2.3.2015

1

SAOP Nova Gorica

Arhiviranje kadrovske dokumentacije s

poudarkom na e-hrambi

doc. dr. Vladimir Žumer Vlado.zumer@gmail.com

Bled, 6. marec 2015

Vsebina predavanja

Predpisi, ki določajo arhiviranje kadrovske dokumentacije

Klasično papirno arhiviranje

Elektronsko arhiviranje v digitalni obliki

Postopki in pogoji varne ter zanesljive e-hrambe v skladu z

novim arhivskim zakonom

Razvrščanje kadrovske dokumentacije v klasifikacijskih

načrtih

Roki hranjenja kadrovske dokumentacije

Izločanje oziroma uničevanje dokumentacije po preteku

rokov hranjenja

Odbiranje kadrovskega arhivskega gradiva, ki ima trajen

pomen za zgodovino, znanost ali kulturo in trajni pravni

interes delavcev

2.3.2015

2

Predpisi,

ki določajo upravljanje in arhiviranje

kadrovske dokumentacije

Izbor mednarodnih standardov in

priporočil

• ISO 15489:2005, Information and documentation - Records

management.

• ISO 23081:2006, Information and documentation - Records

management processes - Metadata for records.

• ISO 27001– Information security management systems

• MoReq - Model zahtev za upravljanje elektronskih

dokumentov, DLM Forum 2001, 2008, 2010, objavljeno tudi na

spletni strani http://www.arhiv.gov.si

2.3.2015

3

Slovenski predpisi, ki določajo upravljanje in

arhiviranje kadrovske dokumentacije

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti

(Uradni list RS, št. 40/2006)

EVIDENCE, KI JIH VODIJO DELODAJALCI (12. člen) :

– evidenca o zaposlenih delavcih,

– evidenca o stroških dela,

– evidenca o izrabi delovnega časa,

– evidenca oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri

delodajalcu.

Zakon delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013,

78/2013)

Zakon o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz

obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja

(Uradni list RS, št. 111/2013)

Izbor drugih predpisov, ki določajo upravljanje in

arhiviranje dokumentacije (tudi kadrovske)

Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07,

31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/2013)

PRAVILNIK O DOLOČANJU ROKOV HRANJENJA

DOKUMENTARNEGA GRADIVA V JAVNI UPRAVI (Uradni list RS, št. 52/2009 )

2.3.2015

4

Arhivski predpisi

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/2006, 24/2014 in 51/2014)

• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006)

• Enotne tehnološke zahteve za elektronsko hrambo gradiva – ETZ 2.1 (objavljene na spletni strani Arhiva RS, potrjene 11. 7. 2013)

• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 132/2006, 38/2008)

Predpisi o ravnanju s poslovno in računovodsko dokumentacijo

• Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/2006)

• Slovenski računovodski standardi, št. 21, 22 in 23 (Uradni list RS, št. 80/2011 in 118/2005)

• Zakon o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/1999 )

• Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 117/2006, sprememba št. 83/2012)

• Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006)

2.3.2015

5

Drugi predpisi (izbor)

• Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list

RS, št. 80/1999, dopolnitev št. 73/2004)

• Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 6/2004, 94/2007) • Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001) • Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/2003) • Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega

varstva (Uradni list RS, št. 65/2000)

Predpisi o dokumentaciji VIZ z roki hranjenja

• Pravilnik o dokumentaciji v vrtcih (Uradni list RS,

št. 61/2012)

• Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list

RS, št. 61/2012)

• Pravilnik o dokumentaciji v glasbeni šoli (Uradni

list RS, št. 61/2012)

• Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika

o šolski dokumentaciji v srednješolskem

izobraževanju (Uradni list RS, št. 59/2012)

2.3.2015

6

Postopki upravljanja dokumentacije v

podjetjih in zavodih • Sprejemanje pošte

• Elektronska pošta

• Prejemna štampiljka

• Dodeljevanje pošte v reševanje

• Vodenje evidenc prejete in odposlane pošte

(delovodnik, evidenca prejete in odposlane pošte,

…)

• Skeniranje oz. pretvorba v digitalno obliko

• Odprava pošte

• Pisanje zapisnikov sej ter uradnih in poslovnih

dokumentov itd.)

• Klasično in elektronsko arhiviranje

Informacijski sistem za upravljanje

in arhiviranje dokumentacije

v javni upravi

Evidenca se vodi s pomočjo informacijskega sistema

Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o :

• dokumentih • spisih

• zadevah • dosjejih

V informacijski sistem poleg evidenc o dokumentaciji vključujemo oz. povezujemo e-pošto, skenirano papirno dokumentacijo , vse elektronske dokumente , datoteke oz. zbirke podatkov ter zagotovimo e-hrambo!!!

