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ORGANIZA: COLABORA:
AREAS DE CONOCIMIENTO DE
LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
o GESTIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
FUNDACIÓN GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA - EIGP
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SECCIÓN III, LAS ÁREAS DE
CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
Capítulo 5:
Gestión del Alcance del Proyecto
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GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTOALCANCE
Proyectos Vs Productos
ALCANCE DEL PROYECTO
• El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones específicas
• El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección de proyecto.
ALCANCE DEL PRODUCTO
• Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado
• El grado de cumplimiento del producto se mide con relación a los requisitos del producto.
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GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Alcance del Proyecto
Alcance del Producto
El ALCANCE DEL PROYECTO ES MÁS AMPLIO QUE EL ALCANCE DEL PRODUCTO
ALCANCE
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CAPÍTULO 5, GESTIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
5.1. Planificar el Alcance
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GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTOIniciación Planificación Ejecución Control Cierre
Integración 1 1 1 2 1
ALCANCE · Planificar el alcance· Recopilar Requisitos· Definir el Alcance· Crear la EDT
· Validar el Alcance· Controlar el Alcance
Tiempo 6 1
Costo 3 1
Calidad 1 1 1
RRHH 1 3
Comunicaciones 1 1 1
Riesgos 5 1
Adquisiciones 1 1 1 1
Interesados 1 1 1 1
TOTAL (47) 2 24 8 11 2www.maestriaproyectos.com10/11/2015 (+34) 810 10 1000 | 923 19 22 02
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Tabla 3-1 Página 61
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Usted ha firmado el acta de constitución de un proyecto consistente en la captura del cangrejo arcoíris en alta mar, su equipo quiere elaborar la línea base del alcance, ¿qué es lo primero que debería hacer para lograrlo?
a) Reunirme con el equipo y definir los objetivos del proyectob) Reunirme con el equipo, recopilar los requisitos, elaborar el enunciado del alcance y crear la EDTa) Reunirme con el equipo y recopilar los requisitosb) Definir cuántos procesos del alcance voy a realizar y cómo se hacen
Usted ha firmado el acta de constitución de un proyecto consistente en la captura del cangrejo arcoíris en alta mar, su equipo quiere elaborar la línea base del alcance, ¿qué es lo primero que debería hacer para lograrlo?
a) Reunirme con el equipo y definir los objetivos del proyectob) Reunirme con el equipo, recopilar los requisitos, elaborar el enunciado del alcance y crear la EDTa) Reunirme con el equipo y recopilar los requisitosb) Definir cuántos procesos del alcance voy a realizar y cómo se hacen
ALCANCE – PLANIFICAR EL ALCANCE
“Planificar el alcance es el proceso de creación de un plan director del alcance que documentacómo el alcance del proyecto será definido, validado y controlado. La principal ventaja de esteproceso es que proporciona orientación en el sentido de cómo se gestiona el alcance en todo elproyecto.”
El beneficio clave de este proceso es que proporciona orientación e indicaciones sobre cómo se vaa gestionar el alcance a lo largo del proyecto.
ALCANCE Planificar el Alcance
ALCANCE
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 107
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ALCANCE – PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE
Entradas (Inputs)· Qué necesito…
ENTRADAS
• Plan Director de Proyecto
• Acta de Constitución• Factores Ambientales• Activos de los
Procesos
Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos• Reuniones
SALIDAS
• Plan de Gestión del Alcance
• Plan de Gestión de Requisitos
Dinámica del Proceso
Herramientas:· Cómo lo desarrollamos…
Salidas (Outputs)· Qué obtenemos…
· Proceso: Planificar el Alcance
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Gráfico 5-3 Página 107
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• Acta de Constitución de Proyecto
ENTRADAS (Qué necesito...)
Proporciona el contexto del proyecto facilitando de este modo laplanificación de la gestión del alcance. Proporciona una descripción dealto nivel del proyecto, y de las características del producto a partir delenunciado del trabajo del proyecto.
ALCANCE – PLANIFICAR EL ALCANCEALCANCE
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· Proceso: Planificar el Alcance
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 108
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• Plan Director de Proyecto
ENTRADAS (Qué necesito...)
Los procesos de planificación son altamente iterativos, se realimentanunos a otros de tal modo que se van informando y completando amedida que se avanza en su elaboración
ALCANCE – PLANIFICAR EL ALCANCEALCANCE
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· Proceso: Planificar el Alcance
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• Activos de los Procesos• Factores Ambientales
ENTRADAS (Qué necesito...)
