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  • RECHERCHE

    ____________________________________________________________________ Analyse et conception de systmes d'information coopratifs Selmin Nurcan Universit Paris 1 - Sorbonne CRI 17, rue de Tolbiac 75013 Paris e-mail : nurcan@univ-paris1.fr ____________________________________________________________________ RESUME. Nous nous intressons au Travail Coopratif Assist par Ordinateur dont l'objectif est de construire une technologie supporte par ordinateur pour toutes les formes de travail de groupe qui impliquent souvent des modifications importantes dans l'organisation. Nous avons dvelopp une mthode adapte l'analyse du travail de groupe et plus particulirement l'analyse et la conception d'applications "workflow" en prenant comme base la mthode OSSAD. Dans le cadre de cette mthode spcifique, nous proposons l'utilisation de modles orients groupe pour reprsenter les phases de travail coopratif qui ne peuvent pas tre prises en compte par un outil de workflow. ABSTRACT. We are interested in Computer Supported Cooperative Work (CSCW) which examines the possibilities and effects of technological support for humans involved in collaborative group communication and work processes. We have developed a method for group work analysis particulary well-suited to the analysis and design of workflow applications. We have chosen the OSSAD method and present some improvements. In this framework, we introduce the use of different group oriented models to describe stages of cooperative work that can not be implemented using a workflow product.

    MOTS-CLES : Travail coopratif, Flux de travail, Collecticiel, Organisation, Reconfiguration, Mthode d'analyse et de conception, Modles orients groupe. KEY WORDS : Cooperative work, Workflow, Groupware, Organization, Reengineering, Analysis and design method, Group oriented models. ____________________________________________________________________ 1. Introduction

    Les systmes d'information coopratifs mettent en uvre des techniques de

    workflow et plus gnralement de logiciels de groupe. Il est ncessaire de mettre en vidence les spcificits de ces systmes en vue d'en tenir compte le plus tt possible dans leur conception [NUR 95a], [NUR 95b]. Notre but est de dfinir d'une part une mthode d'analyse et de conception associant le workflow et les autres situations du

  • travail coopratif, et d'autre part des modles sous-jacents permettant de reprsenter les interactions entre cooprants qu'il s'agisse d'interactions synchrones ou asynchrones, formelles ou informelles. A terme, il serait intressant de construire des outils implmentant les mthodes et les modles ainsi dfinis.

    Cet article est organis comme suit : Dans la deuxime partie, nous faisons une prsentation gnrale du travail coopratif support par ordinateur et nous situons les outils de "workflow" par rapport aux outils "groupware". Nous constatons que de nombreuses raisons organisationnelles justifient l'utilisation conjointe des outils de "workflow"et des autres types de logiciels de groupe. Dans la troisime partie, nous dcrivons dans quelle mesure les outils de travail coopratif imposent des adaptations et souvent des changements radicaux des processus dans les organisations. Dans la quatrime partie, nous prsentons nos besoins en termes de mthodes et de modles pour l'analyse et la conception des systmes d'information coopratifs. Nous effectuons un bilan rapide des mthodes actuelles d'analyse et de conception des systmes d'information pour justifier nos choix. Nous prsentons finalement trois modles orients groupe permettant de reprsenter certains aspects complmentaires du travail coopratif : la coordination, la communication et l'argumentation. La cinquime partie est consacre la construction d'une mthode adapte l'analyse du travail de groupe. Nous proposons des axes d'amlioration pour la mthode choisie prcdemment. Les modles modifis et ceux ajouts sont prsents ainsi que la dmarche gnrale de la mthode. Finalement, nous proposons l'utilisation de diffrents modles orients groupe, avec les extensions que nous leur apportons, pour dcrire les phases de travail coopratif aysnchrone non formalisable ou synchrone.

    2. Le travail coopratif assist par ordinateur

    Le travail coopratif, dans sa dfinition la plus large, fait l'objet d'un champ d'tude pluridisciplinaire appel "Computer Supported Cooperative Work" (CSCW) littralement Travail Coopratif Assist par Ordinateur .

    Cette discipline tudie les mcanismes individuels et collectifs du travail de groupe et recherche comment les technologies de l'information et de la communication peuvent faciliter ce travail. C'est dans cet esprit que l'AFCET a adopt les traductions et les dfinitions suivantes [AFC 94] :

    La collectique (ou CSCW) regroupe l'ensemble des techniques et des mthodes qui contribuent la ralisation d'un objectif commun plusieurs acteurs, spars ou runis par le temps et par l'espace, l'aide de tout dispositif interactif faisant appel l'informatique, aux tlcommunications et aux mthodes de conduite de groupes

    Les collecticiels (ou Groupware) sont les logiciels sur lesquels s'appuie la mise en uvre de la collectique .

