anexo 4...escalas y unidades parametrizadas: la temperatura, índice de masa corporal, talla, peso,...

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ANEXO 4

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FUNCIONALIDAD MÍNIMA REQUERIDA MODULOS CLINICO ASISTENCIALES HIS

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

No. CRITERIOS FUNCIONALES Cumple Completamente

Por Desarrollar

Observaciones

1 Admisión del paciente

1.1 Centralizar los datos de aseguramiento y socio-demográficos del paciente que permiten individualizarlo en la red. Permitir la gestión de admisión del paciente, tanto en las áreas de consultas externas como de hospitalización y urgencia. Adicionalmente debe permitir obligatoriamente la actualización de datos personales. (dirección estandarizada y teléfono)

1.2 Asignar el número de historia clínica con número de identificación del usuario y Permitir apertura del registro clínico administrativo en pacientes sin identificación. Admisión del Recién Nacido, considerando el vínculo madre-hijo. Permitir la novedad de actualización del tipo y numero de documento dejando trazabilidad de la historia clínica (menor de edad-mayor de edad, registro civil y demás tipos de identificación)

1.3 Dotado de diferentes criterios de búsqueda de pacientes, sea búsqueda exacta y por aproximación, al menos por nombres, apellidos, identificación y número de historia clínica. Permitir edición de los datos.

1.4 Permitir el estado de pre-admisión (estado "en espera" para hospitalización-observación) de pacientes.

1.5 Gestión de Admisión del Usuario/Paciente, tanto en las áreas de Consulta de Especialidades, Hospitalización y Urgencias.

1.6 Identificar y gestionar prestaciones y atenciones asociadas a seguros (Seguro escolar, Seguros de Accidentes de Tránsito y otros), permitiendo la acreditación del derecho de atención, tipo de seguro, cobertura y restricciones, según las reglas de negocio establecidas por la institución.

1.7 El sistema deberá proporcionar la capacidad de interoperar con sistemas distritales y nacionales de comprobación de derechos a través de servicios web.

1.8 Opción de búsqueda de pacientes, localizar en forma on-line, ubicando el área donde se encuentra (Urgencia, Hospitalización y atención Ambulatoria)

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2 Agenda médica

2.1 Definir agendas por especialidad, subespecialidad, servicio, recurso humano, horario y frecuencia o intervalos.

2.2 Permitir apertura de agenda por periodos variables.

2.3 Definición y parametrización de los tipos de atenciones: ingreso, control, sobrecupos, consultas abreviadas, consultas derivadas y procedimientos.

2.4 Redistribución de cupos de agenda, modificación de rendimientos, reasignación de pacientes de un profesional a otro.

2.5 Gestión de citas: Citación de las agendas para el mismo día o días futuros. Permitir citaciones periódicas, por ejemplo para especialidades como rehabilitación y dental. Permitir citar un paciente para diferentes especialidades, concentrando en lo posible, las fechas de estas citaciones evitando la citación de un paciente para la misma hora en el día en diferentes especialidades.

2.6 Interoperabilidad con línea establecida para gestión de citas (actualmente línea 195).

2.7 Buscar cupos disponibles para citas, en forma automática.

2.8 Poseer alertas para casos especiales definidos por la institución, ejemplo diagnósticos específicos.

2.9 Agendar Una nueva cita o procedimiento, directamente desde la consulta del profesional.

2.10 Poseer funciones de bloqueo y anulación (motivos parametrizables por la institución) reorganizando las citas mediante reprogramación automática y manual.

2.11 Permitir al usuario clínico, la visualización de su agendamiento.

2.12 Visualizar gráficamente las agendas: profesionales por ubicación, especialidad, agenda personal, visualización de pacientes en espera de atención médica, tipo de atención y atenciones cumplidas.

2.13 Incorporar notas para profesionales.

2.14 Permitir visualizar histórico que reporte todas las citas del paciente, en un periodo determinado, mostrando fecha-hora-especialidad-profesional, asistencias e inasistencias, facturación, no facturacion y motivos de baja, lo que permitirá al personal del Hospital, disponer de diversos indicadores y predictores y tendencias.

2.15 Contabilizar tiempos de atención del paciente: Recepción, espera, inicio-fin de la atención clínica o procedimiento, tiempos medios de atención, tiempos muertos y otros indicadores que el Hospital estimara pertinentes.

2.16 Utilizar estados parametrizables de la agenda establecidos por la institución de manera automatica.

2.17 Visualizar lista por especialidad, profesional, programas u otros parámetros.

2.18 Permitir en los consultorios de atención primaria, de visualizar horas asignadas a sus pacientes, y el agendamiento de las mismas.

2.19 Permitir acceso a agenda de atención ambulatoria para realizar consultas de las citas, por parte del personal médico.

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3 Historia Clínica Médica

3.1 El sistema deberá permitir registrar información clínica de un paciente. Dicho registro es válido desde el punto de vista clínico y legal, y recoge información de tipo asistencial, preventivo y social.

3.2 Registro y consulta de Anamnesis: Datos surgidos de la entrevista clínica, incluido el motivo de consulta, la enfermedad actual y otra información demográfica relevante.

3.3 Registro y consulta de Antecedentes: Información de antecedentes clínicos del paciente según sexo y por especialidad. De acuerdo a las tabla o listados determinados por el hospital y con codificación de enfermedades basada en CIE-10. Permitir que de forma automática al momento de registrar el número de identificación muestre al médico todos los antecedentes fármaco terapéuticos y posibles alertas de alergias a medicamentos.

3.4 Antecedentes de uso de medicamentos (incorporar vacunas y Notas del paciente). Desplegar el vademécum (nombre y posología) del Hospital. Incorporar dentro del registro clínico la realización de la conciliación medicamentosa.

3.5 Registro y consulta de Revisión por sistemas

3.6 Registro y consulta de Exploración física: conjunto de datos objetivos o signos que estén relacionados con los síntomas que refiere el paciente, registrando como mínimo y según escalas y unidades parametrizadas: la temperatura, índice de masa corporal, talla, peso, escala de Glasgow, escala del dolor, presión arterial con cálculo para la presión arterial media, frecuencia cardiaca, frecuencia respiratoria y Pulso (Signos vitales).

3.7 Generar alarmas para control de signos vitales por fuera de los rangos establecidos, generando las notificaciones correspondientes.

3.8 Permitir establecer rangos de seguridad y alertas para cada parámetro de signos vitales, considerando las variables de edad, y sexo del paciente, entre otras subdivisiones.

3.9 Visualización gráfica de los datos de signos vitales. Otorgar una visualización centralizada de todas las constantes registradas al paciente, además de visualizaciones gráficas de la evolutiva de constantes seleccionadas.

3.10 Contemplar uso de filtros (fecha y hora) para la visualización de constantes puede ser por paciente y/o por Unidad Clínica.

3.11 Exploración física por regiones: Permitiendo registrar y describir el estado del paciente tras de examen físico por aparato o sistema del cuerpo humano, determinando si fue o no evaluada la región y el estado de esta, donde las regiones principales se encuentran a continuación:

- Examen en orden céfalo caudal ( Cabeza, cuello, torax, abdomen, genito-urinario, extremidades y neurológico)

3.12 Registro y consulta de datos de exploración complementaria: Registro de pruebas y exámenes

http://es.wikipedia.org/wiki/S%C3%ADntoma

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complementarios, relacionando órdenes de laboratorio, diagnóstico por imágenes y pruebas especiales realizados en el paciente.

3.13 Registro y consulta de Diagnóstico: Registro de diagnóstico asociado al paciente, con codificación CIE-10 ò el vigente.

3.14 Permitir ingresar y visualizar, en forma centralizada, todos los diagnósticos del paciente, utilizando codificaciones clínicas estandarizadas, tales como: CIE-10

3.15 Disponer de listados de Diagnósticos más frecuentes por usuario y/o especialidad.

3.16 Permitir agregar atributos o propiedades al diagnostico, tales como: Diagnostico Principal, diagnostico secundario.

3.17 Identificar Estados o fases del Diagnostico, ej.: Observación, estudio, definitivo, vigente, etc.

3.18 Debe contar con ayuda para búsqueda de diagnostico, sea por código o por descripción.

3.19 Permitir destacar o marcar diagnósticos específicos, tales como: Enfermedades de notificación obligatoria y otros definidos por la institución.

3.20 Permitir consignar diagnósticos a los antecedentes del paciente.

3.21 Listado de diagnóstico por paciente y conjunto de pacientes y búsqueda de diagnóstico usando clasificación CIE-10.

3.22 El sistema deberá permitir asociar una descripción detallada con narrativa al diagnóstico codificado.

3.23 El sistema deberá permitir parametrizar los datos como obligatorios para su diligenciamiento, así como gestionar (crear, actualizar, borrar y restringir por usuario) otros elementos de información clínica necesaria para el registro de salud del paciente.

3.24 Evolución Médica: Registro de tipo de evolución, gestión (registro, consulta y lectura según permisos) de diagnósticos por evolución, y datos generales de evolución, generando las órdenes medicas. Generar alertas automáticas de posibles interacciones medicamentosas, margen terapéuticos y alergias.

3.25 Procedimientos realizados codificados con CUPS y CUM, registro de nuevos hallazgos y nuevos diagnósticos según procedimientos.

3.26 Gestión de Egreso, tipos de egreso, justificación, condiciones de salida, plan de manejo y visualización de órdenes generadas y realizadas.(canalización, remisión a especialidades)

3.27 Epicrisis: Resumen completo de la atención clínica del paciente

3.28 Gestión de consentimiento informado.

3.29 Gestión del CLAP (RED PERINATAL) que incluya escala de herrera y escala de riesgo biopsicosocial.

3.30 Consulta de cada una de los componentes de la historia por especialidad, problemas y cronología.

3.31 Roles y privilegios para el control de acceso a la historia, donde solamente el personal que presta la atención al paciente y roles al personal administrativo.

3.32 Gestión de datos e información ambulatoria

3.33 Gestión de datos e información quirúrgica

3.34 Gestión de datos e información hospitalaria

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3.35 Impresión de brazalete para recién nacido, con identificación del bebé, la madre y usuarios de los servicios de urgencias y hospitalización.

3.36 Los Registros Clínicos centrados en el paciente, permitiendo la concurrencia de varios especialistas de manera simultánea, identificando a los profesionales que participan en la atención.

3.37 Permitir la emisión de Informes de la Historia Clínica en formatos variables que permita seleccionar mediante filtros adecuados, eventos, episodios, exámenes y otros, por rango de fecha, tipo de patología, grupos de pacientes, entre otros definidos a la medida.

3.38 Impresión de informes clínicos en formatos flexibles y exportables a documentos de texto, planillas de cálculo y PDF.

3.39 Incorporar documentos escaneados en la Historia Clínica del paciente.

3.40 Gestionar integralmente los datos del embarazo u otros, sean estos: atenciones ambulatorias, atenciones de urgencia, hospitalizaciones por cualquier causa, trabajo de parto.

3.41 Debe permitir el registro de los otros profesionales de la salud y de la actividad docente-universitaria.

3.42 Realización y emisión de Informes estadísticos, en base a parámetros seleccionados por el usuario.

3.43 Registrar causa de la muerte con diagnóstico codificado.

3.50 Historial del paciente (médico, social y familiar. Posibilidad de elegir diagnósticos que formen parte del historial médico).

4 Urgencias

4.1 Clasificación de los pacientes con base en su grado de urgencia. El Sistema deberá permitir el registro ágil de un paciente y la información clínica de este, con el objetivo de determinar la prioridad para la atención de un paciente en el servicio de urgencias según la gravedad de su estado clínico.

4.2 Permitir que el ingreso de cada paciente a la unidad de urgencias que lo atenderá, sea acompañado por toda la información contenida en los Formularios de Atención de Urgencia dispuesta por el Hospital. Permitir el acceso a la Historia Clínica Digital de cada paciente.

4.3 Utilizar listas de espera independientes para cada área: Pediátricas, Adulto, Obstetricia.

4.4 Registro de emergencia vital, especificando solicitud rápida de exámenes y prescripciones.

4.5 Garantizar la no duplicación de pacientes, en listas de espera de urgencias y en hospitalización.

4.6 Permitir registro de datos en pacientes sin identificación, generando una notificación para regularizar posteriormente la situación. El sistema, deberá asignar un código temporal de identificación al paciente que se atiende. Deberá indicar si existió una condición de identificación previa, y el código de la misma.

4.7 Utilizar sistema de priorización o categorización del paciente (Triage) para la atención de urgencia.

4.8 El sistema deberá apropiar los siguientes niveles de clasificación:

Rojo: Atención inmediata

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Amarillo: Situación de Urgencia con riesgo vital (Espera hasta 1 hora para su atención)

Verde: No compromete la vida del paciente (Espera hasta 6 horas para su atención). Pacientes que presentan un problema de salud que no compromete la integridad del paciente. No es una urgencia. Incluye condiciones de riesgo que ameritan atención médica prioritaria.

4.9 El sistema tras el Triage deberá indicar el tiempo máximo de espera para ser atendido.

4.10 Destacar pacientes con períodos críticos de espera (tiempo definido de espera) según Triage de priorización,

4.11 Contemplar diferentes áreas de atención de urgencia: Espera, Unidad de atención, Unidad de reanimación y Salas de Observación para las diferentes urgencias y procedimientos.

4.12 Realizar traspasos entre diferentes atenciones (por ejemplo: Urgencia - hospital), permitiendo registrar diagnósticos no médicos (enfermería y salud mental).

4.13 Contabilizar los tiempos (totales y parciales) de las atenciones de pacientes en urgencia: sala de espera, unidad de atención, unidad de reanimación y sala de observación. Calcular y entregar, resultados totales, medias y tendencias de esta variable.

4.14 Integración con Gestión de Camas y Pabellón del hospital.

4.15 Generación en línea de solicitudes de fármacos, dispositivos médicos, procedimientos, vacunas, exámenes (laboratorio e imágenes diagnosticas) e indicaciones medicas. Acceso a protocolos de atención y diagnóstico.

4.16 Generar registros de las atenciones por accidentes de tránsito, escolar, de trabajo u otros, entregando adicionalmente una estadística de los mismos.

4.17 Permitir el ingreso de datas clínicos por parte de diferentes profesionales, debidamente registrados y autorizados.

4.18 Mantener información del estado en que se encuentran las peticiones solicitadas al paciente en urgencias. Parametrizar tiempos en los diferentes momentos de atención y generando las respectivas alarmas.

El sistema debe permitir el reingreso dando continuidad a la historia.

4.19 Debe permitir generar formularios de Consentimiento Informado.

5 Historia Clínica Enfermería

5.1 La Historia clínica de Enfermería como herramienta tecnológica que facilita el registro de la atención y cuidado del paciente por parte del personal de Enfermería, mejorando la calidad, oportunidad, confiabilidad y seguridad de la Información de cada atención brindada.