Vistos anteriormente.
ALCANCE – PLANIFICAR EL ALCANCEALCANCE
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· Proceso: Planificar el Alcance
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• Juicio de Expertos y Reuniones
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Una entrevista es una manera formal o informal de obtener informaciónacerca de los interesados a través de un diálogo directo con ellos.
ALCANCE – PLANIFICAR EL ALCANCEALCANCE
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· Proceso: Planificar el Alcance
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• Plan de Gestión del Alcance
SALIDAS (Qué obtenemos...)
Define los procedimientos que se llevarán a cabo para: Preparar el enunciado o declaración del alcance Crear y aprobar la EDT Realizar la verificación del alcance Procesar y aprobar los cambios del alcance
ALCANCE – PLANIFICAR EL ALCANCEALCANCE
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· Proceso: Planificar el Alcance
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 109
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• Plan de Gestión de Requisitos
SALIDAS (Qué obtenemos...)
El Plan de Gestión de los Requisitos documenta la manera enque analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos a lolargo del proyecto.
ALCANCE – PLANIFICAR EL ALCANCEALCANCE
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· Proceso: Planificar el Alcance
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 110
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CAPÍTULO 5, GESTIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
5.2. Recopilar Requisitos
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GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTOIniciación Planificación Ejecución Control Cierre
Integración 1 1 1 2 1
ALCANCE · Planificar el alcance· Recopilar Requisitos· Definir el Alcance· Crear la EDT
· Validar el Alcance· Controlar el Alcance
Tiempo 6 1
Costo 3 1
Calidad 1 1 1
RRHH 1 3
Comunicaciones 1 1 1
Riesgos 5 1
Adquisiciones 1 1 1 1
Interesados 1 1 1 1
TOTAL (47) 2 24 8 11 2www.maestriaproyectos.com10/11/2015 (+34) 810 10 1000 | 923 19 22 02
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Tabla 3-1 Página 61
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ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS
“Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar lasnecesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto”El éxito del Proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener losrequisitos del Proyecto y Producto. Los Requisitos incluyen:
- Necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas. Debenrecopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente que permitamedirlos una vez que se inicia el proyecto
- Se suele distinguir entre requisitos del Proyecto (afectan a la estructura del proyectoy rodean al producto) y requisitos del Productos (técnicos, características,especificaciones, seguridad… etc)
ALCANCE Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 110
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ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS
Entradas (Inputs)· Qué necesito…
ENTRADAS
• Plan de Gestión del Alcance• Plan de Gestión de los Requisitos • Plan de Gestión de los
Interesados• Acta de Constitución de Proyecto• Registro de Interesados
Herramientas y Técnicas
• Entrevistas• Grupos Focales• Talleres Facilitados• Técnicas Grupales de Creatividad• Técnicas Grupales de Toma de
Decisiones• Cuestionarios y Encuestas• Observaciones• Prototipos• Estudios Comparativos • Diagramas de Contexto• Análisis de documentos
SALIDAS
• Documentación de Requisitos• Matriz de Rastreabilidad de
Requisitos
Dinámica del Proceso
Herramientas:· Cómo lo desarrollamos…
Salidas (Outputs)· Qué obtenemos…
· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Gráfico 5-4 Página 111
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• Plan de Gestión del Alcance• Plan de Gestión de los Requisitos• Plan de Gestión de los Interesados
ENTRADAS (Qué necesito...)
El Plan de Gestión de los Interesados proviene de la última de las áreasde conocimiento e incluye las estrategias que se llevarán a cabo paraobtener la participación de los interesados y mitigar los impactosnegativos durante el ciclo de vida del proyecto.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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• Acta de Constitución de Proyecto
ENTRADAS (Qué necesito...)
Vistos anteriormente
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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• Registro de Interesados
ENTRADAS (Qué necesito...)
