area responsable: direccion de administracion · tramite de requisicion de compra extraordinaria....

HOJA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FECHA AUT.

DIA MES AÑO

AREA RESPONSABLE: DIRECCION DE ADMINISTRACION

PROCEDIMIENTO: 44. TRAMITE DE REQUISICION DE COMPRA

EXTRAORDINARIA.

UNIDAD QUE INTERVIENE

ACT. No.

DESCRIPCION

Area Solicitante Departamento de Almacenes Departamento de Adquisiciones Subdirección de Recursos Materiales

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Solicita mediante el formato Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No. 41) en original y 3 copias al Almacén que corresponda (General, de Mantenimiento y de Víveres), los materiales necesarios para llevar a cabo sus funciones. Recibe y valora sean bienes no incluidos en cuadro básico. Procede: No: Se cancela. Si: Rubrica requisición (Formato No. 41) y continua tramite. Informa al Area Solicitante que debe acudir al Departamento de Adquisiciones, ya que no se tiene existencias de este tipo de bienes por ser considerados extraordinarios, es decir fuera de cuadro básico. Recibe formato de Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No.41) en original y tres copias, debidamente requisitado con las firmas del Jefe de Departamento que solicita (área solicitante ó usuaria), del Subdirector del Area que corresponda y turna a la Subdirección de Recursos Materiales. Recibe Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No.41), valora y verifica su procedencia de acuerdo a la índole de los bienes.

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DIA MES AÑO



EXTRAORDINARIA.


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Adquisiciones

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Turna Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No. 41) a la Dirección de Administración para firma de autorización y posteriormente envía al Departamento de Adquisiciones. Recibe Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No. 41) y verifica que se encuentre debidamente firmada y registra en libreta de control los datos de identificación de la misma. Sella y firma de recibido en original y tres copias. Devuelve una copia con acuse de recibido al Area Solicitante y turna copias de la requisición autorizada al Area Solicitante y al Departamento de Almacenes (almacén que corresponda). Valora (cotiza) la requisición de compra extraordinaria (Formato No. 41) y determina monto, tipo de adjudicación y elabora pedido (Formato No. 38). Termina Procedimiento.

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DIA MES AÑO



ORDINARIA.


ACT. No.

DESCRIPCION

Subdirección de Recursos Materiales Area Solicitante Departamento de Almacenes (Almacenes General, de Mantenimiento y de Víveres)

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Instruye al Departamento de Adquisiciones, para que recabe y consolide las solicitudes de material de las diversas áreas del instituto. Requisita y envía el formato Requerimiento de Bienes del almacén que corresponda, (Formatos No. 12, 13 y 14) solicitando los materiales necesarios para llevar a cabo sus funciones. Recibe formato de Requerimiento de Bienes (Formatos No. 12, 13 y 14 según corresponda), revisa que este correctamente requisitado. Procede: No: Devuelve formato Requerimiento de Bienes (Formatos No. 12, 13 y 14 según corresponda) y regresa a la Act. No. 2 Si: Continua trámite. Consolida los formatos Requerimiento de Bienes (Formato No. 12, 13 y 14) según corresponda, enviados por las Areas Solicitantes. Elabora requisición de compra (Formatos No. 1, 3 y 4 según corresponda), en original y dos copias con firmas de autorización del Jefe del Departamento de Almacenes, responsable del almacén que corresponda y de la Subdirección de Recursos Materiales y turna al Departamento de Adquisiciones.

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DIA MES AÑO



ORDINARIA.


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes (Farmacia y Banco de Medicamentos) Departamento de Adquisiciones

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Elabora requisición de compra (Formatos No. 2 y 5 según corresponda), en original y dos copias, conteniendo las firmas del Jefe del Departamento de Almacenes, responsable del almacén que corresponda y de la Subdirección de Recursos Materiales y turna al Departamento de Adquisiciones. Recibe requisición de compra en original y dos copias (Formatos No. 1, 2, 3, 4 y 5 según corresponda), verifica que este debidamente llenada y firmada. Registra en libreta de control la requisición de compra. (Formato No. 1, 2, 3, 4 y 5 según corresponda) y entrega una copia de acuse de recibo al Departamento de Almacenes. Entrega acuse de recibo de la requisición de compra (Formato No. 1, 2, 3, 4 y 5 según corresponda) al Departamento de Almacenes. Valora requisición de compra y determina procedimiento de adjudicación, integrando el original al expediente del pedido (formato 38) y copia para el consecutivo de requisiciones de compra. Termina Procedimiento.

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DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 53. ENTRADA DE MEDICAMENTOS AL ALMACEN DE FARMACIA.


ACT. No.

DESCRIPCION

Subdirección de Recursos Materiales Proveedor Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia)

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Instruye al Departamento de Almacenes, para que realice las acciones necesarias para la recepción y registro de las entradas de medicamentos. Entrega los medicamentos al Almacén de Farmacia, con factura en original y 5 copias; 3 copias del pedido por ambos lados (Formato No. 38); este último deberá contener el sello de validación presupuestal. Recibe del proveedor factura en original y 5 copias, 3 copias del pedido y coteja que los medicamentos cumplan con los requisitos establecidos en el pedido. Analiza factura y pedido y determina si procede la “Entrada Almacenaría”: Procede: No: Asienta en una de las copias de la factura, la leyenda “Sujeto a Revisión Técnica” e informa al proveedor respecto a la documentación faltante o de los bienes que no coincidan con el pedido. Si: Asienta en una de las copias de la factura la leyenda “Sujeto a Revisión Técnica” e informa al proveedor el día que se presente a recoger la factura original con su respectivo sello de “Entrada Almacenaría”

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DIA MES AÑO




ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia)

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Recibe los medicamentos del proveedor y los acomoda para su posterior distribución a los diferentes servicios por medio de recetas medicas. Registra en el cuaderno de control de entradas, la (s) factura (s), para obtener los consecutivos de las entradas. Captura en el Sistema–Star Inventarios, los datos del pedido fincado por el Departamento de Adquisiciones, una vez obtenido el número consecutivo de entradas, debiendo actualiza las existencias; precios promedio y las cantidades de bienes recibidos del pedido. Imprime la entrada del “Sistema Star-Inventarios” en original y seis copias en el formato de hoja diseñado para tal fin. Sella en la parte posterior de cada factura, en original y copia el sello de alta almacenaría, asentando los datos correspondientes Remite a la oficina de control del Departamento de Almacenes, la factura original y cinco copias, tres copias del pedido y en el caso de pacientes subrogados, se anexan a la entrada almacenaría (Formato No. 7) copia de las recetas.

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DIA MES AÑO




ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes (Oficina de Control)

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Recibe la documentación que envía el Almacén de Farmacia y revisa los datos de la entrada almacenaría. Recaba firma de autorización del Titular del Departamento de Almacenes en la entrada impresa y en la factura original. Resguarda factura original para entregar al proveedor, en la fecha programada para el efecto. Integra juegos o legajos de documentos para distribuir a las áreas involucradas. Termina procedimiento.

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DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 55. SALIDA DE MEDICAMENTOS DEL ALMACEN DE FARMACIA PARA DAR ATENCIÓN A LOS PACIENTES HOSPITALIZADOS.


No. ACT.

DESCRIPCION

Dirección Médica (Médico Adscrito) Departamento de Enfermería (Enfermera) Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia)

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Prescribe los medicamentos necesarios al paciente, de acuerdo a su tratamiento. Requisita y firma receta en la cual prescribió los medicamentos al paciente hospitalizado. Entrega receta a la enfermera encargada en el área de hospitalización. Recibe recetas y realiza tramite en el Almacén de Farmacia. Presenta receta en la Farmacia, registrándose en el cuaderno de control de recetas, anotando servicio, número de recetas, hora de entrega y su nombre. Recibe la receta original y copia y verifica que este debidamente requisitada. Procede: No: Devuelve receta, regresa a la Act. No. 4 Si: Surte las recetas de medicamentos.

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DIA MES AÑO




No. ACT.

