1

An Update For “In House” Lobbyists

Presented by: Cyrus Reporter, Counsel FMC LLP

Phone: +1 613 783 9630 Email: cyrus.reporter@fmc‐law.comLinkedIn: http://ca.linkedin.com/pub/cyrus‐reporter/2/842/414

2

Topics

1. Review of Registration Requirements for Associations

2. Update: Lobbying Act 5 Year Review

3. Update: Lobbyists’ Code of Conduct & Rule 8

3

Lobbying Act Preamble

• Free and open access to government is an important matter of public interest.

• Lobbying public office holders is a legitimate activity.

• It is desirable that public office holders and the public be able to know who is engaged in lobbying activities.

• The system for the registration of paid lobbyists should not impede free and open access to government.

4

What is Lobbying?

Lobbying is communicatingwith a public office holder, for payment in respect of:

• The development of any legislative proposal,

• Introduction, defeat or amendment of any Bill or resolution,

• Making or amendment of any regulation,

• Development or amendment of any policy or program,

• Awarding of any grant, contribution or other financial benefit,

• Awarding of any contract (consultants),

• Arranging a meeting between a public office holder and any other person. (consultants)

5

Public Office Holders (POH)

Means any officer or employee of Her Majesty in right of Canada and includes:

• A member of the Senate or the House of Commons and any person on the staff of such a member,

• A person who is appointed to any office or body or with the approval of the Governor in Council or a minister of the Crown, other than a judge receiving a salary under the Judges Act or the lieutenant governor of a province,

• An officer, director or employee of any federal board, commission or other tribunal as defined in the Federal Courts Act,

• A member of the Canadian Armed Forces, and

• A member of the Royal Canadian Mounted Police.

6

Activities Not Considered Lobbying

• Oral or written submissions to a parliamentary committee where there is a public record

• Oral or written submissions made to any person or body which has jurisdiction under a federal statute, in proceedings that are a matter of public record

• Oral or written communication made to a public office holder with respect to the enforcement, interpretation, or application of any existing federal statute or regulation by that official

• Oral or written communication made to the public office holder if the communication is restricted to a simple request for information

7

Categories of Lobbyists

1. Consultant LobbyistsA person hired to communicate on behalf of a client (consultants, lawyers, accountants etc)

2. In House Lobbyists (Corporation)An employee of a “for profit” entity who lobbies to an extent described in the Act.

3. In House Lobbyist (Organization)An employee of a “not for profit” entity who lobbies to an extent described in the Act.

8

Triggering the Requirement for an Association to Register• If total lobbying activities by employees would constitute a significant part of the duties of a single equivalent employee

• “Significant part” is deemed to be 20% over a month period

• Activities include preparation for lobbying

• Registration for the organization must be filed not later than two months after the day on which the requirement to file arises

• Registration is the responsibility of the most senior paid executive of the organization

9

Registration InformationThe following information must be disclosed in an initial filing:• Name and position title of senior officer;• Name and business address for organization;• General description of organization’s activities;• General description of organization’s membership;• Names of employees who lobby including, as applicable, the senior officer;• Indication if employees are former public office holders, designated public office holders, former transition team members and if exemptions granted;

• Details re: subject matters including legislation, bills or resolutions, regulations, policies, programs, grants, contributions or other financial benefit sought;

• Name of government department or other institution lobbied;• Source and amount of any government funding provided as well as expectation of funding; and

• Communication techniques used, including grassroots lobbying

10

Additional Monthly Disclosures

Required no later than 15 days after the end of every month if:• Oral and Arranged communication with a Designated Public

Office Holder (DPOH) took place during the month being reported upon,

• Information contained in an active return is no longer correct or additional information that the lobbyist has become aware of should be included in an active return,

• The lobbying activities have terminated or no longer require registration,

• Five months have elapsed since the end of the last month in which a return was filed.

11

Designated Public Office Holders (DPOH)

The LA defines DPOH as:• A minister of the Crown or a minister of state and any person employed in his or her office who is appointed under subsection 128(1) of the Public Service Employment Act,

• Any other public office holder who, in a department within the meaning of paragraph (a), (a.1) or (d) of the definition “department” in section 2 of the Financial Administration Act:

– occupies the senior executive position, whether by the title of deputy minister, chief executive officer or by some other title, or

– is an associate deputy minister or an assistant deputy minister or occupies a position of comparable rank, and

– Any individual who occupies a position that has been designated by regulation under the provisions of the Lobbying Act.

