aplikasi lppm ut

User Manual

Aplikasi LPPM – UT

Modul:

Sistem Informasi Penelitian

(Identity)

Universitas Terbuka

2021

Title:

MANUAL USER


Author: Dwi Catur Sapta Lindyarti Release: 19 Februari 2021

Role: Dosen Status: Final

2

Daftar Isi

Daftar Isi ........................................................................................................................... 2

1. Pendahuluan .............................................................................................................. 3

2. Environment .............................................................................................................. 3

3. Skenario Login .......................................................................................................... 6

3.1 Login ................................................................................................................................................................ 6

4. Skenario Transaksi Pengisian Identitas Pengusul ................................................. 7

4.1 Pengajuan Identitas Pengusul ............................................................................................................... 7

4.2 Pengajuan Identitas Mitra .................................................................................................................... 19

Title:

MANUAL USER




3

1. Pendahuluan

Dokumen ini bertujuan untuk menjelaskan kepada user/pengguna mengenai fitur-fitur yang ada pada aplikasi

LPPM UT (Sistem Informasi Penelitian) beserta fungsinya dan juga mengenai tahapan-tahapan yang

diperlukan dalam proses pengajuan usulan, evaluasi dan pelaporan penelitian.

Adapun ruang lingkup dokumen ini meliputi deskripsi dari para pengguna aplikasi, penjelasan terperinci

mengenai fungsi-fungsi yang terdapat di dalam aplikasi LPPM UT serta urutan langkah-langkah yang harus

dilakukan dalam menjalankan proses pelaporan penelitian, dimulai dari proses Login sampai dengan

menghasilkan laporan.

2. Environment

Buttons/tombol-tombol yang akan digunakan dalam panduan ini adalah :

Nama Tombol Cara Penggunaan Deskripsi

Next Klik Menampilkan halaman selanjutnya

Filter Klik Menyaring pengelompokan data untuk

pencarian

Group By Klik Menyaring pengelompokan data

berdasarkan grup untuk pencarian

Favorites Klik Menyaring favorites data untuk pencarian

Add a line Klik Menambah baris data

Defined Klik Selesai melakukan persetujuan penentuan

penelitian

Decline Klik Melakukan penolakan penelitian

Search Klik Pencarian

Creat Klik Menambah data baru

Edit Klik Merevisi data yang sudah ada

Send to

Members

Klik Mengirim request persetujuan ke anggota

Send to Faculty Klik Mengirim request persetujuan ke fakultas

Title:

MANUAL USER




4

Send to

Reviewer

Klik Mengirim request persetujuan ke Reviewer

Send to LPPM Klik Mengirim request persetujuan ke LPPM

Qualified Klik Menyetujui pengajuan data

Qualified Klik Tidak menyetujui pengajuan data

Choose File Klik Memilih file dari PC

Save Klik Menyimpan data file pendukung

Cancel Klik Batal melampirkan dokumen pendukung

Save & Close Klik Menyimpan data sekaligus menutup form

Save & Close Klik Menyimpan sekaligus menambah data baru

Start Evaluation Klik Memulai dan menampilkan form evaluasi

Upload Klik Mengunggah file dalam bentuk gambar atau

dokumen

Previous & Next Klik Menampilkan halaman sebelum dan

selanjutnya

Done Klik Tombol untuk menyetujui evaluasi substansi

Discard Klik Menghapus data

Optimize Klik Untuk mengoptimakan ukuran gambar

Postponed

Approved

Klik Menyetujui penundaan

Reactivated Klik Mengaktifkan kembali pengabdian yang

ditunda

Tabel 1: Tabel Tombol-Tombol Panduan

Title:

MANUAL USER




5

Pesan – pesan berikut akan muncul dalam transaksi, dimulai dengan : I Information – Informasi pemberitahuan tentang status transaksi yang dilakukan. Contoh : “Success, Your request has been submited with number” W Warning – Informasi (suggestion) dari sistem untuk beberapa hal yang berhubungan dengan transaksi. Dapat dilewati dengan menekan tombol Yes Contoh : “Are you sure wants to submit this request?” E Error – Informasi bahwa input trasansaksi yang dilakukan terdapat kesalahan atau kurang informasi yang wajib untuk diinput. Trasaksi tidak dapat dilanjutkan sampai masalah tersebut terselesaikan. Contoh : “Please do some change to submit a request”

Work Instructions

Pada kolom R/O/C/V : “R” = Required (Harus diisi) “O” = Optional (bisa diisi bisa tidak) “C” = Conditional (diisi sesuai dengan kondisi tertentu) “V” = View (Read Only)

Title:

MANUAL USER




6

3. Skenario Login

3.1 Login

Menu ini digunakan untuk masuk kedalam aplikasi LPPM – UT.