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5.2 Aplicabilidad para los diferentes servicios de las instituciones hospitalarias en los distintos niveles de atención.

5.3 Integración natural con otros procesos como la generación de órdenes médicas, garantizando la disminución de errores por interpretación y mejor oportunidad en el cuidado de Enfermería según el tratamiento médico.

5.4 Información gráfica de datos de monitoreo que facilita la interpretación del estado clínico del paciente en el tiempo y la conducta a tomar por el equipo médico.

5.5 Organización de la historia Clínica y agilidad para la búsqueda de registros de Enfermería.

5.6 Perfiles de seguridad y permisos de acceso de acuerdo con la necesidad de cada perfil que ingresa a la historia.

5.7 Disponibilidad de la información en línea para todos los participantes en el tratamiento del paciente.

5.8 Control sobre ordenes médicas pendientes y cumplidas por paciente. De manera gráfica, mostrar el estado de administración de medicamentos, generando alertas.

5.9 Parametrización de horas de administración de medicamentos según los horarios definidos por la institución, generando alertas automáticas de riesgos que se pueden presentar con la administración de determinado medicamento o información que se le debe suministrar al paciente

5.10 Visualización de históricos por turnos de enfermería según horarios que se manejen en la institución

5.11 Permitir visualización de la Historia Clínica de diferentes maneras, por ejemplo: por paciente, grupos de pacientes, servicio clínico, episodios, y otros definidos por la institución.

5.12 Visualizar y gestionar diferentes listas de trabajo a través de diferentes filtros tales como: cuidados programados, exámenes, procedimientos, administración de fármacos y dietas etc., sean estas indicadas por médicos y/o enfermeras.

5.13 Gestionar Solicitudes desde enfermería, mostrando el estado en que se encuentran las diferentes solicitudes de los pacientes a su cargo, por ejemplo: Laboratorio, Anatomía Patológica, Imágenes, Interconsultas, Movilización, centros de sangre y otras.

5.14 Visualizar el reporte de camas ocupadas y disponibles y permitir la Gestión de camas según las necesidades del usuario.

5.15 Permitir registro de valoración por enfermería.

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5.16 El sistema deberá proveer las pautas para categorización de pacientes, según escalas de riesgo y otros estándares, definidos por la Institución.

5.17 Permitir la gestión de planes de cuidados propios; flexibles, definidos por el usuario y/o Unidad Clínica, coherente al modelo de cuidado de la institución.

5.18 Visualización de Planes de Cuidado, mediante diferentes filtros.

5.19 En los registros de enfermería permitir el ingreso de datos en Formularios (definidos por la institución) que apunten a la seguridad del paciente, tales como Consentimiento informado, Registro de incidencias y otros.

5.20 Gestión de tratamientos, crear y evolucionar tratamiento, realizar seguimiento (sesiones programadas/sesiones realizadas, inasistencias y postergaciones).

6 Resultados de Laboratorio

6.1 El sistema debe proporcionar capacidad para recibir, almacenar en el registro clínico del paciente y desplegar valores discretos de resultados de laboratorio

6.2 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar resultados de diagnóstico complementarios de laboratorio.

6.3 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar resultados normales y anormales de diagnósticos complementarios.

6.4 El sistema deberá proporcionar la capacidad de electrónicamente recibir resultados de laboratorio clínico en un formato estructurado, y desplegar tales resultados en un formato legible.

7 Imágenes diagnósticas

7.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar resultados de diagnóstico por imagen. El sistema deberá permitir el acceso y visualización de imágenes biomédicas por paciente.

7.2 Interoperabilidad con PACS (Picture Archiving System) y visualización de imágenes DICOM (Digital Imaging and Communication in Medicine). Permitir una conectividad total con el sistema RIS PACS, administrando sus recursos disponibles (médicos, profesionales no médicos, equipos, insumos, unidad de atención, horarios de atención en diferentes formatos y listas de espera. Deberá permitir una operación total de los visualizadores propios del PACS.

7.3 El sistema deberá permitir asignar en la HCE las imágenes biomédicas de un paciente.

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7.4 El sistema deberá permitir listar cronológicamente las imágenes diagnósticas de un paciente y buscar por criterios específicos.

7.5 El sistema deberá permitir registrar los resultados de la lectura de un estudio de imágenes o una imagen particular de un paciente, como parte de la historia clínica electrónica.

8 Ordenes médicas

8.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de gestionar órdenes a procedimientos o medicamentos con información suficiente para su consecución según el departamento asociado a la orden.

8.2 El sistema deberá proporcionar la capacidad de chequear potenciales interacciones entre medicamentos a ser ordenados y medicación actual, así como alertar al usuario al momento de generar la orden si existen potenciales interacciones.

8.3 El sistema deberá proporcionar la capacidad de registrar en la historia del paciente cada orden generada así como firmar electrónicamente por el médico tratante para cada orden generada al paciente.

8.4 El sistema deberá proporcionar la capacidad de codificar las ordenes de procedimientos de según la Clasificación Única de Procedimientos en Salud (CUPS).

8.5 El sistema deberá generar una lista de órdenes del paciente con acceso controlado para que tanto el personal médico-asistencial relacionado con la atención así como los servicios que intervienen en la atención del paciente (radiología y laboratorio clínico) accedan a la lista de ordenes del paciente en tiempo real, especificando la información sobre las actividades pendientes de realizar.

8.6 Una vez la orden u órdenes generadas a un paciente, el sistema deberá permitir realizar consultas, seguimiento y control de dichas órdenes.

8.7 El sistema deberá proporcionar la capacidad de asignar estados y prioridades a las órdenes.

8.8 El sistema deberá permitir cancelar órdenes creadas registrando su respectiva justificación, con fecha, hora, lugar y firma electrónica de quien cancela la orden. Para la cancelación el usuario ejecutor deberá poseer un perfil especial que permita dicho procedimiento.

8.9 El sistema deberá proporcionar la capacidad de que las órdenes sean generadas principalmente por el médico tratante asignado, permitiendo además habilitar generación de órdenes a otro tipo de personal médico-asistencial asignado al paciente.

8.10 El sistema deberá permitir registrar fecha y hora de cada orden generada.

8.11 Debe permitir realizar el seguimiento del procedimiento solicitado ya sea de procesamiento interno o externo (a terceros) con "manejo de estados" y resultados.

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9 Gestión de relación médico-paciente

9.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar y gestionar (asignar, actualizar y eliminar) las asignaciones de personal de atención o médico al paciente.

9.2 El sistema deberá proporcionar la capacidad de organizar y mostrar equipos de médicos o de atención y miembros individuales asignados al paciente.

9.3 El sistema deberá proporcionar la capacidad para personal médico-asistencial asignado al paciente de gestionar datos clínicos y ver información de sus pacientes asignados

9.4 El sistema deberá proporcionar la capacidad de capturar y manejar como elementos de datos discretos la identificación de todos y cada uno del personal médico-asistencial asignado al paciente.

10 Seguimiento de Pacientes

10.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de gestionar y claramente mostrar el estado de cuidado del paciente (esperando por médico, admitido, en espera, esperando enfermera, esperando consulta, en camino a departamento, etc.).

10.2 El sistema deberá proporcionar la capacidad para presentar una alerta cuando el estado del paciente ha excedido el marco de tiempo definido en el sistema para dicho estado.

10.3 El sistema deberá proporcionar la capacidad de identificar la ubicación física de los pacientes o un paciente específico en urgencias, incluyendo la fecha y hora de acceso del paciente a esa ubicación

10.4 El sistema deberá proporcionar la capacidad de gestionar la reubicación de pacientes en urgencias y desplegar las correcciones de ubicación del paciente.

10.5 El sistema deberá proporcionar la capacidad de gestionar y mostrar múltiples pacientes siendo simultáneamente atendidos en una habitación o espacio identificado.

10.6 El sistema deberá proporcionar la capacidad de gestionar camas ad-hoc y la gestión de pacientes en estas camas temporales.

10.7 Opciones de Búsqueda rápida e intuitiva a través de distintos parámetros que identifiquen al paciente: número de identificación nacional, Nombre, apellido.

10.8 El sistema de permitir registrar seguimiento a pacientes de programas

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11 Pacientes y gestión de camas, Referencia y contrareferencia

11.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad mostrar todos los pacientes actuales así como las habitaciones o espacios de atención vacios.

11.2 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar claramente los pacientes pendientes o en espera de triage, asignación a hospitalización o pendientes de reubicación.

11.3 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar pacientes esperando a ser registrados.

11.4 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar tiempos de espera de pacientes aun no llevados al área de tratamiento.

11.5 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar los pacientes que han sido admitidos a hospitalización pero aún permanecen en urgencias.

11.6 El sistema deberá proporcionar la capacidad de mostrar información disponible de los pacientes que llegarán que han sido remitidos.

11.7 El sistema deberá permitir gestionar toda la información necesaria para el proceso de referencia y contrareferencia entre hospitales.

11.8 El sistema deberá proporcionar información de la disponibilidad de camas y especialización para el proceso de referencia y contrareferencia.

11.9 Acceso fácil y rápido a listas de camas ocupadas y disponibles.

11.10 Tener interfaz grafica o un mapa de camas, libres y ocupadas, por sectores y por toda la institución.

11.11 Acceso y búsqueda eficiente y directa, desde el Mapa de Camas, a la Historia Clínica del paciente, según perfiles de acceso.

11.12 Dar cuenta de Listado de camas ocupadas, considerando. Nombre del paciente y diagnóstico, N° de cama y sector (definidos por la instituci6n) y tiempo estimado de liberación, integrando la Categorización Riesgo/Dependencia.

11.13 Conocer movimiento de paciente (trazabilidad).

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11.14 Permitir diferentes "estados" o atributos de las camas, ejemplo: Libre, en Reserva, en Reparación, Bloqueada, Pre alta, etc.

11.15 Disponer de Lista de pacientes con indicación de hospitalización y de espera de camas.

11.16 Permitir listados de camas utilizando diferentes filtros, al menos; rango de fechas, por sectores, por estados o atributos de las camas.

12 Instrucciones de alta

12.1 El sistema deberá permitir el registro de las indicaciones o plan de alta para cada paciente por las diferentes especialidades tratantes.

12.2 El sistema deberá capturar las indicaciones de alta dadas al paciente o referenciar documentos que contienen dichas indicaciones.

12.3 El sistema deberá incluir en los instructivos de alta detalles de cuidado adicional tales como seguimiento, visitas y tiempo apropiado de cuidado adicional.

12.4 El sistema deberá de editar instrucciones de alta para un paciente en particular por el profesional tratante.

13 Registro de alergias y reacciones adversas

13.1 El sistema deberá capturar, mantener, modificar y mostrar como datos discretos, el listado de medicamentos y otros agentes con los cuales el paciente ha tenido eventos alérgicos u otras reacciones adversas.

13.2 El sistema deberá especificar el tipo de reacción alérgica o adversa en un campo discreto.

13.3 El sistema deberá indicar explícitamente en un campo discreto que un paciente no ha sufrido o conocido reacciones adversas o alergias a medicamentos.

13.4 El sistema deberá capturar y mantener como dato discreto la razón por la cual se inactiva, modifica o remueve un elemento de la lista de alergias y reacciones adversas.

13.5 El sistema deberá capturar y mantener, como dato discreto, la identidad del usuario que agregó, modificó, inactivó o removió elementos de la lista de alergias y reacciones adversas de un paciente, incluyendo los atributos del elemento cambiado. El id del usuario, así como la fecha y hora de la gestión deberá ser registrada.

13.6 El sistema deberá registrar los usuarios que explícitamente indica que la lista de alergias fue revisada, indicando fecha y hora cuando la opción de revisado de alergias es seleccionada.

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13.7 El sistema deberá proporcionar un mecanismo para registrar la fuente de la información de la alergia.

13.8 El sistema deberá mostrar la lista de alergias, incluyendo fecha y tiempo de registro.

14 Gestión de Medicamentos

14.1 El objetivo del sistema de alertas en la administración de medicamentos en el sistema clínico es generar un alto impacto en los procesos asistenciales que se realizan de manera electrónica, teniendo como resultado una disminución en los errores médicos, mejora en la atención de los pacientes, y mejora a la calidad del trabajo del personal asistencial.

14.2 Verificar, en el Kardex Electrónico (Programación de Medicamentos) de Enfermería, los medicamentos vigentes (no cancelados ni terminados) que tiene formulado un paciente.

14.3 Leer e identificar el medicamento a administrar que tenga cada paciente.

14.4 Verificar que el medicamento registrado se encuentre en la programación de medicamentos de ese paciente, para garantizar que el medicamento si es de ese paciente.

14.5 Confirmar la administración del medicamento en el módulo de Enfermería.

14.6 Si el medicamento leído no está en la programación de ese paciente, se saca una alarma y se guarda un registro de la misma con el objetivo de tener información de intentos de administración equivocada.

14.7 Permitir la visualización de arsenal farmacéutico del hospital Búsqueda de medicamento por: principio activo, nombre comercial, grupo terapéutico, forma farmacéutica o por prescripciones favoritas o frecuentes asociadas a perfil y/o usuario.

14.8 Integración con Farmacia, que permita la reposición de fármacos e insumos para su facturación y costeo, incluyendo un sistema móvil de dispensación.

14.9 Alertar al clínico de falta de stock.

14.10 Gestión de prescripciones de fármacos, que requieran de autorizaciones especiales, definidas por el Hospital. Estructurar la prescripción de medicamentos no pos, medicamentos de control especial y oseltamivir

14.11 Manejar distintos tipos de prescripciones de diferentes tipos: simples, infusiones o soluciones, micro dosis, estupefacientes, restringidos, por protocolos, etc.

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14.12 Proponer horarios, frecuencias y periodos de administración de medicamentos.

14.13 Manejar diferentes vías de administración permitidas e informar precauciones de administración (modo, velocidad, diluyentes recomendados e incompatibles).

14.14 Permitir suspensión, término y/o modificación de la prescripción de acuerdo a indicaciones del médico tratante.

14.15 Permitir la Prescripción automática de un Plan de tratamiento farmaco-terapeutico por un periodo de tiempo definido. (Recetas de Pacientes Crónicos)

14.16 Contar con sistema móvil de captación electrónica de datos para la administración con Código de barras (y opcionalmente con tecnología RFID) Que considere la identificación del fármaco, de paciente y del administrador Que apunten a asegurar la trazabilidad del proceso.

14.17 Permitir a enfermería ajustar horarios de adecuación de prescripción.

14.18 El Registro de administraciones debe contemplar paciente, fármaco, dosis, vía, lugar anatómico de administración, fecha, hora y quién administró, realizando el proceso de devolución de medicamentos por paciente y realizar la dispensación de medicamentos y dispositivos médicos, según solicitud realizada por el profesional y realizar el cargo según medicamento dispensado.

