In form Shropshire Community Health NHS Trust’s Staff Newsletter

April 2014 

Tracey’s inspiring compassion and caring helps to save injured woman’s life

The selfless and inspiring actions of a Trust nurse helped to save the life of an injured woman trapped in her car.  

Tracey Fisher was off duty when she spotted a head‐on collision involving two vehicles and stopped to search one of the cars. Inside she found an elderly lady who was trapped and extremely distressed. After managing to get the door open, she went to check on the lady, who had sustained a number of serious injuries.  

The police arrived soon after, but Tracey decided to stay with the lady and provide reassurance that everything was going to be alright.  

“I wanted to stay with her as by that time we had built up a rapport,” said Tracey, North Shrewsbury Team Leader based in Medway House at William Farr House. “She was very upset and asked me not to leave her.”  

Tracey even stayed after firefighters arrived to cut the vehicle open and free the lady, who is currently recuperating at Whitchurch Hospital.  

“She’s asked if I can come and visit her at Whitchurch. It will be nice to see her again to see how she’s getting on,” Tracey added.  

In a letter to Tracey, Superintendent James Tozer from West Mercia Police praised her actions, adding that the officer on the scene at the time of the incident felt that had she “not taken the time to talk to the lady and keep her calm, the outcome regarding her survival could have been different”.  

Superintendent Tozer personally thanked Tracey for her actions “which undoubtedly played a part in saving this woman’s life”.  

Lynda Randle, Clinical Services Manager for Telford and Wrekin, South East and South West Shropshire, said: “Tracey was off duty at the time and showed even more compassion by staying with her whilst the fire service cut the car open in order to evacuate the lady.  

“She really went above and beyond in helping the injured lady and showed exceptional professionalism.” 

 

  

Each month in Inform, Risk Manager Peter Foord focuses on a particular topic and explains why it’s so important to report and manage the risks.  

What is the risk?  

Staff reported 3,152 incidents in 

the year 2013‐14. It is important all of these are fully considered by managers and other relevant staff, and are acted on where it is appropriate. Managers are required to report what action has been taken on the incident form, and cannot change the incident status to ‘approved’ until this is completed. Staff are not always informed of what action has been taken, and have raised this on a number of occasions.  

How do staff get to hear about incidents, and actions taken?  

Collectively, incidents are reported to the Quality and Safety Operational Group. This report is circulated to all team leaders and managers in order for it to be shared with their staff. Team leaders and managers can also produce reports of their local areas, and are encouraged to discuss these at team meetings.  

Within the Datix system there is a communication and feedback tool that allows the manager to feedback any actions taken to the person who reported the incident. An audit of incidents in January 2014 showed that feedback was given in this way for 26% of incidents. This system needs to be used more extensively.  

We will also be introducing a system in the next few months wherein the reporter will be notified when the incident has been approved.  

Examples of good feedback have included notifying other organisations; including commissioners; getting additional expertise to advise; writing to patients to advise them of concerns; informing all staff in the area of the problem; and confirming that all appropriate action has been taken by the reporter.  

What do we need to do in the future?  

If a member of staff wants to know the outcome of an incident they should discuss it with their line manager All team leader and managers should use Datix’s communication and feedback tool when it is appropriate to do so Incidents should be discussed at team meetings, including the overall Trust picture  

For further information, please contact Peter Foord at peter.foord@shropcom.nhs.uk or Anita Bishop, Assistant Risk Manager, at anita.bishop@shropcom.nhs.uk. 

Page 2

Planning a Trust Event? Need help?  

Are you involved in planning a conference/ patient group/ other large Trust event? If so you may find it useful to look at a new set of guidelines.  

These guidelines, called Conferences, Workshops and other Trust events, along with some template/ exemplar documents, are published on the Organisational Development team’s page of Staff Zone under Resources, or by clicking www.shropscommunityhealth.nhs.uk/events‐planning.  

If you need further support from the Trust’s Organisational Development team, please email training@shropcom.nhs.uk or call 01743 276670. 

Page 3

Rehabilitation area at Bishops Castle Hospital nominated for national award  

A recreational area at Bishops Castle Hospital designed to assist patients with their rehabilitation has been nominated for a national award.  The project is proving popular with the community and has been shortlisted by the Community Hospital Association for its Innovations and Best Practice in Community Hospitals Awards 2014.  

Following a refurbishment of the hospital two years ago part of the ground between the home and hospital looked dull and uninviting. 

 

“We wanted to create a recreational area that would have the ‘wow’ factor and that would benefit the residents and the patients that require rehabilitation,” said Sandra Bradbury, Ward Manager.  

“With the backing of the hospital’s League of Friends and generous donations from the public we came up with the idea of an outdoor exercise therapy area.”  

