บทท 4 ผลการวจย

จากการศกษาแนวคดและทฤษฎของการวางระบบบญช สามารถน ามาใชกบวสาหกจชมชน

กลมประดษฐดอกไม บานวงเลยบ – ทงหนอง ต ำบลบญนำคพฒนำ อ ำเภอเมอง จงหวด ล ำปำง เพอเปนแนวทางในการออกแบบตวอยางระบบบญชของวสาหกจชมชน กลมประดษฐดอกไม โดยแบงการรายงานผลเปน 2 สวนดงน

สวนท 1 รายงานผลการศกษาการท างานตามระบบบญชเดมของกจการ สวนท 2 รายงานการวางระบบบญชใหมของกจการ

สวนท 1 รายงานผลศกษาการท างานตามระบบบญชเดมของกจการ 1. ประวตความเปนมาของวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม กอตงขนเมอป 2540 โดยการรวมกลมของแมบาน ทมความสามารถในการสรางสรรคงานประดษฐดอกไม ซงใชเวลาวางจากการท าอาชพเกษตรกรรม ท าใหมรำยไดเพม เพอจนเจอครอบครว และกำรรวมกลมกนกอใหเกด ควำมสำมคค ควำมชวยเหลอ เอออำทร การพงพาอาศยกนในทกๆ ดาน และมการจดตงเปนวสาหกจชมชนขนในป 2553 2. แหลงเงนทน มาจากการระดมเงนคาหนของสมาชกในกลมจ านวน 30 คน คนละ 100 บาท เปนเงนหมนเวยนในกจการ และ มาจากการกยมเงนทนโครงการเศรษฐกจชมชน ขององคการบรหารสวนต าบลบญนาคพฒนา ในป 2551 จ านวน 30,000 บาทโดยไมเสยดอกเบยมก าหนดช าระคนภายใน 5 ปโดยแบงช าระเงนคนเปน 5 งวดๆละเทาๆกน 3. การผลต วสดสวนใหญทใชในการผลตดอกไมประดษฐ มาจากวสดธรรมชาตทมอยในชมชน เชน ตนมะพราวเตา ใบเฟรน ทางมะพราว ตนไมยราพยกษ และฟางขาว น ามาดดแปลงเปนวสดตบแตงงานประดษฐ จดซอกระดาษใยสบปะรดจากชมชนใกลเคยง เชน ต าบลบานเสดจ สวนวสดอนๆ เชนกระถางเซรามค ถงนอง ผาลกไม ขดลวด ส และกระดาษสา จากรานคาตางๆ ในจงหวดล าปาง เพอเปนการอดหนนสนคาในจงหวดล าปางโดยมทท าการกลมในการผลตและจ าหนายทศนยสาธตการตลาด บานวงเลยบ– ทงหนอง ต ำบลบญนำคพฒนำ อ ำเภอเมอง จงหวดล ำปำง 4. ประธานกลมตองการใหมการแนะน าการจดท าบญชทถกตองรวมถงการบรหารกลมทด

5. วงจรของกจกรรมการคาของวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ซงแบงออกเปน 4 วงจร คอ

16

1. วงจรทางการเงน (Financial cycle) ม 1 ระบบงานไดแกระบบการน าฝากและถอนเงนกยมทไดรบจากโครงการเศรษฐกจชมชน ขององคการบรหารสวนต าบลบญนาคพฒนาและคาหนจากสมาชก

2. วงจรคาใชจาย (Expenditure cycle) ม 3 ระบบงานไดแก ระบบการซอวตถดบและวสดอปกรณ ระบบการจายช าระหนและคาใชจาย ระบบการจายเงนปนผลใหกบสมาชก

3. วงจรการผลต (Production cycle) ม 1 ระบบงานคอระบบการผลต 4. วงจรรายได (Revenue cycle) ม 1 ระบบงานคอระบบการขายสนคาและการรบ

ช าระเงน 6. การจดระเบยบองคการโดยศกษาการจดโครงสรางองคกรและหนาทความรบผดชอบของบคลากรในแตละคนในวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม บานวง เ ลยบ – ท งหนอง ต ำบลบญนำคพฒนำ อ ำเภอเมอง จงหวด ล ำปำง มการแบงหนาทงานดงน

