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OPENCALC PARA USUÁRIOS DO EXCEL “ Todos direitos reservados. Proibida a reprodução, mesmo parcial, por qualquer processo mecânico, eletrônico, reprográfico, etc., sem a autorização, por escrito, do(s) autor(es) e da editora.”

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OpenOffice Calc para usuarios do Excel

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OPENCALC

PARA USUÁRIOS

DO EXCEL

“ Todos direitos reservados.

Proibida a reprodução,

mesmo parcial, por qualquer

processo mecânico,

eletrônico, reprográfico, etc.,

sem a autorização, por

escrito, do(s) autor(es) e da

editora.”

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OPENCALC PARA USUÁRIOS DO EXCEL

SUMÁRIO

Sumário ........................................................................................................1

Introdução ....................................................................................................3

Diferença nas barras .............................................................................................. 4

Barra de funções (barra de ferramentas do excel)...................................................... 4

Linha de entrada (barra de fórmulas do excel)........................................................... 4

A barra de status ................................................................................................... 4

Deletando dados das células.................................................................................... 5

Destacar valores (novo recurso) .............................................................................. 5

Seleção de células ..........................................................................................6

Seleção de multiplas células não adjacentes .............................................................. 6

Autopreenchimento ........................................................................................7

Autopreenchimento ................................................................................................ 7

Renomeando a planilha ...................................................................................8

Renomeando a planilha........................................................................................... 8

Formatação ...................................................................................................8

Mesclar células ...................................................................................................... 9

Visualizar página ..........................................................................................10

Visualizar página.................................................................................................. 10

Visualizando a página ........................................................................................... 10

Barra de objetos do visualizar................................................................................ 11

Imprimindo e salvando em outro formato ............................................................... 11

Formatar página .................................................................................................. 12

Guia página e margens ......................................................................................... 12

Guia bordas......................................................................................................... 13

Guia plano de fundo ............................................................................................. 14

Guia cabeçalho .................................................................................................... 16

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Guia rodapé ........................................................................................................ 19

Guia planilha ....................................................................................................... 19

Definir intervalo de impressão........................................................................21

Gráfico........................................................................................................22

Inserindo uma planilha já existente ........................................................................ 23

Selecionando o gráfico.......................................................................................... 25

Fazendo alterações no gráfico................................................................................ 26

A barra de ferramentas do gráfico.......................................................................... 26

Alterando componentes do gráfico ......................................................................... 26

Funções e fórmulas.......................................................................................29

Média ................................................................................................................. 29

Formatação condicional .................................................................................30

Criando a formatação condicional........................................................................... 30

Inserir função ..............................................................................................32

Trabalhando com funções ..................................................................................... 32

Função procv....................................................................................................... 33

Última revisão ..................................................................................................... 41

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INTRODUÇÃO Este curso tem por objetivo ajudar ao usuário do Microsoft Excel na utilização do

Open Office Calc, portanto ele não trata de todos os recursos do Calc, mas apenas daqueles onde há alguma diferença entre os dois softwares.

Os dois programas são planilhas eletrônicas e se assemelham em grande parte de seus recursos.

A primeira diferença a ser citada é a extensão utilizada nos programas. Enquanto a extensão do Excel é .xls, no Calc é utilizada .sxc. Vamos dar início ao conteúdo do curso.

A JANELA DA PLANILHA DO OPEN OFFICE (OPENCALC)

A janela do OpenCalc é semelhante a janela do Excel, porém algumas barras tem nomes diferentes. Veja a seguir o nome dos componentes da janela:

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DIFERENÇA NAS BARRAS

BARRA DE FUNÇÕES (BARRA DE FERRAMENTAS DO EXCEL)

A Barra de Funções é a chamada Barra de ferramentas do Excel e tem portanto a mesma função, serve como um atalho para os recursos usados com mais frequência. Você simplesmente dará um clique no mouse para executar o recurso.

LINHA DE ENTRADA (BARRA DE FÓRMULAS DO EXCEL)

No Excel o que chamamos de Barra de fórmulas, no Calc é chamado de Linha de Entrada.

Você usa a linha de entrada para introduzir informações na planilha. À medida que você se movimenta pela planilha, a linha de entrada mostra o conteúdo da célula ativa e a caixa Área de planilha (chamada Caixa de nome no Excel) mostra em que posição da planilha você se encontra.

Veja no exemplo abaixo que a Linha de entrada mostra a fórmula que foi utilizada para calcular o valor 3. Veja também que a caixa Área da planilha mostra que o valor 3 está na coluna C e na linha 1, portanto, na célula C1.

Veja no Excel a barra de fórmulas e a caixa de nome.

A BARRA DE STATUS

A Barra de Status do Calc tem a mesma função que a barra de status do Excel. O que varia é o conteúdo exibido e algumas funções a mais.

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Planilha 1/3: este exemplo indica que há 3 planilhas sendo exibidas na guia de planilhas e que a planilha que está sendo visualizada é a 1.

Padrão: ao ser clicado abre a janela estilo da página que estudaremos mais a frente neste curso.

O valor em %: indica o valor do zoom que está sendo utilizado.

PAD: Esta é a caixa de modo de seleção. Este recurso permite selecionar facilmente um intervalo de células. Veja como:

PAD: Significa Padrão e seleciona apenas a célula clicada. Se for desativada exibirá EXT (extendido) o que significa que selecionará o intervalo clicado.

Esta barra também mostra a soma das células selecionadas.

