160 208
117
Materia prima 9
Costo total Ns Q pto reord
2006323,71 0,655 208 50
2468744,31 0,46125 312 50
2021426,78 0,61325 104 50
Materia prima 10
Costo total Ns Q pto reord
217630,975 0,99 164 50
326170,155 0,99 104 50
42513,8925 0,99 1040 50
58310,555 0,99 2080 50
Materia prima 11
Costo total Ns Q pto reord
2875145,91 0,794 434,9 300
3309437,81 0,9 647,9 300
2941239,1 0,7105 494,9 300
2918043,24 0,85 416 300
14848164,6 0,69 434,9 250
3149684,35 0,76 434,9 350
118
Materia prima 12
Costo total Ns Q pto reord
681799,233 0,95 141,8 30
655609,213 0,815 104 30
664055,96 0,635 78,9 30
700335,025 0,815 104 50
547886,005 0,5 104 10
Materia prima 13
Costo total Ns Q pto reord
1123624,28 0,864 104 60
1098316,75 0,801 208 60
1240729,21 0,88 312 60
974304,758 0,4525 208 30
1271799,54 0,9 208 90
Materia prima 14
costo total Ns Q pto reord
700833,804 0,99 122,9 50
776633,372 0,99 104 50
838813,18 0,99 141,8 50
605437,684 0,9 122,9 20
542997,92 0,29 122,9 10
119
Materia prima 15
costo total Ns Q pto reord
2057165,01 0,777 349,8 150
2190735,05 0,833 453,8 150
2351330,59 0,767 557,8 150
2668486,99 0,86 453,8 250
Materia prima 16
costo total Ns Q pto reord
1524899,46 0,874 268 100
1578346,87 0,875 208 100
1675537,39 0,89 328 100
1795649,07 0,9 268 150
1287367,79 0,625 268 50
Materia prima 17
costo total Ns Q pto reord
893878,454 0,93 226,9 100
869051,82 0,9 208 100
759478,596 0,936 164 100
1524899,46 0,874 268 100
537629,683 0,58 104 90
120
Materia prima 18
costo total Ns Q pto reord
1681628,62 0,896 268 100
1971319,15 0,95 416 100
1517596,5 0,59 268 70
1645017,69 0,89 208 100
1719256,31 0,82 182,9 100
Materia prima 19
costo total Ns Q pto reord
822066,738 0,846 141,9 40
846116,287 0,86 104 40
902950,7 0,75 201,9 40
900587,25 0,9 141,9 50
Materia prima 20
costo total Ns Q pto reord
560072,982 0,832 141,9 18
520027,25 0,625 104 18
551534,9 0,65 160,9 18
489694,23 0,33 141,9 14
58522,9 0,832 141,9 20
121
Materia prima 21
costo total Ns Q pto reord
14099637,2 0,773 3120 1800
16895340,3 0,7 4160 1800
9106524,32 0,727 2496 1800
14442471 0,843 2496 2200
12269193 0,67 2080 1800
Materia prima 22
costo total Ns Q pto reord
1342553 0,92 226,9 100
1436586,92 0,93 286,9 100
1334173,42 0,875 208 100
1400660,67 0,9 104 100
1124714,29 0,59 208 50
Materia prima 23
costo total Ns Q pto reord
974320,256 0,804 104 30
998271,438 0,76 164 30
951092,878 0,85 78,9 30
1059497,64 0,795 60 30
Materia prima 24
costo total Ns Q pto reord
1471830,4 0,99 580 30
1013928,22 0,667 416 30
1535114 0,99 598,9 30
122
Materia prima 25
costo total Ns Q pto reord
2405136,11 0,9278 312 200
2388226,37 0,865 268 200
2332462,82 0,81 245,8 200
2408980,52 0,83 226,9 200
2200383,11 0,67 245,8 150
Materia prima 26
costo total Ns Q pto reord
1253336,18 0,65 208 50
1700928,07 0,445 104 50
1337518,63 0,605 312 50
1460711,77 0,78 208 80
Materia prima 27
costo total Ns Q pto reord
2030086,49 0,67 372 100
2229569,08 0,855 372 150
2305352,65 0,835 312 150
2427448,2 0,9 432 150
123
Materia prima 28
costo total Ns Q pto reord
6821036,45 0,99 1474,9 300
7464047,38 0,99 1248 300
8030412,93 0,75 1742,9 300
Materia prima 29
costo total Ns Q pto reord
1252030,37 0,95 204 100
1240106,42 0,91 164 100
1283800,39 0,91 122,9 100
1141905,3 0,87 164 80
1039002,81 0,71 164 50
Materia prima 30
costo total Ns Q pto reord
4281269,7 0,83 624 500