    La plupart des organisations reconnaissent que l'automatisation et la simplification des processus professionnels sont essentielles pour russir dans l'environnement concurrentiel actuel o les mots d'ordre sont productivit et qualit tout prix. Il nous semble important de donner une dfinition prcise du terme workflow (la gestion automatique du flux de travail) en le situant par rapport aux autres disciplines du travail de groupe que sont le collecticiel et le CSCW.

  • Le travail coopratif assist par ordinateur apparat comme tant un domaine trs vaste qu'il convient de clarifier [KAR 94]. Le diviser en sous-domaines peut tre une faon sduisante de l'aborder. La classification la plus connue est la matrice Espace / Temps de Johansen [ELL 91] (cf. figure 1). L'objectif du workflow tant d'augmenter l'efficacit d'un groupe de personnes travaillant ensemble dans un but commun, rien ne nous empche de le classer dans la partie asynchrone distribue au mme titre que le courrier lectronique. La matrice 3x3 de J. Grudin prend en compte une nouvelle notion : la prvisibilit. Elle permet de faire apparatre si le lieu et le moment d'une action sont prvisibles ou pas (figure 2).

    TEMPS mme

    E S P A C E

    mme

    diffrent / imprvisible

    simplification de runion

    relais de travail

    salle d'quipe de projet

    tl confrence

    courrier lectronique

    diteur collaboratif

    forum lectronique workflow

    prvisiblediffrent /TEMPS mme (synchrone)

    diffrent (asynchrone)

    mme (local)

    diffrent (distant)

    Interaction synchrone distribue

    Interaction asynchrone distribue

    Interaction face face

    Interaction asynchrone

    sminaireinteractifmulti-rles

    prvisiblediffrent /

    diffrent / imprvisible

    E S P A C E

    Figure 1. Matrice Espace/Temps Figure 2. Matrice 3x3 de Grudin de Johansen Workflow

    Les applications workflow automatisent la gestion des flux d'information suivant les spcifications d'un processus donn. Les tches de traitement de l'information passent d'une personne une autre selon un circuit conditionnel bien dfini. Chaque acteur du circuit ralise sa tche sans avoir besoin de se proccuper de ce qui a t fait avant et de ce qui devrait tre fait aprs. L'application prsente l'utilisateur les informations ncessaires pour effectuer sa tche, avant que le processus ne suive son cours vers l'tape suivante. Il n'existe pas actuellement de dfinition unique, faisant rfrence, sur le terme workflow. D'aprs S. Soubbaramayer [SOU 94] il s'agit d'un ensemble de logiciels pro-actifs qui permettent de grer les procdures de travail, de coordonner les charges et les ressources et de superviser le droulement des tches . Le terme pro-actif caractrise parfaitement les logiciels de workflow (Dfinition du Petit Larousse : se dit d'une chose qui a un effet sur une autre qui vient aprs). Il signifie que ce n'est pas l'utilisateur qui invoque le logiciel mais l'inverse.

    Nous pourrions dcrire le workflow comme le traitement squentiel d'un document ou d'un dossier par des acteurs successifs qui lui appliquent des actions dont l'ordre, linaire ou parallle, et la forme sont dfinis l'avance [AFC 94]. Le workflow correspond avant tout une activit de squencement et de coordination du travail entre les diffrents acteurs impliqus. La dfinition donne par N. Naffah [NAF 94] nous semble tre la plus proche de ce concept : Travail coopratif impliquant un nombre limit de personnes devant accomplir, en un temps limit, des tches articules autour d'une procdure dfinie et ayant un objectif global . Dans le cas du workflow, le terme travail coopratif signifie que plusieurs personnes sont impliques pour atteindre l'objectif global, mais des tapes diffrentes du droulement du travail et cela individuellement partir du moment o la personne prend la tche.

    Les origines du workflow remontent la Gestion Electronique de Documents (GED) [KHO 92]. La GED consiste traiter et organiser la documentation de manire la retrouver rapidement. Initialement, elle ne prenait en compte que l'aspect

  • statique de la vie d'un document. Mais un document n'est pas une entit qui est simplement traite puis classe. Il circule entre les agents d'une organisation, cette circulation tant le plus souvent soumise une procdure bien dfinie et donc programmable. Le workflow devient donc le complment naturel de la GED en prenant en compte l'aspect dynamique de la vie du document.

    Les possibilits offertes par les outils de workflow sont de trois ordres : - un guidage rigoureux des procdures : le guidage de l'enchanement des tches garantit l'excution d'une affaire conformment au plan

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