Arbeidsgiverpolitiske problemstillinger ved kommunesammenslåing

Gudrun Haabeth Grindaker

Prosjektleder/ rådmann nye Sandefjord

11. Februar 2016

Oppdraget

Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere

gode tjenester der de bor

De beste tjenestene får vi ved å hente og

utnytte det beste fra hver kommune

1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og

Stokke kommune ned. En helt ny kommune

etableres, med et velkjent navn – Sandefjord.

En ny, effektiv kommune med et sterkt

kompetansemiljø.

Tidslinjen-å bygge en kommune

Vedtak i KST 2014

Forhandling des 2014

Vedtak regj april

2015

Prosjekt-leder okt

2015 Nytt KST 19.10.16

1.1.2017

NAV

IKT, HR, Økonomi/ sak/arkivsystem

Ledergruppe og organisering av stabsfunksjoner

Saksfremlegg «konsekvenser for Nye Sandefjord»

Oppfølging temakomiteer

Informasjonsstrategi – egen sak

Kultur – møteplasser

Folkevalgte

Innbyggere

Ansatte

HR/ arbeidsgiverstrategi

Del-prosjekt

Hovedaktiviteter Leveranser Jan Feb Mars Apr Mai Juni Aug Sept Okt

Omstillings-dokument

• Etablere gruppe • Lage utkast • Lage

høringsdokument • Sende alle

fagforeninger • Arbeidsgruppe: ME,

TH, Roar (FF), Bente (UF)

• Utarbeide utkast

• Sammenfatte innspill arbeidsgiver/arbeidstaker

• Avtale til signering

Arbeidstid/ lønn

• Etablere gruppe og undergrupper

• Skille drøfting/forhandling

• Forhandle • Ansvarlig: ME/TH

• Særavtaler

• Lønn • Arbeidsvillkår

Organisering med-bestemmelse/vernetj.

• Etablere gruppe • Avklare omfang og

struktur på verne-tjenesten

• Avklare retningslinjer hovedtillitsvalgte

• Ansvarlig EF

• Utarbeide omforent løsning – i samsvar med omstillings-dokumentet

Krav iht AML • Etablere gruppe • Avklare hvilke krav

AML stiller til en virk-somhetsoverdragelse

• Ansvarlig ME

• Utarbeide aktivitetsliste

• Samsvare med omst. dokument

26.01.2016 Personal/HR prosjekterMandat: Fellesnemda 27.10.2016 - "Identifiserte

prosjekter"

Prosjekt Innhold

A. Kulturbygging Revy - SAmmen S lått!

Kommuneleker

Intern konkurranse

Felles arrangementer

Bruk av sosiale medier

Ny logo/grafisk profil på gaver/premier

Idrettsarrangement/fellesturer

Sosiale aktiviteter i egen avdeling

Bedriftsidrettslag, kunstforening

B. Ledersamlinger Kultur, identitet og ledelse

Tema - praktisk ledelse, stolte ledere, ledere som

rollemodeller

Personal/HR forum

Tentative prosjekter

- Praktisk ledelse (Konflikthåndtering, dokumentasjon,

oppfølging av sykmeldte, medarbeiderskap,

nyansattopplæring, ivaretakelse)

- Rekrutteringsopplæring

C. Ansattsamlinger 2016 - kultur og medarbeiderskap

Tema?

2) Bedriftshelsetjeneste

3) Arbeidsavtaler/personalmapper

4) Krav i arbeidsmiljøloven(ved virksomhetsoverdragelse)