DELETANDO DADOS DAS CÉLULAS

Para deletar dados no Calc você terá duas opções:

Pressionando a tecla SHIFT juntamente com a tecla Delete, você deletará os dados. Se pressionar apenas a tecla Delete, a janela abaixo será exibida para que você escolha o que deseja deletar: por exemplo, se você selecionou toda a planilha, pode deletar apenas as células com números ou apenas as que contém formulas, etc.

DESTACAR VALORES (NOVO RECURSO)

No Calc existe um recurso chamado Destacar valores que permite mostrar os dados das células com cores diferenciadas de acordo com o tipo de conteúdo.

Primeiramente você deve verificar se este recurso está ativo.

Clique no menu Ver (menu Exibir do Excel). Verifique se o item Destacar valores

está marcado com um como na figura a seguir:

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Se sim, significa que o recurso está ativo. Em caso negativo, para ativá-lo basta clicar sobre ele.

Quando este recurso está ativo o Calc exibe os dados da seguinte maneira:

Valores digitados: ficam na cor azul

Valor calculados através de fórmulas: ficam na cor verde

Texto: ficam na cor preta.

Se não desejar trabalhar com este recurso basta desabilitá-lo clicando em Ver / Destacar valores.

SELEÇÃO DE CÉLULAS Quase todas as formas de seleção do Calc são iguais as do Excel. Porém existem

algumas diferenças. Vejamos:

SELEÇÃO DE MULTIPLAS CÉLULAS NÃO ADJACENTES

Suponha que você queira selecionar as células B2 e B4, sem selecionar a célula B3.

Para selecionar células não adjacentes faça o seguinte:

1. Pressione a tecla SHIFT.

2. Clique na primeira célula que deseja selecionar. A célula ficará com preenchimento preto.

3. Retire o dedo da tecla SHIFT.

4. Agora pressione a tecla CTRL e então vá clicando no restante das células a serem selecionadas. As células selecionadas ficam com preenchimento preto. Veja a seguir uma planilha com algumas células selecionadas:

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AUTOPREENCHIMENTO AUTOPREENCHIMENTO

O autopreenchimento permite que você digite o início de uma série contínua e o Calc continuará essa série. No Calc ele funciona quase da mesma maneira como no Excel somente com uma diferença que você verá a seguir. Veja um exemplo:

1. Selecione a célula A3 e digite o valor 1.

2. Coloque o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da célula A3 (quadradinho) até que o mouse tome a forma de uma CRUZ preta e fininha (Alça de Preenchimento). Com o ponteiro em forma de cruz fina, pressione o botão esquerdo do mouse, arraste o ponteiro do mouse até a célula A6 e solte. Observe que à medida que você vai arrastando o mouse um quadradinho é colocado ao lado da seleção, indicando qual será o conteúdo daquela célula.

3. Observe que o autopreenchimento numerou os outros nomes sequencialmente.

OBS: A diferença deste recurso quando você o utiliza no Excel é que lá se você digitar o número 1 e utilizar o auto preenchimento, o Excel copiará o valor 1 para todas as células. Seria preciso que você digitasse o número 1, na célula logo abaixo o número 2, então selecionasse as duas células e depois usasse o autopreenchimento para que ele continuasse a numeração seqüencialmente, enquanto no Calc não há esta necessidade.

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RENOMEANDO A PLANILHA RENOMEANDO A PLANILHA

Clique com o botão direito do mouse sobre o nome Planilha1 que fica na parte inferior da tela. A janela abaixo será mostrada:

Escolha a opção Renomear. A janela abaixo será mostrada:

Na caixa Nome digite o nome que deseja dar à planilha. Clique no botão OK. Observe que a planilha foi renomeada.

FORMATAÇÃO Veja a barra de objetos do OpenCalc (barra de formatação do Excel):

A maior parte dos ícones desta barra é igual a barra de ferramentas de formatação do Excel. Vejamos as diferenças de função ou no desenho dos ícones:

- Formato Numérico: Moeda (No Excel chama-se Estilo de Moeda ): Aplica o formato de moeda atualmente definido na célula selecionada. O símbolo da moeda varia de acordo com aquele que foi definido na caixa de configurações regionais acessada a partir do Painel de Controle do Windows. Este formato, se

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aplicado antes da digitação, dá a impressão de que nada aconteceu na célula, mas assim que algum valor for digitado, aparecerá com formato monetário.

- Formato Numérico: Padrão: Formata a célula com a formatação padrão e simples. Sem formato de porcentagens, moeda ou casas decimais que contenham apenas zero. Você pode usar este ícone para retirar por exemplo uma célula do formato de porcentagem ou outro formato qualquer.

- Formato Numérico: Adicionar casa decimal (No Excel o ícone é: ): Adiciona uma casa decimal ao número cada vez que você clicar sobre o ícone.

- Formato Numérico: Excluir casa decimal (No Excel o ícone é: ): Diminui uma casa decimal ao número cada vez que você clicar sobre o ícone.

- Cor do Plano de Fundo: Muda a cor do preenchimento da célula. Se você clicar diretamente no ícone, ele aplica a cor que está sendo usada para sublinhar o botão. Você pode ainda clicar na setinha verde do ícone e selecionar a cor que mais lhe agradar.

- Alinhar em cima: Alinha o conteúdo na parte superior da célula.

- Centralizar Verticalmente: Alinha o conteúdo no centro da célula.

- Alinhar em baixo: Alinha o conteúdo na parte inferior da célula.

MESCLAR CÉLULAS

Selecione as células que deseja mesclar.

