analisis dan perancangan sistem informasi berbasis web
TRANSCRIPT
(Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan
Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga)
Artikel Ilmiah
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
2018
(Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan
Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Program Studi Teknik Informatika
Salatiga 2018
(Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan
Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga) (1)Enggar Rafif Zulfikariawan , (2)Dr. Irwan Sembiring, S.T., M.Kom.
Fakultas Teknologi Informasi Jl. Gunung Payung, Kel. Blotongan, Kec. Sidorejo, Kampus UKSW Blotongan, Kota
Salatiga 50711, Jawa Tengah, Indonesia Email : (1)[email protected] , (2)[email protected]
Abstrak
Pengelolaan data pada Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga
masih dilakukan dengan media cetak yang dinilai kurang efektif karena menimbulkan beberapa masalah. Permasalahan yang muncul antara lain penyimpanan seluruh data anggota cabang membutuhkan rak yang cukup besar dengan anggota yang selalu bertambah dengan rata - rata 420 anggota setiap tahunnya dan menyebabkan sulitnya mencari dokumen tersebut ketika dibutuhkan, proses pendaftaran data anggota dari kelompok latihan ke kantor cabang membutuhkan waktu 3 hari kerja. Publikasi informasi yang kurang cepat penyampaiannya karena tidak ada media tetap untuk mempublikasi informasi yang cepat dalam waktu yang bersamaan juga menjadi salah satu masalah. Penelitian ini dibuat menggunakan metode waterfall dengan hasil sistem informasi berbasis web yang dapat mempermudah proses pendaftaran, penyimpanan, pencarian data anggota, dan sebagai media informasi tetap bagi Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga. Kata kunci : Sistem Informasi, Berbasis Web, Metode Waterfall, Pencak Silat Merpati Putih
Abstract
The data management in Pencak Silat Merpati Putih school Salatiga is still
conducted in print-out paper based which is regarded as less effective and less practical since it cause some problems. The problem is, among others for instance in the data saving of all 420 Pencak Silat Merpati Putih school Salatiga members each year. This manual data organization may cause time consuming in loading the data during the member registration process from smaller Pencak Silat Merpati Putih school office to the Pencak Silat Merpati Putih school Salatiga center that tak es 3 days. In addition, the data publication and information spend more time since there is no platform to spread the information itself at the same time. This research uses waterfall method and shows the result as a web-based information which enables the registration process, data saving, finding the members’ information, and as a permanent information center for Pencak Silat Merpati Putih school Salatiga. Keywords : Information System, Web Based, Waterfall Method, Pencak Silat Merpati Putih
1Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Program Studi Teknik Informatika, Universitas Kristen
Satya Wacana, Salatiga.
2
1. Pendahuluan
Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong (PPS BETAKO) Merpati Putih merupakan perguruan pencak silat yang memiliki banyak cabang di
Indonesia. Kantor Cabang Salatiga sendiri memiliki 11 (sebelas) kelompok latihan yang tersebar di sekolah, universitas, dan pedesaan. PPS BETAKO Cabang Salatiga
memiliki keperluan dalam mengelola data yang cukup banyak seperti keperluan laporan anggota, materi yang akan dipelajari, event, laporan, dan lain – lain.
Hasil wawancara dengan bapak Sunardi sebagai Sekretaris PPS BETAKO
Merpati Putih Cabang Salatiga menjelaskan kurang efektifnya kinerja cabang pada pendaftaran data anggota dari kelompok latihan ke kantor cabang agar menjadi
anggota resmi Cabang Salatiga membutuhkan waktu 3 hari kerja, pengarsipan berkas membutuhkan rak yang cukup besar dengan data anggota yang tersimpan 10.482 data sejak tahun 1993 sampai 2018 yang selalu bertambah tiap dengan rata
- rata 420 anggota setiap tahunnya dan menyebabkan sulitnya mencari dokumen tersebut ketika dibutuhkan, informasi kurang cepat diketahui anggota karena
dipublikasi dengan cara mulut ke mulut dan tidak ada media tetap untuk mempublikasi informasi yang cepat dalam waktu yang bersamaan sehingga banyak anggota yang terlambat mengetahui informasi penting. Adapun hasil wawancara
dengan bapak Hendro Purnomo sebagai Ketua Bagian Organisasi Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga menjelaskan bahwa sering terjadinya
salah paham khususnya pada aturan organisasi yang ada dalam perguruan. Hal ini disebabkan karena sistem yang berjalan masih menggunakan cara lama atau manual yang seluruh pengelolaan data mengandalkan form cetak dan tidak ada media
informasi tetap untuk PPS BETAKO Merpati Putih Cabang Salatiga. Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penelitian ini bertujuan untuk
membangun sistem informasi berbasis web. Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan [1]. Sistem informasi ini
dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP Hypertext Preproccesor (PHP). PHP adalah Bahasa server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. PHP merupakan server side scripting maka
sintaks dan perintah-perintah PHP akan diesksekusi di server kemudian hasilnya akan dikirimkan ke browser dengan format HTML [2].
Sistem informasi berbasis web sangat membantu karena dapat mempersingkat waktu penginputan data dan penyebaran informasi yang penting, maka waktu pengelolaan data dapat dipersingkat dari 3 hari kerja menjadi 1 hari.
Pengarsipan dapat disimpan di server sehingga tidak membutuhkan tempat luas di kantor untuk rak penyimpanan berkas, proses pencarian berkas menjadi cepat,
informasi yang dipublikasi dapat langsung diketahui anggota, dan meminimalisir terjadinya salah paham dengan forum diskusi yang ada di sistem informasi. Kelebihan dari sistem informasi berbasis website ini juga dapat digunakan
kapanpun dan di mana pengguna berada dengan syarat ada koneksi internet dan komputer tanpa harus datang ke kantor cabang.
