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Arquivologia

Prof.: Ana Paula Abruzzi

Ministério Público da União

Técnico

Arquivologia MPU

Prof. Ana Paula Abruzzi Página 1

DOCUMENTAÇÃO

Conceito

Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção,

sistematização, distribuição e utilização de documentos. Em seu conceito mais amplo,

documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da

produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos,

controle e produção de traduções, trabalhos de referência em todas suas formas,

publicação e divulgação de informações.

A legislação arquivística nacional, através da Lei nº 8.159/1991, define gestão de

documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às

atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

Importância

Devido ao desenvolvimento e crescimento de vários setores tanto nos órgãos

públicos como nas empresas é necessário cada vez mais estabelecer serviços

especializados com o objetivo de facilitar a obtenção e localização de informações e

dados atualizados.

Natureza

A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua

organização, utilização e finalidade.

A documentação apresenta natureza comercial quando é, principalmente,

organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais.

A natureza científica da documentação está presente quando o objetivo principal é

o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o

lucro.

A documentação assume natureza oficial quando sua organização e utilização têm

por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura,

pressupondo a coleta e classificação de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis,

Leis complementares, Decretos, Tratados, Convênios, Convenções, Portarias,

Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, Federal, Estadual ou

Municipal.

Finalidade

A documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que

o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização,

proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Procura, também,

facilitar o acesso e a obtenção de dados atualizados de modo que ofereça melhor

rendimentos dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade da

documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de

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como é utilizada. Assim, quando elaborada e usada nas empresas, tem finalidade

comercial. A documentação oficial, por sua vez, tem por objetivo auxiliar e assessorar a

Administração Pública em todos os níveis: federal, estadual e municipal. Na

documentação de natureza científica ou didática, a finalidade é a obtenção de dados

para a realização de pesquisa técnica-científica ou pedagógica. Sem dúvida, porém a

principal finalidade é a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de

decisão pelo administrador de empresa, ou pela autoridade pública, ou pelo

pesquisador.

Características

No passado, a documentação era tipicamente estática, já que significava uma

coletânea de dados históricos, de papéis e documentos à disposição de poucos, ou

funcionava apenas como simples arquivo. Nos dias atuais, porém, a documentação

assume uma característica predominantemente dinâmica, que a impulsiona a alcançar

com amis rapidez e eficácia sua principal finalidade, pois, atendendo de imediato às

inúmeras exigências da pesquisa, levantamento de dados e informações, direta ou

indiretamente, auxilia e influi na tomada de decisões.

Fases do processo de documentação

A documentação é basicamente dinâmica. Nos dias de hoje, perdeu seu caráter

estático de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao

estudo, à pesquisa, ao planejamento e à tomada de decisão.

O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento,

leitura e classificação.

Recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de

julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para

recolher o que é útil, imparcialidade na seleção de documentos.

Leitura: a leitura é fundamental, pois somente com base nela poderá tomar

qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento.

Classificação: a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo

tempo, antecipar sua utilidade prática.

Classificação

Com o surpreendente aumento do número de bibliotecas e arquivos através dos

anos e em todas as partes do mundo, ficou provado ser mais conveniente a utilização

de sistemas padronizados e aceitos internacionalmente do que criar e construir um

sistema próprio de classificação.

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A classificação mais famosa e difundida é a de Melvil Dewey, que publicou sua

“Classificação Decimal” em 1876. O Plano de Dewey divide os ramos do conhecimento

em 10 grupos, que são, por sua vez, subdivididos inúmeras vezes, a fim de que

possam proporcionar grupos específicos de assuntos. Cada subdivisão recebe um

número decimal, daí o nome de Sistema. Esse número é usado nas lombadas dos

livros e nas fichas catalográficas para facilitar a localização.

Organizar documentos na empresa é uma atividade de grande importância,

principalmente quando for simples, dinâmica e eficiente.

A classificação representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes,

que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas ou de pessoas. Os

procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das

palavras dos documentos. De modo geral, determina-se que certos documentos

pertencem à mesma classe se forem semelhantes entre si, dependendo das palavras que

têm em comum. Pode-se, portanto, dizer que a classificação procura dar ordem aos

documentos que se encontram desordenados.

Levando em consideração que a organização de documentos mais comumente se

baseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronológica e local, os principais

sistemas de classificação são:

Alfabético;

Numérico;

Alfanumérico;

Assunto em ordem alfabética;

Assunto em ordem de codificação;

Cronológico;

Origem ou destino em ordem alfabética;

Origem ou destino em ordem de codificação;

Geográfico;

Natureza do documento.

Alfabético: é o sistema mis simples e mais utilizado. Os documentos podem ser

ordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local.

Numérico: esse método classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considera

sua ordem alfabética. Ignora qualquer outro tipo de planejamento. O sistema, para

funcionar a contento, exigia antigamente organização de dois índices, preferencialmente

em fichas. Num deles, as fichas eram dispostas em ordem alfabética, e no outro de acordo

com a ordem numérica que o documento recebia ao dar-se entrada dele no fichário.

Modernamente, tudo isso pode ser arquivado eletronicamente em disquetes. Esse sistema

é também chamado de cronológico, pois a classificação vai-se desenvolvendo

numericamente, conforme a entrada de novos documentos. A única exceção ocorre

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quando se aproveita algum número baixo que ficou vago devido ao cancelamento do

documento antigo, ou invasivo, ou em desuso. O sistema é realmente econômico, não

pressupões qualquer planejamento, porém sua utilização é morosa, já que exige a

consulta prévia a um ou aos dois índices.

Alfanumérico: esse sistema procura aproveitar as vantagens dos sistemas alfabético e

numérico.

Assunto em ordem alfabética: esse sistema é uma derivação do sistema alfabético e já

foi analisado.

Assunto em ordem de codificação: esse sistema pressupõe a organização de um

índice. Assim, por exemplo:

1. Pedidos – A

2. Contratos – B

3. Correspondência – C

4. Catálogos – D

5. Reclamações – E

Naturalmente, a organização do índice, dos assuntos e dos catálogos correspondentes

não obedece a nenhum outro critério que não seja o de facilitar o trabalho. A principal

vantagem do sistema é que ele dificulta o acesso aos documentos, pois há necessidade de

consultar previamente o índice. Uma carta em que se faz um pedido de mercadorias será

classificada em A e poderá receber um número que significa uma ordem de chegada.

Cronológico: o sistema é também conhecido como numérico.

Origem ou destino em ordem alfabética: esse sistema deriva do sistema

alfabético, e já foi analisado.

Origem ou destino em ordem de codificação: sistema semelhante ao assunto em

ordem de codificação.

Geográfico: os documentos são classificados conforme divisão geográfica

previamente estabelecida. Assim, o critério será determinado pela própria empresa,

não havendo uma regra uniforme para todos os casos. É claro que uma empresa

dedicada principalmente à exportação de seus produtos precisará de uma classificação

que inclua os países importadores. Outra que esteja voltada para o mercado interno,

com relações e negócios em todos os Estados da federação, deverá possuir

classificação por estados, por cidades, talvez por regiões. Outra empresa, menor e com

negócios apenas em um outro Estado, sem dúvida terá classificação por Estados,

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cidades, mas dificilmente por região. No caso de uma empresa com grande atividade

numa cidade, é provável que ela tenha classificação por distrito, por zona, por bairro.

Natureza do documento: esse sistema é bastante parecido com o de assunto em

ordem de codificação. Por natureza do documento entende-se distinguir documentos,

como, por exemplo, um contrato, um traslado, uma certidão, um ofício, um

requerimento, um relatório, uma vistoria, um certificado, até mesmo uma carta.

Todos os sistemas são bons e proporcionam vantagens e desvantagens. A escolha

de qualquer deles depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porto e dos

objetivos da empresa, assim como da frequência, da utilização e do sigilo dos

documentos.

ARQUIVO

O documento, por si só, não pode ser encarado como um entrave ao correto

desempenho da administração pública, por isso sua guarda e eliminação devem seguir

critérios para evitar o aniquilamento de nossa memória nacional, por isso a importância do

arquivo nas instituições.

Importância

A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição Federal, em seus

arts. 215 e 216, determina:

Artigos n° 215 e 216 da Constituição Federal

CAPÍTULO III

Da Educação, da Cultura e do Desporto

SEÇÃO II

Da Cultura

Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais.

§ 1.º O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional.

§ 2.º A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais

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Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

I - as formas de expressão;

II - os modos de criar, fazer e viver;

III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas;

IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;

V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.

§ 1.º O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.

§ 2.º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

§ 3.º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais.

§ 4.º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei.

§ 5.º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos.

No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi criado em 1836.

No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada principalmente

por seu valor histórico, Após a segunda Guerra Mundial, começaram a aparecer as

primeiras preocupações comum a nova concepção arquivística, em que o documento

perdia seu exclusivo enfoque histórico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a

racionalização da informação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na toma da

de decisões.

Organização

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione de:

- Segurança

- Precisão

- Simplicidade

- Flexibilidade

- Acesso

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O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também uma fonte

inesgotável de informações, que pretende atender a todos e a todas as questões.

Conceitos fundamentais de arquivologia

Vamos começar diferenciando os acervos de ARQUIVO, Biblioteca e Museu:

ARQUIVO Biblioteca Museu

Origem/função Documentos produzidos e conservados com objetivos funcionais

Documentos produzidos e conservados com objetivos culturais e/ou de pesquisa

Documentos produzidos e conservados com objetivos culturais.

Aquisição ou custódia

Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão só das atividades públicas ou privadas. Ou os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos.

Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação ou permuta.

Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação.

Método de avaliação

Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto, e não como unidades isoladas. Os julgamentos são finais e irrevogáveis. A documentação não raro existe em via única.

Aplica-se a unidades isoladas. O julgamento não tem caráter irrevogável. O julgamento envolver questões de conveniência, e não de preservação.

Finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público.

Método de classificação

Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

Utiliza métodos predeterminados. Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

Métodos descritivo

Aplica-se a conjuntos de documentos. As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são considerados unidades para fins de descrição.

Aplica-se a unidades discriminadas. Os documentos (anuários, periódicos, etc.) são unidades isoladas para catalogação.

Aplica-se a conjuntos e unidades de peças e objetos de valor cultural (escultura exclusiva, coleção de quadros)

Tabela adaptada: REIS, J.T.L. Arquivologia facilitada, Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

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Concluindo: os acervos das bibliotecas e museus são essencialmente culturais, o arquivo

até poderá ter caráter cultural, mas isso ocorrerá após transcorrer um tempo, pois alguns

documentos do arquivo poderão ser considerados posteriormente como parte da memória

da organização.

Conceito de ARQUIVO

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e

preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na

constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no

cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação.

A Lei nº 8.159/91 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e

é uma fonte primária para os estudos de arquivologia para concurso público.

De acordo com artigo 2º da Lei 8.159/91:

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades

privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa

física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido as funções

naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar

registrados em diversos suportes informacionais.

CONCEITOS

ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública

ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da

natureza do suporte.

ARQUIVO CENTRAL: arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos

aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do

armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o

arquivo nacional.

Dicionário de terminologia Arquivística, 2005

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PRINCÍPIOS DE ARQUIVOLOGIA

Os princípios teóricos-metodológicos da terias arquivística podem ser definidos em

cinco:

1 – Proveniência: os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos,

de modo a respeitar a origem dos documentos, e não podem ser misturados a outros

fundos.

2 – Organicidade: reflete a estrutura, as funções e as atividades da entidade

produtora, em suas relações internas e externas.

3 – Indivisibilidade: determina que os fundos arquivísticos devem ser

preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou

não autorizados.

4 – Unicidade: conservam o caráter único em função do contexto em que foram

produzidos.

5 – Cumulatividade: os arquivos constituem uma formação progressiva e natural

decorrente das funções e atividades de um organismo.

FUNDO FECHADO FUNDO ABERTO

Quando o órgão gerador da documentação não

mais produz ou acumula documentos em virtude geralmente da cessação de suas atividades. Por

exemplo: uma instituição governamental que

deixou de funcionar e foi extinta.

Quando o organismo produtor e acumulador da

documentação ainda se encontra em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas.

Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por

órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas

atividades administrativas, judiciárias ou legislativas.

Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por

instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a suas atividades específicas.

Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus

objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, não

devem misturar-se com o arquivo principal, já que o tratamento que a eles se deve dar é

diferente.

FUNDO: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.

Dicionário de terminologia Arquivística, 2005

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Ciclo vital arquivístico ou Teoria das Três Idades

O gerenciamento dos documentos seguem três etapas e o objetivo aqui é classificar os

estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição: corrente,

intermediária e permanente.

Correntes Temporários Permanente

Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes.

Conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes e que ainda podem ser consultados pelos órgãos que o produziram.

São conjuntos de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser apreensivos ser preservados indefinidamente. E poderão vir a ser consultados por terceiros.

GESTÃO DE DOCUMENTOS (administração de documentos)

A lei 8.159/91 define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou

recolhimento.

Objetivos da gestão de documentos:

- Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de

documentos;

- Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é,

quando e onde for solicitada.

- Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de

dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.

- Assegurar a eliminação do documentos que não apresentem valor primário –

administrativo, fiscal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância histórica

para a pesquisa científica.

- Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda

permanente por seus valores históricos e científicos.

Gestão de documentos correntes

Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e

pesquisas frequentes. Estes arquivos estão localizados no local em que foram produzidos

os documentos.

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Gestão de documentos intermediários

Conjunto de documentos que não são consultados com tanta frequência por quem

os produziu. Os arquivos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos são

mantidos por razões legais e de acordo com os prazos prescricionais e precaucionais

previstos na Tabela de temporalidade e de destinação de documentos.

Os documentos no arquivo intermediário só podem ser consultados pelo órgão que o

gerou e por terceiros desde que tenham autorização do órgão.