Clique no menu Formatar / Mesclar Células / Definir. Veja a figura a seguir:

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As células foram mescladas se transformando em apenas uma. Agora clique no ícone Centralizar. O título ficará alinhado em relação às células selecionadas.

A diferença aqui para o excel é que o recurso Mesclar do Calc não centraliza o texto automaticamente.

VISUALIZAR PÁGINA VISUALIZAR PÁGINA

Este recurso equivale ao Visualizar Impressão do Excel. Como você já sabe, é bom sempre visualizar a página ao finalizar um trabalho ou antes de imprimir uma planilha.

O Visualizar Página permite que você veja como está seu texto em relação à página e como a planilha será impressa. Ele possui ainda recursos que possibilitam configurar o layout da página.

VISUALIZANDO A PÁGINA

A maneira em que as páginas são exibidas na janela de visualização depende das fontes disponíveis, da resolução da impressora e das cores disponíveis.

Clicando em Arquivo / Visualizar Página surgirá uma tela conforme a figura a seguir.

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BARRA DE OBJETOS DO VISUALIZAR

Diferentemente do Excel, o OpenCalc considera cada planilha como parte de um todo na visualização da página e conta como uma página cada planilha existente, então, no nosso caso que temos 3 planilhas com 1 página cada, ele considerará que são 3 páginas. No Excel, quando você visualiza uma planilha, as outras não são exibidas de forma alguma.

Entenda melhor como este recurso funciona no Calc. Conheça os ícones da barra de objetos do Visualizar Página:

Página Anterior: Clicando em página anterior você exibirá a página anterior da planilha ativa caso ela tenham mais de uma página. Se a planilha ativa não tiver página anterior para ser exibida, ele exibirá a planilha anterior.

Próxima Página: Clicando em próxima página você exibirá a página seguinte da planilha ativa caso ela tenham mais de uma página. Se a planilha ativa não tiver página seguinte para ser exibida, ele exibirá a planilha seguinte.

Primeira Página: Exibe a primeira planilha do arquivo.

Última página: Exibe a última planilha do arquivo.

Aproximar: Enquanto você for clicando no ícone Aproximar, a página da planilha ativa vai sendo mostrada em um tamanho maior. Funciona como o ícone Zoom do Excel.

Afastar: Ao contrário do ícone Aproximar, cada vez que você clica no ícone Afastar, a página da planilha vai sendo mostrada em um tamanho menor. Funciona como o ícone Zoom do Excel.

Tela Inteira: Retira da tela todos os ícones e barras e exibe a apenas a página com a planilha na tela e um único botão que ao ser clicado volta ao modo normal de visualização da página.

: Este botão exibe uma janela onde é possível fazer várias configurações como tamanho do Papel, margens, cores de fundo, bordas, etc.

: Fecha o modo de visualização de página e volta ao modo de visualização normal da planilha.

IMPRIMINDO E SALVANDO EM OUTRO FORMATO

Imprimir arquivo diretamente: Clicando neste ícone, seu arquivo será impresso sem que apareça nenhuma tela de configuração ou confirmação da impressão.

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Exportar como PDF: Você pode facilmente salvar seu arquivo em formato PDF apenas clicando neste ícone e escolhendo um nome para o arquivo na janela que é exibida.

FORMATAR PÁGINA

Este recurso equivale ao Configurar página que fica no menu Arquivo do Excel pois permite definir Tamanho do Papel, margens, Orientação (Retrato ou Paisagem) mas além disto ele também permite escolher configurações para toda a página como o Plano de fundo, borda da página, etc.

Vejamos como funciona:

Clique em Formato da página na barra de objetos da Visualização de página.

Obs: Você também pode chegar até esta janela pelo menu Formatar / Página.

A janela abaixo será exibida:

Uma característica importante do Calc e que difere do Excel é que ao configurar as opções da janela acima, você estará configurando todas as planilhas do arquivo. Por exemplo, ao criar um cabeçalho, este será impresso em todas as planilhas do arquivo. Você verá posteriormente como remediar esta situação quando for aprender a definir a área de impressão.

GUIA PÁGINA E MARGENS

Estas duas guias são bastante semelhantes as do Excel. Apenas algumas funções estão localizadas em lugares diferentes. Por exemplo, no Excel, a opção Centralizar na página fica na guia Margens. No Calc, ela tem o nome de Alinhamento da tabela e se localiza na guia Página.

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GUIA BORDAS

Clique agora na guia Bordas. A janela abaixo será exibida:

Você pode colocar aqui bordas na sua planilha.

Grupo Disposição das linhas:

Você pode colocar uma borda em volta da página. As configurações de borda definidas se aplicarão à página da planilha que está sendo exibida.

Padrão: há cinco opções já prontas para que você escolha. Clicando em cada opção uma legenda exibe a descrição da opção e você consegue ver na janela “Definido pelo usuário” qual será o resultado.

Estilo: Você pode escolher um modelo e espessura para a borda da página.

Cor: Na caixa Cor você escolhe a cor da borda.

Grupo Estilo de Sombra: Você pode colocar um efeito de sombra para a borda da página.

Caixa Posição: Existem 5 opções de sombra para serem aplicadas à página sendo que a primeira é sem sombra.

Caixa Distância: permite aumentar ou diminuir o tamanho da sombra. Quanto maior a distância, maior será o efeito da sombra.

Caixa Cor: Permite que você escolha a cor da sombra.

