ANALISIS SIA

CV DAFAKO MOTOR

Dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah SIA.

KELOMPOK

Yunita Tri Andra Yani (13061)

Retno Wahyuni (98623)

Rezya Friska Amanda (98615)

Liza Maharani (98624)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2013

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadiran Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan berkah dan karunia-Nya, penulis dapat menyusun makalah yang berjudul “Analisis

Sistem Informasi Akuntansi CV. Dafako Motor” ini tepat pada waktunya. Penulis juga

mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyusunan

makalah ini, diantaranya:

1. Bapak dosen yang telah memberikan petunjuk dalam penyusunan makalah ini,

sehingga penulis dapat menyusun dengan baik.

2. Teman-teman yang telah membantu dengan memberikan saran dan masukan sehingga

dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik.

Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna.

Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis mohon kepada para pembaca atau Bapak

dosen berkenan memberikan saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan makalah

ini. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih dan semoga makalah inidapat berguna bagi para

pembaca.

Padang,.... Mei 2013

Penulis

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................……. i

DAFTAR ISI..................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang………..………………………………............................................ 1

B. Rumusan Masalah .................................................................................................... 1

C. Tujuan.............................................................................................................. ........

2

BAB II PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum.................................................................................................... 3

1. Sejarah Singkat Perusahaan.............................................................................. 3

2. Visi, Misi dan Nilai-nilai Perusahaan............................................................... 3

B. Struktur Organisasi........................................................................................ ......... 4

C. Dokumen Yang Digunakan....................................................................................... 5

D. Proses Bisnis.............................................................................................................. 6

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan............................................................................................................... 13

B. Saran........................................................................................................................ 13

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Globalisasi menuntut perusahaan untuk bekerja secara maksimal agar dapat bertahan di

dunia bisnis yang penuh persaingan. Setiap perusahaan selalu ingin menjadi yang terdepan dalam

menjalankan usahanya. Kinerja yang maksimal merupakan salah satu cara yang ditempuh untuk

menjadi yang terbaik dalam suatu persaingan dagang.

Hal itu dapat dicapai oleh perusahaan dengan cara meningkatkan efektifitas dan efisiensi

perusahaa. Keefektifitas dan keefisienan suatu perusahaan dapat diwujudkan bila system dalam

perusahaan sudah baik. Oleh karena itu, SIA yang efektif penting bagi keberhasilan jangka

panjang organisasi manapun. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktivitas-aktivitas yang terjadi,

tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan. Setiap organisasi juga

perlu menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atau sumberdaya yang berada dibawah

pengawasannya. Informasi tentang pelaku yang terlibat dalam aktivitas-aktivitas tersebut penting

untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan yang diambil.

Oleh karena itu, universitas yang mensyaratkan mahasiswa program akuntansi dan

system informasi untuk mempelajari SIA. Untuk lebih memahami penerapan SIA dalam sebuah

perusahaan dan untuk melengkapi tugas akhir mata kuliah SIA maka kami mencoba untuk

menganalisis SIA yang ada pada CV. Dafako Motor, yaitu salah satu perusahaan yang bergerak

dibidang jasa penjualan dan pembelian motor bekas di kota Padang.

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan di atas, maka permasalahan dalam

penelitian ini adalah “ Apakah Sistem Informasi Akuntansi pada CV. Dafako Motor telah

berjalan sesuai dengan prosedur ?

ii

C. TUJUAN

Sesuai dengan rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk

mengetahui penerapan system informasi akuntansi pada CV. Dafako Motor Padang.

1

BAB II

PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum

1. Sejarah Singkat Perusahaan

CV Dafako Motor adalah sebuah perusahaan perdagangan yang bergerak di bidang jasa jual

beli sepeda motor bekas. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Syafrizal pada tahun 2009, yang

berlokasi di Jln Asra No 42 Tunggul Hitam, Padang.

Awal mula berdiri perusahaan ini di mulai dari keinginan pemilik untuk mendirikan sebuah

bisnis sampingan, yang dimulai dari menjual sparepart, dan berlanjut hingga pemilik mendirikan

sebuah perusahan jual beli motor bekas.

