archivo historico

ARCHIVO HISTÓRICOGUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

BEATRIZ SANTOYO BASTIDA

Guía deautoaprendizaje

ArchivoHistórico

Modalidad de Educación Abierta ya Distancia

Beatriz Santoyo Bastida

Secretaría de Educación PúblicaSubsecretaría de Educación Superior

e Investigación CientíficaDirección General de Educación Supe-

riorEscuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía

México 2000

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Secretaría de Educación PúblicaSubsecretaría de Educación Superior e Investigación CientíficaDirección General de Educación SuperiorEscuela Nacional de Biblioteconomía y ArchivonomíaArchivo Histórico(Serie guías de autoaprendizaje)Modalidad de Educación Abierta y a DistanciaPrimera edición 2000Impreso en MéxicoCopyright MMRevisión de contenido:Asesor Pedagógico: Ramón Mondragón SánchezCorrección de estilo: Miguel Ángel García CuetoDiseño editorial: Ivonne Bautista Carmona

Martha Patricia Rivera Hernández Israel Montes Hermosillo

CONTENIDO

PRESENTACIÓN...................................................................................................................

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................

UNIDAD 1: PRINCIPIOS GENERALES...............................................................................

1.1 Concepto de archivo histórico........................................................................................

Actividad de aprendizaje 1...................................................................................................

1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo histórico.......................................................

Actividad de aprendizaje 2..................................................................................................

1.3 Importancia del archivo histórico ..................................................................................

1.4 Función del archivo histórico.........................................................................................



1.5 Base Legal....................................................................................................................


1.5.1 Políticas de servicio....................................................................................................

1.5.2 Políticas de control.....................................................................................................

1.5.3 Políticas de Integración.............................................................................................


1.6 Etapas del proceso de archivación................................................................................

1.6.1 Recepción de la documentación histórica...................................................................

1.6.2 Organización de la documentación histórica...............................................................

1.6.3 Ubicación Topográfica de las series documentales, acervos documentales.................



UNIDAD II: ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS..........................................

2.1 Recepción de la documentación histórica......................................................................

2.2 Conservación permanente de la documentación histórica.............................................

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2.3 Consulta de la documentación histórica.........................................................................

Actividad de aprendizaje 9...................................................................................................

UNIDAD III: PRINCIPIOS E INSTRUMENTOS BÁSICOS DEL ARCHIVO

HISTÓRICO.........................................................................................................................

3.1 Principios generales de la archivación histórica ...........................................................

3.1.1 Principio de procedencia.............................................................................................

3.1.2 Principio de orden original..........................................................................................

Actividad de aprendizaje 10.................................................................................................

3.2 Instrumentos y medios de consulta................................................................................

3.2.1 Guía............................................................................................................................

3.2.2 Inventario....................................................................................................................


3.2.3 Catálogo......................................................................................................................

3.2.4 Índice..........................................................................................................................


3.3 Difusión en el archivo.....................................................................................................



BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................

LECTURAS...........................................................................................................................

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Guía de autoaprendizaje

PRESENTACIÓN

La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), comoinstitución educativa y formadora de profesionales especializados en elmanejo de información en bibliotecas y archivos, ha contemplado entresus programas más novedosos de los últimos años, impartir ambaslicenciaturas a través de la modalidad abierta y a distancia, Esto permiteampliar la oportunidad educativa de ambas especialidades a nivel nacional,y disminuir con el rezago que existe de personal profesional en los archivosy bibliotecas del país.

La modalidad abierta y a distancia es una nueva alternativa para muchagente con deseos de estudiar en el interior de la República.

La guía de autoaprendizaje es por lo tanto una parte esencial de la mismaya que es el apoyo didáctico que estos estudiantes necesitan para suformación, además de un vínculo con su asesor. Su contenido se estructurade acuerdo a los programas de estudio más actualizados de la escuela yestá pensado para facilitar este tipo de enseñanza.

La presente guía, Archivo Histórico, se elaboró con base en lasnecesidades académicas de los estudiantes de la Modalidad Abierta y aDistancia. Es un apoyo para conducirlos en el estudio de una de lasasignaturas que forman parte de un gran programa de estudios para laformación de grandes profesionales.

Archivo Histórico

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INTRODUCCIÓN

Las instituciones y los hombres, desde su origen, generan testimonios desus actividades en forma de documentos. Conocer éstos significa un re-torno por el tiempo; por lo que podemos concebir que los documentos sonpartes de cada uno de ellos y que, unidos y estructuradossistemáticamente, forma la historia.

Los archivos históricos son los depositarios de estos documentos y tienencomo finalidad conservarlos adecuadamente para la sociedad que tieneinterés en usarlos culturalmente o para la investigación.

La guía de aprendizaje Archivo Histórico, que hoy tienes en tus manos,describe la formación, desarrollo, técnicas, funciones y servicios que serealizan en el archivo, que es el custodio de la documentación histórica.

La guía contiene tres unidades. En la primera, se establecen los principiosbásicos y generales de los archivos históricos, tales como conceptos,estructura orgánica y funcional, su base legal, las políticas de servicio,control e integración que los rigen; así como los procesos técnicos dearchivación y procesos de organización documental que en ellos serealizan. La segunda unidad trata sobre los procesos de recepción docu-mental, así como una parte fundamental que permite la disposición docu-mental: la conservación y la consulta. La tercera y última se refiere a losprincipios básicos de archivación de documentos históricos y cómo serealiza el fin último de esta documentación a través de la difusión. Estaguía se complementa esta con un listado de lecturas o bibliografíarecomendada para reforzar los nuevos conocimientos que obtendrás.

Bienvenido, que la travesía por los archivos históricos te sea grata y losconocimientos que obtengas enriquezcan tu carrera. Sigue adelante.

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UNIDAD 1

PRINCIPIOS GENERALES

Objetivo de la unidad

Identificar qué es un archivo histórico, cuál es su estructura, funciones y los procesos técnicosque se realizan en el.

Temas y subtemas:

1.1 Concepto de Archivo Histórico

1.2 Estructura Orgánica y Funcional del Archivo Histórico

1.3 Importancia del Archivo Histórico

1.4 Función del Archivo Histórico

- Descripción

- Conservación

- Difusión

- Préstamo

1.5 Base Legal

1.5.1 Políticas de Servicio

1.5.2 Políticas de Control

1.5.3 Políticas de Integración

1.6 Etapas del Proceso de Archivación Documental

1.6.1 Recepción de la Documentación Histórica

1.6.2 Organización de la Documentación Histórica

1.6.3 Ubicación Topográfica de las Series Documentales - Acervos Documentales:

- Fondo

- Sección

- Serie

Archivo Histórico

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Bienvenido. Anteriormente aprendiste que losdocumentos tienen un ciclo vital y que en las tres etapasque lo forman se generan tres tipos de archivos: archivode trámite, archivo de concentración y archivohistórico. En esta guía que hoy inicias conocerás másampliamente el archivo histórico.

1.1 Concepto de archivo histórico

En el transcurso del tiempo, las instituciones y personasgeneran documentos, algunos de ellos de vitalimportancia tanto para el desempeño de su gestiónadministrativa y funciones personales como para la me-moria histórica de las mismas, es con estos documentosque se forma los archivos históricos, que conoceremosinicialmente de manera conceptual:

El archivo histórico es una unidad de información que contiene documentos que debenconservarse permanentemente y se genera como resultado de la última fase del ciclo vital deldocumento en la que la documentación ha adquirido valores secundarios (informativos,testimoniales y evidénciales) que establecen que ésta debe conservarse como testimonio útil a lasociedad.

El valor informativo de los documentos aporta datos únicos y sustanciales para la investigación.El valor testimonial de los documentos es el que refleja la evolución del organismo administrativoque los creó. El valor evidencial se relaciona con los orígenes y derechos imprescriptibles de laspersonas físicas o morales. Estos valores son tan importantes que serán tratados de maneraespecial en tu guía de valoración documental.

ADMINISTRATIVO ARCHIVOS DE

V PRIMARIOS FISCAL TRAMITE Y

A LEGAL CONCENTRACIÓN

LORE EVIDENCIAL ARCHIVO S SECUNDARIOS TESTIMONIAL HISTÓRICO

INFORMATIVO

Patio del Claustro Franciscano de la iglesiade Santiago, en Tlatelolco.Sede del Acervo Histórico Diplomático

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Algunos autores manejan el concepto de archivohistórico de la siguiente manera:

Dentro del ciclo vital de documentos es aquel al quese ha de transferir desde el archivo de concentraciónla documentación que deba conservarsepermanentemente.1

Los archivos, en suma, son y serán siempre unproducto de la actividad social; son y serán siempre,memoria para el presente. 2

Si analizamos detenidamente ambos ejemplospodemos ver que existen varias coincidencias, porlo tanto podemos afirmar que el archivo históricose genera de la última fase del ciclo vital dedocumentos y por lo tanto es la unidad deinformación que contiene documentos históricos queserán la memoria documental de una institución y/o individuo.

Veamos ahora el diagrama y en el queencontraremos que el archivo histórico correspondea la tercera y última fase del ciclo.

Este viene refuerza lo que se ha dichoanteriormente: que el archivo histórico es la últimafase del ciclo vital, donde los documentosadquieren valores secundarios y se convierten enla memoria documental de quien los generó y suuso es con fines culturales y de investigación.

Ahora bien encontraremos archivos históricos deinstituciones de la administración pública(Secretaria de Salud, Secretaria de EducaciónPública), privados (Banamex, Colegio de lasVizcaínas), eclesiásticos (Basílica de Guadalupe,

del Arzobispado de México), de personajes relevantes (Vito Alessio Robles, Plutarco Elías Calles),municipales, estatales, universitarios y entre éstos, muchos más. Esto nos brinda una visión generalde la importancia que tienen y de la enorme riqueza cultural que se tiene en ellos.

1 Ministerio de Cultura; Diccionario de Terminología Archivística, pág. 402 Juan Manuel Herrera, «La Formación de los Archivos Históricos», págs. 17 - 21

Archivo Histórico

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Actividad de aprendizaje 1

a) De acuerdo con lo estudiado, escribe tu propio concepto de archivohistórico.

b) Visita dos archivos históricos y elabora una guía de observacionesen la que incluyas:

* Objetivos del archivo.

* Servicios del archivo.

* Procesos técnicos.

Compara la información que obtengas con los conceptos estudiados en la unidad.

c) Elabora un breve reporte final.

RECOMENDACIÓN: Hoy que inicias tus actividades de aprendizaje, lo más convenientees que elijas un archivo histórico, donde realices todas tus tareas para que no tengasproblemas; ya que cada archivo trabaja de forma diferente.

Envía a tu asesor.

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1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo histórico

Cuando hablamos de estructura orgánica y funcional, nos referimos a conocer de forma detalladala estructura organizacional formal de un archivo a través de:

- sus funciones y

- los distintos puestos que tiene y

- la responsabilidad de cada uno de ellos

Nos referimos desde luego a un organigrama y éste entiende como la representación gráfica decada uno de los departamentos u oficinas que tiene una institución y las funciones que cada unade estas áreas desempeña.

Durante los años setenta surge en México el Sistema Red de Archivos que propone lo siguiente:

De acuerdo con esquema establecido por el Sistema Red de Archivos (SIRA), del Gobierno Fed-eral, en su Manual de organización de los Sistemas Red de Archivos, en 1986, la estructuraorgánica para el archivo histórico es la siguiente:

JEFATURA

SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN,ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN

DOCUMENTAL

SUBUNIDAD DECONSERVACIÓN, DIFUSIÓN Y

SERVICIO AL PÚBLICO

Esta organización no es la única; ya que de acuerdo a las necesidades o recursos (humanos,financieros y técnicos), con que cuente el archivo, ésta variará. Hoy en día se puede requerir deuna unidad de digitización o quizás una unidad de microfilmación.

Otro ejemplo es la estructura establecida por el Fideicomiso de Archivos Plutarco Elías Calles yFernando Torreblanca (archivo privado ubicado en la ciudad de México) y es la siguiente:

Archivo Histórico

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Estructura funcional.- El gobierno federal ha establecido que la estructura se compone defunciones específicas y operativas y son las siguientes:

Funciones específicas para el archivo histórico

La estructura esquematizada anteriormente permite al Archivo Histórico realizar las siguientesfunciones:

* Recibir y conservar adecuadamente la documentación histórica que haya sido generada porla dependencia en el desarrollo de sus funciones y mantenerla debidamente organizada parafacilitar su localización y consulta.

* Brindar al público interesado los servicios que le sean solicitados para la consulta de ladocumentación histórica de la Dependencia; velar por la correcta conservación de los materialesbajo su custodia y promover la constante difusión del acervo y los servicios del archivo históricohacia la comunidad.3

Funciones operativas del archivo histórico

* Recibir del archivo de concentración la documentación histórica producida por la institución yestablecer los registros correspondientes del material ingresado y del proceso al que fuesometido antes de su entrega.

* Empacar, identificar e integrar los expedientes que ingresen al archivo y mantener en losdocumentos del acervo el orden establecido.

* Facilitar al público interesado los instrumentos de consulta del archivo y brindar toda orientaciónnecesaria para el acceso a la información depositada dentro del acervo.

* Facilitar al público interesado los expedientes requeridos en consulta y establecer las áreasde servicio y lectura necesarias, así como los mecanismos de vigilancia necesarios paragarantizar la adecuada utilización y preservación de los materiales del acervo.

* Establecer, de acuerdo a las posibilidades del archivo, los servicios reprográficos que seannecesarios y operarlos de acuerdo a las políticas y controles diseñados para tal fin.

* Definir e instrumentar las medidas preventivas que sean necesarias para la conservaciónadecuada del archivo, e instalar y operar, de requerirse, el taller de restauración para repararlos documentos del acervo que así lo ameriten.

* Diseñar un programa de difusión para promover las publicaciones y eventos necesarios paraproyectar el acervo histórico de la institución hacia la comunidad, y preparar y desarrollaracciones de difusión en coordinación con las instancias pertinentes.

Al igual que en el caso de la estructura orgánica, éstas no son las únicas funciones y de acuerdoal archivo que se trate van a cambiar.

3 Archivo General de la Nación, Manual de organización de los Sistemas Red Archivos No. 2, págs. 8, 44 - 46

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* Elabora la estructura orgánica y funcional de un archivo histórico. Puedes incluir las áreas odepartamentos que creas convenientes. Si lo consideras necesario, antes de realizar tu tarea,visita un archivo histórico.

Envía a tu asesor.

Archivo Histórico

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1.3 Importancia del archivo histórico

Ésta radica en que, siendo el depositario del acervo documental histórico generado por unainstitución y/o un individuo, se convierte en una fuente de información primaria útil para lainvestigación, a través de la que se conocerán situaciones, ideas, circunstancias etc. que hanformado parte de la historia de una institución, individuo o país. De ahí que tenga una granimportancia histórica y cultural.

1.4 Función del archivo histórico

Describir, conservar, difundir y administrar el préstamo de documentos históricos a los usuarios y/o investigadores que tengan interés en conocer y/o realizar un proyecto sobre la información queel archivo tiene. Para que entiendas mejor estos procesos, hablaremos más ampliamente decada uno de ellos:

Descripción

Es una función indispensable en los archivos históricos, para poder brindar acceso al usuario y,por lo tanto, difundirlos. Así diremos que la descripción es:

Una función sustancial de los archivos históricos, ya que de ella va ha depender la eficiencia en elservicio y recuperación de la información. Por lo tanto resulta necesario conocer qué dicen de ellaalgunos autores. Antonia Heredia la determina como el proceso de análisis de los documentos dearchivo o de sus agrupaciones materializado en representaciones que permitan su identificación,localización y la recuperación de su información para la gestión y la investigación.4 En tanto, parael Ministerio de Cultura de Madrid, dicho proceso es sólo la fase del tratamiento archivísticodestinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consultade los fondos documentales y colecciones de archivos.5 Notarás que mientras para Heredia significaun proceso, para el otro autor es sólo una fase del proceso archivístico.

Nosotros llamaremos descripción archivística a la elaboración de registros a partir de ladocumentación que hay en el archivo. Éstos además de servir como instrumentos de consultay de permitir la difusión, nos permiten controlar la existencia documental y por lo tanto facilitan sulocalización.

De la descripción depende la eficiencia del servicio que de el archivo. Existen tres instrumentosdescriptivos fundamentales: guías, inventarios y catálogos. Estos instrumentos los estudiaremosmás detenidamente en la unidad tres.

4 Antonia Heredia, La Norma ISAD (G) y su Terminología, pág. 495 Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminología Archivística, pág. 40

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Con base en la lectura «Problemas de la ordenación y la descripción archivística», de MendozaGunnar, que se encuentra en tu guía de lecturas, desarrolla el tema: ¿Cuál es la importancia de ladescripción? Incluye tu opinión personal.

Envía a tu asesor.

Conservación

Los documentos, por efectos de fabricación, contaminación, ataques de insectos devoradores depapel, microorganismos y accidentes naturales o provocados por la mano del hombre comoinundaciones, incendios y terremotos, suelen deteriorarse o destruirse dejando rupturas en lahistoria; por ello el archivo histórico entre sus funciones esenciales contempla la conservación,entendida esta como conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte,la preservación o prevención de alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restauraciónde éstos cuando la alteración se ha producido. 6

La conservación permite preservar adecuadamente y prolongar la vida de los acervos documentalesque se encuentran dentro del archivo; así también, evitar su deterioro para recurrir a la restauraciónsólo en caso extremo. Además, la conservación permitirá a futuras generaciones conocerdocumentos importantes para la historia de un país, institución y/o individuo.

Difusión

Una de las actividades que se realizan dentro del archivo histórico, que no se desarrolla en ningúnde los otros archivos, es la difusión y ésta resulta sumamente importante para crear concienciaentre los ciudadanos de la existencia de los archivos; la labor de investigación y cultural quedesempeñan dentro de la sociedad y para entender mejor en que consiste, acudimos al Diccionariodel Ministerio de Cultura de Madrid:

Función archivística fundamental cuya finalidad es, por una parte, promover y generalizar la utilizaciónde los fondos documentales de los archivos, y por otra parte, hacer participe a la sociedad del papelque desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esa función son: exposiciones,conferencias y actos culturales etc.7

También podemos decir que es el conjunto de recursos y acciones encaminados a relacionar alsujeto cognocente (usuario) con el objeto de conocimiento (archivo). Dentro de los archivoshistóricos, es muy importante difundir su contenido. Éste es su objeto final.

6 Ministerio de Cultura; Op. cit.7 Idem

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Préstamo

Durante las dos primeras fases del ciclo vital, sólo la entidad que produce los documentos puedeconsultar éstos y su préstamo esta restringido; pero, a partir de la tercera fase, los documentosadquieren una serie de valores (secundarios) que son la razón de que más usuarios los consulten.

Un servicio muy importante que brinda el archivo histórico es el préstamo de expedientes y larelevancia de esta actividad radica en que gracias a ello los usuarios pueden acceder a las fuentesprimarias para obtener información. Como en el caso de las funciones anteriores, conoceremoscómo lo conceptualiza el Diccionario: Acción que implica la salida temporal de documentos de unarchivo con fines administrativos o de difusión cultural. La devolución suele quedar consignadaen un documento denominado acta de devolución.8

El préstamo es la operación con lo que los encargados de la documentación proporcionanexpedientes o documentos sueltos a las personas autorizadas e interesadas en la consulta.

El préstamo se debe realizar a través de un registro de control que llamaremos «vale de préstamo».De esa manera se puede llevar un control preciso de la entrada y salida de los documentos y seevitan pérdidas. A continuación te presento dos ejemplos de un «vale de préstamo»:

ARCHIVO CENTRAL DE SEGOB.

VALE

VALE POR EL EXPEDIENTE No. _______________________________

DEL C. ______________________________________________________

AREA SOLICITANTE__________________________________________

FECHA______________________________________________________

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA DE AUTORIZADA QUIEN RECIBE

___________________ _____________________

FOTOTECA CARTA INFORMATIVA ENBAVALE DE PRÉSTAMO*

Clasificación __________________

Fotografía _______________________________________________

____________________________________________________________________Posit. ( ) Color ( ) Tamaño: 3x ( ) 4x ( )Neg. ( ) B/N ( ) 6x ( ) otro:___________

_____________________________________________________________________Fecha de Préstamo: Fecha de Devolución:

_____________________________________________________________________Autorizó: Entregó: Recibió:

_____________________________________________________________________Observaciones:

8 Idem*Propuesta del Profesor Gumaro Damián Cervantes

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Ejercicio: Observa el siguiente vale de préstamo y realiza en él el ejercicio que se te marca:

VALE DE PRÉSTAMO

___________Fecha del exp.__________

_____________

Oficina solicitante____________________________Fecha de devolución__________________________Firma del solicitante __________________________ _____________________________________

_____________________________________ _____________________________________


* El formato anterior es un vale de préstamo al que le faltan algunos elementos. Complétaloagregando los datos que consideres convenientes para llevar el control.

* Elabora tres formatos más para el archivo histórico donde estás realizando tu investigación.Todos los formatos deben ser diferentes.

Envíalos a tu asesor.

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1.5 Base Legal

Consiste en el conjunto de leyes, normas y acuerdos que sustentan las actividades que serealizan en la práctica archivística y son de orden federal, estatal y municipal:

- Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos, artículo 6: [...] el derecho a la informaciónserá garantizado por el Estado.

- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal

- Ley General de los Bienes Nacionales:

Artículo 2º Son bienes del dominio público: [...]

Fracción VI. Los monumentos históricos o artísticos, muebles e inmuebles de propiedad federal[...]

Fracción XI. Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmentesustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables,ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas planos, folletos y grabadosimportantes o raros, así como las colecciones de estos bienes, las piezas etnológicas ypaleontológicas, las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas, filatélicas, losarchivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquierotro objeto que contenga imágenes y sonidos y las piezas artísticas e históricas de los museos.9

Ley Federal sobre monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos, Art. 36:

Fracción II - Los documentos y expedientes que pertenecen o hayan pertenecido a las oficinas yarchivos de la Federación de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales.

Fracción III- Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y loslibros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero durante los siglos XVI al XIX que por surareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país.

Fracción IV- Las colecciones científicas y técnicas podrán llevarse a esta categoría, mediante ladeclaratoria correspondiente.10

- Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Artículo 47:

Fracción IV. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargoo comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, lasustracción indebida de aquéllas.11

- Código penal para el Distrito Federal en materia de fuero común y para toda la República enmateria de fuero federal:

Artículo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio público, el servidor público que:

Fracción IV. Por si o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilícitamente lainformación o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de laque tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

9 Diario Oficial de la Federación, 8-1-198210 Ibíd., 6-5-197211 Ibíd., 31-12-1982

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Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y deconsulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de laAdministración Pública Federal.12

Otras legislaciones en la materia son:

- Decreto que prohibe la exportación de documentos originales relacionados con la historia deMéxico y de libros que por su rareza no sean fácilmente sustituibles.13

- Reglamento del Archivo General de la Nación14

- Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables15

En México no se ha logrado legislar adecuadamente el quehacer archivístico: por lo que en elDistrito Federal todavía no existe una ley de archivos. Algunos estados ya cuentan con ella; porejemplo, el Estado de México.


a) Conocida la base legal que sustenta el quehacer archivístico, es importante que la jerarquicespor orden de importancia y justifiques por qué les diste ese orden.

b) Investiga si en el lugar que vives existen otras leyes locales para los archivos históricos.

Envía a tu asesor.

Para comprender mejor el siguiente tema, realiza la siguiente búsqueda deconceptos. Puedes recurrir a libros que te hablen de fundamentos deadministración, derecho o archivonomía.

Definición de política _________________________________________________

___________________________________________________________________

Definición de Control__________________________________________________

Definición de integración_______________________________________________

Las políticas en los archivos se elaboran para regular el uso, manejo y flujo documental quedemandan los usuarios; por esta razón se requiere establecer un estatuto claro y explícito paralos usuarios. Ello permitirá que el archivista proporcione un servicio eficiente. Además, cuando se

12 Ibíd., 14-8-198013 Ibíd., 6-3-194414 Ibíd., 13-4-194615 Ibíd., 12-11-1982

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establezcan, no se debe perder de vista la base legal que regula al país al que pertenece elarchivo, para estar dentro de los parámetros jurídicos que establece la ley. Así, dentro del archivohistórico, las políticas más comunes son las siguientes:

1.5.1 Políticas de servicio

Los archivos históricos deben observare las siguientes políticas de servicio:

* Desarrollar sus actividades con eficiencia y oportunidad; además de aplicar profesionalmentelos procesos técnicos y utilizar los instrumentos necesarios que garanticen el adecuado manejode la documentación.

* Garantizar la recuperación ágil y oportuna de la información documental, mediante la correctarecepción, organización, conservación, préstamo y control de los documentos.

* Procurar, en lo posible, contar con un mostrador para ofrecer eficientemente el servicio depréstamo.

* Procurar que los usuarios cubran los requisitos establecidos por el archivo para obtener elservicio.

1.5.2 Políticas de control

* Controlar adecuadamente la documentación histórica será responsabilidad del archivo históricoy de los empleados que laboren en él.

* Brindar a la institución a la que pertenece el oportuno apoyo informativo que requiera,controlando adecuadamente sus documentos.

* Controlar los materiales documentales del archivo mediante instrumentos de control, talescomo vales de préstamo e inventarios.

1.5.3 Políticas de Integración

* Garantizar y responsabilizarse de la integración de los expedientes, ya que éstos se prestancompletos y no se dividen.

* Aplicar el principio de procedencia en el archivo histórico, que permite tener expedientescompletos.

* Responsabilizarse de que toda hoja que se extraiga de un expediente se integre nuevamentea su lugar.

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Elabora 15 políticas de servicio para el archivo histórico en el que estás trabajando. Procura quetus políticas complementen las de los puntos 1.5.1, 1.5.2 y 1.5.3 de tu guía.

Envía a tu asesor.

1.6 Etapas del proceso de archivación

Se entiende como archivación la operación de guardar los documentos o expedientes en el lugarcorrespondiente dentro del archivo, diremos que los pasos para realizar la archivación son lossiguientes:

Pasos que se realizan en el archivo de concentración para envío al archivo histórico:

* Los expedientes se ponen en las cajas correspondientes y/o en carpetas y se envían al áreade archivo histórico

* Se identifica el lugar correspondiente a la caja

* Se coloca el número o clave que le corresponde

Una vez que los documentos llegan al archivo histórico, se procede de la siguiente manera:

* Se revisan y se registran los expedientes o documentos

* Se coloca en la pestaña de la carpeta el número o clave de acuerdo al sistema de clasificacióny/o Cuadro de Clasificación que exista en el archivo

* Se coloca el expediente o documento en su localización física definitiva

Los documentos, además de ser instrumentos para el correcto desarrollo de las actividadespúblicas, constituyen testimonios fundamentales de la gestión de las instituciones o del desarrollode las personas y, por lo tanto, se convierten en recursos informativos útiles no sólo para laadministración; sino para la sociedad en su conjunto. Por ello, la importancia de archivarlosadecuadamente; ya que para el archivo histórico significa un compromiso y una obligación ante lainstitución o instituciones que los generaron y ante los ciudadanos que los requieren.

1.6.1 Recepción de la documentación histórica

La recepción de la documentación se hará de acuerdo con los siguientes pasos:

* Revisión de las relaciones que envía el Archivo de concentración contra el contenido de lascajas

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* Revisión de ordenación de expedientes al interior de las cajas

* Revisión de firmas de los responsables de la valoración documental

* Firma de recepción de la documentación

1.6.2 Organización de la documentación histórica

Organización es el proceso mediante que se evidencia o se reconstruye la estructura orgánica deun archivo, fondo o grupo documental, mediante la asignación de un lugar definitivo a cada unode los subgrupos o piezas que lo componen, de tal manera que se represente la naturaleza delorganismo productor.

Objetivos de la organización

* Dar a cada grupo, serie y unidades archivísticas, su lugar correspondiente mediante laaplicación del principio de procedencia y orden original.

* Establecer la organicidad de los grupos documentales, a partir de la formación de series queson el resultado de un ente productor en el desarrollo de actividades administrativas.

* Poner en servicio la información contenida en los documentos.

Los pasos para organizar un archivo histórico no siempre son los mismos. Esto depende de lasituación en que se encuentre. Aquí te mencionaremos todos los que son necesarios para realizaresta función para que los conozcas; pero, si en tu experiencia profesional encontraras un archivoque ya tuvo una organización anterior, sólo debes retomar los pasos que te sean útiles pararealizar una reorganización.

Para organizar un archivo histórico es conveniente considerar las siguientes fases o procedimientos.

Elaboración de diagnóstico

Pasos para elaborar un diagnóstico:

*conocer la historia institucional

*conocer la estructura orgánica (organigramas)

* conocer los reglamentos y políticas institucionales

Con los pasos anteriores, se tiene una visión general de la institución y una vez que se conoce eldiagnóstico, puede realizarse un análisis de las actividades que se realizan en el archivo y de laproblemática que ahí sucede: recursos humanos, materiales, técnicos y archivísticos; para asípoder determinar estrategias archivísticas que le brinden una solución.

Clasificación

Clasificar significa agrupar. Es la actividad mediante la cual los documentos se separan paraestablecer categorías de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora.

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Importancia de la Clasificación

La clasificación tiene una función muy importante y a través de ella es posible estructurar laorganicidad, la funcionalidad o la actividad de la institución y/o persona que produjo los documentos.Además, por medio de una clave, a la que llamaremos «clave clasificadora», se podrá determinarel lugar correspondiente para cada uno de los expedientes que integren el archivo histórico.

Se distinguen dos tipos de actividad en el proceso de clasificación:

* una intelectual, que tiene como producto el cuadro de clasificación

* una física, que consiste en la colocación de los documentos en su lugar correspondiente,acorde con los grupos o subgrupos establecidos en el cuadro de clasificación.