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GUIA PLANO DE FUNDO

Esta ação equivale ao Formatar / Planilha / Plano de fundo do Excel.

Caixa Como: Aqui você pode escolher duas opções: Cor e Figura.

Clicando no botão Navegar a janela Localizar figura é exibida:

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1. Na figura acima a pasta Gallery é aberta e exibe as figuras disponíveis. Você pode usar esta janela para localizar outras figuras em seu computador. Escolha a figura que desejar. Ela pode estar em qualquer pasta. A galeria de Imagens do Open Office não tem tantas opções quanto a da Microsoft, porém existe a vantagem de você poder utilizar qualquer figura que esteja em seu computador, até mesmo as figuras do Clipart da Microsoft.

2. Clique no botão Abrir. Você voltará a ver a guia Plano de fundo.

3. Se em algum momento a figura escolhida receber qualquer modificação ou for deletada, na sua planilha a figura não sofrerá alteração. Para que a figura da planilha também receba as modificações sofridas na figura original, marque a caixa Vínculo

Grupo Tipo:

4. Marque a caixa Visualizar para que você possa ver a figura escolhida.

• Posição: Exibe um quadro com pontos. Cada ponto é uma opção de posição onde a figura poderá ser exibida. Basta clicar no ponto desejado

A figura é maximizada e aparece em toda a página

• Lado a lado: a figura é exibida em seu tamanho original, uma ao lado da outra, preenchendo toda a página.

5. Escolha uma opção, clique em OK, verifique o resultado e clique novamente no botão Formato da página para escolher outra opção.

Agora na caixa Como escolha Cor: Você pode colocar uma cor de fundo da página da planilha.

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6. Escolha uma cor de plano de fundo e clique em OK.

GUIA CABEÇALHO

Enquanto no Excel você tem em uma guia as opções para Cabeçalho e Rodapé, no Calc você tem uma guia para cada uma.

Como você sabe, o que você configura na guia Cabeçalho será exibido na parte superior da planilha ativa.

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1. Clique no botão Editar. A janela a seguir será exibida:

Veja como esta janela é similar a que é exibida no Excel quando clicamos no botão Personalizar Cabeçalho.

Janela para configuração do Cabeçalho no Excel:

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Ao ser clicado abre a janela Atributos de texto para que você possa modificar a formatação do texto do cabeçalho. Selecione antes o texto que deseja formatar.

Insere o nome do arquivo que contém a planilha.

Insere o nome da guia da planilha.

Inserir o número da página corrente.

Observe que os campos inseridos aparecem com um sombreamento cinza, enquanto os dados digitados aparecem sem sombreamento.

Inserir o total de páginas do documento.

Veja a seguinte figura:

Este valor 99 apenas indica que é o campo total de páginas que foi inserido. Se a planilha tem 2 páginas, aparecerá Página 1/2.

Insere a data corrente do sistema operacional no local onde cursor estiver piscando quando você clicar no ícone.

Insere a hora corrente do sistema operacional no local onde o cursor estiver piscando quando você clicar no ícone.

Observe que nela existe a opção Ativar Cabeçalho. Desmarque esta opção quando não quiser que o cabeçalho seja impresso. Ele será ocultado sem a necessidade de você excluí-lo.

Margem esquerda: Desloca o lado esquerdo do cabeçalho, levando-o para a direita

Margem direita: Desloca o lado direito do cabeçalho, levando-o para a esquerda.

Afastamento: Afasta o cabeçalho do restante da planilha, dando um espaçamento entre eles.

Altura: Altera na altura do espaço reservado para o cabeçalho.

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GUIA RODAPÉ

Veja que a janela Rodapé é idêntica à janela Cabeçalho. Os ícones tem a mesma função.

GUIA PLANILHA

A guia Planilha é bastante parecida com a guia Planilha do Excel. Vamos ver suas opções.

Clique na guia Planilha. A janela abaixo será exibida:

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Grupo Ordem da página:

De cima para baixo, depois à direita: A impressão e a numeração começam na primeira página, seguindo para a que está imediatamente abaixo dela. Quando completar a primeira coluna de páginas passa para a Segunda. Veja a figura a seguir:

Da esquerda para a direita, depois para baixo: A impressão e a numeração começam na primeira página, seguindo para a que está do lado direito dela, até completar a linha, quando passa para a Segunda linha. Veja a figura a seguir:

Número da primeira página: Permite que você determine um número diferente de 1 para iniciar a numeração de páginas da planilha.

Grupo Escala

Permite ajustar a planilha de maneira a reduzir ou ampliar seu tamanho. É muito utilizado quando você tem uma planilha que ocupa mais de uma página e na última página fica apenas uma pequena, por exemplo, uma coluna ou duas coluna ou uma ou pouco mais linhas a serem impressas. Nesse caso, você pode marcar a opção que reduz a porcentagem, diminuir e ir fazendo testes ou ainda marcar a opção que permite determinar qual a quantidade máxima de páginas a serem impressas na largura (refere-se ao caso de colunas sobrando) e qual a quantidade máxima das páginas a serem impressas na altura (refere-se ao caso de linhas sobrando).

Ampliar/Diminuir impressão: O tamanho atual vem sempre como 100%. Você pode diminuir a porcentagem para diminuir também a tamanho da planilha.

Ajustar impressão ao número de página: Use esta opção quando apenas uma pequena parte da planilha estiver ocupando uma outra página. Ele a diminuirá de forma a caber tudo na quantidade de páginas indicada.

Observação: Você pode acessar esta janela sem a necessidade de primeiro Visualizar a página. Para isto clique em Formatar / Página.