The area comprises three pieces of equipment – the ‘shoulder and wheel’, ‘twist and step’ and ‘air walker’ – as well as steps and gravel areas enabling 

users to improve balance and co‐ordination following illness and injury.  

The area can also provide general exercise for fitness and encourage patients to seek fitness programs once they leave hospital.  

Sandra commented: “For patients it will provide space for them to optimise their strength, function and, most importantly, their confidence whilst in a safe environment enabling them to resume their normal activities.”  

Further work to install tables and picnic benches is taking place this month. Sandra added: “We are all very excited about this project and look forward to the patients, residents, friends and family enjoying this part of the garden.” 

Making a meal of it!  

It was a Come Dine With Me with a difference as Shrewsbury care homes battled it out to produce a meal with the best nutrition and hydration content.  

Care and nursing home staff visited Cliffdale, The Vicarage, Maesbrook and Swan Hill House during the course of Nutrition and Hydration Week to tuck into a typical resident’s meal and give their scores on its nutritional value and hydration content.  

As well as enjoying the tasty food, the week provided an excellent opportunity for the judges to come away with new ideas as to how they can make their meals even better for residents.  

At the end of the week, the menus were judged separately by Karen George, Care Homes Support Lead Nurse for SCHT, and Ceri Wright from Shropshire CCG, and both agreed with the other judges that Swan Hill should be awarded first prize.  

“The menus were very varied and very balanced for people living in care homes in terms of the nutritional value and content of the food,” said Karen. “All of the homes did very well and it was very difficult to choose a winner.”  

Page 4

The following are key Safeguarding messages to be aware of from the Safeguarding Group... 

If you have a Safeguarding concern and are unsure what to do; doing nothing is not an option. Always seek advice. 

Pilates Course for physiotherapy staff  

A new Pilates course is being set up in Market Drayton to provide knowledge, skills and clinical reasoning to Trust physiotherapy staff.  

The foundation course is open to physios, osteopaths, chiropractors and those with a sports science or human movement degree.  

It introduces the Pialtes technique, relevant research, beginner level exercises and contra‐indicated exercises. It also provides a discussion of the clinical application of the Pilates movements in order to give participants a greater understanding when teaching exercises to patients and clients after the course.  

The course will be held at Market Drayton Primary Care Centre on July 5 and 6 and will cost £289. It is being run by Physiotherapist Hayley Driver, who can be contacted by calling 01630 650732 or via email at hayleyfordy@hotmail.com. 

Local Authority Designated Officers (LADOs) are Officers from the Local Authority who, on behalf of the Local Safeguarding Children Board (LSCB), oversee all allegations against any person working with children.  

The LSCB and its partner agencies, which include the Trust, is under a duty to inform and assist the LADO in managing this process from referral to conclusion.  A copy of the LADO handbook, which provides more information regarding the function of the LADO can be found by clicking here.  

The Safeguarding Group would like to remind staff that the Trust has a policy to assist them when considering what if any action is required when a child fails to attend a medical appointment or when encountering repeated ‘no access’ visits to a child.  

The policy ‐ The Management of Non‐Attendance for Health Appointments and No Access Code of Practice for Children and Young People – can be found by visiting the ‘Policies’ section on Staff Zone or by clicking here.  

Trust Policy Reminder Local Authority Designated Officers

Shropshire Safeguarding Board has published a Self‐Harm policy which can be accessed by clicking here. Self ‐harm is a wide definition that includes eating disorders, self‐injury, risk‐taking behaviour and drug/ alcohol misuse. This policy focuses on the self‐injury aspect of self‐harm.  

New Shropshire Safeguarding Board Policy

The Safeguarding Group would like to take this opportunity to welcome Julie Harris, newly appointed Named Nurse for Safeguarding Children and Young People. Julie is based at West Road in Wellington. The Named Nurses can be contacted on 01952 385684. 

Welcome

Page 5

Staff pull out all the stops for The Great Shropshire Bake Off!  

Forget The Great British Bake Off, staff at Ludlow and Bishops Castle Hospitals showed them how to do it when they held their own contest.  

Teams from both hospitals were challenged to decorate a cake that depicted their departments to celebrate National Nutrition and Hydration Week.  

The tough job of judging the cakes fell to Peter Corfield, Chairman of the League of Friends of Ludlow Hospital, and his wife Gloria. They were asked to judge the entrants on three elements: taste, presentation and decoration and were given able assistance by patients, who taste tested the cakes and voted on their favourites.  

First place went to 

Ludlow’s medical records department, whose team made a record player cake and accompanied the tasty treat with the Robert Palmer song Bad Case of Lovin' You (Doctor Doctor) on a Dictaphone.   

The runners‐up were Bishops Castle’s nursing team, who created a cake shaped like a patient ID board.  

