armen vague 3 pc en coût complet livrable long

ARMEN vague 3PC en coût complet

Livrable long

Direction générale de l’offre de soins - DGOS |

Présentation de l’équipe

2

Groupe PC en coût

complet

Caroline BLANC - CHU MONTPELLIER

Acheteur service informatique Damien

CHRISMENT - CH de Redon

Responsable SI

Elsa FLEYFEL – CH Thuir

Cadre administratif

Claude HERNAS -

ACHAT (AP-HP)Expert au sein de

la cellule expertise et

conseils informatique et

télécommunicationsPhilippe

LEMOINE - Centre

Hospitalier de Sambre Avesnois

Ingénieur - RSI

Renaud MASSÉ - AP-

HMChef de Service Infrastructure

Olivier MURET - CH Montauban

Responsable technique

Xavier STOPPINI – CHU de NiceChef régional d'exploitation

Administrateur Système,

Virtualisation, San, Expert UNI

HA

Catherine APELOIG – Pro

BTP Responsable du pôle "fonctions

support en services sanitaires et médico-sociaux"

LEADER

Julien COMBIER - Hospices Civils de

LYONAcheteur informatique, Direction des Achats

MARRAINE

Martine AUTRAN – CH Gonesse

Directrice du système d’information

ASSISTANT

Daniel CABY - DGOS


Définition du PC en coût complet

3

Poste de travail• Le poste de travail informatique désigne les moyens matériels permettant

d’accéder à toutes les fonctionnalités d'une application du Système d’Information Hospitalier ou du système d'exploitation par un utilisateur.

PC• Le PC est le matériel le plus utilisé. Il est la plupart du temps composé d’une

unité centrale, d’un écran, d’un clavier et d’une souris.

PC en coût complet• Le coût complet d’un PC regroupe les éléments suivants:• Commande du PC• Livraison du PC• Stockage du PC• Installation et mise en fonctionnement• Maintenance du PC• Recyclage du PC

Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 4

• Unité Centrale (Classique, PC avancé) • PC Portable• Client léger

• Ecran• OS du poste

• Garantie des matériels• Livraison

• Installation• Stockage

• Migration d'un OS• Gestion de parc

• Sécurité antivirale / physique (computrace)• télédistribution

• Recyclage• Processus de commande

• Accompagnement / mise en fonctionnement• Assurance

• Station d'accueil, batterie• Consommation d'énergie• Financement / location

• Logiciels bureautique/messagerie, données bureautique

• Sauvegarde des données utilisateur

Hors périmètrePérimètre retenu•Infrastructure de virtualisation

•Mobilité• TMM

• Périphériques• Smartphones

• Panel PC• Tablette MCA

• Chariots informatique / supports• Mobilier / Ergonomie• Connectivité (réseau)

• Imprimantes

Périmètre défini par le groupe


STOCKAGECOMMANDE

LIVRAISON

Taille du stockDurée de stockage

Type de renouvellement (one shot, fil de l'eau)Perte de valeur due au stockage

Perte de valeur de garantiecoût du local

Vol, sinistre dans le stockage.Inventaire global

Expression du besoincoût de l'acheteur

coût de la procédure marchécoût de la commande

Frais financiers

coût de la livraisonType de livraison (in desk, on desk, en magasin)

DélaiLivraison groupée

Livraison spécialisée (taille du camion, plage horaire)Conditionnement, emballagecoût du recyclage du carton

coût du carton pour le constructeurLivraison échelonnée.

L’analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC (1/2)

5

Commande MaintenanceInstallationLivraisonMise en fonctionnement

RecyclageStockage


INSTALLATION ET MISE EN FONCTIONNEMENT

Masterisation (interne ou externe)Post masterisation (jonction au domaine, …)coût de logiciel applicatifs et d'infrastructure

Reprise des donnéesDécartonnage

Inventaire technique du posteSauvegarde des données utilisateurs (espace disque,

logiciel)Formation de l'utilisateur

MAINTENANCE

coût de garantieHelpdesk

Déplacement des techniciensPrise de main à distance

SpareAstreinte

Évolution du poste (MAJ, migration d'OS, évolutions applicatives)

Consommation électriquePerte de données, récupération des données.