Del binomio Principio de Procedencia - clasificación, Schellenberg establece los principios declasificación de los que se desprenden tres sistemas de clasificación

1. Por asunto (se refiere a clasificar por materia, lo que no es adecuado para el archivo)

2. Orgánica (por la estructura orgánica de la institución «organigrama»)

3. Funcional (por las acciones o funciones que desempeña la institución)

Definición de Cuadro de Clasificación

Mundet define el cuadro de estructuración como una estructuración jerárquica y lógica de losfondos, los divide en grupos evidenciados por ser el reflejo de una acción, función o actividad.16

Roberge define al cuadro de clasificación como una estructura jerárquica y lógica que refleja lasfunciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o recepciónde documentos. Se trata en suma, de un sistema que organiza intelectualmente la información yque permite situar los documentos de sus relaciones los unos con los otros para constituirexpedientes.17

El cuadro de clasificación se puede realizar sólo hasta que se tiene conocimiento del total delconjunto documental.

Éste se realiza para un fondo concreto. De modo que si en un archivo tenemos diversos fondos,elaboraremos un cuadro específico para cada uno de ellos, de acuerdo al principio de procedencia.

Para elaborar un cuadro de clasificación, se establecen niveles básicos y se desarrollan. Estosniveles son:

* Sección.- división primera del fondo

* Subsección.- división de la sección

* Serie.- conjunto de documentos generados como resultado de una misma actividad

16 José R. Cruz Mundet, Manual de Archivística, pág. 229 - 25317 Ibíd., pág. 244

Archivo Histórico

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Principios que inspiran un cuadro de clasificación:

* Delimitación

* Unicidad

* Estabilidad

* Simplificación

Delimitación.- El objeto del cuadro es el fondo, así se delimitan los documentos que se considerandentro del cuadro.

Unicidad.- Todos los documentos se clasifican de igual manera, independientemente de sucronología.

Estabilidad.- El cuadro debe basarse en las funciones de la institución, para lograr una clasificaciónmás segura y estable.

Simplificación.- Debe tener esta característica ya que no debe caer en subdivisiones excesivas.

El Cuadro de Clasificación, al igual que los sistemas de los que habla Schellenberg pueden serorgánicos, funcionales o mixtos (una combinación de los dos anteriores). A continuación te presentoun fragmento de un cuadro de clasificación sólo para que lo recuerdes; ya que esto lo viste conmás amplitud en tu guía de Clasificación:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL FONDO COLEGIO DE SAN ILDEFONSO DEL ARCHIVOHISTÓRICO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO.

SECCIONES1. RECTORÍA2. ASUNTOS DE ALUMNOS3.-BECASSECCIONES Y SERIES1 RECTORÍA 1.1 Decretos de Gobierno

1.3 Edictos, bandas y proclamas

1.4 Órdenes de la Iglesia

1.5 Órdenes dirigidas al Colegio de San Ildefonso

2. ASUNTOS DE ALUMNOS 2.1 Matrículas

2.2 Licencias de alumnos

2.3 Certificados expedidos por el Colegio

2.4 Salidas de alumnos

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3 BECAS 3.1 Noticias y Fundación

3.2 Becas Ordinarias

3.3 Becas Reales

3.4 Becas Nacionales

3.5 Becas de Oposición

3.6 Becas de Gracia o Limosna

3.7 Becas de Diezmo

3.8 Becas de Capilla

3.9 Becas de Biblioteca

Ordenación

Es la acción de unir secuencialmente los documentos que conforman las series mediante laaplicación de criterios alfabéticos y/o cronológicos. En esta operación se distinguen dos tipos deactividades:

a) una intelectual que consiste en la elección de la unidad de orden surgida de la natural relaciónentre los documentos

b) una física que consiste en la aplicación de los criterios de orden y en la guarda de losdocumentos en sus contenedores apropiados.

Esta última es una actividad mecánica de asignación de claves a las unidades archivísticas y decolocación definitiva de los documentos dentro de los acervos correspondientes.

La ordenación se aplica con independencia a cada serie documental y será la misma documentaciónla que dará la pauta para determinar el orden que se le aplicará. Así se podrá ordenar de maneraalfabética, cronológica, geográfica, numérica, alfanumérica, entre otras.

En la ordenación cronológica la fecha del documento es la clave para establecer el criterioordenador. En la ordenación alfabética, las letras del alfabeto son las que van a guiar la ordenación.Si se trata de nombres de personas, será ordenación onomástica y si se considerarán nombresde lugar, será geográfica. Otros métodos de ordenación son por asuntos, numéricos yalfanuméricos.

Describir

Es la culminación de los trabajos archivísticos y que consiste en la elaboración de instrumentosque permiten el control, localización y acceso. Éstos pueden ser inventarios, guías y catálogos.

Para José Enrique Ampudia Melo, 18 el método es el siguiente:

1ª etapa, Identificación General. Esta primera etapa comprende las siguientes acciones:

1. Ordenación

2. Clasificación

18 José E. Ampudia, Modelo técnico para la organización de archivos históricos, pág. 26 - 32

Archivo Histórico

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2ª etapa, Descripción. En esta etapa considera la siguiente actividad:

1. Catalogación.

Ambas formas coinciden en muchos puntos; aunque la segunda sólo engloba la descripción endos etapas.

1.6.3 Ubicación Topográfica de las series documentales, acervos documentales

Es el proceso de establecimiento de una clave constituida por varios elementos (números y letras),que permite conocer la ubicación física de los documentos dentro del archivo y de esta manerafacilitan su localización.

Ejemplo:

Sala 2, batería 5, estante 6, caja 1, expediente 27

Clave: S 2,5,6,1, exp. 27

Anaquel 3, charola 1, caja 30, expediente 13

Clave: 3,1,30,13

Este sistema va de lo general a lo particular.


Con base en lo anterior, elabora algunos ejemplos de claves topográficas que establecerías en

los archivos históricos envíaselos a tu asesor.

En la organización documental se aplica el establecimiento de la estructura Fondo Sección ySerie para manejar mejor la documentación y no perderse al llevar a cabo algunos procesostécnicos como clasificación y ordenación. Entenderemos su definición de la siguiente manera:

* Fondo es el conjunto de documentos generados por cada uno de los sujetos productores queconforman la estructura de un organismo en el desarrollo de sus funciones. Es una unidadarchivística establecida con respecto al principio de procedencia.

Ejemplo: El total de la documentación producida por la Secretaria de Gobernación será un fondodocumental: Fondo: Secretaria de Gobernación.

* Sección división primera del fondo establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad(Cruz Mundet). Es la subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias seriesque corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas que los generaron.19

19 Vid. Diccionario de terminología archivística.

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Ejemplo: Fondo: Secretaria de Gobernación.

Sección: Departamento de Migración.

* Serie conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una mismaactividad administrativa y regulado por la norma de procedimiento - Antonia Heredia dice quecada serie documental suele responder a una misma tipología documental e incluso a asuntos omaterias similares.

Ejemplo: Fondo: Secretaria de Gobernación.

Sección: Departamento de Migración.

Serie: Pasaportes


* Aplica la estructura: fondo, sección y serie en tus documentos personales.

* Elige una institución y repite el ejercicio.

Envía a tu asesor.

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UNIDAD II

ARCHIVACIÓN DEDOCUMENTOS HISTÓRICOS

Objetivo de la unidad

Comprender cómo se realizan algunos de los procesos de archivación de documentos históricos.

TEMAS Y SUBTEMAS

2.1 Recepción de la documentación histórica

2.2 Conservación permanente de la documentación histórica

2.3 Consulta de la documentación histórica

Archivo Histórico

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La documentación que se encuentra en el archivo de concentración y que ha cumplido con losplazos de vigencia establecidos por el gobierno federal o por la institución misma que los produjo,pasa por un proceso de valoración y selección en donde se establece su fin último, que puedeser: conservación permanente o baja documental. Si la determinación es la primera, ladocumentación se transfiere (transferencia secundaria) al archivo histórico, en donde recibe elsiguiente tratamiento:

2.1 Recepción de la documentación histórica

Los documentos que se transfieren al archivohistórico han adquirido valores secundarios(testimoniales, informativos o evidénciales); porlo que poseen un carácter social. Se deben revisarcuidadosamente al llegar al archivo. Deben veniracompañados de una relación que coincida conel contenido de las cajas. De igual manera, ladocumentación al interior de los contenedores(cajas) debe tener una correcta ordenación delos expedientes y una vez que esto se constate,el archivo histórico lo puede validar a través de lafirma y sello de recibido.

2.2 Conservación permanente de ladocumentación histórica

Para lograr la adecuada conservación de los documentos dentro del archivo histórico, esconveniente brindarles las condiciones óptimas desde que llegan. Para ello se tienen que establecerciertas medidas de seguridad que regulan los agentes de deterioro que afectan los soportes enlos que se encuentran.

Agentes físicos

*Los efectos de la luz, la humedad y la temperatura

a) la luz produce radiaciones luminosas que generan en los componentes básicos de losdocumentos como el papel, las tintas, pieles y materiales fotográficos daños severos.

b) la humedad y temperatura causan alteraciones severas en los documentos, sobre todo losque se encuentran en soporte papel, porque estos materiales son higroscópicos. La humedadprovoca el desarrollo de microorganismos e insectos responsables del deterioro biológico delos documentos. Por otra parte, el ambiente muy seco hace que el papel se vuelva quebradizo.Para una buena conservación del papel, se aconseja mantener la temperatura entre 18° y 22ºC; y una humedad de 50 a 60%.

Agentes químicos

Estos son el aire, la contaminación, el polvo y los materiales que se usan en el papel (tintas, clips,grapas).

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Contaminantes atmosféricos

Los principales componentes del aire son oxígeno,nitrógeno, dióxido de carbono y hidrógeno, quepermiten la combustión, fermentación u oxidaciónde los materiales.

El aire de los centros urbanos e industrialescontiene una serie de partículas y gases comopolvo, hollín, esporas de microorganismos,dióxido de azufre, sulfato de hidrógeno y ozono,que afectan los materiales documentales.

Otros materiales que deterioran a los documentosson las tintas ácidas, que se fabrican concompuestos metálicos oxidantes y las grapas yclips metálicos, que producen efectos corrosivos.De igual manera, los materiales de las carpetasde papel que se usan para la guarda de losdocumentos y los adhesivos que se usan paraencuadernar son agentes degradantes odestructivos del papel.

Es conveniente que prevenir y solucionar lo an-terior por medio de las siguientes acciones, que ayudan a la conservación adecuada del acervodocumental en el archivo histórico:

1. Establecer un programa de fumigación (mínimo una vez al año).

2. Quitar, grapas, clips y broches metálicos a ladocumentación que llegue al archivo.

3. Limpiar los documentos (con brocha oaspiradora).

4. Usar carpetas de papel descodificado para laguarda de los documentos.

5. Instalar extractores de aire e higrómetros enel archivo.

6. Trabajar con el equipo necesario (guantes,cubrebocas y bata)

Agentes biológicos

Microorganismos, hongos, bacterias, insectos,roedores

Los agentes biológicos, al igual que los anteriores,contribuyen a provocar el deterioro o la destruccióntotal de los documentos.

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Microorganismos

Son seres microscópicos que se encuentran en el aire,agua, animales, vegetales. Se trasmiten a través de lacontaminación y el aire. Se clasifican en hongos,bacterias, algas y protozoarios. Se desarrollanpreferentemente en ambientes húmedos, oscuros ycalientes.

El papel es vulnerable a los ataques demicroorganismos y este se manifiesta cuando aparecenmanchas de diversos colores. Los microorganismostambién le dan al papel un aspecto poroso yfragmentado.

Hongos

Los hongos tienen formas y tamaños variados. En elpapel, el principal alimento de los hongos es la glucosa,que se obtiene por la alteración de la molécula de la

celulosa. Una condición que favorece el crecimiento de los hongos es una temperatura de 22° a30º C. Cuando hay hongos en el papel, éstos se manifiestan primero por manchas de coloramarillo oscuro y si se descuidan, se tornaran en diversos colores, además de expandirserápidamente en los documentos.

Bacterias

Las bacterias se componen de una célula y suelenunirse para formar colonias. Se clasifican en cocos(estreptococos o estafilococos) y en bacilos.

Las bacterias se manifiestan en el papel como manchas yse diferencian de las que ocasionan los hongos por sermás compactas. Provocan la descomposición del papel,que toma un color castaño oscuro.

Insectos

La acción destructiva de los insectos es común en losclimas tropicales por el calor y la humedad elevados,que favorecen el desarrollo de estos.

Los grandes depredadores de documentos son lastrazas, cucarachas, polillas, pececillos de plata ypequeños escarabajos que se introducen a cualquierlugar por pequeñas hendiduras o por documentospreviamente infestados.

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Roedores

Los roedores suelen ser grandes destructores delos documentos; ya que poseen dientes afilados.Su labor de destrucción es rápida y se reproducentan prolíficamente que, de no detectarse a tiempo,acabarán con grandes cantidades dedocumentos. Además, a través de ellos, elarchivista corre el riesgo de enfermedades fatalescomo la peste bubónica, la fiebre tifoidea y lahidrofobia.20

Ante el panorama que acabamos de plantear esnecesario que en cualquier archivo peropreferentemente en el histórico dado el valor delos documentos se establezca un programapermanente de conservación que permita queacervos muy importantes para la historia logrenpermanecer durante largo tiempo.

20 Ingrid Beck, Manual de conservación y restauración de documentos

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2.3 Consulta de la documentación histórica

La consulta de la documentación histórica es uno de los fines últimosdel archivo histórico y se debe de brindar a los usuarios que acudan ael.

Para brindar la consulta, se deben de establecer políticas o unreglamento que debe encontrarse en la sala de consulta a la vista delos usuarios.

Sólo se debe permitir la consulta a quien cubra los requisitosestablecidos por el archivo y que se comprometa a respetar elreglamento.

El usuario deberá conocer el contenido del archivo a través deinstrumentos de consulta tales como guías, inventarios, catálogos eíndices, para evitar que manipulen directamente la documentación yello provoque el deterioro del acervo.

La consulta debe brindar dentro de un horario establecido y dentro dela sala, ya que la documentación histórica sólo debe salir a otroslugares (difusión, exposiciones etc.) en casos extraordinarios.

Aún cuando existe una base legal que manifiesta que el usuario tienederecho a la información y a la consulta dentro de los archivoshistóricos, no se debe de olvidar que hay documentación que su consulta se debe restringir paraevitar daños a terceras personas o a instituciones; por ejemplo, expedientes clínicos, de seguridadnacional, de movimientos sindicales, movimientos estudiantiles, etc. Así la ley ha establecidonormas que marcan por cuánto tiempo debe permanecer guardada esta documentación y cuálpodrá ponerse al servicio del investigador.

Ejemplo de reglamento para brindar servicio al público:

1. El horario de consulta es de 9:00 a 18:00 horas.

2. El usuario depositara en el guardarropa: portafolios, mochilas y sólo podrá ingresar a la salade consulta con materiales de escritura (cuadernos, hojas, lápices, bolígrafos).

3. El usuario llenará los formatos necesarios para solicitar los materiales documentales querequiere para su investigación.

4. Al recibir el (los) expediente (s) deberá entregar al encargado una identificación vigente.

5. No se prestarán más de tres expedientes. En caso de documentos gráficos, no se prestaránmás de seis por solicitud.

6. La consulta se hará exclusivamente dentro del archivo, ante el personal encargado.

7. Ningún documento saldrá del archivo, salvo excepciones extraordinarias.

8. En caso de utilizar computadora portátil, el usuario deberá llenar otro formato especial paraeste tipo de situación.

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9. Queda prohibido hacer anotaciones sobre los documentos.

10. Se prohibe fumar e introducir alimentos al archivo.

11. Los documentos que así lo requieran, deberán ser manipulados con guantes.

12. El archivo establecerá qué documentos no se deben reproducir, como parte del programa deconservación.

13. El usuario otorgara créditos al archivo por el uso de sus documentos.

14. El usuario pagará los costos de reproducción de materiales documentales que necesite.

15. Se suspenderá el servicio en forma definitiva a cualquier persona que haga mal uso de losdocumentos o no respete el presente reglamento.


* Elabora un reglamento de servicio y consulta para el archivo histórico con el que estás trabajando.

Envía a tu asesor.

Archivo Histórico

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UNIDAD III

PRINCIPIOS E INSTRUMENTOSBÁSICOS DEL ARCHIVO

HISTÓRICO

Objetivo

Identificar los principios fundamentales para la organización en los archivos históricos y losinstrumentos que se elaboran.

Temas y Subtemas

3.1 Principios generales de la archivación histórica

3.1.1 Principio de procedencia

3.1.2 Principio de orden original

3.2 Instrumentos y medios de consulta

3.2.1 Guía

3.2.2 Inventario

3.2.3 Catálogo

3.2.4 Índice

3.3 Difusión del archivo histórico

Archivo Histórico

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3.1 Principios generales de la archivación histórica

Ahora recordaremos los principios generales y fundamentales de la archivonomía:

principio de procedencia y de orden original que conociste en los primeros semestres de la carrera

3.1.1 Principio de procedencia

El archivero e historiador francés Natalis de Wailly, redactó el 24 de abril de 1841 la circulartitulada Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales elcommunales [...]21

En dicho texto se anunciaba la noción de fondo de archivero consiste en «reunir los documentospor fondos; es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de unestablecimiento de una familia o de un individuo y arreglar estos fondos con sujeción a un ordendeterminado. Aclararía más tarde el autor que la clasificación general por fondo es La únicaverdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme.

De este modo nacía el principio de procedencia o respect des fonds, el primer fundamento teóricode la Archivística

Este principio es básico en la organización de archivos, y enuncia que cada documento debepermanecer dentro del fondo del que proceden. Este principio le da a la archivonomía la posibilidadde mantener un orden a través de la organización

3.1.2 Principio de orden original

En Prusia, Hi von Seybel director de los archivos del Estado, enunció un nuevo principio:registraturprinzip, que disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en elorden que les hubiera dado la oficina de origen. De este modo nace el denominado principio derespeto al orden original, que establece que los documentos deben mantenerse en el orden origi-nal que se les asignó dentro de la oficina que los generó y/o recibió.


Elabora un ensayo de 3 cuartillas sobre la importancia que tiene utilizar los principios citados alrealizar la organización en el archivo histórico.

Envía a tu asesor.

21 José R. Cruz Mundet, Op. cit.

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3.2 Instrumentos y medios de consulta

La importancia de estos instrumentos radica en que son esenciales tanto para la recuperación dela información (control) como para permitir el acceso al investigador y/o usuario. Los principalesinstrumentos son la guía, el inventario y el catálogo; aunque se auxilian de otros como el índice.Los instrumentos de descripción, a decir de Ramón Cruz Mundet, son los que establecen vínculosy median entre los consultantes y el acervo documental.

La elaboración de instrumentos permite controlar y manejar de una manera eficiente el acervodocumental, además de facilitar su localización y difusión.

Los instrumentos básicos de descripción son: la guía, el inventario y los catálogos. A cada uno deellos correspondiendo un nivel de descripción.

ARCHIVO HISTORICO

FONDO FONDOFONDO

GUIA

SECCIÓN SECCIÓNSECCIÓN

SERIE SERIE SERIE INVENTARIO

DOCUMENTO EXPEDIENTE DOCUMENTO CATÁLOGO

3.2.1 Guía

Es un instrumento de descripción que, como su nombre lo indica, tiene como objetivo orientar alos usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender a particularidades,habla de las características y de las funciones de los organismos productores de los documentos,también aborda datos sobre el volumen del acervo, sus años extremos, su conservación y losservicios que el archivo presta.

Así podemos decir que la Guía es un instrumento descriptivo que da una visión general de todoslos fondos contenidos en un archivo, los servicios que brinda, al archivo como institución, cantidadde fondos y bibliografía

Archivo Histórico

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Los objetivos de la guía son proporcionar información general de un archivo.

Para Schellenberg, los objetivos de las guías son dos:

1. Proporcionar información general de todo el fondo documental de uno o más depósitos.

2. Proporcionar información específica sobre cada uno de los grupos documentales (seccionesy series).

De aquí que para Schellenberg, al igual que para AntoniaHeredia y otros autores, existen dos tipos de guías: gen-erales y especiales.

Guía General

Proporciona una visión panorámica y genérica de los fondosy grupos documentales, del edificio, servicios que presta,sobre la historia de la institución, los fondos, sus seccionesy bibliografía.

Guía Especial

Se refiere de manera especial a la historia de la instituciónproductora de los documentos e insiste en sus funciones yactividades. No es tan general y tiende a particularizar sobrela creación de los documentos y su organización, precisamuchos detalles para facilitar al historiador el camino de lainvestigación.

Elementos de la guía:

- Presentación

- Introducción

- Biografía del personaje o marco histórico de la institución

- Fondos que componen el archivo

- Entidad productora (empresa pública, privada, persona)

- Lugar de producción

- Tipología Documental

- Fechas

- Volumen (metros lineales o cúbicos)

- Procedencia

- Series que lo integran

- Asuntos que tratan

- Adquisición (transferencia, donación, compra etc.).

- Datos bibliográficos

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3.2.2 Inventario

A partir del esquema general de fondos y secciones, el inventario es un instrumento que tienecomo objetivo describir las series documentales. El inventario es básicamente un instrumento decontrol documental para el archivista, aunque en ocasiones se utiliza como un instrumento deconsulta.

Elementos del inventario

- Signatura (número o clave)

- Entrada descriptiva (Tipología documental, tradición documental, autor, destinatario, asunto(s) de que trata el documento)

- Años extremos

- Observaciones

Ejemplo de inventario de acuerdo con la autora Antonia Heredia:

FONDO: Secretaría de SaludSECCIÓN: HospitalesSERIE: Beneficencia

Signatura Entrada Descriptiva Años Observación

caja 2 Documentos originales 1895-1900 buen estadodel Hospital de Bene-ficencia (expedientesde pacientes, análisisclínicos, recetas).

Éste es otro ejemplo:

FONDO: Enrique Flores MagónSECCIÓN: Organizaciones Políticas y Culturales.SERIE: Logías.

Vol./caja Expedientes Fechas Asuntos Observaciones

15 32 1921-35 Cartas Estado Regular

Archivo Histórico

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Elabora un inventario de 10 registros con tres diferentes formatos. En cada uno de ellos,establecerás los elementos que creas necesarios para que un archivista lleve el control de suacervo y logre la ágil recuperación de la información. cada ejemplo debe tener una justificación dela elección de los elementos.

Envía a tu asesor.

3.2.3 Catálogo

Es un instrumento mucho más detallado que el inventario, aldescribir ya no las series documentales, sino cada uno de losexpedientes o documentos. La catalogación en un archivo debehacerse de forma sistemática y continua.

Elementos del catálogo:

- Estructura (fondo, sección y serie)

- Localización: unidad de instalación, expediente, fojas

- Contenido: tipología documental, autor o emisor, lugardonde se generó, fecha (mes, día, año).

- Elementos externos: idioma, particularidad paleográfica,sellos, tradición documental (original o copia).

Éste es un ejemplo:

Fondo: Archivo de la Hacienda de San Antonio XalaSección: AdministraciónSerie: Caja1860, 1 de enero al 23 de noviembre de 1879.Cuentas de los gastos en obras de herrería de la hacienda de San Antonio Xala.ManuscritosDeteriorado / manchadoCaja 1, leg.1, exp.4, 51 fojas.

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3.2.4 Índice

Es el registro que permite localizar la información a través de temas muy precisos. Los índicespueden ser alfabéticos, onomásticos o geográficos. Suelen ser parte de los inventarios y catálogos.

Ejemplo de índices:

Indice Temático

Abonos Caja 1, leg.2, exp.14

Alambique Caja 3, leg.6, exp.44

Albañiles Caja 8, leg.19, exp.126

Artesanos Caja 14, leg.39, exp.271

Carne Caja 14, leg.8, exp.63

Cebada Caja 18, leg.50, exp.373

Deudores Caja 15, leg.40, exp.278

Pulque Caja 4, leg.8, exp.577

Indice Onomástico

Altamirano, José pág. 81

Baranda, Joaquín pag.25, 107

Caso, Antonio pág. 154,155

Colón, Cristóbal pág. 83

Cruz, Sor Juana Inés de la pág. 69,70

Dávalos, Balbino pág. 65, 66

Gante, Fray Pedro de pág. 148, 149

Macedo, Miguel pág. 64

Masarik pág. 84

Noriega, Eduardo pág. 18


Lee el Manual de instrumentos de descripción documental, de Antonia Heredia (que está al finalde esta guía) y encontraras los ejemplos que la autora nos ofrece para elaborar inventarios ycatálogos realiza dos ejercicios de estos con los elementos que marca la autora y otros dos conlos elementos que tu consideres necesarios.

Envíalos a tu asesor.

Archivo Histórico

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3.3 Difusión en el archivo

La difusión es un conjunto de recursos y acciones encaminados arelacionar el archivo con los usuarios.

Es una de las funciones que se realizan en el archivo histórico y que nose lleva a cabo en ninguno de los otros. Está encaminada a dar a conocerel archivo, su acervo y la información contenida en el con fines culturalesy de investigación.

El archivo tiene dos tipos de usuarios:

1. usuarios internos (empleados y funcionarios del archivo)

2. usuarios externos (estudiantes, investigadores)

Por todo lo anterior, es importante que sepasque existen diferentes tipos de difusión:

* Difusión a través de un Centro deReferencias: Éste consiste en un centro deacopio de todos los instrumentos de consulta(guías, inventarios, catálogos, índices etc.) y demás información in-dispensable o necesaria en relación con el o los acervos del archivocualquiera que sea su soporte.

* Difusión Académica:

* Conferencias

* Congresos

* Seminarios

* Mesas Redondas

* Cursos

* Talleres

* Difusión Social:

* Visitas Guiadas

* Exposiciones


Describe brevemente en que consiste cada una de las formas de difusión antes citadas.

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Medios de Comunicación en el archivo histórico

Los medios de comunicación como el radio, televisión, periódicos y revistas pueden ser unaalternativa muy atractiva para lograr la difusión de los archivos históricos; aunque para ello esnecesario establecer convenios entre instituciones.

La actividad editorial es otra alternativa de difusión: catálogos, colecciones de mapas, planos yfotografías, también podemos recurrir a trípticos, dípticos, carteles etc. En la actualidad, con losavances tecnológicos para la difusión, también se pueden utilizar bases de datos y la Internet.

La difusión es un vehículo para llegar a un mayor número de usuarios; de allí lo productivo detratar de utilizar todas las alternativas posibles para lograrlo.

A través de esta guía haz conocido el Archivo histórico,su estructura y las funciones que se realizan en él. Entus ejercicios y visitas has constatado la aplicación de lateoría en la práctica. Para que realices tu trabajo finalcon el que cerrarías esta etapa de tu formaciónprofesional, te presentaremos un estudio de caso que serealizó en el Archivo Histórico Municipal, en el estado deVeracruz.

Antecedentes

Durante más de diez años, el Archivo General de laNación (AGN) mantuvo un Programa Nacional al quellamo «Rescate y Organización de Archivos Municipales».que tenía por objeto lograr una organización homogéneade los archivos municipales que significan una fuente deinformación muy importante para la historia; ya que éstosson depositarios de una gran parte del patrimonio docu-mental de la época virreinal e independiente.

En este programa, el AGN brindaba apoyo operativo a través de alumnos del CONALEP y asesoríatécnica. Ésta en ocasiones se apoyaba en el Manual de procedimientos para el rescate yorganización de archivos municipales y en otras publicaciones que surgieron de la experiencia.Las actividades se realizaban en jornadas de 15 días.

En 1993, un grupo de la Licenciatura en Archivonomía de la ENBA es invitado a colaborar en elprograma y el resultado de esta labor es el ejemplo que te mostramos.

Archivo Histórico

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ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL DE TLAPACOYAN VERACRUZ.

Diagnóstico

* Primero se detectó la problemática

* Se investigó la historia institucional del municipio de Tlapacoyan

* Se localizaron reglamentos y políticas institucionales

* Se planeo el proyecto

* Se solicito un local para establecer el archivo (los archivos municipales se instalan en la Casade Cultura del lugar)

* Se solicitaron los recursos materiales para realizar los trabajos

Localización y traslado del archivo

Éste se localizo dentro del palacio municipal a unlado de los tambos de basura que generaba elpalacio. Estaba dentro de costales.

Como el lugar resultaba poco conveniente pararealizar los trabajos de organización, ladocumentación se sacó de los costales y se trasladóen cajas a la Casa de Cultura.

Una vez que el archivo se trasladó a la Casa deCultura, iniciamos los siguientes trabajos:

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Clasificación

En los archivos municipales la documentación se separa en grupos documentales

* Periodo virreinal, 1519-1823* Periodo independiente, 1824 en adelante* Periodo contemporáneo, siglo XX

El archivo se agrupa en las siguientes secciones:

* Sección Presidencia

* Sección Tesorería

* Sección Justicia

* Sección Registro Civil

Posteriormente, el Lic. Arturo Hernández Rojas presentó una propuesta de cuadro de clasificaciónpara archivos municipales en una publicación del AGN.

El ordenamiento físico de los documentos se realizo de la siguiente manera: se hicieron hilerasverticales y horizontales en el piso. Se colocaron rótulos a la cabeza de cada hilera y se señalaronlas secciones y cronología. Los documentos quedaron divididos en: expedientes, legajos,volúmenes encuadernados y hojas sueltas.

Archivo Histórico

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Toda la documentación sin valores o que presentabadaños irreversibles imposibles de restaurar sedepuró. Esto se le indico a las autoridadesconvenientes, para que procedieran a recogerla eincinerarla; pues sólo ellas están autorizadas parahacerlo. Al final de esta acción, se levanto el actacorrespondiente.

