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EFECTIVIDAD DE LOS MEDIOS COMUNICACIÓN INTERNOS EN NICOLE SAS 1

ANÁLISIS DE LA EFECTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN INTERNA QUE SE DA

ESPECÍFICAMENTE A TRAVÉS DE LOS SEIS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

CORPORATIVOS DE LA EMPRESA NICOLE SAS

Sandra Paz Gómez Betancur

Carolina Rojas Carvajal

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

Pereira

2020


ANÁLISIS DE LA EFECTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN INTERNA QUE SE DA

ESPECÍFICAMENTE A TRAVÉS DE LOS SEIS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

CORPORATIVOS DE LA EMPRESA NICOLE SAS

Sandra Paz Gómez Betancur

Carolina Rojas Carvajal

Profesor: Heiller Abadía

Proyecto de Grado

Especialización en Gerencia de la Comunicación Corporativa

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

Pereira

2020


TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción ______________________________________________________ 7

2. Contextualización de la Empresa _________________________________________ 7

3. Objetivos __________________________________________________________ 10

3.1 Objetivo General __________________________________________________ 10

3.2 Objetivos Específicos ______________________________________________ 10

4. Resumen Analítico _________________________________________________11

5. Precisiones Conceptuales ___________________________________________ 12

6. Estrategias Metodológicas ___________________________________________ 17

6.1. Herramientas de recolección de información _______________________ 18

6.1.1. Encuesta. __________________________________________________ 18

6.1.2 Caracterización de los medios bajo la utilización del MIC. _____________ 19

7. Análisis e Interpretación de Resultados _______________________________ 19

7.1. Análisis de los resultados de las Encuestas _________________________ 20

7.2. Análisis de la aplicación del Mapa Integral de Comunicaciones _______ 33

7.3 Análisis cruzado de Resultados de la Encuesta y el MIC ___________________ 34

8. Conclusiones _____________________________________________________ 37

9. Recomendaciones _________________________________________________ 38

10. Bibliografía ____________________________________________________ 39


11. Anexos ________________________________________________________ 39

LISTA DE ILUSTRACIÓN

Ilustración 1. Organigrama Nicole Pereira. actualizado al mes agosto de 2019, por el área de Selección de

personal, Gestión Humana. ____________________________________________________________________ 10

LISTA DE GRÁFICAS

Gráfica 1. Identificación del personal encuestado ___________________________________________________ 20

Gráfica 2. Reconocimiento del medio de comunicación preferido por los colaboradores_____________________ 21

Gráfica 3. Evidenciar el medio que más utilizan los colaboradores para enterarse de la información de la empresa.

__________________________________________________________________________________________ 22

Gráfica 4. Conocer que tan informados mantiene los colaboradores. ____________________________________ 23

Gráfica 5. Necesidad de los medios de comunicación según la opinión de los colaboradores _________________ 24

Gráfica 6. Necesidad de los medios de comunicación según la opinión de los colaboradores. _________________ 25

Gráfica 7. Calificación de la imagen visual de la cartelera, dividida en cinco aspectos esenciales. ____________ 26

Gráfica 8. Calificación del altavoz, dividido en tres aspectos esenciales. _________________________________ 27

Gráfica 9. Evidencia de porcentaje de personas que pertenecen a la red social Facebook. ___________________ 28

Gráfica 10. Conocer a quien acude el personal en caso de necesitar apoyo del área de comunicaciones. ________ 29

Gráfica 11. Que medios de comunicación le gustaría tener al personal, para mejorar el proceso informativo. ___ 30

Gráfica 12. Conocer las sugerencias para mejorar el trabajo del área de comunicaciones. __________________ 31

Gráfica 13. Formato de noticias para la Intranet utilizada por los administrativos. ________________________ 32

Gráfica 14. Revisión del correo electrónico internos por parte de los administrativos. ______________________ 32


RESUMEN

Este proyecto de grado es realizado bajo la modalidad de estudio de caso. Buscando con el

analizar los 6 medios de comunicación internos (Carteleras, Pantalla, Altavoz, Correo Interno,

Intranet y Facebook) de la empresa de confección Nicole SAS sede Dosquebradas. Aplicando

dos instrumentos de recolección de información, una encuesta desde la perspectiva del público

objetivo evaluando las características físicas, gráficas y de contenido. Vistos también desde el

enfoque de los administradores de los medios, evaluando el contenido, la periodicidad de

publicaciones, las fortalezas y limitantes individuales de ellos, por mencionar algunos ítems.

Previo a la implementación de la encuesta y la caracterización de medios, se realizó una

búsqueda de teóricos que respaldaran la hipótesis de la importancia de las comunicaciones

estructuradas en una organización, construyendo bajo sus fundamentos un marco teórico que

plantea tres visiones diferentes trabajadas de lo macro a lo micro; comunicación corporativa,

medios de comunicación internos y mapa integral de comunicaciones.

Finalmente, los análisis del trabajo arrojan resultados que al área de comunicaciones de la

organización le serán útiles para el desarrollo de sus estrategias de trabajo y deben ser vistas

como oportunidades de mejora.

Se realizan a demás unas recomendaciones como medir los medios de manera periódica, para

conocer los verdaderos alcances de ellos. Mejoras aplicables a cada medio según su necesidad,

pensando en el progreso de las estrategias trazadas, para un logro de objetivos individuales que

simientes el cumplimiento de la misión organizacional.

Palabras clave: Medios de comunicación internos, público objetivo, administradores de

medios, comunicación corporativa, mapa integral de comunicaciones.


ABSTRACT

This degree project is carried out under the case study modality. Looking to analyze the 6

internal media (Billboards, Screen, Speaker, Internal Mail, Intranet and Facebook) of the

clothing company Nicole SAS Dosquebradas headquarters. Applying two instruments of

information collection, a survey from the perspective of the target audience evaluating the

physical, graphic and content characteristics. Also seen from the perspective of media

administrators, evaluating the content, the periodicity of publications, the strengths and

individual limitations of them, to mention some items. Prior to the implementation of the

survey and the characterization of the media, a search was made for theorists who

supported the hypothesis of the importance of structured communications in an

organization, building on its foundations a theoretical framework that raises three

different visions worked from the macro to the micro; corporate communication, internal

media and comprehensive communications map.

