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APLICACION DEL MODELO DE PLANEACION DE HAZAN OZBECKHAN PARA RESOLVER LA PROBLEMÁTICA DE UN SISTEMA. 1
CIRILO GABINO LEON VEGA, MA. ELENA ACEVEDO MOSQUEDA, SALVADOR SAUCEDO FLORES, LOPEZ GARCIA IVAN
Instituto Politécnico Nacional
Mesa 12: Métodos de Investigación DETERMINACION DE LA PROBLEMATICA DE UN SISTEMA
RESUMEN
El Modelo de Planeación de H. O., consta de cinco etapas, la primera es la proyección
de referencia en la cual se detectó la problemática del sistema utilizando las técnicas Kawakita
– Jiro (TKJ), jerarquización analítica así como el principio de Pareto. Todo este proceso permitió
detectar diez problema relevantes a los cuales se les identificaron sus causas utilizando las
técnicas de Ishikawa y TKJ.
La segunda etapa es la de planeación normativa, en el cual se plantearon los objetivos y
metas del sistema (revista) en función de la Ley Orgánica del IPN.
La tercera etapa es de planeación estratégica, en la cual se planteó cómo dar solución a
los problemas detectados.
La cuarta etapa es la planeación organizacional, en la que se propuso un organigrama
para mejorar el funcionamiento del sistema a través del cual se proponen recursos humanos,
físicos, financieros y materiales para lograrlo.
En la última etapa que es la de evaluación, permitió conocer lo que es factible hacer en
la planeación propuesta y, además, qué es lo que hay que reconsiderar y agregar para lograr
las metas y objetivos propuestos.
Tendencias y Futuro Lógico
Encontrados los problemas y las causas de los diez problemas mas importantes del
sistema de edición de la revista Científica lo cual se determinó en la primera fase del modelo de
Hazan Ozbeckhan, Fig.1, se procedió a analizar la tendencia y el futuro lógico, lo cual nos
permite reflexionar en la pregunta que salta de inmediato: ¿Qué pasaría si no se resuelven los
1 .- Ponencia presentada en el “VI Congreso Nacional y Primero Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas, Paradigmas emergentes de la administración en las sociedades del conocimiento”; ACADEMIA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS – IPN ; México, D.F., abril 24 al 26 del 2002. ESIME ZACATENCO, TEL: 57296000 EXT.54519,54520; TEL: 57540757, [email protected]; ESIME ZACATENCO, [email protected]
problemas principales?, y la respuesta fue obvia pues de no hacerlo jamás se cumplirían los
objetivos y las metas propuestas, es decir, se trabajaría voluntaria y desordenadamente sin
calendario de actividades y de metas provocando esfuerzos repetitivos. Los problemas no se
resolverían con oportunidad sino en el momento de las presiones, la desorganización habría
sido cada vez mayor a medida de que fueran aumentando los problemas. Aunque hubiera mas
personal, éste no sabría por donde empezar y terminaría por desmotivarse completamente, sin
importar que se contara con todos los recursos financieros, físicos y materiales.
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PLANEACION NORMATIVA
En esta fase del proceso de planeación se definen con precisión los fines que persigue
el sistema en función de su misión2 correspondiente. La misión se define como la razón de ser
del sistema; con base a este concepto se derivan las siguientes preguntas.
Objetivo de la revista Científica?
La Escuela Nacional de las Artes y Oficios se crea en la época del Presidente Benito
Juárez, misma que en 1916 se convierte en Escuela Práctica de Ingenieros Mecánicos
Electricistas. Posteriormente, se funda el IPN, y la EPIME pasa a formar parte del mismo como
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PROYECCION DE REFERENCIA
PLANEACION
¿Cuál es el sistema y sus tendencias
Problemática¿Qué?
(Técnica TKJ)
Tendencias¿Hacia dónde?
FuturoLógico
DiseñoOrganizacional
¿Con qué?
Diseño Estratégico¿Como?
(Diagrama de Ishikaway Jerarquización
analítica)
Diseñode fines
¿Hacia dónde?
Evaluación
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Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica. Como se puede notar la organización
estructural que la ESIME ha tenido desde sus orígenes nos indica las diferentes necesidades y
propósitos de los gobiernos de cada época en lo referente al conocimiento y desarrollo
tecnológico, que es consecuencia de la investigación científica básica y aplicada. Por esta
razón en la Ley Orgánica del IPN publicada en el Diario Oficial de la Federación del martes 29
de Diciembre de 1981, en su ‘Capítulo 4’, apartados XIII y XVII, establece:
• Promover, editar obras que contribuyan a la difusión de la cultura y el conocimiento
científico y tecnológico.