14.19 Acceso al perfil farmacológico del paciente.

15 Odontología

15.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de gestionar registros de odontología para un paciente. Registro odontológico electrónico completo que permite generar notas clínicas de evolución.

15.2 El sistema deberá proporcionar la capacidad de incorporar modelos específicos de historia clínica odontológica y cobertura de acuerdo al aseguramiento y la edad.

15.3 El sistema debe permitir el registro de hallazgos en cada una de las piezas dentales, parcial o totalmente y el registro de hallazgos en toda la boca. Esta información se debe visualizar, en forma gráfica a través del odontograma, así como en forma de listado descriptivo.

15.4 El sistema debe permitir que una vez realizado el examen dental o diagnóstico odontológico, permitir el registro de trabajos en cada una de las piezas dentales, parcial o totalmente, y el registro de trabajos en toda la boca. Esta información se debe visualizar, en forma gráfica a través del odontograma Manteniendo el historico, así como en forma de listado descriptivo.

15.5 El sistema debe generar de manera automática los rips asociados a la facturacion de los servicios realizados.

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15.6 El sistema debe permitir registrar cada una de las actividades del tratamiento dental, el sistema obtiene las tarifas vigentes y elabora el presupuesto para ser acordado con el paciente.

15.7 El sistema debe permitir a medida que se van registrando las actividades odontológicas ejecutadas, se actualiza el presupuesto ejecutado y la cuenta del paciente.

15.8 El sistema debe permitir modificaciones al examen dental y al tratamiento inicialmente acordado, identificando estas adiciones, anulaciones, repeticiones, solicitando justificación al profesional clínico de las modificaciones.

15.9 El sistema debe permitir consultar cada una de las notas odontológicas y cada uno de los registros de examen dental y evolución del tratamiento dental, en forma cronológica y debe contar con filtros para consultar la información por rangos de fechas y tipos de notas.

15.10 El sistema debe permitir consultar odontogramas y notas asistenciales, de tratamientos ya cerrados o suspendidos.

15.11 Captura y presentación de la información a través de diagramas gráficos: odontogramas, periodonto gramas, diagramas de prótesis, diagramas de higiene y ortogramas. Estos diagramas darán cuenta de atenciones programadas, realizadas y pendientes, con control de las diferentes etapas de tratamiento (Presupuesto - En tratamiento - Finalizado y/o Alta). Totalmente configurable por el usuario (Estados, colores, características).

15.12 El sistema debe permitir al sistema de odontología integrarse con el sistema de facturación.

15.13 Permite la prescripción y administración de fármacos acordes con la parametrizacion definidos en la historia clínica.

15.14 Visualizar imágenes precargadas. Cuando sea necesario, deberá poder interactuar con el RIS-PACS integrando los equipos de rayos intraoral y ortopantomógrafo y todas sus funciones asociadas.

15.15 El sistema debe generar alertas para pacientes que tengan identificados riesgos para su atención clínica (VIH, ingesta de anticoagulantes, alergia a medicamentos, ingesta de bifosfonatos, epilepsia, analfabeta, discapacidad cognitiva) y otros identificados.

16 Nutrición y Dietas

16.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de generar dietas específicas por paciente, así como ejercer un control sobre las diferentes dietas que pueden ser solicitadas y asignadas a un paciente, durante la estancia del paciente en un centro asistencial, determinando periodos y estados a dichas dietas, para finalmente generar los sumarios de dietas por paciente.

16.2 Permitir prescripción de dietas habituales y/o personalizadas para pacientes especiales o que requieran de suplementos, medicamentos, texturas especiales. Alertas de seguridad en relación a antecedentes alérgicos.

16.3 Permitir prescribir dietas lácteas . Debe considerar manejo de diferentes tipos de formulas lácteas, cambios frecuentes de indicaciones, diferentes volúmenes, incorporación de nutrientes o medicamentos adicionales a la formula.

16.4 Permitir validaciones y/o modificaciones a la prescripción según perfiles, por ejemplo ajuste de la dieta realizada por Nutricionista.

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16.5 Gestión de dietas: Consultar acerca de las dietas prescritas por paciente y por Unidad.

16.6 Permitir el registro del control de ingesta. Registrar el consumo de la alimentación, reacciones alérgicas y otras observaciones generales, así como, el seguimiento nutricional del paciente.

16.7 Registrar el consumo de alimentación mediante balance Hídrico Nutricional

16.8 Seguimiento Nutricional del Paciente: oral, parenteral, enteral y lactantes.

17 Promoción y Prevención

17.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de crear, administrar y hacer seguimiento a programas de promoción y prevención de cada ESE en el sistema.

17.2 El sistema deberá permitir la creación de actividades de Protección específica y Detección temprana (PyD) a realizar en periodos específicos, definiendo los diferentes ciclos para su ejecución.

17.3 El sistema deberá incorporar los modelos de PyP según normatividad, para los portafolios de PyP manejados por la institución.

18 Epidemiología

18.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de gestionar la información requerida por los sistemas de vigilancia de salud pública según decreto 3518 de 2006.

19 Gestión de información de Territorios

19.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de acceder según controles de acceso desde dispositivos móviles para consulta y registro de información clínica y de atención básica en territorios por parte de los ERI (Equipos de Respuesta Inicial: Médicos, Enfermeras, Promotores) y ERC (Equipo de Respuesta Complementaria: Nutricionista, Odontólogos, fisioterapeutas, psicólogos, salud ocupacional, higienista oral), según modelo distrital de salud en los territorios.

20 Control de Acceso

20.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad para gestionar (crear, recuperar, actualizar e inactivar) usuarios del sistema.

20.2 El sistema deberá proporcionar la capacidad para gestionar roles y privilegios a los roles.

20.3 El sistema deberá tener métodos de autenticación y autorización que determinen el nivel acceso de funcionalidades específicas.

20.4 El sistema deberá permitir al administrador del sistema, asignar restricciones o privilegios a usuarios, grupos de usuarios o roles.

20.5 El sistema deberá proporcionar la capacidad de asociar permisos del tipo:

Basado-en-usuario: donde los permisos de acceso se asignan a cada usuario

Basado-en-rol: Usuarios agrupados bajo un rol específico y los permisos asignados a dichos grupo.

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Basado-en-contexto: extensión de control de acceso basado-en-rol con permisos adicionales basado en el contexto de la transacción tal como tiempo del día, ubicación de estación de trabajo, modo de emergencia, entre otros definidos por el administrador.

El sistema deberá permitir remover usuarios (borrando sus privilegios) sin eliminar la información histórica relacionada con ese usuario en el sistema.

20.6 Accesos diferenciados a los diferentes módulos, de acuerdo a la calificación del usuario.

20.7 Niveles de seguridad diferenciados que resguarden la confidencialidad de los datos del paciente, cumplan con las normas y leyes sobre confidencialidad de datos sensibles, protección de datos personales y firma electrónica.

20.8 Encriptación en el envío y recepción de los datos.

21 Autenticación

21.1 El sistema deberá autenticar al usuario antes de cualquier acceso al sistema.

21.2 El sistema deberá permitir generar reglas para la generación de contraseñas fuertes, que incluyan caracteres alfanuméricos, caracteres especiales, con un número mínimo de dígitos parametrizable

21.3 El sistema deberá cerrar la sesión del usuario tras un periodo de inactividad identificado, periodo que puede ser parametrizable por el administrador.

21.4 El sistema deberá configurar un número límite de intentos de autenticación por un usuario, y prevenir diversos intentos maliciosos a través de mecanismos de inactivación de usuario u otros algoritmos de periodos de inactividad.

21.5 El sistema deberá proporcionar un mecanismo de regeneración de contraseñas a los usuarios, no recuperando la contraseña creada, sino generando una nueva y cifrándola para su almacenamiento en el sistema.

21.6 El administrador tendrá la posibilidad de regenerar contraseñas de usuario. Los passwords deberán usar estándares de inscripción no reversible para su almacenamiento en el sistema.

22 Administracion

22.1 El sistema deberá proporcionar la capacidad de controlar y monitorear los registros clínicos, demográficos y el proceso transaccional con el fin de registrar errores, excepciones y hacer seguimiento para generar soluciones específicas.

22.2 El sistema deberá permitir al administrador definir la inclusión o exclusión de eventos auditables, basado en las políticas de la organización y de operación.

22.3 El sistema deberá permitir registrar para cada uno de los registros de auditoría la fecha y hora del evento, el componente del sistema donde ocurrió el evento, tipo de evento incluido la descripción del dato y el identificador del paciente de ser relevante, identidad del usuario que generó el evento y el resultado del evento especificando si fallo o fue exitoso.

22.4 El sistema deberá permitir al administrador leer las bitácoras de registros auditados, y generar reportes de tales registros de auditoría por criterios específicos según lo registrado, incluyendo rangos de fechas, así como exportar dichos reportes para su análisis.

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22.5 Historial de Modificaciones que permita la auditoria de los Registros Clínicos.

23 Generación de Contenido Estructurado

23.1 El sistema deberá permitir crear plantillas de contenido estructurado a la medida, en cualquiera de sus componentes. Permitiendo la creación de formularios parametrizables, para las especialidades medicas, odontológicas y de otros profesionales, que pueden contener escalas o cálculos matemáticos, con validaciones y mensajes de alerta que estén a disposición del usuario.

24 Gestión Documental Básico

24.1 El sistema deberá permitir gestionar documentos clínicos relacionados con el paciente.

25 Sistemas Auxiliares LIS, RIS, PHIS

25.1 El Sistema deberá proporcionar la capacidad de interoperar o incorporar sistemas auxiliares tales como: Laboratorio (LIS), Radiología (RIS), Farmacia (PHIS), Enfermedades de notificación obligatoria y otros.

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FUNCIONALIDAD ADICIONAL REQUERIDA MODULOS CLINICO ASISTENCIALES HIS


No. CRITERIOS FUNCIONALES Cumple Completamente

Por Desarrollar

Observaciones

1 Admisión del paciente

1.2 Asociar identificación biométrica al paciente y generar identificador único mediante código de barras y/o opcionalmente con tecnología RFID.

1.3 Generar etiqueta de identificación del paciente mediante código de barra.

2 Historia Clínica Médica

2.1 Impresión de brazalete de paciente que ingresa a la institución a cualquiera de los servicios.

3 Historia Clínica Enfermería

3.1 Permitir el acceso personalizado, rápido y fácil al registro de datos en documentos y /o formularios definidos para enfermería, por ejemplo: Escalas, planes de cuidado, protocolos, pautas de categorización y guías clínicas.

4 Registro de alergias y reacciones adversas

4.1 Contar con elementos de Seguridad Clínica: Identificación de Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM) mediante alertas y validaciones al momento de la prescripción y registro de administración. Ejemplo: Alergias, dosis por forma farmacéutica, dosis máxima y mínima (por dosis y por día), interacciones, sinergias, dosis por kilo de peso, contraindicaciones a medicamentos o dietas, equivalencia de la dosis en la forma farmacéutica, duración del tratamiento, etc. Si es que existiese durante la vigencia del contrato deberá integrarse con el sistema de Reacciones Adversas al medicamento definido por el nivel central.

25 Gestión de seguridad del paciente

5.1 El sistema deberá incorporar mecanismos automáticos que garanticen la seguridad del paciente en el proceso asistencial, cumpliendo con la política de seguridad del paciente en la república de Colombia.

5.2 El sistema debe permitir registrar, consultar y consolidar los indicios de atención insegura.

7 Usabilidad y Movilidad

7.1 Interfaz gráfica de usuario acorde a tamaños y tipos de pantalla en uso.

7.2 Contemplar acceso desde dispositivos móviles inalámbricos (Tablet PC, teléfonos móviles) para acceder a las diversas funcionalidades clínico-asistenciales.

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FUNCIONALIDAD MINIMA REQUERIDA MÓDULOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS


CONTABILIDAD

No. CRITERIOS FUNCIONALES Cumple

Completamente

Por Desarrollar Observaciones

1 Generación de medio magnético de anexos tributarios:

Permitir generar un archivo con la Información de Anexos Tributarios que debe ser

reportada a la administración de impuestos

2 Parametrización:

Permitir definir datos de la compañía, plan de cuentas con sus niveles, centros de

costos con sus niveles, terceros con quienes se realizan transacciones, conceptos de

impuestos y sus reglas, fuentes contables y sus consecutivos, tabla para ajustes por

inflación, etc.

3 Información a diferentes niveles de detalle:

Permitir tener detalles a nivel de centro de costo y/o tercero, según parametrización

que se haga de las cuentas. Permitir que los saldos se puedan manejar a nivel de

libros mayores o de auxiliares.

4 Captura De Información De Movimientos Contables:

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Completamente


Generar los comprobantes contables periódicos a la aplicación de contabilidad de

acuerdo a la parametrización definida y a las necesidades de la entidad. Estos

movimientos deben ser consultados y /o modificados (De acuerdo a parámetros

establecidos por la entidad). Adicionalmente debe ser posible grabar movimientos

contables adicionales.

5 Comprobantes Predefinidos:

Deberá contar con opciones que a través de las cuales sea posible grabar unos

comprobantes predefinidos que se requieren en todos los períodos contables de tal

manera que se facilite y agilice la grabación de los mismos cada mes modificando solo

los elementos que varían en ese mes.

6 Impuestos:

Contar con el manejo de IVA, ICA, retención en la fuente, IVA retenido, IVA retenido

régimen simplificado e impuesto de timbre. Con sus correspondientes bases y

generando los certificados correspondientes para ser entregados a los terceros para

efectos tributarios.

7 Consulta De Información Contable:

Por diferentes niveles: cuenta, NIT, centro de costo, entre otros, a nivel de movimiento

o a nivel de libro mayor y o/saldos. Consultas que permiten impresión y se convierten

en una gran variedad de reportes de acuerdo a los parámetros de consulta utilizados.

8 Control de comprobantes generados por otros módulos:

Contar con una ayuda que permite controlar los comprobantes generados por los

módulos de tal manera que se pueda saber que comprobantes han sido generados,

cuáles no, quien los generó, fecha y hora, entre otros.

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Completamente


9 Diferidos:

Permitir grabación de los diferentes diferidos y sus variaciones para emitir las

amortizaciones mensuales correspondientes de acuerdo a la parametrización de los

mismos.

10 Libros Oficiales:

Genera reportes oficiales exigidos: libro mayor, libro diario, auxiliar, etc.

11 Generación De Medios Magnéticos:

Parametrización de maestros de medios magnéticos y generación automática de

medios incluyendo información proveniente de otros Módulos del sistema de

información.(nacional –DIAN y distrital SECRETARIA DE HACIENDA)

12 Cierre Automático De Cuentas Temporales:

Contar con una utilidad para generar de manera automática los movimientos contables

para el cierre de cuentas temporales.