DESCRIPCION

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Asienta sello de “Surtido” en original y copia de la receta y captura las descripciones y cantidades de medicamentos surtidos en el movimiento NTH (Nota de Mostrador de Hospitalización), el cual identifica que es paciente hospitalizado. Captura los números de clave y cantidad de medicamentos entregados en el kardex; a través del Sistema “Star Inventarios”. Escribe fecha y número de expediente, el sistema identifica con este el nombre del paciente, se registra el número de cama y quien elabora la nota de mostrador (ticket). Captura por medio de código de barras o manualmente el artículo, visualiza automáticamente el nombre del medicamento, indicando en forma inmediata la cantidad y el sistema detalla el precio unitario, y subtotal de ese medicamento y posteriormente después de capturar todos los artículos emite el total a pagar por la nota de mostrador, el cual será cargado a la cuenta del paciente hospitalizado.

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DIA MES AÑO




No. ACT.

DESCRIPCION

Departamento de Enfermería (Enfermera)

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Imprime la(s) nota(s) de mostrador en original y copia, el original para la Caja de Hospitalización, quien cobrará el importe global de la cuenta del paciente cuando éste sea dado de alta, la copia de la nota de mostrador se engrapa a la receta para archivarse en forma consecutiva. Entrega los medicamentos y copia de la receta que lleva impreso el sello de “Surtido” a la enfermera. Recibe y revisa las cantidades y presentaciones de los medicamentos que solicitó y los distribuye en el servicio de hospitalización. Termina procedimiento.

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DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 57. SALIDA DE MEDICAMENTOS DEL ALMACEN DE FARMACIA PARA PACIENTES QUE ACUDEN AL SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA.


No. ACT.

DESCRIPCION

Dirección Médica (Médico Adscrito) Paciente del Servicio de Consulta Externa Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia)

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Prescribe los medicamentos necesarios al paciente, de acuerdo a su tratamiento. Requisita y firma receta en la cual prescribió los medicamentos. Entrega receta al paciente para que acuda a la Farmacia por sus medicamentos. Recibe receta y acude al Almacén de Farmacia. Recibe del paciente que acudió al Servicio de Consulta Externa, la receta respectiva en original y copia y verifica que este debidamente requisitada. Procede entrega de medicamentos: No: Regresa a la Act. No.2, para que el médico rectifique los datos de la receta. Si: Surte al paciente del Servicio de Consulta Externa la receta.

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DIA MES AÑO




No. ACT.

DESCRIPCION

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Asienta sello de “Surtido” en original y copia de la receta y captura descripción y cantidad de medicamentos surtidos en el movimiento NTM (Nota de Mostrador), el cual identifica que es paciente de Consulta Externa. Captura los números de clave y cantidad de medicamento en el kardex; a través del Sistema “Star Inventarios”. Captura en la computadora del Almacén de Farmacia, a través del código de barras o manualmente la clave del artículo, visualizando en pantalla la cantidad, el precio y subtotal de ese medicamento. Después de capturar todos los artículos emite el total a pagar por la nota de mostrador. Imprime la nota de mostrador en original y copia, para verificar que se cuente con existencias del medicamento prescrito. Procede según existencia almacenaría. No: Informa al paciente que no tiene existencia del medicamento.

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DIA MES AÑO




No. ACT.

DESCRIPCION

Paciente del Servicio de Consulta Externa Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia)

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Si: Coloca la receta y medicamentos surtidos en el anaquel de recetas surtidas y espera al paciente para entregar el medicamento. Efectúa pago en la Caja de Consulta Externa, sellándole en el original de la nota de mostrador-ticket y obtiene original y copia de factura expedida por la Caja. Acude al Almacén de Farmacia por los medicamentos, con el original de la nota de mostrador y factura en original y copia. Recibe del paciente, original de la nota de mostrador, la factura en original y copia. Verifica la cantidad de la factura contra la nota de mostrador, así como este especificado en la factura el concepto de pago por medicamentos. Procede: No: Devuelve la factura para que se realice correctamente, regresa a la Act. No.10

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DIA MES AÑO




No. ACT.

DESCRIPCION

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Si: Busca la receta y los medicamentos y los entrega al paciente indicándole la cantidad de estos. Sella de surtido ó entregado en la nota de mostrador original, factura original y copia. Entrega al paciente original de factura y si contiene copia se entrega ésta. Engrapa la nota de mostrador con la receta y factura y archiva en forma consecutiva las notas de mostrador. Termina procedimiento.

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DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 63. INTEGRACION DEL CATALOGO DE PROVEEDORES.


ACT. No.

DESCRIPCION

Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Adquisiciones Proveedor

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Instruye mediante memorándum interno al Jefe del Departamento de Adquisiciones, para que lleve a cabo las acciones necesarias para integrar el “Catálogo de Proveedores", con copia para la Dirección de Administración. Recibe memorándum y elabora formato denominado "Cédula de Información” (Formato No.49). Coloca en el tablero de avisos, circular invitando a los proveedores a inscribirse en el Catálogo de Proveedores. Turna el formato denominado "Cédula de Información” (Formato No.49) a cada una de las cotizadoras (Departamento de Adquisiciones), para que personalmente entreguen a cada uno de los proveedores que acudan al Departamento de Adquisiciones. Elabora formato denominado “Ficha de Inscripción al Catálogo de Proveedores” (Formato No.50). Acude al Departamento de Adquisiciones a solicitar su registro al Catálogo de Proveedores y entrega la documentación solicitada.

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DIA MES AÑO




ACT. No.

DESCRIPCION


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Revisa documentación al proveedor y registra en la “Base de Datos”, los datos generales del mismo. Verifica que haya entregado la totalidad de los documentos solicitados de conformidad con el formato "Cédula de Información” (Formato No.49). Procede: No: Elabora y entrega oficio al proveedor (copia para el expediente del proveedor), en el cual le indica los documentos faltantes y programa nueva fecha para revisión. Regresa a la Act. No. 6. Si: Entrega comprobante de revisión y programa fecha de entrega de la “Ficha de Inscripción al Catálogo de Proveedores” (Formato No.50). Entrega en la fecha programada, Constancia de Inscripción a través del formato denominado “Ficha de Inscripción al Catálogo de Proveedores” (Formato No.50), al proveedor que cumplió con todos los requisitos, firmada por el Jefe del Departamento de Adquisiciones y avalada de visto bueno por la Subdirección de Recursos Materiales.

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DIA MES AÑO




ACT. No.

DESCRIPCION


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Procede a integrar el expediente individual del proveedor. Concluye el registro en la Base de Datos, del Catálogo de Proveedores. Clasifica el expediente debidamente ordenado y requisitado, e integra al archivo para su consulta, actualización y custodia. Termina procedimiento.

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DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 67. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS DE MEDICAMENTOS QUE LLEVA A CABO EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES.


No. ACT.

DESCRIPCION

Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes

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Instruye al Departamento de Almacenes para que realice un adecuado control y seguimiento de los pedidos de medicamentos. Recibe instrucción y a través de la oficina de control envía al Almacén de Farmacia dos copias de la entrada impresa (Formato No. 7), dos copias de la factura y una copia del pedido (Formato No. 38), firmadas y validadas por el Jefe del Departamento. El Almacén de Farmacia recibe la documentación y archiva una copia de la entrada, factura y pedido en la carpeta de consecutivo de entradas. Archiva una copia de la entrada y una copia de la factura en el expediente del pedido para efectos de control. Verifica en forma periódica que el proveedor haya cumplido con el total de entregas, de acuerdo a lo estipulado en el pedido.

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DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 67. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS DE MEDICAMENTOS QUE LLEVA A CABO EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES.


No. ACT.

DESCRIPCION

6

Analiza el expediente del pedido con relación a las entregas pactadas en pedido y determina si el proveedor ya realizó la entrega del total de bienes del pedido. Procede: No: Informa al área que corresponda para que realice la aplicación de sanciones por incumplimiento de pedido. Si: Salda el pedido y lo traslada al archivo respectivo. Termina procedimiento.

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DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 106.- REEMBOLSO A PACIENTES

SUBROGADOS.


ACT. No.

DESCRIPCION

Dirección Médica Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia)

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Designa al personal médico corresponsable para autorizar la compra de medicamentos en la farmacia subrogada o en farmacias externas a la institución, para pacientes subrogados y lo comunica mediante memorándum a la Subdirección de Recursos Materiales con copias de conocimiento para la Dirección de Administración, Subdirecciones de Recursos Materiales y de Contabilidad y Finanzas. Recibe memorándum en el cual se informa sobre el personal médico corresponsable para autorizar la compra de medicamentos en la farmacia subrogada o en farmacias externas para pacientes subrogados y turna copia al Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia). Recibe memorándum, toma conocimiento del personal médico corresponsable para autorizar la compra de medicamentos en la farmacia subrogada o en farmacias externas para pacientes subrogados y lo conserva hasta la llegada de las recetas médicas para verificar las firmas de autorización. Recibe del paciente subrogado, receta en original y copia y carnet y verifica que contenga nombre del paciente, número de expediente, nombre y firma del médico que prescribe, nombre(s) del medicamento(s) y la cantidad de esto y determina. Procede:

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DIA MES AÑO



SUBROGADOS.


