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Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional
SENADO FEDERAL Secretaria de Gestão da Informação e Documentação
Coordenação de ArquivoServiço de Processo Eletrônico
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Palestra sobre a Implantação do Processo
Eletrônico
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ROTEIRO 1. Conceito de Processo Eletrônico 2. Constituição da Comissão de Implantação 3. Estratégia de Implantação 4. Mudanças e Vantagens 5. Resultados Obtidos 6. SIGAD
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1. Conceito de Processo Eletrônico 2. Constituição da Comissão de Implantação 3. Estratégia de Implantação 4. Mudanças e Vantagens 5. Resultados Obtidos 6. SIGAD
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PROCESSO ELETRÔNICO
“É a total informatização de um conjunto mínimo e significativo de ações e, por consequência, de documentos organizados em uma forma determinada e diversificada de fluxos que garantisse a esses documentos, individual e em conjunto, autenticidade, integridade e temporalidade”. (ROVER, Aires José. Definindo o termo processo eletrônico. UFSC, Florianópolis, set. 2008. Disponível em: <http://www.infojur.ufsc.br/aires/arquivos/conceitoprocessoeletronico.pdf)
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Os objetivos Processo Eletrônico
Economia, Racionalização, Transparência e Segurança
Ø Otimização dos processos de trabalho; Ø Agilidade processual e na tomada de decisões; Ø Garantia da preservação dos documentos que
resguardam direitos.
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1. Conceito de Processo Eletrônico 2. Constituição da Comissão de Implantação 3. Estratégia de Implantação 4. Mudanças e Vantagens 5. Resultados Obtidos 6. SIGAD
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COMISSÃO DE IMPLANTAÇÃO
A Portaria da Diretoria-Geral nº 1631, de 24 de abril de 2013, institui Comissão Especial para
dar encaminhamento ao Projeto de Implantação do Processo Eletrônico no
SENADO FEDERAL.
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COMISSÃO DE IMPLANTAÇÃO ü Escritório de Governança ü Advocacia do Senado Federal ü Secretaria de Tecnologia da Informação ü Coordenação de Arquivo/Serviço de
Processo Eletrônico
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1. Conceito de Processo Eletrônico 2. Constituição da Comissão de Implantação 3. Estratégia de Implantação 4. Mudanças e Vantagens 5. Resultados Obtidos 6. SIGAD
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ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO
• Aquisição de Storage • Treinamento de Usuários • Programa de Comunicação • Projetos-‐piloto • Criação e Distribuição de AC Interna • NormaAzação e Regulamentação • Suporte ao usuário pós-‐implantação
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ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO
Aquisição de Storage: Ø Necessidade de espaço em disco Ø Previsão de aumento de criação de
imagens Ø GaranAa de conAnuidade da solução
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ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO
Treinamento de Usuários: Ø Palestras Ø Treinamentos Presenciais Ø Treinamentos por perfil de usuário Ø Vídeo-‐aulas/EAD
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ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO
Programa de Comunicação: Ø Barreira Cultural Ø Divulgação das vantagens Ø Matérias na Intranet, Rádio e TV SENADO Ø Contagem Regressiva Ø Informações Gerais
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ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO
Projetos-‐piloto: Ø Testar funcionalidades e recepAvidade
dos usuários Ø CONTRATAÇÕES, FINANCEIRO,
ADVOCACIA, DIRETORIA-‐GERAL
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ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO
Criação e Distribuição de AC Interna: Ø MP 2200/2002 Ø Economia de custos e tempo de
distribuição Ø Distribuição via Polícia LegislaAva Ø Aquisição de volume reduzido de ICP-‐
Brasil
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ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO
NormaAzação e Regulamentação: Ø Criação e/ou atualização de disposiAvos
normaAvos, regulamentos e manuais Ø ATC 11/2014, APR 06/2015, ADG
12/2015
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ATO DA COMISSÃO DIRETORA Nº 11, de 2014
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ATO DO PRESIDENTE Nº 06, de 2015
