ar an ua pe nga laut bi gan 1 un 14 n a - · pdf filegaji pokok hendaklah disahkan oleh...
TRANSCRIPT
AR
B
RAHBI
J
ELA
AN ILAN
JABA
ANJA
KETNGA
ATA
A ME
TUA AN 1
AN LA
ENGAMA
PEN TAH
AUT
URUANA
NGAHUN
T MA
US DAAH
ARAHN 20
ALAY
AN A
H LA14
YSIA
AKA
AUT
A
AUNN
SemuaKetua
PENGE
Arahan K
Dalaman
Arahan in
Pekeliling
untuk dip
membant
perakaun
Arahan Ke
a Ketua AkPusat Tan
P
ENALAN
Ketua Peng
yang dikel
ni adalah te
g yang ber
patuhi oleh
tu usaha ke
nan yang se
etua Pengar
JAIbu P
ktiviti dan nggungjaw
ARAHABIL
BELAN
PengurusanJ
N
garah Laut
uarkan dar
ertakluk ke
rkuatkuasa
semua wa
e arah pem
edang berku
rah Laut Bila
BATANPejabat Laut, Peti Sur
wab
AN KETUA LANGAN 1JA MENGU
n KewangaJabatan La
t Bil.1 Tah
ri semasa k
epada Arah
. Arahan i
arga Jabata
matuhan kep
uatkuasa.
angan 1 Tah
N LAUT
rat 12, Jalan Limbunga
PENGARA
1 TAHUN 2URUS DAN
an dan Akaaut Malays
un 2014 a
ke semasa s
han Perben
ni menjela
an Laut seb
pada tataca
un 2014 ber
T MALAan, 42007 Pelabuhan K
AH LAUT 014
N AMANAH
aun Amanaia
adalah lanju
sebelum Ar
daharaan,
askan bebe
bagai pand
ara dan pro
rkuatkuasa m
AYSIA Klang, Selangor
H
ah
utan kepad
rahan ini di
Pekeliling
erapa polis
uan tamba
osedur kewa
mulai 27 Jan
AKPL 1/2014
1
da Arahan
keluarkan.
dan Surat
i dalaman
ahan untuk
angan dan
nuari 2014.
AKPL 1/2014
2
1. Pengeluaran Waran Peruntukan Kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ)
1.1 Waran Peruntukan Kecil setengah tahun pertama bagi Belanja
Mengurus akan dikeluarkan kepada Jabatan Laut Wilayah sejurus waran asal diterima tetapi tidak lewat 14 hari daripada tarikh waran asal diterima daripada Kementerian Pengangkutan. Jumlah peruntukan yang diberikan untuk komitmen kontrak perlu ditanggung sehingga bulan Disember tahun berkenaan atau berdasarkan peruntukan yang diterima, yang mana berkaitan. Pengeluaran waran peruntukan bagi setengah tahun kedua akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan setengah tahun pertama bagi memudahkan pemantauan dan kawalan perbelanjaan. Bagi kontrak yang baru hendak diwujudkan, permohonan perlu dihantar kepada Ketua Aktiviti masing-masing untuk kelulusan sebelum komitmen dibuat.
1.2 Ketua Aktiviti / Pengarah Wilayah akan dipertanggungjawabkan untuk
memantau prestasi perbelanjaan Waran Peruntukan Kecil yang dikeluarkan bagi memastikan peruntukan dibelanjakan sebagaimana tujuan sebenar waran tersebut dikeluarkan.
2. Tanggungjawab Pemegang Waran Peruntukan / Pusat
Tanggungjawab (PTJ) 2.1 Penyelenggaraan Buku Vot
2.1.1 Setiap pemegang waran peruntukan / PTJ dikehendaki
menyelenggara buku vot yang menunjukkan dengan jelas amaun yang diperuntukkan kepada Program / Aktiviti, tanggungan perbelanjaan, pembayaran dan baki peruntukan pada setiap masa.
2.1.2 Ketua Program / Aktiviti hendaklah membuat pemeriksaan ke
atas Buku Vot setiap bulan dengan pengesahan tandatangan ringkas beserta dengan tarikh pemeriksaan dilakukan.