Finally, the work analysis yields results that will be useful for the organization's

communications area for the development of its work strategies and should be seen as

opportunities for improvement.

Recommendations are made to others such as measuring the media periodically, to know

the true scope of them. Improvements applicable to each medium according to their need,

thinking about the progress of the strategies outlined, for the achievement of individual

objectives that encourage the fulfillment of the organizational mission.

Keywords: Internal media, target audience, media managers, corporate

communication, comprehensive communications map.


1. Introducción

Los medios de comunicación en una empresa de confección de la región cafetera,

resultan ser aliados estratégicos que se establecen para brindar información a los colaboradores

de diferentes índoles, pues según su tamaño, ubicación y funcionamiento pueden trabajarse con

objetivos específicos que mejoren el alcance de los mismos, de este modo el área de

comunicaciones conseguirá mayor efectividad en su proceso. Para ello se plantea realizar un

estudio de caso en la organización, con el fin de conocer el funcionamiento de estos, mediante

dos instrumentos que arrojaran información desde la perspectiva de los stakeholdes y el área de

comunicaciones, para ser analizados y posteriormente plantear las recomendaciones pertinentes a

la empresa.

Con el cruce entre la información arrojada por los dos instrumentos como lo son la encuesta y la

información suministrada por el Mapa Integral de Comunicaciones, se pretende caracterizar y

mejorar aspectos puntuales de los seis medios y a partir de ello entregar información a los

colaboradores a través de medios, agiles efectivos, y dinámicos que vayan de la mano con la

estrategia y los objetivos de la organización.

2. Contextualización de la Empresa

La empresa Nicole S.A.S. nació en 1975, sus fundadores fueron los Industriales Rafael

Villegas y Richard Karron, en sus inicios eran 35 colaboradores y nació en la ciudad de Manizales,

sin embargo, poco tiempo después la trasladaron para Dosquebradas, donde actualmente es la sede


principal. La empresa se dedicó a través del Plan Vallejo a la maquila de prendas de vestir para los

Estados Unidos hasta el año 1998, donde comienza a trabajar con el Full package. Y en el año

2001 empieza a hacer parte del grupo empresarial Crystal S.A.S. el cual cuenta con siete plantas

de manufactura, que abarcan procesos de hilandería, tintorería, textiles, confección y calcetería

entre los departamentos de Antioquia, Caldas, Quindío y Risaralda. Los procesos productivos están

integrados desde el desarrollo de la materia prima, hasta convertirlos en productos de moda,

llevados al punto de venta.

Nicole, hoy cuenta con 44 años de experiencia en el sector textil del eje cafetero,

produciendo prendas de vestir en tejido plano, tanto partes de arriba; como camisetas polo, blusas

y buzos y partes de abajo como bermudas y shorts y también se confecciona corsetería, prendas y

accesorios junior y de bebés, todas se caracterizan por su calidad, con entregas oportunas a clientes

y se desarrollan gracias a la excelencia del talento humano. Así mismo confecciona para marcas

propias como Gef, Punto Blanco, Baby Fresh, Galax y Casino y marcas de exportación como

Michael Kors, Macy´s, entre otros, destacándose en la región por ser una gran generadora de

empleo, principalmente de mujeres cabeza de hogar. Actualmente cuenta con dos sedes, una en la

ciudad de Dosquebradas y una más pequeña en Manizales, la primera, cuenta con 692

colaboradores, de los cuales 79,8% es personal operativo de costura y el 20,2% restante

corresponde a personal administrativo y de funciones indirectas al proceso productivo.

En la organización el área de comunicaciones hace parte del departamento de Gestión

Humana; esta la conforman dos personas, una coordinadora y un analista de comunicaciones,

siendo la primera líder de los procesos del área, línea directa a la gerencia y demás líderes de


procesos y responsable de las actividades de desarrollo social. El analista desarrolla funciones más

técnicas como manejo de los diferentes programas de diseño y edición. Entre las responsabilidades

del área se encuentra desarrollar estrategias y tácticas creativas que contribuyan a solucionar las

necesidades interdisciplinarias de las diferentes áreas, del mismo modo es deber del área planear,

diseñar y presentar herramientas de apoyo visual y/o sonoro que fortalezcan los diferentes tipos de

mensajes que se deben transmitir al personal, mediante la realización de las campañas

fundamentadas en el alcance de objetivos, políticas, principios y recursos de la organización; así

mismo comunicaciones debe velar por mantener la buena imagen interna en temas como señalética,

cuadros corporativos e imagen promocional de marcas. Además, mantener una comunicación

asertiva y en constante actualización, utilizando los diferentes medios de comunicación.

Para dar cumplimiento a sus objetivos plantea 5 valores corporativos; Optimismo,

ejecución con inteligencia, constancia, honestidad y sentido social, aplicándolos dentro de su

plan de negocio como filosofía de trabajo, consiguiendo así un modelo más humano dentro de

todas las áreas que hacen parte de la cadena de planeación, confección y distribución; lideradas

por dos cabezas con lineamientos diferentes; uno desde el área productiva y con un equipo

enfocado al resultado físico de confección y la otra al direccionamiento estratégico humano, pero

ambos enfocados en el cumplimiento de los objetivos organización.


Ilustración 1. Organigrama Nicole Pereira. actualizado al mes agosto de 2019, por el área de Selección

de personal, Gestión Humana.

3. Objetivos

3.1 Objetivo General

Establecer la efectividad de los flujos de comunicación para los colaboradores, a partir de

los medios corporativos internos de Nicole SAS, aplicando la metodología MIC de Sandra I

Fuentes Martínez.

3.2 Objetivos Específicos

1. Para el mes de enero de 2020 Nicole SAS caracterizará los seis medios de comunicación

existentes en la organización.

2. Para el mes de enero de 2020 Nicole SAS, habrá caracterizado el 25% del personal

operativo que hace de público objetivo de los medios.


3. Para el mes de enero de 2020 Nicole SAS, habrá realizado un análisis de los resultados de

la aplicación de los instrumentos.

