apostila - administracao do tempo

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO


SUMÁRIO

INTRODUÇÃO..........................................................................................................................................................................1

O TEMPO E O ESPAÇO ..........................................................................................................................................................1

O QUE É ADMINISTRAR O TEMPO?..................................................................................................................................2

ITENS PARA ADMINISTRAR O TEMPO............................................................................................................................2

A IMPORTÂNCIA DOS QUESTIONAMENTOS .................................................................................................................3

ADMINISTRANDO O TEMPO...............................................................................................................................................3

ANÁLISE DO TEMPO .............................................................................................................................................................4

ATITUDES E COMPORTAMENTOS....................................................................................................................................4

PLANEJAMENTO DO TEMPO..............................................................................................................................................5

COMO DISTRIBUIR O TEMPO ............................................................................................................................................7

EVASÃO DO TEMPO ..............................................................................................................................................................7

OS LADRÕES DO TEMPO......................................................................................................................................................8 TEMPO INIMIGO .......................................................................................................................................................................9 TEMPO AMIGO ..........................................................................................................................................................................9

CONTROLE DO TEMPO ......................................................................................................................................................11

O TEMPO CONSUMIDO: UMA AVALIAÇÃO. ................................................................................................................12

O TEMPO CONSUMIDO: TRAÇANDO PLANOS DE TRABALHO..............................................................................13

O TEMPO CONSUMIDO: MEDIDAS DE PLANEJAMENTO.........................................................................................13

O TEMPO CONSUMIDO: QUE TIPO DE EXECUTIVO VOCÊ É? ...............................................................................13

O DOMÍNIO DO TEMPO ......................................................................................................................................................14

A AGENDA DDT: DOMÍNIO DIÁRIO DO TEMPO..........................................................................................................14 VEJA ALGUMAS ORIENTAÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DA DDT ......................................................................................14

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INTRODUÇÃO

Saber como tratar o tempo é essencial para qualquer profissional. O tempo, influencia na

qualidade e performance do trabalho e apesar disto, muito pouca importância é dada à forma como

ele é administrado. A conseqüência desta negligência é um desperdício que gera prejuízos para a

empresa.

Para se evitar este prejuízo é necessário descobrir a maneira correta de tratar este fator

tão importante em nosso trabalho.

O TEMPO E O ESPAÇO

Estes dois termos sofreram com o passar do tempo grandes modificações em suas

dimensões. As empresas e clientes valorizam cada vez mais a agilidade dos serviços e com isto, o

que antes era feito em 8 horas e era considerado um serviço rápido, hoje é feito em 1 ou 2 horas.

Por outro lado, o tamanho dos produtos e espaços está cada vez menor.

O tempo pode ou não ser aproveitado, pode ou não ser desperdiçado. Isto vai depender

da forma como ele é administrado. E qual é a empresa hoje que deseja e admite qualquer tipo de

desperdício?

O capital, as pessoas, a tecnologia, a matéria prima e o tempo bem combinados formam

uma empresa. E este último item, o tempo, determina muitas vezes como será aplicado cada um

dos outros itens.

O bom administrador, gestor ou funcionário, é aquele que consegue utilizar todos os

recursos de que dispõe da melhor forma possível e no menor tempo. O tempo é determinante na

competição e produção das empresas. Seja mais que eficiente ao utilizar o tempo, seja eficaz, ou

seja, saiba administrar o tempo de forma a conseguir dele os melhores resultados.

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O QUE É ADMINISTRAR O TEMPO?

Administrar o tempo é saber utilizá-lo de forma a conseguir que as atividades sejam

realizadas com qualidade e da melhor forma possível. Para isto é preciso organizá-lo e controlá-lo de

forma que o tempo não trabalhe contra você, e sim ao seu favor. E para que isto aconteça é

necessário disciplina e organização.

O planejamento é fundamental e apesar de às vezes parecer perda de tempo, é de

fundamental importância. Primeiro será necessário pensar em como você gasta o seu tempo hoje e

só então começar o planejamento e a aplicação do controle do que foi planejado.

