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Microsoft Access Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos. Así, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización. Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales. Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe. Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas. Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario. Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales. Todos los elementos anteriores (y algunos más) están organizados en Access en la ventana Base de Datos

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En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente Así al pulsar en la ficha Tablas, veremos todas las tablas que componen la Base de Datos en uso. En la ficha Formularios tendremos acceso a todos los formularios que han sido creados para esa misma Base de Datos. Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionar la categoría apropiada y pulsar dos veces sobre el elemento en cuestión. No obstante, ya nos detendremos en éste y en capítulos posteriores en explicar cómo se trabaja con los objetos de cada una de las categorías principales disponibles. Crear una nueva Base de Datos

Para crear una nueva Base de Datos, siga estos pasos: 1. Si tiene a la vista el cuadro de diálogo inicial de Access, pulse en Base de Datos en blanco y

después en Aceptar.

2. En otro caso, seleccione del menú Archivo, Nueva... Base de Datos. 3. Pulse en Aceptar. Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos y pulse en Crear. En este caso obtendrá una ventana Base de Datos en blanco, donde tendrá que ir añadiendo los elementos como se explica más adelante. Abrir una Base De Datos

Este es un buen momento para recordar cuál es el procedimiento general para abrir y guardar una Base de Datos. Siga estos pasos: 1. Pulse en Archivo, Abrir. 2. En el cuadro Buscar en, seleccione la unidad que contiene el documento. 3. Seleccione el archivo deseado y pulse el botón Abrir. TABLAS

Una Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, y la Base de Datos resultará más eficiente, al tiempo que se reducirá el riesgo de errores en la entrada de datos. En las tablas los datos están organizados en filas (denominadas registros) y columnas (denominados campos).

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CodArticulo Descripcion preciounitario1 Heladera $ 650,002 Televisor 21 $ 320,003 Televisor 29 $ 750,004 centor musical $ 400,005 Lavarropas $ 550,006 lavavajilla $ 620,007 Plancha $ 52,00

Crear una tabla desde el principio mediante la vista Diseño

Estos son los pasos a seguir: 1. Asegúrese de encontrarse en la ventana Base de Datos. 2. Haga doble Clic en la opción Crear una tabla en vista de diseño de la ficha Tablas. Entonces

aparecerá la siguiente ventana.

3. Defina cada uno de los campos de la tabla, definiendo su Nombre, Tipo de datos, Descripción y demás propiedades.

4. Si lo desea, defina un campo de clase principal antes de guardar la tabla. Si opta por no definir la clave principal ahora, Access le dará la oportunidad de hacerlo al guardar la tabla, como se ha visto anteriormente.

5. Cuando esté preparado para guardar la tabla, pulse en Guardar en la barra de herramientas y especifique un nombre para la tabla.

Clave principal

REGISTRO COLUMNA

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Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera única a cada registro de una tabla. Las claves principales se utilizan cuando se necesita hacer referencia a registros específicos de una tabla de Base de Datos desde otra tabla. Establecer o cambiar la clave principal

Siempre se puede establecer o cambiar una clave principal una vez creada la estructura de la tabla, siguiendo estos pasos. 1. Abra una tabla en la vista Diseño. 2. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal.

• Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas del campo correspondiente. • Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga

clic en el selector de filas de cada campo.

3. Pulse en el botón Clave principal en la barra de herramientas. Alternar entre las vistas de una tabla

• Las tablas tienen dos vistas: la vista Diseño y la vista Hoja de datos. La vista Diseño se utiliza para crear y modificar la estructura de una tabla. La vista Hoja de datos se utiliza para ver, agregar, eliminar y modificar datos de una tabla. Para ingresar a la vista de diseño nos paramos sobre la tabla deseada y pulsamos el botón Diseño de la ventana Base de Datos. Para ingresar a la vista Hoja de datos hacemos doble clic sobre la tabla deseada.

Cambiar el nombre de una tabla consulta, formulario o informe

Para cambiar el nombre de una tabla (también consulta, formulario o informe), siga estos pasos: 1. Asegúrese de que la tabla se encuentre cerrada. 2. Active la ficha Tablas (o la que corresponda al objeto que desea cambiar de nombre) y pulse en

el nombre de tabla (u otro objeto) y pulse de nuevo (dejando pasar unos segundos) para entrar en la modalidad edición.