• Promover el intercambio científico, tecnológico con instituciones educativas y
organismos nacionales, extranjeros e internacionales.
Los investigadores de la ESIME han divulgado sus trabajos por los diferentes medios de
comunicación que existen, con el propósito de que sean útiles a la sociedad, puesto que si las
investigaciones no coadyuvan al desarrollo tecnológico, éstas no tienen razón de ser.
Por lo tanto la revista Científica de la ESIME tiene como objetivo: propiciar y divulgar la
investigación nacional e internacional que coadyuve al desarrollo tecnológico. La revista
Científica es también una herramienta para los profesores y alumnos que les permite orientar
sus actividades hacia la investigación, ya que sin éstas, la formación de un profesionista es
incompleta. Por esta razón el contenido de la revista se constituye en su mayoría por artículos
de investigación, y ésta debe ser registrada como revista de investigación por organismos
nacionales e internacionales competentes, tales como el SCI y el CONACyT.
Penetración al mercado
El público consumidor se encuentra entre los alumnos, profesores, investiga- dores de
las instituciones educativas, colegios, asociaciones, egresados, profesionistas, etc., tanto
nacionales como internacionales que estén involucrados en las áreas de electromecánica
(acústica, bioelectrónica, computación, comunicaciones, eléctrica, electrónica, mecánica,
robótica y ramas afines), ciencias básicas de la ingeniería (circuitos eléctricos, circuitos
electrónicos, electromagnetismo, física, matemáticas, química, ,etc.), Ingeniería en Sistemas,
Educación y materias complementarias delimitadas por la currícula de la ESIME (tales como
economía, humanidades, etc.) Para penetrar en este mercado es necesario convencer a los
clientes que el producto: Científica, es una revista en la cual se publican los avances de las
investigaciones nacionales e internacionales. Por lo tanto, estos artículos tienen que ser
inéditos y refereados por investigadores de alto prestigio, nacionales e internacionales, y
además de que el Consejo Editorial debe estar constituido por investigadores de este tipo.
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Recursos humanos adecuados para laborar en la revista
Las personas que laboren en la revista deben tener conocimiento general de todo el
sistema, para que en un momento dado puedan asumir su rol con facilidad, ser las más
capacitadas, con iniciativa, imaginación y responsabilidad en el cumplimiento de sus metas y
objetivos, para así tomar decisiones en sus correpondientes funciones para la solución rápida
de los problemas.
En cuanto a su comportamiento es necesario que tengan confianza en sí mismas y en
sus compañeros, facilidad de comunicación entre ellos, capacidad de formar grupos de trabajo,
espíritu de solidaridad personal y de trabajo, disponibilidad de enseñar el funcionamiento del
sistema a los nuevos integrantes. Es importante también atender a los clientes con respeto y
cortesía, a quienes les deben proporcionar información detallada; entre otras cosas deben
cuidar su presentación personal en la inteligencia de que son representantes de la revista y que
se requiere convencer a futuros clientes de que el producto es útil y de alta calidad.
Campo de acción y competencia
En México no existe una revista de investigación del área Electromecánica y ramas
afines, registrada en el Indice de Revistas Mexicanas de Investigación Científica y Tecnológica.
Sin embargo hoy en día existen 61 revistas de investigación de otras áreas registradas en el
CONACyT, no obstante existen muchas en los paises industrializados, con los cuales la revista
Científica tiene que competir, dentro de un mundo cada vez más interrelacionado por los
medios de comunicación, como lo es la internet; por lo que nuestra revista para ser competitiva
debe cumplir con los requisitos que establecen instituciones nacionales e internacionales para
ser evaluada y reconocida por las mismas.
En función de lo anterior la misión de la revista Científica se elabora conjugando los
cuatro aspectos anteriores y se establece como sigue:
MISION
Constituirse en uno de los mejores mecanismos para propiciar y divulgar la investigación
nacional e internacional en el área electromecánica y ciencias afines, contando para ello con
personal eficiente, comprometido y con capacidad de trabajo grupal.
Esta misión servirá como una guía permanente de las acciones de la mejora continua
que deben ser llevada a cabo en la búsqueda permanente de la calidad de la revista Científica.