Algumas dicas:

• Planeje o dia seguinte,

• Faça pequenas anotações das tarefas a serem realizadas indicando sua

prioridade e ao executá-las observe a ordem de prioridade estabelecida

• Reuniões planejadas e preparadas com antecedência tem mais resultados.

• Planeje o futuro.

ITENS PARA ADMINISTRAR O TEMPO

Análise do tempo: Esteja sempre avaliando em que e de que forma o tempo está

sendo empregado e quais são os resultados das atividades que estão ocupando este tempo.

Planejamento do tempo: Saiba em que o tempo deve ser aplicado, usando sempre a

racionalidade e definindo prioridades. Tenha em mente os objetivos que almeja.

Organização do tempo: Como geralmente o tempo é escasso para o número de

atividades a serem feitas, é importante organizá-lo observando sempre os resultados que estas

atividades refletirão. Observe sempre as prioridades.

Controle do Tempo: Controle o tempo para que o planejado seja cumprido e que o

tempo seja ao máximo aproveitado. Avalie como foi empregado o tempo nas atividades e os

resultados gerados. Assim você poderá analisar se o planejamento foi de fato realizado.

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A IMPORTÂNCIA DOS QUESTIONAMENTOS

Muitas vezes esquecemos de fazer questionamentos que ajudariam a clarear os

objetivos. Outras vezes, os questionamentos são feitos de forma errada.

Antes de começar a pensar em como, quem e quando fazer, pense primeiro nos

objetivos e metas e o porquê destes objetivos.

ADMINISTRANDO O TEMPO

É necessário administrar as atividades no tempo disponível. Para isto é necessário seguir

as quatro etapas descritas anteriormente: analisar, planejar, organizar e controlar.

Um executivo, administrador, gerente ou funcionário bem sucedido sabe que o tempo é

essencial e que sua aplicação eficaz depende depende de como ele é administrado.

E o que é necessário para ser bem sucedido?

Saber lidar com pessoas, entendendo emoções e sentimentos. Funcionários

felizes com o trabalho produzem mais.

Tratar diferentes assuntos, sabendo como agir em cada situação, sendo

polivalente e multifuncional.

Lidar com o tempo de forma a ser ágil, eficiente e eficaz, conquistando

resultados no tempo disponível.

Ter uma visão do futuro, sabendo onde as oportunidades podem surgir e

quando surgirem, aproveitá-las.

Correr atrás do que dá resultado. Ser empreendedor.

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ANÁLISE DO TEMPO

Você precisa analisar minuciosamente o seu tempo – perceber onde ele é aplicado e

empregado no seu dia a dia - para poder administrá-lo. O resultado da análise de como você vem

utilizando o seu tempo, facilitará para encontrar e solucionar prováveis erros.

Com que eficácia e com que eficiência o tempo livre está sendo utilizado é o

propósito da Análise do Tempo.

Se você estiver utilizando de forma ágil e eficaz o seu tempo, sua empresa e você terão

retornos satisfatórios.

Algumas dicas para uma boa análise do tempo:

Qual o seu custo? Baixo ou alto? Você tem conhecimento do valor de seu custo

para a sua empresa?

E o seu tempo? Você sabe quanto isso vale para a sua empresa?

Para o cálculo de seu custo por hora pra sua empresa basta multiplicar 1.6, de

encargos administrativos e sociais, pelo seu salário mensal. Agora divida o

resultado pelo número de horas mensais, ou seja, 4 vezes o número de horas

semanais e obtenha o resultado do custo de seu custo por hora. Para saber o

valor de seu custo por minuto, divida o resultado de custo por hora por 60.

ATITUDES E COMPORTAMENTOS

Nas empresas, nos deparamos com dois tipos de comportamentos e atitudes. De um lado

o funcionário desastroso, confuso e elétrico, que faz uma série de coisas ao mesmo tempo e sempre

está com documentos e informações fora de seu alcance dificultadas por sua desorganização. No

caso deste funcionário, o tempo nunca é suficiente para suas tarefas, e por muitas deficiências

administrativas, muitas vezes, é promovido à diretor ou presidente. Do outro lado o funcionário que,

está mais preocupado com o término do expediente à ser útil no seu local de trabalho. Está sempre

conversando ao telefone , lendo jornal, tomando café e acaba achando que o expediente é longo

demais ao que ele tem a fazer.

