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CENTRO VACACIONAL HUAMPANI
MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
MGPP-PP-E01
2016 - VERSIÓN 1Revisado por: José Rospigliosi Ferro Firma
Cargo: Jefe de Planificación y Presupuesto
Fecha
Aprobado por: Juan Farías Febres
Cargo: Gerente General
Fecha
Firma
0
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
N° de Ítem Texto modificado Versión Fecha Responsable
ÍNDICE:
1
1. OBJETIVO.........................................................................................................................................1
2. ALCANCE.........................................................................................................................................1
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO.........................................................................1
4. BASE LEGAL...................................................................................................................................2
5. DIAGRAMA DE BLOQUES............................................................................................................3
6. FICHAS TÉNICAS:..........................................................................................................................4
6.1. E01.01 Planeamiento..............................................................................................................4
6.1.1. E01.01.01 Planificación Estratégica...........................................................................5
6.1.2. E01.01.02 Planificación Operativa..............................................................................6
6.2. E01.02. Presupuesto..............................................................................................................7
6.2.1. E01.02.01 Programación, Formulación y Aprobación...........................................8
6.2.2. E01.02.02 Proyectos.......................................................................................................9
6.2.3. E01.02.03 Evaluación...................................................................................................10
6.3. E01.03 Evaluación y Seguimiento Institucional............................................................11
6.3.1. E01.03.01 Seguimiento................................................................................................12
6.3.2. E01.03.02 Evaluación...................................................................................................13
ANEXO 1: INVENTARIO DE LOS PROCESOS...............................................................................14
2
1. OBJETIVO
Identificar, organizar y representar gráficamente los procesos y procedimientos
que conformar el Proceso Estratégico de nivel cero “Planeamiento y Presupuesto”
con la finalidad de disponer de mecanismos que permitan una gestión moderna,
con un enfoque en procesos, que contenga el quehacer de la Oficina de
Planificación y Presupuesto y que agrupe actividades similares de manera
sistémica.
2. ALCANCE
Involucra a la Oficina de Planificación y Presupuesto y sus unidades orgánicas.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO
MINEDU- Ministerio de Educación
MEF- Ministerio de Economía y Finanzas
DGPP- Dirección General de Presupuesto Público
DGIP- Dirección General de Inversión Pública
PCM-Presidencia de Consejo de Ministros
INACAL- Instituto Nacional de Calidad
CEPLAN- Centro Nacional de Planeamiento Estratégico
PESEM- Plan Estratégico Sectorial Multianual
PEI- Plan Estratégico Institucional
POI- Plan Operativo Institucional.
PIA- Presupuesto Inicial de Apertura
PIM- Presupuesto Inicial Modificado
1
4. BASE LEGAL
Ley N° 28411. Ley del Sistema Nacional de Presupuesto
Decreto Legislativo N° 1088, Ley del Sistema Nacional de Planeamiento
Estratégico y del Centro Nacional de Planeamiento Estratégico.
Directiva N°001 – 2014- CEPLAN, Directiva General del Proceso de
Planeamiento Estratégico – Sistema Nacioanl de Planeamiento Estratégico.
Guía Metodológica de la Fase Institucional del proceso de planeamiento
estratégico.
2
5. DIAGRAMA DE BLOQUES
3
6. FICHAS TÉNICAS:
6.1. E01.01 PlaneamientoFICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1
Nombre Planeamiento.Objetivo Realizar un adecuado Planeamiento Estratégico mediante la dirección, coordinación y control del funcionamiento de la Entidad.
DescripciónLa Oficina de Planificación y Presupuesto inicia este proceso mediante el empleo y análisis de la política sectorial y la normatividad vigente para luego establecer los objetivos estratégicos institucionales, acciones estratégicas institucionales y la ruta estratégica. Para posteriormente desagregar las acciones estratégicas en actividades y vincularlas al presupuesto.
Alcance Oficina de Planificación y Presupuesto y Gerencia General.Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
CEPLAN. MINEDU
.
PESEM. Directiva N°001-2014 CEPLAN.