6) Forsikringsordning

1.1 Ansvar og myndighet Delegasjonsreglement, minstelønnsfastsettelse,

reglement for administrasjonsutvalg, regler for

attestasjon og anvisning, organisasjonskart for

kommunen

1.2 Etiske retningslinjer Formål og retningslinjer

1.3 Varsling Rutiner for varsling, undersøkelsesplikt, gjengjeldelse

1.4 Seniorpolitikk

Handlingsplan for lifsfaseorientert politikk,

utviklingssamtaler

1.5 Medbestemmelse Retningslinjer for tillitvalgtstruktur, permisjon til tv

1.6 OU-midler Oppfordring til ledere/tv

1.7 Arbeidsreglement Formål og reglement

2. Tilsetting

2.1 Før utlysing

2.2 Utlysing

2.3 Søknadsbehandling

2.4 Tillitsvalgtes medvirkning ved tilsetting Ansettelsesutvalg, prosedyrer

2.5 Vurdering av kandidater

2.6 Vedtak

2.7 Tilbud

2.8 Arbeidsavtale

2.9 Introduksjon av nytilsatte

2.10 Oppfølging i prøvetiden

3. Regler om arbeidstid

3.1 Alminnelig/ordinær arbeidstid Sankthansdagen

3.2 Redusert arbeidstid Ingen lokale retningslinjer

3.3 Arbeidstidsordninger

3.4 Pauser og arbeidsfri Ulike rutiner i kommunene

3.5 Natt- og helgearbeid Ingen lokale retningslinjer

3.6 Vakt- og beredskapsordninger Ingen lokale retningslinjer

3.7 Overtid og merarbeid Ingen lokale retningslinjer

4. Lønn og godtgjøring

4.1 Lønnssystemet Lokale særavtaler, kriterier for lønnsfastsettelse

4.2 Sentral minstelønn (HTA kapittel 4)

Lærlinger, alderspensjonister, avlønning av

høyskolestudenter

4.4 Lokal lønn (HTA kapittel 5) Ingen lokal retningslinje

4.5 Lederlønn

4.6 Fastsettelse av lønnsansiennitet Antisipert aldersstillegg, annsiennitetsskjema

4.7 Tilleggslønn Lokale funksjonstillegg, smusstillegg

4.8 Godtgjøringer

4.9 Praktisk lønnsarbeid Ingen info

4.10 Utbetaling og trekk i lønn

4.11 Lønnsutvikling

5. Personalutvikling

5.1 Kompetanseutvikling

5.2 Medarbeidersamtaler Årlig, mal, veiledning, konklusjonsark

5.3 Lederutvikling

Lederutviklingsprogram, rådmannens ledersamlinger 2x i

året

Fra Compilo:

6. Velferdstiltak

7. Helse, miljø og sikkerhet HMS håndbok, HMS i Compilo

7.1 Overordnet mål for HMS Ingen lokal info

7.2 Ansvar for HMS

7.3 HMS-rutiner

7.4 Databriller

Fra Compilo:

