universität des saarlandes universität des saarlandes, che-workshop 18.02.99 1/27 von der...
Post on 05-Apr-2015
111 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
1/27
Universität des Saarlandes
Von der Geschäftsprozeßanalyse
bis zum Einsatz
von SAP R/3
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
2/27
Universität des Saarlandes
Prozeßoptimierung Prozeßoptimierung und Standardsoftwareauswahlund Standardsoftwareauswahl
für die zentrale Verwaltungfür die zentrale Verwaltungder Universität des Saarlandesder Universität des Saarlandes
Dipl.-Kfm. Wolfgang LorenzPräsidialbüro der Universität des Saarlandes
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
3/27
Universität des SaarlandesProjekthistorie
CeBIT 1994 Projektidee
Okt. 1994 Beginn des Projektes: „ProzeßorientierteOrganisation der zentralen Verwaltungder Universität des Saarlandes“.
Aug. 1996 Abschlußbericht
Okt. 1997 Bericht der Machbarkeitsstudie
März 1998 Vertragsunterzeichnung SAP - UdS
SAP R/3 - Einführung
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
4/27
Universität des Saarlandes
Die Universität des Saarlandes in Zahlen5 Fakultäten
•Technische Fakultät (1.735 Studierende)•Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät (1.955)•Rechts- und Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät (4.922)•Medizinische Fakultät (1.964)•Philosophische Fakultät (7.387)
18.133 Studierende 293 Professoren 766 Stellen sonstiges wissenschaftliches Personal 930 Stellen nicht wissenschaftliches Personal
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
5/27
Universität des Saarlandes
Die Universität des Saarlandes in Zahlen
Haushaltszuschuß 251 Mio.
Drittmittel 1998: 53.7 Mio.
Studienanfänger: 2.100(1. Hochschulsemester 98/99)
Absolventen 1997: 2.335
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
6/27
Universität des Saarlandes
Die Universität des Saarlandes in Zahlen
5400 Abrechnungen pro Monat716 Anträge auf Beihilfe1429 Reisekostenabrechnungen
120.000 Rechnungen pro Jahr1.400 Drittmittelkonten (53 Mio.)
16 Mio. Drucke35.000 Übernachtungen
115.000 m/2 HNF
Personal
Rechnungswesen
Wirtschaftsamt
Haustechnik
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
7/27
Universität des Saarlandes
Merkmale der Universität des Saarlandes
Dienstherreneigenschaft
Eigene Kasse
Zentrale Verwaltung
Dezentrale Entscheidungsstrukturen
ca. 2000 mittelbewirtschaftende Stellen (treffen Personal- und Beschaffungsentscheidungen)
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
8/27
Universität des Saarlandes
Gestaltung aufgabenorientierter Prozesse in der ZV der Univ. des Saarlandes
Verbesserung derbetrieblichen Abläufe
Ziele
Mitarbeiter-orientierteProzeß-
gestaltung
Wirtschaftlichkeit("Rüst- und
Durchlaufzeiten"der Prozesse-
eines Aufgaben-bereiches)
Instrumente
ARIS
Prozeßmodelle
WERKSAUFTRAGPLANUNG DES
WERKS-
AUFTRAGE
ZEICHNUNG
BEARBEITEN
STÜCKLISTE
BEARBEITEN
NORMUNG
ÜBERPRÜFEN
PRÜFUNG UND
FREIGABE FÜR
FERTIGUNG
TERMINIERTE VORGÄNGE
GEÄNDERTE ZEICHNUNG
GEÄNDERTE STÜCKLISTE
NORMEN-
GERECHTE
DOKUMENTE
FREIGABE MÖGLICH
KonstrukteurDisponent
Normfachmann
Abteilungsleiter
FREIGABE NICHT MÖGLICH
Abteilungsleiter
OrganisationFachkonzept
DV-Konzept
Implementierung
Fachkonzept
DV-Konzept
Implementierung
Fachkonzept
DV-Konzept
Implementierung
Fachkonzept
DV-Konzept
Implementierung
BetriebswirtschaftlicheProblemstellung
Steuerung FunktionDaten
Vorgehensweise
Sch
ritt
I
Sch
ritt
II
Sch
ritt
III
IST-Prozessemodellieren)
Projektschritte
Durchführung:Prozeßteams
Basis: Interviews,Dokumente,
usw.
Beteiligte Nutzen
Kanzler
Beteil.Ref.