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PLANEACION ESTRATEGICA PARA LOS PROBLEMAS DETECTADOS
Una vez ordenados los problemas de mayor a menor de acuerdo con el principio de
Pareto, se toman en cuenta los diez primeros problemas detectados por el grupo
Administración, dentro de los cuales se encuentran contenidos los tres primeros considerados
por el grupo Comité Editorial . Estos problemas son los siguientes:
1.- Falta de financiamiento
2.- Falta de motivación a los investigadores
3.- Falta de motivación del Coordinador General al personal
4.- Administración inadecuada
5.- Falta de capacitación al personal
6.- Falta de apoyo por parte de la autoridades
7.- Falta de divulgación y distribución
8.- Falta de un plan comercial
9.- Falta de calidad en los artículos
10.- Falta de colaboración del Comité y Consejo Editorial
Posteriormente a estos problemas se les detectaron sus causas, utilizando la técnica de
Ishikawa como se estableció anteriormente.
Enseguida se planteará la solución de estos problemas considerando sus causas
detectadas y enfocadas a alcanzar los propósitos planteados en la misión definida
anteriormente.
1.- Falta de financiamiento
Se debe elaborar un plan de financiamiento en el que se contemple campaña de
suscripciones,venta de ejemplares, gestión de recursos monetarios, propuestas que permitan
eliminar trámites burocráticos para la obtención de financiamientos de la escuela,el IPN y otras
instituciones, así como buscar alternativas para que la revista tenga menor costo sin el demérito
de su calidad. Las actividades que se tengan que realizar se llevarán a cabo mediante una
calendarización rigurosa.
2.-Falta de motivación a los investigadores
Fomentar un programa para que los investigadores nacionales e internacionales
conozcan la revista, y se interesen en escribir en la misma. Para esto es necesario tener una
relación de ellos con el propósito de darles a conocer los objetivos e invitarlos a que colaboren
con sus artículos. Además la revista debe estar registrada por las instituciones evaluadoras
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nacionales e internacionales, tales como el CONACyT y el SCI; ya que de esta manera los
investigadores se motivan porque sus trabajos tendrán alta puntuación para sus promociones
correspondientes.
3.- Falta de motivación del Coordinador General al personal
En este problema es necesario partir de la premisa de que los recursos humanos son
los más importantes para toda empresa. Por esta razón, es necesario que el personal al
ingresar a trabajar en la revista se le informe cómo está conformado el sistema y cuál es su
funcionamiento, así como las interrelaciones que tiene con el exterior (autoridades de la ESIME,
del IPN e instituciones públicas y privadas nacionales e internacionales), para que de esta
forma conozca la importancia y necesidad de su trabajo. Habrá que reconocerles e
incentivarlos en sus tareas para que las realicen con eficiencia y eficacia, estar pendientes de
sus problemas personales y establecer una comunicación permanente con ellos, así como
propiciar el desarrollo de su iniciativa e imaginación.
4.- Administración inadecuada
La herramienta de una administración adecuada es tener un sistema administrativo
eficiente que permita resolver los problemas con racionalidad, es decir, que no se hagan
esfuerzos innecesarios sino los adecuados para resolverlos con oportunidad. Para ello es
necesario entre otras acciones: contar con un manual de procedimientos de revisión (para la
elaboración de la revista), tener y controlar un archivo adecuado, tener un directorio actualizado
(de investigadores, clientes, asociaciones, colegios, empresas e instituciones), recabar
artículos, dar a conocer la revista, vender anuncios, suscripciones y ejemplares, y establecer las
necesidades de personal en función de las actividades a realizar.
5.- Falta de capacitación al personal
La capacitación es indispensable en toda organización, por esta razón es necesario
proporcionarla a los alumnos de servicio social tomando en considera-ción que estarán por un
semestre, a los alumnos del PIFI y tesistas que estarán por
un año, así como al personal administrativo.
La capacitación consistirá en que el personal conozca todo el proceso de la elaboración
de la revista, los objetivos y metas, además de las actividades que cada quien desempeñará;
así como impartirles cursos relacionados con sus actividades y desarrollo personal para un
mejor desempeño de sus funciones correspondientes.
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6.- Falta de apoyo por parte de las autoridades
El proyecto de la revista surge en la Subdirección Académica de la ESIME-Zacatenco,
como consecuencia lógica de la necesidad de dar a conocer los trabajos de divulgación,
técnicos e investigación de la Escuela, así como los avances de investigación que se
desarrollan en otras instituciones del globo terráqueo. Con base a esta necesidad se propuso a
las cuatro unidades de la ESIME su creación, para que fuera un proyecto de la Escuela. Sin
embargo, no se ha logrado que los directores de las unidades estén convencidos del mismo.
