archivo de la información en soporte papel
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Es el lugar donde se guarda los documentos de la empresa.
Tipos de archivos
• Según su ubicación
• Centralizado- se almacena en un único archivo
• Descentralizado- Cada departamento tiene su propio archivo
• Mixto- Se usan los dos sistemas anteriores
• Según la frecuencia de su utilización
• Activo- Almacena la documentación de consulta frecuente
• Semiactivo- Se guarda documentación e consulta esporádica
• Inactivo- Almacena información que debe conservarse indefinidamente
• Según el soporte en el que se encuentren
• Convencional- Almacena documentos que están en soporte papel
• Microfilme- Permite una reproducción exacta de los documentos en muy poco
espacio
• Informático- Permite almacenamiento los archivos generados con las
aplicaciones informáticas
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Hay que tratar, clasificar y custodiar la información de la empresa.
Tareas para elaborar un archivo
Registro
(todos los documentos en la empresa ha de ser
registrados)
Estudio y análisis
(Se debe proceder a su estudio y análisis, para poder
extraer los datos que interesan)
Clasificación y ordenación
(Se han de clasificar, para lo que se utilizaran
distintos sistemas)
Archivo
(Solo con los datos ya extraídos y guardados , se
podrán crear archivos correspondientes)
Custodia
(Los documentos han de ser custodiados
convenientemente mientras sean utiles)
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Clasificación y ordenación de los
documentosConsiste identificar y agrupar los
documentos según sus características
Sistemas de clasificación:
Alfabético
Numérico
Alfanumérico
Cronológico
Geográfico
Analítico
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Todo el personal debe conocer y utilizar una serie de normas básicas.
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Han de tomar medidas de seguridad necesarias.
Dependienta de la función de los trabajadores, dispondrán
de un mayor o menor grado de acceso a la información
Es necesario tener en cuenta la ley de protección de datos
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Acceso a la consulta del archivo
El responsable del fichero ha de adoptar las metidas necesarias
para garantizar su seguridad.
Especial referencia a la ley de protección de datos
Es referida al honor, intimidad personal y familiar , y la propia imagen
en cuanto a la protección de datos de carácter personal
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Ficheros de nivel básico- Los que tiene
cualquier dato de carácter personal
Ficheros de nivel medio- Contiene datos
de las personas relativos a la comisión de
infracciones administrativas…
Ficheros de nivel alto- So aquellos que
tiene datos especialmente protegido