Guia de Orientação Videoconferência Webex

Comunicação e Videoconferência

Sumário

1. Sobre o Webex na UFMT ............................................................................................. 4

2. Solicitar criação de sala de reuniões provisória ........................................................... 4

3. Procedimentos para o administrador de uma sala de reuniões ................................... 4

3.1 Ativação e configurações inicias na sala de conferência ........................................... 4

3.2 Login do administrador para configurações da sala .................................................. 7

3.3 Iniciar reunião .......................................................................................................... 8

3.3.1 Utilizando a página da sala................................................................................ 8

3.3.2 Utilizando o aplicativo Cisco Webex Meetings ................................................. 9

4. Procedimentos para um participante de sala de reuniões ......................................... 11

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Secretária de Tecnologia da Informação

Eunice Pereira dos Santos Nunes

Elaboração do Guia de Orientação

Videoconferência Webex

Willdson Gonçalves de Almeida – STI/GMRL

Abril/2020

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1. Sobre o Webex na UFMT

O é uma plataforma de videoconferência para reuniões colaborativas e sua utilização exige a aquisição de licenças corporativas. A UFMT atualmente possui o licenciamento para a utilização de 3 salas, sendo uma para o Campus Araguaia, uma para o Campus Cuiabá e uma para o Campus Sinop. Solicitações de agendamento da sala ou dúvidas de utilização/procedimentos de suporte devem ser encaminhados por e-mail ao administrador da sala, conforme os seguintes contatos:

i. Campus Araguaia – neuemerson@ufmt.br ii. Campus Cuiabá – stigmrl@ufmt.br

iii. Campus Sinop – gau.sinop@gmail.com

Cada reunião possui um número limite de participantes, sendo para as 3 salas adquiridas pela UFMT o limite de 200 participantes e para as salas provisórias fornecidas pelo o limite de 1000 participantes.

2. Solicitar criação de sala de reuniões provisória

Excepcionalmente, em resposta à pandemia do coronavírus (COVID-19) e à consequente necessidade massiva de utilização de ferramentas que promovam o teletrabalho, a empresa Cisco, detentora do , disponibilizou licenças adicionais à UFMT, possibilitando a criação de salas provisórias, que estarão disponíveis enquanto permanecer este cenário de quarentena.

Atenção: As unidades da UFMT que desejarem utilizar videoconferência para manutenção de suas atividades em teletrabalho, por meio da ferramenta , poderão encaminhar e-mail para stigmrl@ufmt.br, solicitando a criação de uma sala de conferência provisória, que ficará à disposição de seu setor. A solicitação deve ser encaminhada pelo gestor responsável da unidade, com a indicação de um e-mail institucional (@ufmt.br) ao qual a sala ficará vinculada.

3. Procedimentos para o administrador de uma sala de reuniões

3.1 Ativação e configurações inicias na sala de conferência

Após a solicitação de criação de sala de reuniões à GMRL/STI, será encaminhado um e-mail do remetente webex_comm@webex.com com um link para o cadastro de uma senha para a administração da sala de reuniões. Acesse o e-mail institucional informado para criação da sala, pelo endereço https://webmail1.ufmt.br/ e informe seu login e senha, conforme a Figura 1.

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Figura 1 - Login no e-mail institucional

Após o acesso ao email, pesquise pelo título do e-mail “UF Mato Grosso - Trial has invited you to Cisco Webex”. Encontrará um e-mail com a informação “Get started with Cisco Webex” clique no link em azul “Activate”, conforme Figura 2.

Resumo dos passos:

1) Clique sobre a pasta “Caixa de entrada”; 2) Pesquise o email com o título “Get started with Cisco Webex”; 3) Clique no link “Activate”.

Figura 2 - E-mail de criação da conta no Webex

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2 1

1 2

3

6

Após clicar no link do e-mail, será aberta uma página de cadastro de senha. Defina uma

senha conforme os requisitos e clique em “Salvar e iniciar sessão”, detalhando na Figura 3.

Figura 3 – Definição de senha de administrador da sala do Webex

Feito isso, será apresentada a página do administrador da sala de conferência. É aconselhável o ajuste de algumas preferências da sala como: Fuso horário (item 2), Idioma (item 3) e Região (item 4), apresentado na Figura 4.

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2 3

4

5

Figura 4 - Ajuste das preferências da sala

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3.2 Login do administrador para configurações da sala

Existe um conjunto de funções administrativas da sala de conferência que são realizadas somente na página da sala. Nesta seção será descrito o processo de login do administrador.

1 – Acesse o site http://ufmatogrosso.webex.com/ e clique em “Iniciar Sessão”, conforme Figura 5.

Figura 5 – Iniciar sessão de administrador da sala de conferência.