Subsistem Guru di Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99 Rancabango, membahas
tentang perancangan sistem informasi berbasis website untuk sekolah dengan metode pengembangan sistem berorientasi objek diantaranya Unified Approach
(UA). Penelitian ini dilakukan untuk membantu penyebaran informasi yang lebih luas dan modern karena pada sistem yang sedang berjalan informasi yang berkaitan dengan data siswa / siswi, data guru, prestasi guru, materi pembelajaran, dan
informasi kalender akademik hanya tersebar melalui media cetak saja yang hanya dapat beredar di dalam sekolah saja. Hasil dari penelitian tersebut dapat
menunjukkan bahwa penggunaan sistem informasi berbasis website dapat menjadi sebuah revolusi publikasi dalam membuka jangkauan informasi yang lebih luas lagi untuk menyampaikan berbagai jenis informasi mengenai sebuah instansi,
memberikan kemudahan dalam aktivitas akademik, menghilangkan batasan waktu, jarak, dan tempat sebagai halangan bagi siswa / siswi, maupun orang tua yang ingin
mencari informasi berkaitan dengan sekolah tersebut [3]. Berdasarkan penelitian yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Berbasis Website Subsistem Guru di Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99 Rancabango ada persamaan dengan
penelitian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web (Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga)
yaitu metode yang digunakan adalah pembuatan sistem informasi bertujuan mempermudah orang untuk menggali informasi seputar instansi yang berkaitan, sehingga dengan adanya sistem informasi berbasis web informasi dapat didapatkan
dengan cepat tanpa memperhatikan waktu, jarak, dan tempat. Selain itu ada juga perbedaannya antara lain metode yang digunakan adalah metode pengembangan
sistem berorientasi objek diantaranya Unified Approach (UA) dan penggunaan sistem informasi hanya seputar informasi mengenai data seputar sekolah, jika pada penelitian pada jurnal ini sistem informasi dibuat dengan metode waterfall dan
dapat berfungsi sebagai media mengelola data untuk pekerjaan pengurus yang ada dan sebagai media informasi atau forum tetap bagi ienternal instansi yang
bersangkutan, . Penelitian lain yang berjudul Analisis dan Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Penjualan dan Jasa Perbaikan Komputer Berbasis Web pada Iptek
Komputer Betara Kabupaten Tanjung Jabung Barat, membahas tentang rancangan sistem informasi penjualan dan jasa perbaikan komputer masih dilakukan secara
konvensional, sehingga para pelanggan harus datang ke toko untuk sekedar melihat katalog produk terbaru, memesan barang, dan mendaftarkan layanan servis sehingga kurang luasnya pergerakan penjualan Iptek Komputer karena yang
menjadi pelanggan hanya warga sekitar maupun orang – orang sekitar daerah Iptek Komputer berdiri, selain itu laporan penjualan, layanan, pesanan, dan data produk
terbaru juga masih menggunakan kertas yang dicatat pada buku besar dan disimpan dalam file. Hasil penelitian dengan menggunakan metode analisa dan perancangan berorientasi objek ini menghasilkan desain sistem informasi penjualan dan berbasis
web layanan perbaikan komputer yang berakitan dengan laporan penjualan, laporan layanan, laporan pesanan, laporan data produk sehingga dengan adanya sistem
4
sebagai media alternatif untuk melakukan pemesanan barang penjualan maupun servis komputer [4]. Berdasarkan penelitian yang berjudul Analisis dan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Jasa Perbaikan Komputer
Berbasis Web pada Iptek Komputer Betara Kabupaten Tanjung Jabung Barat ada persamaan dengan penelitian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis
Web (Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga) yaitu tujuan untuk memudahkan pengguna web untuk melakukan kegiatan pemesanan ataupun pekerjaan lain yang tadinya menggunakan cara
konvensional menjadi komputerisasi. Selain itu ada juga perbedaannya yaitu metode penelitian yang digunakan adalah analisis dan perancangan berorientasi
objek, jika pada penelitian pada jurnal ini menggunakan metode waterfall. Penelitian lain yang berjudul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Poliklinik Unsrat Berbasis Web, membahas tentang rancangan sebuah sistem
informasi untuk pengelolaan data pasien, pembuatan surat keterangan sehat dan data-data kesehatan dari cara konvensional dengan kertas dan pulpen ke cara yang
lebih modern yaitu menggunakan website. Dalam merancang sistem informasi ini penulis menggunakan metode watefall. Hasil dari sistem yang dirancang bisa digunakan untuk proses pengisian data pasien yang datang berobat di Poliklinik
Universitas Sam Ratulangi, Staf rekam medik serta dokter yang ada di poliklinik bisa melihat dan mengubah data pasien sesuai prosedur kesehatan yang ada. Sistem
informasi ini bisa digunakan ketika akan diimplementasi di poliklinik universitas sam ratulangi dan bisa memuat informasi-informasi kesehatan yang lainya sesuai kebutuhan [5]. Berdasarkan penelitian yang berjudul Analisa dan Perancangan
Sistem Informasi Poliklinik Unsrat Berbasis Web ada persamaan dengan penelitian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web (Studi Kasus : Perguruan
Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga) yaitu metode yang digunakan adalah metode waterfall, adanya fungsi CRUD (Create Update Delete) pada sistem. Selain itu ada juga perbedaannya antara lain
penggunaan sistem informasi diimplementasikan pada bidang kesehatan dan hanya dapat digunakan oleh staff rekam medik dan dokter saja, jika pada penelitian pada
jurnal ini sistem informasi dapat digunakan oleh seluruh penduduk perguruan dari anggota biasa hingga pengurus kantor cabang.
3. Metode Penelitian
Penelitian ini penulis melakukan beberapa langkah dalam pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dan studi literatur. Observasi dilakukan di sekretariat Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga di Jl. Taman Tegalrejo
No.91 Tegalrejo Permai, Salatiga. Hasil dari observasi ini adalah penjelasan tentang kebutuhan informasi dan olah data pada Perguruan Pencak Silat Merpati Putih
Cabang Salatiga. Wawancara dilakukan dengan pak Hendro Purnomo selaku pengurus bagian organisasi dan pak Sunardi selaku sekretaris Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga. Hasil dari wawancara dari pak Sunardi selaku
Sekretaris Cabang bahwa kantor Cabang Salatiga membutuhkan waktu 3 hari kerja, pengarsipan berkas membutuhkan rak yang cukup besar dengan data anggota yang
5
tersimpan 10.482 data sejak tahun 1993 sampai 2018 yang selalu bertambah tiap
dengan rata - rata 420 anggota setiap tahunnya dan menyebabkan sulitnya mencari dokumen tersebut ketika dibutuhkan, informasi kurang cepat diketahui anggota karena dipublikasi dengan cara mulut ke mulut dan tidak ada media tetap untuk
mempublikasi informasi yang cepat dalam waktu yang bersamaan sehingga banyak anggota yang terlambat mengetahui informasi penting. Adapun hasil wawancara
dengan bapak Hendro Purnomo sebagai Ketua Bagian Organisasi Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga menjelaskan bahwa sering terjadinyasalah paham khususnya pada aturan organisasi yang ada dalam
perguruan. Hal ini disebabkan karena sistem yang berjalan masih menggunakan cara lama atau manual yang seluruh pengelolaan data mengandalkan form cetak
dan tidak ada media informasi tetap untuk Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga.
Studi literatur dilakukan dengan mempelajari teori-teori terkait dan hasil
penelitian sebelumnya yang mendukung pemecahan masalah. Pengumpulan data dilakukan dengan mengambil dari sumber-sumber media cetak maupun elektronik
yang dapat dijadikan acuan pembahasan masalah. Dalam penelitian ini, model pengembangan sistem yang digunakan adalah
metode waterfall. Dalam metode ini ada beberapa fase yang dapat dilihat pada
gambar 1, metode ini memiliki tahapan yang terdiri dari permulaan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Namun, dalam penelitian ini
penulis hanya membahas tahap perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem.
