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GENERAL DE LA NACIÓN

CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3

AUDIENCIA PÚBLICA RENDICIÓN DE CUENTAS

COMPROMISO INSTITUCIONAL CON

RESPONSABILIDAD SOCIAL

2011

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AGENDA

11:20 a.m. División Servicios al Público Sr. Mauricio Tovar 11:35 a.m. División de Reprografía y Automatización Sr. Carlos Rojas 11:50 a.m. Sistema Nacional de Archivos – SNA Sra. María Elvira Zea 12:05 a.m. Grupo de Inspección y Vigilancia Natasha Eslava Vélez 12:20 a.m. División Administrativa y Financiera Sra. Martha Lucía Pineda 12:35 p.m. Preguntas y Propuestas Intervención Organizaciones Sociales, Gremios y Asistentes 1:00 p.m. Conclusiones – Unidad de Control Interno Sr. Hernando Ossa 1:30 p.m. Cierre

09:00 a.m. Bienvenida – Acto Protocolario 09:15 a.m. Instalación 09:25 a.m. Dirección Sr. Carlos Zapata Cárdenas – Director General 10:00 a.m. Oficina de Planeamiento Archivístico Sr. Germán Ramírez Garzón 10:10 a.m. Gestión de Proyectos Sr. Alexander Melo 10:40 a.m. División Clasificación y Descripción Sr. William Martínez Jiménez 10:55 a.m. Normatividad Sra. Clara Casilimas 11:10 a.m. Grupo de Conservación y Restauración Sra. Clemencia García

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VIDEO INSTITUCIONAL DEL AGN

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MARCO INSTITUCIONAL

CAMPO DE PARTICIPACIÓN

CAMPO DE CREACIÓN Y MEMORIA

CAMPO DE DIÁLOGO CULTURAL

POLÍTICA DE CULTURA DIGITAL

POLÍTICA PÚBLICA DE ARCHIVOS

POLÍTICA PÚBLICA DE ARCHIVOS

POLÍTICA DE CULTURA DIGITAL

INFRAESTRUCTURA CULTURAL

POLÍTICA DE PROTECCIÓN A LA DIVERSIDAD ETNOLINGÜÍSTICA

POLÍTICA PARA LA CONSOLIDACIÓN DE UN

SINIC

FORTALECIMIENTO Y CONSOLIDACIÓN SNA

MINISTERIO DE CULTURA AGN

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL PAÍS

MODERNIZACIÓN DE LOS

ARCHIVO PÚBLICOS

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ORGANIGRAMA

DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA

Y AUTOMATIZACION

DIVISIÓN DE PROGRAMAS

ESPECIALESDIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN

Y DESCRIPCIÓN

DIVISIÓN DE SERVICIOSAL PÚBLICO

CONSEJO DIRECTIVO

DIRECCIÓN GENERAL

SECRETARÍA GENERAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS

COMITÉ DEARCHIVOS

OFICINA DE PLANEAMIENTO

ARCHIVÍSTICO

JUNTA DE LICITACIONES Y

ADQUISICIONES

GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO

DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA

GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

GRUPO DE TALENTO HUMANO

GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA

GRUPO DE CONTABILIDAD

GRUPO DE CAPACITACIÓNY ASESORÍA AL SNA

GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS

DEL SNA

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

UNIDAD DECONTROL INTERNO

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

COMITÉEVALUADOR

DE DOCUMENTOS

FUENTE: DECRETO 163 DE 1992

REORGANIZACIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN EL AGN

RESOLUCIÓN No. 270 DE SEPTIEMBRE 01 DE 2011RESOLUCIÓN No. 327 DE OCTUBRE 18 DE 2011

ELABORADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICOFecha: 2011-10-25 Organigrama : V12

COMITÉDE DIRECCIÓN

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN

GRUPO DE SISTEMAS

GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOSCOMITÉ DE

CONTROL INTERNO

GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

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PLAN ESTRATÉGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO 2011-2014

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DE LA NACIÓN

PRINCIPIOS CORPORATIVOS Competitividad Productividad

Gestión del Conocimiento Transparencia

OBJETIVOS GENERALES POR EJES

ESTRATÉGICOS

VISIÓN

En el 2014 nuestra institución habrá logrado dar las bases para articular,

asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los

archivos públicos, históricos y patrimoniales del país, fortaleciendo las relaciones con la ciudadanía y el

control social.

MISIÓN

El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística coordinar el Sistema Nacional de Archivos,

recuperar, conservar, y difundir el acervo documental patrimonial del país y el que custodia; y servir a la

comunidad fortaleciendo los principios derechos y deberes

constitucionales.

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PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL 2011

EJES ESTRATÉGICOS

MODERNIZACIÓN DE

LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

FORTALECIMIENTO Y

CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

RECUPERACIÓN Y

CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

DEL PAÍS

FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL

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Fortalezas

* Ley 594 de 2000 «Ley General de Archivos».

* Ente rector de la Política Archivística.

* Prestigio y reconocimiento del AGN.

* Experiencia y trayectoria, conocimiento técnico y formación profesional.

* Instalaciones propias y adecuadas.

Oportunidades

* Recursos por cooperación nacional e internacional.

* Consolidar la Política para una adecuada Gestión Documental Electrónica.

* Alta Importancia Ley General los Archivos en Colombia .

* Creciente demanda de los Servicios Archivísticos.

* Ley 1448 de 2011 «Ley de Victimas».

Debilidades

* Ausencia de una política pública para el manejo del documento electrónico.

* Carencia instrumentos sancionatorios.

* Poca difusión servicios AGN.

* Legislación archivística sin reglamentar.

* Planta de personal insuficiente.

* Tecnología obsoleta .

Amenazas

* Escasos recursos del presupuesto nacional.

* Débiles sistemas de información de apoyo a la gestión y misionales.

* Alto riesgo de deterioro de l patrimonio documental.

* Departamentos y Municipios sin conciencia archivística.

* Acelerado desarrollo de las TIC, sin una política de gestión de documentos electrónicos.

ANÁLISIS DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO

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COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Programa ADAI : Ayuda al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos.

PROYECTOS APROBADOS MONEDA

CONVOCATORIA AÑOS POR EL COMITÉ A COLOMBIA AL AGN DOLARES EUROS

I 1999 35 3 1 12.000

II 2000 46 7 2 47.000

III 2001 49 7 2 42.000

IV 2002 59 12 3 66.264

V 2003 74 13 2 63.000

VI 2004 73 8 2 45.973

VII 2005 74 6 2 44.200

VIII 2005 92 10 3 44.455

IX 2006 109 14 3 33.025

X 2007 99 11 2 55.850

XI 2008 99 10 1 61.950

XII 2009 99 9 1 47.500

XIII 2010 95 9 1 50.000

TOTAL 1003 119 25 230.264 382.953

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COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Programa ADAI : Ayuda al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos.

PROYECTOS PARA PRESENTAR EN XIV CONVOCATORIA PROGRAMA ADAI

Nota: En la Convocatoria XIV se presentarán 31 proyectos por valor de 491,078 Euros , serán evaluados por el Comité de Programa ADAI en marzo de 2012.