4. Resumen Analítico

La empresa de confección se destaca por los grandes aportes que trae a la ciudad, pues es

generadora de empleo, prestadora de servicios y creadora de productos, así mismo quiere verse

reflejada el área de comunicaciones dentro de la organización, como generadora de ayudas

aportantes al crecimiento interno de la empresa, buscando con ello ser reconocida por su buen

trabajo y compromiso con la misión organizacional. Y para cumplir con ello, debe iniciar con un

análisis de sus procesos, específicamente centrado en sus herramientas comunicativas como

intermediarias entre el trabajador y el área de comunicaciones vista como la voz de la compañía.

Teniendo en cuenta que la empresa está conformada por personas en su mayoría de estratos

uno y dos, que sus puestos de trabajo no cuentan con equipos de cómputo ni tecnología y que

además tienen que cumplir con metas de producción, que les impide retirarse de sus puestos por

extensos periodos de tiempo; solo se cuenta con tres medios tradicionales de comunicación que

están dispuestos para llegar a la mayor parte del personal; carteleras informativas clasificadas por

áreas, una pantalla informativa que funciona en los horarios de alimentación del personal y un

altavoz con acceso desde cualquier teléfono de la empresa. Además hay dos canales específicos

para personal administrativo que por el contrario si se encuentran toda su jornada frente a un

computador, uno de ellos y el de mayor alcance entre este grupo específico, es el correo

electrónico, el cual asigna una cuenta personal empresarial a cada colaborador; el segundo sería

la intranet; en esta se encuentra información de todas las plantas que hacen parte de Crystal, sin


embargo se publican noticias relevantes de Nicole y ponen al día a quienes leen este medio.

Finalmente se tiene una página de Facebook a la cual se unen todos los colaboradores de manera

voluntaria y encuentran contenido en imágenes de la empresa.

Los seis canales presentes en Nicole se encuentran distribuidos en diferentes lugares de la

planta buscando cubrir los puntos de mayor afluencia de personal, pensando que así puedan tener

acceso al contenido informativo, sin embargo creer que están ubicados de manera correcta no

garantiza que están cumpliendo su función, por ello se plantea la necesidad de evaluar los mismos,

para verificar su cumplimiento o plantear acciones de mejora sobre el funcionamiento individual

y colectivo, con el fin de alcanzar los objetivos del área de comunicaciones.

5. Precisiones Conceptuales

El fenómeno de la comunicación corporativa se ha tomado las empresa en los últimos años,

y nace de la necesidad de mejorar la cultura organizacional, abriendo así el espacio dentro de las

mismas, para crear un área con este nombre, que se supone, se encarga del buen uso de la imagen

de la empresa, sin embargo este departamento que varía de nombre y de funciones según la

organización, debe tener unos objetivos claros a la hora de desarrollar su ocupaciones, puesto que

no es solo mejorar las dificultades de “falta de comunicación” entre los colaboradores, sino

también, es la responsable de establecer estrategias asertivas y funcionales que busquen el alcance

de los objetivos organizacionales, es por ello que debe verse como un área transversal a los

procesos, que encamina los resultados individuales al cúmulo de logros conjuntos, evidenciando

así el cuerpo de la empresa.


Una Organización existe gracias a sus colaboradores, sin ellos, este cuerpo no tendría vida

y sería solo un edificio, no habría un servicio o un producto para vender, no existiría ni siquiera

una misión, pues no habría quien trabaje para alcanzarla, por ello las cabezas líderes de cada

empresa deben trabajar por crear lazos afectivos y de confianza con su equipo de trabajo, pues son

estos los que llevan a los colaboradores a rendir en sus labores, pues no lo ven solo como un trabajo,

sino como la oportunidad de contribuir al crecimiento y/o fortalecimiento de la organización,

sintiéndose así parte fundamental del proceso. Está demostrado que si una persona tiene aprecio

por algo o alguien lo cuida, lo valora, trabaja para que permanezca vivo, para que funcione y la

definición de Cuidar es “mantener la vida asegurando la satisfacción de un conjunto de necesidades

indispensables para la vida, pero que son diversas en su manifestación" (Alvarado, 2004); por ello,

se puede afirmar que una empresa que tiene establecidas buenas estrategias para el bienestar

laboral, escucha a sus colaboradores y brinda espacios de relación entre los directivos y los

colaboradores de base, puede definirse como “buena”, pues ha entendido que su activo más

importante son los miembros comprometidos con el alcance de la meta que la integran. ¿Y cuál es

el aporte de la comunicación en el cumplimiento de este punto? Pues bien, como lo plantea Cees

B.M van Riel (1997) en su libro Comunicación Corporativa:

La responsabilidad de la comunicación alcanza a todos los niveles de una

organización; No solo los directores y gerentes, sino también los mandos intermedios y los

ayudantes de dirección, utilizan la comunicación para alcanzar los resultados deseados,

tales como: 1. El desarrollo de una visión compartida de la empresa dentro de la

organización; 2. establecimiento y mantenimiento de la confianza al liderazgo de la

organización; 3. Inicio y dirección de procesos de cambio; y 4. dar poder y motivación a

los empleados” (p.9)


de acuerdo con este planteamiento, los lazos que se crean entre ambas partes funcionan

como un tejido que vinculan y soportan los buenos tiempos y las crisis que se puedan presentar.

La comunicación corporativa como área de una compañía tiene varios retos; mantener la

buena imagen de la organización definida por Van Riel (1997) “Como el retrato que se tiene de

una empresa”(p.27) o como la concreta Dowling, (1986, citado en Van Riel, 1997, p.28) “…El

resultado neto de la interacción de las creencias, ideas, sentimientos e impresiones de una persona

sobre un objeto” o si no la tiene crear estrategias para mejorarla, relacionándola directamente con

la identidad, la cual ejerce valores relevantes que dan idea de lo que la organización o la marca

transmiten; ejercer un control sobre los flujos de comunicación interdisciplinares que garanticen o

siquiera influyan en los buenos procesos de transmisión de información, evitando con ello los

teléfonos rotos que se pueden presentar el desarrollo de las actividades naturales de la empresa;