Tahap permulaan sistem merupakan perencanaan awal untuk suatu sistem
yang mendefinisikan ruang lingkup dan tujuan dibuatnya sistem yang diperlukan untuk memecahkan suatu masalah. Lingkup ini mendefinisikan tentang kebutuhan sistem dan tujuan yang akan dicapai. Identifikasi masalah yang dilakukan yaitu
identifikasi terhadap kebutuhan informasi guna perancangan sistem informasi, pada sistem yang berjalan saat ini pengarsipan data anggota per periode dilakukan
dengan cara konvensional atau menggunakan kertas dan pulpen seadanya, sehingga proses penginputan data 1 kelompok latihan untuk terdaftar di kantor cabang membutuhkan waktu 3 hari kerja. Penyebaran informasi yang digunakan juga masih
sangat sederhana yaitu dengan media cetak atau mulut ke mulut sehingga persebaran informasi sangat lambat dan kurang akurat yang mengakibatkan banyak
Gambar 1 Metode Waterfall [6]
6
anggota yang tidak mengetahui informasi yang telah beredar maupun salah paham
tentang isi informasi. Berdasarkan identifikasi masalah yang ada maka dilakukan analisis sistem
yang merupakan tahap penelitian atas sistem yang ada dengan tujuan untuk
merancang sistem baru atau memperbaharui sistem yang telah ada. Sistem pengelolaan data yang berjalan di PPS Betako Merpati Putih Cabang Salatiga saat
ini memiliki kelebihan dan kelemahan yang dijelaskan pada tabel 1.
Kelebihan Kekurangan
Tidak memerlukan biaya untuk pembelian dan perawatan perangkat lunak maupun perangkat keras komputer.
Ada kemungkinan data hilang dan rusak karena tidak ada media penyimpanan yang bisa menyimpan data dalam jangka panjang.
Tidak memerlukan sumber daya yang memiliki keahlian khusus, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk membayar karyawan pun murah.
Anggota maupun pengurus lain harus datang ke kantor untuk mengetahui informasi data anggota, kelompok latihan, maupun cabang, sehingga membutuhkan banyak waktu dan tenaga.
Tidak ada media informasi yang baku untuk seluruh anggota.
Terjadi human error.
Berdasarkan hasil analisis yang disesuaikan dengan masalah yang ada beserta
sistem yang berjalan saat ini, maka diusulkan sebuah sistem informasi berbasis
website agar kinerja PPS Betako Merpati Putih Cabang Salatiga lebih optimal dari segi pengarsipan dan media informasi. Menggunakan sistem informasi berbasis
website, pengurus kelompok latihan dan cabang lebih mudah mengelola data anggotanya dengan tampilan digital. Hal ini dapat mempersingkat waktu karena pengurus kelompok latihan tidak harus datang ke kantor cabang untuk mengurus
data – data anggotanya. Dari segi penyimpanan arsip lebih hemat tempat karena kantor cabang dapat menyimpan arsip – arsip yang ada di media penyimpanan
berkapasitas besar yang tersedia di server yang dipakai. Selain itu segala pengumuman ataupun informasi yang ditujukan untuk anggota dapat dilihat di website sehingga informasi akurat dan tersebar rata ke seluruh anggota.
Tabel 1 Kelebihan dan Kekurangan Sistem yang Berjalan
7
Untuk kelebihan dan kelemahan sistem usulan, sebagai berikut:
Kelebihan Kekurangan
Hemat waktu karena tidak membutuhkan waktu lama untuk memproses data yang sebelumnya proses 3 (tiga) hari kerja menjadi 1 (satu) hari kerja atau informasi yang akan disimpan maupun dipublikasikan.
Memerlukan biaya untuk pembelian dan perawatan perangkat lunak maupun perangkat keras komputer.
Mudahnya akses untuk mencari informasi data anggota.
User membutuhkan pelatihan terlebih dahulu untuk menjalankan sistem informasi.
Tersebarnya informasi dengan akurat dan merata.
Meminimalisir terjadinya salah paham dengan adanya forum diskusi
Meminimalisir terjadinya human error.
Tahap perancangan sistem ini mulai dibentuk materi – materi yang berkaitan
dengan perancangan website antara lain use case diagram, class diagram, dan data flow diagram.
Sistem yang berjalan Sistem usulan
Proses pengelolaan data membutuhkan waktu 3 (tiga) hari kerja.
Pengelolaan data yang dilakukan pengurus cabang dapat lebih optimal, terukur dari waktu yang dibutuhkan menjadi lebih cepat yaitu 1 (satu) hari dan praktis karena dapat dilakukan dimanapun melalui website.
Arsip yang tersimpan boros tempat. Data tersimpan rapi dalam server.
Informasi kegiatan tidak tersebar secara cepat.
Seluruh informasi kegiatan ditampilkan melalui website sehingga informasi langsung tersebar ke seluruh anggota.
Informasi struktur organisasi dan data anggota hanya bisa didapatkan di kantor cabang.
Informasi struktur organisasi dan data anggota dapat dilihat melalui website.
Pencarian data membutuhkan waktu
website dengan mudah.
Tabel 2 Perbandingan Sistem
8
Use case diagram di atas terdapat 3 aktor yang menggunakan sistem, yaitu
pengurus cabang, pengurus kelompok latihan, dan anggota. Pengurus cabang memiliki use case edit profil, ganti password, upload dokumen, download
dokumen, lihat dokumen, input kegiatan, edit kegiatan, hapus kegiatan, lihat kegiatan, hapus anggota, lihat anggota, hapus peserta UKT, lihat peserta UKT, komentar forum, komentar help, dan balas komentar help. Pengurus kelompok
latihan memiliki use case edit profil, ganti password, upload dokumen, download dokumen, lihat dokumen, lihat kegiatan, input anggota, edit anggota, hapus
anggota, lihat anggota, input peserta UKT, edit peserta UKT, hapus peserta UKT, lihat peserta UKT, komentar forum, dan komentar help. Sedangkan anggota memiliki use case edit profil, ganti password, download dokumen, lihat dokumen,
lihat kegiatan, lihat anggota, lihat peserta UKT, komentar forum, dan komentar help.
Gambar 2 Use Case Diagram
9
Class diagram adalah model statis yang menggambarkan struktur dari
suatu sistem dengan menunjukkan kelas, atribut dan operasi di dalamnya beserta hubungan antar kelas yang saling bekerja sama. Class diagram pada sistem ini
dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3 Class Diagram
10
Data flow diagram merupakan rancangan sebuah sistem yang menggunakan notasi – notasi untuk menggambarkan alur data yang bergerak pada sebuah sistem
nantinya. Gambar 4 menunjukkan data flow diagram yang terjadi pada sistem informasi yang dibuat pada penelitian ini. Perancangan User Interface pada sistem
informasi ini menggunakan CSS yang dibuat melalui aplikasi Adobe Dreamweaver CS6.
4. Hasil dan Pembahasan
Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi berbasis website yang dapat mengoptimalkan kinerja Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Kantor Cabang Salatiga dalam pengelolaan data, persebaran informasi yang
akurat dan mudah diakses, meminimalisir terjadinya kehilangan berkas, memudahkan pengguna untuk lebih cepat mencari data anggota, dan meminimalisir
terjadinya salah paham antar kelompok latihan karena telah tersedianya forum diskusi terbuka di sistem informasi tersebut. Sistem informasi ini memiliki pengguna dengan tiga hak akses berbeda yaitu pengurus cabang, pengurus
kelompok latihan, dan anggota yang telah dijelaskan melalui use case diagram di Gambar 2.