8. Ferie Veiledningshefte nr 10, arbeid i ferien

8.1 Feriefritid

8.2 Feriepenger

9. Sykefravær Rutine for oppfølging av sykefravær, IA avtalen

9.1 Egenmelding

9.2 Sykemelding fra lege

9.3 Hvem som har rett til sykepenger

Nytt arbeidsforhold i kommunen, bortfall av kommunens

forpliktelser,

9.4 Sykepengenes varighet og størrelse Sykepenger ved tiltrådt stillingen

9.5 Oppfølging under sykefravær

9.6 Arbeidstakere med redusert arbeidsevne NAV sandefjord ved AAP

10. Permisjon

10.1 Syke barn / barnepassers sykdom

10.2 Foreldrepermisjoner

10.3 Pleie av nærstående Velferdspermisjon

10.4 Utdanning

10.5 Militærtjeneste mv. Ingen lokal info

10.6 Offentlige verv Ingen lokal info

10.7 Tillitsvalgte Ingen lokal info

10.8 Velferdspermisjoner

11. Pensjon og forsikring

11.1 Tjenestepensjonsordning - TPO Ingen lokal info

11.2 Alderspensjon Ingen lokal info

11.3 Uførepensjon Ingen lokal info

11.4 Etterlattepensjon Ingen lokal info

11.5 Avtalefestet førtidspensjon (AFP) Ingen lokal info

11.6 Aldersgrenser Ingen lokal info

11.7 Ytelser etter dødsfall / gruppelivsforsikring Veiledningshefte 8

11.8 Yrkesskadeforsikring Veiledningshefte 8

12. Endring og opphør Ingen lokal info

12.1 Oppsigelse fra arbeidstaker Ingen lokal info

12.2 Oppsigelsesfrister Ingen lokal info

12.3 Disiplinære reaksjoner Hvam gir muntlig/skriftlig advarsler

12.4 Suspensjon Avgjørelsesmyndighet

12.5 Oppsigelse fra arbeidsgiver Avgjørelsesmyndighet

12.6 Oppsigelsesvern Ingen lokal info

12.7 Avskjed Avgjørelsesmyndighet

12.8 Saksbehandling ved oppsigelse og avskjed Ingen lokal info

12.9 Rutiner ved fratredelse Ingen lokal info

12.10 Omorganisering og nedbemanning Ingen lokal info

Iden

tifi

sert

e p

rosj

ekte

r (k

artl

eggi

ngs

gru

pp

e)

Pensjonsleverandører (kommunal, statens

pensjonskasse, landspensjonskasse), veiledningshefte 8)