E01.01.01 Planeamiento Estratégico.E01.01.02 Planeamiento Operativo.
POI PEI Directivas
Órganos y unidades orgánicas..
Indicadores
Registros Registro de PlanesRegistro de Directivas
Elaborado por Jeanette Valera Guzman, Especialista en Planificación
Revisado por José Rospigliosi Ferro, Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto
Aprobado porJuan Farías Febres, Gerente General
4
6.1.1. E01.01.01 Planificación Estratégica
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Planificación EstratégicaObjetivo Elaborar el Plan Estratégico Institucional para orientar la gestión de la entidad hacia el logro de los objetivos sectorialesAlcance Análisis de la Directiva N° 001-2014-CEPLAN y Publicación del PEI en el portal de transparencia de la entidad
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
CEPLAN MINEDU
PESEM Directiva N° 001-2014-
CEPLAN
Este procedimiento inicia con el análisis de la Directiva N° 001 de CEPLAN. Luego se realiza el análisis del PESEM. Seguidamente se establecen los objetivos estratégicos institucionales, indicadores y metas. para luego desagregarlos en acciones estratégicas institucionales, lo cual desencadenará en identificación de la ruta estratégica. Luego se deriva a la Jefatura de OPP para el Visado correspondientes, para luego remitirlo a gerencia y esta presenta y sustente el PEI ante el Directorio. Una vez aprobado el plan por el Directorio, el Jefe de la Oficina de Asesoría legal elabora la resolución de aprobación. Para luego se distribuye a todas las unidades orgánicas para posteriormente ser publicado en el portal de Transparencia..
Especialista en Planificación.
PEI Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Porcentaje del cumplimiento de los objetivos sectoriales.Nivel de satisfacción de los órganos y unidades orgánicas con el PEI.
Registros Registro de Planes Estratégicos.
5
6.1.2. E01.01.02 Planificación OperativaFICHA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Planificación Operativa.Objetivo Elaborar el Plan Operativo Institucional para orientar la gestión de la entidad hacia el logro de los objetivos.Alcance Elaboración del Instructivo y Publicación en el portal de transparencia.
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
CEPLAN MEF
Directiva N° 001-2014-CEPLAN
Directivas del MEF
Este procedimiento inicia con la elaboración del instructivo para la elaboración del POI el mismo que será expuesto ante las unidades orgánicas. Posterior a ello, se envía un recordatorio del plazo de entrega de los planes de trabajo de las unidades orgánicas. Los cuales son recepcionados y analizados con los informes trimestrales y semestrales, con la finalidad de que siva como base para la formulación del POI. Posterior a ello se redacta el POI articulando la estructura programática con el presupuesto. Luego se deriva a la Jefatura de OPP para el Visado correspondientes, para luego remitirlo a gerencia y esta presenta y sustente el POI ante el Directorio. Una vez aprobado el jefe de la oficina de asesoría legal elabora la resolución de aprobación para la firma correspondiente, luego se distribuye a todas las unidades orgánicas para posteriormente ser publicado en el portal de Transparencia.
Especialista en Planificación.
POI Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Porcentaje del cumplimiento de los objetivos del PEI..Nivel de satisfacción de los órganos y unidades orgánicas con el POI.
Registros Registro de Planes Operativos.Registro de Instructivos para la elaboración del POI.
6
6.2. E01.02. Presupuesto
FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre PresupuestoObjetivo Elaborar el presupuesto anual de la entidad acorde con las necesidades y requerimientos de los órganos y unidades orgánicas..
Descripción La Oficina de Planificación y Presupuesto inicia este proceso con el análisis de POI para gestionar los recursos presupuestales, mediante la programación, ejecución y evaluación presupuestal.
Alcance Oficina de Planificación y Presupuesto y Gerencia General.Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
MEF OPP
POI Guía Metodológica para la
programación presupuestaría Estratégica
E01.02.01Programación, Formulación y AprobaciónE01.02.04 ProyectosE01.02.05 Evaluación
PIA PIM Presupuesto Anual Aprobado
Órganos y Unidades Orgánicas MINEDU Congreso de la República
Indicadores Porcentaje de Presupuesto Ejecutado. Nivel de satisfacción de los órganos y unidades orgánicas con el Presupuesto Aprobado.