Una vez ordenada la documentaciónse puso en carpetas y se le anotaronlos datos: sección, año y asunto. Yaformados los expedientes, seprocedió a levantar un inventario amano que después se capturó y seentregó a la Secretaría de laPresidencia de Tlapacoyan. Losexpedientes se archivaron en cajasde archivo histórico, que después serotularon y se colocaron en estantes.

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Como trabajo final elabora un proyecto de propuesta de organización de un archivo histórico.Toma en consideración todo lo que aprendiste en esta guía. Los elementos a considerar son:

* Carátula

* Introducción

* Justificación

* Desarrollo (Dentro de esta parte, realiza una propuesta de organización, clasificaciónordenación. Indica qué instrumento de descripción utilizarías, además de las formas de difusiónque establecerías).

* Conclusiones

Aquí finaliza tu guía. Espero que tu travesía por los archivos históricos haya sido grata te deseamosmucho éxito.

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BIBLIOGRAFÍA

Ampudia Mello, José Enrique. «Modelo técnico para la organización de los archivos históricos»,en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, No 3 (enero - febrero), México, AGN, 1984,págs. 5 - 16

Arcivo General de la Nación, Manual de procedimientos para el rescate y organización de archivosmunicipales. México, AGN, 1988

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LECTURAS

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Problemas de la ordenación y descripción de los archivoshistóricos en América Latina. Gunnar Mendoza. ArchivoGeneral de Bolivia

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Problemas de la ordenación y descripción de archivos históricos en América Latina

Gunnar Mendoza

Archivo General de Bolivia

Si acepta que los archivos no deben ser cementerios de documentos sino centros de serviciocolectivo por medio de los documentos, la ordenación la descripción se constituyen en losinstrumentos específicos para que el archivo cumpla ese propósito de servicio. Por muy divergentesque sean los puntos de vista sobre cómo se ha de ordenar y describir, no puede haberdisconformidad sobre la importancia de ambas operaciones para el cumplimiento de los propósitosdel archivo. En realidad, si un archivo no está ordenado ni catalogado es como si no existiera,pues no serviría para nada. Un archivo es en la medida en que está ordenado y descrito.

En este estudio intentaremos hacer una aproximación provisional al tema de lo que se ha hechohasta ahora en materia de ordenación y descripción en América Latina, y lo que se supone sedebe hacer en vista de las nuevas circunstancias archivísticas.

Para ello definiremos los conceptos generales sobre los que a nuestro entender debe discutirseel tema; trazaremos un esbozo de la documentación latinoamericana, esbozaremos también loque se ha pensado y se ha hecho en materia de ordenación y descripción; haremos una revistade los problemas generales que hoy se presentan a nuestros repositorios en este campo;presentaremos el caso práctico de uno de esos repositorios en particular, y estableceremos algunasconclusiones.

I. Supuestos generales de la cuestión

1. Los requisitos de la ordenación y la descripción

Un archivo no puede estar ordenado ni descrito de cualquier manera. No puede estar ordenado nidescrito, desde luego, de la manera que se le ocurra subjetivamente al archivista, de ahí seseguiría el peligro de cambiar una y otra vez de sistemas, pues los putnos de vista son poresencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estará realmenteorganizado. La ordenación y la descripción básicas deben obedecer a normas objetivas y teneruna estructura estable y consistente.

No puede haber estabilidad, consistencia ni objetiviidad en la ordenación y descripción si parahacerlas no se toman en cuenta la identidad archvística de un documento es una calidad objetivaque puede definirse en el documento mismo: cuando decimos, por ejemplo, que un documento esdel Ministerio de Relaciones Exteriores, que se refiere a límietes internacionales y que es untratado, estamos identificando archivísticamente ese documento: fondo de origen, actividadesespecíficas, tipo documental, son datos objetivos de identificación. Después de esto hay queconsiderar que el archivo no tiene un propósito estático de conservación sino que es digno deconservación en la medida en que es necesario, de suerte que ciertas disposiciones de ordenaciónhan estar inspiradas también en el propósito de hacer más expedito y productivo el servicio delarchivo. La ordenación y la descripción no son un fin sino un medio y, como tales, no pueden ser

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idealmente perfectas. Cuando el archivista pierde la noción de las limitaciones propias de ambasoperaciones y se embarca en la aventura de la perfección está perdido.

La ordenación y la descripcion deben ser inminentemente prácticas. Han de facilitar el cumplimientode la misión del archivo en toda su amplitud; a los investigadores, al público, al personal delarchivo. Las ordenaciones y las descripciones que suscitan problemas en vez de resolverlos sonsuicidas. Las ordenaciones y descrpciones caprichosas e inconsistentes suscitan problemas envez de resolverlos.

Esto no significa que el archivo ha de tener un sistema absolutamente hermético para ordenar ydescribir. Hay que distinguir entre la ordenación y la descripción pnmarias y las secundarias. 1)Las primarias distribuyen los materiales, y deben tener una estructura esencial. 2) La ordenaciónsecundaria es la que se da a los documentos sueltos dentro de esa estructura esencial. Estaordenación, y la descripción correlativa, pueden variar según la índole de los documentos o lasnecesidades del servicio.

Desde el punto de vista de la ordenación, un documento no puede estar materialmente sino en unsólo punto en el espacio. Para que una ordenacián fuese idealmente perfecta, cada documentodeberia poder estar en muchos puntos a la vez: tantos como los puntos de vista de archivistas,investigadores y otros interesados. Esto no es posible en la realidad.

En cambio, desde el punto de vista de la descripción un documento se vuelve ubicuo y gracias aesto la descripción compensa las limitaciones de la ordenación, abriendo muchos caminos parallegar hasta un documento, pues no hay obstáculos esenciales (aparte de los de dinero, tiempo ypersonal) para que el mismo figure al mismo tiempo en catálogos onomásticos, cronológicos,toponimicos, por materias, etc. Este hecho tan simple suele ser olvidado en la práctica y su olvidoha ocasionado daños irremediables a la integridad de los archivos, pues no faltan quienes pretendenhacer con la ordenación lo que se podría hacer más ventajosamente con la descripción.

Una adecuada ordenación es el requisito indispensable para una buena descripción, pero ésta asu vez puede ayudar a descubrir fallas en la ordenación y subsanarlas.

2. La ordenación natural

Una documentación no nace caprichosamente y las más de las veces ni siquiera como fruto de unacto deliberado directo sino obedeciendo a factores preexistentes. Estos factores son las estructurasy actividades de las instituciones, y las actividades de las personas. Ni éstas ni aquéllas se proponenexpresamente producir una documentación sino que ésta resulta formándose natural y forzosamentedentro de una estructura dada y como medio o condicion para el ejerciclo de una actividad.

Segun esto, los documentos que se encuentran en el archivo de una entidad pública o privadacomo consecuencia y condición del funcionamiento de esa entidad están en su lugar naturalcorno las hojas están en su árbol; e igualmente, una documentación que se encuentra en elarchivo de un ciudadano particular como producto específico de la actividad propia de éste, estáen su lugar natural.

Las actividades de las instituciones y de las personas no son simples sino variadas, y lasinstituciones no tienen estructuras simples sino complejas. Las documentaciones que resultan deesas estructuras y de esas actividades no se acumulan de cualquier manera sino que desde quenacen van siguiendo las líneas variadas de las actividades y estructuras de suerte que éstas van

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estableciendo naturalmente el orden en que dentro del archivo de la institución y dentro del archivodel ciudadano se van acumulando los documentos, hasta que el orden queda establecido en unaforma determinada.

El orden de una documentación según la estructura y la actividad que la produjeron es su ordennatural. Como los documentos no son ubicados, sólo pueden tener un orden natural: el impuestopor la actividad y estructura de donde emanaron.

Toda ordenación que se impone a la documentación, aparte y contra la impuesta por factores quedeterminaron su nacimiento y su disposición natural, es antinatural, artificial.

La ordenación natural está expresada en los dos principios clásicos Ilamados: principio deprocedencia y principio de orden natural

En su formulación actual el principio de procedencia establece que los documentos debenagruparse, en el archivo, de acuerdo con las entidades de procedencia- Esta formulación no essuficientemente clara en español, porque la palabra procedencia aplicada a los documentos acabaadquinendo una condición equívoca. Así, una nota enviada por el presidente de la República alMinisterio de Relaciones Exteriores debería agruparse entre los documentos de Presidencia de laRepública, pues de allí procede literalmente; pero lo que el principio establece no es la procedencialiteral sino archivística. En todo caso hay dos procedencias y el peligro de confusión en la prácticasiempre existe. Una formulación más clara en español sería: los documentos deben conservarseinviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen. En lapráctica diaria, nosotros hemos comprobado repetidamente el riesgo de interferencias entre laprocedencia literal y la archivística, sobre todo cuando se trata de ordenar papeles, caso típico demuchos archivos latinoamericanos.

El otro principio clásico de la ordenación natural es el principio del orden original. Según él ladocumentación debe conservarse en el orden que recibió durante su función administrativa. Unaformulación más clara y rnás completa, pues el principio es aplicable no sólo a los archivosadministrativos sino también a los privados, sería ésta: la documentación debe mantenerse, en elarchivo administrativo o privado a que pertenece, en el orden natural que tuvo al producirse.

Las dos fórmulas pueden reducirse a una sola que se expresaría así: los documentos debenconservarse inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente perteneceny en el orden que tenían cuando se produjeron.

La ordenación natural es la garantía más segura para conservar intacto valor informativo total deuna documentación, sea como testimonio de la estructura y actividad de la institución o de laactividad de la persona, pues son un reflejo de esa actividad y estructura, o sea sobre cualesquieraotras circunstancias de personas, tiempo, lugar, cosas y acontecimientos de que trate esadocumentación.

La ordenación natural es económica. Representa un ahorro en tiempo, funcionarios y trabajo. Sila documentación se ha mantenido en su orden propio, no hay necesidad de reordenarla sino encasos muy excepcionales; y si se trata de documentación desordenada, reordenación procedesobre bases objetivas y seguras, pues no se trata sino de reproducir una estructura y un sistemade actividades preexistentes, en vez de engolfarse en inteminables empresa de ordenación pormaterias, personas, lugares, fechas, etcétera.

La destrucción de la ordenación natural es, pues, un riesgo que se debe temer tanto como ladestrucción material, Cuando un fondo documental se desmembra, padece una destrucción

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estructura. Un fondo documental confundido es como un libro cuyas páginas se han entremezclado:allí no hay destrucción material, pero ni el libro ni el fondo son lo que eran, no tiene el valor quetenían para el conocimiento.

De ahí también por qué la ordenación de los documentos en las oficinas de origen es tan importante,pues va a determinar la ordenación del archivo; de ahí por qué debemos tender a que el archivistatenga un control continuo de la documentación desde las fuentes en que comienza a formarsehasta desembocar en el archivo, pues así será más fácil establecer una coordinación eficaz entrelas diferentes etapas de la vida del documento.

La ordenación natural está incorporada en lo más antiguo de la radición archivística latinoaericana(véase la sección 3 de este estudio, párrafos 1 y 2).

Es creciente la tendencia a consagrar los principios de la ordenación natural. En los países másdesarrollados prácticamente no hay cuestión al respecto. Por lo que hace a España, aprécienselos conceptos del archivólogo Filemón Arribas Arranz: «La clasificación metódica de los archivoshistóricos debe hacerse exclusivamente sobre la base de la organización administrativa que produjola documentación Cuando se deduzcan errores en la ordenación actual del archivo, debe corregirseésta colocando los documentos en el lugar que por su origen les correspondiera»

En el ámbito de las reuniones internacionales, en el Segundo Congreso Internacional sobre Arcnivos(Scheveningen, Suiza, 1953) «hubo uniforrnidad de opinión sobre la definición de fondo o unidadarchivística, y la mayor parte de los archivistas opinaron que los documentos extraviados quepertenecen a un fondo, deben ser reintegrados a él, y que los documentos que no pertenecen alfondo, deben ser sacados de él». En la Cuarta Conferencia Internacional de la Mesa Redonda deArchivos (Wiesbaden, Alemania- 1958) se recomendó que «se asegure la conservación de losfondos de historia literaria y éllos reciban un tratamiento conforme a los principios archivísticosuniversalmente reconocidos: principio de respeto de los fondos, mantenimiento de su unidad,respeto de los legajos, etc.; y con referencia a los archivos geográficos, la conferencia consideróindispensable la aplicación estricta del respeto de los fondos en la clasificación de mapas y planos».

3. El plan descriptivo

El objeto de la descripción archivística es proporcionar un medio expedito para que el investigadory el público sepan lo que pueden encontrar en el arcnivo, y que el personal pueda controlar losfondos más eficazmente para los fines de servicio del archivo.

La catalogación más aproximada a un ideal de perfección sería aquella que abra los carninosimaginables que conduzcan a todos los documentos existentes en el archivo. Esto supondría enla práctica la existencia, por lo menos, de los siguientes catálogos: cronológico, onomástico ytoponímico que comprendan todos y cada uno de los documentos del archivo, y uno temático queagote todas las materias a que alude el corrtexto de los documentos del archivo.

Huelgo decir que instrumento tan monstruoso de descripción nunca ha sido ni será logrado, aunquemuchas empresas archivísticas de descripción, en muchos países, se han abordado con estecriterio perfeccionista utópico, con los resultados que son de imaginar.

En una fase de producción acelerada de documentos a la que se está incorporando AméricaLatina, y ante la necesidad ineludible de describir, el archivista no tiene más alternativa que ésta:quedarse cada vez más atrás si persiste en describir una documentación como un árbol hoja por

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hoja, u optar por un plan realista escalonado de lo general a lo particular según un criterio deurgencia.

El primer elemento descriptivo inexcusable dentro de un plan sistemático es la guía general de ladocumentación del archivo.

La guía genenral ha de ser a la vez completa y sinóptica.

Completa en el sentido de que describe todos y cada uno de los fondos del archivo. Sinóptica, enel sentido de que esa descripción pone de manifiesto las características específicas de cadafondo, pero no describe el árbol hojo por hoja.

La guía general proporciona a los investigadores y al público un conocimiento a la vez exhaustivoy breve de la documentaicón, para que en cada caso se pueda decidir idóneamente la necesidadde posteriores y más detalladas indagaciones; proporciona también al personal un instrumentoinmediato de control sobre toda la documentación, y de conocimientos sobre cada uno de losfondos, lo cual pone en camino un mejor servicio y una evaluación inicial para decidir el orden deimportancia de posteriores operaciones descriptivas. Además, la guía general permite extenderel conocimiento de la documentación tan lejos como sea posible, en un tiempo como el nuestroen que por la facilidad de las comunicaciones, la creciente interdependencia de los pueblos y lacoordinación de informaciones internacionales, los fondos de un repositorio no son únicamentepara el país de origen.

Para que la guía general sea posible, el archivo debe estar ordenado de tal suerte que no, seaindispensable hacer descripciones hoja por hoja. Una guía no puede aplicarse a materialesheterogéneos y entremezclados sino a los conjuntos homogéneos propios de la ordenación natu-ral.

La guía general no es lo único ni lo suficiente en la descripción del archivo, que puede extendersea cada una de las divisiones y subdivisiones de cada fondo, y también a los documentos sueltosque componen las últimas subdivisiones.

¿Cómo se decidirá el orden de urgencia de la obra descriptiva? La razón de ser del archivo es elservicio a la colectividad a la que pertenece por medio de los documentos. Este imperativo deservicio determinará el orden de las cuestiones más vitales para la colectividad y, en consecuencia,el orden del plan de la obra descriptiva. Este debe ser fruto de una evaluación consistente de ladocumentación del archivo: así como se evalúan documentos para decidir cuáles han deconservarse y eliminarse, así también deben ser evaluados para decidir en que orden de urgenciahan de ser descritos.

Aplicando este criterio de urgencia se irán describiendo sucesivamente los demás miembrosdocumentales del archivo, y se llegará, cuando se considere necesario, a describir documentossueltos, y aun podrán formarse series descriptivas con documentos, relativas a temas de interéscolectivo vital, que se encuentran en fondos o en series diferentes; estas series seránexclusivamente descriptivas, pues los documentos mismos permanecerán en los lugarescorrespondientes a su ordenación natural. Esto destaca nuevamente el valor étíco de la descripción,que hace posible toda clase de agrupaciones sin que el orden natural padezca.

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II. La documentación latinoamericana

Determinadas características de los fondos documentales latinamericanos suscitan cuestionesrelacionadas con su ordenación.

1. Los restos documentales prehispánicos

Aunque en algunos países latinonoamericanos hubo en tiempos prehispánicos civilizacionesadelantadas, como las de los incas, mayas y aztecas, sólo, se conservan escasos documentosarchivísticos procedentes de ellas. Que debieron poseer un sistema documental queda fuera deduda por el solo hecho de la existencia de las civilizaciones mismas, ya que sin algún principio deorganización documental habría sido imposible la transmisión y continuidad de las instituciones yactividades que las mantuvieran vivas.

Los quipús, o atadijos de cuerdecilllas que, mediante la combinación de nudos y colores, componíanun sistema de notación con el cual se llevaba la cuenta cronológica y estadística del imperioincaico, deben considerarse como documentos airchivísticos, sin que su condición física sea unimpedimento para que se los admita como tales. Y lo que se dice de los quipús incaícos seentiende para los códices de las civilizaciones maya y azteca.

Los indios escondieron en lugares incógnitos sus docurnentos y los españoles destruyeron muchosotros, pero no es imposible que futuras búsquedas pongan de manifiesto nuevos materiales. Nohay documentos antiguos del todo muertos, y menos en este caso, pues aunque por lo prontoparece haberse perdido la clave para.la interpreración de los quipús y otros sistemas de anotacióndocumental prehispánicos, es aleccionador el ejempío de los jeroglíficos egipcios que, alreconstruirse la clave, hicieron accesible su contenido informativo.

En todo caso queda en pie el hecho de que los quipús y otros restos considerados hoy día comomeras reliquias arqueológicas, son verdaderos documentos archivísticos, y que se podría plantearun primer problema de ordenación y descripción a los archivistas de los países respectivos.

2. La documentación colonial

La producción de documentos dentro de condiciones físicas que esenclalmente subsisten ennuestro tiempo comenzó en América Latina con la llegada de los español.es, y varios paíseslatinamericanos conservaron documentos desde el siglo XVI

La primera característica de la documentacion colonial es que la corresponde exclusivamente aclase de la documentación escrita con frecuencia ita, aunque incluía, en calidad de anexos,materiales cartográficos y, más raramente, pinturas, y hasta objetos extraños, como prendas devestir, etc., cosa por lo demás usual en todas las documentaciones escritas.

La documentación colonial corresponde casi exclusivamente a instituciones de derecho público(real o canónico) y no existen en los archivos, por lo menos para construir un elemento característico,documentos privados de esa época. Las instituciones productoras de la documentación colonialfueron virreinatos, audiencias, capitanías generales, presidencias, gobernaciones, corregimientos,intendenciencias, cajas reales, casas de monedas, cabildos seculares, consulados, protomedicatos,arzobispados, obispados, cabildos eclesiásticos, tribunales de la inquisición, universidades, iglesias

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mayores, parroquias o doctrinas, órdenes monásticas, escribanías, etc.; y habría que agregaralgunas instituciones sui generis, como el gremio de Azogueros de Potosí, Bolivia. y la CompañíaGuipuzcoana de Venezuela, que desempenaron un importante papel en sus respectivos países.

Cada una de aquellas entidades tenía, desde !uego, una escritura más o menos compleja, y enuna audiencia, por ejemplo, habría que distinguir el real acuerdo, de censos indios, el alguacilazgomayor, la relatoria, las fiscalías, la Secretaría de Cámara, etc. Mas nuestro propósito no es presentarlos esquemas de la institucionalidad colonial, sino sugerir las líneas maestras de ella, como puntode partida de la ordenación y descripción.

La documentación colonial se caracteriza por la presencia de tipos documentales muy definidos.Categorías especialmente personalizadas son las cédulas, provisiones y órdenes reales, lasprovisiones virreinales y audienciales, la correspondencia y las relaciones, los libros de acuerdosaudienciales y capitulares, los de cajas reales, de fábrica, parroquiales de bautizos, matrimoniosy óbitos, y los registros de escrituras públicas. Estas son categorías matrices y a muchas de ellascorresponden subcategorías a veces profusas, como en los libros de cajas reales, donde puedenseñalarse las series de libros de temas de razón, correspondencia, cargo y data, diarios gen-erales, aduanas, alcabalas, bienes de difuntos, censos de indios, entregas de plata, remates,revistas, tabacos y naipes, etcétera.

La mayor parte de la documentación colonial corresponde a la era del papel de trapo, papel deconsistencia excelente. Las tintas eran también de la mejor calidad, indelebles, y su nitidez seconserva admirablemente hasta hoy día aun en los documentos más antiguos, aunque a veceseran tan ácidas que extensas líneas documentales han quedado totalmente inhabilitadas por ladestrucción que la tinta ha ocasionado en el papel.

Gran parte de la documentación colonial se cosía y encuadernaba reglamentariamente. El tipodocumental característico del libro iba siempre encuadernado en cuero o pergamino y, a veces,en lugar de cartón para refuerzo de las encuadernaciones se empleaban tablas. Estos rasgossugieren una intención de perdurabilidad y, en efecto, exceptuando factores destructivos de climasdemasiado adversos, exposición prolongada a la intemperie y destrucción violenta, ladocumentación colonial tiene bastante capacidad física de perdurar indefinidamente.

De los tipos físicos de la documentación colonial, uno de los más importantes, por la amplitudcuantitativa y cualitativa que alcanzó en toda la trama administrativa de la época, fue el expediente:expresión documental de un trámite gubernativo, judicial, eclesiástico, militar, hacendario, inquisi-torial, etc.; cuenta con dos fojas o miles de ellas, podía comenzar y concluir en una misma oficinao pasar por muchas oficinas en un mismo lugar o en varios lugares, a veces a centenares demiles de killómetros; su duración va de un día a decenas de años; consta de una estructurasencilla o compleja, e incluye muchos otros tipos de documentos -cédulas reales, cartas,provisiones, escrituras públicas, papeles privados-, y llegó a constituir por sí solo una especie dearchivo en pequeno, dotado de una ordenación propia y muchas veces hasta de un índice. Amedida que progresa el trámite y se acumulan fojas, los antiguos las iban cosiendo en el ordenimpuesto por el trámite mismo, se formaba un cuaderno de un volumen (y quizá más de uno), ygracias a esta compactación el expediente resistió mejor los azares del tiempo, y hoy se lo encuentravictoriosamente profuso en todos los archivos coloniales hispanoamericanos.

Normas cuidadosas presidieron tanto la producción como el manejo y la conservación dedocumentos en la Colonia. Ellas están contenidas en las Leyes de Indias, otros códigos indianosy en disposiciones legislativas sueltas. Constituyen un importante material auxiliar para laordenación y descripción de los fondos coloniales. La preocupación gubernativa de América fue

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tan temprana como reiterada, y a ella se debe en mucho la conservacion de aquellos documentoshasta nuestros días.

Las escribanías anexas a las principales entidades administrativas eran otros tantos archivosadministrativos donde se desarrollaron las prácticas coloniales del control y manejo documental.Para el conocimiento cabal del tema de la documentación latinoamencana es preciso estudiar elrégimen de las diversas escribanías: gobierno, cámara, cabildo, hacienda, provincia, número,notarias eciesiasticas, etcétera.

Las disposiciones indianas no contemplaron el establecimiento de archivos centrales, y menos dearchivos públicos, y el episodio frustrante del Archivo General de la Nueva España, en 1792, nohace sino confirmar este extremo. La falta de archivos centrales tuvo consecuencias desastrosas.Cantidades cada vez mayores de documentos inactivos se acumularon en las escribanías, lasque frecuentemente no contaban con las condiciones adecuadas y cambiaban de sitio, por lo quedeterminaban traslados en que los documentos sufrían daños inevitables. La responsabilidad dela custodia pasaba de mano en mano con el tiempo y se hacía poco efectiva. El interés de lasautoridades por los documentos se refería, sobre todo, a los papeles necesarios para los trámitesactuales, y así los papeles más antiguos acababan por ser un estorbo.

Las luchas por la emancipación latinoamericana, como es de suponer, agudizaron los factoresdestructivos, fortuitos o deliberados. Ambos bandos tenían a veces interés en la desapareción depapeles públicos. Luego cundió el odio contra un régimen al que se reputaba como símbolofunesto de la crueldad y la opresión, y cuyos atributos, entre ellos los documentos, debían sercuando menos echados en el inmerso mar del olvido.

La situación no cambió favorablemente con el advenimiento de los regímenes republicanos. An-tes bien, nuevos factores de destrucción material y estructural se agregaron a los antiguos, comolas frecuentes alteraciones políticas y las guerras internacionales. Por otra parte, los gobiernosrepublicanos se vieron abocados al problema del crecimiento de sus propios tondos documentales.Pronto faltó espacio en las oficinas públicas y los fondos coloniales no tardaron en ser trasladadosuna y otra vez a depósitos cada vez peores.

J. Ignacio Rubio Mañé y Mario Mariscal hacen un inventario de las calamidades que castigaron alos papeles del México Colonial: «calladamente, como en la venta de esos papeles a bizcocheros,coheteros, boticarios y tenderos, o violentamente, en incendios fortuitos o provocados, o en losconflictos políticos, como el de 1840, en que los preciosísimos papeles del Archivo General fueronpuestos en trincheras de las ventanas para batir detrás de ellos a la tropa que atacaba por losbajos».

Estas calamidades, como es obvio, no fueron exclusivas de México, en mayor o menor grado segeneralizaron a los países latinoamericanos y del mundo en alguna época de su historia. Noshemos detenido en ellas no para lamentarlas desde el punto de vista histórico sino desde unestricto punto de vista archivístico.

En consecuencia, una característica capital de los fondos coloniales latirioamericanos es queellos son, en buena parte, restos de fondos desmembrados y desordenados. Esto es muyimportante, pues, para los fines de ordenación y descripción, no es lo mismo tratar con papelesque han experimentado los golpes repetidos de la destrucción material y estructura

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3. La documentación nacional

El establecimiento de los regímenes independientes modificó en forma profunda y más o menosinmediata la estructura y actividad de nuestras sociedades, y esa modificación suscitó, a su vez,cambios en el campo documental.

Haremos una revista sumaria de estos cambios, a manera de ejemplo de un fenómeno general,al establecerse los tres poderes del Estado, Legislativo, Ejecutivo y Judicial.

El Poder Legislativo representó una fuente de producción de documentos enteramente nueva enAmérica Latina. Categorías y subcategorías de papeles antes totalmente desconocidos comienzana acumularse en los parlamentos. Entre algunos tipos documentales legislativos de nuestrospaíses pueden señalarse actas de las discusiones parlamentarias, proyectos de ley, colecciones.deleyes autógralas, minutas, colecciones de credenciales, actas de elecciones populares, etc. Esverdad que la permanencia y continuidad del Poder Legislativo ha sido desigual en nuestrospaíses, unos políticamente más estables que otros, pero esto no oscurece el hecho básico de queel Poder Legislativo es una de las más grandes y generosas fábricas documentales del períodonacional.

Como estructura sustantiva -Presidencia de la República y ministerios o secretarías de Estado,con sus respectivas divisiones- el Poder Ejecutivo representa otra fuente nueva, la mayor, sinduda, de producción documental en América Latina. Inicialmente el Poder Ejecutivo se redujo, ensu categoría superior, a la Presidencia de la República y a no más de cuatro secretarías o ministeriosde Estado, generalmente del Interior o Gobierno, de Relaciones Exteriores (que a veces estabaincluida en la primera), de Hacienda y de Guerra. El aumento en le volumen de las actividadespúblicas suscitado por la transición de un régimen político de introversión, como era el colonial, aotro de extroversión, como es el nacional, ocasionó el aumento del número de secretarías deEstado, y la estructura particular de cada una de ellas se ensanchó y proliferó en divisiones ysubdivisiones, departamentos, negociados, direcciones generales, etc. El tipo documentalcaracterístico de la maquinaria ejecutiva es la correspondencia, seguida de los libros copiadores,y otras formas propias de cada secretaría, de conformidad con su peculiar funcionamiento. Elexpediente dejó de tener en este ámbito de la producción documental la importancia que tuvo enla colonia, pero todavía es un elemento importante en los trámites de gobierno.

El hecho capital de este período en el plano del Poder Ejecutivo, desde el punto de vista docu-mental es el establecimeinto de los archivos especialmente nacionales, en América Latina. Losaños de fundación de nuestros archivos nacionales (según datos oficiales) son: México, 1823;Brasil 1838; Cuba, 1840; Haití, 1860; Perú, 1861; Colombia, 1868; Paraguay, 1870; Honduras,1880; Chile, 1887; Panamá, 1912; Venezuela, 1912; Uruguay, 1926; Guatemala, 1937; Ecuador,1938; y Puerto Rico, 1955.

El Salvador tiene su archivo nacional proceso de organización. Se observa además una definidatendencia a la organización de nuevos repositorios, estatales, provinciales, departamentales ymunicipales.

También en el Poder Judicial es patente el acrecentamiento documental. Las cortes supremas dejusticia reemplazaron, en mayor número, a las antiguas audiencias; se crearon nuevos tribunaleso cortes distritales en las secciones territoriales de cada uno de los países, y aumentaron losjuzgados inferiores. La multiplicación alcanzó al Ministerio Público: fiscales con jurisdicción nacional,distrital o local, se establecieron en todos los países. Formas judiciales antes desconocidas,como la del trabajo, se agregaron a las antiguas. El tipo documental característico del mecanismo

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judicial siguió siendo el expediente, que allí conserva toda su anterior signifícación; otros tiposdocumentales son los libros de acuerdos, autos, dictámenes, libros de conocimientos, etcétera.