Amortissement du postecoût de la 4eme et de la 5eme année

RECYCLAGE

ManutentionStockage

Reforme de la gestion de parcSuppression physique des données

coût de traitement du déchet. DEEE déjà payé

6

L’analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC (2/2)

Commande MaintenanceInstallationLivraisonMise en fonctionnement

RecyclageStockage


La recomposition des coûts externes d’achat de PC est rendue très complexe par les imputations très variables des établissements

7

Comptes BTP RMS

Compte IntituléH60681 Fournitures informatiques diverses H62842 Sous-traitance informatique

H218312103 Matériel informatique H20511 Logiciel Informatique

Comptes BTP RMS

COMPTES DESIGNATION Exploitation H615254 ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE H615261 MAINTENANCE INFORMATIQUE H6284 TRAVAUX INFORMATIQUES

H602652 FOURNITURES INFORMATIQUES ( souris, cordon,

etc,,, ) Investissement

H2051 LOGICIELS INFORMATIQUES H218321 MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,)

Comptes CH Redon

Les comptes Catégories 2183 Matériel de bureau et

matériel informatique Fourniture et livraison des matériels

informatiques 60265 Fournitures de bureau et

informatiques Fourniture et livraison des

consommables informatiques 60625 Fournitures de bureau et

informatiques Maintenance des postes de travail

Comptes AP-HP

Comptes CHU Nice

COMPTES DESIGNATION Exploitation

H6152540/H6151540 ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE A

Caractère Non Médical/ou à caractère Médical

H6152610/H6151610 MAINTENANCE INFORMATIQUE A Caractère Non Médical/ou à caractère Médical

H6284000 PRESTATIONS INFORMATIQUES

H6062510 PETITS MATERIELS INFORMATIQUES + consommables

imprimantes ( souris, cordon, etc,,, ) H6132510 Location informatique à caractère non médical

Investissement H2051 LOGICIELS INFORMATIQUES H218321 MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,) H2382804 AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES EN COURS


Les coûts externes du PC représentent 147,4M€ dont 72% sont alloués aux logiciels et la maintenance

8

Investissement en matériel par PC

Investissement en logiciels par PC Maintenance par PC Nombre de PC dans

les ES81,1 € 106,3 € 107,4 € 500 000

Source: 3 CHU et 1 CH

Décomposition du coût externe du PC

Postulat: les coûts externes du PC sont composés des- coûts d’achat du matériel et des licences- coûts de maintenance

Les logiciels et la

maintenance représentent chacun 36%

des coûts externes!

28%

36%

36%

Part des différents coûts externes dans les PC

Investissement en PC

Investissement en logiciels Maintenance

41M€

53M€

53M€


Le PC est un segment qu’il convient d’étudier en coût complet: le matériel ne représente que 19% de son coût

9

Commande

21%

Livraison

1,7%

Maintenance

44,7%

Installation et mise en

fonctionnement30,2%

Recyclage

0,2%

Stockage

1,8%

499 € 40 € 1 045 €707 € 5 €42 €

Evaluation du coût complet d’un PC en hôpital acheté en groupement

Coût complet du PC: 2338€ (hors coût d’opportunité du à l’inactivité et formation)

• Dans le coût de commande, le coût du matériel qui pèse

environ 450€ ne représente que 19% du coût complet!

• Un PC (garantie 3 ans site, 4Go de RAM, graveur, pentium G20) et un écran (22 pouces, 16/10)

coûtent 450€

Pour un segment comme le PC, la répartition des coûts est telle

qu’il convient de l’étudier en coût complet


Le coût de l’utilisateur final est conséquent puisqu’il peut représenter jusqu’à 67% du coût complet du PC

10

Matériel, logiciels et installations

MatérielMaintenance matérielle

LogicielsMaintenance logicielle

StockageElectricité/ chauffage/ clim

Opérations informatiques

Niveau 1, 2 et 3Sécurité

Gestion des ordis de bureau

AdministrationAdministration

GestionFormation utilisateurs

Formation informatiqueMise au rebut

Coût de l’utilisateur final -

MaintenanceFormation Réparation

Indisponibilité


20,6%


9,8%

Administration2,6%

Coût de l’utilisateur final

67,0%


24,5%


11,4%

Administration3,3%


60,8%


31,9%


12,9%

Administration4,5%


50,7%

PC

ad

min

istré

sP

C p

eu

adm

inis

trés

PC

non

ad

min

istré

sC

onte

nu d

es b

locs

Source: Desktop TCO - Etude Gartner Mars 2013

Dans cette étude comme dans la précédente nous pouvons voir que le coût de la maintenance représente une part très importante du coût complet du PC


Le nombre de PC a beaucoup augmenté ces dernières années et dépend de la taille de l’établissement

11

Les CH1 ont un budget < 20M€, les CH2 ont un budget compris entre 20M€ et 70M€, les CH3 ont un budget > 70M€.

Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS

Nombre moyen de PC par type de structure

Source: DSI HCL

Focus sur un établissement : les HCL

On observe une différence de 9 925% entre les ex Hôpitaux Locaux et les CHU!

