``AÑO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU”

“MADRE DE DIOS CAPITAL DE LA BIODIVERSIDAD DEL PERU”

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE

BIENES PATRIMONIALES DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN MADRE DE DIOS

DIRECTIVA Nº 020 - 2016-GOREMAD/DRE/JOADM/UP

1. OBJETIVO

Establecer las normas, mecanismos y los procedimientos internos que faciliten la toma de Inventario Físico de Bienes Muebles de la Dirección Regional de Educación Madre de Dios, Unidad de Gestión Educativa Local Manu, Tambopata, Tahuamanu y las Instituciones Educativas en sus diferentes modalidades de la Región Madre de Dios, contemplando los criterios establecidos para la verificación, conservación, condiciones de uso, seguridad, así como, el adecuado registro correspondiente y la remisión de la documentación que sustente el inventario realizado mediante el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA).

2. FINALIDAD

a. Determinar el procedimiento a seguir para efectuar una adecuada toma del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales asignados a la fecha, DRE, UGELs Manu, Tambopata, Tahuamanu y las Instituciones Educativas.

b. Asegurar el uso correcto, la integridad física y permanente de los bienes muebles que

constituyen el patrimonio mobiliario de la Dirección Regional de Educación Madre de Dios que sustente en forma veraz para los Estados Financieros.

c. Determinar las deficiencias que pudieran existir (Faltantes y/o Sobrantes) y proceder a

las regularizaciones o subsanaciones del caso (Alta y/o Baja de Bienes).

3. BASE LEGAL

Ley Nº.28044 “Ley General de Educacion” Ley Nº27815 “Ley del Código de ética de la Función Pública“. Directiva Nº.005-2016-EF-Metodologia, para el reconocimiento, medición, registro y

presentación de los elementos de Propiedades, Planta y Equipo de las Entidades Gubernamentales.

Resolución Nº046-2015/SBN que aprueba la Directiva Nº.001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de los bienes muebles Estatales”.

Ley Nº.29151 “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales”. Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento Ley Nº.29151 y su

modificatoria DS.Nº 013-2012-VIVIENDA” Resolución de Contraloría Nº.072-98-CG “Normas Técnicas de Control Interno para el

Sector Publico”

Resolución Suprema Nº.197-2001-ED “Reglamento de Altas, Bajas y venta de muebles patrimoniales del bienes Ministerio de Educacion”.

Ley Nº27995 su Reglamento DS.Nº013-2004-EF “Ley que establece procedimientos para asignar bienes dados de baja por las Instituciones Públicas un favor de las Instituciones Educativas de las Regiones de extrema pobreza”

Resolución Ministerial Nº.126-2007-VIVIENDA “Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú”

Decreto Supremo Nº.001-2012-MINAM que aprueba el Reglamento Nacional para la Gestión y Manejo de los Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos.

Resolución Nº.027-2013/SBN-Que aprueba la Directiva Nº.003-2013/SBN denominada “Procedimientos para la Gestión adecuada de los bienes muebles estatales calificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos–RAEE.

Resolución de Contraloría General Nº.546-2014, Que aprueba, la Directiva Nº.009-2014-CG/PEC “Programación, ejecución y Evaluación del Plan de Trabajo Anual de 2015 de Control de los Órganos de Control Institucional.

Otras Normas Legales y Dispositivos Legales Vigentes.

4. ALCANCE

Esta Norma es de aplicación en todos los órganos estructurados de la Dirección Regional de Educación Unidad de Gestión Educativa Local Manu, Tambopata, Tahuamanu y las Instituciones Educativas en todas sus modalidades de la Región Madre de Dios; así como, de cumplimiento y observancia obligatoria, bajo responsabilidad personal de todos los funcionarios y servidores de la misma, ya que el fin que se persigue es de interés institucional.

5. DISPOSICIONES GENERALES

Comisión de Inventario.- La Dirección Regional de Educación Madre de Dios y las Unidades de Gestión Educativa Local, dentro de sus funciones, el Director General de Administración quien haga sus veces propondrá a la Alta Dirección de la Entidad, la constitución de una Comisión de Inventario que estará encargada de realizar el inventario físico a la Entidad designada con Resolución Directoral que corresponda, podrá estar conformada de la siguiente manera

Oficina de Administración, quien la presidirá. Oficina de Contabilidad (Integrante) Oficina de Abastecimiento (Integrante). Unidad del Órgano de Control Patrimonial (Secretario – Facilitador) Órgano de Control Interno (Veedor)

En caso de las Instituciones Educativas la comisión de Inventario podrá estar conformada de la siguiente manera:

El Director (a) de la Institución Educativa, quien la presidirá 01 Representante de los Docentes 01 Personal Administrativo Personal de Apoyo