Registros Registro de Certificaciones PresupuestariasRegistro de Proyectos
Elaborado por Jacqueline Gamarra Sanabria, Especialista en Presupuesto
Revisado por José Rospigliosi Ferro, Jefe de la Oficina de Planificación y PresupuestoAprobado por Juan Farías Febres, Gerente General
7
6.2.1. E01.02.01 Programación, Formulación y Aprobación
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Programación, Formulación y aprobaciónObjetivo Elaborar el Presupuesto anual de la Entidad cumpliendo las fases establecidas en la Ley del Sistema Nacional del Presupuesto.Alcance Análisis de la normatividad vigente del MEF y Aprobación del Presupuesto Anual.
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Unidad de Logística Unidad de RRHH MEF
Cuadro de Necesidades Programación de planillas Directivas del MEF
Este procedimiento se inicia con el análisis de la normatividad vigente dispuesta por el MEF, luego se elabora un informe para conformar la comisión de presupuesto. Posteriormente se analiza el cuadro de necesidades de las unidades orgánicas y la programación de las planillas. Luego se verifica la información recepcionada para evitar excesos en el requerimiento. Posterior a ello se formula el presupuesto, el mismo que pasa a revisión por la jefatura de Planificación y presupuesto, para luego presentarlo a Gerencia General, con la finalidad de que esté presente y sustente ante el Directorio. El Directorio aprueba el presupuesto, el cual se remite al MEF.
Especialista en Presupuesto.
PIA Órganos y Unidades Orgánicas
MEF
Indicadores Numero de modificación al PIA.Registros Registro del Presupuesto Inicial de Apertura..
8
6.2.2. E01.02.02 Proyectos
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre ProyectosObjetivo Garantizar la adecuada elaboración del estudio de pre inversión a través de la formulación de los términos de referencia.Alcance Recepción del Requerimiento del área usuaria, y evaluación y seguimiento del estudio de preinversión
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Órgano y unidades orgánicas
Requerimiento de proyecto Este procedimiento inicia con la recepción del requerimiento del área usuaria para emitir la opinión técnica para verificar si es un PIP. Si es un PIP, se procede a elaborar el TDR para la contratación de un tercero que elabore el estudio de pre inversión. Posteriormente el jefe de la unidad de proyectos revisará y remitirá el TDR a la Unidad de Logística para su contratación. Una vez contratado, se procederá a la recepción del mismo para que el Jefe de la Unidad de Proyectos realice las coordinaciones del caso a fin de que el contratista inicie labores. Por último, de manera transversal al trabajo del tercero, el jefe de la unidad de proyectos evaluará y hará seguimiento del estudio de pre inversión.
Especialista en Proyectos.
Termino de referencia para la contratación de terceros
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Número de TDR elaborados.Porcentaje de estudios de Pre Inversión declarados Viables
Registros Registro de Términos de ReferenciaRegistro de Proyectos de Inversión Pública
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6.2.3. E01.02.03 Evaluación
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre EvaluaciónObjetivo Evaluar la óptima ejecución presupuestal de la unidades orgánica durante el Año FiscalAlcance Remisión de memorándum a la unidades orgánica y remisión del reporte del SIAF al MEF, Congreso y CGR.
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
MEF Directiva del MEF Este procedimiento inicia con la elaboración y remisión de un memorándum a las unidades orgánicas para que verifiquen el estado de sus expedientes. Posteriormente se genera un reporte del SIAF en el cual se verifica el estado de Ejecución de cada unidad. Luego, se registran los objetivos estratégicos en el aplicativo del Sistema Nacional de Presupuesto Público, a dichos objetivos se les otorga un valor con el fin de que sean medibles. Seguidamente se verifica la concordancia de cada actividad del aplicativo del sistema nacional con el SIAF. Después se registran los logros obtenidos, problemas identificados y medidas correctivas, para posteriormente elaborar el cierre del aplicativo, generando un reporte del cierre para enviar al Jefe de OPP para su verificación. El Jefe de OPP validad dicho reporte para luego enviarlo a gerencia general para su respectiva validación. Por ultimo dicho reporte se remite a la Dirección de Presupuesto Público, a la contraloría general de la república y a la Comisión de Presupuesto del Congreso de la Reública
Especialista en Presupuesto.