1. ประธานกลม มหนาท จดหาเงนทน ตดสนใจและแกไขปญหา เพอใหกลม ด าเนนงานอยางราบรน

2. รองประธาน มหนาท ท างานแทนประธานกลมในกรณทประธานกลมไม สามารถปฏบตหนาทได

3. พนกงานจดซอ มหนาท คดเลอก และจดซอวตถดบ รวมถงวสดอปกรณให เหมาะสมกบการผลตทไดรบค าสงผลต

4. ฝายผลต มหนาท ผลตสนคาใหมคณภาพตรงตามความตองการของลกคา และ สงมอบทนตามเวลาทก าหนด

5. พนกงานการตลาด มหนาท จดหาลกคา รวมถงประชาสมพนธตามหนวยงาน เอกชนและภาครฐรวมถงชมชนทใกลเคยง

6. พนกงานบญช มหนาท จดบนทกรายรบรายจายและจดท าสรปผลรายรบรายจาย 7. พนกงานเหรญญก มหนาท รบเงนและจายเงน

ซงแสดงดงภาพท 4.1 ดงน

17

ภาพท 4.1 แสดงผงองคกรของกลมประดษฐดอกไม บานวงเลยบ – ทงหนอง ต ำบลบญนำคพฒนำ อ ำเภอเมอง จงหวดล ำปำง

7.ระบบการควบคมภายใน จากการส ารวจระบบบญชโดยการสมภาษณประธานกลมและผทเกยวของแลวพบวา ระบบบญชทงหมดไมไดจดท าขนตามขนตอน เอกสารประกอบ บางขนตอนยงไมมเอกสารประกอบ และขนตอนการเกบเอกสารยงไมถกตองครบถวนเทาทควร ใชการจดบนทกรายการในสมดแบบงายๆเพอชวยจ า แตมการแบงแยกหนาทการท างานไดพอสมควร เนองจากใชความไววางใจในการท างานจงท าใหขาดการควบคมดานเอกสารและไมมรายงานสรปผลการด าเนนงาน 8.ชดเครองมอ เครองใชและเครองคอมพวเตอรทจะใช วสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ใชการลงบญชดวยระบบสมด ยงไมมเครองใชหรอ เครองคอมพวเตอร 9.การออกแบบเอกสารทใชในธรกจ วสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไมมเอกสารทใชเพยงชนดเดยวคอ บลเงนสดใชส าหรบเปนหลกฐานใหลกคาทตองการเมอขายสนคาแสดงดงภาพท 4.2

ประธาน

รองประธาน/พนกงานจดซอ

พนกงานบญช พนกงานเหรญญก พนกงานการตลาด ฝายผลต

18

ภาพท 4.2 ตวอยางบลเงนสดทใช

ซงไมมการจดเกบเอกสารอยางเปนระบบ ท าใหเอกสารช ารดและสญหายไมสามารถน าไปอางองการบนทกบญชได

19

10.การออกแบบสมดลงรายการขนตน วสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ใชสมดลงรายการขนตนในการบนทกรายการทงหมด 3 เลมดวยกนคอ

- สมดบญชรายรบ ส าหรบการบนทกการรบเงนทกรายการแสดงดงภาพท 4.3 ภาพท 4.3 ตวอยางสมดบญชรายรบ

20

- สมดบญชรายจาย ส าหรบการบนทกการจายเงนทกรายการแสดงดงภาพท 4.4

ภาพท 4.4 ตวอยางสมดบญชรายจาย

21

- สมดสรปผลรายรบรายจาย ส าหรบการสรปผลจากสมดรายรบ รายจายรายเดอนแสดงดงภาพท 4.5

ภาพท 4.5 ตวอยางสมดบญชสรปผลรายรบรายจาย

การบนทกรายการไมมเอกสารอางอง และไมเปนไปตามหลกบญชค และมเพยงการสรปผลรายรบ รายจายอยางงายโดยไมมการจดท ารายงานทางการเงน