En los países de organización federal el fenómeno del crecimiento documental es aún más ex-tenso que en los países de organización unitaria y centralizada, en correspondencia con la mayordiversificación de la estructura de los tres poderes del Estado.

La maquinaria administrativa republicana no ha concluido su ciclo histórico, y nuevas formas seagregan a las antiguas. La aparición de las entidades autoridades autónomas, autárquicas ysemiautárticas viene a ampliar y complicar el cuadro siempre creciente de la producción docu-mental en América Latina.

Este es el hecho más notable de los años recientes y su curso sugiere que habrá un desarrollocada vez más acelerado de nuestras instituciones, con sus consecuencias en el plano archivístíco.

Debe señalarse otra serie de aspectos que también influyen en la producción de documentos.

Si la introducción de la taquigrafía y de las máquinas de escribir y calcular aumentó esa producciónen términos que antes no se sospechaba, la incorporación de nuevos medios mecánicos de copiay eficiencia documental en los trámites administrativos es constante. El mimeógrafo y otros mediosde impresión rápida, el dictáfono. La cinta magnética, que ya forman parte rutinaria del equipo delas oficinas públicas y privadas, son indicios de lo que nos reserva el porvenir.

La tendencia a admitir documentos privados en los archivos públicos latinoamericanos es cadavez más definida. Los archivos nacionales de Argentina, Brasil. Cuba y Chile contienen importantescolecciones de esos papeles, y las leyes orgánicas de los archivos nacionales de Argentina. Cubay Panamá contienen disposiciones que deben considerarse como ejemplos de lo que va a ocurrir.

Asimismo, nuevas clases de documentos, como los fotográficos y fonográficos, ingresan en losarchivos públicos de América Latina. En 1960 se íntegra en el Archivo General de la Nación deArgentina el Archivo Gráfico de la Nación con todos sus fondos audiovisuales y sus equipos parala producción de esta clase de documentos. El nuevo reglamento orgánico del Archivo Nacionalde Brasil contempla la creación de un Servicio de Documentación Cartográfica y Fonofotográfica,además que de la sección de mapas cuenta con secciones de fotografía, películas móviles,mícropelículas y grabaciones sonoras. Cuba cuenta con equipos para la producción de documentospor procesos fotográficos. Otros archivos latinoamericanos han comenzado también a incorporarsecciones para la conservación y organización de esta clase de documentos.

Junto a estos hechos que podemos denominar positivos, debemos señalar otros de signo contrario.

El primero y más obvio de ellos es la disminución en la calidad del papel con respecto a laColonia; particularmente para la producción de copias en la maquina de escribir se usan papelesdelgados que tienen escasas posibilidades de buena conservación.

El papel carbón empleado en el proceso de producción de documentos impone el uso de papel decondición precaria y produce copias con tendencia a borrarse.

El abandono creciente del sistema del libro encuadernado como método usual de conservación,en beneficio de otras formas menos consistentes, como la carpeta ligera tipo folder, entrañapeligros evidentes para la conservación de los documentos.

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El establecimiento del sistema archivístico público de Aménca Latina no ha sido suficiente paraimpedir la destrucción material y estructural de documentos.

Desde luego, en varios paises los archivos públicos se fundan muchos años después delestablecimiento de los regímenes nacionales, y en el intermedio ya se habian destruido algunosfondos nacionales por causas semejantes a las analizadas en nuestro tratamiento de los fondoscoloniales. Además, según revelan datos proporcionados por los archivos latinoamericanos, latransferencia de documentos públicos a los archivos es deficiente, y esto significa que importantesconjuntos documentales continúan sometidos a condiciones nocivas en depósitos inadecuados.

Finalmente, la obra de ordenación, aunque inspirada en los mejores propósitos, ha sido a vecesaplicada en condiciones tales que acrecienta la destrucción estructural debida a razonesextraarchivísticas. Estos hechos deben ser debidamente evaluados para los efectos de ordenacióny descripción

Por grandes que sean las destrucciones, queda en pie la característica capital de la documentación¡atinoamericana de este período: expansión en cantidad y complejidad. Desde el establecimientode los regímenes nacionales hasta el presente, la documentación de nuestros paises ha crecidoininterrumpidamente y con ritmo cada vez mayor. La falta de estadísticas está compensada eneste caso por los datos institucionales: es un hecho que nuestras instituciones son más grandesy complicadas cada día, y es una ley que a mayor volumen de actividades administrativascorresponde una producción documental más grande y más compleja. En el futuro inmediato elfenómeno va a ser mayor, como resultado de los programas de desarrollo económico que estanen curso en todos los países latinoamericanos. América Latna se encuentra en vías de ingresaren la fase de la producción masiva de documentos. Este fenómeno plantea problemas de todaíndole en el plano de los archivos y, entre ellos, los específicos de ordenación y descripción.

III. Teoría y práctica de la ordenación y descripción archivísticas en América Latina

1. La colonia

Los antecedentes más lejanos de la teoría y práctica de la ordenación y descripción archivísticasen Améríca Latina se encuentran en las disposiciones adoptadas para el régimen en del archivoanexo al Consejo de Indias en Madrid, desde el siglo XVI. No nos referimos al Archivo General deIndias, establecido en 1790 en Sevilla. (Debemos hacer una observación en relación con Brasil yHaití, cuyos antecedentes archivísticos habrá que buscarlos en Portugal y Francia respectivamente.No hemos contado con materiales básicos para formular ninguna proposición a dichos países eneste período histórico.)

La ordenanza 64 del Archivo del Consejo de Indias disponía que «en el dicho Consejo y en partecómoda de él haya un archivo cerrado y guardado, donde estén los papeles que le tocaren ymandaren guardar [...) y pueda haber otro nuestro oficial que sea archivero o bibliotecario». Laordenanza 65 establece un principio clasificatorio de papeles que el archivo conservaría, al expresarque allí se guarden «las cartas de navegar, derroteros, mapas, descubrimientos y relacionestocantes a la tierra y mar de las Indias, y todo de forma que se pueda hallar con facilidad cualquiercosa que sea necesaria, y que se procure que en el dicho archivo haya y se guarden todos loslibros que hubieren salido, salieren y se pudieren hallar que traten de las materias de Indias,morales, políticas y naturales, de historias, geografía, relaciones, discursos, arbitrios pareceres,

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advertencias y otros cualesquiera papeles que toquen o puedan tocar a las Indias [ ... ] así impresoscomo manuscritos».

La ordenanza 15 del Consejo, y 26 de 1636, disponía «que haya inventarios de los papeles delConsejo de Indias», y la ordenanza 27 del Consejo, y 27 de 1636. establecía la norma a de ladescripción detallista al ordenar que las cartas escritas al Consejo «por virreyes, audiencias otraspersonas públicas y particulares de las Indias y de la Casa de Contratación de Sevilla y otraspartes», «los nuestros secretarios saquen en relación la substancia de ellas» por la importanciaque tienen y la ordenanza 90 del Consejo, y 66 de 1636. reitera que en el Archivo del Consejo«haya un libro donde se ponga y asiente en la forma que pareciere más conveniente la memoriade los libros, cartas, relaciones, consultas y otros papeles y despachos que estuvieren en él, yotro libro particular con memoria y relación de todos los papeles y cosas tocantes al dicho archivoque estuvieren fuera de él».

La relación que media entre la ordenación y la descripción está destacada en la ordenanza 87 delConsejo, y 162: «Los secretarios tengan inventario y lo vayan haciendo de todos los papeles queestuvieren a su cargo y vinieren a su poder, con designación de ellos, poniéndolos en sus legajospor tal orden y concierto cue estando a buen recaudo fácilmente se pueda hallar lo que fueranecesario verse»,»particularmente tengan siempre inventarios de consultas y decretos nuestros,de cartas de gobierno que nos escnben los virreyes, audiencias, gobernadores y oficiales reales,prelados y cabildos eclesiásticos libros y seglares, y de todos los libros reales que hay y se fuerenhaciendo de cédulas, provisiones y otros despachos nuestros, y de las bulas y breves apostólicostocantes a las Indias, y de cualesquiera escrituras y asientos que en el dicho nuestro Consejo sehicieren o a él se trajeren, y además papeles importantes para el gobierno de las Indias».

En estas disposiciones hay que señalar algunos puntos importantes: a) se establece unacoincidencia de funciones entre el archivero y el bibliotecario, y una contigüidad de fondosarchivisticos y bibliotecarios; b) se encarece el valor práctico de la ordenación, para que las cosasse puedan hallar con facilidad; c) se hace una enumeración clasificatoria de los papeles según suprocedencia institucional, y d) la unidad de descripción era el documento suelto.

La primera experiencia archivística hispanoamericana es el frustrado Archivo General de la NuevaEspaña de 1792, cuyas ordenanzas fueron calcadas, con ligeras modificaciones, de las del ArchivoGeneral de Indias de 1790.

El preámbulo de aquellas ordenanzas asienta que «son imponderables las ventajas de un archivogeneral bien ordenado, asistido y manejado por personas inteligentes», y que «el archivo es elcentro común de los documentos [ ... ] donde con el buen orden que debe establecerse y con lospuntales índices que de formarse hallará fácilmente cada uno lo que necesite». La ordenanza 4dice que la función del archivero es «recibir los papeles, ordenar y dirigir este archivo», y lacondición práctica de la ordenacion queda expresada en la ordenanza 6: «Por ahora ha de ser elprincipal cuidado coordinar y colocar los papeles con tal método y distinción que cualquiera deellos pueda hallarse con prontitud y faciliciad».

La ordenanza 7 dice que «la primera división de papeles ha de ser en tantas coleccion es cuantossean los tribunales y oficinas de donde se hayan remítido y se remitieren en lo sucesivo».

Dentro de estas primeras divisiones, «el orden y arreglo de papeles debe ser según lo exija lanaturaleza, y así no puede por ahora darse regla general». La ordenanza 12 reitera que «siendomuy comun en papeles enlegajados de antiguo andar mezclando muchos de distintas especies,se reconocerán todos los legajos que se fueren remitiendo al archivo, a fin de separar cualquieraexpediente o papel ajeno de sus títulos, y reducir cada uno a su lugar propio La ordenanza 13

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señala la necesidad de crear una serie miscelánea con los papeles que no puedan comprenderseen ningún lugar de los ya establecidos, y series de asuntos con los papeles que pertenezcan aseries establecidas pero puedan reducirse a un asunto en particular. La ordenanza 9 enuncia quelos papeles «se colocarán en los estantes», «según los índices con que se entreguen» por lasoficinas. Según la ordenanza 34, para que los empleados puedan mejor hacer la «coordinación yel buen uso de los papeles» deberán tener un conocimiento preciso de la organización administrativadel reino, conocimiento que se expresará en una tabla geográfica del distrito del virreinato, conindicaciones de las instrucciones y sus lugares respectivos. La ordenanza 37 establece que losexpedientes deberán llevar indicaciones escritas claras para que no se confunda su orden. Laordenanza 20 determina que «no podrá trastornarse el orden establecido ni transferirse papelaguno de un lugar a otro sin expresa orden del virrey».

En cuanto a la descripción, la ordenanza 3 dice que «todos los tribunales y oficinas remitirán a sutiempo sus respectivos papeles con un índice individual y expresivo de lo que contenga cadalegajo. Si no fuere posible hará por mayor pero siempre del modo que dé bastante a conocer lanaturaleza de los papeles que se envían» Según la ordenanza 9, «si los índices con que seentreguen los papeles estuvieren puntuales y arreglados, no se hará más que copiarlos en loslibros del archivo», y la ordenanza 10 agrega que «si los dichos índices no estuvieren puntualescon la debida distinción y claridad, se formarán nuevos en cuadernos separados».

La ordenanza 11 establece que de haber un inventario general en que se expresen los asuntos delos papeles por orden alfabético, con referencia numerada de los inventarios partículares a quecorresponden. La ordenanza 17 dice que los papeles sueltos e irreductibles a conjuntos yaestablecidos serán objeto también de inventario, formando extractos. Según la ordenanza 19, seharán extractos breves de cada inventario para facilitar la consulta, y una clave general abreviada»que presente a la vista el sistema de la coordinación de los papeles y la disposición de losinventarios». La ordenanza 23 agrega que al fin del inventario general se dispondrán varios índicesque faciliten su manejo y el conocimiento y uso de los papeles: un índice de títulos por orden decolocación, y el otro por los mismos títulos alfabéticos, «todo con sus remisiones a las páginas delinventano».

En cuanto a la técnica de la descripción, la ordenanza 26 declara que «se procederá con la mirade excusar toda superfluidad, reduciendo los artículos a los menos que fuere posible, sin perjuiciode la distinción conducente a declarar el contenido. Tal vez podrá en pocos renglones exponerseun expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco monto, o un legajo entero de documentosque no difieran unos de otros sino en los tiempos, lugares o personas; y tal vez la importancia osingularidad de un documento breve exigirá una declaración más extensa».

En estas ordenanzas hay que destacar los siguientes aspectos sobre la ordenación: a) se enunciancon toda nitidez (cerca de medio siglo antes que en Francia v casi medio siglo antes que enPrusia) los princpios del orden natural, el principio de procedencia archivistica y el pincipio delorden original, y se declara el rigor con que se han observar esos principios, y b) con los documentosirreductibles a esa ordenación, se han de hacer series misceláneas y de asuntos.

En cuanto a la descripción: a) se establece un plan descriptivo en que papeles serán tratados deconformidad con su importancia, b) el archivo tendrá un inventario general e inventarios parciales,y c) la unidad básica para la descripción es el documento suelto pero también se harán inventariossumarios de series de documentos homogéneos.

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2. Antecedentes nacionales

La «Intrucción para el arreglo de la Secretaria del Interior», de Colombia, del 25 de marzo de 1826nos permite apreciar el criterio que animaba, respecto a la ordenación y descripción, en un archivoadministrativo latinoamericano al iniciarse el período nacional.

El archivo de la Secretaría se dividia en tres secciones: Negocios pendientes, Negocios secretos,Negocios concluidos. En cada una de estas secciones los documentos se separaban en gruposcorrepondientes a las oficinas con que la Secretaria mantenía relaciones. Los libros copiadoresde correspondencia debían tener índices al fin de cada año, con expresión del contenido, númeroy página del despacho correspondiente. Los papeles del archivo de Negocios concluidos, que erael archivo principal debían clasificarse por orden cronológico de años y meses, y si alguna carpetao legajo resultaba muy copiosa «se dividirá por materias del modo que juzgue más conveniente elarchero». Para los expedientes debía hacerse «el índice en un libro a propósito» y, finalmente,«luego que se halle arreglado el archivo y formados los índices de materias, el secretario prevendráel método con que se ha de formar un índice alfabético que facilite el hallar cualquier documentoo expediente que se busque. Cada año se añadirá al índice de materias y al alfabético lo quecorresponda al año anterior. En orden cronológico se pondrán en los armarios y estantes, asicomo en los índices, los documentos».

Según este reglamento se establecen separaciones administrativas dentro de las secciones, seestablece un control individual sobre cada documento por medio de los índices, y se franquea alarchivero la atribución de decidir ordenaciones en ciertos casos.

El Archivo Público del Imperio del Brasil es cronológicamente el segundo archivo nacional que seestableció en América Latina. Su reglamento orgánico, del 2 de enero de 1838, contieneantecedentes dignos de destacarse.

Los documentos se distribuían en tres secciones: Legislativa, Administrativa e Histórica. La primeradebía contener los documentos parlamentarios; la segunda los del régimen ejecutivo, y la tercerauna miscelánea que incluía matrimonios de la familia imperial, mapas, estadísticas de las provincias,descubrimientos útiles, acontecimientos importantes, patentes industriales y memorias históricas.La ordenación detallada de estos papeles se dejaba a cargo del director del Archivo según el planque adoptase con aprobación del Ministro Secretario General de los Negocios del Imperio. Mástardíamente, en 1870, se estableció que los documentos serían clasificados por matenas,siguiéndose en cada materia el orden cronológico, y que «este mismo sistema será adoptado enla organización de los respectivos catálogos», y entre tanto «habrá índices alfabéticos ycronológicos».

Es obvia en estas disposiciones la tendencia a adoptar el documento suelto como unidad deordenación y descripción. En el reglamento de 1838 es terminante la facultad del archivero paradisponer, según su arbitrio, de la ordenación. Aparece la sección histórica.

El minucioso y elaboradísimo articulado del «Reglamento del Archivo General y Público de laNación de México», del 27 de noviembre de 1846, es otro texto que contiene elementos de graninterés.

Se define la ordenación, a la que el reglamento ‘llama «coordinación», como la colocación de lospapeles «con tal método y disposición que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud yfacilidad».

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La división principal de los papeles es histórica: época anterior y época posterior a la indepenciencia.Cada una de ellas se divide en cuatro títulos capitales, «correspondientes a las cuatro secretaríasde estado: Relaciones, Justicia, Hacienda y Guerra». Cada uno de los títulos se divide en dosdepartamentos; cada departamento en secciones (tantas como fueren necesarias); cada secciónen ramos, y cada ramo en clases. El principio según el cual se hacían estas divisiones era unorden de materias, yendo de lo general a lo particular. Si las clases contenían materias adversas,se imponía al director y empleados del archivo seguir haciendo otras divisiones «con exactitud yprudencia necesarias, para conseguir hasta en sus más pequeñas partes la perfecta organizaciónde los papeles».

Fuera de los cuatro títulos capitales se establecían otros cuatro: Archivos antiguos, Historia,Impresos y Asuntos secretos, los cuales se subdividían también en departamentos, secciones,ramos y clases. Es de particular significacion hacer notar que el departamento general del títulode Historia comprendía «todos los documentos relativos a la htstoria de la Nación, sus épocas,acontecimientos notables, héroes beneméritos y demás varones ilustres, las biograflas de ellos»,etcétera.

Los documentos de la última división debían, disponerse en libros o legajos, Numerados del 1 enadelante: «cada legajo tendrá unas 200 fojas» y «deberá seguir rigurosamente el ordencronológico». Cuando surja un conflicto en quen un documentos, según su asunto, deba ir a doso más clases, «se resolverá su colocación con respecto al punto que trate con preferencia o másextensión», y de los otros se harán extractos que se colocarán donde corresponda.

En cuanto a la descripción, al fin de cada legajo irá «un índice alfabético, con la mayor exactitud,de los puntos y personas notables que contenga, y otro cronológico, refiriéndose ambos a lafoliatura». Con los índices de las clases mediante extractos debían hacerse los índices de losramos; de los ramos, los de las secciones: de las secciones, los de los departamentos, y de losdepartamentos los de los títulos, siempre siguiencio una línea doble, alfabética y cronológica.

De los inventarios de los títulos se harían dos extractos correspondientes a las dos épocas.

Este reglamento constituye una muestra típica del afaán perfeccionista y utópico que hacaractereizado la obra de la ordenación y descripción en todas partes, incluso América Latina, encierto momento del desarrollo archivístico. Claramente se establecen las tendencias siguientes,que luego se encontrarán en todos los archivos latinoamericanos: a) se introduce como divisiónprincipal la historia, por épocas, para efectos de la ordenación, b) se introducen divisiones artificialesdentro de los fondos, c) se introduce una colección artificial histórica, con biografías de próceres,acontecimientos importantes, etc., d) se consagra el documento suelto como unidad de ordenacióny descripción, y e) se establece la descripción múltiple y detallada para los mismos materiales,con los índices alfabéticos y cronológicos.

Es de hacer notar, finalmente, que, según el mismo reglamento, «el conjunto de papeles que hoyforma la existencia del archivo es en su mayor parte una confusa miscelánea de todas clases ymaterias». Se trataba, pues de una documentación caótica y desmembrada, en la que se iba aproceder a una reordenación.

En el decreto del 17 de enero de 1868, por el que se crearon los Archivos Nacionales de Colom-bia, se establecía que los archivos se reunirán en un solo local, conservándolos con la debidaseparación. Además de las divisiones parciales se observarán tres grandes divisionescorrespondientes a las épocas de la Colonia, la antigua Colombia, la época posterior a ésta. Conuna fórmula de sorprendente parecido a la enunciación posterior del principio de procedencia

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institucional, se manda que los expedientes se dividan «por las oficinas de donde proceden». Lasiguiente división debía ser «por ramos, y estos por orden cronológico». Respecto a la descripción,«concluido el arreglo de un archivo especial se formará el correspondiente índice, que será partedel principal», sobreentendiéndose que el índice era cronológico, según el orden interno de losramos.

Se definen iguales características que en antecedentes anteriores: división histórica, división porfondos, clasificacion intema artificial de éstos, índice de documentos sueltos.

3. Desenvolvimiento posterior y situación actual

En 1920 se presentaron en América Latina. al parecer por primera vez, las ideas de Muller, Freithy Fruin, que ya habían influido decisivamente en la teoría y práctica de la ordenación y descripciónen Europa, e influirían luego no menos decisivamente en Estados Unidos de Norteamérica. Elpenetrante archivólogo mexicano, Ezequiel A. Chávez, al formular un plan de aplicación descriptivadel sistema decimal universal en los documentos administrativos de la Secretaría de Industria,Comercio y Trabajo de México, citaba, como el ABC de la archivología, el clásico manual de latraducción francesa de 1910, y concluía que «si se es fiel a la idea cardinal que guía la labor detodos los organizadores de archivos, se necesitará no intentar rehacer, conforme a nuevos planes,organizaciones que aun cuando sean defectuosas hayan sido aprovechadas de algún modo paralo pasado». Todo el mecanismo de las ideas modernas en materia de organización archivística«tiene como punto de partida la verdad evidente de que se necesita respetar las divisionesadministrativas contemponáneas de los papeles, y que las clasificaciones de documentos notienen más fin que revelar la organización natural de los asuntos, ya que son (. . . ] análogos a lasestructuras arquitectónicas, que cuando están bien hechas revelan exteriormente las divisionesinteriores de los edificlos».

¿Sirvió la obra de Chávez para difundir el conocimiento de las ideas de los archivistas holandesesen América Latina?

El reglamento del Archivo General de la Nación de la República Dominicana, del 30 de mayo de1936, debe mencionarse como uno de los más recientes desenvolmientos latinoamericanos enmateria de ordenación y descripción.

Sus preceptos establecen ante todo una división de tipo histórico en diez secciones,correspondientes a los períodos de la historia dominicana. Enseguida se estipula que el documentodebe ir a dar al fondo administrativo que le corresponda según su naturaleza, y se encarece quees «indispensable no deshacer los fondos a que pertenece un documento, para ordenarlo alfabéticao cronológicamente, sino que el archivero tratará por todos los medios de conservar el fondoprimitivo e imprimirle la ordenación racional que su experiencia le indique».

La descripción debe constar de constar de dos diligencias, «inventariado y catalogaciónpropiamente dicha: el inventariado es la catalogación de los legajos de cada fondo de cada unade las secciones, y la catalogación es la descripción sumaria pero esencialmente completa decada uno de los documentos de cada legajo». Las papeletas descriptivas deben incluir la mencióndel archivo y ubicación del documento, su signarura, su contenido, el remitente y el destinatario,su materia, lugar y fecha, si es original o copia, formato en milímetros, si está publicado, y elestado de conservación. Los inventarios se deben asentar en libros, y debe haber un sistema defichas correspondientes a cada inventario y a cada documento de cada fondo.

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Hay que señalar en este reglamento las siguientes características: a) división histórica, b) respetoa los fondos, c) franquicia al archivero para adoptar ordenaciones internas dentro de los fondossegún su propia iniciativa, y d) descripción detallada de piezas suetas.

El reglamento orgánico del Archivo Nacional de Cuba, del 30 de agosto de 1944, dispone que enla ordenación «el método que se seguirá es la clasificación sistemática, basada en la organizaciónprimitiva de los fondos de los archivos que han venido o vengan a formar parte del Archivo Nacional,procurando que en sus líneas generales responda a la organización de la administración de queproviene cada fondo». Con la documentación no clasificada se seguirá el procedimiento de «reunirlos documentos por fondos [ ... ] que procedan del mismo cuerpo, centro, establecimiento,administración u oficina, sin mezclar unos con otros». Luego, internamente, «cada fondo seracuidadosamente clasificado por materias y otros asuntos».

«Todas las partes de un fondo documental se irán ordenando según lo exija su procedencia. Estaes la que ha de determinar sus divisiones o títulos.» «El orden promitivo de un fondo de archivospuede ser modificado para corregir los errores de la antigua organización.» Las piezas sueltas serestituirán, si es posible, «a su primitivo lugar».

En este estatuto, de contenido en cierto modo contradictorio, se establece una pugna entre dostendencias de la organización archivística: la ordenación natural y la ordenación artificial queestablece separaciones inspiradas no en las relaciones estructurales y funcionales de lasinstituciones sino en procedimientos clasificatorios ulterioes. En cuanto a la descripición, la unidadarchivística que sirve como punto de partida es el documento suelto, mediante fichas ordenadasen diversa forma: alfabética de autores, cronológica, por materias, etc. El Prmer CongresoInternacional de Archiveros, Bibliotecarios y conservadores de Museos del Caribe, reunido en1942, recomendó a los repositorios respectivos la adopción de un plan de clasificación ycatalogación basado en estos principios.

Los párrafos del siguiente apartado se tomaron de informaciones oficiales procedentes de lamayoría de los repositorios nacionales de América Latina.

Panorama actual

Es casi una norma constante en los archivos latinoamencanos establecer ante todo una visión deperiodos históricos para distribuir los documentos. El anteproyecto de ley orgánica del ArchivoGeneral de la Nación de Argentina, aprobado por las Jornadas de Archiveros de Argentina, de1959, expresa que una de las funciones de ese repositorio será «mantener y organizar con criteriohistórico la documentación pública». Existe también una tendencia definida a agrupar losdocumentos por fondos institucionales y, simultáneamente, a introducir en ellos ordenacionesdetallistas de tipo alfabético, cronológico, toponímico y por materias.

También es frecuente la práctica de constituir colecciones artificiales llamadas históricas condocumentos separados a veces de los fondos.

En el campo de la descripción, resulta nítida la tendencia a elaborar catálogos minuciosos dedocumentos sueltos.

En resumen: si bien se han consagrado los principios de la ordenación natural en los fundamentostradicionales y en el curso de la evolución archivística latinoamericana, frecuentemente han sidocontradichos en la práctica y están amenazados por desviaciones hacia la adopción de sistemas

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artificiales, lo que aumenta el peligro de producir serias alteraciones estructurales en lasdocumentaciones. El estado a menudo caótico en que los fondos documentales se transferían alos archivos, la excesiva franquicia reconocida a la iniciativa del archivista, y el predominio de unconcepto historigráfico, han sido los factores principales de esa desviación. En consecuencia, seha hecho rutinaria la descripción individual y detallista de piezas sueltas.

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○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

Manual de instrumentos de descripción documental.Antonia Heredia Herrera. Biblioteca Archivo General dela Nación, Biblioteca ENBA, Sevilla, 1982.

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MANUAL DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

Antonia Heredia Herrera

Prólogo

No hay, en toda la Archivística, ninguna parte más importante y fundamental que la que atañe ala concepción y a la realizaci6n de los instrumentos de descripción

Sin una descripción adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin plano o. comocofre de un tesoro sin llave. Aún peor; lo mismo que un viajero con un mapa inexacto com elriesgo de extraviarse, así un instrumento de descripción erróneo o imperfecto puede engañargravemente al investigador, sea por omisión de unos datos que le interesan, sea por falsainterpretación de otros datos, sea por la falta de informaciones referentes al orígen y a historia delos documentos.

Por supuesto, la realización de los instrumentos de descripción está estrechamente relacionadacon otro aspecto de la Archivística, es decir, clasificación y ordenación de los documentos. Perose puede decir verdaderamente que el trabajo de descripción es el coronamiento de todo eltrabajo archivistico, la piedra angular de todo el edificio: porque la mejor ordenación resultacompletamente inútil si no se materializa en un instrumento de descripción de igual calidad. Uninstrumento de descripción mediocre esteriliza una buena ordenación; al contrario, un instrumentode descripción a punto puede remediar una ordenación imperfecta.

Clasifícación y ordenación son dos conceptos básicos, pero ambos tienen un carácter teórico quea veces puede conducir a peligrosos refinamientos de abstracción. En la enumeracion de loscriterios de ordenación, alfabética, numérica, ideológica, orgánica, etc., siempre hay el riesgo deque al pretender una ordenación demasiado meticulosa, se consiga en realidad una confusióninextricable.

No todos los paises han resuelto el problema de la descripción de archivos de la misma forma. Laterminología de los instrumentos de descripción no es la misma en todas partes. Tampoco lareglamentación es idéntica. Pero, en todo el mundo, los objetivos son parecidos; se trata de dar atodos aquéllos que lo deseen la posibilidad de tener acceso a la documentación de cualquierclase contenida en los archivos, con tal que las leyes lo permiso.

La dificultad principal es que no todos los investigadores buscan en los instrumentos de descripciónla misma especie de infomacón. El biógrafo, buscará solamente datos sobre el personaje dequien está estudiando la vida en un registro de bautismos o en una lista de un censo sólo leinteresará el nombre de su héroe. Al historiador de la demografía, le preocupará poseer seriescompletas de cifras de población, sin que te importen los nombres y apellidos de individuales. Unestudio que tiene por objeto la estructura de la admiristración necesitará que el instrumento dedescnpción de los archivos refleje exactamente la ordenación de los documentos en su oficina deorigen. Al contrario, el investigador que busca un documento privado por su utilidad práctica pocole preocupará la ordenación, con tal que pueda encontrar el documento.

A esas diversas formas de investigación -o mejor, a esos diversos niveles de investigación-,corresponden diversos niveles de descripción.