On arrive à un pallier dans les CHU: moins de PC sont achetés.On passe de 3422 PC

achetés en 2009 à 1851 en 2013 (malgré les

queues de budget qui gonflent un peu 2012)

0tan28a5665280tan29a5665290tan30a566530 0tan1a56651 0tan2a566520tan28a566028

0tan25a566125

0tan24a566224

0tan22a566422

0tan19a566519

0tan16a566716

0tan15a566815

0tan13a566913

0tan12a567112

Evolution du nombre de PC achetés


La loi de Moore devient de moins en moins exacte: l’obsolescence des postes est moins rapide aujourd’hui

12

Comparaison loi de Moore – processeurs INTEL

« la quantité de transistors pouvant tenir sur une puce informatique doublera tous les deux ans »

LOI DE MOORE

Pendant près de 40 ans la loi s’est avérée exacte mais elle se heurte aujourd’hui à deux

limites:- La miniaturisation a atteint

ses limites- Le développement de

l’informatique verte est antinomique avec la course

à la puissance

A titre d’illustration, on peut dire que depuis Windows Vista, les versions de l’OS ne sont plus de plus en plus gourmandes!


96% des établissements utilisent la suite Microsoft Office, parmi eux une majorité utilise également open office

13

Utilisation de la suite MS Office dans les établissements

Utilisent MS OfficeN'utilisent pas MS Office

CHU/R CH1 CH2 CH3 CHS CLCC ESPIC Autres privés

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Utilisation de la suite OPEN Office par type d'établissement

La quasi-totalité des établissements utilisent la suite

MS Office, seuls 4% des établissements se passent de la

suite de Microsoft…

…Ce qui ne les empêche pas d’utiliser (au moins partiellement) une autre suite

de bureautique!Ainsi 56% des CH au budget entre 20 et 70M€ utilisent également OPEN Office

mais de manière très épisodique

Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS


Le marché des PC est un marché très oligopolistique avec un nombre limité de fabricants et de distributeurs

14

Fabricants à l’AP-HP

89%

4%

3%2% 2% 1%

Pourcentage de réparti-tion des PC de bureau par

marque à l'AP-HP

Hewlett Packard

Compaq

IBM

Lenovo

Dell

Autres

69%

16%

5%5%5%

Pourcentage de répartition par marque des Portables

à l'AP-HPHewlett Packard

Lenovo

Samsung

Dell

Autres

0.97%

0.02% 0.01% 0.01%

Pourcentage de répartition par marque des clients lé-

gers à l'AP-HP

Hewlett PackardNCDCompaqAutres

59%23%

9%

6% 2% 1%

Pourcentage de répartition par marque des écrans à

l'AP-HPSamsung

Philips

LG

Hewlett Packard

Dell

Autres

Distributeurs (fixe, portable, client léger, écran):

Computacenter, Econocom, Inmac-Wstore, Stimplus, SCC

Distributeurs à l’AP-HP

Contrairement à d’autres segments, nous pouvons voir

que le segment des PC est très concentré au niveau des

fabricants ET distributeurs


Le client léger: une alternative au PC classique dont le choix ne repose pas sur les coûts directs

15

• Infrastructure d'hébergement (serveurs et stockage)

• Formation du personnel d'administration et complexité

d'administration plus forte

• Licences client léger (plus TSE)

• Adaptation des parties clientes des applications

• Coût d'administration plus faible

• Matériels et OS des clients moins chers

• Indépendance de l'OS poste : moins voire aucune migration des OS postes,

peu de qualification des applications

• Mobilité des utilisateurs

• Consommation de bande passante plus faible (wan)

Inconvénients du client léger Avantages du client léger

Attention il vaut mieux parler de virtualisation des postes que simplement de client légerLa différence de coût ne se fait pas sur le matériel

Le choix du client léger n'est pas simplement une décision financière mais dépend du type d’évolutivité voulu ou de considérations de sécurité


• Le CH de Briey loue PC et imprimantes en infogérance complète depuis neuf ans • Ils paient entre 100 et 120 K€ par an pour l’ensemble de la prestation

• Il y a 400 PC, 170 imprimantes, 50 portables et 70 clients légers • Le renouvellement est fait tous les 3 ans

Il existe un CH qui pratique la location de PC aujourd’hui avec des résultats plutôt satisfaisants malgré quelques limites: le CH de Briey

16

+ A permis de maintenir un parc à jour avec une capacité

d’investissement bloquée+ A permis d’avoir un parc

homogène et un OS homogène+ A permis d’avoir un parc récent

car loué sur 3 ans

Quelques éléments de contexte sur la pratique du CH de Briey

Avantages de la location – infogérance

Inconvénients de la location – infogérance

- Gros travail de renouvellement du parc tous les 3 ans

- Ils ont mis des PC moins puissants pour réduire la facture

(AMD)