Fases da gestão de documentos

Conforme Paes (2005), as fases básicas da gestão de documentos são:

1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência

das atividades de um órgão. São projetados também modelos de formulários e

demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as

necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou

de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e

automação arquivística.

2. Utilizacão de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,

classificação, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de

acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações,

indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.

3. Avaliacão e destinacão de documentos: geralmente considerada a mais complexa

das três fases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e

avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus

prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e

os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação

para a instituição.

Diagnóstico arquivístico

É a análise detalhada dos vários aspectos relacionados a estrutura e ao

funcionamento do arquivo na empresa.

O processo de diagnóstico analisa:

- existência de normas e manuais de arquivo;

- localização e instalações físicas;

- volume documental e espaço físico ocupado;

- condições ambientais e de armazenamento dos documentos;

- recursos humanos;

- gênero e natureza dos arquivos

- classificação/arranjo dos documentos, identificados os métodos de arquivamento adotado;

- procedimentos e formas de acesso à informação;

- controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados;

- estado de preservação e conservação dos documentos.

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Avaliação documental

A avaliação de documentos consiste, fundamentalmente, em identificar seus

valores e definir seus prazos de guarda. O processo de avaliação é vinculado a legislação e

em alguns casos também segue definições das empresas.

ESTRUTURA DE UMA TABELA DE TEMPORARIEDADE

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro:

Elsevier, 2011.

PROTOCOLOS

Podemos dizer que o protocolo executa as seguintes ações:

- recebimento de correspondência (malotes, etc)

- separação da correspondência oficial da particular

- colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com dados como data, hora do

recebimento e outras informações pertinentes.

- elaboração de resumo do assunto.

- encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário.

- controlam os documentos que ainda tramitam no órgão.

- expedição de correspondências.

TABELA DE TEMPORARIEDADE: instrumento de destinação, aprovado por autoridade

competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o

recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.

Fonte: Dicionário de terminologia Arquivística, 2005

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As atividades e suas respectivas características no setor de protocolo:

1. Recebimento

Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias

origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim

como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a

porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição.

2. Registro e Autuação

É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de

controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número codificado de

acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida

como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos

advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos

internos.

3. Classificação Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o

assunto do mesmo, classificando-os de acordo com o plano de classificação da instituição.

É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser

abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a classificação efetiva dos

mesmos, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de caráter

confidencial só devem ser abertos por seus destinatários.

4. Expedição/Distribuição É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se

de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.

5. Controle da Tramitação/Movimentação O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema

manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam

os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se

saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem

como para se consultar os últimos andamentos realizados na sua tramitação.

Documentos Sigilosos e Ostensivos

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

OSTENSIVOS ou ordinário: documentos cuja divulgação não prejudica a

administração.

SIGILOSOS: devem ser de conhecimento restrito e precisam de guarda especial.

Os sigilosos se classificam em quatro tipos: ultrassecretos, secretos, confidenciais

e reservados.

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No Brasil, a atribuição dos graus de sigilo e controle de documentos sigilosos são

regulamentados pelo Decreto Federal nº. 4.553/2002.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro:

Elsevier, 2011.

Procedimentos Administrativos

No assunto relacionado aos protocolos, merecem atenção também os termos utilizados

com relação a procedimentos administrativos executados nas operações de tratamento e

tramitação de processos:

Veja as definições dos termos na Portaria nº05 de 19 de dezembro de 2002, do

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, em anexo.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

A classificação se dá por seis categorias, quanto:

1 à Entidade Arquivística;

2 ao Gênero dos Arquivos;

3 à Espécie dos Arquivos;

4 à Natureza dos Arquivos;

5 ao Suporte da Informação;

6 aos Valores dos Arquivos.

1 – Classificação quanto à Entidade Arquivística

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos.

O conceito de entidade neste caso é tratado como sinônimo de empresa, instituição ou

organização administrativa. Entidade arquivística pode ser pessoa jurídica ou pessoa física

que produz e acumula, de forma natural, documentos as longo de suas atividades. Por

isso, os documentos arquivísticos podem ser públicos ou privados.

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Arquivos públicos: são criados e mantidos por entidade de caráter público, seja na

esfera federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções administrativas,

legislativas e judiciárias. Exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo da

Prefeitura Municipal do RJ.

Arquivos privados: são aqueles criados e mantidos por instituições de

caráter particular. Exemplo: arquivo do banco Itau.

IMPORTANTE: o conceito de entidade arquivística está atrelado à natureza jurídica

da entidade que gera os documentos: instituição de direito público ou de direito privado.

2 – Genêro dos Arquivos

Os documentos podem ser classificados quanto ao gênero, segundo o modo em que a

informação foi registrada no mesmo. Classificação quanto ao gênero:

Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em modo

escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos,

datilografados e impressos. Exemplo: contratos, atas, relatórios, certidões,

Documentos iconográficos: são os que têm suas informações em forma

de imagem estática (que não estejam em movimento) Exemplo: fotografia, negativos,

diapositivos, slides, desenhos e gravuras. Exemplo de arquivo iconográfico: arquivo

fotográfico de uma revista.

Documentos sonoros: aqueles cuja informação esteja em formato de som.

Exemplo: fitas k7, discos de vinil, CDs musicais.

Documentos filmográficos: todos que possuem suas informações

representadas por um filme. Exemplo: filmes antigos sem tecnologia sonora.

Documentos audiovisuais: são os que têm suas informações em forma de

som e imagem em movimento. A junção de documentos sonoros com de documentos

filmográficos resulta nos documentos Audiovisuais. Exemplo: programas de Tv.

Documentos informáticos: são os que necessitam do computador

para que sejam lidos. Essa leitura se dá através de um software, que tem a capacidade

de decifrar as informações em linguagem de máquina (bits e bytes) contidas num

hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que

comporta as informações pode ser um HD (disco rígido), um CD- ROM, um CD-R, um CD-

RW etc. Eles são também denominados documentos digitais, uma vez que são

constituídos por dígitos binários (Zeros e Uns - 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de

texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo de áudio do formato MP3, etc. Também

conhecido como documentos eletrônicos.

Documentos cartográficos: aqueles que representam, de forma

reduzida, uma área maior. Apresentam-se em formatos e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplo: mapas, plantas.

Documentos Micrográficos: arquivos em suporte fílmico resultante da

microrreprodução de documentos. Eles se apresentam como microformas, tais como os

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microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, é a técnica de reprodução

de documentos aplicada para a geração desse tipo documental.

3 – Espécie dos Arquivos

Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a

finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: medidas provisórias,

decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções

normativas, acórdãos.

Atos enunciativos: são aqueles de caráter opinativo, que esclarecem os

assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo: pareceres, relatórios.

Atos assentamentos: são os configurados por registros, consubstanciando

assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplo: apostila, atas, termos.

Atos comprobatórios: são documentos que comprovam assentamentos,

decisões etc. Como o próprio nome sugere, são direcionados a certificar ou atestar

determinadas situações. Exemplo: traslados, certidões, atestados, cópias autênticas.

Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração

Pública Federal, Estadual ou Municipal é parte. Exemplo: tratados, convênios, contratos,

termos aditivos.

Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em

sentido amplo. Exemplo: avisos, cartas ofícios, memorando, edital, intimação, notificação,

telegrama, alvará, circular.

4 – Natureza dos Arquivos

Quanto à natureza, os documentos arquivísticos são classificados em especiais eu

especializados.

Arquivos especiais: aquele que tem sob sua guarda documentos de

formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, microformas, slides, disquetes, Cds, etc.

– e que , por essa razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao

seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e

conservação.

Arquivo especializado: aquele que tem sob sua custódia os documentos

resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma

física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os

arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, arquivos jurídicos.

ATENÇÃO não confunda natureza do assunto com a natureza dos documentos de

arquivos.

Natureza do assunto: ostensivos e sigilosos. E sigilosos em ultrassecretos, secretos,

confidenciais e reservados.

Natureza dos documentos de arquivos: especial ou especializado

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5 - Suportes de Informação

É a base em que a informação é registrada, ou seja, suporte é qualquer meio

utilizado para gravar ou registrar a informação. Exemplo: papel, HD, CDs, pendrives, etc.

Importante ressaltar que o suporte sozinho não é documento, é preciso que nele contenha

uma informação significativa para que adquira tal status.

Suporte de informação + dados e informações = DOCUMENTO

6 – Valores dos Arquivos

A utilidade que um documento pode ter para uma instituição pode ser

administrativa ou histórica.

Valor primário ou administrativo: qualidade inerente às razões de criação de

todo documento, em decorrência das atividades de uma instituição. O mesmo que valor

imediato do documento, também conhecido por valor funcional. São documentos de valor

imediato e de guarda temporária aqueles que podem ser eliminados, sem prejuízo para a

coletividade ou memória de uma instituição.

Valor secundário ou histórico: qualidade informativa que um documento pode

possuir depois de esgotada sua utilização primária ( vigência administrativa). O mesmo

que valor mediato do documento. São documentos de valor mediato e de guarda

permanente aqueles que devem ser preservados por força das informações neles contidas,

como fonte de pesquisa para a história e memória de uma instituição.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada:

teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

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MICROFILMAGEM

Introdução à Microfilmagem A necessidade de alteração de suporte em algumas instituições também é conhecida

como atualização de arquivo, isto é, a informação de documentos originais é migrada para outros tipos de suporte, como o microfilme, por exemplo.

Definição

Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em

gênero micrográfico (microfilme ou microficha).

A microfilmagem surgiu para ajudar na redução e racionalização da produção de

documentos, bem como sua conservação e arquivamento.

O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, chegando a

quase 95% do documento original

A microfilmagem pode ser usada se necessário:

- devolver às pessoas os originais;

- conservar os documentos por mais de cinco anos;

- conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanente;

- proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.

Aspecto legal da microfilmagem

A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou

indefinidamente. A reprodução de um microfilme no formato do documento exige, para

sua validade, que seja autenticado em cartório e à vista do documento original. Portanto,

a microfilmagem não deve ser entendida apenas como substituidora de documentos

originais.

IMPORTANTE: antes de qualquer alteração de suporte de arquivo, devem ser

considerados fatores relacionados a questões legais e também do estudo de viabilidade

econômica desta mudança.

Processos de reprodução por microfilmagem:

1 ª Estratégia - Microfilmagem de Substituição - É aplicada quando o objetivo

é microfilmar documentos tendo-se em vista a eliminação futura dos mesmos, com a

finalidade de redução de espaço. Como o próprio termo diz, substituem-se os

arquivos de outro suporte (por exemplo, papel) pelo microfilme. É aplicada no

âmbito dos arquivos correntes e intermediários. Essa estratégia é perfeitamente

possível porque a legislação brasileira autoriza a microfilmagem e reconhece que o

microfilme possui a mesma força probante dos originais inclusive em juízo.

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2ª Estratégia - Microfilmagem de Preservação - É aplicada quando o objetivo

é microfilmar documentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a

finalidade de preservá-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo. É

aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois é nesta idade que

são arquivados os documentos históricos. Os originais dos documentos considerados

de valor permanente jamais poderão ser eliminados, por força da legislação em

vigor. Portanto, mesmo já microfilmados, tais documentos deverão permanecer

arquivados também em sua forma original.

Chama-se de microfilme de segurança, aquele que serve de cópia de segurança,

devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferência em

câmara de segurança.

Na microfilmagem, principalmente na estratégia de preservação, utilizam-se rolos de

filmes constituídos por sais de prata, uma espécie de material químico destinado a

prolongar o tempo de vida útil dos microfilmes. Esse tipo de filme, de acordo com

pesquisas científicas, possui uma expectativa de vida útil de até 500 (quinhentos) anos,

se for conservado em condições adequadas de armazenamento (20°C e 40% UR -

umidade relativa).

O microfilme, após produzido, só poderá ser lido por máquina específica que também

permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado.

São várias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos:

1) Validade legal: a microfilmagem é um processo de reprografia autorizado pela

Lei Federal nQ 5.433/1968 e pelo Decreto Federal nQ 1.799/1996. Isto confere ao

microfilme o mesmo valor legal do documento original, inclusive em juízo.

2) Redução de espaço: no modal de substituição, a microfilmagem é capaz de anular a

necessidade de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel.

Uma vez microfilmados, os documentos poderão ser eliminados, desde que não sejam

arquivos históricos.

3) Segurança: por determinação legal, para cada microfilme produzido deverá ser

extraído um filme cópia, que deverá ser armazenado em local distinto do filme original.

Isto contribui para a segurança da informação microfilmada.

4) Preservação longa: respeitando-se as normas técnicas da microfilmagem e

observando-se medidas adequadas de acondicionamento, conservação e manuseio, os

microfilmes podem perdurar por longos tempos.

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A desvantagem que se vê no primeiro momento é o alto custo exigido por toda a cadeia

do processo (desde a aquisição de máquinas de microfilmagem até a manutenção das

máquinas leitoras). Porém, a relação custo/ benefício pode ser bastante interessante e

favorável para a instituição de acordo com a análise das vantagens que passará a ter.

AUTOMAÇÃO/GED

Introdução à Automação Arquivística

A partir do advento da informática, as técnicas de tratamento dos arquivos vêm

contando cada vez mais com soluções automatizadas de gestão documental.

Dessa forma, deve-se entender que o computador é eficaz ao extremo para a gestão

exata e rápida de grandes massas de informação, assim como para implantar novos

sistemas de organização e gestão da informação, bases de dados e de conhecimentos.

Nesse sentido, no campo da gestão informatizada ou automatizada, surge o conceito

de GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O GED, que por muitos é chamado

também de Gestão Eletrônica de Documentos, é um conjunto de tecnologias que

permite o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos. Tais

documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som,

imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.

O GED é formado por uma gama de tecnologias, das quais, por ora, podem ser

destacadas:

1) Document Management (DM)

2) Document Imaging (DI)

3) Records and Information Management (RIM)

O GED, dessa forma, é um conjunto de procedimentos informatizados com a

finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.