2.1.3 Laporan BV381 perlu dicetak secara harian manakala laporan
BV342 dan BV343 perlu dicetak setiap dua minggu daripada sistem eSPKB iaitu pada setiap 16 dan 30/31 hari bulan.
2.1.4 Laporan flimsi yang diterima daripada Jabatan Akauntan
Negara Malaysia bagi wilayah dan laporan yang diterima daripada Bahagian Akaun, Kementerian Pengangkutan
AKPL 1/2014
3
Malaysia untuk Ibu Pejabat, haruslah disesuaikan dengan BV500 dan C231B dan penyesuaian ini perlu dihantar kepada Pejabat Perakaunan masing-masing tidak lewat 14 hari daripada tarikh filmsi diterima.
2.2 Pembayaran Bil / Inbois 2.2.1 Pembayaran bil dan tuntutan dengan menggunakan sistem
eSPKB akan dikreditkan terus secara Electronic Fund Transfer (EFT) kepada akaun bank penuntut. Oleh yang demikian, bil / tuntutan mestilah telah disahkan ( sama ada pengesahan untuk urusan rasmi atau pengesahan salinan asal, yang mana berkaitan) dengan disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap.
2.2.2 Semua pembayaran berkaitan perolehan perlu disertakan
dengan surat kelulusan daripada pihak yang berkaitan sebelum pembayaran diproses. Bagi perolehan ICT, kelulusan adalah daripada Jawatankuasa Pemandu ICT dan bagi perolehan mesyuarat/kursus / bengkel secara pakej, kelulusan adalah daripada Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa. Bagi Jabatan Laut Malaysia, pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan perolehan mesyuarat/kursus secara pakej adalah Ketua Pengarah Laut, Timbalan Ketua Pengarah Laut dan Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan. Bagi perolehan aset kelulusan hendaklah diperolehi daripada Pegawai Pengawal/ Pengerusi Lembaga Dius Api/Pengerusi Kumpulan Wang Perdagangan Laut yang mana berkaitan.
2.2.3 Ketua Program / Aktiviti hendaklah memastikan bil atau inbois
yang lengkap diterima dalam tempoh 14 hari daripada tarikh pembekalan / perkhidmatan atau kerja disempurnakan. Bil atau Inbois tersebut hendaklah dikemukakan kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah/Unit Kewangan dalam tempoh 5 hari daripada tarikh penerimaan agar proses pembayaran dapat dilakukan dengan segera dan tidak melebihi 14 hari daripada tarikh penerimaan bil atau inbois tersebut.
AKPL 1/2014
4
2.3 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
2.3.1 Setiap pemegang waran peruntukan/PTJ hendaklah mengadakan mesyuarat JPKA setiap 3 bulan sekali selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun dan sebelum mesyuarat JPKA Jabatan diadakan.
2.3.2 Semua Pejabat Wilayah hendaklah mengemukakan minit
mesyuarat beserta Laporan Suku Tahun kepada Ibu Pejabat seperti berikut:
Laporan Tarikh Akhir Suku Pertama 20 April Suku Kedua 20 Julai Suku Ketiga 20 Oktober Suku Keempat 20 Januari
3. Tuntutan dan Permohonan Bayaran
Ketua Aktiviti/PTJ diingatkan supaya memastikan peraturan yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2003, Bil. 3/2005 dan Bil. 2/2006 dan lain-lain pekeliling berkaitan dalam meluluskan tuntutan perjalanan dalam dan luar negara. Aspek-aspek penting dalam urusan tuntutan ini diperjelaskan seperti berikut:
3.1 Tuntutan Perjalanan Tugas Rasmi / Kursus Dalam / Luar Negara Tuntutan perjalanan bagi tugas rasmi atau menghadiri kursus / seminar / bengkel di dalam dan luar Negara hendahlah dihantar bersekali. Arahan Perbendaharaan 100(a) [ AP100(a) ] menetapkan bahawa tuntutan perjalanan perlu dikemukakan tidak lewat daripada 10 haribulan dalam bulan yang berikutnya. Sehubungan itu, bagi tujuan pematuhan, kawalan peruntukan serta penyelarasan, arahan berikut perlu dipatuhi: a) Ibu Pejabat – Tarikh terima Unit Pengurusan Kewangan Dan
Akaun Amanah pada atau sebelum 10hb bulan berikutnya.
b) Pejabat Wilayah :
i ) Persekutuan – Tarikh terima Unit Kewangan Pejabat
Wilayah pada atau sebelum 10hb bulan berikutnya.