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes (Banco de Medicamentos) Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia)

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No: Devuelve al paciente subrogado, la receta médica para que acuda con el médico que prescribe para que corrija los datos, (regresa a esta misma actividad). Si: Sella y firma la receta. Verifica si cuenta con existencias del medicamento solicitado. Hay existencias: No: Verifica existencias vía telefónica en el Banco de Medicamentos. Si: Entrega medicamentos y continua con el Procedimiento No. 56 “Salida de Medicamentos del Almacén de Farmacia para el caso de Pacientes Subrogados”. Recibe solicitud de medicamentos vía telefónica, verifica existencias e informa al Almacén de Farmacia. Recibe respuesta vía telefónica por parte del Banco de Medicamentos y procede. Hay existencias: No: Solicita al paciente que recabe la firma de autorización del Director Médico en receta o la firma del personal médico autorizado por el Director Médico. Si: Le proporciona un vale al paciente subrogado y le solicita que acuda al Banco de Medicamentos y continua con el Procedimiento No. 60 “Surtido de Medicamentos a Pacientes Subrogados que realiza el Banco de Medicamentos”.

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SUBROGADOS.


ACT. No.

DESCRIPCION

Farmacia Subrogada

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Recibe del paciente subrogado la receta original y copia y verifica firma de autorización del Director Médico o que coincida con el personal médico autorizado y comunicado en la actividad no. 3. Procede: No: Devuelve receta al paciente subrogado y lo envía a la Dirección Médica para corrección de nombre y firma, (reingresa en la misma actividad). Si: Proporciona un vale al paciente subrogado para que acuda a la Farmacia Subrogada a solicitar el medicamento correspondiente y le entrega copia de la receta. Recibe del paciente subrogado vale original, lo revisa, verifica existencias y determina. Hay existencias: No: El paciente subrogado acude a cualquier farmacia, compra los medicamentos, solicita la factura a nombre del Instituto Nacional de Cancerología con el R.F.C. INC-461125-LU9 y la entrega con una copia al Almacén de Farmacia anexando copia de la receta y original del vale y continua en la actividad no.9. Si: Le proporciona medicamentos al paciente y remite vales originales al Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) para validación de información y trámite de pago.

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DIA MES AÑO



SUBROGADOS.


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) Departamento de Contabilidad (Sección de Subrogados)

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Recibe copia de la receta y original del vale así como factura original y copia, revisa R.F.C., que no existan alteraciones y determina. Procede: No: Devuelve documentos al paciente para que acuda a corregir la factura y reingresa en esta actividad. Si: Firma y sella factura autorizando su reembolso, obtiene vale original y copia de la factura y entrega factura original y copia de la receta al paciente subrogado quien las entrega a la Sección de Subrogados del Departamento de Contabilidad para el trámite del reembolso correspondiente. Recibe factura original y copia de la receta, revisa sello y firmas de autorización y determina: Procede: No: Devuelve documentos al paciente subrogado para que acuda a corrección de documentos y reingresa en esta misma actividad. Si: Tramita el pago en efectivo (conforme a las políticas de reembolso de fondo fijo) o en cheque y efectúa pago a paciente, previa identificación y firma de recibido.

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DIA MES AÑO



SUBROGADOS.


ACT. No.

DESCRIPCION

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Carga el valor de la factura a la cuenta del paciente y verifica en los reportes emitidos por la Farmacia y por la Central de Equipos y Esterilización del Instituto, sobre los medicamentos y materiales de curación suministrados al paciente subrogado. Determina el estado de cuenta del paciente subrogado, para el cobro a la Institución o Empresa Externa con convenio de subrogación que corresponda, (Conecta con el Procedimiento no. 35 “Para el Manejo de Cuentas por Cobrar a Instituciones Bajo Convenio de Subrogación, actividad no.7. Termina Procedimiento.

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DIA MES AÑO

AREA RESPONSABLE: DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGIA

PROCEDIMIENTO: 110. DESPLAZAMIENTO DE ARTICULOS PROXIMOS A CADUCAR


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes Area Usuaria

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Instruye verbalmente al encargado del almacén, detecte e informe mediante relación los artículos próximos a caducar de uno a seis meses. Recibe del encargado del almacén la relación e informa mediante memorándum, original para la Subdirección de Recursos Materiales, copia para la Dirección de Administración y copia para acuse, los artículos próximos a caducar. Hace del conocimiento mediante memorándum original para el área usuaria y copia para acuse, la vigencia de los artículos próximos a caducar y solicita precisen las cantidades que requerirán hasta la fecha de su vencimiento. Recibe memorándum referente a los artículos próximos a caducar. Procede. No: Informa mediante memorándum original para el Departamento de Almacenes y copia para acuse, que no requiere de esos artículos. Pasa a la actividad 13.

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DIA MES AÑO




ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes

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Si: Informa mediante memorándum original para el Departamento de Almacenes y copia para acuse, de los artículos que requiere. Recibe memorándum del área usuaria indicando los artículos que le son necesarios e instruye verbalmente al encargado del almacén proceda a lo conducente. El encargado del almacén elabora las salidas de almacén y las turna para firma de autorización del titular del Departamento de Almacenes. El titular del Departamento de Almacenes recibe las salidas de almacén, revisa y firma de autorización, las devuelve al encargado del almacén. El encargado del almacén recibe las salidas de almacén autorizadas y avisa telefónicamente al área usuaria para que retiren el material requerido. Verifica tener en su poder la Carta Compromiso de los proveedores a favor del Instituto, para solicitar el cambio físico de artículos próximos a caducar, por otros de mayor vigencia.

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DIA MES AÑO




ACT. No.

DESCRIPCION

Proveedor Departamento de Almacenes

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Procede. No: Carece de las Cartas Compromiso. Pasa a la actividad 13. Si: Solicita mediante oficio original para el proveedor y copia para acuse, el cambio físico de los artículos próximos a caducar por otros de mayor vigencia o diferentes que tengan una rotación más continua. Atiende la petición de cambiar los artículos próximos a caducar, por otros de mayor vigencia, entregándolos en el almacén correspondiente. El encargado del almacén recibe y revisa la vigencia de los artículos nuevos, derivados del cambio físico, sellando de recibido en el documento que el proveedor presente. El encargado del almacén elabora salidas y entradas de almacén cuando son cambios físicos por artículos distintos a los próximos a caducar.

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DIA MES AÑO




ACT. No.

DESCRIPCION

13

Solicita mediante memorándum, original para la Subdirección de Recursos Materiales, copia para la Dirección de Administración y copia para acuse, efectúe el trámite de autorización de baja de los artículos caducados ante la Dirección General del INCan. Termina procedimiento.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA AUT.

DIA

MES

AÑO


PROCEDIMIENTO: 111. CONTROL, MANEJO Y DESTINO FINAL DE BIENES DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO


ACT. No.

DESCRIPCION

Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos Materiales Areas Usuarias Subdirección de Recursos Materiales

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Solicita semestralmente, antes de cada inventario (febrero-agosto), los bienes con desplazamiento de lento y nulo movimiento al Departamento de Almacenes, mediante memorándum con copia para la Dirección de Administración. Recibe memorándum e instruye a cada encargado de almacén, turnen la relación de los bienes considerados de lento y nulo movimiento, y las envía a la Subdirección de Recursos Materiales con memorándum, turnando copia de conocimiento a la Dirección de Administración. Recibe memorándum y relación de los bienes de lento y nulo movimiento de cada almacén y los promueve ante las áreas usuarias del Instituto que correspondan para su conocimiento y desplazamiento, mediante memorándum indicando el plazo que tendrán para requerir los bienes que necesitan. Reciben memorándum y relación de los bienes de lento y nulo movimiento, toman conocimiento y envían contestación dentro del plazo establecido a la Subdirección de Recursos Materiales, a través de memorándum indicando que bienes de lento y nulo movimiento requieren o en su caso la no utilización de los mismos. Recibe memorándum de las áreas usuarias y turna copia del comunicado al Departamento de Almacenes.