Pour pouvoir tirer des conclusions définitives il faudrait avoir le coût équivalent s’il avait été acheté et maintenu par les soins du CH


Analyse de la pratique de location de PC: il s’agit avant tout d’une décision d’ordre financier

17

• Perte de la propriété des PC. Le coût de location ne peut être

supprimé

• Perte de la maitrise de la durée de vie du matériel

• Mise en place d’un marché de location très peu répandu

• Difficulté de sortir de ce mode de gestion des PC

• Permet une externalisation de la dette, voire un accroissement de

trésorerie (« lease back »)

• Permet une facturation à l’usage et de lisser les dépenses

• Externalise et assouplit la gestion du parc de PC

• Supprime l’effet « variable d’ajustement »

Inconvénients Avantages

Le coût d’acquisition est quasiment identique au coût de locationConstat: la location est aujourd’hui très répandue dans le privé

Il existe très peu de références significatives dans le monde public


L’analyse de la pratique d’ infogérance du parc de PC montre qu’elle est principalement liée à des considérations de ressources humaines et de simplicité de gestion

18

• Perte des compétences informatiques

• Dépendance accrue d’une société tierce

• Permet de s’affranchir des contrats de maintenance et d’assistance

technique

• Permet une maitrise complète des couts

• Permet de recentrer les compétences informatiques sur le

métier de l’hôpital

Inconvénients Avantages

L’infogérance est généralement mise en place pour pallier à des manques de personnelL’impact financier est très difficile à mesurer (cout RH?) mais semble être neutre

Ce type de prestation se déploie de plus en plus en raison des difficultés de recrutement et du recentrage des personnels sur le métier de l’hôpital.


Des solutions open-source qui peuvent générer des gains existent même si parfois des difficultés dans la compatibilité avec le SIH apparaissent

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• Modèle de services et non de vente comme les logiciels propriétaires.

• Budgets davantage consacrés au développement de projets et l’intégration de solutions plutôt qu’aux maintenances et aux achats de licences.

On les retrouve dans les comptes 615 ou 628 exploitation mais pas dans les comptes d’investissement (classe 2)

« Business Model » du logiciel open-source

• Existe pour PC ou client léger (Thinstation ou Raspbian utilisé sur les Raspberry Pi du CH de Montceau les Mines)

• Possibilité de recycler des pc faibles performances en clients légers avec ces distributions open sources

Types d’OS open-source

• Possibilité de gérer ces éléments via une application web, open-source (GLPI) pour un coût de licence nul

Gestion de parc et de télédistribution de logiciels

• Il en existe principalement deux: Xen et KVM

Types de solution de virtualisation open-source

1 2

3 4


• Mise en place d’un accord-cadre dont le critère est 100 % sur le prix pour plafonner les tarifs sur les 4 ans. Des marchés subséquents annuels pour remettre en concurrence, dont les critères sont 60 % sur le prix, et 40 % sur la qualité technique.

• Révision annuelle des montants plafonnés de l’accord-cadre si la variation du cours Dollars/Euro dépasse les bornes de 5 %.

• Homogénéisation des produits par le choix de peu de modèles répondant à des configurations types précises : 2 types d’Unité Centrale, 3 pour les écrans et les portables, et 2 pour les clients légers). Contrôle de conformité aux caractéristiques techniques minimum (ex: valeur Sysmark)

• Conditions de mise en œuvre- Fixer lors de l’accord-cadre les typologies de chaque modèle devant répondre aux configurations minimum.- Chaque marché subséquent d’une durée de 10 à 15 mois, rafraichit les caractéristiques techniques des modèles pour suivre les évolutions techniques. Le jugement des offres est sur le prix pour 60% et 40 % pour la qualité technique avec l’obligation de répondre aux exigences minimum au risque de non-conformité. Le marché subséquent est une réponse à l’obsolescence technique.

Le choix d’une procédure d’achat basée sur un accord-cadre puis ses marchés subséquents a permis à l’AP-HP de réaliser des gains de 435k€

20

Constat

Résultats

Plan d’action

Gain de 435K€ soit 22% des dépenses d’acquisition de postes de travail

• Les dépenses en acquisition de postes de travail à l’AP-HP représentaient 1 965K€• Certaines difficultés pour gérer les variations de prix ou intégrer les innovations technologiques

• Gain achat de 435 345 € TTC ramenant le montant des dépenses en acquisition de postes de travail de 1 965 787 € TTC à 1 530 442 € TTC soit une économie de 22,15%

• Optimisation de la capacité à profiter des évolutions techniques• Meilleure gestion des variations de prix pouvant être induites par l’indice du cours de change des devises $ contre €


Le choix d’acheter une extension de garantie à 5 ans pour les PC a permis au CHU de Montpellier de réaliser des gains de 10K€ en deux ans

21

Constat

Résultats

Plan d’action

Gain de 10K€ pour 10% du parc

• Le CHU de Montpellier achète ses PC avec 3 ans de garantie. Il utilise le marché de maintenance UNIHA pour l’infogérance de ses PC.