AKPL 1/2014
5
Ii ) Amanah - Tarikh terima Unit Pengurusan
Kewangan dan Akaun Amanah Ibu Pejabat pada atau sebelum 15hb bulan berikutnya.
c) Pejabat Laut - Tarikh terima Unit Kewangan Pejabat Wilayah
pada atau sebelum 10hb bulan berikutnya. Ketua Aktiviti / PTJ adalah diingatkan supaya memantau dan mengawal perbelanjaan di bawah OS21000 bagi memastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan dan mengelakkan daripada perbelanjaan di bawah AP58(a) Mana-mana tuntutan perjalanan yang tidak mematuhi AP100(a), pegawai adalah bertanggungjawab untuk mengemukakan permohonan kelulusan bayaran kepada Ketua Pengarah Laut/Timbalan Ketua Pengarah Laut bersama-sama justifikasi kelewatan.
3.2 Tuntutan Perbatuan 3.2.1 Jarak perjalanan hendaklah munasabah dan berpatutan.
Sebagai panduan jarak yang diukur menggunakan kaedah berikut boleh diguna pakai:
(a) Bacaan pada odometer kenderaan; (b) Jarak yang dicadangkan di dalam google map
3.2.2 Pegawai dikehendaki menaiki kapalterbang atau keretapi
sekiranya jarak perjalanan sehala melebihi 240 kilometer sehala dan boleh dihubung terus dengan kapalterbang atau keretapi. Pegawai perlu mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan sekiranya membawa kenderaan sendiri dan layak dibayar tambang gantian. Walau bagaimanapun tertakluk kepada kelulusan Ketua Jabatan, pegawai boleh menuntut elaun perjalanan kenderaan dalam keadaan seperti berikut:
(a) pegawai dikehendaki menjalankan tugas rasmi di berberapa tempat di sepanjang perjalanan;
(b) apabila mustahak dan terpaksa pegawai berkenderaan sendiri;
(c) mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang
AKPL 1/2014
6
3.2.3 Tuntutan bayaran tol menggunakan kad Touch & Go hendaklah disertakan dengan salinan kad tersebut.
3.3 Tuntutan Tambang Teksi Sebarang tuntutan tambang teksi daripada lapangan terbang
hendaklah disertakan dengan resit. Bagi tuntutan tambang teksi di dalam bandar digalakkan disertakan dengan resit. Dalam hubungan ini, sekiranya resit tidak disertakan Unit Pengurusan Kewangan boleh menolak amaun yang dituntut tanpa merujuk kepada pegawai yang menuntut.
3.5 Tuntutan Bayaran Penginapan Dalam Stesen
3.5.1 Tempat menginap semasa bertugas rasmi dan berkursus hendaklah tidak melebihi 25 KM daripada tempat bertugas rasmi atau berkursus. Alasan peribadi untuk tidak mematuhi arahan ini tidak boleh dipertimbangkan kerana terdapat banyak penginapan di tempat bertugas rasmi atau berkursus yang boleh disewa.
3.5.2 Sekiranya pegawai perlu bertugas di beberapa tempat dalam
stesen yang sama, dalam sesuatu tempoh yang sama, pegawai hendaklah memilih untuk menginap di tempat / bandar yang mempunyai kekerapan bertugas paling tinggi.
3.5.3 Pegawai hendaklah mempastikan mereka keluar dari hotel
pada masa yang ditetapkan bagi mengelakkan bayaran lebih kerana bayaran late check out tidak dibenarkan oleh Pekeliling Perbendaharaan.
