aplikasi simpust dalam pengolahan skripsi …/aplikasi...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU
DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya
(A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
ANINTYA OKTARINA PUTRI
D1809007
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
ABSTRAK
Anintya Oktarina Putri, D1809007, 2012. Aplikasi SIMPUST Dalam Pengolahan Skripsi Dan Buku Di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi SIMPUST, cara pengolahan buku dan skripsi, serta kelebihan dan kekurangan pada pengolahannya.
Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta dengan empat metode yakni metode observasi, metode studi pustaka, metode dokumentasi, dan metode wawancara.
Hasil observasi menunjukkan SIMPUST memiliki layanan administrator, operator, dan pengguna (user). Cara pengolahan buku lebih rumit dibandingkan dengan pengolahan skripsi yang lebih efisien dikarenakan data semua mahasiswa sudah ada pada server sehingga kita hanya mencari data yang sudah tersedia. Aplikasi SIMPUST memiliki kelebihan dan kekurangan pada saat memasukkan data buku dan skripsi.
Adapun saran yang penulis sampaikan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu: 1) Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi menunjang sistem otomasi. 2) Barcode rusak/ kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat layanan peminjaman lebih efisien. 3) Kegiatan pergeseran buku (shelving) hendaknya dilakukan secara kontinuitas sehingga memudahkan pengunjung dalam pencarian buku. 4) Membuat pengisian metadata aplikasi SIMPUST yang lebih efisien. 5) Suasana kekeluargaan yang sudah berjalan baik selama ini baik antara pimpinan dengan karyawan maupun sesama karyawan dapat terus dibina agar tercipta suasana kerja yang kondusif yang berujung pada kemajuan perpustakaan. Kata kunci : Aplikasi SIMPUST, input bibliografi, layanan SIMPUST
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL……………………………………………………………. i
HALAMAN PERNYATAAN…………………………………………………... ii
HALAMAN PERNYATAAN………………………………………………….. iii
HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………. iv
HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………….. v
MOTTO…………………………………………………………………………. vi
PERSEMBAHAN………………………………………………………………. vii
ABSTRAK……………………………………………………………………… viii
KATA PENGANTAR………………………………………………………….. ix
DAFTAR ISI……………………………………………………………………. xii
DAFTAR BAGAN……………………………………………………………... xv
DAFTAR TABEL……………………………………………………………… xvi
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………. xvii
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………….. xix
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang………………………………………….. 1
1.2 Rumusan Masalah………………………………………. 2
1.3 Tujuan Penulisan………………………………………… 3
1.4 Metode Pengumpulan Data……………………………... 4
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka………………………………………… 6
2.1.1 Teknologi Informasi……………………………… 6
2.1.2 Aplikasi…………………………………………… 7
2.1.3 Perlengkapan Pendukung Aplikasi……………….. 7
2.1.4 Fitur Aplikasi Perpustakaan……………………… 8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiii
2.1.5 Aplikasi SIMPUST………………………………. 13
2.2 LANDASAN TEORI…………..……………………….. 14
2.2.1 Pengertian Perpustakaan…………………………. 14
2.2.2 Fungsi Perpustakaan……………………………… 14
2.2.3 Perpustakaan Perguruan Tinggi…………………… 15
2.2.4 Otomasi Perpustakaan…………………………….. 17
2.2.5 Komponen Otomasi Perpustakaan………………… 18
2.2.6 Software Perpustakaan……………………………. 19
BAB III. GAMBARAN UMUM INSTITUSI
3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta……………………………… 20
3.2.1 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi……………………. 22
3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta……………………………… 25
3.4 Personalia…………………………………………………. 27
3.5 Koleksi Perpustakaan……………………………………... 29
3.6 Pengguna Perpustakaan…………………………………… 32
3.7 Persyaratan Menjadi Anggota…………………………….. 33
3.8 Hak Anggota……………………………………………… 34
3.9 Gedung dan Fasilitas……………………………………… 34
3.10 Peraturan dan Tata Tertib…………………………………. 37
3.11 Sanksi-Sanksi……………………………………………… 39
3.12 Pelayanan Administrasi…………………………………… 39
3.13 Pelayanan Teknis…………………………………………. 39
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST……………………………… 45
4.1.1 Administrator………………………………………... 46
4.1.2 Operator……………………………………………… 47
4.1.3 Pengguna (User)……………………………………. 50
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiv
4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST
……………………………………………………………. 53
4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam
Aplikasi SIMPUST ……………………………………… 65
4.3.1 Langkah-langkah Penyimpanan Skripsi…………….. 65
4.3.2 Langkah-langkah Pengolahan Skripsi……………… 66
4.4 Kekurangan dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku dan
Skripsi……………………………………………………… 77
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan………………………………………………… 79
5.2 Saran………………………………………………………. 81
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang semakin cepat dewasa ini mendorong
perpustakaan untuk berkreasi dan berinovasi menciptakan suatu aplikasi
untuk mengatur segala proses yang ada di dalam perpustakaan. Kini metode
pencatatan secara tertulis dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan sudah
tergantikan dengan kemajuan teknologi di era globalisasi ini sehingga para
ahli Teknologi Informasi berlomba-lomba untuk membuat aplikasi demi
mempermudah proses temu balik informasi di perpustakaan. Pada dasarnya
aplikasi perpustakaan memiliki fungsi untuk mengatur segala proses yang
ada dalam perpustakaan. Beberapa layanan yang harus ada dalam aplikasi
tersebut antara lain pencatatan buku, pendaftaran anggota, proses
peminjaman dan pengembalian.
Kita ketahui bahwa salah satu hal yang menjadi kunci keberhasilan
perguruan tinggi yakni kemampuan memberikan layanan dan informasi
yang terbaik kepada pemakainya. Untuk itu Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) menerapkan sistem pelayanan terbuka
(opened acces), dimana pengguna dapat langsung mengakses informasi.
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menerapkan Sistem
Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUST) yang berbasis komputer
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
LAN (Local Area Network) untuk memberikan pelayanan informasi secara
tepat dan akurat. SIMPUST merupakan jaringan terpadu yang
memungkinkan pengguna tidak harus datang ke perpustakaan untuk
mendapatkan informasi pustaka yang diperlukan, namun demikian untuk
proses peminjaman dan pengembalian masih tetap dilakukan di
perpustakaan. Seiring berjalannya waktu Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta akan selalu berbenah untuk meningkatkan
pelayanan dan penyajian informasi dengan cepat dan akurat sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi.
Dalam pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa Aplikasi
SIMPUST sangat penting untuk membantu kegiatan perpustakaan di era
digital sehingga penulis tertarik untuk membuat Tugas Akhir dengan judul
“APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN
BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Apa saja layanan yang terdapat dalam SIMPUST?
1.2.2 Bagaimana langkah-langkah pengolahan buku dalam aplikasi
SIMPUST?
1.2.3 Bagaimana langkah-langkah penyimpanan dan pengolahan skripsi
dalam aplikasi SIMPUST?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
1.2.4 Apa saja kekurangan dan kelebihan dalam pengolahan buku dan
skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta?
1.3 Tujuan Penulisan
1.3.1 Untuk menyebutkan layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi
SIMPUST di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta.
1.3.2 Untuk menjelaskan langkah-langkah pengolahan buku dalam
aplikasi SIMPUST.
1.3.3 Untuk menjelaskan langkah-langkah penyimpanan dan pengolahan
skripsi dalam aplikasi SIMPUST.
1.3.4 Untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dalam pengolahan
buku dan skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan dari tanggal 15
Februari sampai dengan 14 April 2012, bertempat di UPT Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto
Kasihan, Bantul, Yogyakarta. Metode yang digunakan penulis dalam
pengumpulan data guna penulisan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
1.4.1 Metode Observasi
Observasi adalah pengamatan secara langsung yang
meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap suatu obyek dengan
menggunakan seluruh alat indera (Arikunto, Suharsimi 2002: 133).
Metode ini menggunakan pengamatan secara langsung dan ikut
terlibat dalam proses pemasukan data pada aplikasi SIMPUST di
UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
1.4.2 Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka dilakukan dengan cara menggunakan
bahan pustaka dan literatur sebagai rujukan dalam penulisan tugas
akhir ini. Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data
yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data
dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa
teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur
(Nawawi, 1994: 23).
1.4.3 Metode Dokumentasi
Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal
atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku surat kabar,
majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain-lain (Arikunto, Suharsimi
1992: 200). Metode ini dilakukan dengan cara pengumpulan
dokumen atau arsip yang mendukung kegiatan sehari-hari di UPT
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
1.4.4 Metode Wawancara
Wawancara atau interview adalah suatu cara
mengumpulkan data dengan dialog langsung yang dilakukan oleh
pewawancara (interview) untuk memperoleh informasi dari
terwawancara (interviewer) (Arikunto, Suharsimi 2002: 132).