• Pour les PC achetés depuis 2010, le niveau de maintenance demandé est N3 (pièces et main d’œuvre comprises) sous garantie pour un montant de 23,09 € HT par PC par an,

• En octobre 2013, la garantie de 3 ans de 619 PC est arrivée à échéance, le niveau de maintenance serait passé à N3 hors garantie pour un montant de 43,30 € HT par PC par an.

• Réflexion sur l’achat d’une extension de garantie de 2 ans supplémentaire pour ces machines afin de comparer si passer en niveau N3 hors garantie serait avantageux.

• Négociation auprès de DELL pour obtenir un tarif proche des tarifs UNIHA pour ces extensions (pas de possibilité d’acheter ces extensions sur le marché en cours).

• Obtention d’un tarif à 25 € HT par PC.

• Montant sans extension = 619*(43,3*2) = 53 605,40 € HT• Montant avec extension = (619*25)+619*(23,09*2)= 44 960,42 € HTSoit une économie de 9 544,48 € HT sur deux ans


L’achat de licences MS Office adaptées à l’institut de formation d’aides soignants a permis au CH de Redon de réaliser des gains de 80%

22

Constat

Résultats

Plan d’action

Gain de 2,2K€ soit 80% par rapport au prix des licences MS Office Open Gouv

• Achat de 8 licences MS Office education (66,15 € TTC) au lieu de licences Open Gouv soit un gain de 2154,40 € TTC (80% d'économie).

• Utilisation de licences MS Office standard en Open Gouv pour l'institut de formation d'aides soignants qui est dédié à l'enseignement pour un montant de 2 683,6€ (soit 335,45€ par licence)

• L’institut de formation d’aides soignants dispose de 8 PC sur 300 PC en tout dans le centre hospitalier: cela signifie qu’il représente 2,7% des PC.

• Vérification auprès de Microsoft des droits du centre hospitalier en termes d’achat de licences à prix réduit.

• Achat de licences adaptées pour les 8 postes qui peuvent en disposer


Le choix d’une société spécialisée pour collecter les PC en vue du recyclage a permis aux HCL d’économiser 100% des coûts de recyclage

23

Constat

Résultats

Plan d’action

Gains de 5€ par PC soit 100% des coûts de recyclage

• Les coûts de recyclage représentaient 5€ par PC aux HCL et ce en regroupant les PC par conteneur.

• Les postes de travail réformés sont enlevés sur les 5 sites des HCL gratuitement par la société PAPREC.

• Le principe est simple, des caisses grillagées sont déposées et laissées sur les sites. Une fois remplies, la société PAPREC les reprend.

• Aucune prestation complémentaire n’est proposée (manutention, perçage des disques, …)

• Ne pas payer deux fois le coût de recyclage du PC (DEEE)

• Cela permet d’économiser également la gestion du recyclage (gestion des associations, transport, logistique…) soit 5€ par poste de travail


Le choix de migrer 10% de son parc informatique sous Linux a permis à la Gendarmerie Nationale de réaliser des gains de 1,3M€

24

Constat

Résultats

Plan d’action

Gains de 1,3 M€

• 100% des 134 000.postes de la gendarmerie étaient achetés avec la licence Windows OEM pour un coût unitaire de 97€

•La gendarmerie a migré 10% de son parc informatique sous Linux

•De nombreuses mesures ont été mises en œuvre afin de supprimer les adhérencesavec Windows

•Le coût du changement est moindre du fait de la « webisation » des applications

• Gains de 97€ par poste sur 13 400 postes de travail soit un gain total de 1,3M €

• Les autres postes restent sur un OS Windows classique

* source: ministère de l’ Intérieur


L’adhésion à l’accord AGIH a permis aux adhérents de réaliser des gains de l’ordre de 25% sur les logiciels concernés

25

Constat

Résultats

Plan d’action

Gains de l’ordre de 25% sur le périmètre des logiciels concernés

• Les différents établissements achetaient leurs logiciels de manière standard, avec Microsoft en position de quasi monopole

• La plupart des ES avait recours à des solutions à moindre coût et ne bénéficiait pas des services « premium »