V računalniške aplikacije: SPIS,

DOKSIS, ODOS, DOC, Origami,

Lo.Polis, E-asistent, programi SAOP,

itd., vgradimo načrt klasifikacijskih

znakov z roki hrambe in načrt

signirnih znakov

2.3.2015

7

Klasificiranje dokumentarnega

gradiva oziroma dokumentacije po

vsebini

Razvrščanje (klasificiranje) dokumentacije

po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov

z roki hranjenja

Klasifikacijski načrt je srce vsakega

informacijskega sistema, ker daje strukturo

sistemu, določa vsebine ter omogoča

določanje rokov hranjenja !!!

2.3.2015

8

Klasificiranje dokumentarnega gradiva

oziroma dokumentacije v javni upravi

Klasificiranje zadev in dokumentov po vsebini na podlagi

načrta klasifikacijskih znakov

Načrti klasifikacijskih znakov:

- okvirni klasifikacijski načrt, ki ga je določila Vlada RS,

- posamezni klasifikacijski načrt, ki ga določi predstojnik organa, javnega zavoda ali javnega podjetja

- enoten načrt, ki ga določi minister, pristojen za vsebinsko področje, (na primer za upravne enote, občine,

centre za socialno delo, predlogi za VIZ 2006, 2009, 2011 in 2014)

• Klasifikacijski načrt obsega: seznam klasifikacijskih znakov, opis vsebin, roke hrambe, določbe o arhivskem gradivu.

Glavne skupine okvirnega klasifikacijskega načrta

po Uredbi iz upravnega poslovanja 2005

0 DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV

1 DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE

2 NOTRANJE ZADEVE

3 GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO,

PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE

4 FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO

PREMOŽENJE

5 ZUNANJE ZADEVE

6 ZNANOST, KULTURA, ŠOLSTVO IN ŠPORT

7 PRAVOSODJE

8 OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ

9 ZADEVE ZUNAJ RAZREDOV OD 0 DO 9

2.3.2015

9

Primer glavnih skupin klasifikacijskega načrta

za podjetja in zavode za razvrščanje po

poslovnih funkcijah

0 ORGANIZACIJA IN VODENJE PODJETJA / ZAVODA

1 DELOVNA RAZMERJA

2 PLAN, ANALIZE, FINANCE IN RAČUNOVODSTVO

3 PROIZVODNJA, STORITVE, DEJAVNOST

4 NABAVA IN PRODAJA

5 RAZVOJ IN PROJEKTIRANJE

6 INVESTICIJE IN UPRAVLJANJE PREMOŽENJA

7 SKLADIŠČENJE IN TRANSPORT

8 SPECIFIČNA DEJAVNOST PODJETJA / ZAVODA

9 ZADEVE ZUNAJ GLAVNIH SKUPIN OD 0 DO 8

MODEL KLASIFIKACIJSKEGA NAČRTA

ZA RAZVRŠČANJE KADROVSKE DOKUMENTACIJE

PODJETIJ IN ZAVODOV

Z ROKI HRANJENJA

1 - DELOVNA RAZMERJA

10 - Kadrovska politika in delovna razmerja

11 - Plače in drugi prejemki - odločbe, seznami, evidence in

drugo

12 - Izobraževanje delavcev

13 - Delovni čas, dopusti, odsotnosti, službena potovanja

14 - Zdravstveno stanje

15 - Kazenska, disciplinska in materialna odgovornost

16 - Varstvo pri delu

17 - Kultura in šport

18 - Druge zadeve s področja delovnih razmerij

2.3.2015

10

10 - Kadrovska politika in delovna razmerja

100 - Splošno (dopisi, korespondenca) 5

101 - Kadrovski plani, analize potreb po delavcih 1010 - Srednjeročne, letne A

1011 - Mesečne, periodične, začasne 5

102 - Kadrovska poročila, analize, statistika 1020 - Srednjeročna, letna A

1021 - Mesečna, periodična, začasna 5

103 - Personalna mapa T oz. najmanj 100 let od rojstva

delavca

104 - Razpisi in objave delovnih mest T oz. 50 let od nastanka

(neizbrane prijave 2 leti)