DEPARTAMENTOS No. DE

PROYECTOS PRESENTADOS

ANTIOQUIA 2 ATLÁNTICO 2 BOYACÁ 1 CALDAS 1 CAUCA 1 CHOCO 1 CUNDINAMARCA 12 META 1 MAGDALENA 1

NORTE DE SANTANDER 4 QUINDIO 1 SANTANDER 1 VALLE DEL CAUCA 2 ESPAÑA 1 TOTAL 31

ANTIOQUIA, 2

ATLÁNTICO, 2

BOYACÁ, 1

CALDAS, 1

CAUCA, 1

CHOCO, 1

CUNDINAMARCA, 12META, 1

MAGDALENA , 1

NORTE DE SANTANDER, 4

QUINDIO , 1

SANTANDER, 1

VALLE DEL CAUCA, 2

ESPAÑA, 1

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REDES SOCIALES

El AGN (Archivo General de la Nación) tiene presencia en las redes sociales facebook y twitter. El crecimiento según mediciones realizadas entre el 15 y 24 de noviembre, en ambas redes sociales ha sido el siguiente:

El Klout (The Standard for influence), es el nivel de popularidad y movimiento de la página

0

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Crecimiento en Facebook:

REDES SOCIALES

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CONTENIDOS

La presencia del AGN en redes sociales fue una estrategia de comunicación aprobada en el Manual de Comunicaciones con el objetivo de interactuar con los diversos públicos interesados en las actividades que programa y apoya el Archivo General de la Nación. A continuación una breve descripción del manejo de información en cada una de las Redes Sociales: Facebook: Archivo.General Los contenidos que genera el AGN en Facebook están relacionados con actividades culturales, jornadas académicas, resoluciones, actos legislativos y circulares externas que atañen a la entidad y que se publican en la página web. Y su actualización es de por lo menos una publicación diaria en promedio. Inquietudes frecuentes: Los seguidores en Facebook del AGN centran sus inquietudes en temas de carácter técnico, normativo y académico; además de invitar y compartir sus propios eventos con la Entidad.

REDES SOCIALES

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CONTENIDOS

Twitter: @ArchivoGeneral

El AGN viene adelantando en Twitter la campaña ¿Qué guarda el AGN? Cuyo objetivo es sensibilizar y acercar al público a los documentos, joyas del patrimonio, que guarda la Entidad. Además, también publica información relacionada con las actividades académicas y culturales en las que interviene directa o indirectamente el Archivo General de la Nación.

La actualización de estado es de por lo menos 3 publicaciones diarias en promedio.

Inquietudes frecuentes:

En esta red social la tendencia del público es hacer Retwits de las publicaciones que se realizan, y preguntas relacionadas con las mismas.

REDES SOCIALES

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OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO

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PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

INICIAL 35.0 347. 661. 868. 1.68 1.81 2.05 2.484 2.694 2.337 2.528 2.85 2.88 2.56 3.30 5.14 5.53 5.63 5.94 5.79 5.75

DEFINITIVA 35.0 275. 640. 870. 1.59 1.75 2.24 2.432 2.644 2.770 2.875 3.05 3.10 3.24 3.44 5.24 5.53 4.95 6.03 5.79 5.75

0,0

1.000.000.000,0

2.000.000.000,0

3.000.000.000,0

4.000.000.000,0

5.000.000.000,0

6.000.000.000,0

7.000.000.000,0

APROPIACIÓN

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PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSION

1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

INICIAL 1.50 1.50 800, 601, 600, 770, 1.07 699, 350, 269, 100, 542, 661, 836, 1.28 6.57 10.8 4.88 13.3 8.13 9.57

DEFINITIVA 1.50 1.50 800, 601, 609, 704, 679, 237, 210, 339, 260, 542, 577, 879, 1.29 8.42 7.17 4.66 6.89 8.13 9.57

-

2.000,0

4.000,0

6.000,0

8.000,0

10.000,0

12.000,0

14.000,0

16.000,0

MIL

LON

ES D

E P

ESO

S

APROPIACIÓN

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EJECUCION PROYECTOS DE INVERSION Noviembre 30 de 2011

Millones de $

NOMBRE DEL PROYECTO APROPIACIÓN COMPROMISOS EJECUCIÓN

REMODELACION Y ADQUISICION DEL INMUEBLE ALEDAÑO AL EDIFICIO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION REGION NACIONAL

250,0 7,7 3,1%

MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

395,0 123,2 31,2%

MEJORAMIENTO.DOTACION Y ADECUACION DEL INMUEBLE PARA LA CREACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PUBLICAS LIQUIDADAS REGION BOGOTA D.C.

205,0 0,8 0,4%

RENOVACION E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

93,0 87,3 93,9%

IMPLANTACION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA. 8.227,3 5.885,1 71,5%

PRESERVACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO 300,0 293,9 98,0%

APLICACIÓN SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRONICOS NACIONAL

100,0 81,0 81,0%

TOTAL 9.570,3 6.479,0 67,7%

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PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

P. I. G. A.

PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS

1. MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS

2. AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA.

3. AHORRO Y USO EFICIENTE DE ENERGÍA

4. EXTENSIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES

5. CRITERIOS AMBIENTALES EN COMPRAS Y GESTIÓN CONTRACTUAL

6. MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES INTERNAS

7. CONTROL DE EMISIONES ATMOSFÉRICAS

• IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

• IDENTIFICACIÓN NORMATIVA

• CUMPLIMIENTO NORMATIVO

• MANEJO DE RESIDUOS.

• ATENCIÓN DE EMERGENCIAS AMBIENTALES.

• CONTROL OPERACIONAL

• SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Sistema

Gestión

Ambiental

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Componentes Avance

Ambiente de Control 61% Direccionamiento Estratégico 87% Administración de Riesgos 90% Actividades de Control 100% Información 80% Comunicación Pública 100% Autoevaluación 44% Evaluación Independiente 100% Planes de Mejoramiento 68%

AVANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

MECI 81%

Capítulos de la GP:1000 Porcentaje de avance

Sistema de Gestión de Calidad 96% Responsabilidad de la Dirección 92% Gestión de los Recursos 85% Realización del Producto o Prestación del Servicio 94% Medición, Análisis y Mejora 84%

CALIDAD 90%

AMBIENTAL 60%

Capítulo 4 de la ISO 14001 Porcentaje de avance

Generalidades del Sistema de Gestión Ambiental

90%

Política Ambiental 100% Planificación 95% Implementación y operación 44% Verificación 15% Revisión por la Dirección 20%

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PETICIONES-QUEJAS-RECLAMOS (PQR) Enero a 30 noviembre 2011

Asunto Cantidad %

Peticiones 26 62%

Quejas 13 31%

Reclamos 3 7%

Total PQR 42 100%

0

5

10

15

20

25

30

Peticiones Quejas Reclamos

PETICIONES - QUEJAS - RECLAMOS (PQR)

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DERECHOS DE PETICIÓN Enero a 30 noviembre 2011

Derechos de Petición - Asunto: Cantidad %

Solicitud Información 46 38%

Solicitud Copias 42 35%

Concepto Técnico 33 27%

Total 121 100%

0

10

20

30

40

50

Solicitud Información Solicitud Copias Concepto Técnico

CA

NTI

DA

D

ASUNTO

DERECHOS DE PETICIÓN

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Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept/bre Octubre Nov/bre

PQR 0 2 0 1 6 2 5 6 8 6 6

DERECHO DE PETICIÓN 2 11 13 10 15 9 13 17 21 5 5

ATENDIDOS 2 13 13 11 21 11 18 23 29 11 11

0

5

10

15

20

25

30

35

CA

NT

IDA

D


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GESTION DE PROYECTOS

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GRUPO ASISTENCIA TÉCNICA Y

GESTIÓN DE PROYECTOS

Encargado de Coordinar el normal desarrollo de todos los Contratos y / o Convenios Interadministrativos, que por venta de servicios suscriba el AGN, esto se hace en interrelación con la Dirección General, las oficinas de Planeamiento Archivístico, División Administrativa y Financiera del AGN y los respectivos supervisores de los convenios o contratos que ejecute el AGN, llevando el registro para control de metas y gastos de cada uno.