• Constitution d’un Groupement de commandes AGIH (Achats Groupés d’Informatique Hospitalière) sous l’égide du GCS Uni HA comprenant plus de 250 membres Massification

• Conclusion d’un accord cadre sur la quasi-totalité du catalogue des logiciels

• A l’heure actuelle plus de 500 000 postes sont éligibles à l’accord AGIH

• Les ES bénéficiant des termes de l’accord AGIH bénéficient d’une large gamme de services et de logiciels Microsoft

• Les gains par rapport à l’achat de tous les services de manière indépendante sont de l’ordre de 80% mais puisque la plupart des ES n’achetaient pas toute la gamme de logiciels Microsoft, le gain moyen constaté serait plutôt de 25%

Rappel ARMEN vague 1 - logiciels


L’optimisation de la stratégie achat a permis aux adhérents UNIHA de réaliser des gains de 20% sur l’ensemble des acquisitions PC/ écrans

26

Constat

Résultats

Plan d’action

Gain global de 20% par rapport au marché précédent

• Deux marchés de volume important avaient déjà permis de réaliser des gains importants (47% entre le premier et le deuxième marché)

• Nécessité de définir des nouveaux leviers d’achat dans la stratégie pour au minimum maintenir le niveau de prix

• Dialogue avec les constructeurs amélioré en amont pour optimiser le marché

• Prise en compte dans le marché de la parité €/$ dans la formule de révision de prix

• Modification de la durée du marché (2 ans fermes reconductibles deux fois un an au lieu de 1 an reconductible 3 fois)

• Optimisation des spécifications techniques en collaboration avec les constructeurs: descriptif technique allégé et adapté aux gammes des constructeurs

• Une seule référence en PC fixe pour que le distributeur puisse stocker et répondre aux délais

• Gain global de 20%

• Evolution qualitative du matériel


L’optimisation de l’administration avec une gestion de parc centralisée au CH de Redon a permis un gain de 75%

27

Constat

Résultats

Plan d’action

• Le déploiement d'un nouveau poste de travail prenait 4h.

• Il n'y avait pas de processus standard de déploiement des applications.

• Mise en place de "master" et d'une solution de gestion de parc et télé-déploiement d'applications.

• Mise en place d'une centralisation des données utilisateurs.

• Le déploiement d'un nouveau poste s'effectue en moins d'une heure

• Les applications sont déployées de manière uniforme.

• La centralisation des données permet de faciliter la migration des données en cas de changement d'OS et d'éviter de procéder à leur restitution en cas de panne du PC (puisqu'elles ne sont plus sur le PC).

Gain de 75% des dépenses dans l’administration des PC


Gain

reten

u

• On peut constater des gains assez différents entre centrales d’achat et au sein même de l’UGAP (avec ou sans convention…)

• On retient le gain de l’UGAP sans convention: 10%

Assiette retenue

• Cette opportunité concerne l’intégralité du périmètre sauf les 90% de logiciels concernés par l’AGIH

• On considère que l’ensemble UNIHA + AP-HP représente 30% des PC en milieu hospitalier. De même on considère que l’UGAP et le Resah idf représentent également 30%. Il reste 40% d’établissements qui achètent seuls ou en petits groupements

• Assiette retenue = (147,4M€ - 90% x 53M€) x 100% x 40% = 40M€

Opportunité de gains

• Potentiel de Gain = 40M€ x 10% = 4M€

• Cela représente 2,7% du périmètre des « PC en coût complet »

10% 40M€ 4M€ (2,7%)

Conditions de mise en œuvre

• Il est important de vérifier la performance des petits groupements, en particulier par rapport à l’UGAP, car ils sont en général moins performants.

• C’est une mesure très simple à mettre en place et nécessitant assez peu de temps. Elle aura aussi pour avantage de simplifier le processus achat

Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre

Opportunité 1: Mutualiser les achats de PC, logiciels et maintenance


Gain

reten

u

• Deux exemples de bonnes pratiques qui ont généré des gains de: 22% pour l’AP-HP et 20% pour UNIHA

• on enlève ce qui est du à la conjoncture pour rester prudent dans l’hypothèse

• On suppose une partie de ces gains acquises mais il est toujours possible d’aller chercher des gains en plus.