Gambar 5 merupakan tampilan awal dari menu dokumen, pada menu ini scan arsip yang bersangkutan dengan kegiatan maupun persuratan yang ada di Perguruan
Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga dapat disimpan dan diunduh oleh pengguna apabila dibutuhkan. Tujuan menu ini dibuat
agar dokumen yang diarsipkan tidak mudah hilang, tidak mudah rusak, hemat tempat karena disimpan di server dan mudah untuk dicari kembali apabila dibutuhkan. Menu ini menginputkan file berbentuk dokumen (.pdf / .docx) yang
berisi scan laporan kegiatan, proposal, surat masuk dan surat keluar, serta template surat resmi perguruan. Pengguna yang memiliki hak akses sebagai pengurus cabang
dan pengurus kelompok latihan dapat mengunggah arsip, sedangkan untuk mengunduh dan melihat arsip dapat dilakukan seluruh anggota maupun pengurus.
Gambar 5 Tampilan Menu Dokumen
11
kelompok latihan dan cabang sangat dimudahkan pekerjaannya. Kemudahan yang disediakan pada menu ini adalah pengurus kelompok latihan hanya menginputkan data anggota kelompok latihannya agar dapat diakui menjadi anggota resmi tanpa
harus pergi ke kantor cabang untuk mengurus data anggotanya dan menunggu validasi dari pengurus cabang agar anggotanya dapat terdaftar resmi di Perguruan
Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga. Fitur ini sangat membantu pengurus karena dapat mempersingkat waktu pengerjaan dimana pada sistem sebelumnya dilakukan selama 3 hari kerja menjadi 1 hari kerja dengan
sistem informasi ini. Jika ada kesalahan data dan informasi anggota, user dengan hak akses pengurus kelompok latihan dapat langsung mengubah data anggotanya
melalui sistem tanpa harus pergi ke kantor cabang.
Gambar 7 menampilkan menu UKT, pada menu ini hanya pengurus
kelompok latihan saja yang dapat menambah dan merubah data anggotanya yang
akan mengikuti ujian kenaikan tingkat, sedangkan pengurus cabang dan anggota hanya dapat melihat daftar peserta ujian kenaikan tingkat. Menu ini sangat
membantu proses pendaftaran ujian yang dilakukan masing – masing pengurus
Gambar 6 Tampilan Menu Keanggotaan
Gambar 7 Tampilan Menu UKT
12
kelompok latihan, karena pada sistem lama pengurus cabang harus mengumpulkan
data anggotanya yang akan mengikuti ujian dan membawanya ke kantor cabang dengan banyak berkas yang harus dibawa.
Gambar 8 menampilkan menu kegiatan, pada menu ini hanya pengguna yang
memiliki hak akses pengurus cabang yang dapat menambah, merubah, dan
menghapus informasi kegiatan, sedangkan pengurus kelompok latihan dan anggota hanya dapat melihat dan komentar pada informasi kegiatan ini. Menu kegiatan ini
menampilkan informasi lengkap tentang kegiatan yang akan diselenggarakan termasuk peta lokasi, selain itu terdapat juga kolom komentar yang disediakan bagi mereka yang kurang paham terhadap informasi yang dilampirkan, sehingga sesama
pengguna dapat saling bertukar informasi atau meluruskan informasi kegiatan tersebut.
Gambar 9 menampilkan halaman pada menu forum, menu forum ini dapat
digunakan sebagai tempat bertukar pikiran, informasi, dan forum diskusi yang
berkaitan dengan Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Cabang Salatiga sehingga anggota satu sama lain dapat berkomunikasi secara terbuka
sekaligus menjadi media komunikasi atau informasi tetap milik perguruan.
Gambar 8 Tampilan Menu Kegiatan
Gambar 9 Tampilan Menu Forum
13
Berhubungan dengan dirancangnya sistem informasi berbasis website ini
seluruh anggota Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Cabang Salatiga dapat dengan mudah mendapatkan informasi yang lengkap dan valid, terutama pengurus – pengurus yang ada dapat melakukan tugasnya dengan mudah tanpa
harus datang ke kantor cabang maupun menggunakan banyak berkas kertas karena seluruh data yang dibutuhkan dapat diinputkan maupun ditampilkan melalui sistem
informasi yang telah dirancang, selain itu pengarsipan dapat dilakukan dengan mudah pada sistem informasi ini yang memudahkan pengguna untuk mencari informasi dengan cepat dan tepat.
5. Kesimpulan dan saran
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi perguruan pencak silat bela diri tangan kosong merpati putih Cabang Salatiga berbasis web, maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan pengurus dalam mengelola dan
menyimpan data – data Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga menjadi lebih optimal dengan sistem informasi berbasis web.
Hal ini diukur dari pengelolaan data dari anggota sampai ke pengurus cabang membutuhkan waktu lebih cepat karena pekerjaan dapat dilakukan dari mana saja dengan syarat menggunakan komputer yang berkoneksi internet. Publikasi
informasi yang tidak merata, lambat, dan sering terjadi salah paham dapat diatasi dengan adanya sistem informasi berbasis web ini. Sistem informasi ini
menyediakan fasilitas untuk pengumuman kegiatan yaitu pada menu “kegiatan” dan forum diskusi untuk mengurangi adanya salah paham, selain itu seluruh informasi dapat tersebar secara bersamaan dan akurat.
Saran pengembangan pada sistem informasi Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga ini diharapkan dapat menambahkan sistem keamanan
website yang lebih kuat untuk meminimalisir terbobolnya data yang tersimpan pada sistem informasi tersebut.
6. Daftar Pustaka
[1] Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta.
[2] Rudianto, Arief M. 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi.
[3] Anggiani Septima Riyadi, Eko Retnadi, Asep Deddy. 2012. Perancangan Sistem Informasi Berbasis Website Subsistem Guru di Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99 Rancabango. ISSN : 2302-
7339 Vol. 09 No. 40 2012.
[4] Erwantoni, Kondar Siahaan. 2017. Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Penjualan dan Jasa Perbaikan Komputer Berbasis Web pada Iptek Komputer Betara Kabupaten Tanjung Jabung Barat. Jurnal Manajemen Sistem Informasi. Volume 2, No. 1 (2017).
14
[5] Stevi A. Wuner, Rizal Sengkey, Oktavian A. Lantang. 2014. Analisa
dan Perancangan Sistem Informasi Poliklinik Unsurat Berbasis Web. E-journal Teknik Informatika, Volume 4, No. 2 (2014), ISSN : 2301-8364
[6] Adilah, Siti Sarah. 2012. Analisis dan Perancangan Website Inspektorat Jendral Kementerian Perindustrian Republik Indonesia.
https://www.academia.edu/6756613/i_analisis_dan_perancangan_ website_inspektorat_jenderal_kementerian_perindustrian_republik _indonesia_laporan_praktek_kerja_lapangan_disusun_oleh/ .
Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga)
Artikel Ilmiah
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
2018
(Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan
Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Program Studi Teknik Informatika
Salatiga 2018
(Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan
Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga) (1)Enggar Rafif Zulfikariawan , (2)Dr. Irwan Sembiring, S.T., M.Kom.
Fakultas Teknologi Informasi Jl. Gunung Payung, Kel. Blotongan, Kec. Sidorejo, Kampus UKSW Blotongan, Kota
Salatiga 50711, Jawa Tengah, Indonesia Email : (1)[email protected] , (2)[email protected]
Abstrak
Pengelolaan data pada Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga
masih dilakukan dengan media cetak yang dinilai kurang efektif karena menimbulkan beberapa masalah. Permasalahan yang muncul antara lain penyimpanan seluruh data anggota cabang membutuhkan rak yang cukup besar dengan anggota yang selalu bertambah dengan rata - rata 420 anggota setiap tahunnya dan menyebabkan sulitnya mencari dokumen tersebut ketika dibutuhkan, proses pendaftaran data anggota dari kelompok latihan ke kantor cabang membutuhkan waktu 3 hari kerja. Publikasi informasi yang kurang cepat penyampaiannya karena tidak ada media tetap untuk mempublikasi informasi yang cepat dalam waktu yang bersamaan juga menjadi salah satu masalah. Penelitian ini dibuat menggunakan metode waterfall dengan hasil sistem informasi berbasis web yang dapat mempermudah proses pendaftaran, penyimpanan, pencarian data anggota, dan sebagai media informasi tetap bagi Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga. Kata kunci : Sistem Informasi, Berbasis Web, Metode Waterfall, Pencak Silat Merpati Putih
Abstract
The data management in Pencak Silat Merpati Putih school Salatiga is still
conducted in print-out paper based which is regarded as less effective and less practical since it cause some problems. The problem is, among others for instance in the data saving of all 420 Pencak Silat Merpati Putih school Salatiga members each year. This manual data organization may cause time consuming in loading the data during the member registration process from smaller Pencak Silat Merpati Putih school office to the Pencak Silat Merpati Putih school Salatiga center that tak es 3 days. In addition, the data publication and information spend more time since there is no platform to spread the information itself at the same time. This research uses waterfall method and shows the result as a web-based information which enables the registration process, data saving, finding the members’ information, and as a permanent information center for Pencak Silat Merpati Putih school Salatiga. Keywords : Information System, Web Based, Waterfall Method, Pencak Silat Merpati Putih
1Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Program Studi Teknik Informatika, Universitas Kristen
Satya Wacana, Salatiga.
2
1. Pendahuluan
Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong (PPS BETAKO) Merpati Putih merupakan perguruan pencak silat yang memiliki banyak cabang di
Indonesia. Kantor Cabang Salatiga sendiri memiliki 11 (sebelas) kelompok latihan yang tersebar di sekolah, universitas, dan pedesaan. PPS BETAKO Cabang Salatiga
memiliki keperluan dalam mengelola data yang cukup banyak seperti keperluan laporan anggota, materi yang akan dipelajari, event, laporan, dan lain – lain.
Hasil wawancara dengan bapak Sunardi sebagai Sekretaris PPS BETAKO
Merpati Putih Cabang Salatiga menjelaskan kurang efektifnya kinerja cabang pada pendaftaran data anggota dari kelompok latihan ke kantor cabang agar menjadi
anggota resmi Cabang Salatiga membutuhkan waktu 3 hari kerja, pengarsipan berkas membutuhkan rak yang cukup besar dengan data anggota yang tersimpan 10.482 data sejak tahun 1993 sampai 2018 yang selalu bertambah tiap dengan rata
- rata 420 anggota setiap tahunnya dan menyebabkan sulitnya mencari dokumen tersebut ketika dibutuhkan, informasi kurang cepat diketahui anggota karena
dipublikasi dengan cara mulut ke mulut dan tidak ada media tetap untuk mempublikasi informasi yang cepat dalam waktu yang bersamaan sehingga banyak anggota yang terlambat mengetahui informasi penting. Adapun hasil wawancara
dengan bapak Hendro Purnomo sebagai Ketua Bagian Organisasi Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga menjelaskan bahwa sering terjadinya
salah paham khususnya pada aturan organisasi yang ada dalam perguruan. Hal ini disebabkan karena sistem yang berjalan masih menggunakan cara lama atau manual yang seluruh pengelolaan data mengandalkan form cetak dan tidak ada media
informasi tetap untuk PPS BETAKO Merpati Putih Cabang Salatiga. Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penelitian ini bertujuan untuk
membangun sistem informasi berbasis web. Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan [1]. Sistem informasi ini
dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP Hypertext Preproccesor (PHP). PHP adalah Bahasa server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. PHP merupakan server side scripting maka
sintaks dan perintah-perintah PHP akan diesksekusi di server kemudian hasilnya akan dikirimkan ke browser dengan format HTML [2].
Sistem informasi berbasis web sangat membantu karena dapat mempersingkat waktu penginputan data dan penyebaran informasi yang penting, maka waktu pengelolaan data dapat dipersingkat dari 3 hari kerja menjadi 1 hari.
Pengarsipan dapat disimpan di server sehingga tidak membutuhkan tempat luas di kantor untuk rak penyimpanan berkas, proses pencarian berkas menjadi cepat,
informasi yang dipublikasi dapat langsung diketahui anggota, dan meminimalisir terjadinya salah paham dengan forum diskusi yang ada di sistem informasi. Kelebihan dari sistem informasi berbasis website ini juga dapat digunakan
kapanpun dan di mana pengguna berada dengan syarat ada koneksi internet dan komputer tanpa harus datang ke kantor cabang.