13 Reportes y estadísticas varias:

Contar con todos los reportes necesarios de acuerdo con la normatividad vigente y

proveer la facilidad para que se puedan obtener reportes de obligatoriedad posterior.

14 NIF:

Implementación del software bajo estándares de información financiera NIF

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TESORERIA


Completamente


1 Parametrización:

Permitir que la entidad define de acuerdo a sus necesidades los datos de: Bancos,

Conceptos Bancarios, Conceptos Bancarios con Bancos, Formas de Recibo, Conceptos

para Movimiento Contable, Fuentes, Formatos para Impresión de Cheques,

Poblaciones, Cajas, Rubros de Flujo de Caja, entre otros.

2 Recibos de caja por cartera:

Permitir registrar dineros recibos por concepto de recaudos de cartera. Afecta en una

sola transacción el saldo en la caja y/o bancos y el saldo de cuentas por cobrar.

3 Recibos de caja por otros conceptos:

Poder registrar información de ingresos por conceptos diferentes a los de cartera.

4 Órdenes de pago por cuentas causadas:

Permitir registrar las órdenes de cancelación ó abono de documentos que se tengan

pendientes de pago con los proveedores. Así mismo Imprimir el cheque o generar la

transferencia correspondiente. Generar información relacionada con el banco del cual

se gira el cheque.

5 Órdenes de pago por otros conceptos:

Para elaborar pagos por cuentas no causadas

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Completamente


6 Anticipos de cuentas por pagar:

Para generar cheques o transferencias que corresponden a anticipos de compras a

Proveedores

7 Cambio de composición de la caja:

Para registrar cambios de composición del dinero en la caja. Ejemplo: Cuando se va a

realizar el cambio de un cheque por efectivo

8 Notas Bancarias:

Para registrar las notas débito y crédito enviadas por el Banco

9 Consignación:

Deberá permitir elaborar las consignaciones del dinero que se tiene registrado en la

caja y que está pendiente por consignar tanto en bancos locales como en bancos de

otras plazas. Deberá administrar información de cheques posfechados para que estos

sean sugeridos en la consignación sólo cuando se ha cumplido la fecha

10 Documentos Postfechados:

Permitir registrar los documentos posfechados que se reciben en la caja generando un

documento de recibo provisional, posteriormente cuando se cumpla la fecha de

vencimiento del posfechado se permite elaborar un recibo real de ingreso y establecer

la relación con el recibo provisional

11 Extracto Bancario:

Permitir mantener la información de los extractos bancarios de cada uno de los bancos

donde se tenga cuenta bancaria, con el objetivo de luego poder realizar la conciliación

de 85


Completamente


bancaria

12 Entrega de cajas:

Cuando el cajero termine el turno de trabajo el sistema deberá permitir registrar el

dinero que está entregando y luego el sistema realizara un comparativo entre lo

especificado por el cajero y el movimiento real registrado en la aplicación generando un

reporte donde se reflejan faltantes y sobrantes

13 Traslado de cajas:

Permitir trasladar documentos y efectivo pendientes de ser consignados de una caja a

otra

14 Saldos de conciliación:

Controlar los saldos de conciliación bancaria es decir, los documentos que no cruzaron

en la conciliación, diferenciando los que se originan del extracto de los que provienen

del movimiento de la aplicación

15 Saldos:

Mantener la información de los saldos

16 Comprobantes Contables:

Generación de comprobantes contables de todos los movimientos realizados: recibos

de caja, cheques, notas, entre otros

de 85

CUENTAS POR PAGAR


Completamente


1 Parametrización:

Permitir parámetros tales como: Consecutivos, Tablas de ICA, IVA, IVA retenido,

retención en la fuente, timbre e Información de proveedores (únicos en todo el sistema)

2 Registro de facturas de compra:

Permitir registrar las facturas de las diferentes compras de bienes o servicios. El

sistema deberá registrar información que permite causar la retención en la fuente de

acuerdo a los parámetros establecidos en las tablas de parametrización y según el tipo

de proveedor

3 Recibo automático desde suministros:

Se deberá generar de manera automática las facturas en Cuentas por pagar de las

compras de insumos y materiales que se reciben en el inventario

4 Programación y administración de autorizaciones de pagos:

Deberá ser posible gestionar con el sistema la programación de los pagos a los

diferentes proveedores

5 Elaboración de órdenes de pago:

Elaboración de cheques para pago a los proveedores

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Completamente


6 Generación de pagos en lote:

Deberá permitir generar de manera automática los pagos de acuerdo a lo definido en

las autorizaciones, evitándose el trabajo manual de elaboración de cheques uno a uno

7 Pagos por transferencia electrónica:

Para pagar a los proveedores con transferencia electrónica a determinadas entidades

bancarias, entregando un archivo en medio magnético con la estructura de la entidad

bancaria

8 Registro de notas a las facturas:

Proceso a través del cual se graban notas a las facturas existentes en el saldo

9 Generación de anticipos a proveedores:

Generar pagos por concepto de un anticipo a un proveedor

10 Aplicación de anticipos:

Es la aplicación del anticipo a las diferentes facturas de compra para poder mantener

información real del saldo con el proveedor

11 Genera notas bancarias por pagos por transferencia al módulo de caja:

Cuando se hacen pagos por transferencias se generan las notas correspondientes al

impuesto a las transacciones financieras.

12 Vencimientos detallados y resumidos por proveedor-factura:

Conocer los vencimientos de los diferentes proveedores, por edades, vencimiento,

de 85


Completamente


proveedor, cuenta contable y generación de reportes.

13 Estados de cuentas por pagar:

El sistema deberá manejar información de estado de cuenta con cada proveedor y sus

diferentes movimientos

14 Información de la historia de una factura y todos sus movimientos:

Permitir generar información del movimiento detallado de una Factura desde su

radicación hasta su pago total

15 Generación de notas en lote para cancelación de saldos:

Poder automatizar la cancelación de saldos a través de notas

16 Cálculo automático de IVA, ICA, IVA retenido, timbre, retención, con sus bases:

Con la parametrización del Proveedor y de los Conceptos utilizados para la radicación

de las facturas el sistema deberá calcular en forma automática los impuestos

reglamentados en la ley

17 Generación de comprobantes a la contabilidad:

Deberá generar de manera automática los comprobantes a contabilidad teniendo en

cuenta la parametrización y la información capturada los comprobantes contables de

facturas y notas, órdenes de pago, anticipos y aplicación de anticipos

18 Generación de información de movimientos bancarios para la aplicación de

tesorería:

Los cheques generan información para movimientos en el módulo de Tesorería

de 85


Completamente


19 Integración con los módulos de caja y bancos y presupuesto público:

Poder controlar el tope del contrato de un proveedor relacionando el contrato en el

momento de la causación de la factura. De igual manera a través del proceso de

Órdenes de pago causadas se deberá se afectar el giro presupuestal en el módulo de

Presupuesto Público

CARTERA


Completamente


1 Manejo de la información de recibos de cuentas por cobrar:

Debe poder abonar ó cancelar el saldo de una cuenta de cobro (factura) y a la

vez realizar el recaudo por los diferentes medios de pago, actualizando

directamente la información de tesorería

2 Manejo de la información de notas débito de cuentas por cobrar:

Debe generar las notas débito por el la falta de registro de la totalidad de los

cargos que deben cobrarse al responsable del paciente, para actualizar la

operación de cobranzas y aumentar el saldo de dicha factura sin alterar las

de 85


Completamente


operaciones previamente realizadas

3 Manejo de la información de notas crédito de cuentas por cobrar:

Debe generar las notas crédito para disminuir el saldo de una factura, o por un

mayor valor facturado a un paciente, para actualizar la operación de cobranzas

y por lo tanto disminuir el saldo de dicha factura sin alterar las operaciones

previamente realizadas. Desde el movimiento de glosas, en la aceptación de

una glosa las notas crédito se deben generar en forma automática

4 Manejo de relación de envío/ radicación/ devolución/ de documentos:

El sistema deberá contar con un mecanismo de manejo de documentos a

través de la relación de envío/ radicación/ devolución/ a nivel de empresa, por

períodos de tiempo y para diferentes tipos de servicios

5 Manejo de radicación / devolución en lote:

Debe permitir agilizar la radicación/devolución de facturas a través de lotes de

facturas pertenecientes a diferentes relaciones de envío e incluso de diferentes

responsables. Esta funcionalidad deberá suplir procesos manuales de

clasificación de facturas por número de envío, haciendo más eficiente el

proceso de registro de devoluciones al emplear el orden de llegada de las

facturas

6 Generación de consultas:

El Sistema deberá permitir realizar consultas interactivas sobre el movimiento

de las empresas, de las cuentas por cobrar, sobre saldos y sobre el movimiento

de facturas

7 Manejo de la liquidación para el pago a terceros:

de 85


Completamente


Este informe debe tener como base la relación de cargos por prestación de

servicios hospitalarios que hayan sido efectivamente pagados por parte del

paciente ó de la persona/empresa responsable. Debe consolidar la información

de Facturación y de Cuentas por Cobrar: cargos, las facturas, recibos de pago,

notas crédito ó notas débito, que afecten el saldo de cada factura

8 Manejo de cartera para empresas – multicompañía:

El software debe permite consolidar las cuentas por cobrar de diferentes

compañías, generando diferentes reportes que permitan realizar diferentes

análisis

9 Manejo de cartera para empresas – multisede:

El software debe permite consolidar las cuentas por cobrar de diferentes sedes,

generando diferentes reportes que permitan realizar diferentes análisis

10 El sistema debe permitir generar reportes y/o archivos planos de cartera por

edades, pagador, régimen, periodos, pagos y ajustes de manera periódica de

manera dinámica.

de 85

GLOSAS


Completamente


1 Manejo de glosas de cartera:

Debe contar con un mecanismo que permita realizar la administración

requerida para dar respuesta oportuna a las glosas enviadas por las empresas

– contratos, generando alertas de acuerdo a normatividad vigente nivel

nacional y distrital.

2 Debe permitir relacionar las glosas formuladas por cada empresa para cada

uno de los conceptos glosados, hacer la remisión de las glosas hacia los

responsables de realizar la auditoria y respuesta.

3 Debe permitir registrar las respuestas de las glosas recibidas a cada concepto

con su respectiva justificación, generando los movimientos de cartera

requeridos

4 Generación de reportes y/o archivos planos de glosas Por edades, pagador y

estado de la glosa

de 85

ANTICIPOS Y ABONOS


Completamente


1 Recibos de caja de anticipos y abonos:

Permitir registrar los recaudos por concepto de Abonos y/o anticipos, hechos

por empresas o particulares. Deberá ser posible registrar anticipos que tienen

una destinación para un paciente específico o un grupo de pacientes. Cuando

son de destinación específica se deberá detallar los pacientes beneficiarios y

el valor asignado a cada uno.

2 Abonos:

Permitir registrar los abonos. Es posible tener abonos sin destinación o pueden

ser de un responsable y beneficiario determinado. Para realizar un abono es

necesario que exista saldo de las facturas. Otros datos que se registran en el

momento de grabar el recibo de anticipos o abonos son: Detalle de conceptos

contables, rubro de ingreso, detalle de formas de pago. Se deberá permitir

asociar documentos posfechados recibidos anteriormente como forma de pago

3 Aplicación de anticipos y abonos a facturas:

Permitir realizar la amortización parcial o total de los recibos, versus la

facturación generada para la empresa o particular. Esta funcionalidad deberá

contar con las siguientes características:

- Realizar el control sobre la amortización de los anticipos para que se haga

sobre los pacientes a los cuales se destinó el dinero, si los recibos son de

destinación especifica.

de 85


Completamente


- Aplicación de anticipos y abonos (se puede indicar observaciones realizadas

con la aplicación).

- Si el responsable tiene facturas con saldo en cartera, deberá muestrear

automáticamente en el detalle de facturas, cuando el responsable es particular.

- La aplicación deberá poder realizar sobre las facturas de un envío de manera

automática, especificar un porcentaje, el cual se aplicara sobre los saldos de

las facturas

4 Reclasificación de responsables en recibos de anticipos y abonos:

Permitir reclasificar el valor total del anticipo sin aplicar, a otra empresa, cuando

el procedimiento así lo amerita, por ejemplo concesiones, fusiones de EPS,

errores de digitación o cambio de responsable. Solo puede realizarse en

recibos de abonos o anticipos sin aplicación

5 Reclasificación de los responsables de un recibo de abono o anticipo de

destinación específica:

Permitir realizar el traslado a otro responsable del saldo parcial o total de de los

anticipos o abonos recibidos, en caso que el dinero se vaya a destinar para la

atención de otros pacientes. Solo puede realizarse en recibos de anticipos con

destinación específica, por el saldo que esté sin aplicar

6 Disminuir el saldo de un anticipo o de abono registrando una devolución

al responsable:

Permitir realizar el reintegro parcial o total del anticipo a la empresa, afectando

el saldo en cartera, realzando o no reintegro en dinero, y definiendo la causa

por la cual se realiza. El reintegro de dinero a la empresa o particular se puede

hacer mediante orden de pago o cambio de composición de caja

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Completamente


7 Consultas:

Contar con consultas rápidas en línea de los movimientos que ha tenido un

anticipo y los saldos actuales del mismo

8 Comprobantes contables:

Permitir realizar la generación de la información contable de los movimientos

que se efectúan en la aplicación, como son:

- Anticipos y abonos recibidos - Amortización de los abonos y anticipos - Traslado de Responsable de los anticipos y/o abonos - Devolución de los Anticipos y/o abonos

PRESUPUESTO CONTABLE


Completamente


1 Manejo de la información del presupuesto: Registro de información de los valores de presupuesto mensual a nivel de cuenta y centro de costo

2 Control del presupuesto: Permitir el control del presupuesto mediante el uso de los reportes de ejecución de lo presupuestado versus lo ejecutado, para tomar acciones correctivas en caso de una variación muy significativa. Con el análisis de los reportes se puede llegar a determinar si un presupuesto quedó sobrevalorado o subvalorado y realizar el ajuste respectivo. Haciendo uso de los formatos establecidos entes de control nacional y distrital..

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Completamente


3 Funcionalidad generación automática del presupuesto:

Este proceso deberá generar automáticamente el presupuesto contable de un

año, tomando como base la información de un año del presupuesto registrado

previamente y un porcentaje de variación entre los dos años. Este proceso se

puede generar para toda la información, para una cuenta o para un centro de

costos, y rubro presupuestal

4 El sistema debe permitir anular, modificar y/o reversar por los criterios establecidos por el usuario.

TERCEROS


Completamente


1 Consultar en línea de cada uno de los cargos prestados por los terceros y

originados desde los programas de cargos

2 Facilidad para grabar y asociar el número de la factura del tercero al cargo

3 Posibilidad de ingresar otros cargos asociados al tercero desde un movimiento

propio

4 Al consultar un cargo de un tercero, se podrá consultar todos los movimientos que lo han afectado, mediante un detalle que contiene las Facturas, los Abonos, las Notas Débito, las Notas Crédito, los Recibos y las Autorizaciones de los pagos

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Completamente


5 Posibilidad de realizar el desglose del valor de un recibo o de un abono a los

conceptos de cada factura por una prioridad previamente definida en un maestro.