Por lo cual es necesario realizar reuniones periódicas con ellos, para informales en que
consiste el proyecto, convencerlos de la importancia del mismo y de la premisa que tiene la
Escuela de relacionarse con instituciones nacionales e internacionales que tengan actividades
de investigación; para así coadyuvar al desarrollo tecnológico, que es una de las razones de ser
de toda institución educativa.
7.- Falta de divulgación y distribución
Es necesario desarrollar un plan que contemple actividades de divulgación y distribución
hacia el interior de la Escuela , del IPN, las asociaciones, los colegios, las empresas y hacia las
instituciones nacionales e internacionales. En lo referente a la divulgación, se requiere hacerla
por los diferentes medios de comunicación (teléfono, fax, prensa, radio, televisión, congresos,
conferencias, posters, trípticos, ejemplares de obsequio, etc.), aprovechando fundamentalmente
las publicaciones que existen en el IPN y su canal 11 de televisión, así como realizar convenios
con instituciones públicas nacionales e internacionales para su divulgación. Por otra parte es
indispensable tener un calendario de actividades eficiente que permita tener lista toda la
infraestructura de distribución (personal, oficios, vehículos, sobres, timbres, etc.) para que la
revista sea distribuida inmediatamente y llegue al cliente con oportunidad.
8.- Falta de un plan comercial
Un plan comercial debe contemplar la venta de suscripciones, ejemplares y anuncios a
las instituciones nacionales e internacionales públicas y privadas (empresas, escuelas, colegios,
asociaciones, etc.). Para lograrlo es necesario que exista previamente una eficiente y eficaz
divulgación para que una vez convencidos los directivos de que nuestro producto es de alta
calidad, tanto en la presentación como en el contenido, se puedan realizar convenios con ellos
para las ventas correspondientes, utilizando todos los medios de comunicación existentes.
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9.- Falta de calidad en los artículos
Este problema se refiere a que en los primeros números los artículos publicados algunos
no son inéditos o no son de investigación. La razón de esta situación se debe a que los
investigadores no tienen interés en publicar sus trabajos en la revista, ya que ésta no está
registrada por los organismos nacionales e internacionales como son el CONACyT y el SCI. Por
otra parte, es prioritario establecer procedimientos adecuados para la gestión de artículos, para
ello es necesario el tener una relación de investigadores nacionales e internacionales más
destacados en las áreas establecidas, a quienes se les hará llegar la invitación y ejemplares
para convencerlos a que participen. Para tener calidad en los artículos es necesario que la
revista de investigación tenga reconocimiento por parte de las instituciones nacionales e
internacio- nales, con el propósito de que los investigadores se interesen. Sin embargo antes de
tener reconocimiento, es prioritario establecer procedimientos adecuados para la gestión de
artículos por lo cual es indispensable tener una relación de los investigadores más destacados
a quienes se les haga la invitación, se les de a conocer la revista y convencerlos de participar
en ella.
10.- Falta de colaboración del Comité y Consejo Editorial
Para tener mayor colaboración de parte del Comité y Consejo Editorial, es necesario
definir las funciones específicas de cada uno, y establecer mecanismos de comunicación para
tenerlos bien informados de los objetivos y metas de la edición de la revista.
La siguiente fase del modelo de Hazan Ozbeckhan, trata de la Planeación
Organizacional en la cual se proponen los recursos con los que se dará solución a los diez
problemas considerados.
PLANEACION ORGANIZACIONAL PARA LOS PROBLEMAS DETECTADOS
En la Planeación Organizacional se consideran los recursos necesarios para dar
solución a los diez problemas mencionados. En la Fig.2 se propone el organigrama del sistema
con el cual se pretende el funcionamiento eficiente y eficaz que permita optimizar los
procedimientos de cada uno de los subsistemas, en consecuencia se tendrá la racionalización
de los recursos humanos, físicos, materiales y financieros. En este organigrama se proponen
los siguientes subsistemas Dirección, Coordinación; cuatro departamentos (Administración,
Relaciones Públicas, Informática y Edición); Comité Editorial, Consejo Editorial así como el
Comité de Refereo y la Junta Interna.Se observa en el organigrama que los subsistemas se
comunican entre sí; esto es con el propósito de que la información y el apoyo que cualquier
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subsistema requiera de otro, lo pueda obtener directamente. Los subsistemas proporcionarán
los recursos con los cuales se solucionarán los problemas mencionados.