4082173,02 0,83 580 500
3983334,87 0,953 520 500
4049423,42 0,75 476 500
3709234,32 0,86 520 450
124
Materia prima 31
costo total Ns Q pto reord
6287741,66 0,782 800 1040
6328062,33 0,732 800 832
7447246,29 0,692 800 1456
5727913,1 0,602 600 1040
Materia prima 32
costo total Ns Q pto reord
2251623,85 0,738 372 200
2303352,39 0,748 416 200
2246553,11 0,59 312 200
125
Anexo IV.5 Información referente a la estimación de costos y criterio para seleccionar la mejor alternativa ESTIMACIÓN DE LOS COSTOS DE INVENTARIOS
Costos de ordenamientos (cord)
Los costos de ordenamientos para las materias primas comprenden:
1. Costo del personal involucrado por tramitación de la orden
2. Costo por comunicaciones
3. Costos por papelería
4. Costo por equipos utilizados
5. Costo por utilización de implementos en control de calidad
6. Costos por realizar pedidos internacionales
La descripción del proceso de pedido establecido por la empresa, desde la
solicitud del material hasta la llegada del mismo a la planta se presenta a
continuación:
El operario del almacén de materiales realiza una revisión de unidades ante
cada vale de producción, si observa que hay faltante de alguna materia prima
genera una requisición de compras que debe ser firmada por la gerencia. El
gerente general luego de analizar y evaluar la necesidad de almacenamiento
ordena al jefe de compras a realizar la negociación, quien después de
evaluar al mejor proveedor en cuanto a política y precio del producto realiza
la transacción dejando sus respectivas constancias, si el proveedor es
nacional la compra se realiza directamente pero si es internacional se
proceda a través de una empresa comercializadora.
Debido a que el 80% de los proveedores se encuentran en el estado
126
Carabobo el material llega a la empresa entre uno y siete días, una vez que
se encuentra la materia prima en la planta se coloca en un área de espera
mientras el analista de control de calidad realiza sus pruebas respectivas en
cuanto a consistencia y concentración colocando una etiqueta (aprobado,
rechazado o revisión) de acuerdo al estado en que se encuentra el material.
Cuando es aprobada la materia prima el operario realiza se pesaje para su
posterior traslado al almacén luego alimenta al programa Saint con la
cantidad de unidades suministradas.
Todo este proceso de ordenamiento genera los siguientes costos estimados:
Costo del personal involucrado por tramitación de orden: estos costos
están representados por todos aquellos gastos del personal involucrado
cuando se realiza una compra de materia prima. Después de realizar un
análisis de dichos costos la siguiente tabla contiene los resultados obtenidos.
Tabla IV.5.1 Costo del Personal por Tramitación de la Orden Empleados Tiempo
promedio
(hr)
Costos
(Bs./hr)
Costos
(Bs./ord)
Almacenista 4 2774 11096
Gerente general 0.5 7000 3500
Jefe de Compras 0.5 4400 2200
Vigilante 0.4 2684 1073
Analista 2 3375 6750
Fuente: los autores Subtotal (1) 24619
127
Costo por comunicaciones: representado por todas vías en que se procede
a realizar las comunicaciones a la hora de realizar una orden
Tabla IV.5.2 Costo por Comunicaciones Envío de Correos Electrónicos Unidad Costos
(Bs./Unid) Costos (Bs./Orden)
Externo 2 140 280 Subtotal por Envío de Correo Electrónico 280
Llamadas Telefónicas Tiempo Empleado (min.)
Costos (Bs./min.)