3. Escriba el nuevo nombre de la tabla y pulse ENTER. Eliminar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo

Para eliminar una tabla u otro objeto de Access: 1. Active la ficha Tablas (o la que contiene el objeto a eliminar). 2. Seleccione la tabla (u otro objeto) y pulse SUPR. Si desea anular la supresión de una tabla, pulse en el botón Deshacer en la barra de herramientas. TRABAJAR CON DATOS Una vez definidos los tipos y propiedades de los campos, ha llegado el momento de comenzar a introducir datos en la tabla. Introducir y modificar datos

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La forma de introducir datos en una tabla es tan sencilla como pulsar con el ratón en la celda apropiada e insertar el tipo de entrada que corresponda. Es muy parecido a como se inserta la información en una tabla de Word o una hoja de cálculo de Excel. Agregar nuevos datos en la vista Hoja de datos

Para agregar nuevos datos en la vista Hoja de datos, éste es el procedimiento a seguir: 1. Abra la tabla (o formulario) en la vista Hoja de datos (o en la vista Formulario). 2. Si está a la vista la última fila en blanco de la tabla, pulse en el campo que desee rellenar y

comience a teclear la información. 3. Si no está a la vista la fila donde comenzar a teclear, pulse en el botón Nuevo registro en la

barra de herramientas. 4. Una vez introducida la información de un campo, pulse TAB para pasar al campo siguiente. 5. Al final del registro, pulse TAB para insertar un nuevo registro y seguir introduciendo

información. Modificar los datos de un campo

La forma de modificar la información introducida en un campo es igualmente simple: 1. Abra una tabla en la vista Hoja de datos (o un formulario en la vista Formulario). 2. Determine el tipo de cambio que desea realizar:

• Para editar los datos de un campo, pulse en el campo que desee. • Para reemplazar el valor completo, lleve el puntero al extremo izquierdo del campo hasta

que se convierta en puntero, con un signo más y pulse con el botón izquierdo del ratón. 3. Escriba el texto nuevo que desee insertar en el campo. 4. Si comete un error al escribir, pulse RETROCESO. 5. Si desea cancelar los cambios en el campo actual, pulse ESC. Si desea cancelar los cambios

realizados en todo el registro, presione ESC de nuevo, antes de salir del campo. En cuanto se traslade a otro registro, Access guardará los cambios realizados en el registro actual. Para expandir un campo de modo que resulte más fácil modificarlo, éstos son los pasos a seguir. 1. Pulse en el campo que desea editar. 2. Pulse MAYUSC+F2 Deshacer los cambios cuando se agregan o modifican registros

Aunque Access guarda automáticamente los datos modificados en cuanto se pasa a otro registro, siempre existe la posibilidad de cancelar los cambios: • Pulse en Deshacer en la barra de herramientas, para deshacer el último cambio efectuado. • Elija Deshacer Registro guardado en el menú Edición, si ya ha guardado los cambios al registro

actual o se ha movido a otro registro. Guardar un registro

Microsoft Access guarda automáticamente el registro que se está agregando o editando, en cuanto se sitúe el punto de inserción a un registro diferente o se cierre la hoja de datos en la que se está trabajando. No obstante, existe la posibilidad de forzar el almacenamiento de los datos mientras se está editando un registro. • Elija guardar registro en el menú registros.

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Eliminar un registro

Para eliminar un registro en la vista Hoja de datos: 1. Pulse en primer lugar en el registro que desee eliminar.

2. Pulse en el botón Eliminar registro en la barra de herramientas. FILTROS

Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros de una tabla (o consulta) para visualizar o modificar dichos datos. Los filtros son más fáciles de utilizar que las consultas, aunque también tiene más limitaciones. No obstante, si no necesita seleccionar las tablas filtrar, realizar cálculos con los registros seleccionados ni seleccionar los campos que han de presentarse como resultado de la selección, puede utilizar un filtro. Crear un filtro en una tabla

Existen básicamente cuatro formas diferentes de definir filtros en una tabla (consulta o formulario). • Filtrar por entrada consiste en pulsar con el botón secundario en un campo de la hoja de datos

(o formulario) y escribir en el cuadro Filtrar por del menú contextual el valor exacto que se desea localizar en ese campo, o una expresión cuyo resultado desea usar como criterios.