Subsistem Guru di Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99 Rancabango, membahas
tentang perancangan sistem informasi berbasis website untuk sekolah dengan metode pengembangan sistem berorientasi objek diantaranya Unified Approach
(UA). Penelitian ini dilakukan untuk membantu penyebaran informasi yang lebih luas dan modern karena pada sistem yang sedang berjalan informasi yang berkaitan dengan data siswa / siswi, data guru, prestasi guru, materi pembelajaran, dan
informasi kalender akademik hanya tersebar melalui media cetak saja yang hanya dapat beredar di dalam sekolah saja. Hasil dari penelitian tersebut dapat
menunjukkan bahwa penggunaan sistem informasi berbasis website dapat menjadi sebuah revolusi publikasi dalam membuka jangkauan informasi yang lebih luas lagi untuk menyampaikan berbagai jenis informasi mengenai sebuah instansi,
memberikan kemudahan dalam aktivitas akademik, menghilangkan batasan waktu, jarak, dan tempat sebagai halangan bagi siswa / siswi, maupun orang tua yang ingin
mencari informasi berkaitan dengan sekolah tersebut [3]. Berdasarkan penelitian yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Berbasis Website Subsistem Guru di Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99 Rancabango ada persamaan dengan
penelitian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web (Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga)
yaitu metode yang digunakan adalah pembuatan sistem informasi bertujuan mempermudah orang untuk menggali informasi seputar instansi yang berkaitan, sehingga dengan adanya sistem informasi berbasis web informasi dapat didapatkan
dengan cepat tanpa memperhatikan waktu, jarak, dan tempat. Selain itu ada juga perbedaannya antara lain metode yang digunakan adalah metode pengembangan
sistem berorientasi objek diantaranya Unified Approach (UA) dan penggunaan sistem informasi hanya seputar informasi mengenai data seputar sekolah, jika pada penelitian pada jurnal ini sistem informasi dibuat dengan metode waterfall dan
dapat berfungsi sebagai media mengelola data untuk pekerjaan pengurus yang ada dan sebagai media informasi atau forum tetap bagi ienternal instansi yang
bersangkutan, . Penelitian lain yang berjudul Analisis dan Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Penjualan dan Jasa Perbaikan Komputer Berbasis Web pada Iptek
Komputer Betara Kabupaten Tanjung Jabung Barat, membahas tentang rancangan sistem informasi penjualan dan jasa perbaikan komputer masih dilakukan secara
konvensional, sehingga para pelanggan harus datang ke toko untuk sekedar melihat katalog produk terbaru, memesan barang, dan mendaftarkan layanan servis sehingga kurang luasnya pergerakan penjualan Iptek Komputer karena yang
menjadi pelanggan hanya warga sekitar maupun orang – orang sekitar daerah Iptek Komputer berdiri, selain itu laporan penjualan, layanan, pesanan, dan data produk
terbaru juga masih menggunakan kertas yang dicatat pada buku besar dan disimpan dalam file. Hasil penelitian dengan menggunakan metode analisa dan perancangan berorientasi objek ini menghasilkan desain sistem informasi penjualan dan berbasis
web layanan perbaikan komputer yang berakitan dengan laporan penjualan, laporan layanan, laporan pesanan, laporan data produk sehingga dengan adanya sistem
4
sebagai media alternatif untuk melakukan pemesanan barang penjualan maupun servis komputer [4]. Berdasarkan penelitian yang berjudul Analisis dan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Jasa Perbaikan Komputer
Berbasis Web pada Iptek Komputer Betara Kabupaten Tanjung Jabung Barat ada persamaan dengan penelitian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis
Web (Studi Kasus : Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga) yaitu tujuan untuk memudahkan pengguna web untuk melakukan kegiatan pemesanan ataupun pekerjaan lain yang tadinya menggunakan cara
konvensional menjadi komputerisasi. Selain itu ada juga perbedaannya yaitu metode penelitian yang digunakan adalah analisis dan perancangan berorientasi
objek, jika pada penelitian pada jurnal ini menggunakan metode waterfall. Penelitian lain yang berjudul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Poliklinik Unsrat Berbasis Web, membahas tentang rancangan sebuah sistem
informasi untuk pengelolaan data pasien, pembuatan surat keterangan sehat dan data-data kesehatan dari cara konvensional dengan kertas dan pulpen ke cara yang
lebih modern yaitu menggunakan website. Dalam merancang sistem informasi ini penulis menggunakan metode watefall. Hasil dari sistem yang dirancang bisa digunakan untuk proses pengisian data pasien yang datang berobat di Poliklinik
Universitas Sam Ratulangi, Staf rekam medik serta dokter yang ada di poliklinik bisa melihat dan mengubah data pasien sesuai prosedur kesehatan yang ada. Sistem
informasi ini bisa digunakan ketika akan diimplementasi di poliklinik universitas sam ratulangi dan bisa memuat informasi-informasi kesehatan yang lainya sesuai kebutuhan [5]. Berdasarkan penelitian yang berjudul Analisa dan Perancangan
Sistem Informasi Poliklinik Unsrat Berbasis Web ada persamaan dengan penelitian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web (Studi Kasus : Perguruan
Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga) yaitu metode yang digunakan adalah metode waterfall, adanya fungsi CRUD (Create Update Delete) pada sistem. Selain itu ada juga perbedaannya antara lain
penggunaan sistem informasi diimplementasikan pada bidang kesehatan dan hanya dapat digunakan oleh staff rekam medik dan dokter saja, jika pada penelitian pada
jurnal ini sistem informasi dapat digunakan oleh seluruh penduduk perguruan dari anggota biasa hingga pengurus kantor cabang.
3. Metode Penelitian
Penelitian ini penulis melakukan beberapa langkah dalam pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dan studi literatur. Observasi dilakukan di sekretariat Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga di Jl. Taman Tegalrejo
No.91 Tegalrejo Permai, Salatiga. Hasil dari observasi ini adalah penjelasan tentang kebutuhan informasi dan olah data pada Perguruan Pencak Silat Merpati Putih
Cabang Salatiga. Wawancara dilakukan dengan pak Hendro Purnomo selaku pengurus bagian organisasi dan pak Sunardi selaku sekretaris Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga. Hasil dari wawancara dari pak Sunardi selaku
Sekretaris Cabang bahwa kantor Cabang Salatiga membutuhkan waktu 3 hari kerja, pengarsipan berkas membutuhkan rak yang cukup besar dengan data anggota yang
5
tersimpan 10.482 data sejak tahun 1993 sampai 2018 yang selalu bertambah tiap
dengan rata - rata 420 anggota setiap tahunnya dan menyebabkan sulitnya mencari dokumen tersebut ketika dibutuhkan, informasi kurang cepat diketahui anggota karena dipublikasi dengan cara mulut ke mulut dan tidak ada media tetap untuk
mempublikasi informasi yang cepat dalam waktu yang bersamaan sehingga banyak anggota yang terlambat mengetahui informasi penting. Adapun hasil wawancara
dengan bapak Hendro Purnomo sebagai Ketua Bagian Organisasi Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga menjelaskan bahwa sering terjadinyasalah paham khususnya pada aturan organisasi yang ada dalam
perguruan. Hal ini disebabkan karena sistem yang berjalan masih menggunakan cara lama atau manual yang seluruh pengelolaan data mengandalkan form cetak
dan tidak ada media informasi tetap untuk Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga.
Studi literatur dilakukan dengan mempelajari teori-teori terkait dan hasil
penelitian sebelumnya yang mendukung pemecahan masalah. Pengumpulan data dilakukan dengan mengambil dari sumber-sumber media cetak maupun elektronik
yang dapat dijadikan acuan pembahasan masalah. Dalam penelitian ini, model pengembangan sistem yang digunakan adalah
metode waterfall. Dalam metode ini ada beberapa fase yang dapat dilihat pada
gambar 1, metode ini memiliki tahapan yang terdiri dari permulaan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Namun, dalam penelitian ini
penulis hanya membahas tahap perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem.
