võimalused üleminekuks paberarvetelt e-arvetele (hannes kiivet, kadri ruttas)

E-arvete infopäevVõimalused üleminekuks paberarvetelt e-

arvetele. E-arvete standardid.

Hannes Kiivet - arendusosakonna juhataja, Kadri Ruttas - DVK valdkonnajuht,

Riigi Infosüsteemi Amet

24. august 2011

Millest räägime?

1. Arve töötlemise protsess, e-arve erisused

2. E-arvetele üleminek- millega tuleb arvestada

3. Standardid e-arve kasutamiseks

4. RIA abi e-arvete kasutusele võtmisel

Arve protsessist üldiselt

Etapid:• Loomine• Kohaletoimetamine• Vastuvõtmine• Kooskõlastus• Konteerimine• Tasumine

Taustal/pidevalt:• Aruandlus• Otsuste tegemine• Kontroll• Arhiveerimine• Järelevalve

Arve kohustuslikud andmed

Raamatupidamise seaduse §7 lg 1 alusel:1) dokumendi nimetus ja number;2) koostamise kuupäev;3) tehingu majanduslik sisu;4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);5) tehingu osapoolte nimed;6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

Arve loomine: lisaandmed

Lisaks eelnevale sageli ka:• maksetähtaeg• pangakonto numbrid• viitenumber• müüja kontaktandmed• ostutellimuse number• ostja kontaktisik (eriti oluline suurtes ettevõtetes)• ...

Arve kohaletoimetamine

• Tavapost (e-arve puhul ei kasutata)• E-post• E-arve operaator*• Liides saaja infosüsteemiga • Liides pangaga (nt otsekorraldus)

NB! Ostjate esindajate suur hulk võib tekitada arve omaniku indetifitseerimisel probleemi!* e-arve operaator - ettevõte, kes ühendab endas (e-)arvete saatjad, saajad ning nende poolt kasutatavad majandustarkvarad.(eArvekeskus, Itella, Telema)

Arve vastuvõtmine

• Postkast (e-arve puhul ei saa kasutada)• E-postkast• Infosüsteem - nt. dokumendihaldussüsteem (DHS)• Pank

Enamasti vajalik arvel oleva info süsteemi(desse) sisestamineNB! Arvete suur hulk tekitab adresseerimise probleemi!

Arve kooskõlastamine

• Igal asutusel erinevad:o lisatavad andmedo kaasatavad inimesed ja nende järjekord

• Kuid sageli:o lisatakse algseks klassifitseerimiseks vajalikud

andmed nn ostu teostanud sisuinimeste poolto kinnitatakse (kulu)juhi poolt

Arve konteerimine

• Eelneb tehniline (raamatupidamislik) kontroll• Raamatupidamise reeglitele vastavad toimingud:

o lisatakse kõik vajalikud deebet- ja kreeditkontodo võetakse ostetud ese arvele või

kantakse kuludesseo jne

Arve tasumine

• ülekanne pangast • sularahana kassast

Mitte e-arve puhul enamasti vajalik arvel oleva info uuesti süsteemi(desse) sisestamine?

Taustatööd: aruandlus, kontroll

• Arve väljastajat huvitab: o väljastatud arvete hulk ja summad?o makstud/maksmata arved?v

• Arve vastuvõtjat huvitab: o ostuarve korrektsus ja alus?o maksmata ostuarved?

• Otsustajat ettevõttes (juhti) huvitab:o bilansi seis?o parimate tulemustega üksused, kliendid, hankijad?o ostude ja müükide seis?o laoseis?o ...?

E-arved ja e-menetlus annab võimaluse saada interneti teel sõltumatult ajast ja kohast jooksvalt olukorrast ülevaateid.

Taustatööd: arvete arhiveerimine

Raamatupidamise seadus §12 lg 1:• Raamatupidamise algdokumente peab

raamatupidamiskohustuslane säilitama 7 aastat, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati.

Taustatööd: järelevalve

Teostab Maksu- ja Tolliamet, keda huvitab:• kas tehing tegelikkuses toimus?• kas tehing on arve väljastaja ja saaja

raamatupidamises seadusega kooskõlas kajastatud?• ka tehinguga seotud maksud on tasutud?

E-arve väljastamine

NB! Eeltoodud protsessi ei pea muutma, kuid ebavajalike tegevuste automatiseerimine lihtsalt kiirendab neid!