• Filtrar por selección, consiste en seleccionar directamente en la hoja de datos (o formulario) la totalidad o parte de un valor y pulsar en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas, para que sean seleccionados todos los registros que tengan el valor seleccionado.

• Filtrar excluyendo la selección, consiste en seleccionar la totalidad o parte de un valor en la hoja de datos (o formulario) y pulsar en el botón Filtro excluyendo la selección en el menú contextual, para localizar todos los registros que no contengan el valor seleccionado.

• Filtrar por formulario, consiste en especificar el valor o valores que se están buscando en una vista de la hoja de datos (o formulario) con campos en blanco (en lugar de datos). Especifique el valor que desea localizar escribiéndolo directamente en el campo apropiado.

Filtrar por selección de valores o excluyendo la selección

Para aplicar un filtro por selección de valores en una hoja de datos (o formulario), siga estos pasos: 1. Localice en la hoja de datos una parición del valor que desea que contengan los registros para

que sean incluidos en el resultado del filtro. 2. Seleccione el valor y pulse en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas. El

modo en que se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro. • Si se selecciona el contenido completo de un campo (o se sitúa el punto de inserción en un

campo sin seleccionar nada), se localizan los registros en los que el contenido completo de ese campo coincide con la selección.

• Si se selecciona parte de un valor que comienza por el primer carácter de un campo, se devuelven los registros en los que el valor de ese campo comienza por los mismos caracteres seleccionados.

• Parte de un valor que comienza después del primer carácter de un campo, se localizan los registros en los que la totalidad o parte del valor de ese campo contiene los mismos caracteres seleccionados.

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3. Repita el paso 2 sobre los registros seleccionados tras la aplicación del primer filtro hasta que tenga el conjunto de registros que desee.

Al guardar una tabla (o formulario), Access guarda el filtro. Puede volver a aplicar el filtro cuando lo necesite, la próxima vez que abra la tabla. Para filtrar los registros que no contienen un determinado valor puede utilizar el mismo procedimiento anterior, con las siguientes modificaciones: 1. Seleccione el valor que desee excluir de la selección (aquel que no deben contener los registros

para que sean seleccionados). 2. Pulse con el botón secundario del ratón en la selección y elija Filtro excluyendo la selección en

el menú contextual. Filtrar registros mediante la introducción de valores

Para filtrar registros introduciendo valores en una hoja de datos (o formulario) en blanco, siga estos pasos: 1. Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de datos. 2. Pulse en el botón Filtro por formulario en la barra de herramientas para acceder al cuadro de

diálogo 3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir

para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados. 4. Seleccione en la lista del campo el valor que desea buscar (si la lista incluye valores de campo),

o bien escriba directamente el valor apropiado en el cuadro en blanco del campo. • Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, un botón de alternar o un

botón de opción esté seleccionado o no, pulse en la casilla de verificación o en el botón hasta que se encuentre en el estado que desee. Para devolverlo a una posición neutra de modo que no se utilice como criterio para filtrar registros, continúe pulsando en la casilla de verificación o en el botón hasta que aparezca atenuado.

• Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no en blanco, escriba Es Nulo o No es Nulo en el campo (puede seleccionar estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datos Memo, Objeto OLE o Hipervínculo).

Si especifica valores en más de un campo, el filtro devuelve registros sólo si contienen los mismos valores especificados en todos esos campos. 5. Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser incluidos en los

resultados de los filtros, pulse en la pestaña O situada en la parte inferior de la ventana e introduzca más criterios. El filtro devuelve en este caso registros si tienen todos los valores especificados en la ficha Buscar o todos los valores especificados en la primera ficha O o todos los valores especificados en la segunda ficha O, etc.