Metode ini dilakukan dengan cara melakukan proses tanya jawab
kepada karyawan di UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta sesuai dengan jabatan dan tugas dari
masing-masing karyawan tersebut untuk mendapatkan informasi
yang lebih jelas.
1.4.5 Metode Penggunaan Tes
Seperti sudah dijelaskan bahwa data yang diungkap dalam
penelitian dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu: fakta,
pendapat, dan kemampuan. Untuk mengukur ada atau tidaknya
serta besarnya kemampuan objek yang diteliti maka digunakan tes
(Arikunto, Suharsimi 2002: 198). Metode ini dilakukan dengan
cara melakukan proses pemasukan data bibliografi buku dan
skripsi ke dalam Aplikasi SIMPUST di UPT Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1. Tinjauan Pustaka
2.1.1. Teknologi Informasi
Salah satu perkembangan perpustakaan sebagai akibat dari
berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi adalah
terkumpulnya berbagai media informasi dalam bentuk file atau
digital. Media informasi tersebut apabila tidak dikelola dengan baik
dan benar akan menyulitkan dalam proses temu kembali dan
pertukaran informasinya. Pengelolaan perpustakaan saat ini tidak
dapat dilepaskan dari perangkat teknologi informasi. Bahkan di era
seperti ini teknologi informasi menjadi tulang punggung dalam
pengelolaan perpustakaan. Dalam perpustakaan Teknologi Informasi
(TI) dapat diaplikasikan di berbagai kegiatannya seperti layanan
sirkulasi, pengolahan koleksi dan layanan informasi. Hal ini
dikarenakan mampu mempercepat kinerja sehingga dapat
meningkatkan layanan perpustakaan. Menurut Martin dalam Aditya,
(2010: 8) berpendapat bahwa,
“Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
2.1.2. Aplikasi
Menurut Komarudin dalam Prita Arifaga (2004: 33)
berpendapat bahwa aplikasi merupakan penerapan, suatu istilah yang
biasa dipergunakan dalam komputerisasi yang menunjukkan
penggunaan komputer based routines untuk tujuan tertentu.
Sedangkan definisi aplikasi perpustakaan adalah software
yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengoperasikan
kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan
untuk otomasi perpustakaan menggunakan model relational
database. Disebut dengan demikian karena dua pangkalan data
tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya,
pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku.
Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data.
Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data
buku dan data pemustaka. (Baruna, Desvan 2010: 1)
2.1.3. Perlengkapan Pendukung Aplikasi
Perlengkapan pendukung merupakan alat atau mesin dalam
proses aplikasi. Berikut contoh perlengkapan pendukung aplikasi:
2.1.3.1 Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengkopi file dalam bentuk kertas ke dalam bentuk file
teks, dokumen maupun gambar dan hasilnya akan
ditampilkan dalam layar monitor komputer dan kemudian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
dapat diubah sesuai dengan apa yang diinginkan sehingga
hasilnya jadi lebih baik
2.1.3.2 CD-ROM
Compact Disc/ CD merupakan perangkat penyimpanan
yang dapat menyimpan file-file berupa teks, dokumen, dan
audio visual.
2.1.3.2 Sumber Daya Manusia (SDM)/ Brainware
Komponen-komponen aplikasi tidak dapat berjalan dengan
sempurna tanpa adanya sumber daya manusia yang
mengoperasikannya. (Aditya, 2010: 17-18)
2.1.4. Fitur Aplikasi Perpustakaan
Menurut Baruna, Desvan (2010: 4-6) menjelaskan fitur-fitur
yang terdapat dalam aplikasi perpustakaan “MySipisis” sebagai
berikut :
2.1.4.1 Katalog
Program sistem informasi perpustakaan ini dapat membagi
buku/ makalah atau produk lain yang ingin ditampilkan
pada sistem informasi perpustakaan dalam kategori-
kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan
apa yang dibutuhkannya. Selain itu, program juga dapat
membuat sebuah sub kategori dari sebuah kategori induk
yang ada, sehingga memiliki tingkat kedalaman kategori.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
2.1.4.2 Informasi Lengkap Buku
Administrasi koleksi perpustakaan (database buku,
makalah, jurnal) berdasarkan kategori pada bagian
informasi lengkap buku/ produk, akan ditampilkan
screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi
dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit,
ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa,
sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat
dari buku/ produk.
2.1.4.3 Blanko Peminjaman
Pengunjung dapat melakukan permohonan peminjaman
terhadap buku yang ada, dimana setelah memilih buku yang
diinginkan, mereka akan diminta untuk mengisi blanko
permohonan peminjaman. Setelah menekan tombol
"Proses", maka permohonan peminjaman pengunjung akan
dicatat kedalam database, sehingga pengelola dapat melihat
siapa yang melakukan peminjaman. Apabila dibutuhkan
dan diaktifkan pengelola, terdapat sebuah tombol untuk
mencetak blanko permohonan peminjaman tersebut,
sehingga peminjam bisa membawa hasil print (cetak) ke
pihak perpustakaan sebagai bukti saat melakukan
pengambilan buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
2.1.4.4 Stok (ketersediaan) Buku,
Saat pengunjung melakukan proses permohonan
peminjaman buku, stok (ketersediaan) buku yang tersedia
belum akan berkurang. Setelah diproses oleh pengelola,
maka secara otomatis stok buku akan berkurang dengan
jumlah yang dipinjam. Pemohon pinjam sendiri akan
ditempatkan di bagian "Sedang Dipinjam". Stok buku akan
direset (dikembalikan) ke nilai semula secara otomatis,
ketika pengelola mengklik menu yang menandakan bahwa
buku yang dipinjam telah dikembalikan, dan Peminjam
akan dikelompokkan ke dalam Arsip Peminjam.
2.1.4.5 Statistik Perpustakaan
Pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang
melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan
telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri
akan ditampilkan dalam bentuk kalender.
2.1.4.6 Tampilan Random Buku Perpustakaan
Buku-buku perpustakaan yang ada akan ditampilkan secara
random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik,
maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi
lengkap buku tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
2.1.4.7 Internal Search Engine
Fitur yang memungkinkan pengunjung mencari data buku
perpustakaan. Fitur ini untuk menampilkan informasi-
informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.
2.1.4.8 Kewenangan Akses
Security/hak akses penggunaan aplikasi kewenangan
anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah
yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat
mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya.
Program sistem informasi ini sendiri memiliki tingkat
kewenangan beragam terhadap masing-masing pengelola,
sehingga dapat ditentukan siapa yang punya akses atau
tidak terhadap suatu fitur tertentu.
2.1.4.9 Statistik
Pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada
fungsi yang dapat digunakan sebagai pelaporan, dimana
data-data buku yang mengajukan permohonan peminjaman,
sedang meminjam, atau arsip yang pernah meminjam, dapat
dicetak dalam bentuk kertas atau dalam bentuk file Excel
(.XLS)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
2.1.4.10 Administrasi Anggota
Pengelolaan anggota perpustakaan sistem informasi ini
memiliki fasilitas untuk bergabung yang bisa diaktifkan
atau dinon-aktifkan oleh pengelola.
2.1.4.11 Online Help
Program memiliki panduan online yang akan
mempermudah pengelola memahami fitur yang ada. Online
Help yang terletak di bagian kiri bawah pada ruangan
pengelola itu sendiri akan tampil berdasarkan fitur/menu
yang diakses.
2.1.4.12 Dokumentasi Online
Selain Online Help, juga tersedia sebuah dokumentasi
online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur
yang ada pada program. Dokumentasi Online ini terletak di
ruangan pengelola pada bagian kanan bawah.
2.1.4.13 Menggunakan database MySQL
Sistem informasi perpustakaan berbasis web ini
menggunakan database MySQL sebagai tempat
penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan
terstruktur dengan baik.
2.1.4.14 Profile perpustakaan
2.1.4.15 Pengelolaan/ informasi penerbitan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2.1.4.16 Feedback
sistem informasi perpustakaan meliputi buku tamu, news
ticker.
2.1.4.17 Saran atau pesan singkat
2.1.4.18 Anggota Teraktif
2.1.4.19 Pengolahan Bahan Pustaka (Mencari ,merubah atau
menambah data buku)
2.1.4.20 Sirkulasi
a. Melayani peminjaman buku
b. Melayani pengembalian buku
c. Melayani perpanjangan buku
2.1.4.21 Konfigurasi
2.1.5. Aplikasi SIMPUST
SIMPUST merupakan suatu Sistem Informasi Manajemen
yang diaplikasikan perpustakaan untuk lebih memudahkan pengguna
dalam kegiatan temu balik informasi. SIMPUST pada layanan
pengolahan bahan pustaka adalah penerapan Sistem Informasi
Manajemen dengan menggunakan teknologi komputer untuk
membantu aktifitas perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka
seperti memasukkan data bibliografi dan karya ilmiah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan merupakan sebuah ruangan, bagian dari sebuah
gedung ataupun gedung tersendiri yang digunakan untuk
menyimpan buku serta terbitan lainnya (Sulistyo-Basuki 2009: 1.6)
Definisi perpustakaan tersebut tidak jauh berbeda dengan definisi
perpustakaan menurut Sutarno (2003: 7) yang mengatakan bahwa :
“Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waku diperlukan oleh pembaca”
2.2.2. Fungsi Perpustakaan
Setiap Perpustakaan memiliki dan tujuan tertentu. Oleh
karena itu ada perbedaan fungsi yang sifatnya lebih spesifik pada
setiap jenis perpustakaan. Menurut Sutarno (2003: 26) menjelaskan
fungsi perpustakaan sebagai berikut:
2.2.2.1 Dapat mengikuti peristiwa dan perkembangan dunia terakhir,
melalui sumber bacaan.