105 - Evidenca o zaposlenih delavcih A

106 - Evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov

pri delodajalcu T

107 - Pripravništvo, vajeništvo T oz. najmanj 100 let od

rojstva delavca

108 - Delovna praksa, počitniško delo, delo prek študentskega

servisa 5

11 - Plače in drugi prejemki - odločbe, seznami, evidence in drugo

110 - Evidenca o stroških dela (plače, nadomestila plače, ki

bremenijo delodajalca, drugi stroški dela - regres, jubilejna

nagrada, solidarnostna pomoč, odpravnina, stroški izobraževanja,

podatki o prispevkih za socialno varnost) T oz. 50 let od nastanka

111 - Pogodbe o delu, podjemne pogodbe 10

112 - Avtorske pogodbe 10

113 - Administrativne in sodne prepovedi 10

12 - Izobraževanje delavcev

120 - Splošno o izobraževanju delavcev 5

121 - Izobraževanje na srednjih, višjih in visokih šolah,

podiplomski študij in specializacije T oz. najmanj 100 let od

rojstva delavca

122 - Strokovno tečaji, predavanja, seminarji, študijska

potovanja, ekskurzije 5

123 - Strokovni izpiti T oz. najmanj 100 let od rojstva delavca

128 - Štipendije T oz. najmanj 100 let od rojstva delavca

2.3.2015

11

13 - Delovni čas, dopusti, odsotnosti, službena potovanja

130 - Letni plan izrabe delovnega časa T

131 - Odločbe o letnih dopustih 2

132 - Odločbe o odsotnosti z dela 2

133 - Evidence o izrabi delovnega časa, prisotnosti, dopustih in

odsotnosti T oz. 50 let od nastanka

134 - Službena potovanja (potni nalogi in poročila o

potovanjih) 5

135 - Vratarske knjige in evidence 2

14 - Zdravstveno stanje

140 - Splošno 5

141 - Preventivna dejavnost, cepljenja, zdravilišča 10

142 - Kontrola bolniškega staleža 2

143 - Mnenja zdravniških komisij T oz. najmanj 100 let od

rojstva delavca

144 - Evidence 5

145 - Delovni invalidi T oz. najmanj 100 let od rojstva delavca

15 - Kazenska, disciplinska in materialna odgovornost

150 - Postopki v zvezi s kazensko odgovornostjo (tudi zaradi

gospodarskih prestopkov in prekrškov) T oz. najmanj

100 let od rojstva delavca

151 - Disciplinski postopki

1510 - Disciplinska komisija - zapisnik A

1511 - Disciplinska komisija - ostalo 5

152 - Delovni spori T oz. najmanj 100 let od rojstva delavca

153 - Materialna odgovornost 10

2.3.2015

12

16 - Varstvo pri delu

160 - Splošno 5

161 - Navodila , sklepi in zapisniki pristojnih organov za

nadzor varnosti in zdravja pri delu T

162 - Letni program varstvenih ukrepov T oz. 50 let od

nastanka

163 - Analiza del in nalog z večjo nevarnostjo, da pride do

nesreče T oz. 50 let od nastanka

164 - Poročila o zdravstvenih pregledih in poklicnih boleznih

T oz. najmanj 100 let od rojstva delavca

165 - Letna poročila o izvajanju varstva pri delu A

166 - Nesreče pri delu, večje A, ostalo T oz. najmanj 100 let

od rojstva delavca

167 - Varovalna sredstva in delovne obleke 5

17 - Kultura in šport

167 - Kulturno prosvetna dejavnost A

171 - Šport in rekreacija A

172 - Letovanja delavcev, invalidov, upokojencev 2

18 - Druge zadeve s področja delovnih razmerij

180 - Pohvale, priznanja A

181 - Družbena prehrana 5

182 - Pravna pomoč delavcem 5

183 - Zdravstveno in pokojninsko zavarovanje T oz. najmanj

100 let od rojstva delavca

185 - Nezgodno zavarovanje 10

186 - Evidenca zavarovancev, dopisi z zavarovalnico 10

2.3.2015

13

MODEL KLASIFIKACIJSKEGA NAČRTA

ZA RAZVRŠČANJE RAČUNOVODSKE

DOKUMENTACIJE PODJETIJ IN ZAVODOV

Z ROKI HRANJENJA

2 - PLAN, ANALIZE, FINANCE IN RAČUNOVODSTVO

20 - Planiranje

200 - Splošno (korespondenca) 5

201 - Določanje poslovne politike, poslovni akti A

202 - Letni, srednjeročni, dolgoročni, zbirni plani A

203 - Plani za krajše obdobje 5

21 - Poročila, analize poslovanja, statistika

210 - Splošno (korespondenca) 5

211 - Poročila, analize in statistika

2110 - za daljše časovno obdobje (najmanj za eno leto) A

2111 - za krajše časovno obdobje 5

22 - Finance in računovodstvo