• Gain retenu: 15%

Assiette retenue

• Cette opportunité concerne l’intégralité du périmètre mutualisé des achats de PC et maintenance

• Assiette retenue = 147,4M€ - (0,9 x 53M€) x 100% x 60% = 59,8M€


• Potentiel de Gain = 59,8M€ x 15% = 8,8M€

• Cela représente 6% du périmètre des « PC en coût complet »

15% 60M€ 8,8M€ (6%)


• Il faut vérifier la nature de marché la plus adaptée. L’accord cadre avec marchés subséquents était très adapté pour l’AP-HP mais ne le sera pas forcément pour tout le

monde.• Challenger les demandes pour arriver à des achats au plus proche du juste besoin

est également une étape essentielle


Opportunité 2: Optimiser les techniques d’achat dans le cadre d’un groupement


Gain

reten

u

• On suppose que les petits ES n'achètent pas la totalité des logiciels offerts par l'AGIH lorsqu’ils ne bénéficient pas de cet accord.

• Nous retenons donc la fourchette basse de l'estimation


Assiette retenue

• Cette opportunité concerne la partie logiciels du périmètre soit 53M€

• On considère que les logiciels offerts par l’accord représentent 90% des logiciels du périmètre

• 50% des ES sont éligibles AGIH et n'y ont pas encore adhéré. Tous n'y ont pas intérêt du coup on prend une hypothèse prudente: 25% des ES y ont intérêt

• Assiette retenue = 53M€ x 90% x 25% = 12M€


• Potentiel de Gain = 12M€ x 25% = 3M€

• Cela représente 2% du périmètre des « PC en coût complet »

25% 12M€ 3M€ (2%)


• Il faut avant tout être éligible à l’accord• Signer la convention pour bénéficier ensuite de l’accord et de tous les logiciels

disponibles pour 97€/an/ poste• L’accord est susceptible d’évoluer pour mieux s’adapter aux besoins


Opportunité 3: Recourir à l’accord AGIH/UNIHA pour acheter les logiciels Microsoft


Gain

reten

u

• Les licences éducation sont en moyenne 80% moins chères que les licences classiques


Assiette retenue

• Cette opportunité concerne la partie logiciels du périmètre soit 53M€

• On considère que les logiciels concernés représentent 90% des logiciels du périmètre

• Cela concerne les établissements qui n’ont pas intérêt à adhérer à l’accord AGIH (25%) et leur part de PC dédiés à la formation est estimée à 3%

• Assiette retenue = 53M€ x 90% x 25% x 3% = 0,4M€




80% 0,4M€ 0,3M€ (0,2%)


• Il faut vérifier la part des PC qui sont dédiés à la formation pour savoir quelle part de licences étudiant peuvent être achetées.

• Pour un CHU, la limite était fixée à 15%


Opportunité 4: Optimiser le « licencing » des produits Microsoft


Gain

reten

u

• Réduction de 75% du temps de déploiement et du temps de migration (1 migration sur 5 ans)

• On considère que cela induit une réduction des coûts de 37,5% sur le déploiement et 37,5% sur la migration. Ces gains sont complémentaires et parfaitement cumulables


Assiette retenue

• Cette opportunité concerne la partie maintenance du périmètre soit 53M€

• Concerne une partie de l'installation et maintenance. On considère que cela représente 40% de la maintenance

• On considère que ce sont une grande partie des petits et moyens établissements qui sont concernés (40%)

• Assiette retenue = 53M€ x 40% x 40%= 8,5M€


• Potentiel de Gain = 8,5M€ x (37,5% +37,5%) = 6,4M€


75% 8,5M€ 6,4M€ (4,3%)


• C’est tout ce qui permet d’administrer le pc à distance: prise de main à distance, inventorier, déployer en masse les applications, paramétrer le poste pour l’utilisateur,

diminuer le stockage local des données• Nécessité de mettre en place une infrastructure d’administration

• Le gain est probablement minimisé car on ne l’a calculé que sur le déploiement d’un PC (on ne comptabilise pas le temps d’inactivité, le déplacement de l’agent..)

Opportunité 5: Optimiser la partie administration des PC (centralisation des données, meilleure gestion de la maintenance etc.)



Gain

reten

u

• on constate des gains de 15,4€ par poste au CHU de Montpellier.

• On suppose que ce cas de figure est assez classique et on retient le même gain: 1,5% de la maintenance

• Gain retenu: 1,5%

Assiette retenue

• Cette opportunité concerne la partie maintenance du périmètre soit 53M€

• Assiette retenue = 53M€


• Potentiel de Gain = 53M€ x 1,5% = 0,6M€


1,5% 8,5M€ 0,6M€ (0,4%)


• Au fur et à mesure du renouvellement du parc il faut acheter l’extension de garantie à 5 ans.

• Cet achat est rentable dans tous les cas

Opportunité 6: Adapter la durée de garantie achetée à la durée d’utilisation du PC



Gain

reten

u

• on constate des gains de 5€ par poste aux HCL

• Cela représente 100% de la partie recyclage. Ce coût peut donc être éliminé totalement


Assiette retenue

• Cette opportunité concerne la partie recyclage.