Arbeidsmiljø og HMS, Amu og underutvalg, BHT, HMS

håndbok, HMS krav/lover og forskrifter/ håndtering av

trusler og vold, IA, kartlegging, Vernerunde,

risikovurdering, kjemikaliehåndtering, konflikthåndtering,

melding av uønskede hendelser, miljøfyrtårn, mål og

prinsipper, oppfølging gravide, oppfølging rusmiddelbruk

AKAN, oppfølging sykefravær, organisasjon og ansvar i

HMS arbeid, prosedyrer HMS håndbok, tilsyn

arbeidsmiljø, vernetjeneste

Beordring, lederkompetanse/opplæring, lederprinsipper,

verktøykasse, målekart, månedlig rapportering, sans for

ledelse,

Rutine for oppfølging av sykefravær, individuell

oppfølgingsplan i Sakopas

Retningslinjer for å prøve deg i annet arbeid (finnes også

som mailrundskriv), retningslinjer for permisjon i

forbindelse med engasjementer og spesielle oppdrag,

permisjon når en ikke skal over i annet arnbeid,

deltakelse i Norges Røde kors hjelpekorps og lignende

organisasjoner, feiring av religiøse og nasjonale

høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender,

avvik fra reglene personalsjef

oppfordrer til lik deling (handlingsplan for likestilling),

egenerklæringsskjema - barn/barnepassers sykdom,

veiledning

Veiledning for utarbeidelse av HMS handlingsplaner,

handlingsplanens struktur, vernerunder med

Refusjon ved bruk av briller i tjenesten, spesielle briller

ved skjermterminalarbeid, ødelagte briller under arbeid

Veiledningshefte nr 10, arbeid i ferien, søknad

omoverføring av ferie

Utbetalingsdato, ferietimeregnskap, søknad om

forhåndsregning av ferietrekk og feriepenger, søknad om

mindre avvikling av ferie fordi feriepengene ikke dekker

5 ukers feriefravær, søknad om mindre ferietrekk fordi

ferien helt eller delvis er avviklet hos tidligere

arbeidsgiver, tilbakebetaling av ferietrekk, fordi ferien

legges på flere arbeidsfrie dager enn forutsatt ved

normalt ferietrekk, ferietimeregnskap - erklæring fra

medarbeider

24 dager i en 12 mnd periode, inntil 8 dager, urettmessig

bruk, egenerklæring/fraværsmelding, veiledning - bruk av

egenerklæring

Meldeplikt pr telefon eller fremmøte første fraværsdag,

ikkemeldt fravær ingen sykepenger

Nytenkning; leder og medarbeiderskap,

medarbeiderundersøkelse basert på 10-faktor,

lederskole, praktisk ledelse, konflikthåndtering

Retningslinjer for opplæringsvirksomheten,

opplæringsbehov, opplæringsplaner, opplæringstiltak,

prioritering av utdannelser, nivå for utdanning,

frivillighetsprnsippet, ansvaret for

opplæringsvirksomheten, utdanningsstipend og

Retningslinjer, tiltak, oppmerksomhetsgaver,

bedriftsidrettslag, kunstforening, utlån av biler, maskiner

og materiell, pantelån i pensjonskasse, søknadsskjema

for lån, regler for bruk av rådhusets garasje

Grunnkurs for verneombud, vernetjenesten,

vernetjenestens oppgaver, AMU, AKAN,

Lønnsutbetaling, feriepenger, pensjoner,

utdanningspersonale, for mye utbetalt lønn, forskudd på

lønn/pensjon, retningslinjer for trekk i lønn ved for mye

utbetalt lønn

Lønnsvilkår for medarbeidere som pga sykdom blir

omplassert til lavere stilling

Elektronisk stemplingssystem, utarbeidelse av

turnusplan, avtale om gjennomsnittsberegning, fleksitid

Lønnspolitikk, lønnspolitisk målsetting,

lønnsadministrasjon, lønnsfastsettelse, lokale

forhandlinger

4.3 Utdanningsstillinger, unge arbeidstakere og

alderspensjonister

Egen minstelønnsoversikt, innplassering i forbindelse

med kompetanseforhold

Definisjon ledere og lønnsplassering, ordførerlønn,

godtgjørelse til folkevalgte, retningslinjer for frikort

Telefontjeneste, heldøgnelig og arbeidstid, særavtale om

arbeidstøy, bruk av musikkinstrumenter og utstyr,

retningslinje for bilgodtgjørelse, reiseregning og

kjørebok, godtgjøring for forelesning og undervisning ved

kurs

Rekrutteringspolitikk - kvalifikasjoner, intern vs ekstern

rekruttering, kvinner/menn, slekstskapsforhold, nedsatt

funksjonsevne, etnisitet, yrkesvalghemmet (ta inn nye

lover for diskriminering), deltidsstillinger, utenlandske

medarbeidere, lærlinger, rundeskjema,

Behovskartlegging, behov for ansettelse, intern/ekstern

rekruttering, direkte ansettelser, internutlysning for

søkere med fortrinnsrett, ekstern utlysning, fast eller

midlertidig tilsetting, enklere regler for ansettelser inntil

Hva skal fremkomme i stillingsannonser? Tips i tråd med

annonseringsstrategi, mal for stillingsannonser på nett

og i lokalaviser - bruk av sosiale medier, fagblader,

Ikke

-id

enti

fise

rte

pro

sjek

ter

Ansettelsesmyndighet, skjønn, innstilling/delt innstilling -

prosedyrer

Tilbudsbrev og maler (verktøy som produserer),

velkommenhefte, flyttegodtgjørelse

Sakopas (hehe), taushetsplikt, politiattest, retningslinjer

for databruk, annet? Rundeskjema

Introduksjon (leders sjekkliste - påbegynt),

ansvarliggjøring av leder

Egen rutine/prosedyre, 6 mnd/14 dager, dokumentasjon,

veiledning

Deltid, grupper som er unntatt fra reglene om arbeidstid,

arbeidstid for undervisningspersonale - lokale

arbeidstidsavtaler, særavtaler

Innvilgelse av foreldrepermisjon, varsel til arbeidsgiver,

fedrekvote, delt foreldrepermisjon, deltakelse på sosiale

arrangementer i foreldrepermisjonstiden, opptjeningstid,

rett til lønnet permisjon, adoptivforeldre, amming

Innvilgelse av permisjon, permisjon ved utdannelse og

opplæring, lønn under opplæringspermisjon, bindingstid,

stipend

Velferdspermisjon, deltakelse i Norges Røde kors

hjelpekorps og lignende organisasjoner, feiring av

religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle

etter norsk kalender, avvik fra reglene personalsjef

Anbudsprosess for å etablere en felles forsikringsordning

Sam

men

slåi

ngs

pro

sess

Etablering av felles medbestemmelsesapparat (herunder

vernetjenesten), utarbeide en tidsplan og en oversikt

over arbeidsområder, med tildelt ansvar, for å oppfylle

lovverkets krav

5) Felles personalpolitikk

/arbeidsgiverpolitikk

/arbeidsgiverstrategi (overordnet politikk må behandles i tråd med nye

Sandefjords delegasjonsreglement og gis en tilbørlig

folkevalgt behandling)

Utarbeidelse av personalpolitikk,

arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi,

policydokumenter og nødvendige

retningslinjer/reglementer( antar etiske retningslinjer,

arbeidsreglement)

Se punkt 1. Arbeidsgiverpolitikk;

Offentlig og utvidet søkerliste, unntatt offentlighet, nytt

søknadssystem (elektronisk som samarbeider med sak

og arkivsystemet- for eksempel webcruiter?)