Costos (Bs./Orden)
Locales 3 68 204 Nacionales 4 180 720 Fax 1 700 700 Subtotal por Servicios de Telefonía 1624 Fuente: los autores Subtotal (2) 1904
Costo de papelería: este costo esta representado por un block donde se
llevan las requisiciones de material
Tabla IV.5.3 Costo de papelería Descripción unidad Costo
(Bs./unid)
Costo
(Bs./ord)
Gasto de block 5 200 1000
Fuente: los autores Subtotal (3) 1000
128
Costo por equipos utilizados: esta formado por todos los gastos
involucrados cuando se utiliza un equipo en el proceso de ordenar
Tabla IV.5.4 Costo por equipos utilizados Equipo Tiempo promedio
(hr)
Costo
(Bs./hr)
Costo
(Bs./ord)
Montacargas 1 1635 1635
Balanza 0.5 1945 972
Fuente: los autores Subtotal (4)
2608
Costo por utilización de implementos en control de calidad: cuado el
analista de control de calidad realiza pruebas incurre en ciertos gastos de
implementos reflejados en la siguiente tabla
Tabla IV.5.5 Costo por implementos Implemento unidad Costo
(Bs./ord)
Envase 350 cc 1 19000
Otros gastos - 5000
Fuente: los autores Subtotal(5) 24000
Costo por compras internacionales: cabe destacar que la empresa no
realiza directamente la compra de material al extranjero si no a través de un
outsorsing.
129
Tabla IV.5.6 Costo por compras internacionales Forma de envío Costo (Bs./ord)
Aéreo 1024316
Barco 988316
Fuente: los autores
A través de la sumatoria de todos los costos determinados anteriormente se
obtiene en la siguiente tabla los costos de ordenamiento por cada ítem.
Tabla IV.5.7 Costo de ordenamiento por ítem
Materia prima Bs/orden
001 54316
002 54316
003 54316
004 54316
005 54316
006 54316
007 54316
008 54316
009 54316
0010 54316
0011 54316
0012 54316
0013 54316
0014 54316
0015 54316
0016 54316
(Continua en la siguiente)
130
Materia prima Bs/orden
0017 54316
0018 54316
0019 54316
0020 54316
0021 54316
0022 54316
0023 54316
0024 54316
0026 988316
0027 54316
0028 54316
0029 54316
0030 1024316
0031 54316
0032 54316
Fuente: Los Autores (2006)
Costos de posesión (cp) Estos costos están integrados por los siguientes elementos:
Costo de oportunidad : Para el cálculo del costo de oportunidad se
tomó en cuenta el interés del valor de la “tasa de interés” pasiva
actual, que corresponde al 10.74% trimestral en el Banco de
Venezuela
(Continuación)
131
Costo de Seguro: El monto anual que se cancela por la póliza de
seguro para los activos del almacén corresponden al 3% del monto
total de capital con lo cual es 10.500.000 Bs./año con respecto al
monto mensual 875000 Bs./mes
Gasto de riesgo : Este monto corresponde al pago realizado por la
empresa por motivo de permisos en cuanto al manejo de sustancias
peligrosas al DARFA y CICPC el cual asciende a 2.600.000 Bs./año
Mantenimiento de equipos: los equipos involucrados en este costo son
el montacargas cuyo costo mensual es 200.000 Bs. Y la balanza cuyo
monto asciende a 1.840.000 Bs. Cada tres meses
Servicios : Estos elementos están integrados por el pago de luz,
teléfono, Internet el monto aproximado es de 96.419 Bs./mes
Sueldo: Cuyo principal aporte es el pago al único operario en el
almacén de materia prima 490.034 Bs./mes.