Página 1

Página 2

Página 3

Página 4

Página 1

Página 3

Página 2

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DEFINIR INTERVALO DE IMPRESSÃO

Definir Intervalo de Impressão permite que você defina na planilha apenas uma área para que a mesma seja impressa. Assim, os dados da planilha que não fizerem parte daquela área não aparecerão no momento da impressão.

A maneira de utilizar este recurso no Calc é bastante semelhante a do Excel, porém aqui no Calc ele tem também outra função. Se você quiser definir um cabeçalho para apenas uma planilha, deve usar o intervalo de impressão para definir a planilha e depois criar o cabeçalho conforme aprendeu anteriormente. Desta forma, apenas a planilha com definição de impressão receberá o cabeçalho, porém, se depois de criar o cabeçalho para uma planilha específica você quiser criar um outro cabeçalho para outra planilha, o primeiro cabeçalho será substituído, ou seja, não é possível manter simultaneamente cabeçalhos diferentes para duas ou mais planilhas.

No Excel a definição do Intervalo de Impressão é feita pelo menu Arquivo / Área de Impressão / Definir Área de Impressão. Veja como fazê-la no Calc:

1. Clique em Formatar/Intervalos de Impressão/Editar. A janela abaixo será exibida:

2. Na caixa Intervalo de impressão clique em nenhum para limpar possíveis intervalos.

3. Clique na caixa em branco que tem em frente a caixa nenhum.

4. Selecione os dados da planilha que deseja definir. O intervalo será mostrado na caixa:

Se a planilha contiver vários nomes e os dados selecionados ultrpassarem mais de uma página, será interessante que na segunda página seja impresso novamente a linha de cabeçalho que contém os títulos. Para isto existem os campos Linhas a repetir e Colunas a repetir.

Para retirar o Intervalo de Impressão faça o seguinte:

Clique em Formatar / Intervalo de Impressão / Remover.

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Visualize novamente a página e poderá constatar que após limpar o Intervalo de Impressão, toda a planilha volta a ser visualizada, o que significa que será totalmente impressa.

Lembre-se: Se você quiser definir um cabeçalho para apenas uma planilha, deve usar o intervalo de impressão para definir a planilha e depois criar o cabeçalho. Desta forma, apenas a planilha com definição de impressão receberá o cabeçalho. Lembre-se também que se depois de criar o cabeçalho para uma planilha específica você quiser criar um outro cabeçalho para outra planilha, o primeiro cabeçalho será substituído.

GRÁFICO O recurso Gráfico do Calc é quase idêntico ao do Excel, porém, devido a

complexidade da utilização deste recurso, veremos como criá-lo passo a passo.

Clique no menu Inserir e selecione a opção Planilha. A janela abaixo será exibida:

Veja as opções desta janela:

Grupo Posição:

Antes da planilha atual: Selecionando esta opção, a planilha será inserida antes da planilha que está ativa.

Após a planilha selecionada: Selecionando esta opção, a planilha será inserida depois da planilha que está ativa.

Grupo Planilha:

Nova planilha: Você deve selecionar esta opção quando deseja inserir uma nova planilha em branco. Neste caso, você deve informar também:

Número de planilhas: o número de planilhas que deseja inserir.

Nome: Se você estiver inserindo apenas uma planilha, esta opção ficará ativa para que você digite o nome da planilha inserida.

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INSERINDO UMA PLANILHA JÁ EXISTENTE

Você poderia, ao invés de inserir uma nova planilha, importar uma planilha já existente. Neste caso, você deveria marcar a opção Do arquivo e clicar no botão Navegar para selecionar o arquivo que deseja inserir.

Você poderia por exemplo inserir uma antiga planilha do Microsoft Excel. A opção Vínculo quando marcada cria um vínculo entre a planilha inserida e a planilha de origem de tal forma que quando a planilha de origem é alterada, a planilha inserida no Open Office também sofre a alteração. Esta ação equivale ao Inserir / Objeto do Excel.

Faça a seleção dos dados que deseja no gráfico e em seguida clique no menu Inserir/Gráfico. A janela abaixo será exibida:

Na caixa Intervalo é mostrado o que foi selecionado para a confecção da planilha.

Primeira linha como rótulo: Para entender esta opção você precisar analisar o que contém na primeira linha dos dados que selecionou. Você precisa pensar se estes dados serão utilizados para identificação dos dados que aparecerão no gráfico ou se eles deverão aparecer como dados, da mesma forma que os valores de quantidade vendida.

Primeira coluna como rótulo: funciona da mesma forma que a opção anterior porém para colunas.

Caixa Coloque o gráfico na planilha: Esta caixa exibe a lista de planilhas existentes no arquivo para que você escolha em qual planilha deseja inserir o gráfico. Você pode escolher uma das planilhas já existentes ou uma nova planilha onde o gráfico ficará sozinho.

Clique no botão Próximo. A janela abaixo será exibida:

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Muito parecida com a janela do gráfico do Excel esta janela exibe os tipos de gráficos disponíveis. Clique em cada tipo e veja que na caixa à esquerda é dada uma amostra de como o gráfico ficará com o tipo escolhido.

Clique no botão Próximo. A janela abaixo será exibida:

Esta janela mostra variações do gráfico escolhido.

Linhas de grade: Você pode inserir ou ocultar linhas de grade no gráfico. Elas tem a função de facilitar a visualização dos valores no gráfico. Para este tipo de gráfico, duas opções estão disponíveis: Eixo X e Eixo Y. Marque e desmarque estas opções e verifique o resultado na caixa de exemplo.