Rekrutteringshåndbok, kjønnsfordeling, handlingsplan for

likestilling, intervjuprosess, referansekontroll

1. Arbeidsgiverpolitikk (bør

inkluderes i prosjekt 5)

Kommunens mål, verdier, handlingsplan for likestilling,

samfunnstjeneste, ulønnet arbeid, praksisplasser,

trykkeri

Omstillingsdokument

Etablere utkast, sammenfatte innspill

arbeidsgiver/arbeidstaker, avtalr til signering, høringsfrist

tors 11.02.16

Anbudsprosess for å etablere en felles

bedriftshelsetjeneste

Valg av lønns og personalsystem, forberedelse av

overgang til felles system for å håndtere arbeidsavtaler

og personalmapper

1) Fremforhandling av betingelser

arbeidstid/lønn

Arbeidstid, utbetaling av lønn, særavtaler, og eventuelt

annet som er fremforhandlet

Se punkt 3. Regler om arbeidstid og punkt 4. lønn og

godtgjøring

Rådmann

Helse, sosial og omsorg

Oppvekst og kunnskap

Miljø og plan Næringsutvikling

og eiendom

Kultur, friluftsliv, by- og

stedsutvikling

Økonomi Assisterende

rådmann

Organisasjon og HR

Digitalisering og nye løsninger

Fem kommunalområder

• Samsvarende med politisk struktur

• Gråsoner utadrettede tjenester

• Krav til samhandling og samarbeid på tvers

• Noen gråsoner avklares før kommunalsjefer tilsettes, andre avklaringer kan vente

• Arbeidet med å etablere felles tjenester og utadrettet virksomhet starter for fullt når kommunalsjefer er tilsatt

• Økt oppmerksomhet på strategisk IKT-arbeid/ digitalisering og forholdet mellom tjenesteutvikling og IKT

Ansettelsesutvalg

• Forhandlingsutvalgets innstilling

• Sak om fullmakter

• Premisser for rekruttering av nye Sandefjord kommunes øverste ledelse

• Prosess vedrørende innplassering/ ansettelser av ledere i nye Sandefjord kommune

• Stillingsprofiler

«Kart» leder-

gruppe og stabs-

funksjoner

Samtaler, Kompe-tanse-

kriterier/ stillings-analyser

Ansettelses-utvalg

24.11

30.11

14.12

5.01

19.01

Intern rekr.

foretatt nivå 1

Ekstern rekr.

nivå 1

(Intern) rekr. nivå

2

November 2015

Desember 2015

1 halvår 2016

HR/ personalområdet

• Hva har vi av systemer, særavtaler, strategier, handlingsplaner?

• Hva er delegert til rådmannen, til ledere?

• Hva er kunnskapsgrunnlaget på personalområdet? • Arbeidsmiljø

• Medarbeidertilfredshet

• Sykefravær, alder, turnover mm

• HTV/ HVO • Frikjøp. Hovedorganisasjonene eller den enkelte organisasjon representert?