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FECHA AUT.

DIA

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ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos Materiales Institutos Nacionales de Salud Subdirección de Recursos Materiales

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Recibe copia del memorándum, toma conocimiento y en caso de que las áreas usuarias del Instituto requieran bienes de la relación, elabora y autoriza la salida de bienes del almacén correspondiente. Actualiza y turna nuevamente la relación de los bienes considerados de lento y nulo movimiento de cada almacén a la Subdirección de Recursos Materiales con memorándum, turnando copia a la Dirección de Administración. Recibe memorándum y relación actualizada de los bienes de lento y nulo movimiento y los promueve a través de oficio, indicando el plazo para requerir los bienes, ante los demás Institutos Nacionales de Salud, conforme al programa de intercambio hospitalario, turnando copia a la Dirección de Administración. Reciben oficio y relación de los bienes de lento y nulo movimiento, toman conocimiento y turnan contestación dentro del plazo establecido, a través de oficio, a la Subdirección de Recursos Materiales indicando que bienes de lento y nulo movimiento requieren o en su caso la no utilización de los mismos. Recibe oficio de los Institutos Nacionales de Salud y turna copia al Departamento de Almacenes.

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FECHA AUT.

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ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos Materiales Hospitales e Instituciones que Proporcionan Servicios de Salud Pública Subdirección de Recursos Materiales

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Recibe copia del oficio, toma conocimiento y en caso de que los Institutos Nacionales de Salud requieran bienes de la relación, elabora y autoriza la salida de bienes del almacén correspondiente, previa identificación. Actualiza y turna nuevamente la relación de los bienes considerados de lento y nulo movimiento a la Subdirección de Recursos Materiales con memorándum, con copia a la Dirección de Administración. Recibe memorándum y relación de los bienes de lento y nulo movimiento que no fueron requeridos o desplazados, entre los Institutos Nacionales de Salud y los promueve a otros Hospitales e Instituciones que Proporcionan Servicios de Salud Pública a través de oficio, indicando el plazo para requerir los bienes. Reciben oficio y relación de los bienes de lento y nulo movimiento, toman conocimiento y turnan contestación dentro del plazo establecido, a través de oficio, a la Subdirección de Recursos Materiales indicando que bienes de lento y nulo movimiento requieren o en su caso la no utilización de los mismos. Recibe oficio de los Hospitales e Instituciones que Proporcionan Servicios de Salud Pública y turna copia al Departamento de Almacenes.

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FECHA AUT.

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ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes

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Recibe copia del oficio, toma conocimiento y en caso de que los Hospitales e Instituciones que proporcionan Servicios de Salud Pública requieran bienes de la relación, elabora y autoriza la salida de bienes del almacén correspondiente. Actualiza y turna nuevamente la relación de los bienes considerados de lento y nulo movimiento a la Subdirección de Recursos Materiales a través de memorándum, con copia a la Dirección de Administración. Recibe memorándum y relación, promueve y negocia con los proveedores los bienes de lento y nulo movimiento que al interior del INCAN, Instituciones Nacionales de Salud u otros Hospitales e Instituciones que proporcionen Servicios de Salud Pública, no fueron requeridos o desplazados, por otros bienes que las áreas usuarias requieren, de los cuales los proveedores actuales son fabricantes e informa al Departamento de Almacenes el resultado de las respuestas de las proposiciones hechas a los proveedores Recibe el resultado de las respuestas de las proposiciones hechas a los proveedores por la Subdirección de Recursos Materiales y determina: Procede el cambio físico de los bienes:

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FECHA AUT.

DIA

MES

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ACT. No.

DESCRIPCION

Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes

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22

Si: Elabora salidas y entradas almacenarías correspondientes, por los cambios físicos de los bienes de lento y nulo movimiento que no fueron requeridos o desplazados por otros bienes útiles a los servicios del Instituto. No: Solicita mediante memorándum a la Subdirección de Recursos Materiales, se efectúe el tramite de autorización ante la Dirección General, para que se permita la donación de los bienes de los cuales no se logró su desplazamiento o su cambio físico a Organismos Públicos de Salud. Recibe memorándum, determina a que Organismo Público de Salud se dará en donación los bienes y tramita autorización de donación de bienes que no fueron requeridos o desplazados ante la Dirección General. Turna copia del comunicado de autorización al Departamento de Almacenes e informa el nombre del Organismo Público de Salud al cual se dará en donación los bienes. Recibe comunicado de autorización de la Dirección General, efectúa salida del almacén por donación, previa identificación de la persona que acudirá a recoger los bienes y archiva documentación soporte. Termina Procedimiento.

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FECHA AUT.

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MES

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PROCEDIMIENTO: 112. DETERMINACION DE MINIMOS Y MAXIMOS


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes

1

2

Verifica mensualmente las existencias de cada uno de los almacenes y las compara con los niveles mínimos y máximos existentes y el consumo promedio mensual. Determina los artículos que se encuentran fuera de los rangos mínimos o máximos, los actualiza, los registra en el sistema, emite reporte y determina si se encuentran dentro de los parámetros establecidos. Determina niveles: Existen Mínimos: Consulta el reporte del estado de los pedidos, verifica existencia de mercancía en tránsito y propone se realice la compra y turna requisición extraordinaria para el caso de adjudicación directa o solicita adelanto de entregas para el caso de licitación pública nacional o internacional e invitación a cuando menos tres personas al Departamento de Adquisiciones. Existen Máximos: Evita la propuesta de compra para el caso de adjudicación directa o solicita al Departamento de Adquisiciones el atraso de entregas para el caso de licitación pública nacional o internacional e invitación a cuando menos tres personas.

HOJA


FECHA AUT.

DIA

MES

AÑO


PROCEDIMIENTO: 112. DETERMINACION DE MINIMOS Y MAXIMOS


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Adquisiciones Departamento de Almacenes

3

4

5

6

7

Recibe en su caso, la solicitud sobre la necesidad de adelantar o atrasar entregas, realiza gestión de adelanto o atraso de entregas con el proveedor a través de memorándum, turnando copia a la Subdirección de Recursos Materiales y Departamento de Almacenes, .indicando el período que corresponda y la fecha de recepción de los bienes. Recibe en su caso, la requisición de compra extraordinaria y dependiendo de la totalidad de partidas, volúmenes en cantidades e importes prepara una licitación pública nacional o internacional, invitación a cuando menos tres personas o compra directa e informa al Departamento de Almacenes. Recibe memorándum y toma conocimiento de los resultados de las gestiones realizadas por el Departamento de Adquisiciones e informa al almacén que corresponda. Elabora análisis mensual de los indicadores de abasto, en base al reporte de los niveles máximos y mínimos, a los reportes de existencias y al catálogo general de artículos de cada almacén. Turna trimestralmente mediante memorándum, los indicadores de abasto a la Subdirección de Planeación con copia a la Dirección de Administración y Subdirección de Recursos Materiales.

Termina procedimiento.

HOJA


DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 113. OPERAR EL DESTINO FINAL DE BIENES MUEBLES


ACT. No.

DESCRIPCION

Area Usuaria Departamento de Almacenes (Area de Activo Fijo) Area Usuaria Area Dictaminadora (Departamento de Conservación y Mantenimiento, Area de Ingeniería Biomédica o Departamento de Informática)

1

2

3

4

5

6

Requiere en forma verbal al Departamento de Almacenes, a través del Area de Activo Fijo, el formato Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles. Recibe solicitud y entrega a través del Area de Activo Fijo, el formato de Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles, en un tanto al Area Usuaria. Recibe el formato Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles, lo requisita con los datos del bien mueble, firma titular del área y lo turna de manera económica, dependiendo del bien mueble de que se trate, al área dictaminadora para su diagnóstico. Recibe la Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles, revisa el bien mueble y emite diagnóstico (dictamen de afectación). Entrega de manera económica el diagnóstico (dictamen de afectación) y la Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles original y el bien mueble al Area de Activo Fijo y copia para el Area Usuaria. En caso de que se trate de algún bien, cuyo destino final no proceda por tratarse de un bien útil, este se remitirá al Area de Activo Fijo para su reasignación.

