voyagerin hankinnan nykytila kansalliskirjastossa

VOYAGERIN HANKINNAN NYKYTILA

KANSALLISKIRJASTOSSA

Voyagerin hankinta-client on otettu käyttöön vuonna 2001

Käytössä kaikki hankinnan toiminnot:

aineiston tilaaminen

vastaanotto

laskujen käsittely

saapumisvalvonta

hankintamäärärahan seuranta

karhunta

EDI

3 ERILLISTÄ MODUULIA

Hankinta-clientista on yhteys

• Luettelointi-clientiin (bibliografiset tiedot, varastotiedot, nidetiedot)

• Reporter-clientiin (raportit, karhut, tulostus)

• kirjaudutaan erikseen

• liikkuminen niiden välillä eri komentoja käyttäen

REPORTER

Tulostus vain Reporterin kautta

Lomakepohja täytyy muokata Accessissa, jotta saadaan yksikön ja

jokaisen hankkijan oikeat tiedot näkyviin

Lomakkeiden tiedot katoavat Voyagerin ja Microsoft Officen

päivityksissä

Vaatii Accessin osaamista

Reporter tulostaa automaattisesti kaikkien hankkijoiden raportteja ja

karhuja, vaikka ei olisi tarkoitus tehdä paperiprinttiä

Eri näkymä kuin Hankinnassa

MITEN BIB-TIETUEEN YHTEYS HANKINTAAN KATKAISTAAN?

Bibliografisia tietueita ja varastotietueita ei voi poistaa, jos ne

liittyvät hyväksyttyyn tilaukseen -> Tietueen näkyminen Opacissa

estetään – Suppress from Opac

Tilauksesta ei voi poista riviä

Kesäkuun 2010 päivityksessä korjaus -> ongelma ei ole ratkennut

kokonaan

Ohje Hankinta- ja luettelointityöryhmän wikissä:

https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=67209018

Tarpeettomia vanhoja tilauksia ja laskuja ei voi poistaa. Hankinnassa

”arkistot” vuodesta 2001 lähtien

TILAUSTEN MUOKKAUS

• Hyväksyttyä tilausta ei juuri voi muokata

• Received Complete-statusta (teos on vastaanotettu) ei voi kumota

• Jatkotilauksissa on paljon ”vastaanotettuja” nimekkeitä. Ne eivät siirry

seuraavalle tilikaudelle

• Hyväksytyn tilauksen valuuttatietoja ei enää voi muuttaa

• Cancel after ja Claim interval ei voi muuttaa

VENDOR

• Akateeminen kirjakauppa – 43 kpl Helkassa

• Sama välittäjä – monta kirjausta

• Oman Vendor Coden löytäminen vaikeaa

• Vendor-kortista ei yhteyksiä välittäjään

KARHUNTA

On kahdenlaista karhuntaa:

1. Käyttäjä merkitsee jonkun tilatun monografian karhuttavaksi (Mark reason:

claim)

2. Ohjelma merkitsee karhuamista vaativat tilaukset System Claim-nimisellä

merkinnällä – automaattinen karhunta

Tilaukset saa automaattisen karhunnan piiriin, jos merkitsee kullekin tilaukselle

karhuntaintervallin. Jos karhuntaintervalli on jätetty tyhjäksi, julkaisu ei saa

missään vaiheessa System Claim-merkintää!

Monografioiden karhunta on työlästä

• Search by -valikosta löytyy 24 hakuvaihtoehtoa, mutta useimmat eivät

vastaa tarpeitamme

Yhdistetty haku

• Tarkempi hakutulos

• Hakutuloksena tilaukset (sisältävät monta tilausriviä), ei nimekkeitä

• Tilaus avataan ja etsitään karhuamista vaativat nimekkeet

• Ikkunaa ei voi suurentaa, pitää käyttää vierityspalkkia

TILIT ja TILIRAKENTEET

”Tuleva tilirakenne kannattaa harkita tarkkaan. Kokeile, vertaile, testaa, keskustele,

hae vaihtoehtoja, ota taustaorganisaatiosi tarvittavat tahot mukaan ja tutustu muiden

ratkaisuihin!” (lainaus Linnea-työryhmän ohjeesta)

• Tilirakenteen suunnitteluvaiheessa pitää tietää, mitä tarvitsee moneen vuoden

päästä

• Vielä monimutkaisempi kuin muut osat

• Tilirakennetta ei voi muokata

• Tiliä ei voi poistaa, jos sitä on käytetty jossain tilauksessa

• Rakennetta vaikea lukea ja ymmärtää, ikkunaa ei voi suurentaa

• Budjetoitu summa on Monografiat -ylätasolla, tieteenaloittain – nollat

• Raportteja on mahdoton tehdä

• Raportointi vaatii Accessia ja Exceliä

• Valuuttakurssit eivät päivity. Yhteys pankkiin?

EDI - Electronic Data Interchange

EDI-toiminnon välityksellä voi lähettää monografia- ja

kausijulkaisutilauksia ja kausijulkaisureklamaatioita sekä vastaanottaa

laskuja ja vastauksia reklamaatioihin

Helka-kirjastoissa on kaksi EDI-toimintoa:

1. lähtevät tilaukset (useimmissa kirjastoissa)

2. laskujen vastaanotto (vain Opiskelijakirjastossa ja

Kansalliskirjastossa)

Välittäjä lähettää 2 laskua:

1. EDI-laskun kirjaston hankintajärjestelmään

2. varsinaisen laskun yliopiston taloushallintajärjestelmään SAP:iin

• Laskut tulevat eri aikaan Hankintaan ja SAP:iin

• Hankkija ei näe maksettuja laskuja SAP:issa ja joutuu tulostamaan laskut

vertailua varteen

• Hankinta-clientissa EDI-lasku ei aina löydä tilausta

• EDI-laskun ja oikean laskun hinnat heittelevät

• Kansalliskirjastossa välittäjien vaihdon jälkeen EDI:n käyttö on vähentynyt

(aikaisemmin Starkmann ja Dawson, nyt Delbanco ja Booky)

MERKISTÖT

• Ääkköset ja diakriitit eivät toimi aina oikein

• Kyrilliikka ja muut merkistöt eivät ole käytössä

YHTEENVETO

• Hankintamuduuli on jäykkä

• Valintoja ei voi perua

• Raportit ja kyselyt vain Microsoft Office Accessin kautta

• Tilauksien ja rahankäytön seuranta on hankalaa

• Yhteys välittäjiin heikko

• Yhteyttä yliopiston taloushallintaan ei ole

MITÄ ODOTAMME:

• joustavuutta

• toiminnosta toiseen siirtymistä saumattomasti

• mahdollisuutta luoda monipuolisia raportteja ja tilastoja

yksinkertaisilla työkaluilla

• järjestelmän pitää pystyä seurustelemaan muiden ohjelmien ja

verkkopalveluiden kanssa