• Møteplasser

• Forholdet PSU/ FN

Ledergruppa

• Kompetanse, motivasjon og personlig egnethet

• Sammensetning av team med komplementære ferdigheter

• Ikke bare representere eget ansvarsområde, men ha felles ansvar for helheten

Prosess Nytt organisasjonskart

5: Igangsette delprosjekt

Mandat Fremdrift Deltakere

4: Innplassering nye ledere

Struktur fra hovedprosjekt benyttes Stillingsprofiler

3: Beslutning organisasjonskart

2: Forslag organisasjonskart

Involvere Vurdere

1: Mål for kommunalområdet

Sammenfatte eksisterende mål Utarbeide en målstruktur

Kommunalområde Oppvekst og kunnskap

1.feb

31.mars

Hva gjør vi videre

• Først avklare organisering og ledelse

• Deretter igangsette delprosjekt

• Ulik tilnærming og innretning i delprosjektene – noe vil bære mer preg av utviklingsprosjekt

• Bygge tillit gjennom åpenhet, involvering i utviklingsprosjekt

• Presisere/ tolke forhandlingsutvalgets innstilling • Politisk ansettelsesutvalg

• Rettskrav

• Tydelig ansvar og roller

• Ryddighet

• Spilleregler for prosessen

• Bygge system og struktur

• Åpenhet og dialog

• Forholdet PSU/ FN

Det kommer motstand og motstrategier..Vær beredt!

Informasjon i alle kanaler..

Verdier

•

Klare roller og ansvar - spillereglene

Mellom prosjektleder og dagens rådmenn

Mellom administrativt og folkevalgt nivå

Mellom dagens ledere og nye ledere

Mellom ledelse og tillitsvalgte

Men…. • Den formelle myndigheten overføres ikke før 1.1.2017

Problemstillinger/ fokusområder

• Organisasjonsstruktur

• Ledelse/ ledere

• Omstillingsavtale

• Samarbeidsstrukturer

• Organisasjonskultur

• Fullmakter/ delegeringsreglement

• Folkevalgtes arbeidsgiverrolle

• Overordnet arbeidsgiverstrategi

Prosjektleders ståsted

• Ta med det beste fra de tre kommunene • Praksis

• Kultur

• Grep

• Resultater

• Betydningen av at de som skal utføre må delta i utforming

• Tillit til faglige vurderinger – forventning om samhandling

• Prosesser griper inn i hverandre, og vi må tåle å ta beslutninger uten at alle fakta er kjent

• Arbeide for organisasjonens mål – delta i et faglig fellesskap

• Utvikling av faglighet og tjenester, og samtidig styringsdata og beslutningsgrunnlag for folkevalgte

Bygge felles kultur

• Felles kultur bygges gjennom oppmerksomhet på oppgaver

• Litt mindre «hvordan har vi gjort det», Litt mer «hvordan vil vi gjøre det»

• Møte og bli kjent. Ny ledelse

• Felles arenaer

• Felles aktiviteter

• Identitet, noen markeringer og aktiviteter, også gjennom tjenestene

Lederoppdraget

• Kvalitet – effektivitet- forutsigbarhet

• Bruker-/ elev-/ innbyggermedvirkning og involvering

• Medvirkning og involvering

• Struktur og systemer

• Etikk og prioriteringer

• Kvalitet - et lederansvar

Fremdrift – oppfølging av vedtak

Vedtatt fremdriftsplan

«det haster»

Legitimitet

Oppslutning

Resultat

Involvering, medvirkning,

prosesser

Det går ikke an å ikke rekke det! • Tydelige mål

• Klare ambisjoner

• Vilje og engasjement

Men….

• Tørre å gå videre selv om vi ikke har alle fakta • Ta beslutninger selv om beslutningsgrunnlaget kan være

mangelfullt • Rom for å gjøre feil • Bevissthet og risikovurderinger

Kompleksiteten og volumet

• En kommune er en svært kompleks organisasjon!

• Alt henger sammen med alt…

NAV

IKT-løsninger

Beredskap

Prostier

Seilingstider

Organisering

Fjernarkiv

Ledergruppe

Matrikkel

Brukere

Eldreråd

Nytt budsjett

Gevinster

Pluss 157 avtaler

unntatt IKT

Pluss ansatte som skal ha nye arbeidsavtaler

Kl § 23 nr 2 Vear

… Både sent og tidlig

Ja – det er mye å gjøre - VIPS

• Holde hodet kaldt!

• Mye har gått greit siden 1837 – det går nok bra i 2017 også

• Bestemme en rekkefølge - prioritere

• Tørre å ta beslutninger

• Ha det litt moro