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Estes dois tipos de comportamentos são muito ineficazes e demonstram cada vez mais

uma lacuna de vida e desorientação em seu local de trabalho.

Quando não existe uma estratégia de utilização do tempo correta e eficaz, os projetos

com qualidade, as boas intenções, as grandes idéias, a vontade de crescer, de investir na qualidade

de vida e de construir impérios, e até a escolha pelo espiritual acabam se transformando em

frustração. Ao dar importância às funções do Planejamento, Direção, Controle e Organização, a

Teoria da Administração se faz necessária à medida que enfoca o tempo, bem empregado, como o

mais importante na eficácia e eficiência no trabalho.

Diante de um mundo moderno, as pessoas cada dia mais apressadas, estressadas e

pressionadas, acabam se sobrecarregando.

É importante questionar:

Você realmente tem:

estimulado a contribuição criativa?

analisado seu desempenho e de seus subordinados?

organizado seu trabalho?

trabalhado em grupo?

Pense nisto, questione-se!

PLANEJAMENTO DO TEMPO

O tempo passa a ser o principal fator para se obter competitividade e sucesso

profissional . Não importa a maneira como cada empresa focaliza este desempenho, cada uma tem

sua maneira de analisar seus funcionários, se pela pontualidade ou não, se pelos objetivos

alcançados – não importando o quanto de tempo este funcionário permanece na empresa, e sim a

qualidade do que produz - ou pela freqüência com que estes funcionários têm comparecido ao

trabalho e pelo número de horas de trabalho. O Planejamento de Tempo é de extrema importância

para que cada executivo possa distribuir corretamente as suas tarefas e de seu grupo de trabalho ao

longo do dia, evitando perca de tempo.

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Para se lembrar de tudo que se há de fazer, e de forma organizada, nada melhor que

uma aliada ao tempo, a agenda. Ela pode ser de grande importância e existem vários tipos e

modelos no mercado, adequado a cada função. Veja alguns tipos de agendas. Com certeza alguma

se encaixa no seu perfil.

Agenda Padrão: Com uma página para cada dia da semana, permite agilidade e

rapidez para encontrar o que foi anotado. São encontradas em papelarias.

Personal Organizer: Do tipo fichário, pode ser reutilizada nos demais anos.

Possui espaço para planejamento da semana, mês e ano.

Agenda Eletrônica: Agenda portátil. Guarda telefones, dados pessoais,

endereços e compromissos como registro eletrônico. Muito versátil, permitindo a

busca por informações através de palavras-chave.

Agenda On-line: Pela internet é possível ter acesso à um calendário interativo.

Basta conectar-se à um site que oferece, dentre outras opções, bookmarkvirtual,

calendário, catálogo de endereços e etc.

Dicas para um bom planejamento de tempo:

Assuntos Operacionais – geralmente realizados a curto prazo. Relacionados à

uma atividade ou tarefa.

Assuntos Táticos – geralmente realizados a médio prazo. Está relacionado à uma

divisão ou departamento da empresa;

Assuntos Estratégicos – geralmente realizados a longo prazo (mais de dois

anos), relacionados com a empresa em sua totalidade.

O horizonte de tempo, na maioria das vezes, está interligado ao nível de abrangência das

atividades, possuindo estes três níveis de assuntos.

Questione-se com relação aos assuntos acima. Tome nota das atividades operacionais,

estratégicas e táticas. Faça um manual de trabalho, uma lista com suas atividades similares e

principais. Faça isto periodicamente, isso facilitará para um bom aproveitamento e organização de

seu tempo.

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COMO DISTRIBUIR O TEMPO

Com regras simples, tudo se torna mais fácil. Para organizar o tempo é preciso regras,

regras que ajudarão à distribuir melhor suas tarefas. Dando prioridade e tendo objetivo, é possível

conciliar várias atividades de forma organizada. Os executivos, em geral, usam estas regras, que

ajudam no sucesso e desempenho. Veja abaixo:

Tenha uma agenda, ela é sua aliada para as anotações. Não confie apenas em sua

memória.