La Dra. Antonia Heredia Herrera los expone, en su excelente libro, con la máxima expresión yexactitud.

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Al nivel más sumario, la guía describe, de modo sintético, el contenido de un depósito completode archivos, o incluso de todos los depósitos de una provincia de o un país. De la guía «nacional,es ejemjplo la Guide to the Archives of Hungary (Budapest, 1.967); como guías de un depósito, sepueden mencionar la Guide to the National Archives of the United States (Washington, 1.974), yel Etat général des fonds des Archives nationales (París, 4 vol., 1.978 - 1.980). Evidentementetales guías, la descripción de los documentos se hace de forma global y no particular; sirvensobre toda para dar a los investigadores una visión general de los archivos, más que una informacióndetallada sobre su contenido.

Otra categoría de guías, concebidas en la misma manera pero con diferente objetivo, son lasguías temáticas, que describen sumariamente los fondos o los documentos de interés para unpartícular campo de investigación: por ejemplo, las Guías de la Historia de las Naciones, publicadaspor el Consejo Internacional de Archivos, que procuran una información sintética sobre losdocumentos conservados en cada país de Europa y de Norteamérica, relativos la a historia de lospaíses de Africa, Asia, América Latina y Oceanía.

A los niveles superiores, se encuentran sucesivamente los inventarios, más o menos sumarios(iniciados por el «inventario preliminar», que es una especie de primera etapa en el trabajo dedescripción de un fondo documental, y los catálogos, más o menos detallados, donde todos losdocumentos son descritos individualmente. Cuando se llega a un análisis pormenorizado de cadaacta registrada en los documentos, se corona el trabaio de descripción con el regesto, una formade instrumento que gozó del favor de los archiveros del pasado (hay centenares de ellos en losgrandes depósitos históricos de Europa), pero que, actualmente resultan, desgraciadamente,imposibles de realizar por razones de economía y de excesivo volúmen.

Sea como sea, los instrumentos de descripción de archivos, del más sumario al más detallado, asu vez necesitan un «modo de empleo» o, mejor, una llave: es decir, los índices alfabéticos ytemáticos y, las tablas metódicas de materias. Sólo el índice onomástico permite al biógrafoencontrar en el inventario o catálogo el apellido particular que le interesa. Sólo el indice temáticoy la tabla metódica facilitan al investigador en cualquier campo de la historia la indicación precisade todos los grupos documentales que correspondan a su investigación. Un instrumento dedescripción de archivos desprovistos de índices, o provistos de índices imperfectos, pierde lamayor parte de su utilidad. La Dra. Antonia Heredia Herrera tiene razón al insistir con especialatención sobre este aspecto del trabajo de descripción.

No se debe olvidar tampoco la importancia de las introducciones metodológicas e históricas delos mapas otros muchos anexos de los instrumentos de descripción que ayudan al investigadoren su trabajo.

Finalmente, el papel del archivero, en el mundo de hoy es fundamentalmente de intermediario:intermediario, se entiende, entre la documentación y el público que la necesita. Es un papel desuma importancia, porque sin él la documentación que está conservada en los archivos quedamuerta. El solo le da la vida, y lo hace por medio de los instrumentos de descripción. Losinstrumentos de descripción son el sésamo de los tesoros desconocidos que duermen en losdépositos de archivos.

Se deben dar las gracias a la Dra. Antonia Heredia Herrera por su trabajo, muy claro, metódico ycompleto. Las diversas clases de instrumentos de descripción son definidas y explicadas, conbuenos ejemplos y modelos. Los problemas de terminología y de metodología son tratados confranqueza y agudeza.La discusión de los conceptos abstractos no se hace, como sucede a menudo,en detrimento de la práctica concreta.

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El Manual de Instrumentos de Descripción Documental bien merece ocupar un puesto entre losinstrumentos de trabajo habituales de todos los archiveros de idioma castellano.

Michael Duchein

Inspector- General de Archivos de Francia

1. PROBLEMAS TERMINOLOGICOS

Ha sido Schellenberg (1) quien ha designado con el término «descripción’, la parte de la tareaarchivística que engloba las diversas y variadas actividades desplegadas por el archivero paraelaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.

La descripción comprende no sólo el análisis del origen de los documentos, de sus tipos, tantodiplomáticos tanto jurídicos, del lugar y fecha de su redacción y de sus cara cteres internosexternos, sino también los datos necesarios su localización.

La totalidad de las funciones de nuestra labor han quedado sintentizadas enlas tres etapasseñaladas por Ciecenta Cortés (2) de: recoger, custodiar y servir, y es en relación con esta últimasobre la que ha de desarrollarse un programa descriptivo (3).

En los archivos históricos la primera de esas etapas no tiene la importancia que en losadministrativos; por lo que respecta a la segunda, la de conservar, la clasificación y la ordenaciónvan a jugar un papel decisivo, tanto en unos depósitos como en otros, y en cuanto a la tercera, lade divulgar y servir, su realización va a quedar plasmada en los instrumentos de información: lasguías, los inventarios -tras la organización de los fondos- y los catálogos -tras haber llevado acabo la ordenación de las series-.

El primer problema que se nos plantea a loa archiveros es la falta de precisión incluso en laterminología inicial y primaria (4). Los términos «descripción» e "instrumentos de información’’ noestán totalmente aceptados. La "descripción" es homóloga de la "catatalogación» en bibliotecasy aunque con ella se ha pretendido designar gran parte de la labor en los archivos, hay actividadescomo la de instalación que no puede decirse que sea tarea descriptiva. En cuanto a los instrumentos,cuyo fin es la descripción, reciben variadas denominaciones genéricas: de «catálogos» porSchellenberg; de "auxiliares descriptivos" por la Escuela de archiveros de Córdoba (Argentina);de "instrumentos de localización" o "de información" en Francia; de "instrumentos de trabajo" o"de información".en España; no faltando otras designaciones como las de "instrumentosarchivísticos" o "instrumentos de divulgación del material de archivo", propuesto por nuestracompañera Carmen Crespo (5).

Me atrevo a manifestar mi opinión ante tal variedad nominativa. El término «catálogos» queda,según mi criterio, totalmente descartado, al poder ser precisado y delimitado frente al inventario ya la guía; las variantes de "instrumentos de trabajo e instrumentos archivísticos" resultan, también,muy amplios al poder incluir, por ejemplo, la lámpara de cuarzo o la lectora de microfilm; ladenominación de "instrumentos de recherche" aceptada por los franceses (6) con el significadode búsqueda o localización de los documentos tras haberlos identificado y enumerado suscaracteres externos e internos.

La problemática particular de la terminología por lo que respecta a los instrumentos quemóexpuesta, después del V Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Bruselas, cuando C.Crespo (7) apuntaba su sorpresa al constatar que no existía un criterio fijo para precisar lo queera una guía, un inventario o un catálogo. La falta de fijeza de conceptos, llevaba a nuestra colega

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a enumerar los intrumentos archivísticos en este órden: catálogos, guías, índices e inventarios,siguiendo un criterio de prioridad en cuanto a lo que ella estimaba importancia. Criterio de prioridadque aún persiste, cuando lógicamente habían de enumerarse por orden de elaboración en eltiempo, siguiendo un orden inverso.

Han pasado los años y soy yo, ahora, la que vuelve a tomar a tomar una nueva y repetida actitudde asombro después del Simposio sobre archivos y documentación de la Colonización española,celebrado el pasado año de dichos instrumentos sigue sobre el tapete de las discusiones (8).

Quiero partir de la eliminación de conceptos tan generales como los de "catálogos" utilizados porlos norteamericanos o los de "inventarios" preferidos por los franceses, para tratar de precisar losdiferentes instrumentos de descripción.

Insisto en que los norteamericanos partiendo de Schellenberg emplean el término "catálogo"como el instrumento de información del archivero que engloba tanto los inventarios, como loscatálogos; los franceses se inclinana por la palabra inventario (concebido por nosotros), como elcatálogo (donde las piezas son descritas una por una) llamando al primero "inventario sumario" yal segundo "inventario analítico" (9).

2. PARALELISMO ENTRE LOS INSTRUMENTOS Y LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Antes de pasar a puntualizar lo que es una guía, un inventario, un catálogo (10), un índice unregistro hay que dejar bien precisadas las diferentes agrupaciones documentales como son laSección, la serie documental y la pieza documental o la unidad archivística. Y para ello no puedodejar de remitirme a Vicenta Cortés que trató de fijar los límites de unas y otras, después deanalizar la diversidad terminológica y conceptual existente (11).

Escalonadamente y de mayor a menor, «las primeras agrupaciones reunidas en atención a suorigen, son las Secciones, integradas por los papeles procedentes de una institución o divisiónadministrativa importante, que tenía una organización, funciones y fines conocidos, y cuya historia,a su vez, determina naturalmente la segunda categoría de las divisiones, la Serie".

Cada una de éstas quedará constituida por los documentos producidos por cada una de lasoficinas diversas de la institución mayor que constituyan la Sección, encargadas de las diversasactividades que dicha institución desarrolla para la consecución del fin o fines que le estánencomendados. Las Series a su vez, están integradas por otras unidades menores, losdocumentos? entendiendo como tales no sólo el papel singular y concreto, es decir, la piezasimple/pieza documental/ sino también la compuesta, que constituye un todo que no debe serseparado, porque las partes que lo integran nacieron, y tienen sentido en cuanto que están unidasal conjunto, como sucede con el expediente /unidad archivística/ (12).

Los fondos de las Audiencias indianas responden claramente ál concepto de Secciones (13); losexpedientes de confirmación de oficios vendibles y renunciables, los expedientes de oposicionesy concursos de personal, o las copias de las Reales Provisiones de nombramientos pueden servircomo ilustración de "series documentales", mientras que cada uno de aquellos expedientes o delos documentos específicos y singulares que las integran son claramente unidades archivísticaso piezas documentales, respéctivamente.

En general en los trabajos que han tocado el tema de los instrumentos de información, se hatratado de describir los existentes, sin analizar; si éstos respondían a una normativa adecuada,

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de ahí el gran número de variantes que los autores señalaban (analíticos, esquemáticos, sumarios,de resúmenes, etc.).

Pero no podremos en adelante limitarnos a ofrecer las características de unos inventarios o deunos catálogos existentes que no son tales. A veces incluso se denominan inventarios obras queson claramente catálogos y viceversa, o se mezclan en su elaboración los criterios de los primeroscon los de los segundos, en un instrumento denominado arbitrariamente con una u otra designación.

Habrá, pues, que delimitar cada instrumento de descripción, fijar sus fines, señalar sus estructuras,las normas para su elaboración; en segundo lugar precisar de los que se dicen de una manera uotra viendo cuáles responden al concepto que pretenden, haciendo una crítica archivística seria,y por último cuando se inicie la redacción de un inventario o de un catálogo, hacerlo con lasexigencias requeridas para cada caso.

Precisados los conceptos expuestos y con referencia a ellos, puede hablarse ya con propiedadde lo que es cada uno de los instrumentos archivísticos, partiendo de la base de que lo que losune es la «Descripción» documental.

Las guías describen las Secciones con una amplitud de datos variable no sólo relativos a losdocumentos en sí, sino a la organización del archivo de donde proceden y a la génesis documen-tal.

Los inventarios describen brevemente las series documentales existentes, tras su organización,haciendo referencia a las unidades de instalación. Los catálogos lo hacen de las piezasdocumentales o de las unidades archivísticas individualizadas, seleccionadas por su tipología opor su temática, previamente ordenadas, y limitadas a un período cronológico.

Estableciendo un orden de prioridades en el tiempo, la Guía precede al Inventario, siendoprácticamente coetáneos en su elaboración. El Catálogo, por el contrario, ha de situarse -éñ laúltima fase de la tarea descriptiva, mientras el, inventario está en la base de dicha tarea. Encuanto al orden de importancia, como tendremos ocasión, de ver, no hay diferencia entre ellos, loque sí de preferencia jerárquica del primero respecto del segundo, en cuanto a la elaboración yestablecimiento de toprograrna descriptivo. Sin embargo la mayoría de los archiveros -me incluyoentre ellos- hemos iniciado nuestras tareas técnicas por los Catálogos o en todo caso hemos vistoen ellos nuestra culminación profesional. Pocos han empezado por los Inventarios, porconsiderarlos quizá tarea de menor categoría. De hecho hemos contado con los existentes, sindetenernos siquiera a considerar si éstos gozaban de la calidad de tales. No nos hemos parado aanalizar su fuñeión primordial como instrumentos primeros y prinoipalesdel quehacer del archivero.

La razón de ser de estas tendencias ha estado por una parte en la ausencia de precisión, inclusoconceptual, de nuestros principios, en el confusionismo terminológico y en la falta de delimitaciónde nuestros instrumentos básicos, y ha estado por otra parte en una carencia de planificaciónjjerárquica que estableciera prioridades de tareas a realizar y que, no hay duda que de existir, noempezaríamos por confeccionar catálogos, cuento están por redactar correctamente los inventarios(14).

Fijadas las líneas generales de lo que son cada uno de los instrumentos citados (guías, inventarios,catálogos) y establecido su paralelismo con las unidades documentales (Sección, Serie, piezadocumental), quiero volver sobre ellos con alguna más extensión, para detenerme quizá conespecial incidencia en los inventarios, por ser los menos estudiados.

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Hemos hablado de agrupaciones documentales (Sección, Serie, pieza documental, unidadarchivística (expediente» y en adelante utilizaremos con frecuencia el término unidad de instalación.Para un mejor entendimiento diremos qué ésta responde al paquete, a la carpeta, al legajo o allibro que llevará siempre un número de orden que fijará la signatura para su localización.

3. LA GUÍA

La guía, como su propio nombre lo indica, tiene la misión específica de orientar, haciendovaloraciones globales y destacando lo más importante (15). No desciento a particularizaciones,sino que de una manera general señala características, establece relaciones, aporta bibliografía,puntualiza la historia de los organismos productores, señala la génesis documental y lasinterrelaciones entre las series y las seccines. Puede hacerse una giía de un fondo completo queenglobe sus diversas secciones (16), o bien puede redactarse del conjunto de archivos de unanación o de una Sección -dentro de un fondo- y de sus series documentales (17), pero no podráhacerse una guía de las piezas documentales, sí estudios diplomáticos sobre las mismas, peroesto ya será otra cosa.

De aquí los dos objetivos que Schellenberg atribuye a las guías:

1. Proporcionar información general de todo el fondo de uno o más depósitos.

2. Proporcionar información específica sobre cada uno de los grupos documentales (secciones,series).

De aquí las dos clases de guías que Schellenberg señala: generales y especiales.

Insisto en que la guía es una obra cuya finalidad primordial es informar sobre el conjunto; en laguía se hace historia de la institución que produce la documentación, de las vicisitudes por quéésta ha pasado hasta formar el fondo o depósito que hoy integra la Sección, el Archivo o elconjunto de archivos bajo un denominador común.

La guía ofrece la primera visión panorámica a cualquier investigador: el volumen de unidades ylos campos de acción en los que puede desarrollarse su consulta. La guía como instrumentoprimario de información "jerarquiza el valor de los documentos entre sí" (18). Sitúa los fondosestableciendo su sistemática dentro del conjunto de un archivo en particular, o valora cada uno delos archivos dentro de un conjunto más amplio como puede ser el ámbito nacional.

Una guía será más o menos completa, dependiendo de los datos informativos más o menosextensos que ofrezca, pero no considero que haya de descenderse a hacer clasificacionesconceptuales y terminológicas basadas en esa mayor o menor amplitud de datos. La clasificaciónpropuesta por Schellenberg, en cuanto que toma como punto diferencial el objeto de la guía, sípuede sernos válida.

Podemos quedarnos con la definición de guía como "visión panorámica y genérica de los fondosy grupos documentales de un conjunto de archivos bajo un denominador común, o bien de unarchivo, o de una sección, o de una serie, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor ysu sentido".

3.1. Guía general y guía especial

En una guía general (19) será imprescindible centrar la información sobre el archivo o archivos encuestión, creación, vicisitudes, edificio, dependencias, personal, servicios que presta sobre la

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historia de la institución o instituciones cuyos fondos se albergan en esos depósitos; ehumeraciónordenada de los fondos en general, de sus secciones, con indicación de volumen de unidades yfechas límite; modificación en los fondos por cesiones o compras; relación completa de losinstrumentos de descripción sobre dichos fondos.

El índice general en este tipo de obra no es esencial.

Como ejemplos de guías generales tenemos las citadas en la nota 16.

En una guía especial los datos sobre el archivo se reducen: se presta más átención a la historiade la institución productora de los documentos integrantes de una sección específica y de susseries insistiendo en las funciones y actividades de aquélla que van a dar origen a las seriesdocumentales.

Se desciende hasta particularizar la génesis de los documentos, a su organización y las notaspeculiares de cada serie que informan al investigador sobre las noticias generales que puedaencontrar en ellas; se trata de fijar las relaciones de unas series con otras, tras una tarea dereclasificación, precisa en muchas ocasiones, tratando de facilitar al historiador el camino de lainvestigación.

La bibliografía y sobre todo un índice general sí se hace más preciso.

Como ejemplos de estas guías especiales, podemos citar entre otras: "La Guía de los fondos delConsulado de cargadores a Indias", la "Guía de las series documentales de la Audiencia deQuito" (20).

4. INVENTARIOS

4. 1. Inventarlos y Catálogos. Diferencias (21)

El confusionismo, a la hora de precisar los instrumentos de descripción, donde se hace másevidente es entre los inventarios y los catálogos.

Cuando se cataloga, se describe pormenorizando documento por documento, cuando se inventariase describe globalmente una serie documental sin descender a la particularización. De aquí quela cualidad de «analítico» sea intrínseca al concepto de catálogo, y la de "somero" en cuantocualidad esencial, convenga al inventario. Por lo tanto al hablar de uno y otro no será necesarioprecisar en ninguno de los casos tales circunstancias específicas ya que caeríamos en laredundancia.

Ha de quedar claro que son dos instrumentos de descripción totalmente diferentes que respondena criterios y técnicas distintas. Casanova, uno de los teóricos tradicionales de la Archivística, haquedado muy lejos después de habernos hablado Schellenberg. Cuando el profesor italiano (22)habla de la confección de un inventario de lo que ónmalidad está hablando es de una tareadescriptiva mucho más amplia que inventariar. Al dar las reglas para hacer un inventarioestá,hablando de, ordenación, de inventariación, de catalogación y de confección de guías y deíndices.

Inventariar, vuelvo a decir, es una labor precisa y delimitada totalmente, dentro de la tarea ge-neral de descripción. No podemos mezclarla o confundirla con otras actividades archivísticas,anteriores o posteriores, por ejemplo el registro o la catalogación.

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El concepto de inventario va unido en general a la idea de relación o lista indiscriminada (porejemplo, inventario de bienes en un testamento; inventario de libros, etc.). Pero no podemosidentificar, este concepto vulgar o genérico con el "inventario" como instrumento primordial de laprofesión archivística.

Refiriéndonos al catálogo dobemos aclarar que puede tener muchísimas escalas en cuanto, a laespecificación de datos, Los hay que describen el documento principal y mencionan la existenciade anejos, o los particularizan sin describirlos (por ejemplo, el Catálogo de las consultas delConsejo de Indias) (23), pero los hay que detallan con igual pormenorización el documento prin-cipal y los anejos (por ejemplo, el Catálogo de la Sección IX del AGI) (24).

Soy partidaria de no multplicar ni descender sobremanera a la particularización. Ha y que partirde la base de que el catálogo nunca podrá sustituir a la información total que facilita el documentoo su transcripción. Conviene pues medir las fuerzas y no malgastarlas.

4.2. Revalorizacion del Inventario

Podemos decir, pues, que entre las cualidades del inventario están la sumariedad y la brevedad.Ha de describir con los términos precisos indispensables la serie documental de que se trate que,ya sabemos, ni es algo individualizado sino una agrupación documental cuya unidad la da el serreflejo de una activiad concreta, de una misma tipología o de una misma materia Aunque parezcaobvio señalarlo será condiciÓn indispensable su elaboración por un técnico de archivos.

No hay duda que la palabra inventario tiene un significado muy amplio, pero en términos archivísticosresponde a un instrumento descriptivo primero y primordial realizado por el archivero. Y desdeluego no podrá llamarse inventario a una relación sumaria indiscriminada de datos sobredocumentos o sobre unidades de instalación. Habrá que describir de acuerdo a unos criteriosestablecidos por la Archivística, teniendo en cuenta, previamente, la clasificación u organizaciónadecuada adoptada por el técnico. Los elementos indispensables que un inventario ha de recogerson los siguientes: signatura de la unidad de instalación en el depósito (legajo, libro, carpeta);entrada descriptiva (en la que se especifiquen, por este orden, tipología y tradición documentales,autor, destinatario y materias, si es posible) y por último fechas límites.

Al estar agrupadas las unidades de instalacón (legajos,o libros) de una misma serie, la entradadescriptiva no variará, sólo cambiarán los datos para la signatura y las fechas límites.

Veamos un ejemplo de descripción de una serie en un inventario:

Signatura Entrada descriptiva Fechas límites

8 Cartas y expedientes delPresidente y oidores de laAudiencia de Quito, "vistos" oresueltos en el Consejo deIndias 1564-1597

9 " 1598-1613

10 " 1614-1626

11 " 1627-1633

etc., etc.

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La finalidad del inventario,es doble: de un lado facilita el control de existencias de la documentaciónal archivero (función localizadora y de control) y de otro puede considerarse como indispensableelemento pretendo poner de manifiesto la finalidad to de orientación para el investigador (funciónorientadora). No estoy de acuerdo en absoluto con aquéllos que atribuyen al inventario sólo laprimera finafidad y me atrevo a afirmar incluso que su función orienladora es superior a lalocalizadora y de control, sobre todo cuando estos instrumentos han sido completados con cuadrosgenerales de clasificación del fondo de que se trate (25).

Doble es también el origen de los inventarios. En el caso de archivos en formación (archivosadministrativos) (26) el inventario está abierto, se confecciona a base de las hojas de remisión defondos enviados al Archivo central por los diferentes negociados. Estas hojas o listas de remisiónde fondos es lo que algunos denominan inventario topo gráfico en cuanto que su orden es elnumérico de ingreso en el depósito y que en realidad es sólo el «registro» para control de losfondos que van entrando. El verdadero inventario se confeccionará a base de esas fichas peroagrupadas por series.

En el caso de archivos históricos, cuando las series están cerradas, el inventario se hace denuevo, definitivamente, en caso de no existir ningún inventario y de estar desorganizada ladocumentación (27) o bien se rehacen, en caso de existir inventarios que no responden a criteriosarchivísticos actuales (28).

Tanto en un caso como en otro los ele,mentos indispensables para la descripción de las seriesson los mismos, los ya apuntados.

El, soporte material en cambio es diferente. En el caso de inventarios abiertos de archivosadministrativos la redacción de datos se hace sobre fichas o sobre hojas sueltas; en el segundocaso, de inventarios cerrados de archivos históricos la redacción se hace en hojas manuscritas omecano hasta su edición.

A pesar de lo expuesto, la falta de precisión en las entradas descriptivas, la falta de rigor en laindicación de las fechas límites, la ausencia de organización, han hecho hasta hoy de los inventariosunas obras fruto de la prisa y de la imprecisi4n que no pueden ser de ningún modo, objeto depublicación por su falta de garantía, dándose por supuestos muchos errores, visibles a simplevista.

Pero el archivero actual no puede delininguna manera aceptar tales evidencias, tiene qué hacerfruto de la minuciosidad, del rigor y de la precisión el instrumento primero y primordial de la tareaarchivística que es el inventario. Y éste, partiendo de esos que podemos llamar pseudo-inventariosque no son, en muchos casos, más que etapas preparatorias del verdadero inventario, ha degozar, gracias a la nada fácil tarea de inventariación o de reinventariación, de todas las notas degarantía y precisión que lo hagan acreedor de su difusión y publicación, cumpliendo su doblefinalidad localizadora y orientadora, elevándolo a su verdadera categoría archivística.

4.3. Crítica sobre la diversidad terminológica aplicada a los inventarios

El hecho, repito, de que hasta ahora no nos hayamos detenido a especificar qué es un verdaderoinventario y cuáles de los actuales merecen el apelativo de tales, sino sólo a describir las variantesexistentes, dándoles un nombre que los particulariza, sin someterlos a una crítica seria, ha derivadoen esa multiplicidad de clases de inventarios: analíticos, sumarios, topográficos, preliminares,etc.

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Entre las subdivisiones que circulan para diferenciar esa pluralidad de obras está la de «analíticos»a los que intentan incluso ejemplificar. Pero los ejemplos expuestos («carta, de poder de Fulanopara -";«carta de venta «) nos están claramente diciendo que lo que están describiendo no sonseries, sino piezas documentales y entramos de lleno en el confusionismo existente entre inventarioy catálogo. Reitero mi criterio dp que la cualidad de analítico no conviene al inventario, sino quees propia de los catálogos.

No hay duda que en determinados casos al hacer un inventario, es preciso descender a laparticularización, determinada por la pluralidad de series existentes en una misma unidad deinstalación. Veamos un ejemplo. Existe en todas las Audiencias indianas, dentro de ladocumentación del Consejo de Indias, una serie común: «copias de Reales Cédulas y copias deinformes de la Contaduría General» (29). Es una serie que ofrece, como vemos, una dualidad encuanto a la tipología documental, cuya vinculación está sólo en el hecho de tratar unas y otros deasuntos económicos sobre una misma cuestión (rentas, hospitales, seminarios, etc.). Y además,a veces, no existe coincidencia de fechas límites entre unas y otras. Es evidente que al hacer elinventario no podrá hacerse la descripción a base de una única tipología documental y de unasmismas fechas para unas y otros.

La precisión, el análisis, en estos casos, han sido impuestos por las mismas series en sí, pero sindescender al detalle de la pieza documental. En realidad permanecen los mismos criterios dedescripción, lo que ocurre es que puede darse la circunstancia de que en una misma unidad deinstalación (legajo) existen series documentales, o en algunos casos tres, y hay que describircada una de ellas. Incluso algunas veces la descripción en el Inventario implicará una entradadescriptiva general y un párrafo descriptivo en particular. Veamos el siguiente caso:

Filipinas, leg. 895: Copias de Reales Cédulas y de informes de la Contaduría y cuentas, de alcabalas yalmojarifazgos (1710-1781):

1710. Copias de Rs. Cs. de libranzas en este ramo.

1760-1791. Copias de Rs. Cs. sobre alcabalas y almojarifazgos.

1726-1781. Copias de informes de la Contaduría sobre alc. y alm.

1758-1759. Relación del importe de alcabalas.

1779-1781. Cuentas de alcabalas.

Pero en definitiva seguimos describiendo series documentales y haciendo inventarios.

El denominado esquemático realmente no puede gozar de la categoría de inventario, ya que en laentrada descriptiva no recoge los elementos precisos mínimos (30).

En cuanto a la especificación de sumario no soy de la opinión que comporte una nueva clase deinventario. Ya he dicho que tal cualidad es esencial al propio instrumento y no hay pues quemanifestarla expresadamente. La ejemplifícación de este tipo presentada por sus defensores noshace identificarlos con la única clase de inventarios existente, según nuestro criterio.

En el caso de los archiveros franceses que no distinguen entre Inventario y Catálogo, y queemplean como término genérico de los instrumentos de descripción, el inventario, la adjetivaciónde sumario y analítico es precisa para determinar en el caso de inventario sumario, lo que paranosotros es un inventario simplemente, y en el caso de inventario analítico lo que nosotrostraduciríamos por catálogo.

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Lo que el doctor Aurelio Tanodi y don Manuel Vázquez, partiendo de don Antonio Matilla denominaninventarios del archivo administrativo (31), son a mi parecer sólo «hojas» o «listas de rernisión»de fondos de la dependencia de un negociado a un Archivo Central. Estoy totalmente de acuerdocon ambos en todas las etapas, circunstancias y problemática que señalan en ingreso de fondosadministrativos, como ya tendremos ocasión de ver al hablar de Archivos Administrativos, perono en denominar al reflejo escrito de estas etapas: inventario que sólo lo será cuando, partiendode los datos ofrecidos en las citadas listas que forman el registro de ingreso de fondos, seaelaborado por el archivero.

Otra variante denominativa la hemos encontrado entre los brasileños (32): «Un inventario preliminartiene carácter preliminar. Está preparado primordialmente para uso interno, a fin de servir comoelemento inicial de búsqueda y también de control». Estos ínventarios preliminares que no puedenser designados como tales instrumentos, son en realidad las etapas precisas y previas para lapreparación del inventario definitivo que son necesarias en los Archivos Administrativos, es deciren formación. Yo me inclino por llamarlos registros generales de entrada de las unidades deinstalación que van ingresando en un depósito o Archivo Central. Son los equivalentes a losficheros topográficos de las bibliotecas. Estos ficheros abarcan todo el fondo documental remitidodesde las distintas dependencias al Archivo Central y que luego, agrupados sisternáticamente,constituirán las Secciones o Subsecciones de dicho archivo (Beneficencia, Obras Públicas, Per-sonal, etc., dentro de una Corporación municipal por ejemplo). Su carácter de preparatorio ypreliminar lo hace susceptible de muchas modificaciones, entre otras las derivadas de los expurgosy las de aumento por las continuas remesas de documentos. Este, pues, como digo, no es uninventario ya que parte de la unidad de instalación individualizada y no de la serie documental,pero sí, a partir de él se hará el verdadero inventario, una vez agrupadas las diferentes unidadesde instalación correspondientes a cada serie dentro de cada Sección o negociado. Cada ficha enel fichero topográfico o registro general, corresponderá a un legajo o a un libro, pero junto a losque traten de expedientes de personal, estarán los expedientes de repoblación forestal, pongopor caso, ya que el orden en este fichero vendrá determinado por el ingreso, por la entrada en eldepósito. Cuando agrupemos ordenadamente las diferentes fíchas de unidades de instalación(legajos, libros) relativas a expedientes personales, por ejemplo, o las referentes a expedientesde repoblación forestal, y describamos estas series adecuadamente con los datos precisos quehemos señalado al principio, sí estaremos ya haciendo un inventario.