Vantagens para a instituição, através da implantação do GED:

Redução de custos com cópias.

Maior rapidez na localização de documentos.

Múltiplo acesso para a mesma informação.

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Aproveitamento de espaço físico.

Aumento da produtividade.

Mais agilidade nas transações entre organizações.

Tecnologias de Automação Arquivística

1) DM - Document Management

Gerenciamento de documentos digitais. Todos os documentos criados eletronicamente

precisam ser gerenciados. O DM controla o acesso aos documentos, ensejando maior

segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das

versões dos documentos, as datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o

histórico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada DM,

implementada pela GED, é uma grande contribuição à arquivística, inclusive com relação à

automação do setor de protocolo.

2) DI - Document Imaging

Gerenciamento da imagem dos documentos, isto é, documentos digitalizados. O grande

número de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para

agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos. O DI usa

programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega

equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e

impressão das imagens dos documentos.

É importante também diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI consiste na

imagem do documento captada através de scanners, como já observado anteriormente.

Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme, por

exemplo, para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits (dígitos binários),

não existindo uma codificação por caracteres, diferentemente da digitação, em que há

codificação de cada letra do texto por um teclado.

A digitalização, processo constante do conceito de DI, pode ser definida como a

reprodução, por varredura eletrônica, de documentos já existentes em outros suportes,

permitindo a visualização do documento em um terminal ou sua impressão em papel. Esta

técnica permite à instituição novas possibilidades de acesso à informação, pois os

documentos poderão ser disponibilizados na Intranet

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ou até mesmo na Internet, podendo ser acessados simultaneamente por diversos

usuários, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que está

arquivado. A digitalização, assim, foca primordialmente a questão do acesso mais ágil aos

arquivos.

Os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico

preliminar, caso contrário seria digitalizada uma documentação em estado caótico, fato

que decisivamente implicaria o aumento de despesa e problemas futuros para a

instituição.

Por fim, as imagens digitais dos documentos digitalizados são indexadas, através

de descritores e metadados, e arquivadas eletronicamente no sistema de GED, tornando-

se acessíveis para os usuários .

O GED não permite que a instituição elimine completamente seus arquivos em

suporte papel. Mesmo digitalizados, os originais em suporte papel devem ser arquivados

para fins de prova em juízo, pois a digitalização não é totalmente aceita pela legislação

brasileira vigente. Além disso, os documentos considerados de valor histórico, mesmo

digitalizados, não podem ser objeto de eliminação, de forma semelhante ao que acontece

no âmbito da microfilmagem.

3) RIM - Records and Information Management

É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio

de softwares específicos, independentemente da mídia em que ele se encontra. O

gerenciamento informatizado da criação, armazenamento, processamento, manutenção,

disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de

documentos e tabelas de temporalidade.

4) Workflow

É a gestão dos fluxos de trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma

proativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento

constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e

METADADOS: Dados estruturados e codificados que descrevem e permitem

acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do

tempo.

Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005.

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segurança. O worhflow também atua como um integrador de vários sistemas e

tecnologias específicas.

Preservação, Conservação e Restauração

De acordo com Cassares (2000), a preservação é um conjunto de medidas e estratégias

de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente

para a preservação da integridade dos materiais.

O conceito de preservação envolve as atividades de conservação, armazenamento e

restauração dos documentos. Preservação abrange todas as medidas necessárias para a

salvaguarda da integridade dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessário.

No caso de documentação permanente, isto é, de guarda definitiva, a preservação assume

papel de primordial importância dentre os procedimentos arquivísticos, já que as

informações deverão ser preservadas por meio das várias épocas.

A conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o

processo de degradação de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos

específicos. A conservação busca, assim, estender a vida útil do documento, procurando

mantê-lo o mais próximo possível do estado físico em que foi criado.

A restauração é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão

de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,

intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

Agentes Danosos aos Documentos

Os agentes exteriores que danificam os documentos podem ser classificados, em

três grupos:

1) Agentes Físicos (luminosidade, temperatura e umidade);

2) Agentes Químicos (poluição atmosférica, tintas, gordura e objetos metálicos);

3) Agentes Biológicos (insetos, micro-organismos, roedores e humanos).

RESTAURAÇÃO Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e

reforço de documentos deteriorados e danificados. Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005.

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1) Agentes Físicos

Luminosidade: Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é

nociva e o dano é cumulativo, A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial,

proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de

mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes, que são fontes

geradoras de radiação ultravioleta (UV). É importante salientar também que devem

ser evitadas as reproduções de documentos em máquinas de xerox, por causa da

alta emissão de luz nesse processo, bem como a exposição dos arquivos a flashs de

câmeras fotográficas, A intensidade da luz é medida através de um aparelho

denominado luxímetro ou fotômetro.

Temperatura e umidade: temperaturas muito altas ou baixas aceleram a

degradação dos documentos, Por isso, tanto a umidade relativa do ar quanto a

temperatura devem ser controladas. Todos os materiais encontrados nos acervos

são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, por-

tanto, expandem-se e contraem-se com as variações de temperatura e umidade

relativa do ar. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e

provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas,

ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas

emulsões de fotos ete. O mais recomendado é manter a temperatura o mais

próximo possível de 22°C e a umidade relativa de 45% a 55%, evitando-se de todas

as formas as oscilações de temperatura e umidade relativa do ar. A medição da

temperatura se faz com uso de termômetro, a da umidade ocorre por meio de

higrômetro, podendo-se utilizar também o termo-higrômetro (aparelho medidor da

umidade e temperatura simultaneamente), O termo-higrômetro é também chamado

de termo-higrógrafo.

'" 2) Agentes Químicos

Poluição atmosférica: O controle da qualidade do ar é essencial num programa de

conservação de acervos. Os poluentes contribuem fortemente para a deterioração de

arquivos. Há dois tipos de poluentes: os gases e as partículas sólidas - que podem ter

duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. Os

poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (50), óxidos de nitrogênio

(NO e N02) e o Ozônio (03), São gases que provocam reações químicas, com formação de

ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para a

deterioração dos mesmos. Devem ser evitadas as tintas ferrogálicas, bem como as

hidrográficas e esferográficas. Em vez das tintas, recomenda-se a adoção de lápis macio

para inscrição de dados nos arquivos. Gorduras e oleosidade: O manuseio inadequado dos documentos é um fator de

degradação muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as

ações de tocar no documento, sejam elas durante a higienização pelos funcionários da

instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas

fotorreproduções, na pesquisa pelo usuário etc. O manuseio inadequado dos arquivos

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acaba por danificá-los, pois as mãos também deixam oleosidade e sujidades nos suportes.

Para evitar esse tipo de problema, devem ser utilizadas luvas durante o manuseio dos

documentos. Objetos metálicos: grampos, clipes e colchetes metálicos devem ser evitados, pois os

mesmos tendem a enferrujar e danificar os documentos. O que acontece, nesse sentido, é

o processo químico da oxidação. A opção é a adoção de clipes e colchetes (hastes) e

presilhas plásticas, que não causam esse problema.

3) Agentes Biológicos

Insetos e roedores: Podem-se destacar as baratas, traças e brocas como os

insetos que mais atacam os documentos; também há os ratos, que causam a

degradação dos documentos.

Micro-organismos: são representados principalmente pelos fungos. Os fungos

consistem em um grupo grande de organismos, sendo conhecidos mais de 100.000

tipos que atuam em diferentes ambientes.

Humanos: Alguns consulentes dos documentos podem ser prejudiciais à

integridade dos acervos. Além do furto, o vandalismo é muito frequente. É

necessário, então, que seja implantada uma política de proteção dos arquivos contra

tais ameaças, mesmo que seja por meio de um sistema de segurança simples.

Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos minimizando drasticamente os efeitos desses agentes, a começar por:

treinamento e atualização dos profissionais na área da conservação e

preservação; monitoração do ambiente - temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis;

uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;

adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos. Fonte: Cassares & Moi (2000)

Principais operações de conservação:

Alisamento consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-

os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em

uma câmara de umidificação. Em seguida são passados a ferro, folha por folha, em

máquinas elétricas

Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de

poliéster transparente, cujas bordas são seladas.

Encolagem: Aplicação interna ou superficial de substância adesiva em papel ou cartão. Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras

especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros micro-organismos.

higienização - ou limpeza - é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira,

sujidades e outros resíduos.

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Laminação: (Mesmo que Silhing): Processo de restauração que consiste no reforço de

documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa

gramatura, fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferentes

técnicas, manuais ou mecânicas.

Velatura: Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido

em qualquer face de uma folha.

SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Um arquivo moderno, bem estruturado, é um centro atuante de informações, um

instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de

decisão.

Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que deve ser feito

para atingir um fim específico. São três sistemas:

Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a

um índice. Usa-se método alfabético de arquivamento e suas variações.

Indireto: depende de um índice para ser consultado. Usa-se o método numérico e

suas variações.

Semi-indireto: pode ser consultado sem auxílio de índices, mas com uso de

tabelas em forma de cartão. Método automático, variedade do método alfanumérico.

Sistemas de arquivamento em órgãos públicos

Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de

arquivos em que o documento público é controlado desde sua produção. Ele é conhecido

como a “teoria das três idades”, concepção moderna de arquivística, em que se

distinguem três etapas quanto aos documentos:

- Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou

resposta.

- Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consulta,

embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas.

- Permanente: os documentos passam a ter valor cultural ou científico.

Métodos de arquivamento

Arquivamento: conjunto de operações destinada ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos.

O método estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo sistema

de arquivamento. Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de

documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e proporciona

uma correta tomada de decisão.

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O importante é a decisão quanto ao método leve em consideração o tamanho, a

estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas

normalmente envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas; e

os tipos de documento que devem ser arquivados.

São três os principais métodos de arquivamento:

1. Método alfabético

- específico ou por assunto;

- geográfico

- mnemônico

- variadex

2. Método numérico

- simples

- dúplex

3. Método alfanumérico

- decimal

- automático

- automático moderno

1. Método alfabético

É o método mais simples e utilizado, refere-se ao nome das pessoas, empresas ou

razões sociais.

a) Em primeiro lugar deve constar o sobrenome, ou, no caos de mais de um , o

último sobrenome, em segundo o prenome, em terceiro o outro prenome e/ou

sobrenome.

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO

João Barbosa Barbosa João

Pedro Álvares Cabral Cabral Pedro Álvares

Maria Luisa Vasconcelos Vasconcelos Maria Luisa

b) Os títulos e graus de parentesco, abreviados ou não, ou acadêmicos, que

antecedem ou seguem o nome, não são considerados no arquivamento, sendo

colocados no fim, entre parênteses.


Dr. Roberto de Lavor Medeiros Medeiros Roberto de Lavor (Dr.)

Pedro Miquelino Filho Miquelino Pedro (Filho)

João Pederneiras Jr. Pederneiras João (Jr.)

Ministro Raul Soares Soares Raul (Jr.)

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Prof. Francisco Simério Simério Francisco (Prof.)

Ou ainda, fica:


Antônio Almeida Filho Almeida Filho Antonio

Paulo Ribeiro Júnior Ribeiro Júnior Paulo

Joaquim Vasconcelos Sobrinho Vasconcelos Sobrinho Joaquim

Henrique Viana Neto Viana Neto Henrique

c) No caso de sobrenome que vêm precedidos de prefixo ou preposição, em letras

maiúsculas, fazendo parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do

prefixo ou preposição.


Menotti Del Picchia Del Picchia Menotti

Pierre La Fontaine La Fontaine Pierre

Hans Von Stukert Von Stukert Hans

d) Sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo deve permanecer

inseparável.


Humberto Alencar Castelo Branco Castelo Branco Humberto Alencar

Felipe Casa Grande Casa Grande Felipe

Dulce Coelho Dourado Coelho Dourado Dulce

No arquivamento por nome de empresa ou razão social, existem algumas regras:

a) A ordem de arquivamento é normal, direta, mesmo quando a razão social se

inicia por nome de pessoa.


Banco Nacional do Norte AS Banco Nacional do Norte AS

Samuel da Silva e Cia Ltda. Comercial São José

Instituto Filhos Unidos SC Instituto Filhos Unidos SC

Comercial São José Nivaldo de Sousa e Filhos Ltda

Nivaldo de Sousa e Filho Ltda. Samuel da Silva e Cia Ltda.

b) Os números são escritos por extenso:


2 Irmãos Confecções Ltda Dois Irmãos Confecções

3º Armazém de Secos e Molhados Retífica Cinco Irmãos Ltda

Retífica 5 Irmãos Ltda. Terceiro Armazém de Secos e

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Molhados

c) As instituições identificadas por siglas devem ser arquivadas como se fossem

palavras.


VASP IBM

IBM Petrobrás

Petrobrás VASP

d) Quando o nome começar por artigo (o, a, os, as), o arquivamento deve

desprezar o artigo, que será colocado no fim, entre parênteses.


O Estado de S. Paulo Estado S. Paulo (O)

Os Pequenos Princípes Ltda. Lanterna Mágica (A)

A Lanterna Mágica SA Pequenos Princípes Ltda (Os)

e) No caso de nomes de empresas iguais, muito com um com agências bancárias,

devemos considerar o estado em que a empresa está localizada, seguida por

cidade, bairro, rua.

Bradesco – Canoas (RS)

Bradesco – Porto Alegre (RS)

A ordem de arquivamento é:

Considerando os estados

Varig – Recife (PE)

Varig – Teresina (PI)

Varig – Assis (SP)

Considerando as cidades

Varig – Assis (SP)

Varig – Recife (PE)

Varig – Teresina (PI)

Considerando as cidades

Bradesco – Igara – Canoas (RS)

Bradesco – Centro – Canoas (RS)

Considerando o nome das ruas

Bradesco – Av. Guilherme Schell – Canoas (RS)

Bradesco –Av. Inconfidência – Canoas (RS)

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Considerando o nome das Agências

Bradesco – Agência Pq. Redenção– Porto Alegre (RS)

Bradesco – Agência Santana – Porto Alegre (RS)

Regras de alfabetização (Esquematizada), conforme o autor TIAGO (2011)

1ª Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

2ª Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

3ª Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

4ª As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

5ª Os artigos e preposições, tais como a, o de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.