ASISTENCIA TÉCNICA

Fortalecer las Entidades Públicas y Privadas orientándolas y acompañándolas en los

diferentes procesos archivísticos, estandarizando las metodologías de acuerdo

con la Política Archivística.


Atender los requerimientos en materia de Gestión Documental encaminados a la

consecución de recursos propios mediante la celebración de Contratos y/o Convenios

Interadministrativos para la prestación de servicios archivísticos.

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Total de Solicitudes de la Ciudadanía y Entidades Públicas y Privadas

Vigencia 2011

TOTAL 68

Total Solicitudes Atendidas Mediante visita técnica a noviembre de 2011

TOTAL 26

Total Solicitudes

Atendidas Mediante Oficio

TOTAL 42

ASISTENCIA TÉCNICA

38%

62%

Indicador: Atención de Solicitudes

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Total Solicitudes atendidas mediante visita técnica a noviembre de 2011

TOTAL 26

Contratos Interadministrativos Celebrados TOTAL 3

Contratos Interadministrativos Ejecutados TOTAL 1

Visitas e Informes TOTAL 5

Propuestas Técnicas y Económicas

TOTAL 17

ASISTENCIA TÉCNICA

19%

65%

12% 4%

Resultados de las solicitudes atendidas

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1.INTERVENTORÍA VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011

CONV.01 DE 2006. BCH $ 1.419.012.674 $ 88.786.704

CONV.01 DE 2008. BANESTADO

$ 66.907.037 $ 3.329.559

2. ADM INTEGRAL –ARRENDAMIENTO

DEPÓSITOS

VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011

CONV. DE 2009. F GANADERO DEL CAQUETÁ

$ 464.623.739 $ 27.523.496

CONT.1811 DE 2011. M CULTURA

$ 80.340.320 $ 1.739.561

CONT.1970 DE 2011. M CULTURA

$ 79.447.824 $ 0


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3. ADM INTEGRAL Y MICROFILMACIÓN

VALOR Valor ejecutado vigencia 2011

CON. DE 2006. FIDUESTADO

$ 409.449.793 $ 105.595.899

CONV. DE 2006. IFI $ 878.776.070 $ 59.621.591

CONV. DE 2007. BANCAFÉ $ 207.917.473 $ 18.850.731


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4. ADMINISTRACIÓN INTEGRAL Y ORGANIZACIÓN


CONV. 082 DE 2011 . CAJA AGRARIA

$ 128.586.534 $ 4.093.213

CONT.034 DE 2009. FES $ 1.134.424.429 $ 193.183.967

5. INVENTARIO VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011

CONT.046 DE 2010. M DE AGRICULTURA

$ 1.562.145.900 $ 236.984.647

CONT.021 DE 2010. DANSOCIAL $ 300.000.000 $ 236.457.100

C.296 DE 2010. M INTERIOR Y DE JUSTICIA

$ 236.204.000 $ 119.853.261


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6. ORGANIZACIÓN VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011

CONT.478 DE 2010. M PROTECCIÓN SOCIAL

$ 31.800.000 $ 42.134.002

CONT.07 DE 2011. UGPP $ 3.126.937.298 $ 346.189.483

INCODER $70.339.500 $ 13.625.808

7. INVENTARIO Y ORGANIZACIÓN


CONT.365 DE 2009. JUS PENAL MILITAR

$ 516.999.081 $ 165.770.566

CONT. 340 DE 2010. M DEFENSA NACIONAL

$ 1.730.000. 000 $ 507.113.691

CONT.143 DE 2010. DAS $ 1.792.800.000 $ 538.367.388

CONT.020 DE 2011. DANSOCIAL $ 286.274.407 $ 30.094.137


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8. IMPLEMENTACIÓN DEL PGD, CAPACITACIÓN Y ORGANIZACIÓN


C.05-305 2009. S PUERTOS Y TRANSPORTE

$ 831.858.779 $ 213.659.133

CTO 358-2010 MIN DE DEFENSA NACIONAL.

$ 2.492.771.928 $ 745.429.092

9. DIAGNÓSTICO VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011

CONT.438 DE 2010. M PROT SOCIAL

$ 300.000.000 $ 51.467.751

DODLP $ 37.909.200 $ 0

PROIMÁGENES-FOCINE $ 37.186.247 $ 0


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INDICADOR: PORCENTAJE DE AVANCE PLAN DE ACCIÓN


0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

100%

CA

JA A

GR

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IA 0

2 …

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UG

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.07.

10.2

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0 -2

011

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RIO

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LTU

RA

…

MIN

ISTE

RIO

DE

CU

LTU

RA

…

MIN

ISTE

RIO

DE

…

INC

OD

ER

…

% DE ACTIVIDAD A 30 DE NOVIEMBRE 2011

% DE ACTIVIDAD A 30 DE NOVIEMBRE 2011

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PERSONAL


Total contratistas

a noviembre de 2011

604

30 56

518

PROFESIONALES

TECNICOS

AUXILIARES

Cantidad de contratistas por perfiles

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DIVISIÓN CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN

COLOMBIA

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COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN DE:

DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN

GRUPO DE CONSERVACIÓN Y

RESTAURACIÓN

GRUPO DE NORMATIVIDAD Y

DESARROLLO DE LA POLÍTICA

ARCHIVÍSTICA

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Apoyar en la Modernización y Eficiencia del Estado

Colombiano

Evaluación , Acompañamiento y Aprobación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental de entidades del orden nacional y territorial (Gobernaciones).

Revisión, edición, actualización e ingreso de información en el modulo de Gestión Archivística

(TRD) en el aplicativo SISNA (Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos).

Visitas de verificación de aplicación de TRD a entidades del orden nacional o departamental

(Gobernaciones).

INDICADORES DE GESTI%C3%93N.xlsx








COLOMBIA

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INDICADORES DE GESTIÓN

0,0%

1000,0%

2000,0%

3000,0%

4000,0%

5000,0%

6000,0%

7000,0%

8000,0%

9000,0%

10000,0%

EVALUACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO DE TRD Y TVD

93%Actividad

EVALUACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO DE

TRD Y TVD

Indicador No. de Solicitudes Atendidas x 100% /

Solicitudes Recibidas

Atendidas: 57

Recibidas: 61

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0

20

40

60

80

100

1

2

Ingreso de Información al SISNA 83%

Actividad

Ingreso de información en el modulo de

Gestión Archivística (TRD) en el aplicativo

SISNA (Sistema de Información del Sistema

Nacional de Archivos) .

Indicador Actividades Realizadas * 100% / Actividades

Programadas

Ingreso de Información al SISNA: 50

Programadas para Ingresar al SISNA: 60

COLOMBIA

ARCHIVO




0,0%

1000,0%

2000,0%

3000,0%

4000,0%

5000,0%

6000,0%

7000,0%

8000,0%

9000,0%

10000,0%

VISITAS DE VERIFICACIÓN

DE APLICACIÓN DE TRD 90%

90% Actividad

VISITAS DE VERIFICACIÓN DE APLICACIÓN

DE TRD

Indicador No. de Visitas Realizadas x 100% /

Solicitudes Programadas

Realizadas: 18

Programadas: 20

COLOMBIA

ARCHIVO



FOMENTAR EL DESARROLLO DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS Y DESARROLLO DE PROYECTOS

VENTA DE SERVICIOS

Supervisión del Convenio Interadministrativo No. 001 de 2008 suscrito

entre BANESTADO y AGN

Supervisión del Contrato Interadministrativo No. 07.10.2011 suscrito entre el Ministerio de

la Protección Social, UGPP, AGN . 260 contratistas.