Tahap permulaan sistem merupakan perencanaan awal untuk suatu sistem
yang mendefinisikan ruang lingkup dan tujuan dibuatnya sistem yang diperlukan untuk memecahkan suatu masalah. Lingkup ini mendefinisikan tentang kebutuhan sistem dan tujuan yang akan dicapai. Identifikasi masalah yang dilakukan yaitu
identifikasi terhadap kebutuhan informasi guna perancangan sistem informasi, pada sistem yang berjalan saat ini pengarsipan data anggota per periode dilakukan
dengan cara konvensional atau menggunakan kertas dan pulpen seadanya, sehingga proses penginputan data 1 kelompok latihan untuk terdaftar di kantor cabang membutuhkan waktu 3 hari kerja. Penyebaran informasi yang digunakan juga masih
sangat sederhana yaitu dengan media cetak atau mulut ke mulut sehingga persebaran informasi sangat lambat dan kurang akurat yang mengakibatkan banyak
Gambar 1 Metode Waterfall [6]
6
anggota yang tidak mengetahui informasi yang telah beredar maupun salah paham
tentang isi informasi. Berdasarkan identifikasi masalah yang ada maka dilakukan analisis sistem
yang merupakan tahap penelitian atas sistem yang ada dengan tujuan untuk
merancang sistem baru atau memperbaharui sistem yang telah ada. Sistem pengelolaan data yang berjalan di PPS Betako Merpati Putih Cabang Salatiga saat
ini memiliki kelebihan dan kelemahan yang dijelaskan pada tabel 1.
Kelebihan Kekurangan
Tidak memerlukan biaya untuk pembelian dan perawatan perangkat lunak maupun perangkat keras komputer.
Ada kemungkinan data hilang dan rusak karena tidak ada media penyimpanan yang bisa menyimpan data dalam jangka panjang.
Tidak memerlukan sumber daya yang memiliki keahlian khusus, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk membayar karyawan pun murah.
Anggota maupun pengurus lain harus datang ke kantor untuk mengetahui informasi data anggota, kelompok latihan, maupun cabang, sehingga membutuhkan banyak waktu dan tenaga.
Tidak ada media informasi yang baku untuk seluruh anggota.
Terjadi human error.
Berdasarkan hasil analisis yang disesuaikan dengan masalah yang ada beserta
sistem yang berjalan saat ini, maka diusulkan sebuah sistem informasi berbasis
website agar kinerja PPS Betako Merpati Putih Cabang Salatiga lebih optimal dari segi pengarsipan dan media informasi. Menggunakan sistem informasi berbasis
website, pengurus kelompok latihan dan cabang lebih mudah mengelola data anggotanya dengan tampilan digital. Hal ini dapat mempersingkat waktu karena pengurus kelompok latihan tidak harus datang ke kantor cabang untuk mengurus
data – data anggotanya. Dari segi penyimpanan arsip lebih hemat tempat karena kantor cabang dapat menyimpan arsip – arsip yang ada di media penyimpanan
berkapasitas besar yang tersedia di server yang dipakai. Selain itu segala pengumuman ataupun informasi yang ditujukan untuk anggota dapat dilihat di website sehingga informasi akurat dan tersebar rata ke seluruh anggota.
Tabel 1 Kelebihan dan Kekurangan Sistem yang Berjalan
7
Untuk kelebihan dan kelemahan sistem usulan, sebagai berikut:
Kelebihan Kekurangan
Hemat waktu karena tidak membutuhkan waktu lama untuk memproses data yang sebelumnya proses 3 (tiga) hari kerja menjadi 1 (satu) hari kerja atau informasi yang akan disimpan maupun dipublikasikan.
Memerlukan biaya untuk pembelian dan perawatan perangkat lunak maupun perangkat keras komputer.
Mudahnya akses untuk mencari informasi data anggota.
User membutuhkan pelatihan terlebih dahulu untuk menjalankan sistem informasi.
Tersebarnya informasi dengan akurat dan merata.
Meminimalisir terjadinya salah paham dengan adanya forum diskusi
Meminimalisir terjadinya human error.
Tahap perancangan sistem ini mulai dibentuk materi – materi yang berkaitan
dengan perancangan website antara lain use case diagram, class diagram, dan data flow diagram.
Sistem yang berjalan Sistem usulan
Proses pengelolaan data membutuhkan waktu 3 (tiga) hari kerja.
Pengelolaan data yang dilakukan pengurus cabang dapat lebih optimal, terukur dari waktu yang dibutuhkan menjadi lebih cepat yaitu 1 (satu) hari dan praktis karena dapat dilakukan dimanapun melalui website.
Arsip yang tersimpan boros tempat. Data tersimpan rapi dalam server.
Informasi kegiatan tidak tersebar secara cepat.
Seluruh informasi kegiatan ditampilkan melalui website sehingga informasi langsung tersebar ke seluruh anggota.
Informasi struktur organisasi dan data anggota hanya bisa didapatkan di kantor cabang.
Informasi struktur organisasi dan data anggota dapat dilihat melalui website.
Pencarian data membutuhkan waktu
website dengan mudah.
Tabel 2 Perbandingan Sistem
8
Use case diagram di atas terdapat 3 aktor yang menggunakan sistem, yaitu
pengurus cabang, pengurus kelompok latihan, dan anggota. Pengurus cabang memiliki use case edit profil, ganti password, upload dokumen, download
dokumen, lihat dokumen, input kegiatan, edit kegiatan, hapus kegiatan, lihat kegiatan, hapus anggota, lihat anggota, hapus peserta UKT, lihat peserta UKT, komentar forum, komentar help, dan balas komentar help. Pengurus kelompok
latihan memiliki use case edit profil, ganti password, upload dokumen, download dokumen, lihat dokumen, lihat kegiatan, input anggota, edit anggota, hapus
anggota, lihat anggota, input peserta UKT, edit peserta UKT, hapus peserta UKT, lihat peserta UKT, komentar forum, dan komentar help. Sedangkan anggota memiliki use case edit profil, ganti password, download dokumen, lihat dokumen,
lihat kegiatan, lihat anggota, lihat peserta UKT, komentar forum, dan komentar help.
Gambar 2 Use Case Diagram
9
Class diagram adalah model statis yang menggambarkan struktur dari
suatu sistem dengan menunjukkan kelas, atribut dan operasi di dalamnya beserta hubungan antar kelas yang saling bekerja sama. Class diagram pada sistem ini
dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3 Class Diagram
10
Data flow diagram merupakan rancangan sebuah sistem yang menggunakan notasi – notasi untuk menggambarkan alur data yang bergerak pada sebuah sistem
nantinya. Gambar 4 menunjukkan data flow diagram yang terjadi pada sistem informasi yang dibuat pada penelitian ini. Perancangan User Interface pada sistem
informasi ini menggunakan CSS yang dibuat melalui aplikasi Adobe Dreamweaver CS6.
4. Hasil dan Pembahasan
Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi berbasis website yang dapat mengoptimalkan kinerja Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Kantor Cabang Salatiga dalam pengelolaan data, persebaran informasi yang
akurat dan mudah diakses, meminimalisir terjadinya kehilangan berkas, memudahkan pengguna untuk lebih cepat mencari data anggota, dan meminimalisir
terjadinya salah paham antar kelompok latihan karena telah tersedianya forum diskusi terbuka di sistem informasi tersebut. Sistem informasi ini memiliki pengguna dengan tiga hak akses berbeda yaitu pengurus cabang, pengurus
kelompok latihan, dan anggota yang telah dijelaskan melalui use case diagram di Gambar 2.