Mantenimiento de equipos contra incendio: la empresa realiza un pago
de 87000 Bs./mes para el mantenimiento de estos equipos en el área
del almacén hay 2 extintores de un total de 10 en toda la planta
Vigilancia : Este costo esta conformado por el gasto de vigilancia en
que incurre el almacén en el pago al vigilante y el mantenimiento del
cerco eléctrico
Depreciaciones: se toma en cuenta la depreciación en línea recta del
montacargas, la balanza y oficina
132
En el siguiente cuadro se muestra los costos de posesión estimados
Tabla IV.5.8
Costo de posesión (h)
Descripción Bs./mes
Costo de oportunidad 12.530.000
Seguro 875000
Gasto de riesgo 216.666
Mantenimiento de equipos 813.000
Servicios 96.419
Sueldo 490.034
Mantenimiento equipo contra incendio 17.400
Vigilancia 14.300
Depreciaciones 56.333
Total 14.496.152
Fuente: Los Autores (2006)
133
En la siguiente tabla se muestran los costos de posesión por cada ítem
Tabla IV.5.9 Costo de posesión (h + I*C)
Descripción H (Bs./unid*mes)
Costo (i*c) (Bs./unid*mes)
(h+i*c) (Bs./unid*mes)
001X 371.11 80,55 174,827 002X 371.11 70,92875 165,20575 003X 371.11 47,90935 142,18635 004X 371.11 96,2125 190,4895 005X 371.11 6,086 100,363 006X 371.11 11,1875 105,4645 007X 371.11 114,4884 208,7654 008X 371.11 19,01875 113,29575 009X 371.11 609,71875 703,99575 0010X 371.11 36,1759 130,4529 0011X 371.11 31,2355 125,5125 0012X 371.11 28,86375 123,14075 0013X 371.11 33,294 127,571 0014X 371.11 99,0944 193,3714 0015X 371.11 46,76375 141,04075 0016X 371.11 80,2457 174,5227 0017X 371.11 36,9456 131,2226 0018X 371.11 497,9959 592,2729 0019X 371.11 97,93985 192,21685 0020X 371.11 41,17 135,447 0021X 371.11 39,44265 133,71965
(Continua en la Siguiente)
134
Descripción H (Bs./unid*mes)
Costo (i*c) (Bs./unid*mes)
(h+i*c) (Bs./unid*mes)
0022X 371.11 46,182 140,459 0023X 371.11 250,6 344,877 0024X 371.11 4,833 99,11 0025X 371.11 58,68515 152,96215 0026X 371.11 65,4245 159,7015 0027X 371.11 112,412 206,689 0028X 371.11 13,46975 107,74675 0029X 371.11 28,3357 122,6127 0030X 371.11 40,06915 134,34615 0031X 371.11 9,2722 103,5492
Fuente: Los Autores (2006)
Costo de compra (c) Esta representado por el costo de cado material (litros), que se adquiere al
proveedor. Este costo fue obtenido por el departamento de administración
para el año 2006
(Continuación)
135
Tabla IV.5.10 Costo de compras
Materia prima (lt)
Costo (bs/l)
001X 9000
002X 7925
003X 5353
004X 10750
005X 680
006X 1250
007X 12792
008X 2125
009X 68125
0010X 4042
0011X 3490
0012X 3225
0013X 3720
0014X 11072
0015X 5225
0016X 8966
0017X 4128
0018X 55642
0019X 10943
0020X 4600
0021X 4407
0022X 5160
0023X 28000
0024X 540
(Continua en la Siguiente)
(Continuación)
136
Materia prima (lt) Costo (bs/l)
0025X 6557
0026X 7310
0027X 12560
0028X 1505
0029X 3166
0030X 4477
0031X 1036
0032X 1672
Luego de describir brevemente toda la información referida a los costos
estimados en el sistema de inventario se puede observar a continuación la
función del costo total para un determinado instante de tiempo cualquiera:
Ct = N * Cord + Cp * Inv promedio + C * D
Para determinar el cálculo de costo total anual presentado en la propuesta se
supuso un valor de demanda igual a la del año 2005-2006, el costo de
posesión con el inventario promedio se llevo a sus unidades
correspondientes para obtener su valor en días que contiene un año, para el
análisis el costo de compra por ser una variable independiente del sistema no
se tomo en cuenta.
IV.11 Programa de Entrenamiento.
137
(Continua en la siguiente)
(Continuación)
PROGRAMA TÉCNICO DE ENTRENAMIENTO
TITULO: PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO SOBRE LAS
ACTIVIDADES DEL ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS.
PG:
1/3
OBJETIVO
Capacitar al personal sobre las actividades del almacén y aplicar dichos conocimientos cuando así lo requiera la empresa evitando retrasos en el cronograma.
ALCANCE
Este programa está destinado al personal del almacén de material de empaque, el área de Producción y áreas afines.
PROCEDIMIENTO
1. Selección del personal.
2. El entrenamiento tendrá lugar en la sala de
Gerencia de la empresa.
3. El Adiestramiento será dictado por el Jefe de
Compras y Almacén, La Gerencia de Logística
de Operaciones, el encargado del almacén
(almacenista) o personal contratado por la
empresa (outsoursing).
4. Evaluación de los resultados a través de
pruebas cortas para conocer el alcance de los
conocimientos adquiridos.
138
PROGRAMA TÉCNICO DE ENTRENAMIENTO
TITULO: PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO SOBRE LAS
ACTIVIDADES DEL ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS.
PG:
2/3
CONTENIDO
DEL ENTRENAMIENTO
Parte I: Aspectos Generales. • Empresa. Quienes son. Objetivos. Misión. Visión.