“All of the cakes from the different departments looked 

and tasted fantastic, and the staff really enjoyed the challenge,” said Rachael Brown, Clinical Service Manager for Ludlow and Bishops Castle Hospitals.  

“A big thank you to everyone who participated on the day. It was a lot of fun, and after the amount of cake the patients and staff tasted there wasn’t much room for dinner! Staff are now eagerly awaiting the next challenge… possibly a sewing bee!” 

Gavin’s gearing up for charity cycle ride  

Gavin Taylor will be getting on his bike to raise much‐needed cash for charity when he takes part in a challenging cycle event.  

Information Analyst Gavin is taking part in the British Heart Foundation’s Worcestershire Bike Ride on June 29 ‐ a 50‐mile ride exploring the county’s beautiful countryside.  

Gavin said: “I am looking to give something back to a great charity that helped me out in 2011, when I was diagnosed with a heart condition called Mahaim Fiber Tachycardia.  

“I underwent a procedure called Ablation, at the Queen Elizabeth Hospital in Birmingham, to correct the condition and it is thanks to the research of charities like the BHF that this type of procedure is now possible, rather than more invasive treatment.”  

You can sponsor Gavin by visiting his Just Giving page at www.justgiving.com/gavin‐taylor4. 

Coaching Skills for Managers

Explore how coaching techniques can help you manage

more effectively

Venue  Day 1  Day 2 

K2, William Farr House 

  

23rd May 2014 

9.30am‐4.30pm 

27th May 2014 

09.30am‐1.30pm 

Louise House  18th June 2014 

9.30am‐4.30pm 

30th June 2014 

09.30am‐1.30pm 

K2, William Farr House 

  

11th July 2014 

9.30am‐4.30pm 

15th August 2014 

09.30am‐1.30pm 

Halesfield Telford,  Aldridge Room and Room B  21st August 2014 

9.30am‐4.30pm 

17th September 2014 

09.30am‐1.30pm 

Is this course right for me? ‐ This course is aimed at any manager or team leader  

What will I get out of the course? ‐ At the end of the course you will gain insight into:  

What coaching is and how it differs from other forms of support Essential coaching skills you can apply within your role as a manager or team leader Understanding the difference between formal and informal coaching How to apply coaching models in the workplace

How long is the course? ‐ The course lasts 1.5 days and you will need to commit to both sessions in order to complete the programme.  

Dates and Venues              

How to book  

Please log onto ESR/OLM (http://www.esrsupport.co.uk/nlms/login.html) using your smartcard or username and password and enrol onto 825 coaching skills for managers  

If you don’t have a smartcard, please email ESRSelfservice@shropcom.nhs.uk for your username and password.  

Who do I contact if I want further information? ‐ Sonia Orr, Organisational Development Manager, at sonia.orr@shropcom.nhs.uk. 

Awareness Week reminds us that You Only Die Once  

It may not be the cheeriest of subjects, but a national awareness week is encouraging us to make sure our dying wishes are met.  

Dying Matters’ fifth annual Awareness Week runs from May 12‐18 and its theme this year is Dying Matters: You only die once.  

The aim of the week is to encourage the public to take five simple steps to make their end of life experience better, both for them and for their loved ones: Write your will; record your funeral wishes; plan your future care and support; consider registering as an organ donor; and tell your loved ones your wishes.  

Dying Matters is a national coalition led by the National Council for Palliative Care which aims to change public knowledge, attitudes and behaviours towards dying, death and bereavement. To find out more about the organisation and Dying Matters Awareness Week, including how to get involved in staging a local event to support the week, please visit www.dyingmatters.org. 

Page 6

Page 7

Q.   A. 

Will the core mandatory training annual update days be run at any other venues apart from Shrewsbury, Whitchurch and Bishops Castle? Originally the venues for these sessions were all planned for Shrewsbury. However, as a pilot in this first year, it was decided to trial two other venues (for clinical staff); one north, one south, where there are large enough rooms to hold the number of staff we need to train per session. It should be noted, dependent on the outcome of this first year pilot, that next year all core mandatory training update days may be in the Shrewsbury area. 

Q.   A. 

Will there be any half‐day core mandatory training annual updates for non‐clinical staff taking place in a morning?  I only work part time and afternoons are not convenient for me. The non‐clinical sessions have been timed to dovetail with the clinical sessions on the same day, in order to make the most efficient use of trainer time with regard to their delivery of multiple sessions on multiple days. As with any work commitment, you will need to discuss your availability with your manager and arrange how to attend this single afternoon per year. 

Q.   A. 

I have just completed a face‐to‐face BLS mandatory training course so don’t need that part; can I just miss that bit out? The core mandatory training annual update is a single event per year – the plan being you don’t complete the separate core modules at different times.  Therefore you attend an entire session and not parts of one and different parts of another.  It will take a while for staff compliance in all core modules to be ‘synchronised’, but this will happen more and more as things progress. 