220 - Splošno (dopisi, navodila, obvestila ipd.) 10

221 - Zaključni računi, bilance, poslovna poročila A

222 - Finančne analize in obračuni

2220 - Srednjeročni, letni A

2221 - Občasni, začasni, periodični 5

223 - Finančni plani in predračuni

2230 - Srednjeročni, letni A

2231 - Občasni, začasni, periodični 5

224 - Krediti (po odplačilu) 5

225 - Naložbe sredstev T

226 - Davki (obračuni davka od dobička, knjige prejetih in izdanih

računov, obračuni DDV) 10

227 - Prispevki 5

228 - Kalkulacije cen 5

2.3.2015

14

23 - Poslovne knjige

230 - Glavna knjiga 10

231 - Glavni dnevnik 10

232 - Kontni plan T

233 - Knjige izdanih in prejetih računov 10

234 - Davčne evidence, obračun DDV 10

24 - Pomožne poslovne knjige

240 - Blagajniške knjige 5

241 - Knjige osnovnih sredstev T oz. 20 let od nastanka

242 - Terjatve in obveznosti 5

(saldakonti kupcev in dobaviteljev) 10

243 - Materiali 5

244 - Drobnega inventarja 5

245 - Storitev 5

246 - Druge pomožne knjige 5

25 - Knjigovodske listine

250 - Računi (prejeti, izdani, interni) in dokumentacija za njihovo izdelavo 10

251 - Sklepi, nalogi, odredbe 5

252 - Pogodbe - finančne 10

253 - Blagajna (prejemki, izdatki, računi z manjšimi zneski, čeki, menice,

potni nalogi itd.) 5

254 - Banka - poslovanje preko transakcijskega računa in drugih računov pri

APP in poslovnih bankah (dnevni izpisek o spremembah na žiro računu skupaj z

odrezki, obvestilo o telefonskem ali teleprinterskem nakazilu, plačilni nalogi,

položnice, nakaznice) 5

255 - Dokumenti za kompenzacije, asignacije 10

256 - Prodajni in kontrolni bloki 2

257 - Pomožni obrazci 2

258 - Temeljnice za knjiženje 10

259 - Devizno poslovanje 10

2.3.2015

15

26 - Osnovna sredstva

260 - Računi, obračunske situacije 20

261 - Pogodbe 20

262 - Amortizacija - letna 10

263 - Revalorizacija 10

264 - Ostalo (predračuni, seznami) 10

27 - Inventura

270 - Elaborat (s prilogami in sklepi o imenovanju) 5

271 - Osnovnih sredstev 5

272 - Terjatev in obveznosti 5

273 - Vrednostnih papirjev 5

274 - Materiala in drobnega inventarja 5

28 - Obračun plač, drugih prejemkov in nadomestil

280 - Končni obračuni plač delavcev T oz. najmanj 50 let od nastanka

Izplačilne liste plač in osebni kartoni plač (za obdobje, ko ni končnih

obračunov) T oz. najmanj 50 let od nastanka

281 - Letni obrazci za SPIZ (M4, M2 i.p.d.), letni obrazci za dohodnino T oz.

najmanj 50 let od nastanka

282 - Delovni nalogi, delovni listi, obračunski listi in podobna dokumentacija,

na podlagi katere se obračuna plača 5

283 - Odločbe in sklepi o plači 5

284 - Odločbe in sklepi o delu preko polnega delovnega časa, odsotnostih,

refundacijah, štipendijah, sodnih in administrativnih prepovedih,

odtegljajih, otroškem dodatku, invalidninah, potrošniških posojilih 5 let

po odplačilu/izplačilu

2.3.2015

16

285 - Nagrade za inovacije T oz. 50 let od nastanka

286 - Boleznine (z refundacijami) 5

287 - Prevozni stroški, regresirana prehrana, regres za

letni dopust, jubilejne nagrade,

odpravnine in drugi osebni prejemki 5

288 - Davki in prispevki iz osebnih prejemkov 10

289 - Rekapitulacije in obračuni plač in prispevkov

2890 - letni 10

2891 - mesečni periodični, občasni 5

2892 - Seznami za bančne odtegljaje 5

Arhiviranje - hramba gradiva

1. Sistemi klasičnega in elektronskega arhiviranja

2. Elektronsko arhiviranje v skladu z novim Zakonom o

varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih

in drugimi predpisi

3. Roki hranjenja dokumentarnega gradiva, ki jih določajo

predpisi in potrebe poslovanja

4. Izločanje in uničevanje nepotrebnega dokumentarnega

gradiva, ko so potekli roki hranjenja ali po skeniranju

5. Odbiranje arhivskega gradiva, ki ima trajen pomen za

zgodovino, znanost in kulturo ter trajno pravno varnost

6. Varovanje dokumentacije v arhivu, varstvo tajnih

podatkov, osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti.