COLOMBIA

ARCHIVO



DESARROLLAR LA ADECUACIÓN NORMATIVA

Apoyo al Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística en la proyección y/o elaboración de conceptos

técnicos en temas relacionados como:

1. TRD

2. TVD

3. Estructura Orgánica

4. Codificación

5. Series, subseries, tipología Documental .

6. Disposición Final (CT, S, E, M-D)

7. Valoración Documental

8. Comité de Archivo

COLOMBIA

ARCHIVO



NORMATIVIDAD

COLOMBIA

ARCHIVO



GNP

Expedición de Normas

Archivísticas Ingresos documentales

(Transferencias, donaciones, comodatos, compras y

expropiaciones)

Elaboración de conceptos técnicos

Descripción del acervo documental colombiano

Funciones principales:

COLOMBIA

ARCHIVO



1) Diseño de Política y expedición normativa

relacionada con la protección de Archivos de

Memoria Histórica y Derechos Humanos

- l Fase.

Proceso pedagógico y de sensibilización en torno a la

política archivística, los derechos humanos y el derecho internacional

humanitario.

Funcionarios del AGN, Sistema Nacional de Archivos (Departamento del Valle: Secretaria de Gobierno,

personeros, funcionarios de la Gobernación), estudiantes Sena - Valle y Universidad de la Salle- Bogotá.

Construcción de propuestas normativas y técnicas en el tema de política de archivos en Derechos Humanos para la reglamentación de la Ley de Víctimas y Restitución de

Tierras.

Construcción de compendio jurídico normativo en los temas de política archivística y DDHH (normas internacionales y

nacionales pertinentes ),

Identificación de las obligaciones para el AGN contempladas en la jurisprudencia constitucional que desarrolla los

Derechos de la Víctimas (énfasis en el Derecho de Verdad y cumplimiento de deber de Memoria por parte del Estado).

Visitas a entidades y organizaciones para el

reconocimiento de archivos y gestión documental en

las dependencias y para los documentos relacionados

con víctimas y violaciones a DDHH.

Nivel Nacional: Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de Defensa, Ministerio del Interior, Ministerio de

Justicia, INCODER, DAPRE , Acción Social y Defensoría del Pueblo

Entres Territoriales: Personería Municipal y AFAVID en el municipio de Trujillo. Dirección Territorial del INCODER en el Valle. Defensoría del Pueblo Regional Valle, Comisión

Nacional de Reparación y Reconciliación en el Valle

AVANCE AL 30 NOVIEMBRE 2011: 70%

COLOMBIA

ARCHIVO



2) Diagnóstico impacto jurídico-social de las normas archivísticas en las entidades

públicas de organismos

nacionales del nivel central.

Visitas a entidades: Ministerio de Defensa, DAPRE, Acción Social .

Tabulación, análisis de datos y conclusiones de la Circular 006 /10

Clasificación y análisis de los conceptos emitidos por el AGN durante el año 2010 ( Entidades nacionales del nivel CENTRAL Y DESCENTRALIZADO).

AVANCE AL 30 NOVIEMBRE 2011: 90%

COLOMBIA

ARCHIVO



•Acuerdo 06 de 2011: Por la cual se reglamenta la organización y manejo de

los expedientes pensionales.

•Circular externa 02de 2011: Protección de Archivos por Ola Invernal

•Circular externa 03 de 2011 Obligación de transferir a los archivos

generales los documentos de valor secundario

•Circular 04 de 2011: Directrices o lineamientos al manejo y administración

de los archivos de las entidades señaladas en la Ley 1444 de 2011

•Circular externa 05 de 2011 Prohibición para enviar los originales de

documentos de archivo a otro tipo de unidades de información

•Circular 06 de 2011: Entrega de los archivos físicos y electrónicos con

ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.

COLOMBIA

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3)Revisión de documentación soporte para la emisión de conceptos sobre Documentos Técnicos y proyectos de norma procedentes de otras áreas, de los

comités técnicos del SNA, de la Dirección General, entre otros. Hacer seguimiento a los proyectos de norma y normas que expida el gobierno relacionados con la

función archivística

Compendio de respuestas a conceptos técnicos (recopilación de jurisprudencia, normatividad y

conceptos emitidos)

Base de datos de doctrina

Revisión y análisis de documentos (protocolos,

proyectos de norma y guías) generados por los

diferentes comités técnicos

AVANCE AL 30 NOVIEMBRE 2011:

70%

COLOMBIA

ARCHIVO



4) Conceptos técnicos

72%

28%

NÚMERO DE SOLICITUDES 2011 con corte Noviembre

Contacto

Portal

=735 =286

COLOMBIA

ARCHIVO



4) Estado de los CONCEPTOS TÉCNICOS

Total=246

Total=777

COLOMBIA

ARCHIVO



53% 47%

TIPO DE USUARIOS

Personas Jurídicas

Persona naturales

COLOMBIA

ARCHIVO



30%

22% 19%

13%

4% 2% 3% 2% 2% 2% 1%

TEMAS CONCEPTOS TÉCNICOS 2011 Con corte a Noviembre Tabla de Retención

Documental

Aplicación de normas archivísticas

Organización documental

Conservación

Correspondencia

Varios temas

Tabla de Valoración Documental

Transferencias

Reprografía

Tecnologías

Ingresos documentales

COLOMBIA

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5)Participación del AGN en la estrategia Promotores

Regionales de la Dirección de Fomento del Ministerio de

Cultura.

Se realizó el registro y la tabulación de datos para 284 municipios, datos sobre

constitución de archivos y consejos municipales,; sobre archivos de derechos humanos. (Más información promotores

noviembre).


90%

Compilación y sistematización de

información

6)Acopio de documentos y bibliografía sobre comunidades Palenqueras, revisión preliminar del estado de los archivos en esta comunidad y en los lugares a que

corresponda su jurisdicción territorial (Mahates).


46%

COLOMBIA

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7) Identificación de materiales sonoros de la

bóveda de seguridad y

*Clasificar, ordenar,

realmacenar y describir la Colección

Zapata Olivella.

Avance: 96.42%

8) Ingresos documentales: Transferencias

regulares y donaciones.

Donaciones: Colección Arquitecto Hernán Herrera.

Visitas: DAS, Ministerio de Relaciones Exteriores, Focine, Ministerio de Hacienda y crédito Publico, Ministerio de Cultura (Patrimonio),

Transferencias: Ministerio de Relaciones Exteriores.N° 19

9) Descripción de 20.000 folios del

Fondo Ministerio de

Gobierno: Territorios Nacionales

Fechas extremas

1940-1980.

Avance: 70%

10) Convenios celebrados con

Universidad Nacional de Colombia

Organización de los documentos Sección archivo Anexo Grupo

II “paquetes”

Avance: 50%

Fundación Universidad

Autónoma de Colombia: Colección

Camilo Torres Restrepo. (Fechas

extremas: 1948 – 1976).

Avance: 70%

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• Formulación de proyecto DNP: “Acompañar y brindar las herramientas básicas a

las comunidades Awá en el mejoramiento, la conformación y la protección de sus

archivos en lo correspondiente al compromiso señalado al AGN en la Circular DIFP

05 de 2011 (Auto 174 de 2011 seguimiento de la sentencia T-025 de 2004). Avance:

Aprobado por el DNP.

• Reformulación Proyecto ADAI – XIII Convocatoria : Fuentes para la

recuperación de la Memoria Histórica de comunidades indígenas, afrodescendientes

y población vulnerable. 1ª Fase.