6ª Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, sobrinho, são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

7ª Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após nome completo entre parênteses.

8ª Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.

9ª As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser considerados. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas.

10ª Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.

11ª Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.

12ª Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém para fins de ordenação, os artigos e as preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

13ª Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

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Método específico ou por assunto

É um dos métodos mais difíceis de arquivamento, já que se propõe organizar as

pastas por assunto. A grande dificuldade reside em escolher a melhor palavra para definir

o assunto.

Suponhamos uma Agência de Viagens de porte médio, operando em todos os

setores permitidos para essa atividade. O método de arquivamento escolhido foi o

específico. Dividindo e subdidvidindo, por exemplo, dois assuntos relevantes, como:

Viagens internacionais - Aéreas - Marítimas - Rodoviárias

-documentação - excursões - hotéis - promoção - vendas a crédito - vendas a vista

Viagens nacionais - Aéreas - Marítimas - Rodoviárias - Rodoaéreas

- excursões - hotéis - promoção - vendas a crédito - vendas a vista

Método geográfico

Método muito utilizado quando há preferência de documentos segundo uma divisão

geográfica, que pode ser: Países, estados, regiões, distritos, zonas, cidades, bairros, etc.

Região SUL => RS => Canoas => Marechal Rondon

Região Sudeste => MG => BH => Floresta => Rua Pouso Alegre

Método mnemônico

É um método alfabético que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a

memória. Inicialmente, relacionamos as 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando

significado a cada uma, por meio de uma palavra-chave.

Exemplo:

Empresa: Imobiliária

1º passo:

A – ALUGUEL

B – ADMINISTRAÇÃO

C – COMPRA

F – FINANCIAMENTO

V – VENDA

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2º passo

A – ALUGUEL

A – Apartamento

C- Casa

E – Escritório

Método variadex

É um método alfabético moderno, de uso direto, que pode ser facilmente aumentado, de

acordo com a necessidade. Consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que

auxilia a localização e o manuseio. A cor das guias é dada pela segunda letra da palavra

chave: Cinco cores e as respectivas letras:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z

laranja amarelo ou rosa

verde azul Violeta

2. Método numérico

Esse método é mais fácil de ser organizado e propicia mais rapidez ao arquivamento. O

documento classificado recebe um número, conforme a ordem de chegada e, ao

mesmo tempo, esse número é transcrito numa guia que, colocada na pasta, que

ocupará lugar correspondente no arquivo.

2.1 Método numérico simples

Segundo esse método, são numerados assuntos, clientes, outros, pela ordem de

entrada dos documentos, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

1º passo:

100 – ALUGUEL

200 – ADMINISTRAÇÃO

300 – COMPRA

400 – FINANCIAMENTO

500 – VENDA

2º passo

A – ALUGUEL

110 – Apartamento

120- Casa

130 – Escritório

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3º passo

A – ALUGUEL

110 – Apartamento

111 – Apartamento JK

112 – Apartamento 1 quarto

3. Método alfanumérico

Esse método procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. É

necessário planejamento prévio das divisões que serão feitas do alfabeto. A divisão é livre,

não obedecendo a nenhum critério rigoroso. Exemplo: as letras A, B, e H podem ser

divididas da seguinte forma: Aa-Am, An-Az, Ba-Bm, Bn-Bz, Ha-Hm, Hn-Hz. Em seguida,

procedemos à numeração:

Aa-Am 1 Ba-Bm 3 Ha-Hm 15

An-Az 2 Bn-Bz 4 Hn-Hz 16

3.1 Método decimal

O método foi inspirado na Classificação Decimal de Dewey, que determina a

organização de livros por assunto.

000 – Obras gerais

600 – Ciências aplicadas

900 – História, geografia

3.2 Método automático

Usado para arquivamento de pessoas e/ou firmas comerciais.

Arquivos de Prosseguimento

Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio deles se podem

acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências: cartas que esperam

respostas; duplicatas a cobrar, faturas a pagar, apólices de seguro que devem ser

renovadas, lembretes ou controles para renovação de assinaturas de jornais ou revistas,

contratos a serem assinados, enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente

arquivados e fatalmente esquecidos.

1. Método cronológico: em primeiro lugar, preparamos um jogo de doze guias com

os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de 1 a 31,

representando os dias do mês.

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2. Método alfabético: esses métodos também possibilita o uso de pastas ou

cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética.

3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das empresas e da

tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretanto oferecem fichas já

preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque

e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e

os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à vista do

manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.

Referências cruzadas

A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas que lidam com

arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais empregada é remissivo.

A principal finalidade das referências cruzadas é ade informar a quem for consultar que

determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta.

Exemplo: nome fantasia da empresa e sua razão social.

No caso de siglas, devemos fazer uma referência cruzada.

Exemplo: Instituto Médico Legal => IML

Transferência

Há documentos que estão sujeitos ao fator do tempo, isto é, há aqueles que têm

valor de um ano; outros de dois, etc. e ainda há documentos que possuem valor

permanente e nunca poderão ser destruídos.

Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua utilização:

alguns são muito procurados, outros são consultados poucas vezes, ou quase nunca, e

ainda existem aqueles que, após a conclusão do fato que os criou, não servirão para mais

nada.

A transferência é a operação que visa separar os documentos que ainda estão em

uso, ou são bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não

seu valor.

Tipos de arquivo

No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem 3 tipos de arquivos:

Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e

referências constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.

Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de

uso, consulta e referência.

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Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referências

quase nulas.

Atualização de arquivo

Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para

outro:

1. Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos

predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da

frequência de uso.

2. Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos

irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o

acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom

andamento do serviço.

3. Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em

ordem os arquivos ativos.

4.

Regras práticas para manter o arquivo atualizado

A função do arquivo é preservar, organizar e classificar a documentação. Por isso,

seja rigorosa quanto à seleção dos documentos ou papéis que devem ou não ser

arquivados.

Algumas regras:

- Não empilhe papéis

- Defina dia e hora para organizar o arquivo

- Trabalhe com dois arquivos: ativo e inativo

- Não use clipes para juntar documentos, é mais seguro grampos.

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BIBLIOGRAFIA

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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 10, de 06 de dezembro de 1999. Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. Disponível em: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=47&sid=48&tpl=printerview. Acesso em: 22/01/2013. BRASIL. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46 Acesso em: 20/01/2013. MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da Secretária: técnicas de trabalho. São Paulo: Atlas, 2009. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005. PRADO, Heloísa Almeida. A técnica de arquivar. Rio de Janeiro: LTC, 1999. REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. SANTOS, João Tiago. Automação de unidades de informação arquivística. Salvador: AABA, 2009.

VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. Rio de Janeiro: Campus, 2012

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46

http://www.livrariacultura.com.br/scripts/busca/busca.asp?palavra=REIS,+LEONARDO&modo_busca=A

http://www.livrariacultura.com.br/scripts/busca/busca.asp?palavra=SANTOS,+JOAO+TIAGO&modo_busca=A

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Questões de Concursos

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e

questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

171. (Cesgranrio - 2010 - IBGE) Todos os documentos de arquivo estão vinculados a um ciclo vital que compreende três idades. Na segunda idade, são mantidos os papéis que ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo, e que ainda podem ser utilizados, mas apenas pelo seu: a) acumulador; b) orientador; c) produtor; d) pesquisador; e) diretor.

172. (FCCjTj-PI - Analista judiciário 2009) Levando em consideração a ordem hierárquica dos níveis de classificação, segue-se ao guia, no programa descritivo de uma instituição de custódia de arquivos permanentes: a) o catálogo; b) a edição fac-similar de documentos; c) o inventário; d) o índice; e) o repertório.

173. (FCCjTRT - 3" Região - MG - Analista judiciárioj2009) Os documentos que apresentam valor primário e que são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física oujurídica constituem, segundo jean-Vves Rousseau e Carol Couture, os chamados: a) arquivos intermediários; b) sistemas de protocolo; c) arquivos correntes; d) processos e expedientes; e) sistemas de gestão informacional.

174. (Cespe-UnB/TRE-MT - Técnico judiciário - Área Administrativa/2010) O princípio de respeito aos fundos ou princípio da proveniência é um dos pilares da arquivologia. Com relação a esse princípio, assinale a opção correta. a) A aplicação do princípio de respeito aos fundos separa o arquivo em três fases: a

corrente, a intermediária e a permanente. b) Esse princípio designa um conjunto de operações que, a partir da avaliação de

documentos, promove a guarda temporária ou permanente dos documentos. c) Esse princípio permite a elaboração de um instrumento de pesquisa destinado à

orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.

d) Esse princípio é um elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituído de números, letras ou combinação de números e letras, que permite a localização dos documentos.

e) Esse princípio determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos.

http://www.livrariacultura.com.br/scripts/busca/busca.asp?palavra=REIS,+LEONARDO&modo_busca=A

http://www.livrariacultura.com.br/scripts/busca/busca.asp?palavra=SANTOS,+JOAO+TIAGO&modo_busca=A

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175. (Cespe-UnB/Anac - Técnico Administrativo/2009) O fundo de arquivo é resultado da aplicação da teoria das três idades.

176. (FCC/Tj-PI - Analista judiciário/2009) A divulgação das atividades e do acervo de um arquivo junto à comunidade, por meio de publicações, exposições, cursos, conferências e outras iniciativas, faz parte do chamado serviço de: a) referência; b) apoio cultural; c) consulta; d) processamento técnico; e) reprografia.

177. (FCC/TRT - 3;> Região - MG - Analista judiciário/2009) Um documento é autêntico quando preenche os requisitos necessários para que se reconheça: a) seu valor histórico; b) sua proveniência; c) a intenção de seu signatário; d) seu teor informativo; e) a identidade de seu destinatário.

178. (FCC/TRT - 3ª Região-MG - Analista judiciário/2009) Para que sejam considerados de arquivo, de acordo com Schellenberg, os documentos devem obedecer a uma dupla condição: terem sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e: a) manterem o arranjo que Ihes foi dado pelo órgão que os produziu ou acumulou; b) serem preservados na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição

das partes que os integram; c) seguirem uma linha imaculada de custódia ininterrupta e responsável; d) apresentarem regularidade e uniformidade de espécies, tipos, formatos e

suportes; e) possuírem valor para fins outros que não aqueles para os quais foram

produzidos ou acumulados.

179. (FCCjTRT - 3" Região-MG - Analista Judiciárioj2009) Caderno e livro são exemplos de: a) formato; b) tipo; c) espécie; d) suporte; e) forma.

180. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir. A justificativa para organização de arquivos de órgãos públicos está na ordem direta do interesse de três tipos de usuários que deles fazem uso: o administrador, o cidadão e o pesquisador.

181. (Cespe-UnBj Antaq - Técnico Administrativoj2009) Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue o item a seguir. Os documentos de arquivo não são objeto de coleção, mas produtos e subprodutos das funções e das atividades de uma organização pública ou privada e das atividades de uma pessoa física.

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182. (Cespe-UnBjDPF - Escrivão da Polícia Federalj2009) O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

183. (Esaf - Analista Administrativoj2009) O desentranhamento é a: a) juntada definitiva de um processo a outro; b) juntada provisória de um processo a outro; c) separação de processos após a juntada provisória; d) retirada de folhas do processo; e) abertura de um novo volume do mesmo processo.

184. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) Acerca dos arquivos correntes, intermediários e da avaliação de documentos, julgue o item a seguir. Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

185. (Cespe-UnB/TRT - 17ª Região-ES - Analista judiciário/2009) Acerca dos arquivos correntes e intermediários, julgue os itens a seguir. Apensar um processo éjuntá-Io em definitivo a outro processo, por necessidade do serviço .

186. (Cespe-UnB/TRT - 1 7ª Região-ES - Analista judiciário/2009) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

187. (Cespe-UnB/TRT - 1 7ª Região-ES - Analista judiciário/2009) Os documentos podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo intermediário.

188. (Cespe-UnB/ Antaq - Técnico Administrativo/2009) Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue o item a seguir. O arquivo intermediário é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.

189. (Esaf/ Aneel - Técnico Administrativo/2006) Quanto ao arquivo intermediário podemos afirmar que: a) é subordinado técnica e administrativamente ao arquivo corrente; b) a economia é a razão principal para sua criação; c) os documentos nessa fase têm uma classificação diferente da que Ihes foi dada

nos arquivos correntes; d) armazenam, principalmente, documentos de valor histórico e secundário; e) o acesso aos documentos é público, não havendo nenhuma restrição ao seu uso.

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190. (Cesgranrio/IBGE/2010) O arquivista. de uma universidade recebe documentação de várias unidades acadêmicas e verifica que, devido às suas características, os documentos recebidos são para a guarda permanente. Desse modo, a partir da identificação dos órgãos que enviaram a documentação, será possível colocar os documentos recolhidos no quadro de: a) descrição; b) arranjo; c) levantamento; d) avaliação; e) temporalidade.

191. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judiciário/2008) Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre s], constituindo uma unidade distinta, não podendo seus componentes ser separados, para constituir outros agrupamentos aleatoriamente.

192. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judiciário/2008) Os documentos de um órgão público extinto formam, até a data da extinção, um fundo fechado, com data inicial e final.

193. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judiciário/2008) A organização do fundo de arquivo deve ser feita a partir da análise da proveniência, da história da entidade, das origens funcionais, do conteúdo e dos tipos de material.

194. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Socia1f2008) Os arquivos de um órgão público devem atender fundamentalmente às necessidades da administração, o que não impede a sua utilização, por exemplo, como meio didático e de pesquisa.

195. (Esaf/ANA - Analista Administrativo/2009) Evitar o congestionamento dos arquivos permanentes com documentos que ainda não chegaram à idade de serem custodiados ou que serão destruídos ao fim dos prazos indicados para a eliminação é um objetivo do arquivo: a) corrente; b) inativo; c) intermediário; d) de gestão; e) ativo.