22

11.การออกแบบบญชแยกประเภท วสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ไมมการท าบญชแยกประเภทเนองจากมเพยงการบนทกรายการรบ รายการจาย ตามสมดลงรายการขนตน ซงไมไดบนทกตามหลกบญชค 12.การออกแบบชดรายงานและงบการเงนตางๆ วสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ไมมการจดท ารายงานและงบการเงน เนองจากมเพยงการบนทกรายการรบ รายการจาย ตามสมดลงรายการขนตน ซงไมไดบนทกตามหลกบญชค 13.คมอในการปฏบตงานตามระบบบญช วสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ไมมการจดท าคมอการปฏบตงาน เนองจากพนกงานแตละฝายเปนคนเดมตงแตจดตงกจการ 14. เขยนแผนภาพเสนทางเดนของเอกสารและการบนทกบญช ตามวธการท างานของระบบเดม จากการศกษาระบบงาน ระบบเอกสารทใช จดบนทกขอมล จดเกบรกษาเอกสาร และผรบผดชอบในแตละระบบ ซงมทงหมด 6 ระบบ ไดแก ระบบท 1 ระบบการน าฝากและถอนเงนกยมทไดรบจากอบต.และคาหนจากสมาชก ระบบท 2 การซอวตถดบและวสดอปกรณ ระบบท 3 การจายช าระหนและคาใชจาย ระบบท 4 ระบบจายเงนปนผลใหกบสมาชก ระบบท 5 ระบบการผลต ระบบท 6 ระบบการขายสนคาและการรบช าระเงน

23

ใบน าฝาก

ระบบท 1 ระบบการน าฝากและถอนเงนกยมทไดรบจากอบต.และคาหนจากสมาชกแสดงดงภาพท 4.6 และ ภาพท 4.7

ภาพท 4.6 แสดงระบบท 1 ระบบการน าฝากเงนกยมทไดรบจากอบต.และคาหนจากสมาชก

ประธานกลม จากเจาหนาทการเงนอบต.หรอเงนจากสมาชก เมอไดรบเงนมาเปนเชคน าฝากบญชธนาคารมผมอ านาจลงนาม 3 คนคอ ประธานกลม รองประธานกลมและเหรญญก ใหธนาคาร

เชค/เงนสด ใบน าฝาก

เชค/เงนสด

24

ภาพท 4.7 แสดงระบบท 1 ระบบการถอนเงนกยมทไดรบจากอบต.และคาหนจากสมาชก เมอตองการถอนเงน

เมอตองการเบกเงนเพอใชเปนทนหมนเวยนในกลมจะท าการถอนเงน โดยใหผมอ านาจลงนาม 2 ใน 3 ใหธนาคาร ใหพนกงานเหรญญก

ประธานกลม

ใบถอนเงน

ใบถอนเงน เงนสด

25

ใบเสรจรบเงน

ใบเสรจรบเงน

เงนสดคงเหลอ

ใบเสรจรบเงน

ใบเสรจรบเงน

ใบเสรจรบเงน

ระบบท 2 การซอวตถดบและวสดอปกรณ แสดงดงภาพท 4.8 ภาพท 4.8 แสดงระบบท 2 การซอวตถดบและวสดอปกรณ

พนกงานจดซอ พนกงานบญช จากฝายผลต จากเหรญญก จากผขาย จากเหรญญก ฝายจดซอสามารถเบกเงนจากฝายเหรญญกไดทนทและท าการสงซอ ทกสนวนเหรญญกจะ ทางโทรศพทและไปรบของดวยตนเอง หลงจากจดซอวตถดบและ รวบรวมใบเสรจรบเงน วสดอปกรณเสรจเรยบรอยแลว จะไดใบเสรจรบเงนจากผขายหาก สงใหพนกงานบญชเพอ มเงนสดคงเหลอ จะมอบใหฝายเหรญญก พรอมใบเสรจรบเงน บนทกในสมดรายจาย ใหผขาย เกบเขาแฟม เกบเขาแฟม ใหเหรญญก

ใบจด รายการซอ

เงนสด

ใบเสรจรบเงน

เงนสด

ใบจดรายการซอ

ใบจด รายการซอ สมด

รายจาย

สมดรายจาย

26

ระบบท 3 การจายช าระหนและคาใชจาย แสดงดงภาพท 4.9 ภาพท 4.9 แสดงระบบท 3 การจายช าระหนและคาใชจาย

พนกงานเหรญญก พนกงานบญช จากเจาหน เมอมการจายคาใชจายประจ าเชน คาน า คาไฟ เกบไวเปนหลกฐานพรอมบนทกในสมด คาขยะพนกงานเหรญญกเปนผช าระคาใชจายทงหมด รบจายเงน เมอไดรบเอกสารการช าระเงน เชนใบเสรจรบเงน จะน าไปมอบใหพนกงานบญช เกบเขาแฟม ระบบท 4 ระบบจายเงนปนผลใหกบสมาชก เมอครบ 3 เดอนฝายบญชจดท าสรปผลรายรบรายจาย แบงผลก าไรใหสมาชกเฉพาะคนทมสวนรวมในการผลตสนคาซงมจ านวน 9 คนโดยใชวธหารเทากน ฝายเหรญญกเปนผจายเงน ซงทางวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ไมมการจดท าระบบการจายเงนปนผลและไมมการออกเอกสารในการรบจายเงน