2.3.2015

17

SISTEMI KLASIČNEGA ARHIVIRANJA

a) Sistemi razvrščanja dokumentarnega gradiva: vsebinski, numerični, kronološki, abecedni, geografski, kombinirani načini

b) Sistemi arhiviranja po:

• vsebini oziroma klasifikacijskih načrtih,

• organizacijski strukturi,

• poslovnih funkcijah,

• vrstah kadrovske dokumentacije,

časovnih obdobjih - letnikih in

• po drugih podrobnejših elementih (po abecedi delavcev, številkah, datumih, kombinaciji elementov).

c) Tehnična oprema in označitev gradiva oziroma tehničnih enot (rednikov, registratorjev, fasciklov, škatel, map, kolutov, magnetnih trakov, kaset, disket, CD ROM-ov itd.).

Označevanje tehničnih enot arhiviranega

dokumentarnega gradiva

Na posamezne tehnične enote kot so fascikli, ovoji, mape, redniki

(registratorji), arhivske škatle, knjige, kartotečne škatle, koluti, kasete,

diskete, magnetni trakovi, optični diski, CD ROM itd.) napišemo:

1. Naziv pravne ali fizične osebe

2. Naziv ožje organizacijske enote (sektor, služba, oddelek, skupina,

center) ali njena oznaka (šifra)

3. Oznaka vsebine z navedbo klasifikacijskega znaka ali (in) opis

vsebine oziroma vrste vloženega gradiva

4. Podrobne oznake gradiva (zaporedne številke, črke, datumi, kraji

itd.)

5. Leto ali obdobje nastanka gradiva (1999 ali 1995 - 2000)

6. Rok hranjenja gradiva (A - arhivsko gradivo, T - trajno

dokumentarno gradivo oziroma oznaka leta, ko se gradivo lahko

uniči).

2.3.2015

18

Iskra Kranj

Kadrovska služba

Kadrovske mape – delavci odšli 2013

A do H

T oz. najmanj 100 let od rojstva delavca

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Litostroj Ljubljana

Zadeve

060 - 0601

(Nadzorstvo, inšpekcije, delavska inšpekcija)

2006

A (Arhivsko gradivo)

ODIN d. o. o.

Kadrovski sektor, oddelek za izobraževanje

Javni razpisi seminarjev

1996

10 let (uničiti 2007)

---------------------------------------------------------------

Triglav d. o. o.

Računovodstvo

Izdani računi

2.1. do 15.1.1999

10 let (uničiti 2010)

2.3.2015

19

Varstvo dokumentacije pred poškodbami,

uničenjem, izgubo in zlorabo

1. Varstvo gradiva pred vlomom, tatvino, zlorabo, ognjem, vodo,

neprimerno temperaturo in zračno vlago, pred biološkimi,

kemičnimi in drugimi škodljivimi vplivi.

2. Arhivska skladišča in oprema (kovinske police, ognjevarne

omare…).

3. Ukrepi za zagotavljanje varstva gradiva (javljalci požarov,

javljalci vlomov, zračne vlage in temperature)

Varstvo tajnih podatkov,

poslovnih skrivnosti

in varstvo osebnih podatkov

Varovanje tajnih podatkov (stopnje tajnosti: strogo tajno,

tajno, zaupno, interno, največ 40 let)

Varstvo osebnih podatkov, ki se nanašajo na zasebnost

posameznika oziroma na njegovo ideološko, versko in

politično prepričanje, na izobrazbo, intimne in zdravstvene

zadeve, davčne ter premoženjske zadeve itd. (75 let od

nastanka ali 10 let od smrti)

Varstvo poslovnih skrivnosti in davčnih skrivnosti

2.3.2015

20

Roki hranjenja

dokumentarnega gradiva

oziroma kadrovske dokumentacije

Vrste dokumentarnega gradiva

Vrste dokumentarnega gradiva glede na

rok hranjenja:

A - arhivsko gradivo

T - trajno dokumentarno gradivo

LLLL - gradivo z določenim rokom hranjenja

(2 leti, 3 leta, 5 let, 10 let, 20 let)