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196. (Cesgranrio/BNDES - Técnico de Arquivo/2008) Em uma reunião de trabalho, o arquivista orienta os Técnicos de Arquivo sobre o entendimento conceitual a respeito da teoria arquivística. Inicia, comentando que é nos arquivos correntes que se mantêm os documentos durante seu uso funcional; nos arquivos intermediários, os papéis quejá ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor; e, nos arquivos permanentes, os documentos conduzidos para a preservação definitiva. Após a reunião, os Técnicos em Arquivos concluem corretamente que o tema central referia-se à(ao): a) categoria de arranjo dos arquivos; b) análise diplomática de documentos; c) tipologia central dos arquivos; d) código de classificação de documentos; e) ciclo vital de documentos.

201. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/201 O) Julgue os itens subsequentes, relativos às rotinas de tratamento documental em arquivos correntes. As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data e o assunto; localizar o código no inventário de temporal idade e assuntos; anotar o código no verso do documento; preencher uma folha de identificação com a data e o código.

202. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/20 10) O arquivamento consiste em inspecionar o documento para verificar se está assinado e se é original; formar dossiês, agrupando os documentos pela data em que foram emi-tidos em uma pasta suspensa. Dentro da pasta, deve-se anotar o número de protocolo; fora da pasta, deve-se colocar uma etiqueta com a data.

203. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/201 O) O código de classificação é um instrumento utilizado nos órgãos federais para agrupar os documentos de arquivo em classes e subclasses, segundo as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Também são identificados espécies e tipos documentais, que são chamados de assuntos e recebem códigos numéricos.

204. (Cespe-UnB/TRE-MG - Técnico Judiciário - Área Administrativa/2009) Acerca do gerenciamento da informação e das três idades documentais, assinale a opção correta. a) O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso

e com valor primário. b) Os documentos de idade intermediária são os que são consultados

frequentemente e aos quais se tem livre acesso. c) O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal

ou fiscal. d) O arquivo intermediário, conhecido também como arquivo inativo, é resultante da

transferência de documentos do arquivo corrente. e) O recolhimento de documentos no arquivo intermediário deve ser feito após o

encerramento do valor probatório desses documentos.

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205. (Cespe-UnB/MTE - Agente Administrativo/2008) Acerca do arquivo, julgue o item a seguir. As correspondências - ofícios, memorandos, cartas - mantidas no setor de trabalho, isto é, próximas de quem trata dos assuntos relacionados a esses documentos, e que aguardam a transferência ao arquivo intermediário, o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, são consideradas de arquivo corrente.

206. (FCC/TRE-RN - Técnico judiciário - Área Administrativa/200S) Na administração de documentos correntes tem-se a preocupação de conservá-Ios de maneira ordenada e acessível. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam bem: a) classificados e manuseados; b) classificados e arquivados; c) selecionados e arquivados; d) selecionados e classificados; e) selecionados e manuseados,

207. (Cespe-UnB/TSE - Técnico judiciário - Área Administrativa/2007) julgue o item a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos. I - Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a elimi- nação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total. II - Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela im- portância administrativa que eles têm. III - A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento. Assinale a opção correta: a) Nenhum item está certo; b) Apenas os itens I e 11 estão certos; c) Apenas os itens I e 111 estão certos; d) Todos os itens estão certos,

208. (Cespe-UnB/TRE-MA - Técnico judiciário - Área Administrativa/2009) A respeito dos arquivos intermediários, assinale a opção correta. a) O acesso aos documentos no arquivo intermediário é aberto ao público, b) As características provisórias do arquivamento intermediário impedem a aplicação

da tabela de temporal idade, c) Os arquivos intermediários são constituídos, fundamentalmente, por documentos

com valor informativo, d) Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos

prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente,

e) Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-culturaL

209. (Cespe-UnB/TRE-MA - Técnico judiciário - Área Administrativa/200S) No âmbito do gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos arquivos intermediários incluem o(a): a) descrição de documentos arquivísticos; b) acompanhamento do trâmite dos documentos; c) atendimento aos usuários internos para consulta aos documentos e empréstimo

ao órgão produtor dos mesmos; d) elaboração dos instrumentos de pesquisa do acervo arquivístico; e) elaboração do quadro de arranjo do acervo arquivistico,

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223. (Cespe-UnB/TRE-BA - Técnico judiciário - Área Administrativa/2010) O estágio de evolução dos arquivos é conhecido como princípio de respeito aos fundos, que é o principal fundamento da arquivologia.

224. (FCC/TRE-AM - Técnico judiciário - Área Administrativa/201 O) Os arquivos acumulados por determinada instituição devem manter, a todo custo, sua individualidade, sem que seus documentos sejam misturados aos de origem diversa. Tal recomendação é conhecida, no âmbito da Arquivologia, como princípio da: a) ordem original; b) destinação; c) temporalidade; d) territorialidade; e) proveniência.

225. (Cespe-UnB/MTE - Agente Administrativo/2008) Acerca do arquivo, julgue o item a seguir. O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrência de suas funções administrativas é considerado arquivo público, diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituições de caráter público ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, que são considerados arquivos privados.

233. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/2008) Acerca dos arquivos correntes, intermediários e da avaliação de documentos, julgue os itens a seguir. É conhecido como prazo de prescrição o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guardam o documento por precaução, antes de eliminá-Io ou encaminhá-Io para guarda definitiva no arquivo permanente.

234. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/2008) No que se refere ao documento, valor mediato corresponde a valor primário ou administrativo.

235. (Cesgranrio/BNDES - Técnico de Arquivo/2008) Os dossiês do Departamento de Pessoal do Banco Valparaíso estão completamente desorganizados, e vários usuários desse departamento precisam de informações vinculadas às suas vidas funcionais. Sabe-se que somente por meio dos dossiês será possível recuperar as informações que não estão disponíveis em nenhum outro suporte. Uma sugestão para a organização da documentação citada é utilizar o método alfabético, seguindo as regras de alfabetação. Dessa forma, as pastas dos funcionários com os seguintes nomes: (1) Jorge AIberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo; (3) Dr. Moysés Souza Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5) Deputado João de Macedo Filho terão a seguinte ordenação: a) 3,5,2,1,4. b) 3,2,5,4,1. c) 2,5,3,4, l. d) 1,5,4,2,3. e) 1,3,2,5,4.

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239. (FCC/Tj-PI - Analista judiciário/2009) Com o desenvolvimento das novas tecnologias da informação e da comunicação, fala-se em "desmaterialização" dos arquivos, porque:

a) a web garante a integridade dos dados veiculados; b) as ideias e pensamentos deixaram de se expressar por meio de palavras; c) a legibilidade dos textos depende agora de expertise em criptografia; d) os documentos não são mais tributários de um suporte único e estável; e) os gêneros sonoros, iconográficos e audiovisuais sobrepujaram, em número, os

textuais.

240. (FCC/TRT - 3" Região-MG - Analista judiciário/2009) Os métodos diretos de arquivamento: a) baseiam-se em sistemas numéricos; b) dispensam o uso de instrumentos de localização; c) supõem a indexação coordenada; d) só podem ser utilizados em empresas privadas; e) dependem de recursos informatizados.

241. (FCC/TRT - 3ª Região-MG - Analista judiciário/2009) Com as mudanças tecnológicas e a rápida obsolescência dos recursos computacionais, os documentos armazenados em meio digital são transferidos de determinados suportes, plataformas ou formatos para outros mais modernos. Esse processo, conhecido como migração, pode ser feito por três procedimentos: a) reprografia, termografia ou revelação; b) microfilmagem, digitalização ou estereografia; c) leitura óptica, cópia fotostática ou fotografia; d) conversão, atualização ou reformatação; e) maceração, velatura ou magnificação.

242. (Cespe-UnB/STj - Técnico judiciário - Area Administrativa/2008) O método de

ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.

243. (Cespe-UnB/Antaq - Técnico Administrativo/2009) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.

244. (Cespe-UnB/ Antaq - Técnico Administrativo/2009) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.

245. (Cespe-UnB/Anac - Técnico Administrativo/2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.

246. (Cespe-UnBjAnac - Técnico Administrativoj2009) É possível encontrar vários esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos, entre eles o esquema dígito-cronológico.

247. (Cespe-UnBjMEC - Técnico Administrativoj2009) Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.

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248. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação.

249. (CesgranriojBNDES - Técnico de Arquivoj2008) No mundo moderno, a informação analisada adquire enorme valor como um recurso caro, de poder, e que é esgotável. Em uma instituição privada ou pública, é necessário identificar as informações que devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou resguardadas. Assim, alguns métodos de arquivamento são basicamente codificações para o acesso às informações contidas nos documentos, pois somente a partir de um índice remissivo é possível recuperar documentos em sistemas indiretos, como no método: a) alfabético. b) enciclopédico. c) numérico. d) dicionário. e) geográfico.

250. (Cespe-UnBjAntaq - Analista Administrativoj2009) A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntês é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.

252. (Cespe-UnBjDPF - Escrivão da Polícia Federalj2009 ) A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização.

259. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socialj2008) O documento que entra no órgão por meio de malote ou de serviço de entrega deve seguir diretamente ao destinatário, sendo prescindível registrá-Io no setor de protocolo do órgão.

260. (Cespe-UnBjTRT - 17ª Região-ES - Analista judiciárioj2009) Os processos devem ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber um número para seu controle e terem os seus dados incluídos em um sistema manual ou informatizado.

261. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) A respeito dos procedimentos administrativos, julgue os itens subsequentes. A correspondência oficial, com indicações de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário.

262. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) Para que ocorra a expedição de documentos, os setores de trabalho devem encaminhar o original, acompanhado de uma cópia, ao setor de protocolo, que faz o devido registro, arquiva o original e expede a cópia do documento ao destinatário.

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263. (Cespe-UnBjTRT - 16ª Região - Técnico judiciário - Área de Serviços Geraisj2005) No método geográfico, quando se adota a ordenação geográfica - nome do estado, cidade e correspondente -, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

264. (FCCjTRE-MS - Técnico judiciário - Área Administrativaj2007) No processo de análise dos arquivos, com vistas à sua destinação final, levam-se em conta, entre outros:

a) valores administrativos, isto é, qualidades pelas quais os documentos demonstram a aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos;

b) valores fiscais, isto é, qualidades inerentes aos documentos a partir da presença de sinais de validação;

c) valores probatórios, isto é, qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que os acumulou;

d) valores históricos, isto é, referências a grandes personagens da vida política, econômica e social de uma nação;

e) valores jurídicos, isto é, qualidades pelas quais os documentos servem ao desempenho das atividades meio e das atividades-fim de uma instituição.

275. (Cespe-UnB/TRE-MG - Técnico judiciário - Área Administrativa/2009) A política arquivística brasileira reconhece a gestão de documentos como um dos principais instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. A respeito da gestão de documentos, assinale a opção correta.

a) A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

b) A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

c) A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.

d) Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

e) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

276. (Cespe-UnB/TRE-BA - Técnico judiciário - Área Administrativa/2010) Os ofícios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de documentos escritos ou textuais e são muito comuns nos arquivos permanentes.

277. (Cespe-UnB/TRE-MT - Técnico judiciário - Área Administrativa/2005) Os procedimentos operacionais adotados no tratamento dos documentos de cunho arquivístico acumulados pelo TRE/MT devem atender aos ditames da teoria arquivística. Assinale a opção correta quanto à organização dos acervos arquivísticos.

a) Cada setor e(ou) departamento definirá os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente.

b) A gestão de documentos atende, fundamentalmente, aos documentos da fase corrente.

c) Os documentos encaminhados ao arquivo intermediário devem ser devidamente

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identificados, incluindo o prazo de guarda e a destinação final. d) Na fase intermediária, os documentos serão reclassificados a fim de atender aos

procedimentos operacionais internos. e) No que se refere ao acompanhamento do nível de crescimento do acervo

arquivístico, é indicada a eliminação a qualquer momento, desde que o documento não atenda mais as exigências administrativas e legais para a instituição.

281. (FCC/Casa Civil-SP - Executivo Público/20 1 O) Convênios, memorandos, atas, pareceres e ordens de serviço são exemplos, respectivamente, de documentos:

a) comprobatórios, enunciativos, de ajuste, informativos e testemunhais; b) enunciativos, comprobatórios, dispositivos, de ajuste e informativos; c) dispositivos, de ajuste, informativos, opinativos e pactuais; d) pactuais, de correspondência, de assentamento, enunciativos e normativos; e) informativos, testemunhais, pactuais, de assentamento e de correspondência;

282. (Cespe-UnB/TRE-BA - Técnico judiciário - Área Administrativa/201 O) Acerca de arquivologia, julgue o item a seguir.

O arquivo é constituído de documentos em variados suportes, entre outros: papel; papel fotográfico; película fotográfica; mídias digitais.

283. (FCC/TRE-AP - Técnico judiciário - Área Administrativa/2006) Os critérios de prazo utilizados na elaboração de uma Tabela de Temporalidade de Documentos baseiam-se:

a) no arquivamento sequencial numérico; b) na legislação em vigor; c) no tipo de documento; d) na disponibilidade de espaço; e) no interesse público.

284. (FCC/TRE-RN - Técnico judiciário - Área Administrativa/2005) Para definir os prazos de retenção e ter um instrumento norteador do destino dos documentos na empresa é necessária a Tabela:

a) Cronológica. b) PHA. c) de Temporalidade Documental. d) de Temporalidade Assessoral. e) Cutter.

285. (Cespe-UnB/TSE - Técnico judiciário - Área Administrativa/2007) O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o(a):

a) plano de classificação; b) listagem de eliminação; c) tabela de temporalidade; d) plano de preservação.

286. (FCC/TRE-AM - Técnico judiciário - Área Administrativa/201 O) No processo de avaliação, entende-se por transferência a passagem dos documentos para o:

a) arquivo corrente; b) arquivo permanente; c) arquivo intermediário;

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d) serviço de protocolo;. e) setor de descarte.