Informar puede ser uno de sus mayores objetivos, ya que integra al personal sobre temas en común,

sin embargo las estrategias, tácticas y planes de acción para llevar a cabo esta misión son los que

le dan la importancia a dicha función, pues la capacidad de innovar en este proceso puede incidir

en el alcance dentro del público objetivo. Al trabajar en estos tres temas principales de manera

articulada, se logra el enfoque que es centrar a toda la organización al logro de los objetivos

corporativos, pues la buena comunicación entre áreas, el manejo asertivo de la información y la

clara imagen de la organización dan un parte de orden que lleva a la empresa orientada al logro,

como lo Plantea Cees B.M. van Riel (1997) “La comunicación, el comportamiento, y el

simbolismo de una empresa son, de hecho, las formas concretas dentro de las cuales cristaliza la

personalidad de la misma”(p.35), porque una personalidad se construye a partir de la esencia de la

organización, su capacidad para comunicar efectivamente dentro y fuera de ella, llegando de

manera precisa a cada uno de sus grupos de interés, logrando materializar sus objetivos como


compañía. Parte fundamental de esta cadena son los empleados con quienes la organización debe

tener una comunicación clara y directa a través de una gestión óptima de sus medios de

comunicación, prestando atención y controlando sus flujos de comunicación, teniendo presente

que estos se dan en todos los espacios de la compañía y desde todas las áreas y niveles de la misma;

razón por la cual que se deben controlar y manejar todo tipo de rumor que surja dentro de la

empresa y que pueda atentar contra el buen ambiente laboral en el que se desarrollan las actividades.

Marisa del Pozo Lite (2004), define el concepto de rumor como: “la transmisión de información

por canales no oficiales en la empresa”(p.263), y es exactamente lo que debe evitar una

organización, permitir el uso de canales no oficiales para comunicar, y que estos tomen fuerza; ya

que estos puede parecer inofensivos pero a la larga pueden contribuir al deterioro de la imagen que

se tiene de la organización; Del Pozo (2004) logra identificar algunas de las causas por las cuales

surgen los rumores y entre estas se encuentra la falta de información y comunicación; información

que al ser de su interés los colaboradores trataran de obtener a toda costa, indagando por sus

propios medios para hacerse una idea clara del trasfondo de la inquietud, dando como resultado en

muchos casos la distorsión de la información y la especulación. Del Pozo (2004) afirma que otra

de las causas que se encuentra es la falta de motivación e inseguridad en el ámbito laboral; los

empleados que sienten que no cuentan con salarios justos o estabilidad laboral, pueden caer en el

error de generar rumores que puedan impactar en el desempeño de sus funciones a raíz de una

desmotivación y por ende contagiar a un grupo de personas de manera negativa por el bajo nivel

de motivación. La autora señala que los conflictos entre los distintos departamentos también

causan rumores, ya que la falta de trabajo en equipo y el individualismo puede llevar a esta división

y por ende a la circulación de rumores de un área a otra. Todas estas causas se pueden prevenir

moviendo a las personas de la preocupación a la confianza, aliviando los sentimientos de


incertidumbre, entendiendo que las personas tienen diferentes motivaciones para preguntar, ya sea

por curiosidad, por temor al impacto, por amenaza de cambios o por desconocimiento. Es por esta

razón que es deber de la compañía gestionar de manera correcta los procesos de comunicación a

través de los medios oficiales, logrando que las personas reciban el mensaje adecuado,

comunicando por el canal indicado y de esta forma contribuir al crecimiento de la organización

reflejando una imagen positiva ante su público interno. Del mismo, modo es deber de la compañía

implementar métodos exitosos, experimentados en la materia que se puedan aplicar y alinearse

con la estrategia del área, como lo es el MIC “Mapa Integral de Comunicación” de Sandra Fuentes

(2007) el cual arroja información útil y verídica que orienta al comunicador para analizar y

caracterizar la organización volviéndose así una herramienta guía de trabajo, facilitando al líder de

dicho proceso una claridad en sus objetivos y en aplicabilidad de los mismos. La identificación de

las oportunidades y limitantes del área es lo que este modelo quiere evidenciar para el

planteamiento de estrategias más aterrizadas a la realidad de la organización, y poder así presentar

ideas ganadoras que contribuyan al alto rendimiento, aportando a los objetivos finales de la

empresa.

Inventarse una nueva propuesta para identificar, caracterizar y/o categorizar el público, o

las herramientas de comunicación puede ser quizá un reto, que trae consigo la probabilidad de que

funcione o no, pero para un DIRCOM ponerse en la tarea de aplicar un modelo que ya ha sido

probado con resultados exitosos, es seguro un acierto para la organización, pues trae consigo

beneficios evidentes que se ven reflejados en tiempo, calidad de la información y mejor alcance

de los resultados, llevando al área a ser más acertada en las estrategias, tácticas y resultados

enfocados a las necesidades de la organización, siendo estos últimos claves, pues “La

comunicación se posiciona en las organizaciones a través de hechos y resultados tangibles y


medibles.” como lo escribe Fuentes (2007). De hecho el planteamiento de esta docente de la

universidad Javeriana, donde se resaltan las tres tareas para una comunicación integral de éxito; el

análisis de la situación, la planeación y el seguimiento, no son diferentes a lo que se hace en otras

áreas, pero es allí donde se encuentra la diferencia; un área productiva que evidencia sus resultados

de manera monetaria hace un seguimiento constante para sostener los buenos frutos, sin embargo

en la comunicación a veces se llega solamente hasta el hacer y no se aplica el último y quizás más

importante paso que sería el seguimiento, pues es allí donde se puede evidenciar que los dos pasos

previos hayan alcanzado su finalidad.

6. Estrategias Metodológicas

Este proyecto de estudio de caso aplicado en la empresa Nicole SAS se desarrolla bajo los

dos enfoques, con la implementación de un método cuantitativo que arroja datos numéricos que

convierten la información textual en variables reales, que a su vez pueden ser patrones

interpretados como la realidad de la organización. Y el uso de una herramienta cualitativa que

entrega información concreta que permite explorar diferentes probabilidades de funcionamiento y

creación. Ambas arrojan información valiosa desde sus fundamentos, que al ser evaluadas y

cruzadas sirven como complemento, logrando así, ampliar el panorama comunicacional, evitando

así un sesgamiento en el proyecto, y poniendo en evidencia la medición de quienes son receptores

de los medios y quienes tienen el papel de creadores de los mismos y transmisores de la

información.

El primer instrumento es una encuesta con 14 preguntas que indaga sobre ciertas cualidades

de los medios corporativos a ojos de los colaboradores. El segundo es la aplicación del MIC Mapa


Integral de Comunicaciones de la Autora Sandra Fuentes, aplicado en cada uno de los seis medios,

desde el punto de vista de la coordinación de comunicaciones.