En el caso de depósitos históricos, el inventario abarca una Sección, no la totalidad del fondo y nosufre variaciones ni modificaciones de volumen, en cuanto que al haber finalizado la actividad dela entidad productora, sus series documentales están cerradas, a excepción de algún ingresoposterior, procedente de donación o compra, que puede engrosar algunas series.

Llegamos a nuestros días y.¡«¡ contuionismo permanece. Se insiste en que el "instrumento típicotradicional del archivo es el, inventario descriptivo" que se contrapone al "catálogo que quiere unadescripción exhaustiva» (33). Se deduce que siendo el objetivo de los dos instrumentos ladescripción, la diferencia estriba en la exhaustividad. Volvemos a caer en la insistencia de los doscaracteres: sumario y analítico, que siendo dos notas intrínsecas a. la descripción, aplicada,respectivarriente al inventario y al catálogo, no son suficientes para marcar las diferencias entreuno y otro.

4.4. Importancia del Inventario como Instrumento de descripción

Después de todo lo expuesto me inclino a formular que sólo hay un INVENTARIO, con unascaracterísticas específicas y determinadas. Ni la finalidad de control para el archivero, ni la deorientación para el investigador; ni el origen, ni la elaboración, sea en casos de archivos

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«administrativos» o vigentes y en formación, sea en casos de archivos «históricos» con seriescerradas; ni el soporte físico del inventario: fichas, hojas, cuadernos impresos, atañen a la esenciadel inventario que no es otra que la descripción de series documentales frente a la descripción depiezas documentales que lleva a cabo el catálogo.

Ha sido hasta ahora creencia general designar al catálogo como obra maestra del archivero. Sinapearlo de su categoría, me atrevo a decir que ha de compartirla con el inventario. La diferenciade valoración entre uno y otro no creo ni por un momento que resida en la mayor o menorimportancia, sino en la escala que ocupan cada uno a lo largo del tiempo de la labor archivística.Al principio estará el inventario, después, al final, el catálogo. Y quiero insistir en borrar lasdiferencias de preeminencia entre ambos, porque incluso me atrevería a señalar quelosconocimientos archivísticos requeridos para la confección de un Inventario, con mayúscula, hande ser mayores y más completos. Delimitadas y ordenadas las piezas documentales a catalogar,por tipologías o materias, y fijados los criterios de catalogación, la descripción puede ser suscep-tible de mecanización, y por el contrario, la tarea de inventariar requiere conocimientos históricosmás amplios y generales para llevar a cabo una organización sistemática de las series de unfondo completo que quede plasmada en el Inventario, para cumplir unos fines orientativos, ydifícilmente sería susceptible de un proceso mecanizado.

En una planificación archivística adecuada, a nivel nacional y a nivel de centros, ante la crecientedemanda de investigadores, es claro que hayan de jerarquizarse los trabajos a realizar. La urgencia,a todos los niveles, reclama la confección de guías y de inventarios correctos y no podráemprenderse la catalogación de parcelas de documentos sin estar concluidos aquéllos. Laconservación, que tanto nos preocupa ante el manejo de los fondos (34) podría en partesolucionarse con la existencia de suficientes y adecuados instrumentos de descripción.

La finalidad claramente orientadora de los inventarios cumple unos servicios generales que nopueden ser equiparados el fruto particular que puedan proporcionar los catálogos enunadetorminada área para un concreto sector de investigadores.

Se quejan los archiveros franceses de que en muchos depósitos, los inventarios, los ficheros, losíndices alfabéticos, permanecen manuscritos y no están puestos al servicio del público y rrianifiestanla necesidad de su publicación y difusión (35).

Por lo que respecta, en concreto, a los inventarios, reuniendo las exigencias debidas, sería dedesear su publicación e incluso opino que, en una planificación correcta, las tareas no sólo derealización, sino también de publicación de «inventarios» han de ser prioritarias.

4.5. La "organización" como tarea previa a la redacción del Inventario

Con la palabra organización pretendo sustituir el término clasificación, por la tendencia actual deeliminar este segundo de la terminología archivística (36).

Haciendo un inciso, tengo que reiterar una vez más los problemas terminológicos que tenemosplanteados y a los que sería urgente hacer frente para poder homogeneizar criterios y cimentarnuestros estudios archivisticos, partiendo de unas nomenclaturas precisas y con vigencias gen-erales. La dispersión de esfuerzos en esta pria.iaria tarea de nuestro quehacer debía asustarnosun poco.

La organización de los fondos ha de correr paralela, en su elaboración, a la inventariación oreinventariación. Al final, a la hora de plasmar los resultados, los cuadros que nos reflejen talorganización han de preceder, sin duda, al inventario.

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Cuando la documentación está por inventariar, los cuadros adoptados por el archivero, tras elestudio profundo del organismo productor, de sus funciones, de sus actividades, podrán inclinarsepor una clasificación orgánica o por una funcional o por materias: puede partir de cero. Perocuando la documentación está ya inventariada y numerada y hay que mantener un respeto por lorealizado, el archivero que se plantea la reinventariación, podrá rectificar y corregir de acuerdocon criterios archivísticos actuales pero no podrá nunca organizar los fondos partiendo de cero.Dos opciones tendrá en su manos.

En primer lugar, explicar, justificar y comentar los criterios seguidos para conservar ladocumentación por la institución de donde procedan y los criterios tenidos en cuenta por el archiveroque hizo los inventarios.

En segundo lugar, podrá sin alterar el orden numérico, realizar un cuadro de organizatión a pos-teriori, independiente del inventario aunque en íntima conexión con él pero auxiliar y complementariopara el investigador y que tanto más que los índices, será elemento primordial para la infórmación,y orientación del estudioso.

Es claro que la clasificación dependerá del criterio adoptado por el archivero, así podrá. serorgánica, funcional o por materias (37). Después de mi experiencia en la organización total yglobal de varias Secciones en el Archivo General de Indias (Consulados, Audiencia de Quito yAudiencia de Filipinas) pienso que, con preferencia, debe adoptarse la segunda, es decir lafuncional, sin dejar de hacer siempre que sea posible referencia a los organismos productores.

Quiero justificar esta preferencia.

Una clasificación funcional es mucho más consistente y válida que la orgánicá para un períodocronológico amplio y además permitirá mantener la unidad de las series documentales completas,Veamos el caso de las Audiencias indianas, cuyos fondos se conservaron en el Consejo deIndias y hoy están depositados en el A.G.I. A lo largo de un período de tres siglos han perduradolas funciones, en general, y las series documentales derivadas de ellas, pero han variado, comoes fácil comprobarlo los organismos o dependencias encargados de dichas funciones.

Un caso práctico ayudará a clarificar la cuestión. Existe una serie común, dentro de ladocumentación de todas y cada una de las Audiencias, de «Expedientes de provisión de empleos».La tramitación de estos expedientes se hizo en el XVI y XVII a través del Consejo de Indias.Cuando se instituye la Vía reservada, con la creación por los Borbones de las Secretarías deDespacho, y bien entrado el XVIII la tramitación de la provisión de puestos en Indias se haceprácticamente a través de aquella Vía. Y digo, prácticamente, ya que no totalmente, porque enmuchos casos comprobados, se cuenta en dicha tramitación con la consulta de la Cámara deIndias y es ésta quien despacha los títulos por encargo de S.M. Si adoptamos una clasificaciónbasada en los organismos productores, tramitadores (Consejo, Vía reservada), al hacer lasubdivisión en series documentales, habrá algunas corno las del ejemplo expuesto, que habránde partirse.

Otro caso similar se nos planteó al organizar los fondos de los Consulados (Sección XII, delA.G.I.). Si hubiéramos tenido en cuenta la división de Consulado de Sevilla (1543-1717) y deConsulado de Cádiz 1717-1759), hubiéramos inevitablemente partido las series documentalesreflejo de las actividades similares de uno y otro. Para dichos fondos es el año 1717, fecha deltraslado del Consulado de cargadores a Indias, de Sevilla a Cádiz, el que establece la separacióny competencia de cada uno de los Consulados, ya que las funciones ‘siguen siendo las mismas.Las series documentales de esta forma permanecen íntegras para utilidad del investigador.

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La elaboración de cuadros de organización lo que no ha de estar es supeditada a los interesesparticulares de los investigadores, que en muchos casos, pueden preferir una clasificación pormaterias (38). Insisto en que ha de respetarse la que tuvieron al producirse los fondos, sin olvídarpor supuesto que los instrumentos que elaboramos tienen como principal fin el acceso a losdocumentos, facilitando la tarea del historiador. Los principios arvchivísticos han de prevaleceraunque puestos al servicio de los demás.

Si la inventariación o reinvetitariación queda completada, como debía ser preceptivo, con unestudio de organización y con los cuadros de clasificación que la reflejen, a los datos necesariospara la redacción del inventario (signatura, entrada descriptiva y fechas límites) habrían de añadirselos dígitos de dicha clasificación (39).

La indicación expresa en los inventaríos, sobre todo en los rehechos, de los dgitos de la clasificaciónadoptada en una columna aparte, junto a los elementos de la descripción de cada serie, conllevanecesariamente unas ventajas de tipo orientativo que hay que valorar.

En un momento determinado cualquier unidad de instalación aislada, con la referencia de talesdígitos, podrá situarse en su serie y el investigador podrá conocer los otros legajos con que estárelacionada y saber las interrrelaciones con otras series y con otras unidades. El encuadre seráinmediato, dentro del conjunto general de los fondos, junto con la información que tal ubícación lereporte.

Tomemos un legajo cualquiera de una Sección (leg. 34, de la,Audiencia de Filipinas) que figuracon los dígitos 1.1.1.6. Si nos trasladamos con esos dígitos al cuadro general de clasificación nosencontraremos que tal legajo pertenece a la serie de «Cartas, peticiones y expedien tes de«personas seculares» resueltos en el Consejo» y que la totalidad de legajos que pertenecen adicha serie son los siguientes con las fechas límites que se expresan:

legs. 34-44 (años 1565-1699)

legs. 193-199 (años 1700-1761)

legs. 668-676 (años 1760-1799)

legs. 677-696 (años 1719-1849)

En casos en que el contenido de determinadas unidades de instalación no responda a una serieúnica, sino a varias, la especificación de los correspondientes dígitos empezará a hablarnosinmediatamente de su diversidad y cada una de ellas podrá situarse en cada caso en las seriesrespectivas:

Veamos un caso particular: leg. 223 de la Audiencia de Quito, cuya descripción es la siguiente:

Quito, 223: Cartas de autoridades delegadas seculares del distrito de la audiencia de Quito a lasSecretarías del Despacho; informes sueltos de la contaduría general del Consejo; copias dedescripciones geográficas, propuestas de mejoras de comercio (1754-1819).

Los dígitos que obran en la columna al margen en son triples:

1.1.1.3.

2.1.2.2.

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1.1.1.11.

y es que el contenido de dicho legajo bien pudiera distribuirse en las tres series a que correspondentales dígitos. La consulta de tales cifras en el cuadro de clasificación nos relacionará ladocumentación variada de este legajo con las series respectivas.

Esta información facilitada, en columna aparte, en nada interferirá la descripción del inventario yen cambio enriquecerá la informacion, haciendo una labor de complemento con el cuadro declasificación que preceda al instrumento descriptivo.

No recomendamos, en cambio, las referencias o la indicación de interrelaciones en la mismaentrada descriptiva, que sí interferiría el contenido del inventario y en ningún modo facilitaría unainformación de conjunto.

4.6. Etapas en la confección de Inventarlos

Al plantearnos . la redacción de un inventario, el problema tendrá distinto enfoque y diferentesetapas de elaboración según se trate de series de Secciones de un Archivo «Histórico» o de unArchivo "Administrativo".

4.6. 1. Archivos Históricos

En el caso de depósitos de fondos históricos, con series cerradas, pueden darse a su vez dosalternativas: que los fondos de una Sección estén totalmente desorganizados y los inventariossobre ellos sean incompletos o no existan, o bien que de la organizada de antiguo se conserve uninventario que refleje esta organización pero que no responda a unos criterios archivísticos precisosmínimos.

4.6. 1. 1. Sección desorganizada, sin inventarios

El archivero, de entrada, no tendrá la traba del respecto a ninguna sistematización anterior. Laorganización será obra a realizar desde el principio, tras el estudio de los organismos productoresy de sus funciones y actividades. La responsabilidad obviamente será mayor, pero los resultadospueden entrañar mayores satisfacciones.

El estudio de la institución productora (organización, competencias), el análisis del contenido decada una de las unidades de instalación, la descripción de cada una de estas unidades, lanumeración seguida provisional, la unificación y delimitación de las series documentales, laadopción de un criterio uniforme de redacción en la descripción de cada serie, la elaboración deun cuadro de clasificación en el que queden agrupadas y encuadradas cada una de las series, laordenación numérica definitiva, serán las etapas obligadas hasta llegar a la redacción de inventariodefinitivo que presentará en el orden numérico establecido, las series completas.

La labor realizada en la Sección XII del A.G.I., con los fondos de los Consulados mercantilessevillanos, que llegaron hasta nosotros mezclados y desorganizados y de los cuales ni el inventarloincompleto que existía, ni la lista de remisión con que fueron enviados desde su lugar de depósito,en Cádiz, al Archivo sevillano, pudieron ser aprovechables a la hora de inventariar, puede dealguna manera servir de ejemplo para este caso.

Hagamos un análisis más detenido de la labor que comporta cada una de las etapas antesenunciadas.

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El estudio de la institución cuyo depósito es objeto de la inventariación, ha de sor más amplio ymás profundo posible para poder conocer los organismos en que aquélla está subdividida, lasactividades y las competencias que a cada uno corresponden, el personal, las relaciones coninstituciones afines superiores o dependientes. Es obvio que este conocimiento se obtendrá nosólo de la bibliografía existente, directa o indirecta, sino que se ennquecerá con el manejo directode los fondos que se traten de inventariar.

La profundización estará abierta y se enriquecerá a medida que se vaya avanzando en el trabajo.

Paralelo a este estudio se iniciará el análisis individualizado de cada una de lay unidades deinstalación (legajos, paquetes, carpetas o libros) en el orden en que se encuentren, cuya descripciónse volcará en una ficha que recogerá los datos precisos mínimos: negociado dentro del organismoproductor (contaduría, secretaría, etc.), fechas límites, tipos documentales, autores, destinatarios,materias, se especificará la unidad de instalación y se le irá dando correlativamente, un númerode orden provisional. Es conveniente precisar en estas fichas todas las anomalías y circunstanciasque puedan darnos pistas para el conocimiento y unificación posterior de las series. Es preferibleextenderse en datos que, en todo caso, podrán suprimirse a la hora de homogeneizar y redactarlas entradas en el inventario.

Esto en el caso de que las unidades de instalación tengan un contenido uniforme, en cuanto a latipología o a la materia. Pero habrá ocasiones en que en la unidad de instalación habrá pluralidadde contenido de series o subseries. Habrá entonces que detallar siguiendo siempre la descripciónde las series, no de las piezas documentales.

Así:

Consulado de Cádiz leg. 130

a) 1786-1799

Cartas desde distintos puntos de España yAmérica a don Antonio de Artechea.

b) 1859, enero-junio

Correspondencia de la Real Junta deComercio de Cádiz.

Es evidente que ambos grupos de documentaciónpertenecen a una serie general denominada«Correspondencia» pero que a su vez está subdividida por sus autores o por sus destinatarios. Elprimer grupo en su día pasó a engrosar la subserie correspondiente, a las "cartas de A. Artechea"y el segundo a completar, por sus meses, la «correspondencia de la Junta de Comercio de Cádiz»del XIX. Este legajo con numeración provisional, 130, desapareció al incorporarse cada grupo alas subseries cortespondientes.

Y apurando más, hay ocasiones en que el contenido de un legajo es totalmente misceláneo,integrado por un número mayor o menorbde documentos sueltos que no forman serie. En estecaso hay que hacer una relación o lista de cada documento para poder luego incorporarpacientemente, uno por uno, a sus series correspondientes, como veremos cuando más adelantehablemos de la etapa de la agregación.

Realizado el análisis y fichado de todas las unidades de instalación, será preciso ir agrupando enprimer lugar las fichas de unidades de instalación de contenido misceláneo y en segundo lugar las

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de contenido uniforme, y a partir de éstas hacer tantos grupos como descripciones homogéneas,para ir delimitando las series y su descripción precisa, suprimiendo elementos accesorios que sehan ido acumulando.

Fijadas las series, y con el conocimiento que el estudio de la institución nos ha dado, podremosconfeccionar el cuadro de clasificación que mejor se adapte a los elementos de que disponemos,adoptando un criterio de clasificación orgánica o funcional, o una síntesis de ambas, o bien pormaterias.

Encuadradas y ordenadas las series en la clasificación elegida, podremos iniciar la redaccióndefinitiva del inventario, con un orden numérico definitivo, previa sustitución en las unidades deinstalación del número de orden provisional por el definitivo.

Podremos optar por un número correlativo para todas las unidades de instalación o bien unadoble numeración, independiente, una para legajos y otra para libros, en el caso de que estosabunden y su tamaño aconseje una instalación aparte.

El inventario ya no se hará en fichas sino en hojas mecanografiadas, para poder pasar a laimprenta a la hora de su publicación.

Se indicarán los epígrafes de la clasificación y en la entrada descriptiva de cada serie seespecificarán número de orden o signatura de cada unidad de instalación, tipología, tradicióndocumental, autor, destinatario y materias y por último fechas límites.

En el caso de haber decidido una doble numeración, una para legajos y otra para libros, sedetallará a doble columna, claramente.

En cuanto a la tipología nos referimos a la diplomática, mejor que a la jurídica (Reales Cédulas,Reales Provisiones, cartas, consultas, expedientes, etc.). No se encabezará la descripción, porejemplo, por «nombramientos», cuando pueda especificarse que se trata de Reales Provisiones.

Habrá series cuya descripción podrá abreviarse como en el caso de: «Cuentas» de las que sóloserá preciso especificar el ramo (alcabalas, azogues, averías, etc.).

A la hora de la tipología será conveniente precisar en el caso de cartas o de correspondencia. Eshabitual el uso indiscriminado de unas y otras a la hora de describir, pero el rigor aconseja para elprimer caso los testimonios escritos que respondan a esta tipología diplomática, pero cuandojunto a ellos se conserven los borradores de las contestaciones a dichas cartas, la serie habrá dedenominirse correspondencia.

Esto en cuanto las series respondan a tipos diplomáticos específicos. Pero se nos presentará elcaso de otras integradas por unidades archivísticas: expedientes, testimonios de autos, documentossueltos. Conviene puntualizar para los tres casos que entendemos por tales.

Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativoiniciado por un autor que ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habráexpedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho de que conserven algunas de lasetapas del proceso administrativo, en destino, los hará acreedores del calificativo de expedientes,aunque incompletos.

Testimonio de autos es aquella pieza, normalmente cosida, que recoge la copia seguida de todoslos documentos (autos) de un proceso administrativo- judicial que refleja sólo la gestión realizada

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por la institución iniciadora en el lugar de origen y que suele remitirse con una carta a un organismoo institución superior para su simple conocimiento o para su resolución posterior.

A veces se han reunido, para su conservación documentos sueltos, que no responden a un únicoproceso administrativo, sobre un mismo tema o asunto.

No puede decirse que sean ni un expediente, ni un testimonio de autos. Lo que les da unidad esla materia de la que tratan y las fechas límites suelen abarcar un período cronológico bastanteamplio.

Unidad a la precisión de la tipología habrá que expresar la tradición documental: originales,duplicados, copias simples, traslados, etc. Como regla general puede optarse por suprimir laindicación expresa de la calidad de original, en el caso de serio, salvo en el caso de originalesmúltiples, y sí manifestar la calidad de las copias en sus diferentes acepciones.

La indicación del autor y del destinatario no deben faltar, salvo en los casos que expresamentevengan implícitos en la tipología. Eludiremos el autor expreso en el caso de Reales Cédulas y encuanto a los destinatarios será suficiente en bastantes casos la institución y no la persona. Así:cartas de gobernadores a la «vía reservada».

Las materias se puntualizarán sólo cuando sea posible globalmente. Así, en el caso de unexpediente voluminoso concreto que totalice el contenido de uno o varios legajos:

AUDIENCIA DE FILIPINAS

Legajos Fechaslímites Clasific.

1045 Expediente sobre el espolio delarzobispo don Manuel AntonioRojo y demandas introducidascontra él.

1046 " 1777-1778 1.2.31777 "

pero no podrán enumerarse en series de contenido tan amplio y diverso como pueden ser las deConsultas del Consejo de Indias, las de cartas de virreyes, o las de Cedularios.

En cuanto a las fechas límites hay que referirlas a las primeras y últimas de los documentosprincipales de las series y no de los anejos. En el caso de periodos cronológicos muy amplios conabundantes lagunas documentales se llamará la atención sobre esta circunstancia con algúnsigno convencional (1756=1825). Puede daese el caso de un todo documental referido a unnúcleo cronológico claro pero que se remonte a fechas muy lejanas o descienda a fechas muytempranas, también convendrá apuntar tal hecho de esta forma:

7150271740-1750 " 1636-1653717577

Creo que a efectos orientativos siempre será oportuno completar estos datos precisos, con losdígitos de la clasificación que correspondan a la serie.

La página de un inventario puede ser ilustrativa:

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AUDIENCIA DE FILIPINAS

Signatura Años noClasific

79 Cartas, peticiones y expedientes delas Ordenes religiosas en Filipinas"vistos o resueltos en el Consejo 1569-1618 1.2.1.4.

80 " 1616-1642 "81 " 1643-1667 "82 " 1668-1682 "83 " 161071645- "84 Cartas y expedientes de personas

eclesiásticas "vistos" o resueltos enel Consejo 1570-1608 1.2.1.3.

85 " 1609-1644 "86 " 1632-1697 "87 Testimonios de autos y documentos

sobre la expulsión y prisión del arzobispodon Fray Felipe Pardo, arzobispo deManila, e incidentes con las órdenes deSanto Domingo y Compañía de Jesús 1681-1692 1.2.3.

88 " 1682-1689 "89 (2) " 1681-1682 "90 " 1682-1692 "91 " 1692 "92 " 1673-1692 "

(2) Aunque relacionado con el tema central, este legajo sólo contene un testimonio de autos de la causaseguida contra el Bachiller Diego de Espinosa Marañón, cura beneficiado de la Iglesia parroquial del pueblode Bigan.

Complemento del inventado habrá de ser un índice general, geográfico, onomástico y de materiasque recoja las voces del inventario. Creo que es sumamente útil añadir a este índice las vocesreferidas al contenido de las unidades de instalación, en el caso de haber sido preciso ahondarsobre las materias, al hacer las descripciones delas series. No tienen po qué ser estas referenciastotales a cada una de las unidades, sólo en los casos de haber detectado dicho contenido. Seránindicaciones circunstanciales pero que pueden ser útiles al investigador, haciéndole saber que laaudsencia de una referencia a un asunto no ha de indicar necesariamente carencia de noticiassobre él, pero en el caso de haber localizado unos datos, aunque islados, ¿po qué no hacerlosllegar a quienes los necesitan? Tales indicaciones irán precedidas de V. (En la voz: "relaciones deméritos y servicios" del índice del inventario de la Audiencia de Quito, la indicación: V.275, nosllama la atención sobre las relacines de méritos y servicios existentes entre la documentación dellegajo de ese número, cuya entrada descriptiva en cambio solo reza:

275: Expedientes sobre sublevación y desórdenes en la provinicia de Quito

1815-1821

Agregación: La experiencia nos demustra que en muchos casos las unidades de instalación (legajo)que nos han sido legadas de un fondo desorganizado, no conservan unidades archivísticas quepuedan agruparse y formar una serie específica. Es frecuente no sólo en los depósitosdesorganizados, sino en los que se presupone que reflejan una organización, la existencia de unnúmero, mayor en los primeros, y menor en los segundos, de legajos de "varios" que habrá de

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"eliminar" en el senhtido de agregar o incorporar unidad por unidad a las series que les corresponda,siempre que sea posible.

En el caso de Secciones desorganizadas, esta agregación no debe hacerse hasta estar totalmenteclasificado e inventariado el fondo. El conocimiento en profundidad de las seires, después de estaorganización definitiva, serán garantías suficientes para hacer una "agregación" correcta.

En el caso de ser muy numerosos los legajos a agregar /más de 200 fueron los agregados en laSección de Consulados del A.G.I. / hay que correr el riesgo de la duplicación de las numeracionesestablecidas en algunos casos. Esta duplicación es consecuencia de una agregación dedocumentación masiva que determina la formación de una nueva unidad de instalación que quedaintercalada. Tendremos duplicaciones por A y B o por bis. Emplearemos el primer criterio en elcaso de que la agregación haya dado lugar a una unidad voluminosa que haya sido precisosubdividir en dos: 63 A y 63 B. La indicación de este tipo de duplicación nos hablará de unauniformidad de contenido en los dos legajos. Cuando empleemos la duplicación por bis, nosestaremos refiriendo a una intercalación obligada que nos dé una nueva unidad de instalaciónindependiente, respecto de la unidad anterior y de la unidad posterior, por lo que respecta alcontenido, pero sobre todo por lo que respecta a las fechas límites.

Como ejemplos de una y otra, tenemos, en la Sección de Consultados:

legs. 52 A: Ordenanzas, reglamentos diversos (1556-1837)

legs. 52 b Ordenanzas, reglamentos diversos 81556-1837)

leg. 1592: Correspondencia y oficios de la Dirección General de rentas, deAyuntameintos, de la Junta de Fortificaciones, del Intendente de la provinciacon el Consulafdo sobre el Fanal de Tarifa. (1844-1854)

leg. 1592 bis: Documentos sobre el derecho de lanas nacionales que se extraen alextranjero (1811-1815)

4.6.1.2 Secciones organizadas de antiguo, con inventarios

Los fondos depositados en muchos archivos, como es el caso de los Generales, reflejan unaorganización traducida en sus inventaros que puede no adecuarse a unas normas archivísticasactuales, pero que hay que respetar. Es frecuente que estos instrumentos respondan al criteriode conservación observado por el organismo productor, pero que adoptan para la descripción delas series, reglas inaceptables hoy día (variabilidad de criterios enla descripción de seriessemejantes, terminología ambigua, falta de elementos precisos mínimos, datos equivocados encuanto a fechas y nombres de personas y de lugares, documentales no están reunidas en untodo, sino en frecuentes ocasiones dispersas.

El archivero ante estos instrumentos y ante la necesidad de su renovación tiene que adoptar unaactitud de respeto y de cautela que no es preceptiva en el caso de Secciones desorganizadas,que hemos considerado antes.

El técnico de archivos se mueve entre la necesidad de renovar adecuadamente los inventariosexistentes y el respeto a lo existente, sobre todo por lo que respecta a la ordenación numérica delas series establecidas en cada Sección.

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Al archivero le urge en estos casos reinventariar, con descripciones correctas, sin alterar esteorden numérico. Pero no puede precipitarse describiendo teóricamente sobre el inventario unaserie documental mal expuesta. Hay que revisar el contenido, desender a la documentación decada unidad de instalación, para poder hacer una descripción firme y estable. Y al descender setopará con muchos más problemas que no nos muestra el inventarib a simple vista: ni el contenidode muchas unidades de instalación, ni de muchas series es químicamente puro. Detectará unaabundante interrelación en unas y otras con otras unidades y con otras series.

Entra dentro de lo posible que en una serie de "cartas de personas seculares" sobre asuntos degracia y merced, se localice una carta de un gobernador o de un virrey con asuntos de gobierno.Es claro qu esta última no pertenece a la serie susodicha y que habrá que "agregar", incorporándolaa la serie que le corresponda.

Es freucente también que las últimas unidades de instalación de muhcas Secciones sean decontenido "vario", ingresadas ya en su día desde su lugar de origen con tal característica. Hayque eliminar de las Secciones estos legajos misceláneos e incorporar sus documentos, uno auno, a las series que les corresponda. No basta con hacer una relación de contenido y dejarlos talcual. La incorporación de estas unidades, que nunca suelen ser tan numerosas como en el casode Secciones desorganizadas, ha de hacerse también al finalizar la reinventariación efinitiva, trashaber adquirido un sólido conocimiento de las series, que nos permita agregarlos a donde lescorreponda con el menor riesgo de error.

4.6.1.2..1 Reglas prácticas para la reinventariación

4.6.1.2.1.1 Rectificaciones y precisiones básicas

En los inventarios actuales son frecuentes las imprecisiones al hablar de autores o destinatarios,co sólo por lo que se refiere a las expresiones nomásticas, sino también en cuanto a las precisionesde cargos. En el caso de personas e instituciones religiosas no siempre se precisa la Ordenreligiosa a que pertenecen y esto es necesario hacerlo, siempre que sea posible, después derevisar la documentación y reinventariarla. Hay que corregir y completar en cada caso.

4.6.1.2.1.2. Homogeneización de las descripciones de series

Se impone la reinventariación, respetando a la hora de la redacción el orden numérico establecido,del primero al último, describiéndolas con igual criterio que en el caso de Secciones desorganizadas(signatura, tipología, tradición documental, autor, destinatario, materias y fechas límites), teniendobuen cuidado de homogeneizar las descripciones semejantes, aunque no estén localizadas enuna misma área del inventario, ya que repito el orden numérico respetará a rajatabla el del inventarioantiguo.