1. Falta de financiamiento
A través del Departamento de Relaciones Públicas se reforzará la venta de
suscripciones, ejemplares y anuncios a las instituciones ( empresas, asociaciones, colegios,
tecnológicos, universidades, etc.) que se relacionen con la ingeniería electromecánica, ciencias
básicas para la ingeniería, ingeniería de sistemas así como del área de educación. Para
lograrlo se tendrá una relación de estas instituciones a las cuales se les hará la invitación por
correo electrónico, servicio postal, fax, teléfono, etc.
La Dirección y la Coordinación programarán el fortalecimiento de relaciones con las
autoridades de la Ecuela y del IPN para gestionar los recursos necesarios con la rapidez
requerida.
La dirección de la revista convocará a los directores de las unidades de la ESIME, para
convencerlos de la importancia de la revista y lograr que las unidades aporten cierta cantidad
monetaria para la edición de la misma.
La Dirección hará una propuesta a los directores de las unidades de la Escuela para
que el 10% de los ingresos de los seminarios de titulación y de otros cursos sean para la
edición de la revista.
2. Falta de motivación a los investigadores
Para lograr la motivación de los investigadores es necesario que la revista esté
reconocida por el Indice de Revistas Mexicanas de Investigación Científica y Tecnológica del
CONACyT, y el SCI, ya que bajo estas cirscuntancias ellos obtienen alta puntuación para sus
promociones correspondientes, las cuales implican para ellos mayores ingresos y
reconocimeinto académico.
Para obtener estos registros se deberán llevar a cabo las siguientes acciones:
- Enfasar la revista, ya que actualmente tiene retraso de cuatro meses
- Formar un Consejo Editorial y un Comité de Refereo con investigadores nacionales e
internacionales de reconocido prestigio
-Revisar el formato para escribir un artículo
-La redacción, el diseño y el formato de la revista debe cumplir con las normas establecidas
-Los artículos de investigación y divulgación deben ser inéditos
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El Departamento de Edición tendrá la tarea de publicar un número por mes para que en
el año 2000 se logre el enfasamiento de la revista. Las causas del retraso son la falta de
artículos y el financiamiento, por lo cual este departamento se encargará de conseguir los
artículos , además de coordinarse con los departamentos correspondientes para obtener el
financiamiento de la misma.
Por otra parte, es necesario informar a los investigadores cuáles son las metas y
objetivos de la revista, quienes han publicado artículos, el número de ediciones hechas, áreas
del conocimiento publicadas, distribución existente, etc. Para lo cual el Departamento de
Edición elaborará una lista actualizada de ellos clasificada por áreas del conocimiento, y así
hacerles llegar la información e invitarles a participar a publicar sus trabajos.
3.- Falta de motivación del Coordinador General al personal
Para motivar al personal administrativo interno, el cual está constituido por una
secretaria (contratada por la ESIME) y alumnos (del servicio social, del PIFI y tesistas). La
Dirección y la Coordinación General llevan a cabo las siguientes acciones:
• Al ingresar, la Dirección y Coordinación les da una calurosa bienvenida en la cual se
convencerán de la importancia de su trabajo en la actividades que se les encomienden
• Se les invita a participar en el Comité Editorial
• Se les hace reconocimientos en convivencias
• Se les apoya con becas del PIFI
• Se les valida su servicio social
• Se registran proyectos referentes a la revista ante la CGPI para que trabajen en ellos
• Se les proporcionan temas para realizar su tesis
• Se les da libertad para que desarrollen su iniciativa e imaginación en las funciones
que les corresponden
• Se realizan reuniones quincenales para informarles de todo el proceso de la revista
• Participan con su opinión en la solución de los problemas
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4.-Administración inadecuada
En la figura III.13 se observa que el sistema se divide en diez partes; siete de ellas
(Dirección, Coordinación, Administración, Informática, Relaciones Públicas, Edición y Junta
Interna) se pretende ubicarlas en el área solicitada de 78.66 m2 Las partes restantes (Comité
Editorial, Consejo Editorial y Comité de Refereo) no requieren una área debido a que los
integrantes de estos órganos son representantes de la ESIME, el IPN o instituciones nacionales
e internacionales.
Los recursos materiales y humanos son muy escasos, y difíciles de obtener, sin
embargo en la medida que la edición de la revista ha venido convenciendo a las autoridades,
ésta ha sido apoyada por ella en la medida de sus posibilidades; por lo que es primordial la
mejora continua de la revista para obtener poco a poco los recursos indispensables para
conformar el organigrama de la figura III.13.