• Formulación y presentación del Proyecto ADAI – XIV Convocatoria: Foto

Serrano

• Capacitación conjunta con la Procuraduría General de la Nación: 17 y 25 de

noviembre para los personeros de Cundinamarca sobre Archivos y Derechos

Humanos. Avance: 100%

• Secretaria técnica del Convenio con la Comisión Nacional de Reparación y

Reconciliación. Avance: en proceso.

• Supervisión de contrato de prestación de servicios No. PSPJ 1356 CM – 197 Entre la

Organización Internacional para las Migraciones y el AGN. Avance: 75%

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GRUPO CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

COLOMBIA

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Grupo perteneciente a la División de Clasificación y Descripción y responsable de desarrollar los parámetros, normas y estándares para la atención, preservación, conservación, restauración y protección de los archivos administrativos y patrimoniales del país. El Grupo de Conservación y Restauración formula y ejecuta proyectos de intervención e investigación que contribuyen a la recuperación integral del Patrimonio Documental de la Nación y apoya las labores de asistencia técnica, normalización y capacitación que realiza el AGN en materia de conservación documental.

COLOMBIA

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ACTIVIDAD (META) % Ejecutado % Pendiente

Almacenamiento e intervención de planos (427) 95 5

Restauración de mapas (8) 88 12

Refuerzo de lomos y empaste de tomos Biblioteca Especializada (475)

93 7

Limpieza puntual de tomos (500) 87 13

Intervención en primeros auxilios para folios del AGN (4000)

59 41

Diagnóstico e intervención de folios del AGN (6000) 88 12

Diseño y desarrollo de metodologías orientadas a la conservación documental (2)

80 20

Investigaciones sobre materiales constitutivos del patrimonio documental y su deterioro (Proyecto de investigación de deterioro de tintas ferrogálicas)

100 N/A

COLOMBIA

ARCHIVO




0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

10000

Int. Planos Empaste de tomos Dx. e int. de folios Limpieza de tomos

2010

2011

367

427

525 475

9027 8362

760 437

Las actividades que presentan una ejecución menor con relación al año 2010 responden a una asignación de menos recursos para la vigencia 2011.

COLOMBIA

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0

20

40

60

80

100

120

SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

Cumplimiento de Actividades Programadas

Porcentaje de Avance Plan de Acción y/o Plan Operativo

Atención de Solicitudes

El cumplimiento de algunas de las actividades se vio afectado por el apoyo que funcionarios del GCR están dando a proyectos de venta de servicios.

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Durante la vigencia 2011, el Grupo de Conservación y Restauración brindó asistencia técnica a diferentes entidades a nivel nacional en casos de inundaciones que afectaron documentos y, en apoyo al SNA, desarrolló 2 cursos regionales de conservación documental: Cúcuta, Corporación Cultural Biblioteca Julio Pérez Ferrer y Alcaldía Municipal de Yopal. Por otra parte, dentro del Comité de Conservación se trabajó con el ICONTEC en la homologación de la Norma ISO 11799 y en la actualización de la NTC 4436.

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ACTIVIDADES POR EJECUTAR: - Concluir la intervención de folios para dar cumplimiento a la meta programada. -Concluir las actividades de intervención de mapas, planos y de empaste de tomos de la Biblioteca Especializada. -Consolidar informes de monitoreo y control de condiciones ambientales. -Presentar informes de resultados de la actividad de Diseño y Desarrollo de Metodologías Orientadas a la Conservación Documental.

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DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO

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• Custodiar, proteger y difundir el acervo histórico documental que conserva y custodia el Archivo General de la Nación.

• Establecer contacto con repositorios históricos documentales en el país y en el exterior, en apoyo a la investigación con fuentes primarias.

• Incrementar la Biblioteca Especializada del Archivo General de la Nación.

OBJETIVOS FUNDAMENTALES:

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INVESTIGADORES carnetizados durante el año 2011:

404 *

* Corte a 30 de Noviembre/2011

República de Colombia

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIVISION DE SERVICIOS AL PUBLICO

INVESTIGADOR

CARNET Nº : 8.940

APELLIDOS : FRANCO RUEDA

NOMBRES : Ana Milena

IDENTIFICACION : c.c. 63.531.923

Este carnet es de carácter personal e intransferible y deberá ser

refrendado cada dos años a partir de la fecha de su expedición.

Su reposición por pérdida tendrá un costo de un salario mínimo

diario. El usuario se compromete a cumplir el reglamento de la Sala de

Consulta

18 10 2.011 18 10 2.013

FECHA EXPEDICION FECHA VENCIMIENTO

__________________ FIRMA AUTORIZADA

Hombres: Mujeres:

188 216


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Nº DE FONDOS DOCUMENTALES: 315


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VOLUMEN Y EXTENSIÓN DEL ACERVO DEL AGN

TOTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN:

METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN:

75.000

12.000


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CONSULTAS DEL ACERVO DOCUMENTAL


Investigadores:

2.356 Usuarios Notariales:

2.640

Nº de consultas:

Nº de consultas:

18.362

4.962


COLOMBIA

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AÑO

Nº DE INVESTIGADORES

CONSULTAS INVESTIGADORES

Nº DE USUARIOS NOTARIALES

CONSULTAS USUARIOS NOTARIALES

2005 2.341 15.516 3.035 5.980

2006 2.432 14.438 3.328 6.598

2007 2.363 16.909 3.316 5.867

2008 2.223 15.101 2.901 5.414

2009 2.613 17.346 2.928 6.287

2010 2.924 18.270 2.693 5.198

2011*

2.194 16.522 2.401 4.548

INVESTIGADORES, USUARIOS Y CONSULTAS 2.005 - 2011



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FONDOS MÁS CONSULTADOS

FONDO Nº DE

CONSULTAS

Notarías Notarías 1-6 y 8-10 8.593

Transferencia Presidencia de la República 1.427

Transferencia Ministerio de Relaciones Ext. 1.146

En custodia Archivo Histórico Legislativo 746

República Congreso 768

Colecciones Enrique Ortega Ricaurte 572

República Ministerio de Gobierno 579

Tr.-Microf. Archivo Arzobispal de Popayán 452



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SECCIÓN FONDO Nº DE

CONSULTAS

República Secretaría de Guerra y Marina 427

Archivo Anexo Real Hacienda 359

Colonia Milicias y Marina 252

Transferencia Ministerio del Interior 230

República Gobernaciones - Varias 197

Colonia Caciques e Indios 188

República Ministerio de Obras Públicas 308

República Ferrocarriles 154


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SECCIÓN FONDO Nº DE CONSULTAS

República Ministerio de Hacienda 200

Colonia Visitas 128

Colonia Conventos 102

Custodia Academia Colombiana de Historia 103

Colonia Negros y Esclavos 93

Archivo Anexo Historia 64

República Historia 50


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ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DOCUMENTAL*


Base Datos Virtual

ubicación documentos en

estantería


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ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DOCUMENTAL

Remarcado identificación topográfica

Verificación unidades de conservación


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BIBLIOTECA ESPECIALIZADA

Libros Catalogados: Nº de Consultas:

657 1.423


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Año: 2.011

LIBRERÍA

Nº de Publicaciones vendidas:

2.267

Valor: $ 22.183.500



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VISITAS GUIADAS AL AGN*

Año: 2.011

Grupos: 225

Personas: 2.450



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EXPOSICIONES DOCUMENTALES

Museo “Antón García de Bonilla”

Abril - Junio de 2.011

”La Esclavitud en Colombia: Yugo y Libertad 1553-1859”

OCAÑA


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EXPOSICIONES DOCUMENTALES

AGN

Octubre - Noviembre de 2.011

“Reales Exércitos, Milicias, Secretarías y Ministerios de la Guerra 1554-1964” “Los Derechos Vulnerados

Indios, campesinos y citadinos en el conflicto 1552-1991”


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ACTIVIDADES POR EJECUTAR DICIEMBRE 2011:

• ATENCIÓN A USUARIOS E INVESTIGADORES DE MANERA PRESENCIAL Y VÍA CORREO

• ATENCIÓN A USUARIOS E INVESTIGADORES EN BIBLIOTECA ESPECIALIZADA Y LIBRERÍA

• GESTIONAR LA ADQUISICIÓN EQUIPOS (“SCANNER” Y “PLOTTER”) PARA EL PRIMER TRIMESTRE DEL AÑO 2012, PARA PROTEGER MATERIAL GRÁFICO DE GRAN FORMATO DE LA MANIPULACIÓN.