441.2.1.3. Supresión y rectificación de descripciones equívocas

Como aquéllas que dicen: «confirmaciones de oficios vendibles y renunciables» o ‘Provisiones deempleos políticos y militares». Así leídas podíamos pensar que estamos ante los documentosdispositivos reales que confirmaban un oficio vendible y renunciable o ante los títulos despachadospor la autoridad regia nombrando para algún cargo y que en general adoptaban la forma diplomática,tanto en un caso como en otro, de una Real Provisión. Pero comprobado su contenido vemos quese trata de: «expedientes de confirmación de oficios vendibles y renunciables resueltos en elConsejo» o «expedientes de provisión de empleos vacantes políticos y militares resueltos en elConsejo».

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La cosa cambia totalmente, porque en estas series, lo que encontramos son los expedientesiniciados en Indias a petición de un interesado o bien en solicitud de la confirmación de un títulococnedido por el virrey o por un gobernador, que era preceptivo en un plazo determinado confirmarpor el rey, o vien en salicitud de un cargo vacante, acmopañados en ambos casos de todos losdocumentos justifgicativos al efecto y que al llegar a la península eran tramitados por el Consejohasta la expedición del documentos de Real Provisión de confirmación o nombramiento. Pero losexpedientes tal y como se conservan sólo llegan al decreto del Consejo ordenando la confirmacióno el despacho del título. Las Reales provisiones dadas a uno u otro fin no están.

Las descripciones aparte de equívocas son incompletas. En estos casos, serán corregidas ycompletadas, como hemos visto, por indicación expresa del organismo a través delcual se tramitabael expediente, en este caso el Consejo.

4.6.1.2.1.4 Unificación de criterios en la aceptación de fechas límites

Hay series que en los inventarios actuales aparecen partidas, en razón de sus remesas sucesivasen diferentes (40). La serie de consultas, por referirme sólo a una, aparece al principio, las quecorresponden al XVI y XVII, vuelve a aparecer otros grupo, para el XVII localizadas hacia elcentro del inventario y vuelve a aparecer un tercer grupo para fines del XVIII y principios del XIX,al final de dicho inventario actual. Al investigador le interresaría tener reunida la serie completa,pero en el caso de reinventariaciones la reconstrucción de la serie, agrupada, en un todo, sóloserá posibleen el cuadro de clasificación que precede al inventario. Pero no es éste el problemaque queremos plantear ahora.

Las series que abarcan un período cronológico amplio, pueden presentar variación de criterios deordenación en un momento determinado. Vayamos a un ejemplo concreto: "cartas y expedientesde gobernadores de Filipinas vistos o resueltos en el consejo" (1567-1849). Hasta entrado elXVIII las cartas y expedientes fueron archivados en el Consejo por las fechas de las cartas, origendel expediente, y así queda ordenada la serie en el inventario antiguo para ese momento, peroapartir de dicha centuria el Consejo modificó su criterio archivándolas por la fecha de su recepcióno de su resolución enla península. De aquí lo frecuente que es econtrarnos repartidas las cartasescritas en un mismo año por un gobernador, pongo por caso, entre varias unidades de instalaciónal haberse tramitado o resuelto en años diferentes. Los inventarios existentes han mantenidocomo fechas límites, para esta época, las de las resoluciones. Al replantearnos hoy la reorganizaciónde los inventarios con la uniformidad de criterios de descripción de las series hemos de tener encuenta al investigador, principal beneficiario de nuestra labor, y no perder de vista nuestro propósitode lograr el fácil acceso a la documentación, siempre que quede a salvo el respeto al principio deprocedencia. No debemos innovar por lo que respecta la agrupación de unidades de instalación,pero sí tenemos que plantearnos a la hora de la odenación la conveniencia de hacerla siemprepor las fechas de las cartas y no por las de sus resoluciones. El inventario mantendrá prues comolas fechas límites las resultantes del criterio cronológico de ordenación adoptado por nosotros, esdecir habría que rectificar, a partir del cambio de criterio iniciado por el Consejo, indicando lasfechas de las cartas como documentos principales, aunque de un mismo año haya cartas degobernadores en varias unidades de instalación, pero que el investgador podrá localizar a travésde la información del intentario.

4.6.1.2.1.5 Agrupación de series dispersas

La dispersión de las series y la conveniencia de tenerlas reunidas en su totalidad, a la vista delinvestigador, habrá de solcucionarse mediante el cuadro de clasificación de la sección que habráde preceder en su día al nuevo inventario, en donde queden englobadas todas y cada una de las

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series con la totalidad de las unidades de instalación que las componen. Veamos por ejemplo,para la Audiencia de Filipinas, una serie cualquiera, dentro de dicho cuadro.

2.1.1.4. Consultas elevadas por el Consejo, Cámara y juntas especiales sobre asuntos de Filipinas

legs. 1-3 (1586-1700)

legs. 94-98 (1682-1759)

legs. 355-368 (1724-1850)

4.6.1.2.1.6. La reorganización como etapa previa

Aún no siendo propósito nuestro entrar la atención en ñla clasificación como actividad archivística,si cierta consideración sobre ella por cuanto incide en la revalorización que con ella puede adquirireste inventario que nos ocupa ahora.

Debe ser preceptivo, en estas secciones, hacer preceder, como he hicho, el nuevo instrumento,de un cuadro de clasificación, para la cual, acriterio del archivero que realice la inventariación ysegún los fondos, se adoptará una clasificacón orgánica, funcional o mixta, o por materias.

El cuadro de clasificación será el toque de gracia del nuevos inventario que en primer lugarofrecerá las series agrupadas cronológicamente, desde la primera fecha a la última, con claravisión de las lagunas existentes; en segundo lugar facilitará no sólo una relación numérica deseries sino que las integrará en un conjunto organizado sistemáticamente con claro propósitoorientador sobretodo el fondo.

Para obtener de la relación entre el cuadro de clasificación y el inventario un mejor fruto, seráconveniente que junto a los datos esenciales de la descripción de cada serie en el inventario, seañadan los dígitos de la clasificación. Ya indicamos se conveniencia al hablar de la invetnariacónde seacciones desorganizadas.

La adscripción a un tipo u otro de clasificación no ha de ser rígida. En cualquier caso la utilidadorientativa puede cumplirse, en tanto en cuanto que el inventario mantenga elmismo orden existentey a que aquélla sólo va a ser el cañamazo, el armazón para que el investigador sitúe todas lasseries y cada una de las unidades de instalación y pueda establecer las relaciones de una conotras.

4.6.1.2.1.7. Tratamiento de algunas series misceláneas

Quiero llamar la atención, con el ánimo de plantear souciones, sobre algunas series que originanaproblemas específicos y que pueden ser tenidos como experiencias generales. Me estoy refieriendoalas series misceláneas, que nos han conservado y transmitido con este carácter, cuya agregaciónno es aconsejable y que como veremos son diferentes de esos legajos de contenido vario quefiguran al fnal de las secciones y sobre los que existió siempre la conciencia de la necesidad deincorporar a sus series definitivas.

Dos casos vamos a exponer.

Existen unidades de instalación con contenido misceláneo en cuanto ala tipología documental,aunque mantienen una unidad temática pero que es difícil unificar alhacer la descripción y al fijarlas fechas límites. Se impone entonces, sin romper la unidad de descripción que se viene siguiendo

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en el inventario, hacer una pequeña modificación para dichas unidades: añadir a una entradadescriptiva temática sucinta, con fechas límites completas, un párrafo descriptivo que particulariceaquellas diferentes tipologías documentales. Un caso práctico noas ayudará:

Audiencia de Filipinas:

Legajo 725:

Entrada descriptiva: Juzgado de bienes de difuntos (1751-1833):

P4rrafo descriptivo: a) Cartas y expedientes y testimonios de autos de bienes de difuntos, remitidosdesde Filipinas (1768-1833).

b) Copias y borradores de informes de la Contaduría sobre bienes de difuntos (1765-1824)

c) Copias de Reales Cédulas sjobre bienes de difuntos (1766-1816).

d) Copias de Reales Provisiones de nombramientos de escribanos del Juzgado de bienes dedifuntos (1751-1789).

El segundo caso a que me he referido es el de las series que desde antiguo nos han sidoconservadas con denominaciones ambiguas derivadas de su carácter misceláneo. La dificultadde incorporación a susexpedientes o a sus series entraña muchos riesgos. Es convenientemantenerlas> precisando desde luego una entrada descriptiva que las englobe, abarcándolascon la mayor precisión. Veamos algún ejemplo:

/Consulados/ leg. 93 «Impresos y documentos curiosos y varios» (1592-1809)

/Filipinas/ leg. 371 «Varios: estados, informes, certificaciones, relación de viaje, etc.» (1615-1837)

En e stos casos puede optarse por dos soluciones: en primer lugar, después de la entradadescriptiva, entre paréntesis y en línea aparte, hacer una relación de las materias o de los autoressobre los que traten, según los casos, y en segundo lugar, aparte de esta descripción que ya depor sí nos avisa sobre el carácter de esta documentación y con indepenencia del inventariopropieamente dicho, hacer in índice de personas, lugares y materias quehagan referencia a losdocumentos contendios, incorporando dicho índice al general delinventario, haciendo unaadvertencia sobre su existencia con una nota a pie de página. El manejo y la consulta casi obligadade estos legajos para todos los investigadores se eliminará de esta forma.

También para estos casos y con carácter complementario se puede sacar una relaqción decontenido que podrá colocarse alprincipio, dentro del legajo.

4.6.1.2.1.8. Indice general.

Complemento de este Inventario será también obligado un índice general con las mismascaracterísticas señaladas para el caso de Secciones desorganizadas.

Al terminar este apartado quiero remitirme, con miras ilustrativas, a las tareas de reinventariaciónque se están llevando a cabo en las Secciones de la Audiencias indianas en el Archivo Generalde Indias (41).

100


4.6.2. Archivos Administrativos

Distinta es la situación en el caso de archivos de instituciones vigentes que siguen produciendoenla actualidad documentación. En primer lugar las series están abiertas y continuamente seenriquecen y aumenta el número de sus unidaes de instalación, y en segunda lugar muchas deellas son suceptibles de expurgo.

Analicemos las diferentes etapas desde la remisión de fondos por los distintos negociados de unainstitución, pasando por el ingreso, instalación, hasta la inventariación.

Como premisas fundamentales debe existir una estrecha colaboración entre cada una de lasdependencias productoras y remisoras de documentos al Archivo central y el archivero,. Aquéllasdeben ser conscientes de que el valor del documento que producen no termina con su vigenciaadministrativa, sino que existe un valor histórico que ha de determinar el técnico de archivos. Deesta mentalizacíón quizá te quepa una gran parte a este último.

La colaboración entre las dependencias y el archivon central debe plasmarse en la adopción deuna terminología única, tras la aceptación bilateral de unos criterios unánimes por parte de aquéllasy de éste.

También puede considerarse como previa la elaboración por parte del archivero de un cuadro declasificación orgánico-funcional que refleje el organigrama de la institución, sus actividades y lasseries documentales que son reflejo de cada una de éstas últimas. De este cuadro deberá existiruna copia en cada dependencia.

En el caso de creación de una nueva actividad con la aparción consecuente de una nueva seriedocumental , la dependencia debe comunicarlo al archivero, para que éste la incorpore al cuadrode clasificación.

A efectos orientativos, tanto para unos y otros, serán datos importantes a consignar endichocuadro y junto a cada una de las series, comprobado y estudiado por el archivero su valor histórico,la indicación mediante un signo convencional de si son susceptibles de expurgo (42).

Para los fondos de la Diputación Provincial de Sevilla henos adoptado el asterisco como signoconvencional.

Al archivero corresponde la elección del tipo de ordenación (materias p. e. para exptes. deoposiciones y concursos, onomástica, para exptes. personales, geográfica, para expedientesforestales, cronológicagica para presupuestos, etc.) para cada serie, que indicará, también mediantesiglas convencionales junto a la indicación de expurgo, (M 0.G.T.)

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Cuadro de clasificación de fondos del Negociado de PUBLICACIONES de la Diputación Provincial

0. SERVICIOS o UNIDADES CENTRALES

0.6. PUBLICACIONES

0.6.1. Concurso «Archivo Hispalense»

0.6.1.1. Expediente concurso anual «Archivo Hispalense» (T)

0.6.1.2. Libro de Actas.

0.6.2. Ediciones

0.6.2.1. Expedie0.6.3.8. Libro de cajantes concursos ediciones (T, M)

0.6.2.2. Informes sobre public. (M)

0.6.2.3. Propuestas y presupuestos de gastos (T)

0.6.2.4 Justificantes de mandamientos de pago (T)

0.6.2.5. Justificantes de gastos (T)

0.6.3. Distribución

0.6.3.1. Correspondencia (T)

0.6.3.2. Renovaciones y apertura de suscripciones (0)

0.6.3.3. Indices de suscriptores (0)

0.6.3.4. Indices de canjes y donativos (0)

0.6.3.5. Copias de facturas venta publicaciones (T)

0.6.3.6. Relaciones y justificantes de envíos de certificados (T)

0.6.3.7. Libro diario

0.6.3.8. Libro de caja

Sería de interés que dentro de la dependencia administrativa exista siempre un funcionarioencargado de la conservación documental y de su remisión al archivo Central. La colaboración yel entendimiento entre aquéllas y éste, se canalizará a través de dicho funcionario.

El negociado debe conservar la documentación que produce, durante cinco años, ordenándolaen unidades archivísticas y de instalación, que al cabo de este término remitirá al archivo central.

Pasado el plazo de los cinco años se enviarán al archivo los fondos (paquetes, carpetas o libros)adjuntando con ellos una hora de remisión, por triplicado, firmada por el encargado del servicioremitente, enlas que adempas de la fecha del envío y del negociado a que correspondan, serelacionarán, por orden cronológico, las unidades archivísticas, su contenido somero y sus fechaslímites, amén de las indicación de la fecha de la caducidad administrativa, en cada caso.

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Correponde al archivero la recepción del fondo remitido y la comprobación del contenido con lashojas de remisisón, adjuntas. Confrontados uno y otras, y corregidas las hojas de remisión de sernecesario, se instalarán por orden de llegada, separadamente los libros de los legajos a los quese darán una numración correlativa, en cada caso.

Tras haber indicado en cada uno de los ejemplares de las hojas de remisión el número de ordende ingreso y de instalación dentro del archivo (signatura) para cada ibro o para cada legajo, juntocon la referencia de la indicación de los dígitos de la clasificación a que pertenezcan cada serie oseries de cada unidad, se devolverá firmado un ejemplar al negociado correspondiente, quedandolos otros dos en el archivo (lámina 3), uno para unir a la totalidad de las hojas de remisión recibidas,por orden cronológico de ingreso, y el otro cronológico. En todo momento tendremos así controladostanto los fondos pertenecientes a cada negociado en especial, como los totales de la instituciónen general.

A partir de la información facilitada por estas hojas de remisión, confeccionaremos los siguientesinstrumentos de trabajo:

a) un doble fichero o registro topográfico de unidades de instalación (uno para legajos y otro paralibros). Cada ficha correponderá a una unidad de instalación, legajo o libro con su númro de ordeny los datos precisos mínimos de la serie o series correspondientes que contenga:

Libro, 5465

INTERVENCION

Registro y Archivo

a. 1970. Libro registro de mandamientos de ingreso

Legajo, 5826

PERSONAL

Personal

a. 1971-74. Actas Comisión de Personal

a. 1971-76 Expedientes de concuso-oposición

b) Un fichero-inventario de series documentales cuya estructura, mediante fichas de difeentescolores que respondan: al organismo o dependencia productora, a las funciones o actividades y alas series documentales, refleje el cuadro de clasificación que responda al organigrama de lainstitución (Ministerio, Diputación, Ayuntamiento, etc.) (43).

Siempre que haya una nueva remesa de fondos de una dependencia, después de hacer la fichadel registro topográfico habrá de redactarse otra, consultando directamente el contenido de cadaunidad de instalación, correspondiente a la información precisa según vimos: en el caso deexpedientes personales, por órden alfabético de apellidos,

CONTRERAS GARCIA, Juan. Auxiliar administrativo.

leg. 52, 0.3.1.1.

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en el caso de expedientes de oposiciones o concursos, por orden alfabético de materias:aparejadores, asesores jurídicos, archiveros, etc., seguidas del año correspondiente.

Secretario General. 1955

Expedientes de oposición-concurso

Leg. 540, 0.3.1.2.

en el caso de presupuestos, por drden cronológico:

1963. Presupuesto Ordinario

Cuenta general

Leg. 6121,5.1.1.2

De esta forma la documentación que vaya ingresando en el Archivo central, automáticamentetendrá su sitio dentro de los sistemas de organización y ordenación adoptados.

Como vemos, si el soporte físico de un nventario de una Sección histórica son los folios manuscritos,mecnografiados o impresos, el inventario de una Sección Administrativa ha de hacerse en fchas,dado la condición de series abiertas. Sólo en el caso de fijas unas fechas topes y cerrar el período"administrativo" para pasar al "histórico" podremos volcarlas en folios e incluso imprimirlas.

Como complemento de estos instrumentos, deberá existir un índice general (onomástico, geográficoy de materias) que remita con la indicación de los dígitos de la clasificación al fichero-inventariode la serie documental correspondiente:

CONTRERAS GARCIA, Juan. 0.3.1.1

El inventario después de pasar por las distintas etapas indicadas, en cada caso, cumple no sólolas finalidades de control y de localización, sino también la finalidad orientativa e informadorapara el archivero y para el investigador, quedando encuadrado en una clasificación, sea la quefuere la elegida, y completado con los índices. Cualquier tipo de documentación histórica oadministrativa tiene así su lugar en el sitio que le corresponde.

No debe quedar después de esto ningún lugar a duda, acerca de la importancia del inventariocomo primordial instrumento archivístico.

En el caso de Archivos administrativos, concebidos así los inventarios, el catálogo huelga. Laguía únicamente completará la información de los inventarios.

Ojala que con este trabajo consiga de alguna manera revalorizar al Inventario que hasta ahoraera el hermano pobre del Catálogo. Y me arriesgo a afirmar que si puede existir un «archivo singuías y sin catálogos no puede haberio sin inventarios.

5 .CATALOGOS

5.1. Concepto y elementos esenciales

Ya indicamos al principio que la nota específica de este instrumento es hacer objeto de la descripcióna la pieza documental, entendiendo por tal, tanto al documento suelto, considerado como

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documento principal (Real Cédula, Real Provisión, carta, consulta, escritura de poder, testamento,escritura de venta, etc.), como a la unidad archivística (expediente) Lamayor o menor extensióndada a la descripción, al particularizar, por ejemplo, junto al documento principal los anejos quevan con él o al detallar cada uno e los documentos integrants del expediente, no afectaran desdeluefo a la esencia del catálogo, dando por descontado que éste ofrezca los elementos necesarios.

Theodoro Shellenberg en su obra: "Técnicas descriptivas de Archivos" se detiene en analizar, engeneral, los elementos indispensables de esa descripción aplicada a las piezas documentales,pero siempre desde el punto de vista de la documentación moderna. Yo voy a exponer mi criterio,de acuerdo con mi experiencia en unos campos documentales concretos, que podrá ser tenido encuenta, junto a otros, a la hora de preparar esas normar que tan necesarias son.

Los elementos indispenables referidos a las piezas documentales para que un catálogo tenga elcarácter de tal, son los siguientes:

fecha completa (año, mes, días, lugar)

tipología documental (diplomática y jurídica) y tradición documental

autor

destinatario

asunto

datos externos (folio, medidas, materia escritoria, conservación)

seigantura (depósito, unidad de instalación, número de orden).

Estos son los datos precisos mínimos. Pero hay que señalar que si la catalogación en bibliotecas,es decir la individualización de la pieza bibliográfica está perfectamente reglamentada por lo querespecta a los elementos esenciales, a su colocación e incluso al tamaño de las fichas, no,existenreglas adoptadas con un criterio general por lo que respecta a los documentos. Es cierto que lacasuística en los segundos quizá sea mayor que en las obras impresas, sobre todo teniendo encuenta que muchas tipologías están por estudiar y que los documentos no son piezas aisladascomo los libros.

Pero a pesar de esto, creo que la.aceptación de estos elementos precisos mínimos, la fijación dedeterminadas normas en cuanto a su uso y de reglas incluso en cuanto a colocación (derecha,izquierda) de datos (fecha, signatura), podrían llevar al establecimiento de una normativa homóloga,salvando las distancias, a las de las bibliotecas. Hasta la fecha una ficha descriptiva de un mismodocumento, en muchos casos de los mismos elementos, puede parecer distinta al ser redactadapor diferentes personas.

Es un hecho innegable la diversidad de modelos -me refiero a los datos esenciales,.no a losparticulares de cada tipolojgÍa- que ofrecen los catálogos publicados. Cualquiera puede llevar acabo la experiencia y comprobarlo por sí mismo, amén de que muchos de los que se dicenCatálogos no reúnen los requisitos necesarios o en todo caso se trata de inventarios condenominación de catálogos o bien no son ni unos ni otros.

Como norma general puede decirse que un Catálogo no podrá relizarse teniendo como base laordenación de las unidaes de nstalación.

Archivo Histórico

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Habrá que, partiendo del sistema de ordenación de la serie (cronológia o alfabética) adoptar eseorden para el catálogo. Tendremos entonces el catálogo conolótico, que es el más frecuente, y elalfabético. Me explico.

Si nos proponemos hacer un catálogo de cartas de un virrey indiano, a lo largo de la elaboraciónes cierto que describiremos una por una, cada carte del virrey dentro de cada legajo, y terminadoéste iniciaremos la del segundo legajo. Pero concluida la descripción total de cada uo de loslegajos de esa serie, las fechas habrán de ser ordenadas totalmente y no parcialmente, porlegajos.

Hay bastantes catálogos publicados con este criterio erróneo, desdem punto de vista, que nocumplen con su fnalidad primordial de facilitar el acceso ala documentación. Es frecuente enestos casos que los años se repitan en varios legajos y el investigador ha de ir saltando de unlegajo aotro para poder competar los documentos relativos a un año determinado, cuandorespetando el orden cronológico de los documentso la localización será inmediata y total paratodos los de unas mismas fechas.

La incorporación de documentos de iguales característcas, dispersos enotras series, podrán serañadidos fácilmente al Catálogo. La indicación de la signatura correspondiente facilitará sulocalización.

La finalidad orientativa se cumple así mejor y no tomando como base la ordenación numérica delas unidades de instalación que más parece tender a controlar la documentación que a orientar.

5.1.1. La fecha

En cada ficha ha de destacarse, para individualizar a cada documento, la fecha completa delmismo: año, mes, día, lugar situándola en la parte superior izquierda, en el orden indicado, esdecir en orden inverso al que figura en el documento, en una misma línea. Hay quien sin em-bargo, prefiere colocar el día antes que el mes, teniendo en cuenta que el año va a quedarindicado con carácter general al principio de cada página del catálogo impreso (44). Estamos apunto de decidir de una vez para siempre, también en estas cuestiones accesorias, elestablecimiento de una norma. ¿Pero cuál?

La expresión del año y del día ha de ser en cifras arábigas, aunque en el documento aparezcanen letras. En el caso de dataciones por otros sistemas han de reducirse a la cristiana. En cuantoal mes ha de expresarse, en cambio, en letras, sin abreviar.

El lugar debe escribirse con ortografía moderna y completado con cualquier indicación particularcon que venga acompañado (así: Sevilla, en la casa de la Contratación).

Hay documentos que especifican varias fechas, reflejo de diferentes etapas la actio o de laconscriptio. Como ejemplo tenemos las consultas elevadas al rey por los diferentes Consejoscreados por la dinastía austriaca que, en determinados momentos, indican hasta 4 fechas (la delacuerdo, la de la pusta por escrito, la de la lectura, la de su publicación (45). Hay que preferir la dela puesta por escrito (conscriptio) que figura al final del texto.

En el caso de faltar la indicación del año como es frecuente en las peticiones del XVI, XVII, yXVIII, puede indicarse la fecha del año de referencia más cercana (en este caso específico, la desu presentación en el Consejo que no suele faltar) o bien el año aproximado que por el contextoo por las personas a que van dirigidad o las que firman pueda deducrise. En un caso o en otrohabrá de escribirse entre corchetes (data archivística).

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Cuando cataloguemos expediente habrán de indicarse las fechas límites del mismo, años primero,de la indiciación (no de los antecedentes) y último, de la resolución.

Cuando se trate de una cuenta de una renta, por ejemplo, se destacará el año o años a que seefieran los datos de la cuenta, no a la fecha de la puesta por escrito de la misma que suele serbastante posterior, incluso de bastantes años después.

Al describir un testimonio de autos, podremos optar según los casos por la fecha de la copia, si loque nos interesa destacar es el carácter de copia o bien las fechas límites de los documentos queintegran el testimonio, como en el caso de un expediente. Lo que sí es claro es que, adoptado uncriterio y otro para un mismo grupo de documentos, no podemos alterarlo y cambiar.

Junto a la fecha no debe indicarse ningún otro tado, como puede ser el número de orden dentrodela unidad de instalación. Este dato ha de figurar sin duda como el elemento complementario dela signatura.

5.1.2. Tipología documental

La descripción del tipo documental es neesaria aunque sólo interese el contenido, el asunto, yaque al tratar de localizar e identificar el documento a que se refiere la ficha de catalogación esimprescindible conocer su factura, la forma material en que queda materiaizado por escrito elcontenido.

De un mismo tema pueden tratar varios documentos. Los datos obtenidos de una consulta delConsejo de Indias tendrá unas perspectivas diferentes de los vertidos en la Real Provisióndespachada como consecuencia de aquella consulta. La primera nos darpa una visión más fría,más oficial, más gestora, la segunda una visión más fría, más oficial, de un mismo asunto.

La tipología documental tiene dos acepciones, la diplomática y la jurídica. Una Real Provisión(tipología diplomática) puede ser vehículo de expresión de un nombramiento, de una ejecutoria,de una naturaleza (tipología jurídica) (46).

El formulario, las cláusulas diplomáticas de la Real Provisión serán semejantes en todos estosdocumentos citados, pero junto a ellas la forma de testimoniar el asunto, según se trate de untítulo, de la relación de una ejecutora de un pleito, o de una ejecutorial de un obispo, o de laconcesión de una naturaleza, adoptarán unas fórmulas determinadas que indicarán unos datoscondicionados por el asunto jurídico de que se trate.

Así en el caso de una Ejecutoria: la relación pormenorizada del pleito en la motivación (cláusuladiplomática) de la Real Provisión será preceptiva. Y a la inversa, una libranza (tipología jurídica)puede venir en forma de Real Cédula o de carta acordada.

Como archiveros hemos de preferir la aceptación deiplomática, no dejando de expresar tambiénla jurídica, ya que con la indicación expresa de ambas habremos fijado la mayor parte de losdatos que delimitan al documento.

La designación del tipo documental ha de basarse en la fijación determinad por los estudiosrealizados por los diplomatistas o por la legislación que ha establecido sus características y nopor la denominación equivocad, en algunos, de la época. Me estoy refiriendo al hecho frecuenteen el XVIII de confusión al designar determinados documentos perfectamente estudiados en suformulario desde la Edad Media. Así las Reales Provisiones, nombradas frecuentemente RealesCédulas.

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A título de ejemplo quiero traer aquí lo siguiente: La confirmación de todos los privilegios concedidospor la corona a los corredores de Lonja sevillanos está fechada por una Real Provisión de FelipeIV, dada en San Lorenzo el 27 de octubre de 1637. Los ejemplares impresos que circularon en laépoca llevan una cubierta en la que designan al documento como Real Cédula. (47)

Tampoco hay que hacerse eco, al indicar la tipología, de esas designaciones genéricas, frecuentesen determinados momentos, de: privilegios, despachos, órdenes, disposiciones. Hay que precisardiplomática y jurídicamente qué son.

Así, pues, al catalogar cualquier documento habremos de indicar la tipología diplomática en primerlugar, seguida de la jurídica:

escritura de poder

escritura de venta

A veces la jurídica para una mejor redacción queda embebida en la descripción, después deldestinatario /Real Cédula-instrucción/:

Real Cédula a Fulano dándole instrucci6n para el desempeño de su oficio.

o bien /Real Provisión-nombramiento/:

Real Provisión a Fulano nombrándolo virrey de Nueva España.

pero no:

Título de virrey de Nueva España a Fulano.

Hay documentos, en general para los considerados "lato sensu", para los que no hay duplicidadde aceptación tipológica. El mismo término suele englobar a los dos. Por ejemplo las cartas, laspeticiones, las consultas.

Cuando estemos realizando catálogos de estas series específicas no será preciso repetir en cadaasiento su tipología. El título genérico del Catálogo: catálogo de cartas, por ejemplo, suplirá talindicación expresa, y en estos casos las fichas de cada uno de los documentos iniciarán ladescripción por la indicación del autor.

En el caso de documentos notariales cuando el nombre genérico de escritura o carta acompañaa cualquier negocio jurídico, puede suprimirse adoptado como única denominación de la tipología,el determinativo: venta, testamento, poder (en lugar de escrituras de venta, de testamento, depoder, respectivamente).

En el caso de unidad archivística no existe variación notable:

Expediente de confirmación de una encomienda

(tip. diplomática) (tip. jurídica)

Como dato complementario de la tipología documental ha de precisarse la tradición documental.Pero sólo será precisa la indicación expresa en el caso de copias, en sus diferentes acepciones,o minutas, teniéndose por originales los que no lleven ninguna indicación en contra.

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Tampoco existe criterio establecido para colocar tal indicación en el caso de ser necesaria. ¿Alprincipio, precediendo a la tipología diplomática, o al final del párrafo descriptivo y entre paréntesis?:

Copia Real Cédula a los oficiales de la Casa de la Contratación para que den licencia a FranciscoBetanzos para pasar a Nueva España.