6.1. Herramientas de recolección de información

6.1.1. Encuesta.

Se construye una encuesta que busca principalmente recoger información de la relación

del público y el medio, evalúa qué tan receptivos son frente a información publicada, la utilidad

de los mismos según su ubicación, secciones, diagramación y diseño.

Esta herramienta nos arroja resultados cuantitativos sobre los medios que se están

trabajando, logrando así datos reales que demuestran la situación de la empresa sobre el área de

comunicaciones. Una definición acertada de esta sería “la investigación cuantitativa trata de

determinar la fuerza de las asociaciones o correlación entre variables, la generalización y

objetivización de los resultados a través de una muestra para ser inferencia en una población”

Fernández, (2002) de este modo podemos inferir que tan importantes o no son los canales de

comunicación para los colabores de la organización quienes son el público objetivo de ellos.

Este proceso se lleva a cabo seleccionando una muestra aleatoria del 25% de la población

es decir 173 personas encuestadas del total, que al mes de diciembre corresponde a 692

colaboradores. Quienes diligencian el formulario son personas que trabajan en la organización y

son seleccionadas por las diferentes áreas que la conforman. A una parte del personal,

principalmente administrativos se le envía la encuesta por whatsapp y al personal operativo se le

aplica la encuesta de manera presencial en su puesto de trabajo, de este modo se logra la


diversidad de la información y la recopilación de la misma desde los diferentes puntos de vista

de los colaborares según su sección de trabajo.

6.1.2 Caracterización de los medios bajo la utilización del MIC.

Con esta herramienta se busca una descripción precisa de cada uno de los canales de

comunicación existentes en la empresa, desde los puntos que plantea Sandra Fuentes (2007);

destino, objetivo del medio, producción de medio, transmisión del medio, recepción del medio,

limitaciones, fortalezas y prioridades comunicacionales. Con el fin de reconocer sus cualidades

individuales y su pertinencia para posteriormente realizar un análisis colectivo que dé cuenta de

la totalidad funcional del trabajo del área de comunicaciones abordado desde sus seis medios.

Esta organización permite al comunicador plantear una ruta de trabajo más acertada, “Un

mapa de comunicación permite al DIRCOM identificar, conocer, analizar, y caracterizar los

elementos y atributos de la organización, para identificar los espacios de intervención de la

comunicación.” Fuentes, (2007) siendo esta guía una fuente de información que respalda el fin

de los medios, dejando así en constancia a quienes trabajan en el área de comunicaciones de su

compromiso con el cumplimiento de los objetivos individuales, que se van alineando con la

búsqueda del cumplimiento de la misión de la organización.

7. Análisis e Interpretación de Resultados

Para evidenciar el cumplimiento de los objetivos del proyecto se realiza un análisis de los

resultados en tres partes según los instrumentos utilizados para dicho proceso.

El primer análisis corresponde a las encuestas aplicadas a los colaborares, realizando un

informe detallado de cada pregunta, según los resultados obtenidos. El segundo análisis


corresponde a la matriz de caracterización de los canales internos de comunicación, dejando en

evidencia las cualidades y/o puntos a mejorar del conjunto de medios corporativos. Finalmente,

un cruce de información entre los resultados anteriores, con el fin de sacar conclusiones

evidentes del funcionamiento y cumplimiento de los objetivos individuales de los medios,

logrando así un diagnostico general del trabajo comunicacional que se lleva dentro de Nicole a

partir de sus medios internos, destinados a brindar información de diferente índole al personal.

7.1. Análisis de los resultados de las Encuestas

A continuación, se relacionan las gráficas de las preguntas aplicadas en la encuesta

utilizada como instrumento exploratorio, dejando en evidencia las respuestas de los

colaboradores en porcentajes, que permiten ser analizados para realizar afirmaciones con

respecto a los mismos, desde el punto de vista de los stakeholders.

Gráfica 1. Identificación del personal encuestado


El total de personas encuestadas fue 173, distribuidas de la siguiente manera según su

sección de trabajo; 57,2% corresponde a 99 colaboradores del área de costura. El 12,7% que

aparece en la gráfica de color rojo hace referencia a los 22 trabajadores del área administrativa y

el 30,1% son colaboradores de áreas restantes. Cumpliendo con el 25% de la planta encuestada,

siendo proporcionales el número de encuestas por sección según el número de integrantes de

cada una de ellas.

Gráfica 2. Reconocimiento del medio de comunicación preferido por los colaboradores

En esta gráfica circular, correspondiente a las respuestas de la segunda pregunta que

solo tenía la opción de única se repuesta, se evidencia claramente tres medios de comunicación

con preferencia por los colaboradores; el 35,3% que corresponde a 62 personas afirman que la

pantalla ubicada en el área de la cafetería es su medio predilecto, seguido de las carteleras con

una votación de 29,5% correspondiente 51 personas y el altavoz en tercer lugar con 19,7%

votado 24 veces. Es de analizar también la puntuación del Facebook, si bien es de acceso a todo


el personal que disfruta de esta red social, también es evidente que no es el medio de su

preferencia, esto se puede deber a la escasa información que se publica allí, con relación a la

diversidad de información de los otros tres medios, ya que la finalidad inicial de este es entregar

las fotografías de los eventos.

Gráfica 3. Evidenciar el medio que más utilizan los colaboradores para enterarse de la información de la

empresa.

Esta tercera gráfica, arroja resultados similares al cuestionamiento anterior, poniendo en

primer lugar la pantalla y las carteleras como medios de mejor transmisión de información,

demostrando la relevancia de los mismo entre el personal general. En el caso del correo interno,

se puede deducir que los 23 que diligenciaron la encuesta, son los mismos 23 que votaron por

este medio como el más relevante, dándole un porcentaje de 13,3% ubicándolo en cuarto lugar,

pero exponiendo la posibilidad de que es el primero para este grupo específico. Cabe aclarar que

en esta pregunta se podían marcar varias respuestas.


Gráfica 4. Conocer que tan informados mantiene los colaboradores.