HOJA


DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 113. OPERAR EL DESTINO FINAL DE BIENES MUEBLES


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes (Area de Activo Fijo)

7

8

9

10

Recibe el diagnóstico (dictamen de afectación) y la Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles original y el bien mueble, verifica que la solicitud de Destino Final de Bienes Muebles y el dictamen de afectación, estén suscritos por servidores públicos autorizados y en su caso facultados para emitirlos. Compara y verifica los datos de la Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles y del dictamen de afectación con los del bien mueble. Procede: No: Devuelve documentación para su corrección, regresa a la actividad no. 4 Si: Recibe la solicitud de Destino Final de Bienes Muebles, el dictamen de afectación y el bien; procede a realizar los cambios correspondientes en la base de datos y a la guarda y custodia de los bienes Conforma un lote y elabora una relación de los bienes muebles en proceso de baja, para su avalúo ante una institución facultada y autorizada por la SECODAM. En caso de recibir bienes útiles, éstos quedarán bajo custodia del Area de Activo Fijo, hasta su reasignación o destino final. Termina procedimiento.

HOJA


DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 114. APLICAR FIANZAS


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Adquisiciones Departamento de Almacenes Departamento de Adquisiciones

1

2

3

4

5

Turna copia de los pedidos (Formato No. 38) formalizados con los proveedores, indicando los programas de entrega, condiciones de pago y aplicación de sanciones al Departamento de Almacenes (almacén que corresponda) para la recepción de los bienes. Recibe copia de los pedidos formalizados (Formato No. 38), verifica programas de entrega, condiciones de pago y aplicación de sanciones y los archiva hasta la recepción de los bienes de acuerdo a los programas de entrega establecidos. Detecta los pedidos en los cuales el proveedor haya incurrido en incumplimiento por no entregar la totalidad de bienes asignada en el pedido de acuerdo a los programas de entrega establecidos o que por alguna circunstancia, no entregue los bienes asignados en el pedido. Turna memorándum al Departamento de Adquisiciones indicando el tipo de incumplimiento por parte del proveedor. Recibe memorándum de notificación de incumplimiento por parte del proveedor, revisa expediente del pedido correspondiente y determina. Procede:

HOJA


DIA MES AÑO


PROCEDIMIENTO: 114. APLICAR FIANZAS


ACT. No.

DESCRIPCION

Subdirección de Recursos Materiales

6

7

No: Informa al Departamento de Almacenes los motivos de la no procedencia, mediante memorándum y archiva una copia en expediente del pedido que corresponda. Si: Turna expediente del pedido correspondiente a la Subdirección de Recursos Materiales para que se aplique la fianza de garantía de cumplimiento de pedido. Recibe expediente y lo turna mediante memorándum a la Subdirección de Asuntos Jurídicos, para que se lleve a cabo la aplicación de la fianza de garantía. Conecta con el Procedimiento No. 7 Para Presentar Demanda por Incumplimiento de Contrato, Actividad no.1. Elabora informe indicando los proveedores a quienes se les rescindió pedido, mencionando la causa de la rescisión y lo turna mediante oficio a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo Termina procedimiento.

HOJA


FECHA AUT.

DIA

MES

AÑO


PROCEDIMIENTO: 122. DETERMINACION DE LOS INDICADORES DE ABASTO


ACT. No.

DESCRIPCION

Departamento de Almacenes Departamento de Almacenes (encargados de los Almacenes del Area Médica, de Administración, de Farmacia y de Víveres) Departamento de Almacenes

1

2

3

4

Solicita mensualmente y de manera directa, los reportes para elaborar los indicadores de abasto, a los encargados de los almacenes del Area Médica, de Administración, de Farmacia y de Víveres. Reciben solicitud de información y al cierre mensual, cada almacén elabora y turna a la Jefatura del Departamento de Almacenes los reportes de cuadro básico, existencias por almacén, reporte de máximos y de mínimos y de lento y nulo movimiento. Recibe de manera directa los reportes de cuadro básico, existencias por almacén, reporte de máximos y de mínimos y de lento y nulo movimiento de cada almacén, los revisa y verifica que la información esté completa. Esta completa: No: Solicita se complemente la información y regresa a la actividad no.2. Si: Cuantifica la información y determina los totales de cada reporte por almacén y los captura en la base de datos. Emite reporte de la base de datos y elabora trimestralmente los indicadores de abasto, de acuerdo a la información solicitada por cada indicador.

HOJA


FECHA AUT.

DIA

MES

AÑO


PROCEDIMIENTO: 122. DETERMINACION DE LOS INDICADORES DE ABASTO


ACT. No.

DESCRIPCION

Subdirección de Planeación

5

6

Turna indicadores de abasto a la Subdirección de Planeación, a través de memorándum, con copia para la Dirección de Administración y a la Subdirección de Recursos Materiales. Recibe trimestralmente memorándum e indicadores de abasto, para su inclusión en otros informes. Termina procedimiento.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código:

MP-SRM-230-00 Dirección de Administración

126. Procedimiento para la Salida de Medicamentos y Productos Farmacéuticos a las Areas Médicas y Paramédicas del Almacén de

Farmacia

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : Autorizó:

Nombre David Pedraza Orozco Jefe del Area de Modernización

Administrativa

C.P. Enrique Michaus García Jefe del Area de Almacenes

C.P.C. Roberto Andrade Carrillo Subdirector de Recursos Materiales

Dr. Marcos Cano Guadiana Subdirector de Servicios Paramédicos

Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración

Dr. Abelardo Meneses García Director Médico

Firma

Fecha

126. PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS A LAS AREAS MEDICAS Y PARAMEDICAS

DEL ALMACEN DE FARMACIA




Farmacia

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa






Firma

Fecha

1.0 Propósito

1.1 Surtir los requerimientos de medicamentos, soluciones, medios de contraste, formulas poliméricas, anestésicos y material farmacéutico que solicitan los servicios médicos en el Instituto para su funcionamiento y atención a los pacientes conforme a las políticas de surtido del Almacén de Farmacia.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Servicios Paramédicos, a través del Area de Enfermería y a la Subdirección de Recursos Materiales, a través del Area de Almacenes.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Es responsabilidad del Area de Almacenes (Area a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales), supervisar que el surtimiento de vales se registren en tiempo y forma en el Almacén de Farmacia y que estos se reporten al Area correspondiente, desglosado por servicio en forma trimestral de los consumos realizados.

3.2 Es responsabilidad del Area de Almacenes (Area a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales), autorizar y validar el reporte de consumos mensuales enviados a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, a través del Area de Contabilidad para su registro.

3.3 Es responsabilidad del Jefe del Almacén de Farmacia (personal a cargo del Area de Almacenes), supervisar que los vales vengan autorizados y firmados por los jefes del área señalada y con su centro de costo impreso en el vale; ya que de no identificar el centro de costo en el Catálogo de Centros de Costo, no se surtirá, debido a que no se aplicará correctamente el gasto conforme a la estructura autorizada.

3.4 Es responsabilidad del Jefe del Almacén de Farmacia (personal a cargo del Area de Almacenes), verificar que en los vales se cancelen los espacios no utilizados al término de la lista de solicitud de medicamentos.

3.5 Es responsabilidad del Area de Almacenes (Area a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales), devolver por escrito aquellos vales que no estén correctamente requisitados y que por urgencia se tuvo que surtir, para no afectar el servicio y la atención del paciente.

3.6 Es responsabilidad del personal del Almacén de Farmacia (personal a cargo del Area de Almacenes), surtir los vales de medicamentos a los servicios del área médica y paramédica en un plazo no mayor de 5 días hábiles a la recepción de este.




Farmacia

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa






Firma

Fecha

3.7 El servicio médico y paramédico que no acuda a la Farmacia para recoger sus medicamentos en el plazo señalado se cancelará el vale, con la obligatoriedad de elaborar otro nuevamente.

3.8 El servicio médico y paramédico designará al personal autorizado para recoger los medicamentos, medios de contraste, formulas poliméricas, anestésicos y material farmacéutico. En el caso de soluciones, el personal del Almacén de Farmacia (personal a cargo del Area de Almacenes), entregará directamente en las instalaciones del servicio, para lo que en el momento de la entrega la enfermera u otra persona designada firme de recibo. En caso de no realizarse se notificará por escrito solicitando la firma de recibo.