CONCLUSIONES / RECOMENDACIONES:

• EN CONJUNCIÓN CON LAS ÁREAS TÉCNICAS, DARLE CUERPO A UNA NORMATIVA ORIENTADA A LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS EN ASPECTOS RELATIVOS A LA DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN, REGISTROS DE INVESTIGADORES Y CONSULTA.


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DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN

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•Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, para la automatización, digitalización y microfilmación de archivos.

•Atender el Plan Institucional de Microfilmación y Digitalización acervo AGN.

•Brindar asesoría sobre microfilmación o digitalización. •Identificar y evaluar nuevas tecnologías.


ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LOS LOGROS CANTIDAD

UNIDAD DE

MEDIDA

% DE AVANCE A

LA FECHA

Digitalización Fondos AGN

Digitalización de fondos Secretaría de

Guerra y Marina, Baldios y Planos de IDU 241.697 Imagen 97%

Realizar microfilmación digitalMicrofilmación digital de fondos Justicia

e Historia de Sección Anexo 148 Rollo 93%

Realizar microfilmación análogaMicrofilmación de fondo Secretaria de

Guerra y Marina 137 Rollo 91%

Elaborar Copia de Seguridad Microfilm Duplicación de rollos de fondos

Secretaría de Guerra y Marina e Historia 782 Rollo Duplicado 89%

Digitalización de fotografías de PresidenciaDigitalización de cajas 192 a 219 de

Archivo Fotográfico de Presidencia 35.735 Imagen 102%

Fotocopiar para Investigadores y Usuarios

Respuesta de 8 horas hábiles para

notarias y 3 días hábiles para fondos

documentales 67.024 Copia

100%

de las solicitadas

Fotocopiar Rollos de microfilm para investigadoresRespuesta en 4 días hábiles

9.314 Copia

100%

de las solicitadas

Fotocopiar documentos administrativos internosAtención inmediata

212.183 Copia

100%

de las solicitadas

0

10

20

30

40

50

60

DIGITALIZACIÓN

TOTAL

ACUMULADO

AÑO 2011

DIGITALIZACIÓN

0

10

20

30

40

50

60

MICROFILMACIÓN

TOTAL

ACUMULADO

AÑO 2011

MICROFILMACIÓN

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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS SNA

COLOMBIA

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CAPACITACION ARCHIVÍSTICA

El Archivo General de la Nación, en desarrollo del Artículo 18 de la Ley 594 de 2000 ha ejecutado el programa de capacitación no formal en materia archivística, dirigido a la comunidad archivística del país con miras al cumplimiento del objeto social de preparación de personal con el fin de fortalecer a las entidades en el manejo, organización, salvaguarda y consulta del patrimonio documental, como lo establece la Ley 80 de 1989.

En este sentido para el año 2011 se realizo la capacitación a funcionarios, servidores públicos, personas naturales y estudiantes, tanto de entidades públicas como privadas, a través de los siguientes cursos, talleres, Seminarios y videoconferencias:

GRUPO DE CAPACITACION Y ASESORÍA DEL SNA

INFORME DE GESTION 2011

No. EVENTO

FECHA DE

REALIZACIÓN

No. de

participantes

1

Curso Básico sobre

Organización y Manejo de

Archivos, Nivel I

Marzo 28 a Abril 1 de 2011

28

2

Taller de Elaboración,

Evaluación y Aplicación

de Tablas de Retención

Documental Abril 11 al 15 de 2011 30

3 Taller de Microfilmación y

Digitalización Mayo 2 al 6 de 2011 21

4

Curso Básico sobre


Archivos, Nivel II Mayo 16 al 20 de 2011 14

5

Taller sobre Organización

de

Fondos Acumulados Mayo 30 a Junio 3 de 2011 20

6 Taller de Conservación

Documental Junio 13 al 17 de 2011 19

7

Taller de Elaboración,

Evaluación y Aplicación

de Tablas de Retención

Documental

Julio 25 al 29 de 2011

15

8

Curso Básico sobre


Archivos, Nivel I

Agosto 8 al 12 de 2011

19

9 Taller de Microfilmación y

Digitalización

Septiembre 5 al 9 de 2011

Bases Archivisticas 18

10

Curso Básico sobre


Archivos, Nivel II


17

11

Taller sobre Organización

de

Fondos Acumulados


17

12

Curso Básico sobre


Archivos, Nivel III

Octubre 10 al 14 de 2011

21

13

Foro Archivos de

Instituciones de Educación

Superior en Colombia.

Noviembre 22 de 2011

87

14

XIX SEMINARIO DEL

Sistema Nacional de

Archivos “Archivos y

Derechos Humanos:

Organización, Protección

y Acceso”

Noviembre 23 al 25 de 2011

122

TOTAL 448

100%

Cursos Básicos (Nivel I-II-III) y

Talleres

Cursos Básicos (Nivel I-II-III) y Talleres Avance

Pla

nea

dos

Logra

dos

Pla

nea

dos

logra

dos

Cursos Básicos

(Nivel I-II-III).

Talleres

5 5 7 7

Cursos Básicos (Nivel I-II-III) y

Talleres

COLOMBIA

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PLAN DE CAPACITACION ARCHIVÍSTICA 2011

CAPACITACIONES POR DEMANDA

ENTIDAD FECHA No.

PARTICIPAN

TES

1 Sena Yopal Casanare Marzo 14 al 17 de 2011 20

2 Alcaldía de Guaduas Marzo 14 al 16 de 2011 25

3 Amarilo Marzo 16 al 18 de 2011. 3

4 Gobernación de

Cundinamarca

Abril 5, 6, 7, 13, 14, 18 y 19

de 2011.

104

5 Alcaldía de la Calera Abril 13 al 15 de 2011. 30

6 Gobernación del Vichada Mayo 2 al 4 de 2011. 25

7 Alcaldía de Carurú Mayo 17 al 20 de 2011 25

8 Alcaldía de Girardot Mayo 25 al 28 de 2011. 30

9 Provincia de Vélez Mayo 27 de 2011. 197

10 Findeter Julio 7 de 2011 25

11 Gobernación de Antioquia Julio 27-28-29 de 2011 30

12 Findeter Agosto 12 de 2011 25

13 Procuraduría Provincial de

Facatativá

Agosto 22 de 2011 97

14 Procuraduría Provincial de

Girardot

Agosto 25 de 2011 100

15 Capacitación Regional

sobre Conservación de

documentos - Alcaldía de

Yopal

Septiembre 26 al 30 de 2011 35


sobre Conservación de

documentos -

Departamento de Norte de

Santander



sobre Gestión documental –

Gobernación de Nariño

40

18 Fiscalía General de la

Nación


19 Comando General de las

FFMM

Noviembre 8 a diciembre 6 80

Total 956

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VIDEOCONFERENCIAS

En el presente año se han realizado 3 videoconferencias en desarrollo del convenio interadministrativo suscrito con el SENA, además de 5 videoconferencias con equipos propios a través de las cuales se logra amplia participación de personas entre funcionarios públicos, estudiantes del SENA, instructores y personas naturales, en capacitación sobre temas de relevancia para el desarrollo archivístico.