A continuación se establecen los recursos requeridos para operar la
administración de la revista Científica:
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Recursos Materiales Existentes
• Un cubículo de 12.96 metros cuadrados, una computadora con servicio de internet, una
extensión telefónica, dos mesas, cinco sillas , un archivero y material de oficina.
Recursos Materiales que se requieren
• Un área de 78.66 metros cuadrados, seis computadoras con servicio de internet, seis
extensiones telefónicas, seis escritorios con sillones correspondientes, seis archiveros, seis
mesas y doce sillas.
Recursos Humanos Existentes
• Director, Coordinador General, Comité Editorial, Consejo Editorial, Comité de Refereo interno
y externo, 2 alumnos PIFI y 1 alumno de servicio social.
Recursos Humanos que se requieren
• Seis personas con diferentes especialidades para que se hagan cargo de los diferentes
subsistemas:
- Director, Coordinador General, Administrador, Jefe de Relaciones Públicas, Jefe de
informática y Editor.
• Doce alumnos del servicio social, PIFI o tesistas para apoyar cada uno de los funcionarios que
se acaban de mencionar.
Las responsabilidades de cada uno de los funcionarios son las siguientes:
Director.
- Toma las decisiones para que se lleven a cabo las metas y los objetivos planeados
- Analiza las diferentes opciones para solucionar un problema determinado
- Ejecuta o modifica las recomendaciones del Comité y Consejo Editorial
- Representa a la revista en la Escuela, el IPN y ante instituciones públicas y privadas,
nacionales e internacionales.
- Implementa los procedimientos para que el sistema trabaje con racionalidad
- Fortalece las relaciones con las diferentes instituciones para hacer divulgación y
obtener recursos para la revista
Coordinador General.
- Ejecuta las decisiones tomadas por el Director
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- Realiza el seguimiento de las funciones de cada uno de los subsistemas
- Informa al Director de los avances o problemas de cada subsistema
- Auxilia al Director en sus funciones
Administrador.
- Controla la información de todo el sistema de manera sistematizada (entre otros es el
responsable de tener un archivo eficiente y eficaz)
- Gestiona, controla y distribuye los recursos humanos, físicos y financieros para los diferentes
subsistemas
- Analiza los balances de los recursos humanos, físicos y financieros
- Hace un informe de actividades semestral correspondiente, para las autoridadesde de la
Escuela
Jefe de Relaciones Públicas.
- Auxilia a la Dirección y Coordinación General para fortalecer las relaciones con la Escuela, el
IPN y las demás instituciones
- Realiza la venta de ejemplares, suscripciones y anuncios
- Realiza la divulgación de la revista a través de los diferentes medios de comunicación (prensa,
radio, televisión, internet, congresos, exposiciones, medios impresos, etc.) en el ámbito nacional
e internacional
- Se encarga de distribuir los ejemplares a los clientes, también a las instituciones y personas
a las cuales se les dona la revista
- Invita a los investigadores locales, nacionales e internacionales, a que publiquen sus artículos
en la revista
Jefe del Departamento de Informática.
- Se encarga de que exista un sistema automatizado óptimo para controlar la información
- Vigila que se recabe y capture con oportunidad la información generada por el sistema
- Elabora y actualiza la página Web
- Digitaliza (continuamente) los números publicados
- Proporciona información que soliciten los usuarios
- Elabora los informes correspondientes
Editor.
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- Revisa el formato y el diseño de la revista para que exista calidad en su presentación
- Revisa la redacción de los artículos, títulos y anuncios
- Establece y actualiza los manuales de procedimiento de revisión
- Hace la distribución adecuada (estética) de los artículos y anuncios
Junta Interna. Esta se constituye por el Director, la Coordinadora y los jefes de cada uno de los
departamentos, quienes se reúnen los lunes con el propósito de analizar el funcionamiento del
sistema y los subsistemas correspondientes. Se discuten los planes, programas, manuales de
procedimientos, calendarios de actividades así como propuestas de mejora continua del
sistema.
Las funciones del Comité y Consejo Editorial, así como del Comité de Refereo son:
Consejo Editorial. Está constituido por investigadores nacionales e internacionales de
reconocido prestigio como lo establecen los requisitos del CONACyT. Su principal función
consiste en establecer las políticas necesarias para que Científica se convierta y permanezca
como órgano de divulgación de la investigación.
Comité Editorial. Sus actividades están enfocadas en la parte operativa de la revista; está
constituido por el Director, Coordinador General, dos personas por cada unidad de la Escuela y
participantes de la misma y de otras instituciones.