3.9 Las soluciones solicitadas se realizarán en vales separados de los medicamentos, por lo que se entregarán conforme a las cantidades indicadas en estos. Debido a que en la mayoría de los casos el surtido de soluciones es diario o semanal, se establecerán con el área usuaria lugares específicos de fácil acceso para ser entregadas sin afectar el servicio y el personal del área reciba de tal forma que el surtimiento no se pospongan continuamente por no tener espacio para entregarse.

3.10 Es responsabilidad del personal del Almacén de Farmacia (personal a cargo del Area de Almacenes), entregar medicamentos, soluciones, medios de contraste, formulas poliméricas, anestésicos y material farmacéutico al personal autorizado adjunto el vale impreso del sistema, sellando y firmando de surtido.

3.11 Es responsabilidad del Jefe de Area y/o Subdirector que autoriza los vales, verificar que éste se elabore a maquina o computadora, indicar las claves de los medicamentos correspondientes al Cuadro Básico de Medicamentos del INCan y en el caso de soluciones se elabore otro vale separado de los medicamentos; así también, que las cantidades solicitadas sean acorde a lo necesario para el funcionamiento del servicio.

3.12 Es responsabilidad de la enfermera verificar lo surtido conforme lo solicitado en el vale, una vez aceptado anotará en el vale impreso de salida su nombre y firma, entregándole una copia del vale impreso.




Farmacia

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa






Firma

Fecha

4.0 Descripción del procedimiento

Secuencia de Etapas

Actividad Responsable

1.0 Entrega de Vale de solicitud de medicamentos requisitado

1.1 Entrega en el Area de Almacenes, a través del Almacén de Farmacia, el vale de solicitud de medicamentos, en el que se indica: a) Fecha de elaboración, b) Nombre y clave del servicio (centro de costo), c) Nombre y firma del Jefe de Area o Subdirector

que autorice el vale de solicitud, d) Claves, descripción, unidad de medida y

cantidades de los medicamentos solicitados, e) No. de extensión telefónica.

Vale de solicitud de medicamentos

Area de Enfermería (Area a cargo de la Subdirección de Servicios Paramédicos)

2.0 Recepción de vale, sello, verificación y determinación

2.1 Recibe Vale se solicitud de medicamentos, lo sella en la parte posterior, se queda con original y copia, verificando se cumpla los requisitos de llenado y si existen renglones vacíos, los cancela como medida de control. Es correcto: No: Devuelve el formato Vale se solicitud de medicamentos al área correspondiente para su correcto llenado y regresa a la actividad No.1 Si: Continua procedimiento.


Almacén de Farmacia (Area a cargo del Area de Almacenes)

3.0 Verificación, sello y asignación de número

3.1 Verifica y sella de original en el Vale de solicitud de medicamentos y asigna número consecutivo.



4.0 Surtido de medicamentos y captura de vale en sistema

4.1 Surte en un plazo no mayor de 5 días los medicamentos con existencia al área correspondiente y captura en el Sistema Control de Inventarios el Vale de solicitud de medicamentos surtido.






Farmacia

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa






Firma

Fecha

Secuencia de

Etapas Actividad Responsable

5.0 Llamada para entrega de medicamentos o entrega de soluciones directamente

5.1 Llama al área o servicio correspondiente vía telefónica, para que acudan al Area de Farmacia a recoger sus medicamentos y en caso de entrega de soluciones, el personal del Area de Farmacia acude al área directamente y surte las soluciones.


6.0 Recepción de medicamentos o soluciones, verificación y firma de recibido

6.1 Recibe medicamentos o soluciones y verifica que correspondan a lo solicitado en cantidad y presentación, firma de recibo en original y copia en el formato de vale de solicitud de medicamentos y en el vale impreso del Sistema, anotando su nombre y firma y recibe copia del vale de solicitud de medicamentos y del vale impreso del sistema.


Area de Enfermería (Area a cargo de la Subdirección de Servicios Paramédicos)

7.0 Archivo de vales, elaboración de reporte y envío

7.1 Archiva vale de solicitud de medicamentos y del vale impreso del sistema en forma consecutiva, elabora reporte de los consumos realizados de acuerdo a los vales surtidos, desglosado por servicio y turna a la jefatura de Almacenes.

Vale de solicitud de medicamentos / reporte


8.0 Recepción de reporte, autorización, validación y envío

8.1 Recibe reporte de consumos, lo autoriza, valida y lo envía a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, a través del Area de Contabilidad.

Reporte

TERMINA PROCEDIMIENTO.

Area de Almacenes (Area a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales)




Farmacia

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa






Firma

Fecha

5.0 Diagrama de Flujo

IN IC IO

Entrega de valede solicitud demedicamentos

requisitado

Recepción de vale,sello, verificación y

determinación

Surtido demedicamentos ycaptura de vale

en sistema

Verificación, selloy asignacion de

número

1

3

2

A

P R OC E D E

S I

1

Continuaprocedimiento

Vale desolicitud

N O

Vale desolicitud

Vale desolicitud

Vale deSol ici tud

4

Area de Almacenes(Area a cargo de la Subdirección

de Recursos Materiales)

Area de Enfermería(Area a cargo de la Subdirección

de Servicios Paramédicos)

Almacén de Farmacia(Area a cargo del Area de Almacenes)




Farmacia

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa






Firma

Fecha

5

Recepción demedicamentos o

soluciones,verif icación y firma

de recibido

Recepción dereporte,

autorización,validación y envío

TERMINO

Archivo de vales,elaboración dereporte y envío

87

6

Reporte

A

Vale deSol ici tud

Vale desolicitud

Llamada p/entregamedicamentos o

entrega solucionesdirectamente

Reporte

Area de Enfermería(Area a cargo de la Subdirección

de Servicios Paramédicos)Almacén de Farmacia

(Area a cargo del Area de Almacenes)

Area de Almacenes(Area a cargo de la Subdirección

de Recursos Materiales)




Farmacia

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa






Firma

Fecha

6.0 Documentos de referencia

Documentos Código

No Aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o

identificación única

Vale de Solicitud de Medicamentos 3 años Almacén de Farmacia Número consecutivo y

Fecha

Reportes 3 años Almacén de Farmacia Fecha 8.0 Glosario

8.1 Vale de Solicitud de Medicamentos: Documento administrativo en el cual se indican los datos del paciente, así como los medicamentos que debe surtir la Farmacia.

8.2 Sistema de control de Inventarios.- Programa comercial de cómputo para el control de inventarios, venta de medicamentos y artículos farmacéuticos por medio código de barras.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

No Aplica No Aplica No Aplica 10.0 Anexos

10.1 Formato Vale de Solicitud de Medicamentos



127. Procedimiento para la Determinación de los Inventarios por Muestreo Físico

Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa




Firma

Fecha

127. PROCEDIMIENTO PARA LA DETERMINACION DE LOS INVENTARIOS POR MUESTREO FISICO




Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa




Firma

Fecha

1.0 Propósito

1.1 Controlar las existencias de los artículos en materia de control de inventario y almacenaje, con la finalidad de emitir información veraz y oportuna a las diferentes áreas del Instituto Nacional de Cancerología, para que sea de gran apoyo al conocer las existencias con exactitud.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al Area de Almacenes, a través de los Almacenes de Area Médica, de Farmacia, de Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 El Area de Almacenes se encuentra a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales y cuenta con cinco áreas de recepción y distribución de bienes denominados: Almacén de Area Médica, Almacén de Farmacia, Almacén de Administración, Almacén de Víveres y Banco de Medicamentos.

3.2 Los encargados de los almacenes de Area Médica, de Farmacia, de Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos, deberán realizar inventarios por muestreo físico cada semana, de preferencia al termino de la misma, con la finalidad de elaborar el formato de conteos aleatorios.

3.3 Es responsabilidad de los encargados de los almacenes de Area Médica, de Farmacia, de Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos, emitir oportunamente la información correspondiente para la selección de las claves aleatorias; así como designar al personal de su área que intervendrá en los inventarios por muestreo físico.

3.4 Es responsabilidad de los encargados de los almacenes de Area Médica, de Farmacia, de Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos, realizar un conteo de cada artículo de las claves aleatorias seleccionadas, en caso de arrojar cantidades diferentes se realizará un segundo conteo y si persiste la diferencia, se procederá a la revisión documental.

3.5 Es responsabilidad de los encargados de los almacenes de Area Médica, de Farmacia, de Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos remitir mensualmente el formato de conteos aleatorios al Area de Almacenes (Area a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales).