“Se usa para identificar a los interesados que pueden proporcionarinformación acerca de los requisitos detallados del proyecto y delproducto”
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 113
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• Entrevistas
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Una entrevista es una manera formal o informal de obtener informaciónacerca de los interesados a través de un diálogo directo con ellos.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 114
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• Grupos Focales
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Los grupos de opinión reúnen a los interesados y expertos en lamateria, preseleccionados para conocer acerca de sus expectativas yactitudes con respecto a un producto servicio o resultado propuesto.Cuentan con un moderador capacitado que guía al grupo a traves deuna discusión interactiva diseñada para ser más conversacional queuna entrevista individual.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 114
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• Talleres Facilitados
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Son talleres orientados hacia los requisitos.Se les considera una técnica primordial para definir rápidamente losrequisitos de funcionalidad compartida y conciliar las diferencias entrelos interesados.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
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Inc., 2013. Página 114
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• Técnicas Grupales de Creatividad
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
- Tormenta de Ideas: Técnica usada para recopilar numerosas ideasrelacionadas con los requisitos del Proyecto y del Producto.
- Técnicas de Grupo nominal: Mejora la tormenta de idea, medianteuna votación para jerarquizar las ideas más útiles o priorizarlas.
- Técnica Delphi: Un grupo de experto contesta de manera anónimaun cuestionario y proporciona retroalimentación respecto a cadaronda de recopilación de requisitos.
- Mapa Conceptual/mental: Registro de las ideas surgidas paraestablecer puntos en común
- Diagrama de Afinidad: Clasificación de las ideas por grupossemejantes.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
115
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• Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Existen numerosos métodos para llegar a una decisión, por ejemplo:
- Unanimidad: Todos están de acuerdo para seguir una línea deacción
- Mayoría: Se cuenta con el apoyo de más del 50% de los miembrosdel grupo
- Pluralidad: El bloque más grande del grupo toma la decisión, aúncuando no alcance mayoría.
- Dictadura: Una persona toma la decisión en nombre del grupo.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
115
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• Cuestionarios y Encuestas
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas para acumularinformación rápidamente, proveniente de un amplio número deencuestados. Los cuestionarios y las encuestas son apropiados cuando:- En caso de público numeroso.- Cuando se requiere una respuesta rápida- Cuando necesitamos realizar análisis estadísticos.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
115
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• Observaciones
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Job Shadowing – Es comúnmente realizada de manera externa por unobservador quien ve al usuario mientras ejecuta su trabajo. Muy útilespara procesos detallados o personas renuentes o con dificultades paraarticular sus requisitos.También puede hacerla un “observador participante”, quien lleva acabo un proceso o procedimiento para experimentar cómo se hace ydescubrir requisitos ocultos.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
116
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• Prototipos
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Creación de maqueta o modelo previo a la realización real. Permiteobtener requisitos concretos y reales. Se sustenta en el concepto deelaboración gradual, dado que se aplica sobre el prototipo fases de ciclode vida completos.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
116
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• Benchmarking (Estudios comparativos)
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Compara los resultados o planes de nuestra empresa contra otrasempresas del mercado a fin de identificar las mejores prácticas.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
116
Preparación de la Certificación PMP® del PMI®JORNADA VIRTUAL IV
• Diagramas de contexto
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Gráficamente se representa a los interesados fuera del sistema y suinterrelación con el mismo.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
117
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• Análisis de Documentos
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Es posible recopilar numerosos requisitos a través del análisis dedocumentación adicional, como puede ser casos de negocio, estudiosde marketing, documentación legal, etc.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
117
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• Documentación de Requisitos
SALIDAS (Qué obtenemos...)
La documentación de requisitos describe cómo los requisitosindividuales cumplen con las necesidades de negocio delproyecto. Incluyen, pero no se limitan a:- Requisitos de soluciones (requisitos funcionales, tecnológicos,de apoyo, de calidad, de presentación de informes, etc)- Requisitos del negocio (objetivos, reglas, principios rectores…)- Requisitos de los interesados (impacto sobre otras áreas,organizaciones)
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
117
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• Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
SALIDAS (Qué obtenemos...)
Vincula los requisitos con su origen, y los monitorea a lo largodel ciclo de vida del Proyecto.
Proporciona un medio para monitorear los requisitos a lo largodel ciclo de vida del proyecto, lo cual ayuda a asegurar que alfinal del proyecto se entreguen los requisitos aprobadosinicialmente.
ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS· Proceso: Recopilar Requisitos
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to theProject Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página
118
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ALCANCE – RECOPILAR REQUISITOS – MATRIZ DE REQUISITOSALCANCE
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CAPÍTULO 5, GESTIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
5.3. Definir el Alcance
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GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTOIniciación Planificación Ejecución Control Cierre
Integración 1 1 1 2 1
ALCANCE · Planificar el alcance· Recopilar Requisitos· Definir el Alcance· Crear la EDT
· Validar el Alcance· Controlar el Alcance
Tiempo 6 1
Costo 3 1
Calidad 1 1 1
RRHH 1 3
Comunicaciones 1 1 1
Riesgos 5 1
Adquisiciones 1 1 1 1
Interesados 1 1 1 1
TOTAL (47) 2 24 8 11 2www.maestriaproyectos.com10/11/2015 (+34) 810 10 1000 | 923 19 22 02
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Tabla 3-1 Página 61
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“Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y delproducto.
El Beneficio clave de este proceso es que describe los límites del proyecto, servicio oresultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos serán incluidos y cuálesexcluidos del alcance del proyecto”
ALCANCE Definir el Alcance
ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCEALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 120
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ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCEALCANCE
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Alcance
Descripción detallada: Proyecto y Producto
Entregables
- Supuestos, - Restricciones - Exclusiones
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Entradas (Inputs)· Qué necesito…
ENTRADAS
• Plan de Gestión del Alcance
• Acta de Constitución• Documentación de
Requisitos• Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos• Análisis del Producto• Generación de
Alternativas• Talleres Facilitados
SALIDAS
• Enunciado del Alcance del Proyecto
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Dinámica del Proceso
Herramientas:· Cómo lo desarrollamos…
Salidas (Outputs)· Qué obtenemos…
ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Gráfico 5-7 Página 120
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• Plan de Gestión del Alcance• Acta de Constitución de Proyecto• Documentación de Requisitos• Activos de los Procesos de la Organización
ENTRADAS (Qué necesito...)
ALCANCE
Vistos Anteriormente
ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
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• Juicio de Expertos
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
A menudo se utiliza el juicio de expertos para analizar la informaciónnecesaria para la elaboración del acta de constitución del proyecto.
ALCANCE ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO
· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
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• Análisis del Producto
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Se aplica a aquellos proyectos cuyo entregable es un producto.Consiste en analizar los objetivos del producto establecidos por elcliente o patrocinador y convertirlos en requisitos tangibles delproyecto.
ALCANCE ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO
· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
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• Generación de Alternativas
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Técnica que se emplea para genera diferentes enfoques para laejecución y desarrollo del trabajo del proyecto. Puede utilizarse unavariedad de técnicas de gestión tales como la tormenta de ideas, elpensamiento lateral, la comparación entre pares, etc…
ALCANCE ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO
· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body
of Knowledge, (PMBOK® Guide) - FifthEdition, Project Management Institute,
Inc., 2013. Página 123
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• Talleres Facilitados
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Descritos en el proceso anterior
ALCANCE ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO
· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
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• ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
SALIDAS (Qué obtenemos...)
Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crearestos entregables. Describe el alcance en su totalidad. Este enunciado debe incluir:
Descripción del Alcance del Producto (características del producto) Criterios de Aceptación del Producto (procesos y criterios de la aceptación) Entregables del Proyecto Exclusiones del Proyecto (Reflejar claro lo que queda fuera del alcance) Restricciones del Proyecto (Limitaciones para conseguir los objetivos) Supuestos del Proyecto (Registro de aquellas cosas que damos por hecho, y
el impacto en caso de que tales supuestos fueran falsos)
ALCANCE ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO
· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página 123
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• ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
SALIDAS (Qué obtenemos...)
ALCANCE ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO
· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
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Pudiera parecer que el ACTA DE CONSTITUCIÓN y el ENUNCIADO DEL ALCANCE son redundantes, pero se diferencian entre ellos en el
nivel de detalle. El Enunciado del alcance además se elabora progresivamente a lo largo del proyecto.
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• ACTUALIZACIONES A LOS DOCS DEL PROYECTO
SALIDAS (Qué obtenemos...)