2 – Digite o e-mail vinculado à sala de conferência. Ex.: usuario@ufmt.br (Figura 6).

Figura 6 – Login como administrador (usuário)

3 – Digite a senha da conta da sala de conferência. (Figura 7).

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Figura 7 – Login como administrador (senha)

3.3 Iniciar reunião

Este procedimento pode ser realizado tanto pela página da sala quanto pelo aplicativo Cisco Webex Meetings, que está disponível para PC, Android e IOS.

3.3.1 Utilizando a página da sala Resumo dos passos (Figura 8): A – Copie o link da sala e compartilhe com os participantes da reunião; B – Clique na ( ) seta para baixo; C – Selecione a opção “Usar o aplicativo de desktop”; B – Clique em Iniciar uma reunião.

Figura 8 – Procedimento para iniciar reunião

A

B

C

.D

9

Feito isso, será solicitada autorização para abrir o link com aplicativo Cisco Webex Meetings. Selecione Abrir Cisco Webex Meetings (Figura 9).

Figura 9 – Autorização para abertura do Cisco Webex Meetings

Na tela seguinte é possível selecionar e testar a saída de áudio, microfone e câmera. Após validar estes itens, clique em Iniciar reunião.

Figura 10 - Tela de preparação para entrada na sala de reuniões

3.3.2 Utilizando o aplicativo Cisco Webex Meetings Resumo dos passos (Figura 9): A – Copie o link da sala e compartilhe com os participantes da reunião. B – Clique em Iniciar uma reunião.

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Figura 11 – Iniciar reunião com o Cisco Webex Meetings

Na tela seguinte é possível selecionar e testar a saída de áudio, microfone e câmera. Após validar estes itens, clique em Iniciar reunião.

Figura 12 – Tela de preparação para entrada na sala de reuniões

Para mais informações sobre a organização de uma sala de reuniões Webex, assista o vídeo

https://www.youtube.com/watch?v=Noh0gEeVVnA

A

B

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4. Procedimentos para um participante de sala de reuniões

Para entrar como participante em uma reunião no Webex é necessário possuir um link de acesso, que será encaminhado pelo organizador da reunião, seguindo o seguinte formato:

https://EMPRESA.webex.com/meet/NOME-DA-SALA Ao clicar no link, será redirecionado para a página da sala de conferência (Figura 13), clique

no botão Entrar na reunião. Se for o primeiro acesso à uma sala do Webex, será solicitado o download e a instalação do aplicativo Cisco Webex Meetings.

Figura 13-Sala de conferência

Feito isso, será solicitada autorização para abrir o link com aplicativo Cisco Webex Meetings. Selecione Abrir Cisco Webex Meetings (Figura 14).

Figura 14 -Autorização para abertura do Cisco Webex Meetings

Confirme o nome da sala, identifique-se informando o Nome Completo e E-mail. Após, clique em Próximo, conforme ilustrado na Figura 15.

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Figura 15 – Identificação do usuário

Na tela seguinte é possível selecionar e testar a saída de áudio, microfone e câmera. Após validar estes itens, clique em Entrar na reunião.

Figura 16 - Sala de reunião

Na Figura 17 é apresentada uma visão geral da sala de reunião, detalharemos as principais janelas:

A. Principais botões da sala de reunião: microfone, vídeo, compartilhar conteúdo, participantes, bate-papo, mais opções (copiar link da reunião e configurações de áudio e vídeo) e sair da reunião. Estes botões serão detalhados na Figura 34.

B. Modos de visualização dos participantes: Sãs formas de apresentação das janelas, da

esquerda para a direita: somente imagem de vídeo do participante que estiver falando,

miniaturas dos participantes e janela principal do microfone que estiver ativo (modo

padrão), participantes em janelas tipo grade, painel flutuante.

Nome da sala

Nome Completo

Endereço de e-mail

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C. Lista de participantes: na lista é possível identificar o organizador, o apresentador, atividade dos microfones e o tipo de dispositivo que cada participante está conectado.

D. Bate-papo: um participante da reunião poderá enviar mensagens para todos os participantes ou para um específico.

Figura 17 - Visão Geral da Sala de reunião

Na Figura 18 são apresentadas as funções dos principais botões da sala de reunião:

A. Ativar/Desativar microfone. B. Ativar/Desativar vídeo. C. Compartilhar conteúdo: tela inteira, janelas abertas de programas, arquivos (imagem, vídeo,

áudio). D. Mostrar/Ocultar a Lista de participantes. E. Mostrar/Ocultar Bate-papo. F. Mais opções: copiar link da reunião e configurações de áudio e vídeo. G. Sair da Reunião.

Atenção: passando o cursor ( ) do mouse sobre cada recurso, é apresentada uma legenda.

Figura 18 - Funções dos principais botões da sala de reunião

B A C D E F G

A

D

C B