3.6 Es responsabilidad del Area de Almacenes (Area a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales), verificar que los inventarios por muestreo físico se lleven a cabo de conformidad con las políticas internas establecidas por el Instituto Nacional de Cancerología para contar con información veraz y oportuna que contribuya al adecuado control de los inventarios.




Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa




Firma

Fecha


Secuencia de Etapas


1.0 Solicitud de formatos de evaluación de inventarios aleatorios

1.1 Solicita mensualmente y de manera directa a los encargados de los Almacenes de Area Médica, de Farmacia, de Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos, los formatos debidamente requisitados de la evaluación de los inventarios aleatorios para su verificación.


2.0 Recepción, emisión de información y realización de conteo de artículos

2.1 Reciben petición, emiten información procesada en sistema de acuerdo a su cuadro básico actualizado, seleccionan una serie de claves aleatorias, designan personal que intervendrá en el inventario y realizan el conteo de los artículos determinados.

Almacenes de Area Médica, de Farmacia, de Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos (Areas a cargo del Area de Almacenes)

3.0 Realización de segundo conteo y revisión documental, en su caso.

3.1 En caso de encontrar diferencias en dicho conteo se vuelve hacer un segundo conteo y de persistir la diferencia, se procede a la revisión documental mediante entradas almacenarías, vales de salida y movimientos al inventario, hasta determinar dichas diferencias.


4.0 Captura de datos en el formato de evaluación de conteos aleatorios

4.1 Captura en el formato de evaluación de conteos aleatorios, el No. Prog. La clave del artículo, el costo unitario cantidad en el kardex y físico, el monto total de bienes inventariados, cantidad de mas y de menos y el costo de mas y de menos.

Formato de evaluación de conteos aleatorios


5.0 Impresión de formato de evaluación de conteos aleatorios, firma y entrega

5.1 Imprime el formato de evaluación de conteos aleatorios, lo firman las personas que intervinieron en los conteos y para su certificación lo firma el encargado del almacén correspondiente y envía formato mediante memorando a la jefatura del Area de Almacenes.

Memorando / Formato de evaluación de conteos aleatorios





Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa




Firma

Fecha

Secuencia de Etapas


6.0 Recepción de formatos de evaluación de conteos aleatorios, validación y reporte

6.1 Recibe formatos de conteos aleatorios, los valida y reporta a diferentes áreas del Instituto.

Memorando / Formato de evaluación de conteos aleatorios

TERMINA PROCEDIMIENTO





Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa




Firma

Fecha


Recepción, emisiónde información y

realización deconteo de artículos

Impresión delformato Evaluac.

de conteos aleat.,firma y entrega

Captura de datosen el formato de

evaluación deconteos aleatorios

1

Area de Almacenes(Area a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales)

INICIO

Almacenes de Area Médica, de Farmacia,de Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos

(Areas a cargo del Area de Almacenes)

Sol ici tud deformatos de

evaluación deinventarios aleat.

Realización de 2doconteo y revisión

documental, en sucaso

3

2

4

Evaluaciónconteos

5

Evaluaciónconteos

Recepción delformato Evaluac.

de conteos aleat.,validación y reporte

6

Evaluaciónconteos

TERMINO




Rev. 0

Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN



Administrativa




Firma

Fecha


Documentos Código

No Aplica.

7.0 Registros

Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o

identificación única

Formato de evaluación de conteos aleatorios 3 años

Almacenes de Area Médica, de Farmacia, de

Administración, de Víveres y Banco de Medicamentos

Fecha

8.0 Glosario

8.1 Aleatorio: Son todos aquellos eventos fortuitos o productos de la suerte.

8.2 Inventarios: En términos generales, la relación o lista de los bienes materiales que se encuentran en existencia y son propiedad de la entidad.


Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

No Aplica No Aplica No Aplica 10.0 Anexos

10.1 Formato de evaluación de conteos aleatorios


MP-SRM-230-00 Subdirección de Recursos Materiales

133. Procedimiento para integrar el Programa de Inversión

Rev. 0

Hoja: 1 de 12

CONTROL DE EMISIÓN


Nombre C. Alejandro Sánchez Ibarra Jefe del Área de Adquisiciones

Lic. Patricia Coconi García Subdirectora de Planeación

C. Alejandro Sánchez Ibarra Jefe del Área de Adquisiciones

Lic. Iván R. Rétiz Márquez Director de Administración

Firma

Fecha 20 de Agosto de 2009 20 de Agosto de 2009 20 de Agosto de 2009

133. PROCEDIMIENTO PARA INTEGRAR EL PROGRAMA DE INVERSIÓN




Rev. 0

Hoja: 2 de 12

CONTROL DE EMISIÓN






Firma


1.0 Propósito 1.1 Establecer las políticas y lineamientos para la definición de responsables y actividades para la

elaboración e integración del Programa de Inversión de mobiliario y equipo que deberá integrarse en la Cartera de Programas y Proyectos de Inversión del Instituto Nacional de Cancerología (INCan); su inclusión en el Anteproyecto del Presupuesto de Egresos y las modificaciones que se requieran, de acuerdo a las solicitudes de las áreas correspondientes.

2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a las Direcciones de Administración, General Adjunta

Médica, de Investigación y de Docencia, así como a las Subdirecciones de Recursos Materiales y de Planeación a través del Área de Modernización Administrativa.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Es responsabilidad de la Dirección de Administración: - Acordar con las Direcciones de Área la definición del listado de mobiliario y equipo, que se

incorporará en el Programa de Inversión; en la Cartera de Programas y Proyectos de Inversión y que se incluirá en el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Instituto Nacional de Cancerología (INCan).

- Validar y autorizar la relación definitiva de mobiliario y equipo que se integrará en el programa de Inversión.

3.2 Es responsabilidad de las Direcciones General Adjunta Médica, de Docencia, de Investigación y de

Administración: - Entregar en tiempo y forma a la Subdirección de Recursos Materiales, sus necesidades y

justificaciones, del mobiliario y equipo que se integrará al Programa de Inversión y al registro en la Cartera de Programas y Proyectos de Inversión del Instituto Nacional de Cancerología (INCan).

3.3 Es responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales: - Solicitar a las Direcciones y Subdirecciones del INCan en el mes de marzo de cada año, sus

requerimientos de mobiliario y equipo para el siguiente ejercicio presupuestal. - Integrar las necesidades de equipamiento que se incluirán en el Programa de Inversión y en la

Cartera de Programas y Proyectos de Inversión del Instituto Nacional de Cancerología (INCan). - Solicitar las cotizaciones y presentar el costo estimado del mobiliario y equipo a incluir. - Recopilar las justificaciones e información complementaria de acuerdo al tipo de análisis Costo y

Beneficio que se presentara. - Entregar en tiempo y forma, la relación definitiva debidamente requisitada y validada del mobiliario y

equipo del INCan.




Rev. 0

Hoja: 3 de 12

CONTROL DE EMISIÓN






Firma


3.4 Es responsabilidad de la Subdirección de Planeación, a través del Área del Modernización

Administrativa: - Formular de manera conjunta con las áreas funcionales, los análisis costo y beneficio de los

programas y proyectos del Instituto Nacional de Cancerología (INCan), de acuerdo a los Lineamientos emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).

- Dar a conocer a las áreas encargadas del ejercicio del presupuesto de los capítulos 5000 Bienes Muebles e Inmuebles y 6000 Obras Públicas, el número de registro de los programas y proyectos de inversión autorizado al Instituto Nacional de Cancerología (INCan), una vez que la Unidad de Inversiones lo asigne.




Rev. 0

Hoja: 4 de 12

CONTROL DE EMISIÓN






Firma



Secuencia de Etapas


1.0 Envío de solicitud de requerimientos a las áreas correspondientes

1.1 Envía oficio y formato a las Direcciones y Subdirecciones del INCan, solicitando sus requerimientos de mobiliario y equipo para el siguiente ejercicio presupuestal.

Oficio / Formato / Correo electrónico


2.0 Recepción de solicitud e instrucción a las áreas correspondientes

2.1 Reciben oficio y formato, instruyen a Subdirecciones y jefaturas a su cargo, para determinar requerimientos.

Oficio / Formato / Correo electrónico

Direcciones de Área y Subdirecciones

3.0 Recepción de información, análisis, elaboración y envío de formatos y justificación

3.1 Reciben información de sus áreas, la analizan, determinan prioridades, requisitan formato, elaboran justificación y la remiten a la Subdirección de Recursos Materiales.