ใบเสรจรบเงน

ใบเสรจรบเงน

ใบเสรจรบเงน

สมดรายจาย

ใบเสรจรบเงน

สมดรายจาย

27

ระบบท 5 ระบบการผลต วสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ไมมการจดบนทกจ านวนสนคาทผลต ระบบท 6 ระบบการขายสนคาและการรบช าระเงน แสดงดงภาพท 4.10 ภาพท 4.10 แสดงระบบท 6 ระบบการขายสนคาและการรบช าระเงน

ผขาย พนกงานเหรญญก พนกงานบญช เมอมผมาซอสนคา จากผซอสนคา รบแจงจาก พนกงาน เหรญญก เมอมผซอสนคาผขายรบเงนและ รบเงนจากผขายแจงฝายบญช พนกงานเหรญญกเมอไดรบ ออกใบเสรจรบเงนใหผซอพรอม เงนแลวแจงใหฝายบญช น าเงนสงพนกงานเหรญญก รบทราบเพอบนทกในสมด รบเงน

เกบไว เกบเขาแฟม ใหผช าระเงน

เงนสด

ใบเสรจรบเงน

เงนสด

ใบเสรจรบเงน

เงนสด

เงนสด

สมดรบเงน

สมดรบเงน

28

สวนท 2 รายงานการวางระบบบญชใหมของกจการ การควบคมภายใน จากการศกษาระบบการท างานเกาของวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม เพอใหการท างานมประสทธภาพรวมทงท าใหขอมลทางการเงนนาเชอถอยงขนจงไดมการเพมเตมการควบคมภายในดงน ดานการบรหาร

1. มการจดแบงสวนงานและแบงแยกหนาทใหชดเจนโดยมการเพมพนกงานคลงสนคาขนในผงองคกรเพอใหมหนาทในการควบคมสนคาทผลตเสรจ

2. ไมใหบคคลใดปฏบตงานเรองใดเรองหนงตงแตตนจนจบ 3. แยกหนาทดานการเงนและบญชออกจากกน ดานการบญช 1. มการออกหลกฐานการรบและจายเงนทกครงและน าบนทกบญชทนท 2. มระบบการควบคมเอกสารการรบเงน 3. มการจดท าทะเบยนคมในเรองตางๆทจ าเปน 4. มการจดท ารายงานทางการบญชและการเงน

การพฒนาระบบบญชและเอกสารประกอบรายการบญช จากการก าหนดงานทตองจดท าในการปรบปรงขนตอนการท างานใหมซงพบปญหานนไดมการพฒนาขนเปนขนตอนในการจดท าเอกสารเบองตนของฝายตางๆทยงไมครบถวนและก าหนดเสนทางเดนของเอกสารไปยงฝายงานอนทสมพนธกนเพอการควบคมและตรวจสอบขอมลเบองตนจงมการออกแบบเอกสารประกอบรายการบญชและทะเบยนดงน

1. ใบจดรายการซอ 2. ใบรบสนคาเขาคลง 3. ใบเบกสนคา 4. ทะเบยนรบ – จายสนคา 5. บญชพเศษและบญชคมสนคา 6. ทะเบยนสมาชกและหน 7. สมดควบคมเงนสด

29

สมดบญชและรายงานทางการบญชและการเงน ดงน 1. สมดรายวนเงนสดรบ 2. สมดรายวนเงนสดจาย 3. รายงานเงนสดรบ 4. รายงานเงนสดจาย 5. รายงานผลการด าเนนงาน

ผงองคกรของกลมประดษฐดอกไม บานวงเลยบ – ทงหนอง ต ำบลบญนำคพฒนำ อ ำเภอเมอง จงหวดล ำปำง จากการปรบปรงขนตอนในการท างานพบวายงไมมพนกงานคลงสนคา ซงมหนาทควบคมสนคาทผลตเสรจ จงไดมการเพมเตมลงในผงองคกร ดงภาพท 4.11 ภาพท 4.11 แสดงผงองคกรใหมของกลมประดษฐดอกไม บานวงเลยบ – ทงหนอง ต ำบลบญนำคพฒนำ อ ำเภอเมอง จงหวดล ำปำง