3.6 Tuntutan Belanja Dobi Belanja dobi layak dituntut sekiranya pegawai bertugas rasmi
sekurang-kurangnya tiga (3) malam berturut-turut dan dibuat pada sepanjang tempoh arahan bertugas rasmi luar pejabat. Tuntutan mestilah disertakan resit asal dobi dan lokasi dobi haruslah di sekitar tempat bertugas rasmi. Resit tersebut juga haruslah mengandungi perincian jenis, bilangan dan perkhidmatan yang dibekalkan.
AKPL 1/2014
7
3.7 Tuntutan Bayaran Balik Telefon Mudah Alih Tuntutan bayaran balik telefon mudah alih mestilah disertakan dengan
bil dan resit asal serta disahkan atas urusan rasmi. Bagi sebarang nilai penggunaan melebihi kelayakan berdasarkan gred jawatan, pegawai adalah bertanggungjawab mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan dengan mengemukakan justifikasi.
3.8 Tuntutan Bayaran Elaun Lebih Masa Arahan kerja lebih masa hendaklah dikeluarkan secara bertulis oleh
Pengarah Bahagian / Ketua Unit terhadap pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas-tugas di luar waktu kerja rasmi sebelum sesuatu kerja itu dimulakan. Kerja lebih masa hendaklah dikawal iaitu kerja-kerja tersebut adalah mustahak untuk disiapkan atau dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.
3.8.1 Kerja lebih masa adalah meliputi semua jenis tugas seperti
berikut: 3.8.1.1 kerja-kerja kecemasan / mustahak dan tidak boleh
ditangguhkan kepada hari bekerja berikutnya oleh sebab penangguhan itu boleh memudaratkan perkhidmatan;
3.8.1.2 kerja-kerja yang diarahkan melebihi daripada bidang
tugas biasanya; dan 3.8.1.3 kerja-kerja yang perlu diuruskan dalam jangkamasa
yang terhad
3.8.2 Pengiraan bayaran Elaun Lebih Masa bermula selepas waktu pejabat seseorang pegawai berakhir dengan tempoh minima satu (1) jam. Kadar gaji sejam hendaklah diambil daripada kadar sebenar dan tidak perlu dibundarkan kepada dua (2) titik perpuluhan yang hampir. Kadar jam tuntutan haruslah berdasarkan kepada suku jam. Salinan Penyata Kedatangan mestilah dikemukakan semasa tuntutan itu dilakukan. Sekiranya pegawai yang menuntut menjalankan tugas berjadual, jadual tugas tersebut hendaklah disertakan.
3.8.3 Bagi pegawai yang menanggung kerja, bayaran Elaun Lebih
Masa hanya layak dituntut selepas 2 jam 15 minit kerja lebih masa dilakukan.
AKPL 1/2014
8
3.8.4 Bayaran bagi tuntutan Elaun Lebih Masa adalah tertakluk kepada peruntukan tahunan mencukupi Bahagian masing-masing. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, Pengarah Bahagian / Wilayah mempunyai kuasa untuk menggantikannya dengan Cuti Gantian.
3.8.5 Semua tuntutan Elaun Lebih Masa yang melebihi 1/3 daripada
gaji pokok hendaklah disahkan oleh pegawai gred 48 dan ke atas.
3.8.6 Jadual penghantaran tuntutan Elaun Lebih Masa adalah
berpandukan kepada jadual penghantaran Tuntutan Tugas Rasmi.
4 Perbelanjaan Keraian Pejabat
4.1 Ketua Aktiviti/PTJ hendaklah mengawal perbelanjaan keraian pejabat iaitu penyediaan makan dan minum yang melibatkan mesyuarat / seminar / bengkel / kursus atau majlis-majlis yang lain.