Oficio / Formato / Justificación / Cotización en su caso

Direcciones de Área y Subdirecciones

4.0 Recepción de información, revisión y determinación

4.1 Recibe información de las áreas del Instituto, revisa que este completa de acuerdo a petición.

Procede:

No: Solicita información adicional. Regresa a la actividad número 2.

Si: Continúa procedimiento.

Información


5.0 Elaboración de lista preliminar de mobiliario y equipo

5.1 Elabora lista preliminar de mobiliario y equipo.

Listado de mobiliario y equipo





Rev. 0

Hoja: 5 de 12

CONTROL DE EMISIÓN






Firma


Secuencia de Etapas Actividad Responsable

6.0 Elaboración de listado de mobiliario y equipo por área, verificación y determinación

6.1 Elabora listado de mobiliario y equipo administrativo y de equipo médico por área solicitante, verifica que cuente con el costo estimado proporcionado por las áreas.

Procede:

No: Instruye a cotizadores para solicitar cotización a proveedores, pasa a actividad 4.

Si: Continúa procedimiento



7.0 Incluye listado definitivo para revisión

7.1 Incluye en listado definitivo del Programa de Inversión para revisión.



8.0 Presentación de listado para validación

8.1 Presenta a la Dirección de Administración para su validación, el listado de mobiliario y equipo que se someterá a revisión de los Directores de Área.



9.0 Recepción de listado, revisión y determinación

9.1 Recibe listado de mobiliario y equipo que se integrará en el Programa de Inversión y en la Cartera de Programas y Proyectos de Inversión; revisa y determina.

Procede:

No: Regresa a la Subdirección de Recursos Materiales para ajustes. Pasa a la actividad número 4.

Si: Continúa procedimiento.


Dirección de Administración

10.1 Presentación en acuerdo a los Directores de Área

10.1 Presenta en acuerdo a los Directores de Área para su autorización final.

Listado de mobiliario y equipo Dirección de Administración




Rev. 0

Hoja: 6 de 12

CONTROL DE EMISIÓN






Firma



11.0 Análisis de listado final de mobiliario y equipo y determinación

11.1 Analizan listado final de mobiliario y equipo, determinan prioridades y autorizan. Procede: No: Solicitan modificaciones al listado para excluir o incluir bienes. Pasa a la actividad número 7. Si: Continúa procedimiento. Listado de mobiliario y equipo

Direcciones de Área

12.0 Firma de listado final de mobiliario y equipo

12.1 Firman de conocimiento y autorizan listado final de mobiliario y equipo. Listado de mobiliario y equipo


13.0 Recepción de listado autorizado e instrucción al área correspondiente

13.1 Recibe listado autorizado de mobiliario y equipo, instruye a la Subdirección de Recursos Materiales para su atención.

Oficio / Listado final autorizado de mobiliario y equipo detallando cantidad, importe estimado y descripción del bien.


14.0 Recepción de listado autorizado, elaboración de oficio y envío

14.1 Recibe listado final autorizado, elabora oficio para su envío a la Subdirección de Planeación.

Oficio / Impresión y Archivo Electrónico / Justificaciones / Formato


15.0 Recepción, análisis de información, clasificación y determinación

15.1 Recibe y analiza la información, de acuerdo con el monto estimado y tipo del proyecto, lo clasifica conforme a Lineamientos. Procede: No: Solicita información adicional. Pasa a la actividad número 14. Si: Continúa procedimiento.

Oficio / Impresión y Archivo Electrónico / Justificaciones / Formato

Subdirección de Planeación (Área de Modernización Administrativa)




Rev. 0

Hoja: 7 de 12

CONTROL DE EMISIÓN






Firma



16.0 Elaboración de análisis de costo y beneficio e integración del Programa de Inversión

16.1 Elabora análisis de costo y beneficio e integra el Programa de Inversión de mobiliario y equipo conforme al procedimiento número 52. Para elaborar los análisis costo beneficio de los programas y proyectos de inversión.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Subdirección de Planeación (Área de Modernización Administrativa)




Rev. 0

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CONTROL DE EMISIÓN






Firma



Correoelectrónico

Correoelectrónico

INICIO

A


1


PROCEDE NO

4

Elaboración delista preliminarde mobiliario y

equipo

Subdirección de Recursos Materiales Direcciones de Área y Subdirecciones

Envío de solicitud de requerimientos

a las áreas correspondientes

Oficio

Formato

Recepción de solicitud e

instrucción a las áreas

correspondientes

2

Oficio

Recepción de información,

análisis, elaboración y

envíode formatos

3

Cotización

Oficio

Formato

Justif icación

Recepción de información,

revisión y determinación

Información

2

SI5

Formato




Rev. 0

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CONTROL DE EMISIÓN






Firma


B

A

Elaboración de lis-tado de mobiliarioy equipo por área,

verif icación ydeterminación

PROCEDE NO

Incluye listadodefini tivo para

revisión

4

Listado

Presentación delistado paravalidación

Listado

Recepción delistado, revisióny determinación

Listado

9

PROCEDE NO

Presentación enacuerdo a losDirectores de

Área

4

10

Listado

SI

SI

Listado

Direcciones de Área y Subdirecciones Dirección de Administración Direcciones de ÁreaSubdirección de Recursos Materiales

6

7

8




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Hoja: 10 de 12

CONTROL DE EMISIÓN






Firma


Formato

Oficio

Formato

TERMINO

B


11

Análisis delistado final de

mobiliario yequipo y

determinación

Listado

PROCEDE NO

Firma de l istadofinal de

mobiliario yequipo

7

Listado

SI 12

13

Recepción delistado autorizado

e instrucción alárea

correspondiente

Oficio

Listado

14

Recepción delistado

autorizado,elaboración deoficio y envío

15

Justif icaciones

Recepción,análisis de

información,clasificación ydeterminación

PROCEDE NO

14

SI 16

Subdirección de Recursos Materiales Dirección de Administración

Elaboración deanálisis de costo

y beneficio eintegración delPrograma de

Inversión

Subdirección de Planeación(Área de Modernización Administrativa)

Impresión

Oficio

Archivoelectrónico

Impresión

Justif icaciones

Archivoelectrónico




Rev. 0

Hoja: 11 de 12

CONTROL DE EMISIÓN






Firma



Documentos Código (cuando aplique)

Manual de la Organización Específico del Instituto Nacional de Cancerología No aplica

Ley de los Institutos Nacionales de Salud No aplica

Decreto por el cual se crea el Instituto Nacional de Cancerología No aplica

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud No aplica

Reglamento Interno de la Secretaría de Salud No aplica 7.0 Registros

Registros Tiempo de

conservación Responsable de

conservarlo Código de registro o identificación única

Oficio de solicitud de información 3 años

Subdirección de Recursos Materiales (Área de

Adquisiciones) Número de oficio

Copia autógrafa del listado de autorización de mobiliario y equipo

5 años Subdirección de Recursos

Materiales (Área de Adquisiciones)

Número de oficio

8.0 Glosario

8.1 Análisis costo y beneficio: la evaluación socioeconómica que considera, en términos reales, los costos y beneficios directos e indirectos que los programas y proyectos de inversión generan para la sociedad, incluyendo externalidades y efectos intangibles.

8.2 Cartera: los Programas y Proyectos de Inversión de conformidad con lo establecido en los artículos 34, fracción III, de la Ley federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y 46 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

8.3 Cotización: asignar un precio determinado a un bien o servicio.




Rev. 0

Hoja: 12 de 12

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Firma


8.4 Monto total de inversión: el total de gasto de capital que se requiere para la realización de un programa o proyecto de inversión. Incluye tanto los recursos presupuestarios y propios, como los de otras fuentes de financiamiento, tales como las aportaciones de las entidades federativas y los municipios y las d inversionistas privados, fideicomisos públicos, crédito externo, y otros.

8.5 Programa de Inversión: las acciones que implican erogaciones de gasto de capital no asociadas a proyectos de inversión.


Número de revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

No aplica No aplica No aplica

10.0 Anexos

10.1 Formato

area responsable: direccion de administracion · tramite de requisicion de compra extraordinaria....

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