2.2.2.2 Secara tidak langsung mendapakan pengajaran dan
pendidikan.
2.2.2.3 Selain dapat memupuk kemampuan dan kepercayaan diri
setelah menguasai banyak informasi dan ilmu pengetahuan,
seseorang yang rajin ke perpustakaan akan memperoleh
kenikmatan dan kepuasan, sebab kebutuhan jiwanya dapat
diisi dengan apa yang ia senangi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Jika diperhatikan dengan seksama, peran, tugas dan fungsi
perpustakaan cukup menantang seperti :
2.2.2.1 Bagaimana membina dan mengembangkan serta
memberdayakan dalam segala bentuk potensinya.
2.2.2.2 Mengembangkan minat dan respon masyarakat untuk
berkunjung dan memanfaatkan perpustakaan secara
maksimal, menumbuhkan kesadaran sendiri dan bukan atas
paksaan.
2.2.3. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan
“research library” atau perpustakaan penelitian karena untuk sarana
meneliti, dan meneliti merupakan salah satu kegiatan utama di
perguruan tinggi. (Sutarno 2003: 36)
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang
berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi
dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai
tujuannya (Sulistyo-Basuki 1994: 65). Di dalam pengertian tersebut,
perguruan tinggi adalah universitas yang mencakup fakultas, jurusan,
institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan
bawahannya seperti lembaga penelitian.
Menurut pakar lain memiliki definisi yang sama dalam
melaksanakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi, seperti
pendapat dari Lasa, HS (2009: 277-278) yang mengatakan bahwa:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
“Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan bagian integral dari perguruan tinggi induknya yang bersama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tri dharma Perguruan Tinggi.”
Tugas perpustakaan perguruan tinggi ialah:
2.2.3.1 Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan
kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau
pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi.
2.2.3.2 Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan
mudah dapat digunakan oleh pemakai.
2.2.3.3 Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara
yang efisien.
2.2.3.4 Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan
dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam
bentuk program bimbingan penggunaan perpustakaan yang
bersifat resmi/ kurikuler maupun secara perseorangan.
2.2.3.5 Menyelenggarakan kerja sama antarperpustakaan dengan
memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam
rangka meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi
masing-masing perpustakaan. (Basuki,Sulistyo 1994: 67)
Jadi Perputakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan
yang terdapat di dalam universitas yang memiliki tugas untuk
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Peran Perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Perguruan Tinggi sangatlah penting yaitu membantu pemustaka
khususnya mahasiswa, karyawan, maupun dosen dalam
menyediakan layanan informasi secara cepat, tepat dan efisien serta
ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan masing-masing
pengguna perpustakaan.
2.2.4. Otomasi Perpustakaan
Dalam buku yang berjudul Kamus Kepustakawanan
Indonesia, Lasa, HS (2009: 223) menjabarkan definisi otomasi
perpustakaan sebagai berikut:
”Otomasi perpustakaan adalah proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpustakaan sebenarnya lebih tepat bila disebut teknologi informasi. Teknologi informasi disini berarti pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan informasi. Dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkat keras, tetapi juga perlu melibatkan unsur manusia.”
Menurut Yuyu Mulia dan B. Mustofa (2009: 9.3) yang
dimaksud dengan sistem automasi di perpustakaan adalah
menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan
untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana
teknologi informasi (komputer) secara terpadu. Adapun bagian di
perpustakaan yang diotomasikan adalah :
2.2.4.1 Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, dan
pemesanan serta pembelian buku)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
2.2.4.2 Pengelolaan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan
Nomor klasifikasi, penentuan subyek, pembuatan dan
pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi).
2.2.4.3 Pelayanan kepada pengguna
a) Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (Online Public
Access Catalog)
b) Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan
keterlambatan, denda, pemesanan (reservation), semua
bagian ini biasa dikenal sebagai layanan sirkulasi.
c) Sistem pelaporan dan pembuatan statistik.
d) Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan otomasi
bagi pengunjung perpustakaan.
Adapun tujuan otomasi perpustakaan antara lain :
2.2.4.1 Meningkatkan kualitas layanan.
2.2.4.2 Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara
manual.
2.2.4.3 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
2.2.4.4 Meningkatkan kinerja perpustakaan.
2.2.4.5 Meningkatkan daya saing. (Lasa, HS 2009: 223)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
2.2.5. Komponen Otomasi Perpustakaan
Komponen sistem otomasi perpustakaan pada umumnya
secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen. Komponen
itu adalah hardware, software, database dan yang terpenting adalah
SDM.
2.2.5.1 Perangkat keras (Hardware)
Yaitu benda atau peralatan teknologi informasi yang
digunakan dalam sistem otomasi perpustakaan. Termasuk
disini adalah perangkat komputer, printer, document scanner,
barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem
untuk fasilitas internet.
2.2.5.2 Perangkat lunak (Software)
Yaitu program komputer yang digunakan untuk menjalankan
suatu pekerjaan dengan sistem otomasi.
2.2.5.3 Data atau Database
Adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait
yang akan diolah dan dimanfaatkan melalui sistem otomasi.
2.2.5.4 Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM adalah orang yang akan mengoperasikan sistem
otomasi. (Yulia,Yuyu 2009: 9.6-9.7)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
2.2.6. Software Perpustakaan
Software sistem otomasi perpustakaan adalah perangkat
lunak yang digunakan untuk menjalankan fungsi-fungsi atau
pekerjaan di perpustakaan (Yulia, Yuyu 2009: 9.12).
Secara garis besar fungsi atau kegiatan di perpustakaan terdiri atas
kegiatan pengembangan koleksi, pengelolaan koleksi, dan pelayanan
kepada pengguna. Untuk semua kegiatan tersebut dapat dibuatkan
software aplikasi untung mendukungnya dalam sistem otomasi.
Software aplikasi yang dapat digunakan untuk pengolahan
bahan pustaka juga semakin banyak dibuat untuk mempermudah
pengolahan bahan pustaka. Dengan software seperti ini petugas
perpustakaan melakukan kegiatan input data bibliografi yang dibuat
dengan sistem manual dan hanya tekniknya saja yang berbeda. Misal
INDOMARC (Indonesian Machine Readable Catalog), CDS/ISIS
(Computerized Document Service/Integrated Set of Information
System), WINISIS, SIMPUST, Senayan, dll.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
21
BAB III
GAMBARAN UMUM INSTITUSI
3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)
sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) didirikan pada tanggal 1 Agustus
1982 yang berlokasi di Jl. KH. Ahmad Dahlan No. 4 Yogyakarta dengan
koleksi awal yang masih sangat minim. Pada tahun 1984 Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berpindah lokasi menjadi di
daerah Wirobrajan yang sekarang menjadi SMU Muhammadiyah 7
Yogyakarta. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
berpindah lokasi lagi di Kampus baru JL. HOS. Cokroaminoto No. 17
Yogyakarta pada tahun 1997.
Seiring berjalannya waktu perkembangan, maka Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta membangun Kampus Terpadu di Jl.
Lingkar Selatan, Tamantirto, Kasihan Bantul, Yogyakarta secara
bertahap di tahun 1995. Setelah beberapa gedung selesai dalam tahap
pembangunan di bulan Juli 1998, perpustakaan menempati salah satu
ruangan di lantai 1 Gedung KH. AR. Fakhrudin di Kampus Terpadu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang digunakan untuk
melayani mahasiswa non eksakta setelah selesai dibangun gedung
perpustakaan sendiri. Maka, sejak tanggal 19 Juli 2000, Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta resmi menempati gedung baru
di lantai 3 Gedung KH Mas Mansyur (Gedung D).
Sampai saat ini UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta berada di lokasi yaitu :
3.1.1 Perpustakaan pusat yang melayani semua sivitas akademik
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Berlokasi di Kampus Terpadu di Jl. Lingkar Selatan,
Tamantirto, Kasihan Bantul, Yogyakarta 55183. Perpustakaan
pusat melayani semua fakultas yang ada di Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta, antara lain Fakultas Agama Islam,
Fakultas Kedokteran, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi,
Fakultas Isipol, Fakultas Teknik, Fakultas Pertanian.