Con este gráfico de barras se hace una inferencia positiva con relación a lo bien

informados que se encuentras los colaboradores de la empresa Nicole, pues la respuesta más

repetida con un porcentaje del 44,5% es que “siempre” están enterados de lo que ocurre en la

organización, seguido de un porcentaje del 33,5%, lo que se podría analizar como que

aproximadamente un 78% de la población permanece bien enterada de las noticias, eventos y

demás información de la empresa.

9 (5,2%)

29 (16,8%)

58 (33,5%)

77 (44,5%)


Gráfica 5. Necesidad de los medios de comunicación según la opinión de los colaboradores

Se presentan en la primera fila cinco gráficas con la puntuación que el personal asignó a

la importancia de las diferentes carteleras, siendo la barra morada correspondiente a la

puntuación 5 “totalmente necesario” la que puntea en 4 de las 5 evaluadas; superando los 100

votos la cartelera principal y la de cafetería, afirmando con ello que este medio en cualquiera de

sus presentaciones es de importante presencia para el personal.

En la segunda fila se presentan los 5 medios restantes, mostrando nuevamente a la

pantalla como medio de alta importancia con 130 personas marcándola como “totalmente

necesaria”, seguida por el altavoz con 126 respuestas positivas.

Los dos medios dirigidos completamente al personal administrativo; Correo interno e

Intranet, tienen variables similares, marcadas desde la opción 3 que puede ser interpretada como

“medio importante” hasta la 5, con un promedio de personas superior que los aprueban. Esto se


debe a que quienes no usan estos medios igual los valoraron, pero con un valor que indica menos

importancia.

Finalmente, la puntuación de necesidad del Facebook fue ajustada entre las calificaciones

3 a 5, llegando a 51 personas que lo marcaron como “Muy necesario” y 44 marcando “medio

necesario”, se infiere entonces que este medio no es el preferido del personal, pero que

reconocen su existencia.

Gráfica 6. Necesidad de los medios de comunicación según la opinión de los colaboradores.

En esta gráfica correspondiente a una pregunta con selección múltiple y varias respuestas,

se evidencian los temas de interés que los colaboradores prefieren en los medios, son de alto

importancia las noticias internas con 103 personas eligiendo esta opción correspondiente al 59%

del total encuestando, seguido por noticias externas y personal destacado de la empresa.


Consejos de salud y entretenimiento también son temas bien punteados que deben ser

considerados para postear en los medios.

Gráfica 7. Calificación de la imagen visual de la cartelera, dividida en cinco aspectos esenciales.

Se evidencia claramente que las carteleras en sus cualidades visuales evaluadas fueron

marcadas con la opción 5 correspondiente a “muy alto”. Los colores son lo que más llama la

atención de este medio, siendo marcado 91 veces con “muy alto”, seguido en puntuación por la

“ubicación de la información” con un total de 88 puntos y las “imágenes” ocupan un tercer lugar

con 78 marcaciones en la escala más alta.


Gráfica 8. Calificación del altavoz, dividido en tres aspectos esenciales.

Esta grafica arroja que los tres aspectos evaluados para este medio son positivos,

destacando la claridad del sonido con 65 puntuaciones en “muy alto”. Sin embargo, las

frecuencias en las cuñas, fue calificada con un “bueno” lo que indica que existe una oportunidad

de mejora en este aspecto, No obstante, la “ubicación de los parlantes” arrojo resultados muy

parejos, lo que llevó a un análisis de las encuestas de manera individual calcificadas por áreas, lo

que demostró que las personas del área de empaque marcar entre “muy bajo y medio alto” este

ítem.


Gráfica 9. Evidencia de porcentaje de personas que pertenecen a la red social Facebook.

Es claro en este gráfico que la mayor parte del personal encuestado representado en color

azul es amigo de “Nicole Eje confecciones” en la red social Facebook, con 168 respuestas

positivas de las 173 realizadas. Esto puede evidenciar que el personal aprueba la existencia de

este medio, sin embargo, para quienes lo administran es una opción positiva mejorar la estrategia

para aumentar el porcentaje de “amigos” y hacerlo un medio de mayor impacto.


Gráfica 10. Conocer a quien acude el personal en caso de necesitar apoyo del área de comunicaciones.

En esta gráfica circular con cinco opciones de respuesta para los encuestados, es evidente

el alto porcentaje de personas que no realizan solicitudes al área de comunicaciones,

representando en color morado con un porcentaje de 42,2% correspondiente a 73 personas. Sin

embargo, el porcentaje siguiente que corresponde a 28,9% equivalente a 50 repuestas, reconocen

al coordinador de comunicaciones como la persona encargada de recibir las solicitudes de trabajo

del área. Principalmente el personal administrativo y de mandos medios como ingenieros son

quien afirma haber realizado sus solicitudes comunicativas mediante esta figura, lo que es

positivo, puesto que comunicaciones es un área de apoyo transversal a toda la organización y son

los líderes de cada proceso los que deben presentar las solicitudes.


Gráfica 11. Que medios de comunicación le gustaría tener al personal, para mejorar el proceso

informativo.

Las repuestas a este cuestionamiento son muy divididas, pero es claro que la solicitud de

la mayoría de los colaboradores es un medio de información vía “WhatsApp” por su inmediatez

con la transmisión de información, esta respuesta fue aprobada por 72 encuestados. La segunda

opción a tener en cuenta para el área de comunicaciones es la implementación de otra pantalla,

con 40 personas a favor de ella correspondientes al 22,5% del total indagado. Las dos repuestas

siguientes radio y revista con porcentajes de votación de 14,5% y 12,1% respectivamente son

medios tradicionales que colaboradores podrían aceptar.


Gráfica 12. Conocer las sugerencias para mejorar el trabajo del área de comunicaciones.

Nuevamente la gráfica muestra opiniones muy divididas, pero es evidente que la solicitud

de “más información en los medios” con un porcentaje de 37% es la recomendación principal de

los colaboradores, seguida con un porcentaje de 24,9% por “mayor frecuencia de información”

que en teoría es muy similar a la opción anterior. Entonces los stakeholders de estos medios

esperan del área de comunicaciones más publicaciones y menos tiempo de actualización de los

medios.

Las dos siguientes preguntas fueron aplicadas solo al personal administrativo, y fueron

diseñadas con respecto a los medios de su interés.


Gráfica 13. Formato de noticias para la Intranet utilizada por los administrativos.