2.3.2015

21

Arhivsko gradivo

• Arhivsko gradivo je del dokumentarnega gradiva, ki ima

trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ter

zagotavljanje trajne pravne varnosti pravnih in fizičnih oseb

• Za vsako javnopravno osebo določi arhivsko gradivo

pristojni arhiv s pisnim navodilom za odbiranje

Javno arhivsko gradivo se odbira iz dokumentarnega gradivo

praviloma vsakih pet let in izroča pristojnemu arhivu

najkasneje 30 let od nastanka

Zasebno arhivsko gradivo se lahko hrani v zasebnih arhivih ali

izroča javnim arhivom kot depozit, kot darilo, volilo ali

proda

Odbiranje arhivskega gradiva, ki ima trajen pomen

za zgodovino, znanost in kulturo ali trajni pravni

interes

Nekaj primerov arhivskega gradiva za podjetja:

Akti o registraciji, statut, pravilniki in drugi interni akti

Zapisniki sej z gradivom organov upravljanja podjetja

Letni delovni programi

Poslovna poročila in zaključni računi, analize poslovanja

Kadrovske evidence, prenehanje delovnih razmerij, stavke

Gradbeni načrti

Lastna tehnološka dokumentacija

Pomembne pogodbe

Reklame, prospekti, interna glasila fotografije, filmi

2.3.2015

22

Zakon o evidencah na področju

dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št.

40/2006) 14. člen

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha

voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine,

na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih

delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti.

17 .člen

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi

evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne vrednosti.

19. člen

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha

voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot

listina trajne vrednosti.

ZAKON O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV

21. člen (Uradni list RS, št. 86/2004, čistopis št. 94/2007)

1. Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je

to potrebno za dosego namena, za katerega so se zbirali ali

nadalje obdelovali.

2. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo,

uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona,

ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko

gradivo oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov

ne določa drugače.

Opozorilo: Osebni podatki v zbirkah osebnih podatkov se NE

zbrišejo oziroma uničijo, ker so na podlagi arhivskega zakona

praviloma arhivsko gradivo in se izročajo pristojnim arhivom,

zapisani na papirju ali v standardizirani elektronski digitalni

obliki na magnetno optičnih nosilcih!

2.3.2015

23

Finančno, računovodsko, knjigovodsko, davčno in komercialno

dokumentarno gradivo kot specifično dokumentarno gradivo hrani organ

v skladu z roki, ki jih določajo zakon o računovodstvu, računovodski

standardi in zakon o davku na dodano vrednost:

- poslovne knjige najmanj 10 let,

- računovodske oziroma knjigovodske listine (računi, pogodbe)

najmanj 10 let (5 let, če oseba ni zavezanec za DDV),

- obdavčenje nepremičnin 20 let,

- blagajniške priloge 5 let,

- pomožne obrazce in obračune ter kopije kontrolnih blokov

2 leti,

- končne obračune plač in plačilne liste za obdobje, ko letnih

obračunov ni bilo, trajno oz. najmanj 50 let od nastanka,

- proračunska dokumentacija, zaključni računi in poslovna

poročila predstavljajo arhivsko gradivo

ZAKON O DAVKU NA DODANO VREDNOST

(Uradni list RS, št. 117/2006, sprememba št. 83/3012)

86. člen

(5) Davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov, ki se

nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije,

ter računov, ki jih prejmejo od davčnih zavezancev, ki

imajo sedež na ozemlju Slovenije, 10 let po poteku leta, na

katero se računi nanašajo.

(6) Ne glede na peti odstavek tega člena, mora davčni

zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na

nepremičnine, 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo.

2.3.2015

24

ZAKON O RAČUNOVODSTVU (Uradni list RS, št. 23/99)

Letni računovodski izkazi trajno

Končni obračuni plač zaposlenih trajno

Izplačilni listi za obdobja, za katera ni

končnih obračunov plač trajno

Glavna knjiga in finančni dnevnik 10 let

(po računovodskih standardih trajno)

Pomožne poslovne knjige (blagajniška knjiga,

knjiga osnovnih sredstev, analitične evidence

terjatev in obveznosti, materiala, nadomestnih delov,

drobnega inventarja, nedokončane proizvodnje,

končnih izdelkov in blaga itd.) najmanj 5 let

Knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži

(računi, banka, blagajna) najmanj 5 let

Knjigovodske listine plačilnega prometa najmanj 3 leta

Prodajni in kontrolni bloki najmanj 2 leti

Pomožni obračuni in podobne

knjigovodske listine najmanj 2 leti

ZAKON O ZBIRKAH PODATKOV S PODROČJA ZDRAVSTVENEGA VARSTVA (Uradni list RS, št. 65/2000)

A. ZBIRKE PODATKOV, KI VSEBUJEJO OSEBNE PODATKE

1. Osnovna medicinska dokumentacija izvajalcev zdravstvene dejavnosti, ki služi tudi kot vir podatkov za evidence, zdravstveni kartoni, dosjeji pacientov:

• zobozdravstveni karton trajno,

• zdravstveni karton in popis bolezni (zdravstveni dosje) 10 let po smrti bolnika,

• ostala osnovna medicinska dokumentacija 15 let.