4.2 Sebagai kawalan dalaman, bagi mesyuarat atau majlis yang
dipengerusikan atau dirasmikan oleh pengurusan Tertinggi Kementerian iaitu Ketua Setiausaha (KSU) atau Timbalan Ketua Setiausaha (TKSU), kadar-kadar seperti di Jadual 1 hendaklah digunapakai:
JADUAL 1
Bil Jenis Jamuan Harga Maksima 1 Jamuan Ringan / Pagi / Petang RM 8 seorang 2 Jamuan Makan Tengahari RM 50 seorang 3 Jamuan Makan Malam RM 65 seorang
4.3 Sebagai kawalan dalaman, bagi mesyuarat bulanan / berkala Jabatan /
Bahagian yang dipengerusikan oleh pegawai selain KSU / TKSU, kadar-kadar seperti di Jadual 2 hendaklah digunapakai:
JADUAL 2
Bil Jenis Jamuan Harga Maksima 1 Jamuan Ringan / Pagi / Petang RM 7 seorang 2 Jamuan Makan Tengahari RM 25 seorang 3 Jamuan Makan Malam RM 40 seorang
AKPL 1/2014
9
4.4 Tempahan sajian hendaklah dibuat sekurang-kurangnya tiga (3) hari bekerja sebelum mesyuarat / seminar / bengkel / kursus atau majlis-majlis yang lain dijadulkan berlangsung. Bagi tempahan yang melibatkan kurang daripada 20 orang hadirin tempahan boleh dilaksanakan oleh Pembantu Am Pejabat dan dibayar melalui panjar wang runcit. Walau bagaimanapun pembayaran daripada panjar wang runcit hendaklah tidak melebihi RM500 dalam satu resit.
4.5 Bagi tempahan melibatkan lebih daripada 20 orang hadirin,
tempahan hendaklah menggunakan perkhidmatan katering melalui Pesanan Tempatan (LO).
5 Permohonan Waran Penerbangan Udara Awam
(WPUA)
5.1 Permohonan WPUA hendaklah dibuat menggunakan borang tempahan dan mendapat kelulusan Ketua Aktiviti/PTJ. Ketua Aktiviti/PTJ hendaklah mempastikan peruntukan di bawah OS21000 mencukupi sebelum meluluskan sesuatu permohonan. Permohonan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh penerbangan dijadualkan.
5.2 Sebarang pertukaran masa / tarikh / lokasi selepas waran dikeluarkan
adalah tanggungjawab pegawai sendiri. Jika sekiranya pertukaran masa / tarikh / lokasi berkenaan mengakibatkan penambahan kos atau denda ( akibat dari kecuaian pegawai sendiri ), kos berkenaan tidak boleh dituntut kepada kerajaan.
5.3 Pembatalan WPUA hendaklah dimaklumkan kepada Unit Pengurusan
Kewangan dan Akaun Amanah Ibu Pejabat Laut/Unit Kewangan Pejabat Wilayah selewat-lewatnya satu (1) hari bekerja sebelum tarikh penerbangan dijadualkan jika terdapat komitmen yang tidak dapat dielakkan. Ketidakpatuhan ini akan mengakibatkan kos yang tidak perlu ( unnecessary charges ) kepada kerajaan.
5.4 Sekiranya kelas penerbangan pegawai diberikan di bawah kelayakan pegawai ( downgraded ), perkara ini hendaklah dimaklumkan kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah/Unit Kewangan bagi tujuan kutipan semula ( refund ) daripada syarikat penerbangan berkaitan.
AKPL 1/2014
10
6. Permohonan Pendahuluan Diri bagi Tugas Rasmi Dalam dan Luar Negara
6.1 Permohonan perlu dikemukakan kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah dalam tempoh selewat-lewatnya 10 hari bekerja sebelum tarikh urusan rasmi dibuat.
6.2 Permohonan hendaklah disertakan dengan salinan surat arahan, Borang Kebenaran ke Luar Negara (Lampiran A) yang telah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha serta Borang Permohonan Pendahuluan diri yang lengkap diisi.
6.3 Permohonan hanya akan diproses jika pegawai telahpun menyelesaikan pembayaran pendahuluan diri terdahulu.
7. Pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a)
7.1 Bayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) adalah tidak digalakkan. Walau bagaimanapun, dalam merancang perbelanjaan tahun semasa Pengarah Bahagian / Wilayah dikehendaki mengambilkira tanggungan yang terpaksa dibawa dari tahun sebelumnya yang akan dibayar melalui AP58(a). Ini bagi membolehkan peruntukan yang mencukupi dapat disediakan bagi tujuan pembayaran AP58(a) dan jumlah peruntukan sebenar bagi perbelanjaan tahun semasa dikenalpasti setelah ditolak tanggungan tersebut.