Reportes de evaluación de ejecución presupuestal
MEF CGR Congreso de la República Órganos y Unidades
Orgánicas
Indicadores
Porcentaje de ejecución presupuestal por unidades organicas.
Registros Registro de Reportes del SIAFRegistro del Aplicativo del Sistema Nacional de Presupuesto
10
6.3. E01.03 Evaluación y Seguimiento Institucional
FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre Evaluación y Seguimiento InstitucionalObjetivo Contribuir al logro de los objetivos estratégicos.
Descripción La Oficina de Planificación y Presupuesto inicia este proceso con la revisión del POI y PEI, para luego contrastarlo con la consecución de las metas físicas y cumplimiento de los indicadores reflejados en los reportes de gestión, posterior a ello realizar la retroalimentación correspondiente.
Alcance Oficina de Planificación y PresupuestoProveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
Órganos y Unidades orgánicasOPP
Reportes de GestiónPOIPEI
E01.03.01 SeguimientoE01.03.02 Evaluación
Reporte de Indicadores Órganos y Unidades orgánicas
IndicadoresPorcentaje del cumplimiento de los objetivos Institucionales.Porcentaje del Cumplimiento de las Metas físicasNúmero de reporte de Indicadores
Registros Registro de IndicadoresRegistro de Reportes de Gestión
Elaborado por Jeanette Valera Guzman, Especialista en Planificación
Revisado por José Rospigliosi Ferro, Jefe de la Oficina de Planificación y PresupuestoAprobado por Juan Farías Febres, Gerente General
11
6.3.1. E01.03.01 Seguimiento
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre SeguimientoObjetivo Evaluar el cumplimiento de Objetivo del PEI y POIAlcance Elaboración de la directiva y Remisión del informe al Gerente General
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
CEPLAN OPP Unidades
orgánicas
PEI, POI, Informes de Avances Presupuestales
Este procedimiento inicia con la elaboración de la directiva de seguimiento, luego esta es difundida. Posteriormente se realiza el análisis del cumplimiento de los objetivos y de las metas. Después se informe sobre los avances en las metas y objetivos. Por último se elabora el informe de análisis estratégico, el mismo que es remitido a Gerencia General
Especialista en Planeamiento
Informe de análisis estratégico
Órganos y Unidades orgánicas
Indicadores
Porcentaje de cumplimiento de las metas y objetivos
Registros Registro de Informe de Análisis estratégico
12
6.3.2. E01.03.02 Evaluación
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre EvaluaciónObjetivo Evaluar el impacto de los servicios prestados de la Entidad en su público objetivoAlcance Elaboración de la directiva de evaluación hasta la difusión del informe visado por el Gerente General
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
CEPLAN OPP Unidades
orgánicas
PEI, POI, Informe de las Unidades orgánicas
Este procedimiento Inicia con la elaboración de la Directiva de Evaluación, luego su respectiva difusión. Posterior a ello se solicita información a los órganos y unidades orgánicas. Luego se analiza la información recabada. Posterior a ello se elabora un informe de evaluación, el mismo que es presentado por el Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto al Gerente General. Para luego realizar su respectiva difusión.
Especialista en Planeamiento
Informe de Evaluación
Informe de Evaluación
Indicadores
Número de Informes de Evaluación Visados
Registros Registro de Informe de evaluación
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ANEXO 1: INVENTARIO DE LOS PROCESOS
14
PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
E01.01 PlaneamientoE01.01.01 Planeamiento EstratégicoE01.01.02 Planeamiento Operativo
E01.02 PresupuestoE01.02.01 Formulación, Programación y
AprobaciónE01.02.02 ProyectosE01.02.03 Evaluación
E01.03Seguimiento y Evaluación Institucional
E01.03.01 Seguimiento
E01.03.02 Evaluación
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