IWi
Organigramm
für ZV
VerbesserteAufgaben-ausführung
SchnellereAbläufe
Basis für Umstrukturierungen
für Mitarbeiter
Möglichkeitzum Einbringen
von Verbesserungs-vorschlägen
Zielerkennung
Nutzen
für IWi
Transparenzder
komplexenEntscheidungs-
zusammenhängeund
Verflechtungender
Referate
Aufgaben-orientierung
Ref.prozeßmodell
Dokumenten-modellierung
ZV
der
Uni
vers
ität
des
Saa
rland
es
Aufgaben-bereichedefinieren
Pers.rat
Projekt-Gremium
Projekt-Team
Prozeß-Team
Vorschlägefür
Prozeß-verbesserung
BPR Projekt: Zentrale Verwaltung
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
9/27
Universität des Saarlandes
Ausgangssituation: : Funktionsorientierung
Antragsannahme/-vorbereitungAntragsannahme/-vorbereitungAntragsannahme/-vorbereitungAntragsannahme/-vorbereitung
AntragsprüfungAntragsprüfungAntragsprüfungAntragsprüfung
BewirtschaftungBewirtschaftungBewirtschaftungBewirtschaftung
AbrechnungAbrechnungAbrechnungAbrechnung
StatistikStatistikStatistikStatistik
ProdukteProdukte
FunktionenFunktionen
F 1F 1Fachref.
Zentral-referat
Zentr.St.bew.
Abr.stelle
EDV/Stat.
F 2F 2
F nF n
Prozeß-Splitting entgegenlogischem Ablauf
Verteilung der Aufgabenauf viele Aufgabenträger
Zeitverschleppungen(Liege-, Warte-, Transp.zeiten)
Redundanzen(Funktionen, Erfassungen, Daten)
Hoher Kommunikations-,Koord. u. Abst.bedarf
Häufig Wechsel zw. man.u. DV-gest. Vorg.bearb.
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
10/27
Universität des Saarlandes
• GanzheitlicheVorgangsbearbeitung
• KonsequenteKundenorientierung(Studenten/Lehre/Forschung)
• Reduktion vonDurchlaufzeitenund Kosten
• Humanisierungder Arbeitsabläufe
• Erhöhung der Transparenz
AntragsannahmeAntragsannahmeAntragsannahmeAntragsannahme
AntragsprüfungAntragsprüfungAntragsprüfungAntragsprüfung
BewirtschaftungBewirtschaftungBewirtschaftungBewirtschaftung
AbrechnungAbrechnungAbrechnungAbrechnung
StatistikStatistikStatistikStatistik
ProdukteProdukte
FunktionenFunktionen
F 1F 1
PP1 1 PP22 PPi i PPi+1i+1
Gem
ein
sam
e D
aten
ban
kG
emei
nsa
me
Dat
enb
ank
PPNNPPNN
Fachref.
Zentr.referat
Zentr.Bew.
Abr.stelle
EDV/Stat.Abt.
F 2F 2
F nF n
Bearbeiteter Antrag
Ziel: Prozeßorientierung
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
11/27
Universität des Saarlandes
Vorgehensweise
Integrierte Prozeßbetrachtung - Partizipativer Ansatz
Projektschritte
Identifizierung von Verwaltungsprozessen
Dokumentation der Ist-Prozesse mit dem ARIS-Toolset
Diskussion von Ansätzen zur Prozeßverbesserung
Ausarbeitung von Prozeßverbesserungen
Vorgehensweise / ProjektschritteVorgehensweise / Projektschritte
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
12/27
Universität des Saarlandes
Modellierung der Aufbau- und Ablauforganisation der zentralen Verwaltungnach dem ARIS-Konzept
Erstellen eines:
Organisationsmodells Funktionsmodells Datenmodells Prozeßmodells
Organisation
Daten Steuerung Funktionen
Implemen-tierung
DV-Konzept
Fachkonzept
semantischeDatenmodelle Datenebenen Funktionsebenen Funktionsbäume
DV-Konzept
Fach-konzept
Implemen-tierung
Prozeßmodell
Organigramm
Modellierung der VerwaltungModellierung der Verwaltung
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
13/27
Universität des Saarlandes
Mängel bei der Informationsversorgung redundante Arbeitsschritte redundante Datenhaltung Medienbrüche unangemessene Arbeitsteilung monotone Tätigkeiten mangelhafte Formulargestaltung fehlende Transparenz hoher Kommunikationsbedarf mangelnde EDV-Unterstützung am Arbeitsplatz
Hohes Potential, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten
Ergebnis der ProzessanalyseErgebnis der Prozessanalyse
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
14/27
Universität des Saarlandes
erforderlich: Neugestaltung der Arbeitsabläufe
Ausgangsprozeß: verbessern eliminieren Reihenfolgen ändern hinzufügen zusammenfassen automatisieren parallelisieren aufteilen
Verbesserung der EDV-Infrastruktur
Einsatz von integrierter betriebswirtschaftlicher Software
Ergebnis der ProzessanalyseErgebnis der Prozessanalyse
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
15/27