Diante de emergências, seja flexível, esteja aberto à mudança de planos.

Possua uma metodologia, desde que prática e inteligente. Isso facilitará seu

trabalho.

Estabeleça prioridades às suas atividades e compromissos.

Produtividade é fundamental. Procure fazer as atividades mais pesadas nas horas

em que você está mais bem disposto, e as atividades mais leves nas horas em que

você goste menos de trabalhar, influenciando o horário de outras pessoas para o

seu benefício.

O corpo necessita de descanso. Alguns intervalos durante as atividades são muito

importantes para a sua saúde física e mental. Tenha momentos de lazer.

O que mais lhe dá retorno merece mais tempo. Enfim, seja eficaz!

EVASÃO DO TEMPO

O tempo, desperdiçado, não pode ser recuperado e não se atribui o fracasso ao tempo usado

de forma incorreta. Observando isto, o executivo, o gerente, ou qualquer funcionário terá com

certeza um grande sucesso profissional.

As vezes, o profissional se acomoda de tal forma à suas ineficazes rotinas, que é mais fácil

pra ele continuar mantendo o ritmo apressado e sem uma divisão correta de seu tempo, à querer

uma mudança significativa, dolorosa e definitiva. Muitas vezes, aqueles que demonstram excesso de

responsabilidade, são incompetentes e ineficazes.

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OS LADRÕES DO TEMPO

São vários os fatores que colaboram para a perda de tempo. Fique atento para as questões

abaixo:

Evite refeições muito prolongadas, como almoço de negócios como pretexto para

escapar às tarefas.

Ótimo para tumultuar seu expediente são as tais participações em comemorações.

Lamentar e ir assim mesmo não vai resolver o problema da perda de tempo.

Os telefonemas podem ocupar um grande tempo com coisas que não têm

importância, desviando objetivos e ocupando espaços não programados.

Muitos gerentes, por insegurança, marcam intermináveis reuniões. Por não

possuírem diretrizes, acabam se confundindo em suas tarefas, assim marcando

encontros para tentar solucionar problemas. Como não foram estabelecidos

objetivos, todos acabam sentindo-se inseguros, então vê-se a necessidade de

tantas reuniões.

Ler documentos de trabalho e relatórios – quase sempre superficiais - é uma das

tarefas mais cansativas para os executivos.

Diante de tantos fatores negativos, que possam intervir no tempo, aí vão algumas dicas

para você saber organizá-lo de forma correta:

Tenha prioridades. Tarefas mais importantes devem ser feitas primeiramente.

Tenha domínio sobre as tarefas agendadas. Saiba ser flexível quando necessário.

Não aceite solicitações que venham atrapalhar suas tarefas.

Crie um sistema de separação dos telefonemas que você recebe.

Visitantes indesejáveis, aqueles não anunciados, capazes de tomar um grande

tempo. Afaste-se deles.

Tarefas que possam ser realizadas por seus subordinados devem ser delegadas.

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Questionemos:

O tempo tem sido um aliado ou um inimigo?

O que é de grande importância e o que não é tão importante assim?

O que tenho e o que não tenho que fazer?

Para que serve o meu tempo?

A prioridade é o tempo!

Compare a seguir o tempo inimigo com o tempo amigo.

Tempo inimigo

Diante dos acontecimentos, os executivos reagem e administram por crises.

Improvisação. Estes executivos, diante de planos mal elaborados acabam se

tornando gerentes intuitivos.

Conflitos e um clima social desmotivador e cargos e carreiras mal delineados são

as consequências de não se delegar autoridade.

Seu tempo nunca é seu. Sem condições de controlá-lo, o gerente acaba sendo

controlado por estímulos e intervenções.

Tempo amigo

As atividades e compromissos devem ser planejados.

De acordo com planos de incentivo e estilos de gerência participativa, a

produtividade acaba se tornando uma motivação para as equipes.

As atividades realizadas são controladas, avaliadas e acompanhadas por

instrumentos.