6. Pulse en el botón Aplicar filtro en la barra de herramientas. Filtrar registros mediante la introducción de criterios directamente en una hoja de datos

A la hora de aplicar filtros por entrada, se puede seleccionar sin más un valor para un campo, o bien ir un poco más lejos y especificar los criterios de filtrado directamente en la hoja de datos. Esta variante no es más que una generalización inmediata del procedimiento básico. Piense que seleccionar un valor de un campo es, en realidad, un ejemplo más de criterio, aunque muy simple.

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Siga estos pasos para especificar cualquier tipo de criterio directamente en la hoja de datos (o en el formulario): 1. Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de datos. 2. Realice una de las siguientes operaciones:

• Para especificar el valor del campo exacto que deben contener los registros filtrados (consulta por entrada básica), pulse con el botón derecho en el campo y escriba el valor en el cuadro Filtro por del menú contextual

• Para especificar criterios más complejos, escriba la expresión completa utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín y valores, hasta que consiga producir el resultado deseado.

3. Realice una de las siguientes operaciones: • Para aplicar el filtro y cerrar el menú contextual, pulse ENTER. • Para aplicar el filtro y conservar el menú contextual mostrado en pantalla de modo que

pueda especificar más criterios para el campo, presione TAB. Introduzca nuevos criterios y, a continuación, presione de nuevo TAB. Repita esta operación hasta tenga sólo los registros que desee.

Aplicar un filtro

Para aplicar un filtro a una tabla (también consulta o formulario). • Pulse en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas. Si crea un filtro en una hoja de datos que ya contenía un filtro de una sesión de trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior. Quitar un filtro de una tabla

Para quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la tabla (también la consulta o el formulario).

• Pulse en Quitar Filtro en la barra de herramientas en la vista Hoja de datos. Al quitar un filtro, éste no se elimina. Puede volver a aplicar el filtro con sólo pulsar en Aplicar filtro en la barra de herramientas. Eliminar un filtro de una tabla

Puede utilizar el siguiente procedimiento para eliminar cualquier tipo de filtro de una tabla (consulta o formulario), independientemente del método que haya empleado para crearlo. 1. Cambie a la ventana Filtro u orden avanzado. Para cambiar a esta ventana.

• Desde la ventana Hoja de datos, señale en Filtro en el menú Registros y pulse en Filtro y orden avanzado.

• Desde la ventana filtro por formulario, elija Filtro u orden avanzado en el menú Filtro. 2. Elija Borrar cuadrícula en el menú Edición. 3. Pulse en Aplicar filtro en la barra de herramientas. ORDENAR REGISTROS

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Se pueden ordenar los registros de una tabla (también consulta o formulario) aunque se haya aplicado anteriormente un filtro. Tenga en cuenta, no obstante, que al especificar un orden en la Hoja de datos, tan sólo se pueden llevar a cabo ordenaciones simples, lo que significa que puede ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (sin que sea posible combinar amos). Cuando especifica un orden en la ventana Filtro u orden avanzado, puede llevar a cabo ordenaciones complejas. Estos significa que puede ordenar registros en orden ascendente según algunos campos y en orden descendente según otros. Con independencia de cómo especifique el orden, Microsoft Access guarda el orden cuando se guarda la hoja de datos, y vuelve a aplicarlo de forma automática cuando vuelve a abrir el objeto. Ordenar registros en la vista Hoja de datos

Para ordenar registros en la vista Hoja de datos (o formulario), siga estos pasos. 1. Seleccione en la Hoja de datos el campo que desea utilizar para ordenar registros. 2. Establezca el tipo de ordenación que desea realizar.

• Para ordenar en orden ascendente pulse en Orden ascendente. • Para ordenar en orden descendente, pulse en Orden descendente.

En una hoja de datos se pueden seleccionar dos o más columnas, adyacentes al mismo tiempo y ordenarlas. En este caso, Access ordenará los registros empezando por la columna seleccionada situada más a la izquierda. Eliminar un criterio de ordenación

Para eliminar un criterio de ordenación aplicado a una tabla (también consulta o formulario). • Elija Quitar filtro u ordenar en el menú Registros. Si especificó el orden en la ventana Filtro u orden avanzado, en la que especificó también los criterios para un filtro, pueden eliminar el orden en la celda Orden de la cuadrícula de diseño, dejando sin embargo los criterios del filtro intactos. RELACIONAR TABLAS Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información. El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id. de empleado.