3.1.2 Perpustakaan Fakultas Kedokteran
Perpustakaan ini terletak di Fakultas Kedokteran Kampus
Terpadu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang pindah
pada tahun 2004/2005. Hal ini dilakukan untuk mendekatkan
mahasiswa dengan perpustakaan sehingga pemberian informasi
lebih efisien.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sudah
mengalami enam kali pergantian sejak dari awal berdirinya
perpustakaan, yaitu :
3.1.1 Ibu Sariningsih
3.1.2 Bapak Rohmadi Untoro
3.1.3 Bapak Ir Gatot Supangkat, M.P
3.1.4 Bapak Drs. Endro Dwi Hatmanto, MA
3.1.5 Ibu Dr. Siti Dyah H,SE., MM
3.1.6 Ibu Dra. Retno Widowati Purnama Asri, M.Si, Ph.D
3.1.7 Bapak Drs. Lasa HS M.Si
3.2 Kedudukan, Tugas pokok, dan Fungsi UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)
3.2.1 Kedudukan
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)
sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) mempunyai kedudukan
langsung di bawah Pembantu Rektor 1.
3.2.2 Tugas Pokok
Tugas UPT Perpustakaan Univeritas Muhammadiyah Yogyakarta
yaitu memberikan pelayanan bahan informasi (pustaka) untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
keperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat
khususnya sivitas akademika Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta dan masyarakat pada umumnya. Tugas itu
dilaksanakan dalam bentuk kegiatan pengadaan, pengolahan dan
perawatan pustaka, pelayanan peminjaman-pengembalian, dan
pendidikan pada pemakai.
3.2.3 Fungsi
Fungsi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
antara lain :
3.2.3.1 Memberikan jasa pelayanan informasi yang tepat, cepat
dan relevan
3.2.3.2 Memberikan layanan bahan pustaka
3.2.3.3 Memberikan layanan karya ilmiah
3.2.3.4 Memberikan jasa pelayanan referensi
3.2.3.5 Memberikan jasa layanan fotokopi
3.2.3.6 Memberikan jasa layanan E-Journal
3.2.3.7 Memberikan layanan Digital Library
3.2.4 Visi Dan Misi Perpustakaan
Visi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Mewujudkan KLC (Knowledge and Learning Center) sebagai
pusat layanan informasi berbasis teknologi dan berperan sebagai
penggerak atmosfir akademik di Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta.
Misi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :
3.2.4.1 Pelayanan
Komitmen pelayanan yang ramah, akurat dan tepat waktu.
3.2.4.2 Sumber Informasi
Menjadi ganda depan dalam penyediaan dan pengaksesan
informasi sebagai fondasi “Research University”.
3.2.4.3 Pendidikan
Berperan proaktif dalam membangun atmosfir akademik
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan
menggerakkan sivitas akademik untuk berdialog secara
akademis untuk menciptakan pengetahuan baru.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
3.2.4.4 Teknologi
Proaktif membangun teknologi yang akan mempercepat
dan mempermudah pelayanandan akses informasi.
3.2.4.5 Fasilitas fisik
Proaktif menyediakan area perpustakaan yang sehat,
nyaman, aman, edukatif, rekreatif dan berorientasi
pengunjung.
3.2.4.6 Kerjasama
Membangun kerjasama dengan pihak lain untuk
meningkatkan mutu pelayanan, regional maupun
internasional dan organisasi-organisasi lain yang
mempunyai kesamaan visi dan misi.
3.2.4.7 Organisasi dan Sumber Daya Manusia
Menjadi organisasi pembelajaran (Learning Organization)
dan membangun struktur organisasi yang mengakomodasi
perubahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta (UMY)
3.3.1 Struktur Organisasi Makro
Struktur organisasi makro menggambarkan secara garis
besar kedudukan UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta sebagai unit kerja dengan lembaga induknya yaitu
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dimana kepala
bertanggung jawab langsung kepada Pembantu Rektor 1.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
3.3.2 Struktur Organisasi Mikro
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta dalam struktur organisasi mikro membawahi 4
bagian yaitu : Pelayanan teknis, Pelayanan administrasi,
Pelayanan pemustaka, Pelayanan informasi spesifik.
Dalam struktur ini, kepala perpustakaan langsung
membawahi bagian-bagian tersebut dan setiap bagian
beranggung jawab kepada kepala perpustakaan maka diharapkan
masing-masing bagian dapat mengetahui.
3.4 Personalia
UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
dipimpin oleh kepala perpustakaan dan didukung oleh 12 karyawan yang
semuanya ditempatkan di Perpustakaan unit 1 Kampus Terpadu Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta. Berikut ini data personalia UPT Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta beserta latar pendidikannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Tabel 1.
PROFIL PEGAWAI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
No Nama Gol. Pendidikan Pendidikan
Tambahan
Tahun Masuk
Tugas Pokok
1 Drs. Lasa HS M.Si
S-2 2012 Kepala Perpustakaan
2 Nurhasyim, SH
IIIb S-1
Kursus Manj. Perusahaan
dan Kearsipan
2001 Informasi
3 Sunarti IIIb SLTA Kursus Perpustakaan
1986 Pelayanan Referensi
4 Ismiyati IIIb SLTA
Kursus Perpustakaan
dan Komputer
1990 Administrasi & Keuangan,Entry
Pustaka
5 Sujudi IIIa SLTA Kursus Perpusakaan
1996 Shelving Pustaka
6 Cipto Budi Wibowo
IIIa D-2 Perpustakaan
E-Library 1994 Koordinator Pengolahan
Pustaka
7
R.M Bintarto Danis
Widodo, SH
IIc S-1 Kursus
Perpustakaan 1997 Pelayanan Peminjama
Pustaka
8 Laela Niswatin
IIc D-3 Perpustakaan
Kursus Manajemen Perkantoran
2001 Koordinator Pelayanan Pemakai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
9 Sugeng Subagyo
IIa SLTA Kursus Komputer
1997 Pelayanan Referensi
10 Saifudin Zuhri
IIa SLTA Kursus Komputer
1997 Shelving Pustaka
11 Muh. Natsir IIa SLTA Kursus Komputer
1997 Perawatan Pustaka
12 Boiman SLTP 1996 Pelayanan
Pengembalian Pustakan
13 Mariska Intan Sari, S.S
S-1 Direktur Corner
Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012
3.5 Koleksi Perpustakaan
3.5.1 Koleksi Referensi
Koleksi ini hanya bisa dibaca ditempat dan tidak untuk dipinjam.
Koleksi ini terletak di lantai 2 gedung perpustakaan.
3.5.2 Koleksi Cadangan
Buku-buku yang ada dalam koleksi ini bersifat cadangan yang
apabila buku teks habis dipinjam, maka pemakai masih bisa mencari
informasi buku tersebut di koleksi cadangan. Koleksi ini hanya dapat
dibaca ditempat dan terdapat di lantai 3 Gedung Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
3.5.3 Koleksi Periodikal
Koleksi terbitan berkala berupa jurnal, majalah, buletin, koran dan
terbitan berkala lainnya hanya dapat dibaca di tempat dan terdapat
dalam ruang referensi lantai 2 Gedung Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
3.5.4 Koleksi Buku Teks
Terdiri dari buku-buku berbagai disiplin ilmu yang telah
dikelompokkan ke dalam berbagai subyek. Koleksi buku teks ini
dapat dibaca di tempat atau dipinjam sesuai prosedur peminjaman.
Koleksi ini terdapat di lantai gedung 3 perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
Tabel 2.
Data Jumlah Koleksi UPT Perpustakaan UMY
Data Koleksi Judul Eksemplar
Semua Koleksi 22248 71352
Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012
3.5.5 Koleksi Karya Ilmiah
Koleksi hasil penelitian mahasiswa dan dosen yang berupa skripsi,
tesis dan disertasi terdapat di ruang referensi lantai 2 gedung
perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Tabel 3.
Data Jumlah Koleksi Karya Ilmiah UPT Perpustakaan UMY
Sumber:Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012
3.5.6 Koleksi Informasi Spesifik
American Corner :
Koleksi American Corner berupa buku-buku karangan pemikir
kelas dunia dan majalah-majalah berbobot seperti:
3.5.6.1 U.S and World News
3.5.6.2 Rolling Stone
3.5.6.3 People
3.5.6.4 The New Yorker
No Fakultas Jumlah
1 Kedokteran 1861
2 Ekonomi 3317
3 Sosial dan Politik 2889
4 Hukum 1139
5 Teknik 1849
6 Agama 317
7 Pertanian 165
8 Pascasarjana 676
TOTAL 11.537
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
3.5.6.5 Foreign Policy
3.5.6.6 Global Finance
3.5.6.7 Forbes
3.5.6.8 English Literacy Forum
3.5.6.9 National Geography
3.5.6.10 Jurnal Ilmiah The Moslem World
Iranian Corner :
Koleksi Iranian Corner berupa:
3.5.6.1 Tafsir Al-Qur’an
3.5.6.2 Tafsir Al-Mizan
3.5.6.3 CD Hadist dan tafsir
3.5.6.4 Buku-buku filsafat dan pemikiran dari intelektual persia.
Di Iranian Corner juga dapat mengikuti berita-berita global dari
seluruh sudut dunia melalui antena parabola.