ประธาน

รองประธาน/พนกงานจดซอ

พนกงานบญช พนกงาน เหรญญก

พนกงาน การตลาด

ฝายผลต พนกงาน คลงสนคา

30

การออกแบบเอกสารทใชในธรกจ จากเดมวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม มเอกสารทใชเพยงชนดเดยวคอ บลเงนสด เพอใหระบบมเอกสารประกอบสอบทานความถกตองและเชอถอไดของขอมลทางการบญช จงไดมการเพมเอกสารทใชในธรกจดงน

1. ใบจดรายการซอ แสดงดงภาพท 4.12 2. ใบรบสนคาเขาคลง แสดงดงภาพท 4.13 3. ใบเบกสนคา แสดงดงภาพท 4.14 4. ทะเบยนรบ – จายสนคา แสดงดงภาพท 4.15 5. บญชพเศษและบญชคมสนคา แสดงดงภาพท 4.16 6. ทะเบยนสมาชกและหน แสดงดงภาพท 4.17 7. สมดควบคมเงนสด แสดงดงภาพท 4.18

31

ภาพท 4.12 ตวอยางใบจดรายการซอ

32

ภาพท 4.13 ตวอยางใบรบสนคาเขาคลง

33

ภาพท 4.14 ตวอยางใบเบกสนคา

34

ภาพท 4.15 ตวอยางทะเบยนรบ – จายสนคา

35

ภาพท 4.16 ตวอยางบญชพเศษและบญชคมสนคา

36

37

38

ภาพท 4.17 ตวอยางทะเบยนสมาชกและหน

39

ภาพท 4.18 ตวอยางสมดควบคมเงนสด

40

41

42

และไดมการออกแบบการจดเกบเอกสาร เพอใหสะดวกตอการอางองในการลงรายการขนตนโดยน าเอกสารทไดรบตดลงในกระดาษ A4 และเขยนรหสลงบนมมขวามอ แบงเปนเอกสารทอางองรายรบ ซงใชรหสตวยอ ร ตามดวยล าดบทของเดอน/ ล าดบเอกสาร และเอกสารทอางองรายจาย ซงใชรหสตวยอ จ ตามดวยล าดบทของเดอน/ ล าดบเอกสาร และน ามาเกบใสแฟมเจาะรโดยจดเรยงล าดบตามเดอนและเหตการณทเกดขน ดงภาพท 4.19 และภาพท 4.20 ภาพท 4.19 ตวอยางเอกสารทอางองรายรบ

ร 02/01

43

ภาพท 4.20 ตวอยางเอกสารทอางองรายจาย

จ 04/01

44

การออกแบบสมดลงรายการขนตน วสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม เดมใชสมดลงรายการขนตนในการบนทกรายการทงหมด 3 เลมดวยกนคอ สมดรายรบ สมดรายจาย และสมดสรปผลรายรบรายจาย จงไดออกแบบสมดลงรายการขนตนใหมเปนสมดรายวนเงนสดรบ และสมดรายวนเงนสดจาย โดยเพมชองในการลงรายการเพอความสะดวกในการลงรายการ ทราบแหลงทมาและใชไปของเงนสดและสามารถจ าแนกประเภทรายรบ/รายจายไดชดเจนยงขน แสดงดงภาพท 4.21และภาพท 4.22 ภาพท 4.21 ตวอยางสมดรายวนเงนสดรบ