• Definiciones sobre:
Inventario. Tipos. Costos Asociados.
Demanda.
Oferta.
Existencia.
Inventario de Seguridad.
Nivel de Servicios.
Máximos y Mínimos de las Materias Primas.
Sistema FIFO.
Duración: 2 horas.
Método a Emplear: ayuda Audiovisual (Video Beam).
Parte II: Manejo del Almacén.
• Sistema Saint. Características. Funcionamiento.
• Recepción de Materia Prima. Como se realiza.
Llenado de formato.
• Manual de la ubicación de los materiales y etiquetas
correspondientes. Funcionamiento. (Continua en la siguiente)
(Continuación)
139
PROGRAMA TÉCNICO DE ENTRENAMIENTO
TITULO: PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO SOBRE LAS
ACTIVIDADES DEL ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS.
PG:
3/3
CONTENIDO
DEL ENTRENAMIENTO
• Formato de Control. Funcionamiento.
Características.
• Vale de Consumo. Funcionamiento y
Características.
• Orden de Compra. Funcionamiento y
Características.
Duración: 4 horas.
Método a Emplear: Material de Apoyo (guías y
formatos)
Parte III: Evaluación de los Resultados.
• Realizar una prueba al final del entrenamiento para
conocer el alcance de los conocimientos adquiridos
Duración: 2 horas.
Método a Emplear: Prueba escrita.
Fuente: Los Autores (2006)
Anexo IV.15 Programa de Incentivos.
140
PROGRAMA TÉCNICO DE INCENTIVOS
TITULO: PROGRAMA DE INCENTIVOS PARA EL PERSONAL
DE LA EMPRESA
PG:
1/2
OBJETIVO
Alinear los objetivos individuales de los empleados con los de la empresa logrando la eficiencia de la compañía.
ALCANCE
Este programa involucra a todo el personal de la empresa.
PROGRAMA DE INCENTIVOS
1. Justo Salario. Se refiere a un salario acorde con la labor realizada
por el empleado en la empresa, equilibrado a lo
largo de la escala de poder.
2. Reconocimiento por la labor cumplida. Todo empleado de una empresa debe ser reconocido
por su trabajo y labor dentro de la misma, para ello se
recomienda:
Incentivos por antigüedad : Se basa en realizar
un reconocimiento dependiendo del tiempo o
años de trabajo de cada empleado dentro de la
empresa, y dicho reconocimiento podría ser
cada 5 años. (ver anexo IV.16) (Continua en la siguiente)
141
PROGRAMA TÉCNICO DE INCENTIVOS
TITULO: PROGRAMA DE INCENTIVOS PARA EL PERSONAL DE LA EMPRESA
PG:
2/2
PROGRAMA
DE
INCENTIVOS
3. Aumento Salarial. La empresa en su contrato colectivo conviene en conceder un aumento anual del 20% asignado de la siguiente manera: diez por ciento (10%) fijo y el restante diez por ciento (10%) será otorgado previa evaluación (ver anexo IV.17). Dicha evaluación debe ser realizada por su supervisor inmediato conjuntamente con el Gerente de la Planta. 4. Estimulo a la Productividad y Cooperación.
La empresa conviene crear un fondo de premiación de 121.000 Bs. Trimestrales con un incremento del 10% anual y será dividido entre aquellos trabajadores cuya asistencia, productividad y capacidad de cooperación haya sido optima en el desempeño de su trabajo.
5. Estimulo a la Puntualidad y a la Asistencia La empresa conviene en conceder como estimulo a los empleados que hayan cumplido con el horario convenido en el trabajo y sin faltar ni un solo día a sus labores por ningún tipo de causa o circunstancia durante el lapso de 1 año una premiación de 121.000 Bs. Anuales con un incremento del 10%.
Fuente: Los Autores (2006)
(Continuación)
142
Fecha de Evaluación: _____________ Nombre del Evaluador: ______________________
Nombre del Evaluado: ______________________ Cargo del Evaluado: ________________
PRIMERA PARTE PUNTUACIÓN
CARACTERISTICA
DEFICIENTE
REGULAR
SATISFACTORIO
MUY BUENO
TOTAL
CALIDAD
15 pts.
CALIDAD DE TRABAJO DEFICIENTE
CALIDAD DE TRABAJO REGULAR
CONFORME A LAS NORMAS
BUEN TRABAJO, RAPIDO Y EFICIENTE
1,5 3 4,5 6 7, 5 9 10,5 12 13,5 15
CANTIDAD 15 pts.