ALCANCE
Se incluyen actualizaciones, entre otros a los siguientes documentos:
- Registro de interesados- Documentación de Requisitos- Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
· Proceso: Definir el Alcance del Proyecto
ALCANCE – DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página 125
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CAPÍTULO 5, GESTIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
5.3. Crear la EDT / WBS
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GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTOIniciación Planificación Ejecución Control Cierre
Integración 1 1 1 2 1
ALCANCE · Planificar el alcance· Recopilar Requisitos· Definir el Alcance· Crear la EDT
· Validar el Alcance· Controlar el Alcance
Tiempo 6 1
Costo 3 1
Calidad 1 1 1
RRHH 1 3
Comunicaciones 1 1 1
Riesgos 5 1
Adquisiciones 1 1 1 1
Interesados 1 1 1 1
TOTAL (47) 2 24 8 11 2www.maestriaproyectos.com10/11/2015 (+34) 810 10 1000 | 923 19 22 02
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Tabla 3-1- Página 61
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ALCANCE – CREAR LA EDT
“Crear la Estructura de Desglose de Trabajo es el Proceso que consiste en subdividir losentregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles dedirigir” – Bº: Proporciona una visión estructurada de lo que se debe entregar.
Por lo general, muchas organizaciones cometen el error de saltarse este proceso almomento de planificar sus proyectos. En su lugar, comienzan a descomponer elproyecto a nivel de actividades y esto no favorece para un proyecto exitoso.
El nivel más bajo de cada división se denomina “paquete de trabajo”. Por otro lado,también suelen existir “cuentas de control” que son lugares para medir el avance delalcance, el cronograma o los costos
ALCANCE Crear la EDT
ALCANCE
EN LA EDT NO HAY ACTIVIDADES – Se basa en los ENTREGABLES del trabajo.
WBS (Work BreakdownStructure)
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management
Institute, Inc., 2013. Página 125
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ALCANCE – CREAR LA EDT
Entradas (Inputs)· Qué necesito…
ENTRADAS
• Plan de Gestión del Alcance
• Enunciado del Alcance del Proyecto
• Documentación de Requisitos
• Activos de los Procesos de la Organización
• Factores Ambientales de la Empresa
Herramientas y Técnicas
• Descomposición• Juicio de Expertos
SALIDAS
• Línea Base del Alcance• Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Dinámica del Proceso
Herramientas:· Cómo lo desarrollamos…
Salidas (Outputs)· Qué obtenemos…
· Proceso: Crear la EDT
ALCANCEALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Gráfico 5-7 Página 125
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• Plan de Gestión del Alcance• Acta de Constitución• Enunciado del Alcance del Proyecto• Documentación de Requisitos• Activos de los Procesos de la Organización
ENTRADAS (Qué necesito...)
ALCANCE
Descritos anteriormente
ALCANCE – CREAR LA EDT· Proceso: Crear la EDT
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• Juicio de Expertos
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Visto anteriormente
ALCANCE ALCANCE – CREAR LA EDT
· Proceso: Crear la EDT
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• Descomposición
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Consiste en la subdivisión de los entregables del proyecto encomponentes más pequeños y manejables. La estructura puedecrearse de diferentes maneras tales como:
- Usando los entregables principales como segundo nivel, este es elsistema que debemos entender por defecto
- Usando la fase del ciclo de vida como segundo nivel y losentregables del proyecto y del producto en el tercer nivel.
- Usando subproyectos que pueden ser ejecutados pororganizaciones externas al equipo del proyecto como trabajocontratado
ALCANCE ALCANCE – CREAR LA EDT
· Proceso: Crear la EDT
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
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ALCANCE ALCANCE – Crear la EDT
El trabajo para cada uno de los entregables debe subdividirse hasta el nivel enque los componentes de la EDT, representen productos, servicios o resultadosverificables
Debe haber tantos paquetes de trabajo como sea necesario para completarsatisfactoriamente el entregable correspondiente
Una descomposición excesiva puede ocasionar un esfuerzo improductivo degestión, un uso ineficaz de recursos y una disminución de la eficiencia en larealización del trabajo
REGLA DEL 100%: El total del trabajo en los niveles inferiores de la EDT debe corresponder al cúmulo de los niveles superiores, de modo que no se omita nada ni
se efectúen trabajos innecesarios
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ALCANCE EJEMPLO EDT PROYECTO
1.1.1
1.1.2
1.1.3
2.2.1 2.2.2
2.2.2.1
1 2 3
1.1 1.2 1.3 2.1 2.2
Paquetes de trabajoúltimo nivel de cada división
Cuenta controllugares donde se controlan costos
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La línea base debe estar aprobada por las partes autorizadas.
• Línea Base del Alcance
SALIDAS (Qué obtenemos...)