Clique no botão Próximo. A janela abaixo será exibida:

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Título do gráfico: deixe selecionada esta opção para que você possa digitar um título para o gráfico.

Você pode exibir ou ocultar a legenda selecionando ou não a caixa Legenda.

Você pode ainda colocar título para os eixos X e Y. Basta marcar a opção e a caixa em frente ficará ativa para que você digite os títulos.

Clique no botão Criar. O gráfico será inserido na planilha.

Qualquer alteração que você fizer em sua tabela refletirá em seu gráfico.

SELECIONANDO O GRÁFICO

Clique 2 vezes sobre o gráfico. Ele ficará selecionado com uma borda cinza à sua volta.

Ao selecionar o gráfico, a barra de ferramentas que é exibida no canto esquerdo da tela será substituída por uma barra de ferramentas específica para o gráfico. Veja na figura abaixo a seta vermelha indicando a barra de gráfico.

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FAZENDO ALTERAÇÕES NO GRÁFICO

A BARRA DE FERRAMENTAS DO GRÁFICO

Veja agora as opções da barra de ferramentas do gráfico. Ela tem alguma semelhança com a barra de gráfico do Excel.

A barra de ferramentas do gráfico é exibida apenas se o gráfico está selecionado (com a borda cinza em volta). Ele aparece no canto esquerdo da tela.

Exibe e Oculta o título quando clicado

Exibe e Oculta a legenda quando clicado

Exibe e Oculta o título dos eixos X e Y quando clicado

Exibe e Oculta a descrição dos eixos X e Y

Exibe e Oculta a grade horizontal

Exibe e Oculta a grade vertical

Exibe a janela Tipo de Gráfico para que você possa escolher outro tipo.

Exibe a janela Autoformatar gráfico (aquela usada na geração do gráfico)

Modifica o gráfico de forma que os dados sejam exibidos como quando se escolhe a opção Série de dados em linhas na janela de construção do gráfico.

Modifica o gráfico de forma que os dados sejam exibidos como quando se escolhe a opção Série de dados em colunas na janela de construção do gráfico.

Quando este ícone está ativo, se você aumentar ou diminuir o tamanho do gráfico, os textos do gráfico também terão seu tamanho alterado.

Se você modificou a posição de títulos ou a legenda, ao clicar neste ícone, os itens movidos voltarão ao seu lugar de origem.

ALTERANDO COMPONENTES DO GRÁFICO

Clique sobre uma das barras do gráfico até que suas barras fiquem selecionadas. Veja a figura abaixo:

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Agora clique no menu Formatar e no menu que é exibido escolha Linha de dados/Ponto.

A janela abaixo será exibida:

Selecione a guia Área.

No grupo Preencher é possível escolher vários tipos de preenchimento para as barras. O melhor neste caso é clicar em cada uma e testar suas opções.

Após escolher o preenchimento que deseja, clique no botão OK e veja o resultado.

Da mesma forma que no Excel é possível colorir cada coluna do gráfico. Para isto, você deverá clicar sobre a coluna que deseja colorir, todas as colunas ficarão selecionadas como você acabou de ver, então clique novamente na mesma coluna e apenas a coluna clicada ficará selecionada. Veja a figura abaixo:

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Agora repita o mesmo processo: Clique em Formatar e escolha Linha de dados/Ponto. Clique na guia Área e escolha o preenchimento desejado. Somente o ponto selecionado será alterado.

Clique em Formatar / Título / Título Principal. A janela abaixo será exibida:

Esta janela tem várias guias. Formate o texto da forma como desejar.

Clique no botão OK e veja o resultado.

Da mesma forma que você formatou o título principal, você pode fazê-lo com a legenda e os eixos X e Y. Basta selecionar a tabela com clique duplo e clicar no menu Formatar e escolher o que deseja modificar.

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FUNÇÕES E FÓRMULAS A sintaxe das fórmulas no Calc é igual a que você utiliza no Excel. Por exemplo:

para calcular a média do intervalo de células A3: D3 tanto no Excel quanto no Calc a fórmula é a seguinte: =media(A3:D3). Existem poucas diferenças na utilização deste recurso. Veja a seguir.

Da mesma forma que no Excel, no Calc uma Fórmula sempre inicia com o sinal de “=”.

O ícone Soma (no Excel é chamado de Autosoma. Você notará que seu posicionamento também está em local diferente no Calc. Este ícone fica do lado esquerdo da Linha de entrada. Veja na figura abaixo o ícone Soma destacado em vermelho.

Ao usar o ícone Soma, a fórmula é mostrada tanto na própria célula quanto na linha de entrada. No lugar onde estava o símbolo da função Soma, aparecerão dois ícones: Aceitar e Cancelar.

Ao verificar a fórmula, você pode clicar no ícone Aceitar para concluir a

fórmula, ou pode desfazê-la clicando em Cancelar.

MÉDIA

O calc possui a função média pré-definida. Veja um exemplo e note que funciona da mesma maneira que no Excel.

MÉDIA(CÉLULA INICIAL:CÉLULA FINAL), onde CÉLULA INICIAL:CÉLULA FINAL é o intervalo de células para as quais você deseja calcular a média.

Existe uma diferença entre o Excel e o Calc para esta função. No Calc você precisa acentuar a palavra Média ou a fórmula gerará o resultado: #NOME?.

