APLICACIÓN DEL PROTOCOLO EN RESTAURACIÓN

1. Definición y elementos del protocolo.

2. Tipos y objetivos de los actos protocolarios.

3. Organización de un acto protocolario.

4. Tipos de presidencias de los actos.

5. Sistemas de organización de los invitados.

6. Tipos de salones o comedores.

7. Documentación del acto a organizar.

8. Tratamientos.

9. Protocolo de banderas.

10. Protocolo social.

1. DEFINICIÓN Y ELEMENTOS DEL PROTOCOLO EN RESTAURACIÓN

El protocolo es la herramienta que permite ordenar las relaciones sociales de los negocios. Sus normas

ayudan a mejorar la cuenta de resultados. Las técnicas protocolarias sirven también, para vender y

mejorar las competencias, contribuye al desarrollo personal ya pota mayor competitividad.

Actualmente estamos ante un nuevo protocolo que premia la organización como aspecto esencial en el

logro de buenos resultados, que flexibiliza las precedencias y las normativas vigentes, así como los usos

y las costumbres tradicionales y que valora muy especialmente la comunicación.

Es incorrecto considerar el protocolo como algo que encorseta, que proporciona rigidez. Todo lo

contrario, simplifica enormemente las cosas. Es cierto que su aplicación es complicada y está llena de

riesgos, pero lo es aún más actuar sin protocolo porque solo genera desorden y desconcierto.

Existen múltiples conceptos o definiciones de protocolo, de hecho entre los propios profesionales no

hay unanimidad. Nosotros los vamos a definir como el proceso regulado que planifica, ordena y

organiza un acto. Establece como se deben desarrollar los actos sociales que realizan instituciones y

personas.

Definiciones terminológicas

Precedencia. Orden de personas y símbolos en un acto, orden de prelación entre autoridades. (R.D.

2099/1983) por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado)

Ceremonial. Establece como se realizará un determinado acto.

Presidencia. Puesto de honor en un acto.

Etiqueta. Forma de vestir un acto.

Decoración. Conjunto de ornamentos que configurar el escenario de un acto.

Escenario. Espacio físico donde se desarrolla el evento.

Peinado. Forma de interrelacionar a invitados procedentes de varias listas en una sola por ordenación

jerárquica.

Cortesía. Es la suma de respeto, tolerancia y amabilidad, tan fundamentales en protocolo.

Educación. Es la corrección en el tratamiento y el respeto hacia los demás.

Anfitrión. Persona que organiza, convoca e invita en un acto. Preside los actos que organiza.

Cargo. Es el nombramiento oficial que se sobrepone a la categoría personal.

Tratamiento. Trato determinado a cada persona. Título que precede al nombre.

Invitado. Persona de quien se solicita su presencia en un determinado acto y que es merecedor de la

debida cortesía.

Invitado de honor. Persona que al margen de su rango o cargo merece un puesto destacado en la

ordenación protocolaria de un acto.

Vexilología. Es el estudio de los símbolos, banderas y escudos y de la respectiva forma de colocarlos y

situarlos.

2. TIPOS Y OBJETIVOS DE LOS ACTOS PROTOCOLARIOS.

TIPOS

Por su carácter:

Público. (oficial, propio de organismos públicos). Conjunto de normas que regulan la

ordenación de personas y cosas durante la celebración de un acto público oficial. Aunque a

priori no lo parece, es el más fácil de aplicar puesto que está regulado por ley.

Privado. Referido a personas, asociaciones y empresas.

Por la naturaleza de su función.

Estructural. Establece las estructuras y las jerarquías. Es la parte más material del protocolo,

pues se trata de crear la organización de los elementos necesarios para que ese acto se desarrolle

según el programa previsto.

De gestión. Formado por los apoyos logísticos que son necesarios para desarrollar

correctamente un acto. Es la gestión humana que se desarrolla durante la celebración de un

evento.

De atención a personalidades. Protocolo cuya finalidad es atender a las personas que están a

nuestro cargo.

Por su área de acción o destinatario:

Empresarial. Como tal no existe, es una mezcla de protocolo social, oficial y actuaciones propias

del uso y la costumbre.

Religioso. Es el derivado de las diferentes religiones existentes en el mundo.

Universitario. Se produce en la Universidad.

Social. Tiene que ver con el saber ser y el saber estar en diferentes situaciones que podemos

vivir en nuestras relaciones sociales. Instaurado por Luis XII.

Diplomático. Determina las precedencias de los diferentes países y el protocolo a aplicar a los

embajadores. Surge cuando era Papa Julio II en el año 1600

Deportivo. Aplicado al mundo de los deportes. El primer protocolo deportivo fue instaurado

por los griegos en el 776 a.C.