Esto es: Verificar cuales conceptos de una factura existen en el maestro de

Prioridades y se obtiene su orden de prioridad. El valor del documento (recibo o

abono), se va distribuyendo a cada concepto, aplicándolo primero a los de mayor

orden (1 tiene mayor prioridad que 10), hasta que el valor a desglosar se agote.

Si aún queda valor pendiente de desglosar, este se aplica a los conceptos que

no existen en el maestro de Prioridades en forma proporcional. Si quedan cargos

pendientes, su valor desglosado es cero (0)

6 Posibilidad de realizar el desglose del valor de un recibo o de un abono a los conceptos de cada factura de manera proporcional, esto es: Calcular el porcentaje de proporcionalidad, que es igual al valor total del documento menos el valor desglosado y este resultado se divide por el valor de los conceptos que no tienen prioridad. El valor porcentual encontrado, se aplica al valor de cada concepto de la factura que no tiene definido orden de prioridad hasta que el valor a desglosar se agote. Si quedan cargos pendientes, su valor desglosado es cero (0)

7 Generar autorizaciones a pagos: Las autorizaciones de pagos consisten en autorizar el pago a los terceros basados en los recaudos de dinero. Para esto, se debe obtener los saldos y el movimiento de terceros. Como cada tercero tiene una modalidad de pago, se debe tener en cuenta esta variable para saber si se le paga según lo facturado o según lo recaudado

8 Permitir parametrizar el movimiento de autorizaciones de la aplicación para que este no permita cancelar valores de los cuales no se ha recibido factura de parte del tercero, este funcionamiento aplica también para el reporte de autorizaciones pendientes

9 Posibilidad para registrar un movimiento de novedades en el cual se detallan los conceptos contables que afectan automáticamente el valor de las autorizaciones (novedades). Este movimiento deberá manejar parámetros a partir de los cuales el usuario podrá definir la forma como necesita que sea liquidada la novedad en el período

10 Realizar pagos a terceros, esto consiste en pagar al Tercero el valor que ya fue previamente autorizado por el programa de Autorizaciones. Para cada tercero se debe definir su forma de pago

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Completamente


11 Dependiendo de la forma de pago al tercero, genera los cheques que garantizan el pago de los cargos a los Terceros, la impresión puede ser en lote o individual

12 Permite generar el extracto de terceros, este es un informe que permite conocer el ciclo de vida de cada uno de los servicios prestados por un tercero: desde el origen de los servicios (cargos), pasando por facturación, cuentas por cobrar (recibos, notas débito y crédito), hasta llegar a las autorizaciones de pago que se producen en el proceso de Terceros con el fin de presentarlo a cada uno de los médicos o terceros

13 Generar saldos de Terceros para cada período contable, dejando registro de ejecución del proceso para auditoria del mismo

14 Mediante el manejo de un proceso se permitir reasignarle los valores desglosados a un tercero, después de haber hecho una asignación previa. Esta nueva asignación se hace porque la primera resultó afectada por una nota crédito. Permitir asociar un centro de costos y NIT a cada concepto contable ingresado; de esta manera, podrá distribuir la información a los centros de costo y NIT que se requiera

15 En las Autorizaciones se debe permitir asociar centros de costos para cada Concepto Contable relacionado en el Detalle de Conceptos Contables, de tal forma que en el momento de contabilizar los pagos efectuados a los terceros, la cuenta asociada al concepto contable sea contabilizada en el centro de costos asociado a dicho concepto

16 Debe tener un proceso que permita la agilidad en la modificación de autorizaciones, modificando el Detalle de Conceptos Contables sin modificar el detalle de cargos a autorizar

17 Debe tener la posibilidad de parametrizar el comprobante contable de retención

en la fuente para que su causación dependa de que previamente se haya

efectuado el registro de la factura del tercero, este mismo manejo lo tiene el

programa de notas y su respectivo comprobante contable

de 85

ACTIVOS FIJOS


Completamente


1 Manejo de la información sobre los activos fijos:

Registrar información completa de cada activo, tal como: placa, descripción de

las características principales del activo, tipo de activo (muebles, vehículos,

maquinaria, entre otros), marca, modelo, fecha de adquisición, valor de

adquisición, datos relacionados para generar la depreciación acumulada,

ubicación, responsables del activo y detalle de los componentes del activo, útil

en el caso de activos que están compuestos por varias partes

2 Manejo de movimientos sobre los activos fijos:

Administrar la información de los Activos Fijos en el registro de los movimientos

realizados sobre los mismos, tales como: Adquisición, Mejoras, Venta, Retiro y

Traslados

3 Manejo de los activos y sus componentes:

Administrar los activos y las partes que componen un activo con el fin de llevar

un control de los componentes físicos que lo conforman

4 Manejo de formas de adquisición de activos:

Definir diferentes formas como se adquieren los activos, tales como compra,

donación, leasing, reposición por garantía, entre otros

5 Control de ubicación y responsables:

de 85


Completamente


Determinar en qué ubicación física de la entidad está ubicado cada uno de los

activos y la persona o grupo de personas responsables de ellos. Se tiene la

posibilidad de conocer la historia de los cambios de ubicaciones y responsables

que ha tenido cada activo

6 Control de activos no propios de la entidad:

Administrar la información de los Activos Fijos que no son de propiedad de la

entidad. Se permite definir si se realiza el cálculo de depreciación que afecte el

modulo Contable o el módulo de Costos

7 Cálculo de depreciación y ajustes por inflación:

Generar los valores de depreciación y ajustes por inflación en cada mes,

mostrando los saldos para cada uno de los activos fijos vigentes en la aplicación.

Se permite realizar la distribución de los valores de depreciación en diferentes

centros de costos, de acuerdo a un porcentaje determinado por el usuario

8 Cálculo de valorización:

Generar los valores de valorización o desvalorización de acuerdo a un avalúo

técnico de los activos fijos

9 Comprobantes contables automáticos:

Generación automática de los asientos del periodo correspondientes a las

depreciaciones, los ajustes por inflación, los movimientos de adquisición,

mejoras, venta y retiro y valorizaciones anuales

10 GENERACION DE COMPROBANTES INDEPENDIENTES POR: Ubicación,

grupo de inventario, valor histórico, depreciación mensual, acumulada, ajuste al

costo histórico, costo activo

de 85


Completamente


11 Integración con otros módulos:

Generar movimiento de adquisición de Activos fijos, proveniente del módulo de

Suministros, envío de las depreciaciones de los activos fijos no propios de la

entidad al modulo de Costos y recepción de información de los diferentes

movimientos originados mediante el modulo de Contabilidad

FACTURACIÓN


Completamente


1 Debe permitir diferentes métodos de facturación como:

Medicina Prepagada o seguros, con base en su cubrimiento y detalle de topes

debe realizar la liquidación de la franquicia y valores excedentes. Generación de

alertas en el momento que este cubierto el tope.

2 Se deben generar facturas con combinación de estos métodos realizando

análisis mediante cubrimientos de cada uno de los responsables en forma

gradual

3 En general el programa debe permitir parametrizar cualquier tipo de contratación

a la cual esté sujeta la Red Adscrita Distrital

de 85


Completamente


4 Debe permitir la atención de Pacientes Hospitalizados y/o Ambulatorios

5 Debe tener la opción de facturación por paciente o facturación por servicio

6 Debe manejar diferentes métodos de liquidación de los procedimientos: por

Procedimiento, por grupo quirúrgico, por tiempos de cirugía, por unidad y

diferentes Método de liquidación de exámenes, manejo de la liquidación de

Exámenes por valor total del examen

7 Debe permitir la liquidación automática de la estancia hospitalaria (pensión)

8 Durante la estancia del paciente en la institución debe permitir generar cargos

relacionados con la utilización de las habitaciones y automáticamente debe

permitir liquidar los días y el valor de dicha estancia, de acuerdo con el tipo de

habitación, el tipo de servicio y la tarifa asignada al paciente en el momento de la

admisión. Para la liquidación de la estancia, se requiere el registro de los

traslados de los pacientes a las habitaciones, donde se debe especificar la fecha

y hora de ingreso del paciente a la habitación

9 Debe permitir el registro y la liquidación de cargos de otros servicios

Debe permite el registro de los cargos de servicios tales como, exámenes de

laboratorio, procesos diagnósticos, cirugías, alimentación o productos no

hospitalarios. Estos cargos deben ser realizados a pacientes activos, inactivos o

mediante la utilización de paquetes de servicio. Los cargos se pueden ser

grabados con valores o ser liquidados de manera automática según la

parametrización de los procedimientos, los contratos y los cubrimientos

10 Debe contener la opción de liquidación de cargos de insumos, materiales,

farmacia, material médico quirúrgico

Debe permitir el manejo de la información sobre los cargos de productos

químico-farmacéuticos, material médico-quirúrgico y artículos o productos de

de 85


Completamente


cualquier tipo, afectando tanto el inventario como la cuenta del paciente.

También debe manejar las devoluciones con su correspondiente efecto en el

inventario y en la cuenta

11 Debe contar con la opción para la generación de cargos a partir de la

atención médica en la Historia Clínica

A partir del módulo de Historia Clínica el médico realiza las órdenes y la

actividad clínica se lleva a cargos en facturación de acuerdo a la parametrización

definida

12 Debe contar con la opción de generación e impresión de facturas de los

cargos a los pacientes

Debe permitir la generación de facturas de los cargos a los pacientes: A la

institución de le debe permitir el generar la factura del paciente en cualquier

momento, especialmente al egreso de este. La generación de facturas debe

realizarse tanto para el paciente como para él (los) responsables de la cuenta de

prestación de servicios. El sistema debe permitir generar hasta tres (3) facturas

dependiendo del número de responsables, discriminando todos los cargos según

los valores que se hayan generado

13 Debe contar con la opción de elaboración de facturas manuales (para

cobros de servicios no hospitalarios)

Debe permitir la generación de facturas manuales facilitando el registro de este

tipo de documentos por servicios diferentes a los inherentes a la actividad de la

institución o para grabar saldos iniciales de cartera sin detalle de cargos por

factura

14 Debe tener la opción de consultas sobre el estado de cuenta de los

pacientes a nivel detallado ó por concepto

de 85


Completamente


Debe permitir generar el estado de cuenta por los diferentes servicios prestados

al paciente: exámenes de laboratorio, rayos X, ecografías, procedimientos

médico quirúrgicos, materiales médico quirúrgicos, cargos de

pensión/habitación, etc. Se deben poder consultar en forma separada los cargos

facturados de los cargos no facturados, así como también, los cargos de los

pacientes activos de los cargos de los pacientes inactivos. Se debe poder

obtener un informe impreso para el total de cargos consultados

15 El sistema debe contener información en línea entre facturación y

Tesorería-Caja

La generación de las cuotas de recuperación, pago de particulares, y otros

movimientos que contengan el recaudo de efectivo y/o títulos valores deben

afectar el saldo de la caja en forma automática

16 Debe permitir la opción de generación de Comprobante contable de Facturación

17 Debe realizar el registro de la factura en el módulo de Cuentas Por Cobrar

18 El sistema debe permitir generar facturación distribuida

Se debe permitir el manejo de diferentes secuencias para el manejo de los

números de facturas, en diferentes puntos de venta del servicio

19 El sistema debe permitir la reliquidación de Cargos

El sistema debe permitir hacer cambios, modificaciones, adiciones y anulaciones

de cargos de servicios ya grabados a un paciente con el fin de realizar una

nueva liquidación

20 El sistema debe tener la opción de cambios de Tarifas

El sistema de poder programar cambios de tarifas sin alterar el normal

de 85


Completamente


funcionamiento del sistema (Tarifas/precios anteriores y actuales de los

productos/servicios y con fecha de vigencia de la tarifa)

21 El sistema debe tener la opción de Cubrimientos

El sistema debe estar orientado al manejo de los valores reconocidos, es decir, a

determinar qué valores deberá pagar la empresa responsable de la cuenta del

paciente, basándose en los conceptos de cubrimientos, los cuales a su vez,

abarcan uno o varios conceptos de facturación

22 El sistema debe tener la opción de no reconocidos de artículos y

conceptos

El sistema desde la grabación del cargo deberá poder determinar si el artículo o

el concepto no es reconocido por la empresa y colocarlo, ya sea 100% al

excedente, es decir, en la cuenta del paciente, o colocarlo como no facturable

cuando tampoco puede ser incluido en la cuenta del paciente. La información de

los no reconocidos de artículos y conceptos, también puede utilizarse para

aquellos artículos o conceptos que para una empresa y plan específico se

encuentran incluidos dentro del valor de otros conceptos, es decir, no se facturan

ni a la empresa ni al paciente, pero sin embargo, para la institución es importante

discriminarlos. Es el caso de los equipos de cirugía, los cuales a menudo se

incluyen dentro del valor de los derechos de sala, pero es necesario cuantificar

su utilización, por lo tanto se graba el cargo como no facturable,

23 El sistema debe tener la opción de tarifas Compuestas

El sistema debe permitir a la institución que defina las tarifas básicas, tales como

la tarifa para Particulares, y la tarifa base, y las demás tarifas sean con base en

estas, y con porcentajes de recargo o de descuento, con el fin de facilitar su

administración, como es el caso de un cambio de tarifa, donde solo debe

modificarse la tarifa base, ya que todas las que se apoyan en ella quedarán

de 85


Completamente


automáticamente actualizadas

24 El sistema debe tener la opción de paquetes

Se debe permitir la contratación de servicios mediante “Paquetes”, esta

funcionalidad permite realizar una facturación integral, pero llevar un registro

detallado de los cargos que permita luego comparar la rentabilidad o pérdida del

paquete

25 El sistema debe tener la opción de Refacturación

El sistema debe permitir la Refacturación por uno o varios métodos; está

situación se relaciona con la situación que se presenta con las Empresas que no

reciben las facturas por diferentes causas y es necesario emitir una nueva

factura, ya que no se tiene la posibilidad de anular la factura original lo cual daría

la oportunidad de liberar los cargos, para volverlos a facturar

26 El sistema debe tener la opción de Contratos

El sistema debe poder controlar la facturación a través del valor “consumido” del

contrato, fecha de vencimiento, duración, para poder realizar los controles

correspondientes

27 El sistema debe tener la opción de IVA en facturas manuales:

El sistema debe permitir el cálculo automático del valor del IVA en las facturas

manuales. El IVA será incluido en la factura como otro cargo más en el detalle

de conceptos

28 El sistema debe permitir la generación de los Comprobantes Contables

El sistema debe generar de manera automática a contabilidad los comprobantes

de 85


Completamente


contables según la parametrización definida

29 El sistema debe tener la opción para la Información Para Costos

El sistema debe generar la información de producción para la aplicación de

Costos

30 El sistema debe permitir generar reportes y/o archivos planos de manera

dinamica.