45

46

ภาพท 4.22 ตวอยางสมดรายวนเงนสดจาย

47

48

เขยนแผนภาพเสนทางเดนของเอกสารและการบนทกบญช ตามวธการท างานของระบบใหม ซงมทงหมด 6 ระบบโดยแสดงเปนแผนภมการเคลอนไหวของเอกสาร(Document Flow Chart) ไดดงน ระบบท 1 ระบบการน าฝากเงนและระบบถอนเงนจากธนาคาร ระบบท 2 ระบบการซอวตถดบและวสดอปกรณ ระบบท 3 ระบบการจายช าระหนและคาใชจาย ระบบท 4 ระบบการจายเงนปนผลใหกบสมาชก ระบบท 5 ระบบการควบคมสนคา ระบบท 6 ระบบการรบช าระเงนจากการขายสนคา ระบบท 1 ระบบการน าฝากเงนและระบบถอนเงนจากธนาคาร เงนกยมทไดรบจากอบต.และคาหนจากสมาชก เมอน าไปฝากธนาคารแตละครงควรมการเพมใบน าฝากขนอก 2 ใบเพอเปนหลกฐานโดยใบน าฝากใบท 1ใหกบ ธนาคาร ใบน าฝากใบท 2 ใหกบเหรญญกเพอบนทกในสมดควบคมเงนสดและใบน าฝากใบท 3ใหกบพนกงานบญชเพอบนทกการบเงนกยมและบนทกการรบเงนคาหนจากสมาชก เชนเดยวกนในการถอนเงนแตละครงควรมการเพมใบถอนเงนขนอก 2 ใบคอใบน าฝากใบท 1 ใหกบธนาคาร ใบน าฝากใบท 2 เพอเปนหลกฐานใหแก พนกงานเหรญญกในการบนทกสมดควบคมเงนสด และใบน าฝากใบท 3 ใหพนกงานบญชเพอบนทกการรบเงนสดจากธนาคาร แสดงดงภาพท 4.23

49

ภาพท 4.23 แสดงระบบท 1 ระบบการน าฝากเงนและระบบถอนเงนจากธนาคาร

50

ระบบท 2 การซอวตถดบและวสดอปกรณ ฝายผลตเมอตองการซอวตถดบและวสดอปกรณจะท าใบจดรายการซอทตองการโดยท าส าเนาเพมอก 1 ใบ ใบท 1 ใหกบพนกงานจดซอเพอน าไปซอวตถดบและวสดอปกรณและใบท 2 ใหกบพนกงานเหรญญกตรวจสอบความถกตองของรายการทขอซอและลงลายมอชอผจายเงนและใหพนกงานจดซอลงชอผรบเงน เมอฝายจดซอไดรบเงนจากเหรญญกเรยบรอยแลวจะท าการสงซอทางโทรศพทและไปรบของดวยตนเอง หลงจากจดซอวตถดบและวสดอปกรณเสรจเรยบรอยแลว ไดรบใบเสรจรบเงนจากผขาย หากมเงนสดคงเหลอ จะมอบใหฝายเหรญญกพรอมใบเสรจรบเงน พนกงานเหรญญกตรวจสอบใบจดรายการซอ ใบเสรจรบเงน และเงนสดคงเหลอใหตรงกน ลงบนทกในสมดควบคมเงนสด น าเงนสดคงเหลอเกบเขาทสวนเอกสารสงใหพนกงานบญช ตรวจสอบและบนทกการจายเงนในสมดรายวนเงนสดจาย แสดงดงภาพท 4.24 ภาพท 4.24 แสดงระบบท 2 การซอวตถดบและวสดอปกรณ

51

52

ระบบท 3 การจายช าระหนและคาใชจาย เมอมการจายคาใชจายประจ าวน เชนคาน า คาไฟฟา คาขยะ ซงรายจายทเกดขนไมพบการจายเงนเพอซอสนทรพย พนกงานเหรญญกเปนผช าระคาใชจายทงหมดบนทกลงในสมดควบคมเงนสดและน าเอกสารการช าระเงน เชนใบเสรจรบเงน สงใหพนกงานบญช ตรวจสอบและบนทกลงในสมดเงนสดจาย แสดงดงภาพท 4.25 ภาพท 4.25 แสดงระบบท 3 การจายช าระหนและคาใชจาย

53

ระบบท 4 ระบบการจายเงนปนผลใหกบสมาชก เมอครบ 3 เดอนฝายบญชจดท าสรปยอดจากสมดรายวนเงนสดรบและสมดรายวนเงนสดจายในรายงานผลการด าเนนงานหรองบก าไรขาดทน แลวแบงผลก าไรใหสมาชกเฉพาะคนทมสวนรวมในการผลตสนคาซงมจ านวน 9 คนโดยใชวธหารก าไรดวยจ านวนสมาชก ผลลพธทไดใชจ านวนเตมรอยในการจายปนผล เชนก าไรทไดรบ 12,099 หารดวย 9 เทากบ 1,344.33 จายปนผลคนละ 1,300 บาท และสงเอกสารคองบก าไรขาดทน และทะเบยนสมาชกและหนไปใหฝายเหรญญกเปนผ จายเงน โดยเบกเงนสดจากธนาคารมาจายใหกบสมาชกผถอหน และใหสมาชกลงรายมอชอผรบเงนในใบเสรจรบเงน และเหรญญกลงลายมอชอผจายเงน จากนนบนทกการจายเงนลงในสมดควบคมเงนสด และทะเบยนสมาชกและหน พรอมทงสงเอกสารใบเสรจรบเงนทงหมดใหพนกงานบญชบนทกในสมดรายวนเงนสดจาย แสดงดงภาพท 4.26 ภาพท 4.26 แสดงระบบท 4 ระบบการจายเงนปนผลใหกบสมาชก