7.2 Ketua Bahagian / Pengarah Wilayah diingatkan supaya
mengemukakan permohonan bayaran bersama-sama justifikasi kelewatan di bawah AP58(a) beserta Sijil AP58(a) kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah/Unit Kewangan selewat-lewatnya pada setiap 31 Mac tahun berikutnya. Permohonan ini akan dihantar bersekali kepada Bahagian Akaun MOT / Pejabat Perakaunan Negeri bagi tujuan kelulusan bayaran.
8. Pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 59
Pembayaran bagi bekalan dan perkhidmatan yang dibekalkan kepada mana-mana Aktiviti/PTJ dengan suci hati tidak boleh ditahan. Walau bagaimanapun, peraturan di bawah AP59 akan diguna bagi menjelaskan bil yang dilakukan atas nama Kerajaan Malaysia tetapi disyaki tidak menepati tatacara kewangan yang ditetapkan. Siasatan akan dibuat bagi mengenalpasti sebab-sebab yang mendorong kepada pembayaran yang menyimpang daripada cara yang biasa dan jika terbukti ada berkaitan
AKPL 1/2014
11
kecurian, pecah amanah, penyelewengan atau apa-apa tindakan yang menyebabkan oleh kecuaian, tindakan surcaj boleh dikenakan.
9. Urusan Kutipan Hasil & Amanah 9.1 Kutipan wang di kaunter
Segala urusan kutipan wang daripada pelanggan jabatan adalah dibenarkan dalam bentuk cek, bank deraf, wang pos atau kiriman wang pos sahaja. Walau bagaimanapun tertakluk kepada budi bicara Pemungut, kutipan dalam bentuk selain daripada di atas boleh dibenarkan bagi kes-kes seperti berikut:-
i. Amaun penggenapan sahaja; ii. Lokasi/Daerah/Jajahan di mana Pejabat Pemungut
berada tiada kemudahan Pejabat Pos atau Bank yang menyediakan perkhidmatan seperti di atas;
iii. Pejabat Pos atau Bank ditutup atau tidak beroperasi atau seumpama pada masa/hari urusan dibuat.
Sekiranya Pemungut menerima kutipan secara tunai, aspek-aspek
keselamatan serta sistem kawalan dalaman yang ketat perlu ditentu dan dilaksanakan. Dalam hubungan ini Arahan Perbendaharaan 69, 70, 73, 78(a), 126(a) & (b),136 & 137 hendaklah dipatuhi.
9.2 Setiap pejabat pemungut adalah dikehendaki menghantar Laporan
Kutipan Hasil Dan Amanah Bulanan melalui faks atau email kepada Ibu Pejabat Laut tidak lewat daripada 5 haribulan pada bulan berikutnya. Setiap pejabat wilayah pula hendaklah menyediakan Laporan Hasil Terkumpul mengikut semua pejabat pemungut di bawah seliaan masing-masing dan menghantar laporan tersebut kepada Ibu Pejabat Laut selewat-lewatnya 10 haribulan pada bulan berikutnya.
9.3 Penyata Penyesuaian Amanah / Deposit
9.3.1 Setiap pejabat pemungut hendaklah menghantar Penyata
Penyesuaian Amanah bulanan selewat-lewatnya 14 hari daripada tarikh Laporan Terperinci Amanah C350 dicetak kepada Pejabat Perakaunan masing-masing dan disalinkan kepada Ibu Pejabat Laut.
AKPL 1/2014
12
9.3.2 Tindakan yang perlu diambil bagi penghantaran Penyata Penyesuaian Amanah adalah seperti berikut:-
i. Hantar bersama-sama dengan salinan penyata
pemungut dan buku tunai (TK100);
ii. Sekiranya terdapat pelarasan, baucar jurnal mestilah disediakan pada bulan yang sama atau selewat-lewatnya pada bulan yang berikutnya dan pelarasan tersebut perlu dikunci masuk ke dalam Sistem eTerimaan. Salinan baucar jurnal juga perlu dilampirkan bersama.