Esta gráfica muestra claramente que los administrativos para en medio Intranet preferirán

ver noticias con videos, con una puntuación de 11 personas correspondientes al 47,8 de los 23

encuetados. Mayor número de fotografías es una opción también muy marcada con 9 personas

poniéndola a favor. Es claro que el medio debe trabajarse de manera más visual y menos textual,

buscando con ello atraer al público.

Gráfica 14. Revisión del correo electrónico internos por parte de los administrativos.


De manera positiva respondieron las personas encuestadas, el 82,6 % ósea 19 personas

afirmaron revisar el correo siempre, y solo 4 plantan revisarlo a veces, dejando así la opción

“nunca” revisa el correo descartada. Este dato es significativo pues es claro que cuando hay que

transmitirle información a este publico especifico el medio más adecuado es el correo

electrónico.

7.2. Análisis de la aplicación del Mapa Integral de Comunicaciones

Los medios de comunicación de Nicole están distribuidos de tal manera que lleguen al

100% del personal de la planta, se caracterizan por ser medios multicanal, es decir impreso

digital, audio y video. De los seis medios, tres son medibles, Facebook, correo interno e intranet,

que, aunque no es una tarea que se haga de manera consciente con estos medios, arrojan

resultados de manera natural, en el caso del Facebook muestra el alcance de cada publicación

mediante las reacciones con likes, comentario y compartidos. Con el correo se garantiza que el

mensaje llegué al personal administrativos de manera directa, pues se pude inferir que una de las

responsabilidades de ellos es revisar este medio, además la activación de la opción de “recibido”

del mensaje da cuenta de la apertura de este. Adicionalmente la intranet se mide con el número

de visitas a cada noticia a la reacción de likes.

Los otros tres medios restantes actualmente no cuentan con medición como lo son las

carteleras (Principal y auxiliares), pero estas están ubicadas estratégicamente de tal manera que

un gran porcentaje del personal pueda detenerse a observarlas y leer la información allí

consignada, estas abarcan temáticas de interés colectivo, que no pasan por alto porque los

involucra a todos y estas están diseñadas con la información de diferentes áreas que deben ser


actualizadas con más frecuencia. Otro de los medios analizados fue la pantalla, que juega un

papel muy importante a la hora de informar por su dinamismo y porque está ubicado en la zona

de alimentación y se convierte en un medio no solo informativo sino de entretenimiento ya que

mientras el personal consume alimentos en los diferentes horarios, se entera de información

relevante de la organización; su funcionamiento podría verse afectado por falta de energía

eléctrica, pero cumple un papel muy importante. Por último, se encuentra el alta voz, un medio,

totalmente auditivo con una amplia cobertura para informar al personal; a través de este se pasan

muchos datos y cuñas a los colaboradores y su principal limitante es que cualquier persona que

tenga acceso a un teléfono de la organización puede hacer uso de él. En definitiva, cada uno de

los medios cumple una función muy importante dentro de Nicole y brindan información que es

recibida por los colaboradores en los diferentes espacios y horarios laborales, cumpliéndose el

objetivo de comunicar y llegar hasta ellos de manera fácil y sencilla.

7.3 Análisis cruzado de Resultados de la Encuesta y el MIC

Dando continuidad al proceso de análisis de los dos instrumentos aplicados, llegamos al

punto de un cruce de información de resultados, que pretende ampliar el espectro de

características que identifican cada canal, poniendo en cuestión ambos puntos de vista.

Para las carteleras, desde el punto de vista del MIC, tienen como objetivo principal la

transmitir información de interés interno a los colaborados y se puede inferir que, si cumple su

misión, pues un porcentaje del 29,5% de los encuestados la reconocen como el medio de

comunicación de su preferencia. Siendo el segundo medio de aceptación del público, un

resultado positivo, teniendo en cuenta que se tienen 5 de estas, que, aunque se manejan con

contenidos diferentes según el área a la que corresponde, puede ser un factor de riego que sean


vistas como exceso de información, sin embargo, este no es el caso en esta empresa. Cabe

resaltar que los colaboradores de la organización consideran que estas, en sus cinco versiones son

importantes para la transmisión de información, se debe a cada una tiene focos de temáticas

diferentes y de igual forma son diseñadas bajo los mismos lineamientos gráficos que generan

unidad visual.

La pantalla sin duda es el medio que marcó más puntos a favor en las encuestas,

ubicándose en primer lugar de favoritismo de los colaboradores, este resultado se debe a la

estructuración clara que da el área de comunicaciones a este medio, desde las secciones en las

que la divide para postear el contenido, la responsabilidad diaria de actualizar las piezas y las

animaciones que le realizan al contenido, a su vez influye su estratégica ubicación y al variado

contenido temático que allí se reproduce. Una opción que se le planteó a los colaboradores

encuestados en la pregunta 11, fue la posibilidad de una nueva pantalla, esta opción fue aprobada

por un 22,5% porcentaje que es relevante ante las otras opciones de respuesta. Aquí el área de

comunicaciones puede entonces realizar un planteamiento de este proyecto justificando la

necesidad de otro medio como este en un lugar diferente de la empresa, planteando los beneficios

que esta trae para el buen tratamiento y entrega de la información a los trabajadores.

En el cruce de información se puede resaltar el altavoz por ser el medio que entrega la

información a mayor número de personas en el menor tiempo. Si bien es un medio que no es

muy elaborado en su producción, es de alta importancia ya que las noticias, información general

y/o eventos que deban ser conocidos por los colaboradores de manera inmediata son informados

por aquí, con la facilidad que da solo marcar un número de extensión desde cualquier teléfono

fijo de la empresa. Las cuñas que por aquí se transmiten fueron evaluadas por el público en el


aspecto de frecuencia, punteando la respuesta 4 correspondiente a “Alta” lo que se puede

apreciar como una aceptación de estas, pues no saturan a los colaboradores con sus repeticiones.

Para el medio correo interno, se analiza que su publico objetivo que son los

administrativos y mandos medios que tiene asignada una cuenta de mensajería interna @crystal,

lo revisan de manera periódica, recibiendo las actualizaciones de información que a ellos

concierne, cumpliendo también con el objetivo que el área de comunicaciones le asigna en el

MIC. Entre sus fortalezas está que es un medio ecológico y da la facilidad de enviar cualquier

tipo de archivo, lo que lo vuelve un canal con el que se puede realizar exploraciones en el diseño,

los formatos y la creación de contenidos.