ทะเบยนสมาชกและหน

งบก าไรขาดทน

54

ระบบท 5 ระบบการควบคมสนคา จากเดมวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ไมมการจดบนทกจ านวนสนคาทผลต ท าใหเกดปญหาผลตสนคาไมเพยงพอตอการจ าหนาย เพอลดปญหาดงกลาวจงออกแบบระบบการควบคมสนคา โดยฝายผลตเมอผลตสนคาเสรจจะจดท าใบรบสนคาเขาคลงสนคา และบนทกในทะเบยนรบ -จายสนคา สวนเอกสารใบรบสนคาเขาคลงสงใหพนกงานบญชเพอบนทกในบญชพเศษและบญชคมสนคา เมอพนกงานขายขอเบกสนคาจากคลง พนกงานคลงสนคาจะจดท าใบเบกสนคาและบนทกในทะเบยนรบ-จายสนคา มอบสนคาใหพนกงานขายและสงใบเบกสนคาใหพนกงานบญชเพอบนทกในบญชพเศษและบญชคมสนคาแสดงดงภาพท 4.27

ภาพท 4.27 แสดงระบบท 5 ระบบการควบคมสนคา

55

56

ระบบท 6 ระบบการรบช าระเงนจากการขายสนคา เมอไดรบเงนจากผซอสนคาพนกงานเหรญญก ออกใบเสรจรบเงน 2 ฉบบ ฉบบท 1 ใหผ ซอสนคา ฉบบท 2 สงใหพนกงานบญชตรวจสอบเอกสารและบนทกในสมดเงนสดรบ สวนเงนสดทไดรบเกบเขาทเกบพรอมลงบนทกในสมดควบคมเงนสด แสดงดงภาพท 4.28 ภาพท 4.28 แสดงระบบท 6 ระบบการรบช าระเงนจากการขายสนคา

57

การทดสอบระบบการบนทกในสมดบญช ภายหลงจากไดภาพรวมของระบบแลวในขนตอนนผใชงาน สามารถบนทกขอมลทางการคา เรยกดและประมวลผลขอมลและออกรายงานไดโดยกลมประดษฐดอกไมไดท าการทดลองใชระบบการบนทกในสมดรายวนเงนสดรบ และสมดรายวนเงนสดจาย โดยเรมตงแตเดอนมกราคม 2555 และสนสดวนท 31 มนาคม 2555 ดงแสดงในภาพท 4.29 – 4.30 ภาพท 4.29 แสดงการบนทกบญชในสมดรายวนเงนสดรบ

58

59

ภาพท 4.30 แสดงการบนทกบญชในสมดรายวนเงนสดจาย

60

61

รายงานทางการบญชและการเงน เพอใหวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม ไดมการน ารายงานไปใชเสนอตอฝายบรหาร หรอเสนอตอหนวยราชการ เปนประจ าได จงไดออกแบบรายงานทางการบญชและการเงน

ส าหรบวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม บานวงเลยบ – ทงหนอง ต ำบลบญนำคพฒนำ อ ำเภอเมอง จงหวด ล ำปำง นนมการจายเงนปนผลทก 3 เดอน เพอสรปผลการด าเนนงานจงควรมการจดท ารายงานทางการบญชและการเงนเปนรายไตรมาสเพอสะดวกในการแบงเงนปนผลดงน

1. รายงานเงนสดรบ 2. รายงานเงนสดจาย 3. รายงานผลการด าเนนงาน รายงานเงนสดรบ เปนรายงานทจดท าขนเพอเปนขอมลใหแกผบรหาร และฝายการตลาดให