Q.   A. 

I work in a high risk building (William Farr House); do I still need to complete high risk fire training as well as the Fire Safety module in the core mandatory training annual update? Yes, the Fire Safety module in the core mandatory training annual update is level 1 and adequate for many staff.  However, staff based at WFH, the Community Hospitals, Oswestry Health Centre, Coral House or Princess House will need to undertake location specific Fire Safety sessions due to the nature of these buildings.  This will count as location specific additional role essential training which should be identified by you and your manager. 

Q.   A. 

With the core subjects BLS and manual handling, what about staff who need to complete higher levels such as ILS or those who use hoists etc? As with the fire example above, the core mandatory training annual update is adequate for many staff, but it is now up to managers and their staff to decide whether or not they consider additional training as essential to their role (Role Specific Essential ‐ RSE).  The identified RSE competencies will need to be captured within ESR and Simon Savage will need to be informed of these at simon.savage@shropcom.nhs.uk. We are currently compiling a guidance document for staff to outline what they may consider to be RSE for each staff group, but again it’s up to managers and staff to decide on essential training competencies (apart from legal requirements such as location‐driven Fire Training). 

Q.   A. 

Is the core mandatory training update a one‐off or is it annual? What about the courses which need to be done 2 or 3 yearly? As the name suggests, you attend the core mandatory training annual update every year.  It covers the basic modules in a classroom environment.  The e‐learning modules, which may be every 2/3 years, can be accessed at any time and completed as per your compliance matrix on ESR/OLM. 

Q.   A. 

I am a new starter and will be attending Corporate Induction soon – do I need to book the core mandatory training annual update as well? No, as a new starter you undertake your local induction, organised by your manager, and attend Corporate Induction.  You attend any necessary mandatory courses the first year (eg, Constructive Communication, Basic Life Support etc). The following year you will then book onto your core mandatory training annual update. 

Q. A. 

I’m up‐to‐date with all my mandatory training so the update won’t be relevant to me will it? Please refer to your compliance matrix on ESR/OLM to keep track of your expiry dates.  If you completed much of your training in December 2013 for instance, then you might wish to book a date in December 2014 when your compliance will need renewing. 

Do you have a question about Core Mandatory Training Annual Updates? If so, a list of frequently asked questions ‐ and their answers ‐ are listed below: 

Inform is produced by the Communications Team. If you have any ideas for features or you would like to promote you and your team’s success then simply email communications@shropcom.nhs.uk with any ideas that you may have. Thank you! 

Staff Lottery - Your Chance to WIN!

Here’s a list of the latest set of Staff Lottery winners.  

All employees of this Trust, as well as Shrewsbury and Telford Hospitals NHS Trust and Robert Jones and Agnes Hunt Orthopaedic Hospital NHS Foundation Trust are eligible to join.

First prize is £500; second is £250; third is £100; fourth is £50; and there are a further 12 prizes of £25 each. Twice a year there’s also a super draw which gives an additional top prize of £1,500.

To join the scheme, please click here where you will be able to download the lottery application form. Once complete and return it to Lucy Wilkinson, Staff Lottery Administrator, William Farr House, Mytton Oak Road, Shrewsbury SY3 8XL. If you have any queries please email Lucy at lucy.wilkinson@shropcom.nhs.uk or call 01743 277500 (ext 2257).

Page 8

NUMBER NAME TRUST PRIZE

191 Anne Chebsey SaTH £500

3815 Christine Neame SaTH £250

1644 Janet Makinson RJAH £100

1076 Eileen Price SCHT £50

2015 Sarah Perring SaTH £25

1256 Patricia Purfit SSSFT £25

3955 Vivienne Hammond SSSFT £25

2417 Chris Evans RJAH £25

4181 Frances Roberts-Pass WMAS £25

1012 Catherine Challenor SCHT £25

426 Elizabeth Booker SCHT £25

2044 Patricia Ebrey SaTH £25

4028 Gillian Griffiths RJAH £25

525 Louise Stevenson SaTH £25

2495 Louise Tompson SCHT £25

918 Jo Darroch SaTH £25

Clocking the miles up for charity  

A fantastic effort by two Ludlow Hospital staff has helped to raise more than £200 for Sport Relief.  

Alison Morris, Administration Lead, and Kerri Edwards, Hotel Services and Site Manager, cycled a total of 40 miles from Ludlow Hospital to Bishops Castle Hospital and back again in 3h 50m. The ride involved a climb of more than 1,000ft just to make it more interesting!  

Well done to both Alison and Kerri, who thanked everyone who sponsored them on their journey.  

At the start and raring to go  Half way there...  Finished! Well done!