2. Visi, Misi dan Nilai-nilai Perusahaan

CV Dafako Motor Motor memiliki beberapa visi dan misi yang menjadi dasar bagi

perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Visi yang ada mengambarkan bagaimana kondisi

perusahaan yang ingin dicapai. Sedangkan misi adalah tugas yang harus dilakukan untuk

mencapai suatu kondisi yang diinginkan oleh perusahaan, dan dalam rangka mencapai visi dari

perusahaan. Di bawah ini akan dipaparkan visi dan misi dari CV Dafako Motor untuk

memberikan produk dan layanan yang berkualitas dengan harga yang kompetitif.

Visi

Menjadi perusahaan yang terkemuka dan menciptakan nilai bagi pelanggan.

Misi

Memenuhi kebutuhan pelanggan.

Menyediakan produk yang berkualitas.

Mengutamakan kinerja yang profesional dan berintegritas.

Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.

Nilai-nilai

Kepuasan Pelanggan

Profesionalisme

Integritas

Kerjasama Tim

B. Struktur Organisasi

Analisis pekerjaan:

Owner/ pemilik

Mengatur dan mengawasi system kerja karyawan dan merangkap bagian kas.

Membeli kendaraan- kendaraan motor yang dibutuhkan

Menerima laporan pertanggungjawaban dari masing-masing karyawan

Memiliki hak untuk mengambil keputusan yang berhubungan dengan pelaksanaan

program

Pemilik

Mekanik Tenaga Penjual

Staff Accounting

Staf Akuntan

Memasukan transaksi kas ke dalam buku besar secara harian dan membuat neraca,

laporan rugi-laba serta arus kas secara periode.

Membuat laporan yang berhubungan dengan pembayaran pajak

Melakukan tugas tambahan lainnya antara lain : membuat laporan atas penjualan

kendaraan per periode, angsuran, dan penerimaan uang muka atas penjualan kendaraan

Mekanik

Melakukan service terhadap kendaraan

Meminta kendaraan yang dibutuhkan untuk keperluan service kepada Pemilik.

Tenaga Penjual

Menjualkan motor

Menerima pesanan pelanggan

Mengantarkan pesanan pelanggan

C. Dokumen yang digunakan

Dokumen kertas dan formulir yang digunakan dalam kegiatan penjualan CV Dafako Motor

adalah sebagai berikut :

1) Surat Bukti Pembelian/ Surat Jalan (Lihat L.1.1)

Surat yang menekanan bahwa kendaraan tersebut telah dibeli secara sah, dan surat ini

menjadi pengantar untuk mengambil BPKB kendaraan yang telah dibeli dalam

pelelangan.

2) Kwitansi (lihat L.1.2)

adalah bukti pemabayaran yang dibuat oleh pihak penerima dana sejumlah uang atau cek

untuk suatu transaksi atau kegiatan usaha, kemudian diserahkan kepada pihak yang

melakukan pembayaran tersebut.

3) Surat Pesanan/ purchase order (lihat L.1.3)

Purchase Order digunakan oleh Bagian Pembelian untuk mengecek dan menghitung

barang yang diterima dari Supplier.

4) Laporan Penerimaan Barang (lihat L.1.4)

Laporan Penerimaan Barang dibuat oleh Bagian Pembelian apabila barang yang diterima

dari Supplier telah cocok dengan Purchase Order

5) Surat Berita Acara

D. Proses Bisnis

Dalam melakukan pemasaran dan penjualannya mencangkup area Padang. Perusahaan

dalam memproses dan mengolah data-datanya menggunakan cara manual. Penjualan dalam CV

Dafako Motor terdiri atas penjualan tunai dan penjualan kredit.

Arus Transaksi Perusahaan

Pelanggan memesan/membeli motor dengan cara datang langsung ke CV Dafako Motor

dan melakuan penawaran terhadap motor yang diinginkan. Kemudian apabila harga telah

disepakati, pelanggan dapat membayar langsung kendaraan tersebut secara cash ataupun kredit ,

dimana pengajuan kredit harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak

Bank/Finance.

Pembelian kendaraan dapat juga dilakukan melalui pemesanan via telepon. Pembelian

hanya berlaku untuk pelanggan tetap/ pelanggan lama perusahaan yang telah dipercaya.