2.3.2015

25

PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V OSNOVNI ŠOLI

(Uradni list RS, št. 61/2012)

1. Knjige in splošni dokumenti

1.1. Matična knjiga – Trajno

1.2. Matična knjiga vzgojnega zavoda - Trajno

1.3. Šolska kronika - Trajno

1.4. Letni delovni načrt - Trajno

1.5. Letno organizacijsko poročilo - Trajno

1.6. Evidenca o izdanih spričevalih in drugih listinah -Trajno

1.7. Vzgojni načrt - Trajno

2. Dokumentacija o delu strokovnih organov

2.1. Zapisniki o sejah učiteljskega zbora in oddelčnih učiteljskih zborov –

Trajno, strokovnih aktivov 5 let

2.2. Razrednikova analiza pedagoškega dela v oddelku - eno leto po zaključku

šolanja učencev

3. Dokumentacija o delu strokovnih delavcev

3.1. Letna priprava strokovnega delavca - do konca šolskega leta

3.2. Sprotna priprava na vzgojno-izobraževalno delo - do konca šolskega leta

4. Dokumentacija o delu oddelkov

4.1. Dnevnik - eno leto po zaključku šolanja učencev

4.2. Dnevnik in redovalnica učne skupine - eno leto po zaključku šolanja

učencev

Izločanje

nepotrebnega dokumentarnega gradiva,

ko potečejo roki hranjenja

in potrebe poslovanja

ali po opravljeni pretvorbi (skeniranju) v

digitalno obliko

2.3.2015

26

Izločanje nepotrebnega dokumentarnega

gradiva, ko potečejo roki hranjenja

• Komisija za izločanje

• Zapisnik o izločitvi oziroma uničenju

• Popis izločenega gradiva

• Obvestilo pristojnemu arhivu, če tako določi v

navodilih za odbiranje arhivskega gradiva

• Oddaja dokumentacije v industrijsko predelavo

(prešo ali mlin) 1 mesec po sestavi zapisnika, če

pristojni arhiv ne določi drugače

ELEKTRONSKA HRAMBA GRADIVA

V DIGITALNI OBLIKI

Postopki elektronskega arhiviranja

Organizacija in kadri, Notranja pravila, Potrjevanje

notranjih pravil, Zajem, pretvorba, Pogoji pretvorbe

in digitalne hrambe, Dolgoročna hramba, Oblike in

nosilci zapisov, Metapodatki, Nadzor in

dokumentiranje, Sledljivost postopkov

Infrastruktura

Strojna in programska oprema ter storitve e-hrambe,

Ponudniki opreme in storitev, Registracija

ponudnikov, Certifikacija opreme in storitev

ponudnikov

Varnostna politika Grožnje, Tveganja, Ukrepi,

Neprekinjeno poslovanje

2.3.2015

27

Dolgoročna hramba v digitalni obliki

• hramba gradiva za časovno obdobje,

daljše od pet let

• elektronski dokumenti, ki se hranijo

dolgoročno, so izpostavljeni tveganju

zaradi:

– propadanja nosilca zapisa

– zastarevanja strojne opreme

– zastarevanja oblike zapisa.

Strojna in programska oprema za zajem

gradiva, hrambo gradiva v digitalni obliki in

spremljevalne storitve mora biti:

• široko priznana in uveljavljena oziroma

uporabljana

• skladna z mednarodnimi, državnimi in drugimi

splošno priznanimi in praviloma odprtimi

standardi, če obstajajo

• skladna z določbami zakona, uredbe ter enotnimi

tehnološkimi zahtevami (akreditirana)

• arhivski strežniki, dve varnostni kopiji (30 km

narazen)

2.3.2015

28

Varna standardizirana dolgoročna hramba

dokumentarnega gradiva v digitalni obliki

(dolgoročno ohranjanje vsebine in oblike)

Oblika zapisa (format) Oblika zapisa mora zagotavljati ohranitev vsebine gradiva in vse

druge pogoje hrambe gradiva v digitalni obliki in sicer več kot pet

let ter omogočati po tem obdobju pretvorbo v novo digitalno obliko

zapisa, ki bo takrat izpolnjevala pogoje varne hrambe gradiva.

Nosilec zapisa (medij) Nosilec zapisa mora zagotavljati vse pogoje varne hrambe gradiva

in omogočati večje število prepisov s sedanjih na bodoče nosilce

zapisa.