9.4 Pelaporan Akaun Belum Terima
9.4.1 Penyata Akaun Belum Terima (ABT) setiap suku tahun seperti tunggakan hasil, emolumen terlebih bayar serta no show passenger perlu dilaporkan kepada Ibu Pejabat Laut selewat-lewatnya pada 15 haribulan pada bulan berikutnya dan dilampirkan bersama Daftar Emolumen Terlebih Bayar / Daftar No Show Passenger / Daftar Sewaan bagi pejabat yang ada menyewakan ruang niaga kepada orang awam. Penyata ini hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan:
9.4.2 Sekiranya tiada ABT Penyata “TIADA ABT” hendaklah
disediakan dan dihantar kepada Ibu Pejabat Laut; dan
9.4.3 Pengarah Bahagian / Wilayah / Pejabat perlu mengambil tindakan untuk mendapatkan bayaran bagi sebarang tunggakan hasil / terimaan dengan mematuhi tatacara seperti di Lampiran A.
9.5 Penyelenggaraan Peti Besi
9.5.1 Pegawai yang memegang anak kunci dan nombor kombinasi
Peti besi hendaklah mempunyai dua anak kunci berasingan atau nombor kombinasi yang dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab yang diberikuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan / Pengarah Wilayah – Arahan Perbendaharaan 125.
AKPL 1/2014
13
9.5.2 Peti besi hendaklah dikejat
Ketua pejabat hendaklah memastikan peti besi dicantumkan / disimen jika ianya praktikal. - Arahan Perbendaharaan 127.
9.5.3 Penukaran nombor kombinasi
Nombor kombinasi hendaklah ditukar oleh kedua-dua pegawai yang bertanggungjawab setiap enam bulan atau setiap kali pertukaran pegawai bertanggungjawab mengikut tatacara Arahan Perbendaharaan 129A dan dihantar kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah, Ibu Pejabat Laut.
9.5.4 Penyimpanan anak kunci ganti
Anak kunci ganti hendaklah dihantar kepada Jabatan Akauntan Negara Negeri masing-masing dengan mengikut tatacara Arahan Perbendaharaan 135. Sekurang-kurangnya sekali setahun anak kunci ganti tersebut perlu diambil dan ditukar dengan anak kunci yang sedang digunakan supaya kedua-dua anak kunci tersebut digunakan berselang tahun.
AKPL 1/2014
14
PENUTUP
Ketua Aktiviti/PTJ hendaklah memastikan perbelanjaan awam dibuat dengan berhemah serta mengutamakan nilai untuk wang (value for money). Semua perbelanjaan hendaklah dirancang dengan teliti supaya tidak berlaku pembaziran dan memberi perhatian yang serius terhadap pengurusan kewangan Aktiviti/Pejabat masing-masing. Semua pegawai perlu mahir dengan Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan lain-lain arahan yang berkaitan. Kurang pengetahuan tidak akan diterima sebagai suatu alasan sekiranya. Arahan-Arahan ini tidak dipatuhi.
DATO’ KAPTEN HAJI AHMAD BIN OTHMAN KETUA PENGARAH LAUT JABATAN LAUT MALAYSIA
JANUARI 2014
AKPL 1/2014
15
LAMPIRAN A TATACARA PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
BIL. JENIS DOKUMEN TEMPOH TINDAKAN
1 Surat tuntutan / invois / AM115 Serta-merta Pengarah
Wilayah/Bahagian
2 Surat Peringatan Pertama (SP1)
21 hari daripada tarikh surat tuntutan / invois / AM115
Pengarah Wilayah/Bahagian
3 Surat Peringatan Kedua (SP2)
14 hari daripada tarikh SP1
Penasihat Undang-Undang Ibu Pejabat Laut
4 Surat Peringatan Ketiga (SP3)
14 hari daripada tarikh SP2
Penasihat Undang-Undang Ibu Pejabat Laut