TEMA DE LA VIDEOCONFERENCIA FECHA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Alexander Melo (SENA)

Febrero 10 de 2011

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Jenny Gasca, Grupo Asistencia Técnica y Daniel Isaac,

Grupo Laboratorio de Conservación (SENA)

Marzo 10 de 2011

ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS:

Reconstrucción de la historia Institucional (SENA)

William Martínez, Jefe División de Clasificación y

Descripción

Abril 7 de 2011

Videoconferencia sobre la Ley 1409 de 2010 Por la cual se

reglamenta el ejercicio profesional del Archivista, se dicta

el Código de ética y otras disposiciones. (AGN)

8 de julio

Transmisión a través de Videoconferencia del Seminario

PREPARESE 2011: CERO PAPEL con el Departamento

de Risaralda. (AGN)

22 de septiembre

Reunion de Consejo Departamental de Risaralda (AGN) 4 de Noviembre

Foro Archivos de Instituciones de Educación Superior en

Colombia. (AGN)

22 noviembre

XIX SEMINARIO DEL Sistema Nacional de Archivos

“Archivos y Derechos Humanos: Organización, Protección

y Acceso”(AGN)

23 al 25 de Noviembre

Planeadas Logradas

Videoconferencias

5 5

Videoconferencias

100%

Videoconferencias

Videoconf

erencias …

COLOMBIA

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DIPLOMADOS

Se realizó el Diplomado en GESTIÓN INTEGRAL DE ARCHIVOS, en cooperación con la Universidad de los Llanos, con una intensidad de 120 horas, durante los días 7 de octubre al 19 de noviembre en el municipio de Granada – meta, con la participación de 14 asistentes. Así mismo, se recibió propuesta de parte de la Universidad Santo Tomas sede Medellín, para la realización del Diplomado en GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE CALIDAD, del cual se hizo la correspondiente difusión por parte de la Universidad y del AGN, se aplazó su realización a partir de febrero de 2011, en razón a que por Ley de garantías, las entidades territoriales no podían contratar en estas fechas. . cada diplomado tiene prevista

Participación y asistencia de funcionarios del AGN en eventos Nacionales e Internacionales de capacitación e intercambio cultural, técnico y científico sobre las distintas áreas de la función archivística.

Planeados Logrados

Diplomados

2

1

Diplomados

50% 50%

Diplomados

Diplomados Avance

Diplomados Faltante

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COMITÉS TÉCNICOS DEL SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS - 2011

Decreto 4124 de 2004, Artículo 7°. Comités Técnicos. Los Comités Técnicos son instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de los procesos archivísticos y serán conformados por el Archivo General de la Nación.

En este sentido, los Comités Técnicos han desarrollado actividades tendientes a presentar proyectos para la normalización e implementación de la política archivística así:

COMITÉ DOCUMENTOS TRABAJADOS

Gestión

Documental

(189)

NTC 15489-2 Iinformación y Documentación. Gestión de Documentos. Parte

2: Directrices. (en consulta pública)

Reprografía y

Automatización

(190)

- Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios

- Concepto circulares COINFO

- DE097-11 Micrografía. Tabla de Prueba de Resolución ISO no. 2

Descripción y Uso. (en consulta pública)

- DE 096-11 Información y Documentación. Directrices de Implementación

Para Digitalización de Registros

Conservación

(191)

- Guía para el manejo de soportes documentales con riesgo biológico.

- Documento de estudio DE 214 Información y Documentación Requisitos

Para Almacenamiento de Material Documental para la homologación de la

Norma ISO 11799. (en consulta pública)

- Actualización de la NTC 4436 Información y Documentación. Papel Para

Documentos de Archivo. Requisitos Para la Permanencia y la Durabilidad y

NTC 5397 Materiales Para Documentos de Archivo con Soporte en Papel.

Características de Calidad en lo Concerniente al Papel.

- Reglamentación del Sistema Integrado de Conservación.

Clasificación y

Descripción

(192)

-DE258-09. Norma Internacional General de Descripción Archivística

Educación

Superior

- Foro sobre Archivos de las Instituciones de Educación Superior en

Colombia.

- Seguimiento subcomités regionales.

Historias

Clínicas

- Norma de competencia laboral sobre archivos de historias clínicas.

Licencias

Urbanísticas

- Guía práctica para el archivo de licencias urbanísticas y otras actuaciones.

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CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS

En desarrollo de la Ley General de Archivos, se expidió el Decreto 4124 de 2004 “por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados”, en el cual se establecen las Instancias de Articulación del Sistema Nacional de Archivos así

Artículo 5°. Consejos Territoriales de Archivos. Son los Consejos Departamentales de Archivos, los Consejos Municipales de Archivos, los Consejos Distritales de Archivos y los de los territorios Indígenas, que se crearan cuando la Ley los desarrolle, encargados de dirigir y coordinar la función archivística a nivel territorial.

En desarrollo de dicha normatividad el Archivo General de la Nación ha logrado la creación y funcionamiento de 32 Consejos Departamentales de Archivos logrando una cobertura del 100%

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S: Revisar el Decreto

4124 de 2004, en especial el tema de evaluación y aprobación de TRD de los Municipios.

Indicaciones sobre medidas preventivas y correctivas para los archivos con ocasión de la Ola Invernal.

Capacitación en Gestión Documental.

Circular para Gobernadores y Alcaldes relacionada con la entrega de archivos.

Tem

as

tra

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os Informe de actividades

realizadas por el Consejo Departamental de Archivos.

•Reporte de avance en el cumplimiento de la Ley por parte de los municipios.

•Avance por parte de los Archivos Departamentales

•Dificultades y logros que se han tenido en desarrollo del Decreto 4124

•Plan de Acción del CDA.

•Encuesta Ola Invernal.

• Informes del AGN sobre las metas trazadas.

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SEGUIMIENTO A CONTRATOS DE COMODATO

Se realizó la entrega de equipos de videoconferencia a través de contratos de comodato a la Gobernación del Valle del Cauca y

Gobernación de Risaralda, con quienes se han adelantado actividades de capacitación y reuniones de Consejos

Departamentales de Archivos, así mismo, se hace seguimiento a los siguientes contratos de comodato de equipos de reprografía

y de conservación de documentos.

• UNIVERSIDAD DEL VALLE. Contrato No.196 de 2005

• UNIVERSIDAD DEL VALLE Contrato No.322 de 2009

• ACADEMIA BOYACENSE DE HISTORIA Contrato No.082

de 2009

• ACADEMIA BOYACENSE DE HISTORIA Contrato No.259

de 2009

• ARQUIDIOCESIS DE POPAYAN Contrato No.260 de 2009

• CORPORACIÓN BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO PÉREZ

FERRERO Contrato No.114 de 2009

• CORPORACIÓN LUIS EDUARDO NIETO ARTETA

• UNIVERSIDAD DEL CAUCA

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GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

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Determinar las faltas en contra de los documentos y archivos públicos y los que constituyen el patrimonio documental, las cuales serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por los servidores públicos.

Coordinar con los diferentes organismos de control la implementación de acciones conjuntas para el ejercicio de la inspección, control y vigilancia encaminadas a las entidades del sector público.

Orientar y apoyar a las entidades del orden nacional y territorial con el fin de identificar la problemática institucional archivística y así establecer un plan de mejoramiento en cada una, para garantizar el aseguramiento archivístico y la salvaguarda del patrimonio documental del país.