Comité de Refereo Interno y Externo. Están constituidos por investigadores de la ESIME, del
CINVESTAV y de instituciones nacionales e internacionales. Este grupo se encarga de evaluar
los artículos de investigación presentados con el formato correspondiente que tiene la revista.
5.- Falta de capacitación al personal
La capacitación es una de las principales estrategias de la administración. Por tanto,
dejó de considerarse como un gasto, más bien es una inversión. La capacitación la realiza la
Coordinación General a través del Departamento Administrativo a todo el personal,
considerando que la mayoría son alumnos del servicio social, PIFI o tesistas, mismos
que permanecen por periodos cortos.
En la capacitación se seguirán, entre otros, los siguientes pasos:
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• Al ingresar una persona a laborar en la revista se le informa de toda la estructura
administrativa del proceso de edición de la misma
• Si es posible se le rola a diferentes partes de la estructura administrativa con el propósito de
que tenga una idea general práctica del funcionamiento del sistema.
• Se le imparten cursos de redacción y corrección de estilo
• Se le imparten cursos de computación y de redes de comunicación
• Se le imparten cursos de diseño de bases de datos
6.- Falta de apoyo por parte de las autoridades
La Dirección de la revista se encarga de realizar gestiones con los directores de las
unidades de la ESIME y las autoridades del Instituto para obtener recursos financieros y
materiales; así también, para hacer la divulgación de la misma. Para motivarlas es necesario
llevar a cabo las siguientes acciones:
• Publicar artículos inéditos
• Obtener alta calidad en el diseño gráfico
• Obtener alta calidad en la redacción y corrección de estilo
• Obtener alta calidad en el refereo
• Publicar la revista bimestralmente sin retrasos
7. Falta de divulgación y distribución
Al Departamento de Relaciones Públicas se le encarga la divulgación y distribución de la
revista, para lograrlo se hacen las siguientes propuestas:
• Poner la revista en la página web de la internet
•Utilizar los medios de comunicación (correo electrónico, fax, teléfono, medios impresos, radio,
televisión, etc.) para divulgarla
• Promoverla en eventos académicos y científicos (participando con ponencias referentes a la
revista, invitar a los investigadores a publicar sus artículos, mostrar la revista al público
asistente al evento a través de un stand, etc.)
• Promoverla con los egresados de la ESIME y de otras instituciones nacionales e
internacionales de las áreas correspondientes
• Promoverla en las asociaciones, sociedades, universidades, institutos, etc. nacionales e
internacionales que estén involucrados en las áreas que publica la revista
• Digitalizarla para poder enviarla a los usuarios a través del correo electrónico.
• Enviarla a los usuarios, utilizando el servicio postal
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• Hacer un convenio con una compañía distribuidora para que entre en los mercados nacionales
e internacionales
• Hacer relaciones con investigadores, egresados, colegios, asociaciones, sociedades, etc., y
tener todos sus datos para hacerles llegar la revista
• Fortalecer los vínculos con las instituciones nacionales e internacionales
8.- Falta de un plan comercial
El Departamento de Relaciones Públicas deberá realizar campañas permanentes de:
• Suscripciones
• Venta de anuncios
• Venta de ejemplares
• Gestión de ingresos por donaciones a las instituciones nacionales e internacionales públicas y
privadas.
9.- Falta de calidad en los artículos
El Departamento de Edición deberá controlar la calidad en los artículos, haciendo las
siguientes consideraciones:
• Revisar el formato para escribir un artículo
• Revisar el formato para evaluar un artículo
• Tener un Comité de Refereo con investigadores locales, nacionales e internacionales de alto
prestigio
• Mandar a refereo el artículo por lo menos con dos investigadores del área correspondiente
• Si el artículo se debe corregir por los autores, se retorna a los réferis para una segunda
evaluación
• Invitar a los investigadores locales, nacionales e internacionales, a que publiquen sus artículos
en la revista
• Establecer un mecanismo de control para que los artículos que se publiquen sean inéditos
10.- Falta de colaboración del Comité y Consejo Editorial
La Coordinación General elaborará los reglamentos y manuales de procedimientos
correspondientes para las funciones del Comité y Consejo Editorial. Entre otras acciones se
deben contemplar las reuniones mensuales, así como hacerles la propuesta de que cada una
de las unidades de la ESIME deben elaborar un plan de trabajo de acuerdo a las actividades
que se le han asignado.