12

Other Designated Public Office Holders

The first eleven positions or classes of positions were designated by way of regulation on July 2, 2008:• Chief of the Defence Staff• Vice Chief of the Defence Staff• Chief of Maritime Staff• Chief of Land Staff• Chief of Air Staff• Chief of Military Personnel• Judge Advocate General• Any positions of Senior Advisor to the Privy Council Office to which the office holder is appointed by the 

Governor in Council• Deputy Minister (Intergovernmental Affairs) Privy Council Office• Comptroller General of Canada• Any position to which the office holder is appointed pursuant to paragraph 127.1(1)(a) or (b) of the Public 

Service Employment Act

The next three positions or classes of positions were designated by way of regulation on September 20, 2010:

• Members of Parliament• Senators• Staff working in the offices of the Leader of the Opposition in the House of Commons and in the Senate, 

appointed pursuant to subsection 128(1) of the Public Service Employment Act.

13

Communications with a DPOH

A communication must be disclosed in a monthly report if:• It is both oral and arranged,• It is requested by the lobbyist,• There is a time interval between the request and the communication,

• The arranged communication is:– A phone conversation,– A meeting,– Any other oral communications.

• It is initiated by a DPOH when the subject matter refers to the awarding of grants, contributions or other financial benefits and the awarding of any contract.

14

Communications with a DPOH

The monthly returns regarding communications with a DPOH must include:

• Name and position/rank of DPOH,

• Government institution of DPOH,

• Date of the communication,

• Subject matter of the communication,

The Commissioner may verify with DPOH the content of the monthly return.

15

Penalties (Breaches of the Act)

• Up to $50,000 and/or six months in jail on summary conviction• Up to $200,000 and/or two years in jail on indictment• Proceedings by way of summary conviction:

– may be instituted at any time within but not later than five years after the day on which the Commissioner became aware of the subject matter of the proceedings, and

– not later than ten years after the day on which the subject‐matter of the proceedings arose.

Note: The above penalties apply to every individual who fails to file a return or who knowingly makes any false or misleading statement in any return or other document submitted to the Commissioner, including a DPOH or a former DPOH who is asked to verify a monthly communications report.

16

Lobbying Act 5 Year Review

• Standing Committee on Access to Information, Privacy and Ethics currently conducting a statutory review of the Act

• Hearings began Dec. 13, 2011

• Over 20 witnesses so far including the federal Commissioner, provincial authorities, CBA

• Final witnesses will be heard next week

17

Lobbying Act 5 Year Review

Common recommendations include:

• Creation of new administrative monetary penalties

• Elimination for “significant part of duties” test

• Improving transparency of “monthly reports”

• Harmonizing filing requirements for organizations and corporations

• Changing the requirement for Board Directors to register (including not for profit)

18

Lobbyists’ Code of Conduct & Rule 8

• Code of Conduct came into effect in 1997

• Complimentary to the Lobbying Act but does not have effect of legislation

• Purpose is to ensure that lobbying occurs at highest possible ethical level

• Like similar Codes it lays out objectives and goals without prescribing specific standards

• The Code lays out eight “rules” or objectives

19

Lobbyists’ Code of Conduct & Rule 8 

• Rule 8 re: “improper influence” prohibits lobbyists from placing public office holders in a conflict of interest or a perceived conflict of interest

• Recent rulings by Commissioner have caused great concern

• Opinions and 2009 Federal Court of Appeal case may put into question ability of lobbyists to engage in certain political activities

• What constitutes a breach would depend on the facts in each case

• Key is creating a “tension” between a public office holder’s public duties vs a private obligation that could be created by a lobbyist’s activities

• Issue has been forcefully argued at Standing Committee hearings

The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies dealing with lobbying could face. If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.

Thank You

Cyrus Reporter

cyrus.reporter@fmc‐law.com

http://ca.linkedin.com/pub/cyrus‐reporter/2/842/414+1 613 783 9630