Universität des Saarlandes
Akzeptanz des Projektes
• Modellieren am Arbeitsplatz
• Diskussion der Prozesse in den Abteilungen
• Darstellung aller Prozesse in einer öffentlichen Präsentation
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
16/27
Universität des Saarlandes
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
17/27
Universität des Saarlandes
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
18/27
Universität des Saarlandes
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
19/27
Universität des Saarlandes
Erhebungszeitraum: 12 Monate
Projektteam: Baumann, Iwi
Landwehr, Iwi
Müller, HTW
Rauber, ZV
Scherer, Iwi
16 Praktikaten
3 Diplomanden
ca. 200 unterschiedlich komplexe Prozesse modelliert
ca. 600 Interviews
Ist-Modellierung abgeschlossen
•Schwachstellenanalysen•Entwicklung von Sollprozessen•Softwarevorführungen/-information•HIS, Quantum, SAP
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
20/27
Universität des Saarlandes
Überprüfung der Machbarkeit
des Einsatzes
der integrierten Standardsoftware SAP R/3
für die Zentrale Verwaltung
der Universität des Saarlandes
Zielsetzung der Machbarkeitsstudie
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
21/27
Universität des Saarlandes
Aspekte der MachbarkeitsüberprüfungAspekte der Machbarkeitsüberprüfung
Fachlich-organisatorische
Machbarkeit
Fachlich-organisatorische
Machbarkeit
TechnischeMachbarkeitTechnischeMachbarkeit
WirtschaftlicheMachbarkeit
WirtschaftlicheMachbarkeit
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
22/27
Universität des Saarlandes
Projektlenkungs-ausschuß
Arbeitskreis 2 Materialwirtschaft
Arbeitskreis 1Rechnungswesen
• Koordinatoren• IDS-Berater• Personalrat
Projektteam
• Herr Lorenz• Frau Geib• Herr Landwehr (IWi)• Vertreter Personalrat• Vertreter Datenschutz• IDS-Berater
fachbezogene Arbeitskreise (Interviews / Workshops)
• Kanzler Dr. Cremers• Referatsleiter• Personalrat • IDS-Projektleiter
Stabstelle
Referat 61
Arbeitskreis 3Personalwirtschaft
Arbeitskreis 4IT-Infrastruktur/
• Koordinatoren• IDS-Berater• Personalrat
• Koordinatoren• IDS-Berater• Personalrat
• Koordinatoren• Vertr. Datenschutz• IDS-Berater• Personalrat
Arbeitskreis 5Qualifizierung
• Koordinatoren • IDS-Berater • Personalrat
Datenschutz
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
23/27
Universität des Saarlandes
Kosten- und Leistungsrechnung
Kosten- und Leistungsrechnung
LehreLehre WeiterbildungWeiterbildungForschungForschung
Studenten-administration
Studenten-administration
Leis
tung
sers
tellu
ngs
-pr
ozes
seIn
tern
e S
ervi
ce-
proz
esse
Bet
rieb
swirt
sch
aft-
liche
Ste
ueru
ngs-
proz
esseHaushaltsmanagementHaushaltsmanagement
TR-FM
FinanzbuchhaltungFinanzbuchhaltung
FI CO
MaterialwirtschaftMaterialwirtschaftPersonalwesenPersonalwesen
HR MM
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
24/27
Universität des Saarlandes
SAP R/3 istmachbar
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
25/27
Universität des Saarlandes
Einführungsvoraussetzungen (I)
• Qualifizierungsmaßnahmen werden ohne Verzögerung angegangen• Entscheidung zur Einführung der doppelten Buchführung
fällt schnell• Schlagkräftige Projektorganisation wird aufgebaut• SAP-Einführung wird vom UdS-Management voll unterstützt• Klare und schnelle Entscheidungsstrukturen unterstützen
die Projektarbeit
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
26/27
Universität des Saarlandes
Einführungsvoraussetzungen (II)
Motivation bei allen Beteiligten
ist vorhanden und wird gefördert.
Ein Jahr „die Ärmel hochkrempeln“ !
Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99
27/27
Universität des Saarlandes
Vorschlag für SAP R/3-EinführungsplanungVorschlag für SAP R/3-Einführungsplanung
11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1.1.98 1.1.99
IT-Basis-Schulung
Einführung HR
BWL-Basis-Schulung
SAP-Basis-Schulung
SAP-Schulung
Key-User
BWL - Rahmenkonzept
Aufbau R/3-Prototyp
Add-on-Entwicklung
Einführung CO
Einführung TR-FM
Einführung FI
Einführung MM
DezentralerSAP-Einsatz
FunktionaleErweiterungSAP-Einsatz
top related