3.6 Pengguna Perpustakaan
Pengguna Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta adalah
mereka yang sudah tercatat atau terdaftar sebagai anggota perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Anggota Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta terdiri dari dua golongan, yaitu :
3.6.1 Anggota Biasa
Terdiri dari Mahasiswa, Karyawan, dan Pimpinan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta yang sudah terdaftar menjadi anggota
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
3.6.2 Anggota Luar Biasa
Anggota luar biasa yaitu pengunjung/mahasiswa dari luar
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terlebih dahulu
mendaftar untuk keperluan pencarian bahan pustaka. Anggota luar
biasa hanya bisa menggunakan fasilitas yang tersedia dan tidak bisa
meminjam pustaka untuk dibawa pulang.
3.7 Persyaratan Menjadi Anggota :
3.7.1 Mahasiswa dan Karyawan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
3.7.1.1 Mengisi blangko data pribadi
3.7.1.2 Menyerahkan pas foto terbaru ukuran 2x3 cm 1 lembar
3.7.1.3 Membayar biaya administrasi Rp 5.000,-
3.7.2 Mahasiswa luar Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
3.7.2.1 Membawa surat pengantar dari pimpinan perguruan tinggi
yang bersangkutan.
3.7.2.2 Menyerahkan fotokopi KTM yang masih berlaku 1 lembar
3.7.2.3 Menyerahkan pas foto terbaru 2 x 3 cm sebanyak 1 lembar
3.7.2.4 Membayar biaya administrasi Rp. 20.000,- untuk empat
kali kunjungan atau Rp 50.000,- untuk satu semester.
3.7.3 Alumni Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
3.7.3.1 Menyerahkan fotokopi kartu anggota alumni Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
3.7.3.2 Menyerahkan foto terbaru ukuran 2x3 1 lembar.
3.7.3.3 Membayar biaya administrasi Rp 20.000 untuk 1 semester.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
3.8 Hak Anggota
3.8.1 Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta aktif
3.8.1.1 Meminjam buku maksimal 3 eksemplar untuk jangka waktu
7 hari.
3.8.1.2 Mendapat perpanjangan buku 2 kali.
3.8.1.3 Proses Perpanjangan harus dicatatakan lewat petugas.
3.8.1.4 Membaca, melihat dan memfotokopi koleksi referensi.
3.8.2 Karyawan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :
3.8.1 Meminjam buku maksimal 3 eksemplar untuk jangka waktu
30 hari, perpanjangan paling lama 30 hari.
3.8.2 Proses Perpanjangan harus dicatatakan lewat petugas.
3.8.3 Membaca, melihat dan memfotokopi koleksi referensi.
3.8.4 Anggota Luar Biasa
Hanya bisa menggunakan fasilitas yang tersedia ditempat dan tidak
bisa meminjam pustaka untuk dibawa keluar.
3.9 Gedung dan Fasilitas
3.9.1 Gedung
UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terletak
di Gedung K.H. Mas Mansyur (Gedung D) Kampus Terpadu
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yaitu di lantai 2 dan 3.
Ruangan tersebut digunakan untuk ruangan koleksi, ruang referensi
yang berada di lantai 2, perpustakaan digital, ruang sidang/AV,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
ruang administrasi, ruang fotokopi, ruang baca, ruang American
Corner, ruang Iranian Corner.
Tabel 4.
Data Ruangan UPT Perpustakaan UMY
No Ruangan Ukuran
1 Ruang Koleksi 818 m2
2 Ruang Referensi 194,4 m2
3 Perpustakaan Digital 90,72 m2
4 Ruang Sidang 51,84 m2
5 Ruang Administrasi 57,84 m2
6 Ruang Fotokopi 12,96 m2
7 Ruang Belajar Umum 90 m2
8 Lobi 22,4 m2
9 Perpustakaan American Corner dan Iranian
Corner 120 m2
TOTAL 1.558,16 m2
Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012
3.9.2 Fasilitas
UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
menyediakan fasilitas berupa ruangan dan sarana lain yang sehat,
nyaman dan edukatif bagi pemustaka, berupa:
3.9.2.1 “Computer Pool” yang dapat digunakan untuk mengakses
internet, tersedia di lantai 2, lantai 3, American Corner dan
Iranian Corner.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
3.9.2.2 Ruang baca yang luas dan nyaman untuk belajar dan
berdiskusi terdapa di lantai 2 dan 3.
3.9.2.3 Ruang belajar lesehan di lantai 3 dan American Corner.
3.9.2.4 Ruang sidang untuk menyelenggarakan diskusi dan
pertemuan dengan kapasitas 50 peserta.
3.9.2.5 Library Cafe di lantai 2
3.9.2.6 Bookshop yang menyediakan buku-buku ilmiah dan populer
3.9.2.7 Ruang Fotokopi yang melayani fotokopi koleksi
perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3.9.2.8 Loker
Tabel 5.
Data Fasilitas Di UPT Perpustakaan UMY
No Peralatan Perpustakaan Jumlah
1 Rak Buku 85 buah
2 Rak Majalah 11 buah
3 Rak Skripsi 26 buah
4 Loker 13 buah
5 Meja Kantor 10 buah
6 Meja Baca 46 buah
7 Meja Sidang 9 buah
8 Kursi Kerja 6 buah
9 Kursi Sidang 41 buah
10 Kereta Buku 1 buah
11 Kereta Barang 1 buah
12 White Board 2 buah
13 Trolly Stainless 3 buah
14 Kursi Baca 210 buah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
No Peralatan Kantor Jumlah
1 Mesin Ketik 1 buah
2 Mesin Fotokopi 1 buah
3 Komputer 45 buah
4 Scanner 7 buah
5 Printer 8 buah
6 Telepon 6 buah
7 Kipas Angin 6 buah Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012
3.10 Peraturan dan Tata Tertib
3.10.1 Setiap pengunjung wajib menunjukkan kartu mahasiswa UMY atau
kartu anggota luar biasa dan harus discanner pada alat pencatat
data pengunjung.
3.10.2 Selain sivitas akademika UMY tidak diperkenankan memasuki
ruangan perpustakaan, kecuali sudah medaftarkan sebagai anggota
luar biasa.
3.10.3 Pengunjung harap menjaga kesopanan, ketentraman, kebersihan,
dan dilarang membuat keributan.
3.10.4 Pengunjung tidak diperkenakan menggunakan sandal.
3.10.5 Pengunjung tidak diperkenankan membawa makanan dan
minuman.
3.10.6 Pengunjung tidak diperkenankan merokok di ruang perpustakaan.
3.10.7 Tas, jaket, topi, stopmap, dan buku harus disimpan ke dalam loker.
3.10.8 Dilarang merusak, merobek dan mengotori bahan pustaka.
3.10.9 Peminjam harap melapor kepada petugas apabila terdapat
kerusakan bahan pustaka sebelum dipinjam.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
3.10.10 Pengunjung atau peminjam wajib menjaga keutuhan bahan pustaka.
Ketentuan meminjam :
3.10.10.1 Mahasiswa :
a) Peminjaman maksimal 3 eksemplar
b) Lama peminjaman 10 hari
c) Perpanjangan 1 kali
3.10.10.2 Mahasiswa Bebas Teori :
a) Maksimal peminjaman 5 eksemplar
b) Menyerahkan surat keterangan bebas teori
3.10.10.3 Mahasiswa S2/S3 :
a) Maksimal peminjaman 5 eksemplar
b) Lama peminjaman 15 hari
c) Perpanjangan 1 kali
3.10.10.4 Karyawan/Dosen :
a) Peminjaman maksimal 3 eksemplar
b) Lama peminjaman 30 hari
c) Perpanjangan 1 kali
3.10.11 Apabila tidak tercatat maka otomatis akan dihitung akumulasi
keterlambatan pengembalian.
3.10.12 Keterlambatan pengembalian tidak bisa memperpanjang buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
3.11 Sanksi-Sanksi
3.11.1 Denda Rp 200,- per hari per buku untuk setiap keterlambatan
mengembalikan buku.
3.11.2 Mengganti dengan pustaka yang baru dan ditambah biaya proses
pustaka Rp 5.000,- bagi yang menghilangkan atau merusak
pustaka.
3.11.3 Denda Rp 5.000,- bagi yang menghilangkan kunci loker.
3.11.4 Pengunjung yang berbuat curang, dengan maksud ingin memiliki
pustaka atau sebagian pustaka, dikenankan sanksi adsministrasi
selama 1 (satu) semester dan dihapus haknya sebagai anggota
perpustakaan.