Grupo encargado de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.

GRUPO INSPECCIÓN Y VIGILANCIA – GIV DEL SNA

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No.

Entidades del Orden Nacional inspeccionadas

115

Gobernaciones 22

Alcaldías 301

Otras Entidades 33

Planes de Mejoramiento suscritos

298

INFORME DE EJECUCIÓN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

INFORME DE EJECUCIÓN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

ACTIVIDAD CANTIDAD

PROGRAMADA CANTIDAD EJECUTADA

(%) DE AVANCE

Inspección a las entidades de los diferentes órdenes y sectores. 364 287 78% En el 2011 se realizaron visitas de inspección a solicitud de parte y en atención de denuncias. S/N 38 100%

Seguimiento a Planes de Mejoramiento Archivístico. 351 268 76% Evaluación del funcionamiento de Consejos Departamentales de Archivos. 32 11 34% Seguimiento a convenios interadministrativos con alcaldías y gobernaciones. 22 22 100% Inspección a entidades beneficiarias del programa ADAI correspondiente a las vigencia comprendidos entre los años 2006 y 2010.

20 15 75%

Diagnostico Notarias Primera Fase (Diseño de la encuesta y aplicación en 42 encuestas) S/N 44 100%

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• Entidades reportadas a la PGN por desatender las solicitudes del AGN o por incumplimiento de la Ley 594 de 2000

• Gobernación del Huila

• Gobernación del Caquetá

• Alcaldía de Tame - Arauca

• Alcaldía de Bordo - Cauca

• Alcaldía Convención - Nte. de Santander

• Alcaldía La Paz - Cesar

• Alcaldía Montelíbano - Córdoba

• Alcaldía el Playón - Santander

• Alcaldía Trujillo - Valle del Cauca

• Alcaldía Andalucía - Valle del Cauca

• Alcaldía Barranca de Upia - Meta

INFORME DE EJECUCIÒN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

INFORME DE EJECUCIÒN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

ANTES DESPUÉS

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GRUPO TALENTO HUMANO

GRUPO SERVICIOS GENERALES

GRUPO APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES

Y SERVICIOS

GRUPO CONTABILIDAD

GRUPO PRESUPUESTO Y TESORERÍA

OBJETIVO DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: “Administrar el talento humano del AGN y lograr la sostenibilidad y crecimiento financiero, brindar el apoyo logístico adecuado a las actividades del AGN y optimizar el manejo de los recursos. Para lo cual está conformada por los siguientes Grupos:

COMPOSICIÓN PRESUPUESTO DE GASTOS - VIGENCIA 2011

Presupuesto 2011 $ 15.322.278.768

$ 5.752.010.825

38%

$ 9.570.267.943

62 %

PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO PRESUPUESTO DE INVERSION

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PRESUPUESTO DE INGRESOS POR FUENTE DE RECURSOS - VIGENCIA 2011

$ 9.871.680.007

64%

$ 5.450.598.761

36%

INGRESOS PROPIOS

APORTES NACIÓN

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RECAUDO CONSOLIDADO DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS - VIGENCIA 2011

Fecha de Corte : 30 de noviembre de 2011

INGRESOS PROPIOS $ 3.410.150.144,00

22 %

APORTES NACIÓN $ 3.418.835.542,00

22 %

POR RECAUDAR $ 8.493.293.082,00

56 %

INGRESOS PROPIOS

APORTES NACIÓN

POR RECAUDAR

Presupuesto 2011 $ 15.322.278.768

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EJECUCIÓN CONSOLIDADA DEL PRESUPUESTO DE GASTOS - VIGENCIA 2011


$ 4.538.216.575 30%

$ 6.478.977.892 42%

$ 4.305.084.301 28%

EJECUTADO FUNCIONAMIENTO

EJECUTADO INVERSIÓN

POR EJECUTAR

Presupuesto 2011 $ 15.322.278.768

Ejecutado a 30/noviembre - 72% $ 11.017.194.467

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EJECUCIÓN POR VENTA DE SERVICIOS - VIGENCIA 2011


$ 3.410.150.144

37%

$ 5.205.368.149

56%

$ 694.161.714

7%

RECAUDADO

POR FACTURAR

PENDIENTE POR COBRO

$4.104.311.858 FACTURADO.

$ 9.309.680.007 - 100% Presupuesto VENTA de Servicios 2011.

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CONTROL INTERNO

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El AGN para la convocatoria XIII, evaluó 42 y presentó 10 proyectos en

el comité Intergubernamental del programa Apoyo al Desarrollo de los

archivos iberoamericanos. Aprobaron para Colombia 9 proyectos.

Con la Ley 1448 “reparación integral a las víctimas del conflicto armado

interno.” en su artículo 144. Encomienda la custodia de estos archivos al

AGN, y somos parte del el Sistema Nacional de Atención y Reparación a

las Víctimas como lo establece el articulo160.

Se recepcionaron 1.023 conceptos técnicos de los que se han

respondido 777, que corresponden al 76%.

En desarrollo de la Ley General de Archivos, el Archivo General de la

Nación ha logrado la creación y funcionamiento de 32 Consejos

Departamentales de Archivos logrando una cobertura del 100%.

.

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Reestructuración organizacional 2012.

Nuestra entidad contará con certificación del Sistema de Gestión de

Calidad para el año 2013.

El presupuesto del AGN se ha ejecutado en un 72% a 30 de Noviembre de

2011, se espera alcanzar un 85%.

El Archivo General de la Nación continuará gestionando, suscribiendo y

ejecutando contratos y convenios por la línea de venta de servicios.

En desarrollo de la Ley General de Archivos, el Archivo General de la

Nación ha logrado la creación y funcionamiento de 32 Consejos

Departamentales de Archivos logrando una cobertura del 100%.

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LEY 1470 de junio 30 de 2011.

JORGE PALACIOS PRECIADO

El Congreso de Colombia honra

la memoria del ilustre

colombiano Doctor Jorge

Palacios Preciado, Como

homenaje perenne a su memoria

el Archivo General de la

Nación, ubicado en la carrera 6

No 6 - 91 de la ciudad de

Bogotá D. C., se llamará, a

partir de la vigencia de la

presente ley, “Archivo General

de la Nación JORGE

PALACIOS PRECIADO.

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PREGUNTAS Y PROPUESTAS

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PREGUNTAS Y PROPUESTAS

Se recibieron tres (3) preguntas:

1. Tema Sede: El AGN es una entidad centralizada en Bogotá, se ha

pensado en la posibilidad de abrir una sede en otra ciudad y expandir los

servicios qué se prestan?. El Sr. Javier Vargas. La respuesta la realizó la

Dra. Elsa Moreno.

2. Tema Investigación: Qué labores de investigación se han derivado de los

documentos recibidos los acervos documentales del AGN?. El Sr. Carlos

Andrés Gil. La Respuesta la hizo el Dr. Mauricio Tovar.

3. Tema: Inspección y Vigilancia. En el aspecto de inspección y Vigilancia

cuales son los resultados en cuanto a calificaciones de gestión en los

archivos?. el Sr. Carlos Andrés Gil. La respuesta la realizó la Dra. Natacha

Eslava V.

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CONCLUSIONES

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El Archivo General de la Nación agradece su participación

en esta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2011.

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PRESENTACIÓN EN PREZI

Link donde puede ver la presentación con la información de la Audiencia Pública:

http://prezi.com/in8jgyqypdqt/audiencia-publica-de-rendicion-de-cuentas-vigencia-2011/
















archivo audiencia pÚblica...colombia archivo general de la naciÓn cÓdigo:ti-220-fr-009 fecha:...

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