287. (EsafjANA - Analista Administrativoj2009) O fundamento da avaliação de documentos de arquivo é dado pela (pelo):

a) teoria das três idades; b) princípio da proveniência; c) princípio da pertinência; d) aplicação do conceito de fundo de arquivo; e) princípio da naturalidade.

288. (Cespe-UnBjTJ-DF - Analista Judiciárioj2008) Arquivo é a guarda sistemática de informações que servirão de base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue o item que se segue.

Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.

289. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) A respeito dos procedimentos administrativos, julgue o item subsequente.

As correspondências consideradas ostensivas são classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas.

290. (FCC - 2010 - DNOCS - Agente Administrativo) Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial, podendo ser, quanto à natureza do assunto, ostensiva ou sigilosa. A respeito de natureza do assunto de uma correspondência ser ostensivo, analise: I- a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. II - a classificação de ostensivo é dada aos documentos que, por sua natureza, não necessitam ser de conhecimento restrito. III - a classificação de ostensivo é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança. IV - a classificação de ostensivo é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo. V - a classificação de ostensivo é dada aos documentos que podem ser de conhecimento público. É correto o que consta apenas em:

a) 11, IV e V. b) 1,11 e 111. c) 11, 111, IV e V. d) 111, IV e V. e) 1,11 e V.

291. (Cespe-UnBjMTE - Agente Administrativoj2008) Acerca do arquivo, julgue os itens a seguir.

A entrada de um documento em um ministério, por exemplo, exige registro em um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro é realizado com o objetivo de se extrair informações específicas acesso (data, número do documento, destinatário, origem, assunto) do documento para seu controle.

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292. (Cespe-UnBjMTE - Agente Administrativoj2008) Para se garantir o controle da tramitação de documentos dentro do MTE, é necessário que os setores de trabalho registrem o andamento dos mesmos no sistema de protocolo - manual ou informatizado. Entretanto, isso deve ser feito apenas para os processos que exigem tal formalidade.

293. (Cespe-UnBjTSE - Técnico judiciário - Área Administrativaj2007) As atividades típicas do protocolo não incluem o(a):

a) recebimento de correspondência; b) abertura de processo; c) distribuição de documentos; d) preparação de instrumento de descrição. e)

294. (FCCjTj-PI- Analista judiciário - Arquivologiaj2009) Diz-se que um fundo é aberto quando: .

a) contém apenas documentos permanentes; b) seus documentos são de livre acesso; c) o órgão produtor ainda está em atividade; d) é submetido a processo de classificação; e) dispõe de instrumentos de pesquisa.

295. (FCCjTj-PI - Analista judiciário - Arquivologiaj2009) Os documentos pertencentes a um determinado fundo têm como característica essencial o fato de:

a) guardarem relações orgânicas entre si; b) apresentarem-se sob um único gênero; c) perderem rapidamente seu valor informativo; d) não possuírem instrumentos de busca; e) serem todos da mesma espécie e tipo.

296. (FCCjTj-PI - Analista judiciário - Arquivologiaj2009) Levando em consideração a ordem hierárquica dos níveis de classificação, segue-se ao guia, no programa descritivo de uma instituição de custódia de arquivos permanentes:

a) o catálogo; b) a edição fac-similar de documentos; c) o inventário; d) o índice; e) o repertório.

297. (FCC/TRT - 3" Região-MG - Analista Judiciário/2009) Edital, edital de citação, códice e rascunho são, respectivamente:

a) espécie, tipo, formato e forma; b) formulário, espécie, forma e gênero; c) espécie diplomática, espécie jurídica, tipo e linguagem; d) tipo, espécie, série e suporte; e) formato, assunto, suporte e técnica de registro.

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298. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/2008 ) O guia oferece a possibilidade de se descreverem os documentos com grande nível de profundidade e com satisfatória quantidade de informação para os usuários.

299. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Socia1/2008) Considerando-se que, na elaboração de instrumentos de pesquisa, deve-se partir do geral para o particular, o inventário deve ser o primeiro instrumento a ser elaborado, visto que ele fornece uma visão plena dos fundos e de todos os conjuntos documentais que fazem parte do arquivo.

300. (Cespe-UnB/TRT - 17" Região-ES - Analista Judiciário/2009) Acerca dos conceitos-fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir.

O conhecimento arquivístico é tributário da expansão das empresas privadas com suas complexas necessidades informacionaise também vinculado a essa mesma expansão.

318. (FCCjTJ-PI - Analista Judiciário - Arquivologiaj2009) Nas recomendações

elaboradas pelo Arquivo Nacional sobre a matéria e submetidas a consulta pública, em maio de 2009, a digitalização dos arquivos tem como justificativa principal:

a) substituir a microfilmagem como meio de preservação. b) permitir a aplicação das normas internacionais de descrição. c) encapsular bases de dados. d) garantir amplo acesso aos documentos. e) promover a redução da massa documental acumulada.

320. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) A microfilmagem é indicada para documentos com prazos de guarda entre um e três anos.

321. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socialj2008) A baixa velocidade de recuperação, o acesso individual e a perda de resolução devido a cópias sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem.

333. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judiciário/200S) Acerca da política, do planejamento e das técnicas de preservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.

O papel moderno tem uma forte tendência a se tornar ácido, devido à lignina presente na madeira, à cola de alume e às resinas utilizadas na impressão.

334. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judiciário/200S) O uso do papel de pH neutro é uma das medidas mais importantes para eliminar ou diminuir as causas da deterioração sofrida pelo documento.

335. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judiciário/200S) A higienização de documentos em papel deve ser feita com um pano macio ou esponja levemente umedecida com água destilada ou deionizada.

336. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judiciário/200S) O acondicionamento é uma das etapas do planejamento de conservação preventiva de documentos.

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337. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/200S ) Acerca da preservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos, julgue os itens a seguir.

A despeito da importância da utilização dos equipamentos de proteção individual na tarefa de higienização de documentos, inexiste norma regulamentadora sobre esse assunto.

345. (Cespe-UnBjSTj - Técnico judiciário - Área Administrativaj2008) Os arquivos

correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.

346. (Cespe-UnBjSTj - Técnico judiciário - Área Administrativaj2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de esta última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgãojinstituição.

347. (Cespe-UnBjSTj - Técnico judiciário - Área Administrativaj2008) Quando entra no órgãojinstituição, o documento deve ser registrado, o que significa identificá-Io em um formulário próprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espécie, o destino, o número e a data do documento, entre outros elementos.

348. (Cespe-UnBjST j - Técnico judiciário - Área Administrativaj2008) Os documentos consultados com pouca frequência fazem parte do arquivo corrente.

349. (Cespe-UnBjSTj - Técnico judiciário - Área Administrativaj2008) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

350. (Cespe-UnBjTRE-MA - Técnico judiciário - Área Administrativaj2009) Quanto à preservação, à conservação e à restauração de documentos, assinale a opção correta.

a) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda. b) A luz do dia e a umidade são prejudiciais à conservação do acervo

documental. c) A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos. d) A higienização dos documentos consiste em mergulhar o documento em

banho de gelatina.

e) O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação.

351. (Cespe-UnBjTRE-MG - Técnico judiciário - Área Administrativa 2009) A respeito da preservação, conservação e restauração de documentos, assinale a opção correta.

a) Todos os documentos transferidos ao arquivo intermediário devem ser higienizados e restaurados.

b) A laminação é uma das técnicas de higienização mais utilizada na conservação de documentos.

c) A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel.

d) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

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e) A luz solar é menos nociva que a luz artificial na conservação e na preservação dos documentos de arquivo.

COMENTÁRIOS DAS QUESTÕES DO ANEXO DO LIVRO

171. O foco desta questão está na utilização dos documentos. Os arquivos in-

termediários só podem ser acessados por seu produtor, isto é, pelo órgão que

produziu a documentação. Observe que a letra "a" está errada, pois

independentemente de os arquivos estarem localizados num local distinto como

num arquivo central, por exemplo -, somente o órgão que os gerou poderá utilizá-

los.

172. Importante questão que versa sobre os instrumentos de pesquisa elaborados no

âmbito dos arquivos permanentes. Devemos sempre lembrar que há o

estabelecimento de uma hierarquia no programa descritivo dos arquivos

permanentes, e o primeiro instrumento a ser elaborado deve sempre ser o guia,

seguindo do inventário. Como sabemos, o inventário é o instrumento de pesquisa

que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo arquivístico. Portanto, a

alternativa correta é a letra "c".

173. Questão de interpretação. Nela devemos lembrar da teoria das três idades. Em tal

teoria, os documentos que apresentam valor primário e que são in- dispensáveis à

manutenção das atividades cotidianas dos organismos são os arquivos correntes.

Nesse sentido, a alternativa correta é a letra "c", arquivos correntes. Observe que

a alternativa "a" está errada porque, de acordo com a teoria arquivística, os

arquivos intermediários são acessados e utilizados de forma bastante esporádica,

não sendo, portanto, indispensáveis ao desenvolvimento das atividades cotidianas

dos organismos.

174. Essa questão é importante porque aborda o princípio teórico-metodológico

fundamental da teoria arquivística, isto é, o princípio da proveniência. Como

sabemos, de acordo com esse princípio os fundos arquivísticos não podem ser

misturados a outros fundos, isto é, devem ser organizados pela

origem dos arquivos. Assim, a letra "e" está correta.

175. Deve-se ter atenção ao contido na afirmação deste item. A afirmação está errada

porque a existência do fundo arquivístico independe da aplicação da teoria das

três idades. O fundo arquivístico é resultado das funções naturais desenvolvidas

por um organismo no decorrer de sua existência.

176. Nessa questão é abordada a vertente cultural dos arquivos. Vimos, inicialmente,

que os arquivos possuem, principalmente, uma finalidade administrativa, mas que

também podem ser úteis para o conhecimento da história, de modo a servir

também como uma entidade cultural. As atividades explicitadas no enunciado

dessa questão são, portanto, consideradas de apoio cultural, objeto da letra "b".

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177. Essa questão requer uma análise sobre o conceito de autenticidade. Um

documento arquivístico autêntico é aquele livre de adulterações ou qualquer outro

tipo de corrupção. A autenticidade está ligada à transmissão do documento e à

sua preservação e custódia. Nessa perspectiva, um documento autêntico é aquele

que se mantém da mesma forma como foi produzido. Desse modo, o

reconhecimento da proveniência é importante para que os arquivos sejam

considerados autênticos. Assim, a letra "b" é a alternativa correta.

178. De acordo com Schellenberg, autor clássico da área da Arquivologia, para que os

documentos sejam considerados de arquivo, isto é de guarda permanente, eles

devem possuir valor para outras finalidades além daquelas para as quais foram

produzidos ou acumulados. Observe que, nas obras deste autor, o termo "arquivo"

se relaciona mais fortemente à terceira fase do ciclo vital, isto é, aos documentos

de guarda permanente, que possuem o valor secundário. Portanto, a letra "e" é a

alternativa correta.

179. De acordo com as possibilidades de classificação dos arquivos, sabemos que

caderno e livro são exemplos de formato. Importante não confundir formato com

forma. Portanto, a alternativa correta é letra "a".

180. Perfeito raciocínio contido na afirmação deste item. Observe que os arquivos de

órgãos públicos deve atender a três tipos de usuários: o administrador, que é o

principal de todos eles pelo fato de a finalidade maior dos arquivos ser

administrativa; o cidadão, interessado muitas vezes em seus direitos ou apenas na

conhecimento do acervo da instituição; e o pesquisador, que faz pesquisa

acadêmica ou historiográfica a partir das fontes primárias representadas pelos

arquivos. É importante nessa questão lembrar do direito estabelecido na

Constituição e na legislação infraconstitucional sobre o direito de todos à

informação.

181. Necessário lembrar da diferenciação existente entre os acervos arquivísticos e os

de outras instituições custodiadoras de documentação. Lembre-se de que os

documentos de arquivo não são objetos de coleção, assim como acontece nas

bibliotecas e nos museus. Portanto, a afirmação contida neste item está correta

pois, como sabemos, os arquivos são gerados e acumulados a partir das

atividades dos organismos.

182. Está correta a afirmação do item. Importante lembrar da importância do princípio

da proveniência, que se refere ao respeito aos fundos arquivísticos. Observe que

essa afirmação também diz que a estrutura e o funcionamento da organização são

os elementos que efetivamente conduzem a elaboração do quadro de arranjo dos

documentos, de modo a organizar os arquivos permanentes de maneira

adequada.

183. Além dos conceitos de juntada por anexação e por apensação, como vimos neste

livro, atenção deve ser dada também ao conceito de desentranhamento. O

desentranhamento é a retirada de peças ou folhas de um processo, que poderá

ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.

Portanto, a letra "d" é a alternativa correta.

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184. Perfeito raciocínio contido na afirmação. Essa interpretação está correta sobre a

teoria das três idades. No ciclo vital dos documentos, todos eles serão

necessariamente correntes. Não é possível dizer que eles serão obrigatoriamente

intermediários e permanentes porque, como sabemos, os documentos podem ser

eliminados tanto na fase corrente quanto na intermediária, e somente

alguns serão considerados de valor secundário.

185. A afirmação deste item é falsa. Ela diz que a juntada por apensação é a junção

definitiva a outro processo. Como observamos no estudo do livro, a apensação

tem um caráter provisório, isto é, o processo apensado pode ser desapensado no

futuro. Por outro lado, existe o conceito de anexação, que é uma juntada de

documentos em caráter definitivo.

186. Observe que, como abordado no assunto relacionado à centralização e

descentralização, a instalação de arquivos setoriais é característica do modelo de

descentralização dos arquivos correntes. Esses arquivos setoriais correntes são os

arquivos contidos em cada departamento da instituição. Portanto, a afirmação

contida no item é falsa.