AGENDAS MÉDICO-ASISTENCIALES


Completamente


1 El software debe permitir la programación de la Agenda de los profesionales de

la salud y de los consultorios de la institución (Horarios de atención a pacientes)

2 El software debe permitir el manejo de citas simultáneas de recursos y de

personal médico o paramédico (Agenda compartida)

3 El software debe permitir la definición de Tipos de programación (Múltiples

duraciones de citas)

de 85


Completamente


4 El software debe permitir hacer reservas de citas

5 El software debe permitir la generación de citas periódicas para terapias y

tratamientos

6 El software debe permitir la centralización del manejo de la Agenda en el

proceso de "Agenda Diaria"

7 El software debe permitir la verificación de ausentismos

8 El software debe permitir la generación de Novedades en las agendas

9 El software debe permitir la cancelación de citas

10 El software debe permitir la reasignación o traslado de citas

11 El software debe permitir el registro de la hora en que el paciente llegó a cumplir

su cita

de 85

ADMISIONES


Completamente


1 Preadmisión de Pacientes

Deberá contar con un mecanismo para agilizar el proceso de la admisión de los

pacientes a la institución cuando se conoce con anticipación la fecha futura de la

hospitalización, la realización del procedimiento quirúrgico ambulatorio o

cualquier servicio hospitalario que requiera la apertura de la historia clínica

2 Admisión de Pacientes

Deberá contar con un mecanismo para realizar en forma automática la

verificación de los derechos de atención mediante el cruce contra una base de

datos de afiliados si esta existe y su información es consistente. Admisión de

pacientes que ingresan al servicio de urgencias alimentando de forma

automática los RIPS de Identificación y de Urgencias. Una vez se completa este

proceso el paciente adquiere el carácter de Activo dentro del sistema. Durante

este proceso de admisión, deberá ser posible realizar una admisión con los

datos mínimos del paciente (Ingreso corto) para que éste quede activo; una vez

se haya estabilizado el paciente y se tenga posibilidad de interactuar con él, se

deben completar la información del ingreso.

Admisión de pacientes que ingresan por un evento de accidente de tránsito,

capturando para ellos la información requerida para elaborar en forma

automática el formulario único de reclamación, el formato para verificación de

pólizas, el certificado de atención médica. De igual manera a partir de la

información de ingreso se podrá hacer la liquidación para los responsables del

accidente con los respectivos

de 85


Completamente


controles de topes y saldos

3 Permitir la admisión de pacientes que ingresan al servicio de hospitalización

alimentando de forma automática los RIPS de Identificación y de

Hospitalización. Una vez se completa este proceso el paciente adquiere el

carácter de Activo dentro del sistema

4 Control Administrativo de Pacientes

Permitir controlar las camas en forma ágil y completará

5 Deber realizar los procesos de ingreso, traslado, egreso de habitaciones,

reservas de habitaciones y manejo de lista de espera. Además de tener acceso

directo a otros movimientos como son Ingreso de pacientes a la institución,

Autorizaciones y Egreso de pacientes, Según criterios de la institución puede

tener acceso a la información en todas las áreas involucradas dentro de la

atención del paciente

6 Movimiento de Habitaciones

Poder realizar el ingreso, traslado y egreso de las habitaciones al paciente

grabando para cada caso la fecha y la hora del evento. Así mismo conserva y

controla la consistencia de la información referente al tipo de habitación, tarifa y

servicio asociados para su cobro adecuado

7 Control automático de las novedades que afectan el movimiento de las

habitaciones mediante manejo de estados (disponibles, ocupados,

reservados, fuera de servicio)

8 Generación de reportes de movimiento tales como censo de pacientes,

de 85


Completamente


utilización de camas por servicio, pacientes hospitalizados con n días de

estancia

9 Generación de reportes estadísticos tales como Egresos y estancias,

Disponibilidad y Utilización, días de estancia, días cama ocupada

10 Movimiento De Autorizaciones

Permitir el movimiento especializado en el manejo de la información propia del

detalle de las autorizaciones que la EPS entrega al paciente con el fin de

respaldar la atención, permitir actualizar la información relacionada con estas

autorizaciones de los paciente activos, inactivos o externos (Ayudas

Diagnósticas), el cual es independiente al movimiento de Ingreso de pacientes

11 Movimiento De Responsables

Permitir el movimiento en el cual se ofrece la posibilidad de registrar todos los

responsables de la cuenta del paciente, con la fecha y hora inicial y fecha y hora

final en la que está vigente el responsable, tarifa, plan de beneficios, contrato,

descripción, dirección y teléfono del responsable. El movimiento posee un

indicador para determinar cuál es el responsable vigente y una observación que

es útil para documentar el cambio de responsable

12 Movimiento De Diario De Partos

Permitir el movimiento mediante el cual se captura toda la información

relacionada con los datos de la gestación, el parto, el puerperio y el (los)recién

nacido(s). Al realizar este movimiento deberá generar la actualización del RIP

del recién nacido y su aprobación automática en caso de que los dos sobrevivan

de 85


Completamente


13 Permitir generar la estadística del diario de partos y nacimientos

14 Movimiento De Egreso De Pacientes

Permitir el movimiento mediante el cual se especifican los diagnósticos, los

procedimientos y las especialidades médicas que intervinieron en el

proceso de atención del paciente, así como también, un resumen de la

atención médica asistencial prestada.

Este movimiento deberá actualizar en forma automática los RIPS de Urgencia,

Hospitalización y Procedimientos con la información de estado a la salida,

diagnósticos

15 Disponer de información para la generación de reportes de movimiento

tales como: Pacientes egresados por servicio, por médico

16 Contar con generación de estadísticas varias relacionadas con la información de

los diagnósticos de egreso, especialidades, servicios, municipios y mortalidad

entre otras

17 Cambio de Historia Clínica: Permitir realizar el cambio de Historia Clínica al

Paciente en los casos en que se detecte la asignación de dos números

diferentes de Historia en un mismo Paciente

18 Cambio de Identificación: Permitir cambiar la identificación de un Paciente por

otra identificación

de 85


Completamente


19 Calendario epidemiológico semanal: deberá permitir reportar la estadística de

las enfermedades transmisibles de notificación obligatoria a la secretaria de

salud

20 Cambio de Nombre: Permitir cambiar los nombres y apellidos de un paciente

21 Estadísticas

El Sistema deberá generar tanto las estadísticas solicitadas por los organismos

gubernamentales, como las propias de la Institución para la toma de decisiones

en cualquier nivel decisorio. Entre los principales informes estadísticos que debe

producir la aplicación se encuentran: morbilidad, mortalidad y utilización de

recursos, los cuales se generan por lugar de procedencia, residencia habitual,

especialidad ó servicio de atención. Deberá generar además los indicadores

institucionales como: índices de ingresos, índices de egresos, índices de

ocupación de camas, índices de morbilidad específica, índices de mortalidad,

índices de estancias, etc.

22 A nivel operativo, el Sistema deberá generar todos los informes de uso

permanente para realizar ó llevar a cabo los procesos de gestión en cada uno

de los servicios institucionales, así: Clasificación de los pacientes activos

(actualmente tienen ingresos abiertos en la institución) alfabéticamente, por

servicio, por empresa, por médico responsable. Clasificación de los pacientes

egresados por servicio, médico, empresa Estado y disponibilidad del recurso de

cama hospitalaria

23 A nivel gerencial, generar todos los informes que permiten realizar los controles

básicos en la producción de servicios, así: Informes estadísticos discriminados

por diagnósticos, especialidad, servicios, municipios, procedimientos ó

intervenciones y estancia hospitalaria

de 85

SUMINISTROS


Completamente


1 Manejo de información de proveedores

Permitir registrar la información de los proveedores con los cuales se realizan

las compras de bienes, indicando entre otros datos: Dirección, teléfono y ciudad,

Persona de contacto, Plazo en días que otorga, Descuentos financieros que

generalmente otorga, Información de autorretención, régimen de IVA,

autorretención de ICA, impuesto de timbre, etc., Actividad económica, Forma de

pago: cheque o transferencia electrónica, Entidad bancaria y número de cuenta

para la transferencia bancaria.

2 Información de listas de precios

Permitir ya sea de manera manual o a través de una utilidad la importación de

información, posible llevar al sistema la información de los precios, descuentos y

condiciones de pago otorgados por los proveedores para los artículos

requeridos en una cotización.

3 Gestión de solicitudes a compras

Permitir determinar las necesidades de artículos a comprar utilizando una de las

siguientes opciones: Por comparación de la cantidad ideal de stock contra el

saldo actual del artículo, Por los pendientes de entrega que se generen del

despacho de las requisiciones internas (pedidos de los diferentes servicios al

Almacén Principal), Permitir programar las compras basados en los puntos de

reorden definidos en días, Por necesidades especificas determinadas por el

Almacén Principal. Una vez generadas las necesidades de artículos a comprar,

de 85


Completamente


que sea posible conocer si están tramitadas, ya sea, a través de una solicitud de

cotización al proveedor o a través de una orden de compra.

4 Registro de órdenes de compra definitivas

Elegir al proveedor al cual se realizará la compra.

Elegir la cotización o lista de precios de la cual se obtendrán precios,

descuentos, impuestos, condiciones de pago y bonificaciones.

Registrar los artículos a comprar ya sea que provengan de una cotización

marcada como ganadora o de una solicitud de compras emitida por el Almacén

Principal.

Las órdenes de compra definitivas, se deben poder generar de manera

electrónica en formato EDI para ser enviadas al proveedor a través del Centro

Electrónico de Negocios (CEN).

5 Registro de recepciones por compra y causación

Registrar la información de bienes comprados y de su entrada, donde: Indique el

proveedor para determinar sus atributos de responsable o no del impuesto de

IVA. Se asigne la orden de compra a la cual corresponde la recepción, con el fin

de llevar el control de los pendientes por orden de compra y proveedor;

Registrar la información del envío como son: el número de la remisión, el

número de la guía del transportador y el prefijo y número de la factura del

proveedor.

Registrar los artículos recibidos, los cuales se puedan identificar con el código

asignado internamente en el catálogo de artículos o con cualquiera de los

códigos EAN asociados previamente al código interno.

de 85


Completamente


El código EAN pueda ser leído utilizando un lector de códigos de barras.

Obtener de la orden de compra el precio unitario, el descuento y el IVA de cada

uno de los artículos recibidos, los cuales no se permita modificar de acuerdo a

paramétricas establecidas.

De acuerdo a la parametrización, se debe controlar que no se reciban artículos

no registrados en la orden de compra ni se reciban cantidades mayores a las

negociadas.

Permitir registrar entregas parciales de las compras realizadas con su respectivo

control de las cantidades pendientes de recibir.

Luego de la recepción realizar la causación de la compra ya sea a través de una

interfase automática con el módulo de Cuentas por Pagar o de una interfase

contable con el módulo de Contabilidad.

6 Manejo de comerciales y genéricos (Resolución 1830 de 1999)

Permitir asociar cada medicamento registrado en el catálogo, al medicamento

genérico correspondiente de acuerdo a la resolución del Ministerio de Salud.

7 Información de productos y servicios con todos sus datos incluyendo

códigos de barras

Permitir registrar la información de los bienes a controlar a través del inventario,

indicando entre otros datos: Código, Nombre Comercial y nombre Genérico, si

aplica; Unidad y fracción de manejo; Factor de conversión de fracciones a

unidades; Grupo de artículos al que pertenece; Registro INVIMA o del ente

gubernamental que certifica medicamentos, (donde aplique); Tipo de IVA

(gravado, exento, excluido) y porcentaje de IVA; Costo y fecha de la última

compra; Códigos EAN con los cuales se pueda identificar el artículo y factor de

conversión del código EAN a la fracción del artículo; Ubicaciones del artículo en

de 85


Completamente


cada uno de los servicios donde se maneja; Precios de venta y porcentajes de

utilidad esperados, para cada una de las tarifas con las cuales se vende a

pacientes.

Relación de los proveedores que suministran el artículo, indicando la cantidad

de empaque del proveedor para el artículo, el tiempo de reposición, y la

prioridad del proveedor con relación a los demás proveedores que suministran el

mismo artículo; Calificación de los proveedores

8 Control de múltiples almacenes y sub-almacenes

Realizar el control de saldos de inventario para todos los almacenes,

subalmacenes y áreas administrativas de la institución (servicios) que sean

definidas por el usuario según necesidades

9 Control de stock por servicio

Donde se determine para cada servicio (almacén, sub-almacén, área

administrativa) el conjunto de artículos que les es permitido manejar, las

cantidades ideales de stock a almacenar y los días máximos y mínimos de

inventario. Este conjunto de artículos debe poderse definir en términos de

comerciales y de genéricos

10 Gestión de requisiciones internas

Permitir generar los pedidos de los diferentes servicios al Almacén Principal

utilizando cualquiera de las siguientes opciones: Para artículos a los cuales se

les controla el saldo, por comparación de la cantidad ideal de stock contra el

saldo actual del artículo en el servicio que solicita; Para artículos de consumo a

los cuales no se les controla el saldo, por comparación de la cantidad ordenada

en el periodo (mes o semana) contra la cantidad máxima a pedir en ese mismo

periodo.

de 85


Completamente


Por necesidades específicas determinadas por el servicio que solicita. En esta

opción debe permitir solicitar artículos no registrados en el catálogo de la

institución.

Una vez generadas las requisiciones de los diferentes servicios, conocer los

pendientes por despachar desde el Almacén Principal, ya sea por grupos de

artículos o por servicio que solicita.

Para los servicios definidos como sub-almacenes, permitir que el Almacén

Principal, encargado de atender sus necesidades, genere automáticamente y

por día las requisiciones internas de estos servicios, basadas en la comparación

de la cantidad ideal de stock contra el saldo actual del artículo en el sub-

almacén.

11 Movimientos de inventario

Permitir la realización de cualquier movimiento (transacción) que defina el

usuario ya sea de entrada, salida o traslado entre servicios, donde para cada

tipo de movimiento sea parametrizable: Cómo se costea el tipo movimiento de

donde se obtiene la información de la cantidad; De donde se obtiene la

información del descuento y del IVA, si aplican Si requiere un servicio de destino

como es el caso de los traslados y los consumos; Si el tipo de movimiento afecta

el saldo del artículo; Si el tipo de movimiento tiene efectos contables; Si el tipo

de movimiento tiene interface con Cuentas por Pagar; Si el tipo de movimiento

se relaciona con préstamos, y si corresponde al inicio o a la terminación del

préstamo; Si se relaciona con una orden de compra, con una requisición o con

otro movimiento de inventario; Si el tipo de movimiento requiere un proveedor o

un tercero.