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ATO DA DIRETORIA-GERAL Nº 12, de 2015
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ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO
Suporte ao usuário pós implantação: Ø Caixa de e-‐mail e ramais telefônicos Ø Suporte in loco Ø Suporte nos protocolos Ø Suporte avançados
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1. Conceito de Processo Eletrônico 2. Constituição da Comissão de Implantação 3. Estratégia de Implantação 4. Mudanças e Vantagens 5. Resultados Obtidos 6. SIGAD
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Mudanças trazidas pelo Processo Eletrônico:
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Principais mudanças trazidas pelo Processo Eletrônico:
1. Produção, tramitação, expedição e arquivamento de documentos
em meio digital;
2. Conversão de documentos;
3. Assinatura eletrônica de documentos
4. Acesso simultâneo por vários servidores aos documentos e
processos
5. Automatização da produção de documentos por meio de
Formulários Eletrônicos
6. Automatização do trâmite de documentos por meio de Fluxo de
Trabalho
7. Novas normas de protocolo
8. Gestão Arquivística de e-mail
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Principais mudanças trazidas pelo Processo Eletrônico:
1. Produção, tramitação, expedição e arquivamento de documentos
em meio digital;
2. Conversão de documentos;
3. Assinatura eletrônica de documentos
4. Acesso simultâneo por vários servidores aos documentos e
processos
5. Automatização da produção de documentos por meio de
Formulários Eletrônicos
6. Automatização do trâmite de documentos por meio de Fluxo de
Trabalho
7. Novas normas de protocolo
8. Gestão Arquivística de e-mail
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Principais mudanças trazidas pelo Processo Eletrônico:
1. Produção, tramitação, expedição e arquivamento de documentos
em meio digital;
2. Digitalização de documentos em papel;
3. Assinatura eletrônica de documentos
4. Acesso simultâneo por vários servidores aos documentos e
processos
5. Automatização da produção de documentos por meio de
Formulários Eletrônicos
6. Automatização do trâmite de documentos por meio de Fluxo de
Trabalho
7. Novas normas de protocolo
8. Gestão Arquivística de e-mail
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Assinatura digital baseada em certificado digital ICP-Brasil
ü Documentos recebidos em suporte papel que devem ser digitalizados; ü Documentos emitidos para pessoas jurídicas ou físicas externas.
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Assinatura digital baseada em certificado emitido internamente
ü D o c u m e n t o s produzidos no SIGAD e que tramitam no âmbito do Senado.
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Assinatura por meio de login e senha
ü Documentos produzidos p o r m e i o d e o u t r o s sistemas do Senado e que serão capturados pelo SIGAD via integração (sem atuação direta do usuário). Exemplo: documentos produzidos pelo Ergon, SEDOL, MATE.
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Principais mudanças trazidas pelo Processo Eletrônico:
1. Produção, tramitação, expedição e arquivamento de documentos
em meio digital;
2. Digitalização de documentos em papel;
3. Assinatura eletrônica de documentos
4. Acesso simultâneo por vários servidores aos documentos e
processos
5. Automatização da produção de documentos por meio de
Formulários Eletrônicos
6. Automatização do trâmite de documentos por meio de Fluxo de
Trabalho
7. Novas normas de protocolo
8. Gestão Arquivística de e-mail
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1. Produção, tramitação, expedição e arquivamento de documentos
em meio digital;
2. Conversão de documentos;
3. Assinatura eletrônica de documentos;
4. Acesso simultâneo por vários servidores aos documentos e
processos;
5. Automatização da produção de documentos por meio de
Formulários Eletrônicos;
6. Automatização do trâmite de documentos por meio de Fluxo de
Trabalho;
7. Novas normas de protocolo; e
8. Gestão Arquivística de e-mail
Principais mudanças trazidas pelo Processo Eletrônico:
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1. Produção, tramitação, expedição e arquivamento de documentos
em meio digital;
2. Conversão de documentos;
3. Assinatura eletrônica de documentos;
4. Acesso simultâneo por vários servidores aos documentos e
processos;
5. Automatização da produção de documentos por meio de
Formulários Eletrônicos;
6. Automatização do trâmite de documentos por meio de Fluxo de
Trabalho;