187. Correta a afirmação contida no item. Como vimos na teoria das três idades, os

documentos correntes podem passar diretamente para os arquivos permanentes

sem haver necessidade de serem armazenados obrigatoriamente nos arquivos

intermediários. Importante lembrar, nessa ocasião, que o processo de passagem

dos documentos da fase corrente para a permanente é chamado de recolhimento.

188. Este item é falso, uma vez que, como sabemos, os arquivos intermediários

abrigam documentos com valor administrativo, por questões de vigência

administrativa ou jurídica, enquanto aguardam sua destinação final, isto é,

eliminação ou arquivamento permanente.

189. Questão da Esaf muito importante a respeito dos arquivos intermediários. A

criação e implantação de arquivos intermediários nas organizações são

justificadas, principalmente, por razões econômicas. Isto porque torna-se

insustentável, principalmente em termos econômicos, a manutenção de arquivos

semiativos nos espaços geralmente limitados dos setores administrativos

organizacionais, que geralmente estão localizados em locais ou regiões nas quais

o metro quadrado é caro. Nesse sentido, a letra "b" representa a alternativa

correta com relação aos arquivos intermediários.

190. Essa questão da Cesgranrio versa sobre a elaboração do quadro de arranjo nos

arquivos permanentes. Não devemos esquecer que o quadro de arranjo é a

própria classificação e organização dos documentos no âmbito dos arquivos

permanentes. Portanto, a letra "b" está correta.

191. Perfeito raciocínio contido na afirmação deste item. Observe que sempre há, no

acervo arquivístico, uma relação orgânica entre os documentos. É necessário

também, na análise deste item, lembrar-se dos princípios da proveniência e da

indivisibilidade, que determinam o respeito aos fundos arquivísticos, no sentido de

eles não serem separados ou organizados aleatoriamente.

192. A afirmação contida neste item está correta. Observe que os fundos fecha- dos

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são aqueles gerados por um organismo que não mais produzem ou recebem

documentos em função da cessação de suas atividades.

193. Está correta a afirmação deste item, pois o fundo arquivístico deve ser organizado

de acordo com a própria estrutura e as próprias funções da entidade geradora dos

documentos. Portanto, a organização deve ser feita a partir principalmente da

análise da proveniência, isto é, da origem dos arquivos, além dos elementos

citados nessa afirmação. 194. Correta a afirmação do Cespe. Como sabemos, o arquivo tem a finalidade principal

de servir à administração, mas também, num segundo mornento, podem servir de

base para o conhecimento da história. Devemos nos atentar para a possibilidade

de utilização dos arquivos para fins de apoio

cultural e de representação da memória ou história dos seus organismos

produtores.

195. Importante questão sobre as idades do ciclo de vida documental. Nesse. sentido,

a letra "c" está correta porque o arquivo intermediário funciona também como

uma espécie de filtro para os arquivos permanentes, isto é, é nessa idade que

ficam arquivados vários tipo de documentos, tanto aqueles que serão eliminados,

quanto arquivos que serão definitivamente preservados. Se não houvesse a figura

do arquivo intermediário, haveria uma grande dificuldade nesse sentido.

196. Após a análise do enunciado dessa questão da Cesgranrio, percebemos

claramente que ela se refere ao ciclo vital dos documentos, alternativa contida na

letra "e".

201. Item perigoso, muita atenção no que ele diz. Ele diz que na rotina de

classificação de documentos deve-se localizar o código no inventário de

temporalidade e assuntos. Observe que, no âmbito dos instrumentos de gestão

arquivística, não há nada de inventário de temporalidade. Sabemos que o que

existem são o plano de classificação e a tabela de temporalidade, principalmente,

sendo que o inventário é um dos instrumentos de pesquisa constituintes dos

instrumentos de pesquisa nos arquivos permanentes. Portanto, o item é falso.

202. Observe que esse item também é falso. Perceba que a afirmação é de caráter

taxativo. Ela diz, por exemplo, que na atividade de arquivamento os documentos

devem ser agrupados pela data em que foram emitidos em uma pasta suspensa.

Observe que ela se refere apenas a um método de arquivamento, o numérico

cronológico. Como sabemos, vários são os métodos de arquivamento que podem

ser utilizados.

203. Correta a afirmação contida neste item do Cespe. O código de classificação, que

se relaciona ao plano de classificação da instituição, tem o objetivo de, agrupar os

documentos em divisões hierárquicas denominadas classes e subclasses.

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204. Questão importante sobre o ciclo vital dos documentos. Observe, após a leitura de

todas as alternativas, que a letra correta é a "a", pois os arquivos correntes são

possuidores do valor primário e são constituídos de documentos com grande

possibilidade de uso. É importante lembrar que os arquivos intermediários não

apresentam essa grande possibilidade de uso própria dos arquivos correntes.

205. A afirmação contida neste item é correta. No estudo do assunto, vimos que

correspondências são comunicações escritas, que geralmente estão relacionadas

ao tratamento das atividades correntes de um organismo. Por isso, elas são

consideradas de arquivo corrente. Importante lembrar aqui que as

correspondências são objeto de tratamento também pelo setor de protocolo das

instituições, e essas próprias atividades de protocolo são também próprias de

arquivo corrente.

206. Importante questão que versa sobre a organização dos documentos. Para que

sejam bem organizados e ordenados no sentido de estarem acessíveis quando

necessário, é preciso que os arquivos sejam corretamente classificados e

arquivados. Observe que a classificação deve ocorrer antes do arquivamento. A

classificação é o ato intelectual de identificar a classe correta a que pertence um

determinado de documento, de acordo com um plano de classificação. Já o

arquivamento possui a finalidade de acondicionar e armazenar os documentos de

acordo com métodos predefinidos, de forma a também ordená-Ias de maneira

adequada para futura recuperação das informações. A alternativa correta, assim, é

a apresentada na letra "b".

207. A questão do Cespe pergunta sobre o arquivo corrente. Apresenta três itens, mas

apenas dois estão corretos, isto é, os itens 1 e 3 apenas, objeto da letra "c". O

item 1 está correto porque, como vimos na teoria das três idades, há a

possibilidade de determinados arquivos correntes já serem eliminados na fonte

geradora dos documentos, isto é, nos próprios setores organizacionais. Isto é

bastante eficiente na instituição, uma vez que diminui o volume geral dos

documentos, a partir da eliminação de documentos destituídos de valor nos

próprios departamentos da empresa, de acordo com a tabela de temporalidade

institucional. O item 2 está errado porque diz que nos arquivos correntes

prevalece o valor secundário dos documentos. Sabemos que nos arquivos

correntes há documentos com valor primário. O item 3, por fim, está correto, uma

vez que afirma corretamente que a falta de normatização para regulamentar a

utilização dos arquivos na empresa pode gerar a má utilização de espaços, bem

como de equipamentos destinados, por exemplo, ao tratamento e à guarda dos

documentos.

208. Essa questão aborda o assunto dos arquivos intermediários, do ciclo de vida

documental. A esse respeito, após a leitura de todas as alternativas, percebemos

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que a letra "d" está correta, uma vez que representa a própria finalidade dos

arquivos intermediários, isto é, a retenção dos documentos arquivísticos devido a

questões de vigência administrativa ou legal tendo-se em vista a destinação final

dos mesmos, isto é, eliminação ou guarda permanente. Observe que o prazo

prescricional contido em uma tabela de temporalidade refere-se ao que é

determinado por lei, e o prazo precaucional é um aditivo que se faz, relativamente

ao prazo prescricional, por rações de interesse administrativo.

209. Nessa questão, o Cespe também pergunta sobre as atividades desenvolvidas

pelo arquivo intermediário. Observamos que a alternativa contida na letra "c" está

correta, pois faz parte das funções do arquivo intermediário atender aos usuários

internos e emprestar documentos ao órgão produtor dos mesmos. Lembre-se de

que os documentos depositados no arquivo intermediário são ainda de

propriedade dos respectivos departamentos que os produziram, por isso esses

documentos só podem ser emprestados para esses mesmos setores.

223 A afirmação contida neste item está falsa, pois, como sabemos, o princípio de

respeito aos fundos é o princípio da proveniência, que não está relacionado ao

conceito do estágio de evolução dos arquivos, ideia esta relativa à teoria das três

idades.

224 Essa questão da Fundação Carlos Chagas versa sobre o conceito de princípio da

proveniência, que diz que os arquivos de um órgão não devem ser misturados aos

de outras origens. Portanto, a alternativa correta é a contida na letra "e".

225 Observe e analise este item. A afirmação está errada. Observe que o conceito

correto de arquivos públicos está contido na Lei Federal nº 8.159/1991, em seu

art. 7º. Nesse sentido, os documentos arquivísticos públicos são os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos ao longo das funções administrativas,

legislativas e judiciárias de todas as esferas do Poder Público. Além disso, são

também considerados públicos os documentos produzidos por empresas públicas,

sociedades de economia mista e por organizações sociais públicas. É necessário

lembrar que são também públicos os arquivos gerados por entidades privadas

encarregadas da gestão de serviços públicos, como dispõe a Lei

Federalnº8.159/1991, no § 1º do seu art. 7º.

233. A afirmação contida neste item é falsa, porque confunde o prazo de prescrição

com o prazo de precaução. Nesse sentido é importante diferenciar o prazo

prescricional do prazo precaucional contido nas tabelas de temporalidade. O

primeiro está vinculado à legislação vigente, e determinados documentos devem

obrigatoriamente ser retidos pelas instituições para o cumprimento desses prazos.

Já o prazo precaucional é estabelecido de acordo com o interesse administrativo

de cada instituição. Importante lembrar que todos esses prazos são analisados no

momento do processo da avaliação documental, tendo-se em vista a elaboração

da tabela de temporalidade do órgão.

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234. Este item é falso. Necessário observar a diferença existente entre os conceitos de

valor imediato e valor mediato. O valor imediato se refere ao valor primário do

documenta, isto é, administrativo, fiscal, jurídico etc., enquanto o mediato é

relativo ao valor secundário do documento, ou seja, ao valor histórico, cultural e

informativo.

235. Observe que essa questão aborda o método alfabético, perguntando qual a

alternativa representa a ordenação correta dos itens apresentados no enunciado,

de acordo com as regras de alfabetação. Percebemos, então, que a letra "a" está

correta, conforme o assunto das regras de alfabetação.

238.

239. Essa questão da Fundação Carlos Chagas exige maior análise e interpretação. Ela

diz, em seu enunciado, que a partir do advento das novas tecnologias da

informação e comunicação fala-se em desmaterialização dos arquivos. Quando

analisamos todos os itens, constatamos que a letra "d" é a alternativa correta,

uma vez que os arquivos já não são mais constituídos apenas de suportes únicos

e estáveis, como o papel, por exemplo. Isso só ratifica ainda mais o conceito de

arquivo, que diz que é a informação orgânica produzida independentemente do

seu suporte.

240. Como estudamos na matéria referente aos métodos de arquivamento, há dois

grandes sistemas para a organização dos documentos: o sistema de arquivamento

direto e o indireto. Como podemos lembrar os métodos diretos não utilizam

instrumentos de referência para a localização dos documentos. Portanto, a letra

"b" está correta.

241. Essa questão versa sobre a obsolescência tecnológica. Sabemos que esse

fenômeno ameaça a preservação e o acesso futuro das informações armazenadas

em meio digital. Para combater isso, é necessário que sejam realizadas estratégias

de migraçâo, em que são transferidas as informações de determinados suportes,

plataformas ou formatos para outros mais modernos, em um processo contínuo.

Tal migração, como estudamos no capítulo referente à automação, pode ser feita

por conversão, atualização ou reformatação. Portanto, a letra "d" representa a

alternativa correta.

242. A afirmação contida neste item é falsa, pois, como sabemos, o método de

ordenação que considera nomes de cidades ou de estados é o geográfico.

243. Item falso. Ele afirma erroneamente que o método numérico simples considera a

ordenação a partir de três grupos de dois dígitos cada um. Como sabemos, isso se

refere ao método numérico dígito terminal.

244. Esta afirmação está correta. Observamos que o método duplex é um método de

ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em grandes classes

por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em

classes subordinadas mediante o uso de números justa- postos com traços de

união. Uma das características e vantagens do método duplex é que, com ele, há

a possibilidade de serem criadas novas classes de forma infinita.

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245. A afirmação contida neste item está falsa. Isto porque o sistema direto de

arquivamento dispensa a necessidade de serem utilizados índices ou instrumentos

de referência para a localização de documentos.

246. Item errado, uma vez que mistura vários conceitos. Na parte final do item, chega-

se a afirmar que há um esquema denominado dígito-cronológico. Sabemos que

isso não é verdade, pois sabemos que existem, dentre os métodos numéricos, as

variáveis cronológica e dígito terminal, de formas independentes.

247. A afirmação do item está correta, pois se refere exatamente ao conceito de

arquivamento.

248. Item também correto. Devemos lembrar que, para a organização dos documentos,

pode ser utilizado um método principal e, de forma auxiliar, métodos secundários.

249. Importante questão da Cesgranrio, que versa sobre o sistema indireto de

arquivamento. O enunciado pergunta qual a alternativa que representa exemplo

de método constante do sistema indireto de arquivamento. A alternativa correta,

nesse sentido, é a letra "c", pois o método numérico representa exemplo do

sistema indireto.

250. A afirmação contida neste item está falsa porque é bastante generalista e por

possuir um caráter taxativo. A opção pela centralização ou descentralização dos

arquivos deve ser efetivada relativamente à realidade de cada instituição, devendo

ser fundamentada em critérios técnicos, conhecimento da instituição, suas

atividades, seus tipos e volumes de documentos, a

localização física de suas unidades administrativas etc., no sentido de ser definida

a melhor política a ser adotada. A parte final da afirmação está errada, uma vez

que é desaconselhável a centralização para as organizações mais complexas e

fisicamente grandes.

252. Perfeito raciocínio contido neste item. É sempre importante lembrar que o arquivo

da instituição é constituído por documentos produzidos e também recebidos no

desenvolvimento de suas atividades e funções.

258.