Militar. Referido a las fuerzas armadas y conocido como “protocolo campestre”. Fue

introducido por Carlo Magno y continuado por los romanos.

OBJETIVOS

Evitar la improvisación e incurrir en defectos tanto de fondo como de forma.

Orden perfecto: al planificar la organización de un acto, ya sea una comida, un banquete, una

recepción, nada se deja a la improvisación.

Facilitar el cumplimiento de la filosofía y objetivos del acto a través del trabajo bien hecho que

cuida hasta los últimos detalles.

Establecer normas de atención para invitados y asistentes a un acto.

Resuelve dificultades, situaciones y problemas.

Enriquece el desarrollo de a cualquier actividad o actuación desde el punto de vista de su

organización.

LOS ACTOS Y SU PREPARACIÓN

Un acto es perfecto cuando todo discurre con fluidez, es decir, todos los elementos que lo integran se

unen con otros de una forma natural. El buen protocolo no se nota, sólo se hace perceptible cuando no

funciona.

Hay que tener claro que la preparación de los actos es compleja y necesita concentración. La frase

protocolaria de Felio A. Vilarrubias: “Preparación larga, ejecución corta” resume plenamente el sentido

de la organización.

PREPARACIÓN.

Objetivos. Determinar cuál es la finalidad que se persigue, los principales intereses del anfitrión, el

público al que se dirige…

Calendario. Según el tipo de acto hay que elegir fecha y hora más adecuada para los invitados y los

medios de comunicación (si se decide convocarlas).

Contenido. Elaboración del programa de acuerdo al fin del acto, el número de invitados y las

condiciones del lugar en el que se celebre.

Presupuesto. Estimación del gasto previsto y autorización correspondiente.

Invitados. Determinación de las instituciones, organizaciones, empresas o personas que se considere

conveniente que asistan al mismo.

Diseño. Elaboración del material gráfico necesario (invitaciones, trípticos, carteles, menús, tarjetas…)

Elección del local. Espacio físico donde celebrar las principales actividades previstas.

Ornamentación. Preparación y puesta a punto de los lugares donde tendrá lugar el acto.

Medios materiales. Disposición o adquisición de los medios necesarios para la ejecución del acto.

Programa. Aquí se incluye también todo lo relativo al transporte, aparcamiento, itinerario y lo relativo

a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y protección Civil.

Confirmaciones. Elaboración de la lista definitiva de invitados que han anunciado su presencia.

Protocolo. Determinación de la presidencia y ordenamiento de invitados, recibimiento a los mismos,

discursos…

Personal auxiliar. Distribución de las distintas funciones asignadas al personal de protocolo encargado

de la organización y atención de invitados.

Seguridad. Establecimiento de las medidas necesarias para garantizar el correcto desarrollo de los actos

y la integridad de los asistentes. Concesión de acreditaciones a personas que deben estar presentes, pero

que no han sido invitadas (al menos de forma personal).

Ensayo. Una vez cerrado todo, el anfitrión con el personal de protocolo estudiará “in situ” el desarrollo

previsto.

Prensa. Preparación de la documentación necesaria para los medios de comunicación y su atención

tanto previa como durante el acto.

Notas de protocolo. Remisión de la información protocolaria correspondiente a los principales

protagonistas del acto, preferentemente a los invitados de honor, autoridades y anfitriones.

Ejecución. Desarrollo del acto

PARTES DEL ACTO PROTOCOLARIO (desarrollo).

Independientemente del tipo de acto, la estructura que sigue la organización de un acto suele dividirse

en las siguientes partes:

Recibimiento de los invitados. Será realizado por el anfitrión. Se encarga de dar la bienvenida,

agradecer la asistencia y les indica el lugar donde deben situarse.

Ordenación de los asistentes. Pude tener diferentes graduaciones en función del tipo de acto, pero

siempre debe haberla, aunque sea en su mínima expresión.

Explicación de los objetivos del acto (y visita si procede). Será el anfitrión quien realice esta tarea,

aunque también puede realizarla alguien de su equipo de trabajo.

Ejecución del hecho que lo motiva. El acto en sí mismo.

Discurso del anfitrión e invitado (s) de honor. Forma parte del llamado “acto institucional”. El orden

de los discursos comienza con el anfitrión y finaliza con el invitado de mayor rango

Encuentro entre anfitrión e invitados. (aperitivo, comida, cóctel, bufé…). Es un momento que siempre

debe existir en la planificación de cualquier tipo de acto. La finalidad es que anfitrión e invitados tengan

un tiempo distendido para conversar y saludarse.

Despedida. “Despide quien recibe”. Nunca debe despedir un cargo inferior al que recibió. Por ejemplo,

si el Presidente de una empresa recibe a sus invitados, la despedida no puede ser realizada por el

director de departamento o adjunto de dirección.