A gerência não é central, sendo sempre delegada normalmente a autoridade como

um instrumento essencial.

Políticas bem definidas.

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Através de treinamentos por período, habilitadas e conscientes de seu papel na

organização, as equipes estão integradas, estão se completando.

Enfim, esteja atento a tudo isto. Faça do seu tempo, um amigo. Não reclame da falta de

tempo, isto não resolver o problema. Diante de um mundo moderno, o homem tem cada vez mais

tarefas o que acaba gerando ansiedade e, conseqüentemente, improdutividade. Para melhorar o uso

do seu tempo, observe como este tem sido aproveitado ultimamente e crie algumas estratégias a

serem aplicadas imediatamente.

A curto prazo: faça uma listagem de atividades a serem feitas e atualize-as ao longo do

seu dia. Reflita sobre como seu tempo está sendo usado, reserve tempo para isto. Através da tabelo

de controle do tempo, você pode aproveitar melhor o tempo, com mais eficiência.

A médio prazo: Mude seus hábitos fazendo um paralelo mensal entre as áreas de eficiência

e as áreas problemáticas das atividades que estão sendo exercidas.

A longo prazo: Diante dos resultados obtidos identifique qual seria a melhor forma de

organizar seu tempo.

Não perca tempo! Saiba administrá-lo. Faça uma reflexão com sua equipe:

Através de orientação e sistemas de treinamento, delegue todos os encargos

transferíveis a partes integrantes de sua equipe.

Atrasos são conseqüências da falta de comunicação adequada e ágil.

Elimine, entre os procedimentos diários, aqueles que não trariam prejuízos à eficácia.

Faça um teste!

Você está consumindo ou perdendo tempo? Verifique quando e como você faz os

outros perderem tempo.

Sua equipe sabe realmente a sua função? Sabe realizá-la?

Questões rotineiras acabam sobrecarregando colegas e subordinados. Não às transfira

a estes, elas acabam retornando a você.

Faça anotações, siga a ordem de importância e prioridade das atividades – as essenciais e as

secundárias - determine prazos para início e término de suas atividades, conheça o alcançe de suas

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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO autoridades e suas funções, reserve parcelas de tempo para atender às atividades exteriores de sua

empresa que, na maioria das vezes, não possuem horário certo.

Lembre-se que a importância e característica de cada problema deve ser proporcional ao

tempo disponível. Com vontade, persistência e decisão é possível se tornar um gerente eficaz. Tenha

determinação! Vise um objetivo novo, elevado e compensador. Seja criativo! Concentre-se nas

decisões e não nos problemas. Seja experiente! Escolha seu próprio caminho. Seja inovador! Saiba

investir no futuro.

CONTROLE DO TEMPO

O fundamental no controle de tempo é verificar se o executivo utilizou, planejou e organizou

o tempo disponível de forma correta. Avaliar e calcular os resultados obtidos na utilização do tempo.

Na medida em que as circunstâncias se modificam, é necessária a mudança de organização e

planejamento do tempo, afim de adequá-las à estas. O controle, planejamento, análise e organização

do tempo formam um ciclo, o Ciclo da Administração do Tempo.

Uma dica:

Visualize o tempo gasto com atividades realmente importantes e as atividades de menor

importância. Conheça melhor como você utiliza este tempo, criando uma estatística diária em sua

agenda pessoal ,dividindo a jornada diária de trabalho em períodos, que devem ser de 30 a 60

minutos.

Verifique:

quais são as suas atividades que consomem grande tempo e quanto tempo sobra

pra se inovar, ser criativo;

qual a relação das atividades – relacionadas às pessoas, dados, negócios, tarefas,

situações;

as atividades possuem ciclos, como são estes ciclos? São diários, semanais,

mensais ou anuais?;

as atividades táticas, operacionais e estratégicas;

Lembre-se sempre que:

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É importante criar estimativas de porcentagem em relação ao tempo total e o cálculo da

quantidade do tempo gasto com cada atividade. Ou seja, fazer tudo no seu tempo certo!

É importante empregar o tempo de forma eficaz, de modo que o gerente não tenha seu

tempo perdido. Registre e gerencie seu tempo.

