©2017 Shelby Systems, Inc. Other brand and product names are trademarks or registered trademarks of the respective holders. 

 

Arena: HQ Modules 

(Course A26) 

  

Presented by: Arnold Wheatley Shelby Contract Trainer

    2 

Objective 

To see an overview of modules/customizations specifically geared toward the unique needs of 

headquarters organizations.  

 

 

This session presents the following topics: 

Some features of the Appointments Module 

o How to set up your HQ structure 

o How to keep a history of a pastor’s ministry positions 

Some features of the Remittance Module 

o Differences between Institutions in Appointments and Remittance 

o How a remittance is apportioned 

HQ Forms 

o Set up a custom form. 

o See how the form interacts with the external website. 

Use Assignments to create a credentialing workflow. 

Print or publish HQ reports, including a variety of directories. 

Use new features for account amortization. 

   

    3 

HQ Appointments  HQ appointments is a module specifically designed to track those individuals appointed to one or more positions within one or more institutions. In addition, Salary and ACH, Begin and End Dates, and the entire range of custom fields can be attached to the appointee’s record.  

Definitions 

  Institution: A single church, or a grouping of churches or similar organizations 

  Position: A specific job an Appointee to an Institution fulfills 

  Appointee: A person appointed to a position within an Institution 

 HQ Appointments can be set up in a hierarchical structure but does not have to be.  In these two samples the Tennessee Conference chooses to place its churches under jurisdictional districts while the other chooses to place its churches outside its jurisdictional districts (Sections).     

       

 

 

ANATOMY OF AN APPOINTMENT 

 

Before an Appointee can be added, both the Institution and Position need to be created. An 

Institution can have multiple positions, which makes sense – a church can have multiple staff 

positions. 

 

Let’s follow a path from Institution to Appointee. 

    4 

  

   

    5 

    

 DISPLAYING INFORMATION ON INSTITUTION/APPOINTEE RECORD  Different information is displayed depending on whether you are viewing an Appointee’s record or an Institution’s record.   Appointee Record* 

  Institution Record* 

 

 *This example shows an adaptation of a “stock” layout, which normally uses a single tab for display. Here, the single tab is split into two tabs, each with different labels.     

    6 

Using Appointments, it is easy to keep a history of who served where and when. Clicking on Church Name in the top box for the Youth Pastor position takes you to the church record where this person served. We can see his record among many others.  

   CUSTOM FIELDS IN APPOINTMENTS Standard Arena Custom Fields can be added to Institutions, Positions, and Appointees. Here a custom query displays the aggregate of churches within a jurisdiction.  

   LISTING APPOINTMENTS  Using List Configuration in the Administration menu, Appointments information can be added to Public/My Lists to be used as selection and/or listing criteria.  

    7 

HQ Remittance  Remittance for HQ is a cousin to Arena Contributions and the family resemblance is apparent, even in the menu structure.  

          Remittance works closely with Appointments and that is visible on the Menu structure where the Institutions reside. Clicking Institutions shows some differences between Appointments Institutions and Remittance Institutions.     

    8 

Clicking “Institutions” brings up the same tree structure as Appointments, but when you click one of the Institutions (churches) in the structure, you see a difference.   

      Pledges for Institutions can be established here as well as through the quick pledge entry menu item.      

    9 

HQ Remittance allows an Institution to give toward a single purpose, but the gift may be apportioned among several other purposes. For example, giving to an Overseas Missions purpose results in several missionaries receiving a portion of the single gift:  

   HQ Remittance Entry  Once Remittance Funds and {optional} pledges are entered, processing remittances is essentially the same as entering receipts through Arena Contributions. 

   

    10 

HQ Forms  

HQ Forms is not a core module of Arena but it can be requested from Arena Support. Once installed, custom forms can be built using the custom form fields available throughout Arena. The Form Builder is accessible from Arena’s menu structure:  

           The Form Builder allows you to create sizeable forms that collect information from an end‐user. 

     

    11 

You can view the completed form under Forms on the menu.  

  Forms can be presented to end users via the responsive (or non‐responsive) Portal. By using Security Roles, the end user sees only forms pertaining to the type of login used. Links to forms can be communicated to end users as well.      