Sebelum kendaraan dikirim, pembayaran kendaraan telah dilakukan terlebih dahulu secara

langsung maupun via transfer.

Setelah kendaraan dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan

rangkapan order pengiriman kepada sistem penagihan untuk mendokumentasikan pengiriman

dan untuk memungkinkan dilakukan proses penagihan. Kendaraan yang dikirim kepada

pelanggan dikirimkan dari perusahaan ke lokasi pengiriman oleh tenaga penjual.

Pembayaran cek dan dokumen lainnya dikirim ke sistem aplikasi akuntansi untuk

diproses. Para pelanggan mengirimkan penbayaran melalui rekening mereka kepada perusahaan.

Bukti penerimaan kas diproses oleh sistem akuntansi secara manual.

SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi

terkait yang terus berulang dengan menyediakan kendaraan dan jasa ke para pelanggan dan

menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Prosedur yang ada di CV Dafako Motor dibagi menjadi empat prosedur yaitu prosedur

penerimaan pesanan, prosedur penagihan, prosedur penerimaan pembayaran, dan prosedur retur

dari pelanggan.

Entri Pesanan Penjualan

Pada prosedur penerimaan pesanan pelanggan, pelanggan dapat melakukan pemesanan

melalui bagian staf penjualan yang melakukan penawaran kendaraan atau dengan menelepon

perusahaan, staf tersebut akan menuliskan pesanan pelanggan ke dokumen sales order (SO).

SO mempunyai rangkap empat. Pembagian rangkap pertama diberikan kepada pelanggan,

rangkap kedua diberikan kepada owner sebagai manajer, rangkap ketiga diberikan kepada

bagian accounting dan finansial, dan rangkap keempat dijadikan arsip. Bagian accounting

akan membuat laporan penjualan yang memuat besarnya penjualan pada periode tertentu.

manajer akan memproses SO yang ada dengan menyiapkan kendaraan yang tersedia di

gudang sesuai permintaan dan membuat surat jalan (SJ). Bagian mekanik akan melakukan

pengecekkan atas kendaraan-kendaraan tersebut lalu melaporkan kepada manajer. Manajer

akan mencocokkan dengan SO yang ada, dan membuat SJ. SJ mempunyai empat rangkap.

Rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan dengan ditempel di kendaraan yang

sudah di-packing, rangkap kedua diberikan kepada staf pengiriman, atau bagian ekspedisi

yang bersangkutan. Rangkap ketiga diberikan kepada bagian accounting dan finasial, dan

rangkap keempat akan dijadikan arsip oleh manajer. Kepala accounting di bagian accounting

dan finansial akan memproses SO dan SJ yang telah ada.

bagian hutang dan piutang oleh staf accounting. SO dan SJ tadi akan diproses lebih lanjut

oleh staf accounting untuk dibuatkan faktur. Faktur yang dibuat mempunyai tiga rangkap.

Rangkap pertama diberikan kepada pelanggan dengan ditempel beserta SJ di kendaraan yang

akan dikirim, rangkap kedua diberikan kepada Manajer untuk penagihan, rangkap ketiga

akan dijadikan arsip oleh bagian accounting dan finansial. Staf accounting akan membuat

laporan piutang rincian per konsumen, yang memuat saldo akhir pelanggan pada akhir bulan

Pada prosedur penagihan, accounting akan memberikan rangkap SJ dan faktur kepada

manajer untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Accounting juga akan membuat

laporan penagihan yang mencangkup nama pelanggan, jenis kendaraan yang telah dibeli dan

nominal yang harus dibayarkan. Laporan ini akan dibawa juga oleh manajer untuk

memudahkan menandai pelunasan dari pelanggan. manajer membawa tiga buah dokumen

tersebut untuk melakukan penagihan. Setiap pembayaran dari pelangan akan diisi didalam

laporan penagihan sejumlah pembayaran pelanggan. Pelanggan yang sudah membayar lunas

hutangnya akan menerima SJ dan faktur. Pelanggan yang masih mengkredit hutangnya maka

staf akan mencatatnya di faktur dan laporan penagihan sejumlah pembayaran pelanggan dan

membawa kembali faktur dan SJ tersebut. Faktur dan SJ akan diberikan kepada pelanggan

apabila pelanggan tersebut sudah melunasi semua hutangnya dalam faktur tersebut.