A VECES ALCANZA EL TRABAJO REQUERIDO
SOLO PRODUCE LA CANTIDAD DE
TRABAJO REQUERIDO
REALIZA Y PRODUCE MAS DE LO
ESTABLECIDO
ACTIVIDADES SUPERIORES A LAS ESTABLECIDAS
1,5 3 4,5 6 7, 5 9 10,5 12 13,5 15
COMPORTAMIENTO 15 pts.
CONSTANTES INCONVENIENTES CON
LOS COMPAÑEROS
RELACIONES LLEVADERAS CON
ALGO DE CONFLICTO
BUENAS RELACIONES EXCELENTES RELACIONES CON SU JEFE Y COMPAÑEROS
1,5 3 4,5 6 7, 5 9 10,5 12 13,5 15 INICIATIVA
COLABORACIÓN 10 PTS.
ES RENUENTE A COLABORAR Y A
RESOLVER SITUACIONES
SE LE DEBE INDICAR QUE SITUACIONES
RESOLVER
RESUELVE TRABAJOS CON ACIERTO. COLABORADOR
APORTA MEJORAS AL SISTEMA. MUY COLABORADOR
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CUMPLIMIENTO DE
NORMAS 10 PTS
CONSTANTEMENTE SE LE LLAMA LA ATENCIÓN POR INCUMPLIMIENTO
POCAS VECES SE LE LLAMA LA ATENCIÓN
POR INCUMPLIMIENTO
CUMPLE CON LAS NORMAS
CUMPLE CON ESMERO LAS NORMAS DE LA EMPRESA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ASISTENCIA 10 pts.
FALTA MUCHO. NO JUSTIFICA CON
ANTERIORIDAD SU FALTA
REGULARMENTE LLEGA TARDE. PIDE PERMISOS
CONSTANTEMENTE
FALTA MUY POCO Y MUY POCAS VECES
LLEGA TARDE
MUY BUENA. SOLO FALTA EN OCASIONES JUSTIFICADAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
APARIENCIA PERSONAL 10 PTS.
A VECES FALLA EN SU PRESENTACIÓN
PERSONAL
PRESENTACIÓN PERSONAL REGULAR
PRESENTACIÓN PERSONAL BUENA
PULCRITUD Y ESMERO EN SU APARIENCIA PERSONAL
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
CUARTA PARTE PUNTUACION TABLA FACTOR AUMENTO
SEGUNDA PARTE CARACTERISTICA PUNTUACION TOTAL
PRIMARIA
SECUNDARIA
BACHILLERATO
TECNICO
SUPERIOR
GRADO DE INSTRUCCIÓN
1
2
3
4
5
1 Año
2 – 3 Años
4 – 5 Años
6 – 8 Años
+9 Años
ANTIGÜEDAD
1
2
3
4
5
1 Año
2 – 3 Años
4 – 5 Años
6 – 8 Años
+9 Años
EXPERIENCIA
1
2
3
4
5
TERCERA PARTE Observaciones:
PALMA PRODUCTS INTERNATIONAL. C.A. DEPTO. RECURSOS HUMANOS
PLANILLA DE EVALUACIÓN ANUAL DE TRABAJADORES
Anexo IV.17. Planilla de Evaluación
143
PORCENTAJE
FACTOR
de 00 pts. a 09 pts. FACTOR 10 de 10 pts. a 19 pts. FACTOR 10 de 20 pts. a 29 pts. FACTOR 10 de 30 pts. a 39 pts. FACTOR 10 de 40 pts. a 49 pts.FACTOR 10 de 50 pts. a 59 pts. FACTOR 10 de 60 pts. a 69 pts. FACTOR 10 de 70 pts. a 79 pts. FACTOR 10 de 80 pts. a 89 pts. FACTOR 10 de 90 pts. a 99 pts. FACTOR 10
Observaciones:
Cuadro IV.17 Incentivos de la empresa.
TIEMPO (Años) RECONOCIMIENTO
5 Un Botón de Oro.
10 Una Placa y un Anillo de Oro.
15 Una Placa y un Reloj.
20 Una Placa y Viaje.
Fuente : Los autores (2006).
Jefe Inmediato: Cedula: Firma:
Recursos Humanos: Cedula: Firma:
Gerente General: Cedula: Firma:
Trabajador: Cedula: Firma:
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