La intranet es el medio menos funcional visto a ojos del total de los colaboradores

encuestados, pues quienes son operativos en la empresa pueden desconocer hasta su existencia, a

pesar de ello los administrativos la miran, algunos leen las publicaciones y hasta reaccionan con

un like. El objetivo de este medio es mostrar los eventos empresariales de las plantas que

integran el grupo Crystal y los relacionados con las marcas propias, por ello no tienen una

actualización tan continua.

Para el Facebook el análisis cruzado nos da cuenta de un medio que es reconocido por el

personal, pero que no es de mucha relevancia por su contenido y periodicidad de actualizaciones.

El personal que hace parte de este medio lo hace de manera voluntaria, porque, aunque el área de

comunicaciones propone que el destino es todo el personal que hace parte de esta red social, no

todos aceptan ser parte de este medio. Tiene como ventaja la interacción con los colaboradores

quienes reaccionan a las publicaciones con likes, comentarios y compartidos.


8. Conclusiones

Después de leer unos teóricos que respaldan la posición valiosa de la comunicación

corporativa en las empresas, de plantear postulados a cerca de la importancia de los medios de

comunicación en las mismas, de investigar y adaptar un modelo de caracterización de medios

internos, entender que es un Mapa Integral de Comunicaciones, aplicarlo y estudiarlo y además

aplicar encuestas y analizar sus respectivos resultados, se obtiene información de carácter preciso

para sacar las siguientes conclusiones de este estudio de caso:

- La pantalla es el medio de comunicación interno más importante para la organización,

reconocido por los colaboradores, debido a varios factores analizados mediante ambos

instrumentos. El principal factor de influencia positiva es la ubicación de esta, pues en esta

zona de alimentación el personal se desconecta de sus labores por unos minutos y se abren

a recibir nueva información, permitiendo que el contenido posteado en este medio se

vuelva tema de conversación en la mesa. Esto conlleva a que la información sea no solo

comentada y debatida sino difundida e interiorizada por los colaboradores que interactúan

entre sí en ese horario. Esto le da un sentido muy humano al espacio pues le permite al

colaborador compartir y relacionarse con sus compañeros a partir de temas que se dan a

conocer a través de la pantalla y que se convierte más allá de información laboral en

entretenimiento

- El correo interno es revisado en gran porcentaje por el personal administrativo, lo que

indica que es un buen medio para informar a esta área de Nicole, pues este garantiza que

la información sea entregada de manera efectiva y logra que esta sea leída y acatada

oportunamente por los colaboradores de esta parte de la empresa.


- La mayoría de los colabores, consideran estar bien informados y enterados de las noticias,

eventos y demás sucesos que acontecen dentro de la organización; haciendo notar que los

seis medios internos con los que cuenta la empresa cumplen con su finalidad y que estos

están siendo gestionados adecuadamente, por parte de las personas encargadas de esta

labor.

9. Recomendaciones

Al área de comunicaciones de la empresa Nicole SAS encargada en su totalidad del

funcionamiento y buena disposición de los medios se le sugieren unas adaptaciones para mejorar

los procesos individuales y finalmente los colectivos, buscando aplicar mejores estrategias que

encaminen los medios al logro de sus objetivos.

- Iniciar la medición de medios de manera individual y de manera trimestral, para

conocer la asertividad y alcance de cada uno, para posteriormente mostrar los

resultados conjuntos del trabajo comunicacional interno.

- Para las carteleras se sugiere como herramienta de medición un buzón en el cual el

personal pueda responder el interrogante ¿Qué tan útil ha sido esta información para

usted? Con el fin de conocer la relevancia de los contenidos que finalmente es lo que

prima en este medio en sus diferentes áreas.

- La aplicación de un análisis de conversión en el medio altavoz, para conseguir datos

medibles sobre el contenido que por aquí se transmite. Ejemplo: mensaje: Invitación a

los colaboradores a la charla de Fondo Nacional del Ahorro. Se transmitió 3 veces en

el día y posiblemente lo escuchó el 95% del personal presente en la planta que puede


corresponder a 600 personas, pero a la charla asistieron 200 personas, es decir, la

conversión de este medio correspondería al 33%.

- Se recomienda pasar la página de Facebook personal, a un Fanpage, obteniendo con

ello los beneficios de las métricas y los resultados de alcance de las piezas publicadas,

arrojando resultados de género, ciudad, horarios de conexión y demás datos que se

vuelven relevantes para la construcción del contenido y alimentación del medio.

- Crear estrategias de interactividad con el público de Facebook, buscando conocer las

opiniones de los colaboradores, dándoles la importancia participativa que se merecen.

10. Bibliografía

- Van Riel, C. 1997. Comunicación Corporativa : Prentice- Hall

- Losada, J. 2004. Gestión de la comunicación en las organizaciones: Ariel

- Fuentes, S. 2007. MIC Mapa integrales de comunicación. Recuperado de

http://www.abrapcorp.org.br/anais2007/trabalhos/gt1/gt1_martinez.pdf

- Revista Mexicana de ciencias agrícolas, (2017). Métodos cuantitativos, métodos

cualitativos o su combinación en la investigación: un acercamiento en las ciencias

sociales, Disponible en https://www.redalyc.org/pdf/2631/263153520009.pdf

11. Anexos

Anexo 1. Caracterización de los Medios de comunicación

Anexo 2. Enlace dirigido al formulario de la encuesta

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeIsD0kbstddUiilfqSdyuIOTUHFovu5pO

m5lmUn5ZsBvXM5g/viewform?vc=0&c=0&w=1

http://www.abrapcorp.org.br/anais2007/trabalhos/gt1/gt1_martinez.pdf

https://www.redalyc.org/pdf/2631/263153520009.pdf

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeIsD0kbstddUiilfqSdyuIOTUHFovu5pOm5lmUn5ZsBvXM5g/viewform?vc=0&c=0&w=1

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeIsD0kbstddUiilfqSdyuIOTUHFovu5pOm5lmUn5ZsBvXM5g/viewform?vc=0&c=0&w=1

anÁlisis de la efectividad de la comunicaciÓn interna …

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