Saab teha automaatseks:• loomine, sh:

o vajalike väljade eeltäitmineo teatud sündmuste abil automaatselt loomineo tulemuseks masintöödeldav fail

• kohaletoimetamine, sh:o vastavalt kliendi soovile õigesse kanalisse

suunamine

Kuidas arvuti arvest aru saab

Infosüsteemid: tegutsejad ja tarkvarad

Infosüsteemid: operaatorid

E-arve komponendid

• andmed - Eesti e-arve standard 1.1-le vastav dokument, jpm

• palju tarkvara rakendusi:o raamatupidamissüsteemid (RPM): Axapta, Epicor,

Hansaraama, Merit, PMen, SAF, SAP, Taavi, Tresoor

o dokumendihaldussüsteemid (DHS): Alfresco, Amphora, GoPro, Livelink, Postipoiss, Sharepoint, Webdesktop

o teenusepakkujad: eArvekeskus, Itella, Telema• hulgaliselt liideseid erinevate rakenduste vahel• väga palju tegutsejad: arve saatjad, saajad,

vahendajad, raamatupidamisfirmad, riik

Standartne masinloetavus?

Aluseks on 2009 aastal Eesti Pangaliidu poolt välja töötatud XML standard (http://www.pangaliit.ee/arveldused/e-arve/)RIA poolt soovitatavad skeemid leiab http://www.riik.ee/schemas/

E-arve menetlusinfo xml skeemid neist arendajale on:• Ostuarve konteering• Dimensioonide nimekiri• Hankijate nimekiri• Käibemaksu koodide nimekiri• Konto nimekiri

RIA e-arve projekt

• Võimaldada ühendust e-arve operaatoritega (täiendada dokumendivahetuskeskuse oskusi)

• Luua ühtsed andmeformaadid dokumendihaldussüsteemide (DHS) ja raamatupidamissüsteemide (RPM) vahel

• "Õpetada" e-arve DHSidele ja RPMidele• Luua e-arve koostamise ja saatmise võimalus läbi

Riigiportaal www.eesti.ee

E-arve "kool" DHSidele

• Dokumendivahetuskeskus (DVK) kaudu vastu võetud XML e-arvete registreerimine DHSis koos vajalike metaandmete täitmisega

• DHS arvele lepingu sidumine vastavalt XML earves oleva lepingunumbrile

• Arve (ridade) summa jagamine ja nendele osadele kulutunnuste lisamine

• Summa jagunemise ja kulutunnuste info saatmine DVK kaudu finantssüsteemile

• Muus osas jääb menetlemisele DHSi standardfunktsionaalsus

E-arve "kool" RPMdele

• DVK kaudu arve summa jagunemise ja kulutunnuste informatsiooni vastuvõtmine ning salvestamine edaspidiseks töötlemiseks

• Finantssüsteem on võimeline Eesti e-arve standardil põhinevat arvet DVK kaudu saatma

Targad tarkvarad ja piloteerijad

• Kehtna Vallavalitsus – Amphora ja Pmen• Maksu- ja Tolliamet – Livelink ja SAP• RIA, MKM – GoPro ja SAP• Põllumajandusministeerium – Webdesktop ja SAP• SA Archimedes – Webdesktop ja Tresoor• Siseministeerium – Alfresco ja SAP• Kaitsevägi – Postipoiss ja Axapta

• Lisaks : Eesti Pank, Tallinna Ülikool, jt

Tegevused e-arvete kasutamiseks

1. kogu parimaid praktikaid (kontakte küsi ka RIA-lt)2. moodusta töögrupp, kaasa võtmeinimesed3. sõnastada projekti fookus - probleem ja tulemus, koosta

ajakava4. kirjelda arve praegune ja tulevane menetlusprotsess5. analüüsi olemasolevate tarkvarade võimalusi (DHS, RPS)

ja oma ressursse (aeg, raha)6. otsustada kas täiendada olemasolevat tarkvara või

kasutada operaatorteenuseid (kalkulatsioonid)7. tegele vastuseisuga (kommunikatsioon)8. nõudke oma partneritelt e-arveid, nt:

o tasuta e-arve koostamine www.arved.ee,o tulevikus lisandub www.eesti.ee

– saada oma partneritele e-arveid

3 olulist asja, mida meelde jätta

1.Eestis on mõistlik kasutada Eesti Pangaliidu e-arve standardit 1.1 ja RIA xml skeeme

2.E-arve kasutuselevõtmine korrastab ettevõtte (juhtimis)protsesse

3.E-arve kasutamine loob võimaluse teha jooksvalt teadlikke otsuseid

Küsimused?

Riigi Infosüsteemi Amet: www.ria.eeHannes Kiivet: hannes.kiivet@ria.eeKadri Ruttas: kadri.ruttas@ria.ee

Tänan Teid!