ALCANCE
· Proceso: Crear la EDT
ALCANCE – Crear la EDT
Enunciado del
AlcanceEDT Diccionario
de la EDT
LÍNEA BASE DEL ALCANCE
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ALCANCE
Respalda a la EDT con una descripción detallada de sus componentes, sucontenido incluye:o El identificador del código de cuentaso La descripción del trabajoo La organización responsableo Lista de Hitoso Actividades Asociadaso Recursos Necesarioso Estimaciones de Costoso Requisitos de calidado Criterios de Aceptacióno Referencias técnicaso Información del Contrato
DICCIONARIO DE LA EDT
ALCANCE – Crear la EDT
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página 132
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ALCANCE
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Id # 2.2.2.1
Cuenta Control #2.2
Última actualización15/07/10
ResponsableJuan Roble
Descripción: Realizar un estudio de mercado del sector de jugos naturales
Criterio de aceptación: El informe deberá contener como mínimo las importaciones de cada país del Reino Unido durante los últimos 5 años.Entregables: Presentación con multimedia e Informe escrito encuadernado
Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del 15/07/09
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks
Duración: 65 días hábiles
Hitos: 15/08/11 - Informe preliminar aprobado por el patrocinador20/09/11 – Presentación multimedia a los interesados12/10/11 – Informe final aprobado por el cliente
Costo: $32.920
Interdependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1
Firma del Director del Proyecto: _____________
DICCIONARIO DE LA EDT - EJEMPLO
ALCANCE – Crear la EDT
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• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
SALIDAS (Qué obtenemos...)
ALCANCE
Visto en apartados anteriores
· Proceso: Crear la EDT
ALCANCE – Crear la EDT
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CAPÍTULO 5, GESTIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
5.5. Validar el Alcance
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GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTOIniciación Planificación Ejecución Control Cierre
Integración 1 1 1 2 1
ALCANCE · Planificar el alcance· Recopilar Requisitos· Definir el Alcance· Crear la EDT
· Validar el Alcance· Controlar el Alcance
Tiempo 6 1
Costo 3 1
Calidad 1 1 1
RRHH 1 3
Comunicaciones 1 1 1
Riesgos 5 1
Adquisiciones 1 1 1 1
Interesados 1 1 1 1
TOTAL (47) 2 24 8 11 2www.maestriaproyectos.com10/11/2015 (+34) 810 10 1000 | 923 19 22 02
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VALIDAR EL ALCANCE
Es el proceso que consiste en FORMALIZAR la ACEPTACIÓN DE LOSENTREGABLES del proyecto que se han completado.
VALIDAR EL ALCANCE VS CONTROL DE CALIDAD
Difieren en que mientras el primero corresponde principalmente a la aceptaciónde los entregables POR EL CLIENTE, el segundo se refiere sobre todo a corroborarla exactitud del entregable y su cumplimiento con los requisitos de calidadespecificados para los entregables NORMAMENTE PREVIA A LA REVISIÓN DELCLIENTE
Por lo General el Control de Calidad va antes que Validar el Alcance, aunquepueden desarrollarse en paralelo.
ALCANCE ALCANCE – VALIDAR EL ALCANCE
FORMALIZAR LA ACEPTACIÓN DE LOS ENTREGABLES
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•Definición de los Requisitos
Proceso de Recopilación de
Requisitos
•Revisión interna de los requisitos
Proceso de Controlarla Calidad •Revisión con el
cliente de los requisitos del producto final
Proceso de Validacióndel Alcance
•Transferenciadefinitiva de la propiedad del entregable al cliente
Proceso Cerrar el Proyecto o Fase
Le flux de validation ou de révision d'un livrable
El flujo de validación o revisión de un entregable
ALCANCE – VALIDAR EL ALCANCE
Entradas (Inputs)· Qué necesito…
ENTRADAS
• Plan Director• Documentación de
Requisitos• Matriz de Trazabilidad
de Requisitos• Entregables Verificados• Datos sobre el
desempeño del trabajo
Herramientas y Técnicas
• Inspección• Técnicas grupales de
toma de decisión
SALIDAS
• Entregables Aceptados• Solicitudes de Cambio• Información sobre el
desempeño del trabajo• Actualizaciones a los
documentos del Proyecto
Dinámica del Proceso
Herramientas:· Cómo lo desarrollamos…
Salidas (Outputs)· Qué obtenemos…
· Proceso: Validar el Alcance del Proyecto
ALCANCE
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Gráfico 5-14 Página 133
Preparación de la Certificación PMP® del PMI®JORNADA VIRTUAL IV
www.enfomacioncontinua.com10/11/2015 923 19 22 02 – 675 592 132
• Plan Director de Proyecto• Documentación de Requisitos• Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
ENTRADAS (Qué necesito...)