Após digitar a função, tecle ENTER ou clique em Aceitar, o Calc automaticamente converte para maiúsculo o que for necessário.

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FORMATAÇÃO CONDICIONAL Tanto no Excel quanto no Calc a formatação condicional realça dados que atendam

a condições especificadas. De acordo com condições estabelecidas por você, o programa pode formatar as células, incluindo nesse a possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento.

No Calc você fará esta ação com algumas diferenças da forma como faz no Excel. Vejamos a seguir.

CRIANDO A FORMATAÇÃO CONDICIONAL

Diferentemente do Excel, antes de usar a formatação Condicional, será necessário definir o estilo que as células que receberem a formatação com condição terão.

Clique em Formatar / Catálogo de Estilos.

A janela a seguir será exibida:

Clique em Novo. A janela a seguir será exibida:

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A janela Estilo da célula tem várias guias. Clique na guia Gerenciador.

Na caixa Nome digite um nome.

Clique na guia Fonte. Você agora deverá indicar qual será o formato da fonte para o que está formatando.

Clique na guia Efeitos da Fonte e escolha os efeitos.

Visite as outras guias. Todo o formato escolhido nesta janela será aplicado aos valores desejados.

Clique no botão OK.

Veja que na janela Catálogo de estilos aparece o estilo que você criou.

Depois de criar o estilo você pode criar a formatação condicional. A partir daqui, os procedimentos são bem parecidos com a formatação condicional do Excel.

Clique em Formatar / Formatação condicional.

A janela abaixo será exibida:

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A janela permite que você inclua até 3 condições diferentes para a mesma célula ou intervalo de células.

Para fazer a primeira condição aplicando o estilo que você criou proceda da seguinte maneira:

1. A caixa Condição 1 deve estar selecionada.

2. Na primeira caixa de texto, nada deve ser alterado. Mantenha O valor da célula é.

3. Na segunda caixa de texto, clique na setinha e escolha a condição. Observe que em frente a esta caixa existe uma caixa de texto.

4. Na terceira caixa de texto digite o valor.

5. Na caixa Estilo da célula escolha o estilo.

6. Depois que você criar todas as condições, clique no botão OK da janela Formatação condicional e veja o resultado na planilha.

INSERIR FUNÇÃO Para usar funções além da Soma, você precisa digitá-las na célula. Ficaria

impossível você saber de cabeça a sintaxe de todas as funções. O Inserir função no Excel também

é representado pelo ícone . Você perceberá que a maior diferença entre o Excel e o Calc é a forma como a janela de Funções é apresentada.

TRABALHANDO COM FUNÇÕES

Quando você opta por inserir uma função utilizando o Inserir função, deve clicar no menu Inserir / Função. A janela a seguir é mostrada:

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Nesta janela, você pode localizar a função na caixa Função. As funções que aparecem nesta caixa dependem da categoria que está ativa na caixa Categoria. Por exemplo, a função Soma faz parte da categoria Matemáticas, a função Média faz parte da categoria Estatísticas.

Observe a categoria As últimas usadas (no Excel chama-se: Mais recentemente usada) que traz as últimas funções que foram utilizadas pelo OpenCalc.

A utilização da maioria das funções é igual as do Excel. Algumas diferem apenas nos nomes dos campos. Veremos a seguir como utilizar o função Procv devido à sua importância e relativa complexidade.

FUNÇÃO PROCV

A função PROCV procura um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela auxiliar e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada.

Vamos tentar entender o que o Calc do Open Office faz quando usamos a função PROCV.

Imagine que você precisa criar uma planilha para controlar as vendas de uma Confeitaria de forma que o caixa apenas digite o código do produto e seu nome e preço sejam exibidos.

Para isto será necessário criar uma tabela auxiliar que contenha o nome e preço de cada produto de forma que quando o caixa digitar o código do produto, o programa vá até a esta planilha e busque o nome e preço automaticamente. Veja a seguir as duas planilhas já prontas e a explicação de seu funcionamento:

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Como você viu no esquema da figura anterior, o caixa não terá o trabalho de digitar o nome do produto nem seu preço. Quando ele digitar o código, o Calc irá até a planilha auxiliar e procurará pelo nome e preço do produto através do código.

Depois de construída a tabela auxiliar, você precisa dar um nome a ela, de maneira que o Calc identifique a área da tabela toda vez que for feita uma referência a esse nome. Para nomear a tabela, selecione o intervalo de células e clique no menu Inserir / Nomes e escolha a opção Definir.

Surgirá a seguinte janela:

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Digite em Nome o nome que você deseja dar para a tabela auxiliar. É importante saber que o nome da tabela auxiliar não pode ter espaço em branco. Clique no botão Adicionar e em seguida clique no botão OK.

De agora em diante, toda vez que você fizer uma referência a tabaux o Calc reconhece a tabela auxiliar. Para fazer um teste, selecione qualquer célula da planilha, somente com o intuito de tirar a seleção da tabela e clique na setinha ao lado da Caixa Área da Planilha

que fica na Linha de entrada ( ). Você irá identificar o nome tabaux nas opções que surgem, clique nele e verá que o Open Office irá selecionar a área da tabela que você definiu como sendo tabaux.

Será necessário também criar a planilha que contém o controle de vendas (Fluxo de vendas).

Agora você já possui tudo que é necessário para criar a função PROCV e na planilha Fluxo de Vendas você deve construir a função PROCV que buscará o nome do produto quando o caixa digitar seu código. Veja a seguir como fazer:

A função PROCV deverá ser criada na célula onde você deseja que o nome do produto seja exibido.