• Cette partie représente 0,2% du coût complet du PC

• Assiette retenue = 147,4M€ x 0,2% = 0,3M€




100% 0,3M€ 0,3M€ (0,2%)


• Vérifier la disponibilité d’un organisme pouvant prendre en compte le recyclage des PC

Opportunité 7: Optimiser les coûts de recyclage



Gain

reten

u

• Le coût moyen d’une licence Microsoft Windows est de 75€. Le coût moyen d’une installation Linux est de 20€.

• Le Gain est donc de 55€ par poste.


Assiette retenue

• Cette opportunité concerne la partie logiciels su périmètre et empiriquement, l’OS représente 1/6 du montant.

• On considère que cette migration est possible dans 100% des établissements pour 10% de leur parc.

• Assiette retenue = 53M€ x 1/6 x 10% = 0,3M€




70% 0,9M€ 0,6M€ (0,4%)


• Définition d’un socle commun pour les logiciels

• Suppression des adhérences des applications avec Windows

• Déterminer les communautés d'utilisateurs appropriés

• Accompagnement site par site (conduite du changement)

Opportunité 8: Migration l’OS vers de l’open-source



Matrice enjeux efforts: les gains représentent 23,3M€ soit 15,8% du périmètre

36

0tan1a56601 0tan3a56603 0tan5a56605 0tan7a56607 0tan9a566090tan28a566028

0tan29a566029

0tan1a56601

0tan2a56602

0tan3a56603

0tan4a56604

0tan5a56605

0tan6a56606

Effort = Accessibilité et temps

Enje

u =

Vale

ur c

rée

(en

M€)

2

Opportunité

1) Mutualiser les achats de PC

2) Optimisation des techniques d’achat dans le cadre d’un

groupement

3) Recourir à l’accord AGIH pour acheter des logiciels Microsoft

4) Optimiser le « licensing » des produits Microsoft

5) Optimiser la partie administration des PC (centralisation des données meilleure gestion de la maintenance

etc.)

6) Adapter la durée de garantie achetée à la durée d’utilisation du PC

7) Optimiser les coûts de recyclage

8) Migrer l’OS vers de l’open-source

1

5

3

46

7

8


Conclusion

37

Le coût d’acquisition du PC même s’il ne représente que 19% du coût complet, peut être encore optimisé (groupements, centrales d’achat,

stratégie d’achat…). Les établissements cités ont déjà travaillé sur ce sujet

La maintenance du PC représente près de la moitié du coût complet, en cela l’optimisation de l’administration représente la source majeure de gains.

Les autres pistes étudiées (client léger, location, infogérance…) ne sont pas suffisamment mises en œuvre ou chiffrables dans les établissements pour

mesurer les gains potentiels. Ce sont des choix de stratégie de l’établissement qui ont un impact qui va bien au-delà du coût complet.

Le poste de travail est au cœur des organisations. Les évolutions technologiques permettent de proposer tous les jours de nouveaux terminaux. Ils pourront être adoptés dès lors qu’ils répondront à des besoins de l’organisation. Il n’en demeure pas moins que nos conclusions restent valables dans ce contexte


Remerciements

38

Etablissements du groupe

Daniel Caby

CH Annecy CH Briey

CHU Bordeaux

CH St. DenisFabrice Cianni,

DSIOMarraine AGIH

Lenovo et Dell

Econocom, Computacente

r et SCC

Citrix, VMWare et Systancia

Paprec

Spie infogérance

services


Annexes


Comment arriver à une évaluation simple du montant du PC (en se focalisant sur les coûts externes)

Investissement en PC (montant en K€)

Investissement en logiciels (en K€)

Maintenance (montant en K€)

Nombre de PC de l’ES

-K€ -K€ -K€ -

Tableau à remplir pour les établissements du groupe

Rappel méthode Comment extrapoler au niveau national

% gain = gains sur le coût completCoûts externes

Les gains sont calculés sur le coût complet mais on se

rapporte aux coûts externes.

Pour simplifier dans le cadre du PC, nous nous rapporterons aux 3 données du tableau ci-

dessus

On fait une moyenne par

PC de l’ investissement

matériel et logiciel et de la maintenance

par établissement

En combinant les données

des établissements du groupe on

arrive à un montant par PC moyen pour les

3 postes de dépense

En multipliant ces chiffres par PC par le nombre de PC au

global, nous aurons une estimation

de la cartographie

armen vague 3 pc en coût complet livrable long

Documents

measuredirection gnrale

dgos1 note de bas

cot complet2 trackerunit

groupe trackerunit

dgos trackerunit

cot complet ncessite

cot de logiciel applicatifs

chaine de valeur