Principais mudanças trazidas pelo Processo Eletrônico:
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Vantagens do do Processo Eletrônico:
Ø Controle automatizado dos processos;
Ø Agilidade e precisão na tramitação e localização dos documento e processos;
Ø Disponibilização imediata de informações para vários usuários simultaneamente;
Ø Incremento de produtividade na Administração Pública;
Ø Melhoria contínua no processo de tomada de decisão;
Ø Melhor utilização de espaços físicos, atualmente utilizados para armazenamento
de papéis manuseados esporadicamente;
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Autuação de documento digital para formação de processo digital
As unidades administrat ivas têm autonomia para autuar processos;
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1. Conceito de Processo Eletrônico 2. Constituição da Comissão de Implantação 3. Estratégia de Implantação 4. Mudanças e Vantagens 5. Resultados Obtidos 6. SIGAD
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EM 04 DE MAIO DE 2015
O PROCESSO ELETRÔNICO É
IMPLANTADO NA ÁREA ADMNISTRATIVA DO SENADO FEDERAL
RESULTADOS OBTIDOS
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RESULTADOS OBTIDOS
Total de documentos abertos:
Abril = 9957 (papel) Maio = 26520 (digital)
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Economia com: • Papel A4 • Tonner para impressora • Capa de processo • Clips e grampos
RESULTADOS OBTIDOS FINANCEIROS
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Mensal: R$20.000,00 Anual: R$240.000,00
Legislatura: R$ 960.000,00
RESULTADOS OBTIDOS FINANCEIROS
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CASE 1: Gestão de Contratos - Terceirizados NGCONTI
SADCON EMPRESAS
RESULTADOS OBTIDOS EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL
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ECONOMIA X
CELERIDADE X
TRANSPARÊNCIA
X SUSTENTABILIDADE
RESULTADOS OBTIDOS
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1. Conceito de Processo Eletrônico 2. Constituição da Comissão de Implantação 3. Estratégia de Implantação 4. Mudanças e Vantagens 5. Resultados Obtidos 6. SIGAD
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SIGAD Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos
“É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam ao controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado”. (e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos /Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. - Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2011.)
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SIGAD SISTEMA DE
INFORMAÇÃO GED SIGAD
Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão
arquivística de documentos, biblioteca,
centro de documentação, serviço de comunicação,
entre outros.
Trata os documentos de maneira
compartimentada e não necessariamente
incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos.
Parte de uma concepção orgânica (os documentos
estão relacionados e refletem as atividades da instituição que os criou). Visa garantir o valor dos documentos como fonte de prova das atividades
do órgão produtor.
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SIGAD NO SENADO FEDERAL Por que adotar um SIGAD?
Incorpora tecnologias como: • Capture • Document Imaging (DI) • Document Management (DM) • Workflow / BPM • Formulários Eletrônicos • Records and Information Management (RIM)
Foco na Gestão Arquivística: • Manutenção da relação orgânica (PCD) • Integração entre documentos digitais e convencionais • Manutenção da autenticidade dos documentos • Apoio à transferência, eliminação e recolhimento de
documentos • Gestão de preservação
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Especificação de requisitos a serem cumpridos: ü Pelo sistema; ü Pela organização; ü Pelos próprios documentos.
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Exemplos de requisitos a serem cumpridos pela organização:
Cópias de segurança: ü O administrador do SIGAD tem que
manter o controle das cópias de segurança, prevendo testes de restauração.
ü Os discos rígidos devem ter backups armazenados em pelo menos dois locais d i ferentes e f is icamente distantes.
ü Mecanismos especiais de backup devem ser previstos para dados críticos.
Armazenamento: ü Atividades de migração têm que ser
efetivadas, preventivamente, sempre que se torne patente ou previsível a obsolescência do padrão corrente.
ü A integridade dos dispositivos de a r m a z e n a m e n t o t e m q u e s e r periodicamente verificada.