259. Falsa a afirmação contida neste item, pois é necessário que o protocolo registre a

recepção dos documentos na instituição antes de entregá-los aos seus

destinatários.

260. Correta a afirmação contida neste item. Ele afirma que os processos devem ser

autuados nos setores de protocolo. Lembremos que a autuação é o termo que

caracteriza a abertura do processo numa determinada instituição. Observe que um

sistema administrativo de protocolo pode ser manual ou informatizado, apesar de

percebermos que na atualidade a tendência é de que haja sistemas protocolares

informatizados, devido aos avanços da tecnologia da informação nas organizações

contemporâneas.

261. Item falso. Como estudamos no assunto referente aos protocolos organizacionais,

vimos que, dentre o universo de correspondências recebidas pelo setor protocolar,

existem as correspondências oficiais de caráter sigiloso, que muitas vezes contêm

as indicações de sigiloso, confidencial, entre outras semelhantes. No ato de

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recepção dessas correspondências, o setor de protocolo não poderá abri-Ias, pois

essas correspondências não possuem o caráter ostensivo.

262. A afirmação contida neste item é errada, pois o documento em sua forma original

é que deve ser expedido ao destinatário.

263. Correta a afirmação deste item. O exposto representa corretamente, portanto,

uma das regras mais importantes do método geográfico. Lembre-se de que a

precedência das capitais em relação a outras cidades também acontece quando a

organização do arquivamento se refere a países, não sendo realizada somente

com relação a estados.

264. Nessa questão, destaca-se o processo da avaliação documental. Nesse processo,

devem ser analisados, em termos gerais, os valores intrínsecos aos documentos

arquivísticos, isto é, os valores administrativos, fiscais, probatórios, históricos e

jurídicos, principalmente. A alternativa correta é a letra "c" porque o valor

probatório dos documentos permite conhecer a estrutura e o funcionamento da

instituição de os gerou e acumulou no desenvolvimento de suas atividades. Como

podemos perceber, as outras alternativas estão erradas porque as qualidades ou

referências explicitadas não condizem com os valores apresentados nas

respectivas alternativas.

275. A questão faz uma abordagem sobre a gestão de documentos. A alternativa

contida na letra "b" está correta, pois apresenta o conceito correto da gestão

documental. Observe que este é o mesmo conceito contido no art. 3º da Lei

Federal nº 8.159/1991. Sempre importante lembrar que a gestão documental

ocorre nas fases corrente e intermediária, tendo-se em vista a correta destinação

final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda permanente.

276. Falsa essa afirmação porque diz que os mapas e as plantas fazem parte do gênero

de documentos escritos ou textuais. É necessário lembrar que os mapas e as

plantas fazem parte do gênero cartográfico.

277. Importante questão que aborda procedimentos relacionados à gestão documental.

A alternativa contida na letra "c" está correta porque é necessário que, quando da

transferência dos arquivos correntes para os arquivos intermediários, os

documentos estejam previamente identificados, inclusive com seus prazos de

guarda e a destinação final explícitos na listagem da transferência, de acordo com

as determinações da tabela de temporalidade e destinação documental.

281. Questão importante da Fundação Carlos Chagas sobre a classificação dos arquivos

quanto à espécie documental. De acordo com o estudo dessa matéria,

percebemos que a alternativa correta nessa questão é a representada pela letra

"d", pois os convênios são exemplos de atos de ajuste ou pactuais,

memorandos são exemplos de atos de correspondência, atas são exemplos de

atos de assentamento, pareceres são exemplos de atos enunciativos e, por fim,

ordens de serviço representam os atos normativos.

282. Correto o item, pois, como já sabemos, vários são os suportes que constituem os

arquivos.

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283. Como podemos perceber, dentre as alternativas contidas nessa questão, a letra

"b" está correta. Sempre importante considerar que, para a elaboração da tabela

de temporalidade de documentos, deve ser analisada a legislação em vigor, entre

outros fatores que fundamentarão a definição dos prazos de guarda nas fases

corrente e intermediária e a destinação final dos documentos arquivísticos.

284. Questão de fácil resolução. A letra "c" representa a alternativa correta.

285. Questão de fácil resolução. A letra "c" representa a alternativa correta.

286. Importante questão que pergunta sobre o termo correto da arquivística que

designa a passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediária.

Portanto, a letra "c" está correta. Lembremos sempre que recolhimento é o termo

correto da arquivística que designa a passagem dos documentos das fases

corrente ou intermediária para a fase permanente do ciclo vital dos documentos.

287. Questão mais complexa e de interpretação, que requer maior atenção. O processo

de avaliação documental baseia-se, fundamentalmente, na teoria das três idades,

uma vez que tal teoria norteia o próprio ciclo de vida dos documentos, em termos

práticos. Assim, na avaliação documental, são definidos os prazos de retenção dos

documentos nas primeiras duas fases do ciclo, bem como são definidos os

documentos que serão preservados na última idade do tratamento documental

arquivístico. Portanto, a letra "a" representa a alternativa correta.

288. Importante item sobre os documentos sigilosos. Nesse sentido, observa-se que no

Decreto Federal nº 4.553/2002, em seu artigo quinto, estão apresentadas as

categorias de sigilo dos documentos arquivísticos. Desse modo, podemos afirmar

que os documentos sigilosos são considerados ultrassecretos, secretos,

confidenciais e reservados. Portanto, a letra "c" está correta. Sempre necessário

lembrar que os documentos sigilosos são diferentes dos documentos de caráter

ostensivo.

289. A afirmação contida neste item está errada, pois os documentos ostensivos são

aqueles cuja divulgação de seu conteúdo não apresenta qualquer restrição. Isto se

opõe aos documentos de caráter sigiloso.

290. Questão importante sobre classificação ostensiva. Observemos os itens: o item 1

está correto, pois sabemos que os documentos ostensivos são aqueles cuja

divulgação não prejudica a administração. O item 2 também está correto porque

os documentos ostensivos não necessitam ser de conhecimento restrito. Ao

contrário, os itens 3 e 4 estão errados, pois sabemos que os documentos

ostensivos não requerem excepcional ou alto grau de segurança e, além disso,

não prejudicam a administração ou qualquer indivíduo. Por fim, o item 5 está

certo, pelas mesmas razões comentadas anteriormente. Por isso, a letra "e"

representa a alternativa correta, pois apenas os itens 1, 2 e 5 estão corretos.

291. Item importante de interpretação. A afirmação está correta, pois, em síntese,

numa conclusão geral, o protocolo objetiva fazer o registro do documento e

controlar sua tramitação a partir do registro feito anteriormente. Nesse registro,

devem ser observados os dados intrínsecos a cada documento para efeito de

controle de sua movimentação na instituição .

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292. Questão importante sobre o controle da tramitação dos documentos na instituição.

Observe que não é somente os processos que devem ser objeto de registro e controle pelos setores de protocolo. Portanto, a afirmação contida neste item é falsa.

293. A questão pergunta sobre a alternativa que não faz parte das atividades típicas

dos setores protocolares. Dentre todas as alternativas, percebemos que a

preparação de instrumentos de descrição arquivística não faz parte das funções do

protocolo. Lembremos aqui que é o arquivo permanente que elabora os

instrumentos de pesquisa, tais como os guias, os inventários, os catálogos etc.

Portanto, a letra "d" está correta.

294. Questão que aborda os tipos de fundos. O que determina se um fundo é aberto

ou fechado é a continuidade ou não das atividades ou funções geradoras dos

arquivos. Portanto, a alternativa correta está representada na letra "c", pois o

fundo arquivístico é considerado aberto quando o órgão produtor ainda está

atividade.

295. Importante questão que pergunta sobre a alternativa que representa

corretamente uma característica essencial do fundo arquivístico. Dentre todas as

alternativas, constatamos que a letra "a" está correta, pois guarda relação com o

princípio da organicidade.

296. Sabemos que, na elaboração dos instrumentos de pesquisa nos arquivos

permanentes, deve ser obedecida uma determinada hierarquia, em que o primeiro

instrumento a ser elaborado deve ser o guia, seguido dos inventários. Portanto, a

letra "c" representa a alternativa correta.

297. A questão da Fundação Carlos Chagas apresenta uma relação de exemplos e

pergunta ao candidato qual é alternativa que corresponde corretamente a esses

itens, em termos respectivos. De acordo com a classificação dos arquivos,

sabemos que edital é exemplo de espécie, edital de citação é exemplo de tipo,

códice, que é similar a um livro, é formato e, por fim, rascunho é um forma

documental. Portanto a alternativa correta é a contida na letra "a".

298. A afirmação contida neste item do Cespe é falsa. Afirma erroneamente que o guia

descreve o acervo documental de forma profunda. Como vimos no assunto

referente aos arquivos permanentes, o guia é o instrumento que visa proporcionar

uma visão ampla e de caráter sintético sobre o conjunto dos serviços de arquivo,

de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o

interesse dos fundos custodiados pelo arquivo, entre outros elementos de

natureza objetiva.

299. A afirmação contida neste item é falsa, uma vez que, como já sabemos, o primeiro

instrumento de pesquisa a ser elaborado deve ser o guia, por ser de caráter geral.

300. A afirmação contida neste item é falsa por dizer que o conhecimento arquivistico

se deve à expansão apenas das empresas privadas, a partir de suas necessidades

informacionais. Isto é errado, pois, de acordo com a história da disciplina

arquivística, sempre houve uma preocupação principalmente com o tratamento

documental nas instituições públicas, tais como os arquivos nacionais de vários

países.

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318. Importante questão. Veja que a digitalização dos arquivos tem como justificativa

principal, de acordo com o Arquivo Nacional, garantir amplo acesso aos

documentos arquivísticos. Lembremos aqui que a microfilmagem é o único meio

de reprodução totalmente garantido pela legislação e que a digitalização, por

outro lado, não possui ampla aceitação legal, quando com- parada ao microfilme.

Portanto, a letra correta é "d".

320. A afirmação está falsa, pois não há essa recomendação na literatura arquivística.

Observe que a microfilmagem é utilizada também no arquivo permanente, em seu

modal de preservação.

321. A afirmação está correta. A baixa velocidade de recuperação, o acesso

individual e a perda de resolução causada pelas cópias sucessivas são

considerados elementos de desvantagem da microfilmagem, além do alto custo

envolvido nesse processo de reprodução. É importante lembrar que, em termos de

acesso, a microfilmagem é desvantajosa relativamente à digitalização.

333. Correta a afirmação contida no item. No processo de fabricação do papel utilizado

comumente nas instituições contemporâneas, são utilizados vários produtos

quimicamente ácidos, como os apresentados nessa afirmação. Pode-se afirmar

que os papéis produzidos antigamente são mais resistentes que os produzidos

pela indústria da atualidade.

334. A afirmação apresentada neste item do Cespe está correta. Observe que a

literatura arquivística recomenda a utilização de papel de natureza quimicamente

neutra, inclusive para combater a deterioração sofrida pelos documentos. Os

papéis de natureza quimicamente neutra são exemplos de materiais de qualidade

arquivística. 335. Item falso, pois na higienização dos documentos não deve ser utilizado pano ou

esponja umedecida com água destilada ou deionizada. 336. Correta a afirmação contida neste item, uma vez que devemos lembrar que o

planejamento da conservação dos documentos deve considerar, de forma

fundamental, o acondicionamento e o local de guarda dos documentos. Há uma

relação forte entre a conservação e o local de acondicionamento dos arquivos.

337. Falsa a afirmação explicitada neste item do Cespe. Na tarefa de higienização de

documentos, devem ser utilizados equipamentos de proteção individual, pois isto é

objeto de disposição de norma regulamentadora.

345. Item falso, pois afirma, de forma taxativa, os tipos de documentos existentes nos

arquivos correntes e nos intermediários. Os arquivos correntes, por exemplo,

também podem ser constituídos por processos administrativos.

346. Correto. O protocolo é responsável pelo controle da movimentação dos

documentos, mas tal atividade também é auxiliada pelos setores de trabalho da

instituição.

347. Item importante de interpretação. A afirmação está correta, pois, em síntese,

numa conclusão geral, o protocolo objetiva fazer o registro do documento e

controlar sua tramitação a partir do registro feito anteriormente. Nesse registro,

devem ser observados os dados intrínsecos a cada documento para efeito de

controle de sua movimentação na instituição.

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348. Falsa a afirmação contida no item, pois, como sabemos, os arquivos correntes são

constituídos de documentos que são frequentemente consultados e utilizados.

349. Correto. O protocolo deve proceder à triagem dos documentos que são oficiais

daqueles que são particulares. Deve também, da mesma forma, separar a

correspondência sigilosa da de caráter ostensivo.

350. De acordo com o assunto referente à preservação, conservação e restauração de

documentos, podemos observar que a alternativa contida na letra "b" está correta,

pois os fatores apresentados no enunciado são prejudiciais à conservação dos

documentos.

351. Questão importante. Ela pergunta qual o item correto de acordo com o assunto

referente à preservação, conservação e restauração de documentos. Nesse

sentido, como pode-se observar no estudo da matéria, a desinfestação, a limpeza,

o alisamento e também a restauração constituem as principais operações de

conservação. É preciso se ter atenção nessa questão para o fato de a restauração

também fazer parte das atividades de conservação, pois os documentos são

restaurados com o intuito maior de conservá-los. Portanto, a alternativa contidana

letra “d” está correta.

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Presidência da República Casa Civil

Subchefia para Assuntos Jurídicos

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Regulamento

Vide Decreto nº 4.553, de 27.12.02

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.

Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%208.159-1991?OpenDocument

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4553.htm#art69

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CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Regulamento

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Regulamento

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D2942.htm


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Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. Regulamento

CAPÍTULO IV

DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.


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Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.

CAPÍTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Art - 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. Regulamento (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) § 1º - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) § 2º - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) § 3º - O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Lei/L12527.htm#art46













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DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República.

FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 9.1.1991 e retificado em 28.1.1991

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/1989_1994/RET/rLei-8159-91.htm

apostila ana paula_arquivologia_mpu

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