Gambar 5 merupakan tampilan awal dari menu dokumen, pada menu ini scan arsip yang bersangkutan dengan kegiatan maupun persuratan yang ada di Perguruan
Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga dapat disimpan dan diunduh oleh pengguna apabila dibutuhkan. Tujuan menu ini dibuat
agar dokumen yang diarsipkan tidak mudah hilang, tidak mudah rusak, hemat tempat karena disimpan di server dan mudah untuk dicari kembali apabila dibutuhkan. Menu ini menginputkan file berbentuk dokumen (.pdf / .docx) yang
berisi scan laporan kegiatan, proposal, surat masuk dan surat keluar, serta template surat resmi perguruan. Pengguna yang memiliki hak akses sebagai pengurus cabang
dan pengurus kelompok latihan dapat mengunggah arsip, sedangkan untuk mengunduh dan melihat arsip dapat dilakukan seluruh anggota maupun pengurus.
Gambar 5 Tampilan Menu Dokumen
11
kelompok latihan dan cabang sangat dimudahkan pekerjaannya. Kemudahan yang disediakan pada menu ini adalah pengurus kelompok latihan hanya menginputkan data anggota kelompok latihannya agar dapat diakui menjadi anggota resmi tanpa
harus pergi ke kantor cabang untuk mengurus data anggotanya dan menunggu validasi dari pengurus cabang agar anggotanya dapat terdaftar resmi di Perguruan
Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga. Fitur ini sangat membantu pengurus karena dapat mempersingkat waktu pengerjaan dimana pada sistem sebelumnya dilakukan selama 3 hari kerja menjadi 1 hari kerja dengan
sistem informasi ini. Jika ada kesalahan data dan informasi anggota, user dengan hak akses pengurus kelompok latihan dapat langsung mengubah data anggotanya
melalui sistem tanpa harus pergi ke kantor cabang.
Gambar 7 menampilkan menu UKT, pada menu ini hanya pengurus
kelompok latihan saja yang dapat menambah dan merubah data anggotanya yang
akan mengikuti ujian kenaikan tingkat, sedangkan pengurus cabang dan anggota hanya dapat melihat daftar peserta ujian kenaikan tingkat. Menu ini sangat
membantu proses pendaftaran ujian yang dilakukan masing – masing pengurus
Gambar 6 Tampilan Menu Keanggotaan
Gambar 7 Tampilan Menu UKT
12
kelompok latihan, karena pada sistem lama pengurus cabang harus mengumpulkan
data anggotanya yang akan mengikuti ujian dan membawanya ke kantor cabang dengan banyak berkas yang harus dibawa.
Gambar 8 menampilkan menu kegiatan, pada menu ini hanya pengguna yang
memiliki hak akses pengurus cabang yang dapat menambah, merubah, dan
menghapus informasi kegiatan, sedangkan pengurus kelompok latihan dan anggota hanya dapat melihat dan komentar pada informasi kegiatan ini. Menu kegiatan ini
menampilkan informasi lengkap tentang kegiatan yang akan diselenggarakan termasuk peta lokasi, selain itu terdapat juga kolom komentar yang disediakan bagi mereka yang kurang paham terhadap informasi yang dilampirkan, sehingga sesama
pengguna dapat saling bertukar informasi atau meluruskan informasi kegiatan tersebut.
Gambar 9 menampilkan halaman pada menu forum, menu forum ini dapat
digunakan sebagai tempat bertukar pikiran, informasi, dan forum diskusi yang
berkaitan dengan Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Cabang Salatiga sehingga anggota satu sama lain dapat berkomunikasi secara terbuka
sekaligus menjadi media komunikasi atau informasi tetap milik perguruan.
Gambar 8 Tampilan Menu Kegiatan
Gambar 9 Tampilan Menu Forum
13
Berhubungan dengan dirancangnya sistem informasi berbasis website ini
seluruh anggota Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Cabang Salatiga dapat dengan mudah mendapatkan informasi yang lengkap dan valid, terutama pengurus – pengurus yang ada dapat melakukan tugasnya dengan mudah tanpa
harus datang ke kantor cabang maupun menggunakan banyak berkas kertas karena seluruh data yang dibutuhkan dapat diinputkan maupun ditampilkan melalui sistem
informasi yang telah dirancang, selain itu pengarsipan dapat dilakukan dengan mudah pada sistem informasi ini yang memudahkan pengguna untuk mencari informasi dengan cepat dan tepat.
5. Kesimpulan dan saran
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi perguruan pencak silat bela diri tangan kosong merpati putih Cabang Salatiga berbasis web, maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan pengurus dalam mengelola dan
menyimpan data – data Perguruan Pencak Silat Bela Diri Tangan Kosong Merpati Putih Cabang Salatiga menjadi lebih optimal dengan sistem informasi berbasis web.
Hal ini diukur dari pengelolaan data dari anggota sampai ke pengurus cabang membutuhkan waktu lebih cepat karena pekerjaan dapat dilakukan dari mana saja dengan syarat menggunakan komputer yang berkoneksi internet. Publikasi
informasi yang tidak merata, lambat, dan sering terjadi salah paham dapat diatasi dengan adanya sistem informasi berbasis web ini. Sistem informasi ini
menyediakan fasilitas untuk pengumuman kegiatan yaitu pada menu “kegiatan” dan forum diskusi untuk mengurangi adanya salah paham, selain itu seluruh informasi dapat tersebar secara bersamaan dan akurat.
Saran pengembangan pada sistem informasi Perguruan Pencak Silat Merpati Putih Cabang Salatiga ini diharapkan dapat menambahkan sistem keamanan
website yang lebih kuat untuk meminimalisir terbobolnya data yang tersimpan pada sistem informasi tersebut.
6. Daftar Pustaka
[1] Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta.
[2] Rudianto, Arief M. 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi.
[3] Anggiani Septima Riyadi, Eko Retnadi, Asep Deddy. 2012. Perancangan Sistem Informasi Berbasis Website Subsistem Guru di Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99 Rancabango. ISSN : 2302-
7339 Vol. 09 No. 40 2012.
[4] Erwantoni, Kondar Siahaan. 2017. Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Penjualan dan Jasa Perbaikan Komputer Berbasis Web pada Iptek Komputer Betara Kabupaten Tanjung Jabung Barat. Jurnal Manajemen Sistem Informasi. Volume 2, No. 1 (2017).
14
[5] Stevi A. Wuner, Rizal Sengkey, Oktavian A. Lantang. 2014. Analisa
dan Perancangan Sistem Informasi Poliklinik Unsurat Berbasis Web. E-journal Teknik Informatika, Volume 4, No. 2 (2014), ISSN : 2301-8364
[6] Adilah, Siti Sarah. 2012. Analisis dan Perancangan Website Inspektorat Jendral Kementerian Perindustrian Republik Indonesia.
https://www.academia.edu/6756613/i_analisis_dan_perancangan_ website_inspektorat_jenderal_kementerian_perindustrian_republik _indonesia_laporan_praktek_kerja_lapangan_disusun_oleh/ .