O tempo não pode ser substituído nem comprado. O tempo deve ser programado de forma

racional - delegando atividades que outras pessoas são capazes de realizar.

Questionamentos a respeito de como você tem desperdiçado seu tempo e o de outras

pessoas é muito importante. Não se atenha à timidez e esteja aberto para ouvir críticas.

Ter um tempo livre para organizar tarefas importantes também é válido. Saiba separar os

assuntos secundários dos principais. Faça uma programação de todo o trabalho operacional para

dois dias da semana, deixando as manhãs livres para as tarefas principais.

Quais são as suas prioridades? Estabeleça e obedeça-as. Gerenciar o tempo não é tarefa

fácil, mas com determinação e esforço é possível conseguir resultados satisfatórios.

Estas são posições do Peter Drucker em seu livro,“O gerente eficaz” que enfoca alguns

pontos positivos de um executivo capaz de controlar seu próprio tempo: tem senso de direção – vai

pela sua cabeça e não pela dos outros, dá valor às prioridades, faz uma coisa de cada vez, pensa

num diferencial – algo que lhe aponta alto não se atendo apenas ao que lhe parece realmente

seguro, se preocupa com o futuro.

O TEMPO CONSUMIDO: UMA AVALIAÇÃO.

Delegar autoridade contribui muito com o tempo. Mas não pode ser imposta, sendo

transmitida à uma pessoa capacitada, de acordo com a qualificação técnica e hierarquia. A

linguagem da informação deve ser de fácil entendimento, coerente e preferencialmente escrita. O

delegado precisa ter em mente os seguintes pontos: o grau de autoridade que lhe foi permitido, o

conteúdo e tamanho da responsabilidade que lhe foi atribuída.

À partir do momento que os funcionários têm conhecimento e consciência de suas tarefas e

de sua função na empresa, eles são capazes de se integrar à organização, estando motivados e

otimizados. Isso se faz pela delegação. Delegar autoridade distribuirá as tarefas, amadurecendo e

investindo no crescimento individual da equipe. Enfim, o diálogo, a iniciativa e a criatividade de cada

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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO um são desenvolvidas nas pessoas,e a empresa só tem a ganhar com isso, obtendo resultados

satisfatórios com excelentes desempenhos.

O TEMPO CONSUMIDO: TRAÇANDO PLANOS DE TRABALHO.

Use uma ferramenta de organização. Que tal a agenda?

Controle você mesmo o seu tempo. Faça você mesmo as anotações mais importantes. Ao

passá-las à sua secretária, o tempo estará sendo perdido e você sabe mais do que ninguém quais

são os focos de maior importância e prioridade.

As atividades mais simples acabam caindo no esquecimento quando não são anotadas. Por

isso, anote tudo. Tudo mesmo!

O TEMPO CONSUMIDO: MEDIDAS DE PLANEJAMENTO.

O tempo gasto e a análise das prioridades, a rapidez e o valor do trabalho, as tomadas de

decisões e suas condições, o nível certo para a delegação de atividades facilitam muito ao se

planejar o tempo.

Para se ter uma boa distribuição do tempo, é necessário uma elaboração de suas atividades.

Pare! Avalie! Reflita! O tempo é precioso e saber atribuir cada tarefa em seu tempo faz com que

este obtenha qualidade. Reavaliar o que foi feito a cada trinta dias e distribuir em categorias os itens

que despendem maior tempo é fundamental.

O pouco tempo aliado a muito trabalho tem sido cada vez mais a causa de angústia,

exaustão e até mesmo de desespero dos executivos, que não conseguem controlar suas atividades

dentro de um tempo estipulado, não estão capacitados a elaborar suas atividades.

O TEMPO CONSUMIDO: QUE TIPO DE EXECUTIVO VOCÊ É?

Se você é viciado, fanático por trabalhar e se dedica em tempo integral à sua empresa,

considere-se um “Workaholic”. Mas isso não importa mais para as empresas. Elas agora, procuram

pessoas que tenha boa qualidade de vida no trabalho. Use o tempo a seu favor! Use-o de forma

correta e prática. Saiba de suas limitações.