Estas son todas y cada uno de las fases que contiene organización de un acto protocolario. Según las

necesidades y tipo de acto cada cual tiene que saber aplicar las fases que son necesarias.

3. TIPOS DE PRESIDENCIAS EN LOS ACTOS PROTOCOLARIOS.

Al configurar las presidencias hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

La presidencia es el puesto de mayor honor. Le corresponde a la persona que organiza y dirige

el acto (anfitrión).

El lado derecho es el lugar de honor, después de la presidencia.

La presidencia corresponde al máximo representante, aunque se puede ceder a personalidades

y autoridades o invitados de honor ( en los casos de cesión de presidencia a autoridades habrá

que tener en cuenta lo dispuesto por el RD 2099/1983). La cesión de una presidencia por parte

de un anfitrión a otro invitado en virtud de su más alto rango constituye en protocolo el mayor

ejercicio de cortesía.

Art. 4, capítulo 1 del R.D.” Los actos serán presididos por la autoridad que la organice. En caso de que

dicha autoridad no ostentase la presidencia, ocupará lugar inmediato a la misma.”

Tipos de presidencias:

Presidencia de pie: propia de actos al aire libre o en locales cerrados que sean breves. Se utiliza en

recibimientos oficiales y recepciones. El orden de precedencia es lineal: primero el nº 1, segundo el

número 2, y así sucesivamente.

Presidencia sentada. Propia de actos que tienen una duración de más de treinta minutos y que son más

formales. Utiliza el sistema de alternancia; es decir, en el centro la persona que preside y el resto se van

colocando a derecha e izquierda respecto de quien preside (entrega de premios).

Presidencia par: cuando el número de personas que componen la presidencia es par (2, 4, 8). Suele darse

con doble presidencia, pero no necesariamente consortes.

Presidencia impar: solo una persona preside y el número de personas en la presidencia es impar (3, 5,

7, 9). Se recomienda no superar las 9 personas en este tipo de presidencia.

Doble presidencia: cuando la persona que preside va acompañada de su consorte o cónyuge.

Sistemas de colocación de las presidencias:

Ejemplo:

Presidencia inglesa: las personas que presiden la mesa se sientan a los extremos de esta.

Presidencia francesa: las presidencias se colocan en el centro de los extremos largos de la mesa.

Presidencia sistema mixto: es una combinación de los dos anteriores, se utiliza cuando hay varios

invitados de importancia. Se establecen una serie de presidencias (cuatro generalmente), que suelen

corresponder a los anfitriones y los invitados de honor.

Las falsas presidencias en las mesas: cuando se organizan banquetes multitudinarios existen varias

mesas en las que hay que situar a los diferentes invitados. En estos casos, el anfitrión debe tratar de que

en cada mesa haya un representante de la entidad anfitriona que ejerza la presidencia. Esta es la forma

de que todos los invitados se sientan bien atendidos.

Normalmente, las presidencias se ordenan de acuerdo con el sistema de alternancia. Es decir, la persona

que preside se sitúa en el centro y de derecha a izquierda, correlativamente, se van situando el resto de

los invitados. De la siguiente forma:

Si el número de personas que componen la presidencia es impar:

Si el número de personas están en la presidencia es par, de los dos del medio, el que está a la derecha

(visto desde atrás) ocupa el primer puesto y el que está a la izquierda el segundo puesto. El resto, en

alternancia de derecha a izquierda.

Si la presidencia estuviera ocupada por invitados con consortes, el que preside y su consorte ocupan los

dos puestos del centro y el resto alternándose de derecha a izquierda de modo que se respete el llamado

“descanso matrimonial” (los matrimonios no deben sentarse juntos).

Este tipo de presidencias es propio de almuerzos o cenas. Imprescindible que una mujer no quede en

los extremos, ni que haya dos mujeres juntas, ni un matrimonio junto, salvo el que preside. En el caso

del gráfico, observamos cómo para cerrar la presidencia con hombres nos hemos visto obligados a

incluir dos personas sin consorte femenino.

Si no fuera posible esta colocación porque todos los invitados vinieran con pareja, no quedaría más

remedio que juntar dos mujeres.

ACTIVIDAD

Los Príncipes de Asturias son invitados un almuerzo que organiza la empresa “X”. Los anfitriones van

a cederles la presidencia (que será presidencia francesa). ¿Cómo quedarían situados en una mesa

rectangular?