Pada prosedur penerimaan pembayaran, manajer memberikan total pembayaran pelanggan

kepada bagian akuntan. akuntan akan membuat bukti kas masuk (BKM), apabila ada

pembayaran dari pelanggan baik secara tunai ataupun tranfer. manajer memberikan laporan

penagihan beserta SJ dan faktur yang masih dibawa kembali, kepada staf accounting atas

piutang. Staf accounting untuk piutang akan mencocokkan faktur (jika masih ada) dengan

pencatatan dalam laporan penagihan dan mencocokkan juga dengan BKM yang dibuat. Staf

accounting akan merekap hasil laporan piutang yang sudah tertagih dan piutang yang masih

belum tertagih, lalu memberikan laporan tersebut kepada manajer.

SIKLUS PENGELUARAN

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data

terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran kendaraan dan jasa. Tujuan

utama dalam siklus ini adalah meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara

laporan

penyimpanan

penjualan

Jwban atas permintaan

permintaan

komisiEntri pesanan penjualan

Siklus

pengeluaran

Kas/bank

Sis. Buku Besar dan pelaporan

Siklus mnj. SDM

/penggajian

Kurirpengiriman

Penagihan kas

persediaan

Diagram konteks siklus pendapatan

pelanggan

Finance

persediaan, perlengkapan, dan layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Prosedur

yang ada di CV Dafako Motor dibagi menjadi empat prosedur yaitu:

Memesan kendaraan

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau

perlengkapan. Metode pengendalian persediaan pada CV Dafako Motor yaitu kuantitas

pesanan ekonomis [EOQ]): Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal

pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan

persediaan. Metode-metode pengendalian persediaan berupa JIT (just in time) berusaha

untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun

kekurangan persediaan. Persediaan juga di peroleh melalui kegiatan lelang motor.

Menerima dan menyimpan kendaraan

Dengan laporan penerimaan kendaraan

Pembayaran

Pembayaran berdasarkan purchase order (PO) yang telah disepakati dengan supplier dan

atau pihak lelang kendaraan. Perusahaan menyetujui faktur penjualan dari pihak vendor

(disini pihak lelang) untuk di bayar saat kendaraan diterima.

Flowchart

Flowchart Penambahan Barang (Stock-in)CV Dafako Motor

Mulaisuplier

faktur

LPB 2

LPB 2

LPB

Mengecek berdasarkan PO

coc

1

Pembelian gudang

1

Mengecek

cocok

Menyimpan barang

N

LPB

Selesai

Ket:

LPB : Laporan Penerimaan Barang

Flowchart Pengeluaran Barang (Stock-out)

CV Dafako Motor

Order Gudang Pengiriman

Penagihan Akuntansi

Mulai

Menerima order

DPB2DPB1

N 4

2

DPB

Menyiapkan brg Menyerahkan brg.

DPB

DPB

N

SPB1

3

43

4

SPB1

Faktur1

Jurnal

5

SPB1

Faktur

Membuat faktur

Selesai

Kwitansi

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam melaksanakan kegiatan transaksi Penjualan kredit CV Dafako Motor masih

menggunakan kwitansi. Hal ini menunjukan bahwa adanya bukti pembayaran dari pelanggan

sehingga perusahaan dapat mengecek batas kredit serta jumlah piutang pelanggan secara

cepat, tepat waktu dan akurat

B. Saran

1. Untuk ke depan, sistem informasi penjualan ini diharapkan tidak hanya untuk

penjualan kredit saja tetapi bisa untuk kegiatan transaksi lainnya sehingga dapat

meningkatkan pelayanan yang terbaik dan memberikan kemudahan pada customer

dalam proses penjualan sepeda motor secara kredit yang dilakukan oleh CV. Dafako

Motor.

2. Diharapkan sistem informasi yang dibangun dapat memberikan kemudahan pada

(user), serta dilengkapi dengan menggunakan media seperti harddisk, flashdisk atau

cd dan lain sebagainya sehingga proses penyimpanan data tidak perlu lagi memakan

banyak tempat.