Para cada uno de los tipos de movimientos habilitar el control de la autorización

a los usuarios y servicios que podrán utilizarlo.

Cuando el usuario realice cualquiera de los tipos de movimientos previamente

de 85


Completamente


definidos, permitir identificar el artículo ya sea con el código asignado

internamente en el catálogo de artículos o con cualquiera de los códigos EAN

asociados previamente al código interno. El código EAN pueda ser leído

utilizando un lector de códigos de barras.

A partir de los tipos de movimientos relacionados con préstamos, se podrá

realizar un control de saldos de préstamos que le hacen a la institución o que la

institución le hace a otras instituciones, los cuales se llevan por tercero,

documento de préstamo y artículo prestado

12 Generación de información a facturación correspondiente a los cargos de

materiales y medicamentos

Permitir registrar la salida de artículos o medicamentos aplicados al paciente

realizando el descargo automático del saldo de inventario del servicio que

despacha, y aumentar la cuenta del paciente con el precio de venta de acuerdo

a la tarifa pactada para el responsable de la cuenta. Así mismo, Permitir

registrar las devoluciones de drogas de pacientes disminuyendo la cuenta del

mismo de acuerdo a la tarifa del responsable e incrementando el saldo de

inventario del almacén que suministró la droga. El precio de venta del artículo

dependerá de quien sea el responsable de la cuenta del paciente y el costo de

la mercancía vendida dependerá del costo promedio del artículo

13 Manejo de mercancía en consignación

Permitir identificar y controlar la mercancía en consignación a través de la

definición de almacenes (servicios) de mercancía en consignación ya sea

generales o por proveedor.

Realizar la legalización de la mercancía cuando es utilizada ya sea en pacientes

o internamente, utilizando movimientos de inventario.

Los bienes que se encuentren en consignación no harán parte de los procesos

de 85


Completamente


de consolidación del inventario de la institución, ya que no se consideran como

propios; sin embargo se debe conocer y controlar su saldo en cada servicio de

consignación

14 Realización de inventario físico y generación de ajustes

Se debe poder implementar un proceso para la realización y ajuste de los

inventarios físicos, ya sean generales o rotativos.

Para la realización del conteo se debe poder utilizar terminales portátiles donde

es posible identificar el artículo ya sea con su código interno o con cualquiera de

los códigos EAN asociados a él.

Una vez realizado el conteo, el archivo almacenado en la terminal portátil, se

debe poder importar al sistema de Suministros y Farmacia para continuar con el

proceso.

Previo a la realización del ajuste se debe generar un reporte de comparación

entre el inventario físico y el inventario del sistema con el fin de cuantificar,

analizar y explicar las diferencias.

Se debe contar con un proceso que genere automáticamente los movimientos

ya sea de entrada por faltante o de salida por sobrante, tanto en cantidad como

en valor, que permitan que el saldo actual de los artículos en el sistema sea

idéntico al inventario físico registrado.

Realizar inventario físico de uno o dos conteos.

15 Trazabilidad de lotes

Para los artículos que estén identificados que tienen trazabilidad a nivel de lotes,

cada vez que se realice una entrada de inventario ya sea por compra, préstamo,

donación, bonificación, etc. se capture el lote o los lotes de inventario recibidos

de 85


Completamente


con su respectiva fecha de vencimiento.

Esta información debe permitir periódicamente revisar, en cada uno de los

servicios, las existencias de los lotes próximos a vencerse, con el fin de evitar

pérdidas de inventario.

Adicionalmente, en caso de alguna eventualidad con un medicamento, debe ser

posible, de acuerdo al lote, identificar cuando se recibió, en que servicio se

recibió y quien fue el proveedor de dicho lote

16 Gestión de mezclas

Permitir definir en el catálogo los artículos que corresponden a mezclas, con el

fin de realizar el control de su fabricación utilizando un paquete de elementos

que determina los materiales y las cantidades necesarios para su fabricación.

En este paquete se deben identificar el medicamento principal y el diluyente de

la mezcla.

En registro de fabricación de las mezclas, determinar las cantidades fabricadas

a partir de las cuales se estimen los materiales utilizados, indicar el lote de

fabricación y la fecha de vencimiento para tener la trazabilidad de los lotes

En la venta a pacientes de los artículos tipo mezcla, el precio de venta se debe

obtener a partir de la tarifa de los elementos que componen la mezcla

17 Integración con el sistema de ordenes médicas

Generar información de medicamentos y materiales ordenados al paciente a

través del módulo de órdenes médicas a la cuenta del paciente y descarga

automáticamente el inventario

18 Generación de comprobantes contables

de 85


Completamente


Generar la información a contabilidad para cada uno de los conceptos de

movimiento de acuerdo a la definición contable establecida para cada grupo de

artículos y concepto de movimiento. Así mismo genera información de entradas

por compra como Facturas a Cuentas por Pagar de acuerdo a la definición

contable establecida para cada grupo de artículos

19 Presupuesto anual de consumos

A partir de los movimientos de inventario del año en curso, sea posible estimar

un presupuesto de consumos para el año siguiente, el cual tendrá durante su

ejecución, la posibilidad de comparar lo presupuestado contra lo realmente

consumido

20 Generar informes medio magnético de acuerdo a los requerimientos del usuario

(consumos promedios, análisis de consumo,) de manera dinámica

de 85

TURNOS DE CIRUGÍA


Completamente


1 Programación de quirófanos:

Consignar la disponibilidad de cada uno de los quirófanos de la institución,

permitiendo controlar la asignación de éstos y analizar el porcentaje de

ocupación real por quirófano, de manera que se puedan establecer políticas que

permitan mejorar la utilización de los mismos

2 Turnos de cirugía completo:

Permitir registrar en el sistema, la asignación de turnos de cirugía, reservando y

programando los recursos necesarios para la realización de las intervenciones

quirúrgicas en una institución hospitalaria, tales como quirófanos, profesionales

y equipos

3 Reserva de Turnos de cirugía resumido:

Este movimiento debe facilitar el proceso de asignación de turnos de cirugía,

involucrando sólo la información básica necesaria para la separación del turno

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NOMINA


Completamente


1 Permitir el manejo de cualquier tipo de nómina como: Manejo de múltiples

sindicatos, convenciones colectivas, nóminas temporales, manejo de destajos,

diversas periodicidades de pago (mensual y quincenal) y múltiples contratos de

trabajo por empleado.

2 Permitir parametrizar datos como: salario mínimo, subsidio. de transporte,

porcentajes de retención en la fuente, seguridad social e incapacidades,

diversos tipos de nómina, motivos de retiro, períodos de liquidación, calendarios

de nómina, conceptos de nómina, bases de liquidación, rangos de

indemnizaciones, entidades y cuentas de los empleados, tipos de contratos y

control de prórrogas.

3 Permitir administrar la hoja de vida de empleados.

Generar archivos plano sobre datos de estudios de la Hoja de Vida de

empleados de manera dinámica

4 Generar aportes a entidades externas (Seguridad Social y Parafiscales).

5 Liquidación de Prestaciones Sociales: Vacaciones, Prima de vacaciones, Prima

de servicios, Prima Técnica, Bonificación de servicios prestados, Prima de

Navidad, Cesantías, Cesantías Parciales, Intereses Sobre Cesantías, Cesantías

Anuales a Fondos de Cesantías, Quinquenios, Reconocimiento de

Permanencia, Liquidación Definitiva

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Completamente


6 Consolidaciones y Provisiones

7 Interfaz Contable (generación con contabilización estándar, Interfase con

Presupuesto, Disponibilidades y registro presupuestal para Prestaciones de

Servicios

8 Simulador de Nómina y Prestaciones Sociales

9 Permitir, dentro del proceso de nómina, las siguientes transacciones: novedades

de nómina vía (archivo plano, mail o internet), novedades por beneficiario,

liquidación de compensatorios, manejo de ausentismos y días no trabajados,

conciliación de incapacidades, control de descuentos de diversos tipos de

embargos (civil, alimentos, ejecutivo), generación medio magnético pago de

embargos, control de sanciones y demandas, liquidación de impuestos a

empleados (retenciones), definición de turnos, generación de novedades y

rotaciones automáticas, interface con sistemas de control de tiempos, manejo de

encargos (funciones y salario), control y descuento de UPC.

10 Liquidación de nómina normal, adicional extra-nómina teniendo en cuenta

conceptos como (horas extras, recargos, incapacidades, Prima de antigüedad,

prima de riesgos, Quinquenio auxilios, prestamos, libranzas,, fondos de

empleados, cooperativas, embargos (En valor o porcentaje autorizado por el

Juez), etc.), liquidación de expatriados, manejo de bonificaciones, quinquenios y

primas de antigüedad, generación de medios magnéticos para pago por

gerencia electrónica, generación de cheques y pago en efectivo.

Administración de Pensionados administra y liquida todos los conceptos

relacionados con el manejo de la nómina de pensionados y jubilados

(generación de cuotas partes, liquidaciones de mesadas, sustituciones y

beneficiarios por pensión). Controlando que el pago de Recargos y Extras se

permita grabar el mes que se está pagando

11 Permitir la liquidación de aportes de seguridad social teniendo en cuenta todas

las novedades o incidencias que se generan en el proceso de nómina

.

de 85


Completamente


(incapacidades, traslados, vacaciones, ingresos, retiros, descuentos de UPC,

variaciones de salarios, etc.), generación de reportes y medios magnéticos para

las diferentes entidades (EPS, ARP, AFP), generación de planillas Unificadas

para su pago. Dando trazabilidad con contabilidad.

12 Permitir realizar todo el proceso de liquidación definitiva de prestaciones

sociales de manera automática y teniendo en cuenta todos los factores y

variables que se deban tener en cuenta para este proceso (Renuncia,

Insubsistencia, Suspensión del empleo, Jubilación, Invalidez, Retiro forzoso por

edad, suspensión). De tal manera que al momento de liquidación valida

información como: vacaciones pendientes, cesantías pendientes,

indemnizaciones a pagar, embargos, préstamos, primas y prendas devolutivas,

teniendo en cuenta la proporcionalidad de Prima de Vacaciones, indemnización

de Vacaciones Bonificación de Servicios y Reconocimiento de Permanencia

13 Permitir el incremento de sueldos teniendo en cuenta diversas variables y

definiendo los grupos a los cuales se les va a tener en cuenta, es ideal para

realizar simulaciones, comparaciones con el mercado, y proyecciones de

nómina. Adicionalmente genera los retroactivos correspondientes a los periodos

que se dejaron de cancelar con el respectivo aumento.

14 Generar todos los procesos de prestaciones sociales. Liquidación de cesantías

de acuerdo al tipo de solicitud (parcial, definitiva o fin de año), automáticamente

realiza la liquidación teniendo en cuenta la información que pueda variar este

proceso como (licencias no remuneradas) manteniendo un histórico de los

procesos de liquidación que se le han realizado a los trabajadores, permitiendo

la generación de medios magnéticos y reportes con destino a los Fondos de

Cesantías.

.

15 Permitir generación del proceso de vacaciones contemplando la solicitud del

empleado o programación de la compañía, la liquidación de las vacaciones en

tiempo o dinero, aplazamiento de vacaciones, controlando la fecha de

cumplimiento por las Licencias no remuneradas, reversión de vacaciones,

de 85


Completamente


generación de comprobantes de pago, reportes de cumplimiento de vacaciones,

re liquidación de vacaciones y conservando un histórico de todos los periodos

disfrutados por el empleado. Liquidación de primas legales o extralegales según

las políticas que tenga la empresa, re liquidación de primas, pagos por nómina y

la conservación de la información histórica.

16 Permitir parametrizar, asignar, liquidar y mantener histórico de cualquier tipo de

acuerdo laboral en la forma de compensación salarial que tenga un empleado ya

sea el arreglo en pesos o porcentaje, finalizando el periodo con un ajuste de

cuentas entre el colaborador y el patrono.

17 Permitir la liquidación definitiva automática de prestaciones sociales teniendo en

cuenta toda la información del sistema, acumulación de nómina, liquidación y

mantenimiento de aportes parafiscales y provisiones, generación de certificados

de ingresos y retenciones, manejo de reingresos a nómina, presupuesto de

nómina, manejo de sustituciones patronales entre empresas, generación de

medios magnéticos a entidades de control, cambio de identificación, etc.

18 Permitir la generación de reportes de prenómina, por centro de costo, por nivel,

alfabéticos, comparativos de novedades grabadas vs liquidadas, consolidados

mensuales, estado de endeudamiento, empleados sin cuenta, empleados no

liquidados, comparativos por meses, etc. En caso de requerir reportes

adicionales el usuario puede generar nuevos a través de la funcionalidad de

reportes dinámicos

ORDEN PRESTACION DE SERVICIOS MODIFICAR 1 Modulo a parte

19 Permitir la generación de la nómina de prestación de servicios

20 Permitir controlar la documentación requerida para la firma del contrato

21 Permitir la generación de contratos impresos controlando la numeración,

de 85


Completamente


vigencia, número de disponibilidad y registro presupuestal

22 Permitir controlar las bases para aportes de seguridad social, así como el

cálculo de impuestos (Retención en la Fuente, Rete-ICA)

23 Permitir controlar descuentos de cooperativas, libranzas autorizadas

previamente por el contratista

24 Permitir grabar Novedades de cada contrato.

25 Permitir generar pre nóminas que permite efectuar controles.

26 Permitir generar planos para el pago por transferencia electrónica.

27 Permitir generar reportes consolidados por centro de costo

28 Permitir generación de hojas de vida de los contratos

29 Permitir el manejo y control de capacitaciones

30 Permitir generar reporte de pagos para ser enviados por el correo interno a

todos los funcionarios

de 85

PRESUPUESTO PÚBLICO


Completamente


1 Manejo de la información sobre recaudos:

Registrar recaudos efectuados para cada rubro presupuestal de ingresos que

afectan el presupuesto de ingresos, con parametrizacion y validación de fechas

2 Manejo de las variaciones de ingresos y de egresos:

Registrar las adiciones por aportes, recursos propios, recursos de capital,

transferencia del Fondo Financiero Distrital, reducciones y traslados efectuados

para cada rubro presupuestal que afectan el presupuesto de ingresos y el de

egresos

3 Manejo de suspensiones y aplazamientos:

Considerando el Decreto 1138 de 2000 en su Artículo 24 – Suspensión y

Aplazamiento de Apropiaciones, contar con una funcionalidad con el fin de

permitir la suspensión y el levantamiento de apropiaciones y control en la

generación de disponibilidades sobre los rubros suspendidos

4 Manejo de disponibilidades:

Permitir generar los certificados de disponibilidad de los rubros presupuestales

de egresos, mediante los cuales se garantiza la existencia de apropiación

disponible y suficiente para respaldar los actos administrativos de la entidad con

la parametrizacion y ampliacion de fechas

de 85


Completamente


5 Manejo de compromisos:

Permitir generar los certificados de Compromisos a través de los cuales se

perfeccionan los compromisos adquiridos, y se afecta en forma definitiva la

apropiación presupuestal

6 Manejo de obligaciones:

Permitir relacionar las facturas expedidas por los proveedores de los bienes o

servicios y que se expiden para generar los giros que amparan los Compromisos

en que haya incurrido la entidad

7 Manejo de los giros reservados y directos:

Permitir ingresar al sistema todos los giros que se efectúen, los cuales afectan

el presupuesto de egresos y deben corresponder a un compromiso o a una

disponibilidad de acuerdo con el tipo de giro que se efectúe

8 Administración del PAC:

Controlar y administrar el programa anual de Caja (PAC) tanto de ingresos como

de egresos. Se administra un PAC inicial y sobre este se controlan las

inversiones y los gastos en el caso del presupuesto de Gastos y opcionalmente

se administra el PAC de ingresos

9 Generación de información estadística:

Obtener reportes con información requerida por los organismos de control y por

la entidad que faciliten la toma de decisiones en cualquier nivel decisorio con

relación a los rubros administrados en ella

10 Informes:

de 85


Completamente


El sistema deberá contar con los siguientes informes: Movimientos por ingresos,

egresos, ejecución presupuestal de ingresos, ejecución presupuestal de egresos,

disponibilidades pendientes, registros presupuestales pendientes, compromisos

pendientes de pago, saldos por rubro, libro de ingresos y egresos, bitácora de

operación de ingresos y egresos , auxiliar de registro , auxiliar de compromisos ,

auxiliar de giros reservados o directos cada uno de ellos por rubro , cedula ,

impresión en lote ,cdp, compromisos , obligaciones y giros , impresión del pac en

sus diferentes estados ,reportes por rubro generarlo por fecha en consecutivo o

por terceros , reporte de saldos por rubros de manera dinámica.