Oblike (formati) za dolgoročno hrambo v ETZ 2.1

Besedilni in mešani dokumenti: Spletne vsebine:

Latin-2 ISO/IEC 8859-2 HTML ISO/IEC 15445

UTF-8 ISO/IEC 10646 WARC ISO 28500

PDF/A ISO 19005

W3C XML ISO 8879

ODF ISO/IEC 26300

Grafični dokumenti (fotografije, rastrske in vektorske slike,

digitalni objekti )

TIFF ISO 12639 ver. 6

JPEG ISO/IEC IS 10918-1 (stiskanje z izgubami)

PNG ISO/IEC 15948:2004

JPEG 2000 ISO/IEC 15444

Stiskanje (kompresija):

LZW (barvni dokumenti)

CCITT group 4 (črno-beli dokumenti)

ZIP

2.3.2015

29

Varna dolgoročna hramba

izvirnega in zajetega dokumentarnega

gradiva v digitalni obliki mora zagotavljati:

1. Dostopnost - varovanje pred izgubo in stalno

zagotavljanje dostopa ves čas trajanja hrambe

2. Uporabnost - zagotavljanje reproduciranja in

primernost reprodukcij za uporabo

3. Celovitost, avtentičnost - dokazljivost povezanosti

reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva

oziroma izvorom tega gradiva (verodostojnost)

4. Nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost

reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega

gradiva.

5. Ustrezne metapodatke o identifikaciji, izvoru,

vsebini, tehničnih lastnostih, nadzoru in sledljivosti.

ZAKON O DAVKU NA DODANO VREDNOST (Uradni

list RS, št. 117/2006, popravek št. 82/2012), 84. člen

(Papirnati in elektronski računi)

(1)Račun se lahko izda v papirnati ali elektronski obliki.

(4) Pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa v

papirnati ali v elektronski obliki morajo biti zagotovljene

od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Vsak

davčni zavezanec določi način zagotovitve pristnosti izvora,

celovitosti vsebine in čitljivosti računa.

(6) »Celovitost vsebine« računa pomeni, da vsebina računa, ki

je zahtevana v skladu s tem zakonom, po izdaji računa ni

bila spremenjena.

2.3.2015

30

3. odstavek 86. člena ZDDV-1 (Uradni list RS, št. 82/2012):

“Za zagotovitev pogojev iz četrtega odstavka 84. člena tega zakona mora davčni zavezanec račune hraniti v svoji izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Davčni zavezanec lahko račune, ne glede na njihovo izvirno obliko, hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Če se računi hranijo z elektronskimi sredstvi, se morajo z elektronskimi sredstvi hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine, v skladu s 84. členom tega zakona.”

(2) Če se dokumentacija hrani v elektronski obliki, je treba

davčnemu organu zagotoviti dostop do tako shranjenih

podatkov brez povzročanja neupravičenih dodatnih stroškov,

in če so izpolnjeni naslednji POGOJI:

– podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, so

dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo,

– podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani,

poslani ali prejeti,

– iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti,

odkod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega

pošiljanja ali prejema in

– uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri

onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, oziroma obstaja

zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti podatkov oziroma

sporočil.

Zakon o davčnem postopku, 32. člen

(Uradni list RS, št. 117/2006)

2.3.2015

31

Notranja pravila

za elektronsko hrambo

v digitalni obliki

Obvezna za vse javnopravne osebe, za

pravne osebe zasebnega prava po lastni

presoji

Potrjevanje notranjih pravil s strani

Arhiva Republike Slovenije obvezno za

vse javno pravne osebe razen za državne

organe, za zasebne pravne osebe neobvezno

Klasifikacijski načrt z roki hranjenja je

obvezen sestavni del notranjih pravil!

Prevzem vzorčnih notranjih pravil

Vzorčna notranja pravila

za elektronsko hrambo

dokumentacije v digitalni obliki za

podjetja, VIZ in manjše zdravstvene

javne zavode

2.3.2015

32

Dokumenti, ki sestavljajo

vzorčna notranja pravila za VIZ

1. Navodila za prevzem VNP

2. Obrazložitev VNP

3. Ugotovitve faze priprave za VIZ

4. Enotna pravila za varstvo gradiva za VIZ

5. Enotni klasifikacijski načrt z roki hranjenja

6. Tehnična navodila za zajem, pretvorbo in e-hrambo

7. Enotna informacijska varnostna politika za VIZ

8. Pregled groženj in ocena tveganj

9. Zagotavljanje neprekinjenega poslovanja

10. Obrazci sklepov, izjav, pooblastil, prijav