Clique em Inserir / Função. Na caixa Categoria escolha Planilha e na caixa Função dê um duplo clique sobre Procv. A janela será exibida da seguinte maneira:

Nome da tabela

Intervalo de dados selecionado

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Na caixa de texto Critério de Pesquisa, digite a referencia da célula onde o caixa vai digitar o código do produto.

Matriz: digite o nome da tabela auxiliar que você criou, pois é nela que contém os nomes dos produtos.

Indice: digite 2, pois é na coluna 2 da tabaux que estão cadastrados os nomes dos produtos.

Ordem de ordenação: Dois valores são aceitos para esta caixa de texto: VERDADEIRO ou FALSO. No nosso exemplo, o valor verdadeiro significa que caso não seja digitado um código do produto que exista na tabela auxiliar, ele irá procurar o valor mais próximo. Por exemplo, se o caixa digitar o código do produto 2, o nome do produto que aparecerá na planilha será Bomba de Maracujá pois é assim que está na tabela auxiliar, porém se o caixa digitar o código 2,3 como este código não existe na tabela auxiliar, será exibido também o nome Bomba de maracujá pois ele busca o valor mais próximo. Não é interessante que isto aconteça no nosso caso portanto para que o Calc procure o valor idêntico você deve digitar FALSO na caixa de texto, assim quando o valor procurado não for idêntico ao da tabela auxiliar, o Calc retornará um código de erro na célula de destino. É importante avaliar o que se deseja toda vez que for usar o PROCV pois haverá casos em que o que se deseja é exatamente que seja procurado o valor mais próximo.

Veja na figura a seguir como deve ter ficado a janela PROCV após o preenchimento de todos os campos necessários:

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Observe que a caixa Resultado traz um valor de erro: #N/D. Isto acontece porque ainda não há nenhum código digitado na célula A3.

Clique no botão OK.

Clique no quadradinho no canto direito da célula que contém a fórmula e arraste para abaixo, assim você estará copiando a fórmula para as outras células e quando digitar outros códigos, o nome do produto será exibido. Veja a figura a seguir que mostra que a fórmula foi copiada até a célula B14.

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RESOLVER O Resolver é o mesmo recurso que no Excel chamamos de Atingir meta. Ele

permite que se você tenha em mente um resultado específico, o OpenCalc encontre automaticamente o valor de uma variável para você. Não há diferenças na função do Resulver para o Atingir Meta. O que muda um pouco são os nomes dos campos. Veja a seguir.

Depois de configurar a janela clique em OK. A janela abaixo será exibida mostrando o valor que foi encontrado e pedindo confirmação.

CONVERSOR DE DOCUMENTOS Se você tem uma planilha que fez utilizando o Excel precisará utilizar o conversor

para abri-la no Calc.

Veja a seguir como fazer isto:

1. Clique em Arquivo/Assistente/Conversor de documentos.

2. Selecione a opção Microsoft Office.

3. Selecione o tipo Documento Excel.

4. Configure as opções e clique em Continuar.

5. Especifique se serão convertidos Modelos e/ou Documentos. Para converter os modelos do Excel selecione a opção Modelos Excel. Para converter as planilhas selecione a opção Documentos Excel.

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6. No campo Importar de selecione o diretório onde os arquivos a serem convertidos se encontram e no campo Salvar em selecione o diretório onde eles serão guardados após a conversão.

7. Após selecionar as opções desejadas clique no botão Continuar.

8. Na próxima caixa de diálogo serão confirmadas as opções de conversão selecionadas.

9. Clique no botão Converter para iniciar a conversão dos arquivos.

10. A conversão será iniciada.

11. Após o fim da conversão clique em Terminado. A conversão está concluída. Versões

VERSÕES A função deste recurso é a de manter o controle sobre as versões de um

documento. Para utilizar esse recurso é necessário que a planilha que está sendo utilizada tenha sido salva pelo menos uma vez.

1. Após o arquivo ser salvo, clique em Arquivo / Versões. A janela a seguir será exibida::

2. Para criar a primeira versão do documento clique no botão Salvar nova versão. A janela a seguir será exibida:

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3. Insira, se desejado, algum comentário sobre a versão que está sendo salva e clique no botão OK.

4. A versão atual do documento será salva.

Como pode ser visto a seguir, a versão se baseia na data e hora em que foi salva.

5. Selecionando a opção Salvar sempre uma versão ao fechar, sempre quando você fechar o arquivo será salva uma nova versão do mesmo.

6. Caso deseje remover uma versão do documento selecione a mesma e clique no botão Excluir.

7. Depois de realizadas as configurações desejadas clique no botão Fechar.

8. Teste fazendo alterações na planilha.

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9. Para comparar o documento alterado com a versão que foi salva anteriormente, no menu suspenso vá em Arquivo / Versões. Selecione a versão com a qual o documento atual será comparado e clique no botão Comparar.

10. Será aberta uma caixa de diálogo mostrando os tipos das alterações que foram realizadas.

11. Clique no botão Aceitar para aceitar as alterações realizadas ou Rejeitar para desfazer as alterações realizadas no documento.

12. Após isso clique no botão fechar.

ÚLTIMA REVISÃO

Selecionando essa opção todas as alterações realizadas após a última versão salva do documento serão desfeitas.

Será perguntado se deseja cancelar as últimas alterações.

Clique em Sim. Todas as alterações realizadas após a última versão salva serão desfeitas.