En las Instituciones Educativas Públicas Unidocentes, estará integrada por:

El Director (a) de la Institución Educativa, quien la presidirá 01 Representante de la APAFA

En caso de ser necesario, se podrá integrar a la Comisión de inventario uno o dos integrantes más teniendo en cuenta la magnitud de los bienes patrimoniales. La verificación física de los bienes comprenderá todos los activos fijos de propiedad de la Dirección Regional de Educación Madre de Dios, las diferentes UGELes y las

Instituciones educativas, así como los donados, transferidos o cedidos en uso que haya recepcionado la Institución, comprenderá los siguientes rubros:

Muebles y enseres de oficina Equipos de Oficina Maquinaria y equipo diverso Vehículos Herramientas Bienes Culturales

Los Administradores y directores de las instituciones educativas y quien haga sus veces, participarán en la Toma del Inventario Físico de su Institución sólo para efectos de Identificación de los Bienes. No debe considerarse dentro del inventario a los bienes que se encuentren en calidad de préstamo de terceros, los accesorios, herramientas y repuestos, material de vidrio y cerámica para ensayo, objetos empotrados (parte integrante de otro bien), set de instrumental quirúrgico, animales menores, insectos, software, marcas, licencias, títulos valores, bienes intangibles, bienes fungibles, bienes culturales: obras de arte – Libros textos. Aquellos que por su naturaleza no es posible identificarlos en el SIGA, deben ser registrados en el formato 01 y 02. Funciones de la Comisión de Inventario:

Llevar a cabo el inventario patrimonial al barrer. Elaborar y suscribir el Acta de Inicio de la Toma de Inventario. Realizar la conciliación física-contable con el inventario físico del periodo

anterior y el inventario contable respectivamente. Realizar el cronograma de trabajo Conformar los equipos de trabajo. Supervisar el trabajo de la toma de inventario. Asignar los bienes al personal responsable del mismo Dar la conformidad de servicio en el caso que la labor de inventario sea

realizado por una tercera persona natural o jurídica contratada para tal fin. Elaborar el informe final del inventario y suscribir cada uno de sus anexos.

6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO El inventario se practicará bajo el concepto de ubicar los bienes que figuran en el listado que registra los bienes hasta la fecha última de presentado el proyecto de inventario pre-elaborado por la comisión de Inventario en un tiempo determinado y se realizará el inventario al barrer todos los bienes físicamente localizados, siguiendo el orden físico secuencial preestablecido: de izquierda a derecha y desde la parte interna del área o habitación hasta cubrir finalmente la entrada del mismo. Deterioro del medio identificarlo.- En caso que el medio identificado colocando a los bienes patrimoniales asignados, se cayera, despegara, deteriorara, etc., el servidor público usuario como único responsable de dicho bien, de inmediato deberá comunicar el hecho a la Unidad Orgánica para que subsane dicha anomalía. Responsabilidad a los Bienes Asignados.- Conforme a las normas legales vigentes sobre materia, cada servidor público usuario de los bienes patrimoniales de la entidad es el único responsable de su existencia física, permanencia, conservación, etc., en consecuencia, cada uno de los servidores públicos, cualquier sea su Nivel Jerárquico o laboral, deberá tomar real conciencia de tal circunstancia y adoptará de inmediato las providencias del caso, para evitar pérdidas, sustracción, deterioro, etc., que lo podría ser considerado como descuido o negligencia e imputársele la responsabilidad administrativa, civil o penal a que hubiere lugar, tendente a la recuperación o reposición de los mismos.