11 Reprogramación del PAC de ingresos y egresos:

El PAC de ingresos y egresos debe ser reprogramado dependiendo de los

parámetros definidos para tal fin en los rubros presupuestales. La

reprogramación puede ser automática para disminuir el margen de error

12 Administración de contratos:

Permitir llevar un registro de cada contrato que realiza la entidad permitiendo

relacionar: la disponibilidad, registro, compromiso y giro presupuestal de cada

uno, para posteriormente tener de manera oportuna un saldo actualizado por

contrato y detallando los diferentes pagos que se le efectuaron durante la

duración del mismo

13 Proceso de cierres

El sistema debe permitir realizar cierres periódicos parametrizable y trasladando

el pac al siguiente mes

de 85

FUNCIONALIDAD ADICIONAL REQUERIDA MODULOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS HIS


FACTURACIÓN


Completamente


1 Debe tener la opción de generación de la Información requerida por las ESE´s a

nivel intra-institucional y para los organismos reguladores del sistema de salud

El Sistema debe arrojar tanto la información solicitada por los organismos

gubernamentales, como las propias de la Institución para la toma de decisiones

en cualquier nivel decisorio

de 85

CONTABILIDAD


Completamente


1 Generación De Ajustes Por Diferencia En Cambio:

Contar con una funcionalidad que permite ajustar las cuentas contables no solo por

inflación sino por factor de cambio para aquellas empresas que manejan conversiones

de moneda en algunas cuentas contables.

TESORERIA


Completamente


1 Presupuesto de flujo de caja:

Permitir grabar el presupuesto de flujo de caja del año detallando el valor por cada

rubro de flujo de caja. Con esta información cada mes deberá permitir realizar un

comparativo con el movimiento real y de esta forma se cuenta con una herramienta que

permita realizar un control y proyección del flujo de caja

de 85

2 Entrega de cheques:

Contar con el control de los cheques girados se permita determinar cuáles de estos se

han entregado realmente al beneficiario del cheque. Para realizar este control un

cheque puede tener los siguientes estados: girado y autorizado entre otros. En

cualquier momento se podrá consultar: Cuales cheques están pendientes de autorizar

o entregar, Cuales cheques están autorizados y no entregados, Cuales cheques están

entregados

CUENTAS POR PAGAR


Completamente


1 Generación de cheques:

En el momento cancelar una cuenta por pagar el sistema deberá genera el cheque

de acuerdo al formato establecido por cada entidad bancaria

de 85

TERCEROS


Completamente


1 Manejo de un procedimiento para que en un solo cheque se puedan pagar varios

documentos autorizados al tercero y así, evitar generar varios cheques a un

mismo tercero

FACTURACIÓN


Completamente


1 Debe permitir diferentes métodos de facturación como:

- Facturación para el Fondo Financiero Distrital de Salud – Secretaría Distrital de

Salud (FFDS-SDS)

- Pacientes particulares

- Accidentes de Tránsito debe realizar el control de los diferentes topes de

acuerdo al responsable Aseguradora, Fisalud o Entidad Promotora de Salud

(Aseguradora)

de 85


Completamente


- Régimen contributivo de acuerdo al cubrimiento debe liquidar el copago

realizando control de tope, la cuota moderadora y los períodos de carencia

- Régimen subsidiado de acuerdo al cubrimiento debe liquidar el copago

realizando control de tope compartido entre las EPS’s (Entidades Prestadoras de

Salud del Régimen Subsidiado) y la seccional o entidad reguladora de salud

correspondiente

ADMISIONES


Completamente


1 Admisión de pacientes que ingresan por un evento catastrófico, para

este tipo de pacientes deberá existir un movimiento propio que permite capturar

la información del evento y cada que se realice el ingreso de un paciente por

evento catastrófico, se deberá asociar a un evento ya reportado,

automáticamente todos los datos del evento deberán ser tomados como base

para la impresión del formato requerido por el Fondo de Solidaridad y

Garantía. Adicionalmente debe ser posible cuantificar y clasificar los ingresos de

pacientes por eventos catastróficos para obtención de estadísticas

de 85


Completamente


2 Notificación de Urgencias: Su objetivo es permitir generar las “Cartas de

Notificación” para aquellas entidades y/o personas naturales que fueron

reportadas como “notificables” al realizar el ingreso del paciente al servicio de

urgencias

3 Informes requeridos por los organismos reguladores del Sistema de Salud

SUMINISTROS


Completamente


1 Solicitud de cotizaciones

Facilitar la gestión de compras permitiendo almacenar la solicitud de cotización

de artículos de la institución y a que proveedores se envía la solicitud, para ser

referenciada una vez se reciba la correspondiente cotización de parte del

proveedor. Administrar la siguiente información: Fechas de Solicitud y

Vencimiento, Proveedores a los cuales se les hace la solicitud, Solicitudes a

Compras que se atenderán con la cotización, Artículos a cotizar con unidad, tipo

de artículo, precio y cantidad.

2 Registro de cotización

de 85


Completamente


Debe administrar la siguiente información: Identificación del proveedor al cual

corresponde la cotización / lista de precios, Fecha de la cotización / lista de

precios, Vigencia, Descuentos financieros, Descuentos comerciales generales

para todo el documento y/o específicos por artículo, Información de

bonificaciones ya sea por valores comprados o por cantidades compradas,

indicando si se liquidan por cada compra o por las compras acumuladas.

3 Generación de órdenes de compra de prueba

Proceso mediante el cual se genere automáticamente órdenes de compra de

prueba donde el sistema determine los artículos y cantidades a comprar y elija el

proveedor de acuerdo a unos criterios de selección.

La selección de los artículos a comprar puede realizarse por: Información de las

solicitudes a compras no tramitadas Verificación de saldos actuales contra los

días mínimos de inventario y considerando los tiempos de reposición.

La selección del proveedor para la orden de compra de prueba debe tener las

siguientes opciones: Por el menor precio del artículo a comprar, considerando

todas las listas de precios vigentes o las listas de precios de un conjunto

especifico de proveedores. Por una priorización asignada con anticipación por el

responsable de las negociaciones, la cual debe permitir designar con

anticipación el proveedor para cada artículo.

Para las cotizaciones recibidas, realizar una comparación que facilite la elección

del proveedor que ofrece las mejores condiciones de precio, descuento y tiempo

de entrega.

Una vez la orden de compra de prueba se genere, se revise para luego

actualizarla como una orden de compra definitiva que se debe informar al

proveedor o para cancelarla.

de 85


Completamente


4 Manejo de históricos de compras

Análisis de históricos de compras: Permitir realizar análisis de compras ya sea:

Por proveedor, verificando los artículos comprados en un rango de fechas; Por

artículo, verificando los proveedores a quienes se le ha comprado en un rango

de fechas.

Elaborar presupuestos por servicio de acuerdo a consumos.

5 Manejo de mercancía en préstamo

Permitir identificar y controlar la mercancía que da o recibe en calidad de

préstamo la institución a través de la definición de conceptos de entrada y salida

de mercancía prestada a/por otras instituciones.

Utilizando movimientos de inventario realizar la respectiva legalización de la

mercancía cuando es utilizada ya sea en pacientes o internamente.

Los bienes que se encuentren en calidad de préstamo no harán parte de los

procesos de consolidación del inventario de la institución, ya que no se

consideran como propios; sin embargo debe ser posible conocer y controlar su

saldo y legalizar su ingreso

6 Control de demanda insatisfecha

En el proceso de atención de las requisiciones internas por parte del Almacén

Principal, por cada artículo que no sea entregado en la cantidad solicitada, se

capturará una causa de no despacho que posteriormente permitirá analizar las

razones por las cuales no se cumple con las necesidades de los diferentes

servicios

7 Paquetes dinámicos

de 85


Completamente


Permitir definir paquetes de artículos, asignándole un código de artículo en el

catálogo a la agrupación de éstos y estableciendo las cantidades de cada uno

de los que intervienen en la configuración del paquete y el comportamiento a

nivel de facturación.

Realizar movimientos con los códigos de los paquetes y el sistema

automáticamente descargará o cargará los saldos de los artículos que lo

componen. En la venta a pacientes de los artículos tipo paquete, el precio de

venta obtenerlo a partir de la tarifa de los elementos que lo componen y el tipo

de comportamiento dependiendo si es facturable o no

de 85

FUNCIONALIDAD ADICIONAL OPCIONAL MODULOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS HIS


COSTOS

No. CRITERIOS FUNCIONALES

Cumple

Completamente


1 El Plan de Costos de un período debe contener la información de los costos unitarios de las actividades producidas por los diferentes procedimientos CUPS de los diferentes centros de costos operativos y centros de costos de apoyo homogéneos.

2 El objetivo del Plan de Costos es tener información ágil, coherente, razonable y completa de los costos unitarios de los diferentes CUPS que se ofertan en la red pública, de tal manera que permita comparar sus costos con los valores facturados.

3 El Plan de Costos en cada período deberá tener diferentes formas de ser obtenido a saber:

- Mediante un proceso que a partir de la información generada por la distribución de los centros de costos operativos y la producción reportada de estos centros de costos, calcula el costo unitario de cada procedimiento y lo lleva al Plan de Costos del período. Adicionalmente, para los centros de costos de apoyo homogéneos lleva al Plan de Costos el costo unitario de la unidad producida por cada uno de los centros de costo.

- Mediante un movimiento de distribución por unidades equivalentes o por peso equivalente se asignarán los costos a los diferentes procedimientos CUPS, partiendo del concepto de la participación de aquellos CUPS que sean los más relevantes dentro de grupo de cada centro de costos.

- Se asignarán criterios para los demás CUPS que por su casuística,

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No. CRITERIOS FUNCIONALES

Cumple

Completamente


frecuencia y cuantías no sean representativos dentro de la red pública.

4 Manejo de información de referencia:

Permitir configurar o parametrizar la aplicación de acuerdo a las necesidades y avances en TICs propias de la entidad, como son: unidades de producción, centros de costos, criterios de distribución, estándares de procedimientos con sus componentes (CUPS), aplicativos para la asignación y distribución de recursos en centros de costos y entre centros de costos, al igual que para la asignación de recursos a los CUPS.

5 Grabación de movimientos de costos:

Permitir realizar el registro de información que se ingresa periódicamente y de manera manual. Los movimientos se derivan fundamentalmente del gasto, constituido por mano de obra, materiales, costos generales y estimaciones contables, que consume la entidad para funcionar adecuadamente y de acuerdo al volumen de producción que logra en cada período

6 Distribución de costos:

Permitir distribuir los costos y gastos entre los diferentes centros de costos de la entidad de apoyo u operativos, para obtener el costo de los procedimientos producidos en los centros de costos. Se maneja estimados por procedimientos que permiten realizar las distribuciones y los comparativos entre costos estimados versus real Se contempla la utilización de los RIPS como instrumento de apoyo para la distribución de los diferentes recursos en los procedimientos CUPS.

7 Generación de movimientos automáticos:

Permitir trasladar la información existente en otras módulos como: Cirugía, Contabilidad, Suministros, Nómina, Facturación y Activos a la aplicación de Costos y generar los movimientos de manera automática

8 Generación de acumulados:

Permitir almacenar la información obtenida en las distribuciones, agrupada por procedimientos, centros de costos, conceptos, elementos del costo, tipo de

costos (fijo / variable) y clase de centros de costos

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9 Cierre de período:

Permite controlar a los usuarios en el ingreso de información de un periodo para que no puedan realizar modificaciones en los datos ingresados

10 Generación de reportes:

Permitir obtener reportes de las transacciones de costos, costos de

procedimientos, reportes de análisis, comparación entre los diferentes centros de

costos, unidades de negocio, procedimientos CUPS y relación ingreso – costo de

los diferentes servicios ofertados en CUPS.

RECURSOS HUMANOS


Completamente


1 Permitir el manejo de la hoja de vida de cada uno de sus empleados.

2 Permitir al proceso de selección y contratación de funcionarios mediante el

almacenamiento y control de toda la información relacionada con los aspirantes,

tales como resultados de pruebas de conocimiento, pruebas psicotécnicas, etc.

3 Permitir estructurar el proceso de selección y evaluación del personal bajo el

modelo de competencias y adicionalmente, guarde el registro histórico de la

evaluación para cada funcionario.

4 Permitir la planeación de tareas, actividades y responsabilidades, definiendo

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Completamente


cronogramas de trabajo e identificando la disponibilidad de los funcionarios.

5 Permitir planear, administrar y evaluar toda la información acerca del los eventos

y beneficios para los funcionarios.

6 Permite registrar y mantener actualizada la información acerca de la educación

formal y no formal de los funcionarios.

7 El software debe permitir el manejo de Agendas Personales / Institucionales

(Actividades extralaborales, educativas, capacitaciones, etc.)

anexo 4...escalas y unidades parametrizadas: la temperatura, índice de masa corporal, talla, peso,...

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