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O DOMÍNIO DO TEMPO

O tempo, se utilizado de forma incorreta, acaba gerando a “Síndrome da falta de tempo”:

“...faltou tempo para a conclusão...”, ou ainda, “...não houve tempo suficiente...” por isso a

elaboração do tempo é muito importante e pode ser feita pelo instrumento de grande ajuda ao

gerente: a agenda. Agendar compromissos e atividades, contabilizando o tempo, fazendo balancete

de gastos e de ganhos.

O desempenho de suas atividades varia conforme a capacidade de se usar o tempo, se de

forma positiva – eficaz, ou se tem se tornado um “inimigo” capaz de atrapalhar quaisquer metas e

proposições.

Talento, sensibilidade e flexibilidade são necessários para o cumprimento das atividades.

Seja eficaz, estabelecendo prioridades. Tarefas mais importantes, tarefas importantes, tarefas de

importância média, etc. Planeje-as!

A AGENDA DDT: DOMÍNIO DIÁRIO DO TEMPO

Esta agenda serve para o controle das atividades, como vem sendo realizadas, se num

tempo eficaz e quais soluções devem ser tomadas para a melhoria da utilização do tempo.

Preenchê-la corretamente é muito importante para a organização dos dados, facilitando encontrar

pontos positivos e negativos no uso do tempo destas atividades. Esta agenda possui duas páginas: a

de Planejamento Diário do Tempo e a de Avaliação do Tempo empregado.

Veja algumas orientações para utilização da DDT

Agenda Diária

Planeje o tempo:

rotinas,

observações e telefonemas;

assuntos não determinados – sem hora marcada;

horários com flexibilidade;

providências a serem tomadas;

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assuntos agendados resultando em compromissos firmados;

espaço para compromissos agendados e prováveis pessoas contactadas;

assuntos pendentes.

Avalie o tempo empregado: assuntos programados e não realizados, sendo possível não

repetir possíveis erros no futuro devido à perda de tempo; registro de atividades e tempo necessário

para realizá-las; assuntos agendados e executados, comparando o tempo que foi gasto e o tempo

que foi previsto para a realização de atividades, podendo assim reavaliar o aproveitamento do

tempo.

Utilize de forma constante a Agenda DDT e faça o possível para aplicá-la e passá-la à seus

funcionários.

Para e pense:

Conflitos e respostas emocionais tem causado perda de tempo?

Com que freqüência atividades que foram agendadas têm que ser deixadas para depois

em função de atividades mais urgentes?

Os telefonemas têm sido uma problemática com relação ao aproveitamento do tempo?

Tempo gasto com atividades que se repetem. Quanto tempo tem sido gasto com isso?

Atividades podem ser delegadas, assumidas por pessoas capacitadas e treinadas em

tempo hábil?

Visitas inesperadas. Quanto tempo se perde com isso?

Existem intenções de melhoria de qualidade e inovação e quanto tempo é usado para

esses fins?

Por falta de informações, que atividades e quanto tempo é perdido?

Para se decidir, é necessário obter informações sobre as atividades. Quanto tempo é

perdido por não se ter as informações ao seu alcance?

Por não serem bem elaboradas, a delegações acabam causando constantes interrupções

de funcionários em busca de esclarecerem suas dúvidas. Qual a perda desta delegações?

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Retardatários decisórios. Qual a perda deste item?

Quanto tempo é gasto para redigir relatórios, documentos, exames de memorandos e

redações?

Sob pressão de tempo e de urgências urgentíssimas, quais são os danos e prejuízos em

conseqüência de tarefas realizadas nestas circunstâncias?

Quanto tempo é gasto em reuniões? São necessárias tais reuniões? Estas acabam

ultrapassando o tempo necessário aos assuntos pendentes?

Estas são perguntas que você se deve fazer. Procure respostas e soluções. Tenha atitude! Faça o

seu próprio tempo se tornar um aliado ao seu dia-a-dia. Escolha caminhos que sejam eficazes e

levem a resultados satisfatórios. Mude e seja capaz de mudar o tempo!

apostila - administracao do tempo

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