Menu Path : Login -> Login

Saat masuk aplikasi LPPM – UT akan tampil halaman Beranda (Home) seperti gambar dibawah ini.

Step 1. Input data Login

Title:

MANUAL USER




7

Saat masuk aplikasi LPPM UT akan tampil halaman Beranda (Home) seperti gambar diatas.

Klik menu Login kemudian klik tombol ‘Login’ untuk masuk ke dalam aplikasi. Maka akan menampilkan

halaman seperti dibawah ini.

Input informasi data Login

Nama Field Deskripsi R/O/C/V Input dari User Comments

Email Email user R Input email

Password Kata sandi R Input kata sandi

4. Skenario Transaksi Pengisian Identitas Pengusul

4.1 Pengajuan Identitas Pengusul

Menu ini digunakan untuk mengisi / input profil data pengusul / peneliti dan pengalaman terkait penelitian

atau non penelitian. Data Identitas Pengusul akan ditampilkan oleh SIMPEG. Dengan syarat Dosen harus

berstatus aktif.

Menu Path : Personal Identity -> My Profile -> Profile Detail

Step 1. Input data Identitas Pengusul – Ketua

Data identitas pengusul dapat diubah / update oleh Peneliti Internal dengan cara klik tombol ‘Edit’, edit field

data yang akan diubah / update. Atau jika ingin membuat data peneliti baru, klik tombol ‘Creat’

Title:

MANUAL USER




8

Setelah selesai mengubah / update dan mengisi semua sub tabulasi dalam form identitas dosen, klik tombol

‘Save’ untuk menyimpan data.

Title:

MANUAL USER




9

Lengkapi data field informasi data identitas pengusul.

Input informasi identitas pengusul (Header) :

Title:

MANUAL USER




10


Researcher Name Nomor Induk Dosen R Automatic form SIMPEG UT (khusus Peneliti Internal UT) *NIP untuk Dosen / Pegawai UT, NIDN/NIDK jika Dosen, NIM jika Mahasiswa **External User Input Manual

NIP Nomor Induk Mahasiswa R

Institution Institusi R

Faculty Fakultas R

Program Study Program studi R

Unit Unit Kerja R

Level Tingkatan R

Profile Type Tipe Profil R

Educational Stage Tingkat Pendidikan R

Functional Position Posisi Fungsional R

Structural Position Posisi Struktural R

NIDN/NIDK/NUP Nomor Induk Pegawai R

Sinta No Id Sinta R

Knowledge Field Bidang Ilmu R

Point Poin R

Place of Birth Tempat lahir R

Date of Birth Tanggal Lahir R

Identity No Nomor KTP R

Email Alamat Email R

Website Alamat Website R

Address Alamat R

Mobile No Nomor Ponsel R

Bank Nama Bank R

Account No Nomor Rekening R

NPWP Nomor pokok wajib pajak R

Reviewer Status

Research Sebagai Peneliti R

Certificate No Nomor Sertifikat R

Community Pengabdian Masyarakat R

Certificate No Nomor Sertifikat R

Step 2. Input tabulasi dalam form identitas pengusul

a. Penelitian

Klik menu Personal Identity -> My Profile -> Researchs, maka akan tampil form Penelitian untuk mengisi

data Penelitian. Data akan ditampilkan oleh Simlitabmas berdasar Histori Peneliti memenangkan Hibah

Penelitian/Pengabdian DRPM. Untuk dapat mengisi / mengajukan usulan penelitian, syaratnya adalah

Peneliti/Dosen tidak mempunyai tanggungan dari penelitian atau pengabdian yang sudah dimenangkan.

Klik tombol ‘Creat’ untuk menambah atau mengisi data Penelitian. Input semua data field dalam form

Penelitian, terutama field yang bersifat mandatory. Setelah selesai mengisi semua field, klik tombol

‘Save’ untuk menyimpan data Penelitian.

Title:

MANUAL USER




11

Input informasi data Penelitian :


Title* Judul penelitian* R Mengisi data informasi

penelitian

Year* Tahun* R

Category Kategori Penelitian R

Scheme Skema penelitian R

Status Status R


Author Position Posisi Penulis R

Source of Fund Sumber Dana R

Fund Descripstion Deskripsi Dana R

Total Fund Total Nilai Dana R

Upload Document Unggah Dokumen R

Verification Status Verifikasi V Auto

b. Pengabdian Masyarakat

Klik menu Personal Identity -> My Profile -> Community Service, maka akan tampil form Pengabdian

Masyarakat untuk mengisi data Pengabdian Masyarakat.