ALCANCE
Descritos anteriormente
ALCANCE – VALIDAR EL ALCANCE· Proceso: Validar el ALCANCE
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• Entregables Verificados
ENTRADAS (Qué necesito...)
Los entregables validados han sido terminados y verificados paracorroborar su exactitud a través del proceso Realizar el Control deCalidad.
ALCANCE ALCANCE – VALIDAR EL ALCANCE
· Proceso: Validar el ALCANCE
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• Datos de desempeño del trabajo
ENTRADAS (Qué necesito...)
Pueden mostrarnos el grado de cumplimiento con los requisitos, elnúmero de disconformidades, la gravedad de las disconformidades, etc.
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· Proceso: Validar el ALCANCE
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• Inspección
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
La inspección incluye actividades tales como medir, examinar y verificarpara determinar si el trabajo y los entregables cumplen con losrequisitos y los criterios de aceptación del producto. Las inspeccionesse denominan también, según el caso, revisiones, revisiones delproducto, auditorías y revisiones generales.
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· Proceso: Validar el ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página 135
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• Técnicas grupales de tomas de decisiones
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Vistas anteriormente
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· Proceso: Validar el ALCANCE
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• ENTREGABLES ACEPTADOS
SALIDAS (Qué obtenemos...)
“Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación sonformalmente firmados y aprobados por el cliente o patrocinador Ladocumentación formal recibida del cliente o patrocinador reconociendola aceptación formal de los entregables del proyecto por parte de losinteresados es transferida al proceso Cerrar el Proyecto o Fase”
Recordar que el proceso “Realizar el Control de Calidad”, debeenviarnos los “Entregables Verificados” como entrada del proceso.
ALCANCE ALCANCE – VALIDAR EL ALCANCE
· Proceso: Validar el ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página 135
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• SOLICITUDES DE CAMBIO
SALIDAS (Qué obtenemos...)
Los entregables completados que no han sido aceptados formalmentese documentan junto con las razones por las cuales no fueronaceptados, es posible que necesitemos realizar una solicitud de cambiopara la reparación de defectos a través del proceso “Realizar el ControlIntegrado de Cambios” (Integración-Seguimiento y Control).
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· Proceso: Validar el ALCANCE
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página 133
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• Información sobre el desempeño del trabajo
SALIDAS (Qué obtenemos...)
Incluye información sobre el avance del proyecto. En este caso,podríamos registrar información sobre qué entregables se iniciaron,cuáles están en curso, cuáles se han terminado o los que se hanentregado y han sido aceptados, si han sido rechazados etc.
ALCANCE ALCANCE – VALIDAR EL ALCANCE
· Proceso: Validar el ALCANCE
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• ACTUALIZACIONES A LOS DOCS DEL PROYECTO
SALIDAS (Qué obtenemos...)
Incluyen todos aquellos documentos que definen el producto o queinforman sobre su estado de terminación.
ALCANCE ALCANCE – VALIDAR EL ALCANCE
· Proceso: Validar el ALCANCE
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CAPÍTULO 5, GESTIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
5.6. Controlar el Alcance
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GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTOIniciación Planificación Ejecución Control Cierre
Integración 1 1 1 2 1
ALCANCE · Planificar el alcance· Recopilar Requisitos· Definir el Alcance· Crear la EDT
· Validar el Alcance· Controlar el Alcance
Tiempo 6 1
Costo 3 1
Calidad 1 1 1
RRHH 1 3
Comunicaciones 1 1 1
Riesgos 5 1
Adquisiciones 1 1 1 1
Interesados 1 1 1 1
TOTAL (47) 2 24 8 11 2www.maestriaproyectos.com10/11/2015 (+34) 810 10 1000 | 923 19 22 02
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Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Gráfico 3-1 Página 61
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ALCANCE – CONTROLAR EL ALCANCE
“Es el proceso por el cual se monitorea el estado del proyecto y del alcance delproducto y se gestionan los cambios a la línea base del alcance”
El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la línea base del alcance alo largo del proyecto
Preguntas de Examen, diferencia entre:
- Controlar el Trabajo- Controlar el Alcance- Validar el Alcance
ALCANCE Controlar el Alcance
ALCANCE
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. Página 136
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CONTROL DEL ALCANCE
Asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivaso correctivas recomendadas se procesen a través del proceso ControlIntegrado de Cambios
CORRUPCIÓN DEL ALCANCE
Se denomina de este modo a los cambios no controlados en elAlcance del Proyecto
ALCANCE ALCANCE – CONTROLAR EL ALCANCE
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ALCANCE – CONTROLAR EL ALCANCE
Entradas (Inputs)· Qué necesito…
ENTRADAS
• Plan Director• Documentos de
Requisitos• Matriz de Trazabilidad
de Requisitos• Datos del desempeño
del trabajo• Activos de los Procesos
de la Org.