ü Os suportes de armazenamento têm que ser acondicionados, manipulados e utilizados em condições ambientais compatíveis com sua vida útil e especificações técnicas.
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Exemplos de requisitos a serem cumpridos pela organização:
Cópias de segurança: ü O administrador do SIGAD tem que
manter o controle das cópias de segurança, prevendo testes de restauração.
ü Os discos rígidos devem ter backups armazenados em pelo menos dois locais d i ferentes e f is icamente distantes.
ü Mecanismos especiais de backup devem ser previstos para dados críticos.
Armazenamento: ü Atividades de migração têm que ser
efetivadas, preventivamente, sempre que se torne patente ou previsível a obsolescência do padrão corrente.
ü A integridade dos dispositivos de a r m a z e n a m e n t o t e m q u e s e r periodicamente verificada.
ü Os suportes de armazenamento têm que ser acondicionados, manipulados e utilizados em condições ambientais compatíveis com sua vida útil e especificações técnicas.
Adoção de uma política arquivística abrangente que não se limita pura e simplesmente à aquisição ou adaptação de um sistema informatizado.
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Exemplos de requisitos a serem cumpridos pelos próprios documentos:
ü Somente o último volume de processos deverá receber novos documentos ou peças.
ü Um SIGAD tem que aceitar o conteúdo do documento, bem como as informações que definem sua aparência, mantendo as associações entre os vários objetos digitais que compõem o documento, isto é, anexos e links de hipertexto.
ü Um SIGAD tem que prever a adoção da numeração única de processos e/ou documentos oficiais de acordo com a legislação específica a fim de garantir a integridade do número atribuído ao processos/documento na unidade protocolizadora de origem.
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Tem como finalidade garantir: ü Confiabilidade; ü Autenticidade; ü Acessibilidade.
“Documentos como fonte de prova das atividades do órgão produtor.”
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Confiabilidade “Capacidade de um documento sustentar os fatos que atesta.”
Inferida da completeza e dos procedimentos de produção.
SIGAD Metadados Tempestividade da produção
de identificação Pessoas autorizadas Controle na criação
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Confiabilidade Exemplo de metadados relacionados à confiabilidade: Ø Autor (autoridade para emitir) Ø Destinatário Ø Originador (login em que o documento é gerado) Ø Redator (elaboração do conteúdo) Ø Captura (identificação, data/hora, responsável)
Contexto de Produção
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Autenticidade “O documento é o que diz ser e está livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Está relacionada com identidade e integridade.”
Transmissão, preservação e custódia.
SIGAD Metadados de identificação / gestão / componente digital
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Autenticidade Exemplo de metadados relacionados à autenticidade: Ø Numeração sequencial dos documentos (controle integridade do
processo) Ø Indicação de anexos Ø Juntadas e retiradas de peças de um processo (data/hora,
responsável, identificador das peças) Ø Tramitação (data/hora da transmissão, remetente, data/hora do
recebimento, destinatário) Ø Fixidade (alterações não documentadas no componente digital):
cifragem, marca d’água, assinatura digital
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Acessibilidade “O documento pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.” SIGAD Metadados de identificação / Requisitos de preservação
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Acessibilidade Exemplo de metadados relacionados à acessibilidade: Ø Identificador do documento Ø Título Ø Classificação Arquivística
Exemplo de requisito relacionado à acessibilidade: Ø O documento deve herdar a temporalidade, destinação final e restrição
de acesso da classe em que foi classificado.
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SIGAD NO SENADO FEDERAL Próximos passos
• Adequação à Lei de Acesso à Informação e seus regulamentos • Operacionalização das atividades de arquivo (transferência, eliminação
e exportação para recolhimento) • Produção de documentos por formulários • Fluxo de Trabalho • Integração com sistemas legislativos (captura de proposições
legislativas) • Captura de mensagem de correio eletrônico • Gerenciamento de dossiês
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ALESSANDRO PEREIRA DE ALBUQUERQUE [email protected]
KRISTIANNO MEDEIROS VIANA
SAMANTA NASCIMENTO DA SILVA SANTOS [email protected]
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