Optimización de la Unidad Orgánica responsable del Control Patrimonial.- La Dirección de Administración de la Dirección Regional de Educación Madre de Dios o las UGELs, los directores de Instituciones Educativas, el servidor público de la misma, se encargue de controlar permanentemente todos y cada uno de los bienes patrimoniales asignados en uso de la misma, cuyo Nombres, Apellidos y cargo, debe ser puesto de conocimiento de la Unidad Orgánica responsable de control patrimonial para las coordinaciones directas en inmediatas a que hubiere lugar, en resguardo de la propiedad fiscal. En el caso de verificaciones físicas en general, el servidor público proporcionará la información documentada que le sea solicitada sobre la procedencia y/o destino de los bienes en forma permanente. Bienes sujetos a ser inventariados.- Los activos fijos que cumplan con las condiciones: valor de adquisición y/o tasación mayor a 1/4 de la UIT y que su duración sea mayor a un año (Terrenos, edificios, maquinaria y equipo y otras Unidades para la producción, unidades de transporte, muebles y enseres, bienes culturales e infraestructura pública); los bienes no depreciados para ser registrados en cuentas de orden, bienes cuyos valores de adquisición y/o tasación sea de 1/64 a 1/4 de la UIT. Control del Equipo Auxiliar.- Los bienes patrimoniales que por su naturaleza características propias, etc., sean considerado como equipo auxiliar y cuyo valor de adquisición y/o tasación sea menor a 1/4 de la UIT, para ser considerado en la cuenta contable como activos fijos y que no superen a 1/4 de la UIT como cuentas de Orden los mismos que figuran en los respectivos por asignación de Bienes en Uso, serán controlados extracontablemente por la Unidad Orgánica o quien haga sus veces. ACCIONES PREVIAS Previa a la verificación de los bienes por parte de los responsables de ejecutar el inventario se procederá a: Ordenar los activos en las áreas de uso definitivo, considerando que en este proceso se actualizará la afectación individual del usuario. Antes del inicio de la verificación de datos, quedará suspendido todo movimiento de bienes (transferencias) hasta la culminación del proceso de inventario. EJECUCION DEL INVENTARIO Equipos y medios a utilizar.- Para el trabajo de verificación física a realizar, la Comisión de inventario designada para el efecto, utilizará entre otros, el siguiente equipo y medios:

Un equipo de cómputo, una impresora laser, materiales de escritorio, medición, fotográfico y otros que estime por conveniente.

Directivas emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, y de la Dirección Regional de Educación – Madre de Dios.

Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA

Otros Sistemas, para los que no se encuentran inmersos en el SIGA

Sobre la verificación física:

La verificación física a realizar, comprende a todos los bienes patrimoniales que actualmente tienen asignados en uso todos y cada uno de los trabajadores, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral del ámbito de la DRE-MDD.

Se exceptuará de lo señalado, los terrenos, edificaciones e Infraestructura, si es que aún no se ha saneado su situación legal (Titulo de propiedad, memoria descriptiva, declaración de fábrica y liquidación de obra aprobada, etc.), para el caso se encargará al responsable de la Unidad de Infraestructura de la Dirección Regional de Educación Madre de Dios y la Comisión de Saneamiento técnico Legal de bienes inmuebles e infraestructura.

Para optimizar la labor de verificación física a efectuar, cada Jefatura de la Unidad respectiva, designará a un trabajador experimentado y conocedor de la misma para que proporciones información documentada e inmediata a la comisión de inventario los bienes sobrantes o el destino de los bienes faltantes que se pudiera encontrarse.

El personal encargado de la verificación física, se constituirá, el día señalado en el respectivo cronograma de trabajo, en la dependencia predeterminada, presentándose ante el responsable de la misma, quien estará en la obligación de mostrar todos y cada uno de los bienes patrimoniales que le ha sido asignado en uso, inclusive aquellos que por razones de seguridad podrían estar guardados bajo llave en su escritorio, archivador, armario, vitrina, etc.

La comisión de Inventario realizará su labor incidiendo principalmente en los siguientes aspectos: a) Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación, b) Estado de conservación, c) Condiciones de utilización, d) Condiciones de seguridad y e) Funcionarios responsables, a todos y cada uno de los bienes patrimoniales, que exista físicamente en cada ambiente físico de la dependencia visitada. Para tal efecto la Comisión de inventario utilizará el Sistema Integrado de Gestión Administrativa consignando en él la información pertinente, como: características propias, anotaciones anteriores, estado de conservación, utilidad y uso, ubicación física y usuario. Una vez concluida la verificación de los bienes descritos en él, deberá ser firmado por la comisión de Inventario. Formato 03.

La Comisión de Inventario, elaborará el listado de bienes existentes en cada una de las dependencias.

Sobre la codificación

Partiendo del listado referido en el párrafo anterior la Comisión de Inventario procederá a codificar los bienes patrimoniales existentes, Aplicando para el efecto, lo dispuesto en el catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado de la SBN del Sector Público para aquellos bienes existentes que aún no han sido incluidos en el documento técnico normativo de la SBN, en razón a que todos los bienes adquiridos por el estado, deben ser codificados y numerados correlativamente para ser registrados e inventariados adecuada y oportunamente dentro del patrimonio institucional conforme a las normas vigentes y a través del SIGA

La identificación es el símbolo material mediante el cual se consigna en un bien el nombre de la Entidad a que corresponde y el código correspondiente, el cual debe estar ubicado en un lugar visible del bien; dicha identificación se realizará de las siguientes formas: a) escribiendo con tinta indeleble, b) Gravando directamente en el bien, c) adhiriendo, láminas o etiquetas, y; d) cualquier otra forma que observe las características exigidas en las normas vigentes sobre la materia.