O

Real Cédula a los oficiales de la Casa de la Contratación para que den licencia a FranciscoBetanzos para pasar a Nueva España (copia)

La forma es indiferente pero puede también adoptarse una normativa que definitivamente seincline por uno u otro criterio.

5.1.3. Autor y destinatario

Los datos inmediatos y siguientes al de la tipología han de ser los del autor y destinatario deldocumento. Han de constar los nombres y apellidos, seguidos del cargo, oficio o vecindad, sivienen expresos en el documento.

En cuanto a la preferencia por el nombre o el cargo, vuelve como en.otras ocasiones a plantearsela falta de adopción de criterios uniformes. Yo me inclino por indicar en primer lugar el nombre ya continuación el cargo, por el hecho de ser este el orden normal de expresión en la documentación.Lo que no puede sin embargo de ninguna manera es optarse por un criterio y variarlo a mitad deltrabajo o continuamente.

No siempre estos dos datos vienen expresados y a veces se encuentran incompletos. Lo óptimoserá indicar ambos y en caso de no constar, averiguar con datos bibliográficos (índices, repertorios)de uso frecuente, siempre que no haya que excederse en una investigación profunda. Claro quesiempre que los datos seanproducto de esa averiguación posterior han de indicarse entre corchetes.

La expresión del nombre del autor en el caso de documentos reales, es preceptivo si se trata dedocumentos medievales, no lo es en muchos tipos documentales, a partir de los Reyes Católicos,cuando la denominación del documentos implica la autoría dela persona regia, sobre todo enperíodos en que no existe dificultad de averiguación de tal persona. Así no es preciso especificarque se trata de una Real Cédula de Carlos III o una Real Provisión de Felipe V, pongo por caso.

Hay que escribir los nombres como norma general tanto de autores cmomo de destinatarios conortografía moderna.

En los documentos notariales podrá añadirse, según criterio, tras la indicación de la materia oasunto la persona del escribano ante quien se hizo la escritura.

En cuanto al destinatario, una observación. Existen documentos dispositivos tramitados a instancao petición de parte, generaqlmente los que tratan de cuestiones de gracia y merced (48) o generadosde oficio. La distinción aparte de otras circunstacias, radica en que los de parte implican unadoble dirección expresa en el documento: una al beneficiario de la disposición y otra, a la autoridadencargada de su cumplimiento. ¿Qué dirección habría que indicar, este caso en la ficha decatalogación? Será preciso expresar, salvo excepciones, la persona del beneficiario.

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5.1.4. Asunto o materia

Es en este punto donde precisar reglas es mucho más difícil que en los otros. Pero sí se puedenconsignar unas normas de carácter general a efectos de orientación. Hay que partir de la base,como ya dije al principio de que el catálogo nunca sustituirá al documento, por lo tanto la relacióno resumen del asunto no debe ser nunca extensa, tanto que en algunos casos llegue a latranscripción. Hay que resumir con precisión, claridad y concisión, indicando el tema central sindetenerse en circunstancias laterales o anecdóticas, eludiendo adjetivos inútiles como por ejemplola real persona de S.M.», o bien, expresiones como carta firmada de.

Los nombres de lugares o de personas deben expresarse con ortografía moderna.

Conviene no utilizar abreviaturas.

Se adoptarán unos criterios similares de redacción para cada asunto de los q ue se repitan confrecuencia (libranzas, peticiones, consultas de proposiciones de cargos, etc.). Así por ejemplo:

Real Cédula a Juan Pérez dándole licencia para pasar a Indias.

En casos parecidos repetir la fórma de expresión, cambiando únicamente los nombres deldestinatario y del destino; pero no, cuando haya que catalogar otro documento semejante, poner:

Real Cédula a Fulano concediéndole permiso para que pueda pasar a Indias.

No se intercalará el asunto entre la tipología y el destinatario. No será correcto pues.

Real Cédula concediéndole una ayuda de costa a Fulano. -mejor será-: Real Cédula a Fulanoconediéndole una ayuda de costa.

En el caso de expedientes, a pesar de su volumen, hay que resumir danto el asunto clave ocentral sobre el que verse la unidad archivística, sin extenderse en exceso. Pueden adoptarsedos criteros, resumir utilizando un sólo párrafo descriptivo, por ejemplo:

Expediente de confirmación de una encomienda en Popayán a Fulana o bien indicar este párrafodescriptivo y a continuación pormenorizar cada una de las piezas de que conste el expediente,muy brevemente, y siguiendo el orden de la tramitación reflejada en dicho expediente.

Ejemplo de este segundo tpo de catálogos de expedientes es el: Catálogo de Estado, sección IXdel A.G.I. Siendo este instrumento modelo de descripción de expedientes, sin embargo, omite elpárrafo descriptivo incial que debe ser preceptivo para una mejor clarificación para uso delinvestigador, que puede perderse en unos asentos de fichas pormenorizados que, por extensos ypor falta de una más clara composición tipográfica, lo obligan a una lectura larga que podíaahorrarse si al principio de cada siento existiera un párrafo descriptivo, resumen del asunto,aunque luego se relacionaran cada una de las piezas integrantes.

Claro es que en el caso de expedientes uniformes, que pudiéramos considerar tipos, como puedenser los «expedientes de provisión de empleos» o los «expedientes de confirmación denombramientos», la explicación inicial sobre el tipo de dicho expediente, eludiría la pormenorizaciónen cada uno de ellos.

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5.1.5. Datos externos

Se refieren a circunstancias materiales, externas del documento que pueden ser el número defolios o páginas, las medidas, la materia escriptoria o la conservación. El que no debe faltar es elprimero y cuando va solo, suele añadirse a renglón seguido del texto que resume el asunto. Engeneral es el único que suele indicarse en la documentación moderna.

Las medidas son preceptivas en documentos cuya antigüedad así lo requiere, escritos en materiaque no sea papel, y también en series como la de Mapas y Planos, grabados o estampas.

La materia escriptoria se especificará siempre que no sea papel (pergamino, tela).

En cuanto a la conservación, para cuya indicación suelen adoptarse siglas (B, R. M.) es frecuenteen documentos medievales o en documentos modernos en los que sea conveniente resaltardeterioros notables.

1. 6 Signatura

El último dato a consignar al hacer la descripción de una pieza documental es su ubicación en eldepóstio y a ser posible dentro de la unidad de instalación. Serán pues datos imprescindibles lassiglas pertenecientes al Depóstivo (A.G.S.; A.G.I.; A.H.N. A.M.S., etc.) el nombre de la Sección(Guatemala, Clero, Consejo Suprimidos, etc.), el tipo y número de la unidad de instalación (libro,5; legajo, 408) y finalmente, si es posible,el número de orden dentro de dicha unidad si ésta estáordenada (número, en caso de legajo, y folios o páginas en caso de libros).

Así tendríamos por ejemplo:

A.G.I. Consulados, leg. 92, 3

A.G.I. Indiferente General, leg. 418,1.o 2, fol. 3v.

5.1.7. Otros datos: Los Anejos

Muchos catálogos suelen hacerse eco de la documentación que acompaña al documento princi-pal objeto de la descripción a la que nos hemos venido refirendo.

En efecto estos documentos principales, en bastantes casos, vienen unidos a documentos queacompaña el autor como justificante a lo dicho en el principal y a documentos que incorpora eldestinatario y que corren unidos al principal para una mejor resolución. La relación de estosdocumentos puede incorporarse a la descripción del principal realizada de acuerdo con las normasque hemos venido exponiendo. Generalmete estas relaciones suelen venir ordenadascronológicamente y limitarse al mero enunciado del documento, su fecha y número de folios, sinindicar contenido. No faltan los catálogos que abundan en relacionar estos documentos indicandoincluso el contenido. Y los hay que al hacer la relación de estos anejos los introducen con ladesignación de Acompaña o de corre unido de acuerdo con el criterio expuesto.

En esto, que son datos accesorios, como en otras cuestiones falta uniformidad de criterios.

Soy partidaria, no de suprimir estas relaciones, pero sí de limitar al máximo su descripción y lainformación sobre ellas. Los Catálogos que se detienen en describir cada uno de los anejos conun pormenor semejante al principal suelen ser farragosos, mermándoles su finalidad primordialque es la de facilitar el acceso a la documentación.

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5.2 Catálogo cronológico y Catálogo alfabético

En todo lo que llevo expuesto me he estado remitiendo a la catalogación de piezas documentalescuya ordenación requiere el sistema cronológico que sin duda será el más frecuente, como dijimosal principio.

Sin embargo, existen series que para una mejor utilización requieren un orden alTabético, así lasde "Pruebas de ingreso en órdenes militares", «Expedientes de limpieza de sangre», «Relacionesde méritos y servicios», «Expedientes personales», etc., en cuya descripción lo que interesadestacar es el nombre de la persona a quien van referidos. En estos cacos el dato onomásticoencabezará la ficha, en lugar de la data, y se eludirá la indicación genérica de la tipología docu-mental (relación de méritos yservicios, expediente de ingreso en tal Orden, etc.) Lo homogeneidadde estas series, a la hora de la descripción de cada una de las piezaa, hace posible unasimplificación general casi reducida a listas alfabéticas de nomres de personas (49). El resto delos datos informativos puede someterse a un proceso mecanizado fácil. En cuanto a los datosdiplomáticos pueden suplirse con una introduccón que haga el esudio en este sentido de lasunidades archivísticas específicas de que se trate.

5.3 Catalogación de series facticias

Consideración aparte merece el caso de series facticias cuya catalogacón requiere otros datos omejor otros términos de expresión y ciertas variantes, como pueden ser las de "Mapas y Planos",las de "Sellos", "bulas", etc.

En general stas series suelen tener una catalogación más normalizada. Son piezad que han sidodesglosadas de piezad documentales o de unidades archivísticas que pueden pertenecer a variasseries documenmentales de secciones diferentes, cuya separación ha sido impuesta por razonesde conservación.

Como regla general en estos casos hay que describir individualizadamente las característicasespeciales de cada unidad, en la que juegan un papel importante los aspectos externos (tamaño,tintas, materia, etc.) junto con la indicación expresa en cada caso de la documentación a la queestuvieron unidos.

La normativa para su descripción no se ajusta a las de los testimonios escritos que hemos venidoconsiderando. Y frente a la carencia de reglas impresas para éstos, como hemos visto, sí suelehaberlas para estas series.

Los datos específicos que no deben faltar en la ficha catalográfica de una pieza de una serie de«Mapas y planos» son (50):

fecha;

Tipología de la documentación gráfica: mapa,’plano, croquis, dibujo, etc.;

tradición documental;

título o resumen del contenido;

autor de la pieza;

aspectos materiales

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a) internos (toponimia, escalas, coordenadas, etc.);

b) externos (materia, medidas, etc);

documentación de procedencia;

signatura.

La normativa particular para la catalogación de sellos es la siguiente para cada ficha (51). Agrupadospor el titular, han de indicarse:

Año;

materia, forma, tamaño;

estado de conservación, impronta;

descripción del sello con transcripción de la leyenda (anverso y reverso);

extracto del documento de donde procedan y su fecha completa;

signatura.

En estos casos es preceptiva la inclusión de "testigos" enlas unidades de instalación de procedencia(hojas testimoniales de la salido de la pieza, con la indicación de la signatura en la serie facticia adonde se ha llevado).

5.4 La mecanización aplicada a los catálogos

La realización de catálogos lleva aparejada el consumo de muchas horas de trabajo y no puedecorrer paralela a la fuerte demanda actual de instrumentos de descripción ni satisfacer lasnecesidades crecientes de la investigación. La aplicación de las computadoras a nuestros fondosquizá sería el remedio para salvar este problema, multiplicando los catálogos y ahorrando horasde esfuerzo.

Series tan importantes como las de consultas, las de cartas, las de cedularios, las de¡ Registro Msello, sometidas a un proceso mecanizado, tras un análisis profundo para estudiar las facetas denormalización, podrían ser puestas al público rápidamente.

Es evidente que a cada serie habrá de aplicarse, según sus características, un programa, elegidotras el estudio de las tipologías diplomáticas y jurídicas de la misma, de su génesis documentaly de las instituciones que las produjeron y sometido por último a una serie de aspectos formalesfijados por los técnicos en Informática. Es obvio que de esta forma los trabajos sobre diplomáticamoderna, que precederían siempre al Catálogo, serían los primeros beneficiados de la aplicaciónde este tratamiento a los fondos.

Hasta ahora en España, los intentos realizados en este sentido (Protocolos notariales, Catastrodel marqués de la Ensenada) no llegan a la particularización documental: no se apuntan tipologíasni se desciende al contenido. Creo que hay que llegar a más para lograr un catálogo mecanizadoque cumpla las finalidades informativas y orientadoras.

Se me ocurren los datos que podrían vaciarse de determinadas series: en las de «Expedientes deconfirmación de encorniendas» aparte de las fechas, los datos de los beneficiarios y de los lugares

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de la encomienda; en la de «cuentas» aparte de los años, el ramo determinado de la Hacienda(alcabalas, almojarifazgo, azogues, tributos) y el lugar geográfico a que correspondan; en la de"relaciones de méritos y servicios", los nombres de los interesados; enla de "copias de ereccionesde iglesias, de ejecutoriales de obispos y de presentaciones eclesiásticas" sólo los nombres delas iglesias en los primeros y de nombres de interesados enl os segundos; en la "Expedientessobre concesión de emleios políticos y militares" la relación de los designados y la enumeraciónde los oficios y enla de "Expedientes de confirmaciones de oficios vendibles y renunciables" lalista de los solicitantes y la relación de oficios, etc.

Estudio más detenido han de merecer series como las de consultas o las de cartas y expedientespor la gran diversidad temática que ofrecen. Sobre la aplicación de la mecanización a la serie decedularios hay un reciente estudio (52).

6. INSTRUMENTOS AUXILIARES DE DESCRIPCIÓN

Junto a los instrumentos de descripción, propiamente dichos, guías, inventarios, catálogos, otrosintrumentos auxliars: los índices y el registro.

Mientra el primero no puede concebirse solo, sino cuya existencia presupone cualquiera de losinstrumentos de descripción y a su vez completa la eficacia de aquéllos hasta el punto de que uncatálogo pierde su eficacia si carece de índice, el registro es un instrumento auxiliar que nopresupone la existencia de otro instrumento, pero cuyos datos serán la base del inventario.

6. 1. Índices

No voy a entrar a explicar las reglas para la formación de índices alfabétícos: onomásticos,geográficos o por materias (53), pero sí insistir en que el valor de cualquier Instrumento dedescripción queda multiplicado cuando está completado con un índice general.

Como regla común hay que huir de los índices particulares (uno para materias, otro para lugares,otro para personas). Los tipos tipográficos pueden marcar la distinción de unos y de otros (negrita,cursiva, redonda).

Los índices informan sobre nombres de personas, lugaros o materias ordenados alfabéticamentepara su inmediata localización enla guía, en el inventario, en el catálogo. La indización es tareacomún con respecto a cualquiera de los instrumentos mencionados.

El índice de una guía o de un catálogo ha de remitir necesariamente a las voces del texto por loque respecta a los nombres de personas o de lugares, en cuanto a las materias de interpretación,el juicio y la síntess juegan unpapel importante para expresar conceptos precisos que lleven alinvestigador a una información correcta.

Al referirnos ala elaboración del índice general de un inventario podemos decir que es el resultadode diferentes procesos de recogida de información, en primer lugar el índice remitirá a las vocesde personas, lugares y materias del texto del inventario, en segundo lugar se recogerán las vocesdel contenido resultante de la revisión que nos haya sido precisa realizar al inventariar o reinventariardeterminados legajos por su carácter no genérico de una serie; en tercer lugar se indicarán lasvoces informativas de carácter general del contenido de legajos misceláneos (54). En estos dosúltimos caso las voces han de ir precedidas de un Vid que puede abreviarse V (55).

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6.2 Registro

Quiero llamar la atención sobre el otro instrumento auxiiar, que no alcanza la categoría deinstrumento de descripción, pero que es de un gran valor, más para el archiveroque paraelinvestigador. Se trata del registro que es una relación topográfica que enumera las unidades deinstalación por orden de ingreso. Insisto en que se refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas,no a las unidades o agrupaciones documentales (Sección, serie, pieza). Su finalidad esfundamentalmente de control, de aquí la ayuda que pueda prestar al técnico de archivos en estesentido y no al historiador al que no compete el control.

Estos registros son más frecuentes en los depósitos de documentación administrativa vigenteque en los históricos, ya que ordenadamente recogen según el número de ingreso en el archivolas unidades de instalación. Puede existir un registro de libros y otro de legajos, o uno solo cuandono existe separación en la instalación de unos y de otros.

El soporte físico podrá ser un libro o bien un fichero. Yo quiero manifestar mi preferencia en elcaso de archivos administrativos, por las fichas, ya que su movilidad permite la sustitución defichas en el caso de «expurgos»,

Son muy frecuentes las ocasiones en que se confunde un registro con un inventario. Losdenominados, equivocadamente «inventarios topográficos» no son más que registros.

Los datos del asiento individualizado de cada unidad de instalación habrán de constatar en primerlugar el número de orden, la calidad física de la unidad (libro o legajo), a continuación la indicaciónde la procedencia (negociado, oficina, etc.) y la descripción del contenido de una manera brevecon expresión de las fechas límites. Estos registros ofrecen la cuantificación de unidades deinstalación en un momento determinado, pero no son reflejo de unos fondos organizados.

7. CENSOS (56)

No puedo dejar de áludir por último otro instrumento de la tarea archivística que requiere unaconsideración. aparte por sus características especiales. Se trata de los censos de archivos.

Para delimitarlos hemos de considerar su primordial finalidad de control. En cuanto a su objeto noson los documentos en sí, sino los depósitos documentales. Son particularmente amplios ysobrepasan los límites de los fijados para una guía. Si ésta puede referirse a un conjunto deafrchivos con determinadas características específicas como pueden ser las de su calidad(eclesiásticos, nobiliarios, privados), a un archivo en particular (guía de la Sección de Clero delA.H.N.) el censo abarca dentro de los límites geográficos muy amplios ( una nación, unareligión,una provincia) toda la diversidad cualitativa de sus archivos.

Los censos nos permiten conocer el número total de archivos (padrón o lista), el estado deconservación de las fuentes históricas en ellos conservadas, su accesibilidad (dirección, horario),presentándolos en una panorámica total y sencilla. La descripción sólo desciende a las fechaslímites del conjunto.

En los censos se noshace patente la existencia de fuentes y su dispersión, alejados muchos delos grandes depósitos conocidos pero que no por eso deben ser ignorados. Con los censos,siguiendo a Vicenta Cortés (57) se evitará la pérdida de documentos al ignorar su existencia y setratará de aprovechar su información.

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(1) THEODORO SCHELLENSERO: Técnicas descriptivas de archivos. Córdoba, 1961.

(2) VICENTA CORTÉS ALONSO: Archivos de España América. Materiales y para un manual.Universidad Complutense, Madrid, 1979. Pág. 13.

(3) SCHELLENBERG, la en obra citada, señaló los objetivos y la finalidad de un programadescriptivo. Por mi parte en un breve trabajo, en prensa.,en el Boletfn de Archivos de Córdoba(Argentina) también me he pronunciado sobre la Planificación de los instrumentos de descripción.

(4) El problema terrninológico planteado en las primeras décadas de la centuria por W. G. Lelandy Víctor H. Paisits, continuado por H. JENKINSON en su trabajo: The problems of nomenclaturein Archives (Journal oí the Society of archivista, 1, 1959), sigue denunciado por Schellenberg (ob.cit. pág. 3 y ss.) y permanece en la actualidad sobre el tapete. En el VII Congreso Internacional deArchivos celebrado en 1972 en Moscú quedó patente la cuestión: vid. M. FRANCO BILJAN: LesInstruments de recherche des archives au service de la science. Archivum, no XXIV, 1976, pág.153 y ss.

(5) C. CRESPO NOGUEIRA: Terminología de archivos: Instrumentos de trabajo, «Homenaje aFederico Navarro», Boletín ANABA, 1973, pág. 89.

(6) Ministére des affaires culturelles: Manuel d'Archivístique, París, 1970, pág, 243.

(7) C. CRESPO NOGUEIRA. Ob. cit.

(8) Han transcurrido tres años más y la situación no ha cambiado, por lo que mi planteamientosigue estando en pie en 1982.

(9) Manuel d'Archivistique. Ob. cit Pág. 243.

(10) Checoslovaquia tiene también establecidos estos tres instrumentos: guía, inventario y catálogo.Dr. MICHAEL KUSIK: La reglamentation des intruments de recherch d’archives en Tchécoslocaquie.Archivum, XXIV, Pág. 182.

(11) V. CORTÉS ALONSO, Ob. cit. Cfr. "Observaciones sobre los alchivos", Pág. 51.

(12) ANTONIO M.a ARAGÓ CABAÑAS y M.a JOSEFA LOZANO RINCÓN: Unidad documental yunidad archivística. Boletín ANABA, no. 55, julio-diciembre, 1969.

(13) Una clasificación no demasiado consistente de los fondos, pero tradicional, del A.G.I. lashace aparecer actualmente como subsecciones.

(15) Vid. MANUEL VÁZQUEZ: Auxiliares descriptivos (Inventario y Guía) C.I.D.A. (mecanografiado)Córdoba, Argentina, 1978, cap. IV: "Cómo hacer una guía".

(16) Sirvan como ejemplo las Guías de nuestros Archivos Generales (A.H.N., Simancas, A.G.I.,Corona de Aragón).

(17) A. HEREDIA HERRERA: Guía de los fondos del Consulado de cargadores a Indias, «ArchivoHispalense», Sevilla, no., 183, 1977, págs. 87-111 y «Guía de los fondos de la Audiencia deQuito: descripción de sus series». en Organización y descripción de los fondos de la Audiencia deQuito del A. General de Indias, Historiografía y Bibliografía americamistas", vol. XXI, Sevilla,1977, ágs. 139-165.

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(18) V. CORTÉS ALONSO. Ob. cit., en "Congreso de Archivos, celebrado en 1960 en Estocolmo".

(19) El Profesor MANUEL VÁZQUEZ en su trabajo ya citado Auxiliares descriptivos I (Inventarioy Guía), publicado por el centro interamencano de archivos, Córdoba, 1978, trata de establecer lanormativa para hacer tanto una guía general como una guía especial.

(20) Vid. nota 17.

(21) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Archivística, Inventarios y Catálogos. Boletín ANABAN,no. 2, Madrid, 1980.

(22) EUGENIO CASANOVA: Archivística, Siena, 1928.

(23) A. HEREDIA HERRERA: Catálogo de las consultas del Consejo de Indias. Dirección Generalde Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1972.

(24) Catálogo de documentos de la Sección noveno del Archivo General de Indias. Vol. 1, Sevilla,1949.

(25) Vid. Cuadro de clasificación que precede al Inventario de los fondos del Consulado del ArchivoGeneral de Indias. Ministerio de Cultura, Madrid, 1979, págs. 17-21.

(26) Quiero insistir en que cuando utilice las denominaciones convencionales de Archivo Históricoy Archivo Administrativo, primordial con que los documentos son utilizados en uno y otro, noperdiendo nunca de vista que ambos depósitos participan del carácter administrativo e históricode su documentación.

(27) Pongo por caso la idocumentación de los Consulados de comercio, el de cargadores a Indias,creado en 1543, y el consulado Nuevo de Sevilla, creado en 1874 que hoy forman la Sección XIIdel A.G.I., hoy ya definitivamente organizada.

(28) Es el criterio de reinventariación que se está siguiendo en la actualidad con algunas Audienciasindianas, en el A.G.I.

(29) Cfr A. HEREDIA HERRERA: Organización y descripción de los fondos de la Audiencia...Ob.cit. pág. 27.

(30) Cfr. A. MATILLA TASCÓN: Cartilla de organización de Archivos. Boletín Dirección Generalde Archivos, Madrid, y Aurelio Tanodi: Inventarios, Catálogos, Indices, CIDA, Córdoba, 1978,folios 9-10.

(31) A. TANODI y MANUEL VÁZQUEZ: Ob. cit., págs. 11-12,

(32) Ministerio de Justica e negocios interiores: O preparo de inventarios preliminares. Río deJaneiro, 1959.

(33) EDUARDO SIERRA VALENTI: El expediente administrativo. Esbozo de tipología documen-tal. Boletín ANABAD, n.- 2, abril-junio, 1979, pág. 70. Cfr. tb. Introducción del: Inventario de laSección de Diversos del A.G.1. Madrid, 1980.

(34) ANTONIA HEREDIA HERRERA: Un problema para la conservación: el acceso masivo a losfondos. Boletín de Archivos no. 4, Madrid, 1980. Con anterioridad se había dejado sentir esteproblema en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Moscú en 1972: «aujourd’hui

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comme demain, le chercheur doit obligatoirement posseder un minimum de connaissances pourl’exploitation des fonds», son palabras de M. Franjo Biljan en dicha reunión. Cfr. Archivum, XXIV,pág. 166.

(35) Manuel dArchivistique, Ob. cit. pág. 243.

(36) ANTONJA HEREDIA HERRERA: Clasificación y ordenación, principios y técnicas. En«Archivística: estudios básicos», Diputación Provincia¡, Sevilla, 1981.

(37) THEODORO SCHELLIENBERG: Archivos Modernos, Traducción de M. Carrera Starnpa,México, Cfr, cap. Principios de clasificación.

(38) Cfr. M. FRANJO BUJAN. Archivum, XXIV, pág, 156.

(39) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Inventario de los fondos de Consulados del ArchivoGeneral de Indias, Madrid, 1979.

(40) Me estoy refiriendo en estas normas de reinventariación al caso de las Audiencias indianas,pero la situación puede repetirse en otras Secciones y las reglas ser aplicables a casos similares.

(41) Actualmente pueden servir de ejemplo la reinventariación de los fondos de la Audiencia dePanamá que está llevando a cabo Manuel Romero Tallafigo y la realizada en las Audiencias deQuito y Filipinas por la autora de este trabajo. Ambos archiveros presentaron comunicacionessobre sus proyectos en el Simposio sobre: Documentación y Archivos de la colonización española,celebrado en la Rábida, en octubre de 1979, cuyas actas han sido publicadas por el Ministerio deCultura en 1980.

(42) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Manual de organización de archivos de corporacioneslocales. El Archivo de la Diputación de Sevilla. Subdirección General de Archivos y Bibliotecas,Madrid, 1980.

(43) Ibídem.

(44) Como ejemplos del primer caso tenemos la obra: Documentos relativos a la Independencianorteamericana, existentes en los Archivos españoles, vol. 2, Madrid, 1976 y del segundo elCatálogo de las consultas del Consejo de Indias, ya citado.

(45) JOSÉ J. REAL DIAZ: Estudio diplomático del documento indiano, Sevilla, 1970, págs. 99 yss.

(46) ANTONJA HEREDIA HERRERA: Los cedularios de oficio y de partes del Consejo de Indias:sus tipos documentales (siglo XVII) A.E.A., tomo XXIX, Sevilla, 1972, pág. 3.

(47) ANTONIA HEREDIA HERRFRA: Los corredores de Lonja en Sevilla y en Cádiz «ArchivoHispalense» tomo LII-LIII, n.o 159-164, enero-diciembre, 1970, págs. 187.

(48) ANTONIA HEREDIA HERRERA: Los cedularios Ob. cit., págs. 5-6.

(49) Cfr. M.* ANGELES PÉREZ CASTAÑEDA y M.a DOLORES COUTO DE LEÓN: Pruebaspara ingreso de religiosas en las Órdenes de Santiago, Calatrava y Alcántara, Ministerio de Cultura,Subdirección General de Archivos, Madrid, 1980.

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(50) Me remito a las normas de catalogación para la serie de Mapas y Planos de] A.G.I., fijadaspor nuestra compañera M.a ANTONIA COLOMAR ALHAJAR en su trabajo: «Introducción alEstudio de la Sección de Mapas y Planos», en Documentación y Archivos de la Colonizaciónespañola, Subdirección General de Archivos, Madrid, 1980, tomo I.

(51) ARACEU OUGUERI NAVARRO. Catálogo de Sellos de la Sección de Sigilografía del A. H.N., Direccón General de Archivos y Bibliotecas, 1974, que sigue en definitiva las mismas normasque las del Catálogo de los sellos españoles de la Edad Media, editado en 1921, de don JuanMenéridez Pidal.

(52) ANTONIA HERED:A HERRERA: La mecanización de series documentales: los cedulariosindilanos, Boletin de Archivos, n.o 7, Madrid, 1981.

(53) Dirección General de Archivos y Bibliotecas: Instrucciones para la redaccIón del Catálogoalfabético de autores y obras anónimas en las Bibliolecas del Estado, Madrid 1964.

(54) A título de ejemplo voy a referirme a la serie de Impresos curiosos de la Sección XII oConsulados del A.G.I. o a la serie de Testimonios de autos, sin carta de remisión,sobre alsuntosdiversos, de la Audiencia de Filipinas, también del A.G.I..

(55) Este criterio lo hemos aplicado en el índice del Inventario de los fondos de Consulados delA.G.I., Madrid, 1979.

(56) Actualmente la Subdirección General de Archivos está llevando a cabo un proyecto de censoen varias provincias españolas. Cfr. MANUEL ROMERO TALLAFIGO: El Censo-Guía de losarchivos de la provincia de Sevilla. "Archivo Hispalense", Tomo LXII, n.o, 191, Sevilla, 1979,págs. 9.45,

(57) VICENTA CORTÉS ALONSO: Panorama de las fuentes documentales de Andalucía, Actasdel I Congreso de Historia de Andalucía, Fuentes y Metodología, Córdoba, 1978, págs. 3-34.

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