Klik tombol ‘Creat’ untuk menambah atau mengisi data Pengabdian Masyarakat. Input semua data field

dalam form Pengabdian Masyarakat, terutama field yang bersifat mandatory. Setelah selesai mengisi

semua field, klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan data Pengabdian Masyarakat.

Title:

MANUAL USER




12

Input informasi data Pengabdian Masyarakat :


Title* Judul penelitian* R Mengisi data informasi

pengabdian kepada

masyarakat

Year* Tahun* R

Category Kategori Penelitian R

Scheme Skema penelitian R

Status Status R



Source of Fund Sumber Dana R

Fund Descripstion Deskripsi Dana R

Total Fund Total Nilai Dana R

TKT Tingkat Kesiapterapan

Teknologi

R

Location Lokasi Pengabdian R

Par R

Student Jumlah Mahasiswa Yang

Terlibat

R

Supporting Doc Dokumen Pendukung R


c. Artikel Jurnal

Klik menu Personal Identity -> My Profile -> Journal Article, maka akan tampil form Jurnal untuk mengisi

profil Artikel Jurnal.

Title:

MANUAL USER




13

Klik tombol ‘Creat’ untuk menambah atau mengisi data Artikel Jurnal. Input semua data field dalam form

Jurnal, terutama field yang bersifat mandatory. Setelah selesai mengisi semua field, klik tombol ‘Save’

untuk menyimpan data Artikel Jurnal.

Input informasi data Artikel Jurnal :

Title:

MANUAL USER




14


DOI Url* Url DOI R Mengisi data informasi Jurnal

Article Title* Judul Artikel R

Journal* Jurnal R

Publisher* Penerbit R

ISSN Jenis Publikasi R

Typologi Journal Tipologi Jurnal R

Category Journal Kategori Jurnal R

No of Authors Jumlah Penulis R

Author Position* Posisi Penulis R

Afilliates Keanggotaan R

Publish Date Tanggal Publikasi R

Volume Volume R

Issue Issue R

Start Page Halaman Awal R

End Page Halaman Akhir R

URL URL R

Status Rewards Status Penghargaan R

Status Seminar Status Seminar R

Img Journal Cover Gambar Jurnal R

Img Article Halaman Artikel R

Img Rating Peringkat R


d. Hak Kekayaan Intelektual (HKI)

Klik menu Personal Identity -> My Profile -> Intellectual Property Rights, maka akan tampil form

Intellectual Property Rights untuk mengisi profil Hak Kekayaan Intelektual.

Klik tombol ‘Creat’ untuk menambah atau mengisi data Hak Kekayaan Intelektual. Input semua data field

dalam form Hak Kekayaan Intelektual, terutama field yang bersifat mandatory. Setelah selesai mengisi

semua field, klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan data Hak Kekayaan Intelektual.

Title:

MANUAL USER




15

Input informasi data HKI :


IPR No* Nomor HKI R Mengisi data informasi HKI

Date Tahun R

Title* Jenis HKI R

IPR Type* Nomor Pendaftaran R

No of Authors Sumber HKI R

Author Position* Nomor HKI R

Registration No URL R

IPR Source Dokumen Pendukung R

URL URL R

Reward Date Tanggal Penghargaan R

Reward No Nomor Penghargaan R

1st Author Status Status Penulis ke-1 R

1st Author Name Nama Penulis ke-1 R

Img HKI Gambar HKI R


e. Prosiding

Klik menu Personal Identity -> My Profile -> Proceedings, maka akan tampil form Prosiding untuk mengisi

profil Artikel Prosiding.

Klik tombol ‘Creat’ untuk menambah atau mengisi data Artikel Prosiding. Input semua data field dalam

form Prosiding, terutama field yang bersifat mandatory. Setelah selesai mengisi semua field, klik tombol

‘Save’ untuk menyimpan data Artikel Prosiding.