Sobre la valorización

Para realizar esta acción técnica, el área de abastecimiento, en forma oportuna a la comisión de inventario los documentos de cada bien, que contenga los documentos fuentes que sustenten la propiedad fiscal. En caso que no se contará con los documentos que muestren el valor de adquisición se tomará en cuenta la valorización por tasación.

Para efectos de la tasación los peritos y tasadores tendrán en cuenta el precio de mercado de bienes similares nuevos y, el valor que de acuerdo a su real estado de conservación podrían tener los bienes objeto de tasación.

Si el proceso de verificación se establecen bienes sobrantes o faltantes y se comprueba que su origen o ausencia legal es desconocido, éstos deberán ingresar o excluirse del patrimonio de la DRE y UGELs e Instituciones Educativas que los mantiene en custodia física y dentro de su inventario patrimonial.

En caso de comprobarse bienes faltantes por pérdida, robo, sustracción, destrucción total o parcial, comunicaran a la Unidad Orgánica responsable del Control Patrimonial, organizará un expediente administrativo que contenga las

investigaciones realizadas tramitando la copia certificada de la denuncia policial respectiva y en caso de remitir la relación de aquellos bienes no precisados en el párrafo precedente y cuya adquisición ha sido efectuada directamente por el Área de Control Patrimonial de la DRE-MDD, así como los recepcionados en calidad de donación, transferencia o fabricados internamente.

Proponer los bienes que deben ser dados de baja, consistente en la extracción física y contable de los muebles del patrimonio de la entidad y se autoriza mediante una resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron, a) estado de excedencia, b) Insolencia técnica, c) Mantenimientos o reparación onerosa, d) Pérdida, robo o sustracción, e) Destrucción o siniestro, f) permuta reembolso o reposición, h) Cuando el semoviente sobrepasa su periodo reproductivo, padezca enfermedad incurable, sufra lesiones que lo inhabiliten permanentemente, o muera (solo para los Institutos o colegios agropecuarios), i) Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la Unidad de Patrimonio de la DRE-MDD, donde las entidades educativas deben remitir la resolución autoritativa que apruebe la baja de los bienes muebles y el acto de disposición de los mismos informar a la DRE-MDD.

Proponer el procedimiento del ALTA, es la incorporación de los bienes al registro patrimonial que consiste en la incorporación físicas y contables, de los bienes muebles al patrimonio de las entidades cuya alta se autoriza mediante una resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron como: a) Saneamiento de bienes muebles, b) Permuta, c) Donación, d) Reposición, e) Fabricación, elaboración o manufactura de bienes muebles, f) Reproducción de semovientes y g) Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la Unidad de Patrimonio DRE-MDD.

Para el caso de vehículos se especifica al propietario, número de tarjeta de propiedad, serie del motor, serie del chasis, placa y año de fabricación.

En el proceso del Inventario debe verificarse obligatoriamente todas las características del bien y del estado actual de los bienes a fin de determinar su condición y efectuar los reajustes necesarios, precisando su situación según detalle. Bueno.- Los bienes que se encuentren operativos y que reciben mantenimiento permanentemente, igualmente aquellos que solo requieren de un proceso ordinario de mantenimiento para recuperar su valor de mercado. Regular.- Los bienes que presentan deterioro debido al uso normal pero que son subsanabas mediante un proceso de mantenimiento y reparación. Malo.- Los bienes que presentan signos de deterioros y que se encuentren inoperativos. Inservibles.- Los bienes totalmente inutilizados y cuyo único valor es residual, es decir el valor de los materiales recuperables (partes y componentes). Debe considerarse en esta clasificación a los bienes, maquinarias y equipos que han devenido en técnicamente inutilizables como consecuencia del avance tecnológico (este estado solo debe ser utilizado para los bienes propuestos para la baja mediante un informe técnico y proyecto de resolución por parte de la Unidad Orgánica responsables del Control Patrimonial.

El inventario deberá ejecutarse de acuerdo al cronograma de tiempo establecido, debiendo remitir los responsables, la información solicitada a los dos días de término al levantamiento del inventario, manteniendo una copia del listado remitido. (reportes).

6.2 DE LA REMISIÓN DEL INVENTARIO La Oficina de Administración de la Dirección Regional de Educación Madre de

Dios, remitirá a la Superintendencia de Bienes Nacionales entre los meses de enero a marzo de cada año con fecha de cierre al 31 de diciembre del año inmediato anterior y las Instituciones Educativas de las diferentes niveles y modalidades del ámbito de la Región Madre de Dios y las Instituciones de Educación Superior (Institutos Pedagógico y Tecnológicos públicos), deben remitir a la DRE, hasta el 10 de enero, para su consolidación y ser remitido a la