Príncipe de Asturias

Princesa de Asturias

Anfitriona

Anfitrión

Invitado

Invitada

1

2

3

4

6

5

4. TIPOS DE MESA

Conocer los distintos tipos de mesa y la colocación de estas es imprescindibles a la hora de llevar a cabo

la organización de un evento. Elegiremos aquella que mejor se adapte a cada acto, según su objetivo

(almuerzo multitudinario, firma de convenios, entrevistas, reuniones, tomas de posesión…), el número

de invitados, el espacio del salón, personas que estarán en la presidencia…

Permite una conversación fluida.

Las presidencias no destacan.

Los invitados se colocan mediante sistema cartesiano, pero a veces

también según el sistema reloj.

Usada en restaurantes para pocos comensales.

No deben superar los 14 comensales.

Usada poco en protocolo.

La más utilizada, junto con la ovalada y la imperial.

Admite presidencias a la francesa y a la inglesa.

Sistema cartesiano y sistema agujas del reloj.

Similar a la rectangular.

Solo admite presidencias a la francesa.

No se usan las cabeceras.

La más usada en protocolo para comidas numerosas con mesa única.

Cabeceras redondeadas, lo que le permite ser utilizadas, así los

comensales pueden tener acompañantes a izquierda y derecha.

Suelen ser usadas con presidencias francesas.

Para sentar todos los comensales en una mesa y resaltar la presidencia.

Nunca se ocupan los extremos.

Tampoco el lado opuesto a la presidencia.

No deben dejarse mujeres en los extremos.

Si se usa entera mesa presidencial no utilizar los

lados internos de los brazos de la “U”.

Igual que la mesa en “U” pero de brazos redondeados a modo de

herradura.

No se usa la zona interna de la herradura.

Mesa rectangular presidencial a la que se le añade un brazo.

No suele usarse para comidas y si para reuniones de negociación.

Mesa presidencial larga con brazos perpendiculares.

Poco utilizada en España.

5. SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN DE LOS INVITADOS

La colocación de los invitados será determinada por el anfitrión. En

los actos oficiales (asistencia de autoridades) se debe tener en cuenta lo dispuesto por el RD 2009/1983,

mientras que en los actos no oficiales, el anfitrión puede disponer a sus invitados según sus propios

criterios.

Cuando no son autoridades, los invitados pueden ser ordenados por varios criterios, siendo el anfitrión

el que decide cuál utilizar. Para ello debe conocer unos criterios generales de ordenación, que son los

siguientes:

Las señoras tienen precedencia frente a los caballeros.

La mujer tiene la misma precedencia que el marido, excepto en los casos en los que la mujer

ocupe un cargo importante.

La persona de mayor edad tiene precedencia sobre la de menos edad.

Si es un acto de homenaje, la persona homenajeada tiene precedencia sobre los demás,

independientemente de la edad y el sexo.

Las personas de mayor cargo o relevancia se sitúan a la derecha del anfitrión. En caso de igual

rango, se da prioridad a los extranjeros frente a los nacionales.

Sistema cartesiano o en equis

Se utiliza para las comidas en mesa imperial y redonda pudiéndose aplicar tanto la presidencia francesa

como la inglesa. La primera presidencia se sitúa frente a la puerta de acceso de invitados. La segunda,

frente a la primera presidencia. El resto de invitados se sitúa alternativamente de derecha a izquierda

de cada una de las dos presidencias, colocándose primero las derechas (de ambas presidencias) y luego

las izquierdas (también de ambas presidencias)

A la derecha del anfitrión sentaremos a la señora

del invitado más importante, y a la derecha de la

anfitriona al señor del matrimonio más

importante. a continuación, el segundo

matrimonio en importancia, y sentaremos a la

mujer a la derecha del anfitrión y al marido a la

izquierda de la anfitriona. Tercer matrimonio, el señor en el segundo puesto por la derecha del anfitrión

y señora en el segundo sitio por la derecha de la anfitriona. Seguiremos así sucesivamente sentado a

derecha y a izquierda de los anfitriones e intercalando hombre y mujeres.

Sistema de las agujas del reloj

Se aplica también a la mesa imperial (tanto en presidencia

francesa como inglesa). Por este sistema primero se colocan la

derecha e izquierda de la primera presidencia y luego los de la

segunda, siguiendo el sentido de las agujas del reloj

ACTIVIDAD

La empresa Estrío S.A. ofrece una cena para comunicar sus inversiones en un país extranjero. Los

invitados son los siguientes:

Eligio Rois (Alcalde)

José Muñoz (Ministro)

Andrés Cordel (Embajador)

Javier Estrío (Estrío SA, anfitrión)

Marc Pons (Consejero)

Manuel Rosela (Director General)

Indica el tratamiento que les corresponde.

Establece el orden de precedencia, teniendo en cuenta el factor anfitrión que cede la presidencia.

Organiza a los invitados utilizando el sistema cartesiano de doble presidencia. El sistema cartesiano de

presidencia única.