Herramientas y Técnicas
• Análisis de Variación
SALIDAS
• Información de Desempeño del Trabajo
• Actualizaciones a los Activos de Procesos
• Solicitudes de Cambio• Actualizaciones al PDP• Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Dinámica del Proceso
Herramientas:· Cómo lo desarrollamos…
Salidas (Outputs)· Qué obtenemos…
· Proceso: Controlar el Alcance
ALCANCE
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc. Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc.,
2013. Gráfico 5-16 Página 136
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ALCANCE – CONTROLAR EL ALCANCE
Entradas (Inputs)· Qué necesito…
ENTRADAS
• Plan Director• Documentos de
Requisitos• Matriz de Trazabilidad
de Requisitos• Datos del desempeño
del trabajo• Activos de los Procesos
de la Org.
Herramientas y Técnicas
• Análisis de Variación
SALIDAS
• Información de Desempeño del Trabajo
• Actualizaciones a los Activos de Procesos
• Solicitudes de Cambio• Actualizaciones al PDP• Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Dinámica del Proceso
Herramientas:· Cómo lo desarrollamos…
Salidas (Outputs)· Qué obtenemos…
· Proceso: Controlar el Alcance
ALCANCE
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PMP, PMI, CAPM, PMBOK, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc. Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc.,
2013. Gráfico 5-16 Página 136
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• Plan Para la Dirección de Proyecto• Datos de Desempeño del Trabajo• Documentación de Requisitos• Matriz de Rastreabilidad de Requisitos• Activos de los Procesos de la Organización
ENTRADAS (Qué necesito...)
ALCANCE
Salida vistas en procesos anteriores que constituyen la entrada de esteproceso
ALCANCE – CONTROLAR EL ALCANCE· Proceso: Controlar el Alcance
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• Análisis de Variación
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS (cómo lo desarrollamos)
Los análisis de Variación se utilizan para evaluar la magnitud de lavariación respecto de la línea base original del alcance. Se incluyedeterminar la causa y el grado de desviación con relación a la línea basedel alcance y decidir si es necesario efectuar acciones correctivas opreventivas.
ALCANCE ALCANCE – CONTROLAR EL ALCANCE
· Proceso: Controlar el Alcance
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• INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
SALIDAS (Qué obtenemos...)
Incluyen correlaciones y contexto sobre el desempeño técnico real conrespecto al planificado u otras mediciones en comparación con la líneabase del alcance. Esta información se documenta y se comunica a losinteresados
ALCANCE ALCANCE – CONTROLAR EL ALCANCE
· Proceso: Controlar el Alcance
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• Solicitudes de Cambio• Actualizaciones al PDP• Actualizaciones a los documentos del Proyecto• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización
SALIDAS (Qué obtenemos...)
Vistas en procesos anteriores
ALCANCE ALCANCE – CONTROLAR EL ALCANCE
· Proceso: Controlar el Alcance
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FUENTES CONSULTADAS Y DERECHOS DE REPRODUCCIÓNLA CERTIFICACIÓN PMP®-PMI®
PMI® www.pmi.org PMI® Capítulo Madrid www.pmi-mad.org PMBOK® Guide 5th Edition PMP® HandBook PMP® Examination Content Outline Libro Pablo Lledó “El Director de Proyectos”
“PMI”, el logotipo de “PMI”, “PMP”, el logotipo de “PMP”, “PMBOK”, “PgMP”, son marcas registradas del Project Management Institute, Inc,
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GRACIAS
923 19 22 02 – 675 592 132
FUNDACIÓN GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA - EIGP
[email protected] – 0034 · 810 10 1000
FIN DE LA PRESENTACIÓN
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