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EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL MODELO
El objetivo general y los objetivos específicos se lograron con base a las siguientes
consideraciones. Para el objetivo general: analizar la factibilidad de aplicar un modelo de
planeación para la mejora continua del proceso de edición del sistema de la revista Científica;
se realizaron entrevistas con los investigadores especializados en ingeniería de sistemas de la
sección de graduados de la ESIME así también se recabó y consultó la bibliografía
correspondiente de la cual se analizaron algunos modelos de planeación; entro otros los de
Russell Ackoff, George Steiner y Hazan Ozbeckhan, encontrándose que eran factibles de
aplicar; sin embargo se encontró que el modelo de Hazan Ozbeckhan permite detectar
directamente la problemática del sistema de edición de la revista científica en cambio los otros
dos modelos dan por hecho que los problemas ya son conocidos y que el paso siguiente
consiste en aplicar el modelo para darles solución. En cuanto a los objetivos específicos, se
lograron de la siguiente forma: se eligió el modelo de Hazan Ozbeckhan por la necesidad que
tenía el sistema bajo estudio de detectar los principales problemas para el mejoramiento del
mismo; el modelo es factible ya que al definir las herramientas y sus mecanismos se observó
que no existía ninguna dificultad para aplicarlos en las diferentes fases del modelo.
Para detectar la problemática y sus causas participaron dos grupos; el grupo
Administración y el grupo Editorial; en el primer grupo participaron las nueve personas que
estaban involucradas; con ellas se aplicó la técnica TKJ para detectar los problemas de edición
de la revista Científica, obteniéndose un total de setenta y siete que al reclasificarlos quedaron
en veintiuno de los cuales al aplicarles la técnica de jerarquización analítica y el principio de
Pareto quedaron finalmente diez, cuyos porcentajes de la suma de sus importancias absolutas
fueron de aproximadamente del 80% lo que de acuerdo con el principio de Pareto son los
problemas más importantes; los problemas restantes son intrascendentes por lo que no es
necesario dedicar esfuerzos, tiempo y recursos para solucionarlos.
Todo este proceso que se realizó con el grupo Administración también se hizo con el
grupo Editorial; este último detectó veintinueve problemas que al clasificarlos se redujeron a
once y posteriormente a siete de los cuales al obtener sus importancias absolutas y aplicar el
principio de Pareto dio como resultado que de los siete problemas, los tres primeros son los a
los que hay que dar solución; sin embargo, estos problemas ya están contemplados dentro de
los diez problemas más importantes que detectó el grupo Administración; por esta razón se
comenzó a trabajar únicamente con los diez problemas detectados por este grupo; enseguida
se procedió a detectarle sus causas utilizando las técnicas TKJ e Ishikawa.
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En base a todo este proceso se observó que la tendencia del sistema y su futuro lógico,
era el de una mayor desorganización en la medida de querer hacer más actividades por lo que
era imprescindible solucionar los problemas para la mejora continua del sistema.
En la planeación normativa del modelo de Hazan Ozbeckhan se estableció cómo dar
solución a los problemas detectados; para ello se propusieron soluciones para cada uno de
ellos.
En la planeación organizacional se proponen los recursos con los cuales se puede dar
solución a cada uno de los problemas mencionados; además, se propone un organigrama que
permita la mejora continua del sistema como se puede observar en la Fig.2
Este trabajo se limita hasta hacer las propuestas de solución a los diez problemas
detectados lo cual se realizó en la planeación estratégica y en la planeación organizacional; sin
embargo, en la práctica se implementaron acciones que permitieron resolver los problemas
principales y dio como resultado una mejora continua del sistema teniendo como productos
veintidós números de la revista Científica.
Para cerrar el ciclo del modelo de planeación propuesto se recomienda implementar las
acciones propuestas y evaluar su impacto en la problemática detectada; sin embargo, por
razones de tiempo, esta parte no se consideró dentro del presente trabajo de tesis debido a que
su implementación se sale del ámbito de mi influencia administrativa. No obstante, la revista
cuenta ya con una metodología de mejora continua, en la cual se pretende ir mejorando día
con día en el entendido de cada vez alcanzar en mayor grado la misión planeada para ella.
Se concluye que con el modelo de Hazan Ozbeckhan se lograron los objetivos
planteados puesto que el sistema se mejoró continuamente.
Ponencia derivada de la tesis de Maestría con la Especialidad en Administración Pública:
PROPUESTA DE APLICACION DEL MODELO DE PLANEACION DE HAZAN OZBECKHAN
PARA LA MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE EDICION DE LAS REVISTAS DE
INVESTIGACION.
ESTUDIO DE CASO: REVISTA CIENTIFICA.
1er. BIMESTRE DE 1997 AL 6º DEL 2000.
BIBLIOGRAFIA
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