3.12 Pelayanan Administrasi
Tugas dari pelayanan administrasi adalah :
3.12.1 Mengurusi korespondensi
3.12.2 Mengurusi masalah kepegawaian
3.12.3 Mengurusi masalah keuangan
3.12.4 Mengurusi pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasaran
3.12.5 Inventarisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
3.13 Pelayanan Teknis
Pengadaan Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta antara lain :
3.13.1 Pembelian
3.13.1.1 Pembelian Buku Teks
Kegiatan pembelian buku teks dilakukan oleh tim
pengadaan buku yang dibentuk oleh masing-masing
fakultas. Perpustakaan hanya menerima buku tersebut
untuk diolah dan dilayankan oleh pemakai.
3.13.1.2 Pembelian Terbitan Berkala
Untuk memenuhi kebutuhan informasi teraktual,
perpustakaan juga melanggan terbitan berkala seperti
majalah, koran dan jurnal.
3.13.2 Hadiah
UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga
menerima hadiah buku dari pemerintah maupun penerbit. Hadiah
yang diberikan pemerintah biasanya berupa peraturan pemerintah.
UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga
menerima hadiah dari Asia Foundation, instansi yang sifatnya
kerjasama dan America Isnet. Perpustakaan juga menerima hadiah
sumbangan dari dosen maupun alumni.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
3.13.3 Titipan
Koleksi perpustakaan dapat diperoleh dari titipan dosen yang
dibutuhkan oleh pemakai perpustakaan. Koleksi diolah sama
seperti koleksi perpustakaan dan jangka waktu penitipan ditentukan
oleh dosen itu sendiri.
3.13.4 Tukar Menukar
Tukar menukar koleksi ini biasanya dalam hal tukar menukar
terbitan berkala.
3.13.5 Pengolahan Bahan Pustaka
3.13.5.1 Inventarisasi
Kegiatan ini berupa pemberian stempel kepemilikan dan
stempel inventarisasi. Pemberian stempel ini dilakukan
dihalaman judul, setiap pergantian bab, atau di halaman-
halaman tertentu dengan alasan khusus. Sedangkan
stempel inventarisasi diletakkan dihalaman terakhir.
3.13.5.2 Klasifikasi
Klasifikasi dalam perpustakaan diberi definisi sebagai
penyusunan sistematik terhadap buku dan bahan pustaka
lain atau katalog atau entri indeks berdasarkan subjek,
dalam cara paling berguna bagi mereka yang sedang
membaca atau mencari informasi (Sulistyo-Basuki
1991:395). UPT Perpustakaan Universitas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan sistem
klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi
21.
3.13.5.3 Pelabelan
Kegiatan pemasangan nomer panggil (call number) yang
mencakup nomor klasifikasi buku, tiga huruf depan entri
utama, dan huruf pertama judul buku. Nomor panggil
dipasang 5 cm dari bawah punggung buku.
3.13.5.4 Pemasukan Data
Pemasukkan data menggunakan komputer dengan
program SIMPUST. Data yang dimasukkan meliputi
tanggal/bulan/tahun, judul, pengarang, penerbit, tahun
terbit, asal, no inventaris, no klasifikasi, harga.
3.15.3.5 Pemasangan Barcode
Pembuatan barcode dibuat berdasarkan nomer inventaris
bahan pustaka dengan menggunakan angka 10 digit.
Empat digit pertama merupakan tahun pencatatan buku,
tiga digit terakhir menunjukkan nomer urut buku
kemudian barcode ditempelkan disebalik sampul buku.
Barcode ini yang kemudian dibaca oleh scanner buku
dalam proses peminjaman dan pengembalian buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
3.15.3.6 Penempatan Date Due Slip
Penempelan slip tanggal kembali dengan maksud untuk
mengetahui tanggal pengembalian buku.
3.15.3.7 Pergerakan (Shelving)
Merupakan kegiatan pengaturan buku di rak dengan
sistem tertentu agar bahan pustaka mudah ditelusuri
kembali.
3.13.6 Pelayanan Pemakai
3.13.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi mencakup semua bentuk kegiatan
yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi
perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk
kepentingan penggunaan jasa perpustakaan (Lasa, HS
1994:1). UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta menggunakan sistem komputerisasi dalam
melaksanan kegiatan sirkulasi.
3.13.6.2 Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi di UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta menjadi satu dengan ruang
karya ilmiah yang terdapat di lantai 2 Gedung K.H Mas
Mansyur.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
3.13.6.3 Pelayanan Penelusuran
Penelusuran informasi di UPT Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan komputer
dengan program SIMPUST yang menggunakan jaringan
LAN (Local Area Network) sehingga bisa diakses
dimana saja, akan tetapi proses peminjaman dan
pengembalian tetap dilakukan di bagian sirkulasi.
3.13.7 Waktu Pelayanan
3.13.7.1 Senin s/d Kamis :
Pagi : 08.00-11.30
Siang : 12.30-16.00
3.13.7.2 Jumat :
Pagi : 08.00-11.00
Siang : 13.00-16.00
3.13.7.3 Sabtu :
Pagi : 08.00-11.30
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUST)
digunakan pertama kali pada tahun 1998 di UPT Perpustakaan
Muhammadiyah Yogyakarta dibawah tanggung jawab server Aplikasi
SIMPUST yang terpusat di Biro Sistem Informasi (BSI) Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta. Aplikasi yang digunakan di Universitas
Muhammadiyah ada 2 yaitu, SIMPUST dan Aplikasi Katalog Skripsi.
SIMPUST memiliki 3 layanan yaitu, layanan Administrator, layanan
Operator dan layanan Pengguna. Aplikasi Katalog Skripsi digunakan untuk
memasukkan data skripsi untuk selanjutnya diproses ke dalam Digital
Library Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Berikut ini layanan yang
terdapat pada aplikasi SIMPUST:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
4.1.1. Administrator
Bagian memasukkan data dan merubah sistem informasi jika
dibutuhkan. Bisa mencakup semua program yang ada, misal
merubah database, masa berlaku, merubah denda, dll. Semua
password karyawan yang digunakan untuk mengakses SIMPUST
dipegang oleh bagian administrator.
Gambar 1.
Tampilan Menu Administrator
Sumber : Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
4.1.2. Operator
Yang melakukan kegiatan sirkulasi, misal peminjaman dan
pengembalian, pendaftaran anggota, pembuatan katalog.
4.1.2.1 Menu peminjaman mencangkup nomor anggota, barcode
buku dan detail peminjaman. Transaksi peminjaman pertama
dengan scan barcode yang terdapat dalam kartu
perpustakaan anggota sampai muncul identitas anggota yang
meminjam, kemudian barcode buku discan dalam kolom
barcode hingga muncul identitas buku yang dipinjam.
Gambar 2.
Tampilan Menu Peminjaman
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
4.1.2.2 Dalam menu pengembalian pustaka petugas hanya
melakukan scan barcode buku yang dipinjam ke dalam
kolom barcode tanpa harus scan barcode kartu anggota
terlebih dahulu.
Gambar 3.
Tampilan Menu Pengembalian
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
4.1.2.3 Dalam menu pendaftaran anggota petugas wajib mengisi
metadata nomor anggota, jenis anggota, kartu identitas yang
dipakai, nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat
dan mengubah status anggota yang boleh meminjam buku.
Gambar 4.
Tampilan Pendaftaran Anggota
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
4.1.3. Pengguna (User)
Hanya bisa menggunakan katalog (OPAC), melakukan pemesanan
buku, memberikan kritik dan saran.
4.1.3.1 OPAC (Online Public Acces Catalogue)
Pengguna bisa mencari buku melalui OPAC dengan memilih
opsi pencarian melalui judul, pengarang, lembaga, penerbit
atau subyek. Kemudian mengisi kunci pencarian yang
dimaksud kemudian klik ‘Detail’ sehingga detail pustaka
muncul yang berupa nomor panggil, posisi pustaka dan status
pustaka apakah buku tersebut dipinjam atau tersedia.
Gambar 5.
Tampilan OPAC
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
4.1.3.2 Pemesanan Buku
Anggota dapat melakukan pemesanan buku yang sudah
dipinjam anggota lain sehingga anggota yang meminjam
buku tidak dapat memperpanjang jangka peminjaman karena
buku sudah dipesan.
Gambar 6.
Tampilan Pemesanan Buku
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
4.1.3.3 Kritik dan Saran
Pengunjung perpustakaan dapat memberikan kritik dan saran
dalam menu Kritik dan Saran tentang pelayanan
perpustakaan.
Gambar 7.
Tampilan Kritik dan Saran
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST
4.2.1 Buku yang digunakan untuk dimasukkan kedalam aplikasi SIMPUST
berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi yang memiliki
barcode 2012410007.
Gambar 8.