ทราบถงจ านวนเงนทไดรบจากการขายสนคาในแตละประเภท ซงเงนทไดรบสวนใหญมาจากการขายสนคาโดยแสดงใหเหน แสดงดงภาพท 4.31 ภาพท 4.31 แสดงการรายงานเงนสดรบไตรมาสท 1

62

รายงานเงนสดจาย เปนรายงานทแสดงใหเหนจ านวนเงนทจายออกไปส าหรบรายจายแตละ ประเภท แสดงดงภาพท 4.32 ภาพท 4.32 แสดงการรายงานเงนสดจายไตรมาสท 1

รายงานผลการด าเนนงานหรอรายงานงบก าไรขาดทน เปนรายงานทมความส าคญมากทสดแมในกจการขนาดเลก หรอกจการทไดรบยกเวนการสงรายงานทางการเงน กมความจ าเปนทตองใชรายงานผลการด าเนนงาน เพอใชเปนขอมลในการประกอบการ ตดสนใจ ควบคมและวางแผนการด าเนนงานของกจการเพอใหเปนไปตามเปาหมายทวางแผนไว สวนประกอบของรายงานผลการด าเนนงานหรองบก าไรขาดทน

1. หวรายงาน แสดงชอวสาหกจชมชนกลมประดษฐดอกไม บานวงเลยบ – ทงหนอง ต ำบลบญนำคพฒนำ อ ำเภอเมอง จงหวด ล ำปำง ชอรายงาน งบก าไรขาดทนและแสดง วนทสนสดส าหรบงวดบญช ซงก าหนดไวเปนรายไตรมาส

2. ตวรายงาน แสดงจ านวนรายได ตามสมดบญชเงนสดรบและคาใชจายตามสมดบญชเงนสดจาย ยอดรวมรายไดทงสนตงไวเพอหกกบคาใชจาย เพอแสดงก าไร(ขาดทน) ประจ างวด แสดงดงภาพท 4.33

63

ภาพท 4.33 แสดงการรายงานผลการด าเนนงาน ไตรมาสท 1

64

การบรหารระบบกลมคณภาพ กลมคณภาพ คอ กจกรรมทกลมพนกงานภายในองคการมารวมกลมกนดวยความสมครใจ โดยมวตถประสงคในการแกปญหา ปรบปรง พฒนางานในหนาทของตน

ลกษณะส าคญของกลมคณภาพ 1. ความสมครใจ (Voluntarism) กลมคณภาพตองเกดขนดวยความสมครใจ เพราะถาหากถกจดตงขนโดยการก ากบหรอสงการกเหมอนเครองจกรขาดการแสวงหาความรและการคดสรางสรรค 2. การพฒนาตนเอง (self development) กลมคณภาพเปนเรองของแตละคนทจะพฒนาตนเอง โดยวธการใหการศกษาและการฝกอบรม 3. การพฒนารวมกน (mutual development) การพฒนารวมกนนกระท าไดหลายวธ เชน การจดประชมเครอขายกลมตาง ๆ ทแตกตางกน หรอการสงกลมไปรวมประชมท าใหสมาชกได แสดงออกและมเปรยบเทยบ เชน รวากลมตนเมอเทยบกบกลมอนเปนอยางไร ท าใหเกดการพฒนาหรอท า ใหผบรหารใชเวทในการสรางภาวะผน า 4. การมสวนรวมโดยสมาชกทกคน (paticipation by the members) ตามหลกการของการจดการคณภาพ คนในทท างานตองเกยวของกบคณภาพทกคนโดยไมมขอยกเวน แตมสทธเลอกได 2 อยาง ไดแก สมครใจรวมกนเปนกลมคณภาพหรอไมกอยนอกกลมคณภาพโดยท างานในหนาทปกต แตขณะเดยวกนตอง รบผดชอบดานคณภาพ ฉะนนจงไมใชวาทกคนจะตองเปนสมาชกกลมคณภาพ เพยงแตวาเกดกลมคณภาพ 5. ความตอเนอง (continuity) ควรมการปฏบตตอเนองกนมาอยางนอย 3 ป และสมาชกในกลม จะตองสามารถแกปญหได โดยมการประชมกนทก ๆ เดอน การกลมคณภาพมไดมไวเฉพาะเวลาใดเวลาหนงแลวเลกไป ซงเปนการสงเสรมใหก าลงใจ กลมคณภาพโดยดจากความตอเนอง