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Definir relaciones

Para definir una relación es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo sobre el campo clave de la otra tabla. El tipo de relación que crea Access con este procedimiento depende de cómo están definidos los campos relacionados. • Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o

tiene un índice único. • Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen

índices únicos. • Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla

cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas. Pero veamos cuáles son los pasos a seguir para definir una relación entre tablas: 1. Cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre

tablas abiertas. 2. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede pulsar F11 para

cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. 3. Pulse en el botón Relaciones de la barra de herramientas. 4. Pueden darse los siguientes casos:

• Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla

• Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, pulse en el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas.

• Si las tablas que desea relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar tabla, continúe en el paso 6

5. Pulse dos veces en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Esto le situará en el cuadro de diálogo Relaciones

6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Si desea arrastrar en una sola operación varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cada uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre. A la hora de asociar campos, tenga esto en cuenta

• En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla.

• Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones, como se explica en el punto cuatro) y deben contener el mismo tipo de información.

• Cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo.

• Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se pude hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaños de campo establecida en id. de réplica.

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7. Aparecerá el cuadro de diálogo Relaciones.

Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede cambiarlos si es necesario. Si es necesario, establezca las opciones de relación. Para obtener información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Relaciones, pulse en el botón de signo de interrogación y después en el elemento en cuestión.

8. Pulse en el botón Crear para establecer la relación de forma efectiva. 9. Repita los pasos del 5 al 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar. Al cerrar la ventana Relaciones, Access pregunta si desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos. CONSULTAS Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las más habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de una base de datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes. Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. El tipo de consulta más común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas usando los criterios de selección especificados (de forma parecida a los filtros) y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos, que puede utilizarse incluso para actualizar los datos de las tablas originales (aquí hay una diferencia sustancia con los filtros donde no es posible editar los datos de las tablas de origen). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, promedios y otros tipos de resultados. Crear una consulta

Seguir estos pasos para trabajar en la vista Diseño de la consulta. 1. Haga doble clic sobre la opción Crear una consulta en vista de diseño de la ficha Consultas. 2. Seleccione en el cuadro de diálogo Mostrar tabla la ficha (Tablas, Consultas o Ambas) que

contenga los objetos con cuyos datos desea trabajar.

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3. Pulse dos veces en cada objeto que desee agregar a la consulta y elija después Cerrar. Verá entonces la ventana Consulta de selección.

4. Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos

hasta las columnas de la cuadrícula de diseño en la parte inferior de la ventana. 5. Personalice la consulta introduciendo criterios, especificando un orden, creando campos

calculados, etc. 6. Para guardar la consulta, pulse en el botón Guardar de la barra de herramientas. Escriba un

nombre para la consulta y pulse en Aceptar. Formas de combinar datos de múltiples tablas o consultas

El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de varias tablas o consultas o para realizar acciones con ellos. Por ejemplo, puede interesar ver la información de un cliente junto con los pedidos que éste ha realizado. En este caso se necesitarían datos de las tablas Clientes y Pedidos. Cuando se agrega más de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de que sus listas de campos están relacionadas entre sí con una línea de combinación de forma que Access pueda saber cómo vincular la información. Modos de personalizar una consulta

Esta son las operaciones habituales que se llevan a cabo para personalizar una consulta. • Agregar tablas. Para agregar otra tabla o consulta a la consulta, pulse en el botón Mostrar tabla

de la barra de herramientas y pulse dos veces en la tabla o consulta que desee añadir. • Agregar o eliminar campos. Para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, se puede arrastrar

el campo desde la lista de campos a una columna de la cuadrícula de diseño, o bien pulsar dos veces en el nombre del mismo en la lista de campos. Para quitar un campo de la cuadrícula de diseño, pulse en el selector de la columna y pulse SUPR.

• Elegir un cálculo. Para realizar un cálculo predefinido con los valores de un campo, pulse en el botón Totales en la barra de herramientas para hacer que aparezca la fila Total en la cuadrícula de diseño.