Barcode Buku
Sumber : Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
Keterangan :
2012410007
2012 : Tahun pembuatan barcode
41 : Kode Fakultas
0007 : Nomor urut barcode
Berikut ini langkah-langkah dalam pemasukan data buku ke dalam
aplikasi SIMPUST:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
Buka aplikasi SIMPUST kemudian masuk dengan log in pengguna.
Gambar 9.
Tampilan awal SIMPUST
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
4.2.2 Setelah berhasil masuk kedalam aplikasi SIMPUST langkah
selanjutnya adalah memasukkan data pengarang yang belum terdapat
dalam nama-nama pengarang. Setelah menambahkan pengarang baru
maka kode pengarang akan terisi otomatis oleh program, kemudian
isi nama pengarang sesuai dengan ketentuan yang berlaku lalu kode
huruf juga akan terisi otomatis setelah data disimpan. Kode huruf ini
merupakan tiga huruf dalam katalog.
Gambar 10.
Tampilan Menu Entry Pengarang
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
4.2.3 Setelah nama pengarang kemudian memasukkan data pustaka
dengan memilih menu pustaka. Langkah selanjutnya menambahkan
data baru kedalam menu pustaka. Yang harus diisi adalah Nomor
Induk Buku, Judul pustaka, Bahasa pengantar, Jenis pustaka, Kode
pustaka yang merupakan huruf awal dari judul, Nama pengarang,
Penerbit, dan Keywords. Untuk pilihan Keyword diisi sama persis
dengan judul sehingga memudahkan mahasiswa untuk mencari
pustaka dalam OPAC.
Gambar 11.
Tampilan Menu Pustaka
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
4.2.4 Setelah data nomor 3 terisi kemudian simpan data sehingga muncul
menu-menu berikutnya yang harus diisi seperti, Detail Pustaka,
Inventaris Pustaka, Status Pustaka, Posisi Pustaka, Nomor Panggil,
Label Barcode, Kelompok Subyek, Terjemahan Judul, Pemilik
Pustaka, Koleksi Akademik dan yang terakhir Resume Identitas
Pustaka.
Gambar 12.
Tampilan Metadata Menu Pustaka
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
Metadata Detail Pustaka berisikan informasi sebagai berikut :
4.2.4.1 Status Pustaka : Judul Baru (Belum Ada Sebelumnya)
4.2.4.2 ISBN : 979-9198-06-02
4.2.4.3 Tahun terbit : 1999
4.2.4.4 Edisi : 2
4.2.4.5 Cetakan : 1
4.2.4.6 Jilid : 1
4.2.4.7 ISSN : -
4.2.4.8 Jumlah pustaka : 1
4.2.4.9 Jml Hal.Isi : 230
4.2.4.10 Jml Hal.Indeks : xvii
4.2.4.11 Panjang (cm) : 24
4.2.4.12 Lebar (cm) : 19
4.2.4.12 Tebal (cm) : 1
4.2.4.13 Warna sampul : Biru
4.2.4.14 Status Publikasi :Tidak boleh fotokopi untuk publikasi
Gambar 13.
Tampilan Metadata Detail Informasi Pustaka
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
4.2.5 Setelah mengisi Detail Informasi Pustaka langkah selanjutnya adalah
mengisi metadata Pencatatan Asal/Sumber Pustaka, di menu ini
cukup dengan mengisi nomor inventaris dengan scan barcode yang
ada dibuku, karena menu yang lain terisi secara otomatis oleh
program.
Gambar 14.
Tampilan Metadata Pencatatan Asal/Sumber Pustaka
Sumber : Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
4.2.6 Langkah selanjutnya adalah pengisian status pustaka. Status pustaka
di dalam ini menu ini apakah pustaka bisa dipinjam atau tidak, jika
boleh dipinjam maka tandai boleh pinjam keluar dan sebaliknya jika
pustaka tidak boleh dipinjam. Kemudian pilih status ketersediaan di
rak, apakah ada atau tidak. Karena buku yang berjudul Pemasaran
Jasa: Konsep dan Implementasi merupakan buku cadangan maka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
buku tersebut tidak boleh dipinjam oleh pemustaka dan hanya bisa
dibaca ditempat.
Gambar 15.
Tampilan Metadata Inventory Perpustakaan
Sumber: Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
4.2.7 Posisi pustaka di rak pilih di bagian Buku Teks. [600] karena buku
yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi memiliki
nomor klasifikasi golongan 600 yakni 658.85.
Gambar 16.
Tampilan Metadata Pengaturan Posisi Pustaka
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
4.2.8 Untuk menambahkan nomor panggil pustaka selanjutnya menuju ke
menu Pembuatan Katalog dengan klik ‘Tambah Katalog’ lalu isi
kolom katalog dengan nomor panggil sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Misal : 658.85 Yaz p kemudian klik ‘ok’.
Gambar 17.
Tampilan Metadata Pembuatan Katalog
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
4.2.9 Langkah kesepuluh adalah mengisi Pemberian Label Barcode
dengan scan barcode yang ada dalam buku kemudian klik
‘SIMPAN’.
Gambar 18.
Tampilan Pemberian Label Barcode
Sumber: Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
4.2.10 Kelompok Subyek diisi dengan subyek buku yaitu PEMASARAN
kemudian klik ‘SIMPAN’.
Gambar 19.
Tampilan Metadata Kelompok Subyek
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
4.2.11 Dalam menu Terjemahan Judul metadata sudah terisi secara otomatis
sehingga bisa melangkah ke menu selanjutnya.
Gambar 20.
Tampilan Terjemahan Judul
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
4.2.12 Selanjutnya menu Kepemilikan Pustaka pilih Fakultas Ekonomi
karena buku yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan
Implementasi merupakan hadiah dari fakultas tersebut.
Gambar 21.
Tampilan Kepemilikan Pustaka
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
4.2.13 Langkah selanjutnya adalah mengisi menu Koleksi Akademik.
Dalam menu ini merupakan sumber dari pustaka yakni hadiah dari
masing-masing fakultas di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Yang wajib diisi dalam menu ini adalah Fakultas, Program Kuliah,
Jenis Acuan. Apabila salah satu dari ketiga pilihan itu tidak terisi
maka data akan gagal disimpan.
Gambar 22.
Tampilan Metadata Koleksi Akademik
Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam
Aplikasi SIMPUST
4.3.1 Langkah-langkah Penyimpanan Skripsi
Sebelum memulai memasukkan data skripsi ke dalam Aplikasi Katalog
Skripsi, terlebih dahulu harus merubah softfile skripsi dari dalam CD
menjadi PDF. Berikut ini tata urutan bagian-bagian skripsi yang
dirubah:
4.3.1.1 Cover
Bagian cover yang siap dirubah menjadi PDF meliputi
Halaman Judul, Halaman Pengesahan, Halaman Pernyataan,
Halaman Motto, Halaman Persembahan, Kata Pengantar,
Daftar Isi, Abstrak kemudian disimpan dalam folder skripsi
yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM.
Misal: 20070110093
4.3.1.2 Bab I
Kesuluruhan Bab I yang sudah dirubah menjadi PDF
disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk
E dengan format nama NIM-I. Misal: 20070110093-I
4.3.1.3 Bab II
Kesuluruhan Bab II yang sudah dirubah menjadi PDF
disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk
E dengan format nama NIM-II. Misal: 20070110093-II
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
4.3.1.4 Bab III
Kesuluruhan Bab III yang sudah dirubah menjadi PDF
disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk
E dengan format nama NIM-III. Misal: 20070110093-III
4.3.1.5 Bab IV
Kesuluruhan Bab IV yang sudah dirubah menjadi PDF
disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk
E dengan format nama NIM-IV. Misal: 20070110093-IV
4.3.1.6 Bab V
Kesuluruhan Bab V yang sudah dirubah menjadi PDF
disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk
E dengan format nama NIM-V. Misal: 20070110093-V
4.3.1.7 Lampiran
Kesuluruhan Lampiran yang sudah dirubah menjadi PDF
disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk
E dengan format nama NIM-LAMP. Misal : 20070110093-
LAMP
4.3.2 Langkah-langkah Pengolahan Skripsi Dalam Aplikasi SIMPUST
4.3.2.1 Langkah pertama menghidupkan komputer dan tunggu
hingga proses booting berlangsung lalu siapkan skripsi
yang akan diproses.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
4.3.2.2 Setelah komputer siap kemudian pilih menu Aplikasi
Katalog Skripsi yang terdapat dalam desktop.
Gambar 23.
Tampilan Aplikasi Katalog Skripsi
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan
UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012
4.3.2.3 Setelah aplikasi katalog skripsi muncul dalam layar
komputer maka langkah selanjutnya mengisi username dan
pasword yang sudah ditentukan.
Gambar 24.
Tampilan Awal Aplikasi Katalog Skripsi
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan
UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
4.3.2.4 Setelah berhasil masuk kedalam aplikasi katalog skripsi
kemudian pilih entry data mahasiswa maka akan tampak
tampilan sebagai berikut :
Gambar 25.
