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Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

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Page 1: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

Archives et récolement

Journée AGCCPF – PACA10 avril 2013

Archives départementales de Vaucluse

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Définitions

Opération consistant à dénombrer un ensemble d'objets répertoriés dans un inventaire, ou à vérifier la conformité d'une opération, d'un objet à un ensemble de règlements ou de prescriptions contractuelles

par métonymie, procès-verbal de cette opération

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Définitions

(Stocktaking) - Opération consistant à dresser la liste

topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds, donnant lieu à l’établissement d’un procès-verbal de récolement

Opération destinée à vérifier l’intégralité des collections d’un organisme documentaire au moment du changement de responsable

Page 4: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

En pratique …

Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) ayant pour objectif d’identifier

sommairement des ensembles, classés ou non classés, en recensant les unités documentaires dans l’ordre physique où elles se trouvent, et en décrivant le contenu de chacune d’elle

Page 5: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

En pratique …

Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) s’opérant par exemple

pour prétraiter un ensemble plus ou moins en vrac pour rendre accessible rapidement cet ensemble

Avant la prise en charge d’un ensemble, qu’il soit déjà plus ou moins classé ou qu’il ne le soit pas, versement dépôt d’archives communales

Page 6: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

En pratique …

Une opération physique d’inventaire ayant pour objectif de vérifier la présence

ou l’absence de documents répertoriés afin de pouvoir y appuyer un procès-

verbal de prise en charge et décharge

Page 7: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

En pratique … (ou en théorie !)

Une opération physique d’inventaire s’opérant

au moment du changement de responsable d’une institution de conservation (archives départementales ou communales constituées)

au moment du changement de maire ou renouvellement de municipalité

« à l’occasion de circonstances exceptionnelles »

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Récolement réglementaire(services constitués)

Règlement général des archives départementales du 1er juillet 1921

Instruction du 9 janvier 1922 pour l’établissement des récolements dans les archives départementales, communales et hospitalières

Page 9: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

Récolement réglementaire(services constitués) Règlement général des archives

départementales du 1er juillet 1921 Art. 28. – Tout archiviste, lors de son entrée en

fonction, est tenu de dresser un état général des collections et du mobilier. (…)

Art. 29. – Cet état est établi en forme de procès-verbal ; il est vérifié sur place et certifié exact par un membre de la Commission départementale, par un délégué de l’administration des

domaines (supprimé en 1964) et par le secrétaire général de la préfecture

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Récolement réglementaire(services constitués) Instruction du 9 janvier 1922

[instructions sur le contenu du récolement en AD] Les prescriptions concernant les Archives

départementales sont applicables aux Archives communales lorsqu’elles sont, en raison de leur importance, installées dans un local qui leur est spécialement affecté et lorsqu’elles sont confiées à la garde d’un fonctionnaire spécialisé.

Des récolements peuvent être prescrits … dans les archives hospitalières importantes soit à l’occasion du changement du fonctionnaire chargé de leur garde, soit lorsque les circonstances l’exigeront …

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Récolement réglementaire(services constitués)

Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine)

Circulaire du 1er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales

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Récolement réglementaire(services constitués) Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle

scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine) Dans l'année suivant son entrée en fonctions,

l'archiviste de chaque collectivité territoriale dresse un procès-verbal de récolement topographique des fonds d'archives qui tient lieu d'inventaire de prise en charge. Ce document, contresigné par l'autorité territoriale, est transmis au préfet.

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Récolement réglementaire(services constitués)

Circulaire du 1er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales Remplace les instructions de 1922

Récolement à établir dans l’année qui suit la prise de fonctions

Dans l’année qui suit un déménagement Au bout de 10 ans, ou de changement significatif Actualisation !

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Récolement et procès-verbal

Procès-verbal : acte écrit, établi par une autorité, relatant ce qu’elle a fait ou décidé, entendu ou constaté dans l’exercice de ses fonctions Archives communales : prise en charge /

décharge du maire Services d’archives : prise en charge du

responsable Mention officielle du procès-verbal signé

(archiviste et autorité de la collectivité territoriale) avant envoi au préfet / SIAF

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Récolement et procès-verbal(services constitués)

Document de synthèse permettant de fixer un certain nombre d’actions à entreprendre Historique du service Description des locaux de conservation Mesures de sécurité et conservation

préventive Synthèse tirant des conclusions de la

description des fonds

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Récolement et procès-verbal(services constitués)

Historique du service Différents locaux de conservation depuis

l’origine Circonstances de leur installation actuelle Principaux événements permettant

d’expliquer la destruction ou la disparition de fonds ou de parties de fonds

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Récolement et procès-verbal(services constitués) Description des locaux de conservation

Un plan masse Un plan au sol des dépôts,

avec localisation sommaire des collections Signalisation des fonds à évacuer en priorité Liste de tous les locaux avec leur numéro, leur

superficie, leur affectation L’énumération de tous les dépôts et magasins avec

Métrage linéaire équipé Type de rayonnage ou d’équipement existant Nombre et numérotation des épis et travées, voire

tablettes Information sur le système de gestion de l’espace

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Récolement et procès-verbal(services constitués)

Mesures de sécurité et conservation préventive Les fonds et collections dont l’évacuation est

prévue de manière prioritaire en cas de sinistre Les circuits d’évacuation aménagés dans les

bâtiments Les mesures de caractère réglementaire et les

équipements des magasins pour protéger les documents contre l’intrusion, l’incendie, l’inondation, les variations climatiques, la poussière et la lumière

Page 19: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

Récolement et procès-verbal(services constitués)

Synthèse tirant des conclusions de la description des fonds : trois tableaux Indication, par dépôt et par magasin, du métrage

linéaire équipé, occupé et disponible Indication, par série et sous-série du cadre de

classement, du métrage conservé et de l’état de classement

Indication, par série et sous-série, des déficits constatés

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Récolement et procès-verbal(services constitués)

Description des fonds dans l’ordre topographique Magasins / épis / travées / tablettes Description par séquence d’articles

homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, l’épi

Tableau à 6 colonnes (localisation / description) + 3 (état)

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Un outil aux facettes multiples

Les objectifs précisés dans l’instruction

Une liste détaillée

Une liste « fourre-tout »

Une liste fictive …

Page 22: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

Un outil aux facettes multiples

Outil de connaissance « métier » sur les fonds Connaître les fonds eux-mêmes Connaître leur état Les repérer facilement

Page 23: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

Un outil aux facettes multiples

Outil de gestion Des espaces Des communications Des déficits

Page 24: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

Un outil aux facettes multiples

Outil d’aide à la programmation Prévision de construction / aménagement Réorganisation des fonds Traitements – classement ou

conservation

Page 25: Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

Réalisation pratique

Opération très mobilisatrice

Opération contraignante

Protocole nécessaire

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Réalisation pratique

Description des fonds dans l’ordre topographique Magasins / épis / travées / tablettes Description par séquence d’articles

homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, l’épi

Indication de l’état de conditionnement, de conservation, de classement

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Un outil de récolement

Le logiciel Arkhéïa

Des modules de gestion liés

Le module central du récolement

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