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• Especificar un orden. Si especifica un orden para más de un campo, Access ordenará en primer lugar el campo situado más a la izquierda, por lo que deberá organizar los campos que desee ordenar de izquierda a derecha en la cuadrícula de diseño.

• Especificar criterios. Para limitar los registros que deben presentarse en los resultados de una consulta, especifique criterios en la fila Criterios para uno o más campos. • Para especificar criterios alternativos para el mismo campo, agregue los criterios alternativos

a la fila O de la cuadrícula de diseño. • Para especificar criterios para distintos campos, agregue criterios a cada uno de los campos

de la cuadrícula de diseño. ABRIR O EJECUTAR UNA CONSULTA

Las consultas creadas pueden abrirse de nuevo en la ventana Diseño, si se necesita modificar su definición, o bien en una ventana Hoja de datos, para ver los resultados de la misma. Esto último correspondería a ejecutar la consulta. Abrir una consulta en la Vista Diseño

Para abrir una consulta en la vista Diseño, siga estos pasos: 1. Active la ficha Consulta en la ventana Base de datos.

2. Pulse en la consulta que desea abrir y pulse en el botón Diseño. Ver los resultados de una consulta de selección

Access muestra los resultados de una consulta de selección en una hoja de datos. Puede acceder a dicha hoja de datos haciendo doble clic sobre el nombre de la consulta en la ventana Base de datos. FORMULARIOS Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas. La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseño. Es el caso, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y demás objetos de dibujo, etc. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominados controles. El tipo más común de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de edición (también denominado cuadro de texto), aunque, como verán, éste es tan sólo uno de los muchos tipos de controles existentes. Crear un formulario

A la hora de crear un formulario, como es habitual en Microsoft Access, existen básicamente dos alternativas: utilizar un asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir en este caso a la correspondiente ventana de diseño.

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El asistente acelera el proceso de creación de un formulario, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para formularios, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de formulario que desea conseguir y crea un diseño basado en dicha información. Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado. Crear un formulario con un asistente

Utilizar el asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un formulario que combine datos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para formularios acelera el proceso de creación de un formulario porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del Asistente para formularios, puede seleccionar los campos que desea incluir en el formulario. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas. Puede utilizar un asistente para formularios para crear un formulario que presente datos de varias tablas, ya sea en formato “formulario plano”, o “formulario jerárquico”. El formulario jerárquico se diferencia del formulario plano o tradicional en que consta de uno o más subformularios. Los subformularios son útiles si desea mostrar datos de tablas que contienen una relación uno a varios. Veamos cuales son los pasos para crear un formulario a partir del asistente: 1. Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos. 2. Haga doble clic sobre la opción Crear un formulario utilizando el asistente. 3. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá

en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada.

Utilice los botones Agregar (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.

4. Repita el paso 4 para seleccionar campos adicionales en otras tablas o consultas y pulse en el

botón Siguiente.

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5. En las siguientes páginas del Asistente para formularios puede elegir un tipo básico de diseño (En columnas, Tabular, Hoja de datos, justificado), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones).

6. En la última página del Asistente puede especificar el nombre del formulario, así como determinar si desea abrirlo para ver o introducir datos, o bien abrirlo en la ventana diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.

INFORMES Como se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los Formularios, que permiten obtener presentaciones en pantalla realmente impactantes para la introducción o examen de los datos de una tabla o consulta. Sin embargo, aunque los formularios solucionan completamente el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen métodos eficaces para realizar la impresión de la información en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes. Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes, agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en un gráfico. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los datos del informe. El resto de la información es estática, no variable y se almacena como parte del diseño del mismo. El vínculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles, como en el caso de los formularios. Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran texto o números, etiquetas que muestran títulos, o líneas decorativas que organizan gráficamente los datos y hacen más atractivos los informes, por poner sólo unos pocos ejemplos. Crear un informe con un asistente

Utilizar el Asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe que combine datos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de creación de un informe porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del Asistente para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas. Veamos a continuación cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente: 1. Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos. 2. Haga doble clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente.

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3. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.

4. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y

pulse después en el botón siguiente. 5. En las siguientes páginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenación para

los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones).

6. En la última página del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.