Title:

MANUAL USER




16

Input informasi data Artikel Prosiding :


Title* Judul R Mengisi data informasi prosiding

Journal* Nama Jurnal R

Year* Tahun R

Proceedings Type Tipe Prosiding R

ISSN ISSN R

Volume Volume R

Start Page Halaman Awal R

End Page Halaman Akhir R



URL Url/Tautan Prosiding R

Location Lokasi R

1st Author Status Status Penulis ke-1 R

1st Author Name Nama Penulis ke-1 R

Img Proceeding Unggah Dokumen Artikel R


f. Buku

Klik menu Personal Identity -> My Profile -> Books, maka akan tampil menu Buku.

Klik tombol ‘Creat’ untuk menambah atau mengisi data Buku. Input semua field data, terutama field yang

bersifat mandatory. Setelah selesai mengisi semua field, klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan data Buku.

Title:

MANUAL USER




17

Input informasi data Buku :


Title* Judul R Mengisi data informasi buku

Is Chapter Tahun Terbit R

Chapter Title ISBN R

Year* Jumlah Halaman R

Publish Date Nama Penerbit R

ISBN Kategori Buku R

E-ISBN Peran Penulis R

No of Page* URL R

Publisher* Unggah Buku R

Category Kategori Buku R



URL Url/Tautan Buku R

1st Author Status Status Penulis ke- 1 R

1st Author Name Nama Penulis ke- 1 R

Img Book Unggah Sampul Buku R


Title:

MANUAL USER




18

g. Media

Klik menu Personal Identity -> My Profile -> Media, maka akan tampil menu Media.

Klik tombol ‘Creat’ untuk menambah atau mengisi data Media. Input semua field data, terutama field

yang bersifat mandatory. Setelah selesai mengisi semua field, klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan data

Media.

Input informasi data Media :


Article Title* Judul Artikel R Mengisi data informasi media

Media* Kategori Media R

Media Type* Tipe Media R

Year* Jumlah Halaman R

No of Authors* Jumlah Penulis R

Author Position* Posisi Penulis R

Publish Date Tanggal Terbit R

Page Halaman R

URL Tautan (Url) R

Status Rewards Status Penghargaan R

Media Cover (pdf) Upload Cover R

Article (pdf) Upload Artikel R

Verification Verifikasi R

1st Author Status Status Penulis ke- 1 R

1st Author Name Nama Penulis ke- 1 R


Title:

MANUAL USER




19

4.2 Pengajuan Identitas Mitra

Menu ini digunakan untuk mengisi profil / identitas mitra dan dokumen mitra yang terlibat dalam penelitian.

Menu Path : Personal Identity -> Mitra → Mitra Profile

Step 1. Input data Identitas Mitra

Klik menu Personal Identity -> Mitra -> Mitra Profile, maka akan tampil menu Mitra. Untuk Input data mitra

baru, klik tombol ‘Creat’ untuk membuat data mitra baru. Maka akan tampil form data mitra. Lengkapi semua

data field, terutama field yang bersifat mandatory, kemudian klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan data mitra

baru.

Data mitra dapat diubah / update dengan cara double klik pada baris data, kemudian klik tombol ‘Edit’. Edit

field data yang akan diubah / update. Setelah selesai mengubah data, klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan

perubahan data.

Input informasi data Identitas Mitra :


Partners* Nama Mitra R Mengisi data informasi Mitra

Year Created Tahun R

Partners Type* Tipe Mitra R

Internal Company Internal Perusahaan R

Detail Detil R

Research Penelitian R

Community Service Pengabdian Masyarakat R

Address Alamat R

City Kota R

Province Provinsi R

Country Negara R

Phone Nomor Telepon R

Url Url/Tautan R

Description Deskripsi R

Active Aktif R

Jenis Mitra PKM : Lembaga , Pemangku kepentingan lokal

Step 2. Upload Dokumen Kemitraan

Klik menu Personal Identity -> Mitra -> Mitra Documents, maka akan tampil menu Daftar Dokumen Mitra.

Klik tombol ‘Create’ untuk membuat data dokumen mitra baru, maka akan tampil form Dokumen Mitra.

Lengkapi semua data field, terutama field yang bersifat mandatory kemudian klik tombol ‘Save’, kemudian

Title:

MANUAL USER




20

klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan Dokumen Mitra. Klik tombol ‘Verification’ untuk mem-verifikasi data

Dokumen Mitra.

Input informasi data Dokumen Kemitraan :


Year Created Tahun Dibuat R Mengisi data informasi upload dokumen kemitraan

Title Judul Dokumen R

Partners* Nama Mitra R

Dovument Type* Tipe Dokumen R

Reference* Referensi R

Start Date* Tanggal Mulai R

End Date* Tanggal Akhir R

Description Deskripsi R

Active Aktif R