    12 

Form on the Responsive Portal:  

  Once the form is completed, the end user clicks Submit, and the completed form is connected to his or her record in Arena. In‐house personnel can then view it. Custom queries and/or reports are created to extract the data from all submitted forms for further analysis. 

    

    13 

Building Relationships  

Relationships can be used for a variety of purposes but are very handy for tracking current church pastoral staff positions. Unlike v.5, there are no date fields in relationships. To maintain a history of positions, you can use the HQ Appointments module.  The key to building your relationship structure is to understand the “relationship to inverse relationship” concept. In v.5, a relationship’s direction is selected as either up or down. That is replaced in Arena by establishing a relationship and attaching it to its inverse.  

You cannot give a relationship and its inverse the same name; there must be a way of 

distinguishing which item is placed on a record. 

 

 

Design the relationship and 

its inverse to help minimize 

data entry errors. Consider 

placing a prefix on the 

relationship attached to the 

organization record; the 

Inverse Relationship is 

placed on the person’s 

record. 

HINT: Be consistent in the 

prefix design. As an 

example, organization 

prefixes use a hyphen while 

people‐based prefixes use 

colons. Establish some way for end users to know always which relationship to put on a record. 

 

    14 

Example of a staff relationship as seen from a church record. 

 

NOTE: Each relationship on the church record has a “Church –“ prefix. That tells end users to 

use a relationship prefixed with “Church –“ when they are entering data on a church record; if 

it is on an individual’s record, use a non‐prefixed relationship. 

 

A custom SQL view is available from the presenter that allows you to create persistent public 

lists that show selected records alongside related records, much like what is available in v.5. 

   

    15 

Providing Arena to managed churches 

 Arena can work well in a multi‐tenant environment where multiple churches share the same 

database, yet their data remains isolated from one another. Arena’s licensing structure (see 

your sales rep) can allow you as a headquarters organization to host Arena for churches under 

your jurisdiction. Their data must be a subset of the HQ’s data: 

  

 

Setup of tenant churches is accomplished in Administration, but you may have to contact 

Shelby Support for help with activating this feature.  

 

   

    16 

Each church’s Arena setup can be unique to it, just as if it had a stand‐alone installation. Here, 

51 tenant churches are hosted on the headquarters’ database: 

  

    

    17 

Using Custom Queries and Reporting Services to 

Populate HQ forms and Print/Publish Directories  

Since Arena can host reporting churches as tenants, it is also possible to extract data from their 

portion of the database to create fully‐populated forms for HQ reporting. Since each of these 

could be unique, a SQL query could be used as the basis for a Grid Report (RGFQ) or SQL Server 

Reporting Services custom report. 

 

Following are some examples of various directories. These are custom SSRS reports, available 

on the external web as well as in‐house. They use information from Relationships (described 

above), Ministry Tags, Personal Profile information, etc., all pulled together by SQL queries and 

formatted using Visual Studio and/or Report Builder. 

 

They are searchable and the data exportable in several formats, making it very convenient for 

others outside the HQ office to use. 

 

    18 

 

 

    19 

 

 

    20 

 

   

    21 

Account Amortizaton  

A relatively new feature in ShelbyNext | Financials is the ability to amortize a large expense or income over a period of time to “smooth out” income or expenses on a periodic basis.    

 

 

  

 

 

When a large expense, like an annual insurance premium, occurs it is paid out of a Source Account that does not affect the income/expense report. 

    22 

Questions and Answers 

Notes:

 

 

 

 

Arnold Wheatley Shelby Contract Trainer 

arnold.wheatley@shelbyinc.com 

  After pastoring churches in Pennsylvania and Delaware, Arnold, an ordained minister, was 

asked by the Headquarters Office of the PennDel District of the Assemblies of God to establish 

and direct its IT department. During the last 18 years he has been instrumental in transitioning 

their headquarters from a custom ChMS to Shelby HQ, Arena HQ, and ShelbyNext. Experienced 

with both church ministries and the unique needs of HQ offices, his desire is to help others 

configure and use Shelby products more efficiently. Arnold is a Shelby Trainer for all Shelby 

platforms.