antbox la gestion collaborative de documents et de connaissances au service dactions de veille
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ANT’box
La gestion collaborative de documents
et de connaissances
Au service d’actions de veille
Sources de réflexion
• La modélisation de systèmes complexes « Sagace »• Le partage des réflexions sur ces modèles• La formalisation de la connaissance• L’accessibilité à l’information
=> S’appuyer sur des modèles et des réflexions théoriques pour partager simplement des informations et capitaliser des savoirs (vision pragmatique)
Origine : les référentiels de connaissances
(CEA de Marcoule – JM Penalva)
Système complexe = association d’éléments dont émergent des propriétés non contenues dans les parties.
Sagace = Modélisation par points de vue permettant de s’interroger sur un système et d’appréhender sa complexité
La modélisation de systèmes complexes (Sagace)
Þ Besoin de partager les réflexions autour des modèlesÞ Besoin de disposer de visions d’ensemble
Démarches « de référence » : Rex, Mksm , Sagace, Langages formels (Onera, CEA), …Þ Notion de cogniticien intermédiaire, formalisateur,Þ Notion de langages automatiquement exploitables.
La formalisation des connaissances
Définition : Connaissance (élémentaire)= Information
contextualisée
Implémentation : Connaissance (élémentaire) = Texte (titre, contenu –
court et informel), signé, daté, relié
Contexte : signature, date, liens … Fondamental pour l’exploitabilité !
Démarche choisie : formalisation permettant une implémentation exploitable par un humain non spécialiste.
L’accessibilité à l’information
Principe directeur : La simplicité à l’alimentation ET à la recherche
Alimentation : moindre effort, pas de qualification obligatoire, le non-classement pour mieux capitaliser (ne rien perdre) et mieux partager (trouver !)
Recherche : langage courant crosslingue pour trouver sans connaissances (compétences) spécifiques et de manière pertinente.Basé sur une indexation linguistique automatique et intégrale de tous les contenus versés, enrichi de quelques méta-données automatiques
L’enjeu La valorisation des informations non structurées
Problématique 40 % du temps est passé à manipuler du document (Gartner) L’information est l’actif majeur des entreprises .. (négligé ?) L’amélioration de l’accès à l’information (81%) et le partage des informations (78%) sont les principaux enjeux actuels des entreprises, suivi par la traçabilité
=> Valoriser le capital cognitif de l’entreprise
Caractéristiques Volume trop important pour être traité sans outil Volume trop important et trop diversifié pour être organisé de manière raisonnablement accessible par tous Manque de temps des contributeurs pour organiser le contenu (classer, qualifier, ..) Besoin d’accéder à l’information rapidement, sans compétences particulières ni connaissance sur l’organisation du contenu
Comment rendre l’information simplement accessible ?
Exemple : Production de lait en Chine
Par une simple question en langage courant !
Réponse à une question : exemple
Peuplement : exemple
Fonctions principales
Alimentation => sans contraintes=> modalités et sources multiples Bénéfice attendu
=> richesse du contenu
Recherche Þ langage naturelÞ crosslinguisme
Bénéfice attendu : => pertinence et gain de temps,
(aucune compétence requise)
Enrichissements Þ diffusionÞ réactions, échangesÞ traçabilité Bénéfice attendu
=> dynamique du contenu
Consultations - navigationsÞ graphe de liensÞ tableaux de bordÞ critères de filtrage
Bénéfice attendu=> Accessibilité du contenu
Fonctions complémentaires
Illustration par deux cas d’usage (1)
Veille concurrentielle Suivi des projets et actions de ses concurrents
• Collecte d’informations (documents, notes, plans, photos, ..)• Typage spécifique de ces informations : Produit et Concurrent• Analyse et synthèses à usage de la Direction Stratégique• Traçabilité des sources
Tableau de bord
Illustration par deux cas d’usage (2)
Veille prospective : aide à la décision régulière
• Collecte d’informations au fil de l’eau• Typage spécifique de ces informations : Zone
géographique ET « Facteur clé »• Analyse de ces informations en réunion• Décisions stratégiques en réunion : orientation
de la production à venir• Suivi (traçabilité) dans le temps de ces
décisions
• Suivi de projet(s)• Recueil d’informations • Suivi des réunions, décisions
• Capitalisation de connaissances• Hypothèses, Avis, ..• Décisions
• Suivi d’évènements• Recueil d’informations• Suivi des échanges• Mise en conformité réglementaire
Þ Partage des informations en temps « réel »Þ Traçabilité des décisions (arguments)Þ Valorisation effective des actifs numériques de toute
nature…
Autres cas d’usage
Contextes d’exploitationPME à forte expertiseInstituts, Agences et laboratoires de rechercheRegroupements d’équipes projetsServices de grands groupes
PrestationsInstallations et mise en œuvreAccompagnement méthodologiqueDéveloppements informatiques complémentaires
Compléments
Application opérationnelle Installation et déploiement immédiatAdaptée aux collectifs « à taille humaine »
Bénéfices
Réduction des risques de perte d’informations cruciales, vitales !Ne pas perdre de temps à trouver l’information utile (gain) Disponibilité permanente des informationsProtection de l’information de manière simple, précise et sûreCapitalisation au fil de l’eau, sans effort, des savoirs et expertises vitaux pour l'organisationSuivi, traçabilité de l'évolution des informations, constitution d'historiques d'argumentaires, de choix, de décisions, …Accélération des processus de décision, amélioration de leur qualitéRenforcement de la dynamique et de la cohésion d’équipe par la communication, l'échange et le travail asynchroneIntégration des nouveaux arrivants grandement facilitéeRéutilisation de l'existant, gain de productivité, ne pas refaire !Intégration simple à la bureautique usuelle
Avec la Box, rien ne se perd, tout est accessible et exploitable !