Tampilan Aplikasi Katalog Skripsi
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
4.3.2.5 Langkah selanjutnya adalah mengisi metadata yang
terdapat dalam entry data mahasiswa. Untuk mengisi klik
‘New’ pada logo yang terdapat di sudut kiri atas katalog,
sehingga akan muncul tampilan seperti dibawah ini :
Gambar 26.
Tampilan Import Data Mahasiswa
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
4.3.2.6 Pada kolom pencarian isikan NIM (Nomor Induk
Mahasiswa) kemudian klik ‘cari’ hingga muncul NIM yang
dimaksud.
Gambar 27.
Tampilan Import Data Mahasiswa
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
4.3.2.7 Langkah selanjutnya setelah pencarian data mahasiswa
berhasil maka klik ‘pilih’ lalu otomatis data mahasiswa
akan terisi secara otomatis yang meliputi NIM, nama, jenis
kelamin, tempat lahir, tanggal dan tanggal lahir, program
studi dan kelas program kemudian simpan data.
Gambar 28.
Tampilan Import Data Mahasiswa
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
74
4.3.2.8 Setelah data mahasiswa berhasil disimpan langkah
selanjutnya adalah pemasukan data skripsi dengan memilih
menu entry data skripsi lalu klik pilihan daftar mahasiswa
yang tampak dalam gambar berikut:
Gambar 29.
Tampilan Entry Data Skripsi
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
75
4.3.2.9 Setelah itu akan tampil data mahasiswa seperti saat
memasukkan data mahasiswa kemudian masukkan NIM
dalam kotak pencarian lalu klik ‘pilih’ maka otomatis
Nama Mahasiswa dan NIM terisi otomatis seperti dalam
gambar
Gambar 30.
Tampilan Entry Data Skripsi
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
76
4.3.2.10 Langkah selanjutnya mengisi kolom Judul Skripsi dengan
judul asli skripsi yang akan diproses setelah itu Keyword
dari abstraksi, Tahun dan Abstraksi. Apabila didalam
skripsi tersebut tidak ada abstraksi maka bagian kolom
abstraksi bisa dibiarkan kosong. Setelah keempat kolom
tersebut terisi kemudian simpan data skripsi dengan klik
logo disket yang ada diatas maka otomatis Kode Skripsi
akan terisi.
Gambar 31.
Tampilan Entry Data Skripsi
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
77
Gambar 32.
Tampilan Entry Data Skripsi
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
78
4.3.2.11 Setelah data skripsi disimpan, softfile skripsi yang sudah
dirubah dari Microsoft Word ke PDF siap diunduh ke
dalam opsi Upload File dalam Katalog Tugas Akhir.
Gambar 33.
Tampilan Upload File
Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan
UMY,Maret 2012
Keterangan :
a. Langkah pertama klik ‘upload file’
b. Langkah kedua klik ‘pilih file’
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
79
4.3.2.12 Secara otomotis setelah klik ‘pilih file’ maka akan dibawa
ke lokasi penyimpanan file My computer → Local disk E →
folder skripsi → ok sehingga otomatis file dari Bab I hingga
Lampiran terisi sesuai dengan kolom masing-masing.
Kemudian klik ‘UPDATE’ dan data skripsi berhasil ter-
upload ke dalam aplikasi SIMPUST.
4.5. Kekurangan Dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku Dan Skripsi
4.5.1 Kekurangan
4.5.1.1 Pengisian data buku masih tergolong kurang efektif karena
pengisian data seperti nama pengarang, nama penerbit dan
detail buku tidak terdapat dalam satu menu sehingga masih
kurang efektif.
4.5.1.2 Tidak semua metadata data mahasiswa dan data skripsi
diisi.
4.5.1.3 Abstraksi hanya memuat kurang lebih 100 digit saja.
4.5.2. Kelebihan
4.5.2.1 Pada menu ISBN sudah memuat angka 13 digit.
4.5.2.2 Kita hanya tinggal mengubah status buku apabila buku
yang akan dimasukkan ke dalam SIMPUST sudah
dimasukkan sebelumnya sehingga memudahkan dalam
mengubah data buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
80
4.5.2.3 Metadata akan terisi secara otomatis disetiap menu setelah
disimpan.
4.5.2.4 Bisa langsung mencetak nomor panggil buku melalui menu
Pembuatan Katalog.
4.5.2.5 Dalam pengisian data mahasiswa dan data skripsi kita tidak
perlu mengetik ulang NIM dan Nama Mahasiswa karena
ada menu pencarian data mahasiswa sehingga bisa memilih
data yang dimaksud.
4.5.2.6 Upload file skripsi dari halaman sampul hingga bab akhir
bisa dalam sekali update sehingga lebih efisien.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
81
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah salah satu usaha nyata dalam
meningkatkan penguasaan ilmu bagi mahasiswa khususnya mahasiswa Ilmu
Perpustakaan. Fungsi dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah untuk
memberikan pembekalan pengetahuan dan keterampilan kepada setiap
mahasiswa tentang kondisi yang berada di lapangan, sehingga dapat
membuka wawasan dari para mahasiswa untuk mendapatkan pengetahuan
melalui praktek di lapangan.
Dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang telah penulis laksanakan dari
tanggal 15 Februari sampai dengan 14 April 2012, bertempat di UPT
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Lingkar Selatan,
Tamantirto Kasihan, Bantul, Yogyakarta dan Tugas Akhir yang berjudul
“APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU
DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA” penulis dapat menarik kesimpulan antara lain:
5.1.1 Layanan yang terdapat program aplikasi SIMPUST terdiri dari tiga
macam, yaitu: layanan administrator yang hanya bisa diakses oleh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
82
admin UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta; Operator yang
melakukan kegiatan sirkulasi; Pengguna (User) yang hanya bisa
mengakses katalog online (OPAC), memesan buku dan memberikan
kritik saran.
5.1.2 Proses pengolahan buku menggunakan aplikasi SIMPUST yang
menggunakan menu administrator memiliki beragam menu seperti
menu pengarang, menu penerbit, dan kelengkapan lainnya sehingga
pengisian metadata buku tidak terdapat dalam satu menu.
5.1.3 Tidak berbeda jauh dengan pengolahan buku, pengolahan skripsi ke
dalam aplikasi SIMPUST juga mengisi metadata yang tidak terdapat
dalam satu menu. Akan tetapi pengisian metadata lebih praktis
dikarenakan data mahasiswa sudah ada dalam server sehingga otomatis
mengisi metadata setelah memilih data sesuai Nomor Induk
Mahasiswa yang dicari. Upload data skripsi dari Bab I hingga akhir
berjalan otomatis karena semua data skripsi tersimpan dalam satu
folder tanpa harus upload data skripsi satu persatu.
5.1.4 Tidak berbeda dengan perpustakaan lain, kegiatan pemasukan data
buku dan skripsi ke dalam aplikasi SIMPUST juga mengalami
berbagai hambatan seperti pengisian data buku seperti, pengisian data
nama pengarang, nama penerbit dan detail buku tidak terdapat dalam
satu menu sehingga masih kurang efektif. Sedangkan hambatan dalam
pemasukan data skripsi apabila salah dalam pemberian nama
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
83
penyimpanan masing- masing bagian skripsi maka data skripsi tidak
terdeteksi saat upload skripsi. Namun dibalik kekurangan itu aplikasi
SIMPUST juga memiliki kelebihan bisa langsung mencetak nomor
panggil buku melalui menu Pembuatan Katalog dan Upload file skripsi
dari halaman sampul hingga bab akhir bisa dalam sekali update
sehingga lebih efisien.
5.2 Saran
Selama 2 bulan melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT
Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta belum bisa dikatakan cukup waktu
untuk memberikan penilaian, namun kiranya penulis dapat memberi saran
yang dimaksudkan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan
Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu:
5.2.1 Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk
mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi
menunjang sistem otomasi.
5.2.2 Barcode rusak/kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca
barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat
layanan peminjaman lebih efisien.
5.2.3 Pengerakkan buku terbilang masih lambat karena tumpukan buku yang
berasal dari pengembalian sebagian dikumpulkan menjadi satu dirak
tertentu tidak langsung dikerakkan, jadi kegiatan pengerakkan buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
84
(shelving) hendaknya dilakukan secara kontinuitas sehingga
memudahkan pengunjung dalam pencarian buku.
5.2.4 Untuk memasukkan nama pengarang dan nama penerbit tidak terdapat
dalam satu metadata sehingga harus pindah dari menu satu ke menu
lainnya untuk memasukkan, hendaknya membuat pengisian metadata
aplikasi SIMPUST yang lebih efisien.
5.2.5 Suasana kekeluargaan yang sudah berjalan baik selama ini baik antara
pimpinan dengan karyawan maupun sesama karyawan dapat terus
dibina agar tercipta suasana kerja yang kondusif yang berujung pada
kemajuan perpustakaan.